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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO SOBRE: ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD, ADMINISTRACION FINANCIERA, SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN, TOMA DE DECISIONES Y CONTROL INTERNO.
1. ADMINISTRACIÓN 1.1 Definición y Objetivos - Definición
La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el
cual los individuos trabajen juntos en grupos logrando eficientemente los
objetivos de la empresa. La ciencia de la administración nace con la necesidad
de cooperación entre los hombres. Se puede observar tanto en las empresas
como en las familias, por lo cual se dice que la administración es una ciencia
social resolutiva, busca resolver problemas.
Esta ciencia es una llave indispensable para la consecución de los
objetivos de cualquier empresa, a través del esfuerzo conjunto logra alcanzar
las metas establecidas y así asegura la máxima prosperidad de la entidad junto
con la máxima prosperidad para los empleados de la misma. Para lo cual se
vale de una herramienta que procura que sus actividades y acciones se
apeguen en lo posible a los propósitos, ésta herramienta es el proceso
administrativo que es una estructura muy útil para organizar los conocimientos
administrativos.
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- Objetivos
Dentro de los principales objetivos que se pueden observar dentro de la
Administración encontramos los siguientes:
a) Regular las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado.
b) Fomentar el trabajo en grupo para una eficaz consecución de los
objetivos.
c) Asegurar la máxima prosperidad de la empresa como ente completo, es
decir, la prosperidad tanto del jefe como de todos los subalternos.
1.2 Importancia y Características.
- Importancia
La importancia de la Administración radica en que es una ciencia
dedicada específicamente al logro de los objetivos de una empresa; cualquiera
que ésta sea en algún momento necesitará de la Administración para poder
planear su curso de trabajo a través del cual se encaminará a sus propósitos.
Como toda ciencia la Administración proporciona los pasos ordenados que
se deben seguir para obtener la prosperidad que se busca; no es posible
organizar un proceso productivo sin hacer uso de la Administración, por lo cual
está presente en toda organización ya sea sencilla o compleja.
Así se evidencia la gran importancia de la Administración en las ciencias
económicas ya que es indispensable para conseguir la máxima prosperidad de
cualquier empresa.
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- Características
A continuación se mencionan las principales características que muestra la
Administración:
a) Las funciones que la acompañan siempre son: la Planeación,
Organización, Integración de Personal, Dirección y Control.
b) Es aplicable a cualquier tipo de organización.
c) Es aplicable a todos los Gerentes en todos los niveles.
d) Se ocupa de la productividad y la prosperidad de la empresa.
1.3 Proceso Administrativo
El proceso Administrativo constituye las funciones principales de un
administrador: planeación, organización, integración de personal, dirección y
control, las cuales se explican a continuación. La Planeación implica
seleccionar un objetivo y escoger las acciones necesarias para alcanzarlo;
utiliza la toma de decisiones para elegir el proceso o curso de acción entre las
alternativas; también es útil una previsión técnica del futuro, un estudio sobre
las condiciones de los elementos materiales y un estudio sobre actividades de
elementos humanos.
La fase de Organización es el establecimiento de una estructura
intencionada de las actividades diferentes que deberán desempeñar los
individuos en una empresa. Es una estructura intencionada debido a que, para
las diferentes tareas se debe asignar al personal idóneo. La organización es un
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instrumento administrativo que establece autoridad y responsabilidad dentro de
la empresa así como la asignación de labores y estructuración de puestos, para
lo cual se puede valer de organigramas y manuales de organización.
Para la Integración de Personal es necesario llenar y mantener ocupados
los puestos asignados durante la organización; integrar el personal es dotar de
los recursos humanos, técnicos y materiales requeridos a los puestos de la
estructura organizativa. En este paso del proceso administrativo se requiere de
actividades de selección de personal o de recursos humanos, técnicos y
materiales requeridos a los puestos de la estructura organizativa, de elementos
materiales o capacidad instalada y de una coordinación de los fines de la
empresa con los fines de los empleados.
La Dirección es lograr que los individuos lleven a cabo las actividades
planeadas. Para esto se necesita del aspecto interpersonal, comunicación y
supervisión, valiéndose de la autoridad asignada.
El Control consiste en asegurarse de que el desempeño individual y
organizacional se esté realizando de acuerdo a los planes. Implica la medición,
detección y corrección de las desviaciones con base en las metas fijadas. Es el
cumplimiento garantizado de los planes que son los que encaminan a la
empresa hacia el logro de sus objetivos.
El proceso administrativo contempla en su fase de planeación los
presupuestos, estudios, sistemas, etc., de acuerdo a esto se muestra a
continuación la base del sistema de administración financiera integrada.
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1.4 Sistemas
Los componentes del sistema forman una unidad, por lo que no pueden
considerarse aisladamente, las desviaciones que se produzcan en uno o varios
elementos afectan al conjunto de la Administración Financiera, las partes
participantes en la formación del sistema se mencionan a continuación:
Sistema
“El concepto de sistemas es el conjunto de elementos relacionados entre
sí con un propósito determinado. Lo que caracteriza un sistema es el propósito
para el cual existe. Un sistema analiza los elementos y la relación entre ellos,
en función del propósito del sistema”14
Existen varias clasificaciones de sistemas, desde la que los denomina
abiertos y cerrados, para fines de éste trabajo nos interesan los sistemas
abiertos, es decir, aquellos que tienen una bien definida interrelación con el
ambiente, la que inclusive se torna vital.
Para que un sistema sea funcional existen otras etapas que son
esenciales a la hora de echarlo a andar y son: El proceso, la informática y el
control.
Proceso
Es el fenómeno que modifica unos insumos (o entradas) para
transformarlos en productos (salidas). Así, entonces, el sistema es la estructura
en la cual se apoya la realización del proceso para transformar los insumos en
productos.
14 “Análisis de las etapas del ciclo de un proyecto” de Fernando Fuentes Mohr – Lars Pira, Pág. N° 35.
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Informática:
Se refiere a la interrelación entre los elementos de un sistema cuyo
propósito es llevar a cabo un proceso. A la vez que se ocupa de analizar y
evaluar las necesidades de la información para administrar un sistema, y de la
forma de producir, almacenar, procesar y distribuir esta información a los
responsables de tomar y hacer cumplir las decisiones.
Control:
El control es el cotejo entre los resultados obtenidos y un programa
preestablecido para apreciar la marcha del proceso y tomar las decisiones
correctivas que sean del caso.
Concluyendo diríamos que el sistema de información es entonces el que
hace posible el control y éste garantiza que el proceso se realice en forma
debida, sin embargo es necesario un Sistema de Administración Financiera
Integrado para fusionar y coordinar de forma eficiente las operaciones de la
industria y facilitar el control.
1.5 Enfoques Administrativos
Los principales enfoques administrativos que guardan relación con la
forma de trabajo de la Administración Financiera Integrada, se exponen a
continuación como un marco de referencia:
a) Administración por Objetivos
La Administración por Objetivos (APO) es una técnica administrativa
integral en la que se combinan en forma sistemática muchas actividades
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administrativas básicas y persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y
eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.15
Los antecedentes de la APO se remontan al año de 1954 cuando Peter
F. Drucker estableció la necesidad de fijar objetivos en todas las áreas cuyo
desempeño toca el funcionamiento de una empresa, así nace una filosofía de
autocontrol y autodirección.
El procedimiento de la APO consiste en que los empleados se fijen
objetivos a corto plazo y se responsabilicen por lograrlos; luego los revisan con
sus superiores evaluando el desempeño en comparación con los objetivos
trazados. Esto fomenta la autoevaluación y el desarrollo personal a nivel
subordinado y en el nivel gerencial promueve el desempeño.
El primer paso de la APO en un caso ideal sería el establecimiento de
objetivos preliminares en la cima de la empresa y luego el establecimiento de
los objetivos de los subordinados.
Entre otros beneficios, ésta técnica por objetivos resulta en una mejor
administración y permite el desarrollo de controles efectivos. Como desventaja
se puede mencionar la incapacidad eventual de algunos Gerentes para explicar
en qué consiste la APO a sus subordinados. Sin embargo ha producido buenos
resultados en los casos en que se ha utilizado, principalmente mejoras
administrativas.
15 Harold Koontz y Heinz Weihrich. “Administración, una perspectiva global. 1998 Mc. Graw-Hill Interamericana Editores. 11ª Edición. Pág. 143.
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b) Planeación Estratégica
La planeación estratégica es una búsqueda constante de opciones
estratégicas a través del análisis del entorno y del constante conocimiento de
las fuerzas y debilidades de la empresa. Las decisiones de planeación que se
toman serán de suma importancia para la vida de la empresa y determinantes
para la consecución de los recursos y objetivos.
En tiempos pasados los Gerentes hacían planes a largo plazo, sin
embargo, los impactos del entorno durante las décadas de los setenta y
ochenta aunados a otros factores como los cambios tecnológicos y la creciente
competencia global pusieron en peligro los planes a largo plazo. Esto obligó a
los Gerentes a desarrollar un enfoque sistemático para analizar el entorno,
evaluar las fortalezas y debilidades de su organización e identificar sus
oportunidades en el medio competitivo.
El proceso de planeación estratégica consta de diez etapas, de las cuales
se enuncian las cinco principales a continuación:
1. A partir de una visión del entorno, determina la misión de la
organización.
2. Identificar los sectores estratégicos de la empresa.
3. Investigación del medio interno y externo.
4. Fijación de los objetivos sectoriales.
5. Cálculo del crecimiento sostenible de la empresa.
Entre otros beneficios que reporta la planeación estratégica tenemos la
simulación de futuro, el establecimiento de objetivos a seguir, la estructura que
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provee para la toma de decisiones de la empresa, la medición del desempeño y
destaca también los asuntos estratégicos de la empresa.
La planeación estratégica es uno de los mejores avances en materia de
administración, ya que de los acontecimientos importantes en los negocios
actuales la mayoría incluyen la planeación estratégica.
2. CONTABILIDAD
La contabilidad es un conjunto de teorías, conceptos y técnicas en virtud
de las cuales se procesan los datos financieros con el fin de presentarlos como
información para la comparación de informes y las funciones de planeación,
control y toma de decisiones.
Es una ciencia que se encarga de registrar en forma ordenada,
clarificada, cualificada y cuantificada las operaciones que se llevan en una
empresa para obtener resultados al final de un ejercicio contable.
2.1 Objetivo El objetivo de la contabilidad es determinar si la empresa genera utilidad
o pérdida, por medio del diseño de un sistema de información manual o
computarizado de modo que los administradores reciben los informes en forma
oportuna para la toma de decisiones y el control de operaciones cotidianas.
2.2 Importancia y Características
- Importancia
La importancia de llevar contabilidad radica en la necesidad de registrar
en forma ordenada y cronológicamente las operaciones en que incurren las
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entidades, para poder llevar un mejor control y brindar información clave y
oportuna para el óptimo funcionamiento de las empresas.
También es de mucha importancia destacar que por medio de la
contabilidad, las empresas pueden conocer si sus operaciones les están
reportando utilidades o pérdidas, lo cual determina la rentabilidad y liquidez que
la empresa posee en un momento determinado.
- Características
La contabilidad presenta características puntuales dentro de las cuales
se pueden mencionar las siguientes:
a) Establece un control sobre los recursos y obligaciones que posee la
empresa.
b) Proporciona información objetiva, ordenada y oportuna a los usuarios.
c) Mide la utilidad o pérdida de un negocio.
d) Registra en forma clara, precisa y cronológica las transacciones de un
negocio.
2.3 Normativa Contable Aplicable
Normativas Internacionales de Contabilidad
El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC por sus
siglas en inglés) es un organismo independiente, cuyo objetivo principal es
unificar los principios contables que utilizan las empresas, desde la constitución
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del IASC en 1973, se han pronunciado 42 Normas Internacionales de
Contabilidad.
Dichas normas promulgadas por el IASC, y aprobadas por el Consejo de
Vigilancia de la Contaduría Pública y Auditoría en 1999, no prevalecen sobre las
leyes y/o reglamentaciones vigentes en el país.
Las normas internacionales de mayor aplicabilidad en nuestro medio son:
NIC 1
Presentación de los Estados Financieros cuyos objetivos son:
a) Identificar los conceptos básicos relacionados con la preparación y
presentación de los estados financieros.
b) Determinar la finalidad de los Estados Financieros.
c) Identificar las características de los Estados Financieros que determinan su
utilidad de diversos usuarios.
d) Mecanismos de medición de los elementos de los estados financieros.
NIC 2
Inventarios
Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en
proceso de producción y en la forma de materiales o suministros para ser
consumidos en el proceso de producción, en el suministro de servicios.
Los inventarios deben ser medidos al más bajo de su costo y su valor neto de
realización.
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NIC 4
Contabilización de la depreciación
Es la distribución del importe depreciable de un activo entre los años de su vida
útil estimada. El importe de la depreciación correspondiente a un período se
carga a los resultados netos directa o indirectamente.
El importe depreciable de un activo, sometido a depreciación, debe ser
distribuido con un criterio sistemático entre cada uno de los períodos contables
que constituyan su vida útil.
NIC 7
Estado de flujo de efectivo
Es un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo para así determinar
el saldo final o el flujo medio de efectivo, factor decisivo para evaluar la liquidez
de un negocio.
Objetivo de la norma:
Exigir a las empresas que suministren información acerca de los movimientos
retrospectivos en el efectivo y sus equivalentes, mediante la presentación de un
estado de flujo de efectivo, clasificado en actividades de: operación, inversión,
financiamiento.
NIC 12
Impuesto sobre la Renta Diferida.
Reconocer el efecto impositivo, ya sea como un activo o como un pasivo de las
diferencias temporarias que surgen cuando el valor en libras de los activos o
pasivos difieren de su base fiscal. Por lo tanto de contabilizar el impuesto
diferido resulta:
- Un activo por impuesto diferido (Por causa de diferencias temporarias
deducibles).
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- Un pasivo por impuesto diferido (Debe reconocer un pasivo de
naturaleza fiscal por causa de cualquier diferencia temporaria imponible).
NIC 16
Propiedad, planta y equipo
Son bienes tangibles que son retenidos por una empresa para ser usados en la
producción o abastecimiento de bienes o servicios, para rentar a terceros o para
propósitos administrativos.
Objetivos:
a) Conocer el tratamiento contable de la propiedad, planta y equipo.
b) Comprender la forma de registro y reevaluación de los activos
c) Entender el tratamiento de depreciación y los estimados contables.
d) Conocer los conceptos de deterioro y retiros.
e) Ver los aspectos de revelación.
NIC 27
Estados financieros consolidados
La preparación y presentación de los estados financieros consolidados de un
grupo de empresas bajo el control de la controladora.
Cuando la controladora posee más del 50% de los derechos de voto de una
empresa, y si posee menos de la mitad o menos de los derechos a voto, pero si
tiene poder sobre más de la mitad de los derechos, en virtud de un acuerdo con
otros inversionistas, tiene poder para dirigir las políticas financieras y de
operación, obtenido por disposición reglamentaria:
Operaciones de consolidación:
- Se elimina el valor en libros de la inversión de la controladora, con el
patrimonio de la subsidiaria.
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- Se eliminan saldos, transacciones, ganancias o pérdidas no realizadas.
- Separar el interés minoritario en el estado de resultados y patrimonio.
- Los estados financieros individuales se integran línea por línea,
agregando las cuentas de naturaleza similar, dentro de los activos,
pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
NIC 28
Contabilización de inversiones en asociadas
Método de participación
Una asociada: Es una empresa en la que el inversionista posee influencia
significativa, pero no es una empresa subsidiaria ni un negocio en conjunto.
Propiedad igual o mayor al 20% e inferior al 50% la convierte en una empresa
asociada, requiere registrar bajo el método de participación.
La inversión se registra inicialmente al costo, incrementando posteriormente su
valor en libros para reconocer la parte que le corresponde al inversionista en las
pérdidas o ganancias obtenidas.
2.4 Contabilidad Financiera
La información contable financiera es utilizada por una diversidad de
grupos con distintos propósitos, es por eso que la contabilidad financiera es una
de las herramientas más importantes dentro de la empresa, ya que es una
técnica que se utiliza para brindar sistemática y estructuradamente información
cuantitativa, expresada en unidades monetarias de las transacciones que
realizan una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables
y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados
el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica o para seleccionar
entre diferentes alternativas de acción.
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Una de las principales características de la información financiera es la
veracidad, pero uno de los elementos más importantes es la oportunidad; sin
esta característica dicha información pierde su significado e importancia, por lo
que ser razonable al plazo que medie entre la fecha a la que se refiere la
información financiera y en la que se emite. Para lograr que dicha oportunidad
sea congruente a la fecha deberá haber una integración y comunicación óptima
entre los distintos departamentos que conforman la empresa para que la
información obtenida sea reciente y oportuna.
2.5 Proceso Contable
En la contabilidad existen una variedad de pasos y formas de registro
para asentar las transacciones en que las empresas incurren para su
funcionamiento y subsistencia aunque estos pasos y formas de registros varían
de acuerdo a las actividades de la empresa.
En general el proceso contable tiene su aplicación para cualquier tipo de
empresa como son: La recolección de información para su debido registro en
los asientos de diario, esta información deberá ordenarse y registrarse en forma
cronológica siempre tomando en cuenta los principios y normas que rigen esta
profesión, a través del procesamiento de la información se deberán hacer los
ajustes y reclasificaciones correspondientes en cada período.
Posteriormente se harán las anotaciones en los respectivos libros legales
como son: Libro Diario Mayor, Libro de Compras, Libro de Ventas, Libro de
Estados Financieros, etc., cada cual se anotará diariamente, mensual o anual
dependiendo de cual sea su requerimiento.
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El fin primordial es proveer a la Gerencia, los estados financieros para su
análisis, sobre la situación financiera y económica de la industria para lo cual se
deben tomar en cuenta el prorrateo de materia prima, cálculo de costos, tipo de
cambio, etc.
Dentro de la industria maquilera además de los pasos ya mencionados deben
tomarse en cuenta algunos aspectos específicos de la industria tales como:
Prorrateo de materias primas, cálculo de costos, tipo de cambio, etc., con el
objetivo siempre de producir los estados financieros.
3. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 3.1 Definición y Objetivos
- Definición
La administración financiera se define como la fase de la Administración
cuyo objetivo es maximizar los recursos financieros de una empresa mediante
la captación, utilización y aplicación correctas de los mismos.
La administración financiera persigue fines tales como la procuración de
fondos y recursos financieros, su correcto manejo y aplicación en los sectores
productivos; pero también va más allá al administrar el capital de trabajo, las
inversiones, los resultados y presentar e interpretar la información financiera.
La administración financiera es el trabajo de coordinación que realiza el
gerente financiero de una empresa, es decir la administración eficiente del
capital de la entidad, así como de los recursos humanos y materiales.
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En el contexto de la toma de decisiones que es sobre lo cual data esta
investigación, se puede mencionar que la administración financiera contribuye
para la toma de decisiones acertada, así como a maximizar las utilidades de la
empresa, además de preparar el camino para obtener más fondos y recursos
financieros cuando sea necesario.
- Objetivos
Dentro de la Administración Financiera se destacan algunos objetivos, a
continuación se detallan los principales:
a) Obtener fondos y recursos financieros
b) Manejar correctamente los fondos y recursos financieros.
c) Destinar los recursos y aplicarlos correctamente a los sectores
productivos.
d) Administrar el capital de trabajo y los resultados
e) Tomar decisiones acertadas.
3.2 Importancia y Características
- Importancia
La administración financiera es importante debido a su función principal
que es la obtención de fondos, su inversión y administración óptima para
obtener ganancia, dicho objetivo es sin duda lo que toda empresa persigue.
Para alcanzar los objetivos de una organización los resultados
financieros deben ser evaluados y administrados; en toda empresa existe un
permanente flujo de fondos y una administración financiera que debe ser
ejecutada para alcanzar los fines programados.
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La fase financiera constituye una pieza de preponderante importancia por
ser una herramienta para la toma de decisiones a nivel gerencial, de ella
depende que dichas decisiones sean acertadas o no.
- Características
La administración financiera muestra características importantes las
cuales se mencionan a continuación:
a) Procura maximizar el patrimonio de la empresa.
b) Constituye el trabajo de coordinación que lleva a cabo el
administrador financiero de la empresa.
c) Se encarga de administrar específicamente los recursos financieros
de la empresa.
d) Se desarrolla dentro del ámbito de una organización, de un grupo
humano deliberadamente constituido para el logro de objetivos
prefijados.
3.3 Recursos Financieros
Estos recursos son de origen monetario tales como capital, el dinero en
caja y bancos, los créditos, las cuentas por cobrar, etc. con los que cuenta la
empresa para realizar su funcionamiento; son los que llevan a la empresa a
poseer y a disponer de los demás recursos empresariales.
Para realizar sus operaciones toda empresa utiliza los recursos
financieros, mientras más recursos tengan a su disposición las empresas tanto
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mejor será su funcionamiento; cuanto menos recursos, mayores serán las
dificultades para alcanzar los objetivos, sin embargo el exceso de recursos
significa casi siempre aplicación poco rentable de los mismos.
Estos recursos son los que dan a la empresa la posibilidad de contratar
personal, adquirir instalaciones, maquinara y equipo, comprar materias primas e
invertir, representan los medios que financian la producción.
Los resultados financieros son manejados por el gerente financiero
dentro de una empresa; de él depende su utilización óptima que produzca a la
empresa rentabilidad y liquidez; por lo tanto es necesario conocer dicho papel
administrativo y comprender su funcionamiento.
3.4 Gerencia Financiera
El gerente financiero tiene como objetivo elevar al máximo el rendimiento
de las inversiones procurando que se disponga de los fondos necesarios para
responder a las obligaciones de la empresa; es su función también ayudar a la
distribución más provechosa de los recursos que se encuentran dentro de la
empresa sean éstos financieros, humanos o materiales.
Las funciones de la gerencia financiera varían de acuerdo con la función
política involucrada, el tamaño de la compañía, y las habilidades de los
diferentes funcionarios de la empresa.
Sin embargo no cabe duda de que la función prioritaria de la gerencia
financiera es el manejo del capital; para lo cual se involucran operaciones de
contabilidad, manejo de créditos y cobranzas, manejo de relaciones públicas,
entre otros.
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La gerencia financiera se encarga de lograr la máxima rentabilidad y
liquidez de la empresa; la rentabilidad busca aumentar el patrimonio, las
utilidades por medio de inversiones, y la liquidez como parte del flujo de
operación permite realizar las diferentes operaciones así como responder a sus
obligaciones. De allí se deriva la gran importancia de la gerencia financiera en
toda empresa sea ésta pequeña o compleja.
4. LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA 4.1 Definición y Objetivos
- Definición
El modelo de administración financiera integrada es un enfoque moderno
que se fundamenta en la aplicación de la teoría general de sistemas a la
administración, para desarrollar procesos de gestión conjunta, mediante la
integración de funciones, procedimientos, registros e informes referidos a la
obtención y aplicación de los recursos financieros, de una entidad cuya
actividad principal es la maquila, (diseño, elaboración o ensamble de prendas
de vestir).
Para poder desarrollar un Sistema de Administración Financiera
Integrada (SAFI), se hace necesario interrelacionar o integrar varios
subsistemas o áreas, a través de un sistema computarizado de operaciones,
que conlleven el logro de las metas y fines propuestos por la gerencia.
Todo lo anterior se podrá lograr, siempre y cuando exista una persona ,
que supervise, monitoree y controle la información, para luego ser suministrada
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a la alta gerencia para la toma de decisiones, dicho encargado será el Sistema
de Administración Financiera Integrada.
- Objetivos
El Sistema de Administración Financiera Integrado tiene objetivos, de los
cuales tenemos:
a) Interrelacionar e integrar a los subsistemas, áreas o departamentos para
la obtención de la información que será analizada por la unidad
financiera.
b) Lograr obtener a través de los canales de comunicación (Sistema
Computarizado) la información oportuna y veraz a la hora que más se
necesita (Toma de decisiones).
c) Armonizar el pensar de todos los empleados y unificar criterios, sobre
qué es lo que desea la alta gerencia.
d) Administrar la integración de los procedimientos, registros e información
de las transacciones financieras que se generen a nivel central y
descentralizadas.
4.2 Importancia y Finalidades
- Importancia
La importancia de la administración financiera integrada es el avance
efectivo con respecto al enfoque, análisis y comunicación de los diferentes
departamentos, de tal forma que en la actualidad es posible un análisis del
trabajo en su conjunto, debidamente integrados y no como en el pasado que se
consideraban partes separadas. Es un adelanto más de las ciencias
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económicas, y un aporte significativo a la economía de los países que lo
practiquen, es una nueva forma de administrar los fondos que maximiza los
beneficios a todos los niveles principalmente el gerencial, que es el que más se
beneficia al tener a su disposición un análisis conjunto de todos los
departamentos de la empresa.
Sin lugar a dudas una empresa que funciona operativamente en forma
óptima va a generar aportes útiles a la economía de un país y a las demás
empresas que sigan sus pasos, es allí donde se produce un beneficio nacional.
- Finalidades
Las personas a cuyo cargo está la responsabilidad del manejo del
Sistema de Administración Financiera Integrado, necesitan procesar la
información que el mismo sistema suministrará a través de los informes
preparados por terceros y a la efectividad de los programas computacionales
encontrando finalidades, de las cuales consideramos las más importantes:
a) Promover un sistema de administración financiera nuevo y eficiente.
b) Dinamizar el funcionamiento de las empresas, obteniendo una clara
visión de sus objetivos y metas por alcanzar con el esfuerzo combinado
de todos los departamentos que la forman.
c) Fomentar el desarrollo económico a nivel nacional por medio de la
integración financiera.
d) Promover un proceso de toma de decisiones certero y eficaz que aplica
el desarrollo de la empresa y el incremento de sus utilidades.
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e) Propiciar un ambiente de competitividad entre las empresas como
resultado de su óptimo funcionamiento.
4.3 Características y Efectividad
- Características
Las principales características del Sistema de Administración Financiera
Integrado son:
a) Asegura eficiencia, efectividad, economía y responsabilidad en la
asignación de los recursos.
b) Establece una estructura jerárquica claramente definida, asignando roles
y responsabilidades.
c) Define funciones centralizadas y descentralizadas, basadas en
conceptos modernos de administración y finanzas.
d) El Sistema de Administración Financiera Integrado es racional, integral,
interrelacionado e interactivo.
- Efectividad
La efectividad de éste sistema solo se medirá luego de su puesta en
marcha por medio de mecanismos que eviten la remoción de personal y que
posibiliten vencer la resistencia natural al cambio.
El Sistema de Administración Financiera Integrado proporciona un
indicador para evaluar la eficiencia, la economía en el uso de los recursos y la
efectividad en el logro de los objetivos y metas de la empresa, asimismo brinda
una garantía para la presentación de la información en los estados financieros.
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Es la mejor forma de encaminar a la empresa hacia el logro efectivo de sus
metas, así como lograr la forma óptima del desempeño de las funciones dentro
de la misma.
4.4 Ventajas y Desventajas
- Ventajas
El Sistema de Administración Financiera Integrado, proporciona un mejor
ámbito de estudio, evaluación y análisis de la información financiera, que el
mismo proporciona, y aquí encontramos las principales ventajas del sistema:
a) Evita la duplicidad de operaciones, ya que el producto final de la gestión
de un departamento se convierte en el insumo de otro para realizar su
gestión propia.
b) Provee economía, eficiencia y eficacia en la obtención y aplicación de los
recursos.
c) Proporciona una herramienta útil para la toma de decisiones y para la
evaluación tanto de carácter interno como externo.
d) Establece en forma clara las responsabilidades y funciones de los
diferentes puestos dentro de la empresa.
- Desventajas
Dentro de las principales desventajas de la funcionabilidad del Sistema
de Administración Financiera Integrada, podemos mencionar las siguientes:
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a) Su aplicación requiere de un alto grado de cooperación al interior de
todos los departamentos de la empresa, lo que puede resultar difícil de
lograr en empresas muy grandes.
b) La natural resistencia al cambio que se manifiesta siempre que hay una
nueva propuesta para romper un patrón tradicional de trabajo.
5. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
5.1 Definición y Objetivos - Definición
“La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre
varias alternativas y constituye por lo tanto la esencia de la planeación.”16 Los
gerentes que reconocen y manejan concientemente el proceso de toma de
decisiones alcanzan mayor éxito y efectividad.
Se ha llamado a la toma de decisiones la primera habilidad administrativa
y constituye la esencia de la planeación por ser primordial antes de realizar
cualquier operación y crucial al momento de ejecutarse, reportando buenos o
malos resultados según se haya ejercido.
El proceso de toma de decisiones se ha definido también como la
principal responsabilidad y función del gerente ya que a ellos se les considera y
evalúa en términos del éxito que alcanzan por sus decisiones tomadas.
De la manera más simple también se ha descrito a éste proceso como
elegir entre varias alternativas. Pero no cabe duda de que no hay dicha
16 Harold Koontz y Heinz Weihrich. “Administración una perspectiva global. 1998 Mc. Graw – Hill Interamericana Editores. 11a. Edición. Pág. 192.
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simplicidad, ya que la carrera y la vida de los que toman buenas decisiones son
más provechosas, desde el punto de vista profesional, y más satisfactorias,
desde el punto de vista personal, que la carrera y la vida de quienes no saben
tomar decisiones.
- Objetivos
El proceso de toma de decisiones persigue varios objetivos dentro de los
cuales se mencionan los principales a continuación.
a) Resolver los problemas financieros que se presentan dentro de una
organización.
b) Disminuir la cantidad de tiempo y esfuerzo que los gerentes emplean en
tomar y orientar decisiones.
c) Aumentar la calidad y certeza de las decisiones gerenciales.
d) Mejorar el desempeño gerencial para conseguir el óptimo funcionamiento
de la empresa.
5.2 Importancia y Características
- Importancia
La administración financiera implica una infinidad de decisiones que se
toman cotidianamente sobre qué hacer con los recursos financieros disponibles
de manera que sean utilizados adecuadamente y qué hacer para obtener
nuevos recursos para continuar con el funcionamiento de la empresa.
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Es común que los administradores piensen en la toma de decisiones
como el paso más importante de su gestión, debido a que siempre están
determinando que hacer, quién lo hará, cuándo y dónde lo hará; pero la toma
de decisiones es uno de los muchos pasos dentro de la fase de planeación,
estando implícita en dicho paso del proceso administrativo.
La toma de decisiones forma parte de la vida diaria de toda persona y en
el caso de los gerentes las decisiones correctas refuerzan su capacidad y
habilidad administrativas para lograr un desempeño efectivo, así una razón por
la cual la toma de decisiones es importante para los gerentes es que los
resultados que se deducen de ella afectan en forma directa tanto a su profesión
como a sus remuneraciones y satisfacciones.
Los gerentes que saben tomar buenas decisiones dedican el tiempo a
sacar provecho de los resultados de sus acertadas elecciones. Los gerentes
que no saben tomar buenas decisiones gastan su energía en remediar errores y
quitar apagar fuegos.
- Características
Entre las características que manifiesta el proceso de toma de decisiones
se pueden mencionar las siguientes:
a) Sigue un proceso ordenado por pasos definidos para lograr su propósito.
b) Permite fijar un curso de acción para el cumplimiento de las metas.
c) Implica la oportunidad de llevar a cabo una selección de alternativas.
d) Conlleva cierto grado de incertidumbre y riesgos.
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5.3 Clasificación
Las decisiones se pueden clasificar en dos tipos principales que son: las
decisiones programadas y las decisiones no programadas. Si bien no es ésta
una clasificación reconocida como tal, dicha separación que se ha establecido
da lugar a una posible clasificación.
Las decisiones programas son las que se aplican a problemas
estructurados o rutinarios, que ya se conocen con anticipación que puedan
presentarse. Estas decisiones son utilizadas en labores repetitivas, es decir,
cuando ya existen criterios preestablecidos o reglas de decisión como
antecedentes.
Las decisiones no programadas se dan en situaciones no estructuradas,
nuevas, no rutinarias. Se puede decir que las decisiones estratégicas son en
efecto decisiones no programadas, ya que requieren de juicios subjetivos.
Sin embargo, como se mencionó anteriormente ésta no es una
clasificación propiamente dicha, ya que las decisiones, en su mayoría, no son ni
completamente programadas, ni completamente no programadas; pero es de
importancia que se tome en cuenta éste criterio de distinción para su estudio.
5.4 El proceso de Toma de Decisiones
Para una toma de decisiones racional se pueden definir tres etapas a
seguir las cuales se representan en el siguiente diagrama:
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Diagrama 1.
PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
1. INVESTIGAR LA SITUACIÓN
- Definir el problema - Diagnosticar las
causas - Identificar los
objetivos de la decisión
3. EVALUAR ALTERNA- TIVAS Y ELEGIR LA MEJOR DISPONIBLE
- Evaluar las
alternativas - Elegir la mejor
alternativa.
2. DESARROLLAR ALTERNATIVAS
- Buscar Alternativas
creativas - No evaluar todavía
Fuente: Administración. James A. F. Stoner, Eduard Freeman, Daniel R. Gilbert.
Con las etapas anteriores se pretende mejorar la calidad de las
decisiones gerenciales que son las que definen el futuro de una empresa y la
encaminan hacia la prosperidad y crecimiento económico y financiero.
69
5.5 Conceptos Básicos del Proceso de Toma de Decisiones
Dentro del proceso de toma de decisiones existen ciertos términos
utilizados con frecuencia para el desarrollo del mismo, los cuales son los
siguientes:
Problema: Ocurre un problema cuando existen diferencias entre la
condición real y la condición que se desea. Es una clara diferencia entre lo que
tenemos y lo que queremos o necesitamos, o sea una cuestión dudosa que hay
que resolver.
Dentro del proceso de toma de decisiones se pueden mencionar cuatro
pasos principales:
a) Establecimiento de premisas
b) Identificación de alternativas
c) Evaluación de alternativas
d) Elección de una alternativa
Alternativa: Este concepto dentro de la toma de decisiones implica
identificar conceptos o acciones que podrían reducir o eliminar la diferencia
entre la situación real y la situación deseada. Es identificar soluciones para el
problema.
Las alternativas proponen una opción entre varias posibles y es
importante mencionar que es tan importante la capacidad de desarrollar
alternativas como la habilidad de elegir correctamente entre ellas.
70
Los administradores pueden utilizar de tres enfoques básicos para la
selección de una alternativa:
a) Experiencia
b) Experimentación
c) Investigación y análisis
La experiencia puede ser útil si se analiza cuidadosamente lo aprendido
en situaciones anteriores para derivar de ellos razones fundamentales del éxito
y del fracaso. La experimentación consiste en probar una alternativa y ver que
sucede, así se agotan las opciones y permite identificar la mejor de ellas. Sin
embargo lo más efectivo es la investigación y el análisis ya que supone la
resolución de un problema mediante su previo conocimiento en profundidad.
Solución. Es el proceso para reducir la diferencia entre la condición real
y la condición que se desea; es cambiar la situación real o la situación deseada
dependiendo de nuestra posición.
La solución de un problema puede presentarse entre varias alternativas,
como en todo curso de acción. Los administradores deben poseer un
conocimiento preciso de los diferentes cursos de acción para obtener una
solución que les permita cumplir sus metas y objetivos dentro de la empresa;
finalmente deben tener decidido el interés de identificar la mejor solución
mediante la selección de la alternativa más eficaz para el logro de sus metas.
5.6 La Administración Financiera Integrada como Herramienta para la Toma de Decisiones
La administración financiera integrada en la industria de la maquila no
será solo una herramienta más, será todas las herramientas y controles
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existentes pero en una forma integrada y lógica para poder agilizar y dinamizar
los procesos no sólo contables, si no también administrativos y a través de esto
crear un ambiente de confianza para la oportuna y acertada toma de
decisiones.
El término “Toma de decisiones”, generalmente ha sido aplicado de
forma aislada a una actividad en específica, donde no se ha requerido la mayor
información para poder realizar, una decisión atinada o no.
En la administración financiera integrada es todo lo contrario ya que para
que esta sea eficaz, la información debe ser oportuna y en el menor tiempo
posible, llegando la información, a través de la red informática hasta el sistema
de administración financiera integrada, quien es el ente que procesará la
información y la presentará a la junta directiva de la empresa.
Esencialmente para tomar una decisión siempre se llega a todas estas
resoluciones a través de lo siguiente:
a) Detectar el problema
b) Identificar las soluciones posibles
c) Analizar las consecuencias a fin de determinar cuál alternativa es la
mejor.
Para que la toma de decisiones sea una herramienta eficaz en la administración
financiera integrada, es imprescindible crear un buen sistema de información,
que sea inmediata, oportuna y eficiente, y sobre todo no existan barreras en los
canales de información.17
17 Folleto de Contabilidad Financiera y Gerencial
72
6. CONTROL INTERNO 6.1 Definición y Objetivos
- Definición
El control interno es un plan integrado a los procesos, y no un pesado
mecanismo burocrático a los mismos, efectuado por los administradores y
dirigentes y el resto del personal de una industria, diseñado con el objeto de
proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
- Objetivos
- Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces.
- Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraudes e irregularidades.
- Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y
estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a
las políticas y objetivos.
- Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a
través de informes oportunos.
6.2 Importancia
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con
economía de esfuerzo y recursos, es decir al menor costo posible para ellos
debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido
que las acciones ejecutadas se correspondan con aquellas, dentro de un
esquema básico que permita la iniciativa.
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6.3 Tipos de control
Existen seis tipos de control: el gerencial, el contable, el administrativo u
operativo, el operativo de gestión, el presupuestario y el de informática.
- El control gerencial
Está orientado a las personas con el objetivo de influir en los individuos
para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos
de la organización. Los elementos propios del control gerencial interno son:
a) Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
b) Sistema de administración participativa.
c) Comunicaciones abiertas
d) Motivación
- El control contable
Comprende tanto normas y procedimientos contables establecidos,
como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la
confiabilidad de los registros presupuestales y financieros.
Los objetivos del control contable interno son:
a) La integridad de la información.
b) La validez de la información
c) La exactitud de la información
d) El mantenimiento de la información
e) La seguridad física
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Los elementos del control contable interno son:
a) Definición de autoridad y responsabilidad
b) Segregación de deberes
c) Establecimiento de comprobaciones internas y pruebas independientes.
d) Uso de procedimientos de auditoría.
- El control administrativo u operativo
Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a
todos los métodos y procedimientos que estén relacionados al acatamiento de
las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los
niveles de dirección y administración y con la eficacia de las operaciones.
El control administrativo debe incluir controles tales como análisis,
estadísticas, informes de actuaciones, programas de entrenamiento del
personal y controles de calidad.
Elementos del control administrativo interno son:
a) Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad
b) Clara definición de funciones y responsabilidades.
c) Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el
fin de promover un funcionamiento eficiente.
d) Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el
fin de promover un funcionamiento eficiente.
e) El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación
independiente, representada por la auditoría interna a cargo de las
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responsabilidades de revisar políticas, disposiciones legales y
reglamentarias.
- Control operativo de gestión
El control de gestión debe incluir el fomento de principios de economía,
eficiencia y eficacia en todas las actividades para producir el máximo de
utilidades, bienes y servicios los elementos del control operativo de gestión son:
a) Fijación de estándares de trabajo de acuerdo con la actividad
b) Fijación de indicadores de gestión
c) Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones
d) Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas
e) Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización,
mediante un sistema que provea mecanismos de control de las operaciones
a corto, mediano y largo plazo.
f) Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativos
g) Normas de calidad y rendimientos claramente definidos y comunicados a los
funcionarios.
- El control presupuestario
Es una herramienta en la que se apoya el control de gestión, basados en
la dirección por objetivos, como uno de los objetivos prioritarios de las
empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en
relación con las desviaciones hacia ésa rentabilidad se puede controlar
recurriendo al control presupuestario.
El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el
presupuesto frente a los resultados reales del período.
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Los elementos del control presupuestario son:
a) Un presupuesto
b) Una constatación de las realizaciones
c) Un aviso de las desviaciones producidas
- El control informático
Esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como
herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos
efectivos y oportunos sobre las operaciones.
Los elementos del control de informática son:
a) Definición clara y precisa de las operaciones que se han de sistematizar.
b) Fijación de diferentes niveles de acceso a la información.
6.4 Sistemas de Control Interno (SCI).
El SCI es un mecanismo de control de apoyo gerencial, orientado hacia
una meta o fin; pero no es un objetivo o un fin en sí mismo.
El SCI promueve una garantía razonable del logro de los objetivos y los
metas organizacionales, no una garantía absoluta.
- Objetivos
a) Proteger los recursos de la organización.
b) Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización.
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c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos
d) Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de
la organización.
e) Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones.
- Características del SCI
a) Esta conformado por los sistemas contables financieros, de planeación, de
verificación y operacionales de la organización.
b) El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización
c) Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes
d) No mide desviaciones; permite identificarlas.
e) Debe considerar una adecuada segregación de funciones.
- COSO
Es un sistema de control interno definido por el Sponsoring Organizations
of the Treadway Commission (COSO). El marco integrado de control que
plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados,
derivados del estilo de la dirección e integrados al proceso de gestión son:
a) Ambiente control
b) Evaluación de riesgos
c) Actividades de control
d) Información y comunicación
e) Supervisión
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- Objetivos
- Facilitar el proceso de toma de decisiones.
- Lograr la misión y división, mediante la correcta ejecución de las funciones y la
eficiencia, eficacia y economía de las operaciones.
- Optimizar y proteger los bienes y recursos
- Evaluar y hacer seguimiento a la gestión
- Garantizar información veraz, razonable, confiable y oportuna.
- Incrementar la productividad
- Crear un clima laboral adecuado y de emulación
- Implementar controles proactivos, sensatos y oportunos para prevenir o
minimizar riesgos.
- Beneficios
- Claridad de dirección
- Estilo gerencial orientado a la productividad
- Proceso adecuado de toma de decisiones
- Desarrollo del talento humano
- Trabajo en equipo
- Planes estratégicos dinámicos
- Vitalidad organizacional
- Óptimos sistemas de información y comunicación
- Cultura de control y gestión.