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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, CONTROL, CONTABILIDAD,CRONOMETRIZACIÓN, CUENTAS POR COBRAR Y EFECTIVO.

1. SISTEMASLos sistemas son un conjunto de recursos que se interrelacionan y coordinadamente

facilitan el proceso para el logro de un fin propuesto, siendo este un proceso

ordenado de partes que interactúan entre si, y que constituyen un todo de

funcionamiento.

Un sistema implica integridad, totalidad y unificación de partes para lograr un

funcionamiento óptimo de un conjunto de componentes.

Los sistemas son un arreglo, un juego o una colección de conceptos, partes,

actividades y/o personas que están conectadas e interrelacionadas entre sí para

alcanzar objetivos y metas. Un sistema puede también ser una colección de

subsistemas operados juntos para alcanzar objetivos y metas comunes5.

1.1. OBJETIVO DE LOS SISTEMASEl objetivo primordial de la elaboración de un sistema es contribuir al logro de los

propósitos o metas de la empresa a través de la interrelación de todos sus recursos,

sean estos materiales, humanos, de capital y tecnológicos.

Los sistemas proporcionan información suficiente a fin de facilitar un control

adecuado, ayudando a traducir las necesidades de la empresa a través de la

utilización de varios componentes tales como: recursos humanos, documentación y

procedimientos.

5 Declaraciones de Normas de Auditoría Interna Nº1

22

1.2. COMPONENTES DE UN SISTEMASon las partes identificables del mismo y que se ordenan actuando conforme sus

propiedades, dando lugar a las actividades propias del sistema, existiendo dos tipos

de componentes.

a. Componentes decisorios: denominados puntos focales de responsabilidad y son

aquellos en que reside la toma de decisiones del sistema.

b. Componentes de ejecución: son los que procesan bienes y servicios a fin de

producir otros, con arreglo a los procedimientos de trabajo que rigen su actuación.

1.3. ELEMENTOS DE LOS SISTEMASa. Insumos: entrada o estímulos.

b. Procesador: es donde los insumos se procesan y los transforman en productos y

servicios, salidas y resultados.

c. Retroalimentación: se considera como un dispositivo de seguridad que responde

bien a los cambios repentinos e inesperados de la entrada de insumos y los

resultados que permite un sistema para facilitar ajustes o correcciones en

cualquier etapa.

1.4. PROPÓSITOS DE LOS SISTEMASa. Definir los resultados deseados:

En un plano ideal estos se determinan durante la planeación, cuando los

administradores, por cuenta propia o con sus empleados, establecen metas y

objetivos, susceptibles de ser medidos y plazos realistas.

b. Establecer proyecciones de resultados:

Las proyecciones indican de manera confiable, cuándo deben tomar medidas

correctivas los administradores. Algunas proyecciones típicas son los cambios en los

insumos claves (sobregirarse del presupuesto), los resultados de pasos anteriores

(disminución de ventas), sistemas indirectos (los vendedores se demoran en entregar

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sus informes, con lo cual indican que no han cumplido sus metas de ventas),

cambios en las condiciones que se habían presupuestado (un proveedor confiable no

cumple con las fechas de entrega) o el comportamiento anterior (las cantidades de

las ventas del año anterior.) Por regla general, cuanto mayor es la cantidad de

proyecciones confiables y oportunas, tanta más confianza puede tener el

administrador cuando proyecta el rendimiento.

c. Establecer estándares para proyecciones y los resultados:

Cuando se establecen estándares o “pares” de las proyecciones, se tienen puntos de

referencia que sirven para evaluar el rendimiento real. Así mismo, los pares altos,

pero razonables pueden ayudar a motivar a los empleados, siempre y cuando todos

los involucrados comprendan y acepten los parámetros como algo difícil pero justo.

d. Establecer las redes de información y retroalimentación:

Este paso establece el medio para reunir información sobre las proyecciones y para

compararlos con sus pares. La retroalimentación puede ir de arriba hacia abajo,

como cuando un administrador evalúa el rendimiento de los empleados, o de abajo

hacia arriba, como cuando los empleados proporcionan información en cuanto al

grado de funcionamiento de un proceso. Los sistemas de control idóneos ofrecen los

dos tipos de información, y permiten que el personal clave tenga tiempo para actuar

al respecto. La retroalimentación, para captar la atención de los administradores, se

suele basar en el principio de la administración por excepción; los administradores

sólo reciben información cuando el rendimiento de lo proyectado se aleja en cierta

medida de sus estándares o pares.

e. Aplicar el sistema y tomar medidas correctivas cuando se requiera:

Cuando el sistema de control se esta aplicando los administradores quizás

consideren que las proyecciones o los pares requieren ajustes con el objeto de

producir un sistema de control más satisfactorio6.

6 Administración, James A.F. Stoner- Edward Freeman – Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.614

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1.5. TIPOS DE SISTEMASEn la actualidad es necesario que las empresas y su personal sean eficientes y

eficaces en el desarrollo de sus labores, razón por la cual se han elaborado

diferentes tipos de sistemas, que facilitan la ejecución de las tareas, entre estos

podemos mencionar:

Sistemas de Contabilidad

Sistemas de Producción

Sistemas de Informática

Sistemas de Costos de Producción

2. CONTROLEl control es un proceso en el cual los gerentes se aseguran que sus actividades

reales correspondan a lo planeado. A continuación se enuncian diferentes aspectos

relacionados con el control.

2.1. CONCEPTOS DE CONTROLa. El control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se

han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.

b. Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos trátese de

dinero en efectivo, procedimiento de oficina, moral de los empleados, calidad del

producto o cualquier otra cosa. Dondequiera que se le encuentre y cualquiera que

sea el objeto de control, el proceso básico de control implica tres pasos:

1 Establecimiento de normas.

2 Medición del desempeño con base en esas normas y

3 Corrección de las desviaciones respecto de normas y planes7.

c. El control es un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a

las actividades planeadas. A partir de esto implicará llegar a la conclusión de que el

7 Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.636.

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control parte del punto donde termina la planeación. No obstante, el control es un

concepto más general, uno que también ayuda a los administradores a realizar

seguimiento de la eficacia de su planeación, su organización y su dirección y a tomar

medidas correctivas cuando se necesitan. Por lo tanto, aunque el control sea la

última etapa del proceso administrativo, sin duda, por orden de importancia, no lo es.8

d. El control puede definirse como el proceso de monitorear las actividades con el fin

de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las

desviaciones significativas. Todos los gerentes deben participar en la función de

control, aunque sus unidades se estén desempeñando de acuerdo con lo planificado.

En realidad, los gerentes no pueden saber si sus unidades tienen un buen

rendimiento sin evaluar primero qué actividades se han realizado, sin comparar el

rendimiento obtenido con el estándar deseado. Un sistema de control eficaz

garantiza que las actividades se llevarán a cabo en formas conducentes al logro de

las metas de la organización. El criterio que determina la eficacia de un sistema de

control es hasta qué punto resulta útil para facilitar el logro de metas. Cuanto más

ayude a los gerentes a alcanzar las metas de la organización, tanto mejor será el

sistema de control.9

e. El control es la última función en el proceso administrativo y al igual que la

planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de

control que deben siempre estar funcionando en una empresa. Controlar puede

definirse como un proceso de medir y evaluar el desempeño (o resultados reales) de

cada componente organizacional de una empresa, y efectuar la acción correctiva,

cuando sea necesaria, para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos,

metas, políticas y normas de la empresa. La planificación establece los objetivos, las

metas, las políticas y las normas de una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de

8 Administración, James A. F. Stoner - Edward Freeman - Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.610.9 Administración; Stephen P.Robbins, Mary Coulter; 6ª Edición, 2000; Pág 554.

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desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes

especiales.10

f. El control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los

esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular

nuevos planes. Es la recolección sistemática de datos para conocer la realización de

los planes.11

2.2. NORMAS DE CONTROLEl administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la

organización, la lleven a la obtención de sus metas, para esto es necesario

establecer normas de desempeño; medir el desempeño; comparar este desempeño

con las normas establecidas y si se detectan desviaciones emprender acciones

correctivas.

En una situación ideal, las metas y los objetivos establecidos en el proceso de

planeación estarían definidos en términos claros y mesurables que incluyen plazos

específicos. Esto resulta importante por varios motivos. En primer lugar, las metas

definidas vagamente, como por ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados”

resultan palabras huecas hasta que los administradores empiezan a especificar lo

que quieren decir con “mejorar” y lo que pretenden hacer para alcanzar tal meta y

cuándo la alcanzarán. En segundo, las metas definidas con exactitud (por ejemplo,

“mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales durante

los meses de poca actividad, como marzo y octubre”) se pueden evaluar con más

facilidad, en cuanto a cumplimiento y utilidad, que los enunciados huecos. Por último,

los objetivos definidos con exactitud y mesurables se pueden comunicar con

facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para

cuantificar el rendimiento. Esta capacidad para comunicar metas y objetivos definidos

10 Presupuestos Planificación y Control de Utilidades, Glenn A. Welsch, 5ª Edición, 199511 Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce, 1ª Edición, 1996, Pág.440.

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con exactitud es muy importante para el control, pues por regla general son diversas

las personas que desempeñan roles en la planeación y el control.

En las industrias de servicios, los parámetros y las normas podrían incluir el tiempo

que los clientes deben esperar en la fila de un banco, el tiempo que tienen que

esperar antes de que se conteste el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que

capta una campaña publicitaria renovada. En una empresa industrial, los parámetros

y las normas podrían incluir los objetivos de ventas y producción, las metas de

asistencia al trabajo y los registros de seguridad.12

El primer paso del proceso de control es lógicamente establecer planes. Sin

embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle y

complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo,

es preciso establecer normas especiales. Las normas son sencillamente criterios de

desempeño. Son los puntos seleccionados en un programa de planeación en su

totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los

administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas a fin de que no

tengan que vigilar cada paso de la ejecución de los planes13.

El proceso de control supone que las normas ya existen. Estas normas son los

objetivos específicos contra los cuales podrá medirse el avance. Se crean durante el

proceso de planificación. Si los gerentes emplean la APO (Administración por

Objetivos), los objetivos son entonces, por definición, tangibles, verificables y

medibles. En tales casos, estos objetivos son las normas contra los cuales se mide el

desempeño y se les compara. Si no se practica APO, entonces las normas son los

indicadores de desempeño específicos que define la gerencia. El punto aquí es que

estas normas se desarrollan durante el proceso de planificación; la planificación debe

preceder al control.

12 Administración, James A. F. Stoner - Edward Freeman - Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.611.13 Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.637.

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Las normas de control deben ser razonables y alcanzables. Si son demasiado

elevadas o irrazonables, ya no motivan. Debido a que la mayoría de los empleados

no quieren ser etiquetados como incompetentes por superiores que hacen

demasiadas preguntas, los empleados pueden recurrir a tácticas ilegales o faltas de

ética simplemente por cumplir las normas. Los controles deben imponer normas que

sean un reto y que “obliguen” a las personas a llegar a niveles de desempeño más

altos, pero sin que desmotiven o fomenten engaños.14

Los estándares son criterios para la evaluación de características cualitativas y

cuantitativas y se les debe establecer en relación con cada característica que se

mida; dado que pueden relacionarse entre sí, su establecimiento demanda por lo

general un alto grado de coordinación departamental. Tuttle, Neidhart & Semyan,

Inc., empresa consultora global de recursos humanos, tiene como meta la prestación

de servicios de la más alta calidad a sus clientes. De acuerdo con John Semyan, uno

de los socios de esa compañía, entre las estrictas normas para la selección de

solicitantes de empleo están cinco años de experiencia laboral, excelentes

capacidades de diagnóstico, capacidad para comunicarse eficazmente con diversos

clientes, capacidad para brindar respuestas que los clientes acepten y pongan en

práctica, conocimientos y varias actitudes esenciales (como elevadas normas éticas,

empatía y confianza, motivación personal, energía y movilidad).

Los sistemas de control se basan cada vez más en normas de desempeño (metas de

desempeño). Existen muchos tipos posibles de normas de desempeño, entre las

cuales, las siguientes son ejemplos de cuatro áreas funcionales diferentes.

Inventario. El inventario mensual de bienes terminados debe mantenerse en el

nivel de ventas pronosticado para el siguiente periodo de dos meses.

Cuentas por Cobrar. Las cuentas por cobrar mensuales no deben ser superior al

valor en dinero de las ventas del mes anterior.

14 Administración, Stephen P.Robbins, Mary Coulter, 6ª Edición, 2000, Pág.557.

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Productividad de ventas. El valor en dinero de las ventas por vendedor debe ser

superior en mil dólares al del mes comparable del año anterior y en doce mil dólares

en la escala anual.

Desperdicio de Producción. El desperdicio no debe ascender a más de

cincuenta dólares al mes por trabajador de producción de tiempo completo, o a más

de 600 dólares al año por trabajador de producción de tiempo completo.15

2.3. IMPORTANCIA DEL CONTROLEl control es la función de todo administrador, desde el presidente hasta los

supervisores. Algunos administradores, en especial en los niveles inferiores, olvidan

que la responsabilidad principal del ejercicio del control compete a todos los que

tienen a su cargo la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía según

los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tienen responsabilidad sobre la

ejecución de los planes, y por consiguiente, el control es una función administrativa

básica en todas las áreas.16

Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los

planes se puede desviar. Pero no sólo eso: el control también ayuda a los

administradores a hacer el seguimiento de los cambios ambientales y las

repercusiones que éstos producen en el avance de la organización. Dado el ritmo del

entorno registrado en años recientes, este aspecto del control ha ido adquiriendo

importancia.

Algunos de los cambios más apremiantes del entorno son el cambio en la naturaleza

de la competencia, la necesidad de acelerar el ciclo pedido-entrega, la importancia

de “agregar valor” a los productos y a los servicios como manera para crear

demanda por parte de los clientes, los cambios de las culturas organizacionales y de

los trabajadores, así como la necesidad, cada vez mayor, de delegar y trabajar en

equipo en las organizaciones.17

15 Administración, Don Hellriegel, John W. Slocum, Jr. 7ª Edición, 1998, Pág.661-66216 Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.63617 Administración, James A. F. Stoner - Edward Freeman - Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.612

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El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las

actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las

metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí y por qué no. El valor

específico de la función de control, sin embargo, radica en su relación con la

planificación y delegación de actividades. Si los gerentes no controlan, no tienen

manera de saber si sus objetivos y planes proceden como deben y qué acciones

futuras tomar.18

El control es importante por dos razones:

a) Cierra el ciclo de la administración. De hecho, los controles son a la vez medios

de previsión.

b) Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la

organización, de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para

manejarlas o administrarlas.19

2.4. PRINCIPIOS DE CONTROLLos principios son enunciados que facilitan a la alta gerencia la supervisión de las

actividades planificadas, los cuales se enuncian a continuación

PRINCIPIO DE PROPÓSITO DE CONTROL: La función del control es garantizar

el éxito de los planes mediante la detección de desviaciones respecto de ellos y la

suposición de una base para emprender acciones destinadas a corregir desviaciones

indeseables potenciales o reales.

PRINCIPIO DE CONTROLES DIRIGIDOS AL FUTURO: A causa de los rezagos

en el sistema total de control, cuanto más se base un sistema de control en la

corrección anticipada en lugar de en la simple retroalimentación de información,

mayores e importantes oportunidades tendrán los administradores para percibir,

18 Administración, Stephen P.Robbins, Mary Coulter, 6ª Edición, 2000, Pág.556.19 Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce, 1ª Edición, 1996, Pág.441.

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antes de que ocurran, desviaciones indeseables respecto de los planes y para

emprender a tiempo acciones destinadas a prevenirlas.

PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DE CONTROL: La responsabilidad básica

sobre el ejercicio del control recae en el administrador encargado del desempeño de

los planes particulares empleados.

PRINCIPIO DE EFICIENCIA DE LOS CONTROLES: Las técnicas y métodos son

eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de desviaciones

respecto de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias esperadas.

PRINCIPIO DE CONTROL PREVENTIVO: Cuanto mayor sea la calidad de los

administradores, en un sistema administrativo; menos necesidad habrá de controles

directos.

La mayoría de los controles se basan en gran medida en el hecho de que los seres

humanos cometemos errores y muchas veces no reaccionamos a los problemas

emprendiendo rápido y adecuadamente su corrección. Entre más calificados sean los

administradores, mayor será su capacidad para percibir desviaciones respecto a los

planes y emprender acciones oportunas para prevenirlas.

PRINCIPIO DE REFLEJO DE PLANES: Mientras más claros, completos e

integrados sean los planes y mejor sea el diseño de los controles a fin de que sean

reflejo de esos planes, más eficazmente responderán los controles a las necesidades

de los administradores.

PRINCIPIO DE ADECUACIÓN ORGANIZACIONAL: Cuanto más clara, completa

e integrada sea una estructura organizacional y mejor sea el diseño de los controles

a fin de que reflejen el punto de la estructura organizacional en el que recae la

responsabilidad sobre las acciones, tanto más facilitarán los controles la corrección

de desviaciones respecto de los planes.

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PRINCIPIO DE INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS CONTROLES: Entre más

comprensibles sean las técnicas e información de control para los administradores en

lo individual que deben utilizarlas, más se les usará y más resultarán en un control

eficaz.

Aunque ciertas técnicas e información de control pueden ser utilizadas de la misma

forma por diversos tipos de empresas y administradores, por regla general, los

controles deben crearse a la medida de una situación especifica para satisfacer las

necesidades individuales de los administradores.

Otro aspecto de la individualización es la adecuación de los controles al tipo y nivel

de capacidad de comprensión de los administradores. La información de control que

un administrador no pueda utilizar carece de valor práctico.

PRINCIPIO DE NORMAS: El control eficaz requiere de normas objetivas,

precisas y adecuadas.

PRINCIPIO DE CONTROL DE PUNTOS CRÍTICOS: El control eficaz implica

especial atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con base

en los planes.

PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN: Mientras más concentren los administradores sus

esfuerzos de control en excepciones significativas, más eficientes serán los

resultados de su control.

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD DE LOS CONTROLES: Para que los controles

sigan siendo eficaces a pesar de fallas o de cambios imprevistos de planes, se

requiere flexibilidad en su diseño.

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PRINCIPIO DE ACCIÓN: El control sólo se justifica si las desviaciones respecto

de los planes (ya sea potenciales o reales) son corregidas mediante una planeación,

organización, integración del personal y dirección adecuadas.20

2.5. VENTAJAS DEL CONTROL Contribuye en gran medida al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Facilita el logro de las metas de la empresa.

Cualquiera que sea el objeto, el proceso básico de control es el mismo.

Ayuda a los administradores a realizar seguimiento de la eficacia de su

planeación, su organización y su dirección.

Es capaz de detectar posibles desviaciones y corregirlas anticipadamente.

Es funcional.

Es flexible.

Es un proceso continuo.

Es un medio de previsión.

Se dá en todas las demás funciones del proceso administrativo.

Permite tomar una acción gerencial antes de que un problema ocurra.

2.6. DESVENTAJAS DEL CONTROL Las distancias geográficas dificultan enormemente su aplicación.

Para que sea eficaz debe crearse a la medida.

Todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional.

No son garantía de que las acciones para cumplirlos se lleven a cabo.

Muchas veces miden los resultados de una acción que ha concluido.

2.7. SISTEMAS DE CONTROLUn sistema de control eficaz comprende las siguientes características: precisión,

oportunidad, economía, flexibilidad, criterios razonables, localización estratégica,

énfasis en las excepciones, criterios múltiples y acciones correctivas.21

20 Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.758-76221 Administración, Stephen P.Robbins, Mary Coulter, 6ª Edición;; año 2000; Págs.566

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2.7.1. CONCEPTUALIZACIÓNProcedimiento que consta de varios pasos y se aplica a diversos tipos de actividades

de control.

La aplicación del control, de gestión formal conlleva a la implantación de un conjunto

de acciones, procedimientos, técnicas y procesos que configuran lo que se denomina

el sistema de control.

2.7.2. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTROL:En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el

funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la

importancia que tienen los sistemas, y cómo su uso, redunda en beneficios para toda

la empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y

transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados

desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de

tomar decisiones de tipos financieras y no financieras; el proceso de toma de

decisiones se basará necesariamente en la información generada por los sistemas

de control implantados con ese objetivo. La calidad de la información generada es

un factor crítico para guiar a la empresa por un rumbo deseado.

Todo el proceso de generación de información en las empresas esta soportado por

sistemas de control que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los

gerentes a “generar información”, este proceso no es del todo fácil, debido que llegar

a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de

muchas personas y horas interminables de trabajo.

El éxito de un sistema de control se puede medir por ejemplo: por el grado de

aceptación que los usuarios le asignan, hay muchas razones por las cuales vale la

pena realizar el esfuerzo de tener un buen sistema de control22.

22 Sistemas y procedimientos contables, Fernando Catacora Carpio, Pág.21.

35

2.7.3. LOS SISTEMAS DE CONTROL EN LOS NEGOCIOSRealizando un poco de abstracción, la mayoría de empresas comercializadoras

desempeñan básicamente las siguientes funciones: Compras, facturación, mercadeo,

finanzas y recursos humanos. Para cada una de estas actividades se diseñan

sistemas de control, operativamente los procedimientos administrativos llevados a

cabo por cada función y cada sistema de control de un negocio, tiene un objetivo

para el cual fue diseñado y por el cual se encuentra en funcionamiento. Los sistemas

que llevan a cabo una misma función, tienen similitud en los diseños conceptuales

para distintas empresas.

2.7.4. ELEMENTOS NECESARIOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN UNSISTEMA DE CONTROL

Recursos humanos

El tiempo

Capital de inversión

Costos de capacitación y mantenimiento

Infraestructura

Innovación tecnológica

3. CONTABILIDADLa contabilidad nació prácticamente con el desarrollo del mercado, entendiéndose

este, como intercambio de mercancías. La contabilidad es el registro o control de lo

que se ha dado u ofrecido y de lo que se ha recibido, actividades que

automáticamente generan los dos conceptos centrales de la técnica contable: el

debe (aquello que se recibe o de lo que se dispone como propio.) y el haber (o lo que

se adeuda o tiene que darse en un plazo determinado). A continuación se presentan

aspectos relevantes.

3.1. CONCEPTOS Según el Comité Interamericano de Contadores, es el arte de registrar, clasificar y

resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y

36

eventos (o sucesos) que son, cuando menos en parte, de carácter financiero, así

como de interpretar sus resultados. Sin embargo, ya sea que a la contabilidad se la

considere como un arte o una ciencia, o se reconozca que tiene aspectos de uno y

de otra aún en discusión, no puede establecerse por definición. Asimismo, no

consideramos necesario- y en efecto no lo es- resolverlas en una definición. A su

vez, lo que se intentó decir en la frase “de una manera significativa” no fue explicado;

asimismo, los significados de las expresiones “en términos monetarios”, “eventos (o

sucesos)” y de “carácter financiero”, se interpretan en función de las ideas implicadas

en el término transacción, con cuyo reconocimiento y definición como una palabra

más fundamental que “contabilidad”, habría hecho innecesario el empleo de estos

tres términos, en cierta forma vagos e indefinidos. Por último, “interpretar” se

considera generalmente como una función administrativa o que debe ser realizada

por personas ajenas a la ejecución o registro de la misma. A la contabilidad se la

limita a la revelación o explicación de la información que facilita o permite la

interpretación y las opiniones y conclusiones por parte de otras personas. 23

Contabilidad es el nombre genérico de todas las anotaciones, cálculos y estados

numéricos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de proporcionar:

a) Una imagen numérica de lo que realmente sucede en la vida y en la actividad de

la empresa; es decir conocer el patrimonio y sus modificaciones.

b) Una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de

decisiones.

c) La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.

3.2. FUNCIONES DE LA CONTABILIDADLa contabilidad se muestra en su actuación mediante distintas facetas de su trabajo

que toman el nombre de funciones contables, entre estas distintas funciones se

destacan las siguientes:

23 Diccionario para contadores, Eric L. Kohler, 1981, página 110

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Función Histórica: Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van

apareciendo en la vida de la empresa; por ejemplo la anotación de todos los cobros y

pagos que se van realizando por orden de fechas.

Función Estadística: Es el reflejo de los hechos económicos, en cantidades, que

dan una visión real de la forma como queda afectada por ellos la situación del

negocio; por ejemplo, el cobro de diez mil dólares en efectivo da lugar a un aumento

de dinero en la empresa, que esta deberá contabilizar.

Función Económica: Estudia el proceso que se sigue para la obtención del

producto; por ejemplo, el análisis de a qué precios se deben hacer las compras y las

ventas para conseguir una ganancia.

Función Financiera: Analiza la obtención de los recursos monetarios, para hacer

frente a los compromisos de la empresa; por ejemplo, ver con qué dinero cuenta la

empresa, conocer los plazos de cobro de los clientes y los compromisos de pago con

sus acreedores para poder en todo momento disponer de dinero con que hacer

frente a los pagos prometidos y evitar la situación anormal de los negocios llamada

suspensión de pagos.

Función Legal y Fiscal: es conocer las diferentes leyes, códigos (de comercio,

tributario, ley de impuesto sobre la renta, ley de impuesto a la transferencias de

bienes muebles y a la prestación de servicios, etc.) que deben considerarse en las

transacciones comerciales que la empresa realiza diariamente, otorgándoles

beneficios y responsabilidades ante el Estado y los diferentes usuarios de los

estados financieros.

3.3. CONDICIONES PRÁCTICAS DE LA CONTABILIDADAlgunos requisitos que debe cumplir la contabilidad son:

La contabilidad ha de recoger y reflejar las variaciones patrimoniales de la

empresa y las relaciones capaces de producirlas.

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Debe reflejar las previsiones administrativas y controlarlas.

Debe producir la especialización de periodos de tiempo para señalar sucesivas

situaciones de la empresa. Estas situaciones han de presentarse en forma

continuada, sin retrasos, a medida que las operaciones se realicen.

Debe utilizar una unidad estable de medida, aunque esto es difícil de alcanzar por

el fenómeno económico de la inflación. Los estudios de contabilidad superior

recomiendan procesos para compensar sus efectos.

Ha de responder a la verdad de los hechos y también a la exactitud de las

valoraciones a los mismos asignados.

Ha de estar rodeada de garantías legales.

Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su

contabilidad con claridad, en orden cronológico, sin blancos, interpolaciones,

raspaduras, ni tachaduras y sin presentar señales de alteraciones.

Se salvaran a continuación, inmediatamente de advertidos, los errores u omisiones

en que se incurre al escribir los registros, explicando con claridad en que consisten, y

extendiendo el concepto tal y como debiera haberse escrito.

Inmediatamente después de haberse descubierto el yerro o reconocida la omisión en

que se incurrió, se hará el oportuno asiento de rectificación.24

Los métodos utilizados han de responder a un correcto sistema técnico adaptado

a las necesidades de la empresa.

Toda anotación contable ha de tener una justificación lógica, jurídica y

matemática en una operación administrativa demostrable.

24 Código de Comercio, año 2002.

39

3.4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA CONTABILIDADHay una abundante cantidad de términos en la literatura contable para denominar los

conceptos y las clases de los mismos que integran la teoría de la contabilidad. La

profusión de la terminología es un claro indicio de que no se ha logrado llegar a un

acuerdo entre los tratadistas y practicantes de la contabilidad en lo referente a la

estructura básica de la teoría contable. Esta estructura es una base susceptible de

ser modificada y adaptada o cambiada cuando se considere que entorpece el avance

de la contabilidad.

La estructura de la contabilidad está compuesta por los siguientes conceptos:

Principios, reglas particulares y criterio prudencial de aplicación de las reglas

particulares.

El orden en que se presentan los conceptos que forman la estructura de la teoría de

la contabilidad esta basado en generalidades decrecientes, que se da entre los

principios y las reglas particulares. El criterio prudencial de la aplicación se refiere a

las reglas particulares, ya que los principios son proposiciones de carácter más

amplio que deben aplicarse en todos los casos.

Estos conceptos se definen a continuación:

Principios: Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la

delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las

operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de

los estados financieros.

Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a sus

aspectos financieros, son: la entidad, la realización y el periodo contable.

Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las

operaciones del ente económico y su presentación, son: el valor histórico original, el

negocio en marcha y la dualidad económica.

El principio que se refiere a la información es el de: revelación suficiente.

40

Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales

del sistema son: importancia relativa y consistencia.

Reglas particulares: Son la especificación individual y concreta de los conceptos

que integran los estados financieros. Se dividen en: reglas de valuación y reglas de

presentación. Las primeras se refieren a la aplicación de los principios y a la

cuantificación de los conceptos específicos de los estados financieros.

Las segundas se refieren al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto

en los estados financieros.

Criterio Prudencial de aplicación de las reglas particulares: La medición o

cuantificación contable no obedece a un modelo rígido, sino que requiere de la

utilización de un criterio general para elegir entre alternativas que se presentan como

equivalentes, tomando en consideración los elementos de juicio disponibles. Este

criterio se aplica al nivel de las reglas particulares.

La operación del sistema de información contable no es automática ni sus principios

proporcionan guías que resuelvan sin duda alguna cualquier dilema que pueda

plantear su aplicación.

Por esta relativa incertidumbre es necesario utilizar un juicio profesional para operar

el sistema y obtener información que en lo posible se apegue a los requisitos

mencionados anteriormente.

Este juicio debe estar temperado por la prudencia al decidir en aquellos casos en que

no haya bases para elegir entre las alternativas propuestas, debiéndose optar,

entonces, por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento

que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable25.

25 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1998, Páginas 6-11

41

3.5. ESTADOS FINANCIEROSLos estados financieros se preparan y presentan al menos anualmente, y se dirigen

a cubrir las necesidades comunes de información de una amplia gama de usuarios.

Algunos de estos usuarios pueden exigir, y tienen el poder de obtener, otra

información adicional a la contenida en los estados financieros. Sin embargo,

muchos de ellos confían en los estados contables como su principal fuente de

información financiera y, por tanto, estos estados deben ser preparados y

presentados teniendo en cuenta las necesidades de los citados usuarios.

Los estados financieros forman parte del proceso de información financiera.

Normalmente, un conjunto completo de estados financieros comprende un balance

general, un estado de resultados, un estado de cambios en la posición financiera,

así como unas notas, estados complementarios y otro material explicativo que forma

parte integrante de los estados financieros. En ellos pueden tener también cabida

cuadros suplementarios y otra información basada en, o derivada de, tales estados

financieros, que se espera sea leída junto con ellos. Sin embargo, los estados

financieros no incluyen informaciones tales como las contenidas en los informes de

la gerencia, los discursos del presidente de la compañía, las discusiones del

presidente de la compañía, las discusiones o análisis por parte de la administración o

gerencia, u otras similares que pueden estar incluidas en los informes anuales o en

la información financiera26.

3.6. CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROSLas características cualitativas son los atributos que hacen útil, para los usuarios, la

información suministrada en los estados financieros. Las cuatro principales

características cualitativas son comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y

comparabilidad.

A continuación se definen cada una de ellas:

26 Normas Internacionales de Contabilidad 2001, Páginas 49-50

42

COMPRENSIBILIDADUna cualidad esencial de la información suministrada en los estados financieros es

que sea fácilmente comprensible para los usuarios. Para este propósito, se supone

que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y

del mundo de los negocios, así como de su contabilidad, y también la voluntad de

estudiar la información con razonable diligencia. No obstante, la información acerca

de temas complejos que debe ser incluida en los estados financieros, a causa de su

relevancia de cara a las necesidades de toma de decisiones económicas por parte

de los usuarios, no debe quedar excluida solo por la mera razón de que puede ser

muy difícil de comprender para ciertos usuarios.

RELEVANCIAPara ser útil la información debe ser relevante de cara a las necesidades de toma de

decisiones por parte de los usuarios. La información posee la cualidad de la

relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que se la

utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a

confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.

Las dimensiones predictiva y confirmativa de la información están interrelacionadas,

por ejemplo, la información acerca del nivel actual y la estructura de los activos

poseídos tiene valor para los usuarios cuando se esfuerzan al predecir la capacidad

de la empresa para aprovechar sus oportunidades y su capacidad para reaccionar

ante situaciones adversas. La misma información juega un papel confirmatorio

respecto a predicciones anteriores sobre, por ejemplo, la manera en que la empresa

se estructuraría o sobre el resultado de las actividades planificadas.

Frecuentemente la información acerca de la situación financiera y la actividad

pasada se usa como base para predecir la situación financiera y la actividad futura,

así como otros asuntos en los que los usuarios están directamente interesados, tales

como pagos de dividendos y salarios, evolución de las cotizaciones o capacidad de

la empresa para satisfacer las deudas al vencimiento. la información no necesita,

para tener valor predictivo, estar explícitamente en forma de datos prospectivos. Sin

43

embargo, la capacidad de hacer predicciones a partir de los estados financieros

puede acrecentarse por la manera como es presentada la información sobre las

transacciones y otros sucesos pasados. Por ejemplo, el valor predictivo del estado de

resultados se refuerza si se presentan separadamente los gastos o ingresos no

usuales, anormales e infrecuentes.

Importancia relativa o materialidad: La relevancia de la información esta afectada

por su naturaleza e importancia relativa. En algunos casos la naturaleza de la

información, por si misma, es capaz de determinar su relevancia, por ejemplo, la

presentación de información sobre un nuevo segmento, puede afectar a la

evaluación de los riesgos y oportunidades a los que se enfrenta la empresa, con

independencia de la importancia relativa de los resultados alcanzados por ese nuevo

segmento en el periodo contable. En otros casos, tanto la naturaleza como la

importancia relativa son significativas, por ejemplo los saldos de inventarios,

mantenidos en cada una de las categorías principales, que son apropiados para la

actividad empresarial.

La información tiene importancia relativa, o es material, cuando su omisión o

presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas de los usuarios,

tomadas a partir de los estados financieros. La materialidad depende de la cuantía

de la partida omitida, o del error de evaluación en su caso, juzgados siempre dentro

de las circunstancias particulares de la omisión o el error. De esta manera, el papel

de la importancia relativa es suministrar un umbral o punto de corte, más que ser una

característica cualitativa primordial que la información ha de tener para ser útil.

FIABILIDADPara ser útil, la información debe también ser fiable. La información posee la cualidad

de fiabilidad cuando esta libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios

pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que

puede esperarse razonablemente que represente.

44

La información puede ser relevante, pero tan poco confiable en su naturaleza, que su

reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente de equívocos, por ejemplo, si

se encuentra en disputa judicial la legitimidad e importe de una reclamación por

daños, puede no ser apropiado para la empresa reconocer el importe total de la

reclamación en el balance general, auque pudiera no ser apropiado para la empresa

reconocer el importe total de la reclamación en el balance general, puede resultar

apropiado, sin embargo, revelar el importe y circunstancias de la reclamación.

Representación fiel: Para ser confiable, la información debe representar fielmente

las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede

esperar razonablemente que represente. Así por ejemplo, un balance general debe

representar fielmente las transacciones y demás sucesos que han dado como

resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en la fecha de la

información, siempre que cumplan los requisitos para su reconocimiento.

Buena parte de la información está sujeta a cierto riesgo de no ser el reflejo fiel de lo

que pretende representar. Esto no es debido al sesgo o prejuicio, sino mas bien a las

dificultades inherentes, ya sea a la identificación de las transacciones y demás

sucesos que deben captarse, ya sea al proyectar y aplicar las técnicas de medida y

presentación que pueden producir los mensajes que se relacionan con esas

transacciones y sucesos. En ciertos casos, la medida de los efectos financieros de

las partidas puede tener tanta incertidumbre que las empresas, por lo general, no los

reconocen en los estados financieros. Por ejemplo auque muchas empresas generan

con el tiempo una plusvalía, es usualmente difícil identificar o medir fiablemente tal

activo intangible.

En otros casos, sin embargo, puede ser relevante reconocer ciertas partidas y revelar

el riesgo de error que rodea su reconocimiento y medida.

La esencia sobre la forma: Si la información sirve para representar fielmente las

transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, es necesario que estos se

contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no

meramente según su forma legal. La esencia de las transacciones y demás sucesos

45

no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal o trama externa. Por

ejemplo, una empresa puede vender un activo a un tercero de tal manera que la

documentación aportada de a entender que la propiedad ha pasado a este tercero.

Sin embargo, pueden existir simultáneamente acuerdos que aseguren a la empresa

el continuar disfrutando de los beneficios económicos incorporados al activo en

cuestión. En tales circunstancias, presentar información sobre la existencia de una

venta, podría no representar fielmente la transacción efectuada.

Neutralidad: Para ser fiable, la información contenida en los estados financieros

debe ser neutral, es decir, libre de sesgo o prejuicio. Los estados financieros no son

neutrales si, por la manera de captar o presentar la información influyen en la toma

de una decisión o en la formación de un juicio, a fin de conseguir un resultado o

desenlace predeterminado.

Prudencia: No obstante, los elaboradores de estados financieros tiene que

enfrentarse con las incertidumbres que inevitablemente, rodean muchos

acontecimientos y circunstancias, tales como la recuperabilidad de los saldos

dudosos, la vida útil probable de las propiedades, planta y equipo o el número de

reclamaciones por garantía post-venta que pueda recibir la empresa. Tales

incertidumbres son reconocidas mediante la presentación de información acerca de

su naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación

de los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de

precaución, al realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones requeridas al

realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones

de incertidumbre, de tal manera que los activos o los ingresos no se sobrevaloren, y

que las obligaciones o los gastos no se infravaloren. Sin embargo, el ejercicio de la

prudencia no permite, por ejemplo, la creación de reservas ocultas o provisiones

excesivas, la minusvaloración deliberada de activos o ingresos ni la sobre valoración

conciente de obligaciones o gastos, porque de lo contrario los estados financieros no

resultarían neutrales y, por tanto, no tendrían la cualidad de fiabilidad.

46

Integridad: Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser

completa dentro de los limites de la importancia relativa y el costo. Una omisión

puede causar que la información sea falsa o equivoca, y por tanto no fiable y

deficiente en términos de relevancia.

COMPARABILIDADLos usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una

empresa a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación

financiera y del desempeño. También deben ser capaces los usuarios de comparar

los estados financieros de empresas diferentes, con el fin de evaluar su posición

financiera, desempeño y cambios en la posición financiera en términos relativos. Por

tanto, la medida y presentación del efecto financiero de similares transacciones y

otros sucesos, deben ser llevadas a cabo de una manera coherente por toda la

empresa, a través del tiempo para tal empresa y también de una manera coherente

para diferentes empresas.

Una implicación importante, de la característica cualitativa de la comparabilidad, es

que los usuarios han de ser informados de las políticas contables empleadas en la

preparación de los estados financieros, de cualquier cambio habido en tales políticas

y de los efectos de tales cambios. Los usuarios necesitan ser capaces de identificar

las diferencias entre las políticas contables usadas, para similares transacciones y

otros sucesos, por la misma empresa de un periodo a otro, y también por diferentes

empresas. La conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad,

incluyendo la revelación de las políticas contables usadas por la empresa, es una

ayuda para alcanzar la deseada comparabilidad.

La necesidad de comparabilidad no debe ser confundida con la mera uniformidad y

tampoco debe permitirse que llegue a ser un impedimento para la introducción de

normas contables mejoradas. No es apropiado, para una empresa, continuar

contabilizando de la misma forma una transacción u otro suceso, si el método

adoptado no guarda las características cualitativas de relevancia y fiabilidad.

47

También es inapropiado para una empresa conservar sin cambios sus políticas

contables cuando existen otras más relevantes o fiables.

Puesto que los usuarios desean comparar la situación financiera, desempeño y flujos

de fondos de una empresa a lo largo del tiempo, es importante que los estados

financieros muestran la información correspondiente a los periodos precedentes27.

3.7. CONSIDERACIONES GENERALES LOS ESTADOS FINANCIEROSLos estados financieros deben presentar fielmente la situación y desempeño

financiero de la empresa, así como sus flujos de efectivos. La aplicación correcta de

las Normas Internacionales de Contabilidad acompañada de informaciones

adicionales cuando sea preciso, dará lugar, en la práctica totalidad de los casos, a

estados financieros que proporcionen esa presentación razonable.

Toda empresa cuyos estados financieros sigan las Normas Internacionales de

Contabilidad deben dar cuenta de este hecho. No debe declararse que los estados

financieros siguen las Normas Internacionales de Contabilidad, a menos que

aquellos cumplan con todos los requisitos con cada Norma, así como las

interpretaciones pertinentes que sobre las mismas haya emitido el comité de

interpretaciones.

En la extremadamente rara circunstancia de que la gerencia llegue a la conclusión de

que el cumplimiento de un requisito exigido por una Norma podría confundir, y por

tanto que es preciso abandonarlo para lograr una presentación razonable, la

empresa debe informar sobre los siguientes extremos:

a. Que la gerencia ha llegado a la conclusión que los estados financieros que se

presentan constituyen la presentación razonable de la situación y desempeño

financiero, así como los flujos de efectivo de la empresa;

27 Normas Internacionales de Contabilidad 2001, Páginas 57-62

48

b. Que la empresa ha cumplido en todos sus extremos significativos con las Normas

Internacionales de Contabilidad aplicables, salvo en lo que respecta a la Norma que

ha abandonado para lograr la presentación razonable;

c. La Norma que la empresa ha dejado de cumplir, la naturaleza de la disensión

sobre la misma, con el tratamiento que la Norma requeriría, las razones del

abandono de ese tratamiento en la circunstancias actuales y el tratamiento

alternativo adoptado;

d. El impacto financiero que ha supuesto el abandono descrito en los resultados

netos de la empresa, en los activos, pasivos, patrimonios netos y flujos de efectivo

para cada periodo sobre el que se presente información

Cuando se aplique una Norma Internacional de Contabilidad antes de su entrada en

vigor, porque esta posibilidad este contemplada en el texto de la misma, tal hecho

debe ser objeto de revelación en los estados financieros

La gerencia de la empresa debe seleccionar y aplicar las políticas contables, de

forma que los estados financieros cumplan con todos los requisitos establecidos en

cada una de las Normas Internacionales de Contabilidad y en cada una de las

interpretaciones emanadas del comité de interpretaciones. Cuando no exista un

requisito específico, la gerencia debe desarrollar los procedimientos oportunos para

asegurar que los estados financieros suministran información que es:

a. Relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios, y

b. confiable, en el sentido de que los estados financieros:

i. Presentan razonablemente los resultados de las operaciones y la situación

financiera de la empresa;

ii. Reflejan la esencia económica de los sucesos y transacciones y no

meramente su forma legal;

iii. Son neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos;

iv. Son prudentes; y están completos en todos sus extremos significativos.

49

Las políticas o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas

y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus

estados financieros

En ausencia de Normas Internacionales de Contabilidad específicas, o bien de

interpretaciones emanadas del comité de interpretaciones, la gerencia procederá a

utilizar su criterio con el fin de adoptar un principio o política contable que suministre

la información más útil a los usuarios de los estados financieros. Al formar su criterio,

la gerencia deberá considerar:

a. Los requisitos y guías establecidos por las Normas Internacionales de

Contabilidad al tratar con temas similares o relacionados;

b. Las definiciones, así como los requisitos de reconocimiento de medición,

establecidos por el IASC, en su marco conceptual; y

c. Los pronunciamientos de otros organismos reguladores contables, así como las

prácticas aceptadas por las empresas, si bien solo en la medida en que resulten

consistentes con lo establecido en los apartados a y b anteriores.

La presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros debe ser

conservada de un periodo a otro a menos que:

a. Se produzca un cambio en la naturaleza de las operaciones de la empresa, o una

revisión de la presentación de sus estados financieros, que demuestre que el cambio

va a dar lugar a una presentación más apropiada de los sucesos o transacciones, o

bien;

b. Sea obligado a realizar el cambio, por causa de la aparición de una Norma

Internacional de Contabilidad o de una interpretación emitida por el Comité de

Interpretaciones.

Cuando se produzca una adquisición o una venta importante de activos de la

empresa, o bien cuando está en revisión la forma de presentar los estados

financieros, se puede pensar que estos pueden tener una estructura de presentación

diferente. En estos casos la empresa deberá cambiar la forma de presentación solo

50

si la nueva estructura tiene visos de continuidad, o bien si quedan claros los

beneficios que va a proporcionar la nueva estructura. Cuando tienen lugar tales

cambios la empresa reclasifica la información comparativa que ofrezca de acuerdo

con el párrafo 40. Los cambios en la forma de presentación, para cumplir con la

normativa nacional, están permitidos siempre que la presentación revisada sea

coherente con las exigencias de esta Norma.

Cada partida que posea la suficiente importancia relativa debe ser presentada por

separado en los estados financieros. Las partidas de importes no significativos deben

aparecer agrupadas con otras de similar naturaleza o función.

No se deben compensar activos con pasivos, salvo cuando la compensación sea

exigida o este permitida por alguna Norma Internacional de Contabilidad.

Las partidas de ingresos o gastos deben ser compensadas cuando, y solo cuando:

a. Lo exija alguna Norma Internacional de Contabilidad; o bien

b. La ganancias, las pérdidas y los gastos correspondientes surgidos de la misma

transacción o suceso, o bien de un conjunto similar de ellos, no resulten

individualmente significativas.

Es importante que tanto las partidas de activo y pasivo, como las de gastos e

ingresos, cuando sean de importancia relativa, se presenten por separado. La

compensación de partidas ya sea en el balance de situación o en el estado de

resultados resta capacidad a los usuarios para comprender las transacciones

realizas por la entidad y para evaluar sus flujos futuros de efectivo, salvo en el caso

de que refleje exactamente la sustancia de la transacción o suceso en cuestión. La

presentación de los activos netos de correcciones valorativas, como por ejemplo

cuando se presentan los inventarios netos de las rebajas de valor por obsolescencia

y las deudas de clientes netas de las rebajas de valor por deudas incobrables, no

constituye un caso de compensación de partidas.

51

En la Norma Internacional de Contabilidad 18, Ingresos, se define el concepto de

ingresos y se exige evaluarlo según el valor razonable de la contrapartida recibida o

por recibir, teniendo en cuenta el importe de cualquier descuento comercial y rebajas

por volumen de ventas que sean practicadas por la empresa. Las empresas llevan a

cabo, en el curso normal de sus operaciones otras transacciones que son accesorias

respecto a las actividades que generan los ingresos más importantes. Los resultados

de tales transacciones se presentaran compensando los ingresos con los gastos que

genere la misma operación, siempre que este tipo de presentación refleje la

sustancia de la transacción. Por ejemplo:

a. Las pérdidas y ganancias por la venta de activos no circulantes, entre los que se

encuentran las inversiones financieras y los activos no corrientes de la explotación,

se suelen presentar netas, deduciendo del importe recibido por la venta el valor

contable del activo y los gastos relacionados con la desapropiación;

b. Los gastos que hayan sido reembolsados a la empresa como consecuencia de un

acuerdo contractual de terceros, se presentaran compensándolos con los

reembolsos efectivamente recibidos;

c. Las partidas extraordinarias pueden presentarse netas de los impuestos

correspondientes y de la parte que corresponde a intereses minoritarios, mostrando

las cantidades brutas por medio de notas.

Cuando se modifican la forma de presentación o la clasificación de las partidas en los

estados financieros, y con el fin de preservar la comparabilidad con la información del

periodo actual también se deben cambiar los informes correspondientes a la

información comparativa, a menos que resulte imposible hacerlo. En estos casos se

deben presentar información respecto a la naturaleza, importes y razones que avalan

la modificación efectuada. Siempre que sea imposible reclasificar los importes de la

información comparativa, la reclasificación, así como la naturaleza de los cambios

que habrían sido practicados si la información se hubiere presentado debidamente

reclasificada28.

28 Norma internacional de Contabilidad Nº1, 2001, páginas 94-103

52

3.8. SISTEMAS DE CONTABILIDADSistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen

las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose

de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le

permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para

controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por

medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones

administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su

estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de

procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el

esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad

importante de la misma29.

3.8.1. CONCEPTOS Consiste en la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas,

procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo,

entradas, gastos y los resultados de las transacciones30.

Es el sistema que una empresa implanta en el departamento de contabilidad y

según el cual se preparan los Estados Financieros. En el sistema se especifican las

funciones de los empleados de contabilidad, se describen los documentos a utilizar

en las transacciones contables, así como los libros y registros contables que se han

de establecer, las grandes empresas deben implantar sistemas bien organizados y

controlados estrictamente, de manera que garanticen que no se produzcan pérdidas

por ineficiencia o robo, y que puedan proporcionar la información requerida cuando

esta se solicite.31

29 www.lafacu.com/apuntes/contabilidad/conta_siste/default.htm30 Diccionario para contadores, Eric L. Kohler, 1981, página 48431 Términos y Procedimientos Contables, Diane Houghton, Ralph G. Wallace, Pág. 253.

53

Sistema de Contabilidad significa una serie de tareas y registros de una entidad

por medio de los que se procesan las transacciones, como un medio de mantener

registros financieros. Dichos sistemas identifican, reúnen, realizan, calculan,

clasifican, registran, resumen, e informan transacciones y otros eventos32.

3.9. CONTROL CONTABLEForma parte del control interno de las organizaciones. “Comprende el plan de

organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver

principalmente y estan relacionados directamente con la protección de los activos y

la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales

como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas relativas a la

anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las

operaciones o custodia de los activos, los controles físicos sobre los activos y la

auditoría interna33.”

4. CRONOMETRIZACIÓNLa palabra cronometrización etimológicamente se extrae de dos vocablos griegos:

“Crono” y “Metria”, el primero se puede definir como un prefijo del griego Khronos

que significa tiempo y el segundo que significa medición.

La cronometrización es utilizada en competiciones deportivas que requieren de

mucha precisión en la medición del tiempo, debido a que para la definición del

ganador en estos eventos deportivos siempre es, por milésimas de tiempo. Algunas

de estas competiciones pueden ser: la natación, atletismo, automovilismo, ciclismo,

motociclismo, entre otras.

La cronometrización, además de tener aplicabilidad en los deportes, puede ser

aplicada en el ámbito empresarial y en cualquier área funcional u operacional de la

empresa.

32 Normas Internacionales de Auditoria, IFAC, 4ª Edición, NIA 400, Pág. 118 párrafo 7.33 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría ( SAS 1 ), Instituro Mexicano de Contadores Públicos, 1995, Pág.29-30

54

La cronometrización consiste en la medición exacta del tiempo empleado en la

realización de una determinada actividad.

El término cronometrización, dentro del ámbito empresarial se puede definir como un

proceso de medición en cualquier área funcional u operacional de la empresa, no

importando el giro ordinario de la misma. También se puede definir como un sistema

métrico aplicable en cualquier proceso, que ayudará a la administración a través de

la medición de las actividades o de los estándares a detectar errores oportunamente.

Como por ejemplo: el realizar el cobro en un tiempo no adecuado podría causar

problemas de liquidez a la empresa.

La cronometrización ayudaría a resolver o minimizar los riesgos de pérdidas de

tiempo en la realización de cualquier actividad, ya sea directa o indirectamente, a

través del establecimiento de parámetros de medición adecuados u óptimos;

contribuyendo de esta forma a lograr los objetivos generales de las empresas.

Siendo las cuentas por cobrar, de gran importancia para las empresas, el

cronometrar o establecer los tiempos necesarios en cada proceso de la gestión de

cobro, desde el otorgamiento hasta la recuperación de los créditos otorgados;

contribuiría en gran medida a mantener un nivel de solvencia necesario para seguir

operando y poder mantenerse dentro del mercado.

4.1. CRONÓMETROReloj de gran precisión para determinar la posición (longitud) en el mar y los tiempos

empleados en pruebas deportivas y experimentos científicos.

La aplicación del cronómetro es la de un reloj que mide con gran precisión, un tiempo

determinado. Se usa también en competiciones deportivas, y en medición de tiempos

en carreras de animales.

Los cronómetros son relojes mecánicos de alta precisión y eran empleados por los

navegantes para determinar la longitud geográfica y calcular su posición en alta mar.

Asimismo eran usados por astrónomos y joyeros para calibrar instrumentos de

55

medida. El primer cronómetro eficaz fue construido en 1761 por el relojero británico

John Harrison. Era un instrumento portátil montado sobre balancines para mantener

el delicado mecanismo en posición horizontal34.

4.2. CRONOMETRÍAEl término cronometría se define como la técnica de la medición exacta del tiempo.

La cronometría es utilizada para medir el tiempo en los deportes de alta competición,

sin embargo, esta medición puede ser aplicada en cualquier situación o actividad,

con la finalidad de calcular la efectividad de los mismos o el tiempo en que se realiza

cada paso o proceso implicado en la actividad que se va evaluar.

5. MEDICIÓNLa medición se puede realizar a través de la observación, los informes financieros,

otros informes, y datos estadísticos.

La información obtenida gracias a la medición es evaluada para así poder determinar

si una acción debe ser llevada a cabo o no.

5.1. MEDICION DEL DESEMPEÑOEl administrador debe saber cuánto tiempo le tomará realizar un trabajo al operario o

quien realiza una operación para lo siguiente:

Balancear el trabajo- tareas de igual duración

Qué recursos se requerirán

Cuánto pagar al personal

Niveles de capacidad específica

Evaluar cuánto cargar a los clientes

Formas alternativas de realizar el trabajo

34 Enciclopedia Microsoft Encarta 2002.

56

El propósito de la medición del desempeño es averiguar cuánto debe tardarse en

realizar el trabajo. Esta información se puede usar para dos objetos principales:

En primer lugar, se puede emplear retrospectivamente para valorar el rendimiento

en el pasado.

En segundo lugar, se puede utilizar prospectivamente para fijar los objetivos

futuros.

La medición del desempeño se refiere a estimar la cantidad de tiempo que el

trabajador requiere para generar una unidad de resultado. Generalmente, la meta

final de la medición del trabajo es desarrollar estándares de trabajo directo que se

utilizarán para la planeación y control de las operaciones, consiguiendo así una

elevada productividad del trabajo directo.

Se deben identificar los indicadores que monitorean la satisfacción de los diferentes

grupos de interés de la organización, para que las diferentes áreas acepten el

sistema y la medición del negocio sea integral y objetiva. La medición de desempeño

debe visualizarse como un sistema, mas que como un seguimiento de índices a

medir.

Los resultados de la medición del desempeño nos permiten planear, realizar, verificar

y mejorar:

Conocer la situación real

Evaluamos la necesidad de cambio

Controlamos los procesos críticos de la organización

Fijamos prioridades

Establecemos metas claras y alcanzables

Decidimos cuándo incrementar responsabilidades

Determinamos cuándo proporcionar capacidad adicional

Evaluamos el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés

Monitoreamos la mejora en el nivel de operación y servicio.

57

La medición es la base real del mejoramiento: si no se mide, no se controla y si no

se controla no se administra.

Una vez identificado cuáles son los indicadores de desempeño que deben medirse,

se le dará prioridad a aquellos que impacten en mayor grado en el plan de negocios.

¿Qué debemos Medir?

Debemos medir la rentabilidad, eficiencia y efectividad de la operación.

Debemos medir aquellos otros indicadores que impacten directamente en el

grado de satisfacción de los grupos de interés.

¿Quién debe medir?

La persona más indicada para llevar a cabo la medición es la que realiza la

actividad, de esta manera tendrá retroalimentación inmediata y un mejor

entendimiento del trabajo que desempeña.

¿ Por qué debemos medir?

La medición es necesaria para proveer retroalimentación y con base en ella tomar

acciones de mejora continua.

Debe hacerse periódica y continuamente.

La medición enfoca la atención en factores que contribuyen en lograr la visión,

misión y objetivos de la organización.

Muestra qué tan efectivamente se utilizan los recursos.

Sirve de apoyo para fijar metas y monitorear tendencias.

Proveen la información para analizar problemas recurrentes y fuentes de error.

Identifican oportunidades de mejora.

Dan a los empleados un sentimiento de logro.

Propician transparencia en el proceso operativo.

Fomentan el espíritu de trabajo y hábitos de mejora.

58

Es importante seguir una mecánica de medición para asegurar que el proceso de la

obtención de resultados, se realice de la misma manera en todos los niveles de la

organización.

5.2. MECÁNICA DE MEDICIÓN. Selección de que se quiere medir y objetivos de medición.

Selección de los diferentes niveles en los cuales se obtiene la medición.

Definición de los responsables de la medición.

Definición de la periodicidad de medición y calendario de entrega de información.

Definición de los datos necesarios para la medición de cada indicador y fuente de

obtención de los mismos, evitando discrepancias innecesarias.

Determinar el procedimiento básico de cálculo.

Interpretación de los análisis.

Definición del ambiente restrictivo de la medición en caso de que exista.

Para conducir efectivamente el esfuerzo de medición, se deben seleccionar

inicialmente aquellos indicadores de desempeño, que impacten directamente en la

visión, misión y objetivos.

Se consideran cinco características importantes para seleccionar los indicadores de

desempeño a medir inicialmente:

1. Ser consistentes con la visión, misión, objetivos estratégicos y factores críticos de

éxito de la organización.

2. Proveer la máxima información con pocas y sencillas medidas, en lo posible.

3. Enfocarse a lo que desean los grupos de interés en la organización y revelar su

cumplimiento.

4. Permitir a los miembros de la organización, a todos los niveles, ver como sus

decisiones afectan a todo el negocio.

5. Apoyar el aprendizaje y la mejora continua de la organización.

59

5.3. INCERTIDUMBRE DE LA MEDICIÓNToda medición está afectada siempre por alguna incertidumbre. El resultado de una

medición está completo si se acompaña de un valor estimado de incertidumbre de

dicha medición. Las incertidumbres pueden provenir de fuentes diversas, como del

instrumento de medida, del objeto que está siendo medido, del medio ambiente, del

operador y también de otras fuentes que deben analizarse separadamente.

Las incertidumbres pueden estimarse utilizando el análisis estadístico de un conjunto

de mediciones y utilizando otras fuentes de información de los procesos de medición.

Existen reglas establecidas para calcular una estimación global de la incertidumbre, a

partir de sus componentes elementales. El uso de buenas prácticas de laboratorio,

cálculos minuciosos, mantener buenos registros en los archivos, y controlar

repetidamente los datos, resultados y procedimientos; pueden reducir las

incertidumbres de medición.

Cuando se calcula y establece la incertidumbre en una medición, se puede juzgar la

aproximación de la misma al propósito buscado con dicha medición.

¿ Qué es la incertidumbre de una medición? La incertidumbre de una medición

está asociada generalmente a su calidad. La incertidumbre de una medición es la

duda que existe respecto del resultado de dicha medición. Usted puede pensar que

las reglas graduadas están bien hechas, que los relojes y los termómetros deben ser

veraces y dar resultados correctos, sin embargo, en toda medición, aún en las más

cuidadosas; existe siempre un margen de duda.

Expresión de la incertidumbre de medición. Dado que existe siempre un margen

de duda en cualquier medición, necesitamos conocer ¿cuán grande es ese margen?

Por esto, se necesitan dos números para cuantificar una incertidumbre.

60

Uno es el ancho de ese margen, llamado intervalo, el otro es el nivel de confianzaque establece cuán seguro se está, que el “valor verdadero” cae dentro de ese

margen35.

5.4. MEDICIÓN DE TIEMPOSLa medición de tiempos generalmente se lleva a cabo con un cronómetro, ya sea en

el lugar de trabajo o al analizar una película del mismo. En lo que se refiere a

procedimientos, el trabajo o la tarea sujetos del estudio se separan en partes o

elementos mensurables y se registra el tiempo para cada elemento. Después de

varias repeticiones se promedian los tiempos obtenidos. Luego se suman los

promedios de los elementos y el resultado es el tiempo de ejecución del operador36.

El método más ampliamente utilizado para establecer trabajos estándar en la

actividad manufacturera, es la técnica llamada “estudio de tiempos”. Sin entrar en

demasiados detalles el procedimiento incluye seis pasos importantes37:

1. El trabajo seleccionado debe estar estandarizado en término de equipo y

materiales, y la persona ser representativa de todos los operadores.

2. Seleccionar un ciclo de trabajo. Identificar los elementos del trabajo que

conforman un ciclo completo. Decidir cuántos ciclos se desean cronometrar.

3. Tomar el tiempo a todos los ciclos. Los trabajadores se comportan de manera

muy diferente cuando se esta verificando su desempeño; las reacciones más

comunes son resentimientos, nerviosismo y disminución en el ritmo de trabajo. Para

minimizar estos efectos puede ser útil repetir el estudio, estudiar varios trabajadores

y permanecer enfrente de otros, mientras se esté estudiando un trabajo.

4. Calcular el tiempo normal basado en el tiempo de los ciclos.

5. Determinar los ajustes en el tiempo por necesidades personales, demoras y

fatigas.

35 Introducción a la Incertidumbre de las Mediciones, Centro Nacional de Metrología de Panamá, 1999 Páginas 2-3.36 Dirección y Administración de la Producción y de las Operaciones, Chase Aquiliano, 6ª Edición, 1998, Pág.511.37 Administración de la Producción y las Operaciones, Everett E. Adam, 4ª Edición, 1991, Pág.346-347.

61

6. Establecer el estándar de desempeño como la suma de los tiempos normales

observados y los ajustes necesarios (la suma de los tiempos definidos en los pasos

3,4 y 5)

6. CUENTAS POR COBRARRegistra los derechos a cobrar a favor de la empresa, en esta podemos incluir a los

deudores, los clientes, y otros cargos entregados a ejecutivo y empleados de la

empresa, pero para efectos del presente estudio solo se consideraran las resultantes

por la operación ordinaria o giro de la empresa.

6.1. CONCEPTOLas cuentas por cobrar son importes pagaderos que proceden generalmente de la

venta de bienes o servicios. Pueden representar igualmente importes devengados

como alquileres, intereses y otros; los efectos a cobrar suponen una prueba más a

cobrar, del endeudamiento contraído, pero esta característica no los hace más

fácilmente cobrables que las cuentas a cobrar. En general los efectos a cobrar se

negocian y pignoran para préstamos más fácilmente que las cuentas a cobrar y en

consecuencia, son considerados más líquidos que ellas. Sin embargo en la práctica

esta distinción es superficial.

Las cuentas por cobrar representan el total de las cuentas pendientes de cobro

originadas por operaciones comerciales de las empresas. Se deduce del total de una

reserva para deudas cuyo cobro es dudoso, con el objeto de fijar la cantidad neta

que la empresa tiene probabilidad de cobrar. 38

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo recursos económicos

propiedad de una empresa que le generarán un beneficio en el futuro. Forman parte

del activo corriente. Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro

se encuentran: Clientes, documentos por cobrar, funcionarios y empleados, deudores

38 Análisis de Estados Financieros, Leopold A. Bernsten, 2ª Edición, 1997, Pág.133.

62

diversos, así mismo pueden existir otras cuentas tales como intereses por cobrar,

dividendo por cobrar y otros conceptos más por cobrar.

6.2. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRARLas cuentas por cobrar para fines de valuación se clasifican en:

Buenas, dudosas e incobrables. Las primeras son las cuentas no vencidas que

seguramente serán pagadas a su vencimiento.

Las cuentas dudosas son las de deudores de créditos poco satisfactorio y las

cuentas ya vencidas. Las cuentas incobrables son las que quedan pendientes

después de haberse agotado los recursos ordinarios de cobro. Estas cuentas, por lo

general deben cancelarse con cargo a la reserva y no incluirse en las cuentas por

cobrar.

Las cuentas por cobrar también pueden clasificarse de acuerdo al tiempo de

recuperación de estas en corto plazo y largo plazo

Las cuentas a cobrar de corto plazo son clasificadas en el activo corriente y deben

realizarse o cobrarse razonablemente en el plazo de un año o en el ciclo normal de

explotación de una empresa.

El ciclo normal de explotación es un concepto importante a la hora de clasificar las

partidas como corrientes o no corrientes. El ciclo de explotación abarca

generalmente todo el periodo que transcurre desde el compromiso de tesorería para

compras, hasta el cobro de las cuentas resultantes de la venta de bienes o servicios.

Si el intervalo normal de cobro de las cuentas a cobrar es superior a un año (largo

plazo), es adecuado incluirlas en el activo no corriente, puesto que el periodo de

cobro es el normal y previsto para el tipo de actividad que desarrolla la empresa. Por

su naturaleza, ciertos tipos de cuentas deben revelarse en forma independiente,

ejemplo de ello son las cuentas a cobrar a compañías afiliadas, así como de

directivos o empleados.

63

6.3. CONTABILIZACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRARLas cuentas por cobrar son generadas por las ventas al crédito que realiza la

compañía. Al efectuarse el cobro de las mismas, se incrementa el efectivo.

El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende a clientes mercancías o

servicios, a crédito y el término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar

en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o

servicios. Por lo general en los negocios esta promesa se expresa con el importe de

efectivo que se cobrará dentro de los próximos 30 días o más, según el periodo de

pago acordado.

Para registrar la cuenta por cobrar por la venta de una mercancía o servicio a crédito,

se hace un cargo a “Clientes” y se abona a “Ventas” o “Ingresos por Servicios.”39

6.4. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAREsta es una labor realizada por el encargado de las finanzas, para lo cual se auxilia

de algunas herramientas financieras que son de mucha utilidad para lograr una

planificación y un control efectivo de las cuentas por cobrar.

A través del control de las cuentas por cobrar podemos trabajar más eficientemente

en la búsqueda de nuestros objetivos de liquidez y rentabilidad.

La administración de las cuentas por cobrar tiene relación directa con las políticas de

crédito vigente, pues ellas nos brindan la pauta para medir la eficiencia con que se

esta trabajando.

6.5. PLANIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAREsta se llevará a cabo en concordancia con las políticas de crédito de las cuales ya

hemos expuesto anteriormente las bases sobre las cuales son establecidas y los

objetivos que tratamos de alcanzar a través de su práctica. Las políticas en cuanto a

plazos, montos y condiciones especiales de descuento son el resultado de diversos

39 Contabilidad Financiera, Gerardo Guajardo Cantú, segunda edición, 1999, Pág.383

64

elementos que debemos considerar para situarnos en un punto adecuado dentro del

plano de competencia en el mercado.

Ella nos proporciona los lineamientos para planificar nuestras cuentas por cobrar de

cuyos objetivos principales podemos mencionar:

Mantener una inversión adecuada a nuestra capacidad financiera de las cuentas

por cobrar: Nosotros debemos planificar nuestra inversión en cuentas por cobrar,

partiendo de nuestra capacidad financiera representada por el capital de trabajo,

para determinar cuáles son las necesidades de financiamiento; así como también

cuáles son nuestras proyecciones de gastos a través de los presupuestos.

Así conoceremos la capacidad de crédito otorgable o si no podemos dar crédito y

necesitamos vender al contado. Esta última posición es muy difícil de realizar pues

como ya lo hemos mencionado, nos desenvolvemos en un mercado altamente

competitivo.

Situarnos en una posición concordante con la competencia para poder disputar

ventajosamente el mercado: además de considerar nuestra propia capacidad no

debemos olvidar la competencia en el ramo y realizar los esfuerzos necesarios para

situarnos en un plano, sino de ventaja, que por lo menos nos permita mantenernos

en la lucha de conservar e incrementar nuestro mercado de consumo.

Si los plazos utilizados por la competencia son de 60 días por ejemplo, difícilmente

podremos retener o aumentar nuestros compradores, si únicamente podemos vender

a 30 días.

Minimizar los costos marginales de las cuentas por cobrar: Es importante

analizar que estos son motivados por los incrementos en los volúmenes de venta

debido a mayor elasticidad del crédito para comparar si la rentabilidad producida por

el aumento en ventas es superior a los costos que ellos originan. Recordemos que al

establecer créditos más amplios se incrementan consecuentemente los volúmenes

de venta, los gastos administrativos, la inversión en cuentas por cobrar y también es

65

de esperar que se aumenten las pérdidas por cuentas incobrables.

Lograr una recuperabilidad eficiente que nos permita cumplir con nuestros

programas financieros proyectados: El objetivo de liquidez para la empresa es

alcanzable únicamente si logramos eficiencia en la recuperabilidad de nuestras

cuentas por cobrar. Pues solo así cumpliremos con nuestras obligaciones y

podremos realizar satisfactoriamente nuestros presupuestos de efectivo ya

establecidos.

Para lograr éxito en la planificación de las cuentas por cobrar, tenemos que valernos

de medios de control adecuados que nos permitan evaluar los resultados obtenidos y

ajustarnos a nuestra programación.

Controlar las cuentas por cobrar: La labor de control en la administración de las

cuentas por cobrar es sumamente importante pues ello nos permite valorizar los

resultados obtenidos y para ello deberán buscarse los métodos o herramientas

financieras necesarias para ponderar esos resultados40.

6.6. UTILIZACIÓN DEL ANÁLISIS FINANCIERO PARA LA ADMINISTRACIÓN DELAS CUENTAS POR COBRAR

Al igual que cuando se estudia la posibilidad de otorgar un crédito, la empresa

necesita analizar su situación interna.

La empresa debe analizar su situación económica a corto plazo como a largo plazo.

A corto plazo porque los proveedores esperan se les pague al vencimiento de las

facturas, estudian los activos corrientes que pueden convertirse en efectivo dentro

del curso normal de los negocios; es decir el efectivo generado por las ventas al

contado y los cobros de las ventas al crédito. Interesa también la relación de los

activos financiados por los accionistas.

40 Adecuado Manejo de Cuentas por Cobrar, Tesis UCA, Peña Meléndez, año 1998, Páginas 95-103.

66

El análisis financiero hace uso de algunos índices, los cuales se mencionan a

continuación:

Índice de Rotación de las Cuentas por cobrar y Periodo de cobroPor medio del análisis del índice de rotación de las cuentas por cobrar y periodo de

cobro se puede evaluar la política de otorgamiento y recuperación del crédito y esto

es muy importante debido a que tiene relación directa con la liquidez y programas de

financiamiento, que están dentro de los objetivos de la planificación de las cuentas

por cobrar.

Este índice se obtiene relacionando las ventas al crédito anuales o las ventas netas

con el saldo o saldo promedio de las cuentas por cobrar, que se obtiene sumando el

saldo inicial con el saldo final de cuentas por cobrar y dividiendo entre dos.

Rotación de Cuentas por Cobrar = Ventas Netas

Saldo promedio de Cuentas por Cobrar

El resultado representa las veces que se recupera la inversión en cuentas por cobrar,

durante el año. Así por ejemplo:

400.000,20$00.000,80$

=

El resultado indica una rotación de 4 veces. Esto significa que en un año se rescatan

las cuentas por cobrar 4 veces, es decir cada 3 meses.

Se puede obtener un dato más preciso sobre el periodo medio de cobro a través de

la rotación diaria, así:

Rotación Diaria = 360 días (Año comercial)

Rotación de Cuentas por Cobrar

67

Siguiendo con el ejemplo tenemos:

904

360=

De esta forma se determina el número de días promedio en que se recuperan las

cuentas por cobrar y esto permite proyectarse en una forma más precisa.

El atraso en la recuperación de las cuentas por cobrar puede ser motivado por:

a. Análisis incompleto para el otorgamiento de los créditos

b. Inoportunidad del departamento de cobros en la recuperación de las cuentas por

cobrar

c. Situación económica del cliente.

Cualquiera que sea el motivo, este tipo de control da la señal para investigar a fondo

la causa real de tal situación y tomar las medidas pertinentes del caso.

La obtención de éste índice de control de las cuentas por cobrar, sirve para medir la

eficiencia interna en el otorgamiento y recuperación del crédito, agilizar las gestiones

para hacer efectiva las cuentas pendientes de pago y establecer la posición de la

empresa en relación con la competencia. Esto último se obtiene comparando el

promedio de recuperación del crédito con el promedio vigente de la actividad del

ramo.

Tendencia en el Índice de Rotación de las Cuentas por CobrarUtilizando los índices de rotación de las cuentas por cobrar se puede también

detectar qué tendencias puedan estar generándose en la empresa. Este tipo de

análisis es muy importante porque una empresa que actualmente esté rindiendo

utilidades, puede al mismo tiempo estar generando tendencias desfavorables.

Las cuentas por cobrar en el presupuesto de efectivoLa elaboración de los presupuestos es muy importante porque estos constituyen las

herramientas necesarias para lograr una planificación y un control eficiente.

68

A través de los presupuestos se presenta numéricamente toda una gama de

previsiones sobre actividades futuras y mediante su comprobación con los resultados

reales obtenidos se puede valorizar la eficiencia de las cuestiones y gestiones

administrativas, establecer si se está trabajando en mayor, igual o menor cuantía de

las estimaciones proyectadas de acuerdo a las capacidades de la empresa.

En las empresas existe una gran variedad de presupuestos, de los cuales se

mencionan como ejemplo únicamente los presupuestos de ventas, presupuestos de

publicidad, presupuestos de compras y presupuestos de gastos generales, los cuales

son básicos para la elaboración de los presupuestos de efectivo.

Incidencia de las Cuentas por Cobrar en los Presupuestos de EfectivoLa mayor fuente de ingresos para una empresa en marcha está representada por la

recuperación de sus cuentas por cobrar. Por ello se considera importante mencionar,

cómo los ingresos obtenidos por éste concepto se integran en la elaboración de un

presupuesto de efectivo.

Un presupuesto de efectivo se integra con la aportación de todos los resultados

obtenidos en las proyecciones de los presupuestos individuales elaborados para

ventas, compras, etc. Todos ellos son independientes entre sí para la proyección

total de la empresa.

6.7. ESTIMACIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLESEs normal que un negocio que vende mercancías y servicios al crédito tenga algunos

clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como “cuentas

incobrables” y se clasifican bajo el nombre de gastos por cuentas incobrables, en la

rubro “gastos de ventas” del estado de resultados. El monto de gastos por cuentas

incobrables que resulten, variará de acuerdo con las políticas generales de crédito de

la compañía.

69

Periódicamente se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una

cifra razonable de pérdidas en las cuentas por cobrar, lo cual aparecerá como gastos

en el estado de resultados. Cuando algunas cuentas de clientes se vuelven dudosas

o incobrables se deben disminuir para que muestren la suma estimada de futuros

cobros; de no hacerlo, el importe que se refleje en el balance general no se ajustaría

a la realidad y la situación financiera de la empresa que se presentaría a los

administradores, acreedores y otros grupos interesados, sería engañosa. El valor en

el balance general se ajusta utilizando la cuenta de estimación de cuentas

incobrables de saldo acreedor, presentada después de la cuenta “clientes“.

Bajo ningún punto de vista se puede afirmar que las ventas al crédito realizadas por

una empresa serán cobradas en su totalidad, mas bien se debe considerar el riesgo

de incobrabilidad de las mismas y establecer una reserva que permita amortizar

dicha deuda en el período contable que corresponde.

Cuando se establecen políticas de créditos flexibles, la lógica indica que sus ventas

se incrementarán y consecuentemente la probabilidad de que algunas de estas

cuentas no se cobren, se incrementa. La gerencia o departamento de créditos debe

tratar por todos los medios a su alcance, de evitar que las cuentas no sean pagadas,

por lo tanto debe ejercer un control estricto sobre las mismas

Se considera una cuenta como incobrable cuando se presentan las siguientes

características:

Si no se ha efectuado ningún abono en un período de tiempo razonable.

Tendencia de la cuenta

Actitud del cliente frente a los descuentos por pronto pago.

Investigación e informes especiales.

El establecer las reservas para cuentas incobrables como una prevención contra

pérdidas es conveniente, porque de esta manera se contabilizará la pérdida en el

período que corresponde.

70

Existen algunas ventajas en la estimación de las cuentas incobrables:

La pérdida prevista se carga en el periodo en el cual se reconoce el ingreso.

El saldo de la cuenta “cliente” aparece en el balance general a su valor estimado

de realización o valor razonable.

7. DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROSEs un departamento de mucha importancia en toda empresa, debido a que se

encarga del otorgamiento y recuperación oportuna de los créditos concedidos.

7.1. CONCEPTOEs un área del departamento administrativo cuya magnitud va de acuerdo al tamaño

del establecimiento o empresa, organizado y determinado de acuerdo al giro de

estas. Estructurado tomando en cuenta la clase de clientes y cuantía de los mismos,

capaz de coordinar esfuerzos con el departamento de contabilidad, a fin de

establecer métodos prácticos para descubrir deficiencias que estén sucediendo al

conceder y recuperar los mismos.

Es este departamento el que verifica que se estén llevando los registros

correspondientes, ya sea para analizar las condiciones que tienen de los clientes

tanto al conceder créditos como los procedimientos de gestión de cobros. Además de

acuerdo al análisis e información sobre la antigüedad de saldos de las cuentas por

cobrar se establece la provisión respectiva de las cuentas incobrables.

Es aquí donde se establecen las instrucciones respectivas a los ejecutivos a través

de manuales, así como a toda aquella persona que participa en la ejecución de

conceder créditos, planifica y ejecuta los lineamientos para otorgar y recuperar

créditos

7.2. IMPORTANCIALa importancia de este departamento estriba en la utilidad de recopilar y proporcionar

la información necesaria para el otorgamiento de créditos.

71

Supervisión de los lineamientos establecidos por la empresa para el otorgamiento de

los créditos así como también de la recuperación de los mismos y de la planificación

de la gestión de cobros41.

7.3. ACTIVIDADES DE CRÉDITOS Y COBROS.Crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito coloca una

obligación a pagar por el comprador y da el derecho de pago al vendedor. La palabra

“Crédito” significa una transacción a pago futuro. El crédito es usado como medio de

cambio y como un agente de producción. Da flexibilidad a la oferta y a la demanda,

hace más productivo el capital, acelera la producción y la distribución, aumenta el

volumen de los negocios, facilita la transferencia de dinero y sirve para elevar el nivel

del manejo de los negocios.

La cobranza puntual es de vital importancia para el éxito de cualquier negocio que

vende al crédito. Cualquiera que sea la magnitud del negocio, sus utilidades

dependen principalmente del ciclo− la frecuencia de reinversión de su capital. El ciclo

frecuente, difícilmente puede ser acoplado con cobranzas lentas; estas niegan a una

firma el uso de su propio capital. No importa que tan generoso sea él, ni cuan grande

sea el volumen de ventas, las utilidades pueden ser proporcionalmente grandes a

menos que la cobranza se haga puntualmente.

CONTROL DE ENVÍOSEl sistema de envíos actualmente es muy utilizado en las empresas, pues este

documento permite agilizar el despacho de las mercaderías, ganando valioso tiempo

que es muy importante en la intensa actividad comercial en que se vive. Con su uso

no tenemos que esperar hasta que la facturación se ha realizado para poder

despachar la mercadería, lo cual significaría demora adicional. Permite además

presentar la facturación del mes en forma conjunta a la fecha de vencimiento que

puede ser a los 30 ó 60 días según lo convenido.

41 Adecuado Manejo de Cuentas por Cobrar, Tesis UCA, Peña Meléndez, 1998, Pág.62.

72

El formulario de envío es diseñado de tal forma que registre una descripción

completa de la mercadería despachada, el sistema de empaque utilizado, el medio

de transporte y otros datos importantes que nos permiten poseer un registro eficiente

para ser utilizado en el futuro en caso de que surjan algunas dudas de parte del

cliente. La obtención de la firma de “recibido de conformidad” es muy importante en

este documento.

La legislación de nuestro país regula este tipo de operaciones a través de la emisión

de Notas de remisión.

El Artículo 109 del código tributario establece lo siguiente:

Si el Comprobante de Crédito Fiscal no se emite al momento de efectuarse la

entrega real o simbólica de los bienes o de remitirse éstos, los contribuyentes

deberán emitir y entregar en esa oportunidad al adquiriente una “Nota de Remisión”

que amparará la circulación o tránsito de los bienes y mercaderías.

El Comprobante de Crédito Fiscal deberá emitirse en el mismo periodo tributario en

que se emita la Nota de Remisión respectiva, a más tardar, dentro de los tres días

siguientes a dicho período; y debiendo, asimismo, hacer referencia a la

correspondiente Nota de Remisión.

Estas notas deben cumplir con los requisitos señalados en la letra c) del artículo 114

de este código.

También los contribuyentes deberán emitir Notas de Remisión, cuando efectúen

envíos de bienes muebles y mercaderías en consignación, o traslados que no

constituyan transferencias.

REGISTRO DE FACTURASToda venta realizada origina una factura que contiene los datos principales de la

operación. En el caso de las ventas al crédito, la factura representa el documento

principal que nos permite obtener el pago de las mercaderías enviadas.

73

Generalmente la factura es elaborada con varias copias según la necesidad de la

empresa. Principalmente se hace un original para entregar al cliente al recibir el

pago, una copia para los registros de contabilidad, copia para el departamento de

créditos; una más que pueda archivar el departamento de cobranzas, si existe

independientemente, etc., este documento registra especialmente detalles del

cliente, fecha de la operación, cantidad de mercaderías enviadas, precios unitarios e

importe total de la venta. La firma de “recibido de conformidad” del cliente, si ya

aparece en el envío (documento ya estudiado) no es exigido en la factura, porque

para efectos de cobro ambos documentos se presentan conjuntamente.

Algunas empresas adoptan la modalidad de “envío-facturas”, en cuyo caso una copia

del documento se ocupa para el envío de las mercaderías y el original sirve de

factura para cobro. En este sistema el formulario utilizado debe contener una síntesis

de los datos mencionados particularmente tanto en envío como en la factura.

OTROS REGISTROSAdemás de los registros principales mencionados anteriormente la empresa necesita

otros registros complementarios que le permitan ejercer un control más eficiente de

sus operaciones crediticias.

Es muy importante el registro de datos para efectuar análisis estadísticos, así como

la preparación de reportes que permitan detectar cuentas atrasadas que ameritan

una atención especial a fin de evitar pérdidas ocasionadas por cuentas

irrecuperables.

Algunas empresas acostumbran realizar periódicamente (mensualmente, trimestral,

etc.) un inventario completo de todas las cuentas activas y para ello utilizan

formularios especiales que le permite analizar cuentas vencidas por periodos de

antigüedad, números de facturas y cuantías; de cuyos documentos se envía una

copia al cliente la que sirve a este de recordatorio para ponerse al día con sus pagos

74

atrasados. Una forma de estado de cuenta utilizado para este fin, es incluido en los

anexos.

7.3.1. RECUPERACIÓN DE CRÉDITOSEl campo de recuperación de crédito es de extrema delicadeza y requiere de las

personas encargadas de esta labor, verdadera capacidad y especialmente que

posean además, un gran criterio y una suma delicadeza para realizar estas

funciones.

El encargado de la cobranza debe mantener siempre en mente que al mismo tiempo

que se busca obtener el ingreso de fondos en la forma más oportuna, se pretende

también conservar la buena voluntad del cliente y tratar de incrementar las ventas de

la compañía.

La efectividad en el cobro es determinante para el éxito de las empresas pues sus

operaciones dependen principalmente de su capital de trabajo propio, y de la

reinversión de este depende la recuperación oportuna del efectivo a través de una

cobranza dinámica.

7.3.2. PROCEDIMIENTOS DE COBROS.El departamento de Créditos y Cobros debe coordinar sus esfuerzos con el

departamento de contabilidad a fin de establecer un método práctico que le permita

detectar con rapidez y exactitud las deficiencias que se estén dando en el ingreso de

fondos por mal manejo de estos.

Una cobranza demasiada lenta es perjudicial para la empresa, pues permite atrasos

en los clientes y ello repercute en una disminución en las ventas, esta práctica nos

demuestra que un cliente atrasado en los pagos no estará en disposición de realizar

nuevos pedidos y es muy probable además que satisfaga sus necesidades de

compra realizándolas en efectivo en otras compañías para satisfacer a su clientela.

Una empresa que es atenta y firme en la exigencia de sus pagos, es respetada por

sus deudores, pues la mayoría de personas evitan el recordatorio o cobro de sus

75

deudas y se preocupan de observar la puntualidad en sus compromisos. Si por el

contrario la empresa es descuidada y permite que sus clientes se atrasen, esta

situación se repetirá con periodicidad y la costumbre puede volverse crónica. Es

importante, por lo tanto, informar a cada cliente que se espera su puntualidad en los

pagos y que no se le permitirán atrasos en sus cuentas vencidas.

Para el manejo de estas cuentas debemos implantar un sistema que nos permita

detectarlas eficientemente y adoptar un procedimiento práctico para su recuperación.

Siempre habrá casos particulares que requerirán un tratamiento especial.

7.3.3. FASES EN LA LABOR DE COBROS Y MÉTODOS UTILIZADOSUna cuenta se considera vencida cuando se llega al plazo fijado y no se recibe el

pago correspondiente. Para evitar esta situación es recomendable siempre el envío

de estados de cuenta en forma oportuna, que le brinde al cliente la oportunidad de

verificar la exactitud de su deuda, así como también funciona como recordatorio que

evite la posible excusa de falta de pago por olvido.

Cuando transcurre un tiempo prudencial después de la fecha de vencimiento y una

obligación no es cancelada, esta se considera en mora y corresponde al

departamento de cobros o a la persona encargada, en su caso, el buscar obtener el

pago correspondiente. Esta labor es desarrollada a través de tres etapas bien

definidas que son:

Recordatorio

Persecución o insistencia

Acción ejecutoria.

a. FASE DE RECORDATORIO:Esta fase consiste en enviar al cliente un recordatorio haciéndole ver que su cuenta

ya esta vencida y que se espera el pago correspondiente.

Este primer recordatorio debe ser amable y sin mayor formalidad para mantener la

buena voluntad del deudor. Si no se obtiene ningún resultado positivo será necesario

76

enviar un segundo aviso recalcando al cliente la importancia de mantener su crédito

comercial y no ser considerado posteriormente como cliente moroso, se puede

programar el envío de varios recordatorios a intervalos prudenciales para cubrir el

posible riesgo de extravío en la remisión, dependiente de la importancia de la suma a

cobrar.

Algunas técnicas de recordatorio más utilizadas son:

El envío de duplicados del estado de cuenta o copias de la factura

Enviar copias del estado de cuentas con frases de recordatorio impresas a

máquinas o por medio de etiquetas o marbetes engomados.

Las cartas amables y sin mayor solemnidad son un medio de recordatorio

bastante efectivo (anexo 1)

También se puede utilizar tarjetas impresas a las que se agregan los detalles de

la deuda.

b) FASE DE INSISTENCIA O PERSECUCIÓN.Si a través de la etapa del recordatorio no se obtiene el pago requerido es necesario

utilizar técnicas un poco más enérgicas, las que programadas en una forma

adecuada pueden producir resultados positivos.

El procedimiento a emplear dependerá principalmente de la naturaleza de las

cuentas, la importancia del cliente, su ubicación y la política que haya adoptado la

empresa para el tratamiento de las cuentas vencidas.

Las técnicas empleados más frecuentemente en nuestro medio son las siguientes.

Remisión de cartas de cobros, este procedimiento consiste en el envío de una

serie de cartas, que progresivamente serán más firmes en su demanda de pago y

enviadas a intervalo más cortos cada vez, la persona encargada de su redacción

debe poseer mucha experiencia y buen criterio para obtener resultados positivos y

mantener si es posible la buena voluntad del cliente (anexo 2)

77

Llamadas telefónicas: Cuando las cartas de cobro no son efectivas, se puede

recurrir al contacto directo con el deudor a través del teléfono. Suele ser ventajoso

pues el contacto con el cliente además que permite un intercambio de razones

compromete a este a cumplir con sus obligaciones, aunque a veces puede ser un

medio para negarse al alcance del acreedor o prometer un pago que no se piense

cumplir.

Envío de telegrama El uso de esta técnica con frecuencia es satisfactoria pues el

telegrama a parte de llegar directamente a la persona a quien se dirige, produce en

ella una sensación de apremio y logra su atención de cumplir con su obligación

pendiente. Su redacción debe ser prudente pues su texto es del conocimiento de

tercera persona.

Las visitas personales: Estas pueden ser realizadas a través de cobradores y en

casos especiales del mismo gerente de créditos o de la persona encargada en su

caso.

Esta forma de cobro proporciona efectos satisfactorios y especiales cuando es

realizada por el mismo agente de ventas. Pues su constante relación con el cliente

le permite utilizar la formula adecuada.

c) ETAPA EJECUTORIA:Cuando las etapas de recordatorio e insistencia han fracasado, a la persona

encargada de la cobranza no le queda más alternativa que recurrir a la acción

drástica, en donde únicamente puede escoger en realizar el cobro por medio de un

abogado o bien a través de una agencia de cobranzas.

La presión que ejercen estos agentes de cobro suelen ser muy efectivas pues el

cliente procura evitar el desprestigio personal de su crédito.

8. EFECTIVOEs el activo con mayor liquidez y por tanto es el primer activo del rubro corriente del

balance general, en la mayor parte de las empresas se presentan en una sola

78

cantidad de efectivo en el balance general, el cual puede combinarse todas las

cuentas de bancos y los fondos fijos de caja. Es el dinero con el que cuenta la

empresa para hacer frente a sus obligaciones y para el desarrollo normal de sus

operaciones.

8.1. CONCEPTOEl término efectivo incluye monedas, papel moneda, cheques, giros, y dinero en

depósitos disponible para retiros sin restricción en bancos y otras instituciones

financieras.

Por lo general, se puede considerar que el efectivo es cualquier cosa que un banco

aceptaría para depósitos en cuenta. Por ejemplo: un cheque extendido a nombre de

usted puede depositarse normalmente en un banco y por tanto se considera efectivo

Es la disponibilidad constituida por el dinero que se encuentra en caja general, caja

chica, cuentas bancarias (cuentas corrientes y cuentas de ahorros), también los

valores de fácil conversión de la cual disponen las empresas para usos de las

operaciones de éstas mediante el cual obtienen más ingresos.

8.2. IMPORTANCIA DEL EFECTIVOTodo negocio mide la disponibilidad de efectivo, debido a que necesita esta

información para mantener solvente el negocio, para mantener el control interno,

evaluar el desempeño de un departamento, planificar las actividades futuras del

negocio y para satisfacer los requisitos de los informes. Así mismo, los inversionistas

y los acreedores miran cuidadosamente los flujos de efectivo de una compañía. Un

negocio que no genera suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones

simplemente no podrá salir adelante42.

42 Principios de Administración Financiera, Lawrence J. Gitman, 8ª Edición, 2000, Página 189