CAPITULO 6

SISTEMA NUMERICO

SISTEMA NUMÉRICO:

Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

Esta constituida por guías y carpetas individuales identificadas con el número que se le asignó en el registro numérico. Estos números pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 de 100 en100 ó de 1000 en 1000,dependiendo del volumen de correspondencia que tenga la empresa. Dentro de las carpetas individuales los documentos se ordenan cronológicamente. Las guías que corresponden a los números pueden distribuirse en varias posiciones.

c) En el centro solamente, y los membretes de

los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha

cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con innúmero auxiliar. Ej.: si el expediente 506 se subdivide, reconvierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará506-1, y así se conserva el orden cronológico.

ARCHIVO ALFABETICO MISELANEO

*organización*guías principales *guías secundarias o auxiliares*guías especiales auxiliares *expedientes individuales *expediente misceláneo*procedimiento para archivar

Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estas se encuentran en estricto orden alfabético ( véase la figura 6.4)

Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamiento alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal.Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético. Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una «M» en el extremo superior derecho.Cuando sea cumulan cinco documentos referentes aun corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal

EL REGUISTRO NUMERICO

Es un libro de anotaciones, donde se escribe consecutivamente el número y el nombre del corresponsal a quien se le asignó ese número. Eso se hace con el fin de que no se asigne un mismo número hados clientes

CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS

Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente.Contiene, como su nombre lo indica, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una «M» si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se han asignado innúmero, en esta tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia «M» por el numérico. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número

Un documento recibido de un corresponsal (1) es codificado «M» y almacenado en el archivo alfabético misceláneo (2). Tan pronto como sea cumulen 5 documentos de este corresponsal (3), se consulta el índice de tarjetas (4). Se le asigna a este corresponsal el siguiente número libre (5), y se cambia la anotación ella tarjeta de «M» a «125». Los documentos son recodificados entonces como «125» y transferidos a una carpeta numérica (6) que reguarda en el archivo numérico principal.