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Hacer empresa en Honduras ahora es muy fácil!
REFORMA DEL PROCESO PARA OBTENER PERMISO DE OPERACIÓN DE NEGOCIO EN LAS ALCALDIAS
MUNICIPALES DEL DISTRITO CENTRAL Y SAN PEDRO SULA
- HONDURAS -
Reporte Final
ELABORADO POR: PEDRO ISUSI VARGAS – COORDINADOR GENERAL ELIZABETH PRADO – CONSULTORA ELIAS SANCHEZ - CONSULTOR
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Reporte Final
Pág. 1111
R E F O R M A D E L P R O C E S O P A R A O B T E N E R P E R M I S O D E O P E R A C I Ó N D E N E G O C I O E N L A S A L C A L D I A S M U N I C I P A L E S D E L
D I S T R I T O C E N T R A L Y S A N P E D R O S U L A – H O N D U R A S -
Reporte Final
Acuerdo IFC_BM – FIDE – AMDC/MSPS
Reporte Final
Pág. 2222
Tabla de ContenidoGlosario de Acrónimos y términos útiles 3
Introducción 20
C A P Í T U L O 1
ANTECEDENTES
I.I.I.I. Antecedentes 21
I.1.1. Honduras: Clima de
Negocios. 23
1.1.1 Principales Barreras para la
Inversión 26
1.2 Metodología aplicada 38
1.2.1 Diagnostico 31
1.2.2 Propuesta 31
1.2.3 Implementación 32
1.2.4 Sostenibilidad 34
C A P Í T U L O 2
PROPUESTA DE REFORMA
2. Diagnostico y Línea de Base 38
2. Principales Características de la
2.1. Honduras: Diagnostico
General 39
2.1.1 Proceso de
Formalización de la
Actividad Empresarial 39
2.1.2 Marco Normativo 40
2.2 Tegucigalpa: Diagnostico y
Línea de Base 46
2.2.1 Principales hallazgos
del Diagnostico en cada
componente 47
2.2.1.2 Índice de Usos o
Nomenclatura de
Giros 48
2.2.1.3 Zonificación o Uso
de Suelo 49
2.2.1.3.1 Clasificación de Tipos de
Negocios o Actividad
Empresarial 49
2.2.1.3.2 Sistema Informático 50
2.2.1.3.3 Modulo de Orientación y
Trámite 55
2.2.1.3.4 Recursos Humanos y
Capacitación 56
2.2.1.3.5 De Procedimientos 56
2.2.1.3.6 Pasos y Tiempos 69
2.2.1.3.7 Requisitos 71
2.2.1.3.8 Inspecciones 72
2.2.1.3.9 Áreas Involucradas 73
2.2..1.3.10 Formularios empleados
en el desarrollo del
Proceso 76
2.2.1.3.11 Normatividad 76
2.2.2 Índice de usos 78
2.2.3 Principales Problemas 78
2.2.4 Conclusiones al
Diagnostico 84
2.3 San Pedro Sula: Diagnostico y
Línea de Base 86
2.3.1 Actividad Económica y Clima
de Inversión 86
2.3.2 Principales hallazgos del
diagnostico en cada
componente 90
2.3.2.1 Información y Difusión 90
2.3.2.2 Índice de Usos y Uso de
Suelo 91
2.3.2.3 Clasificación de Tipos de
Negocios o Actividades
Económicas 92
2.3.2.4 Sistema Informático 93
2.3.2.5 Módulo de Orientación y
Trámite 97
2.3.2.6 Recursos Humanos y
Capacitación 98
Reporte Final
Pág. 3333
2.3.2.7 Procedimientos 99
2.3.2.8 Pasos y Tiempos 142
2.3.2.9 Requisitos 147
2.3.2.10 Inspecciones 150
2.3.2.11 Areas Involucradas 152
2.3.2.12 Formularios empleados
en el desarrollo del
proceso 154
2.3.2.13 Normatividad 154
2.2.2 Principales Problemas 157
2.2.3 Conclusiones del
Diagnostico 162
C A P Í T U L O 3
IMPLEMENTACIÓN DE LA
PROPUESTA DE REFORMA DEL
PROCESO
Introducción 166
3.1 Reforma Estructural de la Municipalidad
169 Principales Características de la Fase de Implementación en cada Componente
3.1.1. Situación Actual 169
3.1.2. Características Generales de
la Propuesta 170
3.1.3. Gestión por Procesos
orientados al Desarrollo
Económico Local con Uso
Intensivo de Tecnología
Moderna 171
3.1.4. Desconcentración y Alianzas
Estratégicas con Terceros 171
3.1.5. Componentes Específicos 173
3.1.5.1 Redistribución Administrativa
de las Funciones 173
3.1.5.2 Diseño Funcional del Sistema
Administrativo de Emisión
del Permiso de Operación de
Negocio 173
3.1.6. Responsable de
Implementación 174
3.1.7. Costo Aproximado y
Oportunidad de la
Implementación 174
3.1.8. Instrumentos para el
Monitoreo y Evaluación 175
3.1.9. Elementos para Asegurar la
Sostenibilidad 175
3.2. Instrumentos Administrativos
de Soporte de la Reforma:
Giros, zonificación,
clasificación, agrupación de
negocios 175
3.2.1. Situación Actual 175
3.2.2. Eliminación de
Procedimientos Previos 176
3.3. Características Generales de
la Propuesta 177
3.3.1. Componentes Específicos 178
3.3.1.1 Constancia de Uso de
Suelos y/o
Zonificación 178
3.3.1.2 Eliminación de
Procedimientos
Previos 178
3.3.1.3 Clasificación y
Agrupación de Giros
Comerciales o
Negocios 179
3.3.1.4 Responsable de
Implementación 180
3.3.1.5 Costo de
Implementación 188
3.3.2 Instrumento para el
Monitoreo y
Evaluación 181
3.3.2.1 Constancia de Uso de
Suelo 181
3.3.2.2 Eliminación de
Procedimientos
Previos 181
Reporte Final
Pág. 4444
3.3.2.3 Clasificación y
Agrupación de Giros
Comerciales o
Negocios 182
3.3.3 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 182
3.3.3.1 Constancia de
Compatibilidad de
Operación de Negocio182
3.3.3.2 Respecto a la
Constancia de
Zonificción 182
3.3.3.3 Respecto a la
Clasificación y
Agrupación de Giros
Comerciales o
Negocios 183
3.4 Información y Difusión183
3.4.1 Situación Actual 183
3.4.2 Características
Generales de la
Propuesta 184
3.4.3 Componentes
Específicos 185
3.4.3.1 Difusión de la Entrada
en Vigencia del
Proceso Simplificado 185
3.4.3.2 Afiches en Tableros de
Información en Otras
Oficinas
Gubernamentales 186
3.4.3.3. Pagina Web 187
3.4.5 Costo de
Implementación 188
3.4.6 instrumentos para el
Monitoreo y
Evaluación 188
3.4.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 189
3.5 Modulo de Orientación
y Pagos 189
3.5.1 Situación Actual 189
3.5.2 Características
Generales de la
Propuesta 190
3.5.3 Componentes de la
Propuesta 192
3.5.3.1 Ambiente de Atención192
3.5.3.2 Señalización 194
3.5.3.3 Sistema de Asignación
de Turnos 195
3.5.3.4 Recepcionista 195
3.5.3.5 Módulos de Atención
Integral y de Pagos 195
3.5.4 Responsable de
Implementación 197
3.5.5 Costo Aproximado de
la Implementación 198
3.5.6 Instrumentos para el
Monitoreo y
Evaluación 198
3.5.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 199
3.6 Conformación del
Equipo de Innovación
Municipal y
Capacitación 199
3.6.1 Situación Actual 200
3.6.2 Características
Generales de la
Propuesta 200
3.6.2.1 Perfil del Equipo de
Innovación Municipal 281
3.6.2.2 Características del
Equipo del Trabajador
Municipal miembro del
Equipo de Innovación
Municipal 202
Reporte Final
Pág. 5555
3.6.3 Componentes
Específicos 203
3.6.3.1 Capacitación del EIM 285
3.6.3.2 Participantes de la
Capacitación 205
3.6.3.3 Aspectos Académicos205
3.6.3.4 Diseño del Plan de
Capacitación 206
3.6.3.5 Plantilla Temática 207
3.6.3.6 Elaboración de
Materiales 208
3.6.4 Responsable de
Implementación 208
3.6.5 Costo Aproximado de
Implementación 209
3.6.6 Instrumentos para el
Monitoreo y
Evaluación 209
3.6.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 211
3.6.8 Conclusiones y
Recomendaciones 211
3.7 Proceso y
Procedimientos para
la Obtención del
Permiso de Operación
de Negocio 211
3.7.1 Situación Actual 211
3.7.2 Características
Generales de la
Propuesta 212
3.7.3 Componentes
Específicos 214
3.7.3.1 Procedimiento Único
de Permiso de
Operación de Negocio214
3.7.3.2 Perfil del
Procedimiento 214
3.7.3.3 Secuencia de
Actividades 215
3.7.3.4 Responsable de
Implementación 218
3.7.4 Costo Aproximado de
Implementación 219
3.7.5 Instrumentos de
Monitoreo y
Evaluación 219
3.7.6 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 220
3.8 Inspecciones y
Fiscalización 220
3.8.1 Situación Actual 220
3.8.2 Características
Generales de la
Propuesta 222
3.8.2.1 Dos Tipos de
Inspecciones 222
3.8.3 Componentes
Específicos 223
3.8.3.1 Selección y
Contratación de
Personal 223
3.8.3.2 Capacitación de
Personal 225
3.8.3.3 Secuencia de
Actividades para la
Inspección
3.8.4 Responsable de
Implementación 230
3.8.5 Costo Aproximado de
Implementación 231
3.8.6 Instrumentos para el
Monitoreo y la
Evaluación 232
3.8.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 232
3.9 Desconcentración de
Firmas y
Concentración de
Reporte Final
Pág. 6666
Funciones Afines al
Proceso 232
3.9.1 Situación Actual 232
3.9.2 Características
Generales de la
Propuesta 233
3.9.3 Componentes
Específicos 234
3.9.3.1 Distintos Niveles de
Aprobación 234
3.9.3.2 Firmas Alternas por
Delegación de
Funciones 234
3.9.4 Responsable de
Implementación 235
3.9.5 Costo Aproximado de
Implementación 235
3.9.6 Instrumentos para el
Monitoreo y
Evaluación 236
3.9.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 236
3.10 Requisitos y Formatos236
3.10.1 Situación Actual 236
3.10.2 Características
Generales de la
Propuesta 240
3.10.3 Componentes
Específicos 241
3.10.3.1 Requisitos 242
3.10.3.2 Formatos 243
3.10.4 Responsable de la
Implementación 245
3.10.5 Costo Aproximado de
la Implementación 245
3.10.6 Instrumentos para el
Monitoreo y
Evaluación 246
3.10.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 246
3.11 Normatividad A Ffin al
Proceso 247
3.11.1 Situación Actual 247
3.11.2 Características
Generales de la
Propuesta 248
3.11.3 Componentes
Específicos 252
3.11.4 Responsable de la
Implementación 253
3.11.5 Costo Aproximado de
la Implementación 253
3.11.6 Instrumentos para el
Monitoreo y
Evaluación 253
3.11.7 Elementos para la
Sostenibilidad 254
3.12 Determinación de
Impuestos, Tasas y
Derechos 255
3.12.1 Situación Actual 255
3.12.2 Características
Generales de la
Propuesta 256
2.12.3 Componentes
Específicos 357
3.12.3.1 Estimar los Nuevos
Costos Operativos de
la Municipalidad sobre
los Nuevos Trámites
Simplificados 357
3.12.3.2 Actualización de
Tasas por Concepto
de Permiso de
Operación y Rotulo 357
3.12.3.3 Unificar el Pago del
Trámite de Permiso de
Rótulo con el de
Reporte Final
Pág. 7777
Permiso de Operación
de Negocio 357
3.12.3.4 Evaluación de Pago
Electrónico de
Permiso de Operación
y Rótulo por medio de
Servicios Bancarios en
Línea 258
3.12.4 Responsable de
Implementación 258
3.12.5 Costo Aproximado de
Implementación 259
3.12.6 Instrumentos para el
Monitores y
Evaluación 259
3.12.7 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 260
3.13 Tecnologías de la
Información y
Comunicaciones 260
3.13.1 Situación Actual 260
3.13.2 Características
Generales de la
Propuesta 262
3.13.3 Componentes
Específicos de la
Propuesta 263
3.13.3.1 Redacción de
Términos de
Referencia para el
Desarrollo de un
Sistema de
Información para
Permisos de
Operación 264
3.13.3.2 Redacción de
Especificaciones
técnicas de Equipos
de Computo,
Impresiones, Unidades
de Energía 264
3.13.3.4 Redacción de
Especificaciones
Técnicas para la
Adquisición de
Equipamiento de
Digitalización de
Documentos y el
Respectivo Software
de Reconocimiento de
caracteres de
Aplicación de Gestión
de Documentos 265
3.13.4 Responsable de
Implementación 266
3.13.5 Costo Aproximado de
la Implementación 266
3.13.6 Instrumento para el
Monitoreo y
Evaluación 267
3.13.7 Elementos para la
Sostenibilidad 267
3.14 Sistemas de Monitoreo
y Retroalimentación 268
3.14.1 Situación Actual 268
3.14.2 Características
Generales de la
Propuesta 269
3.14.3 Componentes
Específicos 270
3.14.3.1 Cuadros Estadísticos
del Estado de las
Solicitudes de Permiso
de Operación de
Negocio 270
3.14.3.2 Crear Dirección de
Correo Electrónico
para Enviar Quejas en
el Sitio Web. 270
Reporte Final
Pág. 8888
3.14.3.3 Creación del Foro de
Apoyo al Inversionista271
3.14.3.4 Seguimiento y
Respuesta 271
3.14.5 Responsable de
Implementación 271
3.14.6 Costo Aproximado de
Implementación 271
3.14.7 Instrumento para el
Monitoreo y
Evaluación 272
3.14.8 Elementos para
Asegurar la
Sostenibilidad 272
C A P Í T U L O 4
IMPLEMENTACION DE LA
PROPUESTA DE REFORMA
Introducción 274
4.1 De Soporte 275
4.1.1 Información y Difusión 275
4.1.1.1 Objetivo General 276
4.1.1.2 Objetivo Específico 276
4.1.1.3 Estrategias de Comunicación 277
4.1.1.4 Estrategias de Comunicación 277
4.1.2 Clasificación de Tipos de Negocios
o Actividad Empresarial 278
4.1.3 Sistema Informático 278
4.1.3.1 Características Generales de la
Implantación Tecnológica para
Ambas Municipalidades 279
4.1.3.2 Redacción de Términos de
Referencia para el Desarrollo de un
Sistema de Información para
Permisos de Operación. 280
4.1.3.3. Redacción de Especificaciones
Técnicas de Equipos de Computo,
Impresoras y Unidades de energía
Ininterrumpida 281
4.1.3.4 Redacción de Especificaciones
Técnicas para la Instalación de
cableado estructurado 281
4.1.3.5 Redacción de Especificaciones
técnicas para la adquisición de
equipamiento de digitalización de
documentos y el respectivo
software de reconocimiento de
caracteres y aplicación de gestión
de documentos. 282
4.1.4 Diseño de la Página Web Municipal
de Permiso de Operación
Simplificado para las Ciudades de
Tegucigalpa y San Pedro Sula. 282
4.1.4.1 Municipalidad de San Pedro Sula 282
4.1.4.2 Alcaldía Municipal del Distrito
Central 284
4.1.5 Desarrollo de Proceso Simplificado
usando Herramientas de
Modelamiento de Business
Procesing Management (BMP) 285
4.1.6 Modulo de Orientación, trámite y
pagos 286
4.1.7 Recursos Humanos y Capacitación287
4.2 De Procedimientos 289
4.2.7 Resumen de los Indicadores
Propuestos para la AMDC 291
4.2.8 Resumen de los Indicadores
Propuestos par la Municipalidad de
San Pedro Sula 292
4.2.9 Inspección Única Multipropósitos 292
4.3 Normatividad 293
C A P Í T U L O 5
SOSTENIBILIDAD
Introducción 297
Reporte Final
Pág. 9999
5.1 Mesa Público Privada 298
5.2 Manual de Monitores 300
5.3 Capacitación y Mejora Continua 301
C A P Í T U L O 6
LECCIONES APRENDIDAS
Introducción 303
6.1 Apoyo Político de las Autoridades 303
6.2 Adecuada Socialización de la
Reforma 303
6.3 La Intervención debe ser Muy
Participativa 304
6.4 Información de Avances 304
6.5 Vencer el Escepticismo 304
6.6 Equipo de Consultores 304
6.7 El Cambio de Actitud 305
6.8 Capacitación Suficiente 305
6.9 Aspectos Logísticos Operativos 305
ANEXOS
Anexos 306
Alcaldía Municipal del Distrito Central de
Tegucigalpa - 307
1.1 Manuales 307
1.1.1 Manual de Atención y
Procedimientos 307
1.1.2 Manual del Procedimiento de
Inspecciones Oculares 474
1.1.3 Guía Municipal de Trámites para el
Ciudadano 506
1.1.4 Manual de Monitoreo y seguimiento515
1.2 Marco Normativo 586
1.2.1 Reglamento Municipal de Permisos
de Operación 586
1.3 Formatos y Formularios Afines – 609
1.3.1 Formatos Anteriores a la
Simplificación 609
1.3.2 Formatos Simplificados 621
1.4 Talleres y Cursos de Capacitación – 634
1.5 Clasificación de Actividades
Económicas 640
1.6 Plataforma de Atención 649
1.7 Difusión de la Reforma 652
1.7.1 Propuesta Creativa. Empresa
Leonard & Montoya 652
1.7.2 Difusión en Prensa 708
2 Municipalidad de San Pedro Sula 709
2.1 Manuales 709
2.1.1 Manual de Atención y
Procedimientos 709
2.1.2 Manual del Procedimiento de
Inspección Ocular 904
2.1.3 Guía Municipal de Trámites para el
Empresario 933
2.1.4 Manual de Monitoreo y Seguimiento943
2.2 Marco Normativo 1015
2.2.1 Ordenanza Municipal que
Institucionaliza el Procese
Simplificado para Obtener el
Pemiso de Operación de Negocio1015
2.3 Formatos y Formularios Afines al
Proceso 1049
2.3.1 Formatos Anteriores a la
Simplificación 1049
2.3.2 Formatos Simplificados 1068
2.4 Talleres y Cursos de Capacitación 1083
2.5 Clasificación de las Actividades
Económicas 1090
2.6 Plataforma de Atención 1103
2.6.1 Plataforma de Atención antes de la
Mejora Estructural 1103
2.7 Difusión de la Reforma 1105
2.7.1 Propuesta Creativa Empresa
Leonard & Montoya 1105
2.7.2 Difusión en Prensa Escrita 1156
Reporte Final
Pág. 10101010
GLOSARIO DE ACRÓNIMOS Y
TÉRMINOS ÚTILES
Reporte Final
Pág. 11111111
Glosario
Glosario de Acrónimos y Términos Útiles
AER Acrónimo que identifica al sistema Atiende, Entiende, Resuelve, de la
Gerencia de Atención al Ciudadano de la Alcaldía Municipal del Distrito Central.
AGRUPACION Y CLASIFICACION DE GIROS COMERCIALES O NEGOCIOS
Herramienta administrativa diseñada para el Proceso Simplificado de Obtención del Permiso de Operación de Negocio, conformada por clasificaciones o grupos de negocios determinados por criterios que cubren el cumplimiento de la normativa urbanística, sanitaria, de convivencia ciudadana y ambiental.
AMDC Alcaldía Municipal del Distrito Central. Conforme al artículo 295° de la Constitución de la República de Honduras, el Distrito Central lo forman en un solo municipio los antiguos municipios de Tegucigalpa y Comayagüela (Ver anexo I del presente Manual).
ACTIVIDAD O GIRO Operación específica de negocio, comercio, industria o de servicio que realiza el titular de un Permiso de Operación de Negocio.
ART. o ARTS. Artículo o Artículos.
CEPRI Certificado de Prevención de Riesgos de Incendio.
CAMBIO DE ACTIVIDAD ECONOMICA O GIRO COMERCIAL
O Cambio, Modificación o Ampliación de la actividad económica o giro comercial. Situación de hecho consistente en la realización de actividades distintas a aquellas por las cuales se emitió un Permiso de Operación de Negocio.
Reporte Final
Pág. 12121212
CAMBIO DE DOMICILIO DEL NEGOCIO O ESTABLECIMIENTO
Situación de hecho consistente en la continuación de la actividad por la cual se emitió un Permiso de Operación de Negocio, en una ubicación o local distinto a aquel que fuera originalmente autorizado.
CAMBIO DE TITULAR O PROPIETARIO DEL NEGOCIO O ESTABLECIMIENTO
Situación de hecho consistente en la continuación de la actividad por la cual se emitió un Permiso de Operación de Negocio, pero a cargo de una persona natural o jurídica distinta a aquella originalmente autorizada a su realización.
CIERRE DE NEGOCIO O ESTABLECIMIENTO
O Cese de Actividades. Situación de hecho consistente en el cierre, clausura o no continuación de las actividades por las cuales se emitió un Permiso de Operación de Negocio.
CC Certificado o Constancia Catastral
CIIU Siglas que identifican a la "Clasificación Industrial Internacional Uniforme", aprobada por las Naciones Unidas.
CJM Constancia de Juzgado Municipal.
CLASIFICACIÓN FUNCIONAL DE ESTABLECIMIENTOS
Clasificación de actividades o giros comerciales, de servicios e industriales, contenido en el Reglamento de Zonificación, Lotificación y Construcción de la Alcaldía Municipal del Distrito Central. Ejemplo: La clasificación de una Sala de Belleza, de acuerdo a la Clasificación funcional de Establecimientos, es la siguiente: 2. Servicios 02. Servicios Personales, Reparaciones y Servicios al
Consumidor. 20201 – Sala de Belleza.
CSM Constancia de Solvencia Municipal.
CUS Constancia de Uso de Suelo.
DECLARACION JURADA Documento en el que, bajo juramento, los contribuyentes declaran a la Municipalidad toda la información requerida respecto a sus obligaciones.
DEI Dirección Ejecutiva de Ingresos.
DIA Dictamen Ambiental.
DIMA Dirección Municipal Ambiental de la Municipalidad de San Pedro Sula.
Reporte Final
Pág. 13131313
FORMATO DE PERMISO DE OPERACIÓN DE NEGOCIO
Documento que autoriza el funcionamiento de un establecimiento en el cual se llevan a cabo actividades de comercio, industriales, artesanales, de servicios y/o profesionales.
FORMULARIO Formulario Solicitud Declaración Jurada del Impuesto sobre Industria, Comercio y Servicios para Permiso de Operación de Negocio. Se utiliza para realizar todos los trámites vinculados al Permiso de Operación de Negocio: solicitarlo, renovarlo, comunicar el Cierre de Negocio o Establecimiento, solicitar el Cambio de Domicilio o de Actividad, solicitar el Cambio de Titular del Negocio, el Cambio de Nombre o de otros datos incluidos en el Permiso de Operación.
IFC Internacional Finance Corporation, o Corporación Financiera Internacional del Grupo Banco Mundial.
INSPECCIÓN Verificación ocular “in situ” que hace el inspector sobre un establecimiento o negocio, a fin de hacer constar los resultados de sus observaciones relativas a las características del establecimiento, su acondicionamiento, condiciones de funcionamiento y seguridad, así como la posible infracción de normas legales o municipales. La inspección relativa a los Permisos de Operación de Negocio puede ser:
• En cuanto al tiempo de su realización, una de las siguientes:
o Inspección Ex Post, o o Inspección Ex Ante.
• En cuanto a la probabilidad de su realización, puede ser
una de las siguientes: o Inspección Aleatoria, o o Inspección Obligatoria.
INFRACCIÓN Acto u omisión realizados en trasgresión de lo dispuesto en una
norma legal, reglamentaria o municipal o incumpliendo un compromiso establecido.
INFRACTOR Persona natural o jurídica que, por acto u omisión, comete una infracción.
INSPECCIÓN EX ANTE Inspección relativa a los Permisos de Operación de Negocio, que se realiza de manera previa al otorgamiento del mismo. Su aprobación es necesaria para el otorgamiento del Permiso de Operación de Negocio, respecto de giros o actividades comprendidas en el Grupo III.
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INSPECCIÓN EX POST Inspección relativa a los Permisos de Operación de Negocio, que se realiza posteriormente al otorgamiento de dicho permiso. La desaprobación de los componentes de la inspección puede originar la revocatoria del Permiso de Operación de Negocio otorgado.
INSPECCION ALEATORIA Inspección Ex Post, relativa a los Permisos de Operación de Negocio, que se realiza sobre un porcentaje determinado de establecimientos.
INSPECCIÓN OBLIGATORIA
Inspección que puede ser Ex Ante, o Ex Post, relativa a los Permisos de Operación de Negocio, que se realiza sobre establecimientos por los cuales se ha solicitado permiso de operación por actividades o giros comprendidos en los Grupos II y III. Las Inspecciones Ex Post aplicables al Grupo II, así como las Inspecciones Ex Ante aplicables al Grupo III son Inspecciones Obligatorias.
INSPECTOR Trabajador municipal, debidamente acreditado, bajo cuyo cargo y responsabilidad se desarrolla la inspección.
LEY DE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
Instrumento Jurídico aprobado por Decreto Legislativo Nº 255-2002, cuyo objeto es establecer las bases para simplificar y racionalizar los procedimientos administrativos a fin de garantizar que todos los órganos del Estado actúen con apego a las normas de economía, celeridad, eficacia y espíritu de servicio, logrando la pronta y efectiva satisfacción de los interesados.
LPS Lempira. Moneda local de Honduras.
MSPS Municipalidad de San Pedro Sula
OCASHA-CCS Obra de Cooperación Apostólica Seglar Hispano Americana- Cristianos del Sur.
ORDENANZA MUNICIPAL
Instrumento jurídico aprobado por la Corporación Municipal. Resulta de aplicación general dentro del término municipal, sobre asuntos de la exclusiva competencia de la Municipalidad (ver artículo 65° de la Ley de Municipalidades).
NEGOCIO O ESTABLECIMIENTO
Toda unidad empresarial o productiva, local u oficina administrativa por medio de la cual su titular, propietario, usuario, arrendatario, prestatario, o cualquiera sea su denominación, ejerce ante el público operaciones comerciales, industriales, de negocios o de prestación de servicios, dentro del término municipal.
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PLAN DE ARBITRIOS Norma local de obligatorio cumplimiento por los vecinos y transeúntes del municipio, donde anualmente se establecen las tasas y gravámenes, así como las normas y procedimientos relativos al sistema tributario de cada municipalidad.
PO Permiso de Operación
PRINCIPIOS DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de general aceptación que establecen elementos básicos para dotar a un procedimiento administrativo de garantías mínimas de eficiencia y eficacia para el solicitante. Entre los Principios de Simplificación Administrativa aplicables al trámite del Permiso de Operación de Negocio, recogidos expresamente en el artículo 4º del Reglamento, se encuentran los siguientes:
• Principio de Economía • Principio de Celeridad • Principio de Eficacia • Principio de Presunción de Veracidad • Principio de Privilegio de Controles Posteriores (Control Ex
Post)
PRINCIPIO DE EFICACIA
Principio según el cual, quienes participan en el procedimiento deben hacer prevalecer el cumplimiento de la finalidad, por encima de los formalismos cuya realización no perjudica la validez del acto, no determinan aspectos importantes en la decisión final, no disminuyen las garantías del procedimiento, ni causan que el solicitante pueda quedar indefenso.
PRINCIPIO DE PRESUNCIÓN DE VERACIDAD
Principio según el cual, en la tramitación del Procedimiento para la obtención del Permiso de Operación de Negocio, se presume que los documentos y declaraciones formulados por los solicitantes, en la forma prescrita en el Reglamento , responden a la verdad de los hechos que en ellos se afirma. No obstante, este principio admite prueba en contra.
PERMISO DE OPERACIÓN DE NEGOCIO
Autorización otorgada por la Alcaldía Municipal a todo contribuyente que pretenda abrir u operar ante el público, dentro de la circunscripción territorial una unidad empresarial o productiva, establecimiento, local u oficina administrativa de que sean titulares, propietarios, usuarios, arrendatarios, prestatarios, o que por cualquier otro concepto ejerzan ante el publico operaciones comerciales, industriales, de negocios o de prestación de servicios
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PERMISO DE INSTALACION DE ROTULO
Autorización otorgada por la Alcaldía Municipal para la instalación de rótulos dentro de la circunscripción territorial.
PRINCIPIO DE PRIVILEGIO DE CONTROLES POSTERIORES
Principio según el cual, la tramitación del Procedimiento para la obtención del Permiso de Operación de Negocio se basa en la aplicación de la Inspección Ex Post, reservándose la Municipalidad el Derecho a comprobar la veracidad de todo o parte de la información presentada y el cumplimiento de la normatividad, así como a aplicar las sanciones pertinentes.
PRINCIPIO DE CONDUCTA PROCEDIMIENTAL Y TRANSPARENCIA
Principio según el cual los trabajadores y funcionarios municipales, los ciudadanos, sus representantes, apoderados o abogados, y en general, todos los que participan en los procedimientos, deben actuar guiados por el respeto mutuo y el respeto por las normas que regulan el procedimiento, evitando y rechazando cualquier tipo de conducta que pueda propiciar actos de corrupción activa o pasiva.
PROFESIONAL INDEPENDIENTE
Persona natural que de manera independiente brinda servicios en el ejercicio de una profesión, sin estar constituido como comerciante o como persona jurídica. Son ejemplos de profesional independiente: Profesionales del Derecho, Notarios, Médicos, Odontólogos, Auditores, Contadores Públicos, Asesores Financieros o de Empresas, Economistas, Ingenieros, Sociólogos, y todos aquellos que se dedican a ejercer profesiones de carácter liberal (ver artículo 34º del Reglamento).
R – AER Representante del sistema Atiende, Entiende y Resuelve de la Gerencia de Atención al Ciudadano - Centro AER, de la Alcaldía Municipal del Distrito Central.
RMC Registro Municipal del Contribuyente.
RTN Registro Tributario Nacional.
REVOCACION DEL PERMISO DE OPERACION
Acción potestativa de la autoridad municipal para proceder a dejar sin efecto en cualquier tiempo un Permiso de Operación de Negocio, ante el acontecimiento de situaciones irregulares en la emisión del mismo, o cuando la verificación posterior realizada por la autoridad municipal establezca por parte del titular del mismo el incumplimiento de normas legales, reglamentarias o municipales, en el ejercicio de su actividad comercial.
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ROTULO Elemento de una o más caras, que puede llevar superficies múltiples, que lleva incorporado o impreso un nombre comercial, una marca, o anuncio publicitario. Puede ser luminoso y/o iluminado, instalado directamente en la fachada exterior o interior de un establecimiento o edificación, o en una estructura independiente del mismo. (Ver capítulo VI del Reglamento, relativo a Permisos de Instalación de Rótulo que se tramitan ante la Gerencia de Atención al Ciudadano).
SANCION Consecuencia generada por la comisión u omisión de ciertos actos calificados de estricto cumplimiento u observancia o por la infracción de determinados preceptos. Para efecto de aplicar sanciones, el acto u omisión deben estar tipificados como infracción punible, y haberse previsto la consecuencia en la norma.
SERNA Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente
SIIM Sistema Integrado de Información Municipal
SOPTRAVI Secretaría de Obras Públicas, Transporte y Vivienda
SERVICIO PUBLICO Actividad que realiza la Municipalidad para satisfacer una necesidad colectiva y por la cual está facultada a cobrar una Tasa Municipal. Constituyen servicios públicos, entre otros, la tramitación de Permisos de Operación de Negocio y sus renovaciones, así como la de Permisos de Instalación de Rótulo.
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SISTEMA DE INSPECCIONES
Conjunto de acciones, procesos y metodologías contenidas en el Manual de Inspección Ocular, que detallan la realización, procedencia y subsanación de una visita ocular y técnica al negocio o establecimiento donde se pretende instalar o se ha instalado el mismo, con el objeto de verificar el cumplimiento de requerimientos exigidos por la ley, reglamentos o disposiciones municipales.
TASA MUNICIPAL También denominada Tasa por Servicios. Es una de las Especies del Tributo, conjuntamente con los Impuestos y las Contribuciones. Compete a las Municipalidades crear, reformar o derogar tasas Municipales. De acuerdo a la legislación vigente, las tasas se establecen en el Plan de Arbitrios aprobado por la Corporación Municipal, con base en los costos reales en que incurre la municipalidad y únicamente pueden cobrarse por la prestación de servicios públicos.
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Introducción
l concluir el trabajo encomendado, los consultores del IFC quieren dejar constancia de su agradecimiento al personal de las Alcaldías Municipales del Distrito Central y de San Pedro Sula por el
permanente apoyo recibido en conseguir la información documentaria y estadística así como por el continuo soporte en los trabajos conjuntos y toma de decisiones correspondientes. Un reconocimiento especial al grupo de trabajadores de la Gerencia de Atención al Ciudadano del AMDC por las constantes muestras de paciencia en brindarnos información sobre los pasos, actividades y requisitos del proceso, especialmente durante la etapa del diagnostico en donde los datos estadísticos desde un principio eran prácticamente inexistentes. Al grupo del Área Tributaria de la Municipalidad de San Pedro Sula por habernos facilitado la información estadística recuperada de distintas fuentes, por su constante disposición al trabajo en equipo, asignando numerosas y comprometidas horas de trabajo y sobretodo por la etapa de desarrollo del sistema informático. Al personal de la Consultora BMP y de la Empresa de Publicidad Leonard & Montoya por el soporte en la fase de implementación. Y finalmente pero no menos importante, a los señores Alcaldes de la AMDC y de la MSPS, regidores, funcionarios, empleados, bomberos y terceros colaboradores que durante todo el proceso dieron las pautas necesarias y las directivas políticas precisas para que por medio de la simplificación administrativa se pueda hacer de las Municipalidades instituciones sólidas que faciliten la creación de fuentes de trabajo y fortalezca la competitividad de Honduras.
Introducción
A
Reporte Final
20202020
Capítulo
1
ANTECEDENTES
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1. Antecedentes
n el mes de marzo del 2005, la Fundación para la Inversión y el Desarrollo de Exportaciones (FIDE), la Corporación Financiera Internacional (IFC), la Alcaldía Municipal del Distrito Central y la Municipalidad de San Pedro
Sula, suscribieron un Acuerdo Interinstitucional para la Simplificación del Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio convenio suscrito dentro del marco de la definición, desarrollo y ejecución de políticas públicas de simplificación administrativa del Estado, siendo concientes que la reducción de las cargas y barreras burocráticas que la actividad administrativa impone dentro de Honduras y sobretodo en estas dos principales ciudades, se ha convertido en el correlato indispensable de las medidas de liberalización económica, fomento de la iniciativa privada, libre competencia, productividad y competitividad económica del país.
La definición de los objetivos de una política de simplificación a adoptar debe partir de la consideración de las áreas funcionales o sectores en los que resulta estratégico articular acciones que incidan significativamente en una reducción de las trabas y barreras burocráticas. En este contexto, y en atención a aquellos aspectos que sin duda constituyen factores comunes de preocupación tanto para la sociedad como para la municipalidades intervenidas y las entidades cooperantes, se configuran como áreas de acción prioritaria, las relativas al empleo, prestaciones sociales y sobre todo aquellas que inciden en el fomento de la actividad económica comercial y desarrollo empresarial de Honduras, representada en dos de las ciudades mas importantes y progresistas del paìs Tegucigalpa y San Pedro Sula.
En todo caso, debe subrayarse que la simplificación administrativa no se viene ejecutando como una actuación con un momento temporal final predeterminado, sino que por el contrario constituye un proceso permanente caracterizado por una constante redefinición de sus objetivos y por su
Capítulo
1
E
Reporte Final
22222222
integración normal en las estructuras de decisión y en las pautas funcionales de la administración.
El presente informe final compila los principales análisis y conclusiones de cada una de las etapas del proyecto.
1.1 Honduras: Clima de Negocios
El estudio del Banco Mundial denominado Doing Business 2006 Generando Empleo, en su esfuerzo por investigar las regulaciones que enmarcan las actividades de negocios y que son de obligatorio cumplimiento consideró incluir adicionalmente tres indicadores cuantitativos relacionados a tramites empresariales que reflejan el grado de dificultad o simplicidad del proceso. En tal medida hoy en día contamos con información referente a 155 países con análisis estadísticos completos respecto a las obtenciones de los permisos de operación, pago de los impuestos y el desarrollo de las actividades comerciales más allá de las fronteras de cada uno de ellos.
Esto nos permite identificar qué reformas se deben trabajar, donde y porque; así como concluir, entre otros, que el estado amplia el universo de negocios formales con procesos simples y económicos y a la vez emplea menos dinero con políticas de desregulación, eliminando aquellas licencias innecesarias o sus renovaciones y mejorando los mecanismos de inspecciones que desarrolla. Esto sin perjuicio de otras variables de importancia, son los que actualmente han alcanzado los niveles más importantes de desarrollo.
Honduras se encuentra entre los países más pobres del hemisferio occidental. La actividad empresarial es limitada, el crecimiento está estancado y su economía se enfrenta a varios problemas básicos, como el crecimiento demográfico, la amenaza de la inflación, falta de servicios básicos, sector público poco eficiente y la dependencia de exportación de productos sujetos a grandes variaciones de precios. A lo que debemos aumentar que cuenta aún con procedimientos relativamente más largos que los de sus competidores regionales para la formalización en un mercado reducido y de difícil acceso generando un entorno que resulta poco atractivo para las inversiones.
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País 2005 2006 2007 Costa Rica 6.4 6.0 6.5 Nicaragua 4.0 4.0 4.0 Panamá 4.2 4.0 4.0 Honduras 3.2 4.0 4.0 Guatemala 2.8 3.5 3.4 El Salvador 4.1 3.7 3.5
No siempre el crecimiento del PBI esta en relación directa con las facilidades otorgadas a los empresarios para su formalización reflejadas en un contexto atractivo para las inversiones extranjeras directas. Costa Rica, por ejemplo, que ostenta uno de los mejores índices de desarrollo y crecimiento del PBI afronta un proceso para abrir una empresa con promedio de 77 días, mientras que Honduras se encontraba en el 2006 en 62 días. Sin embargo, los procesos burocráticos para la formalización empresarial retrasan el desarrollo económico colocando en clara desventaja a las naciones más pobres.
Las facilidades brindadas para el desempeño de actividades económicas formales, normalmente son calificadas según dos indicadores prioritarios: Tiempo y Costo. Según el Doing Business 2006 el tiempo de formalización de una empresa en Honduras estaba al nivel de 13 procedimientos en 62 días.
El desarrollo de este proyecto nos ha permitido emplear diversas metodologías de acopio de información, para la medición del desarrollo del proceso a nivel municipal en número de días y número de procesos se han tomado en cuenta básicamente los mecanismos de medición directa, mediante el cual se recogió la información del tiempo y de las etapas del proceso en función a encuestas realizadas a los propios funcionarios y trabajadores municipales conjuntamente con un trabajo de seguimiento en campo del mismo proceso; y, medición de expedientes, mediante el cual se tomó un monto referencial equivalente al número de solicitudes ingresadas mensualmente y se procedió al análisis detallado y lectura de cada uno de ellos a efectos de verificar las etapas del proceso y el tiempo real transcurrido en cada uno de ellos.
A nivel de Centro América Costa Rica encabeza el orden de desarrollo en la región según su crecimiento del PBI con un estimado de 6%. Siendo este monto 25% superior a la cifra alcanzada por Honduras. A lo que debemos sumar que la tasa de crecimiento del PBI que corresponde a Honduras de 4.0% para el año 2006, permanece invariable en su proyección para el ejercicio 2007, superando únicamente a Guatemala y el Salvador, distando de Panamá y Costa Rica que aportan las mejores tasas.
Cuadro Nº 1 Tabla comparativa de Crecimiento del PBI
2005 – 2006 - 2007
Fuente: Comisión Económica para América Latina y el
Caribe. http:/www.eclac.cl
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Así, este trabajo de investigación en campo como fuente de información sustancial nos permite afirmar que en Honduras la formalización de una actividad empresarial únicamente a nivel municipal, en medición directa, puede tardar aproximadamente 27 días, con el desarrollo de 7 procedimientos, mientras que según la medición de expedientes el mismo proceso tarda aproximadamente 36 días, con el desarrollo de 7 procedimientos. Cifras por encima del nivel de países similares de la región que hoy en día cuentan con procesos simplificados como Puerto Rico el cual se encuentra en el ranking como una de las 30 mejores economías en el rubro de dar facilidades para hacer negocios.
Tiempo Municipal
DB 2004 TG
DB 2005 TG
DB 2006 TG
Medición Directa
Medición Expedientes
Días 80 62 62 27 36 Procedimientos 14 13 13 7 7
El último Doing Business 2007 Hacer Reformas, establece el ranking global de aquellos países con mayores y mejores facilidades para el desarrollo y formalización de actividades comerciales.
PAIS 2007 2006
Puerto Rico 19 18
Nicaragua 67 72
El Salvador 71 75
Panamá 81 79
Costa Rica 105 99
Honduras 111 107
Guatemala 118 128
Cuadro Nº 2 Comparativos de tiempos y procedimientos para la formalización. TG:
Tiempo General que toma todo el proceso en diversas entidades.
La implementación avanzada de políticas de simplificación de procesos tanto en Nicaragua como El Salvador y Guatemala les ha permitido mejorar su posicionamiento en el ranking, a comparación del año 2006, los mismos que conjuntamente con reformas en otros países han generado el descenso en sus posiciones de Puerto Rico, Panamá, Costa Rica y Honduras, países que cuentan con procesos simplificados que requieren ser retroalimentados o recientemente implementados.
Cuadro Nº 3 Ranking de Países con mayores facilidades para
hacer empresas
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1.1.1 Principales barreras para la
inversión en Honduras.
Estudios en los que la opinión de los inversionistas es tomado en cuenta, permiten concluir, que entre las principales barreras identificadas para la inversión en Honduras, se encuentran:
• La corrupción del sistema administrativo, relacionado con bajos salarios, estructuras y procesos administrativos arcaicos y anacrónicos que dificultan la relación entre el estado y el ciudadano.
• Inseguridad, robo y desorden, que provienen básica y directamente de un sistema considerado sustancialmente corrupto.
• Alto costo del financiamiento del proceso integral de formalización. • Macro economía inestable, rigidez del mercado laboral y escasez de
habilidades de la fuerza laboral debido a la baja calidad de la educación y falta de capacitación.
• Marco legal inadecuado para aplicar leyes correspondientes, exceso de regulaciones para formalizar un negocio, comportamiento anticompetitivo de las empresas y la baja calidad de servicios y de la infraestructura.
• Limitado uso de tecnología e innovación por parte del sector privado.
No es novedad que el desarrollo de un país en términos de economía moderna puede tener como principal componente la inversión extranjera directa (IED), ayudando a repotenciar principales desventajas como un reducido mercado interno, y pobreza extrema. Hoy en día países pequeños con características comunes como Jordania, Costa Rica, Letonia y Estonia han comenzado a buscar medios para atraer IED replicando experiencias exitosas aplicadas en Singapur e Irlanda. Honduras es un país con características similares que cuando de atraer IED se trata se encuentra en una situación de desventaja, frente a su mas cercanos competidores de la región, pues su mercado interno, reducido y de difícil acceso representa mayores riesgos en el contexto de atraer este tipo de inversiones.
País Pasos Tiempo Costo %
Honduras 13 62 64.1
Jamaica 6 9 8.3
Panamá 7 19 24.8 Puerto Rico 7 7 1
Cuadro Nº 4 Comparación de pasos, tiempo y costo durante el 2006
Fuente: Doing Business 2006
Estos cuadros reflejan los números de pasos, tiempo y costo para formalizar un negocio en los países de la región durante el año 2006.
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Honduras, en el 2006, contabilizaba un total de 62 días con 13 pasos empleados para una formalización. Le seguía Jamaica con seis pasos en 9 días, Panamá con siete pasos en 19 días, sobresaliendo Puerto Rico con siete pasos en solo 7 días; mientras que de acuerdo al mayor costo en % tenemos: Honduras (64.1%), Jamaica (8.3%), Panamá (24.8%), Puerto Rico (1%).
Gracias al Doing Business 2007 “Como reformar”, al momento de elaboración del presente informe contamos con las cifras establecidas para los indicadores cuantitativos relacionados a tramites empresariales, tales como el relativo al tiempo empleado para formalizar un negocio.
Comparativo tiempo/costo
0
100
200
300
400
500
600
700
800
HONDURAS JAMAICA PUERTO RICO
Tiempo
Costo TIEMPO
COSTO $
Fuente: Doing Business 2006
Grafico Nº 1 Comparación tiempo/costo en
la Región durante el 2006.
Grafico Nº 2 Comparación tiempo/costo en la Región para el 2007.
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Así en el 2007, a pesar de haber reducido el tiempo empleado de 62 a 44 días, Honduras se encuentra en desventaja frente a sus competidores de la región centroamericana, siendo superado sólo por Costa Rica, quien presenta un total de 77 días para abrir un negocio.
Siendo Honduras uno de los que mayor porcentaje de reducción en el número de días logró durante el lapso de la medición sigue siendo uno de los países de la región en los que la apertura de un negocio toma más tiempo, sin embargo, se espera, que con la consolidación de la implementación del proceso simplificado en el devenir de los proximos meses y la consecuente reducción de las variables de número de pasos y costos, el posicionamiento de Honduras en el ranking globlal tenga una mejora notoria en beneficio de lograr un entorno atractivo para los inversionistas.
Para los empresarios la demora de los procesos, el excesivo costo de los mismos, la burocracia y trabas administrativas son determinantes, hasta el punto de buscar lugares alternativos de inversión o decidir no formalizase.
Empíricamente esta demostrado que los países que cuentan con mayor número de regulaciones y procedimientos son los Países más pobres. Además en estos países a pesar de tener más leyes y más mecanismos de control a través de un sin fin de procedimientos, la calidad de los bienes públicos y servicios es peor que en países que exigen menos requisitos.
Grafico Nº 3 Comparación tiempo/costo en la Región de los años 2006 - 2007.
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Finalmente, en Honduras se esta creando conciencia que mercados con menores barreras burocráticas y menores costos de formalización permiten un mayor desarrollo económico, siendo precisamente los países en vías de desarrollo los que se encuentran en el sector opuesto, es decir con mayores barreras y costos altos para la formalización.
Hoy en día en Latinoamérica existen claros ejemplos de aplicación de simplificación y reingeniería de los procesos administrativos relacionados con la formalización de las actividades empresariales. Vistos como mecanismos para incrementar la capacidad competitiva de los países que les permita alcanzar un crecimiento económico sostenido e integrarlos exitosamente en la economía global, los esfuerzos de simplificación desarrollados tanto en Bolivia como en Perú, países que en la actualidad cuentan con procesos de formalización simplificados.
Grafico Nº 4 Relación costo de apertura de una empresa – grado de
formalización.
Fuentes: Doing Business 2005
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1.2 Metodología aplicada
l desarrollo del Proyecto para simplificar el Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio tanto como en la Alcaldía Municipal del Distrito Central (Tegucigalpa) como en la Municipalidad de San Pedro
Sula fue concebido en una aplicación de 5 etapas, cada una de las cuales contiene su metodología de aplicación, los cuales fueron aplicados desde el mes de octubre del 2005 hasta el mes de febrero del 2007.
E
••Diagnóstico (Oct 05 – Dic 05)
••Propuesta de Simplificación (Dic 05 – Mar 06)
••Implementación (Mar 06 – Dic 06)
••Sostenibilidad y mejora continua (Ene 07 �
ETAPAS DEL PROYECTO
Identificar al detalle todas las actividades, tiempos, costos, áreas involucradas en el proceso de Permiso de Operación de Negocio, para ubicar cuellos de botella y proceder a simplificarlos.
Proponer nuevo proceso simplificado y eficaz de Permiso de Operación de Negocio.
Concordar elementos humanos y logísticos que permitan poner al alcance de los empresarios el proceso simplificado.
Hacer seguimiento de operatividad del procedimiento para hacer ajustes necesarios, de forma tal que se logre su mejora continua y sostenibilidad.
Grafico Nº 5
Etapas del Proyecto.
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1.2.1 Diagnostico. Primera etapa del proceso de simplificación que nos permite identificar el proceso y los subprocesos que lo conforman, las etapas del proceso y su contenido de cada uno de ellos, los tiempos empleados y la calidad de cada uno de ellos así como los administradores del proceso y la relevancia de su participación en el desarrollo del mismo. Lo que nos permitió obtener elementos de juicio específicos y objetivos que permitieron elaborar, sobre bases firmes, el diseño de la Propuesta de cambio.
Así del desarrollo de esta primera etapa se puso concluir, entre otros, que tanto en Tegucigalpa como en San Pedro Sula, el Permiso de Operación se encuentra sistematizado de acuerdo a la naturaleza del giro que se pretenda desarrollar, con solicitudes de permiso supuestamente simples con una toma total de tiempo de 33 a 36 días hábiles con un promedio de 4 a 6 procedimientos previos al mismo permiso de operación.
1.2.2 Propuesta. En esta etapa del proyecto y sobre la base de la información obtenida del diagnostico se formuló la Propuesta de Reforma al proceso que se pretendía simplificar considerando siete lineamientos estratégicos del desarrollo de la simplificación:
• Procesos más eficientes. • Eliminación de requisitos y pasos innecesarios. • Tiempo de espera más cortos. • Menores costos para los inversionistas. • Utilización de las tecnologías de la información.. • Mejora en la calidad del servicio prestado. • Participación e implicación del sector privado, implicación activa de los
cuerpos intermedios en que aquella se organiza (Cámaras de Comercio, asociaciones, organizaciones).
Las mismas que fueron estructuradas en 14 Componentes, los cuales contienen aquellas etapas medulares del proceso de cuya simplificación y monitoreo continuo depende la implementación:
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1. Reforma estructural de la Organización. En función al flujo del Proceso de Permiso de Operación de Negocio.
2. Instrumentos Administrativos. Implementación de un marco jurídico adecuado que permita contar con una norma de carácter integral.
3. Información y Difusión. Orientada a desarrollar la campaña de difusión para lo cual se contrató una empresa publicitaria experta en el tema.
4. Orientación, trámite y pagos. Reestructuración de ambientes de atención adecuados mejorando la calidad del servicio.
5. Conformación y Capacitación del equipos municipales. Orientada al traslado de capacidades hacia el personal municipal que administra el proceso.
6. Procesos y Procedimientos. Implementar un único procedimiento, con desarrollos específicos de acuerdo a la naturaleza del giro.
7. Inspecciones. Conformación de un equipo de inspectores capacitados para el desarrollo de una única visita multidisciplinaria en una sola vez.
8. Desconcentración de firmas y Concentración de funciones afines al proceso. Con distintos niveles de aprobación y firma, según el grupo al que pertenezca la actividad, así como establecer firmas alternas.
9. Requisitos y Formatos. La exigencia en promedio, y para los casos más comunes, de no mas de 3 requisitos, con la exigencia de no más de 3 formularios.
10. Normatividad a fin al Proceso. Emisión de una Ordenanza Municipal u norma municipal de rango equivalente para la regulación integral del nuevo proceso.
11. Determinación del Monto de la Tasa, Costos y Pagos Definición de tasas racionales y equivalentes al costo.
12. Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Elaboración de un sistema de información para el proceso, con dotación de equipos, unidades de energía, propuestas de pagina web y el software de reconocimiento de caracteres y aplicación de gestión de documentos
13. Sistemas de Monitoreo y Retroalimentación. Conformación de una Mesa de Seguimiento conformada por representantes del sector privado y representantes municipales, que permita evaluar y brindar apoyo en el desarrollo del proceso simplificado ya implementado. Para ello se elaboran propuestas de cuadros estadísticos del estado de las solicitudes, así como la evaluación del sistema en función a indicadores de gestión y procesos de seguimiento.
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1.2.3 Implementación. Con la sensibilización de los actores del proceso sobre la necesidad de introducir cambios de simplificación, se identificaron y desarrollaron todos los instrumentos administrativos, de recursos humanos, logísticos, de asistencia técnica, de tecnología y normativos para cada uno de los componentes, de tal forma que articulados adecuadamente generaran los resultados esperados.
El desarrollo de la Etapa de Implementación en el presente proyecto contempló el desarrollo de los sistemas definidos a continuación:
1.2.3.1 A nivel Técnico Informático.
• La aprobación de las especificaciones técnicas de hardware, las cuales deben soportar el nuevo proceso simplificado.
• La adquisición de equipos informáticos, de medición y de digitalización. • La aplicación de un software de administración de procesos. • Prueba de los desarrollos solicitados en las áreas informáticas.
1.2.3.2 A nivel Legal.
e aprobó en cada una de las municipalidades la Ordenanza Municipal o el Reglamento Municipal que Institucionaliza el Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio y sus correspondientes anexos.
1.2.3.3 A nivel Procedimental.
• Se definió y validó por parte del personal municipal los requerimientos básicos establecidos para la parte estructural del ambiente físico donde será desarrollado y administrado el nuevo proceso.
• Se realizo, como parte medular, para los términos de sostenibilidad del proyecto, el traslado de capacidades respecto del manejo y mantenimiento del sistema.
• Se desarrollo una prueba piloto o juego de roles con la finalidad de examinar, evaluar y calificar el desarrollo del proceso consignando los cambios generados con esta implementación.
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1.2.4 Sostenibilidad.
Como garantía de la implementación y permanencia en el tiempo de un proceso simple y predecible se considero un mecanismo, concordado con el sector privado, que asegure que la reforma siempre esté sometida a procesos de mejora continua y permanente evaluación bloqueando modificaciones en el proceso que desvirtúe su propósito. Es así que en la Ordenanza Municipal o el Reglamento Municipal que regula la reforma, se crea e institucionaliza una Mesa Publico Privada que garantizará la continuidad de la estructura fundamental de la reforma.
En cada una de las fases, el equipo de Consultores del IFC presentó oportunamente los respectivos informes a las instancias correspondientes según el cronograma de trabajo convenido, los mismos que fueron posteriormente aprobados y autorizados por los representantes de cada institución.
En los siguientes cuatros capítulos encontraremos de forma resumida los principales indicadores y conclusiones mas resaltantes de cada una de las fases del desarrollo del Proyecto de Simplificación del Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio.
Capítulo
2
DIAGNOSTICO
Y
LINEA DE BASE
38383838
2. Diagnostico y Línea de Base.
egún los últimos estudios del Banco Mundial los países que mas facilitan aperturas de nuevos negocios y empresas, sin perjuicio de otras variables de importancia, son los que actualmente han alcanzado los niveles más
importantes de desarrollo. Por el contrario los países que más barreras y trabas colocan a sus ciudadanos y empresas son los que menos inversiones y empleo local generan en sus economías. Honduras según la citada fuente, se encuentra en el anterior grupo de países, en los que por ejemplo, el tiempo para iniciar un negocio en promedio es de 44 días hábiles, mientras que en Panamá son 19 días, Noruega 23 días y Estados Unidos de América solo se requiere 05 días.
El desarrollo del Proyecto de Simplificación del Proceso para Obtener el Permiso de Operación nos permitió emplear diversas metodologías que arrojaron un diagnostico con cifras contundentes focalizadas sobre todo en las variables cuantitativas relacionadas con las facilidades para la formalización de un negocio tales como tiempo, número de pasos y costo empleado.
Así esta etapa fue fundamental para la identificación, desarrollo temático y de intervención de los siete lineamientos estratégicos sobre los cuales fue elaborada la propuesta de simplificación desarrollada en el capítulo siguiente.
La información examinada y la data recogida durante el diagnostico está referida a los años 2002, 2003, 2004 y 2005 y sobre ella se han basado los estudios realizados. Durante el año 2006 se realizó la etapa de implementación aunque contamos con información estadística del final de ese año que confirma las tendencias de los años analizados consideramos pertinente consignar las cifras levantadas durante la etapa de diagnostico realizado de octubre a diciembre del
S
39393939
2005. Los cambios reales se podrán observar recién al terminar el primer trimestre del 2007.
2.1 Honduras: Diagnostico General. Si bien el Proyecto de Simplificación del Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio se focaliza únicamente al ámbito municipal la información referida en este ítem intenta reflejar a nivel general dentro de Honduras el largo y tortuoso camino que debe recorrer todo empresario que pretenda formalizar su actividad empresarial o negocio.
2.1.1Proceso de Formalización de la
Actividad Empresarial. El proceso de formalización para constituirse como Comerciante Individual para el caso de las Personas Naturales exige el cumplimiento de ciertos requisitos de carácter legal debidamente determinados por ley. De la evaluación efectuada se tiene que el proceso de formalización para personas naturales esta vinculada más con emprendimientos de índole corporativo que a emprendimientos individuales. En el proceso de formalización hondureño, existen intervenciones notariales y regístrales impuestas por el Código de Comercio del año 1950, que imponen al inversionista cargas que por su naturaleza son mas propias de las sociedades mercantiles. Lo importante al momento al evaluar este marco normativo fue determinar si los pasos impuestos legalmente al inversionista agregaban valor a sus emprendimientos. En nuestra opinión, al no generarse una nueva personería jurídica, ni producirse el efecto de creación de un nuevo patrimonio, la intervención notarial, registral, referida en el primer recuadro del grafico siguiente, resulta innecesaria. Del mismo modo la inscripción forzosa a la Cámara de Comercio, pese a que en términos de tiempo no supone mayor demora, si representa una instancia más dentro del proceso de formalización que debería ser establecida en tiempos posteriores a la obtención de los permisos de operación y dentro del marco de la voluntariedad del individuo o comerciante.
Los tiempos integrales de formalización corresponden con las mediciones efectuadas por los informes del Doing Business destacándose las importantes reducciones efectuadas en las inscripciones en el Registro mercantil. Sin
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embargo, sigue siendo el espacio municipal el principal espacio de demoras y barreras para la formalización integral de allí la importancia de trabajar y sumergirse en el, a fin de determinar las trabas que impiden una rápida y menos engorrosa formalización.
Nota: Los 30 días computados para le obtención del Permiso de Operación y funcionamiento es el resultado del promedio ponderado de los días empleados para el desarrollo del proceso tanto en la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa como en la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula.
2.1.2 Marco Normativo.
Del marco jurídico compilado para los efectos del presente documento (14 normas en promedio) se ha podido concluir que únicamente la Ley de Contratación del Estado regula tangencialmente el tema de la simplificación administrativa, pero específicamente para los procesos de adquisición de bienes y servicios por parte de las instituciones estatales, tema que no tiene ninguna relación con el proceso para obtener el permiso de operación; por otro lado tanto el Reglamento de la Ley de Municipalidades como el Plan de Arbitrios SPS 2005 regulan específicamente el proceso para obtener el permiso de operación sin contemplar relación alguna con el tema de la simplificación administrativa. Así no hay marco normativo apropiado que conceptualice como temas estrechamente relacionados el proceso para
Grafico Nº 6 Proceso aplicable a persona Natural para abrir una empresa
Fuente: FIDE
PUBLICACIÓNNOTARIOABOGADO
INSCRIPCIÓN REGISTRO PÚBLICO DE COMERCIO
OBTENCION DE RTN
70 días laborables
OBTENCIÓN PERMISO DE OPERACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO
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1 día 1 día
5 días 30 días
PUBLICACIÓNNOTARIOABOGADO
INSCRIPCIÓN REGISTRO PÚBLICO DE COMERCIO
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44 días
OBTENCIÓN PERMISO DE OPERACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO
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1 día 2 días
5 días 30 días 5 días
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obtener el permiso de operación con el proceso de simplificación administrativa al cual debe estar sujeto.
En este contexto, se trabajó sobre un compendio de ocho normas básicas que regulan de manera directa o indirecta el proceso de formalización de las actividades empresariales, es decir conforme el Artículo número 66 de la Ley de Municipalidades los actos de la Administración Municipal se ajustan a la siguiente normativa la Constitución de la República, los Tratados internacionales, la Ley de municipalidades, las Leyes administrativas
TEMA REGULADO
INSTRUMENTO NORMATIVO
Simplificación Administrativa
Permiso de
Operación de
Negocios
OBSERVACIONES
Constitución de la Republica
No No Establece la libertad de comercio, de iniciativa, de empresa y de industria, pero no regula temas propios de ordenamiento de la vida municipal
Ley de Municipalidades No No Regula la vida institucional municipal Ley de General de la Administración Pública
No No Ubica a las Municipalidades dentro de la Administración Publica
Ley de Procedimiento Administrativo.
Si No Ley que puede ser utilizada por las Corporaciones Municipales en materia de procedimientos administrativos
Ley de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo
No No Ley que regula el emplazamiento de la administración ante la justicia.
Ley de Contratación del Estado
Si No Ley que regula los procesos de adquisición de Bienes y Servicios por parte de las instituciones estatales.
Reglamento de la Ley de Municipalidades
No Si Reglamenta la Ley de Municipalidades, y es el único texto normativo de carácter general nacional que regula el tema del Permiso de Operación de Negocios
Reglamento de la Ley de Contratación del Estado
No No Reglamenta la ley respectiva
Plan de Arbitrios SPS 2005 No Si Como instrumentos normativos de carácter municipal, regulan lo referente a la emisión del Permiso de Operación en cada municipalidad
Reglamento de Zonificación y Urbanización del Plan de Desarrollo Urbano de la Ciudad de San Pedro Sula
No No Instrumentos normativos que regulan lo correspondiente a la Planificación y Desarrollo Urbano en el municipio, pero no regula lo referente a emisión de permisos de operación de negocio.
Acuerdo u Ordenanza Municipal Especifica
--- --- No existen acuerdos u ordenanzas que regulen el tema
Manual de Procedimientos --- --- No existen a nivel municipal
Fuente: Propia
Cuadro Nº 5 Marco Normativo relacionados con la simplificación administrativa y permiso de operación de negocio.
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especiales, las Leyes especiales y generales, el Reglamento aplicación de la ley de municipalidades, el Reglamentos especiales y generales y la Ley de la policía y de la Convivencia ciudadana regulan de un 93 a 98% el total del proceso, dejando el monto restante a normas sectoriales o normas especificas que en su conformación derogan o regulan alguna pequeña parte del proceso.
a. Constitución Política de Honduras.
Por mandato constitucional se goza de una forma de gobierno basada en un sistema republicano, democrático y representativo, ejercido por el Poder Legislativo, Poder Ejecutivo y el Poder Judicial. En su conformación Geopolítica cuenta con departamentos, los cuales se dividen en Municipios autónomos administrados por Corporaciones que son electas directamente por el pueblo. Ese patrón de autonomía le permite al Municipio la libre elección de sus autoridades conforme a la Ley; la libre administración y la adopción de decisiones propias dentro del marco legal; la facultad para recaudar sus propios recursos e invertirlos en beneficio del Municipio; la elaboración, aprobación, ejecución y administración de su presupuesto; la planificación, organización y administración de los servicios públicos municipales; la
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Reglamentos Especiales y Generales
Reglamento Aplicación De la Ley de
Municipalidades
Ley de la Policía y
Convivencia Ciudadana
Principios Generales Derecho Público
Constitución De la
República
Tratados Internacional
es
Leyes Especiales
y Generales
Leyes Administrativas Especiales
Ley de Municipalida
des
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Grafico Nº 7 Ordenamiento Jurídico en Honduras
Fuente: Propia
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facultad para crear su propia estructura administrativa y su forma de funcionamiento.
b. Ley de Municipalidades.
Atribuciones de la Municipalidad: • Elaboración y ejecución de planes de desarrollo del municipio. • Control y regulación del desarrollo urbano. Ornato, aseo e higiene
municipal. Construcción de redes de distribución de servicios básicos. • Construcción y mantenimiento de vías públicas. • Construcción y administración de cementerios, mercados, rastros y
procesadoras de carnes, municipales. • Protección y promoción de la ecología y medio ambiente. • Mantenimiento, limpieza y control de vías públicas urbanas. • Fomento y regulación de la actividad comercial y otros. • Control y regulación de espectáculos y de establecimientos de
diversión pública. • Suscripción de convenios. • Prestación de los servicios públicos locales. • Preservar la salud y bienestar general de la población. • Gestión, construcción y mantenimiento, de los sistemas de
electrificación del municipio. Por otro lado la Ley de Municipalidades les permite actuar como sujetos activos promotores del desarrollo económico de cada localidad estableciendo las herramientas jurídicas a través de las cuales las municipalidades regulan, crean, reforman o derogan los temas de su competencia:
Ordenanzas.
Regula la organización
administrativa o la prestación
de servicios públicos locales.
Acuerdos.
Decisiones específicas sobre
cualquier punto público,
vecinal o institucional.
Resoluciones.
Resuelven asuntos de carácter
administrativo específico.
MUNICIPALIDAD
Crea, reforma, deroga
Fuente: Propia
Grafico Nº 8 Regulación Municipal en Honduras
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Conforme el Artículo Número 25 de la Ley de Municipalidades, la Corporación Municipal como órgano deliberativo de la Municipalidad ejerce la facultad de aprobar el Plan de Arbitrios de conformidad a la Ley. Este es un instrumento jurídico normativo de aplicación general en el Municipio y “de ineludible aplicación que establece los gravámenes, las normas y los procedimientos relativos al sistema tributario del Municipio el cual a su vez regula el proceso para obtener el permiso de operación de negocio.
c. Ley de Procedimientos Administrativos.
Establece el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la administración pública sirva a la protección del interés general. La Ley de Procedimiento Administrativo1 establece los siguientes lineamientos: • Define las competencias y los mecanismos de resolución en caso de conflictos, así como también en los casos de recusación y abstención.
• Describe el procedimiento administrativo en toda su extensión, desde el inicio con la presentación de la solicitud hasta el fin con la resolución consentida sobre las impugnaciones planteadas.
• Define al acto administrativo en sí, características, eficacia, validez y el sistema administrativo correspondiente.
d. Ley de Simplificación Administrativa.
Establece los siguientes lineamientos: • Todo órgano deberá poner en práctica programas relacionados con el sistema y automatización del manejo de la información publica
• Ningún Órgano del Estado podrá exigir a los particulares certificaciones, constancias o documentos
• Todo Órgano del Estado debe contar con mecanismo o instrumentos idóneos de información
• Todo Órgano del Estado tiene la obligación de realizar permanentemente diagnósticos y análisis sobre diferentes tramites
• Todo formulario instructivo y documento similar que los Órganos del Estado pongan a la disposición del público debe elaborarse en lenguaje preciso, sencillo y claro
• Toda persona tiene derecho a presentar junto con su escrito o solicitud una copia con fecha, hora y sello de la oficina receptora
• La administración no podrá degenerar solicitudes o peticiones por ningún motivo
• El reconocimiento de la afirmación ficta a favor del administrado
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Esta norma tiene como objetivos primordiales eliminar normas innecesarias que obstaculicen los proceso administrativos, reducir al máximo posible la línea de mando en la toma de decisiones a efectos que las soluciones administrativas puedan ser definidas por aquel funcionario que técnicamente administra de manera directa el proceso, reducir el número de unidades ejecutoras priorizando el criterio de uso racional de los recursos y finalmente evitar las arbitrariedades en la toma de decisiones difundiendo el desarrollo de los procesos a efectos que al administrado no se le exijan requisitos ilegales, o no se respete el normal desarrollo del procedimiento o se excedan largamente los plazos establecidos para la resolución de las peticiones.
e. Conclusiones.
Obtenidas del análisis del contenido de cada norma así como del actuar del sistema judicial. Honduras atraviesa una dura crisis de corrupción del sistema administrativo, relacionado con: • Temas de bajos salarios, con jueces que reciben remuneraciones ínfimas proclives a cualquier signo de corrupción.
• Existencia de estructuras y procesos administrativos arcaicos y anacrónicos que dificultan la relación entre el Estado y ciudadano.
• Marco legal inadecuado para aplicar las leyes correspondientes, lo que incrementa aún la sensación de inseguridad que atraviesa el empresario.
• La inseguridad que proviene básica y directamente de un sistema considerado sustancialmente corrupto.
• El alto costo del financiamiento pues los abogados fijan sus tasas remunerativas en función a la inversión en actividad económica del cliente.
• La poca competitividad de los profesionales, toda vez que cursan la carrera profesional sin ser sometidos a proceso de selección alguno culminando la misma en un promedio de 3 a 4 años.
• La selección del poder judicial se encuentra politizada. • El sistema jurídico desprotege los títulos de propiedad. • No se cuenta con disponibilidad de información jurídica. Carecen de un medio de publicación oficial de normas.
• La Política comercial y cambiaria discrimina las exportaciones desfavoreciéndolas.
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2.2 Tegucigalpa: Diagnostico y Línea de
Base. TEGUCIGALPA es la capital de Honduras y la ciudad más grande del país. mar. Esta constituida por dos ciudades Tegucigalpa y Comayaguela ambas se encuentran en lados opuestos del río grande Choluteca, juntas las dos ciudades forman el distrito central.
Geográfica e históricamente estas denominadas “ciudades gemelas” han compartido los anhelos y retos que enfrentan las ciudades en desarrollo en la solución de los problemas sociodemográficos que pertenecen a las grandes ciudades. Tegucigalpa tiene un aproximado de 1 500.000,00 de habitantes
La ciudad de Tegucigalpa ha mostrado tener un proceso acelerado de urbanización, con lo cual la población económicamente activa (PEA) identificada en el área urbana de Tegucigalpa desarrolla actividades relacionadas al comercio y los servicios, que en su conjunto representan el 77.7%, mientras que las actividades productoras de bienes constituyen un 22.3% de la misma.
Grafico Nº 9 Mapa Honduras – Ubicación de Tegucigalpa
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2.2.1 Principales hallazgos del
Diagnóstico en cada Componente.
2.2.1.1 Información y Difusión.
La estructura orgánica de la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa es funcional, teniendo la corporación municipal como órgano normativo y fiscalizador integrado por: Alcalde, Vice Alcalde, 09 Regidores, la Secretaria Municipal, Auditoria Interna, y la Tesorería Municipal, así como un Órgano de Apoyo a la corporación. La Secretaria Ejecutiva que a su vez depende de la Dirección Ejecutiva concentra aquellas unidades orgánicas cuya función primordial es de administrar los procesos denominados de apoyo tales como: Unidad Ejecutora del BID, Contratación, Concesiones y Supervisión, Unidad de Planificación y Proyectos, Instituto de Desarrollo Municipal, entre otros. Según las funciones asignadas en la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa y el organigrama el proceso para obtener el permiso de operación a nivel interno esta siendo administrado básicamente por dos órganos de línea como la Dirección General de Desarrollo Urbano e Infraestructura a través de la División del Metroplan y Dirección General de Finanzas y Administración a través de la División de Recaudaciones, siendo estas áreas las que concentran la mayor cantidad de procedimientos o actividades propias de tramite interno del proceso para obtener el permiso de operación.
No contando con un proceso integrado se determinó la inexistencia de un sistema de seguimiento para el la tramitación del proceso administrativo para obtener el Permiso de Operación de Negocio.
Como son varios los procedimientos que integran el proceso total, la información y la consiguiente difusión sobre requisitos, pagos, plazos etc. que el empresario tiene que conocer para iniciar y finalizar el trámite de cada uno de ellos, se encuentra dispersa en cada una de las áreas involucradas, lo que incluye en promedio 03 locales municipales distantes geográficamente, siendo además incompleta e insuficiente y generalmente llega al interesado en el mismo momento en que él necesita gestionar el procedimiento.
No cuentan con instrumentos informativos como volantes, normalmente la información es trasladada al interesado de manera verbal a la espera que este
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mismo la escriba o de lo contrario son impresos en pequeños papeles que además de tener letras microscópicas son extraviados fácilmente por el ciudadano. Los formatos son numerosos y complejos de ser llenados donde no se advierte con puntualidad sobre la responsabilidad que asume el solicitante sobre el carácter de declaración jurada de la información que está dando y la legitimidad de los documentos que respaldan el expediente.
Por otro lado las etapas de campaña promovidas por la Municipalidad no son debidamente difundidas pues el interesado es normalmente informado al momento de imponerle una notificación o recibir la visita de un fiscalizador con la imagen municipal además de verse afectada deja de lado el papel importante de promotor del desarrollo local para prevalecer el papel de fiscalizador que busca básicamente sancionar a los infractores, los cuales normalmente no se fiscalizar o cesan el desarrollo de la actividad comercial.
Por todas estas carencias, la imagen institucional se ve afectada.
2.2.1.2 Índice de Usos o Nomenclatura de Giros.
La Planilla de Zonificacion de Usos Comerciales es el instrumento que determina el o los giros que puede solicitar el empresario. Es consultado como primer paso en el actual proceso para definir la viabilidad de la licencia solicitada, y si adicionalmente, la ubicación del local está comprendida en la zonificación regulada por la normatividad vigente.
El documento que compila los giros que la Municipalidad autoriza a funcionar en el ámbito de su jurisdicción se denomina “Índice de Usos” el cual se creó y no ha sido actualizado desde 1996 a pesar de haber sufrido los estragos del Huracán Mitch durante 1998 las zonificaciones que cambio definitivamente el comportamiento comercial de la nación. Por otro lado el documento desde su creación adolece de innumerables falencias que lo vuelven un documento complejo, in entendible para el empresario pero sobre todo deja al libre albedrío del funcionario responsable su interpretación y/o flexibilidad con lo que pone en riesgo el desarrollo económico del municipio de una manera armónica. No se ha concordado ni uniformizado la nomenclatura, en la mayoría de los casos se identifica con distintos nombres a actividades idénticas: tales como restaurante como merendero las cuales desarrollan la misma actividad empresarial.
Lamentablemente la falta de lógica en la estructura del Índice de Usos no permite obtener información estadística razonablemente ordenada y confiable que apoye a la gestión.
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2.2.1.3 Zonificación o Uso de Suelo.
Ha quedado en evidencia que la norma que regula la zonificación o uso del suelo en la ciudad de Tegucigalpa, y que son aquellas que facultan la instalación de negocios para desarrollar determinadas actividades empresariales en una ubicación específica, no tienen ningún tipo de relación con la realidad de cada zona, es decir, es bastante frecuente encontrar áreas geográficas calificadas como residenciales que en campo son apreciadas con copiosa y consolidada actividad empresarial y viceversa, situación que se debe en gran parte a la inexistente actualización de la regulación en la zonificación o uso de suelo luego transformaciones demográficas de expansión urbana e incluso de conformación geográfica como la afectada luego de la visita del huracán Mitch. Esto desalienta mucho las iniciativas empresariales de inversión pues se niegan permisos en zonas calificadas como residenciales pero que son en la realidad netamente comerciales además de garantizar un crecimiento urbano poco armónico y no acorde con la realidad de la ciudad. esta realidad hay que darle una solución que pasa por sincerar la realidad o por desalojar a miles de negocios de determinadas zonas. Debe optarse por la primera.
2.2.1.4 Clasificación de Tipos de Negocios o Actividad
Empresarial.
Quedó en evidencia durante el diagnostico que no existe ninguna estructuración o clasificación de las actividades empresariales que permita diseñar procesos específicos para que los negocios según su tamaño, grado de riesgo o por similitud de la naturaleza las actividades que realizan, sea posible clasificarlos en grupos homogéneos para que así puedan acceder al trámite del Permiso de Operación de Negocio con distintos grado de exigencia de requisitos y diferentes instancias jerárquicas de aprobación final.
En la actualidad todos los expedientes tienen la misma ruta de comienzo a fin y tienen que ser autorizados por el Gerente de Finanzas previo Dictamen de, en promedio, cerca de 5 Gerencias de Línea, así, el propietario de una pulpería o bodega deberá someterse al mismo procedimiento aplicado al propietario de una fabrica de productos químicos. Tanto la naturaleza del giro como su envergadura y el grado de afectación que recae sobre el medio ambiente y la población cercana tienen el mismo grado de importancia a nivel de todos los giros existentes.
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2.2.1.5 Sistema Informático.
A continuación se detalla los hallazgos relacionados con tecnología de información incluyendo hardware y software relacionados directamente con la emisión de permisos de operación durante la etapa de diagnostico de la consultoría en la ciudad de Tegucigalpa, Honduras. Las observaciones se hacen en base a los procedimientos relavados durante la fase de diagnóstico realizada en Octubre y Noviembre del año 2005:
• Observaciones Generales Sobre el Entorno Tecnológico Esta sección presenta varias observaciones sobre los hallazgos en las áreas de informática de la municipalidad de Tegucigalpa desde un punto de vista general. Posteriormente se elaboran observaciones sobre la situación tecnológica que afecta directamente al proceso de permiso de operación. En la Municipalidad de Tegucigalpa la situación en cuanto a tecnologías de información y comunicaciones se caracteriza por la falta de una visión estratégica de largo plazo que fije lineamientos y metas en la calidad de los bienes tecnológicos que las municipalidades van a adquirir y los tipos de sistemas de información que deben poner en funcionamiento.
Como resultado de lo anterior la AMDC no cuenta con servicios tecnológicos de la calidad que demandan ciudades en rápido crecimiento como es Tegucigalpa. Más aun, los sistemas y equipos actuales adolecen de una serie de deficiencias en su diseño y operación que se traduce en ineficiencia municipal y retraso para los empresarios que desean rendir sus tributos y abrir negocios en el municipio. En este apartado se procederá a hacer los comentarios pertinentes sobre cada uno de los diferentes aspectos que se han evaluado de la situación municipal:
• Equipo informático insuficiente y obsoleto.
Lo primero que salta a la vista en una visita a la Municipalidad del Distrito Central es la ausencia de equipo de informática actualizado en las oficinas de atención al público. La mayor parte de los servicios que implican una interacción entre empresario y algun empleado municipal sea realizan sin el apoyo de equipos que permitan acceder a la información municipal del empresario. A la par de la falta de equipo se comprobó que no se han adquirido las licencias de software para los
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mismos. Lo anterior representa un riesgo de reclamos legales por la violación de la ley de derechos de autor y propiedad Intelectual.
• Cableado de red es incompleto e inseguro.
Se ha podido comprobar lo inadecuado del cableado de red existente en las oficinas de recaudación tributaria y de permiso de operación para la AMDC. El cableado de red se encuentra tendido sobre los pasillos donde circula el público y carece de canalización. Por lo tanto, contribuye a crear un mal aspecto y una sensación de desorden en cualquier persona que visita la municipalidad para realizar una consulta o un trámite. El otro aspecto tiene que ver con la seguridad. La mayor parte del cableado esta tendido junto a líneas de conducción de energía eléctrica lo cual representa riesgos de inducción por sobrecarga desde una línea de potencia hacia una línea de datos, afectando los equipos conectados al final de las mismas.
• Falta de equipo para digitalizar expedientes.
Los expedientes de las solicitudes de permiso de operación en la AMDC no son sometidos a un proceso de digitalización y puestos a disposición de los empleados que harán los procesos de autorización de los permisos de operación. La falta de archivos digitales de los expedientes de permisos de operación ocasiona retrasos por traslados de expedientes y reducción del espacio útil en las oficinas de recaudación. Para todo tipo de trámite, mantener la historia de los pagos tributarios del contribuyente es indispensable para otorgar permiso de operación.
• Falta de planificación tecnológica aprobada por la Corporación Municipal. No se ha comprobado la existencia de un plan de tecnología aprobado oficialmente por la corporación municipal. La falta de un plan oficial se traduce en la ausencia de integración de los diferentes componentes y generalmente se opera con costos adicionales. Además, la falta de una planificación adecuada no permite establecer claramente las prioridades para los procesos y planes futuros y así asegurar que los recursos técnicos estén disponibles en el momento que se necesiten. Un ejemplo de ello constituye la saturación de demanda de solicitudes de permiso de operación y declaraciones de impuestos durante el primer trimestre del año que habitualmente sobrepasa la capacidad de servicio de los actuales sistemas en la AMDC.
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• Falta control de monitoreo sobre el Área de Informática. Las actividades del área de informática de ambas municipalidades deben estar bajo la supervisión constante de los responsables del control interno de la municipalidad. Especialmente debe ejercerse un control sobre el mantenimiento de los sistemas y datos relacionados con la recaudación tributaria y el permiso de operación. El estado actual de los sistemas informáticos y de las áreas de informática representa riesgos sobre la integridad, privacidad y disponibilidad de la información que es crítica para la sanidad de las finanzas municipales.
• Falta un Manual de Funciones para el Área de Informática
De los relevamientos realizados durante las visitas a la municipalidad de Tegucigalpa se concluye que existe la necesidad de documentar todas las funciones que realizan los técnicos en informática de la municipalidad a fin de realizar una efectiva separación de tareas y evitar la discrecionalidad en el cumplimiento de las mismas. Esto debería reflejarse en un manual de puestos y funciones que defina claramente cada uno de los puestos de trabajo y para cada uno de estos puestos cuáles son las funciones que deben ser realizadas. Adicionalmente, este manual de puestos deberá ser usado como la herramienta principal para la contratación de personal técnico y que la municipalidad cuente con técnicos calificados en materia de sistemas, comunicaciones, bases de datos y soporte técnico.
• Falta un Manual de Procedimientos para el área de Informática.
Las operaciones diarias del área de sistemas, especialmente las relacionadas con recaudaciones tributarias y permiso de operaciones deben estar plenamente documentadas. Dada la importancia crítica que tienen dichas actividades, las mismas necesitan quedar registradas detalladamente en un manual de procedimientos de sistemas tanto para el mantenimiento de equipos como de las aplicaciones informáticas actuales y futuras.
• Los sistemas de las municipalidades no soportan de forma
adecuada la actividad de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería. Tampoco soportan el proceso de permiso de operación. La revisión del proceso de permiso de operación ha permitido identificar una serie de deficiencias en la infraestructura tecnológica y las aplicaciones contables de la municipalidad que deben ser enmendadas al más corto plazo posible. Las deficiencias más criticas tienen que ver con la desactualización de los saldos pendientes de los
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contribuyentes y la falta de interconexión entre los sistemas bancarios con el modulo contable de la municipalidad. No se ha identificado la existencia en operación de un sistema informático que de soporte a los procesos de planificación y presupuesto de las diferentes divisiones administrativas de la municipalidad de Tegucigalpa. Esto dificulta las actividades de seguimiento y medición de los resultados en base a metas previamente establecidas.
• Falta de un completo manual de políticas, normas y
procedimientos referidos a la seguridad informática. Se hace evidente la necesidad de contar con un instrumento normativo a nivel de política que defina los objetivos en materia de seguridad de la información. Al comprobar la falta de un instrumento de este tipo en los informes entregados ni en el plan de arbitrios municipal se vuelve imperativo recomendar a la municipalidad la adopción de una política de seguridad que sea de estricta aplicación a todos los empleados municipales, definiendo las responsabilidades del área de informática, de los jefes de departamentos, de las áreas de auditoria y recursos humanos; y de las autoridades municipales
• La seguridad ambiental de las áreas de tecnología y de permiso de operación es insuficiente. Las visitas a la municipalidad han permitido identificar una serie de vulnerabilidades ambientales que amenazan la seguridad de las personas y los bienes municipales. La mayor parte de estas vulnerabilidades se relacionan con el hacinamiento de los empleados en las oficinas municipales, extintores contra incendios que están vencidos, instalaciones eléctricas viejas, acumulación de papeles en oficinas saturadas de personal, equipos de climatización viejos o inexistentes, falta de planes de contingencias y rutas de evacuación en casos de incendios o terremotos. El objetivo de las medidas de seguridad a ser adoptadas debe ser el resguardo de las vidas de las personas y de los bienes municipales. Así como, asegurar la continuidad de los servicios municipales en casos de calamidades o desastres naturales.
• El procedimiento de backup de la información tributaria no es
adecuado.
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En diferentes oportunidades en la vida municipal se han presentado situaciones o eventos que amenazan la integridad y disponibilidad de la información de los contribuyentes municipales. La perdida de esta información representaría una grave alteración de las operaciones diarias de la municipalidad. De las revisiones realizadas en el área involucradas se concluye que es urgente contar con equipos, procedimientos y materiales para realizar en resguardo diario de la información tributaria y de permiso de operación en locales distintos a edificio municipal.
• La seguridad lógica de la aplicación tributaria presenta
debilidades. Las herramientas informáticas en las cuales están construidas las aplicaciones actuales son muy antiguas y no incorporan las prácticas modernas en el desarrollo de sistemas y las innovaciones mas recientes en materia de seguridad informática. No existe ninguna aplicación informática para dar soporte al procedimiento de permiso de operación ni aplicaciones para explotar las oportunidades de mejora de servicio que ofrece el Internet y el World Wide Web. La falta de aplicaciones construidas con versiones modernas de software hace que existan vulnerabilidades en el procedo que pueden ser explotadas por terceros. Además, no están integradas medidas de protección de la privacidad de la información desde el punto de vista del almacenamiento.
Infraestructura Informática antes de la Reforma.
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2.2.1.6 Módulo de orientación y trámite.
Durante el levantamiento de información en la etapa de Diagnostico la Municipalidad de Tegucigalpa realizó una importante innovación, pues genero una especie de área de atención al público o mesa de partes general por donde ingresaban los documentos pasibles de generar un expediente, así si bien es cierto el interesado sabía con certeza donde entregaba su solicitud es cierto también que esta importante iniciativa no fue acompañada de un proceso de atención al público pues era cotidiano encontrarnos con largas colas y ciudadanos malhumorados con tiempos empleados de mas de 45 minutos en cola para la espera de atención, esto sin considerar que las ventanillas contaban con información básica de procedimiento tales como formularios y requisitos pero si lo que se requería era información mas especifica como el estado de la solicitud o modificaciones a la autorización inicial el interesado era conminado a seguir la ruta del expediente área por área hasta ubicar en que parte del flujo se encontraba.
Finalmente, no se contaba con un área de atención adecuada para los empresarios, con iluminación y ventilación deficiente, carentes de señalización específica que oriente al solicitante, 1 no existía una orientación integral que permitiera al interesado conocer el proceso y generar expectativa sobre su formalización. El sistema de atención era bastante arcaico con cargos y seguimientos de ruta manuales lo que resulta inadecuado para el propósito, El personal que ofrece la orientación inicial se encontraba en los módulos de atención lo que mucha veces generaba que los empresarios empelaran 45 minutos en cola de espera para que en ventanilla les informaran que la información no se da en ese local municipal o que le faltaba llenar un formulario.
Asimismo, tampoco existe un encargado de verificar, si el expediente que se pretende ingresar se encuentra debidamente formado y completo.
1 Ver fotografías en el presente acápite.
Módulos de Atención antes de la Reforma.
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2.2.1.7 Recursos Humanos y Capacitación.
Se pudo constatar durante la etapa del diagnostico que no existen planes regulares de capacitación que contemplen la realización periódica de talleres para revisar conjuntamente la operatividad de los procedimientos y proponer mejoras en los mismos, ni programas de entrenamiento al personal involucrado para mejorar la comprensión y el mejor desempeño de su trabajo en el proceso administrativo del Permiso de Operación de Negocio.
Las constantes modificaciones que sufren los procedimientos en cuanto a los requisitos solicitados, visaciones, inspecciones y en otros componentes, son generalmente comunicados al personal operativo a manera de directiva sin un sustento legal ni mucho menos un entrenamiento ni capacitación especifica que prevea planes de contingencia por dificultades que puedan surgir por las modificaciones introducidas.
Asimismo existe muy poco conocimiento del marco normativo interno y externo que regulan los procesos, exponiendo a la Municipalidad a quejas y reclamos de los solicitantes pues los encargados de gestionar el proceso desconocen los sustentos de los cambios que ellos mismos ejecutan.
No existen los documentos de gestión básicos tales como manuales de procedimientos, reglamentos de funciones, manual de funciones o texto unico de procedimientos administrativos que permitan que los funcionarios tengan un panorama claro sobre que son el organigrama municipal, que hacen, como lo hacen y cuales son sus responsabilidades y competencia, lo que genera que todos decidan y fiscalicen sobre un mismo proceso.
2.2.1.8 De Procedimientos.
Para obtener un Permiso de Operación de Negocio hay que completar varios procedimientos lo que termina convirtiéndose en un verdadero PROCESO.
Los procedimientos que se pueden necesitar para completar cualquier proceso son:
� Impuesto de Bienes Inmuebles. El IBI es un requisito para poder realizar el trámite del impuesto vecinal personal cuyo resultado es obtener la Solvencia Municipal (con carácter provisional). Esta Solvencia Municipal a su vez es un requisito para el trámite de Permiso de Operación de Negocio. El Impuesto de Bienes Inmuebles se aplica
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a todos los propietarios de terrenos, casas y edificios en el Distrito Central.
No.
Requisito
Tipo
Documento
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Clave Catastral 0 Sección de Recaudaciones
Para calcular valores a cobrar en base a registro de catastro. Solo debe exhibirse
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Sección de Recaudaciones
Determinar los dueños del negocio
Total 2 2 1
Cuadro Nº 13
Inicio
Contribuyente pagaMonto de impuestoBienes inmuebles
Fin
1 2 3
4 5
Ventanilla Bienes Inmuebles verifica saldoe imprime recibo de
pago
Contribuyente Solicita recibos
Contribuyente se dirigea ventanilla de
Compatibilidad AMDCDescarga saldos
Ventanilla CompatibilidadAMDC descarga pagoBienes inmuebles
Inicio
Contribuyente pagaMonto de impuestoBienes inmuebles
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1 2 3
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Ventanilla Bienes Inmuebles verifica saldoe imprime recibo de
pago
Contribuyente Solicita recibos
Contribuyente se dirigea ventanilla de
Compatibilidad AMDCDescarga saldos
Ventanilla CompatibilidadAMDC descarga pagoBienes inmuebles
Procedimiento de Impuesto de Bienes Inmuebles
Cuadro Nº 6 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Bienes Inmuebles.
Cuadro Nº 7 Requisitos del Procedimiento de Bienes Inmuebles.
Fuente: Propia
Fuente: Propia
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Algunas observaciones al procedimiento. Personal. El personal que realiza este trámite esta asignado a la Oficina de Recaudaciones de la Municipalidad del Distrito Central. Sin embargo se observa que existen dos oficinas donde puede presentarse la declaración con personal repartido entre ambas oficinas. El personal demuestra conocimiento de la normativa aplicable para la realización de sus actividades. Tiempo. El tiempo de este trámite se considera razonable dadas las condiciones de requisitos y las facilidades físicas. Sin embargo la falta de conexión en tiempo real con el sistema bancario obliga al contribuyente a realizar pasos completamente innecesarios como el descargar los pagos realizados en el Sistema Informático de la AMDC. Esta actividad se presta para malos entendidos y retrasos para el contribuyente en procedimientos futuros, tales como el trámite de la Solvencia Municipal. Equipo de Oficina. Se observa una gran disparidad entre el equipo de oficina y de informática pues en las oficinas de atención al publico en el edificio enfrente de la AMDC se cuenta con oficinas espaciosas y cuatro ventanillas para el público. El equipo informático es relativamente nuevo por lo cual todavía puede aprovecharse en actividades del trámite de pago de Impuesto de Bienes Inmuebles. En cambio en la oficina ubicada en la Sección de Recaudación en el Edificio Ejecutivo de la AMDC se observa que el mobiliario es viejo, así como el equipo informático que se utiliza para atender al público. Las dimensiones de la oficina tampoco permiten que el personal tenga un área de trabajo privada. Software. No se observo la existencia de un programa o sistema para el registro y seguimiento de las solicitudes de RTN. Se observa que el personal en ambas oficinas para el pago del impuesto de Bienes Inmuebles posee conocimientos básicos de informática que le permite operar las computadoras para realizar las actividades de consulta de saldos e impresión de recibos. Pero igualmente se comprueba la falta de entrenamiento adicional que permita que este mismo personal maximice el aprovechamiento de los equipos actuales con productos tales como Office, Internet y Correo Electrónico. Formatos. El formato para el pago del Impuesto de Bienes Inmuebles es claro. Información al Empresario. Existe una ventanilla de atención al contribuyente en la entrada del Edificio Ejecutivo de la Alcaldía Municipal del Distrito Central. La orientación al empresario se realiza de manera verbal.
59595959
Infraestructura. La estructura de la Ventanilla de Atención al Contribuyente es muy básica e insuficiente. Los contribuyentes frecuentemente tienen que realizar filas para poder realizar sus consultas debido a lo estrecho del local el cual se encuentra prácticamente en el pasillo principal de la entrada del edificio.
� Impuesto Vecinal. El IV permite realizar los pagos del impuesto que pagan las personas naturales sobre las rentas e ingresos personales. Al final de este trámite se obtiene la Solvencia Municipal Provisional y posteriormente obtener la Solvencia Municipal definitiva. Con estos documentos se puede realizar el trámite de Permiso de Operación.
No.
Requisito
Tipo
Documento
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Carta solicitud en papel Bond tamaño carta
Original 10 Sección de Zonificación
Para crear expediente
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Sección de Zonificación
Determinar los dueños del negocio
Total 2 2 11
Fin
Ventanilla Impuesto Vecinal entrega
recibo a reclamar
Ventanilla Impuestovecinal elabora solvenciaMunicipal, registraLibro control
Contribuyente pagaImpuesto en el banco
Ventanilla ImpuestoVecinal, Recepciona
documentación, verificaSistema, elabora
calculo
Contribuyente obtieney llena formulario,
Entrega documentaciónInicio
1
65
2 3
4
Contribuyente reclamaConstancia Solvencia
provisionalFin
Ventanilla Impuesto Vecinal entrega
recibo a reclamar
Ventanilla Impuestovecinal elabora solvenciaMunicipal, registraLibro control
Contribuyente pagaImpuesto en el banco
Ventanilla ImpuestoVecinal, Recepciona
documentación, verificaSistema, elabora
calculo
Contribuyente obtieney llena formulario,
Entrega documentaciónInicio
1
65
2 3
4
Contribuyente reclamaConstancia Solvencia
provisional
Ventanilla Impuesto Vecinal entrega
recibo a reclamar
Ventanilla Impuestovecinal elabora solvenciaMunicipal, registraLibro control
Contribuyente pagaImpuesto en el banco
Ventanilla ImpuestoVecinal, Recepciona
documentación, verificaSistema, elabora
calculo
Contribuyente obtieney llena formulario,
Entrega documentaciónInicio
1
65
2 3
4
Contribuyente reclamaConstancia Solvencia
provisional
Procedimiento de Impuesto Vecinal
Cuadro Nº 8 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Impuesto Vecinal.
Cuadro Nº 9 Requisitos del Impuesto Vecinal.
Fuente: Propia
Fuente: Propia
60606060
Algunas observaciones al procedimiento Personal. El personal que realiza este trámite debe atender al público para el pago del impuesto vecinal individual y a la vez verificar el pago del Impuesto de Bienes Inmuebles. Si el contribuyente demuestra estar al día con sus obligaciones se le extiende manualmente una constancia provisional. En el mes de Julio se emiten las Constancias de Solvencia Definitiva. Tiempo. El tiempo para realizar este trámite se ve afectado por que en el medio del mismo se hace la verificación del pago del impuesto de Bienes Inmuebles. Si se encuentra que el contribuyente tiene saldos pendientes se le indica que debe proceder a pagar los mismos antes de continuar con el trámite de pago de impuesto vecinal y así poder obtener su solvencia municipal. Equipo de Oficina. El equipo informático que se usa para este procedimiento es completamente obsoleto y presenta frecuentes paradas por mal funcionamiento. Se requiere renovar este equipo por uno mas actualizado. Además se reportan paradas por mal funcionamiento del sistema de información para realizar las verificaciones de los saldos del impuesto de Bienes Inmuebles. Software. No se usa ningún software para registrar los tramites de pago de impuesto vecinal ni para controlar las constancias de solvencia municipal. Los cálculos de los valores a pagar son realizados en forma manual. No se toma registro de la fecha y hora del inicio y terminación del trámite por lo cual no existen estadísticas del mismo. Las versiones del software de los equipos actuales están desactualizadas y ya no cuentan con soporte de parte del fabricante del mismo. Formatos. EL formato para la solicitud del impuesto vecinal es claro. Al final del trámite se entrega un comprobante de presentación de la declaración jurada de impuesto vecinal. La constancia de solvencia es un formato preimpreso que todavía no ha sido actualizado para hacer uso del Nuevo RTN por lo cual esta desactualizado. Información al Empresario. Existe una ventanilla de atención al contribuyente en la entrada del Edificio Ejecutivo de la Alcaldía Municipal del Distrito Central. La orientación al empresario se realiza de manera verbal. Infraestructura. La estructura de la Oficina de Atención al Contribuyente es muy obsoleta y solo permite realizar las funciones básicas de consultar saldos de pago de impuesto de bienes inmuebles.
61616161
� Constancia de Compatibilidad. La CC permite determinar el cumplimiento de los requisitos relativos al giro del negocio con respecto a la zonificación donde se realizara la actividades económica que se esta iniciando. Este trámite es iniciado en el Edificio Ejecutivo de la Alcaldía Municipal y después se continúa en la Sección de Planificación Urbana de Metroplan.
No.
Requisito
Tipo
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Carta solicitud en papel Bond tamaño carta
Original 1 Sección de Zonificación
Para crear expediente
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Sección de Zonificación
Determinar los dueños del negocio p
Total 2 2
Procedimiento de Constancia de Compatibilidad
Inicio
Jefe Dpto. Planificación Urbana recibe solicitudes Las analiza para decidir
Si procede
Fin
1 2 3 4
5 6
Ventanilla Compatibilidad Verifica solicitud y envía constancia de compatibilidad
Contribuyente obtiene y Llena formulario, adjunta
documentación
Contribuyente entrega Formulario lleno, croquis
y documentación
Jefe Planificación Urbana Elabora constancia compatibilidad, envía
constancias
Ventanilla Compatibilidad Entrega constancia al contribuyente
Contribuyente reclama Constancia de Compatibilidad
7
Inicio
Jefe Dpto. Planificación Urbana recibe solicitudes Las analiza para decidir
Si procede
Fin
1 2 3 4
5 6
Ventanilla Compatibilidad Verifica solicitud y envía constancia de compatibilidad
Contribuyente obtiene y Llena formulario, adjunta
documentación
Contribuyente entrega Formulario lleno, croquis
y documentación
Jefe Planificación Urbana Elabora constancia compatibilidad, envía
constancias
Ventanilla Compatibilidad Entrega constancia al contribuyente
Contribuyente reclama Constancia de Compatibilidad
7
Cuadro Nº 10 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Constancia de Compatibilidad.
Cuadro Nº 11 Requisitos de la Constancia de Compatibilidad.
Fuente: Propia
Fuente: Propia
62626262
� Permiso de Letrero. El PL se realiza ante la Sección de Zonificación de la División de Desarrollo Urbano. Este trámite se realiza en forma independiente al trámite de permiso de operación, generalmente de forma posterior.
No.
Requisito
Tipo
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Carta solicitud Original 0 Zonificación Crea expediente
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Zonificación Determinar el propietario
3 Recibo de Bienes Inmuebles
Fotocopia 1 Zonificación Verificar si tiene deudas
4 Solvencia Municipal Fotocopia 1 Zonificación Ídem
5 Boleta 200 Zonificación Pago del trámite
Total 5 5 203
Inicio Contribuyente solicitaInformación y paga boleta
ContribuyentePresenta solicitud
Jefe de Sección deZonificación asigna
inspector
Inspector visita e Inspecciona el inmueble
Fin
1 2 3
4 5 6
Contribuyente reclamaPermiso de LetreroEn sección dezonificación
Inspector elaboraDictamen y Permiso de
Letrero
Procedimiento para el Permiso del Letrero
Inicio Contribuyente solicitaInformación y paga boleta
ContribuyentePresenta solicitud
Jefe de Sección deZonificación asigna
inspector
Inspector visita e Inspecciona el inmueble
Fin
1 2 3
4 5 6
Contribuyente reclamaPermiso de LetreroEn sección dezonificación
Inspector elaboraDictamen y Permiso de
Letrero
Procedimiento para el Permiso del Letrero
Cuadro Nº 12 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Permiso de Letrero.
Cuadro Nº 13 Requisitos del Permiso de Letrero.
Fuente: Propia
Fuente: Propia
63636363
Algunas observaciones al procedimiento:
Personal. El trámite de permiso de rótulo requiere de personal con conocimientos en materia catastral y con disponibilidad de tiempo para realizar inspecciones de campo en los edificios u oficinas donde se va a realizar la instalación de los letreros. Se considera que existe personal suficiente para realizar el trabajo aunque en algunos momentos la demanda crece y se pueden presentar retrasos por falta de inspectores. Tiempo. Como este trámite no forma parte integral del procedimiento para obtener el permiso de operación puede llevarse a cabo en forma simultánea y posterior. Sin embargo afecta negativamente en el tiempo final el requisito de pedir dictamen al Instituto Hondureño de Antropología e Historia para poner un rotulo en el Centro Histórico de la Ciudad. Normalmente al momento de ingresar la solicitud en la Sección de Zonificación debe programarse la fecha de la inspección para una fecha posterior. No es común que se pueda realizar la inspección en el mismo día en que se solicita. Equipo de Oficina. Se observa que no existe equipo de oficina tal como computadoras, impresoras o mapas para realizar el trabajo de esta sección. Solo se cuenta con una computadora para fines de trascripción de los permisos de rotulo y los dictámenes de inspección. Software. Los permisos de rótulo no se registran en ningún sistema para fines de calcular estadísticas de solicitudes o registrar los tiempos de trámite y entrega de los mismos a los solicitantes. Formatos. No existen formatos de solicitud de permiso de rótulo, la solicitud de se hace por escrito en papel carta ordinario. Igualmente no existe un formato para el dictamen de la inspección respectiva. Información al Empresario. No se cuenta con información sobre los requisitos para iniciar este trámite en la ventanilla de atención al cliente en la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa. Para obtener información sobre este trámite debe visitarse la oficina de la Sección de Zonificación. Al interesado se le entrega la información de los requisitos del trámite en una hojita de papel fotocopia y recortada. La mayor parte de la orientación se brinda en forma verbal por los empleados de la Sección de Zonificación que atienden al público. Infraestructura. La estructura de la Sección de Zonificación se limita a un grupo de 4 escritorios anticuados, 1 computadora personal y una impresora. Este equipamiento no permite realizar las tareas de una forma ágil para el contribuyente. Los encargados de realizar las inspecciones no cuentan con equipo para elaborar sus informes o dictámenes. Además, no se cuenta con transporte de apoyo para agilizar la realización de las inspecciones
64646464
El empresario para comenzar la formalización del inicio de sus actividades económicas ante la Alcaldía Municipal del Distrito Central debe tener claro en primer termino si la actividad que pretende desarrollar y para la cual desea solicitar autorización está o no inserta en el Índice de Usos y segundo, si la ubicación tiene zonificación conforme.
Los cuadros de la página siguiente, muestran de manera esquemática los procedimientos que componen el proceso para la obtención del Permiso de Operación de Negocio.
Los procedimientos que conforman el proceso de formalización de la actividad empresarial en la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa son: Impuesto de Bienes Inmuebles, Constancia de Solvencia Municipal, Constancia De Compatibilidad y permiso de operación.
N° PROCEDIMIENTO MEDICION
EXPEDIENTES MEDICION DIRECTA
PASOS
1 Impuesto de Bienes Inmuebles 0.24 días 0.24 días 9
2 Constancia de Solvencia Municipal
0.22 días 0.24 días 15
3 Constancia de Compatibilidad 1.06 días 1.23 días 13
4 Permiso de Operación 33.54 días 16.63 días 18
TOTAL 35.06 días 18.34 días 45
Fuente: Propia
Cuadro Nº 14 Procedimientos que componen el Proceso.
65656565
� Permiso de Operación de Negocio. El PON El permiso de operación se tramita en el edificio Ejecutivo de la Alcaldía Municipal del Distrito Central ubicado en la frente a las Clínicas Viera. El trámite de Permiso de Operación debe realizarse al contar con todos los requisitos y es realizar por dos oficinas, la Sección de Recaudaciones y la Oficina de Ventanilla Única. El permiso de operación constituye una licencia de operación que se otorga sobre una base anual y debe ser renovado anualmente.
PERMISO DE LETRERO
REGISTRO TRIBUTARIO NACIONAL
INICIO
FIN
IMPUESTOS DE BIENES INMUEBLES
CONSTANCIA DE SOLVENCIA MUNICIPAL
CONSTANCIA DE COMPATIBILIDAD
PERMISO DE OPERACIÓN
P r o c e d i m i e n t o s v i n c u l a d o s
Grafico Nº 10 Esquema del Proceso para Obtener el Permiso de Operación.
Fuente: Propia
66666666
Cuadro Nº 15 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Permiso de Operación de Negocio.
Sección permiso Operación Envía expediente archivo
Sección permiso operación
Elabora permiso
Operación y firma
Sección ventanilla única
Elabora hoja e inspecciona inmueble
Sección ventanilla única
Elabora informe y dictamen
Retorna archivo
Contribuyente solicita Impresión y paga
impuesto
Ventanilla de permiso de
Operación recibe formulario graba datos al sistema y
Entrega liquidación impuestos al contribuyente
Contribuyente solicita Información y adjunta
documentación
Sección archivo retorna Expediente sección
permisoFin
1
7
9 10
6 5
8
2 3
4
TOTAL
20 minutos
Contribuyente reclama Permiso operación
Sección archivo crea Entrada expediente y Remite expediente
dictamen
Sección permiso Operación envía expediente archivo
Sección permiso operación, elabora permiso y firma
Sección ventanilla única elabora hoja e inspecciona inmueble
Sección ventanilla única, elabora informe y dictamen, y retorna archivo
Contribuyente solicita impresion y paga impuesto
Ventanilla de permiso de operación, recibe formulario, graba datos al sistema y entrega liquidación al interesado
Contribuyente solicita información y adjunta documentación
Sección archivo retorna expediente a sección de permiso Fin
1
7
9 10
6 5
8
2 3
4
Contribuyente reclama permiso de operación
Sección archivo crea entrada de expediente y remite dictamen
Valor
Operac. Revisión Traslado Espera Archivo agregad. Control Otros
1 Solicitar información de Apertura o Renovación de Negocios . X 10 MINUTOS
2 Llenado del formato de D.J. de Industria, Comercio y Servicios y adjuntar requisitos . X 16 HORAS
3 Ingresa Expediente a Recepción de Declarac.Volumen de Ventas . X 05 MINUTOS
4 Traslada el Exp. a Jefatura de Div.Serv.al Contribuyente y Ventanilla Única . X 01 HORA
5 Realiza Inspección Ocular . X 120 HORA
6 Elabora y Firma Boleta Inspec.Campo para Tramite Permiso Oper. . X 01 HORA
7 Traslada el Exp. a la Unidad de Gestión Ambiental . X 01 HORA
8 Elabora Constancia Ambiental REG . X 01 HORA
9 Firma Constancia Ambiental REG . X 01 HORA
10 Traslada el Exp. a la División de Metroplan Sección de Zonificacion . X 01HORA
11 Elabora Const. Zonificac.y Acta Compromiso para ser firmada contrib. . X 01 HORA
12 firma Const. Zonificac.y Acta Compromiso para ser firmada contrib. . X 01 HORA
13 Realiza Inspección Ocular . X 120HORAS
14 Elabora Constancia de Factibilidad Vial . X 01 HORA
15 Firma Constancia de Factibilidad Vial . X 01 HORA
16 Elabora constancia de Departamento Municipal de Justicia . X 01 HORA
17 firma constancia de Departamento Municipal de Justicia . X 01 HORA
18 Entrega al contribuyente . X 05 MINUTOS
TOTAL 21H,20M 244H 3H 268H, 20M9 6 3
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO ACTUALPERMISO DE OPERACIÓN
PASO
ACTIVIDADES (PASOS)
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO
EFECTIVO
Cuadro Nº 16 Diagrama de Flujo del Proceso de Permiso de Operación de Negocio.
Fuente: Propia
Fuente: Propia
67676767
Algunas observaciones al procedimiento. Personal. En el caso del trámite de permiso de operación se observa que el personal que atiende al público cuenta con tres ventanillas de atención. El trámite de permiso de operación esta vinculado a la Declaración Jurada de Impuesto de Industria, Comercio y Servicios. Tiempo. El tiempo para este trámite se considera excesivo debido al tiempo que se consume en traslados y registros manuales. Adicionalmente el tiempo que el expediente pasa en inspección constituye la mayor razón para los tiempos detectados en la entrega del permiso de operación. Otro factor que
Municipalidad de TegucigalpaProceso de Permiso de Operación
TIEMPODE
CICLO
TIEMPODEL
PROCESO
ACTIVIDADSECCION DE VENTANILLA
UNICA
SECCION DE
ARCHIVO
SECCION DE PERMISO DEOPERACION
VENTANILLA DEPERMISO DEOPERACION
CONTRIBUYENTE
-1-
INICIO
-2-
-3-
-4-
-5-
-6-
-7-
-8-
-9-
-10-
-11-
-12-
-13-
-14-
-15-
-16-
-17-
FIN
solictarinformación
llenardeclaraciónjurada
adjuntardocumentacion
adicional
presentarformulario de
declaracion jurada
grabar en el sistemalos datos de ladeclaración
entregar alcontribuyente
liquidación del impuestoy copia rosada
solicitar impresionde recibos de pago
pagarimpuestobanco
enviarexpedienteal archivo
crearentrada deexpediente
remitirexpediente
para dictamen
elaboración dehoja de
inspección
inspeccionar elinmueble para fines
del dictamen
elaborarinforme
elaborardictamen
retornarexpediente
seccion archivo
retornarexpedienteseccionpermiso
elaborarpermisooperación
elaborarpermisooperación
elaborarpermisooperación
-18-
1
2
3
45
6
7
8
9
10
1112
13
14
15
16
17
18
20min16hr
20min
5min
5min20min
120hr
15min
30min
30min
5min
120hr
45min
8hr
30min
15min
15min
5min
1.2%
5.9%
1.2%
1.2%
0.03%
0.03%
44.7%
0.09%
0.09%
0.09%
0.03%
0.03%
44.7%
0.2%
0.2%
0.2%
0.3%
2.9%
Total 268hr,20min 100%
Cuadro Nº 17 Diagrama de Flujo Organizacional del Proceso de Permiso de Operación de Negocio.
Fuente: Propia
68686868
afecta el proceso es la práctica de entregar el permiso de operación hasta el momento que el contribuyente ha cancelado el Impuesto de Industria, Comercio y Servicios. En el reverso del formato de Declaración de Impuesto de Industria, Comercio y Servicio se indica en el numeral 13: “El Permiso de Operación se entregará contra la acreditación de pagos de la liquidación o factura actual de Impuesto de Industria Comercio y Servicio, por lo menos debe haberse cancelado hasta el mes ñeque se esta retirando el Permiso”. Equipo de Oficina. En el caso de la Sección de Permiso de Operación se observa que la misma cuenta con 5 computadoras personales y dos impresoras matriciales para la atención al público. No todo el personal cuenta con equipamiento para realizar sus tareas por lo cual existen actividades que se realizan de forma manual. Software. Las declaraciones juradas de impuesto de Industria Comercio y Servicio se registran en el sistema para fines de calcular las liquidaciones de valores a pagar que deben ser entregadas a los contribuyentes junto con sus recibos para pago. No se hace registro electrónico de las solicitudes de permiso de operación ni de que tipo son (Apertura, Renovación o Cierre) Tampoco se registra en el sistema la creación o registro de nuevas sucursales de un negocio por lo cual es difícil generar listados estadístico del volumen mensual y anual de permisos de operación otorgados y los tiempos que representan. Formatos. El formato para la Declaración de Impuesto de Industria Comercio y Servicio es claro y fácil de llenar. Sin embargo se hace la observación que todavía no ha sido actualizado para usar el Nuevo RTN. Información al Empresario. Se cuenta con información sobre los requisitos para iniciar este trámite en la ventanilla de atención al cliente en la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa. Al reverso del formulario de declaración se presenta las indicaciones al empresario para rendir la declaración. Sin embargo, la mayor parte de la orientación se brinda en forma verbal por los empleados de la AMDC que atienden al público en general en la ventanilla de información. Infraestructura. La estructura de la Sección de Permiso de Operación se limita a un grupo de 4 escritorios anticuados, 5 computadoras personales de las cuales 3 se usan para atención al publico y dos impresoras. Este equipamiento no permite realizar las tareas de una forma ágil para el contribuyente por lo cual se generan frecuentemente colas.
69696969
2.2.1.9 2.2.1.9 Pasos y Tiempos.
Para el análisis, toda la información recogida directamente de las fuentes operativas de la municipalidad de una forma metódica y ordenada, ha sido tabulada a nivel de detalle en cada una de las actividades, con la finalidad de obtener con precisión hasta las más pequeñas operaciones realizadas en cada uno de los procedimientos, y ver cuáles de ellas se pueden eliminar, aglomerar, o de ser el caso, automatizar con mecanismos informáticos en el momento de formular la propuesta.
No.
Requisito
Tipo
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Constancia de Compatibilidad
Fotocopia 1 Sección Permiso de Operación
Para crear expediente
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Sección Permiso de Operación
Determinar los dueños del negocio
3 Recibo de Bienes Inmuebles
Fotocopia 1 Sección Permiso de Operación
Verificar si solicitante esta al día en sus obligaciones
4 Solvencia Municipal Fotocopia 1 Sección Permiso de Operación
Requisito Legal Plan Arbitrios
5 Constitución de Sociedad
Fotocopia 10 Sección Permiso de Operación
Determinar los dueños del negocio
6 Tasa por Tramite de Permiso de Operación (Valor Promedio)
436 Sección de Permiso de Operación
Cubrir costos administrativos del trámite.
Total 5 450
Cuadro Nº 18 Requisitos del Proceso de Permiso de Operación de Negocio.
MEDICION DIRECTA
0 ,2 4
16 ,6 3
0 ,2 4
1,2 3
1 Inpuestos de BienesInmuebles 0,24 dias
2 Constancia de SolvenciaMunicipal 0,24 dias
3 Constatncia deCompat ibilidad 1,23 dias
4 Permiso de Operación16,63 dias
MEDICION DE EXPEDIENTES
1,0 6
3 3 ,54
0 ,2 4
0 ,2 2
1 Inpuestos de BienesInmuebles 0,24 dias
2 Constancia deSolvencia Municipal 0,22dias
3 Constatncia deCompat ibilidad 1,06 dias
4 Permiso de Operación33,54 dias
IBI CSM CC PO0,24 0,22 1,06 33,54
35,06TOTAL DIAS NETOS
IBI CSM CC PO0,24 0,24 1,23 16,63
35,06TOTAL DIAS NETOS
Cuadro Nº 19 Cuadro de resumen de tiempos
Fuente: Propia
Fuente: Propia
70707070
Para el análisis de tiempos en los procedimientos se han hecho tres tipos de mediciones que se detallan en los siguientes cuadros:
• Medición Según Observación Directa. Tiempos resultantes de la observación directa en la ruta del trámite de los expedientes para cada uno de los procedimientos y de que acuerdo a la versión de los funcionarios involucrados es lo que debe considerarse “el tiempo ideal y que por lo general se cumple”.
• Medición de Muestra de Expedientes Concluidos. Los tiempos reales y verdaderos insumidos en trámites de cada procedimiento y que se han tomado de una muestra de expedientes concluidos.
De acuerdo a lo que es usual, según arrojó la fase de diagnostico, los solicitantes inician casi en simultaneo o con algún pequeño desfase los trámites de los procedimientos y los van concluyendo en distintos momentos, por lo que para calcular el tiempo total de demora del proceso hay que tener cuidado.
En el diagnostico se determinó que el actual proceso, no considera distintos niveles de autorización para emitir el Permiso de Operación de Negocio. Los permisos emitidos son aprobados por lo menos por cuatro funcionarios, sin distinguir la naturaleza de la actividad que desarrolla, ni el tamaño o ubicación de la misma, o la personería jurídica del titular. Absolutamente todas requieren de la aprobación de 3 autorizaciones intermedias y una final y múltiples visados e informes de inspecciones en el camino, originando demoras importantes para la culminación del trámite.
Procedimiento Requisitos Pasos Impuesto de Bienes Mubles
02 06
Constancia de Solvencia Municipal
02 12
Constancia de Compatibilidad
02 07
Permiso de Operación
05 19
TOTAL 11 44
Cuadro Nº 20 Cuadro de resumen de Requisitos y Pasos
Fuente: Propia
71717171
En resumen, son 06 el total de las instancias finales de autorizaciones o aprobación para completar el total de procedimientos. No se consideran los vistos buenos o pases intermedios con los cuales se puede fácilmente duplicar la cifra:
2.2.1.10 Requisitos.
Se ha verificado durante diagnostico que la gran mayoría de los requisitos y la exigibilidad de muchos de ellos no se ajusta a las normas legales vigentes, ni a los principios enunciados en la Ley del Procedimiento Administrativo tampoco responden a criterios lógicos. Muchos de ellos se han generado espontáneamente o a iniciativa de algún funcionario y se han ido consolidando en el tiempo. En resumen, de los 11 requisitos solicitados para los 05 procedimientos que conforman el proceso de formalización de la propiedad inmobiliaria tenemos: 04 Veces es solicitada le Boleta de Identidad del Solicitante. 03 Veces se debe presentar Carta de Solicitud respecto de la materia que
corresponde al procedimiento. 04 Documentos se solicitan al interesado cuando es información que ya
obra en la base de datos de la municipalidad.
Procedimiento Autorizaciones Impuesto de Bienes Muebles 01 Constancia de Solvencia Municipal
01
Constancia de Compatibilidad 02 Permiso de Operación 02 TOTAL 06
Cuadro Nº 21 Cuadro de resumen de Autorizaciones
Fuente: Propia
72727272
Además se ha constatado el requerimiento de - Copia de la Solvencia Municipal. - Copia de los Recibos de Pago de Bienes Inmuebles. - Copia de Contrato de Arrendamiento. - Copia del Registro Tributario Nacional. - Copia de la Tarjeta de Identidad. Bastaría con exhibirla al momento de
la solicitud
2.2.1.11 Inspecciones.
Los hallazgos del diagnostico determinaron que en el total del Proceso Típico, se efectúan cuatro o cinco inspecciones sucesivas dependiendo la competencia del área que en ese momento tiene el expediente.
Procedimiento
No.
Requisito
Finalidad
1 Carta solicitud en papel Bond tamaño carta
Para crear expediente 1 Constancia Compatibilidad
2 Cédula de Identidad del solicitante
Determinar los dueños del negocio p
3
Carta solicitud en papel Bond tamaño carta
Para crear expediente 2 Solvencia Municipal
4
Cédula de Identidad del solicitante
Determinar los dueños del negocio p
5
Clave Catastral Para calcular valores a cobrar en base a registro de catastro
3 Impuesto de Bienes
Inmuebles 6
Cédula de Identidad del solicitante
Determinar los dueños del negocio p
7
Carta solicitud en papel Bond tamaño carta
Para crear expediente
8
Cédula de Identidad del solicitante
Determinar los dueños del negocio p
9 Recibo de Bienes Inmuebles Verificar si solicitante esta al día en sus obligaciones
10 Solvencia Municipal Ídem
4 Permiso de Operación
11 Boleta Pago del trámite
Cuadro Nº 22 Requisitos solicitados para cinco procedimientos que conforman el Proceso de Formalización
Fuente: Propia
73737373
Estas son hechas por 5 encargados de igual número de áreas de la Municipalidad en momentos diferentes, generándose consecuentemente distintos reportes que alimentan y demoran el expediente.
Existe un considerable retraso en el tramite de expedientes como consecuencia de una programación individualizada y desarticulada de las inspecciones en cada área.
Esta dispersión de inspecciones como consecuencia de la no-existencia de un equipo especializado multidisciplinario capacitado para hacer una única inspección inicial multipropósito imposibilita que se pueda, a la vez, unificar los procedimientos y por lo tanto darle solución al tema de la duración del proceso.
Del análisis se ha podido establecer que hay un importante porcentaje de tiempo en la espera para realizar las inspecciones, muchas de las cuales no se llegan a efectuar en algunos casos por falta de recursos para movilidad y en otros por que el personal encargado ha sido derivado a operativos especiales o a otros asuntos prioritarios, generándose así verdaderos cuellos de botella.
Adicionalmente, la actual capacidad operativa del municipalidad para hacer llegar las notificaciones que por diferentes motivos se generan y que deben ser de conocimiento de los interesados, se encuentra rebalsada, a lo que debemos sumar que se realizan inspecciones no sólo a todos los negocios nuevos, sino también a algunos negocios que renuevan su permiso, lo cual incrementa aún mas el volumen de expedientes por atender, que normalmente, dependen de la movilidad del solicitante para poder transportarse al lugar de inspección, y que, existe una acumulación de expedientes por atender debido a incremento de la demanda y al escaso número de inspectores.
2.2.1.12 Áreas Involucradas.
En el Informe del Diagnostico se identificaron todas las áreas de la municipalidad hasta el menor nivel orgánico, que intervienen en cada uno de los procedimientos con una clara descripción de su participación en ellos en sus aspectos mas relevante.
En resumen, las áreas involucradas en cada procedimiento del proceso son la Dirección General de Administración y Finanzas, a través de sus Divisiones
74747474
de Recaudación y Ventanilla Única y la Dirección General de Desarrollo Urbano a través de su División Metroplan.
En el organigrama de la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa se aprecian aquellas unidades orgánicas cuyas funciones intervienen en el desarrollo del Proceso para Obtener el Permiso de Operación, así la División de METROPLAN que depende del Departamento de Desarrollo Urbano de la Dirección General de Desarrollo Urbano e Infraestructura tiene como competencia dentro de sus funciones el desarrollo de las inspecciones oculares que sean necesarias desarrollar dentro del proceso, así como también la responsabilidad en la atención a las solicitudes de Constancia de Compatibilidad. Por otro lado la Unidad de Recaudación que depende del Departamento de Finanzas de la Dirección General de Finanzas y Administración se encarga de administrar directamente tanto el procedimiento de la emisión propia del Permiso de Operaciones como aquellos procedimientos considerados como pre requisitos como el Impuesto Vecinal y el Impuesto de Bienes Inmuebles. Finalmente son dos unidades orgánicas de primer nivel las encargadas de administrar todo el proceso para Obtener el Permiso de Operación.
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ESTRUCTURA MUN IC IPAL
Grafico Nº 11 Estructura de la Alcaldía Municipal de Tegucigalpa y Ubicación de las Áreas vinculadas al Proceso de Permiso de Operación.
76767676
2.2.1.13 Formularios empleados en el desarrollo del proceso.
Durante el diagnostico se llegó a la identificación de tres formularios, en promedio, utilizados en cada uno de los de los procedimientos, incluyendo tanto aquellos que son de utilización interna, como aquellos que deben ser llenados por los empresarios al iniciar sus trámites. A lo que debemos sumar un formulario más por cada local o sucursal, y tres Firmas del Contribuyente.
En su gran mayoría los formatos han sido diseñados por cada una de las oficinas que intervienen en el proceso, y muchos de ello registran datos innecesarios o repetitivos. En cuanto al número de copias, estas resultan en algunos casos insuficientes, mientras que en otros terminan siendo excesivas.
Por otro lado, para algunos trámites no existe un formato pre-diseñado, o un modelo que deba ser seguido por el empresario, generando la omisión de datos que pueden resultar importantes.
2.2.1.14 Normatividad.
Actualmente existe gran dispersión en las normas jurídicas municipales que inciden en el Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio. Durante es etapa no se identificó ordenanza municipal ni reglamentación alguna que regule dicho proceso.
Las normas vigentes, en muchos casos, resultan poco claras respecto de sus alcances, contradictorias entre sí, y no reflejan el procedimiento aplicado en la práctica. El proceso actual ignora la Ley de Simplificación Administrativa, total desconocimiento de los principios de simplificación administrativa contenidos en la ley, y que establecen bases para la racionalización de procesos administrativos.
La norma básica que regula el Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio es el Plan de Arbitrios la misma que regula aspectos tributarios pero no regula el procedimiento, así, esta norma se limita a fijar montos de recaudación tributaria. Lo que genera normalmente conflicto de competencias pues el Reglamento de Zonificación, Urbanización, Lotificación y Construcción establece como atribución de METROPLAN la emisión de permisos para instalaciones y empresas en zonas industriales.
77777777
Alrededor de la evasión tributaria empresarial, se ha diseñado muchos de los procedimientos vinculados con el permiso de operación. Esta consigna guarda relación con una red cultural influida por los símbolos, estructuras de poder, los controles, las historias, la estructura organizacional, y los rituales y rutinas Antes de proceder al análisis del proceso de formalización queremos destacar que en nuestras indagaciones para el relevamiento de datos hemos evidenciado una destacable consigna de recaudación alrededor del proceso de formalización. Alrededor de la evasión tributaria empresarial, se ha diseñado muchos de los procedimientos vinculados con el permiso de operación, lo cual genera una serie de barreras burocráticas de índole tributaria que recaen sobre el proceso de formalización municipal. Este consigna guarda relación con una red cultural influida por los símbolos, estructuras de poder, los controles, las historias, la estructura organizacional, y los rituales y rutinas La idea central que esta alrededor de la consigna es la idea de que autorizar aumenta la recaudación, y a la base de esta consigna central se encuentra el símbolo de la lucha contra la evasión tributaria. Es por ello que en el diseño organizacional el proceso de formalización esta adscrito a un área vinculada directamente con la recaudación municipal, como se vera posteriormente. La estrategia paradigmática, resultante se puede evaluar en los controles impuestos por el consigna, no se puede autorizar si no se pagan los tributos pendientes. Lo cual se sustenta en efectos de imagen del área responsable, tendiente a mejorar o redimensionar una imagen de buenos recaudadores, lo cual adicionalmente incrementa su cuata de poder frente a la autoridad municipal de turno. Los rituales que están presentes en estos consignas encaminan a los que diseñan los procedimientos para sea incididos tributariamente los ingresos por ventas.
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2.2.3 Principales problemas.
Historias:Historias:Historias:Historias:
Dejar imagen de buenos
recaudadores
Rituales y Rutinas:Rituales y Rutinas:Rituales y Rutinas:Rituales y Rutinas:
Incidir en ingresos y ventas
Controles:Controles:Controles:Controles:
Pagar tributos antes de autorizar Control sobre indicadores de
recaudación
Organización:Organización:Organización:Organización:
Recaudación autoriza las operaciones empresariales
Poder: Poder: Poder: Poder:
Más Ingresos a la gestión fortalecen
el área de recaudación.
SímbolosSímbolosSímbolosSímbolos:
Fiscalizar La evasión tributaria
Empresarial
Consigna:Consigna:Consigna:Consigna:
AUTORIZAR INCREMENTA RECAUDACIÓN
Grafico Nº 12 Beneficios de la Simplificación en el Proceso
Fuente: Propia
PROBLEMA 1
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
CAUSAN
DEMORA
PERDIDA DE
CONTROL
AFECTA
IMAGEN
MUNICIPAL
FOMENTA
INFORMALID
AD
MAYOR
COSTO A
AMDC
MAYOR
COSTO A
EMPRESARI
O
GENERA
COBROS
ILEGALES
POSIBILITA
CORRUPCIO
N
Diversidad de Fuentes de Información.
Confusión en el interesado
No disponibilidad de información en el sitio web de la Alcaldía Municipal.
Desorientación en el inversionista
No disponibilidad sistematizada acerca de información sobre el flujo del proceso
Mala conformación del expediente por parte del empresario.
Personal de la actual Oficina de Información no maneja suficiente información sobre procedimientos, requisitos y formularios
Demora en cumplimiento de requisitos
AREA
DE IN
FORMACION
Falta de información impresa actualizada con nuevos requisitos
Demora en cumplimiento de requisitos Mayores costos al empresario por recurrencia a tramitadores
Ambientes del modulo de información y orientación para tramites poco apropiados
Incomodidad y desaliento para el empresario Mala imagen institucional
DE FACILIDADES
PARA EL USUARIO
Procedimiento adicional para letrero y uso de la vía pública
Genera informalidad en este campo por cuanto se requiere un procedimiento adicional en otra dirección municipal
Cuadro Nº 23 Problemas de diversa Fuente de información
80808080
PROBLEMA 2
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
CAUSAN
DEMORA
PERDIDA DE
CONTROL
AFECTA IM
AGEN
MUNICIPAL
FOMENTA
INFORMALIDAD
MAYOR COSTO A
AMDC
MAYOR COSTO A
EMPRESARIO
GENERA
COBROS
ILEGALES
POSIBILITA
CORRUPCION
Carencia de un sistema informático que de soporte al trámite de permiso de operación a través de toda la Municipalidad.
- Los tramites se apoyan en el sistema de control de recaudaciones por lo cual hay registros incompletos de los permisos de operación tramitados
Asimetría en el acceso a recursos tecnológicos (computadoras, impresoras, bases de datos, teléfono, fax, fotocopiado) entre las oficinas vinculadas al trámite de permiso de operación. Especialmente en cuanto a número de equipos y actualización de los mismos.
- Los recursos tecnológicos tienden a concentrarse en oficinas vinculadas con la recaudación tributaria y no con la formalización de negocios en el municipio.
DE FACILIDADES OPERATIVAS Y APOYOS
INFORMATICOS
Carencia de una Planificación Estratégica que incluya el componente de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones para la AMDC.
- Los trámites municipales del permiso de operación son prácticamente manuales y no tienen mecanismos de control automático ni de seguimiento individual.
Múltiples Requisitos Exigidos.
Matiz de Burocratización en el proceso.
Se identifican requisitos innecesarios dentro del trámite
Alienta la Informalidad en el Comercio.
DE LOS REQUISITOS
EXIGIDOS
Requisitos duplicados Alienta la Informalidad en el Comercio
Cuadro Nº 24 Problemas carencia recursos tecnológicos
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PROBLEMA 3
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
CAUSAN DEMORA
PERDIDA DE CONTROL
AFECTA IM
AGEN MUNICIPAL
FOMENTA IN
FORMALIDAD
MAYOR COSTO A MML
MAYOR COSTO A
EMPRESARIO
GENERA COBROS ILEGALES
POSIBILITA CORRUPCION
DE UNIFORMIDAD DE
PROCEDIMIENTO
Exigencia de Realización de Procedimientos Previos para la obtención de requisitos para el procedimiento de obtención de Permiso de Operación.
Se alarga innecesariamente el trámite para la obtención del Permiso de Operación de Negocio. Desalienta al Empresario. Incremento de costos y tiempos
Cuadro Nº 25 Problemas de trámites Innecesarios
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PROBLEMA 4
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
CAUSAN
DEMORA
PERDIDA DE
CONTROL
AFECTA
IMAGEN
MUNICIPAL
FOMENTA
INFORMALIDAD
MAYOR COSTO
A MML
MAYOR COSTO
A EMPRESARIO
GENERA
COBROS
ILEGALES
POSIBILITA
CORRUPCION
CONCEN
TRACIO
N DE
FACULT
ADES
DE
Inspecciones están concentradas en oficina de Ventanilla Única
No se atienden todas las solicitudes de inspección que se reciben en el mes.
DE ES
TABILIDAD Y
SATISF
ACCION DEL
PE
RSO
NAL
Inestabilidad laboral de los responsables del proceso por cambios en la administración cada 4 años Inestabilidad económica por falta de pago a tiempo de sueldos
Insatisfacción y desmotivación Es necesario volver a entrenar a todo el personal Se pierde la inversión en capacitación de personal Fomenta la corrupción
INSP
ECCIONES
MULT
IPLE
S
Dictámenes de Inspección emitidos duplicando información
Duplicidad de funciones. Burocratización
Cuadro Nº 26 Problemas en áreas que realizan el Proceso de Formalización
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REGULACIÓN
Ausencia de ordenamientos de carácter Municipal regulando el proceso.
Fomenta la Informalidad del Empresario. Identificación de potencial conflicto de competencias entre dependencias. Exigencia de requisitos de manera discrecional por parte de la autoridad. Exigencia de requisitos que no agregan valor al proceso.
OFICINAS
INVOLUCRADAS
En la obtención de Requisitos el Empresario se ve involucrado en la realización de trámites ante tres (3) oficinas de orden municipal y gubernamental.
Matiz de Burocratización en el proceso. Carga laboral y costos en el engranaje municipal.
IDENTIFICACION DEL
PROCESO
No existencia de Manual de Procedimientos indicando el trámite Exigencia de Procedimientos Previos al proceso de obtención del Permiso de Operación
Poca transparencia en el proceso. Decisiones Discrecionales.
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2.2.4 Conclusiones del diagnostico.
1. Los resultados de los levantamientos de información estadística, sumados a los estudios de los procedimientos, requisitos y pasos previos muestran que del universo de negocios reportados (34,849) solo están renovando permisos de operación un bajo porcentaje del universo de negocios registrados en la base de datos de la Alcaldía Municipal (aproximadamente 11,000 permisos de operación para el año 2005)
2. Lo anterior representa un costo de oportunidad en permisos de operación no
tramitados y recaudaciones no percibidas que afectan negativamente las arcas de la municipalidad del Distrito Central.
3. La estructura actual del proceso de trámite para permiso de operación no
facilita la obtención de la renovación de los mismos. Por el contrario, la alta incidencia de dictámenes desfavorables en solicitudes de renovación de permisos de operación indica que no se están renovando todos los negocios abiertos en periodos anteriores.
4. Lo anterior tiene un impacto negativo en la economía del municipio pues
solo un pequeño porcentaje del universo de negocios registrado esta tramitando la renovación de sus permisos de operación.
5. Es evidente el consigna de recaudación como pensamiento rector al
momento de organizar el proceso de apertura de negocios en el Distrito Central. Paradójicamente, el resultado ha sido la creación de barreras tributarias a la inversión que inhiben la creación y renovación de negocios en el municipio.
6. La infraestructura tecnológica de la AMDC no permite cumplir son la
formalización de las actividades económicas del municipio. Además, no se cuenta con un sistema de información que brinde apoyo al proceso de obtención de permiso de operación en la Municipalidad del Distrito Central.
7. Finalmente, el proceso largo y engorroso incrementa los costos de
transacción tanto para el inversionista como para la propia municipalidad, desincentivando la formalización e indirectamente generando el incumplimiento de las normas municipales que derivan en un ambiente inadecuado tanto para las inversiones nacionales como extranjeras en Honduras.
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2.3 San Pedro Sula: Diagnostico y Línea de Base.
La ciudad de San Pedro Sula se encuentra en el Noroeste de la República de Honduras, es la capital del Departamento de Cortés. Limita, por el Norte con el Municipio de Choloma, por el Sur con el Ría Chamelecón, por el Este con el Municipio de La Lima, y por el Oeste con la Montaña de El Merendón. Si bien es cierto, la información es limitada por falta de estudios públicos que caractericen en forma actual las distintas actividades de este Municipio, existen estudios hechos por la misma Municipalidad1, y por otros organismos como la ONG OCASHA-CCS2, en base a los cuales se ha extraído el presente resumen.
San Pedro Sula ha evolucionado muy significativamente durante la segunda mitad del siglo, gracias al empuje laborioso de la comunidad y la creación de un importante polo de desarrollo se establecieron empresarios de mente visionaria, comerciantes diligentes, profesionales de múltiples especialidades, fábricas, talleres, hospitales, farmacias, colegios y universidades de manera que ha existido un desarrollo continuo hasta contar en la actualidad con más de 540,000 habitantes.
La ciudad cuenta hoy con el más rápido crecimiento industrial y comercial a nivel nacional, por lo que se le llama la Capital Industrial de Honduras, es uno de los principales polos de desarrollo económico y turístico del país. Constituye la segunda ciudad en importancia después de Tegucigalpa. Es uno de los centros de comunicaciones más importantes, sin duda, la singularidad más sobresaliente es su
1 Pagina Web del Municipio de San Pedro Sula: http://www.alcaldiadesanpedrosula.com
2 Proyecto de San Pedro Sula. Pagina Web de OCASHA: http://www.ocasha-ccs.org/Proyecto/Sula.htm
Grafico Nº 13 Mapa Honduras – Ubicación de San Pedro Sula
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estratégica situación geográfica, como lugar de paso y de acceso a otras áreas del país. Para el 2000 la población del municipio fue de 540,000. La población actual es estimada en unos 600.000 habitantes y sigue creciendo por movimientos migratorios internos. Es la tercera ciudad de América Latina por su crecimiento poblacional en los últimos 25 años. El 90% de la población -del país y de la ciudad de San Pedro Sula- es de raza mestiza, un 2% son blancos y hay unos 25.000 garifonas (negros descendientes de los esclavos huidos del Caribe) con lengua y tradiciones propias.
2.3.1 Actividad económica y clima de inversión.
Actividad % de PEA ocupada Industria Manufacturera 31.2% Comercio, restaurantes y hoteles 22.9% Servicios comunales, Soc. y personales 22.3% Otros 23.6% Principales Servicios Públicos
SERVICIO PROVEEDOR COBERTURA Agua Potable Aguas de San Pedro 93.7% Alcantarillado Aguas de San Pedro 84.7% Recolección de Basura Contratistas Independientes 45% Iluminación Pública ENEE 95%
Cuadro Nº 27 Porcentaje de actividades económicas según la PEA
Fuente www.alcaldiadesanpedrosula.com
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La conversión de San Pedro Sula de manera progresiva en un municipio de carácter predominantemente urbano, ha sido en gran parte como consecuencia de la migración, no solo de turistas o personas que se desplazan por negocios, sino por miles de personas que vienen de compras o por recreación. Además esta migración se ha acentuado más con la creación de Parques Industriales en los municipios vecinos.” 3
Con un sector empresarial moderno, imbuido de los principios de la libre empresa, la inversión de capitales en esta zona geográfica ha sido atractiva por el empuje de sus habitantes y su espíritu laborioso, marcado por un ambiente de informalidad y prontitud en la tarea comercial. El contar con un aeropuerto internacional moderno, su cercanía con Puerto Cortes considerado el puerto marítimo más importante de Centro América, la instalación de Parques Industriales de Procesamiento para la Maquila en los municipios vecinos, el flujo comercial que lo caracteriza, son circunstancias que hacen de San Pedro Sula el lugar propicio para la inversión en los negocios.
Estadísticas generadas por la Asociación Hondureña de Maquiladores establecen, que de 27 Parques Industriales instalados en Honduras, 24 se encuentran en la Zona del Valle de Sula, en donde se encuentran instaladas cerca de 225 empresas, que generan trabajo directo a mas de 130,000 personas, para generar al mismo tiempo un número de empleos indirectos en el orden de 1,310,000. La inversión extranjera en el Parque Maquilador anda en el alrededor de 1,076.92 millones de dólares estadounidenses versus la nacional que suma
3 Diagnostico Básico Zona Metropolitana del Valle de Sula.- PNUD/Proyecto de Descentralización y Desarrollo Municipal/ASDI/Alcaldía Municipal de San Pedro Sula. Año 2001. Pág.62.
Grafico Nº 14 Índices de población ocupada por Sector Económico 1992-2005
826.81 millones de dólares estadounidenses. En la actualidad uno de los mayores rubros de inversión en la economía hondureña lo constituye el sector de la maquila, y como se ha dejado apuntado un buen porcentaje de la misma se encuentra instalada en los municipios vecinos de San Pedro Sula como Villanueva, Choloma, Naco, entre otros. Grafico Nº 15
Vistas del Parque Industrial Maquilador
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89
Lo anterior hace que el sector empresarial se convierta en un bastión y factor para el desarrollo del municipio, participando con su accionar en diversos programas y proyectos de proyección social. Datos proporcionados por la Cámara de Comercio e Industrias de Cortes reportan para el año 2004 la inscripción o registro en el seno de la misma de 438 nuevos negocios constituidos, de los cuales 295 se tratan de Sociedades Mercantiles y 143 de Comerciantes Individuales, 4 significando ello, la creación de una nueva unidad empresarial al ritmo de 1.2 negocio por día en el Municipio de San Pedro Sula. De allí la importancia que se deriva para la atracción y el mantenimiento del flujo de la inversión nacional o extranjera, y la adopción de políticas para tal propósito. La Simplificación Administrativa juega un gran papel en el área de desburocratización de procedimientos gubernamentales o municipales. Sistemas diseñados para alimentar la burocracia y la dualidad o exceso de procesos, hacen que muchas veces el clima de inversión sea no atractivo para los agentes inversores que actúan en los mercados financieros y de negocios.
4 El Código de Comercio exige la inscripción en la Cámara de Comercio e Industrias de la respectiva localidad de los negocios formalizados.
Grafico Nº 16 Vistas de los dos principales centros comerciales de la ciudad
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2.3.2 Principales hallazgos del diagnostico en cada componente.
2.3.2.1 Información y Difusión. La estructura orgánica de la Municipalidad de San Pedro Sula, teniendo la corporación municipal como órgano normativo y fiscalizador integrado por: La estructura orgánica de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula es funcional, teniendo a la Corporación Municipal como órgano normativo y fiscalizador integrado por el Alcalde, Vice-Alcalde, 10 Regidores, el Procurador Municipal, la Secretaria Municipal, el Tesorero Municipal, el Auditor Municipal y el Gerente de Finanzas5.
De la Corporación Municipal dependen los órganos de línea de Seguridad Ciudadana, Secretaria, Auditoria Interna, Comandancia Municipal de Bomberos, Junta Directiva INMUDE, Comisionado Municipal, Junta Ambiental, Consejo de Desarrollo Municipal, Junta de Concesiones. Por otro lado, la Alcaldía es el órgano ejecutivo, cuyo titular es el Alcalde de San Pedro Sula. Tanto él como los Regidores que componen la Corporación Municipal y son elegidos por sufragio universal y directo por períodos de 4 años. De la Alcaldía dependen el área de Organización Municipal y los Alcaldes Auxiliares. Finalmente la Gerencia General, esta integrada por el Gerente General y las Direcciones de apoyo como el Departamento Municipal de Justicia, Cooperación Externa, Museo para la Infancia, entre otras, y que se pueden apreciar en el
5 Plan de Arbitrios Año 2005. Alcaldía Municipal de San Pedro Sula.
organigrama; así como un conjunto de Gerencias de línea como son Planificación Urbana, Infraestructura, Servicios, Finanzas y Administración, Recursos Humanos y Desarrollo Humano. Durante el levantamiento de información en esta etapa se constató que cuentan con un proceso integrado por lo que no existe un sistema de seguimiento para el la tramitación del proceso administrativo para obtener el Permiso de Operación de Negocio. Como son varios los procedimientos que integran el proceso total, la información y la consiguiente difusión sobre requisitos, pagos, plazos etc. que el empresario tiene que conocer para iniciar y finalizar el trámite de cada uno de ellos, se encuentra dispersa en cada una de las áreas involucradas, lo que incluye en promedio 03 locales municipales distantes geográficamente, siendo además incompleta e insuficiente y generalmente llega al interesado en el mismo momento en que él necesita gestionar el procedimiento.
No cuentan con instrumentos informativos como volantes, normalmente la información es trasladada al interesado de manera verbal a la espera que este mismo la escriba o de lo contrario son impresos en pequeños papeles que además de tener letras microscópicas son extraviados fácilmente por el ciudadano. Los formatos son numerosos y complejos de ser llenados donde no se advierte con puntualidad sobre la responsabilidad que asume el solicitante sobre el carácter de declaración jurada de la información que está dando y la legitimidad de los documentos que respaldan el expediente. Falta de capacitación en los empleados municipales que brindan información del proceso de permiso de operación de negocio. Carencia de instructivos o manuales de información al empresario. Escasa información para el llenado de formularios. Y entre otros, no existe información sobre trámites como permiso de rótulo, pago de bienes inmuebles como requisito para obtener la solvencia municipal, obligación del contribuyente de presentar información para actualizar saldos en el departamento de Contabilidad
2.3.2.2 Índice de Usos y Uso de Suelo.
La Ordenanza de Zonificación y Urbanización del Plan Maestro de Desarrollo Urbano de San Pedro Sula es el instrumento que determina la zonificación con que la cuenta el inmueble donde se pretende desarrollar la actividad empresarial así como el uso de suelo permitido respecto del giro que desee realizar. Es consultado como primer paso en el actual proceso para definir la viabilidad de la licencia solicitada.
Este mismo documento compila en parte los giros que la Municipalidad autoriza a funcionar en el ámbito de su jurisdicción se denomina “Cuadro de usos permitidos,
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prohibidos y restringidos”, sin embargo si bien es cierto que al momento de nuestra intervención era la Gerencia de Desarrollo Urbano la encargada de emitir los Permisos de Operación de Negocio y que la Ordenanza que regulaba la etapa inicial del proceso era de naturaleza urbanística es cierto también que otras áreas como el Área Tributaria y el Área de Catastro contaban con listados de giros generados individualmente por cada uno de ellos de acuerdo a sus propias necesidades. Así esta administración tripartita generaba mayor confusión en el inversionista.
Finalmente, si bien es cierto esta norma regula el uso del suelo y que la misma es una norma relativamente joven (a comparación con el marco legal con el que se cuenta en Tegucigalpa) es cierto también que esta adolece en su intento de reflejar el comportamiento empresarial de la ciudad por lo que normalmente a pesar que la norma establece el uso permitido el mismo es de todas maneras ratificado mediante una inspección ocular que se hace al establecimiento, así se establece una inspección adicional, a todas las que vamos a ver mas adelante, y previamente al inicio del proceso en sí.
2.3.2.3 Clasificación de Tipos de Negocios o Actividad Empresarial. Quedó en evidencia durante el diagnostico que no existe ninguna estructuración o clasificación de las actividades empresariales que permita diseñar procesos específicos para que los negocios según su tamaño, grado de riesgo o por similitud de la naturaleza las actividades que realizan, sea posible clasificarlos en grupos homogéneos para que así puedan acceder al trámite del Permiso de Operación de Negocio con distintos grado de exigencia de requisitos y diferentes instancias jerárquicas de aprobación final.
En la actualidad todos los expedientes tienen la misma ruta de comienzo a fin y tienen que ser autorizados por el Gerente de Desarrollo Municipal previo Dictamen de, en promedio, cerca de 4 Gerencias de Línea, así, el propietario de un salón de belleza deberá someterse al mismo procedimiento aplicado al propietario de una fabrica de muebles de madera. Tanto la naturaleza del giro como su envergadura y el grado de afectación que recae sobre el medio ambiente y la población cercana tienen el mismo grado de importancia a nivel de todos los giros existentes.
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2.3.2.4 Sistema Informático. Toda la data para el trámite del actual Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio se encuentra dispersa, inconexa y desarticulada en varias paquetes informáticos de datos.
Existe una evidente carencia de equipos informáticos y de apoyo periférico como impresoras, scanner que realmente dificultan la operatividad del procesamiento de la información. Los expedientes o sus partes necesitan ser remitidas físicamente de una instancia a otra originando una carga adicional de registros y demoras en traslados que ha sido registrada de manera dramática en el diagnostico.
Con las bases de datos encontrada en el diagnostico es imposible obtener datos estadísticos confiables y ordenados sobre la evolución de las solicitudes, estado de trámite y emisión de certificados, a los que debemos añadir que, ademas, que mas allá de las carencias a nivel informático no existe una base de datos que nos permita conocer de manera indubitable el comportamiento del proceso en los últimos ejercicios, por lo tanto la Gerencia de Finanzas y el Metroplan, no cuentan con información confiable para la toma de decisiones de Gestión o de Política Municipal.
A lo que suma otras observaciones tales como:
• Los sistemas de información de la AMDC están orientados al registro de la recaudación tributaria. No existe ningún sistema dirigido a soportar el proceso de permiso de operación.
• No se cuenta con una aplicación de digitalización de expedientes. Por lo tanto los mismos se acumulan los expedientes en archivos en los edificios municipales.
• Los sistemas de recaudación no se comunican con los sistemas de la banca privada y mantienen saldos desactualizados que afectan la obtención de la solvencia municipal.
• La mayor parte del personal no con cuenta con correo electrónico ni cuenta con acceso a redes para poderse comunicar con otras oficinas municipales. No existe una Intranet Municipal
• La mayoría del personal de inspecciones no cuenta con equipos asignados y por lo tanto comparten los mismos para poder redactar informes y correspondencia.
A continuación se detalla los hallazgos relacionados con tecnología de información incluyendo hardware y software relacionados directamente con la
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emisión de permisos de operación durante la etapa de diagnostico de la consultoría. Las observaciones se hacen en base a los procedimientos relavados durante la fase de diagnóstico realizada en Octubre y Noviembre del año 2005: a. Constancia de Solvencia Municipal
• Equipo de Computo: El equipamiento informático observado presenta signos de obsolescencia que se traduce en paradas por mal funcionamiento, versiones de software no actualizadas. No se observo la existencia de unidades de energía ininterrumpida (UPS) en los equipos relacionados con el procesamiento de pago de solvencia municipal. Por ejemplo, para la impresión de la constancia de solvencia solamente existe una anticuada impresora matricial la cual constituye un punto único de fallo que amenaza con parar el proceso. Se pudo comprobar que solamente en esta impresora se emiten las solvencias municipales por lo que se convierte en un cuello de botella del proceso sobre todo cuando existe una mayor demanda de servicio como seria el caso de los primeros meses del año. Otro aspecto del proceso de impresión de las solvencias es que se usan formatos preimpresos y numerados para imprimir las constancias de solvencia lo cual hace que sea necesario usar una impresora matricial como se indico anteriormente.
• Software. Se observa que el software esta integrado en un sistema de información operativo y que permite a los departamentos usuarios cumplir con su trabajo, especialmente en el área de ventanilla. Se observa la existencia de cableado estructurado tipo UTP el cual permite la operación de varios puestos de trabajo en el departamento de Control de Ingresos. Las versiones de los productos de software presentan cierto grado de antigüedad. Por lo cual deberá tenerse en consideración la actualización de equipos y versiones de software para garantizar mejores niveles de operación de los equipos y facilitar la implementación de políticas que promuevan la seguridad de la información que es procesada en la Municipalidad de San Pedro Sula.
b. Certificado de Prevención y Seguridad contra Incendios.
• Equipo de Cómputo y Vehículos. Se requieren vehículos para realizar las inspecciones. Se cuenta solamente con dos computadoras. No se cuenta con equipamiento para una eventual área de atención al
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público. Lo ideal seria contar con una computadora por cada inspector, el jefe y una secretaria. Dos impresoras y una fotocopiadora.
• Software. No se cuenta con software adecuado por falta de equipo. El proceso de la emisión de certificado de prevención y seguridad contra incendios se emite en forma completamente manual.
• Infraestructura. No se dispone de equipo de comunicaciones, e-mail, Internet en la oficina de bomberos que emite la constancia de riesgo contra incendios.
c. Constancia Catastral
• Infraestructura. Se observa la existencia de redes de computadoras pero las mismas todavía no son usadas de manera innovadora para poder generar la constancia catastral de una manera más expedita (automática). Su uso se limita a la consulta de la base de datos catastral y la provisión de información al público. Pero el propio trámite de la constancia todavía se realiza de manera manual. Otra observación, es que la ubicación de la Oficina del Catastro Municipal fue trasladada desde el local de la Bodega Municipal hacia los bajos del Estadio Morazán, lo cual ha resultado en que el público debe desplazarse hasta esta oficina para obtener la constancia catastral. Lo anterior, se revierte en tiempos y desplazamientos para el público que podrían reducirse si la constancia catastral pudiera ser tramitada desde la oficina de la Bodega Catastral donde se realizan la mayor parte de los pasos relacionados con la Oficina de Urbanismo.
d. Constancia de Juzgado Policial
• Equipo de Cómputo. El equipo que se utiliza en este procedimiento esta constituido básicamente por las dos máquinas de escribir para digitar las Constancias. Sería útil contar con una computadora con el formato preimpreso para agilizar la emisión de la constancia y la calidad del mismo.
• Software. No se observó la presencia de ninguna computadora que puede utilizar software.
• Infraestructura. La oficina de Juzgado Municipal se encuentra ubicada en el Palacio Municipal, y su infraestructura es antigua, pero suficiente para el procedimiento de la atención de Constancias de Juzgado Municipal.
e. Constancia de Uso de Suelos.
• Equipo de Cómputo. La Sección de Urbanismo tiene sólo dos computadoras, una de ellas del Jefe de la Sección y la otra de la
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Secretaria, quien tiene que compartirla con la de los tres inspectores del área para que puedan redactar sus dictámenes y emitir las Constancias de Uso de Suelo. Se cuenta con una impresora, pero esta carece de tinta, por lo que todos los documentos del área deben ser redactados en una de las computadoras, y llevados en medio magnéticos para impresión a la Oficina de Control Urbano, normalmente.
• Software. El área utiliza software de oficina (Office) además de Autocad, aunque éste último es muy lento por la baja capacidad de las computadoras.
• Infraestructura. La estructura de la Oficina es muy básica e insuficiente, cada Inspector cuenta con un escritorio pero no existe espacio necesario para el archivo de los expedientes, se muestran los expedientes encima de los escritorios sin protección alguna. Se observa el ingreso de personas y público en general hasta los mismos escritorios de los Inspectores y de la Secretaria, no existiendo seguridad alguna para el trabajo y para los mismos expedientes de los Inspectores. Adicionalmente, la labor de los inspectores es interrumpida en forma constante por los usuarios que llegan a realizar consultas, no hay ninguna división de su área respecto al resto del área de la Oficina.
f Dictamen Ambiental
• Equipo de Computo. Cada una de las Oficinas participantes cuenta con una PC que es suficiente para realizar las labores correspondientes al trámite de dictamen.
• Software. Las Oficinas utilizan el Office, además de Autocad donde pueden hallar direcciones y hacer mediciones si fuera necesario.
• Infraestructura. La infraestructura física es adecuada a las fines de atender al Empresario, y para el desarrollo de todas las actividades de este procedimiento.
g Permiso de Operación de Negocio.
• Equipo de Cómputo. En ambas Oficinas donde se desarrolla el proceso se utilizan PCs, una de ellas es la Sección de Urbanismo, y las otras en el Departamento de Control de Ingresos: para redactar listados de expedientes aprobados, para abrir el código de Registro Municipal del Contribuyente, para el Cálculo del Impuesto por Volumen de Ventas y para imprimir los Recibos de Pago antes que el Empresario recoja su Permiso de Operación final. El equipo es adecuado a los propósitos de este procedimiento. Sin embargo se observó que las estaciones de trabajo del personal en Ventanilla de Atención del Departamento de Control de Ingresos no esta en red con la impresora
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única que tienen para imprimir recibos de pago y Permisos de Operación. Sin embargo estos equipos no son PC’s sino estaciones tontas que no tienen capacidad de procesamiento por lo que deberán ser reemplazadas por computadoras personales para que puedan operar con el nuevo proceso simplificado de permiso de operación. La Sección de Urbanismo posee sólo una PC para ser usada por los tres inspectores y la Secretaria, además y a pesar que existe una impresora en el área, esta no es utilizada por carecer de tinta. Esto limita la rapidez y eficiencia del procedimiento.
• Software. Además del Office utilizado en la Sección de Urbanismo para redactar el listado de expedientes enviados, en el Departamento de Control de Ingresos, se utiliza un sistema integrado, el SIT donde se ingresan los datos de cada una de las empresas, así como los datos para el cálculo de impuestos y tasas que deben pagar las empresas antes de recibir su Permiso de Operación. El sistema es adecuado a los propósitos del procedimiento, permitiendo rapidez y un uso de la información ingresada en forma inmediata por todo el personal de Control de Ingresos.
• Infraestructura. Este procedimiento es llevado a cabo tanto en la Sección de Urbanismo, como en el Departamento de Control de Ingresos. La infraestructura, a pesar de no ser la mejor, permite el desarrollo de este procedimiento con normalidad. Lo más conveniente es hacer una renovación de la misma para efectos del nuevo proceso.
2.3.2.5 Módulo de orientación y trámite.
• No existe una ventanilla de información sobre el proceso, que entregue información completa. Cada que área que interviene en el proceso se encarga de dar la información correspondiente a lo que le compete con total desconocimiento de requisitos o formularios administrados en otras áreas o de pobre calidad y de manera informal (papel recortado manualmente). Y como las áreas que intervienen en el proceso son 3 en promedio que además se encuentran en diferentes locales comerciales el inversionista debe trasladarse a estos 3 locales para poder obtener algún tipo de información integral.
• No se cuenta con aire acondicionado ni con ventiladores en el área de atención al cliente. Lo cual ha generado numerosos accidentes pues la temperatura en días calidos llega hasta los 37º centígrados.
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• No existe señalización adecuada para indicar donde se puede obtener información sobre el trámite de permiso de operación.
• No existe un manual de atención al cliente. • No existe señalización adecuada para indicar donde se puede obtener
información sobre el trámite de permiso de operación. • No existe señalización adecuada para indicar donde se puede obtener
información sobre el trámite de permiso de operación.
Finalmente, no se contaba con un área de atención adecuada para los empresarios. El sistema de atención era bastante arcaico. El personal que ofrece la orientación inicial se encontraba en los módulos de atención lo que mucha veces generaba que los empresarios emplearan 45 minutos en cola de espera para que en ventanilla les informaran que la información no se da en ese local municipal o que le faltaba llenar un formulario.
Asimismo, tampoco existe un encargado de verificar, si el expediente que se pretende ingresar se encuentra debidamente formado y completo.
Módulos de Atención antes
de la Reforma.
2.3.2.6 Recursos Humanos y Capacitación. Se pudo constatar durante la etapa del diagnostico que no existen planes regulares de capacitación que contemplen la realización periódica de talleres para revisar conjuntamente la operatividad de los procedimientos y proponer mejoras en los mismos, ni programas de entrenamiento al personal involucrado para mejorar la comprensión y el mejor desempeño de su trabajo en el proceso administrativo del Permiso de Operación de Negocio.
Las constantes modificaciones que sufren los procedimientos en cuanto a los requisitos solicitados, visaciones, inspecciones y en otros componentes, son
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generalmente comunicados al personal operativo a manera de directiva sin un sustento legal ni mucho menos un entrenamiento ni capacitación especifica que prevea planes de contingencia por dificultades que puedan surgir por las modificaciones introducidas.
Asimismo existe muy poco conocimiento del marco normativo interno y externo que regulan los procesos, exponiendo a la Municipalidad a quejas y reclamos de los solicitantes pues los encargados de gestionar el proceso desconocen los sustentos de los cambios que ellos mismos ejecutan.
No existen los documentos de gestión básicos tales como manuales de procedimientos, reglamentos de funciones, manual de funciones o texto único de procedimientos administrativos que permitan que los funcionarios tengan un panorama claro sobre que son el organigrama municipal, que hacen, como lo hacen y cuales son sus responsabilidades y competencia, lo que genera que todos decidan y fiscalicen sobre un mismo proceso.
2.3.2.7 Procedimientos. Para obtener un Permiso de Operación de Negocio hay que completar varios procedimientos lo que termina convirtiéndose en un verdadero PROCESO.
Los procedimientos que se pueden necesitar para completar cualquier proceso son:
Constancia de Solvencia Municipal. El trámite de solvencia municipal en la mayor parte de los casos se realiza al momento de pagar el impuesto personal o vecinal (con excepción de nuevos inversionistas en el municipio). En el proceso de rendir la declaración de impuestos personales se verifica que estén al día los pagos por demás impuestos, tasas y contribuciones especiales del contribuyente.
La solvencia municipal es definida en el Plan de Arbitrios 2005 en sus artículos 11 y 233 como “la constancia extendida por la Municipalidad a los contribuyentes y responsables, para acreditar el cumplimiento de las disposiciones tributarias” La solvencia municipal es extendida por el Departamento de Control de Ingresos y firmada por el Alcalde Municipal siempre que los pagos correspondientes a los impuestos, tasas y contribuciones hayan sido efectuados en el Municipio de San Pedro Sula.
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La vigencia de la solvencia varía si el contribuyente es una persona natural o jurídica. Para el caso de las personas naturales la vigencia es de un año con vencimiento al 31 de Diciembre de cada año. Para las personas jurídicas la vigencia es de seis meses con vencimientos al 30 de Junio y al 31 de Diciembre de cada año. En este ultimo caso para renovar la solvencia es necesario hacer una nueva solicitud en la cual se verifica si el contribuyente no esta en mora en alguno de los impuestos, tasas y contribuciones especiales previstas en el plan de arbitrios. Adicionalmente a la solvencia municipal, el artículo 233 del Plan de Arbitrios dispone que para realizar cualquier trámite administrativo municipal se debe presentar el último recibo de pago de todos los tributos municipales, tanto para personas naturales o jurídicas. Este requisito es verificado en varios momentos, especialmente al realizar tramites que tienen como requisito que el solicitante este al día con sus pagos a la corporación municipal. Pero sobretodo es validado al momento de presentar la declaración del impuesto vecinal municipal por lo cual si el contribuyente tiene cuentas pendientes en otros impuestos, tasas o contribuciones con la municipalidad se vera forzado a interrumpir el tramite de obtener la solvencia municipal para poner en orden sus cuentas ante la municipalidad. Otra situación muy común es que las deudas acumuladas por parte del contribuyente con la Municipalidad sean de una cuantía tal que obligue a la suscripción de un acuerdo de pago con la Oficina de Cobranzas de la MSPS para poder obtener la Constancia de Solvencia Municipal. El trámite de obtención de solvencia municipal se realiza en las instalaciones del Departamento de Control de Ingresos, en el Palacio Municipal, situado en el Centro de San Pedro Sula, Frente al Parque Central.
100
No.
Requisito
Tipo
Documento
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Clave Catastral 0 Sección de Recaudaciones
Para calcular valores a cobrar en base a registro de catastro. Solo debe exhibirse
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Sección de Recaudaciones
Determinar los dueños del negocio
Total 2 2 1
Cuadro Nº 29 Requisitos del Procedimiento de Constancia de Solvencia Municipal.
Fuente: Propia
Fuente: Propia
Cuadro Nº 28 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Constancia de Solvencia Municipal.
Algunas observaciones al Procedimiento
• Personal. Se observa que el personal asignado a las tareas de procesamiento de la información del pago del impuesto vecinal tiene un conocimiento básico de cómo trabajar con una computadora personal o estación de trabajo. Es decir, que cuentan con los conocimientos necesarios para realizar las tareas que tienen asignadas actualmente; pero no han recibido entrenamiento adicional en
101
102
informático que les permita maximizar el uso de la computadora en su ambiente de trabajo. Además, se observa que la antigüedad del personal es muy alta. Como una observación adicional se detecto que desde hace seis años no se realizan nombramientos de personal permanente sino que la mayoría de los nuevos empleados no tienen un nombramiento como empleados permanentes sino que son contratados por un tiempo que generalmente es de un año, generalmente devengando salarios mayores al personal con nombramiento permanente. Lo anterior tiene un impacto sobre la calidad del servicio brindado por el departamento de Control de Ingresos debido a falta de motivación y de incentivos económicos para realizar su trabajo.
• Tiempo. Se observa que los tiempos no son excesivos sin embargo son susceptibles de mejoras significativas, especialmente al momento de solicitar al contribuyente poner al día las cuentas pendientes con la municipalidad. En el caso del paso 10 del proceso se hace nuevamente una validación de los saldos del contribuyente en la ventanilla No. 7 (Solvencia Municipal) Debido a que esta validación ya ha sido realizada previo al momento de extender los recibos de pago (Paso 6) No debería ser necesario validar nuevamente los saldos del declarante al momento de presentarse a solicitar la emisión de la Constancia de Solvencia. Este paso es necesario debido a que los pagos en las agencias bancarias o ventanillas de la Tesorería Municipal no actualizan en tiempo real al sistema contable haciéndose necesaria una segunda verificación cuando solo debería ser necesaria la presentación de los recibos de pago. Otro paso que puede tomar tiempo es obtener la firma del Alcalde Municipal para la extensión de la Constancia de Solvencia Municipal. Esta firma es requerida en el Plan de Arbitrios 2005. Por lo cual debería considerarse delegar esta firma en otro funcionario mas cercano al proceso como puede ser el jefe del Departamento de Control de Ingresos.
• Costos. Los costos propios del proceso están dados por el costo de las fotocopias de los documentos que debe presentar el Empresario. Los costos relacionados con el pago de cada uno de los diferentes tributos están previstos en el Plan de Arbitrios 2005. 6 Hay que
6 El Impuesto Personal Vecinal está descrito en los Artículos 33 al 44 del Plan de Arbitrios 2005 MSPS.
El Impuesto de Industria, Comercio y Servicios se describe en los Artículos 45 al 51 del Plan de Arbitrios 2005 MSPS.
Las Tasas por Servicios Municipales son descritas en el Capítulo III del Plan de Arbitrios 2005 MSPS.
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recordar que estos costos del empresario no corresponden al costo del procedimiento para la obtención de la solvencia, simplemente es una obligación de carácter tributario que el Empresario o Contribuyente siempre tiene que pagar. Adicionalmente al costo propio de las actividades llevadas a cabo dentro de la Municipalidad, el Empresario debe ir al Departamento de Control de Ingresos, ubicado en Palacio Municipal, por lo menos dos veces: para presentar su declaración jurada por ingresos y pagar los tributos que adeude, y por segunda vez para recoger la misma solvencia. Equipo de Oficina. El equipamiento informático observado presenta signos de obsolescencia que se traduce en paradas por mal funcionamiento, versiones de software no actualizadas. No se observo la existencia de unidades de energía ininterrumpida (UPS) en los equipos relacionados con el procesamiento de pago de solvencia municipal. Por ejemplo, para la impresión de la constancia de solvencia solamente existe una anticuada impresora matricial la cual constituye un punto único de fallo que amenaza con parar el proceso. Se pudo comprobar que solamente en esta impresora se emiten las solvencias municipales por lo que se convierte en un cuello de botella del proceso sobre todo cuando existe una mayor demanda de servicio como seria el caso de los primeros meses del año. Otro aspecto del proceso de impresión de las solvencias es que se usan formatos preimpresos y numerados para imprimir las constancias de solvencia lo cual hace que sea necesario usar una impresora matricial como se indico anteriormente. Se observa que el software esta integrado en un sistema de información operativo y que permite a los departamentos usuarios cumplir con su trabajo, especialmente en el área de ventanilla. Se observa la existencia de cableado estructurado tipo UTP el cual permite la operación de varios puestos de trabajo en el departamento de Control de Ingresos. Las versiones de los productos de software presentan cierto grado de antigüedad. Por lo cual deberá tenerse en consideración la actualización de equipos y versiones de software para garantizar mejores niveles de operación de los equipos y facilitar la implementación de políticas que promuevan la
El Impuesto de Bienes Inmuebles se describe en los Artículos 12 al 32 del Plan de Arbitrios 2005 MSPS.
seguridad de la información que es procesada en la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula.
• Formatos. El formulario para la solvencia municipal (Declaración de Impuesto Vecinal Individual) es claro y no presenta problemas para el llenado de la información. Sin embargo se hace la observación que en el año 2005 la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI) ha cambiado el Registro Tributario Nacional (RTN) de un código alfanumérico de 8 a un número de 13 posiciones. El formulario de Declaración Jurada Sobre Ingresos Personales para el Pago de Impuestos Personal Municipal no tiene incorporado este cambio y por lo tanto se continua utilizando el código de RTN anterior. Adicionalmente el Sistema de Información Municipal (SIIM) no ha sido modificado para poder registrar el nuevo RTN. El formato de la Declaración Jurada de Impuesto Personal Municipal esta impreso en papel tamaño carta.
• Información al empresario. La información sobre como obtener la solvencia municipal es impartida de forma verbal por el responsable del Centro de Información Municipal (CIM), localizado en el Palacio Municipal. En el CIM también se tienen disponibles copia del formulario de Declaración de Impuesto Vecinal Municipal. No se localizaron instructivos con los requisitos y los pasos para orientar al contribuyente en el pago del impuesto vecinal. Tampoco se encontró información pegada en carteles visibles en las oficinas del palacio municipal.
• Infraestructura. Los pagos se pueden realizar en ventanillas de la Tesorería Municipal o en cualquier sucursal bancaria con la presentación de los recibos impresos correspondientes a los diferentes impuestos, tasas y contribuciones especiales. Sin embargo, los pagos hechos en cualquier ventanilla o agencia bancaria no aparecen reflejados en el saldo del contribuyente que paga debido a que no existe conexión entre las agencias y el sistema SIIM. La mejora que debe ser implementada es la interconexión del Sistema de Información de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula con las estaciones de trabajo de las ventanillas de pago de Tesorería Municipal y las sucursales de la red bancaria.
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Certificado de Seguridad de Prevención contra Incendios. El certificado de Prevención y Seguridad Contra Incendios es parte de los requisitos para obtener autorización de Apertura para Operación de Negocio tal como aparece enumerado en el Artículo 145 del Plan de Arbitrios 2005.
La obtención de esta certificación es una obligación para todos los negocios dirigida a asegurar la vida de las personas y las propiedades en esa ciudad. Entre los aspectos que son evaluados en el informe de inspección están la localización del inmueble donde opera el negocio, instalación eléctrica, aparatos y equipos eléctricos, propiedades adyacentes y el estado de las instalaciones de los servicios de agua, servicio sanitario y aseo general del negocio.
En el caso de que se detecten factores que ameriten la corrección por parte del solicitante los mismos serán consignados en el reporte de inspección y se programará una nueva inspección cuando el interesado reporte a la Oficina de Prevención y Seguridad Contra Incendios que ha cumplido con las recomendaciones. Este trámite se realiza en el Cuartel Principal del Cuerpo de Bomberos de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula.
Cuadro Nº 30 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Certificado de Seguridad de Prevención contra Incendios.
Fuente: Propia
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No.
Requisito
Tipo
Documento
Monto (Lps)
Área que Exige
Finalidad
1
Carta solicitud en papel Bond tamaño carta
Original 10 Sección de Zonificación
Para crear expediente
2
Cédula de Identidad del solicitante
Fotocopia 1 Sección de Zonificación
Determinar los dueños del negocio
Total 2 2 11
Cuadro Nº 31 Requisitos del Certificado de Seguridad de Prevención contra Incendios.
Fuente: Propia
Algunas observaciones al Procedimiento
• Personal. El personal responsable del trámite de emisión de la Certificación de Prevención y Seguridad Contra Incendios son bomberos entrenados que han recibido todo el entrenamiento propio de esa profesión. Esto hace que los mismos tengan las calificaciones necesarias para poder realizar las inspecciones requeridas. Al mismo tiempo, lo anterior resulta en que el personal disponible para realizar las inspecciones para obtener la constancia contra incendios sea escaso. Este personal enfrenta en general los problemas típicos de la falta de un presupuesto adecuado y del equipamiento suficiente para atender la demanda de inspecciones para una ciudad como San Pedro Sula. Un factor especialmente delicado es el atraso en el pago de sueldos y en las transferencias para operación de cuerpo de bomberos en general.
• Tiempo. El tiempo de este trámite puede verse afectado por la falta de personal y no contar con presupuesto para transporte y contar con un vehículo propio para la Oficina de Prevención y Seguridad Contra Incendios. Todos los negocios deben tramitar la certificación de Prevención y Seguridad Contra Incendios. Se atienden de 900 a 1000 solicitudes anuales. Sin embargo este es un número aproximado ya que no se tienen estadísticas preparadas para información.
• Costo. El costo del procedimiento para el Empresario es el costo de lo las fotocopias y el croquis que el mismo tiene que diseñar, el costo se encuentra en la sección de requisitos previa. Adicionalmente, existe un costo externo, por el desplazamiento del Empresario dos veces al Cuartel de Bomberos con la finalidad de llevar al Inspector, y luego de devolverlo y recoger su Certificado.
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• Equipo. Se requieren vehículos para realizar las inspecciones. Se cuenta solamente con dos computadoras. No se cuenta con equipamiento para una eventual área de atención al público. Lo ideal seria contar con una computadora por cada inspector, el jefe y una secretaria. Dos impresoras y una fotocopiadora.
• Software. No se cuenta con software adecuado por falta de equipo. • Formatos. No se le piden formularios al empresario. Los informes son
llenados por el inspector. Existen problemas de falsificación de certificaciones por parte de tramitadores y empresarios. La Oficina de Prevención y Seguridad Contra Incendios se ve obligada a cambiar cada año el formato de la Certificación para combatir dichas falsificaciones. El formato del informe de inspección es un formato de una sola hoja donde se consignan los resultados y las recomendaciones que se derivan de la inspección realizada. El tamaño de papel de este formulario es carta.
• Información al empresario. La información relativa al trámite puede obtenerse en el local del Cuartel del Cuerpo de Bomberos o por la vía telefónica de manera verbal. La información relativa al trámite de Certificación de Seguridad y Prevención Contra Incendio esta contenida en el instructivo general titulado “Lista de Requisitos Para un Negocio” que es proporcionada al público en el Centro de Información Municipal en el Palacio Municipal. Sin embargo, se detectan diferencias entre los requisitos planteados por este documento y que son proporcionados en la Oficina de Seguridad y Prevención Contra Incendios. Específicamente no se indica en la Lista de Requisitos que en caso de una sociedad mercantil debe adjuntarse una copia de la Escritura de Constitución de Sociedad. La renovación de la certificación incluye presentar la certificación del año anterior y presentar el extintor actualizado y que corresponda con el registro. Con lo cual se entrega el certificado del siguiente año.
• Infraestructura. No se dispone de equipo de comunicaciones, e-mail, Internet.
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Constancia Catastral. La constancia catastral es un requisito para la obtención de la Constancia de Uso de Suelos que es otorgada por la Sección de Urbanismo. Este requisito es validado al momento de presentar la solicitud de Constancia de Uso de Suelos.
La oficina del Catastro Municipal esta ubicada en los bajos del Estadio Morazán de la Ciudad de San Pedro Sula. Para conseguir una constancia catastral el interesado debe desplazarse hasta esta oficina ya que no existe una ventanilla de Catastro en el Palacio Municipal.
Cuadro Nº 32 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Certificado de Constancia Catastral.
Fuente: Propia Cuadro Nº 33
Requisitos de la Constancia Catastral.
N° Requisito Tipo Documento
Monto (Lps)
Área que lo exige
Finalidad
1 Recibo de Pago tasa de Constancia Catastral Original 100 Catastro
Municipal Cubrir el costo del tramite de la solvencia
2 Recibos de pago de impuesto de bienes inmuebles del año anterior
Original
Catastro Municipal
Validar que no hay saldos pendientes para el predio que será investigado.
Total 2 2 100
Fuente: Propia
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Algunas observaciones al Procedimiento
Personal. Se observo tres puestos de trabajo para atender al público en la oficina de Catastro Municipal. Sin embargo, durante las observaciones realizadas se comprobó que existen dos empleados asignados para la atención del público que solicita constancias catastrales. Tiempo. Se observa que el tiempo es razonable tomando en cuenta que el proceso es manual en la mayor parte de los pasos. Las constancias catastrales están listas el mismo día si son solicitadas por la mañana y a las primeras horas de la tarde. Se constata, no habiendo expedientes sobre ellas, que en la práctica una constancia demora un tiempo promedio de 120 minutos. Costo. solamente se requiere el pago de una boleta de 100 lempiras por la obtención de una constancia catastral. Esta tasa esta especificada en el Plan de Arbitrios 2005 en su Artículo 153 en la cual se detallan las tasas para los diferentes tipos de servicios de catastro que ofrece la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula. Adicionalmente, el empresario debe desplazarse una vez hasta la Oficina Catastral, lo cual incrementa su costo. Equipo. El equipamiento adquirido y observado presenta signos de obsolescencia. Se ha constatado la existencia de dos computadoras personales y una impresora. Para dar atención a las solicitudes que se presentan diariamente, algunas de ellas a nivel de una mera consulta en el sistema de catastro. Además se cuenta con equipos especiales para aplicaciones topográficas y mapas digitales. También se cuenta con impresoras especiales para planos. Software. Existen planes para adquirir software de tipo cartográfico para levantar una base de datos geo-referenciada de los predios de municipio de San Pedro Sula. Formatos. No existen formularios para tramitar la constancia catastral. El trámite se inicia por medio de una carta de solicitud en la cual constan el nombre del solicitante, la clave catastral del predio y la tarjeta de identidad. Se ha observado durante las visitas a las oficinas del Catastro que las constancias que se usan para permiso de operación caen dentro de la categoría de “Constancias Varias” según la forma que son identificadas por el personal de Catastro. Otras constancias que emite el Catastro son “Constancia de Avalúo” y “Constancia de No Poseer Bienes” las cuales no tienen utilidad para el tramite de permiso de operación.
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Existe un formato para la constancia Catastral en el cual se hace constar el nombre del solicitante, los datos de la ubicación del predio incluyendo las colindancias del mismo, la clave catastral y el área del terreno. Aunque existe un formato preimpreso para la constancia catastral, las características de algunos terrenos obligan a usar papel membretado del Catastro para la emisión de la Constancia Catastral. Lo anterior puede ser mejorado por medio de la emisión automatizada de constancias para evitar el uso de papel preimpreso. Información al empresario. No se observaron ayudas en paredes ni hojas volantes con información para el público en el Centro de Información Municipal. Tampoco se incluyen los requisitos de la Constancia Catastral en el formato “Lista de Requisitos Para un Negocio” provista por el CIM. Por lo cual estos requisitos deben se incluidos en versiones revisadas y actualizadas con cada nuevo Plan de Arbitrios. En las oficinas del Catastro se pudo observar un aviso a público indicando los requisitos para obtener una constancia catastral. Infraestructura. Se observa la existencia de redes de computadoras pero las mismas todavía no son usadas de manera innovadora para poder generar la constancia catastral de una manera más expedita (automática). Su uso se limita a la consulta de la base de datos catastral y la provisión de información al público. Pero el propio trámite de la constancia todavía se realiza de manera manual. Otra observación, es que la ubicación de la Oficina del Catastro Municipal fue trasladada desde el local de la Bodega Municipal hacia los bajos del Estadio Morazán, lo cual ha resultado en que el público debe desplazarse hasta esta oficina para obtener la constancia catastral. Lo anterior, se revierte en tiempos y desplazamientos para el público que podrían reducirse si la constancia catastral pudiera ser tramitada desde la oficina de la Bodega Catastral donde se realizan la mayor parte de los pasos relacionados con la Oficina de Urbanismo.
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Constancia de Juzgado Municipal. Es el procedimiento por el cual se emite un dictamen sobre la operación de un negocio que vende bebidas alcohólicas, luego de verificar que el negocio cumple con las especificaciones sanitarias y normas de seguridad correspondientes y que no tenga Iglesias, Escuelas, Colegios, Hospitales y otros a menos de 100 metros, además de tener aceptación positiva en la consulta a los vecinos sobre el funcionamiento del negocio. Es llevado a cabo por la Dirección del Departamento Municipal de Justicia en coordinación con la Policía Municipal de la Dirección de Seguridad Ciudadana. Este trámite es realizado en el primer piso del Palacio Municipal ubicado en el centro de la ciudad.
Cuadro Nº 34 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Constancia de Juzgado Municipal.
Fuente: Propia
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Algunas observaciones al Procedimiento
Personal. La Dirección del Departamento Municipal de Justicia en su labor para atender solicitudes de Constancia de Juzgado de Policía se encuentra conformada por dos Jueces Municipales, un Asistente y un Policía Municipal que labora como Inspector, además de dos Digitadoras que tipean a maquina de escribir las Constancias provenientes de dictámenes favorables al solicitante además de realizar otras funciones propias del Juzgado Municipal. El personal actual es adecuado a los fines de emitir la Constancia de este Juzgado, el proceso llevado a cabo es bastante simple. Tiempo. El procedimiento es relativamente rápido y sencillo, aunque el tiempo de inspección es variable dependiendo de la distancia al lugar de la inspección y de las facilidades que en campo se otorguen al Policía Municipal. La frecuencia con la que se solicita esta Constancia es variable, habiendo días en los cuales no se realiza ninguna inspección y días en los cuales se puede realizar más de una. Se estima sin embargo, un promedio de 15 solicitudes atendidas en forma mensual. Recordemos que sólo los negocios que expenden bebidas alcohólicas requieren esta Constancia. Costo. El costo de este servicio es gratuito, aunque debe ser el Empresario quien recoja y devuelva a los Policías Municipales para la Inspección. Este hecho en algún momento podría puede influir en la decisión de otorgar una Constancia favorable. Seria recomendable la
7 El costo de este documento es cargado en el Procedimiento de Solvencia por lo cual se considera cero en el cuadro
N° Requisito
Tipo Documento
Monto (Lps)
Área que lo exige
Finalidad
1 Constancia de Solvencia Municipal Original 0 7
Dirección del Departamento Municipal de
Justicia
Iniciar el procedimiento
para la obtención de la Constancia de
Juzgado Municipal
Total 1 1 0
Cuadro Nº 35 Requisitos de la Constancia Catastral.
Fuente: Propia
existencia de movilidad otorgada por la misma municipalidad para el transporte de los Policías al lugar de la inspección. Adicionalmente, el Empresario debe desplazarse dos veces como mínimo al Palacio Municipal, para presentar su solicitud y recoger al Policía Municipal, así como para devolver al mismo. Equipo de oficina. El equipo que se utiliza en este procedimiento esta constituido básicamente por las dos máquinas de escribir para digitar las Constancias. Sería útil contar con una computadora con el formato preimpreso para agilizar la emisión de la constancia y la calidad del mismo. Software. No se observó la presencia de ninguna computadora que puede utilizar software. Formatos. Los formatos manejados en este procedimiento son de 4 tipos:
- Solicitud de Inspección de Negocio, formato preimpreso que es llenado por el solicitante con datos básicos del negocio y del mismo solicitante (Anexo 8)
- Boleta de Inspección para Establecimientos Comerciales, formato que es llenado por el Policía Municipal el momento de la inspección y que contiene información de campo sobre el negocio, las características físicas del inmueble y su situación higiénica (Anexo 9)
- Encuesta aplicada al Vecindario, formato que es aplicado a un grupo de vecinos, elegidos al azar y en número variable. Las preguntas están orientadas sin embargo a un negocio que esta en funcionamiento. (Anexo 10)
- Constancia de Juzgado Municipal, es un formato preimpreso, que es llenado a máquina de escribir por las Digitadoras. (Anexo 11) Los formatos son sencillos en su información y cumplen con la función básica para el cual fueron creados. Información al empresario. La información sobre el procedimiento para obtener la Constancia de Juzgado Municipal no es clara, aunque el trámite es muy sencillo, requiriéndose sólo la Constancia de Solvencia Municipal como requisito previo. Sin embargo, cuando se solicita información para dicha constancia se entrega una boleta de requisitos (Anexo 12) donde se indica el conjunto de documentos necesarios para el Permiso de Operación en sí mismo, y no para la Constancia de Juzgado Municipal, lo cual puede causar confusión en el solicitante, quien comienza a recolectar una serie de documentos exigidos para el procedimiento propio de Permiso de Operación.
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Infraestructura. La oficina de Juzgado Municipal se encuentra ubicada en el Palacio Municipal, y su infraestructura es antigua, pero suficiente para el procedimiento de la atención de Constancias de Juzgado Municipal.
Constancia de Uso de Suelos. Es el procedimiento por el cual se emite un dictamen sobre el uso de suelo para un negocio, construcción u otros. El reglamento de Zonificación y Urbanización del Plan de Desarrollo Urbano de la ciudad de San Pedro Sula, periodo 2004 – 2009 clasifica los dictámenes de Uso de Suelo8 en:
I.- Usos Permitidos: Son los usos principales o predominantes en la zona, para los cuales su dictamen para permiso de construcción, funcionamiento, operación de negocio u otro, dependerá de su cumplimiento con los Índices Urbanísticos y otras disposiciones que para el efecto sean de aplicación en la zonificación a que corresponda.
II.- Usos Permitidos con Restricción: Son aquellos que no constituyen la vocación principal de la zona, pero poseen alguna presencia de acuerdo a sus características de localización, su dictamen depende del estudio especial por parte de la Gerencia de Planificación y Desarrollo Urbano. Este estudio estará basado en lo que respecta a sus condiciones de localización, acceso y su cercanía con las principales vías de circulación pública además de su cumplimiento con los Índices Urbanísticos y las características de los equipos, instalaciones e interrelaciones y compatibilidades con los demás usos existentes o proyectados en la zona, siempre que no ocasionen peligro a la salud, seguridad o a la tranquilidad pública. III.- Usos Prohibidos: Son todos aquellos que por sus características no pueden ser permitidos en determinadas zonas bajo ninguna condición. Los dictámenes son emitidos considerando los conceptos definidos en la Ordenanza de Zonificación y Urbanización y teniendo en cuenta los conceptos y clasificaciones de zonas y usos de suelo: El área urbana se divide en zonas, cuyo uso y ocupación se rige por las disposiciones de la Ordenanza de Zonificación y Urbanización vigente.
8 Art. 40 de la Ordenanza de Zonificación y Urbanización
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ZONA, es el área correspondiente a cada una de las divisiones territoriales delimitadas en la zonificación de la ciudad, para la cual rigen normas específicas tendientes a regular las categorías de uso a que se destine el terreno, las características arquitectónicas de las edificaciones para conservar la estética y unidad del contexto urbano, índices urbanísticos de las edificaciones y a procurar un equilibrio en las densidades de población para el beneficio de la comunidad.9 Las zonas de uso, se encuentran delimitadas en los planos de zonificación urbana los cuales forman parte de la presente Ordenanza con la siguiente clasificación y respectivo código de identificación10:
ZR Zonas Residenciales. ZUM Zonas de Uso Mixto. ZI Zonas Industriales. DCN Distrito Central de Negocios. ZE Zonas Especiales. ZD Zona Recreacional y Deportiva. ZPN Zonas de Preservación Natural.
Cada una de las zonas se subdivide a su vez según clasificación mostrada en el Anexo 1. Se establecen las siguientes categorías de usos del suelo11: R Uso Residencial C Uso Comercial S Uso de Servicios E Uso Institucional I Uso Industrial RC Uso en zona de recarga La Sección de Urbanismo solicita la Constancia de Uso de Suelo a los negocios contenidos en el “Listado de los Negocios que necesitan Dictamen
9 Art. 9. de la Ordenanza de Zonificación y Urbanización
10 Art. 10. Ordenanza de Zonificación y Urbanización
11 Art. 34. Ordenanza de Zonificación y Urbanización
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Ambiental para obtener un Permiso de Operación Municipal”, el mismo que fue elaborado por DIMA
N° Requisito Tipo Documento
Monto (Lps) Área que lo exige
Finalidad
1 Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Dpto. de Control Urbano
Original 10 12 Sección Urbanismo
Iniciar el procedimiento para la obtención de la Constancia de Uso de Suelos
2 Constancia Catastral Original 0 13
Sección Urbanismo
Acreditar registro de la propiedad del local y ubicación.
3 Croquis de ubicación Realizado por el Solicitante 10 Sección
Urbanismo Acreditar identidad del Apoderado
4 Copia de la Escritura del terreno o Contrato de Arrendamiento
Fotocopia 5 Sección
Urbanismo
Acreditar posesión o derecho de uso del local
12 Se estima así el costo de redactar e imprimir la solicitud
13 El monto de esta constancia es considerado en el Procedimiento respectivo
Cuadro Nº 36 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Constancia de Uso de Suelos.
Cuadro Nº 36 Requisitos de la Constancia de Uso de Suelos.
Fuente: Propia
y su ubicación
5 Recibo de Pago de Tasa por Constancia de Uso de Suelo Original 100 Sección
Urbanismo
Emisión de la Constancia de Uso de Suelos.
Total 5 5 125
Fuente: Propia
Algunas observaciones al Procedimiento.
Personal. En el procedimiento participa todo el personal de la Sección de Urbanismo, que incluye a la Jefe del Área, tres Inspectores, una Secretaria y un Asistente de Ventanilla Única que atiende normalmente al público. Se observó la inasistencia continua de uno de los Inspectores por motivos de enfermedad, además del descanso médico de la persona encargada de Ventanilla Única. Sólo se contaba con dos inspectores además del Jefe de Sección y su Secretaria, debiendo tomar las funciones de Ventanilla Única uno de los Inspectores y sólo se contaba con un Inspector para todos los expedientes tanto de Uso de Suelos, como de Permiso de Operación. Después de este levantamiento se reintegró a sus labores la persona encargada de Atención en Ventanilla Única, pero salió de vacaciones la Secretaria. Para suplir el atraso del Inspector que no asistía, comenzó a trabajar una persona de apoyo. Es aconsejable regular los tiempos de almuerzo, y tener la facultad de contratar a una persona nueva de apoyo, si el área carece en forma continua de un inspector. Tiempo. El proceso en sí, toma un tiempo estimado de nueve días hábiles, los tiempos mayores que retrasan el procedimiento están dados por la espera que sufre la solicitud y requisitos anexos en Ventanilla Única una vez que son presentados por el Empresario (hasta dos días como promedio), en la estación de la Secretaria de Urbanismo (hasta dos días como promedio) antes de ser asignados a los Inspectores de Urbanismo para su atención y en la espera de la movilidad. La explicación que se nos dio fue que en el primer caso se produce una espera para entregar los documentos hasta que se formen grupos de 10 o más expedientes y en el segundo caso, se demora la entrega porque se espera que la cantidad de documentos acumulados en los escritorios de los inspectores disminuya, las cuales constituyen apreciaciones subjetivas de las personas que realizan estas labores.
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Por otro lado, se observa el problema constante de la falta de movilidad que lleve a los inspectores a los lugares requeridos de inspección. Se nos informó que la sección de Urbanismo tenía un carro que hace más de un mes esta en el taller de mecánica. Actualmente el carro para la inspección es prestado desde otras Oficinas, lo cual ocasiona demoras en el trabajo de inspección y en el dictamen. La falta de carro puede ser de más de un día en algunas ocasiones. Se observó por ejemplo que durante el primer día laborable después de las elecciones presidenciales, no existía un carro disponible para inspecciones. Costo. Asumiendo que el propietario del negocio posee el Contrato de Arrendamiento o la Escritura del Terreno o Local (hechos que deberían darse en forma normal) y que el croquis y la solicitud son redactados por el mismo interesado, el costo de este procedimiento es de 125 Lempiras, asumiendo los costos de las fotocopias, de diseño del croquis y el precio por la emisión de la Constancia de Uso de Suelo (ver el cuadro de Requisitos) que esta determinado en el artículo 154 del Plan de Arbitrios Municipal 2005. El Empresario tiene que asistir por lo menos tres veces a la Bodega Municipal, local donde se encuentra ubicada la Sección de Urbanismo, una vez para informarse, otra para presentar los requisitos y otra para recoger la Constancia, esto constituye un costo fuera del costo de la Constancia y sus documentos de requisito. Equipo de Oficina. La Sección de Urbanismo tiene sólo dos computadoras, una de ellas del Jefe de la Sección y la otra de la Secretaria, quien tiene que compartirla con la de los tres inspectores del área para que puedan redactar sus dictámenes y emitir las Constancias de Uso de Suelo. Se cuenta con una impresora, pero esta carece de tinta, por lo que todos los documentos del área deben ser redactados en una de las computadoras, y llevados en medio magnético para impresión a la Oficina de Control Urbano, normalmente. Software. El área utiliza software de oficina (Office) además de Autocad, aunque éste último es muy lento por la baja capacidad de las computadoras. Formatos. Se utiliza un formato predefinido para emitir las Constancias de Uso de Suelo (Ver Anexo 13) que es llenado en Computadora. Información al Empresario. La información sobre el procedimiento para obtener la Constancia de Uso de Suelo se hace a través del módulo de Urbanismo en el área conocida como Ventanilla Única y
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muchas veces a través de la misma Oficina. En ambos casos se entrega al interesado una papeleta con los requisitos (Ver Anexo 14) Infraestructura. La estructura de la Oficina es muy básica e insuficiente, cada Inspector cuenta con un escritorio pero no existe espacio necesario para el archivo de los expedientes, se muestran los expedientes encima de los escritorios sin protección alguna. Se observa el ingreso de personas y público en general hasta los mismos escritorios de los Inspectores y de la Secretaria, no existiendo seguridad alguna para el trabajo y para los mismos expedientes de los Inspectores. Adicionalmente, la labor de los inspectores es interrumpida en forma constante por los usuarios que llegan a realizar consultas, no hay ninguna división de su área respecto al resto del área de la Oficina. Volumen. El volumen esta dado por la cantidad de solicitudes de Constancias de Uso de Suelo recibidas y resueltas. Este número que debe ser el mismo se calculó a partir de un cuaderno de Registros de la Secretaria de Urbanismo utilizado sólo a partir del mes de Abril del presente año, por lo que con anterioridad a este mes, no existen registros sobre las Constancias solicitadas y procesadas. El cuadro siguiente nos muestra el volumen de solicitudes recibidas a partir del mes de Abril del año presente.
Dictamen Ambiental. La División de Municipal Ambiental (DIMA) depende de la Junta Ambiental a la cual reporta sus actividades. Esta ubicada entre la 20 y 27 Calle, 3 Avenida S.E. a media cuadra de la Bodega Municipal, donde funciona la Sección de Urbanismo que también participa del Proceso de Permiso de Operación.
El Convenio de Cooperación Interinstitucional suscrito con la Secretaria Nacional de Recursos Naturales y Ambiente, faculta a la DIMA, como ente regulador y normativo, la función de poder determinar los proyectos de bajo o alto impacto ambiental del Municipio de San Pedro Sula.
En el 2004 el DIMA recibió la certificación ambiental ISO14001 en manejo ambiental. Siendo la primera unidad ambiental en Honduras y Centroamérica y la quinta a nivel mundial en recibir esta certificación de acuerdo con los registros del Underwriters Laboratorios (UL) Anteriormente, la gestión de aguas pertenecía a la División Municipal de Aguas y no era percibido el rol ambiental. Al darse la concesión de
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la gestión del agua, fue necesario replantear el nuevo papel de la DIMA (En ese entonces División Ambiental y que se fusionó con la División Municipal de Aguas) en la gestión ambiental del municipio de San Pedro Sula. Se hizo necesario replantear la gestión del personal para reorientarlo a las nuevas tareas del DIMA. Con un énfasis en el liderazgo mas que en la burocracia. Se promovió un cambio de mentalidad a un enfoque de rescate del valor del recurso humano y la trayectoria del DIMA en el municipio de San Pedro Sula y Honduras. Posteriormente se promueve un nuevo paradigma por medio de un planteamiento de visión y misión a nivel del DIMA. Adicionalmente se formulo y aprobó una Política Ambiental que gira en torno a tres ejes i)Mejoramiento continuo, ii) Prevención de la contaminación y iii)Cumplimiento de normas y leyes ambientales. Se ha creado y aprobado el reglamento del artículo 73 del plan de arbitrios 2004 y 2005. El mismo establece la normativa ambiental vigente en el municipio de San Pedro Sula. También se ha publicado los siguientes documentos: Guía ambiental de construcción y Guía ambiental de reforestación. Como órgano que norma y controla aspectos ambientales, la DIMA tiene bajo su responsabilidad la elaboración de dictámenes ambientales para Permisos de Operación de negocios y/o industrias dentro de la jurisdicción del Municipio de San Pedro Sula. El Plan de Arbitrios Municipal otorga la facultad a la DIMA para la elaboración de dictámenes ambientales como parte de las acciones de protección y conservación del ambiente. El procedimiento de Dictamen Ambiental es aquel que conduce a obtener dicho documento expedido por DIMA. El Dictamen Ambiental es el informe técnico donde se plantean las conclusiones y recomendaciones para la implementación de las actividades y/o proyectos susceptibles de ocasionar algún impacto negativo del entorno biofísico y socioeconómico del área de influencia de dicha actividad y/o proyecto. El Dictamen Ambiental es validado con una inspección de campo y su respectiva evaluación ambiental. El Dictamen Ambiental, no es más que el primer paso que las empresas dan para obtener luego una Constancia de Registro
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Ambiental, una Autorización Ambiental ó una Licencia Ambiental, dependiendo de si la empresa o negocio fuera categoría uno (1), dos (2) o tres (3). Categorías obtenidas según la tabla de Categorización Ambiental de publicada por SERNA14. Existen negocios o proyectos que por sus características no generan ninguna categoría, y que sólo requieren el Dictamen Ambiental, por otro lado existen negocios o proyectos que si generan algún tipo de Categoría (1, 2 ó 3) y que deberán por lo tanto obtener la autorización ambiental que corresponda según lo señalado en el párrafo previo. Finalmente, existen negocios de categoría cuatro (4), y que corresponden a proyectos que no pueden ser ejecutados. A efectos de obtener el Permiso de Operación es sólo necesario el Dictamen Ambiental para Permiso de Operación y es aplicable a todo tipo de negocio y/o industria.
14 Acuerdo Ministerial 635-2003 publicado en La Gaceta el 4 de Noviembre del 2003
Cuadro Nº 38 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Dictamen Ambiental.
Fuente: Propia
122
Algunas observaciones al Procedimiento.
Personal. En el procedimiento para la obtención de un dictamen ambiental para Permiso de Operación de negocios, participa la Oficina de Recepciones, la Dirección de Protección y Control Ambiental y la Unidad de Permisos e Inspecciones (que es un órgano de la Dirección de Protección y Control Ambiental).
15 Este requisito es opcional, sólo en caso que la solicitud sea presentada por Representante Legal de la Empresa y no se considera en el monto total del costo. El costo que figura es un costo promedio.
16 El Anticipo es un recibo de pago por 100 Lps. y la diferencia es el Recibo de Pago por el saldo restante establecido al momento de la inspección.
17 El monto es variable, como se puede ver en la sección de Costo, se ha usado un promedio entre el máximo y mínimo.
N° Requisito Tipo Documento
Monto (Lps)
Área que lo exige
Finalidad
1 Constancia Uso de suelos Fotocopia 0.5 DIMA Verificar si el uso de suelo corresponde a la zonificación del proyecto o negocio.
2 Poder de Representación Legal debidamente autenticado
Fotocopia 3000 15 DIMA Acreditar la representación legal de la empresa.
3 Tarjeta de Identidad del Propietario ó Representante Legal
Fotocopia 1 DIMA Identificar al dueño o responsable legal del proyecto
4 Solvencia Municipal del Propietario o Representante Legal
Fotocopia 1 DIMA Verificar la inexistencia de deudas municipales
5 Recibo de agua Fotocopia 0.5 DIMA Identificar la ubicación del local del negocio o proyecto
6 Solicitud de Dictamen Ambiental para Permiso de Operación de Negocios (llena)
Original 0 DIMA Solicitar Dictamen Ambiental y presentar datos el negocio o proyecto
7 Croquis de ubicación del negocio Original 10 DIMA Facilitar la ubicación del
negocio
8 Recibos de Pago por trámite (Anticipo y Diferencia16)
Original 850 17 DIMA Pago por el trámite y emisión del Dictamen Ambiental
Total 8 8 863
Cuadro Nº 39 Requisitos del Dictamen Ambiental.
Fuente: Propia
La Oficina de Recepciones esta integrada por el encargado de la misma y una secretaria. Es en esta Oficina que se da inicio a todo trámite realizado por la DIMA. El encargado de esta Oficina es un Consultor Ambiental, debidamente capacitado, y en forma temporal (al momento del levantamiento de esta información) la encargada de Proyección y Educación Ambiental, apoyaba al Responsable o encargado en labores secretariales y de recepción. La Dirección de Protección y Control Ambiental esta formada por el Director, a cargo de toda la Dirección y es apoyado por una Secretaria y un Asistente. La participación de esta Dirección esta dada básicamente en la revisión y registro de los Dictámenes Ambientales, en el caso de aquellos destinados a Permisos de Operación. La Unidad de Permisos, depende de la Dirección de Protección y Control Ambiental y esta a cargo de un Jefe de la Unidad y cuatro Supervisores Ambientales, quienes realizan la labor de campo para la inspección de los negocios o industrias que solicitan el dictamen ambiental. Tiempo. El procedimiento es relativamente rápido, aunque el tiempo de inspección es variable dependiendo de la distancia al lugar de la inspección. Se estimó según el procedimiento levantado y medido un tiempo promedio de tres días hábiles para obtener el trámite del Dictamen Ambiental para Permisos de Operación, una vez que el solicitante cumple con todos los requisitos para iniciar el procedimiento. Los tiempos de espera entre el envío de la Solicitud entre las Oficinas de Recepción, de Protección y Control Ambiental, y la Unidad de Permisos son los que mas alargan el tiempo total del procedimiento. Costo. El artículo 96 del Reglamento del Artículo 73 del Plan de Arbitrios, señala en los numerales 1 y 2:
1. Trámite para la emisión del Dictamen Ambiental para el otorgamiento del permiso de operación de negocios con un número menor o igual a tres empleados tendrá un costo entre Lps. 300 (trescientos lempiras) a Lps. 600 (seiscientos lempiras)
2. Trámite para la emisión del Dictamen Ambiental, para el otorgamiento del permiso de operación de industrias de pequeña escala, comercio y servicios que no necesitan categorización Lps. 1,400 (mil cuatrocientos). Esta norma no es específica el monto exacto a cobrar, y se deja a juicio del Supervisor Ambiental, determinar el monto total a pagar una vez que es realizada la inspección. En todo caso, se entiende que los
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montos varían entre 300 y 1,400 Lempiras. No es claro el artículo 96 del Reglamento del Artículo 73 del Plan de Arbitrios respecto al monto a cobrar. Por ejemplo, una industria o comercio pequeños y con menos de tres empleados podrían regirse simultáneamente por lo señalado en las disposiciones 1 y 2 del artículo 96. Por otro lado, no se especifica la forma de cálculo del monto exacto que finalmente se cobrará al dueño del negocio. A este costo del trámite habría que añadirle el costo opcional que representa el otorgamiento de Carta Poder ante Notario, en caso no sea el propietario quien firme la Solicitud de Dictamen Ambiental. Por lado del Empresario o Contribuyente, este requiere ir al local de DIMA, al menos tres veces por lo cual incurre en gastos adicionales a los requisitos: para informarse, para presentar su solicitud con demás requisitos y para recoger su dictamen ambiental, finalmente Equipo de Oficina. Cada una de las Oficinas participantes cuentan con una PC que es suficiente para realizar las labores correspondientes al trámite de dictamen. Software. Las Oficinas utilizan el Office, además de Autocad donde pueden hallar direcciones y hacer mediciones si fuera necesario. Formatos. Los formatos utilizados en este procedimiento son: - Formato de Solicitud de Dictamen Ambiental para Permiso de
Operación de Negocios (Ver anexo 15) - Formato de Inspección Dictamen Ambiental-Permiso de
Operación - Formato de Orden de Pago y Recibo de Pago - Dictamen Ambiental (Ver anexo 16 ) Información al empresario. La información al empresario que desea obtener un Dictamen Ambiental para Permiso de Operación de Negocios es otorgada en la Oficina de Recepciones de DIMA. Se observó que la información dada es adecuada y completa, y que se explica al Empresario el procedimiento en forma completa sobre el procedimiento, además de la posibilidad de llamar a la misma Oficina en caso surgiera alguna duda o consulta posterior en el tema. Infraestructura. La infraestructura física es adecuada a las fines de atender al Empresario, y para el desarrollo de todas las actividades de este procedimiento. Volumen. A la fecha de levantamiento de esta información, 22 de Noviembre del 2005, habían 384 solicitudes presentadas y dictaminadas, sin embargo, a la misma fecha del año 2004, habían 662 solicitudes presentadas y dictaminadas. Esto nos indica una
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disminución del 42% en el número de solicitudes de dictámenes ambientales para permisos de operación solicitados.
Permiso de Rótulo. El procedimiento de permiso de rotulo se hace ante la oficina de Urbanismo en base a lo previsto en el Plan de Arbitrios 2005 de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula. Aproximadamente se tramitaron 100 permisos de rotulo en el 2004 y 40 en el 2005 en la Sección de Urbanismo.
La regulaciones vigentes sobre el permiso de rotulo están previstas en los artículos 137 al 140 del Plan de Arbitrios 2005 de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula. Existen diferentes tipos de rotulo que pueden ser instalados: • Pintados en la pared del Inmueble • Pegados en la pared del inmueble • Luminoso • No-Luminoso • Valla • Manta: Este no aparece en el plan de arbitrios pero si aparece en
el formulario de permiso de instalación de rótulo. El permiso para rótulos es un procedimiento con una duración aproximada de 2 días hábiles, el costo es variable, dependiendo del tipo y tamaño del rótulo. Presenta como requisitos:
- Croquis de la ubicación del rotulo y del terreno - Solvencia Municipal Vigente del Empresario o Representante Legal - Cedula de Identidad del Dueño del Negocio o del Representante Legal de la Empresa - Solicitud de Permiso de Rotulo firmada por empresario - Contrato de Arrendamiento de Local o Terreno - Boleta por 250-300 Lps por el costo del trámite dependiendo del tipo de rótulo - Boleta por 100 Lps para inspección y alineamiento en caso de rótulos luminosos y vallas.
- Diseño Estructural del Rotulo, Elaborado por Ingeniero o Arquitecto Colegiado
125
Según el Artículo Número 145 del Plan de Arbitrios vigente, los contribuyentes sujetos al impuesto sobre Industria, Comercio y Servicios deberán solicitar antes de iniciar sus actividades, un Permiso para Operación de Negocio por cada establecimiento, bodega, sucursal, deposito, oficina de consultoría con o sin local, los kinders, escuelas, colegios, universidades privadas, las asociaciones y colegios profesionales, las oficinas de todo tipo de venta de servicios u otros negocios similares ubicados dentro del termino municipal. El Proceso global para la obtención de un Permiso de Operación se inicia siempre con el procedimiento que otorga la Constancia de Solvencia, luego se podría seguir con uno o más de los procedimientos previos antes definidos para llevar a cabo el Procedimiento final de Permiso de Operación.
Grafico Nº 17
Diagrama de Bloques para la obtención del Permiso de Operación en la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula
Fuente: Propia
En la figura previa se puede apreciar el flujo normal de procedimientos que deben ser llevados a cabo, por el Municipio y el Empresario, para poder obtener el Permiso de Operación. Se observa que el primer requisito a
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obtener viene a ser la Constancia de Solvencia exigida como prerrequisito para la entrega de otras Constancias. Los negocios que requieren Dictamen Ambiental, deberán previamente obtener la Constancia de Uso de Suelo y para ello a su vez la Constancia Catastral. Aquellos negocios que no requieran el Dictamen Ambiental, tienen una ruta mas corta que normalmente implica la obtención del Certificado de Prevención contra Incendios en el Departamento de Bomberos y en algunos casos la Constancia de Juzgado Municipal. Los negocios que venden bebidas alcohólicas para consumo fuera del local no requieren el Dictamen Ambiental, en cambio aquellos que implique su consumo interno, sí lo requieren. En ambos casos este tipo de negocios deberán tramitar la Constancia de Juzgado Municipal por el sólo hecho de vender bebidas alcohólicas. Existen asimismo, procedimientos no municipales, como son la obtención de la Tarjeta de Identidad, del Registro Tributario Nacional, y de la Licencia Sanitaria. Estos procedimientos no se analizan en su forma técnica, pero si se harán los comentarios respecto a ellos en forma posterior. Asimismo, existen constancias únicas y adicionales, que no son de carácter municipal tampoco y que son requeridas sólo para determinados tipos de negocio, como son la Constancia de UTTU para empresas de transporte, ó el permiso de Explotación de Soptravi para gasolineras. La obtención de la Licencia Sanitaria es requisito para negocios que fabriquen, expendan o distribuyan alimentos, así como para farmacias, clínicas y hospitales. El trámite para su obtención no requiere de ninguna constancia municipal, y por ende, su obtención, de ser necesaria, puede llevarse a cabo desde el inicio del proceso para obtener un Permiso de Operación. Si deseamos obtener una clasificación de los negocios según los procedimientos municipales que deben llevar a cabo para obtener un Permiso de Operación, podemos establecer los siguientes tipos de negocio: 1. Negocios que no requieren Dictamen Ambiental (No venden bebidas
alcohólicas) 2. Negocios que requieren Dictamen Ambiental (No venden bebidas
alcohólicas) 3. Negocios que venden bebidas alcohólicas (Requieren Dictamen
Ambiental) El Proceso para obtener el Permiso de Operación en el Municipio de San Pedro Sula varía dependiendo del tipo o categoría de negocio que se desee
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instalar. La gran mayoría de los negocios deben realizar uno o más de seis procedimientos previos de carácter municipal antes de realizar el procedimiento propio de Permiso de Operación. A su vez, algunos de estos procedimientos previos exigen requisitos de carácter no municipal y que son obtenidos en Entidades ajenas a la misma Municipalidad. Los procedimientos previos que constituyen requisitos o prerrequisitos del procedimiento propio de Permiso de Operación y que son llevados a cabo en la Municipalidad, son: • Constancia Catastral: Procedimiento a través del cual la Oficina de
Catastro certifica un bien inmueble se encuentra registrado a nombre del solicitante señalando su ubicación y área.
• Constancia de Solvencia Municipal: Es el procedimiento a través del
cual se obtiene la Constancia de no adeudar impuestos personales o por bienes a la Municipalidad. Es otorgada por la Oficina de Control de Ingresos de la Municipalidad.
• Constancia de Uso de Suelo: En el caso de negocios, este viene a ser
el procedimiento por el cual se valida que la categoría del negocio se encuentre situado en una zona permitida para esa clase de negocios. El proceso es llevado a cabo en la Ventanilla Única de la Sección de Urbanizaciones perteneciente a la Gerencia de Planificación Urbana de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula y es requerido en el caso de negocios que necesitan un dictamen ambiental de DIMA (División Municipal Ambiental).
• Certificado de Prevención contra Incendios: Es el procedimiento a
través del cual el Cuerpo de Bomberos de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula verifica las medidas de seguridad contra incendio en el local del negocio. El proceso se lleva a cabo en la Comandancia Municipal de Bomberos que depende de la Corporación Municipal.
• Constancia de Juzgado Municipal: Este procedimiento llevado a
cabo en el Departamento Municipal de Justicia, verifica que el negocio cumpla con las especificaciones sanitarias y normas de seguridad correspondientes y que no tenga Iglesias, Escuelas, Colegios, Hospitales y otros a menos de 100 metros, además consulta a los vecinos sobre la aceptación del funcionamiento del negocio.
• Dictamen Ambiental: Es el procedimiento a través del cual, la
División Municipal Ambiental (DIMA), verifica y dictamina sobre
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aspectos de seguridad y salubridad del local del negocio, así como sobre aspectos ambientales para determinar la factibilidad ambiental de la actividad y/o proyecto que pretende operar en el lugar del negocio
Todos estos procedimientos municipales, se constituyen como previos en el esquema del proceso actual al procedimiento propio de emisión de un Permiso de Operación. Además, para el procedimiento propio de Permiso de Operación, se requieren documentos o constancias no municipales, como:
- Fotocopia de cédula del propietario o representante legal de la empresa - Fotocopia de contrato de arrendamiento del local o fotocopia de
escritura del terreno si es propio - Fotocopia de constitución de sociedad o escritura de comerciante
individual - Fotocopia de Licencia Sanitaria, sólo en el caso de negocios que
expendan, distribuyen, fabriquen o elaboren alimentos, además de farmacias, clínicas y hospitales y se lleva a cabo en la Región Sanitaria N°3 del Ministerio de Salud.
Luego de haber cumplido con los procedimientos previos que sean necesarios según el tipo de negocio a instalar, se inicia el procedimiento propio de:
Permiso de Operación de Negocio. Es el procedimiento que tiene como fin la obtención del Permiso de Operación y se inicia una vez que se entregan todos los Requisitos (ver Requisitos del Procedimiento en sección siguiente) establecidos de acuerdo al tipo de negocio, finalizando con la entrega de permiso correspondiente.
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Cuadro Nº 40 Diagrama de Bloques del Procedimiento de Permiso de Operación de Negocio.
Fuente: Propia
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MUNICIPALIDAD SAN PEDRO SULA PERMISO DE OPERACIÓN
ACTIVIDAD
JEFECONTROLINGRES
VENTTESORERIA
GRABADVOLUM
VENTAS
VENTANATENC.COBRANZASENCARG
RMC
SECRETCONTROLINGRESO
S
GERENTPLANIF
URBANA
SECRETCONTROLURBANO
JEFEURBAN.
TIEMPOPROCESO
TIEMPOCICLO
INSPECT.URBANO
SECRETURB.
VENT.UNICAURB.
EMPRES
INICIO
-1-
SOLICITAINFORM -2-
INFORMAREQUISITO-3-
pagaderecho
llenasolic itud
solic itaclave -4-
verificadocument
colocafechatraslada
expediente
-5-
llenadatoselabora
listaentregaexpedient -6-
revisaexpedie
ntinspecc.campo
redactadictameny listado
-7-
revisa firmay sella
solicitudestrasladaexpedient.
-8-
firma yentrega
expedient
-9-
sella ytrasladaexpedientredacta y
memos-10-
trasadamemos -11-
firma ytrasladamemo-12-
separacopi y
dictamen
-13-
trasladamemos
-14-
verificaexpedientelaboralistadotrasladalistados -15-
clasifica yarchiva
expedienteentregalistado
-16-
llama alempresario-17-
espera turnoconsultasolicitud
-18-
verificasolicitud
entregaformatos-19-
llenaformatos
entregaformatos
-20-
verificaformatos
entregaformatos-21-
revisaformato
grabadatosescribecodigo
entregaexpediente -22-
grabasistemas-23-
solicitapermiso -24-
buscasistemaimprimerecibo
-25-
pagarecibos -26-
cancelarecibos-27-
presentarecibos
-28-
verificarecibos
imprimerecibos
-29-
firma y sellapermiso
-30-
entregarecibo
reclamar
-31-
reclamapermiso
FIN
1
2
3
4
5
6
78
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
3m
1m
20m
0.0.4%
0.01%
0.29%
488m
555m
476m
560m
7.10%
8.08%
6.93%
8.15%
6m
30m
20m
125m
956m
5m
30m
3450m
5m
13m
4m
56m
3m
15m
0.08%
0.43%
0.29%
1.82%
13.92%
0.07%
0.43%
0.07%
0.04%
50.26%
0.18%
0.05%
0.81%
0.21%
5m
10m
4m
5m
1m
6m
4m
5m
2m
1m
0.07%
0.07%
0.01%
0.01%
0.05%
0.05%
0.07%
0.08%
0.02%
0.14%
TOTAL 100%14.3D
Cuadro Nº 41 Diagrama del Flujo Organizacional del Permiso de Operación de Negocio.
Fuente: Propia
Cuadro Nº 42 Diagrama del Flujo del Permiso de Operación de Negocio.
1 Solicita Información 3
2 Informa sobre requisitos generales (Entrega Papeleta Informativa) 1
3 Paga Derecho a Permiso de Operación (Ventanilla Tesorería) 5
4 Llena "Solicitud para Operar Negocio o Empresa" 10
5 Solicita Clave Catastral en Ventanilla Unica-Catastro 5
6 Entrega Solicitud con Requisitos en Ventanilla Unica-Urbanismo 1
7 Verifica documentos 3
8 Coloca fecha de recibido en Solicitud y entrega constancia de recibo 5
9 Espera acumulación de Expedientes 475
10 Traslada Expedientes de Permiso de Operación a Secretaria Urbanismo 5
11 Llena datos del Expediente en un Libro de Registro 30
12 Elabora Lista de Expedientes a entregar por cada Inspector (Zona) 45
13 Espera acumulación de Expedientes 475
14 Entrega Expedientes de Permiso de Operación a Inspectores 5
15 Revisa Expedientes de Permiso de Operación 45
16 Inspecciona en campo Grupo de Negocios seleccionados para inspección 240
17 Redacta Dictamen de Solicitud de Operación de Negocio 180
18 Redacta Listado de Solicitudes dictaminadas 10
19 Entrega Listado con Expedientes Dictaminados de Permiso de Operación a Jefe Urbanismo 1
20 Revisa, firma y sella Solicitudes de Expedientes de Permiso de Operación 75
21 Espera 479
22 Entrega Expedientes firmados a Secretaria Urbanismo 1
23 Traslada Expedientes dictaminados a Jefe de Control Urbano 5
24 Firma Solicitudes de Permiso de Operación de Expedientes 5
25 Entrega Expedientes firmados a su Secretaria para su sellado 1
N° ACTIVIDADES Operac. Revisión Traslado EsperaTIEMPO
ESTIMADO
132
26 Sella Expedientes 10
27 Traslada Expedientes a Secretaria-Urbanismo 5
28Redacta memo de Solicitudes aprobadas y denegadas para Control de Ingresos (Solicitudes de los 3 Inspectores)
15
29 Traslada Memo para impresión en Oficina de Control Urbano 15
30 Traslada Memo a la Gerencia de Planificación Urabana para su firma 5
31 Firma Memo de envío de Expedientes dirigidos a Control de Ingresos (3 Copias) 5
32 Espera 115
33 Traslada Memo firmado a Secretaria de Urbanismo 5
34Separa Copia Verde de Solicitud y Dictamen Interno (de cada expediente) para archivo de Urbanismo de cada expediente
1
35 Espera movilidad 955
36 Traslada Memo con Expedientes adjuntos a Secretaria de Control de Ingresos 5
37Verifica expedientes contra Listado y firma Listado de Expedientes recibidos como constancia de recibo
10
38 Elabora Listado de Permisos de Operación aprobados por Urbanismo 15
39Traslada Listado elaborado de Expedientes a la Sección RMC (Registro Municipal del Contribuyente)
5
40 Clasifica Expedientes de Sociedades Mercantiles y Comerciantes Individuales 60
41 Archiva expedientes en orden alfabético 20
42 Entrega una copia del listado de Permisos de Operación aprobados en Ventanilla de Atención 15
43 Espera 3355
44 Llama a Empresario 5
45 Espera su turno en Ventanilla de Atención 10
46 Consulta sobre su Solicitud de Permiso de Operación 3
47 Verifica que solicitud de Permismo de Operación este aprobada 3
48 Entrega formatos que deben ser llenados 1
49 Llena los formatos 50
50 Espera su turno en Ventanilla de Atención 5
Operac. Revisión Traslado EsperaTIEMPO
ESTIMADON° ACTIVIDADES
Fuente: Propia
133
N° Requisito Tipo Documento
Monto (Lps)
Área que lo exige
Finalidad
1 Constancia de Solvencia Municipal vigente Fotocopia 1 Urbanismo
Evidencia de que no se tienen adeudos por impuestos personales ni de bienes inmuebles
2 Cédula del Propietario o Representante Legal del negocio
Fotocopia 1 Urbanismo Identificación legal del Solicitante
3
Contrato de Arrendamiento o Escritura de Terreno con recibo de bienes inmuebles
Fotocopia 5 Urbanismo Hacer constar la ubicación del local del negocio
4 Constitución de Sociedad o Escritura de Comerciante Individual
Fotocopia 5 Urbanismo
5
Croquis de ubicación del inmueble con calles, avenidas, barrio o colonia en papel tamaño carta. Indicar el Norte
Original 10 Urbanismo Facilitar la ubicación del negocio para la inspección
6 Recibo Pago de Tasa Original 100 Urbanismo Inspección del local del negocio por Urbanismo
7 Dictamen de Bomberos Fotocopia 0.5 Urbanismo Verificar la aprobación de Bomberos al local
8 Constancia de Juzgado Municipal si el negocio es de venta de bebidas alcohólicas
Original 0 Urbanismo
Verificar la aprobación de Juzgado Municipal para la apertura del negocio en la ubicación señalada
9
Licencia Sanitaria (En el caso de negocios que expendan, distribuyen, fabriquen o elaboren alimentos, además de farmacias, clínicas y hospitales)
Fotocopia Urbanismo
Verificar la aprobación sanitaria en el caso de los negocios que requieran dicha constancia
10 Dictamen de Medio Ambiente Original 0 Urbanismo
Verificar la aprobación ambiental
Cuadro Nº 43 Requisito del procedimiento de Permiso de Operación
134
135
11 Solicitar Permiso de Instalación de Rótulos Ver 18 Urbanismo
Obtener el permiso para la instalación del rótulo del negocio.
12 *Declaración Jurada-Impuesto sobre Industrias, Comercio y Servicios
Original 0 Control de Ingresos
Cálculo de impuestos, tasas y contribuciones
13 *Declaración Jurada-Identificación de Establecimientos Comerciales
Original 0 Control de Ingresos
Identificación de los establecimientos asociados al mismo Contribuyente
14 *Declaración Jurada-Identificación de los Contribuyentes o Responsables
Original 0 Control de Ingresos
Identificación del Contribuyente, su domicilio fiscal y actividades de su negocio
15 *Declaración Jurada-Identificación de Socios Integrantes de Personas Jurídicas
Original 0 Control de Ingresos
Identificación de los socios y capital suscrito
16 Pago por Derecho de Permiso de Operación 19
_ 1550
Total 16 20 14 21 1,667.50 22
18 Este requisito es opcional al momento de solicitar el Permiso de Operación, su costo pertenece a dicho procedimiento
19 Este pago no se realiza al inicio del procedimiento, sino al final, antes de recoger el Permiso de Operación, y viene incluido en el conjunto de recibos que son emitidos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones. El monto a pagar depende de los ingresos estimados anuales según los cuadros 2, 3 y 4 del Plan de Arbitrios 2005 y la duración máxima del Permiso es por un año fiscal. A efectos de este cálculo se ha considerado un monto promedio entre el monto mínimo y el máximo según la Tabla para el Cálculo de Servicios Públicos no Domiciliares.
20 Es el máximo número de requisitos posibles a presentar. El mínimo (para una Pulpería, por ejemplo) es 8.
21 Es el máximo número de documentos posibles a presentar. El mínimo (para una Pulpería, por ejemplo) es 8 (Incluyendo las Declaraciones Juradas)
22 Es promedio entre el monto máximo y mínimo a pagar, es decir entre 217.5 Lps y 3,117.5 Lps, que corresponden a los montos máximos y mínimos posibles (que dependen del tipo de negocio y del estimado de ingresos anuales)
Fuente: Propia
136
* Requisitos que no figuran en la Boleta de Requisitos de Urbanismo, ni en el Plan de Arbitrios 2005, pero que son solicitados por el Departamento de Control de Ingresos en forma previa a la entrega del Permiso de Operación Estos son los Requisitos indicados en la Papeleta de Requisitos entregado por la Sección de Urbanismo a los Empresarios interesados en obtener un Permiso de Operación. Algunas observaciones a los requisitos exigidos son:
- No se indican los casos especiales: Constancia de la UTTU (sólo empresas de transporte), fotocopia autenticada del permiso de Explotación de Soptravi (sólo para Gasolineras), constancia original de Punto de Acta de la Corporación Municipal de Aprobación de Permiso para iniciar trámites (sólo para Gasolineras), respectivamente.
- No se exige fotocopia del Registro Tributario Nacional del Propietario o Representante Legal, señalado entre los Requisitos para Permiso de Operación en el artículo 145 del Plan de Arbitrios Municipal 2005.
- En la práctica, no se esta exigiendo el Certificado de Prevención de Riesgos contra Incendios de Bomberos a las pulperías23 aún cuando en el Plan de Arbitrios no se exime de este requisito a ningún tipo de negocio.
- No se exige la Constancia de Uso de Suelo para Operación de Negocio que sin embargo es señalado como requisito obligatorio sin excepciones por el artículo 145 del Plan de Arbitrios Municipal 2005.
- En la papeleta de Requisitos se incluye la solicitud de Permiso de Instalación de Rótulos, que en realidad no es un requisito según el Plan de Arbitrios vigente, pero es recomendable obtenerlo en forma paralela al Permiso de Operación.
El procedimiento de Permiso de Operación se inicia una vez que se cuentan con los requisitos establecidos dependiendo del tipo de negocio y que han sido señalados en el acápite previo. Los requisitos que deben satisfacerse dependen del tipo de negocio. En la práctica, los negocios que menos requisitos requieren para iniciar el procedimiento de Permiso de Operación son las Pulperías y aquellos negocios ubicados en Centros Comerciales ya establecidos, que no requieren ningún tipo de constancia municipal previa. El procedimiento para la obtención del Permiso de Operación es largo y atraviesa por dos áreas básicamente: La Sección de Urbanismo del Departamento de Control Urbano que depende de la Gerencia de
23 Son llamados así los negocios de comercio dedicados a la venta de abarrotes. En la mayoría de los casos son pequeños y se encuentran ubicados en varios puntos de la ciudad.
137
Planificación Urbana, y el Departamento de Control de Ingresos que depende del Área de Tributación de la Gerencia de Finanzas y Administración.
51 Entrega fomatos que correspondan llenados 1
52 Verifica formatos 2
53 Entrega formatos a Encargado de RMC 1
54Revisa los formatos, contra Constitución, Contrato de Arrendamiento, Solicitud de Permiso de Operación, etc
10
55 Graba los datos del negocio en el sistema RMC y abre código RMC del empresario 3
56 Escribe código RMC asignado por Sistema en la casilla correspondiente de la Declaración Jurada 1
57 Entrega Expediente a Grabador de Volumen de Ventas 1
58 Graba en sistema datos para cálculo de Impuesto por Ventas y Tasas Especiales 5
59 Se acerca a Ventanilla de Atención y espera su turno 5
60 Solicita Permiso de Operación 5
61Busca en el Sistema de RMC las deudas municipales pendientes del Empresario o Contribuyente
1
62 Imprime Recibo(s) con las deuda(s) vencidas del Empresario o Contribuyente 3
63 Espera su turno en Ventanilla de Tesorería 2
64 Paga recibos por deudas municipales pendientes 3
65 Cancela los Recibos de Pago 1
66 Espera su turno en Ventanilla de Atención 5
67 Presenta en Ventanilla Recibos de Pago cancelados 1
68 Verifica el(los) recibo(s) cancelados 1
69 Imprime Permiso de Operación 3
70 Firma y sella Permiso de Operación 5
71 Entrega Permiso de Operación 1
72 Recibe Permiso de Operación 1
529 404 50 5881 6864TOTAL MINUTOS
Operac.N° ACTIVIDADES Revisión Traslado EsperaTIEMPO
ESTIMADO
8.82 6.73 0.83 98.02 114.401.10 0.84 0.10 12.25 14.30
TOTAL HORASTOTAL DIAS
Cuadro Nº 44 Requisito del procedimiento de Permiso de Operación
Fuente: Propia
Algunas observaciones al Procedimiento
Personal. En el área de Urbanismo, interviene en el Procedimiento todo su personal desde el Jefe de Urbanismo hasta los Inspectores, la Secretaria y la Asistente de Atención en Ventanilla Única, siendo firmadas la solicitudes conteniendo el dictamen por Jefe de Urbanismo y finalmente por el Jefe de Control Urbano y remitida a través de una lista firmada por el Gerente de Planificación Urbana y conteniendo los expedientes que están siendo enviados al Área de Control de Ingresos. En esta área intervienen desde la Secretaria de Control de Ingresos, el Encargado del RMC, el Encargado de Volumen de Ventas, el personal de atención en Ventanilla y el mismo Jefe de Control de Ingresos cuando firma los Permisos de Operación finales. Se ha podido observar la falta de capacitación del personal que atiende en la Ventanilla Única (de Urbanismo), ya que en forma continua se detectan casos donde faltan requisitos, donde se entregan documentos originales siendo necesarias sólo las fotocopias. Los expedientes revisados y evaluados por los Inspectores de la Sección de Urbanismo es nuevamente revisado por el Departamento de Control de Ingresos, donde en algunos casos se encuentran nuevamente errores en los requisitos solicitados, por ejemplo, se presentan fotocopias cuando se requiere los originales de un documento o constancia, el contrato de alquiler no corresponde al dueño o sociedad, entre otros. Tiempo. El tiempo estimado del procedimiento bajo el esquema actual y asumiendo condiciones de flujo continuo es el mostrado en el flujo desarrollado en el acápite previo y corresponde a 14 días hábiles y fracción. Se cree que este tiempo puede ser menor al real por las demoras adicionales de muchos expedientes en cada una de las estaciones por las que atraviesa y por los problemas que incluso cuando ya están en el área de Control de Ingresos pueden surgir con los expedientes previamente aprobados por Urbanismo. Las demoras básicas en este procedimiento se hallan en los traslados de documentos dentro y entre las dependencias de Control Urbano y Control de Ingresos. Las entregas de los expedientes recibidos de la Asistente de Ventanilla Única-Urbanismo hacia la Secretaria de Urbanismo (475 minutos o un 1 día hábil, véase paso 9 del flujo del procedimiento), de la Secretaria de Urbanismo hacia los Inspectores (1 día hábil), la entrega del Memo con los expedientes desde la Sección de Urbanismo hacia el Departamento de Control de Ingresos (2 días hábiles), llamar al Empresario para comunicarle que su expediente esta aprobado para que se apersone al Municipio (7 días hábiles), el regreso
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del Empresario a Palacio Municipal luego de haber llenado los formatos de Declaración Jurada (1 día hábil). Como se mencionó, el empresario debe asistir al Departamento de Control de Ingresos donde se le requiere información adicional antes que pueda recibir su Permiso de Operación. Esta información adicional (ver paso 48 del flujo del procedimiento o ver los 4 últimos formatos mencionados en la sección previa de Formatos) algunas veces no es congruente con la información presentada previamente y bajo la cual fue dictaminada su Solicitud en la Sección de Urbanismo o pueden existir algunas fallas en el expediente tales como: - Los expedientes presentan fotocopias de los dictámenes
Ambientales de DIMA y del Juzgado Municipal, cuando se requieren los originales de cada uno.
- Las empresas que compran a otras y solicitan un nuevo Permiso de Operación con nueva razón social, tienen deudas provenientes de la empresa original y no las pagan.
- Los solicitantes no llenan correctamente los formatos de Impuesto sobre Industrias, Comercio y Servicios, o las Declaraciones Juradas de Identificación de los Contribuyentes, de Identificación de Establecimientos Comerciales o de Identificación de Socios (no colocan estimación del volumen de ventas, no declaran otros negocios que poseen, entre otros casos)
- La fecha de inicio de actividades presenta variaciones considerables de tiempo respecto a la fecha de inicio del contrato de arrendamiento (en el caso de locales alquilados)
Los expedientes que presentan problemas por las razones anteriormente señaladas no originan un Permiso de Operación sin que antes el Empresario solicitante resuelva las observaciones, lo que alarga el procedimiento. Otro hecho que puede prolongar el procedimiento se produce cuando los solicitantes o interesados no se apersonan a recoger sus Permisos de Operación, o cuando se apersonan, pero tienen deuda pendiente con el Municipio que no es pagada. En el primer caso, después de una semana que el expediente archivado en Control de Ingresos no es reclamado por el solicitante para la emisión de su Permiso de Operación, se inicia el llamado a los interesados en forma alfabética, lo cual puede producir demoras de mas de una semana antes que el Solicitante conozca que su expediente de Permiso de Operación esta aprobado y que debe apersonarse a la Oficina de Control de Ingresos. Existen expedientes
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en archivo y que no han sido recogidos por los interesados, quienes en muchos casos desisten de continuar con la última etapa de su trámite. • Costo. En forma adicional al costo de los requisitos, que suman en
promedio 1,667.50 Lps (ver cuadro de requisitos), el Empresario paga por concepto de impuestos, tasas y contribuciones (antes de recoger su Permiso de Operación)
Equipo de Oficina. En ambas Oficinas donde se desarrolla el proceso se utilizan PCs, una de ellas en la Sección de Urbanismo, y las otras en del Departamento de Control de Ingresos: para redactar listado de expedientes aprobados, para abrir el código RMC, para el Cálculo del Impuesto por Volumen de Ventas y para imprimir los Recibos de Pago antes que el Empresario recoja su Permiso de Operación final. El equipo es adecuado a los propósitos de este procedimiento. Sin embargo se observó que las PCs del personal en Ventanilla de Atención del Departamento de Control de Ingresos no esta en red con la impresora única que tienen para imprimir recibos de pago y Permisos de Operación. Como se comentó anteriormente, la Sección de Urbanismo posee sólo una PC para ser usada por los tres inspectores y la Secretaria, además y a pesar que existe una impresora en el área, esta no es utilizada por carecer de tinta. Esto limita la rapidez y eficiencia del procedimiento. Software. Además del Office utilizado en la Sección de Urbanismo para redactar el listado de expedientes enviados, en el Departamento de Control de Ingresos, se utiliza un sistema integrado, el SIIM donde se ingresan los datos de cada una de las empresas, así como los datos para el cálculo de impuestos y tasas que deben pagar las empresas antes de recibir su Permiso de Operación. El sistema es adecuado a los propósitos del procedimiento, permitiendo rapidez y un uso de la información ingresada en forma inmediata por todo el personal de Control de Ingresos. Formatos. Los formatos que debe llenar el usuario en este procedimiento son varios, y ellos son:
- Solicitud para Operar Negocio o Empresa, formato preimpreso en original (blanco) y copia (verde) donde se solicita el Permiso de Operación propiamente dicho y que contiene datos de la empresa y del inmueble donde se opera (Ver anexo 17).
- Dictamen de Solicitud de Operación de Negocio, formato preimpreso y de uso interno por la Sección de Urbanismo, donde el Inspector otorga una recomendación sobre la aprobación o no, de la Solicitud para Operar Negocio o Empresa, de acuerdo a la evaluación realizada por el mismo (Ver anexo 18)
140
- Impuesto sobre Industrias, Comercio y Servicios, formato preimpreso, en original y copia, donde se solicita datos del Contribuyente, así como información adicional para el cálculo de impuestos sobre ventas y tasas por servicios y rótulos.
- Identificación de Establecimientos Comerciales (Declaración Jurada anexa al “Formulario-01” para Establecimientos Comerciales), donde se solicita información sobre el establecimiento y su actividad económica. (Ver anexo 20).
- Identificación de Socios Integrantes de Personas Jurídicas (Declaración Jurada Anexa al “Formulario-01” para Personas Jurídicas), donde se solicita datos sobre cada uno de los socios en el caso de Sociedades.
- Identificación de los Contribuyentes Responsables (Declaración Jurada), formato preimpreso donde se solicitan datos de la Persona Natural o Sociedad dueña del negocio y del mismo negocio.
- Permiso de Operación, formato preimpreso que es llenado al momento de otorgar el Permiso de Operación.
- Permiso de Operación Provisional, formato preimpreso que otorga permiso para operar en forma temporal por 60 días.
Información al Empresario. Observaciones a los requisitos que se brindan en el área de Urbanismo respecto al de Permiso de Operación:
- La información se brinda a través de una papeleta pequeña y cortada manualmente.
- Los requisitos señalados en la Papeleta no son claros ni suficientes. Por ejemplo no se informa que los negocios ubicados en Centros Comerciales ya establecidos no requieren de Dictamen de Bomberos, no se informa que clase de negocios requieren de la Licencia Sanitaria ni cuales requieren el Dictamen de Medio Ambiente o la Constancia de Uso de Suelos.
- La información es desactualizada: Se continúa solicitando en la Papeleta de Requisitos la Constancia del Instituto Municipal de Turismo, aún cuando este ente ya no existe.
- No existe información acerca de los requisitos para obtener cada una de las constancias previas a la Solicitud de Permiso de Operación ni donde se obtienen estas.
- No se menciona en la papeleta los requisitos 3, 12, 14 y 15 señalados en el Plan de Arbitrios Municipal 2005 y que corresponden a : Fotocopia del Registro Tributario Nacional del Propietario o Representante Legal, Constancia de la UTTU (sólo empresas de transporte), fotocopia autenticada del permiso de Explotación de Soptravi (sólo para Gasolineras), constancia original de Punto de Acta de la Corporación
141
142
Municipal de Aprobación de Permiso para iniciar trámites (sólo para Gasolineras), respectivamente. Si bien es cierto existe información verbal al interesado en la Oficina de Ventanilla Única de Urbanismo, esta información es susceptible de no ser entendida adecuadamente por el solicitante del Permiso debido a lo complejo que puede llegar a ser el procedimiento y a la cantidad de requisitos previos. La información sobre los requisitos para Permiso de Operación esta también brindada por el CIM en el Palacio Municipal, en un formato distinto. Infraestructura. Este procedimiento es llevado a cabo tanto en la Sección de Urbanismo, como en el Departamento de Control de Ingresos. La infraestructura, a pesar de no ser la mejor, permite el desarrollo de este procedimiento con normalidad.
2.3.2.8 Pasos y Tiempos. Para el análisis, toda la información recogida directamente de las fuentes operativas de la municipalidad de una forma metódica y ordenada, ha sido tabulada a nivel de detalle en cada una de las actividades, con la finalidad de obtener con precisión hasta las más pequeñas operaciones realizadas en cada uno de los procedimientos, y ver cuáles de ellas se pueden eliminar, aglomerar, o de ser el caso, automatizar con mecanismos informáticos en el momento de formular la propuesta.
En la tabla siguiente podemos ver un resumen de los distintos procedimientos, requisitos del procedimiento mismo para obtener el Permiso de Operación, y de los tres procesos más comunes (proceso general) para la obtención del Permiso. Se puede observar que en el primer proceso, que es el más simple y el utilizado por muchos negocios pequeños como las Pulperías, el proceso total toma un tiempo óptimo 24 de casi 16 días hábiles. El tiempo de esperas en el proceso, es decir, donde no se realiza ninguna actividad que genere valor agregado al proceso es de 6369 minutos, lo que representa más del 85% del 24 El tiempo óptimo es aquel calculado en las condiciones actuales, asumiendo que el proceso se lleva a cabo sin mayores problemas o demoras, mas que las generadas por la misma Municipalidad. El tiempo en muchos casos reales puede ser mayor.
tiempo total consumido por el Proceso. De la misma forma, en el caso de los procesos siguientes (negocios que si requieren dictamen ambiental sin y con venta de bebidas alcohólicas) los resultados son parecidos, y observamos que se consumen al menos 27 días hábiles y medio para llevar a cabo todo el proceso, lo cual representa más de un mes calendario y en condiciones óptimas bajo el esquema actual. En estos dos últimos casos los tiempos de espera son mayores al 66% de la duración de todo el proceso. Los tiempos totales de cada proceso se han resaltado en rojo, corresponden a días hábiles solamente, y para su cálculo se han eliminado las superposiciones de los procedimientos que puedan estar llevándose a cabo simultáneamente.
Cuadro Nº 45 Cuadro de resumen de tiempos en solicitud de negocios que no requieren dictamen ambiental.
Fuente: Propia
CSM (Días) CEPRI (Días) PO (Días) CSM (Días) CEPRI (Días) PO (Días)1.24 0.28 14.3 0.3 0.1 25
15.54 25.3Total Días Netos Total Días Netos
MEDICION DIRECTA
14.3
0.281.24
CSM (Días)CEPRI (Días)PO (Días)
100Pasos
MEDICION EXPEDIENTES
25
0.3 0.1
CSM (Días)CEPRI (Días)PO (Días)
100Pasos
Fuente: Propia
143
Cuadro Nº 46 Cuadro de resumen de tiempos en solicitud de negocios que requieren dictamen ambiental.
CSM CEPRI CC CUS DIA PO CSM CEPRI CC CUS DIA PO1.24 0.28 0.17 9.1 2.88 14.3 0.3 0.1 0.25 8.6 3 25
27.52 36.9Total Días Netos Total Días Netos
MEDICION DIRECTA
9.1
14.3
1.24
0.170.28
2.88
CSMCEPRICCCUSDIAPO
MEDICION DE EXPEDIENTES
8.6
3
25
0.3 0.1 0.25
CSMCEPRICCCUSDIAPO
160Pasos
160Pasos
Fuente: Propia
Para el análisis de tiempos en los procedimientos se han hecho tres tipos de mediciones que se detallan en los siguientes cuadros:
Medición Según Observación Directa. Tiempos resultantes de la observación directa en la ruta del trámite de los expedientes para cada uno de los procedimientos y de que acuerdo a la versión de los funcionarios involucrados es lo que debe considerarse “el tiempo ideal y que por lo general se cumple”.
Medición de Muestra de Expedientes Concluidos. Los tiempos reales y verdaderos insumidos en trámites de cada procedimiento y que se han tomado de una muestra de expedientes concluidos. De acuerdo a lo que es usual, según arrojó la fase de diagnostico, los solicitantes inician casi en simultaneo o con algún pequeño desfase los trámites de los procedimientos y los van concluyendo en distintos momentos, por lo que para calcular el tiempo total de demora del proceso hay que tener cuidado.
144
Cuadro Nº 47 Medición de tiempos en los Procedimientos para obtener el Permiso de Operación
N° PROCEDIMIENTO MEDICIÓN DIRECTA
TIEMPO EXPEDIENTE PASOS
1 Constancia de Solvencia Municipal (CSM) 1.24 días 0.30 días 17
2 Constancia Catastral (CC) 0.17 días 0.25 días 8
3 Certificado de Prevención contra Incendios (CEPRI) 0.28 días 0.10 días 11
4 Constancia de Uso de Suelo (CUS) 9.10 días 8.6 días 19
5 Constancia Juzgado Municipal (CJM) 0.42 días 1.25 días 12
6 Dictamen Ambiental (DIA) 2.88 días 3 días 33
7 Permiso de Operación (PO) 14.30 días 25 días 72
Fuente: Propia Se presentan todos los procedimientos municipales posibles para obtener un Permiso de Operación, no quiere decir que el Empresario deberá llevar a cabo cada uno de ellos. Los procedimientos que se tramitarán dependen en cada caso del tipo de negocio que se requiere abrir o formalizar. No se totaliza el cuadro previo precisamente porque el tiempo total no viene a ser la suma de los tiempos de todos los procedimientos presentados. Con el fin de considerar los tiempos que demandarían los procesos más usuales para obtener un permiso de operación, podremos clasificar los negocios en tres tipos, según se vio con anterioridad:
1. Negocios que no requieren Dictamen Ambiental (No venden bebidas
alcohólicas) 2. Negocios que requieren Dictamen Ambiental (No venden bebidas
alcohólicas) 3. Negocios que venden bebidas alcohólicas ( Todos requieren Dictamen
Ambiental) Considerando los procedimientos municipales, veremos a continuación las alternativas posibles y más usadas como procesos a realizar para obtener el Permiso de Operación.
145
Cuadro Nº 48 Proceso de Permiso de Operación para Negocios que no requieren Dictamen Ambiental
N° PROCEDIMIENTO TIEMPO OPTIMO (DÍAS)
EXPEDIENTE (DÍAS)
PASOS
1 Constancia de Solvencia Municipal (CSM) 1.24 0.30 17
2 Certificado de Prevención de Riesgo contra Incendios (CEPRI) 0.28 0.10 11
3 Permiso de Operación (PO) 14.30 25 72 TOTAL
3 15.54 25.30 100
Fuente: Propia Se considera el tiempo total igual a la suma del tiempo de la Constancia de Solvencia y el del Permiso de Operación ya que el primero es requisito del segundo y juntos sobrepasan el tiempo del Certificado de Prevención contra Incendios, que puede iniciarse sin requisitos.
Cuadro Nº 49 Proceso de Permiso de Operación para negocios que requieren Dictamen Ambiental
N° PROCEDIMIENTO TIEMPO OPTIMO (DÍAS)
EXPEDIENTE (DÍAS)
PASOS
1 Constancia de Solvencia Municipal (CSM) 1.24 0.30 17
2 Certificado de Prevención de Riesgo contra Incendios (CEPRI) 0.28 0.10 11
3 Constancia Catastral (CC) 0.17 0.25 8
4 Constancia de Uso de Suelo (CUS) 9.10 8.60 19
5 Dictamen Ambiental (DIA) 2.88 3 33
6 Permiso de Operación (PO) 14.30 25 72 TOTAL
6 27.52 36.90 160
Fuente: Propia
Se considera el tiempo total igual al tiempo que toma el trámite de la Constancia de Solvencia, la Constancia de Uso de Suelo, el Dictamen Ambiental y el Permiso de Operación, puesto que la Solvencia es requisito del Uso de Suelo y este a su vez del Dictamen Ambiental, y los 3 del Permiso de Operación. No se considera el tiempo de la Constancia Catastral ni del Certificado de Prevención contra Incendios, para eliminar la superposición ya que estos procedimientos no tienen requisitos municipales y se puede llevar a cabo desde el inicio, no afectando el tiempo total.
146
El tiempo total que demora este proceso esta dado por el tiempo que lleva la Constancia de Solvencia, la Constancia de Uso de Suelo, el Dictamen Ambiental y el Permiso de Operación. No se considera los tiempos del Certificado de Prevención contra Incendios, de la Constancia Catastral, ni de la Constancia de Juzgado Municipal, ya que los tiempos de estos son menores que la cadena descrita previamente y no afectan el tiempo total del proceso. Algunas observaciones al Proceso:
a) En todos los procesos se debe exigir el Certificado de Prevención contra
Incendios, según lo estipulado en el Plan de Arbitrios, sin embargo, en la práctica se encontró que este requisito no es exigido a las Pulperías.
b) La Constancia de Uso de Suelo, que según el Plan de Arbitrios debe ser exigido a todos los negocios, sólo se esta exigiendo a aquellos negocios que requieren el Dictamen Ambiental
c) En cada uno de los casos presentados, es posible que el negocio deba obtener adicionalmente una constancia o documento no municipal, como la Licencia Sanitaria que añadirá tiempo al empresario, y posiblemente al proceso total si este fuera un procedimiento de corta duración.
d) Los tiempos óptimos corresponden al menor tiempo posible en que se puede obtener la Constancia o documento de un procedimiento, bajo las condiciones actuales del mismo procedimiento.
e) El tiempo de expediente se refiere al tiempo obtenido como promedio del tiempo real que demoraron una muestra de expedientes obtenidos al azar.
2.3.2.9 Requisitos. Observando la dispersión del proceso de Permiso de Operación, donde cada órgano u oficina solicita sus requisitos en forma independiente al resto, se hizo un estudio que nos muestra el número máximo de veces que el Empresario tendría que presentar el mismo documento en distintos procedimientos u otorgar determinada información múltiples, debido a que es solicitada en cada etapa de su proceso para la obtención del Permiso de Operación. El cuadro considera el caso de un Empresario que por la naturaleza de su negocio debe recorrer los siete procedimientos municipales básicos.
147
Se concluye que en caso que el Empresario deba llevar a cabo los siete procedimientos municipales vistos para las empresas que requieren dictamen ambiental y la Constancia de Juzgado Municipal porque venden bebidas alcohólicas, las 14 veces que debiera presentar una información, sea de un documento o en forma escrita a través de un formulario, se convierten en 57, debido a que la misma información es solicitada en distintos procedimientos, e incluso en el mismo procedimiento en etapas distintas del mismo. Esto quiere decir que el empresario puede presentar hasta 43 veces adicionales los distintos tipos de información solicitada. Para apreciar con mayor detalle lo expuesto, en la página siguiente se puede apreciar cada uno de los documentos e informaciones solicitadas y el Requisito o el Formulario para el cual se pide dicho documento o información. Sólo considerando el costo de las fotocopias de documentos o el costo de elaborar un croquis o una solicitud (valorado por el tiempo que utiliza el Empresario) para iniciar un procedimiento, el empresario gasta un monto adicional por su multiplicidad, como se puede apreciar en el cuadro siguiente:
Cuadro Nº 50 Incremento de Costos al Solicitar el mismo Documento más de una vez
Fotocopia o Documento Veces Costo
Unitario (Lps)
Costo Total (Lps)
Fotocopia Tarjeta Identidad 4 1 4 Fotocopia Escritura Local o Contrato Arrendamiento 3 5 15 Croquis de ubicación del Negocio 5 10 50 Fotocopia Solvencia Municipal 4 1 4 Fotocopia Constitución de Sociedad 2 5 10 Solicitud para iniciar un Procedimiento 4 10 40 Total 22 32 123 Diferencia en Costo (Lps) 91
Fuente: Propia Si además, consideramos el tiempo consumido por el Empresario en escribir la misma información más de una vez, podemos apreciar el consumo de tiempo adicional en la siguiente tabla.
148
149
Cuadro Nº 51
Incremento de Tiempo al Solicitar el mismo Dato más de una vez
Dato solicitado Veces Tiempo Unitario en llenar dato (min) Tiempo Total (min)
Apellidos y Nombres 8 0.5 4 Nombre del Negocio 5 0.5 2.5 N° de Tarjeta de Identidad 3 0.5 1.5 N° RTN 3 0.5 1.5 Dirección del Negocio 5 0.5 2.5 Actividad del Negocio 3 0.5 1.5 Capital Inicial de Operaciones 3 0.5 1.5 Fecha de Inicio 3 0.25 0.75 Total 33 3.75 15.75 Tiempo adicional en escritura 12
Cuadro Nº 52
Información Repetida solicitada en distintos Formatos para el Permiso de Operación
NUMERO INFORMACION SOLICITADA SOLICITADO EN VECESDeclaración Jurada sobre Ingresos Personales (Para Solvencia)Solicitud para Constancia de Uso de SuelosSolicitud de Constancia de Juzgado MunicipalSolicitud de Permiso de OperaciónDeclaración Jurada-Impuesto sobre Industrias, Comercio y ServiciosFormato de Identificación de Establecimientos ComercialesFormato de Identificación de SociosFormato de Identificación de los ContribuyentesSolicitud de Constancia de Uso de SueloSolicitud de Constancia de Juzgado MunicipalSolicitud de Permiso de OperaciónSolicitud de Dictamen AmbientalCertificado de Prevención contra IncendiosDeclaración Jurada sobre Ingresos Personales (Para Solvencia)Requisito para Dictamen AmbientalRequisito para Permiso de OperaciónRequisito para Permiso de Prevención y Seg. Contra IncendiosFormato de Identificación de SociosFormato de Identificación de los ContribuyentesRequisito para Permiso de RótuloDeclaración Jurada sobre Ingresos Personales (Para Solvencia)Formato de Identificación de los ContribuyentesFormato de Identificación de SociosRequisito para Constancia de Uso de SueloRequisito para Permiso de OperaciónRequisito para Permiso de RótuloSolicitud de Constancia de Juzgado MunicipalSolicitud para Constancia de Uso de SuelosSolicitud para Permiso de OperaciónDeclaración Jurada-Impuesto sobre Industrias, Comercio y ServiciosFormato de Identificación de los ContribuyentesRequisito para Permiso de Prevención y Seg. Contra IncendiosRequisito para Constancia de Uso de SueloRequisito para Dictamen AmbientalRequisito para Permiso de OperaciónRequisito para Permiso de RótuloRequisito para Constancia de Uso de Suelo (En Constancia)Solicitud de Permiso de Operación Solicitud para Permiso de OperaciónFormato de Identificación de Establecimientos ComercialesFormato de Identificación de los ContribuyentesSolicitud Permiso de OperaciónFormato de Identificación de SociosFormato de Identificación de los ContribuyentesSolicitud Permiso de OperaciónFormato de Identificación de Establecimientos ComercialesFormato de Identificación de los ContribuyentesRequisito para Constancia de Juzgado MunicipalRequisito para Dictamen AmbientalRequisito para Permiso de OperaciónRequisito para Permiso de RótuloRequisito para Permiso de Prevención y Seg. Contra IncendiosRequisito para Permiso de Operación
2 5
Apellidos y Nombres o Razón Social 8
Cédula del Propietario o Representante Legal 7
Nombre del Negocio
RTN 3
Escritura o Contrato de Arrendamiento 3
Dirección del Establecimiento 5
Croquis de Ubicación del Inmueble 5
Actividad del Negocio 3
Clave Catastral 2
4
Escritura de Constitución de Sociedad 2
Capital Inicial de Operaciones 3
Fecha de Inicio de Operaciones 3
1
3
4
5
6
7
8
9
Constancia de Solvencia
10
11
12
13
Uso de SuelosDictamen AmbientalJuzgado MunicipalPermiso de Operación
5743
414
TOTAL TOTAL REPETICIONES
Solicitud de Constancia
Fuente: Propia
Fuente: Propia
2.3.2.9 Inspecciones. Como se ha visto en los procedimientos descritos, el Certificado de Prevención de Riesgos contra Incendios (CEPRI), la Constancia de Juzgado Municipal (CJM), la Constancia de Uso de Suelo (CUS), el Dictamen Ambiental (DIA) son las principales instancias de inspección antes del otorgamiento del Permiso de Operación. Cada instancia de inspección es llevada a cabo por un Organismo distinto al resto, con lo cual se incrementa tanto el tiempo de trámites en la Municipalidad para el Empresario, como el número de traslados hacia distintos órganos municipales. Hay que tener en cuenta que las Oficinas desde donde se solicitan cada una de estas inspecciones previas están localizadas en lugares físicamente separados, por lo tanto la demanda de tiempo y el costo para el Empresario es mayor. La primera inspección, que es obligatoria para todo tipo de negocio es aquella realizada por los Bomberos (Comandancia Municipal de Bomberos) y esta destinada a asegurar la vida de las personas y las propiedades en el Municipio de San Pedro Sula. Entre los aspectos que son evaluados en el informe de inspección están la localización del inmueble donde opera el negocio, instalación eléctrica, aparatos y equipos eléctricos, propiedades adyacentes y el estado de las instalaciones de los servicios de agua, servicio sanitario y aseo general del negocio. La siguiente inspección, que puede llevarse a cabo en forma independiente de la anterior es destinada a otorgar la Constancia de Uso de Suelos y funciona en la actualidad como requisito previo al Dictamen Ambiental y su uso se destina sólo para aquellos negocios que vayan a obtener luego el Dictamen Ambiental. La inspección comprueba que el tipo de negocio sea acorde con la zonificación existente en el lugar, es llevado a cabo por los Inspectores de la Sección de Urbanismo del Departamento de Control Urbano. Las restricciones de movilidad hacen muchas veces que este proceso sea más lento de lo normal. Se tienen 3 Inspectores asignados a esta función, quienes trabajan por zonas asignadas cada uno, sin embargo por problemas de ausentismo trabajan muchas veces sólo 2. Sin embargo el número de Constancias presentadas no es grande, tiene como promedio 41 por mes que hace que sea posible su atención a pesar de los inconvenientes señalados. Asimismo, tenemos la inspección para obtener el Dictamen Ambiental para Permiso de Operación. Esta es inspección es llevada a cabo por los Inspectores de la Unidad de Permisos e Inspecciones de la Dirección de Protección y Control Ambiental, de DIMA. El Dictamen Ambiental es el
150
informe técnico donde se plantean las conclusiones y recomendaciones para la implementación de las actividades y/o proyectos susceptibles de ocasionar algún impacto negativo del entorno biofísico y socioeconómico del área de influencia de dicha actividad y/o proyecto. El Dictamen Ambiental es validado con una inspección de campo y su respectiva evaluación ambiental. Este Dictamen se necesita en el caso de algunos negocios tales como discotecas, bares, restaurantes, empresas industriales de diverso tipo, empresas que fabrican o manipulan alimentos, talleres diversos, billares, agropecuarias, entre otros. Puede verse la lista de estos negocios en la sección de los Anexos de este estudio. Finalmente, el cuarto tipo de inspección es el llevado a cabo por la Policía Municipal bajo orden del Juez Municipal, y es requisito previo para todos los negocios que vendan bebidas alcohólicas. La Constancia se emite luego de verificar que el negocio cumple con las especificaciones sanitarias y normas de seguridad correspondientes y que no tenga Iglesias, Escuelas, Colegios, Hospitales y otros a menos de 100 metros, además de tener aceptación positiva en la consulta a los vecinos sobre el funcionamiento del negocio. Sólo existe un Policía Municipal asignado a esta clase de inspecciones, sin embargo la demanda no es alta. Aquellos negocios que vendan bebidas alcohólicas deberán contar con estas cuatro inspecciones en forma previa a la obtención de su Permiso, y deberán recoger por lo menos a dos Inspectores que normalmente no cuentan con movilidad: del Juzgado Municipal y de Bomberos. Por falta de movilidad, se dan muchos casos donde los Inspectores deben ser recogidos y devueltos a sus sedes, lo cual alarga el proceso y en algunos casos puede restar objetividad al mismo. La inspección de Juzgado Municipal revisa condiciones físicas el inmueble, material, sistema eléctrico, situación higiénica, condiciones del personal y herramientas de trabajo. Existiendo duplicidad en cierto grado con la labor realizada por Bomberos y por los Inspectores de DIMA.
151
152
2.3.2.11 Áreas Involucradas.
En el Informe del Diagnostico se identificaron todas las áreas de la municipalidad hasta el menor nivel orgánico, que intervienen en cada uno de los procedimientos con una clara descripción de su participación en ellos en sus aspectos mas relevante.
Las áreas municipales que participan en el proceso de otorgamiento de un Permiso de Operación son diversas, entre ellas están: La Comandancia Municipal de Bomberos a través de su Oficina Técnica de Prevención, la Junta Ambiental a través de su división de Protección y Control Ambiental, la Dirección Municipal de Justicia, la Gerencia de Planificación Urbana a través de su división de Control Urbano, la Gerencia de Finanzas y Administración a través del área de Control de Ingresos y la Tesorería a través de su división de Supervisión de Cajas.
2006
153
Fuente: Ordenanza de Plan de Desarrollo 2006 - 2010
2.3.2.12 Formularios empleados en el desarrollo del proceso.
A través del análisis de cada uno de los procedimientos que integran el Proceso de Permiso de Operación, se ha establecido que cada Oficina o Dependencia Municipal ha creado sus propios formatos, tanto los de uso interno, como los utilizados por el Contribuyente o Empresario. En muchas ocasiones y tal como se demostró en el análisis previo que denominamos Información Solicitada Múltiples Veces se observa que al Empresario se le solicita la misma información en repetidas ocasiones, esto se genera precisamente por que cada Oficina actúa en forma independiente de las demás y cada uno solicita sus propios requisitos, aún cuando todas estas Oficinas pertenecen a la misma entidad. Por otro lado, los formatos utilizados para otorgar información al Empresario, en los casos que existen, son boletas recortadas que tienen una apariencia informal por su presentación. Asimismo, existen varias versiones de la misma información. Como ejemplo de ello, se puede ver que en el caso de requisitos para iniciar el procedimiento de Permiso de Operación propiamente dicho, existen tres fuentes de información cada una con su propio formato de Requisitos: la Sección de Urbanismo, el CIM ubicado en el mismo Palacio Municipal y el Juzgado Municipal, también en Palacio Municipal. En el caso de esta ultima Oficina, se tiene que entregan al Empresario una boleta con todos los requisitos necesarios para el Permiso de Operación, a pesar de que ellos solamente son responsables por otorgar la Constancia de Juzgado Municipal, lo cual origina muchas veces confusión en el Solicitante o Empresario, quien presenta todos los requisitos en esta dependencia, siendo solamente necesaria la presentación de la Constancia de Solvencia Municipal.
2.3.2.13 Normatividad.
Sin obviar el hecho de que como toda Corporación Municipal se encuentra sometida a la legislación nacional vigente ya señalada, en el ámbito de su autonomía legislativa interna, la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula rige el actual accionar de su Sistema Tributario por las normas del Plan de Arbitrios Municipal correspondiente al Año 2005.
154
• Plan de Arbitrios. Conforme este Plan de Arbitrios, se definen a los Tributos, como “las prestaciones en dinero que el Estado exige de los particulares en ejercicio de su poder de imperio y en virtud de una ley, con el objetivo de obtener recursos para cubrir los gastos que demanda el cumplimiento de sus fines.” Los Tributos se clasifican en: a. Impuestos. b. Tasas. c. Contribuciones Especiales. El Plan de Arbitrios Municipal de la Alcaldía de San Pedro Sula 2005 establece como Servicios Públicos los siguientes:
1. El Servicio de Agua Potable. 2. El Servicios de Alcantarillado Pluvial y Sanitario. 3. El Servicio de Alumbrado Público. 4. El Servicio de Recolección y Disposición Final de Desechos
Sólidos. 5. El Servicio de Bomberos. 6. El Servicio de Mantenimiento y Conservación del Ambiente. 7. El Servicio de Seguridad. 8. El Servicio de Mantenimiento Vial. 9. La Utilización de Bienes Municipales o Ejidales. 10. Los demás servicios establecidos en el Plan de Arbitrios.
El Plan de Arbitrios es el documento de carácter regulatorio en donde descansa actualmente la caracterización del Permiso de Operación de Negocios. La extensión de este documento es un Servicio Administrativo que brinda la Alcaldía Municipal, ligado al cumplimiento del pago del Impuesto sobre Industria, Comercio y Servicios, más el pago de ciertas tasas que afectan al contribuyente aunado al pago del derecho de emisión del Permiso de Operación, o Patente como se le conoce entre los comerciantes.
• Reglamento de zonificación y Urbanización del Plan de
Desarrollo Urbano de la Ciudad de San Pedro Sula. Instrumento normativo de 205 artículos que constituye la base normativa del Plan de Desarrollo Urbano de la Ciudad de San pedro Sula y tiene por objetivos, entre otros:
1. Orientar la expansión urbana. 2. Proporcionar las condiciones favorables para el desarrollo
socioeconómico de la ciudad.
155
156
3. Disciplinar el sistema vial, y la implantación de actividades, de conformidad con el Plan de Desarrollo Urbano de la Ciudad de San Pedro Sula. 25
• Reglamento para la Instalación de Rótulos y Anuncios
Publicitarios. Formando parte anexa del Reglamento de Zonificación y Urbanización se encuentra el Reglamento para la Instalación de Rótulos y Anuncios Publicitarios, que establece en su Artículo número 3 que, la “Oficina de Control Urbano de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula resolverá sobre las solicitudes de permisos para la instalación de rótulos, anuncios y propaganda de cualquier tipo, y a la vez emita su dictamen directamente al interesado debiendo notificar de todo permiso a la Administración Municipal de Impuestos de esta institución.” Muchos negocios requieren de publicidad a través de rótulos y anuncios publicitarios, y el trámite de aprobación de estos medios es un procedimiento que comienza y culmina en la Sección de Urbanismo, y es un proceso diferente al de permiso de operación de negocio.
25 Artículo Número 1 de dicho Reglamento.
Vistas de Rótulos
2.3.3 Principales problemas.
• Acuerdos y Ordenanzas Municipales.
La Corporación Municipal de San Pedro Sula no ha emitido acuerdo u ordenanza municipal alguna que regule algún tema referente a la emisión del Permiso de Operación de Negocios, no obstante que como mecanismos de regulación normativa, la autoridad municipal dispone de estos instrumentos para normalizar o regular cualquier proceso o sistema a adoptar.
157
La Ordenanza es la “norma jurídica escrita emanada de la Corporación Municipal para regular el funcionamiento de su conducta”, tal como lo define el Artículo Número 35 de la Ley de Policía y Convivencia Ciudadana. Esta misma Ley establece la prerrogativa de que tales entes puedan emitir normas de aplicación general dentro de sus términos municipales en asuntos de su exclusiva competencia.
PROBLEMA 1
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
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Cuadro Nº 53 Problema de información sobre el proceso para
obtener el Permiso de Operación
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- Mayor tiempo del Empresario para enterarse del proceso y todos sus requisitos.
La información sobre el proceso total para obtener un Permiso de Operación, a nivel municipal, se encuentra fragmentada entre las diversas oficinas que participan del proceso de obtención del Permiso de Operación. No existe una fuente única y oficial que informe sobre el proceso.
- Contratación de tramitadores que prometen facilitar y agilizar el proceso
Falta de información otorgada al Empresario de manera formal: en algunos casos la información es entregada en boletas de papel mal recortadas y en otros sólo verbalmente. No hay folletos o instructivos que orienten sobre la ruta a seguir y los requisitos por tipo de negocio.
- Errores al presentar requisitos - Se presentan requisitos innecesarios con mayor costo para el Empresario - Contratación de tramitadores que conozcan del proceso
No hay información disponible sobre el Proceso en la Página Web de la Municipalidad
- Mayor tiempo para el Empresario, quien tiene que acercarse a cada Oficina para enterarse del Proceso y sus requisitos
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No hay tiempos limites de duración de los procedimientos, y estos pueden alargarse indefinidamente
- Los trámites municipales se dilatan sin control
Existencia de varias Oficinas físicamente separadas para completar todo el Proceso de Permiso de Operación
- Incomodidad y desaliento para el empresario - Mayores costos y tiempo para el Empresario
Necesidad de llenar múltiples formas con información repetida y presentar múltiples fotocopias del mismo documento a distintas Oficinas
- Mayores costos y tiempo para el Empresario y la Municipalidad
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Necesidad de realizar varios pagos en distintas Oficinas y en distintos momentos y de hacer seguimiento constante al procedimiento por parte del Empresario
- Mayores costos y tiempo para el Empresario y la Municipalidad
158
PROBLEMA 2
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
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Cuadro Nº 54 Problema por falta de insumos y
tecnología
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Falta de equipos e insumos informáticos: computadoras, impresoras, tinta, toner, entre otros, en Oficinas que participan del Proceso de Permiso de Operación
- Se hace más lento el proceso general de Permiso de Operación. - La calidad de atención, documentación e información sobre el proceso se ve afectada negativamente
Falta de un sistema de información que controle el proceso general de Permiso de Operación
- Se hace lento el proceso de brindar información al empresario sobre la ubicación y avance de su expediente - No se cumple con el artículo 5 de la Ley de Simplificación Administrativa que promueve la sistematización y automatización de la información
No existe Internet ni canales de comunicación en red entre las oficinas que participan del proceso de permiso de operación
- Dificulta la operatividad del proceso de Permiso de Operación
No existe conectividad en línea entre la Municipalidad y los Bancos que permita reflejar en forma inmediata a nivel municipal cualquier pago de tributos efectuado por el Empresario en una agencia bancaria
- El Empresario debe guardar y presentar sus recibos cancelados por tributos municipales ante cualquier gestión a nivel municipal
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Falta de movilidad para realizar las inspecciones en áreas como Juzgado Municipal, Urbanismo, Oficina de Seguridad y Prevención contra Incendios (Bomberos), por ejemplo.
- Demora en el trámite de inspección que retrasa el proceso total de obtención del permiso de operación - Podría influir en la decisión del Inspector
Exigencia de los mismos documentos y la misma información repetidas veces por distintas Oficinas que son parte del Proceso
- El empresario incurre en mayores costos y mayor tiempo
Exigencia de múltiples requisitos, algunos de ellos en forma innecesaria.
- Desalienta la formalización
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Exigencia de Constancias cuya información debe poseerla la misma Municipalidad. Como ejemplo, la Constancia Catastral y la de Solvencia Municipal
- Genera un sobrecosto al empresario - Se incumple con lo señalado en el artículo 4 de la Ley de Simplificación Administrativa (No exigencia de documentos que deban constar en los registros del mismo órgano que los exige)
159
PROBLEMA 3
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
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TO Formalmente, no se distingue entre los requisitos
solicitados a negocios pequeños como las pulperías y otros negocios grandes.
- Podría alargarse el proceso seguido por pequeños negocios como pulperías, aunque en la práctica se hacen diferencias en los requisitos
Cuadro Nº 55 Problema en la información de requisitos para negocios pequeños
160
161
PROBLEMA 4
ASUNTO PROBLEMA ESPECIFICO CONSECUENCIAS
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Todos los Permisos de Operación son aprobados por el Jefe de Control de Ingresos
- Podría detenerse el proceso ante la ausencia del Jefe de Control de Ingresos (Aunque en la práctica se sigue el procedimiento informal de dejar Permisos de Operación firmados para ser usados en su ausencia)
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Las Constancias de Solvencia Municipal las firma el Alcalde.
- Demora en el tiempo para obtener la Constancia de Solvencia
Limitada permanencia en el cargo de los funcionarios y empleados que trabajan por contrato como consecuencia de los cambios en la administración municipal cada 4 años
- Se pierde el conocimiento y apoyo en el proceso cuando el personal contratado es cambiado, sin evaluación previa, generándose demoras en el proceso por el tiempo de aprendizaje de los nuevos empleados contratados
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Los sueldos de los empleados no son pagados oportunamente
- Sentimiento de insatisfacción laboral y posibles demoras por huelgas o toma de locales de los empleados
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Múltiples inspecciones por diversas áreas de la MSPS según el tipo de negocio
Se generan mayores costos operativos y se alarga el tiempo del proceso general para obtener el Permiso de Operación
Normas legales poco claras: Necesidad de constitución como empresa del comerciante individual, cobro por el Dictamen Ambiental, cobro por Permiso de Rótulos, la “Constancia Catastral” figura con otro nombre en el Plan de Arbitrios,
- Cobros ilegales - Se solicitan requisitos no necesarios
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Inexistencia de manuales de procedimiento.
- Proceso mas largo y sin control - No hay uniformidad en el tratamiento de expedientes
Cuadro Nº 56 Problemas en diversas áreas que elaboran en permiso de
Operación en el Municipio
Reporte Final
2.3.4 Conclusiones del diagnostico. En base al estudio realizado como diagnóstico podemos inferir distintos tipos de conclusiones del proceso de permiso de operación en la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula, entendiéndose como siempre el proceso como un conjunto de procedimientos que en forma conjunta son necesarios para obtener un permiso de operación. Podemos agrupar las conclusiones obtenidas en el estudio y hacer referencia a ellas: 1. Numero de Negocios inscritos cada año esta disminuyendo y con ello la
recaudación, esto debido a un alto grado de informalidad de los negocios operando y a lo complejo del proceso que no fomenta la formalización.
2. Carencia de información integral al Empresario: La información sobre el
proceso de permiso de operación es dispersa y cada área otorga información sobre lo que se realiza en su oficina, no existe un centro de información integrado que informe y guíe sobre la ruta de todo el proceso.
3. Dispersión de locales donde se tramitan los requisitos y donde se lleva a
cabo el mismo trámite de Permiso de Operación: Como se señaló en este estudio existen hasta seis procedimientos para obtener los requisitos y un procedimiento para la obtención del mismo permiso de operación, cada uno es llevado a cabo en locales distintos, lo que es más, el mismo procedimiento de Permiso de Operación se lleva a cabo en dos Oficinas y locales distintos: Urbanismo en la Bodega Municipal y Control de Ingresos en Palacio Municipal.
4. Proceso largo y complejo: Según las mediciones realizadas se estima un
tiempo optimo de entre 16 y 28 días hábiles (dependiendo del tipo de negocio) para culminar el proceso de obtención del permiso de operación, y hasta seis procedimientos municipales necesarios y previos al mismo procedimiento de permiso de operación (en los casos de gasolineras y empresas de transporte el número de procedimientos previos es aún mayor).
5. Distintos tipos de proceso: Según se estableció en el estudio son tres las
clases generales de procesos más usuales, dependiendo del tipo del negocio. Cada clase de proceso varía en el número de requisitos necesarios, pero tienen en común en que todos siguen el mismo
162
Reporte Final
procedimiento una vez que se presenta la solicitud de permiso de operación.
6. Falta de Control del Proceso: No existen fechas límites ni duración
máxima de los distintos procedimientos, el empresario no tiene forma de saber con anticipación cuanto tiempo demorará el trámite de su solicitud en la Municipalidad. Tampoco existe el apoyo de un sistema informático que pueda hacer seguimiento al proceso, provocando dificultad en la misma Municipalidad cuando se quiere saber en que parte del proceso esta un expediente determinado.
7. Múltiples actividades sin valor agregado: En todos los procedimientos,
existen actividades de espera, para firmas y por falta de una fácil vinculación física que detiene el flujo normal del procedimiento aumentado el tiempo para la atención del Empresario.
8. Falta de continuidad del proceso: Cada nuevo procedimiento requiere de la
intervención del empresario para pagar los costos del mismo y/o para presentar los requisitos exigidos, en algunos casos se requiere llamar al empresario para que pueda continuar un mismo procedimiento que ya inició antes, como es el caso del procedimiento de Permiso de Operación, que requiere al Empresario para el llenado de Declaraciones Juradas y para regular sus deudas municipales en forma previa a la entrega del Permiso de Operación.
9. Falta de movilidad, que retrasa el proceso: Se ha observado ya el problema
reiterado de la falta de movilidad de los inspectores que en muchos casos tienen que ser llevados por el mismo Empresario al lugar del negocio para su inspección. Esto es notorio en el caso del Juzgado Municipal, Bomberos y muchas veces en Urbanismo.
10. Falta de equipo e insumos en la Oficina de Urbanismo: Es alarmante la
falta de equipo de oficina en áreas como Urbanismo donde sólo el Jefe y la Secretaria cuentan con computadora, cuando los informes de inspección son redactados por los Inspectores quienes tienen que “prestarse computadora” de la secretaria para sus informes. Por otro lado existen carencias de material como papel y tinta para impresora. A pesar de contar con una impresora, esta no puede ser utilizada por carecer de tinta, y se debe ir a la Jefatura de Control de Ingresos cada vez que se desea imprimir una hoja.
163
Reporte Final
11. Falta de exactitud y claridad en algunas normas del Plan de Arbitrios Municipal relacionadas con el Permiso de Operación que pueden provocar cobros ilegales o falta de predictibilidad en los costos.
12. Exigencia de Requisitos innecesarios: En la mayoría de los trámites
municipales se exige en forma previa la Constancia de Solvencia Municipal, sin embargo en el caso del proceso de permiso de operación, la solvencia es determinada y calculada por la misma Oficina de Control de Ingresos en forma previa a la entrega del Permiso de Operación.
13. Exigencia de la misma información o documentos múltiples veces: Desde
que las Oficinas que atienden todo el proceso de Permiso de Operación se encuentran dispersas y sin comunicación directa una de la otra, cada una actúa en forma semi-independiente al resto exigiendo su propia documentación, que en casi todos los casos se repite en otras Oficinas.
14. Procedimiento de Permiso de Operación se divide en dos áreas: El
procedimiento para la obtención del mismo Permiso de Operación se inicia en la Sección de Urbanismo ubicado en la Bodega Municipal y culmina en el Departamento de Control de Ingresos, en el Palacio Municipal. Urbanismo es quien recibe la Solicitud para operar un negocio y emite un dictamen a nivel interno y externo, este último utilizado luego por Control de Ingresos.
15. Existencia de Tramitadores: Lo complejo y largo del proceso propicia la
intervención de tramitadores quienes prometen procesos “rápidos” y aumentan el costo del proceso al Empresario.
16. Falta de satisfacción laboral: Existen atrasos en el pago de los sueldos del
personal, que ha provocado incluso la toma de locales, con el consiguiente retraso en el trabajo. Por otro lado se aprecia una sensación de inseguridad laboral después de las elecciones municipales en el personal contratado que provoca falta de motivación en muchos casos.
164
9Capítulo
3 PROPUESTA DE RFORMA
Anexos
166166166166
La simplificación administrativa es un tema pendiente dentro del marco de las políticas de modernización del estado, en tal sentido consideramos que esta iniciativa representa un importante esfuerzo por generar instrumentos encargados de facilitar los procesos municipales como instrumentos para mejorar la competitividad del país, puesto que según diversos estudios sobre el particular, existe una relación directa entre la simplificación de trámites administrativos y la obtención de mejores niveles de desarrollo. Según el estudio del Banco Mundial denominado “haciendo negocios 2005” los países que más facilitan la apertura de nuevos negocios y empresas son los que actualmente han alcanzado los niveles más altos de desarrollo. Por el contrario, los países que más barreras y trabas colocan a sus ciudadanos y empresas son los que menos inversiones y empleo local generan. Honduras, según la citada fuente, se encuentra en este último grupo de países donde por ejemplo, el tiempo para iniciar un negocio es de 44 días debido a los trámites y trabas burocráticas. En este contexto, un enfoque moderno de la simplificación administrativa busca promover un contexto adecuado que facilite el desarrollo de las actividades económicas, brindando seguridad jurídica a los agentes económicos y garantizando el respeto a la Ley, ello promueve la constitución de negocios y su formalización, mejorando la eficiencia de la relación Estado-Inversionista (ciudadanos y empresas) así como la generación de una coyuntura favorable para el desarrollo local. El Permiso de Operación autoriza a los establecimientos para el ejercicio de actividades económicas y es un instrumento importante para el desarrollo local, no obstante en la práctica, los procedimientos establecidos para su otorgamiento se han convertido en una de las principales barreras a la inversión y a la formalización de empresas. Nuestra propuesta apunta en el sentido de ofrecer tanto a la Alcaldía Municipal, como a los ciudadanos y empresas, un nuevo proceso para la obtener el Permiso de
Capítulo
3
Anexos
167167167167
Operación. Se trata de un procedimiento simple y ágil que supere la regulación excesiva, incoherente y diversa de los procedimientos administrativos vigentes, muchos de los cuales son objeto de serios cuestionamientos de legalidad. Así es la problemática que el proceso enfrenta desde requisitos, tasas y plazos que difieren considerablemente entre una Alcaldía Municipal de otra, sin sustento legal que lo justifique, hasta la existencia de un único tipo de permiso de operación que coloca dentro de un mismo largo y engorroso proceso tanto a la pequeña o micro empresa. Como consecuencia de ello, el proceso para obtener un Permiso de Operación resulta costoso, complejo y poco predecible. Algunas experiencias exitosas como la de Perú o Bolivia u otros recientes esfuerzos de simplificación como los que actualmente se vienen ejecutando en Nicaragua han mostrado resultados muy positivos lo cual ha tenido un impacto importante en el aumento de la formalización de las empresas, así como en la recaudación de dichas municipalidades. En este Capítulo expondremos la Propuesta General planteada tanto en la Alcaldía Municipal del Distrito Central como en la Municipalidad de San Pedro Sula.
Cuadro Nº 57 Proceso de Permiso de Operación de Negocio. Tegucigalpa.
Anexos
168168168168
Cuadro Nº 58 Proceso de Permiso de Operación de Negocio. San Pedro Sula
Anexos
169169169169
3.1 Reforma Estructural de la Municipalidad. 3.1.1. Situación Actual. El Distrito dotado de una Corporación Municipal, como órgano de gobierno y de definición de políticas para la administración del termino municipal, la que ejerce las atribuciones que la ley le concede, tiene como principal agente la figura del Alcalde Municipal, quien es el representante legal y máximo administrador de la Municipalidad. La definición de los objetivos de una política de simplificación a adoptar por la Municipalidad debe partir de la consideración de las áreas funcionales o sectores en los que resulta estratégico articular acciones que incidan significativamente en una reducción de las trabas y barreras burocráticas. Otro elemento también fundamental para la concreción de los objetivos de simplificación, ésta ha de partir de la atención a los requerimientos y demandas sociales, especialmente en lo que se refiere tanto a las disfunciones provocadas por la actividad administrativa como a los instrumentos y medios que posibiliten una mejora efectiva de su funcionamiento.
Según las funciones asignadas en ambas Municipalidades y sus correspondientes organigramas, el proceso para obtener el permiso de operación de negocio, a nivel interno esta siendo administrado has por tres órganos de línea dependiendo si la naturaleza del giro que pretende desarrollar el comerciante.
Anexos
170170170170
La estructura orgánica de las Municipalidades es funcional, teniendo a la Corporación Municipal como órgano normativo y fiscalizador integrado por el Alcalde, Vice-Alcalde, 10 Regidores, el Procurador Municipal, la Secretaria Municipal, el Tesorero Municipal, el Auditor Municipal y el Gerente de Línea encargado de administrar el proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocio.
3.1.2 Características Generales de la Propuesta.
Se hace necesario que las Alcaldías Municipales promuevan procesos de reestructuración orgánica donde se priorice, al igual que otros temas, la promoción del desarrollo económico local, en tal sentido, las áreas responsables de los procesos del permiso de operación son las llamadas a desarrollar todas las pautas y estrategias para el fomento y promoción del desarrollo local. Resulta entonces necesario desarrollar algunos lineamientos que orienten el proceso de reestructuración de los temas de desarrollo local, lineamientos que sirven de base para el diseño del nuevo proceso de permiso de operación. En tal sentido, se propone presentar la re estructuración organizacional de las Municipalidades en función al flujo del Proceso de Permiso de Operación, para aumentar la productividad y competitividad y conseguir mejoras drásticas en los indicadores de gestión en beneficio de los comerciantes del distrito, así como utilizar la reforma organizacional como un soporte de sostenibilidad del proceso simplificado pues su consolidación implica a su vez la voluntad política de cambio y el compromiso asumido para obtener los resultados fijados.
Es por ello necesario que los Equipos de Innovación elaboren los lineamientos a seguir, en función a sus propias realidades administrativas, teniendo presente que dichos lineamientos en las áreas responsables de los procesos de Permiso de Operación. A manera de ejemplo, esbozamos los siguientes y que a nuestro criterio son1:
1 Lineamientos de diseño organizacional tomados del proceso de reestructuración de la Municipalidad de Santiago de Surco, en el que participó el autor como presidente del Comité de Reestructuración.
Anexos
171171171171
3.1.3 Gestión por Procesos orientados al Desarrollo Económico Local con Uso Intensivo de Tecnología Moderna.
El desarrollo local en todas sus manifestaciones positivas como el económico, social, cultural, medioambiental, entre muchos otros, es una tarea institucional; y por lo tanto, la organización debe diseñarse bajo este parámetro. En este orden, la gestión por procesos deberá constituirse en un instrumento estratégico que permitirá la integración de actividades para lograr un mejor servicio disminuyendo costos, acortando tiempos y eliminando el aislamiento de las áreas de trabajo que impide el trabajo mancomunado.
Al mismo tiempo, la identificación de todos los procesos de ejecución ordinaria o extraordinaria y la implantación de modernas metodologías para su mejora y medición constante, deberá incluirse como característica esencial de los nuevos modelos institucionales. La nueva organización gestionada con una nítida orientación a los procesos será uno de los planteamientos que deben tener prioridad para el desarrollo institucional
Tanto el nuevo rol municipal –en cuanto al desarrollo local – como la gestión por procesos son lineamientos fundamentales que los diseños de las nuevas organizaciones deberán contemplar. Sin embargo, en adición a estas dos líneas generales, debe considerarse al componente tecnológico, como elemento protagónico de soporte. El funcionamiento integral de la municipalidad, debe estar asistido por modernas tecnologías en el ámbito de las áreas promotoras del desarrollo.
3.1.4 Desconcentración y Alianzas Estratégicas con Terceros.
Anexos
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Calidad, tiempo y costo son variables sujetas a evaluación en cualquier proyecto de mejora u optimización de procesos. Sin embargo, no deben omitirse los mecanismos de solución relacionados con la distribución de las actividades.
En efecto, la distribución de actividades, en cada una de las tareas institucionales sean éstas de línea, apoyo, asesoría, control o coordinación, es una variable que debe intervenir, de forma que –aplicada racionalmente – permita equilibrar la demanda de servicios de los clientes externos e internos con la oferta de dichos servicios, en cada ámbito.
La desconcentración, la descentralización y la alianza con terceros para encontrar el punto de equilibrio entre la oferta –cada vez más compleja – y la demanda –cada vez más exigente – de servicios, constituyen estrategias que la nueva organización debe considerar sin perjuicio de mantener –bajo riguroso sustento – algún conjunto de actividades concentradas, bajo el argumento de la especialización, frecuencia, rapidez o eficacia.
Para ello, se requiere desconcentrar las funciones para que las nuevas estructuras municipales estén más cerca de nuestros principales clientes que son los vecinos. Asimismo, se requiere descentralizar para que las tareas que no son propias de la misión corporativa, sean ejecutadas por terceros con lo que se logrará redimensionar la estructura institucional.
También son necesarias las alianzas con el sector privado, como forma de promover la inversión en obras públicas de gran y mediana envergadura.
Se requiere un proyecto de reingeniería de procesos que privilegie la satisfacción de esta necesidad y con ello cerrar la brecha de insatisfacción entre el ciudadano y la municipalidad y a su vez del trabajador municipal y su centro de trabajo.
Los nuevos diseños organizacionales deberán incluir un marco general de políticas orientadas hacia el bienestar del trabajador. Este marco debe instrumentalizarse tanto al nivel de la estructura orgánica, con la creación de unidades especializadas que desarrollen una labor profesionalizada a favor del recurso humano, como al de los procesos, en los que pueden incorporarse, previo análisis de cada situación, elementos motivacionales o incentivadores que originen altos rangos de identificación y compromiso con su centro laboral.
Se deben crear las condiciones para generar la existencia de personal dotado de grandes capacidades de gestión y de un alto nivel de compromiso institucional, para
Anexos
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garantizar, también, altos niveles de rendimiento que permitirán una mejor administración de los ingresos municipales, en provecho de las obras de desarrollo local y bienestar colectivo.
3.1.5 Componentes Específicos. 3.1.5.1 Redistribución Administrativa de las
Funciones. Desarrolla un modelo de organización, orientado al cliente, identifica los procesos estratégicos de valor agregado, establece relaciones entre la organización, los recursos y volúmenes con procesos específicos y prioridades; y recomienda procesos específicos como objetivos de mayor impacto para la simplificación. Lo que supone la modificación de la Ordenanza que define las funciones en el siguiente sentido: A Alcaldía Municipal del Distrito Central: El Proceso para Obtener el Permiso
de Operación de Negocio será administrado de manera integral por la Gerencia de Atención al Ciudadano.
B Municipalidad de San Pedro Sula: El Proceso para Obtener el Permiso de
Operación de Negocio será administrado de manera integral por el Área Tributaria que depende de la Gerencia de Administración y Finanzas
3.1.5.2 Diseño Funcional del Sistema Administrativo de Emisión del Permiso de Operación de Negocio.
Anexos
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Comprende dos actividades paralelas, uno para el diseño técnico necesario para implementar el proceso, el diseño social que organiza y estructura los recursos humanos que tendrán a su cargo el proceso rediseñado. Para la transformación se deben ejecutar las visiones del proceso, utilizando planes pilotos y los de producción de los nuevos procesos. La metodología para el rediseño del proceso de permiso de operación, debe relacionarse con un proceso de adelgazar y desjerarquizar el proceso. En base al diagnostico realizado se tiene entre otros aspectos que las múltiples inspecciones a las que esta sometido el proceso atraviesan por varios órganos de línea y múltiples. Es decir, si queremos encontrar una razón para el estado actual de los procesos municipales, es que muchos deciden y otros muchos inspeccionan, lo que uno solicita. En consecuencia, ¿si pocos deciden y pocos inspeccionan, tendremos un proceso rediseñado pensando en el inversionista?. La respuesta tiene que ser afirmativa. Entonces la metodología para simplificar el proceso de permiso de operación, es desjerarquizar las decisiones y adelgazar las inspecciones.
3.1.6 Responsable de Implementación.
3.1.7 Costo Aproximado y Oportunidad de la Implementación.
ACTIVIDAD RESPONSABLE Presentación de propuesta de reforma estructural
Equipo Consultor
Elaboración de proyecto de ordenanza
Equipo Consultor
Aprobación de ordenanza Corporación Municipal
Cuadro Nº 59 Responsable de Implementaciòn.
Anexos
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3.1.8 Instrumentos para el Monitoreo y
Evaluación.
� Voluntad política de mantener el proceso � Aprobación de la Ordenanza de definición de funciones.
3.1.9 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad. � Definir la política del desarrollo económico como uno de los temas
prioritarios en la agenda del Alcalde
3.2 INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE DE LA REFORMA: GIROS, ZONIFICACION, CLASIFICACION, AGRUPACION DE NEGOCIOS.
3.2.1 Situación Actual.
ACTIVIDAD COSTO US$ Elaboración de propuesta S/C Proyecto de Ordenanza S/C Aprobación del Proyecto de Ordenanza S/C
Cuadro Nº 60 Costo aproximado y Oportunidad de la Implementación.
Anexos
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Actualmente previo al inicio de la solicitud de Permiso de Operación de Negocio, exige la realización de un procedimiento previo destinado a verificar la zonificación con la que cuenta el inmueble donde se pretende desarrollar la actividad comercial así como constatar el uso del suelo del mismo.
Esta Constancia es un documento que emite una dependencia ajena a la oficina que autoriza el Permiso de Operación de Negocio. Esta oficina es la encargada de velar por el desarrollo armónico urbano de cada municipio.
Este procedimiento previo, no define a priori la viabilidad del otorgamiento del permiso de operación a solicitar, pero crea en el empresario la falsa expectativa de aprobación de su permiso, en la idea de que la compatibilidad podría implicar una anticipada aprobación de su permiso de operación de negocio máxime cuando en el transcurso del procedimiento para la emisión de la misma se lleva a cabo inspecciones por parte del personal municipal involucrado.
3.2.2 Eliminación de Procedimientos Previos.
El Diagnostico identifico que para el caso del proceso se exige la realización de aproximadamente siete procedimientos previos que hacen gravoso el proceso de obtención de Permiso de Operación de Negocio. La eliminación de esos procedimientos es una necesidad impostergable si de mejorar el proceso se quiere y se trata. La identificación y diseño de un proceso aglutinador y eficiente hará realzar la eliminación de barreras y altos costos de estos procedimientos.
3.2.3 Clasificación y Agrupación de Giros Comerciales o Negocios.
Con el objeto de poder acceder a un Trámite Simplificado de otorgamiento de Permiso de Operación de Negocios, en donde se pueda reflejar niveles diferentes de exigencia de requisitos o formalidades para su aprobación de
Anexos
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conformidad a tal actividad económica, se hace necesaria una agrupación de negocios clasificados de acuerdo a un patrón económico o de impacto ambiental.
Así en la actualidad el costo de un permiso de operación como el trámite del mismo es igual en todos los casos y su aprobación está encomendada al Departamento de Control de ingresos, una sección que define su accionar bajo una visión de recaudación de impuestos y no de facilidades al inversionista o a la inversión.
3.3 CARACTERISTICAS GENERALES DE LA PROPUESTA.
Atendiendo las razones expuestas en la descripción de la situación actual, es necesario que como parte de una reforma estructural, se diseñe e implemente un proceso novedoso que implique una definición de requisitos pertinentes así como la eliminación de aquellos que resultan inútiles e impertinentes, que no agregan valor al proceso sino que lo dilatan y hacen mas costoso. A lo anterior debe sumarse la eliminación de procedimientos previos, actualmente exigidos antes del inicio del proceso. La definición de este proceso novedoso deberá implicar un acceso al mercado local viable y sin restricciones.
La agrupación de los negocios de acuerdo a un patrón de actividad económica o de impacto ambiental permitirá adoptar una nueva categorización más acorde con los tiempos y situación actual, que permita promover un desarrollo ágil de la ciudad para ponerla a tono con las modernas ciudades, cuidando siempre del patrón urbanístico que caracteriza a cada una de ellas.
Es indispensable agrupar el universo de negocios permitidos, según la naturaleza de las actividades desarrolladas y por lo tanto, de los requerimientos de aptitud y seguridad ambiental, con lo que se permitirá también estandarizar las inspecciones previas y consecuentemente la labor de las brigadas de fiscalización.
Anexos
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Por otro lado, el Equipo Consultor considera adecuado que el sistema propuesto pueda incorporar la adopción un una clasificación internacional para lo referido a la clasificación de actividades económicas considerando en que debe adoptarse la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de Establecimientos de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (CIIU) Revisión 3.1 del año 2004. El adoptar esta clasificación internacional permitirá una clasificación de las diferentes actividades económicas de los negocios, permitiendo la generación de estadísticas e información para la oportuna toma de decisiones, cuestión que en la actualidad la municipalidad no cuenta con esta herramienta.
3.3.1 Componentes Específicos. 3.3.1.1 Constancia de Uso de Suelos y/o
Zonificación.
Como parte de la Reforma Estructural se propone la eliminación del procedimiento previo referido a la obtención de la Constancia de Uso de Suelo y/o Zonificación, pues el diseño del nuevo proceso y la readecuación de la normativa cuya revisión se propone al tema de eliminación de procesos previos, permitirá a las Municipalidades contar con una base de datos interconectada donde se reflejara automáticamente la compatibilidad del uso de suelo con la actividad comercial a emprender, con solo señalar la ubicación geográfica del inmueble donde se pretende instalar un negocio, al inicio del proceso, y con posibilidad de ser accesible por todo agente como parte de una información pública. Lo anterior lleva a realizar una revisión de la actual Zonificación y del Índice de Uso de Suelos y de ser necesaria la reforma de la misma.
3.3.1.2 Eliminación de Procedimientos Previos.
Anexos
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Sin duda que los actuales procedimientos previos exigidos para el trámite de la obtención del Permiso de Operación de Negocio son un obstáculo para el crecimiento de los negocios formales y un aliciente para alejar la inversión en ambas ciudades donde el crecimiento comercial ha sido el común denominador. Entre estos procedimientos se cuentan otros numerosos procedimientos, tales como, la obtención del Certificado de Prevención de Riesgos contra Incendios, el Dictamen Ambiental, la Constancia del Departamento Municipal de Justicia, la Constancia de Uso de Suelo para Operación de Negocio y la Licencia Sanitaria.
3.3.1.3 Clasificación y Agrupación de Giros Comerciales o Negocios.
Para agilizar el procedimiento y reorientar el fin de las distintas inspecciones previas que actualmente se realizan antes de autorizar un permiso de operación de negocio, se propone una clasificación y agrupación de giros comerciales o negocios que los tipifica fundamentalmente sobre la base de los mismos requerimientos de impacto ambiental y seguridad, tamaño, giro desarrollado y por lo tanto en virtud de la naturaleza de la actividad. El cuadro que define los tres grandes grupos de actividades empresariales que reúne el mayor el universo de giros comerciales establecido en cada circunscripción municipal se encuentra como anexo al presente informe. Esta clasificación y agrupación de giros comerciales o de negocios permite un Proceso Simplificado para el otorgamiento del Permiso de Operación de Negocio, sin la exigencia de los actuales requisitos y la realización de inspecciones previas, a aquellos negocios clasificados en los Grupo I y II, con la posibilidad de la realización de inspecciones a posteriori; y para aquellos negocios clasificados en el Grupo III se requerirá la practica de una inspección previa al la emisión del permiso de operación de negocio por tener repercusiones ambientales o de seguridad.
Anexos
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Esta categorización se ha realizado bajo criterios claros y objetivos tales como seguridad, adecuación y cumplimiento a la zonificación y uso de suelo, observaciones de carácter higiénico sanitaria, observaciones de carácter medio ambientalistas, que hacen predecible el proceso, aminorando los problemas de discrecionalidad.
3.3.1.4 Responsable de Implementación.
3.3.1.5 Costo de Implementación
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Constancia de Uso de Suelo
Sección de Urbanismo.
Eliminación como requisito.
Eliminación de Procedimientos Previos
Sección de Urbanismo. Comandancia Regional Cuerpo de Bomberos. Departamento de Justicia Municipal. Región de Salud Departamental. División Municipal Ambiental (DIMA).
Eliminación de Requisitos. Modificación al actual Plan de Arbitrios. Proyecto Ordenanza Municipal
Clasificación y Agrupación de Negocios. Incorporación de la Clasificación CIIU Revisión 3.1 ONU
Sección de Urbanismo. Departamento de Control de Ingresos. Departamento de Planificación y Organización. Procuraduría Municipal. Secretaría Municipal.
Proyecto Ordenanza Municipal
Cuadro Nº 61 Responsable de Implementación.
Anexos
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3.3.2 Instrumento para el Monitoreo y Evaluación.
3.3.2.1 Constancia de Uso de Suelo.
� Incremento en un 50% del número de empresas que solicitan Permiso de Operación de Negocio respecto al año 2005 sobre el grupo I.
� Incremento en un 50% en los ingresos por pago del Impuesto sobre Industria, Comercio y Servicios y otras tasas y derechos por emisión de Permisos de Operación de Negocios respecto al año 2005.
� Eliminación cómo requisito la exigencia de la Constancia de Compatibilidad de Uso de Suelo emitida por la Sección de Planificación Urbana.
� Mejor conocimiento e información por parte del Empresario y público en general de las categorías de zonificación y usos de suelo con referencia a la compatibilidad de negocios en los mismos.
3.3.2.2 Eliminación de Procedimientos Previos.
� Incremento de la demanda de Permisos de Operación de Negocios por
eliminación de restricciones derivadas de exigencia de requisitos y procedimientos previos.
ACTIVIDAD COSTO US$ Constancia de Uso de Suelo S/C Eliminación de Procedimientos Previos S/C Clasificación y Agrupación de Negocios S/C
Cuadro Nº 62 Costo aproximado y Oportunidad de la Implementación.
Anexos
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� No existencia de procedimientos previos al proceso como un requisito. � Reducción del tiempo del trámite por menores requisitos a exigir.
3.3.2.3 Clasificación y Agrupación de Giros Comerciales o Negocios.
� Reducción del tiempo y número de las inspecciones. � Reducción de costos operativos. � Eliminación de inspecciones previas a negocios que gozan de un
trámite simplificado por razón de su giro comercial.
3.3.3 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
3.3.3.1 Constancia de Compatibilidad de Operación de Negocio.
� Normar en la Ordenanza Municipal que regule el nuevo Proceso Simplificado para la obtención del Permiso de Operación de Negocio, la no exigencia de la Constancia de Compatibilidad de Uso de Suelo como requisito o procedimiento previo para la solicitud de otorgamiento del permiso de operación de negocio.
� Evaluación semestral de la calidad y utilidad de los reportes estadísticos elaborados sobre la evolución de las solicitudes tramitadas, y el grado de satisfacción del usuario respecto la eliminación de este procedimiento y requisito.
3.3.3.2 Respecto a la Constancia de Zonificación.
Anexos
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� Establecer mecanismos que impidan constantes cambios en los parámetros técnicos de zonificación.
� Realización de encuestas para verificar la aceptación del nuevo proceso y la eliminación de procedimientos previos actuales.
3.3.3.3 Respecto a la Clasificación y Agrupación de Giros Comerciales o Negocios.
� Evaluación periódica del cumplimiento de lo dispuesto en el
procedimiento respecto de la oficina encargada del proceso. � Informe de análisis sobre la aceptación de los usuarios del nuevo
concepto al solicitar su permiso de operación.
3.4 INFORMACION Y DIFUSION.
3.4.1 Situación Actual.
En ambas Municipalidades se brinda información relativa al trámite de permiso de operación. Con edificios en diversos locales municipales a lo que debemos aumentar que tampoco existen en estas otras oficinas personal que oriente al inversionista, pues la mayor parte de los empleados están dedicados a tareas de soporte administrativo, atención al público en materia urbanística o labores de inspección.
La exactitud y completitud de la información que se entrega al público de muy baja calidad y no está actualizada respecto a los requisitos reales que se piden realmente. Como resultado, existe la percepción de complejidad del trámite debido a la ausencia de documentos adecuados que orienten al inversionista. La información sobre el proceso se brinda
Anexos
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al público sin ayudas visuales, señalización y carteles que faciliten su identificación. Frecuentemente esta información es recibida por el inversionista en papeles recortados, generalmente reciclados por falta de recursos o en fotocopias de mala calidad. También se nota la existencia de dispersión de la información ya que se brinda información sobre los pasos y formatos del proceso; pero no sobre la normativa aplicable o la base legal de los requisitos. Además, no se brinda información sobre los requisitos para tramitar un permiso de rótulo.
En otro tema, se ha comprobado que la página Web de ambas municipalidades no contiene información de orientación sobre el trámite de permiso de operación de negocio. Por lo que se hace indispensable la implementación de una página web completa que además brinde la información del trámite simplificado bajo la supervisión del equipo del IFC y FIDE.
3.4.2 Características Generales de la Propuesta.
La estrategia de difusión e información estará orientada a cubrir por diferentes medios de comunicación masiva los avances en el proceso de apertura de negocios en términos de reducción de tiempo y de costos. Lo anterior incluye:
• Medios escritos: Periódicos, Se publicarán avisos en los diarios mas importantes de cada una de las ciudades. El tiempo de la publicación de las mismas seria durante dos semanas en la modalidad de una cuartilla en blanco y negro.
• Medios hablados: Radio, Se contratará la difusión de spots de 15 segundos, seis veces al día durante un mes en dos emisoras de cada una de las ciudades.
• Medios electrónicos: Internet. Se promoverá la actualización de las páginas Web de las respectivas municipalidades para que tengan información sobre permisos de operación.
• Adicionalmente se promoverá la mejora en apertura de permisos de operación en las páginas Web de otras oficinas de Gobierno y de entidades privadas que promueven la inversión en los municipios.
Anexos
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• Video: Se producirá un video de 10 a 15 minutos para ser proyectado en los edificios municipales especialmente en las áreas de acceso público. El contenido del video será resaltar las nuevas ventajas para obtener permiso de operación. Se promoverá las ventajas de formalizar un negocio aprovechando las facilidades para obtener permiso de operación.
• Pósters o Afiches: Los mismos se producirán para ser colocados en lugares visibles en las oficinas municipales así como en sitios públicos tales como las plazas centrales, las inmediaciones de los mercados, pasajes peatonales y paradas de buses. La calidad de la preparación de los mismos deberá permitir su exhibición en lugares abiertos expuestos a factores ambientales como luz, calor y lluvia sin deteriorarse. El contenido de dichos afiches será llamar la atención del público sobre las nuevas facilidades para abrir un negocio. También se hará publicidad de los beneficios de tener un negocio formalizado para poder obtener ventaja competitiva. Se tiene propone la producción y colocación de 50 pósters en distintos sitios de las ciudades.
Para dar impulso adicional a este esfuerzo de difusión la información compilada deberá publicarse en la pagina Web de la municipalidad y esta deberá ser accesible por medio de un vínculo (Link) de “Permiso de Operación de Negocios” desde la pagina principal (Homepage) del Sitio Web Municipal.
3.4.3 Componentes Específicos. 3.4.3.1 Difusión de la Entrada en Vigencia del
Proceso Simplificado.
Anexos
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La estrategia de difusión deberá ser concertada y ejecutada por los tres actores principales del proceso de reforma actual. En este caso, se trata de las Municipalidades, Fundación de Inversión y Exportaciones (FIDE) y a la International Finance Corporation (IFC). Se recomienda que, en una acción conjunta de ambas municipalidades, FIDE y el IFC, se convoque una conferencia de prensa al mas alto nivel para anunciar a la ciudad de la implementación de la reforma que acarreará beneficios inmediatos a los empresarios que requieran de Permiso de Operación o de aquellos que deban regularizar el ejercicio de su actividad económica. En esta conferencia de prensa se hará un énfasis en la reducción de requisitos, simplificación de formularios y la reducción de tiempos. Para maximizar el resultado de la estrategia de difusión deberá generarse boletines de prensa para hacerlos circular entre los medios de comunicación escritos. Adicionalmente, podrá aprovecharse los boletines de divulgación que usan las Municipalidades y el mismo FIDE de manera que se genere un efecto de refuerzo de la noticia entre una audiencia más amplia en las ciudades.
3.4.3.2 Afiches en Tableros de Información en
Otras Oficinas Gubernamentales.
A fin de promover los beneficios del trámite simplificado se deberán producir pósters alusivos a la mejora, los cuales serán colocados en aquellas oficinas de trámites de gobierno relacionados a fin de dar a conocer a la población objetivo del cambio en el proceso y estimular la formalización. Algunos de los sitios donde puede brindarse información adicional para ser pegada en tableros de noticias seria en:
• Oficina Regional de la Dirección Ejecutiva de Ingresos. • Cámara de Industria y Comercio de Cortes. • Oficina Regional de la Secretaria de Industria y Comercio. • Oficina Regional de FIDE de cada Ciudad.
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3.4.3.3 Pagina Web
Se deberá establecer un vinculo en la página Web exclusivo para brindar amplia información de los esfuerzos de simplificación del trámite de permiso de operación y obtención del permiso de rótulo. Adicionalmente deberá promoverse noticias sobre el trámite de permiso de operación simplificado en el resto de los sitios web del sector público para asegurar una amplia cobertura sin incurrir en gastos exagerados de promoción. Sitios ejemplo de esta promoción serían el Portal de Gobierno (www.gob.hn) y Casa Presidencial (www.casapresidencial.hn) Se espera vincular la información relativa al permiso de operación en el sitio web del Programa Nacional de Competitividad (www.hondurascompite.com).
3.4.4 Responsable de Implementación.
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Lanzamiento del Nuevo Proceso
• AMDC • FIDE • IFC Equipo Local
Conferencia de prensa Avisos
Publicación de información sobre el trámite simplificado.
• Of. Prensa AMDC • FIDE • Equipo IFC
Pegar información en tableros DEI, SEFIN, SEINCO, CCIT
Página Web • Of. Informática Diseñar acceso a información en
Cuadro Nº 62 Responsable de Implementación.
Anexos
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3.4.5 Costo Aproximado de Implementación.
3.4.6 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
• Instalación del vínculo en la página Web de AMDC y Honduras
Compite. • Número de vistas a la página Web • Aumento de solicitudes presentadas.
AMDC • Consultoría para
Desarrollo Pagina Web AMDC
• FIDE • Equipo IFC
página Web
ACTIVIDAD COSTO US$ Lanzamiento del Nuevo Proceso 7,500 Publicación de información sobre el trámite simplificado. 10,000
Página Web Municipal 5,000
TOTAL 22,500
Cuadro Nº 63 Costo aproximado y Oportunidad de la Implementación.
Anexos
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3.4.7 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
� Mediciones de la cantidad de solicitudes presentadas y permisos otorgados con sus respectivos tiempos iniciales, finales e intermedios. Indicando cuántas son aperturas y cuantas con renovaciones.
� Encuestas del grado de satisfacción con el proceso. Deberán evaluarse
ayudas al inversionista, requisitos, pasos y costos � Asignación de presupuesto municipal para la oficina de permiso de
operación. Asegurar el adecuado espacio, equipamiento y mobiliario � Incorporación de personal. Se debería nombrar a este personal en
calidad de empleados de planta y no por contrato ya que esto fomenta la inestabilidad laboral.
3.5 MODULO DE ORIENTACION, TRÁMITE Y PAGOS.
3.5.1 Situación Actual.
Al ser el proceso es disgregado en distintas oficinas, y por ello mas complicado. El proceso de Permiso de Operación esta compuesto, en promedio, por siete procedimientos (uno de ellos el mismo procedimiento que conduce al otorgamiento del Permiso de Operación y los otros seis se constituyen en requisitos de este último), cada uno de los cuales es llevado a cabo por distintas Oficinas o incluso compartido por dos Oficinas distintas como es el caso del mismo procedimiento de Permiso de Operación.
Anexos
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Esto se traduce en un proceso disperso físicamente y una orientación al Empresario también dispersa, donde cada oficina informa sobre los requisitos y el procedimiento que les corresponde sin dar más información que la propia. No existe información integral sobre todo el Proceso y sus requisitos. Es el empresario quien visitando cada una de las Oficinas y en forma verbal se entera de los pasos y los requisitos por procedimiento. No existe una oficina de orientación donde se informe de todo el proceso y que entregue instructivos del mismo.
Los pagos en los casos de los procedimientos con costo se realizan en cada una de las Oficinas que ofrece el servicio, no existe un pago global y único del proceso, por lo que el empresario debe realizar el trámite de pago de cada uno de los procedimientos en cada oficina.
3.5.2 Características Generales de la Propuesta.
Se propone la creación de un área independiente de Permisos de Operación, perteneciente a una de las dos áreas más relacionadas en la actualidad con la emisión del Permiso de Operación, la Gerencia de Planificación Urbana que hace un énfasis mayor a la zonificación y usos de suelo de los negocios que solicitan apertura ó a la Gerencia de Finanzas y Administración, que a través de su división de Control de Ingresos, propone un perfil mas acentuado en recaudación tributaria como requisito previo a cualquier trámite.
La Oficina de Permisos de Operación, estaría integrada por tres supervisorías o secciones que darían soporte a la calidad del servicio, a la necesidad de promover e informar sobre el mismo y al servicio de inspección, de esta forma se concentran todas las funciones relacionadas a la obtención de un permiso de operación en un área única.
La Oficina de Permisos de Operación propuesta tendría dos columnas principales en cuanto a los servicios de orientación y trámites, uno de ellos es la Supervisión de Calidad del Servicio y el otro la Supervisión de Promoción e Información.
Anexos
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La Supervisión de Calidad del Servicio hace énfasis a la atención del cliente según el procedimiento establecido y tiene como funciones:
1. Asegurar un adecuado ambiente de atención. 2. Asegurar que los recursos disponibles (folletería de información,
información por Internet, formularios, entre otros) se encuentren al alcance del usuario y en la forma adecuada para su uso)
3. Asegurar la atención oportuna de los clientes, realizando análisis de demanda de servicio y proponiendo la contratación de personal temporal o ampliación de horarios de atención en periodos conocidos de alta demanda.
4. Diseñar acciones específicas vinculadas al reconocimiento, participación e incentivos por producción del personal del área.
5. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de atención al cliente, en tiempo, forma y calidad y proponer mejoras en los mismos.
6. Realizar el control de calidad permanente en el área, a través de cuestionarios al usuario, buzón de quejas y sugerencias y el manejo de indicadores del área que midan en forma objetiva el cumplimiento del área en sus metas de servicio y atención al cliente
7. Dirección y control de los asistentes de Permiso de Operación (que reciben y registran la solicitud) y del asistente de emisión de permisos.
8. Todas las demás actividades que sean necesarias para el área y delegadas por el Jefe de Permisos de Operación.
La Supervisión de Promoción e Información, por otro lado, esta encargada de realizar las actividades necesarias para incrementar la demanda por el servicio de formalización y difundir a través de diversos medios el procedimiento simplificado y sus ventajas. Para ello las principales funciones realizadas son:
1. Coordinación del diseño y propuesta sobre los diversos medios de información sobre el servicio (Diarios, revistas, Internet, folletería, atención de llamadas telefónicas, entre otros)
2. Dirección y control del personal de orientación y recepción al cliente. 3. Diseño y realización de campañas de formalización y promoción, como el Permiso Móvil, descuentos para personas incapacitadas o de la tercera edad y cualquier otra actividad destinada a incrementar la demanda o promover el servicio.
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4. Organización de seminarios, cursos o campañas de fomento a la micro y pequeña empresa, promoviendo las ventajas en la formalización para estos grupos.
5. Interrelación con otros organismos privados o públicos para promocionar el servicio y para realizar acciones conjuntas que favorezcan la creación de empresas, aprovechando las ventajas del mercado en general (como el Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos, por ejemplo).
6. Todas las demás actividades que sean necesarias para el área y delegadas por el Jefe de Permisos de Operación.
Con estas dos secciones, es decir, Calidad de Servicio y Promoción e información, se asegura una labor continua para la mejora en el trámite de permiso de operación o rótulos y en la labor de orientación y difusión del servicio brindado.
Además existirá una ventanilla especial que imprimirá las tarjetas magnéticas de Permiso de Operación y las entregará a sus titulares. Esta tarjeta magnética contiene información sobre el usuario y puede permitir conocer rápidamente al cliente en una próxima atención.
El servicio brindado se complementa con la propuesta de instalación de módulos para pagos y que se encuentren en línea con el sistema de permiso de operación y con el sistema de tesorería municipal. Idealmente estos módulos serán manejados por una agencia bancaria; y darán facilidad al usuario para realizar todos los pagos que requiera relacionados con el Permiso de Operación y de Rótulo.
3.5.3 Componentes de la Propuesta. 3.5.3.1 Ambiente de Atención.
Objetivo:
Se busca crear un ambiente de atención que integre todos los servicios necesarios para emitir un permiso de operación y/o rótulo en un solo lugar, evitando así la
Anexos
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molestia actual del usuario de tener que visitar más de una oficina (permiso de operación, bienes inmuebles, permiso de rótulos) y poder realizar todos sus trámites en un local cómodo, seguro y con rapidez.
Características:
El ambiente de atención debe poseer como características generales:
- Buena iluminación - Buena ventilación (que implica normalmente un sistema eficiente de aire
acondicionado) - Áreas de circulación adecuadas - Área de espera con sillas y monitores para informar sobre el servicio y temas
empresariales - Servicio sanitario para trabajadores y clientes (damas y caballeros) - Área de parqueo para clientes y trabajadores - Equipos de Oficina y de Cómputo - Formularios y lapiceros al alcance de los clientes - Si los recursos municipales lo permiten poner a disposición del cliente servicio
de agua potable y café.
Módulos de atención al Empresario:
Los servicios que requiere el usuario serán atendidos por módulos especializados en cada etapa del proceso:
- Módulos de Orientación - Módulos de Permiso de Operación - Módulos de Pago - Ventanilla de emisión y entrega de Permiso
Área de Espera:
Se prevé asimismo un área de espera con asientos y con espacio de circulación adecuado.
Anexos
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Mientras el usuario espera puede estar viendo un video propio de la Oficina de Permisos de Operación de Negocios donde se informen sobre sus procedimientos, o videos destinados al empresario (organización, cultura organizacional, dirección, casos de micro y pequeña empresa sobresalientes, comercio internacional, ventajas del tratado de libre comercio para los empresarios hondureños, etc)
Si es posible, ofrecer alguna bebida o café a las personas que están en espera, como parte del servicio del área.
Áreas afines al proceso de atención:
Adicionalmente al ambiente propio de atención y con el objetivo de integrar todas las operaciones del área en un mismo ambiente es necesario contar con ambientes separados para:
- Oficina del Jefe de Permiso de Operación y los supervisores de Calidad de Servicio y Promoción e Información
- Oficina para el Supervisor de Inspecciones - Área de trabajo común para los Inspectores - Área de Archivo
3.5.3.2 Señalización.
Es necesaria la señalización adecuada para los siguientes casos:
- Módulos de atención (Orientación, Permiso de Operación, Pagos, Entrega de Permisos)
- Oficinas de Permiso de Operación, área de archivo, área de inspecciones - Sistema de Turnos - Zonas seguras en caso de sismos, extintores, entrada/salida del local - Atención preferencial (sin turno) a discapacitados, personas de la tercera edad
y mujeres embarazadas. - Área de Parqueo con lugares reservados para minusválidos y mujeres
embarazadas debidamente señalizados - Señalización para buzón de sugerencias y quejas
Anexos
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3.5.3.3 Sistema de Asignación de Turnos.
Se espera utilizar un sistema electrónico, que permita asignar los turnos al empresario hacia el módulo que corresponda, será directamente utilizado por la anfitriona o instruido sobre su uso por ella. Algunas características de este sistema son:
- Con tres opciones generales, usuarios nuevos, aquellos que ya cuentan con Permiso de Operación (en cuyo caso deberán pasar su tarjeta de permiso de operación con lo cual se le llamará por su nombre para la atención), y atención preferencial (mujeres embarazadas, minusvalidos y personas de la tercera edad)
- Con cuatro sub-opciones, una para cada módulo (orientación, permiso de operación y pagos)
- Reconocimiento de clientes VIP (aquellos que cuenten con tarjeta magnética de permiso de operación y estén al día en sus pagos con el Municipio) que recibirán turno inmediato.
3.5.3.4 Recepcionista.
Se dispondrá de una persona como Recepcionista o Anfitriona, encargada de otorgar la primera orientación inicial al empresario y obteniendo o instruyendo para la obtención del ticket de turno en el módulo que corresponda. Además podrá atender al público en información general (horarios de atención, módulos a disposición del cliente, cartillas informativas, pagina web de la municipalidad, etc.). Si el sistema a usarse para la asignación de turnos fuera manual, orientará al cliente hacia el módulo que corresponda.
3.5.3.5 Módulos de Atención Integral y de Pagos.
Anexos
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a. Módulos de Orientación:
Integrado por dos empleados, se dará preferencia a personas discapacitadas y que cuenten de preferencia con experiencia en alguna labor similar o que gusten del trato con el público, que demuestren empatía, extrovertidos y que sepan manejar una PC y software básico (office) para que brinden este servicio, además de manejo de bases de datos para crear un listado diario de los clientes que recibieron. Deberán además estar dispuestos a capacitarse en el nuevo procedimiento. Las funciones asignadas a este personal son de orientación y asesoría al usuario vía personal o telefónica e incentivo en la formalización llamando vía telefónica aquellas personas que buscaron asesoría en algún momento, pero que aún no se han formalizado.
Es el primer módulo que deben visitar los Empresarios que por primera vez lleguen a informarse sobre los requisitos y el procedimiento para obtener su permiso de operación y/o rótulo. Estos módulos deben contar con material de soporte (folletos y cartillas informativas) además de un sistema o plano que les permita revisar en forma inmediata la zonificación para saber si el lugar donde el empresario planea instalar su negocio es apto o no para el tipo de actividad que requiere llevar a cabo.
Deben contar asimismo con dos líneas telefónicas que les permita atender llamadas y brindar información sobre el servicio o sobre el estado actual de una solicitud. Deben completar el equipo necesario dos Computadoras Personales donde se maneje el sistema de permisos de operación (SISPOP) que permitirá realizar la consulta inmediata de cualquier solicitud en curso.
b. Módulos de Permisos de Operación:
Integrado por dos personas, profesionales en arquitectura o derecho, de trato amable, con capacidad de trabajo bajo presión, acostumbrados a trabajar por metas, criterio para la toma de decisiones, capacidad de manejo de PC y software comercial, y dispuestos a capacitarse al más alto nivel en el nuevo sistema de permisos de operación y en el nuevo procedimiento.
El personal de estos módulos deberá atender al cliente en el ingreso de su solicitud, para ello deberá verificar la zonificación, la exactitud de los requisitos, y determinar si el negocio requerirá inspección ex ante o ex post. Asimismo debe crear el negocio en el sistema, si este no existiera aún, e ingresar todos los datos
Anexos
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que sean necesarios para el pago de tributos del negocio, para su inspección y para su control. Deberá emitir finalmente las facturas por todas los tributos que correspondan.
Cada módulo deberá contar con una PC con el SISPOP instalado, una impresora para emitir las facturas, un plano ó sistema para verificar zonificación y uso de suelos, material de información (pueden asesorar algunas dudas que todavía trae el empresario) y un teléfono para poder comunicarse con cualquier cliente en caso necesario.
c. Módulo de Pagos:
Estará a cargo de una agencia bancaria, por lo cual será personal no
contratado por la Municipalidad. El factor más importante de esta etapa es la posibilidad de actualizar en forma automática los pagos realizados a nivel bancario con los sistemas de tesorería y de permiso de operación.
d. Ventanilla de Emisión y Entrega de Permisos:
Estará integrado por una persona, con experiencia en manejo de sistemas, capacidad de trabajo bajo presión, trato amable y dispuesto a capacitarse en el nuevo procedimiento y sistema para la emisión de permisos tanto de operación como de rótulos.
El soporte básico para las labores de este empleado/a serán una PC con el sistema de impresión de permisos instalado, y una impresora con capacidad de emitir tarjetas con banda magnética, que es el nuevo concepto de formato para el Permiso de Operación. Deberá contar con un teléfono de comunicación directa con cada uno de los módulos y con el área de Inspecciones en especial, ya que coordinará con el Supervisor de dicha área la entrega de los Permisos de Operación correspondientes a inspecciones ex post.
La ventanilla debe estar aislada y protegida físicamente del resto del área para mantener la seguridad de las Tarjetas de Permiso de Operación impresas.
3.5.4 Responsable de la Implementación.
Anexos
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3.5.5 Costo Aproximado de la Implementación.
3.5.6 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
� Encuestas que midan el grado de satisfacción del cliente respecto a la
orientación e información recibida en los módulos de atención al cliente. (ver manual de Servicio al Cliente para mayor detalle)
� Indicadores de Tiempos de atención promedio medido por semanas y mes, y
por cada tipo de procedimiento (con inspecciones ex post y ex antes) (ver manual de Servicio al Cliente para mayor detalle)
� Indicadores que midan efectividad en la promoción llevada a cabo desde el
módulo de orientación para clientes nuevos. (ver manual de Servicio al Cliente para mayor detalle).
ACTIVIDAD COSTO Ambiente de Atención US $ 10,000 aproximado Señalización US $ 400 aproximado Sistema Electrónico de Asignación de Turnos US $ 3,000 aproximado Recepcionista US $ 400 por mes aproximado Módulos de atención de permisos (2), de pagos (2) y orientación (2). Ventanilla de Emisión de Permisos con PC, impresora especial de tarjetas con banda magnética y mobiliario
US $ 6,000 aproximado en equipo mas sueldos por mes del personal de atención en módulos.
Cuadro Nº 64 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
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3.5.7 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
� Asignación de parte de las tasas cobradas por el nuevo procedimiento de PERMISOEXPRESS para cubrir los costos operativos de los módulos de atención al cliente (incluye costos de la emisión de boletines informativos sobre el procedimiento de permiso de operación, así como las ventajas de la formalización, los formatos, carpetas, y todo aquel material que sirva para orientar e iniciar el trámite de Permiso de Operación de Negocios)
� Sistema de retribuciones por productividad para el personal operativo del área
de Permisos de Operación, que asegure la necesidad de incrementar la demanda por el servicio.
� Capacitación permanente al personal de atención integral en el procedimiento
de permiso de operación, sobre técnicas de atención al público y sobre temas relacionados con el permiso de operación y las ventajas de la formalización.
3.6 CONFORMACION DEL EQUIPO DE INNOVACION MUNICIPAL Y CAPACITACION.
Con el objetivo General de implantar en las municipalidades un Nuevo Proceso para Obtener el Permiso de Operación Simplificado (POPOS) mejorando su eficacia, pertinencia y utilidad y contando con la participación activa de los funcionarios y servidores municipales para administrar eficientemente el nuevo proceso, es necesario desarrollar un Primer Componente denominado Formación y Capacitación del Equipo de Innovación Municipal (EIM).
Siendo el objetivo específico de identificar aquellos trabajadores municipales que administran directamente el proceso y que garantizan un desarrollo eficiente y eficaz del mismo (EIM) es necesario trasladar aquellos conocimientos básicos que les permitan conocer y administrar eficientemente el nuevo proceso lo que implica necesariamente trasladar capacidades para aplicar constantemente y en
Anexos
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cuanto sea necesario una metodología de propuesta e implementación de mejoras del proceso, y monitoreo y seguimiento del mismo. En tal virtud en el desarrollo de este componente planteamos las propuestas de Formación del EIM y su correspondiente capacitación.
3.6.1 Situación Actual
El personal que actualmente viene administrando el proceso tiende a no sentirse identificado con el mismo toda vez que el conocimiento que tiene sobre su desarrollo o aplicación es básico, obtenido en función a la práctica o costumbres heredadas de una administración o trabajador anterior o simplemente en virtud al cumplimiento de lo establecido por directivas superiores. Es necesario incrementar los esfuerzos y perspectivas en el ejercicio, adiestramiento e instrucción de los trabajadores encargados de administrar técnicamente el proceso simplificado, así como establecer metodologías de comunicación para disponer modificaciones o directivas que influyan en su desarrollo, toda vez que estas cuestiones de “tramite interno” les son comunicados de manera vertical sin prever planes de contingencia por reacciones al cambio a cualquier nivel. Más aún es necesario el desarrollo de un programa de traslado de conocimiento a los servidores públicos que les permita aplicar estrategias de seguimiento y mejora continúa al nuevo proceso simplificado para administrar un proceso simplificado con términos de sostenibilidad.
Es importante definir que el traslado de capacidades sobre el proceso simplificado no solo debe circunscribirse al desarrollo del mismo sino que además debe abarcar el conocimiento básico del marco jurídico aplicable o la elaboración de documentos de gestión que permitan poner a disposición de cualquier interesado las pautas básicas de administración del proceso como guías o manuales de desarrollo.
3.6.2 Características Generales de la Propuesta.
Previamente identificados a todos aquellos trabajadores municipales cuyas actividades y funciones cotidianas se encuentran directamente o indirectamente
Anexos
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relacionadas con el desarrollo del Proceso para Obtener el Permiso de Operación, es sustancial el desarrollo de una primera charla de capacitación o taller de integración pues su desarrollo nos permitirá evaluar las aptitudes laborales y personales de los trabajadores pero sobretodo sus actitudes frente al cambio, con el objetivo de elegir a las personas mas capacitadas e idóneas para constituir un equipo eficiente capaz de asumir la responsabilidad de implementar la reforma y transmitir una imagen municipal distinta a la actual.
Así mismo durante esta jornada de capacitación o presentación debe en segundo lugar, identificarse a los líderes de este grupo que normalmente son los líderes naturales de las áreas de trabajo que pueden convertirse en “los capataces de la reingeniería, innovación y mejoramiento”, ya que por lo general, muchas veces nadie es más capaz para mejorar una actividad que quien la realiza directa y diariamente. El EIM estará conformado por un líder del proceso (que en la mayoría de casos es el funcionario responsable) y por aquellos trabajadores que acciones diarias permiten el desarrollo del proceso (los cuales no necesariamente deben pertenecer a una misma unidad orgánica)
Los EIM deberán estar conformados por un número de entre cinco a nueve miembros, los cuales deben ser preferentemente voluntarios de la misma área, salvo que los líderes de las áreas no acepten incorporarse voluntariamente, en cuyo caso, siempre que se trate de líderes positivos, deberá haber algún nivel de exigencia (sólo inicial) hasta que se pueda incentivar dicho liderazgo dentro del grupo. Del mismo el EIM cuenta con su propio régimen de funcionamiento, además de nombrar a su propio coordinador, líder o responsable.
3.6.2.1 Perfil del Equipo de Innovación Municipal - EIM
� Debe ser un pequeño grupo de personas que se reúnen voluntariamente y en forma periódica (para detectar) analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su área de trabajo.
� Debe estar familiarizado con los propósitos y las actividades especificas del
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esfuerzo del POPOS, involucrándolos en el análisis y mejoramiento de las partes criticas del proceso de manera que tengan un conocimiento adecuado de los conceptos.
� Deben manejar técnicas básicas de reingeniería, mejoramiento continuo y de productividad e innovación de procesos, con el fin de aplicarlas en la identificación y solución de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos, por lo que deben recibir capacitación para participar adecuadamente, tanto previa al inicio de sus actividades así como, como continua durante su operación.
� Por lo regular, el jefe o supervisor es también jefe del círculo. Este no ordena ni toma decisiones, son los integrantes en conjunto quienes deciden
� Inicialmente se deben reunir dos veces al mes durante las horas hábiles para lanzar con éxito el esfuerzo de mejoramiento. A medida que este esfuerzo va ganando impulso, el numero reuniones puede reducirse a una mensual para revisar el estado del proceso y hacer nuevas asignaciones. Por lo general esta supervisión es necesaria durante el primer año.
� Los miembros del EIM y no la gerencia son quienes eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habrá de trabajarse. En forma ideal el proceso de selección no se realiza por votación democrática sino por consenso; de esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es necesario resolver..
� Los equipos de innovación de procesos municipales no son para sostenerlos durante un tiempo y luego abandonarlos, sino hay que mantenerlos permanentemente en operación, procurando siempre su mejoramiento.
3.6.2.2 Características del Equipo del Trabajador Miembro del EIM
� Reflejar un compromiso con los objetivos de cambio de la administración municipal.
� Mostrar permanente afán por ampliar su conocimiento, capacidades y habilidades.
� Contar con el reconocimiento y respeto de sus demás colegas, deberá reflejar una imagen de credibilidad.
� Desarrollar permanentemente versatilidad y flexibilidad para asumir nuevos retos o funciones.
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� Mostrar alta capacidad para relacionarse con los demás trabajadores. � Administrar bien su tiempo, pues la dedicación a este proyecto requiere
disciplina. � Tener confianza en sus habilidades y del equipo que forma parte del cambio.
3.6.2.3 Perfil del Líder del EIM
� Responsable. Los procesos rara vez progresan porque no existe una persona que realmente considere los procesos como propios.
� Tener poder para actuar sobre el proceso total. Algunas partes críticas del proceso pueden provenir de distintos niveles de la organización por lo que se le debe dar al líder o responsable la autoridad y responsabilidad del proceso total, comprometiéndose a realizar los cambios y monitorear la efectividad y eficiencia del proceso.
� Tener capacidad de liderazgo. Debe tener capacidad para dirigir un equipo, debe ser percibido como una persona con credibilidad, capaz de liderar y dirigir el grupo así como de respaldar y estimular a los miembros del EIM en sus esfuerzos de mejoramiento, estar dispuesto a adoptar el cambio y de cumplir sus compromisos.
� Conocer el POPOS. Si el líder del proceso conoce en su totalidad el proceso le será mas fácil realizar su labor y habrá muy pocas situaciones en las que tendrá que comenzar de nuevo. Tan pronto como el nuevo POPOS cuente con un diagrama de flujo, todos los miembros del EIM deberán tener una comprensión clara de la forma como opera el nuevo proceso.
3.6.3 Componentes Específicos
Parte importante de la capacitación esta estructurada sobre la base de ponencias de expositores con basta experiencia municipal sobre todo en aquellas funciones relacionadas con el proceso. El diseño de la capacitación busca aplicar los conceptos teóricos complementándolos con información práctica de casos reales, de manera que luego del análisis de aspectos conceptuales, se desarrollaron aspectos prácticos que instrumentalizan los
Anexos
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aspectos tratados. La Capacitación identifica tres métodos de desarrollo de los temas propuestos: • Motivacional.-Basado en la ponencia y conversa torio sobre un video
Motivacional denominado “Paradigmas, descubriendo el futuro”.
• Teórico.-Basado en la ponencia de los expositores con ayuda gráfica de proyección con equipo multimedia y con interacción de los asistentes en cualquier momento de la exposición para cualquier duda o mayor información de los temas desarrollados.
Así mismo la implementación del nuevo proceso requerirá de la puesta en marcha de un nuevo sistema informático el cual se desarrolla en el componente 12 de la presente propuesta “Tecnologías de Información y Comunicaciones” con lo que el EIM deberán ser entrenados específicamente en cada paso del programa y luego hacer un prueba piloto para familiarizarse con todos los nuevos componentes articulados en una secuencia operativa.
• Mesa de Preguntas.- Basado en la interacción del ponente con los asistentes sobre casos reales de experiencias vividas por cada uno de ellos analizando la problemática y planteando propuestas de mejora a nivel grupal.
• Pruebas de Entrada y de Salida.- Exámenes de aptitud para el cargo y pruebas psicotécnicas a todo el personal que intervendrá en el nuevo proceso, que permitan determinar las capacidades y actitudes favorables y constructivas para el cambio, con el propósito de identificar las personas que resulten más idóneas para cada cargo. Y para que además dichas pruebas a modo de indicadores de resultados permitan conocer cual ha sido el agregado de absorción por parte de los participantes de los conocimientos impartidos y la calidad del programa de capacitación sobre los temas expuestos, sobre la metodología de exposición y sobre la metodología didáctica del expositor.
Deben utilizarse metodologías interactivas, motivando la participación de los asistentes y apelando mucho a ejemplos referidos al ámbito municipal o a casos comparables; el uso de ayuda audio visual (presentaciones en Power Point, videos, papelógrafos, tarjetas) es de uso obligado por parte del expositores. En general, cumplir con la metodología participativa exige un trabajo de alta intensidad horaria, basado en óptimos niveles de interés y dedicación de los participantes y de los
Anexos
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instructores.
3.6.3.1 Capacitación del EIM
La capacitación tiene como objetivo general el desarrollo, en los Funcionarios, y trabajadores que participan directa o indirectamente en el proceso, de capacidades en la aplicación de las herramientas de reingeniería y simplificación en los procesos municipales garantizando la sostenibilidad de los mismos. Y como objetivos específicos:
• Motivar el acceso al cambio identificando paradigmas y reconociendo, a cualquier nivel estructural la necesidad de mejorar.
• Familiarizar el desarrollo de las actividades diarias con términos de reingeniería y simplificación administrativa.
• Identificar las barreras burocráticas que generan costos de transacción a la inversión, entendiendo que el inversionista, contribuyente o administrado, tiene derecho a que la municipalidad le brinde servicios de calidad con el beneficio que ello representa para la economía municipal, pero fundamentalmente el beneficio al desarrollo de la economía local, de la pequeña empresa, y de las zonas apartadas de extrema pobreza.
3.6.3.2 Participantes de la Capacitación.
Funcionarios, trabajadores municipales, autoridades políticas y/o administrativas que administren el Proceso para Obtener el Permiso de Operación Simplificado o que tengan interés en implementar herramientas de formalización de actividades económicas en su municipio, fomentando la inversión, ampliando las oportunidades de trabajo, luchando contra pobreza y facilitando el acceso a zonas apartadas de extrema pobreza a donde la imagen del gobierno local tiene poca llegada.
3.6.3.3 Aspectos Académicos
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La estructura de esta Etapa se basa en una sucesión correlativa y ordenada de acciones y temas, organizados de lo general, a los aspectos puntuales, que le permiten al expositor ubicar su trabajo desde un contexto integral de desarrollo, abordando temas sobre el rol activo de la municipalidad ante el desarrollo económico, diferenciando el proceso de los procedimientos que lo conforman así como la importancia de la administración a nivel de procesos. Así mismo se deben emplear las figuras de la simplificación y las herramientas de la reingeniería en función a algunos ejemplos de vivencias con resultados exitosos, y análisis y discusión sobre algunas situaciones propias de la municipalidad.
3.6.3.4 Diseño del Plan de Capacitación
Se debe plantear una alternativa que encamine hacia la búsqueda de la satisfacción del ciudadano y de una efectiva simplificación administrativa, al estar relacionada con los actos internos de mero trámite, cuyas características, son bastantes conocidos. Se deben plantear lineamientos apriorísticos que permitan diseñar un proceso de Capacitación que en todos sus métodos de intervención provoquen propuestas y alternativas radicales de cambio en la administración municipal, estos lineamientos son: a) Los instrumentos de la reingeniería y el mejoramiento continuo, deben
permitirnos rediseñar y mejorar los procesos municipales, teniendo a la base de su tratamiento a los actos de mero trámite interno, permitiendo la obtención de resultados radicales en los indicadores de calidad, propiciando que la relación entre la municipalidad y el administrado.
b) El inversionista tiene derecho a que las municipalidades le brinden el
servicio de formalización de su actividad económica, en términos de eficiencia y efectividad.
c) Las municipalidades deben evaluar las consecuencias directas o
indirectas de sus propias actuaciones en el mercado y establecer políticas de desregulación y eliminación de barreras burocráticas que
Anexos
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representan al inversionista altos niveles de costos de transacción, en tiempo, dinero y oportunidades.
Es preciso destacar que la Metodología de Intervención de la Mesa de Preguntas resulta fundamental a los efectos de tratar casos típicos municipales que en la actualidad son considerados como problemas u obstáculos en el desarrollo del Proceso para Obtener el Permiso de Operación. En la capacitación se deben aplicar conceptos teóricos complementándolos con información práctica de casos reales, de manera que luego del análisis de aspectos conceptuales, se desarrollen aspectos prácticos que instrumentalicen los aspectos tratados.
3.6.3.5 Plantilla Temática
PLATAFORMA TEORICA PARA LA REINGENIERÍA Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA. 1. Rol Promotor de las Municipalidades en el Desarrollo Económico
Local. 2. Reingeniería Y Mejoramiento Continuo. Diferencia entre Proceso,
Procedimiento y Actos Internos de Mero Trámite. 3. Simplificación Administrativa. 4. El Escenario Municipal y las Inversiones Directas Extranjeras o
Nacionales. Ddefinición de paradigmas, reconocimiento de la necesidad al cambio y como aceptar ideas nuevas. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO PARA OBTENER EL PERMISO DE OPERACIÓN SIMPLIFICADO. 5. Presentación del nuevo Proceso para Obtener el Permiso de
Operación Simplificado. Plenaria y Mesa de Preguntas sobre el nuevo Proceso para Obtener el Permiso de Operación Simplificado (POPOS) y vivencias de cada una de las Municipalidades intervenidas.
Cuadro Nº 65 Plantilla Tmática.
Anexos
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3.6.3.6 Elaboración de Materiales.
Lecturas recomendadas:
� “Sobre la Necesidad de eliminar Barreras Burocráticas en la búsqueda de la satisfacción del cliente administrativo” de Roberto Hipólito Gómez Baca, en Municipalidad, empresa y Empleo. Pág. 24
� “Guía de Seis Pasos para la Reingeniería de Procesos” de Timothy Furey, en Planning Review, Marzo/Abril. Pág 20-23.
� “Diagrama de Flujo: representación grafica del proceso” De James Harrington en Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Capitulo 4.
Video Motivacional:
� “Paradigmas: Reconociendo El Futuro” de Películas Mel.
3.6.4 Responsable de Implementación.
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Desarrollo Motivacional Corporación Municipal IFC Talleres de Inter. acción
Desarrollo Teórico Corporación Municipal IFC Exposiciones Mesa de Preguntas Corporación Municipal IFC Absolución de
consultas Prueba de entrada y de
salida Corporación Municipal IFC Exámenes
Cuadro Nº 66 Responsable de Implementación.
Anexos
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3.6.5 Costo Aproximado de Implementación.
3.6.6 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
• Reportes diversos emitidos por el sistema sobre clientes atendidos, tiempos de demora en la atención, expedientes tramitados, demora en la terminación del trámite, incremento de solicitud de información e inicio de trámite de expedientes.
ACTIVIDAD COSTO Exposición de videos motivacionales, instrumentos de
capacitación. US$ 750
Jornadas de capacitación sobre el proceso simplificado US$ 250 Jornadas de capacitación sobre el proceso simplificado US$ 250
Exámenes de evaluación integral US$ 750 TOTAL US$ 2000
Cuadro Nº 67 Costo Aproximado de Implementación.
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• Índice de permanencia en el cargo del personal seleccionado • Número y contenido de quejas de usuarios sobre trato con clientes. • Análisis de los resultados de la aplicación de la plantilla temática
DESARROLLO Resultados
PLATAFORMA TEORICA PARA LA REINGENIERIA Y SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
PLATAFORMA TEORICA PARA LA REINGENIERIA Y SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
1. Rol promotor de las Municipalidades en el Desarrollo Económico Local.
• Identificar tendencias de modernización y subsidiaridad Municipal y estatal. • Reconocer las diversas formas de intervención estatal destacando la importancia
del desarrollo económico local desde la perspectiva de la desregulación. 2. Reingeniería Y Mejoramiento
Continuo. Diferencia entre Proceso, Procedimiento y Actos Internos de Mero Trámite.
• Diferenciar entre Actos Administrativo y Actos de mero tramite interno. • Diferenciación conceptual entre Innovación de procesos y mejoramiento. • Diferenciación practica entre proceso y procedimiento. • Determinación del inicio y fin de los procesos.
3. Simplificación Administrativa.
• Esquematización practica de los pasos de la innovación de procesos. • Selección de los procedimientos que forman parte del Proceso de Acceso Formal
al Mercado Local. • Esquema Metodológico de descripción del proceso con todos los procedimientos
involucrados en el acceso al mercado local. • Definición de las diversas herramientas de diagnostico :
a) Uso de Diagramas de bloques. b) Uso de ameba organizacional c) Uso de diagrama de Paso a Paso. d) Unos de diagrama de métricas del proceso. e) Uso de esquemas de problemas identificados.
• Manejo de herramientas de duplicidad, burocracia, sin valor agregado, prueba de errores, control de calidad, satisfacción de cliente, muestreo de costos, rediseño deseable, rediseño mínimo y rediseño esperable. Manejo de Propuestas viables.
4. El Escenario Municipal y las Inversiones Directas Extranjeras y Nacionales.
Despertar la capacidad de asombro en un caso de otra realidad para enfatizar la capacidad de crítica del ciudadano antes que el funcionario para mantener esta actitud durante la capacitación.
5. Definición de paradigmas, reconocimiento de la necesidad al cambio y como aceptar ideas nuevas.
• Reconocer la necesidad de cambio, buscando que los propios administradores del proceso tengan la propia iniciativa del cambio a efectos de lograr su participación en la implementación y mejoramiento continuo del nuevo proceso, valorando el trabajo en equipo.
6. Plenaria y Mesa de
Preguntas sobre el nuevo Proceso para Obtener el Permiso de Operación Simplificado (POPOS) y vivencias de cada una de las Municipalidades intervenidas.
• Desarrollar el perfil de los miembros de los equipos de innovación. • Manejar los Items de desarrollo para alcanzar un equipo de innovación eficaz. • Identificar posibles lideres del EIPM y los lideres del proceso a rediseñar. • Análisis de la situación del proceso, discusión sobre los problemas existentes,
cuellos de botella, barreras burocráticas e impedimentos legales de la simplificación según las experiencias vividas.
Cuadro Nº 68 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
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3.6.7 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
• Evaluación y capacitación permanente del personal involucrado en el POPOS. • Realización periódica de talleres de retroalimentación del proceso de
implementación de la reforma.
3.6.8 Conclusiones y Recomendaciones.
� La Etapa de Capacitación cuyo objetivo general es la transmisión de conceptos y prácticas para la administración adecuada del POPOS, es bastante provechosa por cuanto en la actualidad no vienen siendo desarrollados en docencia en la administración pública con e empuje con el deben contar.
� Se debe cubrir en su totalidad el dictado del temario propuesto. Así como el desarrollo de los ejercicios y la mesa de preguntas de trabajo.
� La participación activa del EIM debe servir como indicador de medida del grado de receptación y aceptación de los temas desarrollados.
� Se debe lograr posicionar la figura de la simplificación administrativa como una herramienta de trabajo útil para la modernización de los procesos en beneficio de los gobiernos locales y de las administrados.
3.7 PROCESO Y PROCEDIMIENTOS PARA LA OBTENCION DEL PERMISO DE OPERACIÓN DE NEGOCIO.
3.7.1 Situación Actual.
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El proceso de Permiso de Operación a nivel municipal, como se vio en el Diagnóstico, esta compuesto, en promedio, de hasta siete procedimientos. Donde los seis primeros son posibles requisitos del último procedimiento, aquel cuyo fin mismo es la obtención del Permiso de Operación.
Adicionalmente, y fuera del proceso de Permiso de Operación, a nivel municipal existe el procedimiento de Permiso de Rótulo que es independiente del primero, aunque se podría solicitar en forma simultánea.
Basándonos en los procedimientos antes descritos y como se mencionó en el diagnóstico, podemos obtener tres alternativas de proceso para el Permiso de Operación ya que no todos los negocios deben obtener los seis requisitos:
Alternativa 1 (Negocios que no requieren Dictamen Ambiental y no venden bebidas alcohólicas):
Alternativa 2 (Negocios que requieren Dictamen Ambiental y no venden bebidas alcohólicas):
Alternativa 3 (Negocios que venden bebidas alcohólicas)
3.7.2 Características Generales de la Propuesta.
En la propuesta consideramos crear un procedimiento que dependa del tipo de negocio y que no necesite de la intervención del solicitante cada vez que se culmine con alguna etapa del procedimiento, sino que fluya automáticamente hacia la siguiente estación. El nuevo procedimiento será llevado a cabo teniendo en cuenta
Alternativa Pasos Tiempo
Expediente Costo Promedio (Lps)
N° 1 100 25.4 1686.5 N° 2 160 36.9 2774.5 N° 3 172 36.9 2774.5
Cuadro Nº 69 Características de cada alternativa.
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que existirán negocios que por su bajo riesgo, no requieren una inspección previa, pero que aleatoriamente pueden ser inspeccionados en forma posterior. Por otro lado hay negocios, que por el grado de riesgo que representan si requerirán de una inspección previa a la emisión del Permiso de Operación, o del Permiso de Rótulo.
El objetivo de la propuesta representa una disminución drástica en el número de requisitos, con una duración menor, menos pasos y con un menor costo para el empresario teniendo en cuenta no sólo el costo del proceso en sí, sino el hecho que el empresario debe visitar actualmente por lo menos 4 veces antes de obtener su Permiso de Operación.
Todo ello fortalecerá lleva a fomentar la inversión en cada Municipio, además de facilitar la formalización de una gran masa de empresarios que operan en la informalidad por no contar con un permiso de operación legalmente emitido. La formalización traerá muchas ventajas al empresario y a la misma municipalidad que podrá recibir mayores ingresos por el impuesto a las ventas.
Con base en la Ley de Simplificación Administrativa vigente, se cuidará de respetar normas como la no obligatoriedad de presentar documentos, certificados o constancias (requisitos) para acreditar extremos que consten o deban constar en los archivos o registros de la Municipalidad (Artículo N°4) o la necesidad de poner en practica programas para automatizar y sistematizar el proceso de emisión del permiso de operación (Artículo N° 3)
Se integrará en el mismo proceso la solicitud de permiso de rótulo de forma tal que se obtenga a la par con el permiso de operación eliminando así el procedimiento adicional que hoy se requiere cuando se desea obtener el permiso de rótulo para un negocio.
Se busca obtener un dictamen único firmado por el Inspector y el Supervisor de Inspectores, con inspectores multifuncionales y un control de tiempo estricto y limitado a menos de dos días para obtener el dictamen final y el permiso de operación entregado.
Asimismo, el número de visitas del empresario a la municipalidad se reducirían drásticamente llegando a un ideal de dos visitas, una para recibir la orientación sobre el procedimiento y otra para entregar los requisitos básicos y recibir el Permiso de Operación o recibir la fecha de visita del Inspector.
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3.7.3 Componentes Específicos. 3.7.3.1 Procedimiento Único de Permiso de
Operación de Negocio.
Se propone el procedimiento denominado PERMISOEXPRESS, por su agilidad para el otorgamiento del Permiso de Operación. Con el objetivo de facilitar y agilizar el procedimiento para las empresas pequeñas y que no representen situaciones de riesgo, se ha creado la posibilidad de obtener el Permiso de Operación en menos de hora y media.
A través de un segundo procedimiento, dirigido a empresas que por sus actividades o envergadura pueden presentar un riesgo potencial a la comunidad, se consigue la entrega de un Permiso de Operación en un lapso máximo de 3 días, lo cual reduce sustancialmente el tiempo actual de entrega de permisos.
Se ha creado el documento que reseña y detalla el Procedimiento de Permisos de Operación en ambas Municipalidades, dicho instrumento administrativo normará y regulará la secuencia de actividades, requisitos, aprobaciones, y todas aquellas acciones necesarias para obtener el Permiso de Operación de Negocios. Asimismo el procedimiento de Permiso de Operación servirá también para obtener el Permiso de Rótulo, eliminándose de esta forma este procedimiento adicional en la actualidad.
3.7.3.2 Perfil del Procedimiento.
Se crean dos tipos de procedimiento muy similares y que varían solamente en que una vez ingresada la solicitud y registrada la empresa, se obtiene en forma inmediata el Permiso de Operación y el de rótulo en un caso, y en el otro caso se debe esperar la visita del Inspector al día siguiente en forma previa a la entrega del Permiso.
Los requisitos comunes en cualquier procedimiento serán:
1. Declaración Jurada 2. Escritura de Comerciante Individual o Sociedad 3. Exhibición de la tarjeta de identidad
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La secuencia común en ambos tipos de procedimientos esta compuesta por 3 etapas:
Orientación: Es la primera etapa del procedimiento, dirigido a clientes nuevos y consiste en asesorar al cliente respecto a la factibilidad de la apertura de su negocio, los requisitos necesarios y el procedimiento que seguirá. Se contara con el soporte de folletos impresos explicando el procedimiento, y los formularios necesarios.
Inicio del Procedimiento: Una vez que el usuario cuente con los requisitos informados, los presentará en cualquiera de los módulos nombrados como “Permiso de Operación”, y aquí se revisarán la factibilidad del negocio, los requisitos, se registrará en el sistema los datos del negocio, y se emitirá las facturas por los tributos que deba pagar el empresario como requisito.
Pago de tributos: El empresario se dirigirá luego a los módulos de pago donde cancelará sus tributos, y quedara en este momento listo para una de dos alternativas:
Entrega de el(los) Permiso(s): Si su negocio requiere inspección previa, esperará la visita del Inspector, quien una vez aprobada la inspección le entregará en su mismo local el Permiso de Operación (y el de rótulo si lo solicitó)
Si su negocio no requirió inspección previa, esperará el llamado de su nombre desde la Ventanilla de Emisión de Permisos, donde se le entregará personalmente el (los) permiso(s) solicitado(s).
3.7.3.3 Secuencia de Actividades.
Cuadro Nº 70 Secuencia de Actividades.
Anexos
216216216216
2
N° ACTIVIDAD AREA /
ENCARGADO TIEMPO COMENTARIOS
1 Obtiene turno para Orientación y espera informarse de los requisitos
Empresario 5 Utiliza un sistema de turnos
2
Informa sobre requisitos, plazos, costos y formatos y sobre zonificación permitida para el negocio
Módulo de Orientación
10
Se entrega una carpeta con los formatos necesarios y una cartilla de información. Además se puede generar una preliquidación por los tributos adeudados a esa fecha que orienten al usuario cuanto dinero traer junto a los requisitos
3 Obtiene turno y espera para entregar carpeta con requisitos
Empresario 5 El turno es para el módulo de Permiso de Operación
4
Verifica carpeta con requisitos y verifica que zonificación corresponda al uso de suelo solicitado.
Módulo de Permiso de Operación
10
5 Ingresa al SISPOP los datos de inscripción contenidos en la Declaración Jurada
Módulo de Permiso de Operación
5
Envía carpetas acumuladas hacia Archivo (esto no retrasa el procedimiento ya que se trabaja en línea con la información del SISPOP)
6
Genera recibos de pago por Permiso de Operación, Permiso de Rótulo y demás tributos municipales adeudados e indica en el SISPOP que el Negocio No Requiere Inspección Previa
Módulo de Permiso de Operación
10
En esta actividad se debe consultar al Empresario si realizará el pago en ese momento para efectuar la derivación de su atención hacia el módulo de pagos.
El SISPOP deberá mostrar el estado de “Solicitado”.
7 Espera atención en módulo de pago
Empresario 5 El empresario es llamado desde el módulo de pagos para su atención
8 Llama al Empresario Módulo de Pagos 1 El turno fue generado desde el Módulo de Permiso de Operación
9 Paga por recibos adeudados Empresario 1
10
Ingresa los pagos a su sistema y sella recibos como pagados. Indica al empresario que recibirá visita de inspectores y luego sus Permisos si el dictamen es positivo
Módulo de Pagos 5
El módulo de tesorería y el SISPOP se actualizan automáticamente con este pago. El SISPOP deberá mostrar el estado del Permiso como “Por Inspeccionar”
11 PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN EX ANTES 2
Inspecciones 960
Es el tiempo correspondiente a dos días hábiles que demora la inspección. La inspección incluye la entrega del Permiso de Operación y/o Rótulo al Titular del Negocio por parte del Inspector asignado
TOTAL MINUTOS 1,017 TOTAL HORAS 16.95
TOTAL DIAS (HÁBILES) 2.12
Anexos
217217217217
N° ACTIVIDAD AREA /
ENCARGADO TIEMPO
ESTIMADO COMENTARIOS
1
Obtiene turno para Orientación y espera informarse de los requisitos
Empresario 5 Utiliza un sistema de turnos
2
Informa sobre requisitos, plazos, costos y formatos y sobre zonificación permitida para el negocio
Módulo de Orientación
10
Se entrega una carpeta con los formatos necesarios y una cartilla de información. Además se puede generar una preliquidación por los tributos adeudados a esa fecha que orienten al usuario cuanto dinero traer junto a los requisitos
3
Obtiene turno y espera para entregar carpeta con requisitos
Empresario 5 El turno es para el módulo de Permiso de Operación
4
Verifica carpeta con requisitos y verifica que zonificación corresponda al uso de suelo solicitado.
Módulo de Permiso de Operación
10
5
Ingresa al SISPOP los datos de inscripción contenidos en la Declaración Jurada
Módulo de Permiso de Operación
5
Envía carpetas acumuladas hacia Archivo (esto no retrasa el procedimiento ya que se trabaja en línea con la información del SISPOP)
6
Genera recibos de pago por Permiso de Operación, Permiso de Rótulo y demás tributos municipales adeudados e indica en el SISPOP que el Negocio No Requiere Inspección Previa
Módulo de Permiso de Operación
10
En esta actividad se debe consultar al Empresario si realizará el pago en ese momento para efectuar la derivación de su atención hacia el módulo de pagos.
El SISPOP deberá mostrar el estado de “Solicitado”.
7 Espera atención en módulo de pago
Empresario 5 El empresario es llamado desde el módulo de pagos para su atención
8 Llama al Empresario Módulo de 1 El turno fue generado desde el
Cuadro Nº 71 Giros que no requieren de inspección previa
Anexos
218218218218
Observación:
Cualquier otro requisito para el Procedimiento PERMISOEXPRESS que sea señalado en el Plan de Arbitrios y que sea de carácter extramunicipal (Como por ejemplo la Licencia Sanitaria) no obstaculizará el desarrollo del procedimiento y la emisión del Permiso de Operación al Empresario, pero se registrará en el sistema tanto el tipo de documento como el plazo de su presentación para que sea entregado en la Municipalidad o verificado por un inspector al final del plazo. Si en dicha oportunidad no se presentara dicho requisito, el Permiso de Operación del negocio quedará revocado indefectiblemente.
3.7.3.4 Responsable de Implementación.
Pagos Módulo de Permiso de Operación
9 Paga por recibos adeudados
Empresario 1
10
Ingresa los pagos a su sistema y sella recibos como pagados. Indica al empresario que será llamado para entrega de (los) Permiso(s)
Módulo de Pagos
5
El módulo de tesorería y el SISPOP se actualizan automáticamente con este pago. El SISPOP deberá mostrar el estado del Permiso como “Por Inspeccionar”
11 Imprime Permisos de Operación y/o Rótulo
Ventanilla de Impresiones
15
Luego del pago (siendo un negocio con inspección-expost) aparecerán los Permisos como pendientes de impresión en el SISPOP. La firma sobre estos Permisos es digitalizada y pertenece al Jefe del Area de Permisos de Operación
12 Llama a Empresario Ventanilla de Impresiones
1
13 Entrega Permiso de Operación y Permiso de Rótulo
Ventanilla de Impresiones
3 En el SISPOP deberá marcar el Permiso de Operación y/o Rótulo como “Entregado”
14 Firma cargo como recibido
Empresario 2
TOTAL MINUTOS 78 TOTAL HORAS 1.30
TOTAL DIAS (HÁBILES) 0.16
Anexos
219219219219
En ambas Municipalidades, la Corporación Municipal o entidad municipal designada por esta será la encargada de realizar todas las coordinaciones para la implementación y puesta en marcha del nuevo procedimiento de permiso de operación de negocios PERMISOEXPRESS. Se establecerá una fecha para su implementación.
Para la fecha prevista deberán encontrarse operativos todos los módulos de atención de expedientes y de pagos en el local asignado, así como el equipo necesario, no sólo en el área de atención al público, sino también en el área designada a los inspectores, que deberán contar con una PC e impresora cada uno. Se entiende asimismo que el personal del área de Permisos de Operación deberá encontrarse debidamente capacitado para esa fecha, además del soporte tecnológico y normativo para el procedimiento. Fecha proyectada 15 de Diciembre del 2006.
3.7.4 Costo aproximado de Implementación.
Las actividades que sean necesarias para la puesta en marcha del nuevo procedimiento de PERMISOEXPRESS, no generarán costos adicionales, más que el costo de cada uno de los componentes específicos y que están detallados en el presente informe. No se ha determinado aún la fecha exacta de inicio del nuevo procedimiento, en todo caso esto depende de las implementaciones de cada uno de los componentes detallados.
3.7.5 Instrumentos de Monitoreo y Evaluación. • Número de Pasos para obtener el Permiso de Operación
Con el nuevo procedimiento, se espera reducir efectivamente el número de pasos para obtener el Permiso de Operación en una cifra superior al 50 % y para cualquiera de los procedimientos propuestos (inspecciones ex antes o ex post)
� Tiempo para la obtención del Permiso de Operación de Negocio Reporte del sistema que muestre que el tiempo para obtener un Permiso de Operación desde que se inició el nuevo procedimiento se redujo en mas del 80
Anexos
220220220220
% respecto a los tiempos promedios medidos para la misma Municipalidad (en forma previa al inicio del nuevo procedimiento y que figuran en el Informe de Diagnóstico).
� Tiempo invertido por el empresario
Con el procedimiento propuesto el empresario obtendrá un ahorro superior al 50% en el tiempo invertido en sus visitas a la Municipalidad.
3.7.6 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
� Deberá disponerse que sólo podrá variarse el procedimiento, sus requisitos,
tasas y autorizaciones vía ordenanza municipal, de forma tal que se garantice la estabilidad de la reforma.
� Deberá crearse y difundirse entre el personal del área dedicada a Permisos de Operación el procedimiento documentado y su aplicación permanente de tal forma que se mantenga en el área el Manual de Procedimientos como una norma permanente a seguir.
� La gestión del encargado del área de Permisos de Operación se medirá a través del cumplimiento del procedimiento y sus plazos. El sistema deberá generar un Reporte Mensual de indicadores que midan la calidad del proceso ( Ver detalles de los indicadores en el Manual de Servicio al Cliente, sección de Control de Calidad del Servicio).
3.8 INSPECCIONES Y FISCALIZACION. 3.8.1 Situación Actual.
En ambas municipalidades con un proceso mas disperso, muestran también el hecho de contar con múltiples inspecciones. Cada Oficina encargada de otorgar una
Anexos
221221221221
constancia o dictamen constituirá una inspección en la mayoría de los casos. Así tenemos las siguientes constancias que provienen de una inspección previa:
- Constancia de Juzgado Municipal (CJM) - Certificado de Prevención contra Incendios (CEPRI) - Dictamen Ambiental (DIA) - Constancia de Uso de Suelo (CUS) - Permiso de Operación (PO)
Cada una de ellas proviene de una inspección realizada por la Oficina encargada de emitir cada Constancia, como se señalo en el Diagnóstico. Las inspecciones se hacen lentas principalmente por dos motivos: el número de estaciones por las que pasan los expedientes en forma previa a la inspección constituyendo una serie de actividades sin valor agregado como traslados y esperas, y por otro lado la falta de movilidad hacia el lugar de inspección que ocasiona en muchos casos la necesidad de contar con un vehículo del mismo solicitante para trasladar a los inspectores, lo que en algunos casos, además de originar una demora puede ocasionar una falta de objetividad al tener que dictaminar un negocio. Respecto a las inspecciones de Permiso de Operación realizadas por Urbanismo es observable el hecho de que tanto en la Solicitud para Operación de Negocio como en el formato interno de Dictamen de Solicitud de Operación de Negocio, Urbanismo dictamina sobre el Uso de Suelo, mas no sobre el Permiso para operar, lo cual llama la atención ya que significa una duplicidad de tareas y no se cumple con el objetivo del formato. En resumen, se puede observar una multiplicidad de inspecciones para las cuales el empresario o solicitante debe realizar pagos en cada oficina encargada, además de trasladarse a las mismas y tener que llenar una serie de requisitos en cada una, muchas veces requisitos solicitados también en otras Oficinas de Inspección, lo cual hace mas lento el tramite, consume mas tiempo al empresario y aumenta los costos del mismo. A diferencia de Tegucigalpa no existe un área de inspección única, donde se congreguen todos los inspectores que capacitados en las múltiples áreas de inspección las lleven a cabo en una sola oportunidad, sino que cada oficina realiza su propia inspección. El proceso de inspección, disgregado y a cargo de varias Oficinas, hace lento y resta funcionalidad y rapidez al proceso general de Permiso de Inspección.
Anexos
222222222222
De manera particular podemos observar algunos hechos encontrados que desfavorecen la labor de los inspectores: falta de equipo de oficina, falta de movilidad, falta de motivación en el personal (traducido en ausentismo y quejas) y un proceso largo y complejo de inspecciones. En cuanto a la fiscalización de los Permisos de Operación, esta labor era realizada por la Policía Municipal que actuaba ante denuncias o por operativos. No se refleja los resultados en cuanto a Permisos de Operación ya que existe un gran número de negocios que siguen operando sin contar con Permiso de Operación. Recientemente se creo la Policía Fiscal, orientada a la captación de fondos municipales y orientación al usuario.
3.8.2 Características Generales de la Propuesta.
3.8.2.1 Dos tipos de Inspecciones
Se propone la creación de dos tipos de inspecciones: ex ante y ex post. El primer tipo de inspecciones esta dirigida hacia aquellos negocios que por su naturaleza representen algún tipo de riesgo para la salud o vida humana, y por lo tanto es importante la inspección previa o ex ante a la emisión de su Permiso de Operación de Negocios. El segundo tipo de inspecciones esta dirigida hacia los negocios que no presentan ese riesgo y por lo tanto se puede agilizar el otorgamiento de su Permiso de Operación, dejando la inspección como materia posterior y en forma aleatoria o seleccionada por el Supervisor de Inspecciones. Organización La sección de Inspecciones formaría parte de la Oficina de Permisos de Operación de Negocios, y estaría dirigida y controlada en forma directa por el Supervisor de Inspecciones. El mismo tendrá a su cargo un equipo de Inspectores que dotados de los recursos necesarios podrán realizar su labor en forma eficiente de tal forma que no se retrase el Proceso de Permiso de Operación de Negocios. Se busca realizar las inspecciones de todos los negocios que así lo requieran al día siguiente de que su solicitud es registrada en el SISPOP.
Anexos
223223223223
Procedimiento Asimismo se propone el uso de un Manual de Inspecciones, elemento que regule el procedimiento y todos aquellos aspectos referidos a las inspecciones con el fin de autorizar o confirmar un Permiso de Operación. Este Manual es presentado como uno de los entregables del Proyecto. El procedimiento de inspecciones estaría apoyado por el sistema de permisos de operación, donde los inspectores recibirían todos los días en una bandeja de entrada los negocios que deben inspeccionar y tendrían acceso a los datos del mismo (nombre o razón social, ubicación, giro, zonificación, entre otros). Los datos de la inspección, consignados en el mismo sistema bajo el formato de una Boleta de Inspección (listado de requisitos a verificar), así como el Dictamen serían llenados por el Inspector en el SISPOP y se esperaría la aprobación (o denegación) inmediata del Supervisor, luego de ello los negocios que requieren inspección previa recibirían su Permiso de Operación de Negocio (y posiblemente el de rótulo). Fiscalización
La propuesta, a nivel de recomendación, se basa en contar con un grupo de Inspectores cuyo fin sea ampliar la base tributaria (formalizar mas negocios), antes que fiscalizar exhaustivamente al mismo grupo de negocios cada año. Estos inspectores, continuarían perteneciendo al área de Fiscalización, pero con la finalidad descrita.
3.8.3 Componentes Específicos. 3.8.3.1 Selección y Contratación de Personal.
Supervisor e Inspectores Es necesaria la selección y contratación del personal que integrará la sección de Inspecciones del la Oficina de Permisos de Operación. Dos tipos de empleados son requeridos, aquel que conducirá el trabajo la Sección de Inspecciones y controlará el trabajo de los inspectores, llamado Supervisor de Inspecciones; y por otro lado los
Anexos
224224224224
mismos Inspectores que conformarán parte de un equipo de inspección y realizarán un trabajo de campo y oficina permanente. Perfil del Supervisor de Inspecciones De acuerdo al procedimiento propuesto y a las funciones que se asignan en el mismo, se propone que la selección del Inspector se realice según el perfil siguiente:
a) De sexo femenino b) Con experiencia en manejo de personal c) Profesional en arquitectura, ingeniería civil o ingeniería sanitaria o ambiental, o
especialización que cubra cualquiera de estas áreas. d) Acostumbrado a trabajar por objetivos e) Capacidad de trabajo bajo presión f) Manejo y uso de Computadora Personal y software comercial (office) g) Honradez a toda prueba h) Capacidad para entrenar y guiar un equipo de inspectores i) Capacidad de comunicación. j) Dispuesto a capacitarse en el nuevo procedimiento y en el uso del SISPOP
Perfil del Inspector
a) De sexo femenino b) Egresado Universitario de arquitectura, ingenieria civil, ingeniería electrica,
ingenieria sanitaria o ambiental, o especialización el alguna de estas áreas. c) Honradez a toda prueba d) Capacidad de redacción e) Conocimiento de las calles y avenidas del Municipio f) Capacidad para trabajar bajo presión g) Uso de Computadora Personal y conocimientos de Office h) Altamente motivado y dinámico i) Acostumbrado a trabajar por metas j) Cortes y amable en su trato k) Capacidad para tratar con distintos tipos de públicos. l) De preferencia con capacidad para conducir auto o motocicleta m) Dispuesto a capacitarse en el nuevo procedimiento y en el uso del SISPOP y
equipos tecnológicos (cámara, video, PDA, Internet, etc)
Anexos
225225225225
Contratación del Personal El número de inspectores en cada Municipalidad dependerá del número de Permisos de Operación solicitados en cada una. Considerando que un inspector polifuncional puede realizar un promedio de 3 inspecciones diarias y para mantener la fluidez en el procedimiento de Permiso de Operación se propone la selección y contratación de 4 Inspectores. En esta Municipalidad existe un atraso acumulado de expedientes sin atender, por ello se propone contratar este número de Inspectores. Estamos en la asunción de que todas las solicitudes de permiso de operación generarán un dictamen de inspectoría. De acuerdo al número de dictámenes realmente realizados, el número de inspectores podrá reducirse o aumentarse según un estudio de carga de trabajo con las estadísticas arrojadas por el SISPOP. Asimismo se propone que el pago de los Inspectores y Supervisor sea un básico mas una bonificación por número de inspecciones realizadas, de forma tal que exista un incentivo permanente por cumplir con las inspecciones asignadas en el tiempo calculado.
3.8.3.2 Capacitación de Personal.
El personal contratado será capacitado en el procedimiento de obtención del Permiso de Operación, y en el uso del Sistema SISPOP. De preferencia deberán contar con experiencia en manejo de sistemas empresariales y con cualidades para la atención del público. La capacitación técnica del Personal para las inspecciones estará a cargo de especialistas en cada una de las materias de inspección, además se tratará de conformar un equipo multidisciplinario que aporte su experiencia en algún tema de inspección de negocios. A la vez serán capacitados en el uso del sistema SISPOP para poder recibir las solicitudes de Permiso de Operación y para ingresar sus dictámenes en el mismo sistema, utilizando la PC asignada a cada uno. Es necesario que los nuevos inspectores, una vez capacitados, se integren a la labor diaria de inspección junto con los antiguos inspectores y utilizando el sistema SISPOP puedan atender las
Anexos
226226226226
inspecciones que le correspondan. Así se manejara en paralelo ambos tipos de procedimientos hasta lograr el dominio completo del procedimiento PERMISOEXPRESS bajo el nuevo esquema. Organización La Sección de Inspecciones, perteneciente a la Oficina de Permisos de Operación de Negocio estará integrada por un Supervisor y seis Inspectores. Se busca que los Inspectores sean polifuncionales y estén capacitados para llevar a cabo una inspección integral (se inspeccionará rótulos también), sin embargo, a criterio del Supervisor podría enviarse a un equipo de Inspectores si el negocio a inspeccionar revistiera complejidad. Se manejarán las inspecciones de acuerdo a determinados criterios técnicos y administrativos contenidos en el Manual de Inspecciones para Permisos de Operación. El sistema apoyará al Supervisor en el control del tiempo máximo que poseen los Inspectores para realizar la inspección y emitir un dictamen sustentado (con las observaciones y evidencias encontradas), caso contrario enviará algún tipo de alerta del incumplimiento del Inspector, lo cual será un indicador de su eficiencia y de la de su área en general. Responsabilidad El supervisor será responsable por:
a) Asignar o verificar la asignación de los negocios a inspeccionar hecha por el sistema un día previo a la realización de la inspección
b) Controlar y hacer cumplir las responsabilidades de los inspectores c) Analizar en forma diaria los dictámenes emitidos por los inspectores y
aprobarlos o denegarlos (vía sistema una vez que este activo el mismo) d) Emitir el Dictamen de cada negocio (permiso de operación y/o rótulo),
firmarlo y hacer firmar con el Inspector responsable (Si el sistema lo permite, la firma de ambos puede ser digital vía aprobación en el mismo sistema, en ese caso no es necesaria la impresión del dictamen)
e) Verificar que todas las inspecciones ingresadas el día previo sean realizadas hoy, incluyendo el dictamen final y su aprobación o denegación por el mismo Supervisor.
Anexos
227227227227
f) Coordinar con el Jefe de Permisos de Operación las funciones de la sección de Inspección.
g) Analizar en forma mensual la productividad de los inspectores y proponer cambios o mejoras si fuese necesario.
El inspector será responsable por:
a) Coordinar en forma diaria su trabajo con el Supervisor de Inspecciones b) Cumplir con todas las inspecciones asignadas por el sistema o por su
Supervisor de Inspecciones el día previo. c) Verificar en forma objetiva las condiciones del local inspeccionado y según los
parámetros establecidos por el área.
d) Aplicar en forma objetiva su conocimiento técnico y juicio para emitir dictámenes ajustados a la realidad del local.
e) Ingresar al Sistema de Permisos de Operación (cuando este activo) los resultados de la Boleta de Inspección así como el dictamen final.
f) Cumplir con los procedimientos establecidos para inspecciones ex ante y ex post.
g) Cumplir con todas aquellas tareas relacionadas a su función y asignadas por el Supervisor de Inspecciones.
3.8.3.3 Secuencia de Actividades para la Inspección.
N° ACTIVIDAD AREA /
ENCARGADO TIEMPO COMENTARIOS
1
Recibe lista de negocios a
inspeccionar y sus datos en Bandeja de
“Negocios por inspeccionar” del
Inspector 0
La revisión se hace en forma diaria a las 8 am. Todos los negocios registrados y sin inspección aparecen en la
Bandeja de Entrada.
Cuadro Nº 72 Secuencia de Actividades para la Inspección.
Anexos
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SISPOP
2
Imprime datos de los negocios a
inspeccionar durante el día
Inspector 3 Puede imprimir los datos
contenidos en la Declaración Jurada que el empresario presentó
3 Se desplaza al negocio Inspector 15 Cada Inspector debe contar con una moto para poder desplazarse
4
Desarrolla inspección (Ver Manual de Inspecciones Técnicas)
Inspector 390
Tiempo asumido para desplazarse e inspeccionar 3 negocios (120 minutos por
inspección)
5
Emite Boleta de Inspección y Dictamen de Inspección para
Permiso de Operación y Rótulos o ingresa
datos en PDA (si esta disponible)
Inspector 2
El Dictamen y la Boleta de Inspección se ingresan
directamente en el PDA que contiene ambos formatos.
6 Transfiere Dictamen y Boleta de Inspección al
SISPOP Inspector 3
El Dictamen como la Boleta de Inspección se pueden transferir
conectando el PDA al SISPOP en la Oficina
7 Aprueba Dictamen Supervisor de Inspecciones
20
La aprobación se hace vía SISPOP, aparecerá en la bandeja de inspeccionados Deberá existir una persona que aprueba las Inspecciones cuando el Jefe no
este presente.
8 Imprime Permiso Ventanilla de Impresión
10
Todos los negocios que requieren inspección ex post y tienen
dictamen positivo aparecerán en la lista de Permisos por Imprimir
(Permisos de Operación y Rótulo)
9 Llama a Inspector
responsable de el(los) Permiso(s)
Ventanilla de Impresión
5
10 Recoge el (los) Inspector 15
Anexos
229229229229
Permisos
11 Se traslada al local del
Negocio Inspector 15
12 Entrega Permiso(s) Inspector 15
13 Firma Cargo de
Recepción Empresario 1
TOTAL MINUTOS 494 TOTAL HORAS 8.23
TOTAL DIAS (HÁBILES) 1.03
N° ACTIVIDAD AREA /
ENCARGADO TIEMPO COMENTARIOS
1
Recibe lista de negocios a
inspeccionar y sus datos en Bandeja de “Negocios por inspeccionar” del
SISPOP
Inspector 0
La revisión se hace en forma diaria a las 8 AM. Todos los negocios registrados y sin inspección aparecen en la
Bandeja de Entrada.
2
Imprime datos de los negocios a inspeccionar durante el día
Inspector 3 Puede imprimir los datos
contenidos en la Declaración Jurada
3 Se desplaza al
negocio Inspector 15
Cada Inspector debe contar con una moto para poder
desplazarse
4
Desarrolla inspección (Ver
Manual de Inspecciones Técnicas)
Inspector 390
Tiempo asumido para desplazarse e inspeccionar 3 negocios (120 minutos por
inspección)
5 Emite Boleta de Inspección y Dictamen de
Inspector 2 El Dictamen y la Boleta de Inspección se ingresan
directamente en el PDA que
Cuadro Nº 73 Inspección Ex Post (Posterior a la Emisión del Permiso de Operación de Negocio
Anexos
230230230230
3.8.4 Responsable de Implementación.
Inspección para Permiso de Operación y
Rótulos o ingresa datos en PDA (si esta disponible)
contiene ambos formatos.
6
Transfiere Dictamen y Boleta de Inspección al
SISPOP
Inspector 3
El Dictamen como la Boleta de Inspección se pueden
transferir conectando el PDA al SISPOP en la Oficina o
enviándolo inalámbricamente desde el lugar de Inspección al SISPOP si es posible
7 Aprueba Dictamen Supervisor de Inspecciones
20
La aprobación se hace vía SISPOP, aparecerá en la bandeja de inspeccionados Deberá existir una persona que aprueba las Inspecciones
cuando el Jefe no este presente.
TOTAL MINUTOS 433 TOTAL HORAS 7.22
TOTAL DIAS (HÁBILES) 0.90
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Selección y Contratación del Personal
• Departamento de Control Urbano-GPU
• Unidad de Permisos e Inspecciones-DIMA
• Realizar la selección y coordinar la contratación del personal seleccionado
Capacitación • Departamento de Control Urbano-GPU
• Unidad de Permisos e
• Capacitación en las áreas que determine el nuevo proceso y que sea
Cuadro Nº 74 Responsable de Implementación
Anexos
231231231231
3.8.5 Costo aproximado de Implementación.
ACTIVIDAD COSTO Selección y Contratación del Personal
US $ 2,100, sueldo mensual por tres inspectores
Capacitación No tiene un costo ya que serán las mismas áreas actuales de inspección las que darán el curso
Coordinación y transferencia de las inspecciones
No tiene costo, es realizado por personal de la misma Municipalidad
Organización y Responsabilidad del Equipo de Inspectores
US $ 4,000 aproximadamente. Correspondiente a 2 terminales para digitación de dictámenes, la instalación de software, conexiones necesarias, compra de un PDA por cada inspector y la compra de 3 motos para inspección, escritorios, archivadores y demás mobiliario
Inspecciones-DIMA • Oficina Técnica de
Prevención-Comandancia General de Bomberos
• Departamento Municipal de Justicia
competente a cada especialidad
Coordinación y transferencia de las inspecciones
• Sección de Urbanismo-Control Urbano
• Coordinar la transferencia
Organización y Responsabilidad del Equipo de Inspectores
• Sección de Urbanismo-Departamento de Control Urbano
• IFC
• Coordinar la organización y equipamiento del área de Inspecciones según el nuevo procedimiento.
• Supervisión
Cuadro Nº 75 Costo aproximado de Implementación
Anexos
232232232232
3.8.6 Instrumentos para el Monitoreo y la Evaluación.
• Indicador del Tiempo Promedio de Inspección, que medirá en forma semanal y mensual el tiempo promedio del equipo desde el momento en que se registra en el sistema un negocio que requiere inspección hasta el momento en que el Dictamen es calificado (aprobado o denegado) por el Supervisor de Inspecciones. Mayor detalle de su cálculo y presentación se puede hallar en el acápite referido a Control de la Calidad del Servicio del Manual de Servicio al Cliente.
• Reportes de Control obtenidos desde el sistema que permita evaluar el tiempo de cada Inspector en cada una de las etapas del procedimiento de inspección (Por inspeccionar, inspeccionado, dictaminado)
• Encuestas trimestrales de satisfacción del cliente sobre el servicio de inspección recibido.
3.8.7 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
• Manual de Procedimientos donde se detalle el procedimiento del área de Permisos de Operación, incluyendo el procedimiento relacionado a las inspecciones. Este procedimiento y sus actualizaciones sólo podrían ser modificados por Ordenanza Municipal.
3.9 DESCONCENTRACION DE FIRMAS
Y CONCENTRACION DE FUNCIONES AFINES AL PROCESO.
3.9.1 Situación Actual.
Anexos
233233233233
El actual proceso de Permiso de Operación no considera distintos niveles de autorización final para operar, es decir todas las solicitudes de permiso respecto de todos los giros solicitados en todas las áreas del municipio desarrollan el mismo proceso, donde es totalmente factible establecer niveles de permiso de operación cuya naturaleza del giro o ubicación geográfica permitan definir procesos mas simplificados, por ejemplo dos grupos de empresas deberían merecer atención especial: (a) micro, pequeña y mediana empresa que constituye la mayor parte de la economía Hondureña, y (b) empresas que operan en industrias de alta ventaja comparativa como son el turismo o agricultura no tradicional donde las inversiones podrían proveer una rápido retorno a la productividad general del país y al crecimiento económico, las cuales deberían contar con procesos mas simplificados.. Todos los permisos operación emitidos deben ser aprobados en promedio por cuatro entre el área de finanzas y el área de urbanismo, sin distinguir la naturaleza de la actividad que desarrolla, ni el tamaño o ubicación de la misma, o la personería jurídica del titular. Absolutamente todas requieren de la aprobación de 4 firmas y múltiples visados, originando demoras importantes para la culminación del trámite.
3.9.2 Características Generales de la Propuesta. En virtud al trabajo de seguimiento de expedientes realizado respecto a la naturaleza de las actividades de los negocios que solicitan permiso de operación y el tiempo que la Municipalidad demora en culminar el trámite de las mismas, es necesario establecer distintos niveles de aprobación para las distintas solicitudes. Asimismo, para evitar demoras en el nuevo procedimiento, es conveniente que se establezca para cada instancia de aprobación, firmas alternas que puedan sustituir a las firmas titulares en caso de ausencia bajo el principio de una “transferencia de funciones”. Este esquema legal, distinto al de la simple delegación de funciones, deberá establecerse en el documento de gestión correspondiente, debiendo contar previamente con opinión favorable del área de Asesoría Legal de la Municipalidad. Este proyecto propone distintos niveles de aprobación y firma del Permiso de Operación, según el grupo al que pertenezca la actividad. Se propone un grupo de funcionarios a nivel de jefe de división con el nivel jerárquico que se crea conveniente, para los grupos I y II; y otro, a nivel de gerente, para el grupo III.
Anexos
234234234234
3.9.3 Componentes Específicos. 3.9.3.1 Distintos Niveles de Aprobación. Se propone distintos niveles de aprobación de las autorizaciones según la naturaleza de las actividades que desarrollan los inversionistas de acuerdo a la clasificación establecida en el numeral 2.3.3 del Segundo Componente., con el propósito de aligerar la culminación del trámite, sobre todo de aquellas actividades económica cuyo funcionamiento no debería revestir mayor reparo sino el normal simplificado en la administración pública. Establecer cuadros de “niveles de aprobación” de los Permisos de Operación de acuerdo al grupo que pertenezca, según la clasificación establecida, y de transferencia de funciones para la aprobación alterna, los mismos que deberán ser incorporados en el documento de gestión pertinente que los legalice.
3.9.3.2 Firmas Alternas por Delegación de Funciones.
A efectos que la continuación del desarrollo del proceso no se encuentre supeditada a la presencia física del funcionario responsable de firmar el documento se propone establecer, bajo el mecanismo de delegación de funciones: La facultad de firmar el documento que resuelve la solicitud planteada al funcionario de primer nivel, es decir aquel que en el desarrollo normal de sus actividades se encuentra cotidianamente mas cerca al administrado, dándole con ello la capacidad de decisión y resolución sobre las peticiones hechas de manera mas simple y rápida. La facultad de delegación de firma, es decir que legalmente pueda delegar en algún otro trabajador municipal de igual o menor nivel la facultad de firmar el documento que resuelve la solicitud planteada. Ambas propuestas se detallan en el siguiente cuadro:
Cuadro Nº 75 Cuadro Resumen de Ítems de la Propuesta
Anexos
235235235235
GRUPO
APROBACIÓN PREVIA
APROBACIÓN PREVIA ALTERNA
APROBACIÓN FINAL TITULAR
APROBACIÓN FINAL
ALTERNA
I Orientador Supervisor Coordinador
Jefe de Oficina Supervisor Coordinador
II Orientador Supervisor Coordinador
Jefe de Oficina Supervisor Coordinador
III Orientador Jefe de Oficina Director General
Director General
Todos Orientador Jefe de Oficina Director General
Director General
3.9.4 Responsable de la Implementación.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
ACCION
Coordinación para elaborar borrador de propuesta a ser incluida en el documento de gestión
Equipo Consultor Borrador de Propuesta
Proyecto de norma Equipo Consultor
Elaboración de documento
Aprobación de la norma Corporación Municipal
Norma municipal aprobada
3.9.5 Costo Aproximado de la Implementación
Cuadro Nº 76 Responsable de Implementación
Cuadro Nº 77 Costo aproximado de la Implementación
Anexos
236236236236
ACTIVIDAD COSTO US$
Coordinación para elaborar borrador de propuesta a ser incluida en el documento de gestión
S/C
Proyecto de norma S/C Aprobación de la norma municipal.
S/C
Difusión
US$ 1000
3.9.6 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
• Informe semestral que indique claramente los permisos aprobados en ese
período con indicación puntual del grupo al que pertenece la actividad autorizada y el nombre y cargo del funcionario que la aprobó.
• Informe que precisar el tiempo transcurrido entre el momento en que se envió
la información para aprobación y el momento en que culminó cada etapa del proceso.
3.9.7 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
• Incorporar el mandato en el documento de gestión correspondiente.
3.10 REQUISITOS Y FORMATOS.
3.10.1 Situación Actual.
Anexos
237237237237
De acuerdo a lo comprobado en la fase del diagnostico, la exigibilidad de muchos de los requisitos para la obtención del permiso de operación de negocio están enteramente ligados a la ejecución de procedimientos previos engorrosos y los mismos no se ajustan a los principios enunciados en la Ley de Simplificación Administrativa, ni responden a criterios lógicos de necesidad. Muchos de ellos se han generado espontáneamente o a iniciativa de algún funcionario y se han ido consolidando en el tiempo y actualmente vuelven gravoso el proceso en si. Respecto de los formatos, el diagnostico ha identificado la necesaria reformulación de los mismos producto de su desactualización e inclusión de requerimiento de información no pertinente.
PROCEDIMIENTO REQUISITOS Fotocopia de la Solvencia Municipal vigente del propietario o representante legal Fotocopia de la Tarjeta de Identidad del propietario o representante legal Fotocopia del Registro Tributario Nacional del propietario o representante legal Fotocopia del Contrato de Arrendamiento del local o del titulo de dominio en caso de ser propietario del inmueble el solicitante Fotocopia de la Escritura de Constitución de Sociedad, Comerciante Individual o Persona Natural Croquis en tamaño carta de la ubicación del negocio (indicando calles, avenidas, barrios o colonia y numero catastral) Certificado Prevención de Riesgos contra Incendios de Bomberos Constancia de Uso de Suelo para Operación de Negocio de la Oficina de Control Urbano Dictamen Ambiental (DIMA)
Obtención Permiso de
Operación De Negocio
Fotocopia de la Licencia Sanitaria
Cuadro Nº 78 Resumen de Requisitos
Anexos
238238238238
Constancia del Departamento Municipal de Justicia Constancia de la UTTU Fotocopia autenticada del Permiso de Explotación de Soptravi Constancia original de Punto de Acta de la Corporación Municipal de aprobación de Permiso para iniciar tramites Constancia del Instituto Municipal de Turismo (solo para negocios ubicados en la Zona Turística) Boleta de Pago de Lps. 100.00 en Tesorería Municipal Solicitar Permiso de Instalación de Rotulo Pagar liquidación de Impuestos. Inspección al negocio.
Total 19
De la información obtenida en la fase de diagnostico del Proceso de Obtención del Permiso de Operación de Negocio, se ha determinado que para completar el trámite para dicha solicitud existen los siguientes formatos:
PROCEDIMIENTO FORMATO O DOCUMENTO
TIPO
Boleta de Reporte de Inspección Cuerpo de Bomberos
Formato Preimpreso
Permiso de Operación
Solicitud de Dictamen Ambiental para Permiso de Operación de Negocios
Solicitud y Formato
Cuadro Nº 79 Resumen de Formatos
Anexos
239239239239
Solicitud de Inspección Municipal (Juzgado de Policía)
Solicitud y Formato
Boleta de Inspección para Establecimientos Comerciales (Juzgado de Policía)
Formato Preimpreso
Encuesta Aplicada al Vecindario (Juzgado de Policía)
Formato Preimpreso
Solicitud para Operar Negocio o Empresa
Solicitud y Formato
Dictamen de Solicitud de Operación de Negocio (Sección de Urbanismo)
Formato Preimpreso
Declaración Jurada Anual de Impuestos de Industria, Comercio y Servicios
Formato Preimpreso
Identificación de los Contribuyentes o Responsables
Formato Preimpreso
Identificación de Establecimientos Comerciales
Formato Preimpreso
De Negocio
Identificación de Socios Integrantes de Personas Jurídicas
Formato Preimpreso
Anexos
240240240240
Formulario Permiso de Operación
Formato Preimpreso
Total Formatos 11
3.10.2 Características Generales de la Propuesta.
En cuanto a los requisitos exigidos, éstos deben ser los estrictamente necesarios para satisfacer requerimientos legales o normatividad interna depurada previamente, y deben estar especificados con precisión y claridad en un Manual de Procedimientos y en la Ordenanza Municipal que normara e institucionalizara el Nuevo Proceso Simplificado, respetando los principios de Simplicidad y de Uniformidad3 que deben ser tenidos en cuenta permanentemente en la formulación de los procedimientos. La exigencia de nuevos requisitos no debe aparecer por iniciativa aislada de funcionarios o del personal operativo. Los requisitos deben cumplir un fin específico dentro del proceso, el cual haya sido previamente sustentado. Debe eliminarse la tradición de pedir determinado documento “por seguridad” o “por sí acaso” o “porque así ha sido la practica”. Asimismo para datos que se puedan verificar por sistemas informáticos, o mediante la observación directa por exhibición de documentos por parte del funcionario o empleado encargado del trámite, se debe eliminar la costumbre de pedirle al solicitante que proporcione y anexe al expediente fotocopias de documentos. (Tales como la Solvencia Municipal, la Clave Catastral de inmuebles, el Registro Tributario Nacional, la Tarjeta de Identidad). Para el inicio del trámite de solicitud de un Permiso de Operación de Negocio, se deberá utilizar un único formato que contemple todas las opciones relacionadas con el nuevo proceso y sus actividades, donde se pueda registrar todos los datos, autorizaciones del solicitante relativos al trámite, evitándose al máximo incorporar al expediente formatos adjuntos que seguramente originaran la necesidad de nuevas autorizaciones adicionales. En tal sentido, bastara readecuar el actual formato de
3 Conforme a este principio, la autoridad administrativa deberá establecer requisitos similares para trámites similares, garantizando que las excepciones a los principios generales no serán convertidos en la regla general. Toda diferenciación deberá basarse en criterios objetivos debidamente sustentados.
Anexos
241241241241
Declaración Jurada Anual de Impuestos de Industria, Comercio y Servicios para utilizarla automáticamente como solicitud para el inicio del trámite, convirtiéndose este hecho en medida simplificada eliminando el actual formato de solicitud que resulta hasta desactualizado. El diseño del formato, deberá ser sumamente claro y puntual respecto de los compromisos que el solicitante adquiere, y de las consecuencias o deducción de responsabilidad administrativa, civil y penal que podría emprender la Municipalidad o el Ministerio Público, por falsedad de información proporcionada, la entrega de documentos falsos, la falta de cumplimiento de compromisos y, específicamente respecto de la comisión de delitos vinculados a la violación de la propiedad intelectual, el delito de contrabando o delitos de carácter ambiental. 4 Tanto en los instrumentos de difusión del nuevo proceso, como en los formatos mismos del trámite, se destacarán las advertencias y consecuencias de la violación a los principios de la buena fe y presunción de veracidad.
3.10.3 Componentes Específicos.
La propuesta de Reforma Estructural se fundamenta en la premisa de que es necesario implementar un modelo de trámite simple y sencillo, con el cobro de tasas y derechos que se ajusten a la ley, que requiera del mínimo indispensable de requisitos, de curso fluido, que no exija la continua presencia del solicitante en el municipio, y especialmente que resulte promotor de la formalización de la actividad empresarial y la atracción de mayor inversión en el ámbito de cada Municipalidad y que sea un modelo exitoso replicable o adoptable en otros municipios del país. Es por ello que, para el caso del procedimiento propuesto se propone eliminar muchos requisitos y procedimientos previos gravosos para el inversionista que se vienen solicitando en la actualidad, y sustituirlos por información verificable “ex post” en el formato “Solicitud-Declaración Jurada” con el que se dará inicio al proceso.
4 La Municipalidad cuenta con la facultad de anular y dejar sin efecto el Permiso de Operación de Negocio otorgado, cuando se detecte, por parte de las autoridades competentes, la comercialización de productos de contrabando, la violación de los derechos relativos a la propiedad intelectual o la comisión de delitos ambientales.
Anexos
242242242242
La propuesta pretende que para la mayoría de los casos de solicitudes de permiso de operación de negocio solo se requieran 3 requisitos5 contra los 19 de la actualidad.
.
3.10.3.1 Requisitos.
En lo referido a los requisitos, el proyecto de la Ordenanza Municipal que norme el Proceso Simplificado de Obtención de Permiso de Operación de Negocios, debe establecer que para los tres grupos de negocios, los requisitos básicos exigibles en todos los casos, serán:
PROCEDIMIENTO REQUISITO CANTIDAD 6 Declaración Jurada de Impuesto de Industria, Comercio y Servicios
1
Exhibición Tarjeta de Identidad 1
PROCESO
SIMPLIFICADO DE PERMISO DE
OPERACIÓN DE NEGOCIO
Fotocopia Escritura Declaración Comerciante.
1
TOTAL 3 El otorgamiento del Permiso de Operación implicará el Pago del Impuesto de Industria, Comercio y Servicios, el pago de algunas tasas municipales como la de medio ambiente, seguridad, manejo de desechos sólidos y el pago del Permiso de Operación, que serán calculadas al momento de la extensión inmediata del correspondiente permiso. Algunas solicitudes de otorgamiento de permiso de operación de negocio, especialmente aquellas que se refieren a negocios clasificados en el Grupo I y II, podrán requerir adicionalmente la verificación de inspecciones o la presentación de otros requisitos, básicamente de origen externo, cuando la normatividad legal así lo determine, lo cual deberá constar expresamente en el respectivo Manual de
5 Algunos negocios por la naturaleza de sus actividades o el giro solicitado, podrán necesitar algunos requisitos adicionales como inspecciones, estudios de impacto ambiental, permisos especiales otorgados por otras dependencias, entre otros.
6 El número de requisitos en todo caso será de tres (3) mínimo, y solo en caso excepcional se hará la inspección si se trata de negocios ubicados en el grupo IV.
Cuadro Nº 80 Propuesta de Requisitos Simplificados
Anexos
243243243243
Procedimientos que se elabore. Al respecto, la propuesta acompañara en anexos un listado de los actuales requisitos así como sugerencias acerca de su inclusión o eliminación en el nuevo proceso, para fines de ser discutido y evaluado al momento de la elaboración del proyecto de Ordenanza Municipal donde se apruebe en nuevo proceso simplificado.
En razón que el diagnostico ha permitido identificar un proceso que adolece de ofrecimiento o traslado de información al interesado sobre los requisitos del proceso así como las condiciones que debe reunir el local comercial antes del inicio del tramite, se considera necesario el traslado de información al interesado, para el conocimiento básico del proceso, a través de:
a. Elaboración de trifolios o documentos informativos sobre los grupos de
clasificación de negocios o giros comerciales, requisitos y costos del proceso para obtener el permiso de operación.
b. Elaboración de trifolios o documentos informativos sobre los derechos y
obligaciones que asume todo comerciante que cuente con un permiso de operación y de las sanciones a las que se expone en caso no tuviere el mismo.
c. Material informativo sobre el acondicionamiento mínimo en cuanto a
infraestructura y medidas de seguridad con las que debe contar un local comercial (de acuerdo a la naturaleza del giro comercial solicitado) al momento de recibir la visita del inspector de la municipalidad.
3.10.3.2 Formatos.
Como consecuencia de lo que se norme en el proyecto de Ordenanza Municipal y en el Manual de Procedimientos, debe establecerse que los únicos formatos a utilizarse en el proceso sean los siguientes:
PROCEDIMIENTO FORMATO
PROCESO Formulario AMDC 04 “Declaración Jurada Anual de Impuestos sobre Industria, Comercio y Servicios”
Cuadro Nº 81 Propuesta de Formatos Simplificados
Anexos
244244244244
Formulario AMDC 07 “Aviso y Recibo de Pago del Impuesto sobre Industria, Comercio y Servicios, Tasas y Derechos”
SIMPLIFICADO OBTENCION PERMISO DE
OPERACIÓN DE NEGOCIO
Formulario AMDC 08 “Permiso de Operación”
Total de formatos 3
Para los efectos del proceso propuesto, los formatos deben tener las siguientes características:
a. Deben ser da fácil y rápido llenado y lectura, tanto para el interesado como para el
empleado municipal. En tal sentido, se propone la elaboración de formatos tipo “Check in”, es decir formatos elaborados con las opciones posibles únicamente para ir marcando la información que se quiere ir proporcionando.
b. Formatos con característica plurifuncional, que puedan contener información
adicional que pueda servir como fuente de información para la Municipalidad. c. Uniformidad y unificación en los formatos, como los de inspección en campo.
Durante el diagnostico se han detallado varias inspecciones sobre el mismo negocio en función a solicitudes distintas como una para el permiso de operación y otra para el permiso de rotulo, por ejemplo. La propuesta apunta a generar formatos uniformes de inspecciones que contengan toda la información que puedan ser llenadas en un solo acto de inspección.
d. Los formatos de inspecciones en campo son una herramienta de trabajo para el
inspector, deben contener la información integral que se requiere del predio para que el inspector no olvide verificar nada. Así su conformación debe permitir que hecha la inspección ocular y consignadas las observaciones correspondientes al local comercial (si las hubiere) el inspector firme y entregue el documento para ser anexado al expediente sin necesidad de requerir una maquina específicamente para el tipeado o mecanografiado de un informe que no hace mas que repetir lo que el formato consigna.
e. El tamaño del formato debe ser un tamaño manipulable tanto para el interesado
como para el trabajador municipal, en cuyo caso sería recomendable que fueran diseñados en formato tamaño carta.
Anexos
245245245245
f. Finalmente en la medida que normalmente son llenados en más de un ejemplar es recomendable que los formatos se elaboren en papel auto copiativo, con lo que estaríamos evitando el uso del papel carbón o papel copia o el llenado de un mismo documento en más de una oportunidad.
3.10.4 Responsable de la Implementación.
3.10.5 Costo Aproximado de la Implementación.
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Coordinación para elaborar borrador proyecto de Ordenanza
Equipo Consultor
Propuesta
Proyecto de Ordenanza Municipal
Equipo Consultor Sección de Urbanismo Departamento de Control de Ingresos Departamento de Organización y Planificación Procuraduría Municipal
Proyecto de Ordenanza Municipal
Aprobación de la Ordenanza Municipal
Corporación Municipal Aprobación Ordenanza
Revisión y Concepción de formatos para el Proceso Simplificado
Gerencia de Informática Contratista del Software Gerencia Finanzas y Administración Departamento de Control de Ingresos Equipo Consultor
Diseño de formatos
Cuadro Nº 82 Responsable de la Implementación
Anexos
246246246246
La implementación de este componente no genera costo específico, y la fecha de implementación del mismo coincide con la fecha de aprobación del Proyecto de Ordenanza Municipal propuesto. Sobre los formatos:
3.10.6 Instrumentos para el Monitoreo y
Evaluación.
Informe trimestral que evalúe el cumplimiento de la norma, detectando los casos en que se hubieren exigido mas requisitos de los estipulados. Luego de 2 meses de la implementación deberá hacerse un análisis de las solicitudes tramitadas para analizar el uso y funcionamiento de los formatos utilizados en el Proceso Simplificado, cuyas conclusiones deberán estar referidas, entre otros aspectos a:
o Comprensión por el usuario o Facilidad de llenado o Suficiencia de la información o Utilidad para el nuevo proceso
3.10.7 Elementos para Asegurar la Sostenibilidad.
ACTIVIDAD COSTO US$ Revisión, Concepción y Diseño de Formatos S/C
Cuadro Nº 83 Costo Aproximado de la Implementaciòn
Anexos
247247247247
� La Ordenanza Municipal propuesta deberá establecer claramente los mecanismos que deberán seguirse para variar la exigencia de requisitos a fin de evitar la incorporación de nuevas exigencias carentes de fundamentos.
� Incorporar enunciado expreso en el respectivo Manual de Procedimientos, de
los requisitos exigidos tanto por el Municipio como por los entes externos en cada caso, de ser posible.
� La nueva normativa deberá reglamentar claramente la implementación del
Proceso Simplificado, estableciendo en ella los mecanismos de aprobación y modificación de los procedimientos y formatos necesarios y su puesta en marcha.
3.11 NORMATIVIDAD A FIN AL PROCESO.
3.11.1 Situación Actual. Conforme se expresa en el Informe de Diagnóstico presentado por el Equipo Consultor, actualmente no existe una ley formal de carácter general que regule el tema de la emisión del Permiso de Operación de Negocios. Solo el Reglamento de la Ley de Municipalidades, una norma de carácter secundario contiene algún articulado que versa sobre el tema, pero en todo caso, dejando autonomía a cada Municipalidad para normar el tema.
Asimismo no existe un Manual de Procedimientos ni Ordenanza Municipal alguna propios de la Alcaldía Municipal que definan un proceso junto con sus requisitos, lo que crea un vació en la normatividad. Las normas vigentes, resultan poco claras respecto de sus alcances, y no reflejan el procedimiento aplicado en la práctica. De igual modo, actualmente el procedimiento para la autorización de instalación de elementos de publicidad exterior (rotulo), se encuentra regulado en normatividad distinta a la vinculada al permiso de operación de negocio, encargando su trámite a la
Anexos
248248248248
Sección de Urbanismo una oficina distinta a aquella que autoriza los permisos de operación de negocio.
3.11.2 Características Generales de la Propuesta.
Se propone la modificación integral del proceso de otorgamiento de Permiso de Operación de Negocio, a través de la emisión de una ordenanza Municipal y de normas procedimentales administrativas que sustituyan a aquellas actualmente en vigencia que tienen incidencia directa sobre el proceso. En ese contexto, las normas municipales, hoy en vigencia, que requieren ser necesariamente modificadas o dejadas sin efecto, según sea el caso, a fin de hacer viable la propuesta de Simplificación Administrativa, son las siguientes: a. El Plan de Arbitrios de cada Municipalidad. b. El Reglamento de Zonificación y Urbanización del Plan de Desarrollo Urbano
de cada Ciudad. El proyecto de Ordenanza Municipal que regule el nuevo proceso de Otorgamiento de Permiso de Operación de Negocio para adecuarse al contenido de la propuesta de simplificación administrativa, incluirá los siguientes elementos:
� Recoger a manera introductoria en su articulado, los objetivos que han
servido de guía al diseño del nuevo proceso, en los que se cuentan:
a) Impulsar el desarrollo de la economía local a través de la promoción de la inversión privada.
b) Promover la formalización de la micro, pequeña y mediana empresa.
c) Flexibilizar, simplificar y dotar de transparencia y celeridad el
procedimiento referido al otorgamiento del Permiso de Operación de Negocio, sin obviar las normas técnicas de seguridad, ambiente y sanidad.
Anexos
249249249249
d) Mejorar la calidad de los servicios prestados en beneficio de los consumidores.
� Incluir en el contenido de la Ordenanza Municipal, los principios de
simplificación administrativa aplicables al nuevo proceso, destacando aquellos que tienen particular incidencia en la reforma.
� En el mismo sentido, la Ordenanza Municipal debe establecer de manera
clara para quienes hagan uso del proceso, las consecuencias derivadas de la violación de los principios de Buena Fe, Presunción de Veracidad y de Privilegio de Controles Posteriores. En tal sentido, la adopción de los principios de Presunción de Veracidad y de Privilegio de Controles Posteriores, al proceso regulado, implica lo siguiente:
a) Se presume que los formularios, documentos y/o declaraciones presentados por los
administrados responden a la verdad de los hechos que en ellos afirman, admitiéndose prueba en contrario de la presunción.
b) Las Municipalidades, a través de sus órganos competentes, se reservará el ejercicio de
los siguientes derechos:
1. El derecho de comprobar la autenticidad de los formularios, documentos y/o declaraciones presentados, así como la veracidad de la información contenida en los mismos.
2. El derecho de comprobar el cumplimiento de la normatividad aplicable.
3. El derecho de aplicar las sanciones administrativas establecidas, en caso se detecte que la información contenida en los formularios, documentos y/o declaraciones presentados no sea veraz, y/o estos no resulten auténticos, y/o cuando determine el incumplimiento de la normatividad aplicable, sin perjuicio de la anulabilidad que dicte sobre permisos de operación ya emitidos.
4. El derecho de formular la denuncia penal respectiva en caso de que existan elementos que constituyan indicios de la comisión de actos ilícitos tipificados penalmente.
Anexos
250250250250
� Establecer la clasificación de giros comerciales de acuerdo a la naturaleza de las actividades realizadas, como criterio básico de clasificación del tipo de trámite a realizarse.
Esta clasificación basada en cuatro grandes grupos, se explica en el Componente Número 2 del presente documento.
Como elemento para determinar si una actividad en particular se encuentra incluida dentro de un grupo determinado, se sugiere incorporar anexos a la Ordenanza Municipal, en la que se detallen los giros que cada grupo abarca. Estos giros se encuentran descritos en el Componente Número 2 del presente documento.
� Como parte complementaria del punto anterior, debe establecerse que la
autorización para la realización de actividades en un local, permite la realización por el mismo agente económico que obtuvo el Permiso de Operación, de cualquiera de los giros compatibles expresamente incluidos en el mismo grupo clasificatorio, debiendo, si se considera conveniente para fines de control posterior, establecerse de manera paralela la obligación de comunicar este hecho a las autoridades municipales dentro de un plazo perentorio.
Regular expresamente los diferentes modos de otorgamiento del permiso de operación de negocio y sus alcances, así como la emisión de copias o duplicados de los mismos, la modificación de datos, la comunicación del cierre o cese de actividades, así como la presentación de la Declaración Jurada Anual de Pago del Impuesto sobre Industria, Comercio y Servicios. En ese sentido se tendría:
Emisión del Permiso de Operación de Negocio mediante Tramite Simplificado, que implica la autorización del permiso de operación para negocios o establecimientos comerciales con carácter permanente, con vigencia por un año renovable, y que incluye a solicitud del interesado, la autorización para la colocación del rotulo o letrero de identificación del local.
Anexos
251251251251
� Sin embargo, teniendo en cuenta que la realidad a ser regulada es dinámica
y que por lo mismo puede requerirse en el futuro ampliar el número de funcionarios encargados de la firma del Permiso de Operación, se sugiere incluir en la Ordenanza, como facultad del Gerente de Finanzas y Administración, la designación adicional de funcionarios autorizados a firmar los permisos de operación. Se entiende que la facultad concedida al Gerente de Finanzas y Administración, no puede ser ejercida para incrementar el número de instancias previas de revisión o de aprobación de permisos de operación de negocios.
� La propuesta establece que la oficina que debiera seguir conociendo del
trámite conforme el nuevo proceso simplificado es la Sección de Urbanismo a través de una
� Ventanilla Única encargada de la emisión de Permisos de Operación de Negocios, con un nuevo diseño y enfoque. Esta oficina contara con las herramientas, personal y equipo calificado y entrenado para asegurar a los contribuyentes o empresarios el otorgamiento de un permiso de operación en el lapso de una (1) hora.
� Incluir como parte del proceso de Permiso de Operación de Negocio,
cuando sea así solicitado por el interesado, la autorización de colocación de aviso de identificación del local, conjuntamente con el permiso de operación de negocio, previendo las reformas al reglamento respectivo.
Los requisitos a ser exigidos deben restringirse a aquellos que resulten razonablemente indispensables para la obtención del permiso de operación. En consecuencia, no debe considerarse como requisitos exigibles a los siguientes: 1. Documentos que la propia Municipalidad posea o deba poseer en virtud de
trámites realizados anteriormente. 2. Documentos expedidos por la propia Municipalidad con anterioridad respecto del
mismo solicitante. 3. Documentos o copias nuevas cuando hayan sido anteriormente presentadas
Anexos
252252252252
4. Recibos de pago realizados ante la propia entidad municipal. Los requisitos propuestos para ser incluidos en la Ordenanza, son aquellos contemplados en el Componente Número 8 del presente documento. A fin de evitar obstáculos en el proceso, se sugiere indicar que el requisito se considerará cumplido únicamente cuando se haya presentado el formulario con los campos de uso obligatorio debidamente llenados. Para aquellos casos en que se produzca simplemente un cambio de denominación o razón social, o se varíe el nombre comercial, siempre que se trate de la misma persona natural o jurídica, bastara la comunicación mediante nota a la Oficina de Permisos de Operación para el cambio correspondiente en el sistema. Asimismo cuando se produzca la transferencia de un negocio en marcha, y con permiso de operación vigente, siempre que se mantenga el giro o giros autorizados y las condiciones existentes al momento de haberse otorgado el permiso de operación. A estos efectos, puede exigirse la presentación de la documentación que acredite la transferencia, así como la presentación de una declaración jurada del adquirente en la que se comprometa a mantener el giro y las condiciones existentes. El proceso establecerá la realización de un sistema de inspecciones solo para aquellos negocios contemplados en el Grupo III, sin perjuicio de la realización de inspecciones ex post a los demás negocios consignados en los tres grupos clasificatorios. A fin de asegurar la defensa de los solicitantes frente a posibles desviaciones del proceso, se sugiere establecer dentro del texto de la Ordenanza un proceso para la recepción, trámite y solución de Quejas, Denuncias y Sugerencias efectuadas por los usuarios del proceso. Los anteriores puntos son un resumen de los puntos importantes a incluir en la ordenanza municipal que reglamentara el proceso simplificado.
3.11.3 Componentes Específicos.
� Nueva Ordenanza Municipal que regule el proceso simplificado de otorgamiento de Permiso de Operación de Negocios. Norma
Anexos
253253253253
reglamentaria de detalle del proceso, así como de la aprobación de los formularios a ser utilizados. Regulara lo relativo a la instalación y aprobación del rotulo.
� Nueva Ordenanza Municipal que apruebe el Manual de Procedimientos conteniendo las modificaciones propuestas.
3.11.4 Responsable de la Implementación.
La implementación de la normatividad aplicable al nuevo proceso, recae en cuanto a su elaboración al equipo consultor, con la participación de un equipo de trabajo a ser designado por la Alcaldía Municipal especialmente de las oficinas involucradas.
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Coordinación para elaborar borradores de proyecto de ordenanza
Equipo Consultor Proyecto de Ordenanza Municipal
Proyecto de Ordenanza Municipal
Equipo Consultor
Designación de Especialista
Aprobación de Ordenanza Municipal
Corporación Municipal SPS
Ordenanza Municipal aprobada
Difusión Alcaldía Municipal SPS Normativa difundida
3.11.5 Costo Aproximado de la Implementación.
La implementación del presente componente de la propuesta no representa un costo específico para las Municipalidades.
3.11.6 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
Cuadro Nº 84 Responsable de la Implementación
Anexos
254254254254
A fin de evaluar el impacto y los resultados prácticos de la nueva normativa, debe de contarse con reportes de gestión proporcionados por la unidad de Evaluación y gestión de la Alcaldía Municipal, en los cuales se detalle de manera comparativa mensual, cuando menos lo siguiente: � La cantidad de consultas efectuadas en los módulos de atención respecto del nuevo proceso. � Cantidad de solicitudes de otorgamiento de Permiso de Operación de Negocio efectuadas, con indicación del tipo y características del negocio. � Cantidad de solicitudes aprobadas, indicando el tiempo que ha demandado el proceso. � Cantidad de solicitudes denegadas, con indicación del motivo, a fin de evaluarse la posible remoción de requisitos que aun pudieran constituir una traba para la formalización. Igualmente, se sugiere la realización de encuestas periódicas entre los usuarios del servicio, a fin de conocer su opinión sobre la nueva regulación.
3.11.7 Elementos para la Sostenibilidad.
A fin de coadyuvar a la sostenibilidad del presente componente, se propone lo siguiente: � Publicar el proyecto de Ordenanza Municipal, a fin que los destinatarios de la norma puedan formular sugerencias durante un plazo perentorio. � La Ordenanza Municipal a ser aprobada debe contener todos los elementos esenciales del nuevo proceso. Ello evitaría, la modificación constante que pueda distorsionar el proceso. � Crear círculos de calidad y mesas de discusión, conformados por personal a cargo del proceso en el que puedan participar representantes del sector privado, a fin de evaluar periódicamente las necesidades de adecuación de la norma. Estos círculos elevarían las propuestas correspondientes a la Corporación Municipal.
Anexos
255255255255
3.12 DETERMINACION DE IMPUESTOS, TASAS Y DERECHOS.
3.12.1 Situación Actual. En el proceso de diagnostico del proceso de permiso de operación se identificó que los inversionistas realizan una serie de pagos que han sido artificialmente vinculados como requisitos previos a la obtención del permiso de operación. Estos pagos incluyen los siguientes:
• Impuesto Vecinal Personal. • Impuesto de Bienes Inmuebles. • Impuesto de Industria, Comercio y Servicios. • Tasas por Servicios Municipales. • Contribuciones especiales. Relacionadas principalmente a la mejora de calles y
aceras. • Tramite de Constancia Catastral.
Se ha podido establecer que estos pagos se realizan en diferentes momentos del proceso y que la falta de los mismos implica la paralización del proceso de obtención del permiso de operación y sus requisitos. El fundamento legal de dichos pagos se basa en lo previsto en el plan de arbitrios municipal. Sin embargo no se cuenta con una justificación del valor actual del trámite o un estudio actuarial que permita formarse una idea si el valor del mismo permite cubrir los costos operativos en que incurre cada municipalidad para extender un permiso de operación. En relación con lo anterior, existen algunos aspectos de la administración municipal que permiten pensar que los costos reales del trámite son mayores que las tasas establecidas en el plan de arbitrios. Por ejemplo, del levantamiento de información se observa que las condiciones ambientales de las oficinas municipales, los atrasos en los pagos quincenales a los empleados de la MSPS y la falta de materiales de oficina para apoyar el proceso son síntomas de que la Municipalidad no esta obteniendo el
Anexos
256256256256
retorno de sus costos de operación por extender permiso de operación necesario para asegurar la estabilidad laboral ni para cubrir los costos operativos. Por lo tanto, debe estudiarse con detalle los costos administrativos para decidir si se justifica un ajuste para aliviar la carga financiera de la Municipalidad. Resumiendo, el solicitante de un permiso de operación tiene que realizar varios pagos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones para llenar los requisitos del trámite de permiso de operación. Además, debe realizar otros pagos para realizar el trámite en si y posteriormente lograr el permiso de rótulo.
3.12.2 Características Generales de la Propuesta.
Se deberá proponer una revisión completa de los impuestos, tasas y contribuciones que se cobran actualmente para obtener la solvencia municipal y posteriormente el permiso de operación. Deberá prestarse atención sobre aquellas actividades que requieran un mayor esfuerzo administrativo por parte de la municipalidad en lo relativo a inspecciones. La propuesta será encaminada a crear un solo momento para el pago de la tasa por trámite de permiso de operación a fin de reducir las visitas a la municipalidad y asegurar que el permiso de operación se entregue en la forma más expedita posible. Esta simplificación del pago deberá aplicarse tanto para las aperturas de nuevos negocios como para las renovaciones de los mismos. Como los montos de las tasas por servicios son fijados en el Plan de Arbitrios este documento deberá ser sometido a una actualización para la implementación de la propuesta definitiva. Deberá evaluarse la posibilidad de que los interesados en el permiso de operación puedan tener alternativas para el pago de los impuestos o de las boletas para inspecciones aprovechando la existencia de servicios en línea ofrecidos por la red bancaria por ejemplo: “Interbanca” de Banco Ficohsa o “Banca en Línea” de Banco Atlántida para lo cual la MSPS debería establecer convenios de servicio con cualquier institución bancaria acreditada en el país que ofrezca servicios bancarios por Internet.
Anexos
257257257257
3.12.3 Componentes Específicos. 3.12.3.1 Estimar los Nuevos Costos Operativos de
la Municipalidad sobre los Nuevos Trámites Simplificados.
Con el cambio de la estructura del trámite del permiso de operación deberá hacerse una nueva estimación de los costos de operación relativos al trámite. La reducción de pasos en el proceso de permiso de operación deberá reflejarse en una reducción del costo promedio para abrir un negocio.
3.12.3.2 Actualización de Tasas por Concepto de
Permiso de Operación y Rótulo. La propuesta estará orientada a asegurar que la tasa de permiso de operación cubra los costos operativos de la MSPS relacionados directamente con el permiso de operación. Adicionalmente deberá continuarse con la difusión de los incentivos sobre el pago de impuestos que ya considera la Ley de Municipalidades. La reducción de pasos en el proceso de permiso de operación deberá reflejarse en una reducción del costo promedio para abrir un negocio en las Municipalidades.
3.12.3.3 Unificar el Pago del Trámite de Permiso de Rótulo con el de Permiso de Operación.
Se hará la propuesta de unificar en un solo acto de pago los valores correspondientes a pago de tramite de permiso de operación y pago de permiso de rotulo.
Anexos
258258258258
A fin de hacer el tramite más expedito se realizara el pago de permiso de rotulo para aquel tipo de rotulo que sea mas común y que no requiera de dictamen del Instituto de Antropología e Historia a fin de asegurar la entrega del permiso lo más rápido posible.
3.12.3.4 Evaluación de Pago Electrónico de Permiso de Operación y Rótulo por medio de Servicios Bancarios en Línea.
Para que el inversionista tenga mayores facilidades en la realización de los pagos se propondrá que el tramite de permiso de rotulo pueda ser realizado desde las plataformas de servicios bancarios de la Banca Privada por medio de contratos de suscripción de servicios. Deberá analizarse los requisitos para que la MSPS pueda acceder a este tipo de servicio y evaluar la conveniencia del mismo a fin de facilitar el pago de los trámites de permisos y la conveniencia de que el inversionista realice estos pagos desde cualquier conexión a Internet.
3.12.4 Responsable de Implementación.
ACTIVIDAD RESPONSABLE ACCION Estimar los nuevos costos operativos de la AMDC sobre los nuevos trámites de permiso de operación y rótulo
• MSPS • FIDE • IFC Equipo
Local
Redactar de Propuesta, incluyendo estimación de costos del permiso de operación para el cliente.
Propuesta de Actualizar las Tasas por Permiso de
• MSPS • FIDE
Incluir en la propuesta definitiva recomendación sobre mantener o
Cuadro Nº 85 Responsable de la Implementación
Anexos
259259259259
Operación y Permiso de Rotulo y Constancia de Compatibilidad.
• Equipo IFC
modificar las tasas
Unificar el pago del tramite de permiso de rotulo con el de permiso de operación
• MSPS • FIDE • Equipo IFC
Reformar los requisitos y pasos del proceso en la propuesta.
Evaluación de Pago Electrónico de Permiso de Operación y Rotulo por medio de servicios bancarios en línea
• MSPS • FIDE • Equipo IFC
Incluir en la propuesta la información obtenida sobre el tema de acceso a la plataforma de acceso por Internet.
3.12.5 Costo Aproximado de Implementación.
ACTIVIDAD COSTO US$ Estimar los nuevos costos operativos de la AMDC sobre los nuevos trámites de permiso de operación y rótulo
Incluido en Consultoría IFC
Propuesta de Actualizar las Tasas por Permiso de Operación y Permiso de Rotulo y Constancia de Compatibilidad
Incluido en Consultoría IFC
Unificar el pago del tramite de permiso de rotulo con el de permiso de operación Incluido en Consultoría IFC
Evaluación de Pago Electrónico de Permiso de Operación y Rotulo por medio de servicios bancarios en línea
Incluido en Consultoría IFC
3.12.6 Instrumentos para el Monitoreo y Evaluación.
• Cuadro de estimación de nuevos costos por requisitos y trámites para el inversionista.
Cuadro Nº 86 Costo Aproximado
Anexos
260260260260
• Sección de Propuesta de Tasas por Servicios para Permiso de Operación y Permiso de Rotulo.
• Procedimiento de permiso de operación con tramite de permiso de rotulo estándar incluido. Se definirá cual es el mejor tipo de rotulo para incluir en la propuesta.
• Análisis comparativo de ventajas y desventajas de los diferentes servicios bancarios en línea en cada una de las Municipalidades. Se incluirá un detalle de los pasos previos para poder poner en funcionamiento dicho servicio.
3.12.7 Elementos para Asegurar la
Sostenibilidad.
• Aprobación de propuesta e incorporación en el Plan de Arbitrios Municipal. • Revisión anual de costos operativos.
3.13 TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES.
3.13.1 Situación Actual.
Desde el punto de vista de tecnología de información y comunicaciones existe muy poco apoyo mecanizado para el proceso de permiso de operación al grado que pasos importantes para mejorar la eficiencia del proceso de apertura de negocios son casi completamente manuales. Y en los casos en los cuales hay un apoyo en tecnología es básicamente para registrar datos que ya existen en algún sistema de información municipal dejando sin registrar datos tan importantes como:
• La fecha y hora de inicio del trámite. • Aprobaciones intermedias con su responsable.
Anexos
261261261261
• Fecha y hora de finalización del trámite. • El tipo de operación (apertura o renovación de permiso).
Lo anterior tiene como resultado que una parte de la información relativa al permiso de operación (específicamente la de tipo tributario) se encuentre en expedientes almacenados en secciones de archivo donde tiene escaso valor para apoyar la toma de decisiones. La otra parte de la información sencillamente no se registra, especialmente la relacionada con tiempos y aprobaciones. Además, la ausencia de un sistema de información que apoye la apertura de negocios impide la compilación de estadísticas mensuales y anuales “sobre la marcha” para fines de medir la eficiencia de la Municipalidad en su papel de promoción de la economía municipal. Los únicos sistemas de información que se identificaron son el Sistema de Información Financiera Municipal y el Sistema de Información del Catastro Municipal. Sin embargo, ambos sistemas no están relacionados a modo que la información almacenado en uno apoye los procesos del otro. En general se puede afirmar que no existe integración de los diferentes sistemas en una arquitectura de la información unificada donde se brinde acceso a los empleados municipales a la información necesaria para llevar a cabo su trabajo. Desde el punto de vista del equipamiento usado, ya se ha expresado la existencia de equipos viejos en casi todas las oficinas relacionadas con el permiso de operación. Por ejemplo, en la oficina de urbanismo no todos los inspectores cuentan con una computadora personal asignada para realizar sus tareas diarias de redactar informes de inspección, dictámenes, etc. Igualmente, en la oficina de Control de Ingresos el personal trabaja con equipo que ya cumplió con su vida útil y que difícilmente soportaría versiones más actualizadas de software como el Sistema Operativo Windows XP. Adicionalmente, se observa la falta de equipamiento informático de apoyo tal como impresoras láser, unidades protección contra picos y energía interrumpida (UPS) con los riesgos de perdida de información y daños sobre los equipos al momento de cortes de energía. En cuanto al almacenamiento definitivo de la información, no se cuenta con una aplicación que permita digitalizar los expedientes de manera que puedan ser consultados al momento de hacer
Anexos
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las validaciones propias del proceso sin tener que recurrir a ver en el expediente físico. En consecuencia, los expedientes son almacenados físicamente en áreas de archivo que no facilitan la rápida búsqueda y recuperación de la información. Desde el punto de vista de la seguridad, esta situación de áreas de archivos que almacenan grandes volúmenes de papel constituye un grave riesgo de incendio y sobrecarga de los edificios municipales que de por si, son antiguos. El otro inconveniente de esta situación es que los expedientes de solicitudes de permiso de operación deben ser trasladados físicamente para poder realizar las tareas propias del proceso. Desde el punto de vista del entorno físico se observa que no todos los puestos de trabajo están equipados con puertos de acceso a red. Y en las oficinas donde existen se puede comprobar que es un cableado viejo y que frecuentemente se encuentra expuesto haciéndolo susceptible de cortes e interrupción de servicio. Los equipos de comunicaciones tales como switchs y hubs están saturados en cuanto al uso de puertos. Sobre todo aquellos que dan acceso a las computadoras de las áreas de atención al público.
3.13.2 Características Generales de la Propuesta.
El objetivo específico de esta parte de la propuesta es la redacción de los términos de referencia para el análisis, diseño, desarrollo y puesta en operación de un sistema para el proceso de permiso de operación en ambas Municipalidades. Lo anterior constituirá un hito para la municipalidad ya que hasta el momento el grueso de los esfuerzos informáticos está orientado a la mejora de la recaudación tributaria. Dicho sistema deberá permitir llevar el control de las solicitudes ingresadas de forma expedita implementando el proceso simplificado que surgirá de la propuesta definitiva, incluyendo el uso de formularios revisados, permitiendo llevar un control de cada uno de los pasos por los que pasa una solicitud, quien aprueba y registrando el tiempo que toma cada una de estas etapas. El sistema estará instalado en cada una de las oficinas que participen en el proceso de permiso de operación simplificado y permitirá hacer la remisión automática del expediente de solicitud a la siguiente oficina al momento de aprobación de cada etapa. Con lo anterior se espera reducir el tiempo global del expediente por razones
Anexos
263263263263
de traslados o esperas que afectan el tiempo del trámite actual. Mecanismos de seguridad permitirán resguardar la privacidad de la información, otorgando a cada empleado acceso solamente a aquella información que necesite por medio de un filtrado por roles de trabajo. A fin de asegurar una completa modernización del tramite se deberá renovar completamente el equipamiento informático de la oficina de permiso de operación en cuanto a estaciones de trabajo, impresoras, unidades de poder interrumpido, etc. A la par de este cambio de equipo es necesario hacer una actualización de las versiones del software de todo el equipo informático para apoyar el trámite de permiso de operación. Entre el software que deberá considerarse en la propuesta están las siguientes versiones:
• Sistema Operativo Windows XP Professional • Microsoft Office Professional • Software Antivirus del tipo McAfee o Symantec • Software Antispyware para cada estación de trabajo.
También se deberá considerar la renovación del cableado de red en todos los puestos de trabajo que atenderán los procesos de permiso de operación. Especialmente se deberá tener el cuidado de asegurar que la velocidad de los equipos de red permita eliminar las esperas debidas a congestiones del sistema y que el sistema soporte las cargas estacionales de solicitudes durante el primer trimestre del año. Como una medida de innovación adicional se propone introducir tarjetas electrónicas en sustitución del permiso de operación en papel. De esa manera podrá grabarse información relevante del contribuyente y permitir dar acceso a servicios especiales (tipo VIP) para contribuyentes que estén al día con sus pagos en la municipalidad. Esto será acompañado de la creación de un área especial para la atención de contribuyentes VIP que acrediten por medio de su tarjeta electrónica su estatus de solvencia con la municipalidad. Esta información podrá ser actualizable en el tiempo. Otro servicio innovador que se propone es la creación de unidades móviles de tramitación Expresso del permiso de operación que puedan desplazarse hacia empresas alejadas y entregar en un solo paso el permiso de operación al recibir la solicitud, realizar la inspección de campo y procesar el pago electrónicamente con la municipalidad.
Anexos
264264264264
A partir de la puesta en operación del sistema de permisos de operación deberá poderse llevar una estadística de las solicitudes en tramite así como de los permisos otorgados o rechazados.
3.13.3 Componentes Específicos de la Propuesta.
3.13.3.1 Redacción de Términos de Referencia
para el Desarrollo de un Sistema de Información para Permisos de Operación de Negocio.
Se preparará un documento que hará la descripción de las funcionalidades que deberá ofrecer el sistema de información tanto para el inversionista como para el empleado municipal. Se describirá en el documento acerca de la capacidad de implementar el proceso de permiso de operación simplificado con sus nuevos pasos y aprobaciones intermedias. El sistema deberá poder identificar en cualquier momento quien es el funcionario que tiene el trámite en su poder y quienes han otorgado las aprobaciones intermedias en cada fase del proceso. Se hará una descripción breve de las capacidades de consultas en línea a través de Internet y el Web que deberá ofrecer el nuevo software.
3.13.3.2 Redacción de Especificaciones Técnicas de Equipos de Cómputo, Impresiones, Unidades de Energía (UPS).
Se producirá un documento en el cual se dará las especificaciones para la adquisición de equipos nuevos de informática para la Oficina de Permiso de Operación. En el mismo se darán las
Anexos
265265265265
especificaciones de las computadoras personales que se adquirirán junto con sus Unidades de Energía Interrumpida (UPS).
3.13.3.3 Redacción de Especificaciones Técnicas
para la Instalación de Cableado Estructurado en la Oficina de Permiso de Operación de Negocio.
Uno de los factores críticos desde el punto de vista tecnológico es contar con un cableado renovado en todos los puestos de trabajo que estarán participando en el proceso de permiso de operación. La importancia de contar con un adecuado cableado se ve en la estabilidad de las operaciones en los momentos de mayor demanda. También esto permite prevenir problemas de pérdida de paquetes que requieran reenvío de la información. Como una alternativa para promover la competencia se dejara abierta la posibilidad de que la red pueda tener algunos puestos de trabajo de tipo inalámbrico para facilitar la reestructuración las oficinas, algo que es muy frecuente en las oficinas públicas.
3.13.3.4 Redacción de Especificaciones Técnicas
para la Adquisición de Equipamiento de Digitalización de Documentos y el Respectivo Software de Reconocimiento de Caracteres de Aplicación de Gestión de Documentos.
Como un complemento de la simplificación del proceso de permiso de operación se considera necesario realizar las inversiones para crear archivos digitales que paulatinamente sustituyan los actuales archivos físicos de papel con sus desventajas.
Anexos
266266266266
Las especificaciones se centrarán en las características de los equipos como scanners de alta velocidad que deberían adquirirse. Por otro lado, se dará atención a las características del software de reconocimiento de caracteres (OCR – Optical Carácter Recognition).
3.13.4 Responsable de Implementación.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
ACCIÓN
Redacción de Términos de Referencia para Desarrollo de Sistema de Información Permisos de Operación.
• MSPS • FIDE • IFC
Equipo
Términos de referencia redactados en la propuesta final.
Redacción Especificaciones Técnicas Equipos de Computo, Impresoras y UPS.
• MSPS • FIDE • Equipo
IFC
Documento de especificaciones de equipos.
Redacción especificaciones técnicas para instalación de cableado estructurado en oficina de permiso de operación.
• MSPS • FIDE • Equipo
IFC
Documento de especificaciones técnicas de cableado estructurado.
Redacción especificaciones técnicas para adquisición equipamiento de digitalización de documentos y software de reconocimiento de caracteres y aplicación de gestión de documentos
• MSPS • FIDE • Equipo
IFC
Documento de especificaciones técnicas de equipo digitalización.
3.13.5 Costo Aproximado de la Implementación.
Cuadro Nº 87 Responsable de Implementación
Cuadro Nº 88 Costo Aproximado
Anexos
267267267267
3.13.6 Instrumento para el Monitoreo y Evaluación.
� Medición del tiempo real del proceso de permiso de operación una vez instalado y estabilizado el sistema de información del proceso. Esto deberá realizarse aproximadamente a los 2 meses de puesto en operación.
� Salidas por impresora con estadísticas de solicitudes de permiso de operación ingresadas, en trámite y aprobadas durante el periodo de operación.
� Operación del sistema con un mínimo de interrupciones por fallos de equipo o de la red de computadoras.
� Reducción de la pérdida de datos por interrupciones en el servicio de energía eléctrica.
3.13.7 Elementos para la Sostenibilidad.
� Incluir en el presupuesto anual de la municipalidad la partida de mantenimiento de equipo de informática para reparaciones de equipo de la oficina de permiso de operación.
ACTIVIDAD COSTO USA Redacción de Términos de Referencia para Desarrollo de Sistema de Información Permisos de Operación.
Incluido en consultoría de simplificación
Redacción Especificaciones Técnicas Equipos de Computo, Impresoras y UPS.
Incluido en consultoría de simplificación
Redacción especificaciones técnicas para instalación de cableado estructurado en oficina de permiso de operación.
Incluido en consultoría de simplificación
Redacción especificaciones técnicas para adquisición equipamiento de digitalización de documentos y software de reconocimiento de caracteres y aplicación de gestión de documentos
Incluido en consultoría de simplificación
Anexos
268268268268
� Incluir en el presupuesto de las Municipalidades las partidas para la adquisición de equipo de informática complementario para la oficina de permiso de operación.
� Incluir en el presupuesto de las Municipalidades las partidas para la adquisición de licencias de software según se incorporen nuevos equipos a la oficina de permiso de operación.
� Incluir en las tareas rutinarias de respaldo y recuperación del área de informática de las Municipalidades. Lo anterior incluye la aplicación informática y la base de datos.
3.14 SISTEMAS DE MONITOREO Y RETROALIMENTACION.
3.14.1 Situación Actual.
Al momento de desarrollo de la Etapa de Implementación, ninguna de las Municipalidades cuentan con una oficina de atención al público para la recepción de quejas por mal servicio municipal o la negligencia de los empleados en la atención para realizar algún trámite administrativo en los locales Municipales. El público en general debe aceptar los niveles de servicio que se brindan sin poder presentar sus quejas ante un oficial municipal que garantice una pronta investigación y aplicación de medidas correctivas en caso de estar justificadas. Esto provoca que no existan mediciones y estadísticas sobre la calidad de servicio de las Municipalidades acerca de cuales son los motivos de quejas más comunes de parte de los dueños de negocios. Como parte de esta situación, no existe un formato para la presentación de denuncias ni tampoco un procedimiento de recepción de las mismas. Por tanto no se puede garantizar que cada denuncia o solicitud de orientación recibirá la atención que amerite. Se ha comprobado que no existe en la página Web de las Municipalidades un enlace que permita realizar quejas relativas a cualquier trámite, en especial en relación con el
Anexos
269269269269
permiso de operación. Tampoco existe un foro interactivo que permita realizar consultas en línea sobre el permiso de operación. Como resultado, no existe en las Municipalidades ni mucho menos entre la ciudadanía una cultura de la denuncia y de exigencia en la calidad de servicio al no contar el ciudadano con la información para presentar quejas ni una oficina a la cual acudir para la protección de sus derechos. Otro resultado es que los empleados que trabajan en el proceso de permiso de operación no tienen seguimiento y retroalimentación adecuada que establezca si los niveles de servicio son satisfactorios y se puedan adoptar medidas correctivas sobre la marcha si se detecta alguna anormalidad tal como acumulación de solicitudes, rechazos en las inspecciones o disminución en las solicitudes de renovación de permiso de operación.
3.14.2 Características Generales de la Propuesta.
Se considera importante que en el diseño y desarrollo del sistema de información para el tramite de permiso de operación simplificado se incluya un componente de registro, y procesamiento de denuncias, quejas o recomendaciones que las registre y les de seguimiento. La funcionalidad básica de este componente o modulo deberá incluir la entrada de quejas, incluyendo la solicitud de permiso de operación que origino la queja, la asignación a un responsable de darle seguimiento y registrar el resultado de la investigación. Como complemento deberá poderse consultar por pantalla las quejas recopiladas por mes y la generación de salidas por impresoras que sistematicen las mismas en cuadros estadísticos por responsable del seguimiento, por tipo y agrupados por mes. Otro elemento fundamental de la propuesta será la entrega de un manual de monitoreo que sirva de guía para el personal de la oficina de permiso de operación para realizar las tareas rutinarias de seguimiento y evaluación del desempeño y los resultados esperados. Este manual permitirá realizar mediciones estándar sobre aspectos críticos del proceso de una manera continua y generar reportes que indiquen el estado del trámite en cualquier etapa del proceso. Otro elemento importante, será la medición de los niveles de satisfacción de lo empresarios que
Anexos
270270270270
obtengan su permiso de operación en aspectos como los requisitos exigidos, el tiempo de atención y la calidad de la información de orientación brindada. La retroalimentación de las operaciones diarias del sistema deberá ser calculada sobre una base de tiempo real. Y la única manera de conseguir lo anterior es que el mismo sistema de información de permiso de operación brinde esta retroalimentación indicando los niveles de registro de solicitudes nuevas. Las estadísticas de cuántas solicitudes se encuentran en cada una de las etapas del proceso y dónde se están concentrando la mayor parte de las demoras o esperas del proceso. En el caso de solicitudes individuales el sistema deberá dar la posibilidad de dar alarmas o avisos respecto a solicitudes que están retrasadas en su procesamiento.
3.14.3 Componentes Específicos. 3.14.3.1 Cuadros Estadísticos del Estado de
las Solicitudes de Permiso de Operación.
Deberán elaborarse cuadros que indiquen los niveles de solicitudes presentadas, en trámite y completadas que ha sido atendida por la oficina de permiso de operación. A la par, el sistema deberá estar en condiciones de demostrar si los trámites están siendo atendidos dentro de los parámetros de tiempo establecidos o si se presentan dificultades o atrasos. En este último caso se deberá poder elaborar un listado de aquellas solicitudes con problemas o retrasos.
3.14.3.2 Crear Dirección de Correo Electrónico para Enviar Quejas en el Sitio Web.
En el sitio Web de MSPS deberá existir una dirección de correo electrónico que permita enviar quejas y denuncias sobre alguna solicitud de permiso de operación en particular. Este mismo formato deberá usarse para enviar sugerencias y comentarios a la oficina de permiso de operación. Esta dirección de correo electrónico tendrá una
Anexos
271271271271
persona delegada para verificar los contenidos y usarla como medio de retroalimentación para los empresarios interesados.
3.14.3.3 Creación del Foro de Apoyo al Inversionista.
En el ámbito de la plataforma de atención deberán habilitarse un foro interactivo para atender consultas en línea de usuarios o para recibir correos electrónicos. Al inicio deberá brindarse información desde la ventanilla única realizarse encuestas aleatorias para medir el nivel de servicios que se está brindando. La propuesta incluirá un formato de la encuesta a ser llenada por algunos empresarios una vez que han obtenido su permiso de operación.
3.14.3.4 Seguimiento y Respuesta.
Como parte de las operaciones diarias de la oficina de permiso de operación deberá registrarse un resumen de las consultas atendidas a través de métodos electrónicos o presénciales. Deberá tenerse especial cuidado de asegurarse que todas las consultas y denuncias reciban una confirmación de recepción agradeciendo al inversionista el haber usado el canal de denuncias y sugerencias. Si la solicitud deriva en una acción a tomar a favor del inversionista deberá poderse informar al mismo que su petición ha sido atendida.
3.14.5 Responsable de Implementación.
La implementación estará considerada en los términos de referencia del sistema de información del proceso de permiso de operación simplificado. Se deberá incluir una actividad de capacitación en servicio para el personal que recibirá las quejas o denuncias.
3.14.6 Costo Aproximado de la Implementación.
La implementación de este componente no genera mayores costos de implementación ya que estará incluida en el costo de la consultoría para el desarrollo del sitio Web de la Municipalidad. La entrega de esta funcionalidad deberá ser en el mismo tiempo que se ponga en operación el sistema de información del trámite de permiso de operación.
Anexos
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3.14.7 Instrumento para el Monitoreo y Evaluación.
� Reportes estadísticos mensuales de la frecuencia del uso de las direcciones de quejas y de los foros de discusión.
� Sistematización de la información enviada por los usuarios según temas, con especial cuidado en los casos que se reporten desviaciones en los procedimientos.
3.14.8 Elementos para Asegurar la
Sostenibilidad.
� Transferir la administración de la dirección de correo electrónico de quejas y del foro de permiso de operación a la oficina de permiso de operación.
� Presentar informes mensuales sobre las solicitudes atendidas y el resultado de las mismas al Departamento de Control de Ingresos de ambas Municipalidades.
Anexos . 273273273273
Capítulo
4 IMPLEMENTACIÓN DE LA
PROPUESTA DE REFORMA
Anexos . 274274274274
Introducción
uego de concluidas las dos etapas anteriores, se dio inicio fase de implementación para la reforma del proceso de obtención del Permiso de Operación de Negocio tanto en la Alcaldía Municipal del Distrito Central
como en la Municipalidad de San Pedro Sula, paso indispensable para poner en funcionamiento lo diseñado en la Propuesta.
En esta instancia el trabajo consistió en armonizar y articular cada uno de los nuevos elementos propuestos para cada componente de la propuesta de reforma para conseguir los resultados que se han previsto.
Se tuvieron que concluir los estudios específicos como el de análisis de costo de los servicios; diseñar, validar e imprimir los formularios; el expediente técnico para el Outsourcing planteado, ajustar los manuales de procedimientos; elaborar, proponer y buscar la aprobación final de diversos instrumentos normativos en las instancias correspondientes algunos de ellos inclusive hasta en el Concejo Municipal de Regidores; seleccionar y capacitar al personal; definir la estrategia de información y difusión entre otras actividades que serán descritas en el cuerpo de este capítulo.
Nuevamente fue clave para concluir con éxito esta etapa el decidido soporte de las Gerencias encargadas de administrar el proceso en cada Municipalidad, apoyando las modificaciones que hicieran posible poner en práctica la reforma dentro de los plazos previstos.
Se debe también destacar la actitud positiva al cambio y apoyo que mostraban todos los colaboradores de las distintas áreas de ambas Municipalidades involucrados en el cambio ante la proximidad del inicio de la reforma.
Capítulo
4 L
Anexos . 275275275275
Las propuestas de cambio son específicas, innovadoras, algunas por primera vez se plantean en Honduras, pero básicamente, están fundamentadas en la racionalidad y la lógica, la experiencia y lecciones aprendidas. La capacitación y el entrenamiento fueron considerados como elementos transversales en la implementación de todos los componentes.
Sin embargo, a pesar de las previsiones, no se quedó exento de algunos problemas y retrasos como fue en la adquisición de algunos bienes y la contratación de servicios que obligaron a dar soluciones alternas, tal como sucedió con la contratación del diseño del sistema informático el que finalmente fue desarrollado con éxito por la Empresa BMP.
El concurso de la empresa Leonard & Montoya, fue de gran soporte, por cuanto fueron los encargados de la elaboración de algunos de los estudios y el diseño de las estrategias en la implementación como se hará conocer en cada caso.
En este capítulo se describirán las actividades de la Implementación, en el mismo orden y según los componentes tal cual se hizo en los capítulos precedentes.
Principales Características de la Fase
de Implementación en cada
Componente
4.1 De Soporte
4.1.1 Información y Difusión
Anexos . 276276276276
Estrategia de Comunicación para el Proyecto de Simplificación de Trámites para la Obtención del Permiso de Operación de Negocios, en las Municipalidades de la Alcaldía Municipal del Distrito Central y de la Municipalidad de San Pedro Sula. IFC – Leonard & Montoya Publicidad.
4.1.1.1 Objetivo General
Diseñar e implementar una estrategia de comunicación para divulgar los logros del proyecto de simplificación de trámites para la obtención del Permiso de Operación de Negocios en las municipalidades de la Alcaldía Municipal del Distrito Central y la Municipalidad de San Pedro Sula.
4.1.1.2 Objetivo Específico
• Generar a la Opinión Pública una campaña de comunicación contundente que destaque los elementos de simplificación de los procesos resaltando los siguientes atributos de los mismos: eficaz, eficiente, transparente y con una mejor calidad en el servicio.
• Generar una campaña de comunicación basada en los siguientes principios básicos de comunicación: Útil, claro, práctico, didáctico, agradable, simplificado.
• Generar al interior de las municipalidades donde funcionará la simplificación de trámites una estrategia de comunicación que apoye el proceso de cambio, desde la elaboración y divulgación del material educativo que apoye el diligenciamiento del nuevo formulario para solicitar el Permiso de Operación de Negocio hasta la implementación de piezas que orienten al usuario.
Anexos . 277277277277
4.1.1.3 Estrategias de Comunicación.
4.1.1.4 Estrategias de Comunicación.
Estrategia de comunicación
ETAPA DE PLANEACIÓN
ETAPA DE VALIDACIÓN DE LA CAMPAÑA
LyM está realizando un levantamiento de expectativas y necesidades de comunicación, avances del proyecto e
identificación de públicos objetivo, a partir de sesiones de trabajo con los consultores del proyecto y miembros de las
municipalidades
ETAPA DE LANZAMIENTO DE LA
CAMPAÑA
LyM desarrollará dos focus group para validar las propuestas creativas de comunicación y la herramienta didáctica del formulario, de tal forma que se identifiquen los elementos contundentes de comunicación y sus áreas
de mejora.
LyM preparará los planes de medios, free press y lanzamientos regionales. Para apoyar la estrategia se
identificarán líderes de opinión regional y nacional para involucrarlos en el proceso de convocatoria a los invitados,
al igual que centros forjadores de empresa en el país (universidades, agremiaciones, portales de internet, entre
otros)
ETAPA DE DISEÑO DE LA CAMPAÑA
LyM está diseñando las piezas de comunicación idóneas para cumplir con los objetivos del proyecto. La propuesta se basará en los puntos estipulados por los requerimientos del IFC, por lo cual se diseñarán 8 piezas y se finalizarán
5, por cada municipalidad.
Elementos claves de la estrategia
Se deberá escoger un vocero en cada una de las municipalidades y para cada uno de los participantes del
proyecto a fin de unificar el tono y estilo de comunicación, así como el mensaje
La estrategia de comunicación será un éxito en la medida en que sean consistentes todos sus elementos y se logre consenso genuino entre los participantes del
proyecto
LyM basará su estrategia de comunicación en la voz del cliente final, es decir en las expectativas de los
emprendedores y empresarios
El plan de medios se basará en el análisis detallado del segmento objetivo de la comunicación, garantizando
una adecuada cobertura y alcance
El desarrollo del proyecto en sus etapas de Planeación, diseño, lanzamiento y medios se basará en los principios
rectores definidos en el proyecto
UTIL
PRACTIC
O
CLARO
DID
ACTIC
O
AGRADABLE
SIM
PLIFIC
ADO
Anexos . 278278278278
4.1.2 Clasificación de Tipos de Negocios o Actividad Empresarial
La propuesta tomó como base para la determinación de las distintas instancias de aprobación, exigencia de requisitos, costo de las tasas, entre otras, estuvo sustentada en la naturaleza de las actividades y el nivel de riesgo de seguridad de los locales.
• Categorías I y II : Con Inspección Ocular Ex Post. • Categoría III : Con Inspección Ocular Ex Ante.
4.1.3 Sistema Informático
El papel de informática y en general de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) ha sido el hacer posible el rediseño de procesos de formas que no serian posibles de implementar por medios manuales y/o su implementación seria muy onerosa para la organización. De esta manera, se obtienen mejoras significativas en la calidad del servicio con una inversión relativamente baja. Los factores tecnológicos que más han impactado en lo anterior son la llegada de las redes de computadoras y las bases de datos que posibilitan la distribución de la información por toda la organización. De esta manera se reducen los traslados de documentos de un sitio a otro y se reducen también los tiempos de espera de los expedientes al poder “moverlos” por la red corporativa. Se puede registrar las acciones de los actores del proceso. Así es posible registrar todo seguimiento de cada etapa que atraviesa una gestión. Esto permite controlar de una forma global las gestiones individuales y compilar estadísticas del proceso. De esta manera puede llegarse a usar técnicas avanzadas de amoldamiento de procesos estimando cargas en la demanda de servicios y su impacto en los tiempos. Permite la estandarización de manera que los procesos sean adaptables según el caso pero dentro de un conjunto de pasos predefinido. Al quedar incorporados los procesos en aplicaciones informáticas se evita la discrecionalidad sobre los pasos y requisitos del trámite de manera que se puede dar al público una estimación de la duración del trámite basado en las estadísticas del mismo.
Anexos . 279279279279
Permite el rápido acceso a la información relevante para la toma de decisiones de los diferentes niveles de la organización. La tecnología de base de datos permite crear repositorios de los datos mas detallados de cada gestión de manera que se puede obtener una visión muy detallada del proceso y de los niveles de servicio que brinda el municipio. Al tener esta informacion disponible se tiene un mejor control sobre las áreas encargado del proceso y desde el punto de vista de la inteligencia de negocios permite obtener una mejor comprensión del comportamiento del entorno de negocios permitiendo por primera vez a los municipios obtener datos sobre las empresas que abren operaciones y las actividades económicas mas dinámicas en el territorio municipal.
4.1.3.1 Características generales de la implantación tecnológica para ambas municipalidades
El objetivo específico de la implantación en cuanto a tecnología de información fue la redacción de los términos de referencia para el análisis, diseño, desarrollo y puesta en operación de un sistema de información para el proceso de permiso de operación en la Municipalidad del Distrito Central y en la Municipalidad de San Pedro Sula. Lo anterior representa un hito para la municipalidad ya que hasta el momento la mayor parte de los esfuerzos informáticos está orientado a la mejora de la recaudación fiscal. Dicho sistema de permiso de operación deberá permitir a la AMDC y la MSPS llevar el control de las solicitudes ingresadas de forma expedita implementando el proceso simplificado que surgió de la aprobación de los instrumentos de la reforma, incluyendo el uso de formularios revisados, permitiendo llevar un control de cada uno de los pasos por los que pasa una solicitud, quien aprueba y registrando el tiempo que toma cada una de estas etapas. El sistema de registro de solicitudes de permiso de operación ha sido desarrollado pensando en que este instalado en cada una de las oficinas que participen en el proceso de permiso de operación simplificado y permitirá hacer la remisión automática del expediente de solicitud a la siguiente oficina al momento de aprobación de cada etapa. Con lo anterior se espera reducir el tiempo global del expediente por razones de traslados o esperas que afectan el tiempo del trámite actual.
Anexos . 280280280280
A fin de asegurar una completa modernización del tramite se deberá renovar completamente el equipamiento informático de las oficinas de permiso de operación en cuanto a estaciones de trabajo, impresoras, unidades de poder ininterrumpido, etc. A la par de este cambio de equipo es necesario hacer una actualización de las versiones del software de todo el equipo informático para apoyar el trámite de permiso de operación. Entre el software que deberá considerarse en la propuesta son las siguientes versiones:
o Sistema Operativo Windows XP Professional o Microsoft Office Professional o Software Antivirus del tipo McAfee o Symantec o Software Antispyware para cada estación de trabajo.
También se ha considerado el reemplazo del cableado de red en todos los puestos de trabajo que atenderán los procesos de permiso de operación. Especialmente se tuvo el cuidado de asegurar que la velocidad de los equipo de red permita eliminar las esperas debidas a congestiones del sistema y que soporte las cargas estacionales de solicitudes durante el primer trimestre del año.
4.1.3.2 Redacción de Términos de Referencia para el Desarrollo de un Sistema de Información para Permisos de Operación.
Se prepararó un documento con la descripción de las funcionalidades que debería ofrecer el sistema de información tanto para el inversionista como para el empleado municipal. Se describió en el documento acerca de la capacidad de implementar el proceso de permiso de operación simplificado con sus nuevos pasos y aprobaciones intermedias. El sistema debe poder identificar en cualquier momento quien es el funcionario que tiene el trámite en su poder y quienes han otorgado las aprobaciones intermedias en cada fase del proceso. Se redactaron los términos de referencia del personal técnico que realizaría los desarrollos informáticos en el ámbito de la municipalidad del Distrito Central dando como resultado la contratación de tres
Anexos . 281281281281
egresados de la carrera de ingeniería de sistemas para realizar el desarrollo informático del sistema de registro de solicitudes de permiso de operación. A continuación se hará una descripción breve de las capacidades de consultas en línea a través de Internet y el Web que deberá ofrecer el nuevo software.
4.1.3.3 Redacción de Especificaciones Técnicas de Equipos de Computo, Impresoras y Unidades de Energía Ininterrumpida (UPS)
Se produjo un documento en el cual se dan las especificaciones para la adquisición de equipo de informática nuevo para la Oficina de Permiso de Operación en la Municipalidad del Distrito Central y en la Municipalidad de San Pedro Sula. En el mismo se dan las especificaciones de las computadoras personales que se adquirirán junto con sus Unidades de Energía Ininterrumpida (UPS). Además, se incluyeron especificaciones sobre impresoras láser que deberán ser incorporadas en el proceso.
4.1.3.4 Redacción de especificaciones técnicas para la instalación de cableado estructurado
Uno de los factores críticos desde el punto de vista tecnológico es contar con un cableado renovado en todos los puestos de trabajo que estarán participando en el proceso de permiso de operación. La importancia de contar con un adecuado cableado se ve en la estabilidad de las operaciones en los momentos de mayor demanda. También esto permite prevenir problemas de pérdida de paquetes que requieran reenvío de la información.
Anexos . 282282282282
Como una alternativa para promover la competencia se deja abierta la posibilidad de que la red pueda tener algunos puestos de trabajo de tipo inalámbrico para facilitar la reestructuración las oficinas, algo que es muy frecuente en las oficinas públicas.
4.1.3.5 Redacción de especificaciones técnicas para la adquisición de equipamiento de digitalización de documentos y el respectivo software de reconocimiento de caracteres y aplicación de gestión de documentos.
Como un complemento de la simplificación del proceso de permiso de operación se considera necesario realizar las inversiones para crear archivos digitales que paulatinamente sustituyan los actuales archivos físicos de papel con sus desventajas. Las especificaciones se centran en las características de los equipos como scanners de alta velocidad que deberían adquirirse. Por otro lado, se da atención a las características del software de reconocimiento de caracteres (OCR – Optical Carácter Recognition).
4.1.4 Diseño de la Pagina Web Municipal de Permiso de Operación Simplificado para las Ciudades de Tegucigalpa y San Pedro Sula
Como parte de la difusion del proceso simplificado de permiso de operación se ha diseñado una pagina web para cada municipalidad dando a conocer los elementos principales elementos de la reforma del permiso de operación.
4.1.4.1 Municipalidad de San Pedro Sula. Página Web Municipal Para Permiso de Operación
Anexos . 283283283283
ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN PEDRO SULA
os ciudadanos, cada vez con mayor énfasis, exigen que los servicios públicos funcionen, que funcionen bien y que el trato recibido por parte de la administración pública, se adecue a sus expectativas. En pocas
palabras, demandan un mínimo nivel de calidad de los servicios, esperan quedar satisfechos de su utilización y no desean ver frustradas las expectativas que tenían depositadas en los encargados de brindarlos. La Alcaldía Municipal de San Pedro Sula, atendiendo a este justo requerimiento ciudadano, asume con la reforma integral de los procedimientos vinculados al Permiso de Operación de Negocio, el compromiso de diseñar estrategias, y estándares de calidad para brindar una atención satisfactoria al ciudadano. Como un resultado concreto de este compromiso de la Corporación Municipal de San Pedro Sula se presenta a la ciudadanía sanpredana el nuevo proceso de permiso de operación simplificado aprobado mediante ordenanza municipal No. 001/2006 del 26 de Octubre de 2006 y ratificada el 9 de Noviembre de 2006. Esta ordenanza esta enmarcada en los principios de Eficiencia, Celeridad, Economía, Presunción de Veracidad y Privilegio de Controles Posteriores tal como lo manda la Ley de Simplificación Administrativa de la Republica de Honduras. En esta pagina web municipal podrá encontrar informacion valiosa para poder orientarse en cuanto a los requisitos, formato y pasos para realizar obtener o renovar el permiso de operación de su negocio. Esperamos que la misma sea de mucha utilidad para agilizar su actividad económica. Si despues de leer la
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Anexos . 284284284284
informacion proporcionada desea obtener más orientación, puede enviarnos sus consultas a la siguiente dirección de correo electrónico XX o bien visítenos en el Centro de Informacion Municipal (CIM), Palacio Municipal, frente al Parque Central de San Pedro Sula en horario de 8:00 AM a 5:00 PM de Lunes a Viernes.
4.1.4.2 Alcaldía Municipal del Distrito Central.
os ciudadanos, cada vez con mayor énfasis, exigen que los servicios públicos funcionen, que funcionen bien y que el trato recibido por parte de la administración pública, se adecue a sus expectativas. En pocas
palabras, demandan un mínimo nivel de calidad de los servicios, esperan quedar satisfechos de su utilización. La Alcaldía Municipal del Distrito Central, atendiendo a este justo requerimiento ciudadano, asume con la reforma integral de los procedimientos vinculados al Permiso de Operación de Negocio, el
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ALCALDIA MUNICIPAL DEL DISTRITO CENTRAL
Anexos . 285285285285
compromiso de diseñar estrategias, y estándares de calidad para brindar una atención satisfactoria al ciudadano.
Como un resultado concreto de este compromiso de la Corporación Municipal del Distrito Central se presenta a la ciudadanía el nuevo proceso de permiso de operación simplificado aprobado mediante ordenanza municipal No. XX del YY de Diciembre de 2006 y ratificada el XX de Diciembre de 2006. Esta ordenanza
esta enmarcada en los principios de Eficiencia, Celeridad, Economía, Presunción de Veracidad y Privilegio de Controles Posteriores tal como lo manda la Ley de Simplificación Administrativa de la Republica de Honduras. En esta página Web municipal podrá encontrar información valiosa para poder orientarse en cuanto a los requisitos, formato y pasos para realizar obtener o renovar el permiso de operación de su negocio. Esperamos que la misma sea de mucha utilidad para agilizar su actividad económica. Si después de leer la información proporcionada desea obtener más orientación, puede enviarnos sus consultas a la siguiente dirección de correo electrónico XX o bien visítenos en la Gerencia de Atención al Ciudadano (Centro AER), Antiguo Edificio El Ahorro Hondureño, Contiguo a Clínicas Viera, Barrio El Centro, en horario de 7:30 AM a 3:30 PM de Lunes a Viernes.
4.1.5 Desarrollo de Proceso Simplificado Usando Herramientas de Modelamiento de Business Processing Management (BPM)
Durante los meses de Diciembre de 2006 y Enero de 2007 la empresa BPM Perú realizó el desarrollo en el sitio de los procesos de emisión de permiso de operación con la participación de técnicos municipales y miembros del equipo consultor del IFC destacados en las ciudades de Tegucigalpa y San Pedro Sula. La contratación de la empresa BPM fue parte de la asistencia técnica contratada por el IFC para el apoyo de la implantación de los procesos simplificados. Las actividades de trabajo se dividieron en las siguientes etapas: 1. Definición del proyecto y su alcance en cada municipalidad
Anexos . 286286286286
2. Modelamiento del proceso y generación de un documento de Caso de Uso (Use Case)
3. Desarrollo del proceso en la Herramienta BPM junto con las interfaces con los sistemas tributarios de ambos municipios.
4. Instalación del Software BPM junto con los programas del proceso modelado y desarrollado.
5. Entrenamiento del personal municipal en el uso del producto final y formación de capacitadores.
Las actividades anteriores se realizaron con la aprobación del personal de ambos municipios dejando los procesos listos e instalados en los servidores municipales para su aprovechamiento por parte de los responsables de las oficinas de permiso de operación. En el caso de la municipalidad de Tegucigalpa el equipo de trabajo de BPM Peru desarrollo una interfaz para recibir información desde el sistema de facturación de tributos municipales provisto por la empresa local Ingeniería Gerencial. De esta manera se da una sincronización entre los datos correspondientes a liquidación de tasas y su correspondiente pago y la actualización del proceso sin necesidad de intervención humana. En el caso de la municipalidad de San Pedro Sula el equipo técnico de BPM Peru desarrollo una interfaz para poder capturar los datos de tipo tributario registrados en el sistema de información tributaria de la AMSPS de modo que las actualización de los valores facturados al contribuyen y su pago correspondiente se reflejan de forma automática en el proceso de permiso de operación desarrollado por la firma consultora. A modo de anexo se adjuntan las actas de definición de proyecto para las municipalidades de Tegucigalpa y San Pedro Sula.
4.1.6 Modulo de Orientación, Tramite y Pagos
Anexos . 287287287287
En medio de una gran escasez de recursos propios del fin de año en las entidades públicas, cada Gerencia de cada Municipalidad encargada de administrar el proceso, con apoyo de una primera entrega de estructura modular muy básica, por parte del FIDE, pudo implementar un nuevo módulo para el trámite del nuevo proceso para obtener el Permiso de Operación de Negocio.
A diferencia del anterior, este se encuentra debidamente señalizado, cuenta con un administrador de colas para obtener el turno de atención, la iluminación es suficiente y tiene una capacidad de espera de 50 asientos.
Cuadro Nº 89
Nuevos Mòdulos de Atención y Trámite
Anexos . 288288288288
4.1.7 Recursos Humanos y Capacitación AMDC MSPS
� Curso de capacitación y sensibilización sobre el nuevo proceso simplificado para obtener el Permiso de Operación de Negocios. Personal de la Gerencia de Servicios a la Ciudad. Personal AER, Inspectores. IFC. Julio.
� Curso de capacitación sobre zonificación y desarrollo de inspecciones oculares. IFC. Agosto a la fecha.
� Curso de capacitación y sensibilización sobre el nuevo proceso simplificado al personal del Juzgado de Policía.
� Taller sobre Prevención de riesgos, seguridad y primeros auxilios. Cuerpo de Bomberos. Del 28 al 30 de Noviembre.
� Curso de Manejo Gerencial y Administrativo del Proceso Simplificado para Obtener el Permiso de Operación de Negocio. FUNADEH. Del 30 al 03 de Octubre.
� Curso de Control de Servicios y Establecimientos de Interés Sanitario. irección General de Regulación Sanitaria. 9 Y 10 de noviembre.
� Curso de capacitación y sensibilización sobre
el nuevo proceso simplificado para obtener el Permiso de Operación de Negocios. Personal del Área Tributaria. IFC. Junio.
� Curso de capacitación sobre zonificación y
desarrollo de inspecciones oculares. IFC. Julio a la fecha.
� Taller sobre Prevención de riesgos,
seguridad y primeros auxilios. Cuerpo de Bomberos. 17 al 20 de Octubre.
� Curso de Manejo Gerencial y Administrativo
del Proceso Simplificado para Obtener el Permiso de Operación de Negocio. FUNADEH. Del 23 al 28 de Octubre.
� Curso de Control de Servicios y
Establecimientos de Interés Sanitario. Dirección General de Regulación Sanitaria. 6 al 8 de noviembre.
� Curso de Resguardo del Medio Ambiente y
cumplimiento de las normas ambientales en el desarrollo de Actividades Comerciales. DIMA. 30 de Octubre al 01 de Noviembre.
� Curso de Nivelación Informática y
Adiestramiento en los Software de Consultas de Zonificación y del Proceso para Obtener el Permiso de Operación de Negocios. 13 de Diciembre 2006 al 05 de Enero 2007.
Como primer paso para la designación del personal que conformaría el Equipo de Innovación Municipal, se procedió a evaluar las aptitudes del personal que venía trabajando en las distintas.
Durante este proceso hecho sobre la base de entrevistas personales, se dejó muy en claro que el objetivo era identificar las aptitudes del personal para un mejor desempeño en el cargo adecuado y que por ningún motivo existía el propósito de confeccionar una lista de futuros despidos.
Anexos . 289289289289
De acuerdo al cuadro anterior, el siguiente paso consistió en estructurar un programa de talleres y cursos para el personal que trabajará en el módulo de atención como al personal administrativo y de las Gerencias con participación tangencial en el proceso.
Los cursos y talleres se detallan a continuación:
� Curso de capacitación y sensibilización sobre el nuevo proceso simplificado para obtener el Permiso de Operación de Negocios. Dirigido al Personal que labora en las Gerencias de Línea que administran directamente el proceso simplificado, cuya finalidad fue generar conciencia en cada participante sobre el reconocimiento de un autodiagnóstico que planteaba la necesidad de cambio para una mejor calidad del servicio prestado y la consecuente mejora en el desarrollo laboral de cada uno de ellos.
� Curso de capacitación sobre zonificación y desarrollo de inspecciones oculares. Dirigido básicamente a los inspectores oculares y el supervisor, cuya finalidad fue capacitar de manera integral en la lectura de la zonificación y uso de suelo en cada una de las jurisdicciones.
� Curso de capacitación y sensibilización sobre el nuevo proceso simplificado al personal del Juzgado de Policía. Dirigido a los Policías Municipales. Toda vez que del trabajo en campo pudimos apreciar que estas Gerencias venían desarrollando operativos de fiscalización de manera arbitraria e indiscriminada imponiendo notificaciones de multa en zonas donde era imposible formalizar una actividad comercial trayendo como consecuencia tres resultados altamente perjudiciales para ambas municipalidades: El primero que notificaban locales comerciales que de acuerdo a la norma (recordemos que hablamos de norma totalmente desactualizadas que no representaba la consolidación comercial del momento) no eran pasibles de formalizarse, el segundo el inversionista además de afrontar una multa y frente a su voluntad de formalización encuentra la negativa de la municipalidad, y el tercero a pesar de ser multados los locales comerciales jamás eran clausurados pues las municipalidades carecen de presupuesto para ejecutar esta clase de sanciones, perdiendo con ello, la imagen de autoridad de cada municipalidad y generando una situación de desventaja ante empresarios ya formalizados teniendo que afrontar competencias desleales.
� Taller sobre Prevención de riesgos, seguridad y primeros auxilios. Cuerpo de Bomberos. Capacitación que dirigida básicamente a aquellos trabajadores municipales dedicados a desarrollar las inspecciones oculares en el campo que certifiquen las cuestiones de zonificación y el acondicionamiento adecuado
Anexos . 290290290290
que garantice un desarrollo idóneo de la actividad comercial cuya finalidad buscaba desarrollar los temas detallados a continuación:
o Temas de seguridad. o Identificación de riesgos. o Prevención de incendios. o Primeros Auxilios.
� Curso de Manejo Gerencial y Administrativo del Proceso Simplificado para Obtener el Permiso de Operación de Negocio. Dirigido al personal encargado de administrar directamente el proceso con la finalidad de crear conciencia de trabajo en equipo, manejo de inteligencia racional en tareas bajo presión, reforzamiento del trabajo en equipo, conocimiento de las herramientas de indicadores de gestión, reconocimiento de la importancia del cumplimiento de las metas y sobre de los resultados obtenidos cuando se trabaja como equipo. Todas materias relacionadas estrechamente con el nuevo proceso simplificado.
� Curso de Control de Servicios y Establecimientos de Interés Sanitario. Dirigida al personal encargado de realizar las inspecciones oculares y al personal encargado de brindar atención en modulo. Con los objetivos de Desarrollar en los participantes la capacidad de vigilar lo establecido en el Reglamento sobre manipulación de alimentos y bebidas, y las adecuaciones infraestructurales con las que debe contar el local comercial; desarrollar en los participantes la capacidad de vigilar lo establecido en el Reglamento sobre los actos administrativos sobre aquellos giros que por la naturaleza de su actividad implican mantener contacto directo con el público; y, desarrollar en los participantes la capacidad de vigilar lo establecido en el Reglamento sobre las especificaciones de seguridad referentes a temas técnicos eléctricos así como la manipulación y reconocimiento de la necesidad de los tipos y tamaños de extintores.
� Alcances del proyecto de las Ordenanzas Municipales. � Capacitación en el manual de procedimientos � Capacitación en el nuevo sistema informático a cargo de la empresa BMP. � Capacitación en parámetros técnicos para la aprobación de solicitudes de rótulos.
Cuadro Nº 90 Personal Capacitado en la Alcaldía Municipal del Distrito
Central
Cuadro Nº 91 Personal Capacitado en la Municipalidad de San Pedro Sula.l
Anexos . 291291291291
4.2 De Procedimientos
Luego de haberse consensuado y validado todas las partes del Proceso Único para obtener el Permiso de Operación de Negocio las cifras mostradas en el siguiente cuadro muestra de modo resumido y comparativo con el actual proceso, los indicadores que se pretenden alcanzar con la reforma de acuerdo a los supuestos previstos.
No deberá extrañar que en las primeras semanas de operación de la reforma se presenten dificultades propias de la introducción de cambios, sobre todo cuando estos son numerosos, innovadores y radicales, los que se deben ir superando hasta alcanzar indicadores iguales o cercanos a los propuestos.
4.2.7 Resumen de los indicadores propuestos para la Alcaldía Municipal del Distrito Central
VALORES
PROCESO
PASOS TIEMPOS
PROP.
REQ. INSPECC. FORM.
Grupo I 21 0.95 días 4 1 3
Grupo II 21 1.63 días 4 1 3
Grupo III 31 3.00 días 4 2 3
Proceso Anterior
180 296 28 5 35
Cuadro Nº 92 Indicadores Propuestos
Anexos . 292292292292
4.2.8 Resumen de los indicadores propuestos para la Municipalidad de San Pedro Sula.
4.2.9 Inspección Única Multipropósito
Se capacitó a los inspectores oculares tanto temáticamente como con trabajo en campo para que tengan la suficiente capacidad de desarrollo de inspecciones oculares de manera pluritemática tanto en los temas de zonificación, uso de suelo, higiénico sanitario, seguridad y medio ambiente; como en la preparación de la metodología de desarrollo de cada inspección que aseguren el cumplimiento del número de inspecciones trazadas como meta para cada día.
El desarrollo de cada inspección tendrá la responsabilidad del cumplimiento de los plazos previstos para realizar las inspecciones, por lo tanto es de esperar que en ese entonces los términos de la propuesta se cumplan a cabalidad.
VALORES
PROCESO
PASOS TIEMPOS
PROP.
REQ. INSPECC. FORM.
Grupo I 18 0.45 días 3 1 3
Grupo II 18 0.45 días 3 1 3
Grupo
III
28 3.00 días 3 1 3
Proceso Anterior
160 296 28 5 35
Cuadro Nº 93 Indicadores Propuestos
Anexos . 293293293293
4.2.10 Formularios
Durante la fase de implementación se hicieron las correcciones finales a los formularios considerados en la propuesta sobre la base de los resultados de los talleres de simulación y juego de roles así como de las coordinaciones con cada Gerencia o Area que administra el proceso con lo que quedaron definitivamente validados y listos para ser usados en el nuevo proceso. Ver anexo.
4.3 Normatividad
Durante la fase de implementación las acciones estuvieron centradas durante los últimos meses del año 2006 en:
� Coordinar con las Gerencias que administran directamente el proceso la redacción final de los proyectos de Ordenanzas Municipales que sustentan la Reforma.
� Sustentar ante la Corporación Municipal o de Regidores los proyectos de Ordenanzas Municipales que sustentan la Reforma.
VERIFICAC. DE APTITUD
DEL ESTABLECIM
IENTO
VERIFICAC.
DE CONSERVAC.
VERIFICAC.
DE SEGURIDA
D
INSPECCIÓN
ÚNICA
INSPECCIÓN ÚNICA MULTIPROPÓSITO
Cuadro Nº 94 Diagrama de desarrollo temático de las Inspecciones Oculares
Anexos . 294294294294
� Absolver las distintas inquietudes e incorporar las sugerencias de los regidores a los proyectos presentados.
� Coordinaciones Secretaría Municipal para la incorporación en agenda y preparación del material para las publicaciones de tal manera que pudieran entrar todas en vigencia antes del 2 de enero del 2007.
Cuadro Nº 95 Sesión Municipal presidida por el Señor Alcalde de la Municipalidad de San Pedro Sula donde se aprobó la Ordenanza.