5. INVENTARIOS

En este módulo, considerando a los inventarios como el conjunto de bienes que son propiedad de la empresa y cuyo objetivo de adquisición o fabricación es volver a venderlos a fin de obtener una utilidad razonable, implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de sus entradas, salidas y transferencias y sus consecuentes costos en las diferentes sucursales, bodegas y almacenes con que cuente la organización.

BARRA DE MENUS

Los procesos que pertenecen a este módulo son

Realizamos un clic en la palabra GESTIONES e inmediatamente aparecerán los diversos procesos que presenta el módulo.

COSTOS

INVENTARIO

Carga

Inicial

Actualización

de Artículos

Movimiento

de Artículos

Mantenimiento

de Costos

GESTIONES

Tipos de CatálogosCatálogosAlmacenesClases de Artículos

ClasesFamiliasGrupo Tipo

ArtículosSecuencias

Transferencias

GESTIONES

Transferencias

PROCESOS

PreciosArtículos a AlmacenesDescuentosDescuentos AlmacenesCostos

PROCESOS

Recálculo de Costos

CARGA INICIAL

Para organizar la información de este módulo procederemos a ingresar datos en los siguientes procesos.

TIPOS DE CATÁLOGOS:

Consiste en una versátil agrupación de primer nivel de los atributos adicionales de los elementos que conforman este módulo, principalmente de artículos.

Donde:

Código: Denota el código del Tipo de Catálogo, el cual por su definición de agrupación, contendrá un punto al final tal como si se tratase de un Plan de Cuentas.

Los códigos a su vez se incorporan en las Tablas y Fichas del módulo como Menús, cuyo detalle se especifica en los Catálogos. Por tal razón mejora la satisfacción en el control de inventarios y sus reportes.

Descripción: Revela el nombre del Tipo de Catálogo y debe especificar claramente la esencia del concepto que en los Catálogos vamos a desagregar.

CATÁLOGOS

Contiene las subcomposiciones de cada Tipo de Catálogos. Facilita incorporar una calificación cualitativa al atributo, de tal manera de discriminarlo en forma más eficiente en los reportes.

En primera instancia se elige el Tipo de Catálogo que vamos a desagregar, para este ejemplo Tipo de Almacén:

Donde:

Código: Definimos códigos de segundo nivel, sin punto al final.

Orden: Explica el orden de presentación del Catálogo en los procesos y/o reportes que lo contengan.

Descripción: Refiere al nombre del atributo.

ALMACENES

El sistema mantiene el control individualizado de los artículos en tantas bodegas, internas o externas, se haya definido por empresa y sucursal, tal como aparecen gráficamente en el lado izquierdo de la ventana de este proceso:

Donde:

Tipo: Se relaciona con el estatus definido con código 10 de los “Catálogos” y “Tipos de Catálogos”.

Centro de Costos: Asignado para el registro contable de Ventas por almacén o ubicación geográfica.

Dirección: Muestra la ubicación de la bodega.

Tarjeta:

Estado: Denota si la bodega está Activa o Pasiva.

Negativo: Muestra si en el almacén está o no autorizado realizar movimientos en negativo.

Cierre: Señala la fecha de últimos movimientos autorizados a registrarse en la bodega en mención.

CLASES DE ARTICULOS

Es conveniente reunir a los artículos en conjuntos o grupos de similares características, con el objeto de mejorar su control e ir estableciendo lugares específicos para cada uno de ellos.

Al codificar estos grupos, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Los grupos, en la medida de lo posible, deben ser exactamente los mismos que constan en el plan de cuentas, o,

• Se pueden ir estableciendo rangos consecutivos de grupos de artículos que se encasillen, de la misma forma, en las cuentas de inventarios del plan respectivo.

Ahora bien, los siguientes reportes pueden ser utilizados tomando como parámetro los grupos de artículos:

• La cuenta contable de registro de los movimientos de Inventario están basados en el grupo o clase artículo.

• Los resúmenes de existencias en Bodega • Las actualizaciones de costos y precios en Bodega

Donde:

Código: Menciona el número con el cual se conocerá a la clase. Se recomienda codificar de acuerdo a la secuencia que quiere que aparezcan los reportes de inventario por clase.

Clase de Artículo: Especifica el nombre de la clase de artículo.

Tipo: Tiene dos opciones Artículo o Terminado.

Cta. Inventario: Inscribe la cuenta contable del Inventario en el Activo, para cuando se registren los Ingresos a Bodega, Egresos de Bodega, Compras y Costos así como sus respectivas devoluciones de artículos. Esta opción será útil cuando contablemente en Inventarios se mantenga una separación por tipo o grupo de producto. No tendrá validez cuando en contabilidad se controle los inventarios con otra metodología, por ejemplo, por Bodegas.

Cta. Ventas: Asienta la cuenta de contabilización de las ventas de inventarios. Esta opción será válida cuando en el Estado de Resultados se presenten las ventas por tipo o grupo de producto. No será válida, por ejemplo, cuando las ventas los efectúan por centros de Utilidad tales como: Ciudad o Departamento.

Cta. Descuentos: Facilita el registro de la cuenta contable de los Descuentos en Línea elaborados en el momento de la facturación.

Cta. Devoluciones: Admite la cuenta contable para cuando se registren contablemente las devoluciones de ventas de inventarios. Contendrá las mismas condiciones de registro de las cuentas de ventas.

Cta. Importaciones: Corresponde a la cuenta contable de registro de Importaciones de inventarios.

Cta. Costo: El costo, al mantener una relación directa con los Ingresos, debería conservar la misma condición de control y presentación establecida en el acápite anterior para las ventas.

Familias / Grupo / Tipo: Corresponden a 3 niveles de subclasificaciones adicionales de Inventarios, las cuales se relacionan directamente con la Clase de Artículos.

Éstas ayudan a mejorar la clasificación del Inventario en virtud de que, conforme se lo organice, especifica con mayor nivel de detalle los modelos, materiales, presentaciones, calidad, etc., de los productos que mantenemos en el Inventario.

Su esquema se puede visualizar en el siguiente ejemplo:

Donde:

Código: Se recomienda una codificación simple ya que, por ejemplo, el Tipo puede ser el mismo, pero de otra Clase / Familia o Grupo. No se acepta codificación con niveles de agrupación y movimiento.

Descripción: Señala el nombre de la familia de artículos.

ARTICULOS

CLASE 1 CLASE 2

FAMILIA 01

FAMILIA 2.2

GRUPO 2.2.1

GRUPO 2.2.2

FAMILIA 1

FAMILIA 2

GRUPO 01

GRUPO 02

TIPO 01

TIPO 02

TIPO 01

TIPO 02

TIPO 2.2.1.01

TIPO 2.2.1.02

TIPO 2.2.2.01

TIPO

2.2.2.02

Codificación Estructurada (Incorrecta)

Codificación Simple

(Correcta)

ARTICULOS

Se ubicarán en esta ficha, para su control y costeo, todos aquellos productos que serán, en primer lugar producidos o adquiridos, para luego comercializarlos o consumirlos en el ejercicio y operación normal de una empresa.

Su codificación va a depender de algunos factores, entre los que constan:

Tipo de negocio: En un supermercado o un almacén de ventas al detal con gran movimiento, y luego de un análisis costo – beneficio, nos veremos obligados a utilizar un código de barras, tipo EAN 14, para que el sistema los lea a través del escáner y lo presente en cualquiera de los dispositivos con que cuenta. Esto ahorraría una cantidad inmensa de tiempo y evitaría colas por parte de los clientes del negocio. En el caso de otro tipo de negocio sería necesario efectuar un análisis del impacto del código en relación con el tiempo de facturación.

Tipo de artículo: En el caso de productos de origen artesanal, por ejemplo, sus fabricantes no tienen la capacidad de establecer códigos de barra, entonces, el intermediario ubica los códigos en base a su propia clasificación de artículos.

Destino del artículo: Dependiendo si es una materia prima, un producto en proceso, o un producto terminado, debe diferenciarse el código del artículo.

En cualquiera de los casos, es recomendable utilizar un solo nombre y código por artículo, incluso cuando existan promociones temporales que modifiquen su presentación. Esto ayudará mucho en su manipulación y control, y no hará necesario mantener en el archivo varios códigos cuyos movimientos sean escasos.

Donde:

Código: Delata el código del artículo, el cual dependerá de la empresa.

Alterno: Optativamente en la primera casilla puede estar el código asignado al artículo por el proveedor, código de barras si no se lo ubicó como principal, o cualquier otro que permita su fácil ubicación en el listado. En la segunda casilla se encuentra el nombre alterno.

Nombre: Éste debe ser único y conocerlo el personal inmiscuido en su venta, manipulación y control.

Título:

Descripción:

Estado: Calificación de entre 5 opciones cerradas que se da al artículo.

Clase: Dependerá de los grupos creados según lo explicado.

Familia / Grupo / Tipo: Ibidem párrafo anterior.

Marca: Se relaciona con el código 01. de los Catálogos.

Modelo: Casilla para ubicar datos en forma abierta.

Color: Se relaciona con el código 99. de los Catálogos

Talla: Se relaciona con el código 40. de los Catálogos

Donde:

Unidad: Despliega el nombre de las unidades definidas para artículos en el módulo de Parámetros.

No Bultos / Peso / Volumen m3 / Medidas: Características de los productos

Tipo: Escoja entre Importado / Nacional y Prod. Terminado.

Tipo Iva: Indica el porcentaje de IVA a aplicarse en el producto.

Precios: Existe, por lo menos en esta sección, cuatro listas formales de precios, los cuales por ejemplo se pueden asignar así: Precio A: Distribuidores Quito Precio B: Distribuidores Provincia Precio C: Consumidor Quito Precio D: FOB EEUU

Existencia mínima: Se refiere al nivel mínimo de existencias que debe mantener en bodega con el fin de satisfacer los pedidos de los clientes o los planes de producción, en el caso de empresas comerciales o industriales, respectivamente. Esta se determina en base a un análisis de la demanda y el tiempo mínimo de reposición o reemplazo. En caso de no reponerse los inventarios a tiempo no se podrá satisfacer plenamente la demanda de los clientes, los cuales obviamente buscarán otros proveedores, esto a más de dar una mala imagen de la empresa, traerá como consecuencia una reducción de ventas y utilidades. Existencia máxima: Se refiere al nivel máximo óptimo de existencias que debe mantener en bodega y que cubrirá un periodo de ventas o de consumo de materiales en circunstancias normales. Un exceso en el nivel máximo de inventarios, sin fundamentos válidos, tiene algunas repercusiones entre las que constan: Capital de Trabajo ocioso, gastos adicionales en control, almacenamiento, seguros, vigilancia, la mercadería puede vencerse, dañarse o volverse obsoleta.

Ubicación Física: Esta opción cuenta con tres casilleros de dos caracteres cada uno, los cuales optativamente pueden ser utilizados de la siguiente forma: Ubicación Física: 01-10-03 1 2 3

1. Indica físicamente la sección de la bodega donde se ubican

los productos,

2. Revela a nivel horizontal el sitio donde se encuentra el producto. Este a su vez puede tener divisiones que indican con mayor exactitud la posición del producto.

3. Define a nivel vertical la altura donde se hallan los productos. Este a su vez puede tener segmentaciones que señalan con mayor exactitud la posición del producto.

Juego Kit: Indica que si este artículo se compone a su vez de otros artículos. Es decir, si corresponde, a una especie de combo. Por ejemplo: para no facturar de producto en producto en un supermercado, podemos crear un Juego Kit de una “canasta básica” que contenga varios productos.

Observaciones: Casilla que facilita sugerir cualquier detalle adicional del artículo.

Proveedor: Señala la empresa proveedora del exterior del artículo.

Partida Arancelaria: Este campo es válido cuanto se activa el módulo de Importaciones, ya que, indica el número de la partida a aplicarse para el cálculo de impuestos.

Código Fábrica: Muestra el código con el cual la fábrica y/o vendedor del artículo lo factura.

Costo FOB: Siglas en inglés que significa Freigth on Board. (Flete a Bordo). Implica una condición del precio, en el caso de una importación, en la cual el Proveedor del Exterior ubica el producto en el transporte sea marítimo, terrestre o fluvial.

Tiempo de Entrega: Especifica el tiempo que media entre la Orden de Compra en firme y la recepción del producto en las Bodegas del comprador. Su propósito está en el manejo de una cultura de Producción JIT (Just in Time - Justo a Tiempo).

C. Mín. Pedido: Indica la Cantidad Mínima de Pedido solicitada por el proveedor para realizar despachos.

Colección: Muestra un atributo que dependerá del artículo.

Último costo: Indica el último costo al cual ingresó, por cualquier proceso, el artículo. Sirve para la fijación manual o automática de precios.

Costo Promedio: Designa el costo promedio actual del artículo. Su objetivo también se relaciona con la fijación de precios así como el control de costos.

Existencia Actual: Muestra la sumatoria actual de todas las existencias de todas las bodegas donde se halle el artículo. Esta existencia puede ir cambiando incluso minuto a minuto, dependiendo de la rotación del producto que se investigue.

Costo Total: Señala el costo total actual de los artículos. Este costo en ocasiones se distorsiona cuando se haya parametrizado la facturación en negativo. Por lo que se recomienda que dicho parámetro sea siempre ubicado en NO.

Ingresado / Modificado: Denota el usuario que creó el artículo y el último que lo modificó. Esta función permite controlar principalmente la modificación de los precios de los artículos.

Explicados los datos del Artículo, pasamos a exponer los accesos ubicados en la parte derecha de la ficha.

Accesos:

Este acceso discrimina la presentación de los artículos por bodega o almacén. Su ventana es la siguiente:

Para esto se procede a una a una las bodegas donde se desea controlar el artículo. Si requiere que el artículo conste en todas

las bodegas proceda a . Puede

una a una las bodegas o . Luego presione .

En el ejemplo, se visualizan las existencias por cada bodega. Así como las existencias mínimas, máximas y el descuento por almacén. Al final tenemos un casillero que muestra la existencia total del artículo.

Este es un proceso mediante el cual se indica al sistema los artículos o elementos de un artículo mayor.

Como podemos ver en este ejemplo, el artículo JUEGO ESCOLAR a su vez se compone de varios productos, los cuales SE DESCARGARÁN AUTOMÁTICAMENTE AL FACTURAR EL PRODUCTO PRINCIPAL.

Este proceso facilita la asignación de descuentos en línea, en el momento de la facturación, a las cuatro listas de precios formales de acuerdo a una cantidad específica de venta

Este acceso lo que hace es memorizar en el sistema los proveedores, así como sus tiempos y costos

referenciales de entregas en un determinado Artículo.

Esto facilita la emisión automática de Órdenes de Compra desde el Módulo de Producción al emitir una Orden de Producción cuando el sistema revise las existencias y no haya el stock de los artículos necesarios para llevar a efecto dicha orden.

Este proceso se basa en la filosofía del MRP II y del Justo a Tiempo que implica que se debe negociar con lo proveedores a largo plazo y bajo condiciones de aseguramiento de la provisión de artículos en lapsos determinados.

Este ícono indica al sistema verificar la consistencia del código principal de tal forma que sea válido con el formato del EAN13.

Secuencias

Determinamos con que numeración correrá la secuencia de las Transferencias que realicemos en el sistema.

Donde:

Código y Almacén: Especifica la notación interna y nombre de la gestión de Factura Punto de Ventas.

Sucursal: Determinamos en que sucursal vamos a asignar secuencias.

Nombre: Señalamos el nombre del proceso que asignamos la secuencia. Por definición se denomina Transferencia.

Autorización: Muestra el número de autorización de impresión otorgado por el SRI. El sistema en caso de transferencias puede emitir la Guía de Remisión donde sería necesario este número.

Serie / Secuencia: Asignado conforme el formato preimpreso.

Secuencia: Denota la numeración que se seguirá en el caso de que se parametrice para que asigne automáticamente.

Formatos: Determina los formatos de impresión, local o extranjero, de la gestión de Transferencias.

MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Parámetros Transferencias

Donde:

Editar número: Facilita la asignación automática de secuencias de las Transferencias o de lo contrario la inscripción manual del número de las mismas.

Editar Fecha: Sitúa automáticamente la fecha de Transferencia tomando aquella que esté vigente en el computador o en el sistema, sino, puede ingresar libremente dicha fecha.

Editar Precio: Permite modificar o no el precio de presentación de la Transferencia. Esto se lo elige en la Lista de Precios y no tiene ninguna repercusión contable.

Realizar salidas en negativo: Implica que el sistema revise que al efectuar Transferencias la bodega Origen cuente con existencias para proceder o no.

Redondeo de decimales: Autoriza el redondeo de decimales en el total de la factura. Válida cuando se trabajaba en sucres.

Escoger IVA: En conjunto con la lista de la derecha predetermina el porcentaje de IVA de las Transferencias.

Escoger lista de precios: Precisa la lista de precios que se afectará al efectuar la Transferencia.

Escoger Almacén: Predefinimos el Almacén origen de las Transferencias.

Escoger moneda: Define la moneda de registro de la Transferencia.

Búsqueda de Artículos: Indica al sistema que la búsqueda de los artículos en el cuerpo del formulario de Transferencia se lo realizará por el Código o por el Nombre.

Costo Promedio: Especifica que los artículos muestren su Costo Promedio por Almacén o de acuerdo al Total.

Existencia: Puntualiza que las existencias mostradas sean únicamente las del Almacén definido para la Transferencia, o, la de Todos los Almacenes.

Último Costo: Fija que el último costo por Almacén o de Todos los Almacenes

Número de renglones: Delimita el número de renglones de una factura. Un renglón es una línea del cuerpo del formulario

Fecha de cierre: Establece la fecha posterior a la cual se podrá ingresar información referente a esta gestión IVA:

Transferencias

Se refiere a movimientos internos de los artículos entre las diversas bodegas, internas o externas, que mantenga la empresa. Por tener el carácter de interno no tiene implicación contable, a excepción de que su control contable se lo lleve a nivel de Bodegas, lo que es poco común. Sus ventajas son:

• Permiten mejorar el control físico de la mercadería por bodegas, ya que controla individualizadamente sus entradas y salidas.

• Optimizan el control de producción o ensamblaje cuando cada Bodega representa un grupo de artículo.

Pueden darse por los siguientes motivos:

• Envío desde la Bodega Principal, que generalmente es la de

existencias, hacia centros de expendio o custodia consideradas Bodegas Secundarias Internas, como por ejemplo: Almacenes de Ventas o Exhibiciones.

• Control de la salida temporal de mercadería para que sean apreciadas por clientes. En este caso, cuando nos devuelvan los artículos se hace una reversión de la transferencia de envío, con otro número y documento.

• Traspaso a otro almacén donde será producto de una transformación o complementación de su presentación.

En este formato el usuario tiene la oportunidad de realizar una TRANSFERENCIA de artículos de una Empresa o Almacén a otro.

Donde:

Empresa: El nombre de la empresa que realizará la Transferencia.

Almacén Origen: Se refiere a la Bodega desde donde salen los artículos.

Almacén Destino: Hace mención de la Bodega Destino, es decir, donde ingresan los artículos transferidos..

Lista de precios: el sistema puede hacer que se visualice (e imprima) en el formulario cualquiera de los 4 precios formales, o el costo promedio o el último costo. Sin embargo, el efecto contable de una Transferencia es nulo, a excepción que el control contable y operativo se lo efectúe a nivel de Bodegas.

Moneda: Define la moneda principal de procesamiento de la Transferencia.

Cotización: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotización de la segunda moneda con respecto de la principal.

Concepto: Espacio para inscribir cualquier anotación referente a la Transferencia.

No.: Corresponde a la serie y secuencia asignada a este formulario en las Gestiones de Organización, y, parametrizada para que aparezca en forma automática o manual.

Fecha: Resalta la fecha de registro de la Transferencia, pudiendo ser la del sistema o inscrita manualmente.

Código: Si conocemos, en parte o todo, el código lo digitamos, de lo contrario digite Espacio y luego la tecla Tab para que aparezca la pantalla de búsqueda.

Und: Corresponde a la unidad de medida del artículo transferido.

Cantidad: Señalamos la cantidad del producto transferido de acuerdo a la unidad de medida especificada.

Prec Unitario: Aparece el precio unitario de los artículos de acuerdo a la lista de precios escogida.

Desc: Especificamos el descuento por cada artículo y se ha aplicado una lista de precios formal. Este descuento es válido cuando se hacen Transferencias a Bodegas Externas y no se desea que ésta conozca los costos de dicho artículo.

Total: Muestra el Total de la Transferencia por cada renglón.

Este acceso permite emitir la guía de Remisión que es el comprobante de Venta que respalda legalmente el traslado de mercaderías.

Su Caja de Diálogo contiene los requisitos establecidos por el SRI:

Imprimir Pantalla:

Luego podemos imprimir el formulario de Transferencia, ya sea a través

del ícono de impresión de la Barra de Herramientas Vertical o a través del Menú Archivo, comando Imprimir, donde incluso puede ejecutar una Vista Preliminar .

Para la impresión de la Transferencia, sea en pantalla o papel, tenemos dos formatos tales como: Transferencia, Transferencia Extranjera, los cuales son determinados en la sección Secuencias. Adicionalmente podemos imprimir la Guía de Remisión anteriormente explicada

ACTUALIZACION DE ARTICULOS

RECALCULO DE COSTOS

Este es un proceso que debe ser corrido cuando existan demasiados movimientos de inventarios y requiere:

Almacén: El sistema realizará el recálculo de costos de inventario considerando solo las transacciones –entradas y salidas- que se han realizado en cada almacén.

Total: Bajo esta opción el sistema realizará el recálculo de costo del inventario considerando todas las transacciones que se han realizado en los distintos almacenes de la empresa.

Costo Promedio Anticipado: Esta opción se la utiliza cuando existen existencias en negativo. El sistema lo que hace es costear el inventario al valor de la primera entrada de inventarios en el mismo mes.

Los artículos, clases y familias son los rangos que se someterán al Recálculo de costos.

ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS

Implica el ajuste de precios en forma automática a un rango de artículos y/o clases bajo la aplicación de una fórmula que puede afectar a cualquier dato de la base de datos del inventario (costo promedio, último costo, precios, etc.)

ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS A ALMACENES

Implica la incorporación automática de un rango de códigos de artículos y/o clases a un Almacén específico.

ACTUALIZACIÓN DE DESCUENTOS

Implica la asignación de porcentajes de descuentos en línea a un rango de artículos y/o clases de artículos en base al cumplimiento de una cantidad específica de artículos.

ACTUALIZACIÓN DE COSTOS DE INVENTARIO

Este proceso actualiza los costos promedios de Egresos y Transferencias.

ARTÍCULOS

Al ingresar a esta gestión se presenta la siguiente ventana:

En ésta visualizamos todos los datos que ubicamos en la ficha de Artículos, pero presentadas en forma de una tabla, tipo hoja electrónica con encabezados. Esta tabla tiene dos utilidades principales:

1. Se pueden hacer modificaciones directamente en esta tabla a los datos de Artículos. En algunos casos se despliegan listas que ayudan al usuario a escoger o modificar la información.

2. Conservando la estructura de la tabla (nivel vertical) y el formato de las celdas (nivel horizontal) se puede migrar esta información desde cualquier otra hoja electrónica o archivo plano, tan solo con las funciones Copiar y Pegar propias de Windows.