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CAPACITACIN Y DESARROLLO PROFESIONAL

Cuando hablamos de capacitacin y desarrollo profesional nos referimos a la

educacin que recibe una persona con el fin de estimular su efectividad en la

posicin que desempea dentro de la compaa. Normalmente la capacitacin

tiene objetivos a corto o mediano plazo y busca desarrollar una capacidad

especfica, como por ejemplo: un curso de Excel. En contraste, el desarrollo

profesional busca formar a mediano o largo plazo, lderes y ejecutivos con

conocimientos y talentos especficos, por ejemplo: un postgrado en Finanzas.

Para tomar las decisiones correctas en cuanto a que programas de capacitacin

requieren los colaboradores, y con la finalidad de no convertir la capacitacin en

un gasto sino en una inversin, es importante realizar previamente las siguientes

actividades:

Elaborar una descripcin de todos los puestos de su compaa

Realizar una Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Observar como se desempean sus empleados, como tratan a los clientes

Contestar lo siguiente: Qu tendra que tener esta persona para poder ser

gerente del rea?

A travs de la observacin, realizando cuestionarios a los empleados sobre

sus intereses y evaluando su desempeo, podemos formarnos una idea sobre

las necesidades de capacitacin

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Determinar cul o cules cursos entrenamientos son necesarios para

mejorar el desempeo de su empresa en general y seleccionar que

empleados son los adecuados para adquirir esa capacitacin.

Establecer los objetivos que quiere alcanzar con la capacitacin.

Determinar de qu forma recuperar el dinero que invierta (retorno sobre

inversin).

Por ejemplo, si contrata un curso profesional de ventas para todos sus

vendedores, y si despus de tomar este curso los vendedores incrementan sus

ventas en un 30%, esto generara utilidades por X cantidad y por lo tanto se

recuperara la inversin en Y meses.

Efectividad de la capacitacin:

Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en prctica y la medicin de

los avances reflejan resultados positivos, podemos determinar que tan efectiva fue

la capacitacin impartida.

Cuando un curso no tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue

bien canalizado o no se detectaron adecuadamente las necesidades de

capacitacin.

Si la capacitacin fue efectiva, se podr observar:

Cambio de conducta en el personal

Impacto positivo en la productividad de la empresa

Mejora en el desempeo despus de la capacitacin.

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Las actividades de capacitacin que realice en su compaa tienen el efecto de

hacer que el empleado se sienta ms agradecido y comprometido con la empresa,

con lo que se logra una mayor permanencia del empleado y se reduce la rotacin

de personal.

Los administradores deben considerar a los empleados como el recurso ms

valioso del programa e invertir en ellos, proporcionndoles continuamente

oportunidades para mejorar sus habilidades. Esto se conoce como desarrollo de

personal e incluye aquellas actividades designadas a capacitar y motivar al

empleado para ampliar sus responsabilidades dentro de la organizacin.

Desarrollar las capacidades del trabajador, proporciona beneficios para los

empleados y para la organizacin. Ayuda a los trabajadores aumentando sus

habilidades y cualidades y beneficia a la organizacin incrementando las

habilidades del personal de una manera costo-efectiva. La capacitacin har que

el trabajador sea ms competente y hbil. Generalmente, es ms costoso

contratar y capacitar nuevo personal, aun cuando ste tenga los requisitos para la

nueva posicin, que desarrollar las habilidades del personal existente. Adems, al

utilizar y desarrollar las habilidades del trabajador, la organizacin entera se

vuelve ms fuerte, productiva y rentable.

Los administradores deben considerar que el personal talentoso puede abandonar

la organizacin aunque su salario sea adecuado. El trabajador generalmente

necesita nuevos desafos que lo estimulen y mantengan satisfecho con su trabajo.

Es responsabilidad del administrador reconocer el potencial de los trabajadores y

ofrecerles nuevas oportunidades.

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La creacin de un ambiente para el desarrollo del personal.

El desarrollo del personal es el resultado acumulado de las interacciones diarias

entre el administrador y el trabajador. Es un proceso continuo que se realiza

durante un largo perodo de tiempo. Se requiere paciencia y una perspectiva

amplia de parte del administrador. El factor ms importante en desarrollar la

capacidad del personal es crear un entorno en el que se logre la cooperacin,

comunicacin y un intercambio abierto de ideas.

Es evidente que la estructura de la organizacin es responsable en alguna medida

de las mayores o menores posibilidades para llevar a cabo diferentes tcnicas de

desarrollo de personal. A las organizaciones que estn estructuradas rgidamente,

les es ms difcil incorporar programas creativos de desarrollo de personal;

tambin, las que estn estructuradas dbilmente, quiz no tengan el enfoque y

propsitos necesarios para la coordinacin interna y motivacin del personal. Las

tcnicas enumeradas anteriormente son tiles al proporcionar algunas ideas para

un desarrollo efectivo del personal; de stas se pueden derivar una seleccin de

actividades que encajan en cada programa especfico.

Utilizar las tcnicas por separado, no asegura que el personal est motivado para

participar en actividades para su propio desarrollo. Una organizacin debe dar

entonces incentivos a los empleados ofreciendo oportunidades de promocin y

transferencias para complementar las habilidades del empleado en el trabajo y

utilizarlas en su mximo potencial.

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Cmo desarrollar las habilidades del personal

Tcnicas para el desarrollo del personal

Los administradores tienen un gran nmero de oportunidades para mejorar el

desempeo, motivacin y habilidad del personal mediante tcnicas de desarrollo

dentro y fuera del trabajo.

Estas tcnicas incluyen:

Ampliar las responsabilidades del personal mediante una delegacin y

supervisin efectivas.

Incrementar la participacin de los empleados en la toma de decisiones en

reas que afecten su trabajo y dar el reconocimiento apropiado a su

contribucin.

Alentar las iniciativas y sugerencias individuales para mejorar el desempeo

del programa.

Proporcionar retroalimentacin frecuente y positiva para desempear

nuevas responsabilidades.

Establecer un programa para la promocin de los empleados como parte

del paquete de beneficios de la organizacin. (Esto ayuda a retener a

personal valioso que de otra manera se cambiara a otra organizacin.)

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Utilizar la interaccin diaria con el personal y reuniones para impartir y

compartir nuevos conocimientos y experiencias. Permitir a los empleados

asistir a cursos, seminarios, congresos y conferencias.

Dar oportunidad para asistir a cursos o becas de estudio en otros

programas de planificacin familiar dentro y fuera del pas (esto puede

requerir una propuesta para obtener financiamiento).

Organizar intercambios internos o con una agencia colaboradora

(gubernamental o no gubernamental), lo cual tambin ayuda a promover la

coordinacin.

Proporcionar materiales de lectura para estudio.

Dar capacitacin bsica y de apoyo regularmente, as como capacitacin

especializada en respuesta a las necesidades comunicadas por el personal.

Apoyar las visitas de intercambio entre diferentes reas funcionales dentro

de la organizacin, tales como: poner a trabajar juntos a un asistente de

programa y un asistente financiero para que el primero aprenda ms sobre

las funciones del departamento de finanzas.

Desarrollar un programa de rotacin de trabajo que permita que unos

aprendan de otros dentro de la organizacin.

Varias de las tcnicas anteriormente mencionadas, requieren que el personal

reciba algn tipo de capacitacin ya sea formal o en servicio. Existen ciertos tipos

de capacitacin que siempre son importantes. Por ejemplo, el personal nuevo

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siempre necesita orientacin en las habilidades bsicas que se requieren para su

puesto. Cambiar o ampliar un programa generalmente significa que se precisa

capacitacin adicional para proporcionar a los trabajadores las habilidades que

requieren. Como regla general, un miembro del personal necesita capacitacin

cuando desconoce una actividad que es importante para realizar su trabajo. Sin

embargo, la capacitacin formal es una solucin cara. Los administradores no

deben considerar a la capacitacin como la solucin para todos los problemas de

desempeo. Es slo una de varias opciones para resolver esos problemas y han

de utilizarse slo cuando sea realmente necesario.

Tipos de capacitacin y cundo son necesarios

La capacitacin puede efectuarse de manera informal o formal. La informal consta

de un conjunto de instrucciones que se dan sobre la marcha, por ejemplo: un

supervisor indica a un empleado la utilizacin correcta de los archivos o ensea a

una recepcionista cmo llevar el libro de registro de usuarios. Muchas de las

funciones de un supervisor incluyen algn tipo de capacitacin. Una

retroalimentacin constructiva puede mejorar el desempeo de un empleado de

una manera ms efectiva que la capacitacin formal. El administrador debe decidir

el tiempo de duracin del curso despus de determinar que un trabajador necesita

capacitacin formal. Los cursos de capacitacin formal pueden durar desde un da

hasta varios meses, segn la complejidad de la tarea que se ensea.

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Capacitar para actualizarse trae muchos beneficios

Los administradores deben tener en cuenta la importancia de la capacitacin para

la actualizacin a fin de reforzar las habilidades que tienen los trabajadores y

ponerlos al da en los avances de su campo. Adems, reunir al personal les

permite intercambiar ideas y escuchar sugerencias y ello puede representar una

experiencia que fortalezca al equipo. En general, los trabajadores disfrutan cuando

reciben capacitacin adicional, ya que es una forma de lograr su desarrollo y de

motivarlos.

Este trabajo se discute si un problema puede resolverse mediante la capacitacin

o si requiere una solucin diferente. Tambin presentar los pasos necesarios

para preparar y efectuar un programa formal de capacitacin.

Cmo determinar si la capacitacin es necesaria

Cuando en una evaluacin del desempeo laboral las observaciones del

administrador revelan un desempeo no satisfactorio del trabajo o un problema de

desempeo, se tiende a considerar la capacitacin como la manera de resolver el

problema. Mientras que la capacitacin puede resolver de una manera apropiada

muchos problemas de desempeo, hay tantos otros que no se solucionan con la

capacitacin y ms bien pueden tratarse con una mejor supervisin. Por ejemplo,

los problemas de desempeo que surgen por cuestiones personales de un

empleado, por un conflicto de personalidad con los clientes u otros compaeros o

por la falta de entendimiento de lo que realmente se espera de l, son asuntos que

puede resolver el supervisor y que no necesitan de capacitacin posterior. Como

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sta puede ser costosa, los administradores deben considerar seriamente otras

opciones antes de decidir la capacitacin de alguien.

An si el problema es causado por un conocimiento insuficiente o por la falta de

destrezas, la capacitacin no siempre es la solucin. Como lo demuestra la

secuencia izquierda del rbol, el empleado puede tener el conocimiento pero

necesita ms prctica para desempearse de manera efectiva, o el desempeo

puede corregirse mediante retroalimentacin del supervisor. Por ejemplo, aunque

una auxiliar de enfermera sepa tomar la presin arterial, lo cual aprendi como

parte de su capacitacin global, pas los primeros tres meses de trabajo en la

comunidad y recin regres a la clnica. No ha tomado la presin arterial desde su

capacitacin y necesita practicar, pero no volver a capacitarse. En otro caso, una

enfermera que ha trabajado en clnicas del Ministerio de Salud durante diez aos,

hace poco consigui un empleo en una clnica privada. El supervisor de la

enfermera not durante una insercin de DIU, que la tcnica de la enfermera es

diferente a la que establecen las normas de la institucin. La enfermera lo ha

realizado con regularidad y no necesita ms capacitacin. Despus de recibir

retroalimentacin de su supervisor, ser capaz de seguir las normas sin ningn

problema.

Pueden usarse diferentes tipos de capacitacin

El administrador debe recordar que an cuando la capacitacin sea necesaria, la

capacitacin formal puede no ser apropiada. Es posible que la deficiencia de

habilidad, pueda resolverse mediante la instruccin durante el desempeo del

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trabajo. Analizando la situacin, el administrador debe considerar si el empleado

realmente est calificado para el trabajo y puede capacitarse o si el trabajo debe

realizarlo otra persona.

Cmo disear y planear un programa de capacitacin

Se necesitan diferentes tipos de capacitacin conforme se desarrolla el

programa

Un programa de certificacin tendr diferentes necesidades de personal y por

consiguiente distintos requerimientos de capacitacin, dentro de sus niveles. A

medida que el programa se ampla e incorpora nuevo personal y reas, se

requerir capacitacin adicional. La administracin tendr que ser ms eficiente y

el personal necesitar formarse para desarrollar y manejar programas ms

sofisticados mientras la organizacin madura y enfrenta temas ms complejos

tales como: la capacidad financiera, mayor dificultad para atraer nuevos clientes,

mejora en la calidad de los servicios, etc.

Muchas instituciones certificadas tienen una unidad de capacitacin. En otras,

puede no existir un departamento dedicado a esta actividad, ni los recursos

humanos con experiencia en capacitacin. En este caso se podra contratar uno o

varios especialistas para hacer el diseo, la planeacin y la capacitacin

propiamente dicha. Aunque el director ejecutivo no est comprometido

directamente en su preparacin, quiz sea el responsable de asegurar que la

instruccin brinde los resultados deseados y est bien organizada. El director

ejecutivo debe tener un conocimiento adecuado para:

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Determinar la necesidad de capacitacin de un empleado;

Establecer los requerimientos de la capacitacin;

Preparar un programa de capacitacin;

Escribir una propuesta para solicitar fondos para capacitacin del personal;

Apoyar la logstica de la capacitacin;

Evaluar un programa de capacitacin;

Hacer seguimiento cuando termine el programa de capacitacin.

Aunque el director ejecutivo no participe en el proceso de capacitacin, debe

apoyar las distintas actividades que ocurren durante cada paso del proceso,

asegurarse que la capacitacin de su personal sea lo ms efectiva posible. Estos

pasos se explicarn en detalle.

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Evaluacin de necesidades de capacitacin

Como ya se mencion, la capacitacin es necesaria slo cuando un empleado

carece del conocimiento que se requiere para que realice su trabajo actual o uno

nuevo como consecuencia de un ascenso o transferencia. El administrador notar

estas deficiencias durante el transcurso de su rutina de supervisin o durante la

evaluacin del desempeo, si se tiene un proceso regular de evaluacin. Como

siempre, debe tenerse en cuenta el hecho que la capacitacin puede no resolver

el problema. Por ejemplo, un empleado puede recibir capacitacin pero el

desempeo del programa puede no mejorar, porque el problema real es la falta de

recursos, o porque hay una estructura organizativa muy rgida que evita una

buena comunicacin entre departamentos o por una supervisin inadecuada.

Tambin hay que considerar que el problema puede ser que el trabajador no tenga

aptitudes para el empleo, y es mejor drselo a otro empleado que gastar recursos

en su capacitacin.

Preparar un programa de capacitacin

Etapas en la preparacin de un programa de capacitacin

La direccin puede participar activamente en la planeacin del programa de

capacitacin. Esta comprende componentes educativos, administrativos y clnicos:

Establecer objetivos generales del curso;

Desarrollar un plan general de capacitacin;

Delimitar objetivos especficos para cada sesin de capacitacin;

Determinar la metodologa, tcnicas y enfoque de la capacitacin;

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Desarrollar planes de sesiones de capacitacin;

Determinar los requerimientos de recursos;

Definicin de cada uno de las fases, antes mencionadas:

Establecer objetivos generales del curso

El primer paso consiste en formular objetivos generales de capacitacin, que se

determinan en la evaluacin de necesidades. Es conveniente que los objetivos

resalten las habilidades que los empleados deben adquirir al final del programa.

Estos pueden incluir la concientizacin de los participantes sobre la importancia

del trabajo en equipo y de la prestacin de servicios de alta calidad que respondan

a las necesidades de los clientes. Estos objetivos orientan en la seleccin de:

El contenido de la capacitacin (los temas que cubrir la capacitacin);

El enfoque de la capacitacin (cmo se desarrollarn los temas, mediante

clases o mediante ejercicios de participacin, etc.);

Los mtodos de evaluacin que se utilizarn durante o al final de la

capacitacin.

Cmo desarrollar un plan general para la capacitacin

Planeacin del tipo de sesiones de capacitacin

Un anlisis breve de los objetivos generales del programa de capacitacin revela

los temas y las reas que se deben tratar. La instruccin en diferentes temas

requiere distintos enfoques. La capacitacin para el desarrollo del personal debe

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organizarse en sesiones, cada una cubriendo una materia diferente. En temas

clnicos, la formacin comienza con las tareas bsicas y va aumentando en

complejidad. Para la capacitacin clnica y administrativa, las sesiones deben

seguir una secuencia lgica, y el final de una debe conducir al comienzo de la

siguiente.

Para organizar la capacitacin en sesiones, resulta til una educacin en etapas.

El programa de capacitacin se divide en perodos alternados de capacitacin

formal y experiencias en el campo o en el cargo. Esta capacitacin es

particularmente apropiada cuando se desea adiestrar supervisores regionales o

trabajadores comunitarios que son responsables de una variedad de tareas tales

como ofrecer servicios e IEC (informacin, educacin, comunicacin), y

administrar el programa y desarrollo de la comunidad. Tambin es adecuada

cuando se forman personas que no pueden ausentarse de su casa o trabajo por

un largo tiempo.

Cmo delimitar objetivos para cada sesin de capacitacin

Decisin sobre habilidades que deben aprender los empleados

Mientras se planea el programa de capacitacin, debe hacerse una lista de los

objetivos especficos para cada sesin. Estos han de derivarse de los objetivos

generales de la capacitacin definidos por la institucin. Un ejemplo de un objetivo

general puede ser: "Al final del programa de capacitacin, los empleados son

capaces de organizar un sistema de contabilidad para un nuevo proyecto". Los

objetivos especficos se establecen para que el empleado demuestre el nuevo

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conocimiento, habilidad o actitud que acaba de aprender. Por ejemplo: "Al final de

la sesin, el empleado es capaz de explicar la diferencia entre contabilidad de caja

y contabilidad de causacin". Cada sesin de capacitacin cumplir por lo menos

uno de los objetivos especficos.

Toda capacitacin debera conciliar de alguna forma las expectativas de la

institucin a tener un empleado mejor preparado para el cargo que desempea y

los objetivos del empleado a corto, mediano y largo plazo. Lo ideal sera que cada

empleado fije sus propios objetivos de aprendizaje. Esto tiene que hacerse

durante la planeacin de la capacitacin o al interior del grupo durante el primer

da del curso.

Es posible que se quiera discutir cmo las actitudes de las personas que prestan

los servicios y su valoracin sobre la certificacin, los clientes y el equipo de

trabajo, afectan la calidad de los servicios ofrecidos.

Metodologa y tcnicas de capacitacin

Capacitacin basada en la competencia

Los programas de capacitacin cuyo propsito consiste en mejorar las habilidades

relacionadas con las tareas especficas de los miembros del personal, deben

basarse en la competencia. Los empleados han de participar activamente en el

proceso de formacin. En una capacitacin que se base en la competencia.

La clave del xito para una capacitacin basada en la competencia, es la

participacin activa de los empleados. Para asegurar esto, deben elegirse

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capacitadores que utilicen la demostracin y la prctica en vez de la charla o la

conferencia. Estos educadores se basan en las experiencias de trabajo de los

empleados y los comprometen activamente en el proceso de instruccin. El papel

del capacitador, en este caso, consiste en ayudar a los empleados a dominar

habilidades que les permitirn desempear sus trabajos de una manera ms

efectiva.

Mtodos tradicionales de capacitacin

Los conocimientos tambin pueden impartirse mediante mtodos tradicionales

tales como: charlas, lecturas, proyeccin de pelculas o un caso real. Con los

mtodos tradicionales la retencin de la informacin se mejora mediante ejercicios

repetitivos, ejercicios escritos y discusiones. Sin embargo, las habilidades slo

pueden transmitirse mediante la demostracin, ejercicios estructurados y la

prctica actual. Las actitudes se ensean mejor (o se crea conciencia) mediante

discusiones de grupo, ejercicios de retroalimentacin y prcticas seguidas de

retroalimentacin.

Los buenos capacitadores, seleccionan y utilizan una variedad de tcnicas

apropiadas para cada habilidad que los empleados deben dominar. Esas tcnicas

los ayudan a adquirir conocimientos, desarrollar y fortalecer nuevas habilidades y

conocimientos.

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Cmo desarrollar planes de capacitacin

Preparar un plan detallado

Cuando se planea una capacitacin basada en la competencia, debe dedicarse

ms tiempo al aprendizaje de experiencias y a la prctica que a las charlas.

Aproximadamente el 30% del tiempo debe ser para dar informacin y el 70% para

utilizar la informacin y aplicar las nuevas habilidades. Cuando se desarrolla un

plan detallado de capacitacin, los instructores deben establecer las veces que

deben practicarse las tareas claves para asegurar un nivel bsico de competencia.

Para cada sesin, un plan de capacitacin debe incluir:

1. Ttulo de la sesin;

2. Tiempo asignado;

3. Descripcin del contenido;

4. Objetivos especficos de la sesin;

5. Presentacin del contenido que se va a cubrir;

6. Materiales a utilizar;

7. Mtodos y tcnicas de capacitacin y tiempo requerido para cada uno;

8. Procedimientos de evaluacin.