CAP II NEGOCIOS EN LINEA GLOBALES: COMO UTILIZAN LAS EMRPESAS LOS SISTEMAS DE INFORMACION

1. ¿Qué son los procesos de negocios? ¿Qué papel desempeñan en la organización? ¿De que manera los mejoran los sistemas de información?

Los procesos de negocios son flujos de trabajo de materiales, información y conocimiento, esto es, conjuntos de actividades. Se refieren a las maneras particulares en que las empresas coordinan el trabajo, la información y el conocimiento. El desempeño de una empresa depende de que tan bien estén diseñados y coordinados sus procesos de negocios.Estos pueden representar una fuente de fortaleza competitiva si dan a la empresa la posibilidad de innovar o de funcionar mejor que sus competidores.Muchos procesos de negocios están enlazados con un área funcional específica, por ejemplo: la función de ventas y marketing podría ser la encargada de identificar clientes.Otros procesos de negocios cruzan diferentes áreas funcionales y requieren coordinación entre departamentos.

Los sistemas de información mejoran los procesos de negocios de dos formas: incrementando la eficiencia de los procesos existentes y posibilitando procesos completamente nuevos capaces de transformar la empresa.La nueva tecnología puede cambiar el flujo de información, dando a una gran cantidad de personas la oportunidad de acceder y compartir información, reemplazar tareas secuenciales con tareas que se pueden realizar de manera simultánea y eliminar los atrasos en la toma de decisiones. La información puede hacer posibles negocios completamente nuevos.

2. Enliste y describa los sistemas de información que dan servicio a cada una de las principales áreas funcionales de una empresa.

Desde una perspectiva funcional los sistemas se identifican por las funciones empresariales a las que asisten, ellos son:

Sistema de ventas y marketing: su función es vender los bienes y servicios de la empresa. Marketing identifica los clientes para los productos o servicios de la empresa, determina que necesitan o desean, planea productos y servicios para satisfacer sus necesidades, así como anunciar y promover estos productos y servicios. Ventas se encarga de contactar clientes, vender los productos y servicios, tomar pedidos y llevar registros de las ventas.

Sistema de manufactura y producción: su función es producir los bienes y servicios de la empresa. Estos sistemas están relacionados con la planeación, el desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción, el establecimiento de las metas de producción, la adquisición, mantenimiento y disponibilidad de los materiales de producción, así como la programación de equipo, instalaciones, materiales y mano de obra requeridos para obtener productos terminados.

Sistema financiero y contable: su función es administrar los activos financieros de la empresa como el efectivo, las acciones, bonos y otras inversiones, con el fin de maximizar su rendimiento. Finanzas se encarga también de administrar la capitalización de la empresa (buscando nuevos activos financieros en acciones, bonos u otras formas de deuda). Contabilidad se encarga de mantener y administrar los registros financieros de la empresa para dar cuenta de sus flujos de fondos.

Sistema de recursos humanos: su función es atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa. Estos sistemas apoyan actividades como identificar empleados potenciales, llevar registros completos de los empleados existentes y crear programas para desarrollar las aptitudes y habilidades de los

empleados. Estos sistemas ayudan a la Alta dirección a identificar los requerimientos de recursos humanos.

3. ¿Cuáles son las características de los sistemas de procesamiento de transacciones? ¿Qué papel desempeñan en una empresa?

Desde la perspectiva del usuario los sistemas se clasifican considerando los diversos niveles de administración y los tipos de decisiones que apoyan. Los mismos son:

Sistema de procesamiento de transacciones TPS Sistema de información gerencial MIS Sistema de apoyo a la toma de decisiones DSS Sistema de apoyo a ejecutivos ESS

Los TPS consisten en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones ordinarias cotidianas que se requieren para la conducción de la empresa, como captura de órdenes de ventas, reservaciones hoteleras, nómina, mantenimiento de los registros de los empleados y el embarque de pedidos.Su propósito principal es responder a preguntas rutinarias y dar seguimiento al flujo de transacciones en la organización.Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno. También son productores importantes de información para los demás sistemas.Los TPS son tan importantes para una empresa que una falla de alguno por unas cuantas horas puede llevarla al colapso y quizá también a otras empresas relacionadas con ella.

4. ¿Cuáles son las características de los MIS? ¿En qué difieren los MIS de los TPS? ¿Y de los DSS?

El término MIS designa una categoría específica de sistemas de información que da servicio a la Gerencia Intermedia. Los MIS proporcionan informes sobre el desempeño actual de la organización. Esta información se utiliza para supervisar y controlar la empresa para pronosticar su desempeño futuro.Los datos de las transacciones básicas de los TPS se comprimen y por lo general se presentan en informes que se producen con regularidad. Actualmente muchos de estos informes se entregan en línea.Los MIS dan servicio a gerentes interesados principalmente en resultados semanales, mensuales y anuales, aunque, si es necesario, algunos MIS permiten a los gerentes ver datos por día y por hora.Estos sistemas no son flexibles y tienen poca capacidad analítica. Utilizan rutinas simples, como resúmenes y comparaciones, lo contrario de los modelos matemáticos complejos o las técnicas estadísticas.

Se difieren de los TPS en que los MIS utilizan la información procesada de los TPS, que son sistemas de un nivel inferior. Así mismo sirven de base, junto con los TPS, para dar soporte a las decisiones no rutinarias que se toman en base a los DSS, ya que estos últimos se nutren de la información de los dos sistemas anteriores.

5. ¿Cuáles son las características de los DSS? ¿En qué difieren de las características de los ESS?

Los DSS ayudan a la Gerencia Intermedia a tomar decisiones poco habituales. Utilizan información interna de los TPS y de los MIS, con frecuencia ocupan información de fuentes externas, como precios accionarios actuales o precios de productos de los competidores.Estos sistemas incluyen explícitamente software de fácil manejo para los usuarios. En general se refieren a estos sistemas también como sistemas de inteligencia de

negocios porque se enfocan en ayudar a los usuarios a tomar mejores decisiones de negocios.

Los ESS abordan aspectos estratégicos y tendencias de largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.Ayudan a la Alta Dirección a tomar decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión porque no hay un procedimiento convenido para llegar a una solución. Proporcionan un entorno generalizado de cómputo y comunicaciones que se puede aplicar a un cambiante conjunto de problemas.Están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos, como nuevas leyes impositivas o competidores, pero incluso extraen información resumida de los MIS y los DSS internos. Filtran, comprimen y dan seguimiento a datos críticos desplegando los datos de mayor importancia para los directores.Los ESS presentan gráficas y datos para los directores provenientes de muchas fuentes mediante una interfaz fácil de utilizar. Con frecuencia, la información se entrega a los directores a través de un portal, que utiliza una interfaz Web para presentar contenido de negocios personalizado e integrado.

6. Describa la relación entre los TPS, los MIS, los DSS y los ESS.Todos estos sistemas están interrelacionados. Los TPS son, en general, la mayor fuente de datos para los demás sistemas, mientras que los ESS son sobre todo receptores de datos de los sistemas de nivel inferior.En realidad estos sistemas están poco integrados en la mayoría de las empresas, porque no tienen capacidad para mover rápidamente los datos de un sistema a otro, y por lo tanto, no pueden responder con rapidez a los desafíos de su entorno. Pero esta situación está cambiando gracias a las nuevas tecnologías de conectividad de redes y a los sistemas de software empresariales.

7. ¿Porque las empresas se ocupan de integrar sus procesos de negocios? ¿Cuáles son las cuatro aplicaciones empresariales más importantes?

Para una empresa es un gran reto lograr que todos los diferentes tipos de sistemas funciones en conjunto. A menudo las corporaciones se encuentran con que tienen un grupo de sistemas cuya mayoría son antiguos, y enfrentan el reto de lograr que se comuniquen entre sí y funcionen en conjunto como un sistema corporativo.Para solucionar esta problemática existen varias soluciones, entre ellas podemos mencionar la implementación de aplicaciones empresariales o recurrir al uso de intranets y extranets.Las intranets y extranets emplean tecnología y estándares de Internet para integrar la información de diversos sistemas y presentarla al usuario en un formato de página Web. Las extranets ponen parte de las intranets corporativas privadas a disposición de usuarios externos.Las aplicaciones empresariales son sistemas que abarcan todas las áreas funcionales de una empresa, y que ayudan a las mismas a volverse más flexibles y productivas por medio de la coordinación más estrecha de sus procesos de negocios y la integración de grupos de procesos, de modo que se enfoque en la administración eficiente de recursos y el servicio al cliente.Existen 4 aplicaciones empresariales principales:

Sistemas empresariales ERP Sistemas de administración de la cadena de suministro Sistemas de administración de las relaciones con el cliente Sistemas de administración del conocimiento

Cada una de estas aplicaciones empresariales integra un conjunto relacionado de funciones y procesos de negocios para mejorar el desempeño de una organización como un todo.

8. ¿Qué son los sistemas empresariales? ¿Cómo benefician a las empresas?Los sistemas empresariales o sistemas de planeación de recursos empresariales ERP recopilan datos de diferentes procesos de negocios de la organización y los almacena en una sola base de datos central. Los ERP hacen posible que la información que antes estaba fragmentada en diferentes sistemas se pueda compartir en la empresa y por distintas partes del negocio para trabajar en conjunto de una manera más estrecha.Los ERP aportan información valiosa para mejorar la toma de decisiones administrativas. Las oficinas centrales de la corporación tienen acceso a datos actualizados al instante sobre ventas, inventario y producción, y utilizan esta información para generar pronósticos más precisos sobre ventas y producción. Los ERP proporcionan información de toda la empresa para ayudar a los gerentes a analizar la rentabilidad general de los productos o estructuras de costos.

9. ¿Qué son los sistemas de administración de la cadena de suministro? ¿Cómo benefician a las empresas?

Los sistemas de administración de la cadena de suministro o SCM ayudan a las empresas a manejar las relaciones con sus proveedores.El objetivo primordial es conseguir la cantidad correcta de sus productos desde su origen al punto de consumo en la menor cantidad de tiempo y al costo más bajo.Si una empresa y su red de suministro no cuentan con información exacta, lo más probable es que tendrán inventarios excedidos, planes de manufactura imprecisos y calendarios de producción erróneos.Los sistemas SCM incrementan la rentabilidad de una empresa reduciendo los costos del desplazamiento y fabricación de productos y permitiendo a los gerentes tomar mejores decisiones sobre como organizar y programar la contratación, producción y distribución.Los SCM constituyen un tipo de sistema interorganizacional porque automatizan el flujo de la información a través de los límites de la organización.

10. ¿Qué son los sistemas de administración de las relaciones con el cliente? ¿Cómo benefician a las empresas?

Los sistemas CRM integran los procesos de la empresa relacionados con los clientes y consolidan la información del cliente proveniente de diversos canales de comunicación: teléfono, correo electrónico, dispositivos inalámbricos, establecimientos comerciales o la Web. El conocimiento detallado y preciso de los clientes y sus preferencias ayuda a las empresas a incrementar la efectividad de sus campañas de marketing y a ofrecer servicio y soporte técnico de mayor calidad al cliente.

11. ¿Cuál es el rol de los sistemas de administración del conocimiento en la empresa?

Los sistemas KMS permiten a la organización manejar de mejor manera sus procesos para captar y aplicar el conocimiento y la experiencia. Estos sistemas recolectan todo el conocimiento y la experiencia relevantes de la empresa, y lo ponen a disposición de quien lo requiera, para mejorar los procesos de negocios y la toma de decisiones administrativas. También enlazan la empresa con las fuentes externas de conocimiento.Otras aplicaciones KMS recurren a técnicas inteligentes que codifican el conocimiento para que lo usen otros miembros de la organización y a herramientas para descubrir conocimiento que reconocen patrones y relaciones importantes en grandes concentraciones de datos.

12. Describa la manera en que la función de sistemas de información apoya a una empresa. ¿Qué funciones desempeñan los programadores, los analistas de sistemas, los gerentes de sistemas de información y el director de información (CIO)?

En la mayoría de las empresas, el departamento de sistemas de información es la unidad formal responsable de los servicios de tecnología de información. Se encarga del hardware, software, almacenamiento de datos y redes que conforman la infraestructura de TI de la empresa. Está integrado por los siguientes especialistas:

Programadores: son especialistas técnicos altamente capacitados que escriben las instrucciones de software para las computadoras.

Analistas de sistemas: traducen los problemas y requerimientos de negocios en requerimientos y sistemas de información.

Lideres de proyectos/Gerentes de sistemas de información: son líderes de equipos de programadores, analistas, gerentes de proyecto, gerentes de instalaciones físicas y gerentes de telecomunicaciones. También son gerentes del personal que opera las computadoras y captura los datos.

Director de información CIO: en muchas empresa, el departamento de sistemas está encabezado por un CIO que supervisa el uso de la tecnología de información en la empresa.

Usuarios finales: son personas de departamentos ajenos al grupo de sistemas de información para quienes se desarrollan las aplicaciones. Estos usuarios están desempeñando un rol cada vez más importante en el diseño y desarrollo de los sistemas de información.

En la actualidad, muchas empresas recurren a proveedores externos para satisfacer sus necesidades de software y de instalaciones de cómputo y utilizan sus departamentos de sistemas para supervisar a estos proveedores de servicios.

13. Describa formas alternativas de organizar la función de sistemas de información en una empresa.

Hay formas alternativas de organizar la función de TI dentro de la empresa. Una empresa muy pequeña no cuenta con un grupo formal de sistemas.

Probablemente tendrá uno o dos empleados responsables de mantener en funcionamiento sus redes y aplicaciones, o quizá, utilice consultores para estos servicios.

Las compañías grandes tienen un departamento de sistemas independiente, que puede estar organizado en varias líneas diferentes, según la naturaleza e intereses de la empresa. Cada área funcional de ésta podría contar con su propio departamento de sistemas, supervisado por un CIO. La función de sistemas podría manejarse como un departamento independiente semejante a los demás departamentos funcionales.

Una tercera forma de disposición que se presenta en las empresas de grandes dimensiones con múltiples divisiones y líneas de productos es tener un departamento de sistemas de información para cada división, bajo el control de

un grupo de sistemas de información central de alto nivel y un director de información.

OTROS CONCEPTOS

Negocios en línea o negocios electrónicos (e-business): es el uso de tecnologías digitales e Internet para realizar los principales procesos de negocios de una empresa.Incluyen el comercio electrónico o e-commerce, que tiene que ver con la compra y venta de bienes y servicios a través de Internet. También abarca actividades que apoyan transacciones de mercado como publicidad, marketing, soporte técnico al cliente, seguridad, entrega y pagos.

Gobierno electrónico: se refiere a la aplicación de Internet y tecnologías de conectividad de redes para facilitar digitalmente las relaciones del gobierno y los organismos del sector público con los ciudadanos, empresas y otras instituciones gubernamentales. Por ejemplo se aplica en algunos estados de EEUU para que sus ciudadanos puedan renovar sus licencias de conducir o solicitar en línea el subsidio por desempleo.