AUDITORIA DEL DESEMPEO

Despus de prever su futuro y articular el plan estratgico, las LDN, las estrategias y la cultura necesaria para llegar a ese futuro, el equipo de planeacin debe evaluar en donde se encuentra la organizacin actualmente con respecto a cada uno de estos aspectos. La brecha ente la situacin actual y el futuro deseado constituye la medicin de lo que debe recorrer para llegar a la meta que desea.

Para el proceso de prever el futuro de la compaa resulta indispensable que el proceso del diseo de la estrategia del negocio se realice antes de este anlisis profundo de su desempeo y capacidad actuales.

La auditora del desempeo es de vital importancia en el proceso de planeacin estratgica aplicada.

El propsito de la auditoria del desempeo consiste en establecer el Bench Mark de la capacidad con respecto al cual estas metas pueden ser evaluadas.

DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)

La fase de la auditoria del desempeo constituye un esfuerzo concertado para identificar que es, y donde se encuentra la organizacin en la actualidad. Por lo general la sigla DOFA se utiliza para referirse a estos cuatro factores internos y externos. Las debilidades y fortalezas de la empresa representan los elementos internos, y las oportunidades y amenazas que afronta constituyen los elementos externos.

El anlisis DOFA es una forma importante de validar el modelo de la estrategia de negocios.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES INTERNAS

El anlisis interno es elproceso de examinar las debilidades y fortalezas internas de la empresa, primer y tercer elemento del anlisis DOFA. El propsito de este esfuerzo consiste en identificar las debilidades que es necesario de manejar cuando se formule el plan y, as mismo las fortalezas que se puedan aprovechar para lograr el futuro deseado.

La auditoria del desempeo interno debe cubrir, por lo menos, 5 reas claves:

1.- el estado de cada una de las LDN actuales de la organizacin y sus recursos no aprovechados en relacin con cualquier LDN que se pueda agregar. Esto se determina mejor al revisar la situacin de los ICE con respecto a cada una de las LDN existentes.

2.- el estado de sus sistemas de seguimiento, es decir, la disponibilidad de los ICE identificados en el diseo de la estrategia del negocio.

3.- el perfil estratgico de la organizacin, en especial, sus niveles de creatividad, sus niveles usuales de toma de riesgos y su enfoque de la competencia.

4.- los recursos del sistema para ejecutar las diversas estrategias que la empresa a escogido a fin de lograr su misin, incluidos su estructura y sui talento administrativo.

5.- un anlisis de la cultura organizacional actual, incluida su actual forma de realizar negocios.

Las LDN el primer paso en la auditoria del desempeo interno consisten en analizar cada LDN existente en el contexto de la organizacin total Y para cada una de sus unidades separadas, si existen. Estos intentos permitirn que el equipo de planeacin determine con rapidez si hay un sistemade seguimiento adecuado y planee uno encaso de que sea necesario.

Una unidad estratgica de negocios es una divisin, un departamento o una lnea de producto que constituye un negocio dentro de la compaa; por ejemplo, las operaciones de banca minorista en una entidad bancaria internacional grande, la divisin de ptica en un gran almacn por departamentos o la divisin de excursiones en grupo de una aerolnea.

Un anlisis UEN debe identificar los aspectos del negocio que estn perdiendo dinero la forma como se puede reforzar las fortalezas, eliminar las debilidades, etc.

LOS SISTEMAS DE SEGUIMIENTO

La auditoria del desempeo interno, que requiere la compilacin y estudio de una variedad de indicadores de desempeo, representa un examen general del desempeo reciente de la organizacin en trminos de los ndices bsicos de desempeo: flujo de carga, crecimiento, modelos de contratacin de personal, calidad, tecnologa, operaciones, utilidades, TIR, etc.

La mayor parte de los datos requeridos para la auditoria del desempeo interno se encontraran disponibles en organizaciones que cuenten con buenos sistemas de informacin gerencial, incluidos los sistemas de reportes financieros.

El equipo de planeacin tambin puede utilizar una variedad de herramientas para examinar a los empleados en relacin con otros aspectos. Casi todo el anlisis y la compilacin de datos se efectuaran por fuera de las reuniones de planeacin. Aunque el anlisis en profundidad para interpretarlos se reserva mejor para lasreuniones de planeacin, su compilacin y sntesis son tareas que se deben asignar. Se debe disponer del tiempo suficiente para reunir los datos, con el fin de permitir que esta cantidad considerable de trabajo se lleva a cabo antes de la siguiente reunin de planeacin.

PERFIL ESTRATEGICO.

El siguiente paso de la fase de auditoria del desempeo consiste en evaluar el perfil estratgico actual de la organizacin, cuatro factores en el perfil estratgico de la compaa.

1.- el nivel de creatividad tpico de la organizacin.2.- su utilizacin previa en la construccin del futuro en forma proactiva.3.- su orientacin hacia la toma de riesgos.4.- su posicin competitiva tpica.La construccin del futuro en forma proactiva implica la actitud mental de la organizacin con respecto a que aquel se puede configurar mediante sus acciones y que puede lograrlo mejor que si espera pasivamente su llegada. Un proceso de diseo de la estrategia del negocio que requiera un cambio sustancial de la actitud mental pasiva a la proactiva es mas difcil de lograr que uno en el cual simplemente se incremente o se mantenga la construccin del futuro en forma proactiva .

Con seguridad, la orientacin al riesgo es el factor ms importante en el perfil estratgico. La posicin competitiva de la compaa tambin es habitual, y el asunto es si los elementos competitivos del modelo de la estrategia del negocio son congruentes con ese enfoque. Aunque evidentemente es posible que una organizacin cambie su enfoque de loscompetidores, as como puede modificar su orientacin al riesgo, es difcil y requiere tiempo para modificar dichas posiciones.

Se podra argumentar que el perfil estratgico simplemente representa aspectos de la cultura de la organizacin. Con frecuencia este tipo de anlisis es suficiente para desarrollar un perfil estratgico consensual.

ANALISIS DE LOS RECURSOS

Una vez que el equipo de planeacin tenga la certeza de que se implemento el sistema de seguimiento necesario para monitorear los anlisis LDN ya terminados, puede concentrar su atencin en los recursos del sistema general. Por lo comn, el futuro deseado de la organizacin implica algunas actividades nuevas y diferentes, algunas LDN nuevas, o un novedoso enfoque de marketing.

Uno de los problemas comunes descubiertos en esta parte de la auditoria del desempeo es que existen diversos participantes clave en la empresa cuyos cargos han aumentado ms que su capacidad para manejarlos.

El anlisis LDN tambin puede revelar que se le debe restar nfasis a ciertas lneas, o eliminarlas, y esto podra permitir que algunos recursos se transfieran a otras LDN. Otro elemento organizacional por examinar como parte del anlisis de los recursos es el sistema de administracin de desempeo, es especial, sus elementos de evaluacin y retribucin. Algunos interrogantes importantes en el anlisis de los recursos de los sistemas se relacionan con la evaluacin de la estructura actual de la organizacin.

CULTURA ORGANIZACIONAL

La fase de auditoria del desempeoconstituye el punto en el cual el equipo de planeacin tiene la oportunidad de examinar la cultura de la empresa, con todos sus defectos e imperfecciones.

Un mtodo para organizar las diversas impresiones de la cultura de la empresa consiste en utilizar el modelo de Harrison & Stokes (1992) de cuatro culturas organizacionales, aquellas que se basan fundamentalmente en el poder, el rol, el logro y el apoyo.

CONSIDERACIONES PARA SU IMPLEMENTACION

Adems de identificar las fortalezas y debilidades como medios para establecer una imagen actual del proceso de planeacin estratgica, el equipo de planeacin estratgica comienza a utilizar esta informacin de inmediato.

En la actualidad la mayora de las organizaciones no se puede dar el lujo de permitir que esta exposicin contine sin accin durante meses o ms tiempo, a medida que progresa la planeacin.

HERRAMIENTAS ANALITICAS ADICIONALES

Varios conceptos y herramientas analticas pueden ayudar al equipo de planeacin a comprender la situacin actual de la organizacin y la manera en como se efectan los negocios. Estas incluyen anlisis del ciclo de vida de los productos, anlisis de portafolio, ventajas competitivas y tiempo de ciclo total.

Ciclo de vida del producto. Las lneas de productos o servicios determinados progresan a travs de una seria de etapas identificadas como un ciclo de vida; el ciclo de vida es til en varios aspectos de la parte del anlisis interno de los negocios correspondiente a la planeacin estratgica aplicada.

Unade las metas de la planeacin estratgica debe ser el desarrollo de estrategias para ampliar el ciclo de vida del producto; la manera mas comn es a travs del mejoramiento innovador de productos existentes como tambin el desarrollo de otros nuevos.

Anlisis de portafolio: se han desarrollado varias herramientas a fin de permitir que una organizacin analice sus diversas lneas de negocios.

Los productos que tengan bajo potencial pero a su vez se desempeen bien en la actualidad se denominan vacas lecheras, y obviamente se les proporciona alimento con el fin de mantener su capacidad de producir leche O para ordearlas hasta que se les seque! Se hace necesario desarrollar los productos que no se desempeen bien pero tengan alto potencial; estos son los signos de interrogacin o nios problema. Aquellos productos que presenten un buen desempeo en la actualidad y se caractericen por un alto potencial constituyen las estrellas. Resulta obvia la necesidad de exaltarlas y trabajar para convertir en estrellas a los nios problema.

Ventaja competitiva: Casi todas las compaas funcionan en entornos competitivos. Para llegar al xito especialmente en comparacin con otras que operan en el mismo mercado, una empresa debe desarrollar una ventaja competitiva o un conjunto de estas que la diferencie de las dems.

Tiempo total del ciclo: la velocidad se convierte en un criterio competitivo decisivamente importante -la velocidad del desarrollo de los productos, su lanzamiento y su produccin.

Losbeneficios externos incluyen productos competitivos que no se copien con facilidad, un incremento de la participacin en el mercado, considerarse como innovador, y la oportunidad de bloquear los canales de distribucin y utilizar nueva tecnologa.

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS EXTERNAS

La fase de auditoria del desempeo tambin debe incluir informacin acerca de las fuerzas externas que puedan ejercer impacto en las metas de la organizacin. Estas fuerzas externas son las oportunidades y las amenazas del anlisis DOFA. El equipo de planeacin debe estudiar a competidores, proveedores, mercados y clientes, tendencias econmicas, condiciones del mercado laboral y regulaciones gubernamentales, en todos los niveles que puedan influir en la empresa en forma positiva o negativa.

EL ENTORNO GENERAL.

Las empresas funcionan en un entorno que con facilidad se puede dividir en dos.

1. el entorno econmico, social y poltico general.

2. el entorno especifico de la organizacin.

Ambos son decisivos para comprender las fuerzas externas que impactan la empresa. En la fase de auditoria del desempeo, el examen del entorno general tiene propsitos determinados: es un intento para comprender cuales pueden hacerlo de manera significativa en el futuro.

Ejercer impacto al aumentar con el incremento de los precios o al reducir la calidad o disponibilidad de bienes o servicios. Productos o servicios sustitutos. Todas las compaas compiten en cierta medida con las organizaciones que ofrecen productos sustitutos.

PRODUCTO FINAL

Fase de auditoria del desempeo y anlisis posterior son algunos de los aspectos mas especficos que demandan tiempo en el proceso de planeacion estratgica.