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CAMBIO DE PARADIGMA DE LA SEGURIDAD JURIDICA

TEMA 1

Documentos electrónicos y con firma digital aplicada. Prospectiva de la

intervención notarial.

Coordinadores General:

Notarios Santiago Falbo y Andrés Martínez (h)

Categoría: Trabajo en Equipo

Autores: - Notaria Carolina Danunzio

-Notaria María Paula Etchart

-Notario Francisco Amaya

-2019-

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INDICE

PONENCIAS…………………………………………………………………….….………….. 3

INTRODUCCION……………………………………………………………….……………….5

1 - ACTUACION NOTARIAL EN SOPORTE DIGITAL……………………………………...6

1.1- CERTIFICACION NOTARIAL DIGITAL DE LA AUTENTICIDAD DEL CONTENIDO DE

DOCUMENTOS………………………………………………………………..………………………6

1.2- CERTIFICACION NOTARIAL DE LA APLICACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL…...6

1.3- TESTIMONIO DIGITALES…………………………………………………………...…7

1.4- MODO DE INGRESO PARA LA REALIZACION DE CADA ACCION…………….7

1.4.1- CERTIFICACION DE REPRODUCCION DIGITAL…………………………..8

1.4.2- TESTIMONIO POR REPRODUCCION……………………………………….9

2- REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE ACTOS POSTERIORES A LA

CONSTITUCION DE UNA SAS………………………………………………………………12

2.1- RUBRICA DE LIBROS…………………………………………………………………...13

2.2- CONSULTA DE LIBROS DIGITALES………………………………………………….17

3- CONCLUSION…..………………………………………………………………………….20

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PONENCIAS

- Atentos a la entrada en vigencia de la Ley 27.349, “Apoyo al capital emprendedor”,

sucedido el 12 de abril de 2017, la cual incorpora en su Título III un nuevo tipo

societario, las llamadas Sociedades por Acciones Simplificadas, en adelante S.A.S. y su

posterior reglamentación en la Provincia de Buenos Aires para su inscripción, la cual

surge de la Disposición 131/17 cuya entrada en vigencia data del día 22 de diciembre

de 2017.-

-La inscripción de este nuevo tipo societario, precursor por el uso de las nuevas

tecnología y promovido por la agilización de costos y tiempo, ha provocado desde sus

inicios, un vacío si hablamos de seguridad jurídica propiamente dicha.-

-Si bien estamos en presencia de un notorio cambio de paradigma de la “seguridad

jurídica”, lema que como notarios hemos mantenido desde el inicio de nuestra

profesión, utilizando el papel, la escritura y la firma a fin de que un documento se

convierta, en un instrumento jurídico, nos encontramos hoy, con que contamos con una

firma digital, que por cierto no es electrónica, con un instrumento digital en un formato

hasta hace poco desconocido y con una inscripción por medios digitales que nos

provoca la incertidumbre de que dicho instrumento llegue a un destino para nosotros

incierto, a fin de lograr, la tan anhelada registración.-

- Al hablar de la constitución de la Sociedad, la Ley 27.349 establece que puede

confeccionarse mediante instrumento público o privado. En este último las firmas

deberán estar certificadas por autoridad judicial, notarial, bancaria o autoridad

competente del registro público respectivo. En cuanto a los trámites posteriores, cada

registro ha adoptado el procedimiento y los requisitos necesarios según sus

capacidades tecnológicas. El Registro que nos compete, reglamentó que los trámites se

realizarán de manera electrónica, a través de la plataforma Trámites a Distancia (TAD).

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-Como Notarios, hemos podido observar, que la certificación notarial para la inscripción

ha sido la más utilizada. Hemos aprendido a confeccionar un folio de certificación

digital, firmar digitalmente, descargar el archivo, enviarlo vía mail, validar las firmas, etc.

-El artículo 58 de la ley hace referencia a los libros obligatorios que deberán tener SAS,

los cuales deberán ser rubricados a través de una página web que genera un número

HASH, luego de adjuntar un acta en formato digital y nuevamente, a través de la

plataforma trámites a distancia (TAD) procederemos a su registración, para finalizar en

la primer página, en la cual, mediante el ingreso de la clave única de identificación

tributaria de la SAS en cuestión, nos emitirá un recibo, como comprobante de la rúbrica

efectuada.-

-Por lo antes dicho, se propone que al ser el notario el que va a intervenir en todos los

actos jurídicos de la vida societaria, para lograr la seguridad jurídica que se busca, es

menester que sea el mismo profesional, el que realice en su totalidad todos los tramites

de la sociedad, desde su constitución hasta los tramites posteriores a la misma.

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INTRODUCCION

Con la entrada en vigencia de la Ley 27.349, denominada “Apoyo al capital

emprendedor”, con fecha 12 de abril de 2017, la cual incorpora en el Título III al nuevo

tipo societario, denominado Sociedades por Acciones Simplificadas, en adelante S.A.S.

y su posterior reglamentación en la Provincia de Buenos Aires para su inscripción, la

cual surge de la Disposición 131/17 cuya entrada en vigencia data del día 22 de

diciembre de 2017, se ha establecido un nuevo paradigma, no solo en materia

societaria, sino también, en la función notarial, lo cual nos ocupa en este trabajo. No

solo la ley 27.349 fue la impulsora del cambio de paradigma y la entrada al mundo

digital. El Código Civil y Comercial de la Nación que entró en vigencia el 1 de agosto de

2015, en su artículo 288 nos habla de firma digital para instrumentos electrónicos, ya

esbozando la posibilidad del cambio de paradigma.-

Ante esta situación y debido al impulso que le brindó la ley 27.349 a la creación de las

SAS, el notariado tuvo dos opciones: la primera no entrar al nuevo paradigma digital y

la segunda, que efectivamente hizo, fue la de ser parte de este nuevo mundo aportando

sus ideas y todos los conocimientos sobre seguridad jurídica para así no quedar afuera

de la modernidad y aun así garantizar la mayor seguridad jurídica a los actos realizados

con soportes electrónicos.-

Este trabajo, se trata justamente de eso. De aportar ideas y soluciones para el

notariado y así poder otorgar actos con la mayor seguridad jurídica posible. Debido a

cuestiones ajenas al notariado, no siempre se va a poder garantizar la plena seguridad

jurídica en los actos con soporte electrónico pero trataremos, mediante este trabajo, de

aportar soluciones e ideas para brindar la mayor seguridad jurídica posible y así

minimizar el margen de error.-

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1- ACTUACION NOTARIAL EN SOPORTE DIGITAL

El colegio de Escribanos que nos reúne, ha proporcionado herramientas para, no solo

agilizar los trámites relacionados con este nuevo tipo societario, sino también para

brindarnos mayor seguridad en los actos relacionados al actuar societario.

A saber, los siguientes títulos, contienen una breve descripción de cada actuación que

podremos realizar, según las necesidades de los requirentes y las nuestras.

1.1- CERTIFICACION NOTARIAL DIGITAL DE LA AUTENTICIDAD DEL

CONTENIDO DE DOCUMENTOS:

En este caso el aspecto digital de la Actuación estará dado por el documento en el cual

se plasme la actividad del notario. Estaremos frente a una actuación notarial digital

cuando la constancia de la actuación quede plasmada en un documento digital,

independientemente de los soportes de los documentos que la originen.

Podemos certificar en soporte digital, la autenticidad de un documento digitalizado

(escaneado), cuyo soporte original sea el papel, y aquí estaríamos frente a una

actuación notarial en soporte digital.-

1.2- CERTIFICACION NOTARIAL DE LA APLICACIÓN DE LA FIRMA

DIGITAL :

Esta consiste en la constancia notarial de la legitimidad de la aplicación de la firma

digital por un particular. Creemos que la intervención notarial en el proceso de la

aplicación de la firma digital puede agregarle al documento elementos que le otorguen

mayor valor jurídico , garantizando el uso legítimo del certificado digital, la capacidad y

la libertad del firmante, el conocimiento y la comprensión del contenido del documento,

logrando así la adecuación de las conductas intersubjetivas al ordenamiento jurídico.

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1.3- TESTIMONIO DIGITALES:

Son las copias originales de las escrituras matrices o protocolares.

Consistirá en la reproducción de la escritura matriz, sea por copia del escaneo del

protocolo (lo que se denomina testimonio por digitalización), sea por la reproducción del

contenido intelectual de aquella escritura matriz, integrante en los folios digitales

(testimonio por reproducción).-

1.4- MODO DE INGRESO PARA LA REALIZACION DE CADA ACCION

En la página web del colegio de escribanos http://www.colescba.org.ar, se puede

observar, que en su parte inferior se encuentra el módulo de FIRMA DIGITAL. Al

seleccionarlo, ingresamos al sitio que a continuación se muestra

Seleccionando la opción MODULO DE GESTION – ACTUACIONES NOTARIALES, la

pantalla nos va a mostrar las distintas acciones que podremos realizar.

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1.4.1- CERTIFICACION DE REPRODUCCION DIGITAL

Al constituir una sociedad por acciones simplificada, cualquiera sea el tipo de estatuto

elegido por instrumento privado, o también entre otros actos, al deber realizar una

cesión de acciones, etc. debemos tomar las firmas de el/los socios y los

administradores de manera ológrafa en el documento impreso. El paso a seguir es

escanearlo y guardarlo en formato PDF en nuestra computadora, para así, poder aplicar

la firma digital.

El archivo que contiene el documento en cuestión se deberá adjuntar al folio de

Certificación Notarial de reproducciones digitales, el cual contendrá la leyenda que más

adelante se detalla, dando fe que lo que se adjunta, es el documento debidamente

firmado.-

1- Escribir el nombre del documento a certificar para identificarlo.

2- Seleccionar folio: certificación de Reproducción digital.

3- Ir a seleccionar archivo y abrir el Word que va a contener el texto de la

certificación de copias.

Para adjuntar el documento que se desea certificar ir a seleccionar archivo y adjuntar el

mismo y confirmar.

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1.4.2- TESTIMONIO POR REPRODUCCION

El testimonio por reproducción se usará en aquellos casos que optamos por el

instrumento público. A saber, si el estatuto fue confeccionado mediante escritura, si

debemos realizar un poder en este tipo societario, o cualquier otro documento que

requiera de la escritura pública, debemos emitir un testimonio degital.-

El artículo 59 de la Ley 27.349, hace referencia a los poderes electrónicos, y dice

“Poderes electrónicos. El estatuto de la SAS, sus modificatorios y los poderes y

revocaciones que otorguen sus representantes podrán ser otorgados en protocolo

notarial electrónico. Aun habiéndose otorgado en soporte papel, su primera copia

deberá expedirse en forma digital con firma digital del autorizante. En dichos casos, la

inscripción en el Registro Público que corresponda será exclusivamente en forma

electrónica.”

Si bien no tocaremos el tema del protocolo notarial electrónico, hoy tenemos las

herramientas necesarias, aunque no suficientes, para poder cumplir con la ley.

En una breve explicacion grafica, mostraremos su implementación

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1- Escribir el nombre del archivo

2- Seleccionar el folio de Testimnio por Reproduccion

3- Seleccionar el word con el texto de la escritura y confirmar.

Cualquiera de las acciones que realicemos, según la necesidad del acto, tal sea

certificación de reproducción digital o testimonio por reproducción, debemos proceder a

firmarlo digitalmente. Al terminar todos los pasos en el Modulo de Gestión de

Actuaciones Digitales, ingresaremos al Módulo de Gestión de Firma Digital.-

Este micro sitio, es de fácil aplicación, siempre que contemos con el debido certificado

instalado en nuestra computadora y el token conectado.

Seguidamente indicaremos los breves pasos a realizar.

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Los pasos a seguir para aplicar nuestra firma digital son los siguientes:

-Ir a Pendientes y seleccionar el documento que queremos firmar digitalmente,

1- Hacer click en Firmar.

2- Luego en Realizar firma.

3- Nos va a solicitar la elección de un certificado y luego poner el PIN del Token.

4- Realizar firma.

5- Seguidamente debe firmar colegio, procedimiento en cual no intervenimos.

6- Una vez que ambas firmas se encuentran en color verde, volvemos al Módulo de

Gestión de Actuaciones Notariales y descargamos el archivo firmado

digitalmente.-

7- Guardamos el archivo PDF descargado.

El Código Civil y Comercial de la Nación, en su artículo 287 distingue entre

instrumentos privados y particulares no firmados. Seguidamente agrega, que si los

instrumentos particulares están firmados, son instrumentos privados. Seguidamente, el

artículo 288 del mismo cuerpo legal expresa que la firma prueba la autoría de la

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declaración de voluntad expresada en un texto y al hacer referencia, en su segundo

párrafo, a la firma digital dice que en documentos electrónico, el requisito de la firma de

una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital que de prueba de la autoría

e integridad del instrumento.

Ante el análisis de tales artículos precedentemente citados, estamos en condiciones de

afirmar, que todo documento electrónico, firmado digitalmente por un notario, da fe

tanto del contenido del instrumento, como de la voluntad y capacidad de sus

otorgantes.

2- REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE ACTOS POSTERIORES A LA

CONSTITUCION DE UNA SAS.

Bien sabemos, que al realizar un poder, debemos contar con las constancias notariales

necesarias para dicho otorgamiento. En el caso de los poderes de las sociedades

contenidas en la Ley General de Sociedades, dentro de la documentación que

solicitamos, están los libros societarios, en cuyos folios debidamente numerados,

procederemos a corroborar la representación y la autorización emitida por el órgano

pertinente, tal el tipo societario, de otorgar dicho poder.

Por su lado, en las sociedades de la Ley 27.349, no contamos con libros físicos. El

artículo 58 de la mencionada ley en partes pertinentes dice que las SAS deberán llevar

los siguientes Registros digitales: Libro de actas; Libro de registro de acciones; Libro

diario y Libro de inventario y balances. Todos los registros que obligatoriamente deba

llevar la SAS, se individualizarán por medios electrónicos ante el registro público. Los

registros públicos podrán reglamentar e implementar mecanismos a los efectos de

permitir a la SAS suplir la utilización de los registros citados precedentemente mediante

medios digitales y/o mediante la creación de una página web en donde se encuentren

volcados la totalidad de los datos de dichos registros.

Como notarios, al no tener la documentación que a los efectos siempre hemos

solicitado, debemos incursionar en Libros Digitales, y conocer el tan nombrado número

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HASH, que es el cual nos va a indicar la numeración de las actas en el libro que las

contiene. Dichas actas, han sido realizadas en el programa informático “Word” por los

socios y/o el órgano de administración y luego de estar impresas, firmadas por los

mismos. No hace falta la certificación notarial, ni digital. Una vez firmada, escaneada y

en formato PDF, han sido ingresadas al registro público y mediante la emisión de un

recibo que contiene ese número de HASH, nos da cuenta que, efectivamente, hay un

acta en el libro respectivo, pero con inconveniente que no podemos tener acceso al

contenido de la misma una vez ingresada.

En toda profesión existe un riesgo, y en la nuestra se trata de minimizar los mismos o

de no tomarlos. Al contar con toda la documentación a la vista, sabemos que no

correremos ningún riesgo, pero con la creación de este, ya no tan nuevo, tipo societario,

debemos tomar una decisión. Correr un riesgo mayor si el requirente nos brinda el acta

en formato papel, firmada por los allí nombrados y un recibo emitido por el registro

público que contiene datos que nada tienen que ver con el contenido del acta, o bien

dedicarnos a una nueva actividad dentro de la función notarial, como es, tener a nuestro

cargo, la carga de las actas necesarias para cualquiera de los actos jurídicos que deba

otorgar una SAS y en caso de ser necesario la rúbrica de dichos libros.-

2.1- RUBRICA DE LIBROS

Para proceder a rubricar un libro, los pasos a seguir son los siguientes:

PASO 1:

1- Ingresar a https://gesas.mjus.gba.gob.ar/web/ hacer click en Generador de

Hash.

2- Hacer click en Seleccionar Archivo Adjunto (El Acta firmada por las partes

escaneada en archivo PDF).

3- Hacer click en generador de Hash.

4- Copiar y pegar el Hash en un Word y guardarlo.

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PASO 2

1- Ingresar a la página de AFIP con CUIT y clave fiscal del representante legal de la

sociedad y seleccionar TAD- GPBA.

2- Elegir actuar por la Sociedad

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1- En el buscador, al escribir la palabra LIBROS, vamos a poder visualizar la opción

SAS Libros Digitales, la cual debemos seleccionar.

2- Hacer click en Iniciar Tramite

1- Hacer click en completar

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Dentro de las opciones que nos muestra el sistema, debemos seleccionar el tipo de

Libro, que para el caso de la rúbrica, será el LIBRO DE ACTAS.

.

Seguidamente copiamos el número de Hash que habíamos guardado en un Word y

seleccionamos GUARDAR.-

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Para poder corroborar que el procedimiento fue debidamente realizado, seguiremos los

siguientes pasos:

1- Ir a MIS TRAMITES

2- Seleccionar Borradores

3- Se va a poder observar la rúbrica de los libros y las actas que se vayan

subiendo.

4- En la columna de Acciones, se observan dos iconos, al seleccionar el de la

izquierda, nos permitirá ver el estado del trámite y el de la derecha eliminará el

trámite.

2.2- CONSULTA DE LIBROS DIGITALES

Para consultar el estado de los libros societarios y la cantidad de actas que la sociedad

ha ingresado, volveremos a ingresar a la página de inicio, en la cual ingresamos el acta

y generamos el HASH, pero tomaremos la opción INGRESAR POR CUIT, e ingresando

el número de CUIT de la sociedad, el sistema nos mostrará los cuatro libros con sus

respectivas cargas.

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Esta vista nos muestra que el libro de ACTA, contiene adjuntos, y haciendo click sobre

el mismo son desplega este nuevo cuadro:

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Haciendo click en VER RECIBO podremos visualizar el recibo del acta que queremos

consultar.

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3-CONCLUSION

Tal como ha sido mencionado, con la entrada en vigencia de la Ley 27.349,

denominada “Apoyo al capital emprendedor”, se ha establecido un nuevo paradigma,

no solo en materia societaria, sino también, en la función notarial.

El notariado no puede ser ajeno a estos cambios que vienen surgiendo, pero tampoco

puede dejar de lado su función que es la de brindar seguridad jurídica a los actos que

otorgue.

Como el notariado no es una isla y debe trabajar en conjunto con otros organismos y

las herramientas que ellos les provean, no siempre las mismas son las más adecuadas

para lograr la tan ansiada seguridad jurídica pero si es su obligación la de minimizar el

margen de error.-

Teniendo en cuenta lo antes dicho, vemos en el tramite post inscriptorio de estas

sociedades denominadas Sociedades por Acciones Simplificadas en cuanto a la rúbrica

de los libros y las actas sucesivas es deficiente debido a que, si bien se puede

corroborar la correlatividad de las actas a través del HASH, la plataforma no permite

visualizar el contenido de la misma, lo que pone al notario que recibe la impresión del

acta original en una situación imposible de comprobar la veracidad de la misma.

Es por esto, que se propone que al ser el notario el que va a intervenir en todos los

actos jurídicos de la vida societaria, para lograr la seguridad jurídica que se busca, es

menester que sea el mismo profesional, el que realice en su totalidad todos los tramites

de la sociedad, desde su constitución hasta los tramites posteriores a la misma.

Esto permitiría que el notario que intervenga en cualquier acto jurídico de la sociedad

pueda consultar al notario que intervino en la constitución de la misma y lleva adelante

los libros societarios la veracidad del contenido del acta. Haciendo un paralelismo con

la actividad habitual del notario, sería un “estudio de títulos” pero en este caso, se

corroboraría la veracidad del contenido de las actas.

Debido a que la implementación de las herramientas brindadas por otros organismos no

depende del notariado y es de difícil modificación, el notariado debe adecuarse a las

mismas siempre ponderando su actividad que no es ni más ni menos que la de brindar

seguridad jurídica.

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