Calificación de proveedoresY

Actualización de datos en perfil compañía

1. Registro en el portal

2. Acceso al expediente

3. Cabecera del expediente

4. Contenido del cuestionario

5. Estados de un expediente

6. Devolución de expedientes

7. Notificaciones

8. Actualización de datos

9. Soporte

10.Anexos

CONTENIDO

1. Registro en el portal

• El primer paso para gestionar el proceso de calificación será recibir un correocon la invitación al portal para registrarse a través del enlace que apareceráen el correo de invitación.

1. Registro en el portal

• La primera vez que el usuario accede a la plataforma para realizar el procesode calificación, deberá darse de alta como usuario (indicando su nombre,login y password que desea emplear siempre que acceda a gestionar susexpedientes de calificación).

1. Registro en el portal

• Para posteriores accesos deberá entrar en Adquira Marketplace(http://mkpes.adquira.com) y logarse con el usuario y password queseleccionó en el proceso de registro la primera vez.

2. Acceso al expediente

• Una vez registrado como usuario en el sistema, podrá ver el listado con losdiferentes expedientes que tiene su empresa.

• Al hacer doble click sobre el expediente que quiere consultar, accederá aldetalle y podrá editar la información solicitada.

2. Acceso al expediente

• Desde el listado de expedientes se puede descargar la información a unfichero Excel. Ese fichero se exportará con los filtros que se hayan aplicado eincluirá toda la información de los expedientes seleccionados.

3. Cabecera del expediente

• Al acceder al expediente, en la parte izquierda de la cabecera, el proveedortendrá las siguientes opciones disponibles:

o Enviar: esta acción permite enviar la información al evaluador. Este botónsolo está disponible cuando se han completado todos los datosobligatorios del cuestionario (tanto información como documentos). En elmomento en el que se envía el expediente pasa a estar en estadoCompleto, no siendo editable por el proveedor.

o Guardar: permite salvar los últimos cambios realizados en el expediente.Esto no implicará ningún cambio de estado en el expediente. Es necesarioguardar los cambios realizados antes de salir del expediente.

o Descargar PDF: permite descargar una copia del expediente en formatoPDF incluyendo toda la información del mismo.

3. Cabecera del expediente

• En la parte derecha se mostrarán diferentes indicadores sobre:

• El grado de avance del expediente:o % cuestionario completado (tanto preguntas como documentos).o % preguntas y documentos obligatorios ya facilitados.

• El avance de la revisión por parte del cliente:o % información revisada por el evaluador de Repsol.o % información rechazada por el evaluador de Repsol.

• Hasta que no se completa el 100% de las preguntas y documentos obligatorios,no se podrá enviar el cuestionario al evaluador para su revisión (el botón deEnviar no estará activo).

4. Contenido del cuestionario

• Dentro del cuestionario, además de ver su contenido, también se podránvisualizar los diferentes momentos en los que el usuario ha accedido alcuestionario:

4. Contenido del cuestionario

• El cuestionario consta de cuatro apartados:1. Instrucciones: en este apartado se indican las instrucciones que se

deben seguir para completar la información requerida durante el procesode calificación.

2. Cuestionario: aquí se encuentran todas las preguntas del cuestionario alas que debe contestar (las preguntas obligatorias están marcadas con unasterisco). Dentro del cuestionario se pueden aplicar diferentes filtrospara reducir el número de preguntas visibles: requeridas, rechazadas,contestadas…

4. Contenido del cuestionario

3. Documentación: en este apartado se detalla toda la documentación quese debe facilitar como parte del proceso de calificación (los documentosobligatorios también aparecen marcados con un asterisco).

4. Chat: a través de este apartado el proveedor y el evaluador de Repsolvan a poder comunicarse para aclarar dudas relacionados con elexpediente de calificación.

Para enviar mensajes a través del chat, el usuario tiene que entrar en lapestaña chat , escribir un mensaje en la caja de texto y pulsar enviar. Enese momento aparecerá el mensaje en la conversación y será visible porel evaluador de Repsol.

4. Contenido del cuestionario

• Las comunicaciones que se reciben a través del chat se pueden identificar através de la admiración que aparece en el listado de expedientes. Haciendodoble click sobre esta se accede al chat:

5. Estados del cuestionario

• El estado del expediente cambia en función de la fase del proceso decalificación en el que se encuentre:

o Iniciado: El expediente se ha creado y el proveedor aún no ha accedido almismo. En este estado el expediente no es editable.

o En curso: El proveedor ya ha accedido al cuestionario, habilitándose eneste momento la posibilidad de editar el cuestionario.

o Completado: El expediente ha sido cumplimentado por el proveedor y estáa la espera de revisión por el cliente. En este estado el cuestionario dejade ser editable para el proveedor.

o Finalizado: El evaluador ha validado el expediente y se ha terminado elproceso de pre-calificación. En este estado se podrá conocer el resultadodel proceso de calificación.

o Cancelado: El proceso de calificación se ha cancelado por el cliente. Elproveedor solo podrá acceder al expediente para consultar la información.

o En revisión: tras el primer año de calificación, se abre de nuevo elexpediente para que el proveedor facilite información actualizada sobredeterminados documentos.

6. Devolución de expedientes

• Cuando el evaluador detecta algún error en el expediente puede devolvérseloal proveedor para que lo corrija, indicando los motivos por los que se devuelveel expediente.

• El proveedor recibirá el motivo de la devolución por correo, así como serávisible en la cabecera del expediente.

• Al devolver el expediente, éste pasa de nuevo a estado ‘En curso’.

6. Devolución de expedientes

• Las preguntas o documentosrechazados por Repsol aparecerán enel cuestionario resaltados en rojo ycon un comentario explicativo (encaso de que se haya indicado).

• En el momento en el que el usuarioaccede a corregir la respuesta ocambiar el documento, se borra lamarca de error.

7. Notificaciones

• Durante el proceso de calificación, el proveedor podrá recibir las siguientesnotificaciones por correo electrónico:

o Cuando se crea un nuevo expediente: con la invitación para acceder alcuestionario para iniciar el proceso de calificación.

o Con la finalización del expediente: tras la revisión y confirmación de lainformación por parte del evaluador.

o Devolución de expediente: cuando el evaluador solicita que se corrija lainformación proporcionada por el proveedor.

o Cancelación de expediente: cuando el evaluador ha cancelado elexpediente, con los motivos de cancelación.

• E igualmente, en función del estado en el que se encuentre el expediente y del tiempo que haya estado sin actividad, se podrán recibir alertas recordando al usuario que debe acceder o terminar de completar el expediente.

8. Actualización de datos

• A través del usuario de calificación y/o de Marketplace, el proveedor va a poderacceder a los datos de su compañía para consultar y, en caso de que seproduzca alguna actualización de esa información, gestionarla a través de laplataforma.

8. Actualización de datos

• Para actualizar la información, el usuario deberá:o Seleccionar el campo que desea modificar pulsando en el icono del lápiz.

o Se podrá encontrar con dos casos: Campo que requiere documentación justificante: se le mostrará una

ventana en la que deberá indicar el nuevo valor así como adjuntar ladocumentación indicada.

Campo sin documentación: la caja de texto se habilitará para que elusuario pueda introducir el nuevo valor.

8. Actualización de datos

o La solicitud se enviará a Repsol para ser validada. Una vez se termine lavalidación se recibirá un correo electrónico indicando si la solicitud ha sidoaceptada o rechazada. En caso de rechazo también se recibirá el motivode dicho rechazo.

o Además se podrá acceder al histórico de solicitudes, dónde se podrá ver silas solicitudes han sido aceptadas o no.

9. Soporte

• Las consultas relacionadas con el proceso de calificación (contenido delcuestionario, información a facilitar, etc.) deberán remitirse agestiondeproveedores@repsol.com.

• Las consultas relacionadas con la plataforma (Acceso, problemas técnicos,etc.) deberán realizarse a través del Centro de Atención al Cliente deAdquira España y que se encuentran disponibles en la pantalla de acceso aMarketplace – Apartado “Atención al cliente”.

Teléfono: 902 42 40 24 (desde España)

(+34) 91 436 35 47 (desde el extranjero)

Horario: Lunes a Viernes de 9h a 19h. Mail:

atencionclientes@adquira.es

10. Anexos

10.1 Documentos relativos a obligaciones tributarias y de seguridad social

10. Anexos

10.2 Certificados Oficiales