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MODELO CONCEPTUAL BASE CALIDAD EN LA CONSTRUCCION PARA LOGRAR PROYECTOS EXITOSOS

Rubn Gmez Snchez S. Maestra Administracin de Proyectos

1. RESUMEN

El crecimiento del PBI del Sector Construccin en el Per viene siendo sostenido durante varios aos, y las perspectivas son igualmente buenas, tales condiciones exigen tambin que se requiera un modelo que ayude a incrementar las probabilidades de lograr que los proyectos del Sector Construccin sean necesariamente exitosos. Esta necesidad ha generado el planteamiento del Modelo Conceptual Base Calidad en la Construccin Para Lograr Proyectos Exitosos, el cual considera cinco (05) pasos estructurados, y que actualmente viene siendo difundido por varios medios, lo que se busca es lograr que forme parte de cada uno de los involucrados con las inversiones en la Construccin.

2. PREMISAS

Los proyectos de construccin vienen caracterizados por una problemtica cuyos signos o diagnsticos son en su mayor parte:

No terminar a tiempo los proyectos,

Concluir con resultados desfavorables o que no respondan a las expectativas de la organizacin responsable,

Terminar el proyecto con compromisos potenciales que obligan a incrementar el servicio post venta,

Terminar bajo la premisa de que: el proyecto acabo con la organizacin, en lugar de comprobar que la organizacin acabo con el proyecto,

Terminar con altos costos relativos a la calidad, particularmente con costos de no calidad altos, (fuera de lo esperado),

Concluir bajo el control del cliente, y no bajo el control de la organizacin responsable,

Deseos de terminar cuanto ms antes, ya que las expectativas no se alcanzaron.

Ante esta problemtica se hace necesario plantear soluciones orientadas a mejorar la eficiencia de las inversiones en los proyectos de construccin. 3. DESARROLLO DEL MODELO CALIDAD EN LA CONSTRUCCION PARA

LOGRAR PROYECTOS EXITOSOS

3.1. Estndares, normas tcnicas de soporte al modelo

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Los estndares, normas internacionales y buenas prcticas que se tomaron como referencias para el modelo planteado son los mostrados en el Cuadro 01.

Cuadro 01: Fortalezas de las normas o estndares para el Modelo de Proyectos Exitoso

Norma internacional ISO 9001:2000 Sistemas de gestin de la calidad - Requisitos.

Gua de los fundamentos para la Direccin de proyectos (Gua del PMBOK) Tercera Edicin, 2004.

Plan de gestin de calidad, Gestin por procesos, Identificacin de procesos, Naturaleza de procesos, Definicin de responsabilidades, Mapa de procesos, Acciones preventivas, Acciones correctivas, No conformidades potenciales, No conformidades.

Grupos de procesos, Alcance del proyecto, Gestin de calidad del proyecto, Lnea base alcance, Lnea base tiempo, Lnea base costos, Lnea base calidad. Seguimiento y control de los proyectos, Gestin de riesgos Proyectos exitosos

3.2. Modelo conceptual para proyectos exitosos

El modelo a desarrollar podra constituirse en una vacuna que adecuadamente dosificada podra combatir la problemtica detallada en el numeral 2. Por este motivo en la figura 01, se detalla lo siguiente:

a. En la primera fila de la figura 01, se hace mencin a las fortalezas de las normas tomadas como base del modelo.

b. En la segunda fila de la figura 01, se muestran los errores de tipo metodolgicos, en que se incurre, en la mayor parte de los proyectos de construccin.

c. En la tercera fila de la figura 01, se describen los principales errores causados por la falta de competencias de los responsables de los proyectos y personas involucradas con los proyectos de construccin.

Esta figura es una primera tormenta de ideas, no muestra todo lo que se presenta realmente en las diferentes fases del ciclo de vida de los proyectos de construccin. Por lo tanto, el modelo a desarrollar debera estar estructurado de manera simple, es decir, poder ser comprendido por cualquier de los individuos que participan en los proyectos de construccin.

Por este motivo, es conveniente un planteamiento en pasos concretos, la idea del numero de pasos tambin fue una discusin, lo mejor fue considerar 5 pasos, representa la idea de los dedos de la mano, cinco hacen un puo, es decir, fuerza, cohesin, la palanca, el punto de apoyo. Se entiende que el modelo deber representar una solucin estructurada a dicha problemtica.

A partir de estas evaluaciones se decide trabajar el modelo segn los siguientes pasos:

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Paso 1: Definir el alcance del proyecto. Paso 2: Aplicar la gestin de calidad. Paso 3: Aplicar la gestin por procesos. Paso 4: Aplicar el plan de gestin de calidad. Paso 5: Hacer el MyC (Monitoreo y Control) de los factores de xito

Figura 01: Fortalezas y errores tpicos de varias fuentes

Fortalezas de la

norma ISO

9001:2008

Fortalezas de la

norma ANSI

PMOBOK Cuarta

Edicin

a. Paso 1: Definicin del alcance del proyecto. Significa la aplicacin conjunta de la norma (estndar) americana ANSI (Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004, PMBOK, Project Management Body Of Knowledge) y la norma internacional (ISO 9001 Sistemas de Gestin de la Calidad-Requisitos). Los aportes de este paso son:

El producto de la aplicacin conjunta trae como resultado el EDT (Estructura de

descomposicin del trabajo) del proyecto.

Fortalezas

normas y

estndares

Errores por

aspectos

metodolgicos

Errores por

temas de

competencias

Qu es un WBS (EDT)?

Figura 02: Detalle grafico del WBS (EDT).

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El EDT representa el total de entregables que permitirn completar todo lo que es parte del proyecto (alcance), lo que no se muestre en el EDT, no es parte del proyecto.

Un segundo aporte de la definicin del alcance del proyecto, es convertir el alcance en un listado de entregables identificables a lo largo del plazo de ejecucin del proyecto.

El responsable de la direccin del proyecto debe tener como resultado de este paso el EDT del proyecto. Para mayor aclaracin en la figura 02 se muestra un anlisis grafico del EDT, bajo tal criterio se requiere desagregar los proyectos en paquetes de trabajos plenamente identificables y controlables en tiempo y costos.

Como ejemplo, se presenta el EDT correspondiente al proyecto presentado por el equipo de trabajo del curso Calidad en la Construccin de la Maestra en Gestin y Administracin de la Construccin de la Facultad de Ingeniera Civil de la Universidad Nacional de Ingeniera.

Figura 03: Paso 1, EDT ejemplo como resultado del MCBCC.

Los niveles de descomposicin del EDT, son los necesarios, hasta identificar los paquetes de trabajo que pueden ser controlables en tiempo y costos.

b. Paso 2: Aplicar la gestin de calidad. Es la aplicacin del rea de conocimiento 8 del PMBOK Gestin de Calidad del Proyecto, la cual consta de los tres procesos siguientes:

8.1. Planificacin de calidad.- identificar qu normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinando cmo satisfacerlas.

8.2. Realizar el aseguramiento de calidad.- aplicar las actividades planificadas y sistemticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.

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8.3. Realizar control de calidad.- supervisar los resultados especficos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.

El responsable de la direccin del proyecto debe desarrollar las acciones necesarias para implementar los tres procesos.

c. Paso 3: Aplicar la gestion por procesos. Es parte del planeamiento del proyecto la organizacin del equipo de proeycto (organigrama).

Es primordial que el gerente de proyecto tenga la agudeza visual para identificar todos los procesos que deben realizarse para cumplir con el alcance (EDT) del proyecto. Segn esta premisa se debern identificar los mapas de procesos, categorizar los procesos en:

Procesos de gestin, aquellos que sern ejecutados por el equipo de direccin del proyecto.

Procesos claves, aquellos procesos que tienen relacin directa con la calidad final del producto del proyecto, y con la generacin de valor.

Procesos de apoyo, aquellos procesos necesarios para poder ejecutar las otras dos categoras de procesos.

Ante la pregunta de quines ejecutarn los procesos, la nica respuesta ser los que conforman el equipo del proyecto; en consecuencia, del cruce de los mapas de procesos con la organizacin se obtendr la matriz de responsabilidades.

En resumen, este paso significa el desarrollo de:

Organigrama del equipo de proyecto. Identificacin del total de procesos necesarios para completar el alcance del

proyecto. Mapas de procesos necesarios, su categorizacin de procesos

correspondiente. Matriz de responsabilidades.

Figura 04: Aplicacin de los procesos del rea de Conocimiento Gestin de Calidad del Proyecto.

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Figura 05: Modelo Conceptual Base de la Calidad en la Construccin (MCBCC)

MODELO CONCEPTUAL BASE DE LA CALIDAD EN LA CONSTRUCCIN

Del PMBOK 2004 se tiene la base conceptual para

implementar los 3 procesos bsicos requerido por la

Gestin de Calidad del Proyecto.

+

MANUALDE

CALIDAD

PRO CEDIMIE NTOSOPE RATIVOS DE

CALIDAD

INSTRUCCIO NE S TECNICASCO MPLE MENTARIAS, PL ANE S

DE INSP ECCIO N DE LAS OBRA SCIVILES, Y AF INES, ETC.

REG ISTRO S DE CALIDAD

MyC PC

A veces se

requiere un

electroshock

A veces se

requiere un

electroshock

De la ISO 9001:2000 se obtiene la base de la gestin por procesos, la aplicacin de la

mejora continua como objetivo principal de las organizaciones. Adems, el sustento del

modelo del circulo de Deming, es el fundamento principal de dicha filosofa. La necesidad

de la medicin de la mejora continua es un reto para la Direccin de la Empresa.

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P1

P5

P9

P10

P8

P7

P4P2

P3 P6

ETIQUETA

Modelo de Gestin por Procesos ISO 9001:2000

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La figura 06 detalla cmo hacer la identificacin del total de procesos requeridos desde el inicio hasta el logro del producto del proyecto.

Figura 06: Paso 3, Parte a: Aplicacin de gestin procesos al Proyecto, Identificacin de Procesos

Gestin

Claves

Apoyo

Figura 07: Paso 3, Parte b: Aplicacin de gestin procesos al Proyecto, Mapa de procesos

Gestin

Claves

Apoyo

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Cuadro 02: Paso 3, Parte c: Matriz de responsabilidades

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

N TIPO PROCESO FUNCION

1 G1 Plan estratgico de calidad Direccin General

2 G2 Plan nacional de evaluacin Secretaria general

3 G3 Modelo EFQM Direccin General

4 G4 Manual de calidad Direccin General

5 G5 Directrices poltica de calidad Norma ISO Direccin General

d. Paso 4: Aplicar el plan de gestin de calidad. Una vez que se han completado los tres pasos anteriores, se requiere documentar los procesos a realizar, como parte de la ejecucin del proyecto de construccin. El circulo de Deming seala la necesidad de: Planificar, Hacer, Controlar, y Actuar; por lo tanto, los procedimientos documentados a realizar deben permitir completar los cuatro cuadrantes del Deming, como consecuencia de esto se debern completar los formatos para los anlisis, controles, ensayos, etc. Tambin se debern completar los PPI (Planes de puntos de inspeccin), ITP (Plan de inspeccin y ensayos), listas de chequeo, etc.

El responsable de la direccin del proyecto, deber evitar la inspiracin de las personas en cuanto a cmo desarrollar eficientemente los procesos. A medida que se ejecute la obra, se deber ir organizado el dossier de calidad de la misma. El dossier de calidad es el conjunto de documento que demuestra objetivamente que el producto del proyecto se realizo, mediante procesos que cumplieron con los requisitos predefinidos en consenso con el cliente.

Figura 08: Estructura y precedencia de los documentos del Plan de Gestin de Calidad

MANUALDE

CALIDAD

PROCEDIMIENTOSOPERATIVOS DE

CALIDAD

INSTRUC CIONES TE CNICASCOMPLEME NTARIAS, PL ANES

DE INSPE CCION DE LAS OBRASCIVILES, Y AFINES, ETC.

REGISTROS DE CALIDAD

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Figura 09: Alcance del dossier de calidad de los proyectos de construccin

e. Paso 5: Hacer el MyC de los factores de xito. El MyC (Monitoreo y Control) de los factores de xito significa verificar que durante el periodo de ejecucin del proyecto se hayan cumplido con las lneas base de los cuatro factores de xito: Alcance, Tiempo, Costo y Calidad.

Las lneas base de los proyectos de construccin estn definidos por:

Alcance, el enunciado detallado del alcance del proyecto, el EDT, y el diccionario del EDT.

Tiempo, el cronograma del proyecto. Costo, el presupuesto y la curva S Calidad, el objetivo de calidad del proyecto, la identificacin de estndares y el

plan de gestin de calidad.

El responsable de la direccin del proyecto requiere hacer el MyC del PC (Proyecto de Construccin) en forma peridica, segn el desarrollo y progreso previsto del proyecto. Es implcito que segn se verifique la performance o desempeo del proyecto se debern definir acciones correctivas y preventivas, y como seala el modelo: A veces se requiere un electroshock para poder revivir al moribundo (el proyecto, por su mala performance).

La conceptualizacin del MyC PC es mostrado en la figura detallada a continuacin:

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Figura 10: Modelo conceptual aplicable al Monitoreo y Control de los Proyectos de Construccin

4. BENEFICIOS ESPERADOS

Como resultado del modelo planteado y los pasos previstos:

Paso 1: Definir el alcance del proyecto. Paso 2: Aplicar la gestin de calidad. Paso 3: Aplicar la gestin por procesos. Paso 4: Aplicar el plan de gestin de calidad. Paso 5: Hacer el MyC (Monitoreo y Control) de los factores de xito.

Sern claves; ya que cumpliendo adecuadamente con cada uno de los pasos en forma oportuna, se lograra mitigar los riesgos, los cuales son inherentes a todo proyecto.

La experiencia de los proyectos de construccin permite sealar que el desarrollo cabal y completo del Paso 1 (Definicin del Alcance) evitara caer en el llamado Taln de Aquiles la falta de una definicin clara y explcita del alcance del proyecto; por lo tanto, su consideracin es un gran avance.

En un sin nmero de eventos de carcter profesional se ha discutido sobre las principales fallas de los proyectos, las opiniones mayoritariamente indican que la principal falla es la falta de definicin del alcance.

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5. ACCIONES DE APOYO Y DIFUSION

Las acciones que se vienen realizando como parte de la difusin son las siguientes:

Se ha editado el Declogo Calidad e la Construccin, este documento viene siendo entregado a todos los nuevos ingenieros colegiados con lo cual se espera lograr la sensibilizacin hacia la aplicacin delo modelo propuesto La figura 11 muestra su caratula. El Declogo puede ser bajado, ingresando al link: http://ictnet.es/2009/decalogo-de-calidad-en-la-construccion

Se han preparado tres videos relacionados con la Direccion de Proyectos con lo que se reforzara la Campaa para lograr proyectos exitosos, ingresar al link: http://www.rtvciplima.com/2009/08/18/curso-administracion-de-proyectos-3-sesiones/

En el Blog: http://ictnet.es/rubengom01, se puede encontrar informacin importante para poder reforzar el inters de los personas interesados con el Sector Construccin.

6. CONCLUSIONES

La principal satisfaccin que se siente al cabo de los aos en los cuales el suscrito ha venido participando en proyectos de los diversos campos de la actividad econmica, principalmente el Sector Construccin, es haber propuesto un modelo, el cual ser difundido en la forma ms amplia posible, como se explico existe la seguridad de que las probabilidades de lograr proyectos exitosos sea mayor, y lo que se lograra tambin como efecto ser el cambio de la cultura y de actitud de todos los involucrados con los proyectos de construccin.

Figura 11: Caratula del Declogo Calidad en la Construccin.

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El haber decidido plantear este trabajo a tan importante evento se hace con la finalidad de poder lograr su validacin, con la consiguiente implementacin en el pas. Pero es claro que se requiere que una serie de acciones paralelas de los tres poderes pblicos, adems del movimiento del Sector Privado Nacional hacia la calidad, siendo adems fundamental que la prensa haga un periodismo de investigacin basado en cada uno de los cinco pasos del modelo.

7. RECOMENDACIONES

En el manejo de los proyectos se requieren tomar otras recomendaciones, las que detallan a continuacin:

a. Si se est en el proceso de licitacin, es en este momento en el que debe ser definido el alcance en la mejor forma posible, ya que segn el grado de precisin, se harn estimaciones de tiempo y costos. De no ser as, las propuestas que se entreguen tendrn un alto grado de riesgo de no prever lo que realmente ocurrir durante la ejecucin del proyecto.

b. Si se est en el proceso de inicio de obra, aqu hay dos posibilidades: Primer escenario, no se defini el alcance, este caso es el ms grave, ya que el plazo y monto definido tiene un alto grado de riesgo de no cumplirse. Es seguro que se tendr variaciones sustanciales.

Segundo escenario, que se haya definido, es una mejor situacin, pero de todas formas es necesario hacer una revisin de la definicin del alcance. Ya que es probable que se detecten necesidad de propuestas de cambios en el alcance o en otra lnea base.

c. Si se est en una obra en proceso y Usted asume la responsabilidad, esta situacin es quiz la ms crtica, es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

La primera, una real y consistente verificacin y definicin del alcance, lo cual quiz lleve a una negociacin del contrato.

La segunda, una real y consistente determinacin del estatus de la obra, en cuanto a todas las lneas base. Es decir, determinar todos los saldos por ejecutar en la obra.

La tercera, la revisin del dossier de la obra, ya que se requiere conocer realmente la situacin de los trabajos ejecutados, para determinar si se cumpli con los estndares aplacibles, y si fueron ejecutados dentro de las previsiones tiempo y costos.

Finalmente, si se hace cargo del cierre del proyecto, tambin debe hacer el denominado as built, conforme a obra, me refiero a definir claramente el alcance real al final de la ejecucin y compararlo con el planeado. Esta comparacin le permitir definir las lecciones aprendidas.