CAJABANCO

DOCUMENTACIÓN ECONOMICA

La documentación que justifica la gestión económica de los centros debe regirse por normativas Estatales, Autonómica y de carácter específico de la Consejería de Educación.

Según el artículo 12.3 12 de la ORDEN de 22 de julio de 2004, por la que se regula el régimen de funcionamiento y gestión de las cuentas bancarias y de los fondos integrantes en la Tesorería de la Comunidad Autónoma y sus Organismos Autónomos.Las personas autorizadas para disponer de los fondos depositados en las cuentas corrientes no podrán autorizar pagos que generen saldos negativos en cuenta y serán los únicos firmantes de la misma, siendo igualmente los únicos responsables de su gestión

DOCUMENTACIÓN ECONOMICA

CUENTA CORRIENTE

Utilizar la banca electrónica para ver los extractos de c/c Resolución del Director General de Centros e Infraestructura educativa por la

que se regula el uso de los servicios de banca electrónica para la gestión de las cuentas bancarias en los centros docentes públicos

http://www.gobiernodecanarias.org/educacion/intranet/gesdoc/ (Código de descarga A3E7COYOSTB11)

Guardar en fichero Excel los movimientos del banco

Buscar un sistema que sirva de registro para los movimientos que realizamos, en especial para los talones

Realizar una «conciliación mensual», con el fin de comprobar extractos bancarios con el libro de registro de Banco

Fecha Talón nº Importe Concepto

Es recomendable:

CUENTA CORRIENTE

Ej. Conciliación bancaria mensual, (firma del secretario/a y con el Vº Bº de la dirección)

CAJA

Preferentemente los movimientos se efectuarán por el banco. Esto facilita la transparencia y simplifica la gestión.

Cuando sea estrictamente necesario el uso del dinero en efectivo trabajaremos con caja:

Registraremos directamente el asiento en el programa contable

Si no podemos realizar el asiento en el momento en que se realiza un pago, se debe llevar un registro escrito de cada movimiento.

Periódicamente realizaremos el arqueo de caja para

confirmar la conciliación de el saldo contable y el real.

ARQUEO DE CAJABILLETEMONEDA

Cantidad Total

50 €

20 €

20 €

5 €

2 €

1 €

0,5 €

0,20 €

0,10 €

0,05€

0,02 €

0,01 €

TOTAL

SALDO DE CAJA

SALDO CONTABLE

DIFERENCIA

OBLIGATORIEDAD DE LAS FACTURAS

Según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en el art. 2.2 f): http://www.boe.es/buscar/pdf/2012/BOE-A-2012-14696-consolidado.pdf

“…Deberá expedirse factura y copia de esta en todo caso en las siguientes operaciones: ….  aquellas de las que sean destinatarias …. las Administraciones Públicas a que se refiere el artículo 2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.”

Recuerde que es obligatoria la autenticidad de su origen de la factura, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. En caso de duda, el/la secretario/a deberá requerir del proveedor, la firma y sello de la misma para garantizar que no ha sido modificada o manipulada. La ley dice: “La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho”, (art. 8 del R.D. 1619/2012, Medios de expedición de las facturas)

Los empresarios y profesionales sólo podrán expedir un original de cada factura, en caso de pérdida del original por cualquier causa deberá expedirse un ejemplar duplicado donde deberá hacerse constar la expresión «duplicado»

CONTENIDO DE LAS FACTURAS

Los requisitos de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, establecen que los campos obligatorios de una factura son, (CAPÍTULO II, Requisitos de las facturas: Artículo 6. Contenido de la factura

http://www.boe.es/buscar/pdf/2012/BOE-A-2012-14696-consolidado.pdf

Núm. Factura Fecha expedición Razón Social emisor y receptor NIF emisor y “receptor” Domicilio emisor y receptor Descripción de las operaciones (base imponible) Tipo impositivo Cuota tributaria Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

NO SE ADMITEN LOS TICKET COMO DOCUMENTO JUSTIFICATIVO DEL GASTO, ES NECESARIO FACTURA.

FACTURA ELECTRÓNICA. (RD. 1619/2012 art. 9 y 10 )

Factura expedida y recibida en formato electrónico requiere que el destinatario de su consentimiento a este formato de factura.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los siguientes medios:

- Mediante una firma electrónica del emisor - Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) entre vendedor y comprador. - Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

El secretario/a deberá verificar que la entidad emisora de la factura electrónica esté debidamente autorizada por las autoridades tributarias.

Web de interés. http://firmaelectronica.gob.es/Home/Empresas/Factura-Electronica.html

FACTURA ELECTRÓNICA.

ORDEN de 22 de diciembre de 2014 por la que se crea el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y se regula la tramitación de la factura electrónica

A partir del 15 de enero de 2015 será obligatorio, en las Administraciones Públicas, el uso de la factura electrónica para importes superiores a 5.000 euros.La Consejería de Economía y Hacienda ha habilitado un registro único que se denomina PeFAC para el control y la remisión de este tipo de facturas a los órganos responsables del pago.

 No se aplicará de momento a los centros con autonomía de gestión económica, hasta que la Intervención General autorice el uso de este sistema en los centros educativos según la Disposición transitoria única.

RECIBOS

Puede darse el caso de que realicemos algunas operaciones en las que el centro reciba una contraprestación. Teniendo en cuenta que no estamos capacitados para expedir factura podemos reflejar este movimiento a través de un recibo. Es, por ejemplo, el caso de fotocopias que hacemos al AMPA o similares.

Estas operaciones han sido aprobadas el Consejo Escolar y/o tienen el visto bueno de la Secretaría General Técnica

Los centros educativos NO pueden hacer facturas.

  CONSERVACION DE DOCUMENTACION

NORMATIVA FISCAL-

La AGENCIA TRIBUTARIA establece la obligación de conservar las facturas y documentos durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria :

5 años. (según normativa el plazo de prescripción tributaria es de 4 años empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando).

Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. «BOE» núm. 302, de 18 de diciembre de 2003

NORMATIVA MERCANTIL- Artículo 30. (Código Comercio). . Los empresarios

conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Código de Comercio: www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627