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DIRECCION DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de:01/03/17

Código:DIPOA-PG-002

Auditoría de Primera, Segunda y Tercera Parte Versión: 03 Página 1 de 16

Elaborado: Equipo Técnico DIPOA Revisado: Área de Gestión de Calidad Aprobado por: Director DIPOA

1. OBJETIVO

1.1 Establecer los lineamientos a seguir en relación a las actividades de auditoría de primera, segunda y tercera parte.

2. ALCANCE

2.1 Estas disposiciones aplican a:

a. Personal de SENASA que se encuentre bajo la figura de contratación Oficial y Oficializada.

b. A los establecimientos que elaboren, procesen, importen, desalmacenen, fraccionen, almacenen, transporten y vendan productos, subproductos y derivados de origen animal para consumo humano. Además de los destinados al sacrificio de animales o que industrialicen, empaquen, refrigeren, congelen, procesen o expendan, en el nivel mayorista o minorista, productos, subproductos o derivados de animales, para consumo humano.

3. RESPONSABILIDAD

3.1 La descripción de las responsabilidades se encuentra descrita en el apartado 7 del procedimiento según los siguientes actores:

a. Departamento de Auditoría de la DIPOA

b. Coordinador de Área de la DIPOA

c. Personal Oficial y/o Oficializado del SENASA, destacado en las Unidades Periféricas.

4. DEFINICIONES

4.1 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

4.2 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

4.3 Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.

4.4 Auditoría: Proceso sistematizado en donde se evalúa el cumplimiento de las normas de acatamiento voluntario acogidas por el SENASA (INTE ISO IEC 17020), código sanitario de los animales terrestres y acuícolas, requisitos de países socios comerciales, norma y ley de control interno e índice de gestión institucional, entre otras.

4.5 Auditoría de primera parte: Auditorías internas realizadas a nivel nacional (Direcciones y programas nacionales) por el mismo personal de la Institución o con colaboración de otra (donde previamente se haya realizado un convenio interinstitucional o carta de entendimiento), donde se evalúan criterios técnicos, de gestión y legales.

© Documento normativo propiedad del SENASA. El documento vigente se encuentra en internet; cualquier versión impresa es una copia no controlada.





4.6 Auditoría de segunda parte: Auditorías realizadas por una Dirección o Programa Nacional hacia una Dirección Regional donde se evalúan criterios técnicos, de gestión y legales.

4.7 Auditoría de tercera parte: Auditorías, inspecciones o evaluaciones realizadas a/por países socios comerciales, a los establecimientos que comercializan, elaboran, almacenan, transportan productos, subproductos y derivados de origen animal

4.8 Competencia: Capacidad de una persona para aplicar sus conocimientos, experiencia y formación para alcanzar los resultados pretendidos.

4.9 Conformidad: Cumplimiento de un requisito normativo o regulatorio.

4.10 Corrección: Acción inmediata o tomada a corto plazo para eliminar una no conformidad detectada, y puede aplicarse de forma conjunta con una acción correctiva. En algunas no conformidades es suficiente aplicar una corrección.

4.11 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

4.12 Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría y que, puede apoyarse, si es necesario en un experto técnico.

4.13 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

4.14 Experto Técnico: Persona que aporta experiencia y conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar y que no actúa como auditor, pero que se considera parte del equipo auditor.

4.15 Hallazgos de la auditoría: Son los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría, los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad.

4.16 Inocuidad de los Alimentos: Garantía de que el alimento es aceptable para el consumo humano, de acuerdo con el uso al que se destina.

4.17 Inspector de Inocuidad: Persona competente, designada o autorizada por el SENASA para realizar determinadas tareas que se le asignen, relacionadas al control de seguridad sanitaria e inocuidad de los productos, subproductos y derivados de origen animal, durante los procesos; las cuales ejecuta bajo la responsabilidad y supervisión de un veterinario.

4.18 Medidas sanitarias: Aquellas acciones impuestas por el SENASA, entre las que se encuentran las contempladas en al artículo 89, siguientes y concordantes de la Ley SENASA, dirigidas a proteger, preservar y restituir la salud de las personas, de los animales y el Ambiente. Son de acatamiento obligatorio y se sustentarán en criterios profesionales, científicos y técnicos.

4.19 No conformidad: Incumplimiento de un requisito normativo o regulatorio. Las deficiencias o recomendaciones emitidas por la Auditoría interna se tratan para efectos de la administración activa como no conformidad.






4.20 Opinión divergente: Hallazgos o no conformidades declaradas en el informe de auditoría, en donde el auditado de primera, segunda o tercera parte no se encuentra de acuerdo con lo declarado por el equipo auditor.

4.21 Oportunidades de mejora: Son acciones que puede implementar el auditado a fin de mejorar su sistema, su acatamiento es de índole optativo.

4.22 Orden sanitaria: Acto administrativo mediante el cual la Autoridad de Salud del SENASA, en su calidad de policía sanitaria, hace del conocimiento del administrado, de una resolución o disposición particular o especial en resguardo de la salud de las personas, de los animales o del ambiente, la cual es de acatamiento obligatorio y debe ser ejecutada en el plazo que se indique. Contra la misma caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación.

4.23 Planificación de la auditoría: Descripción detallada de la logística de las actividades a realizar en el desarrollo de la auditoría.

4.24 Principios de la auditoría: Elementos que se deben considerar al momento de realizar una auditoría: integridad, presentación imparcial, debido cuidado profesional, confidencialidad, independencia y enfoque basado en la evidencia.

4.25 Sanciones administrativas: Multas económicas por infracciones señaladas en el artículo 78 de la Ley SENASA No. 8495.

4.26 Unidades Periféricas: Son aquellos Establecimientos Exportadores de productos, subproductos y derivados de origen animal para consumo humano en donde se cuenta con Personal Oficial y/o Oficializado.

5. ACRÓNIMOS

5.1 BPHM: Buenas Prácticas de Higiene y Manufactura5.2 CVO: Certificado veterinario de Operación5.3 CEE: Comisión de Evaluación de la Equivalencia5.4 DIPOA: Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal5.5 HACCP: De sus siglas en inglés “Hazard Analysis and Critical Control Point”5.6 IN: Instructivo5.7 MVI: Médico Veterinario Inspector5.8 PG: Procedimiento General5.9 RE: Formulario5.10 RTCA: Reglamento Técnico Centroamericano5.11 SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal5.12 SIREA: Sistema Integrado de Registro de Establecimientos Agropecuarios

6.REFERENCIAS O BIBLIOGRAFÍA

6.1 Anexo de la Resolución No. 271-2011 (COMIECO-LXI) del Reglamento Centroamericano sobre Medidas Sanitarias y Procedimientos Sanitarios y Fitosanitarios.

6.2 RTCA 67.01.33.06. Industria de Alimentos y bebidas procesados. Buenas Prácticas de Manufactura. Principios Generales, Decreto No. 33724-COMEX-MEIC-SALUD.






6.3 RTCA 67.6.55:09. Buenas Prácticas de Higiene de Alimentos No Procesados y Semi Procesados No. 37057 COMEX-MEIC-MAG.

6.4 RTCA 65.05.51:08 Medicamentos Veterinarios y Productos Afines. Requisitos de Registro Sanitario y Control N° 38412-COMEX-MEIC-MAG.

6.5 RTCA 67.04.50:08 Alimentos. Criterios Microbiológicos para la Inocuidad de Alimentos Nº 35485-COMEX-S-MEIC-MAG.

6.6 RTCA 67.04.54:10 Alimentos y Bebidas Procesadas. Aditivos Alimentarios.6.7 Ley N°8495, Ley General del Servicio de Salud Animal.6.8 Decreto N° 37917-MAG, Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Nacional de Salud

Animal.6.9 Reglamento para la Evaluación y Aprobación de Productos y/o Subproductos de Origen Animal

Importados por Costa Rica No. 21858-MAG.6.10 Reglamento General para el Otorgamiento del Certificado Veterinario de Operación No. 34859-MAG.6.11 Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Mataderos, Producción y Procesamiento de Carnes

Nº 29588-MAG-S.6.12 Reglamento Sanitario y de Inspección Veterinaria de Establecimientos de Sacrificio y Procesadores de

Aves Nº 37548-MAG.6.13 Reglamento General para la Inspección Veterinaria de los Establecimientos de Productos Pesqueros Nº

39010-MAG.6.14 Reglamento 34687 MAG- RTCR 409: 2008 Reglamento de Límites Máximos Microbiológicos y de

Residuos de Medicamentos y Contaminantes para los Productos y Subproductos de la Pesca y de la Acuicultura Destinados al Consumo Humano.

6.15 Reglamento 37829 MAG RTCR 461: 2011 “Esterilidad Comercial para Conservas de Productos Pesqueros”.

6.16 Reglamento Nº 37714-MAG RTCR 459: 2011 “Requisitos para el Doble Sello en Envases Metálicos para Conservas de Productos Pesqueros”.

6.17 Reglamento Nº 37713-MAG RTCR 460: 2011” Requisitos para Barnices Sanitarios Utilizados en Conservas de Productos Pesqueros”.

6.18 Reglamento Nº 36980-MEIC-MAG RTCR 449:2010 Reglamento Técnico para el Etiquetado de Productos Pesqueros Frescos, Congelados y Descongelados, de Venta a Granel o Preempacado en el Punto de Venta.

6.19 Decreto No. 26559-MAG-S, Análisis de Peligro y Puntos Críticos de Control.6.20 Directriz SENASA-DG-D0002-2010 Regulaciones en Materia de Establecimientos Frigoríficos para

Productos y Subproductos de Origen Animal y Otras Disposiciones de Carácter Administrativo Conexas.6.21 INTE-ISO/IEC 17020:2012 Evaluación de la conformidad — Requisitos para el funcionamiento de

diferentes tipos de organismos que realizan la inspección.6.22 DIPOA-PG-002-IN-001 (A) Requisitos Sanitarios de Aves6.23 DIPOA-PG-002-IN-001 (M) Requisitos Sanitarios para Envasadoras de Miel6.24 DIPOA-PG-002-IN-001 (PC) Requisitos Sanitarios de Productos Cárnicos6.25 DIPOA-PG-002-IN-001 (PL) Requisitos Sanitarios de Productos Lácteos6.26 DIPOA-PG-002-IN-001 (PP) Requisitos Sanitarios de Productos Pesqueros6.27 DIPOA-PG-002-IN-001 (PV) Requisitos Sanitarios para Puntos Venta6.28 DIPOA-PG-002-IN-001 (REPO) Requisitos Sanitarios de Rumiantes, Equinos, Porcinos y Otros6.29 DIPOA-PG-002-IN-002 Auditoría de Primera Parte para Supervisión del Personal6.30 DIPOA-PG-002-RE-001 Cronograma de Verificación para la Auditoría de Tercera Parte6.31 DIPOA-PG-002-RE-002 Reporte de Verificación para la Auditoría de Tercera Parte6.32 DIPOA-PG-002-RE-003 Informe Final de Auditoria de Primera Parte6.33 DIPOA-PG-002-RE-004 Plan de Acciones Correctivas6.34 DIPOA-PG-002-RE-005 Agenda de Visita Internacional6.35 DIPOA-PG-002-Anexo 5 Frecuencias Verificación6.36 SENASA-PG-06-RE-01 Hoja de Visita-Orden Sanitaria6.37 SENASA-PG-06-RE-01 ANEXO






6.38 SENASA-PG-004-RE-001 Minuta de Reuniones

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Introducción

7.1.1 La DIPOA se encarga de regular y controlar la seguridad sanitaria e inocuidad de los alimentos de origen animal en forma integral, a lo largo de la cadena de producción alimentaria para la protección de la salud humana, mediante la ejecución de auditorías de primera, segunda y tercera parte, enfocadas en los principios de auditoría e inspección, con el fin de asegurar la eficiencia, eficacia y efectividad de las competencias técnicas del personal SENASA, además del adecuado cumplimiento de la Regulación Nacional por parte de los establecimientos y socios comerciales.

7.2 PLANIFICACIÓN

7.2.1 La gestión, la implementación y el seguimiento de las actividades laborales desarrolladas por personal de la DIPOA, deben seguir los lineamientos establecidos a continuación:

7.2.1.1 La actividad desarrollada por parte del personal DIPOA debe planificarse a principios del mes de enero de cada año, a través del formulario de Supervisión del Personal (SENASA-PG-005-RE-015). La distribución de las auditorías de primera y tercera parte debe planificarse de manera proporcional (Ejemplo: semanal, mensual, trimestral, semestral, entre otros), a lo largo de todo el año.

7.2.1.2 A parte de las reuniones por la Dirección, el Director, los Jefes de Departamento, el Área de Calidad y los Coordinadores de Área de la DIPOA, deben programar de manera semestral, reuniones con el personal oficial y/o oficializado destacado en unidades periféricas. Los Coordinadores de Área deben programar y realizar reuniones trimestrales con el personal a su cargo, además cuando sea necesario la DIPOA seleccionara un día a la semana para las reuniones con el personal de oficinas centrales.En caso de ausencia a las reuniones programas, el personal deberá enviar a través de correo electrónico una justificación al superior inmediato, o en su defecto asignar un personal sustituto (cuando aplique).

7.2.1.3 Las reuniones del personal SENASA deben quedar documentadas en el formulario denominado Minuta de Reuniones, en su versión vigente.

7.2.1.4 El personal de oficinas centrales de la DIPOA debe implementar una metodología (digital, en físico u otros) que permita evidenciar las actividades diarias ejecutas durante la jornada laboral y la misma debe permitir la supervisión oficial por parte de la Dirección y las jefaturas de la DIPOA. Las actividades deben ser registradas, como máximo una semana posterior a la fecha en la que se realizó.

La DIPOA debe utilizar una herramienta de notificación diaria en la cual el personal debe informar a través de la misma, donde se va a encontrar y qué actividad estará realizando. Esta medida debe ser aplicada en aquellos casos donde el funcionario se ausenta de oficinas centrales.

7.2.1.4. El personal de la DIPOA destacado en los establecimientos, debe documentar de manera diaria las actividades realizadas de verificación a través de los siguientes documentos:

a) DIPOA-PG-002-RE-001 Cronograma de Verificación para la Auditoría de Tercera Parte






b) DIPOA-PG-002-RE-002 Reporte de Verificación para la Auditoría de Tercera Parte (en Anexo 4 puede ver el lineamiento de llenado)

7.2.1.5. Para determinar la frecuencia de las auditorías se debe considerar el desempeño del personal, el histórico de cumplimiento, los resultados violatorios, hallazgos y/o no conformidades reportadas, además de las características propias del proceso y tipo de producto elaborado. Los requisitos de los países socios comerciales, debe ser otro factor importante a considerar en el momento de establecer la frecuencia de auditorías, para lo cual se debe tener claramente identificado el requerimiento, además de la regulación que lo ampara.

7.2.1.6. Las auditorías de primera parte deben realizarse con las siguientes frecuencias:

a) Supervisión del Inspector de Inocuidad a cargo de un MVI de Unidad Periférica: al menos 2 veces al año.

b) Supervisión del Inspector de Inocuidad y de los Médicos Veterinarios de Unidades Periféricas, responsables de establecimiento: al menos 4 veces al año.

c) Supervisión del Personal de Oficinas Centrales (Inspector y Coordinadores de Área): al menos 4 veces al año.

d) Supervisión del Área de Gestión de la Calidad y de las Jefaturas de los Departamento de Auditoría, Registro y Regulatorio: al menos 2 veces al año.

Nota: La frecuencia de supervisión del personal oficial u oficializado indicado en el inciso b) puede modificarse, con base en lo establecido en el numeral 7.2.1.5. Lo anterior debe ser coordinado de previo con el Departamento de Auditoría de la DIPOA.

7.2.1.7. La frecuencia de las auditorías de segunda parte debe ser determinada a través del procedimiento de Auditorías Internas de Primera, Segunda y Tercera parte (SENASA-PG-002), emitido por la Dirección General del SENASA.

7.2.1.8. La frecuencia de las auditorías de tercera parte en establecimientos nacionales, son determinadas a través de la Jefatura de Auditoría y del Director de la DIPOA, las mismas serán notificadas cada año como lineamiento a la Dirección de Operaciones.

En aquellos establecimientos que estén autorizados para exportar y que no cuenten con personal oficial y/o oficializado la frecuencia de supervisión debe ser al menos tres veces al año; no obstante, la frecuencia puede modificarse, con base en lo establecido en el numeral 7.2.1.5. Lo anterior debe ser coordinado de previo con el Departamento de Auditoría de la DIPOA.

7.2.1.9. La frecuencia de auditorías de tercera parte en establecimientos internacionales, dependerá de lo establecido por la Comisión de Evaluación de la Equivalencia del SENASA.

7.2.1.10. Toda la documentación oficial debe ser archivada como máximo una semana posterior a su generación.

7.3. AUDITORÍAS DE PRIMERA PARTE

7.3.1. Las auditorías de primera parte se deben realizar de la siguiente manera:






a) Supervisión de los Inspectores de Inocuidad a cargo de un MVI de Unidad Periférica: es realizada por el Médico Veterinario Inspector (MVI) destacado en cada Unidad Periférica, mediante entrevistas, auditorías de forma in situ, documental y/o utilizando bases de datos digitales.

b) Supervisión del Inspectores de Inocuidad y de los Médicos Veterinarios de Unidades Periféricas responsables de establecimiento: es realizada por el Coordinador de Área de la DIPOA en cada Unidad Periférica, mediante entrevistas, auditorías de forma in situ, documental y/o utilizando bases de datos digitales.

c) Supervisión del Inspector y Coordinadores de Área de Oficinas Centrales: es realizada por el Jefe del Departamento de Auditoria mediante entrevistas, auditorías de forma in situ, documental y/o utilizando bases de datos digitales.

d) Supervisión del Área de Calidad, Secretarias y Jefaturas del Departamento de Auditoría, Registro y Regulatorio: será realizada por el Director de la DIPOA, mediante entrevistas, auditorías de forma in situ, documental y/o utilizando bases de datos digitales.

Nota: cuando se requiera y a solicitud del auditor se podrá solicitar la cooperación de cualquier personal de oficinas centrales y unidades periféricas de la DIPOA.

7.3.2. Los formularios a utilizar en las auditorías son los siguientes:

a) DIPOA-PG-002-IN-002 Auditoría de Primera Parte para Supervisión del Personal

b) DIPOA-PG-002-RE-003 Informe Final de Auditoria de Primera Parte

7.3.3. En cada auditoría de primera parte se debe detallar los ítems verificados, además cuando aplique se debe establecer la fecha de corrección a los hallazgos y no conformidades encontradas. La fecha de corrección dependerá del grado de severidad de las desviaciones, pero en ningún caso podrá ser mayor a los seis meses.

El seguimiento a las no conformidades y/o hallazgos encontrados, debe quedar por escrito en cada auditoría realizada.

7.3.4. Cuando producto de una auditoría se evidencie por escrito, que después de varias supervisiones el personal no ha implementado acciones correctivas satisfactorias, el auditor debe recopilar la información necesaria a fin de iniciar el debido proceso, con el objetivo de garantizar las amonestaciones y/o sanciones que correspondan.

7.4. AUDITORÍAS DE SEGUNDA PARTE

7.4.1. Se debe proceder según lo establecido en el SENASA-PG-002 Auditorías internas de primera segunda y tercera parte.

http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/98

7.5. AUDITORÍAS DE TERCERA PARTE

7.5.1. Auditorías y/o Inspecciones a Establecimientos Nacionales:


http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/98





7.5.1.1. Los establecimientos están sujetos a inspecciones y/o auditorías de control y vigilancia. En caso de encontrarse una no conformidad, los establecimientos se someterán a vigilancia mediante inspecciones y/o auditorías dirigidas. Una vez que se implementen y verifiquen las medidas correctivas, el establecimiento en particular volverá a pasar al plan de verificación.

7.5.1.2. Para las auditorias y/o inspecciones de control y vigilancia se deben utilizar los instructivos DIPOA-PG-002-IN-001, los cuales detallan los requisitos sanitarios que deben cumplir los establecimientos que elaboran productos, subproductos y derivados de origen animal para el consumo humano.

7.5.1.3. Cuando los establecimientos se encuentren autorizados para exportar, los mismos deben, además, ajustarse a las solicitudes de los países socios comerciales, requiriendo en algunos casos de inspección oficial y/o oficializada permanente.

7.5.1.4. Cuando por producto de una inspección de control o vigilancia, se comprueba que el establecimiento no se ajusta a lo requerido por la Reglamentación Nacional o a las disposiciones del SENASA, se procederá a emitir en forma escrita una prevención única solicitando la corrección de las no conformidades y/o desviaciones presentadas en el establecimiento. Los formularios a utilizar son la Hoja de Visita/Orden Sanitaria (SENASA-PG-06-RE-01 y el SENASA-PG-06-RE-01 –en ANEXO 03 puede ver los lineamientos de llenado-) y los plazos de corrección deben ser basados en los siguientes criterios:

a) No Conformidades Mayores: aquellos hallazgos que representen un riesgo inminente para la salud pública, la salud animal o el medio ambiente, serán considerados no conformidades mayores, las cuales deben ser corregidas de manera inmediata en presencia del personal SENASA. Los responsables del establecimiento una vez notificados deben presentar en un plazo no mayor a tres días hábiles, un plan de acciones correctivas que evite la recurrencia de la no conformidad.

b) No Conformidades Menores: aquellos hallazgos que no representen un riesgo inminente para la salud pública, la salud animal o el medio ambiente, serán considerados no conformidades menores, las cuales deben ser corregidas de la siguiente manera:

i. En los días hábiles estipulados por el personal SENASA.

ii. Se podrá solicitar al interesado que, en el plazo de 10 días hábiles a partir de su notificación, presente un plan de acciones correctivas, que debe implementarse en un plazo no mayor a treinta días naturales.

No obstante, cuando la magnitud o complejidad de las medidas correctivas lo amerite, y a solicitud del interesado, dicho plazo de treinta días naturales se podrá prorrogar hasta por seis meses.

El SENASA capacita al personal oficial y oficializado, en cuanto a detección de hallazgos, redacción de las No Conformidades y abordaje de estas, según el riesgo que representan para la inocuidad.

7.5.1.5. El plan de acciones correctivas debe incluir como mínimo la siguiente información:

a) Nombre del Establecimiento y número de SIREA o CVO.b) Fecha de la auditoría y/o inspección.c) Detalle de la Orden Sanitaria y/o No Conformidad.d) Detalle de las acciones correctivas y las fechas de cumplimiento.e) Nombre, firma y cédula del responsable del establecimiento.






f) Nombre y firma del médico veterinario regente.

Nota: En respuesta a los informes de auditoría realizados por autoridades sanitarías de países socios comerciales, los establecimientos nacionales autorizados para exportar, deben utilizar el formulario DIPOA-PG-002-RE-005 Plan de Acciones Correctivas. El mismo podrá ser sustituido, solamente en aquellos casos donde las Autoridades Competentes del país socio comercial, soliciten las respuestas en otro formulario.

7.5.1.6. En relación a la prevención única emitida por los funcionarios de SENASA (oficial y oficializado), se debe considerar lo siguiente:

i. Debe documentarse en la Hoja de Visita/Orden Sanitaria el seguimiento oportuno a las no conformidades emitidas a los establecimientos.

ii. Debe garantizarse su archivo, su respaldo y la misma debe estar accesible para su revisión.

iii. En caso de manejarse de manera física, el documento debe estar debidamente firmado por el funcionario de SENASA y el administrado.

iv. Se debe indicar si el administrado se niega a firmar la Hoja de Visita / Orden Sanitaria. En este caso se debe buscar un testigo o en su defecto la firma de un funcionario del SENASA. Si no se cuenta con la posibilidad de un testigo, el documento será válido únicamente con la firma del funcionario que realizó la inspección y/o auditoría.

v. Además de lo anterior, se debe cumplir con lo estipulado en la guía para el llenado de este documento (ver anexo 3).

vi. Se puede manejar de manera digital cuando el administrado ha solicitado y cumplido con el proceso oficial para notificación mediante correo electrónico.

7.5.1.7. Amparado al Artículo 89 de la Ley SENASA No. 8495, el personal queda autorizado para ordenar y ejecutar medidas sanitarias necesarias las cuales deben estar fundamentadas en la Reglamentación Nacional, o basadas en criterios técnicos, científicos y profesionales. Las medidas sanitarias comprenden:

a) El cierre temporal de los establecimientos indicados en el artículo 56 de la Ley SENASA No. 8495.b) La cancelación o suspensión del certificado veterinario de operación, con el respectivo cierre del

establecimiento.c) Los decomisos.d) La retención.e) La desnaturalización.f) Las cuarentenas, tanto las internas como las externas.g) La destrucción.h) La devolución o el redestino.i) La medicación.j) El sacrificio.k) La anulación de los trámites o documentos autorizados por el SENASA.l) La cancelación de las autorizaciones y las inscripciones.m) Cualquier otra medida sanitaria debidamente justificada que el SENASA considere pertinente

aplicar.






Nota: Por razones de interés público y con la finalidad de proteger el ambiente, la salud de las personas y los animales, las medidas indicadas en la Ley SENASA No. 8495, son de aplicación obligatoria por parte del SENASA y de acatamiento obligatorio por parte de los administrados (Articulo 91/Ley 8495).

7.5.1.8. Además de las medidas sanitarias, los establecimientos pueden estar sujetos a sanciones administrativas, para tal efecto se debe seguir los pasos establecidos en el documento denominado: “diagrama de flujo correspondiente al proceso de cómo ejecutar una sanción” (ver anexo 1).

7.5.2. Auditorías Realizadas por Personal Oficial de Países Socios Comerciales a las Autoridades Competentes y Establecimientos de Costa Rica

7.5.2.1. La Jefatura del Departamento de Auditoría de la DIPOA, una vez notificado con la fecha de la visita por parte de las Autoridades Competentes del país socio comercial, debe proceder a coordinar con los establecimientos (mediante oficio) la compra de los tiquetes aéreos, las reservas de hotel, los boletos aéreos y cuando corresponda el depósito bancario de los viáticos; además de la elaboración de la agenda de visita internacional, código DIPOA-PG-002-RE-005.

7.5.2.2. La información mencionada anteriormente debe ser enviada vía correo electrónico a las Autoridades Competentes del país socio comercial, además se debe mantener informado (mediante correo electrónico) al coordinador de área, al personal DIPOA de las unidades periféricas y a los responsables de los establecimientos a visitar, del estatus del proceso coordinación de la visita de auditoría.

7.5.2.3. En el caso que la Autoridad Competente del país socio comercial requiera visitar fincas proveedoras de establecimientos, el Jefe del Departamento de Auditoría debe comunicar vía correo electrónico o vía telefónica a la Dirección de Operaciones del SENASA, adjuntando copia de la agenda de visita internacional DIPOA-PG-002-RE-005, para que puedan realizar los trámites de coordinación y asignación de funcionarios para atender la auditoría. El mismo procedimiento se debe realizar en caso que las Autoridades sanitarias del país socio comercial requieran reunirse con otras dependencias del SENASA.

7.5.2.4. El o los funcionarios de la DIPOA responsable(s) del traslado de los inspectores visitantes, deben gestionar la solicitud del vehículo oficial a utilizar durante la visita, y deben realizar los traslados de los inspectores visitantes a donde sea requerido.

7.5.2.5. En caso de que las autoridades del país socio comercial lo soliciten, se debe realizar una reunión de apertura en las instalaciones del SENASA, en la cual podría participar el Director General SENASA o Subdirector o representante de la Dirección General, el Encargado de la Unidad de Cooperación y Protocolo, el Director de la DIPOA o su representante, el Jefe del Departamento de Auditoría, Jefe Departamento Regulatorio y Jefe Departamento de Registro, además de los asignados a dar acompañamiento a los inspectores y otras Direcciones Nacionales según lo requieran. En dicha reunión, se debe realizar una presentación de los participantes y una breve descripción del SENASA en caso requerido. Posteriormente se solicita a los inspectores internacionales los objetivos y alcances de la visita de inspección y la DIPOA reconfirma la agenda y termina de coordinar todo lo concerniente al itinerario de inspección.

7.5.2.6. Cuando los visitantes internacionales y sus respectivos acompañantes ingresan a un establecimiento, se debe realizar una reunión de apertura para discutir el alcance de la auditoría. En todo momento el personal SENASA debe estar a disposición de las autoridades del país socio comercial para evacuar cualquier consulta.






7.5.2.7. Posterior a la auditoría, el personal SENASA realizará una reunión de cierre con los inspectores oficiales de la Autoridad Competente del país socio comercial.

7.5.2.8. Si en un plazo de quince días calendario posterior a la visita no se ha recibido el reporte de auditoría de la Autoridad Competente del país socio comercial, el Jefe del Departamento de Auditoría debe enviarle una nota a la Autoridad Competente. Lo anterior de conformidad con el Artículo 13, numeral 3 del Decreto 37011-COMEX-MEIC-MAG, citado supra, que textualmente dice: “Una vez realizada la evaluación documental y/o la inspección in situ, la autoridad competente del Estado Parte Importador, deberá emitir una resolución fundamentada sobre el resultado obtenido y deberá notificarla al Estado Parte Exportador en un plazo máximo de 15 días calendario, contado a partir del día en que finalizó la evaluación documental y/o la inspección in situ, adjuntando el informe que justifique la decisión.” En caso de no obtener respuesta, el Jefe del Departamento de Auditoría debe reenviar la nota a esta Autoridad, con copia a COMEX y al establecimiento.

7.5.2.9. Si la Autoridad Competente del país socio comercial envían a la DIPOA o a la Dirección General del SENASA, el informe de la visita de inspección otorgando la aprobación del establecimiento o en caso de que se haya condicionado la aprobación del establecimiento hasta que se dé la corrección de las No Conformidades detectadas, la secretaria de la DIPOA debe trasladarlo al Jefe del Departamento de Auditoría. Una vez con el visto bueno por parte éste, la secretaria debe redactar la nota (ya sea de aprobación o de solicitud de acciones correctivas) y trasladarla nuevamente a este departamento para su firma; el cual debe firmarla y trasladarla nuevamente a la secretaria. Esta debe enviarla al establecimiento interesado con copia al personal de la unidad periférica, al coordinador de área y estar pendiente de la confirmación de recibido de la misma.

7.5.2.10. El establecimiento debe enviar de forma física al coordinador de área respectivo de la DIPOA el Plan de Acciones Correctivas para su revisión y aprobación. En caso de que el establecimiento cuente con inspección oficial permanente o mediante un Médico Veterinario Regente, antes de enviar este plan a la oficina central, debe enviarlo al médico veterinario inspector (oficial, oficializado, regente) o al inspector de inocuidad (oficial u oficializado) -en el caso de los frigoríficos- para su respectiva revisión y aprobación, y en caso necesario estos deben solicitar al establecimiento las correcciones que consideren pertinentes cuantas veces se requiera hasta ser aprobado.

7.5.2.11. Una vez que se haya aprobado el plan de acciones correctivas, el médico veterinario inspector, el inspector de inocuidad oficial u oficializado, o en su defecto el coordinador de área de la DIPOA (aplica para los regentes veterinarios) deben dar seguimiento al levantamiento de las No Conformidades, de acuerdo a las fechas establecidas en el registro DIPOA-PG-002-RE-004 Plan de Acciones Correctivas con las evidencias de las correcciones. Una vez que se haya realizado el seguimiento, el coordinador respectivo del DIPOA, debe informar al Jefe de Auditoría sobre el resultado del mismo y decidir si se da más seguimiento o si se procede a notificar a la Autoridad Competente del país socio comercial.

7.5.2.12. Si procede la notificación al país, se debe entregar el Plan de Acciones Correctivas y las evidencias de las correcciones a la secretaria; quien debe elaborar la nota (firmada por la Dirección del SENASA), que se enviará a la Autoridad Competente del país socio comercial, indicando el estatus de corrección de las No Conformidades reportadas (previo visto bueno del Departamento de Auditoría).

7.5.2.13. Posteriormente debe remitirla a la Autoridad Competente del país socio comercial con copia al establecimiento involucrado, al personal de unidades periféricas, al coordinador de área y estar pendiente de la confirmación de recibido de la misma. Si la Autoridad Competente responde que requieren aclaraciones o ampliación de alguna respuesta, la secretaria debe informar al Departamento de Auditoría y este debe solicitar lo requerido al establecimiento, y posteriormente a su






recibo por parte del Coordinador de Área de la DIPOA, debe gestionar su envío tal como se detalló anteriormente.

7.5.2.14. En caso de no recibir respuesta a la carta enviada, que acompaña el plan de acciones correctivas y las acciones correctivas tomadas, en un plazo de quince días naturales, el Jefe del Departamento de Auditoría debe coordinar con la secretaria la confección de una nota a la Autoridad Competente del país socio comercial, indicando el detalle de la información necesaria, que permita dar un seguimiento apropiada, misma que debe ser retrasmitida a COMEX y al establecimiento.

7.5.2.15. Si la Autoridad competente del país socio comercial envía respuesta a la DIPOA o a la Dirección General del SENASA indicando la aprobación del establecimiento; la secretaria de la DIPOA debe proceder a informar a los interesados, con copia al Coordinador de Área de la DIPOA y al personal de inspección destacado en el establecimiento.

7.5.2.16. Si después de realizados todos los pasos previos, la Autoridad Competente del país socio comercial envía respuesta a la DIPOA o a la Dirección General del SENASA indicando que no autoriza al establecimiento, la secretaria debe registrarlo en la base de datos DIPOA-PG-001-RE-006 y comunicarle al Jefe del Departamento de Auditoría; quien debe realizar un análisis del caso a la mayor brevedad posible. Si se acepta la decisión emitida por la Autoridad competente, debe notificarle al Departamento de Registro; el cual debe notificar al establecimiento involucrado, al personal de unidades periféricas y al coordinador correspondiente. Si no se acepta la decisión debe plantear un reclamo a dicha autoridad mediante una nota firmada por el Director General del SENASA.

7.5.3. Auditorías Realizadas por Personal SENASA a Países y Establecimientos Interesados en Exportar Productos, Subproductos y Derivados de Origen Animal para consumo humano, a Costa Rica

7.5.3.1. La Auditoría a los países y establecimientos interesados en exportar a Costa Rica se realiza mediante dos procesos:

a) Evaluación Documental: La revisión documental se lleva a cabo mediante cuestionarios sanitarios dirigidos a las Autoridades Competentes y a los establecimientos exportadores (Anexo 2).

b) Evaluación In Situ: Consiste en la programación de auditorías en los países interesado en exportar productos a Costa Rica, lo anterior mediante visitas in situ a las Autoridades Competentes y los establecimientos exportadores (Anexo 2).






ANEXO 1.






ANEXO 3. Guía para el llenado de la Hoja de Visita/Orden Sanitaria

1- Fecha: Indicar día, mes y año en que se realiza la visita.

2- Nombre del Establecimiento: Colocar el nombre del establecimiento tal y como se encuentra registrado en el SIREA

3- Motivo: Seleccionarlo de la siguiente lista: Atención de brotes: Indicar en el espacio en blanco si se trata de la primera visita o si es de seguimiento Atención de denuncia sanitaria: Citar el número de la denuncia que se atiende Atención por sospecha de enfermedad: Citar el número de la notificación que se atiende (Vigilancia Pasiva) Auditorías y/o inspección de establecimientos Captura de vampiros Entrega de resultados de laboratorio: Citar en el espacio en blanco el número de protocolo Marcaje de animales Muestreos dirigidos: Se debe llenar el formulario respectivo Muestreos solicitados: Se debe llenar el formulario respectivo Vigilancia Epidemiológica Activa Otro: Anotar en forma clara y concisa el motivo de la visita

MUY IMPORTANTE Si la denuncia o notificación que dan origen a la visita tiene un número, el mismo debe indicarse donde corresponde. Se debe indicar si se abrirá o no un caso, cuando se trate de asuntos epidemiológicos y otros que así lo requieran.

4- Descripción de la visita Anotar con letra clara y en forma detallada los hechos encontrados durante la visita. Anotar cualquier otra observación que sea estrictamente necesaria. Anotar la referencia a órdenes sanitarias o visitas anteriores, en caso de ser un seguimiento. Anotar el tipo de animal o producto de que se trate y su identificación (individual o lote) Anotar si realizó análisis organoléptico en el caso de pescado y productos de la pesca o acuicultura. Señalar si hubo funcionarios de otras instituciones presentes como Fuerza Pública, Ministerio de Salud, entre otros. Puede señalar si durante la visita una persona le sirvió de testigo, anotando el nombre completo, número de cédula

de identidad o su equivalente y algún medio de contacto. Debe confrontar la información con la cédula de identidad para corroborar la veracidad de la información.

En caso de requerir más espacio puede referirse al “Anexo” de este documento. No anotar en este espacio recomendaciones ni órdenes sanitarias y/o no conformidades; éstas deben incluirse en el

apartado número cinco o bien continuarse en el “Anexo”.

5- Orden Sanitaria: Escribir con letra clara y de manera ordenada. Anotar las órdenes sanitarias en forma concisa. Anotar si debe aportar pruebas, documentos y/o un plan de acciones correctivas para modificar o corregir los

hallazgos y/o no conformidades encontradas. Indicar si el administrado se niega a firmar la Hoja de Visita / Orden Sanitaria. Cuando aplique, hacer referencia a la normativa vinculante según los establecimientos y/o actividades productivas

auditadas y/o inspeccionadas. Anotar la fecha en la cual el administrado debe cumplir con la orden sanitaria girada. En caso de correcciones inmediatas se puede utilizar la palabra “Inmediato”. Debe indicar si el plazo de corrección es en días hábiles o meses calendario. En caso de requerir más espacio puede referirse al “Anexo” de este documento.






Decomiso y/o Destrucción: Motivo del decomiso Método de destrucción Nombre del producto Unidad de medida Presentación N° Lote Fecha de vencimiento Cantidad

ANEXO 4. Guía para el llenado del Reporte de Verificación para la Auditoría de Tercera Parte

1- Nombre del Establecimiento: Colocar el nombre del establecimiento tal y como se encuentra registrado en el SIREA.

2- Establecimiento N°: Colocar el número de establecimiento tal y como se encuentra registrado en el SIREA o en el registro de establecimientos autorizados por el DIPOA.

3- Fecha: Indicar día, mes y año en que se realiza la verificación.

4- Ítem Verificado: Debe detallar el Ítem verificado

5- Hora: Debe indicar la hora a la cual se realiza la verificación.

6- TV (O / MF / RR): Debe indicar el tipo de verificación realizad, la cual puede ser por Observación (O), por Medición Física (MF) o mediante revisión de Registros (RR).

7- Elemento Verificado (área, equipo, proceso, procedimiento, registro, persona): Cuando procesa detalle el área, el equipo, el proceso, los procedimientos, registros y personas (entrevistadas, consultadas, notificadas) relacionadas con el ítem verificado.

8- Resultado (A / NC / NA): Según el grado de conformidad con el ítem verificado, proceda a colocar una “A” como aceptable, una “NC” como no conforme y una “NA” cuando no aplica.

9- Nombre y firma (MVI / IA): Según proceda, coloque el nombre y la firma del Médico Veterinario Inspector y/o el del Inspector Auxiliar.


cada encargado selecciona y respeta el ... · web viewa los establecimientos que elaboren,...

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