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Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales

Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 1

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales

ANEXO 1

A. Resumen Ejecutivo

Título de la Buena Práctica : “El Memorándum Electrónico un documento

del S. XXI en la Cancillería”.

1. Nombre de la institución que postula Ministerio de Relaciones Exteriores

2. Lugar Provincia Lima, distrito Lima

3. Nombre de la Categoría a la que postula Sistemas de Gestión Interna

4. Párrafo Resumen La aplicación del memorándum electrónico en el Ministerio de

Relaciones Exteriores, ha mejorado notablemente el nivel de

comunicación y ha disminuido el tiempo en la toma de conocimiento

de la información y en la toma de decisiones, beneficiando

indirectamente a los ciudadanos que realizan trámites en el

Ministerio. Se ha producido un ahorro notable en el consumo del

papel generando economía indirecta que permitirá utilizar esos

recursos para cubrir otras necesidades del sector. Un promedio de

600 usuarios ingresan y participan del sistema en su calidad de

registradores, aprobadores, coordinadores y firmantes

5. Principales problemas que se encararon

El más importante problema que se presentó inicialmente fue la

resistencia natural al cambio. Romper la cultura tradicional del uso

del papel y de la firma manual representó un cambio de paradigmas



que ha sido progresivamente asimilado por los usuarios del sistema

del Memorándum electrónico.

6. Beneficios esperados y beneficios logrados

Con la aplicación del Sistema se esperaba: Logrado

a). Disminuir el tiempo de gestión: toma de

conocimiento, acción y respuesta inmediata

b) Contribuir a la transparencia en la gestión.

Cuando las comunicaciones son abiertas, todos

los funcionarios de una dependencia comparten

información

c) Reducir los pasos: Han desaparecido mesas

de partes que funcionaban al interior de cada

dependencia, pues el trámite va directo al

funcionario responsable y a su coordinador

d) Reducción de uso de papel: Un número

considerable de dependencias solo usan el

documento electrónico y limitan su impresión

e) Preparar a los funcionarios para el uso generalizado del documento electrónico: Se

prevé que en los próximos años, el 80 % de las

comunicaciones al interior de la Cancillería y del

Estado peruano deben ser por vía electrónica.

f) Adjuntar distintas extensiones de archivos: El sistema permite adjuntar documentos en Word,

Excel, PowerPoint, imágenes, sonido y enlaces a

páginas que se ubican en la web.



7. Impacto alcanzado

Antes Después

El seguimiento de cada

memorándum se hacía

consultando telefónicamente en

cada una de las dependencias

por donde pasaba el trámite

Ahora es posible hacerlo sin

levantar el teléfono, basta con

buscar en la computadora el

estado del trámite

Para que un funcionario tomase

conocimiento de la información

contenida en un memorándum,

podía pasar hasta cuatro horas

Hoy en día es posible

conocerlo en tiempo real y

simultáneamente todos los

responsables directos e

indirectos

Cambio en la elaboración de

documentos administrativos. Las

áreas administrativas elaboraban

otros tipos documentales

Ahora la mayor parte de

trámites se hacen sobre la base

del memorándum electrónico.

8. Participación en ediciones anteriores SÍ (x) Premio BPG 2005 (X) Premio BGP 2006 (X)

Nivel de calificación:

Honor al Mérito Finalista

Organización y Métodos Promoción de la Cultura

9. Datos de la persona de contacto: Nombre : Iván Augusto Pinto Román, Ministro en el Servicio Diplomático

del Perú

Cargo: Director de Archivo General y Documentación

[email protected]

Teléfono : 311-2943

Fax : 311-2946

www.rree.gob.pe

mailto:[email protected]

http://www.rree.gob.pe/



B. Explicación de la Práctica Problemática y situación previa

La permanente preocupación de las autoridades de la Alta Dirección por

optimizar la gestión interna del Ministerio, se refleja en el énfasis que se

pone en mejorar las comunicaciones entre este sector y los demás de la

Administración Pública, las misiones diplomáticas en el exterior, las

representaciones extranjeras acreditadas en el Perú y la sociedad civil

peruana.

Desde el año 2000 se puso en vigor un programa sistematizado de gestión

del Trámite Documentario que involucraba en un inicio a los trámites que

empiezan en la Mesa de Partes. El sistema dio muy buenos resultados y

sirvió de modelo para otras entidades del sector público, además de haber

sido considerado como una de las dos Mejores Prácticas Gubernamentales

de Latinoamérica del año 2000 por la empresa Lotus –IBM.

Sin embargo hasta el año 2003 este Sistema solo ayudaba a controlar el

ingreso y la salida de los documentos del Ministerio, quedando totalmente

divorciado de la tramitación al interior del Ministerio, por tanto el problema

más serio era la desvinculación existente entre un trámite que se había

iniciado de manera sistemática y lo que ocurría con ese mismo trámite al

interior del Ministerio.

Posteriormente se agregó al Sistema dos documentos electrónicos de

origen cuya generación está limitada para la Alta Dirección, quedando aún

pendiente de solucionar la generación del documento, de mayor circulación

y producción.

No era posible hacer el seguimiento de un trámite usando solo la

computadora, se hacia inevitable efectuar búsquedas manuales y consultas

en otras oficinas para conocer el estado de la gestión. Se puede decir que



para una cancilleria que basa su trabajo en datos e información esto era un

tema no resuelto.

Descripción de la práctica La práctica consiste en la conversión del memorándum tradicional

elaborado en papel, por la creación de un documento electrónico de uso

masivo, asociado al Sistema de Trámite Documentario. De esa manera se

vincula el documento al resto de trámites del Ministerio. A este documento

se le denomina Memorándum electrónico. Un formulario electrónico con datos pre establecidos y con tablas que se

encuentran en el sistema, simplifica la elaboración del documento.

Funcionarios diplomáticos y administrativos pueden registrar, aprobar y

firmar documentos, sin mediar de por medio documentos en papel.

Objetivos 1) Optimizar el tiempo de gestión de la tramitación interna de la Cancillería

a. Obtener respuestas oportunas

b. Efectuar el seguimiento de los trámites en tiempo real.

2) Modernizar la tramitación interna de la Cancillería

3) Contribuir a la transparencia de la gestión pública

Público objetivo El público objetivo de la Buena Práctica es interno

Desarrollo de la práctica La implantación de este sistema, se desarrollo progresivamente. Las

primeras dependencias en las que se aplicó fueron las que estaban

directamente involucradas con el desarrollo y la iniciativa del proyecto.

El 2 de enero del 2006, la Subsecretaría de Planeamiento Estratégico

responsable de la Dirección General de Gestión Informática y de dos

direcciones generales más y la Dirección de Archivo General y



Documentación, fueron las unidades pilotos de esta nueva aplicación. A

esta parte de la ejecución del proyecto se le denominó Primera fase.

A partir de la Segunda fase, la estrategia desarrollada se sustentó de una

estadística del año anterior. Así se fueron incorporando estuvo al proyecto

de manera progresiva las unidades gestoras, de acuerdo al volumen de

memorándum emitidos en el año 2005. Las unidades de menor producción

fueron capacitadas e incorporadas a partir del mes de marzo.

Las dependencias consideradas como productoras intermedias ingresaron

al proyecto en la Tercera fase que se desarrolló en el mes de junio,

quedando para el final las dos grandes áreas críticas de la cancillería, por la

gran producción documental, la Secretaría de Administración y la Dirección

General de Desarrollo de Recursos Humanos

Diciembre del 2006 fue elegido para la capacitación de los funcionarios de

Administración y de Recursos Humanos, de esa manera el primer día útil de

enero del 2007, se concluyó con la Cuarta fase o fase final de la

implantación, incorporándose al sistema 112 nuevos usuarios

Dificultades

Resistencia al cambio.- La costumbre del uso del papel como respaldo

y sustento de los actos administrativos, aún no se logra vencer pese a la

existencia de normas legales peruanas que validan el uso de la firma

electrónica y la firma digital. Se entiende que está dificultad es casi natural,

cuando se aplica un cambio tan radical como dejar de lado un documento

elaborado tradicionalmente en papel para ser suplantado por otro cuyo

origen es electrónico.

Resultados Disminución del tiempo de Gestión.- En la elaboración del Memorándum

tradicional además del tiempo natural que demanda su preparación, el



traslado físico de una oficina a otra o de un edificio a otro, podía demandar

horas o hasta mediodía para tomar conocimiento del mismo. Con el uso de

memorándum electrónico, la gestión es inmediata y no requiere de traslados

físicos.

Firmado electrónicamente por el funcionario que remite, el correo avisa al

funcionario receptor que tiene un nuevo memorándum por atender.

Impacto El impacto de la aplicación ha sido progresivo. Como se ha explicado en

párrafos anteriores, esto se desarrollo por fases, permitiendo analizar y

reajustar el sistema para que un solo formato pueda ser útil a las distintas

dependencias.

Situación Previa Situación Actual

El seguimiento de cada memorándum

se hacía consultando telefónicamente

a las dependencias o desplazándose

físicamente a la oficina a la cual se le

había remitido el documento

Ahora es posible hacerlo sin levantar

el teléfono, basta con buscar en la

computadora el estado en que se

encuentra el trámite

Tipos documentales variados y

repetitivos

Simplificación, es más fácil el uso del

memorándum

Aporte El aporte ha sido sustancial en ahorro de tiempos y costos

Plazos Período de desarrollo.- Definidos los objetivos, analizados los equipos

informáticos esenciales para el trabajo y el almacenamiento del sistema,

el trabajo propiamente de desarrollo y luego de validación a partir de las

pruebas, demandó aproximadamente tres meses

Puesta en funcionamiento._ Por experiencia en la aplicación de otros

sistemas informáticos, se sabía que el impacto de su puesta en marcha



de manera masiva podría ser negativo. Las cuatros fases en las que se

dividió su ejecución, permitieron ajustar y mejorar la herramienta, con las

sugerencias de los usuarios finales.

Equipo o funcionario ejecutor El proyecto fue posible lograrlo por la participación de un equipo

interdisciplinario que mantuvo una coordinación permanente desde la

concepción del sistema, la aplicación tecnológica, la capacitación de

usuarios. El equipo está conformado por personal de la Dirección General

de Gestión Informática y de la Dirección de Archivo General y

Documentación. Personal de ambas dependencias se mantiene aún en

permanente coordinación efectuando el seguimiento y el necesario

mantenimiento del sistema

Cuadro de los principales funcionarios vinculados a la práctica postulada

Función Nombre de Responsable

Cargo Profesión e-mail teléfono

Actividades que desarrollan

1.Diseño de la BPG

Enrique Gonzáles

Director General de Gestión Informática

Ingeniero [email protected]

Dirección de Gestión y Sistemas

2. Implementación

Ricardo Zevallos Sandra Tauquino

Jefe de Sistemas

Ingeniero [email protected]@rree.gob.pe

Mantenimiento del sistema

3. Coordinador de la Práctica en la actualidad

Yolanda Bisso Drago

Asesora de Archivos y Documentación

Archivera [email protected]

Administra_ dora del Sistema.

4. Máxima autoridad

José Antonio García Belaunde

Ministro de Relaciones Exteriores

Diplomático jgarcí[email protected]

Ministro

Aliados Los mejores aliados son los propios usuarios del sistema, en el trascurso de su

aplicación, se han convertido en los mejores propagandistas de este. Se han





mailto:jgarc%C3%[email protected]



recibido algunos comentarios como: al inicio me resistía a escribir mi

memorándum en ese formato, ahora ya se me hace difícil preparar uno en

Word porque en el formato del electrónico, me facilitan listas a las que solo

tengo que dar un clic.

Lecciones aprendidas o La resistencia al cambio puede aminorarse cuando el usuario conoce

bien la nueva herramienta. Esto se logra con mucha capacitación y

con el seguimiento de los usuarios hasta o La coordinación entre el equipo de trabajo, es fundamental para

cumplir con el cronograma y las metas señaladas.

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