CA PPM 15.3: Potente, configurable y social

La última versión de CA Project & Portfolio Management facilita las actividades financieras centrales con la facilidad y la familiaridad de una hoja de cálculo.

SEPTIEMBRE DE 2017

Hace dos años, CA comenzó a reevaluar cómo las organizaciones aprovechaban sus soluciones de administración de proyectos y carteras. Nuestro objetivo era identificar las formas en las que CA Project & Portfolio Management (CA PPM) podría satisfacer mejor a cada usuario, desde los administradores financieros, de recursos y de proyectos hasta los ejecutivos encargados de la toma de decisiones y los miembros del equipo.

Prosiguió un extenso estudio etnográfico que indicaba que las herramientas existentes de administración de proyectos no solo no facilitaban los proyectos, sino que en algunos casos los impedían. Y los usuarios, interesados justificadamente en el camino de menor resistencia, directamente evitaron las herramientas o trabajaron fuera de ellas para llevar a cabo las funciones laborales. Utilizaron hojas de cálculo para procesar los datos, herramientas de conversación para comunicarse, aplicaciones de colaboración para la planificación y exportaron los datos a herramientas de terceros para crear reportes.

Como resultado de esta investigación, en CA nos embarcamos en la misión de reinventar nuestra solución y, desde ese momento, lanzamos varias versiones nuevas de CA PPM, cada una de ellas centrada en una población específica de usuarios.

CA PPM 15.3 simplifica el trabajo del administrador financiero con una funcionalidad similar a Microsoft Excel®, funciones de comunicación y colaboración incorporadas, y enlaces directos a las herramientas de inteligencia empresarial y de generación de reportes más populares del sector. En la actualidad, CA PPM ofrece a los administradores financieros la capacidad de visualizar, administrar y aprovechar los datos como nunca antes, todo desde la solución.

Administración financiera simplificadaNo es de extrañar que las organizaciones gestionen millones de dólares en las herramientas de administración de proyectos y carteras. La capacidad de acceder, ver y modificar fácilmente los datos del proyecto es clave para garantizar que dichos dólares se inviertan bien, y que los proyectos se ejecuten a tiempo y dentro del presupuesto. Hoy en día, muchos administradores financieros exportan datos a Excel para visualizarlos mejor y realizar ajustes. No obstante, exportar los datos es engorroso y propenso a errores.

Se rediseñaron las páginas de planificación financiera de CA PPM para imitar las hojas de cálculo de Excel en términos de funcionalidad y representación visual. Este nuevo estilo familiar ofrece una visibilidad detallada de los proyectos sin necesidad de un aprendizaje adicional, de reconfiguraciones o reportes múltiples.

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Transparencia financiera: datos planificados, previstos y realesEn el nuevo CA PPM, el administrador financiero comienza con el panel del proyecto, donde los mosaicos ilustran gráficamente los proyectos individuales. Estos mosaicos contienen detalles del proyecto de alto nivel y son configurables, por lo que cada uno es relevante para el usuario. Hacer clic en un mosaico brinda acceso a los detalles financieros asociados a ese proyecto. Desde allí, los usuarios pueden fluctuar entre cualquiera de las cuatro vistas financieras:

• Planificados: el plan registrado que ilustra los estados financieros anticipados asignados al comienzo del proyecto.

• Planificados-reales: ofrece los datos necesarios para monitorear el estado del proyecto en curso mediante un contraste de los gastos planificados con los gastos reales hasta la fecha.

• Planificados-previstos: permite que los usuarios vean y administren fácilmente el flujo de efectivo negativo mediante un contraste de los gastos planificados con las previsiones de gastos actuales. Una previsión que se ha actualizado significativamente por encima del plan indica que los datos reales están más altos de lo esperado y que es un problema que debe abordarse para que el proyecto avance.

• Reales: El gasto total al final del período de medición o después de la finalización de una actividad.

En cada vista, los administradores pueden establecer intervalos mensuales, trimestrales o anuales, según el horizonte temporal en el que están interesados y pueden aprovechar un conjunto de funciones diseñadas para ayudarlos a explorar los números con facilidad:

• Encabezados de columna codificados por color: hacen que sea sencillo ubicar y comparar información similar. Una leyenda codificada por color puede utilizarse para ocultar o mostrar las columnas correspondientes con tan solo un clic.

• Anclaje de columnas: ofrece una tecnología de imagen fija inspirada en Excel que mantiene estáticas las columnas ancladas mientras el usuario se desplaza por los horizontes temporales.

• Filtrado: se ofrece mediante un mecanismo de búsqueda que permite que los usuarios minimicen el campo visual y obtengan rápidamente los datos financieros que necesitan sin tener que ejecutar reportes o exportar datos.

• Cortar y pegar: puede utilizarse para insertar datos de CA PPM en la hoja de cálculo si fuera necesario.

• Funcionalidad de arrastrar y soltar: permite un giro sencillo entre una subcategoría y la otra.

CA PPM permite que los administradores organicen fácilmente la información al arrastrar y soltar los encabezados de la categoría. También pueden analizar detalladamente las subcategorías para ver los detalles financieros específicos asociados con cada una.

Figura 1.

Funcionalidad similar a Excel

CA PPM facilita la administración de información financiera esencial con varias opciones de visualización, una funcionalidad similar a Excel y la capacidad de profundizar en los detalles.

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Figura 2.

Paneles del equipo

Los paneles de tareas destacan las actividades, apuntan a las fechas de finalización y al estado actual para simplificar y optimizar la administración de tareas.

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Revisar transacciones financieras, profundizar en los costosPara los administradores, comprender las variaciones puede ser un reto. Con CA PPM, los usuarios pueden hacer clic en cualquier cifra de la categoría de datos reales para ver todas las transacciones que contribuyeron al número total. Esta visibilidad completa de los datos reales y la capacidad de profundizar en los detalles ayuda a detectar problemas, como las recargas de contratistas o los costos desviados.

Si un administrador debe conciliar diferente información de los partes de hora, con un clic puede ver cada parte de hora semanal que contribuye a la cantidad total e identificar las causas específicas de la variación. Esta información al alcance del usuario elimina la necesidad de que un experto en datos realice una revisión de la transacción.

Asimismo, un administrador que observa un plan de costos podría ver $35 000 de datos reales cuando el plan anticipaba $20 000. Para identificar el motivo del recargo, el administrador simplemente debe hacer clic en la línea para ver todas las transacciones individuales que conformaban los $35 000 totales. A continuación, el administrador debe regresar a la previsión para ver si puede absorberse la sobrecarga o si se requiere una corrección del rumbo.

Funciones adicionales de 15.3

Administración de tareas basada en equiposUna tarea ignorada puede retrasar un proyecto por días o semanas, lo que aumenta los costos, demora la entrega e impacta de manera negativa en proyectos paralelos. Las tareas son importantes, pero administrarlas (realizar un seguimiento de cuáles han sido asignadas, cuáles se han completado, quién las ha asignado y el estado de cada una) puede ser tedioso, particularmente para las organizaciones que ejecutan proyectos no ágiles. Los usuarios necesitan herramientas de administración de tareas claras y fáciles de usar que admitan la participación del equipo a través de formas de trabajo más modernas y sociales.

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Figura 3.

Plantillas rápidas

Los departamentos pueden personalizar los anteproyectos para que incluyan solo el contenido relevante y almacenen documentos tales como las plantillas de inicio rápido para ayudar a iniciar proyectos con mayor rapidez.

CA PPM incluye un panel de tareas que se basa en gráficos populares del estilo de una aplicación para consumidores. Puede crearse una tarjeta para cada tarea y utilizarse para ilustrar el estado. Las tarjetas de tareas reflejan los cambios de estado. Cada tarjeta incluye una lista de tareas pendientes que muestra las actividades que deben completarse para realizar la tarea.

Los miembros del equipo pueden analizar el estado del trabajo en el nivel de la tarea a través de un cuadro de texto que permita la colaboración dentro de la herramienta. Los administradores con proyectos importantes que requieren el poder de un programador también tienen la opción de visualizar las dependencias de la tarea y los programas en las herramientas populares de programación de escritorio, como Open Workbench, Gantt y Microsoft Project®.

Los anteproyectos eliminan la información no relacionadaA menudo, los usuarios se encuentran en un mar de información que no es relevante para ellos o las tareas que realizan. Demasiado “ruido” puede opacar la visibilidad e impedir la resolución eficaz de problemas.

Para abordar esto, CA presentó los “anteproyectos” (partición). Los anteproyectos son páginas específicas del equipo que se completan solo con los campos personalizados que necesita cada equipo. Los equipos de TI solo ven los datos a los que necesitan acceder, como lo hacen los equipos de marketing, los equipos de desarrollo de productos, etc.

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Acceso consolidado a los materiales del proyectoLos miembros del equipo normalmente visitan varios sitios web diferentes para buscar la información que necesitan. Y muchos miembros del equipo no se dedican a un proyecto sino que con frecuencia rotan entre varios, cada uno con sus propios sitios de conocimiento. Como resultado, los administradores de proyectos pierden demasiado tiempo en responder a las mismas solicitudes de información, una y otra vez.

Con CA PPM, estos enlaces pueden recopilarse en una ubicación central y ofrecer acceso universal a todo lo que necesiten los miembros del equipo. Este conjunto de sitios de conocimiento ayuda a que los nuevos miembros del equipo lleven a cabo su tarea, evita que deban realizar las mismas preguntas varias veces y libera al administrador de proyectos para que pueda concentrarse en asuntos más importantes.

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Generación de tendencias: el primer paso hacia un análisis predictivo Todo proyecto conlleva un riesgo; por este motivo, son esenciales los indicadores para el monitoreo de éxito o fracaso. Las capacidades de generación de tendencias permiten que los usuarios predigan el éxito o el fracaso de un proyecto al monitorear las operaciones a lo largo del tiempo. Esto alerta a los administradores de proyectos a generar tendencias mucho antes y con una tasa de precisión mucho mayor de modo que las correcciones de rumbo puedan hacerse antes de que sea demasiado tarde.

Las empresas están especialmente interesadas en la cantidad de problemas e interrupciones a medida que se acerca la finalización de un proyecto. Al acercase a la entrega de un producto, por ejemplo, los administradores de proyectos deben asegurarse de que se aborden y se resuelvan los problemas y las dependencias principales. Esto se ve ilustrado en la generación de tendencias.

Debido a que la mayoría de las soluciones solo brindan reportes de estado en tiempo real, para obtener un panorama claro de las tendencias, las organizaciones deben crear y ejecutar varios trabajos personalizados. El almacén de datos de CA PPM único en el sector realiza un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo, lo que les permite a las empresas utilizar antiguas tendencias como un indicador del desempeño futuro sin la necesidad de que la personalización obtenga los datos. CA PPM realiza un seguimiento y almacena esta información para que los usuarios puedan comprender cómo están progresando sus proyectos en un momento determinado.

Inteligencia empresarial autoservicio El almacén de datos correcto puede proporcionar una ventaja competitiva significativa. No obstante, debido a que están desarrollados para procesar enormes cantidades de datos, las herramientas tradicionales de inteligencia empresarial (BI) que los extraen deben utilizar modelos complejos de datos para descifrar la información. Y eso es costoso. Según el experto en BI, Treb Gatte, “Un departamento típico invierte un promedio de 1600 horas por año a generar reportes ad-hoc; 70 % de ellos se invierten en escribir consultas y limpiar los datos deficientes”. Como resultado, hoy en día las empresas buscan combinar soluciones maduras y optimizadas de almacén de datos con herramientas de BI contemporáneas que sean interactivas, incorporen paneles simplificados y brinden acceso a la información en cualquier momento y lugar. Establecidas sobre el almacén de datos, estas soluciones de BI ofrecen datos mediante un proceso mucho menos complicado que reduce la necesidad de expertos en datos, lo cual ahorra dinero. Según Gatte, “Los datos optimizados y la herramienta adecuada de generación de reportes puede resultar en ahorros anuales de $200 000”.

CA PPM fue diseñado para le extracción sencilla de información que los usuarios necesitan para una toma de decisiones efectiva. Y ahora, el potente almacén de datos de CA PPM se combina con herramientas de BI innovadoras, como Jaspersoft, Power BI, Tableau y Qlik, o cualquier solución con un conector OData, para ofrecer amplia información financiera, de proyectos o de recursos.

El resultado consta de análisis de carteras autoservicio admitidos por potentes capacidades de visualización de datos, paneles personalizados con una visión de 360 grados de la empresa y una opción de dispositivos móviles creada para facilitar las reuniones en cualquier lugar con respuestas inmediatas en tiempo real a preguntas del proyecto.

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CA Technologies (NASDAQ: CA) crea un software que impulsa la transformación de las empresas y les permite aprovechar las oportunidades de la economía de las aplicaciones. El software es el centro de cada empresa, en cada sector. Desde la planificación hasta el desarrollo, pasando por la administración y la seguridad, CA trabaja con empresas en todo el mundo para cambiar el estilo de vida y la forma de realizar transacciones y comunicarse, mediante entornos móviles, de nubes públicas y privadas, de mainframe y distribuidos. Obtenga más información en ca.com/ar.

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Potentes funciones de filtrado y distribución de datos para el RMO Además de asistir al administrador financiero, CA PPM 15.3 también admite la oficina de administración de recursos (RMO) con funciones y filtros mejorados de dotación de personal. Hoy en día, los administradores de recursos normalmente se ven limitados con respecto a las vistas de sus propios empleados, y la mayoría utiliza hojas de cálculo para realizar las actividades diarias de dotación de personal. CA PPM ofrece una visibilidad de toda la organización, simplifica y formaliza el acuerdo entre solicitar y satisfacer a los administradores, y minimiza la necesidad de exportar datos.

Las nuevas funciones de administración de recursos incluyen lo siguiente:

• Diagramas de torta para identificar recursos levemente registrados que requieren aprobación

• La coloración para ilustrar la distribución excesiva de recursos

• Opciones de comunicación incorporadas

• Un formato familiar, similar a Excel y fácil de usar

Como con la administración de tareas, los administradores de recursos ahora pueden colaborar desde dentro de la herramienta de CA PPM, utilizando la función de comunicación para realizar las negociaciones para la dotación de personal. Esta función permite adjuntar documentos e incorporar URL para simplificar aún más el proceso de asignación de recursos.

CA PPM 15.3 fue rediseñado para funcionar como una herramienta ligera para proyectos más pequeños o una herramienta potente para proyectos que requieren la total amplitud y profundidad de una solución de administración de proyectos y carteras con funciones completas. CA PPM 15.3 simplifica y optimiza las actividades de administradores financieros y de recursos con potentes funciones nuevas para las que anteriormente era necesario salir de la herramienta. Y CA PPM ofrece un acceso a la información sin precedentes que pone los datos a disposición de todos, lo que minimiza la necesidad de expertos de datos.