bpm_pae_procesos_ses_1-4

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Business Process ManagementBPM

Eddie Morris

[email protected]

Anexo 2316


Sesión 1 y 2


Los cambios en las organizaciones

GlobalizaciónOrientación al cliente/ciudadanoOrientación a procesosIncorporación de tecnologías de informaciónLa empresa integradaInnovación AnticipaciónIntegrarse a redes empresariales

“Cuando la tasa de cambio externa excede a la de cambio interna.....el

fin está cercano”Jack Welch - General Electric


El PROCESO Y SUS CARACTERÍSTICAS

Un proceso comprende un conjunto de actividades lógicamente relacionadas que producen un resultado final específico para un cliente interno o externo.Ejemplo:Compras,Atención de pedidos,CréditosTiene un inicio y un fin que pueden trascender las área funcionalesEl Proceso tiene clientes internos y externosLos clientes del proceso son las áreas de la empresa, almacen, otrosEl proceso de compras tiene métricas de Costo, Tiempo, Calidad y Servicio

Generaciónde

la Ordende Compra

Seguimiento de

la Orden deCompra

CotizacionesRequisiciones

Proceso de ComprasProceso de Compras


El trabajo esta siendo reagrupado

Tarea A

Tarea F

Tarea D

Tarea E

Tarea A1

Tarea A2

Tarea BTarea A3 Tarea C

Control

Tarea D Tarea E

Verificar

Tarea F

Control y verificación por el encargado


Reingeniería de procesos

Rediseño radical de :• procesos de negocios• políticas, • procedimientos, • sistemas,• estructuras organizacionales

Para obtener beneficios significativos para la empresaSe alcanzan mejoras espectaculares en las métricas de calidad, costo, tiempo y servicio


Reingeniería de procesos

Revisión fundamental del proceso

Rediseño radical

Espectacular

¿Porqué hacemos lo que estamos haciendo?¿Porqué lo hacemos de esa forma?

No son mejoras marginalesSon saltos espectaculares enrendimiento

No son cambios superficialesReinventar el negocio


MÉTRICAS

Son elementos cuantificables que permiten medir la calidad delproceso en cuanto al nivel de logro de los objetivosPermiten monitorear el desempeño de los procesos

Ejemplo:

• N/P recibidas • N/P atendidas • Tiempo de ciclo de atención. • Cotizaciones recibidas • O/C generadas


La Optimización ha sido por muchos años el arma mortal que nos permitía derrotar a la competencia.Optimizar Costos,Optimizar Tiempos,Optimizar Insumos,Optimizar Personal,Optimizar, Optimizar,.....

Nuestras empresas y nuestros ejecutivos son expertos en optimizar, lo han hecho por muchos años...

Pero OPTIMIZAR ¡¡¡Es perfeccionar LO CONOCIDO!!!

Optimización vs. Innovación


INNOVACION DE PROCESOS

Introducción de algo nuevoNiveles de cambio radicalesUso de tecnologías innovadorasLa reingeniería es una parte del cambio radicalComprende nuevas estrategias, el rediseño del proceso y la implantación del cambio


Innovación de procesos

Hoy

Cliente

RecibeSolicitud

Chequeodocumentos

Definición deCondiciones

Determinación programación

apruebacrédito

Internet

Cliente


Habilitadores


Los procesos en la empresa

A

B G

C

D E F

PROVEEDORES

CLIENTES


Diagrama de bloques

Forma gráfica para entender y rediseñar procesosAyuda a identificar los subprocesos y actividades del procesoComprende la totalidad del procesoPuede nivelarseIdentificar los departamentos claves del procesoPermite identificar los límites del proceso

Gestión Comercial

Captación de Cliente

Entrega del Servicio


CAMBIOS organizacionales con el nuevo enfoque

Las unidades de trabajo Dptos. Funcionales Equipo de proceso Los trabajos Tareas Simples MultidimensionalesRol de los trabajadores Controlados Toman decisión Preparación para el trabajo Entrenamiento EducaciónMedidas de rendimiento Actividades ResultadosLos gerentes Supervisores EntrenadoresEstructura organizacional Menos Jerárquica Más plana horizontal


La organización horizontal

Investigación Manufacturación Marketing Finanzas

Gerencia Superior

Lider delProcerso

Equipo

Generación y cumplimiento de orden

Procesos Básicos Objetivos clavesde desempeño

Reducir tiempodel ciclo

Equipo

Logística integrada

Reducircostos

Equipo

Comercializacióna

Reducir tiempo de venta


Los procesos en la empresa

A

B G

C

D E F

PROVEEDORES

CLIENTES


Selección de ProcesosCómo se decide en qué procesos hacer Reingeniería?

OBJETIVOSPRIMARIOS

Impacto Estratégico

Valor Agregado


Priorizar procesos

Susceptibilidad al cambioDesempeñoImpacto en la empresaImpacto en el cliente

Calificar de 1 a 51: Tiene poco impacto5: Gran impacto

De acuerdo a los siguientes criterios:


Identificación de Clientes

COMPAÑIADE

JUGUETESABC

CLIENTE

CONSUMIDORADULTO

CONSUMIDORINFANTIL

COLECCIONISTA

Apertura de Orden

ReordenarInformación de stock

Cambio de OrdenNotificar

DespacharFacturar

PagoNotificarRecibo

ReclamosEstados de Cuentas

Recibo

CompraPaga

DevuelveReintegro

Deseo

Juguete

Reintegro

DevuelvePagoCompra

•Costos razonablemente

bajos

•Disponibilidad en lugares

convenientes

•Seguridad

Consumidor adulto

•Personajes populares

•Buena semejanza

•Resistente

Consumidor Infantil

•Variedad

•Diferencias perceptibles

de año a año, pero no

dentro del año

•Detalles finos

•Durable

Coleccionista•Empaque atractivo

•Pocos defectos

•Apertura puntual de pedidos y

complemente entregados a tiempo

para la venta estacional

•50% margen de utilidad

•Completar re-ordenes dentro de diez días

•Acceder a publicidad cooperativa

Cliente Distribuidor


• Revisar la estrategia empresarial• Lograr concenso ejecutivo• Planeamiento del proyecto• Organización del equipo de trabajo• Definir objetivos con el cliente

• Reducir costos• Reducir tiempos• Mejorar

• Elaborar el modelo del proceso actual• Qué se hace• Cómo se hace• Tomar mediciones

• Tiempo, Costos, Calidad,Servicio

• Resultados actuales

• Elaborar el modelo propuesto• Analizar proceso actual• Realizar un Benchmarking• Innovar el proceso radicalmente• Definir habilitadores

• Elaborar el diseño de la infraestructura• Definir aspectos organizacionales• Definir aspectos tecnológicos

• Planear implementación

Rediseño de procesos


TrabajoSeleccionar una empresaElabore una breve descripción de la empresaIdentifique 3 procesos candidatos para rediseñoSeleccionar un proceso justificando dicha selección Elaborar la ameba del procesoIdentificar los clientes internos/externos y sus expectativasIdentificar los problemas principales del procesoElaborar el Diagrama de bloques del proceso actual

Caso: KODAKSe seleccionarán los grupos que presentarán el trabajo y el caso respectivamente.

Fecha de entrega: Sesión 3



Eddie Morris

[email protected]

Anexo 2316

Sesión 3


Preparación del proceso de reingeniería

¿Cuáles son los objetivos y expectativas de los directivos?¿Cuáles son las metas del proyecto?¿Quienes deben estar en el equipo de trabajo?¿Qué comunicar para lograr apoyo y confianza?


Organización del equipo

Patrocinador

Líder

Facilitadorasesor en reingeniería

Función 1 Función 2 Sistemas y O&MFunción 3


Reingeniería de Procesos

PASO NO.1Identificar los objetivos impulsados por el cliente del proceso

PASO NO.2Hacer el mapa del procesoactual y medirlo

PASO No.3Analizar y modificar el proceso actual

PASO No.4Benchmark para innovary proveer alternativas

PASO No.5Diseño SocialDiseño Técnico

PASO No.6Implantar el nuevoproceso

PASO NO.0Revisar la estrategia empresarial


Comprender el procesos Diagramas

Recepción de

documentos de

atención.

Solicitud de

expediente.

Armado de

expediente y

programación de

inspección.

Inspección

ocular.

Asignación

de expedientes.

Análisis de

inspección.

Elaboración de

informe

Revisión de informe

por Supervisor y

Coordinador.

Elaboración de

Informe final y firma

de la Sub-gerencia.

Envío de reporte.

PlanificaciónEjecuciónRevisión

SeguimientoReporte

Tiempos Promedios:

15 días

Tiempos Promedios:

15 a 20 días

Tiempos Promedios:

1 a 2 días

Tiempos Promedios:

1 día

Tiempo promedio total: 37 días.

Recepción de

documentos de

atención.

Solicitud de

expediente.

Armado de

expediente y

programación de

inspección.

Inspección

ocular.

Asignación

de expedientes.

Análisis de

inspección.

Elaboración de

informe


por Supervisor y

Coordinador.

Elaboración de


de la Sub-gerencia.

Envío de reporte.


SeguimientoReporte

Tiempos Promedios:

15 días

Tiempos Promedios:

15 a 20 días

Tiempos Promedios:

1 a 2 días

Tiempos Promedios:

1 día


Recepción de

documentos de

atención.

Solicitud de

expediente.

Armado de

expediente y

programación de

inspección.

Inspección

ocular.

Asignación

de expedientes.

Análisis de

inspección.

Elaboración de

informe


por Supervisor y

Coordinador.

Elaboración de


de la Sub-gerencia.

Envío de reporte.


SeguimientoReporte

Tiempos Promedios:

15 días

Tiempos Promedios:

15 a 20 días

Tiempos Promedios:

1 a 2 días

Tiempos Promedios:

1 día


Definición de los Macro Procesos

Definición de los Procesos

Definición de Flujo de Datos

NombreDescripciónCliente

NombreDescripciónClientePuestos participantesDocumentos

NombreDescripciónFormatos


Diagrama de bloques

Ayuda a identificar las operaciones claves del procesoRequiere investigación previaComprender la totalidad del procesoIdentificar los departamentos claves del procesoPermite identificar los límites del proceso

Gestión Comercial




Diagrama de Bloques

Gestión Comercial


Desarrollo de BasesProspección Validación

o/cDistribuciónde Trabajo

Entrega del ServicioCierre


Macroproceso

Procesos

Subprocesos


Diagrama de bloquesProceso a actual de abastecimiento

AREA OPERATIVAELABORA SU

PEDIDO

EL PEDIDO ESENVIADO A LAGERENCIA DEL

AREAESPERA

GERENCIA DE AREAREVISA EL PEDIDO

PEDIDO ES ENVIADOA COMPRAS

ESPERA ORDEN DE SALIDAENVIADA AL JEFE

DE LOGISTICA

SE REGISTRA LAREQUISICION A

ATENDERALMACEN

VERIFICA STOCK

PEDIDO ES ENVIADOA ALMCEN COMPRAS

VERIFICA STOCK

JEFE DE LOGISTICAAPRUEBA EL

PEDIDO

EL PEDIDO SEENTREGA AL AREA

SOLICITANTE

EL PEDIDO SEPREPARA PARA LA

ENTREGA

EL PEDIDO ESATENDIDO EN

ALMACEN

ARCHIVO DELPEDIDO Y LA ORDEN

SALIDAFIN

INICIO

A X

0.5 HORAS

0.5 HORAS1 HORA1 HORA2 HORASO.25 HORAS

0.25 HORAS 8 HORAS

si existe

0.5horas

No existe 8 horas

Si existe

No existe0.5 HORAS

0.25 HORAS0.25 HORAS2 HORAS1 HORA0.5 HORAS O.25 HORAS


DESCRIPCIONCualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en forma directa al proceso

Cualquier acción que desplaza información u objetos, incluyendo personas

Retraso no programado de materiales, partes o productos. Cualquier tiempo de espera de las personas

Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y autorizaciones

Retraso programado de materiales, partes o productos

Cualquier paso innecesario y repetido de operación

SIMBOLO

Operación

Transporte

Demora

(no programada)

Inspección

Almacenaje

(demora programada)

Retrabajo

PASO

R

Simbología para el análisis de procesos


Análisis del proceso

PASO ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)1 ELABORACION DEL PEDIDO X2 ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA X 1.00

ESPERA X 1.00 3 REVISION DEL PEDIDO X 0.50 4 ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS X 0.50 5 VERIFICACION DE STOCK X 0.50 6 ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN X 8.00 7 VERIFICACION DE STOCK X 0.50 8 CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION X 8.00 9 ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. X 0.25

ESPERA X 0.25 10 APROBACION DEL PEDIDO X 0.50 11 REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA X 1.00 12 PREPARACION DEL PEDIDO X 0.25 13 ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE X 2.00 14 ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA X 2.00

TOTAL 5 4 4 2 1 2.00 20.25 26.50 4.25

SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACENACTIVIDADES/PASOS TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO

EFECTIVO(**)OTROS

(*)CONTROLVA


Diagramas de flujo


Diagrama del proceso

Distribución

Consultora

Base de DatosFacturación

Picking, Packing

GerenteGerente de de ZonaZona

ConferenciaConferencia de de VentasVentasRecepciRecepcióónn ValidaciValidacióónn

DigitaciDigitacióónn

Consumidor

O/C

Pedido

Hasta 21 dias

Hasta 4 dias

WebWeb

Call Call CenterCenter



Eddie Morris

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Anexo 2316

Sesión 4


Tecnologías de la Información - TI

Todos los dispositivos de comunicación

computarán

Todos los computadores comunicarán

La movilidad acelera la convergencia


Nuevas formas de hacer negocios

COMPRADORESPROVEEDORES

La innovación es una idea, un método o un mecanismo nuevos; una novedad

INTERNET


Business Process Management - BPM

El BPM - Business Process Management es un Enfoque Metodológico, con técnicas y software para modelar, analizar, simular y gestionar los Procesos del Negocio, asignando métricas y metas para su monitorización .

El BPM es la suma de rediseño de procesos, automatización de los procesos, Workflow, herramientas del control y gestión, necesarias para ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización.

R e f i n e r í a R e f i n e r í a P i s c oP i s c o

M a l v i n a sM a l v i n a sL i m aL i m a

D u c t oD u c t o

B U T A N O S

N A F T A V I R G E N

P R O P A N O

D I E S E LB U T A N O S

N A F T A V I R G E N

P R O P A N O

D I E S E L

G A S N A T U R A L

M e r c a d oM e r c a d oI n t e r n oI n t e r n o

Definición de los Macro Procesos

Definición de los Procesos

Definición de Flujo de Datos


Modelo de un BPM software

DiseñoDiseño

Dokumentensicht

ROOT

Document

Document

Data Element

Data Element

Modelamiento

Dirección

Workflow-Control

Supervisión

EjecuciónEjecución


La Empresa interconectadaLa empresa Virtual

Clientes

Servicios de

Tecnología

COREde la Empresa

Proveedores

Clientes

Bancos

Transportes


El proceso no depende de las tecnologías sino de las necesidades del negocioTrabajo distribuidoEl trabajo es independiente de la locaciónRediseñar los procesos antes de automatizarlosLas TI deben apoyar a los procesosMotivar cambios de paradigmas

Las tecnologías de la información y el rediseño de procesos


TrabajoSeleccionar una empresaElabore una breve descripción de la empresaIdentifique 3 procesos candidatos para rediseñoSeleccionar un proceso justificando dicha selección Elaborar el Diagrama de bloques del proceso Identificar los clientes internos/externos y sus expectativasIdentificar los problemas principales del procesoElaborar los diagramas de bloques y procedimientos del proceso actual Analizar aspectos tecnológicos de soporte al proceso actualIdentificar métricas o indicadores del proceso actual relacionadas a: Costo,Tiempo,Calidad,ServicioRealizar el análisis de datos relacionadas a las métricas actualesElaborar conclusiones y recomendaciones

Fecha de entrega de Situacion actual: Sesión 5


Trabajo

Caso: Bellsouth Fecha de entrega: Sesión 5

Investigación de herramientas BPMFecha de entrega: Sesión 7

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