BOX.NET (manual básico)

En primer lugar accedemos a la dirección web: http://www.box.net

Haremos clic sobre Sign Up para registrarno y crear nuestra cuenta. Elegimos la opción Personal, para poder crear una cuenta gratis (5 Gb, pero si tines un iphone o un ipad obtendrás 50 Gb)

A continuación accedemos a nuestra cuenta de correo para para verificar la cuenta y poder

acceder a la misma. En adelante tendremos que escribir nuestro Email/username y nuestra password y hacer clic sobre Log In

En el escritorio de la aplicación podemos diferenciar cuatro partes.

1. Comprobación de que estamos en nuestra cuenta y mediante la opciónTerminar sesión, abandonamos la misma.

2. Menú superior con las siguientes opciones: Actualizaciones (nos permite ver los últimos ficheros que se han actualizado, modificado), Archivos (nos muestra la estructura de nuestro escritorio -4-), Contactos (mediante esta opción podemos incorporar contactos de nuestra libreta de direcciones, de gmail por ejemplo, para después invitarlos a colaborar y/o compartir carpetas y ficheros), Aplicaciones (aplicaciones y complementos con los que ampliar las opciones de nuestra cuenta, como siempre no todas son gratuitas), Mi cuenta (opciones de configuración de nuestra cuenta y opción para terminar la sesión).

Algunas de estas opciones las veremos más adelante.

3. Desde esta zona podemos subir o cargar nuestros documentos en la carpeta activa. También podemos crear nuevas carpetas, nuevos documentos web o google docs.

4. En esta zona vemos el contenido de la carpeta activa, es decir los archivos y subcarpetas que contiene la carpeta en la que nos encontramos situados.

CREAR CARPETAS

Para crear una carpeta o subcarpeta, bastará con situarnos en la capeta deseada, y mediante el botón Nuevo, elegimos la opción Carpeta nueva... En la ventana flotante que aparece, asignaremos un nombre y podremos compartir la capeta con colaboradores.

SUBIR DOCUMENTOS

Para alojar nuestros documentos, nos situaremos en al capeta adecuada, y utilizaremos el botón cargar, se abrirá una ventana que nos permite seleccionar en nuestro equipo el fichero a subir, lo seleccionamos y listo. También podemos subir archivos situándonos en la carpeta adecuada y

arrastrar el archivo desde el origen a dicha carpeta.

CREAR DOCUMENTOS ONLINE

El botón Nuevo, nos permite crear documentos en linea de dos tipos:

Nuevo documenos web: se trata de un documento creado en linea, al que puedes invitar a colaboradores y que se almacena directamente en box, también lo editamos directamente desde box. Si el documento incluye imágnes, box nos crea una carpeta donde va almacenando todas las imágnes. El documento se puede imprimir, y compartir. Presenta el inconveniente de que no se puede descargar. Este manual está creado con esta opción.

Nuevo Google Doc/Spreadsheet: Mediante esta opción crearemos un documento en google doc, que además de poder descargar, podemos compartir y crearlo de forma colaborativa.

OPCIONES CON DOCUMENTOS

1. Al pulsar sobre el triángulo se despliega un menú emergente con todas las acciones que podemos realizar con el fichero seleccionado:

Vista previa: genera una vista online del fichero seleccionado. Descargar: nos permite descargar a nuestro pc el fichero seleccionado. Cargar versión nueva: Si hemos descargado el fichero para modificarlo, al subir el fichero

modificado sobreescribe al anterior, veremos debajo del nombre del fichero V3, por ejemplo, que nos indica el número de veces se ha sobreescrito el fichero.

Bloquear archivo: opción no disponible con cuenta gratis. Agregar etiqueta: asigna una etiqueta al documento, de forma que nos permite establecer

filtros para poder localizar más rápidamente los documentos. Compartir: Mediante esta opción podemos obtener el código enlace al archivo, enviar el

enlace por email y obtener el código para incrustar el documento en un sitio web, un blog por ejemplo. Si se trata de un documento web (online) sólo podemos obtener el enlace al mismo, pero no el código para incrustarlo.

Crear una nueva tarea: con esta opción podemos enviar el documento a uno de nuestros contactos, asignando una tarea a realizar, con la opción free no podemos asignar una fecha tope para realizar dicha tarea, como podemos observar en la imagen siguiente.

Propiedades del archivo: Podemos cambiar el nombre del archivo (esta opción también la tenemos situando el cursor sobre el nombre del fichero y haciendo clic sobre el lápiz que aparece) y ver algunas características del mismo como, propietario, tamaño, etc.

Mover o copiar: nos va a permitir copiar o mover el ducumento seleccionado a cualquiera de las carpetas o subcarpetas de nuestro disco duro virtual.

Eliminar: no necesita explicaciones, aunque nos pide confirmación antes de eliminar el fichero.

Más acciones: dependerá de las aplicaciones complementarias que hayamos instalado, asegurándonos de que sean free. Podemos instalar editores de imágnes (picnik), editores de texto (zoho), enviar por correo..., lo mejor es ir probando a medida que nos vaya surgiendo la necesidad.

2.- Añadir comentarios al fichero seleccionado: nos permite añadir comentarios a modo de recordatorios.

3.- Compartir: ya la hemos visto en el apartado 1.

4.- Tareas: ya lo hemos visto en el apartado 1.

OPCIONES CON CARPETAS

Abrir: abre la carpeta y muestra el contenido de la misma, la misma acción se produce si hacemos clic sobre el nombre de la carpeta.

Cargar a esta carpeta: Nos permite subir archivos a la carpeta seleccionada, lo más destacado de esta opción, es que nos permite enviar archivos por correo electrónico a esta carpeta, al pulsar sobre dicha opción, nos ofrece una cuenta de correo a la que podremos mandar correos con ficheros adjuntos que serán depositados directamente en dicha carpeta. Recibiremos un correo de box indicándonos si los ficheros se cargaron correctamente o no, en la carpeta indicada.

Descargar carpeta: esta opción sólo está disponible para las opciones de pago. Compartir: Las mismas opciones que para un documento, invitar a colaboradores o

compartir la capeta con nuestros contactos, obtener el enlace a dicha carpeta y enviar dicho enlace por email, así como obtener el código para integrar la carpeta en un sitio web. Las carpetas compartidas las reconoceremos porque presentan un color distinto (azul).

Porpiedades de la carpeta: desde esta opción podemos, desde cambiar el nombre de la carpeta, obtener la dirección de correo para enviar ficheros a la misma por email, hasta configurar los niveles de acceso.

Mover o copiar: al igual que con los ficheros, mediante esta opción, podemos mover o copiar la carpeta dentro de la estructura de nuestra cuenta.

Eliminar: Nos avisa de si estamos o no, seguros de querer eliminar la carpeta y todas las subcarpetas o ficheros que contenga.

Más acciones: dependerá, al igual que con los ficheros, de las aplicaciones complementarias que tengamos instaladas.

PAPELERA

En la columna derecha podemos observar un apartado denominado recursos, del que merece la pena destacar la opción BASURA, esta opción es la equivalente a la Papelera de reciclaje de nuestro ordenador, donde se archivan temporalemnte los ficheros que eliminamos, por lo que accediendo a la misma podremos restaurar ficheros y carpetas eliminadas accidentalmente o bien, eliminarlos definitivamente.