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ENTIDAD PROMOTORA DEL REGIMEN SUBSIDIADO
EPS�S CONVIDA
TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS
INVITACIÓN PUBLICA N°016 DE 2011
BOGOTA D.C., SEPTIEMBRE 22 DE 2011
Para la celebración del contrato de Auditoria MEDICA CONCURRENTE y
RETROSPECTIVA en las IPS, correspondientes a los servicios prestados a
sus afiliados para Evaluar integral y sistemáticamente las características de
Calidad, Oportunidad, Pertinencia, y Seguridad de los servicios médicos
prestados a los afiliados de la EPS´S CONVIDA, garantizado la cobertura
indicada y administración de una manera eficiente y eficaz de los recursos
asignados para su atención y su uso racional.
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR
PUBICACIÓN DEL PROYECTO
DE TERMINOS DE
REFERENCIA
19 DE SEPTIEMBRE DE
2011
PAGINA WEB DE LA EPS´CONVIDA www.convida.com.co
OBSERVACIONES Y
SUGERENCIAS AL PROYECTO
DE TERMINOS DE
REFERENCIA
19 DE SEPTIEMBRE DE
2011 AL 22 DE
SEPTIEMBRE DE 2011
GERENCIA GENERAL EPS´S CONVIDA, 3 piso Torre Salud,
Gobernación de Cundinamarca, o enviando un correo electrónico a
AVISO PERIODICO 23 DE SEPTIEMBRE DE
2011
DIARIO LA REPUBLICA
PUBLICACION DE TERMINOS
DEFINITIVOS
23 DE SEPTIEMBRE DE
2011
PAGINA WEB DE LA EPS´CONVIDA www.convida.com.co
OBSERVACIONES Y
SUGERENCIAS A LOS
TERMINOS DE REFERENCIA
23 DE SEPTIEMBRE DE
2011 AL 29 DE
SEPTIEMBRE DE 2011
GERENCIA GENERAL EPS´S CONVIDA, 3 piso Torre Salud,
Gobernación, o enviando un correo electrónico a
AUDIENCIA DE ACLARACION
DE TERMINOS DEFINITIVOS
27 DE SEPTIEMBRE DE
2011 A LAS 10 A.M.
GERENCIA GENERAL EPS´S
CONVIDA, 3 piso Torre Salud,
Gobernación de Cundinamarca
ENTREGA DE PROPUESTAS 30 DE SEPTIEMBRE DE
2011 A LAS 10:00 A.M.
OFICINA ASESORA JURIDICA
DE LA EPS´S CONVIDA, piso 3,
Torre salud, Gobernación de
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ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR
Cundinamarca
EVALUACIÓN 30 DE SEPTIEMBRE DE
2011 A LAS 10:00 A.M.
EPS´S CONVIDA áreas
competentes
TERMINO PARA SUBSANAR 30 DE SEPTIEMBRE
HASTA EL 5 DE OCTUBRE
DE 2011
LAS AREAS COMPETENTES
DURANTE EL TERMINO DE
EVALUACIÓN Y SOBRE
AQUELLOS ASPECTOS QUE
PUEDAN SER SUBSANADOS DE
CONFORMIDAD CON LOS
PRESENTES TERMINOS,
PODRÁN SOLICITAR A LOS
PROPONENTES ACLARACIONES
QUE NO MEJOREN NI
ADICIONEN NI MODIFIQUEN
LA PROPUESTA.
COMITÉ DE CONTRATACION 7 DE OCTUBRE DE 2001 A
LAS 2:00 P.M.
GERENCIA GENERAL DE LA
EPS´S CONVIDA. EL COMITÉ
AL REVISAR LA EVALUACIÓN
PODRÁ SOLICITAR LAS
ACLARACIONES QUE
CONSIDERE PERTINENTES A
FIN DE EFECTUAR LA
RECOMENDACIÓN
CORRESPONDIENTE AL
GERENTE
PUBLICACION DE
RESULTADOS
10 DE OCTUBRE DE 2011 PAGINA WEB DE LA EPS´CONVIDA www.convida.com.co
TRASLADO 10 Y 11 DE OCTUBRE DE
2011
PARA PRESENTAR
OBSERVACIONES. Las
observaciones deberán ser
presentadas en la GERENCIA
GENERAL DE LA EPS´S
CONVIDA, por escrito, no se
admitirán por correo, e-mail o
fax
*AUDIENCIA DE
ADJUDICACION
12 DE OCTUBRE DE 2011
A LAS 10:00 A.M.
GERENCIA GENERAL DE LA
EPS´S CONVIDA, torre salud
piso 3, Gobernación de
Cundinamarca
*SUSCRIPCION Y
LEGALIZACION DEL
CONTRATO
12 DE OCTUBRE DE 2011
A LAS 10:00 A.M.
OFICINA JURIDICA DE LA
EPS´S CONVIDA, piso 3 Torre
Salud, Gobernación de
Cundinamarca
*INICIO DE LA EJECUCIÓN 13 DE OCTUBRE DE 2011
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CAPÍTULO 1
INFORMACION GENERAL
1.1. OBJETO.
Contratar la Auditoria MEDICA CONCURRENTE y RETROSPECTIVA en las
IPS, correspondientes a los servicios prestados a sus afiliados para Evaluar
integral y sistemáticamente las características de Calidad, Oportunidad,
Pertinencia, y Seguridad de los servicios médicos prestados a los afiliados
de la EPS´S CONVIDA, garantizado la cobertura indicada y administración de
una manera eficiente y eficaz de los recursos asignados para su atención y
su uso racional.
1.2 PLAZO DEL CONTRATO A SUSCRIBIR
La duración del contrato se extenderá desde la fecha de suscripción del mismo por el
término de CUATRO MESES (04) y/o hasta agotar los recursos según la modalidad de
contratación, previa aprobación de la garantía única y el registro presupuestal. Lo
anterior sin perjuicio de que el contrato se termine por mutuo acuerdo
anticipadamente por agotamiento de recursos, circunstancia ésta que quedará prevista
en la minuta del contrato.
Le corresponderá al Contratista informar mes a mes, sobre el porcentaje de avance en
la ejecución del contrato, a la Interventoría asignada,
En el evento de que se llegaré a presentar una sobre ejecución del contrato, ésta se
cancelará conforme lo ordena la ley, es decir mediante el mecanismo de la conciliación
prejudicial ante la Procuraduría.
1.3 VALOR DE LA OFERTA
El valor de la oferta no podrá superar el valor total del presupuesto oficial.
1.4 FORMAS DE PAGO
EPS´S CONVIDA pagará el valor del presente contrato de acuerdo con las facturas
mensuales que el proponente seleccionado presente para su cancelación, dentro de los
treinta (30) días calendario siguientes a la presentación correcta de la factura, junto
con:
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a) Certificación de cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato expedida por
el supervisor del mismo;
b) Certificado de estar al día en el pago de aportes parafiscales;
c) Fotocopia de los siguientes documentos: contrato, registros presupuestales, póliza
aprobada, recibo de pago de los derechos de publicación del contrato (solo para el
primer pago).
La certificación de cumplimiento del contrato se expedirá por parte de EPS´S CONVIDA
teniendo en cuenta el cumplimiento de la totalidad de obligaciones pactadas.
1.5 PRESUPUESTO OFICIAL
Es la suma de TRESCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE
($340.000.000.oo), según certificado de disponibilidad presupuestal N°220.04.2397
del 25 de Agosto de 2011.
1.6 REGIMEN JURÕDICO APLICABLE
Tanto el proceso de selección, como el contrato a suscribirse como resultado del
mismo, estarán sometidos a las normas de derecho privado, y a las contenidas en el
manual de Contratación de la EPS´S CONVIDA, Resolución 032 de 2007.
1.7 CALIDADES DEL OFERENTE
Para la presente contratación podrán participar las personas jurídicas nacionales o
extranjeras legalmente constituidas y con domicilio en Colombia, cuyo objeto social
consista en la prestación del objeto solicitado, ya sea que se presenten en forma
independiente, en consorcio o en unión temporal y que acrediten experiencia
organizativa como mínimo de cinco (5) años.
Las personas jurídicas deben estar inscritas, calificadas y clasificadas en el registro
único de proponentes (RUP) de la Cámara de comercio de acuerdo con su objeto social
y con su participación en el objeto contractual así: Actividad 2- Consultor, Especialidad
10- Otros, Grupo 02 Sistemas de Información y 04. Gestión de proyectos.
En el evento de presentarse Consorcios o Uniones Temporales, la experiencia
organizativa mínima exigida debe ser acreditada al menos por uno de los consorciados
o miembros de la Unión Temporal la cual para ser tenida en cuenta, no puede ser
inferior a cinco (5) años y la misma se verificará teniendo en cuenta la fecha de
inscripción ante la autoridad competente y ante la Cámara de Comercio respectiva.
Los participantes deben demostrar una contratación acumulada en
auditoria/interventoría en salud, en un valor no menor de 30.000 SMMLV a la fecha de
presentación de la propuesta, y demostrar una experiencia igual o mayor a cinco (5)
años, desarrollando procesos de auditoría.
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El proponente deberá demostrar con la propuesta que dispone de un software
especializado para este tipo de auditoría, en operación, la EPS´S CONVIDA verificará el
software por medio del interventor durante el período de evaluación.
Los proponentes presentarán propuesta económica, en porcentajes para las cuatro
actividades o condiciones previstas en la tabla de calificación, sin superar el tope
máximo establecido, ni estar por debajo del 90% de dicho tope. Quienes no presenten
propuesta económica en los términos previstos, no serán objeto de calificación y como
consecuencia no se les asignará puntaje.
En el evento de presentarse Consorcios o Uniones Temporales, cada una de las
condiciones habilitantes para participar descritas en este numeral deberá ser
acreditada al menos por uno de los consorciados o miembros de la Unión Temporal.
En el caso que los participantes de este concurso no cumplan con los requisitos
definidos en este numeral, se entenderá que su propuesta no está habilitada para
participar, por lo tanto no se tendrá en cuenta.
1.8 PROPUESTA
El proponente deberá elaborar la propuesta con el lleno de los requisitos establecidos
por la EPS´S CONVIDA, con el fin de facilitar su estudio.
Las ofertas deben presentarse en forma escrita, firmadas por el representante legal
del oferente, en original y 2 copias, debidamente foliadas, en estricto orden
consecutivo ascendente, en sobres separados y sellados. La Propuesta deberá
contener un índice con numeraciones de página del contenido de la misma. Los
documentos aportados deben ser legibles.
La EPS�S CONVIDA no será responsable, ni asumirá costo alguno de los gastos en que
incurra cualquiera de los oferentes en la preparación y presentación de su oferta.
La EPS´S CONVIDA no acepta propuestas u ofertas parciales.
1.9 CONSULTA
Los términos de referencia de la presente invitación podrán ser consultados en la
Página Web de la Entidad: www.convida.com.co.
1.10 LUGAR Y FECHA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA:
Los interesados en participar en la presente invitación pública, podrán presentar
su propuesta en la fecha y hora señalada en el cronograma. La oferta debe ser
radicada en la Oficina Jurídica de la EPS´S CONVIDA, ubicada en la Sede
Administrativa (Av. Calle 26 No. 51 - 53) Torre de Salud, 3er. Piso.
NO SE ACEPTARAN PROPUESTAS ENVIADAS POR CORREO, E-MAIL O FAX
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1.11 CONTENIDO DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los requerimientos jurídicos, técnicos y financieros de los
presentes términos, se deberá presentar de manera integral, no se aceptan propuestas
parciales.
Se deberá diligenciar los anexos en los formatos establecidos por la EPS´S CONVIDA, y
estar debidamente suscritos por el oferente.
Anexos:
1. Carta de presentación
2. Documento de unión temporal o consorcio
3. Formulario de Evaluación Financiera, Resumen de Estados Financieros
(Diciembre 30 de 2010) ó Certificado de cupo de crédito.
4. Formatos 1. COMPROMISO DE TRANSPARENCIA
5. Formatos 2. DECLARACION DE ACTIVIDADES LEGALES
1.12 VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS
Las propuestas deberán tener una validez mínima de sesenta (60) días calendario,
los cuales se contaran a partir de la fecha de cierre de la invitación.
En caso de no indicarse el tiempo de validez en la propuesta, se entenderá que la
misma es válida hasta el momento de la suscripción del contrato.
1.13 RETIRO DE LAS PROPUESTAS
Después de entregadas las propuestas, éstas quedan sujetas a la finalización del
proceso de selección y adjudicación, por lo tanto, no se permitirá el retiro total o parcial
de los documentos que las componen. Una vez culminado el proceso, el proponente
solo podrá solicitar por escrito la devolución de la garantía de seriedad de la
propuesta. El contenido de las propuestas será de carácter reservado, en la medida en
que la ley lo determine.
1.14 TERMINO DE ACLARACION
Una vez cerrado el plazo para recibir propuestas la EPS`S CONVIDA podrá solicitar por
una sola vez aclaraciones sobre puntos dudosos de las propuestas sin que por ello
pueda el proponente adicionarla, mejorarla o modificarla.
Los encargados de solicitar las aclaraciones son:
Los Evaluadores, dentro del término de evaluación
El Comité de Contratación, durante la revisión de las evaluaciones presentadas
por las áreas competentes o en el momento que lo considere necesario.
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1.15 ADJUDICACION
La adjudicación se hará en audiencia pública, en la fecha y hora establecida en el
cronograma, de los presentes términos de referencia, para establecer a quien se
adjudicara, de aquellos proponentes que hayan cumplido con los requisitos jurídicos,
técnicos y financieros.
1.16 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO
Los documentos otorgados en el exterior se autenticaran de la forma prevista en el
artículo 480 del código de comercio colombiano.
Los documentos en idioma distinto al castellano que se adjunten a las propuestas
deberán cumplir con los requisitos previstos en el artículo 260 del código de
procedimiento civil colombiano.
Los documentos públicos otorgados en el extranjero, que se adjunten con la
propuesta, deben cumplir con lo previsto en el artículo 259 del código de
procedimiento civil colombiano o con el requisito de apostille contemplado en la ley
455 de 1998, según sea el caso.
1.17 VEEDURIAS CIUDADANAS
Se convoca a las veedurías ciudadanas, para que desarrollen su actividad durante la
etapa precontractual, contractual y post-contractual en el presente proceso de
selección.
1.18 INTERVENTORIA
La interventoría del contrato estará a cargo del funcionario que el Gerente General de
la EPS�S CONVIDA delegue por escrito.
CAPITULO 2
REQUISITOS MINIMOS
2.1. JURIDICOS
2.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN (ANEXO 1)
El oferente debe presentar con su oferta la Carta de Presentación, de acuerdo al
modelo suministrado por la EPS´S CONVIDA, suscrita por la persona natural o el
representante legal de la sociedad, consorcio o Unión Temporal proponente,
indicando su nombre y documento de identidad.
Los proponentes y los representantes legales en los casos de personas jurídicas,
uniones temporales y/o consorcios, no deben hallarse incurso en el régimen
inhabilidades e incompatibilidades, señalados en la constitución política de 1991 y en
la ley, lo cual se entenderá declarado bajo la gravedad de juramento, con la firma de
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la carta de presentación de la propuesta o del contrato según sea el caso.
2.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, O
CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL.
Si el oferente es persona jurídica debe anexar el certificado de existencia y
representación legal expedido por la Cámara de Comercio, en donde conste que la
duración de la sociedad no es inferior al plazo del contrato y dos (2) años más, y, en
el que el objeto social sea acorde a la presente invitación. El certificado no podrá ser
anterior a treinta (30) días calendario de la fecha límite para la presentación de la
oferta.
En caso de que el proponente sea persona natural debe presentar registro
mercantil expedido por la cámara de Comercio, con una vigencia no mayor a treinta
(30) días calendario anteriores a la fecha límite de presentación de oferta, cuya
actividad comercial corresponda al objeto de la presente invitación a ofertar.
En caso de que el oferente no esté obligado a certificar su existencia a través de
estos medios, deberá aportar la certificación expedida por la entidad competente
para hacerlo.
Las personas jurídicas deben estar constituidas como mínimo con dos (2) años de
anterioridad a la apertura de la presente invitación.
2.1.3. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO COMPETENTE
Si el representante legal de la persona jurídica se encuentra limitado para
presentar oferta o para contratar o comprometer a la sociedad debe anexar el
documento del órgano social correspondiente que lo autorice para presentar la oferta
y aceptar el contrato en el caso que le sea adjudicado, así como la
autorización necesaria para presentarse en consorcio o unión temporal.
2.1.4. DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DE LA UNIÓN TEMPORAL O
CONSORCIO
En caso de que el proponente sea consorcio o unión temporal deberá adjuntar, según
sea el caso, los documentos que correspondan a su naturaleza, sea persona natural
o jurídica, por cada uno de los integrantes.
De igual manera deberá anexar el documento de constitución en el cual debe constar
por lo menos:
a) La forma de operación bajo la cual se desarrollara el objeto contractual y todas las
demás actividades relacionadas con él.
b) Si la participación de los proponentes es a titulo de Consorcio o Unión
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Temporal, en este último caso, señalaran los términos y extensión de la
participación de cada uno de los integrantes en la propuesta y la ejecución del
contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y expreso
de la EPS´S CONVIDA.
En el evento que en el documento de conformación de la Unión Temporal o
consorcio no manifieste el porcentaje de participación o la extensión de la
responsabilidad de cada uno de los integrantes de la Unión Temporal, para todos los
efectos se entenderá por partes iguales a la totalidad de los miembros de la Unión
Temporal.
c) El objeto del Consorcio o de la Unión Temporal o Consorcio, deberá incluir el
Objeto de la presente invitación a ofertar.
d) Designar un representante, quien por tal motivo, se entenderá revestido de las
facultades suficientes para actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión
Temporal, según el caso.
e) El tiempo de duración del Consorcio o Unión Temporal deberá ser por lo menos
igual al tiempo de ejecución del contrato y dos (2) años más.
2.1.5. RUT - RUP
El proponente deberá aportar el Registro Único Tributario, en caso de Consorcios y
Uniones Temporales, cada uno de los integrantes debe aportarlo.
El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes, en caso de Consorcios
y Uniones Temporales, cada uno de los integrantes debe aportarlo.
2.1.6. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
Para garantizar la seriedad de la oferta cada proponente deberá constituir a favor de
la EPS´S CONVIDA una póliza expedida por una Compañía de Seguros
legalmente autorizada en Colombia, por un valor equivalente al 10% del
presupuesto oficial y por una vigencia que se extenderá desde el momento de la
presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos
propios de la etapa contractual.
En las propuestas presentadas por un Consorcio o Unión Temporal, la garantía deberá
ser tomada a nombre de todos sus integrantes.
2.1.7. CERTIFICACIÓN QUE ACREDITE EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
PARAFISCALES (ÚNICAMENTE PARA PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO
PRIVADO):
Los proponentes deberán adjuntar certificación expedida por el representante legal
y/o revisor fiscal (si el proponente cuenta con el), en que conste que se encuentra a
paz y salvo en los pagos al sistema de salud, pensiones, riesgos profesionales y
aportes parafiscales, (Ley 828 de 2003, modificatoria de la Ley 789 de 2002).
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En caso de que el proponente sea Consorcio o Unión Temporal deberá adjuntar,
según sea el caso, los documentos que correspondan a su naturaleza, sea persona
natural o jurídica, por cada uno de los integrantes.
2.1.8. DOCUMENTOS DE CONSULTA POR PARTE DE LA EPS´S CONVIDA EN EL
MOMENTO DE LA EVALUACIÓN
Certificado vigente de antecedentes fiscales de la persona natural o jurídica y
del representante legal que suscribe la propuesta
Certificado vigente de antecedentes disciplinarios de la persona natural o
jurídica y del representante legal que suscribe la propuesta
En el caso de consorcios y uniones temporales la EPS´S CONVIDA verificara los
antecedentes fiscales y disciplinarios de cada uno de sus integrantes y de los
representantes legales de las sociedades que las conforman.
2.1.9. FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL
REPRESENTANTE LEGAL QUE SUSCRIBE LA PROPUESTA
En el caso de Consorcios y Uniones Temporales, tanto el representante legal del
proponente plural, como el de cada uno de sus integrantes, deberán aportar fotocopia
legible de la correspondiente cédula de ciudadanía.
2.1.10. FOTOCOPIA LEGIBLE DEL CERTIFICADO VIGENTE DE ANTECEDENTES
JUDICIALES DEL REPRESENTANTE LEGAL QUE SUSCRIBE LA PROPUESTA
En el caso de Consorcios y Uniones Temporales se deberá aportar el certificado vigente
de antecedentes judiciales de cada uno de sus integrantes y de los representantes
legales de las sociedades que las conforman.
2.1.11. DOCUMENTO DE COMPROMISO DE TRANSPARENCIA (FORMATO 1)
El proponente deberá diligenciar, suscribir y cumplir lo establecido en el denominado
COMPROMISO DE TRANSPARENCIA (FORMATO 1) ANEXO.
2.1.12. DECLARACION DE ACTIVIDADES LEGALES (FORMATO 2)
El proponente deberá diligenciar, suscribir y cumplir lo establecido en el denominado
DECLARACION DE ACTIVIDADES LEGALES (FORMATO 2) ANEXO.
2.2 FINANCIEROS
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El proponente podrá allegar copia de los estados financieros debidamente
dictaminados y certificados por el Revisor Fiscal, a dicho corte.
Los proponentes podrán optar por una de las dos metodologías siguientes descritas
para acreditar su capacidad financiera. Los proponentes sólo podrán escoger una entre
las dos, en ningún caso se aceptaran las dos metodologías, su selección se hará por
escrito en la carta de presentación, una vez seleccionada la metodología y por ende
aportada la información requerida, no se le dará la oportunidad de cambiar la
metodología seleccionada.
METODOLOGIA 1. INDICES FINANCIEROS
Los proponentes (persona natural o jurídica) deberán adjuntar a la propuesta, los
siguientes documentos para la evaluación de carácter financiero:
1. EL ANEXO No. 3 �Resumen de los Estados Financieros�, completamente
diligenciado, con fecha de corte a 31 de Diciembre de 2010, suscritos por el
representante legal, el contador que elaboró los estados financieros y el revisor
fiscal que los dictaminó de ser aplicable.
2. Fotocopias de la Tarjeta Profesional y del Certificado de Vigencia de Inscripción
y Antecedentes Disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal, cuando
esté obligado a ello, expedido por la Junta Central de Contadores, vigente a la
fecha de cierre del presente proceso selectivo.
3. Fotocopia legible de la declaración de renta correspondiente al año 2010.
4. Certificación del registro de Libros de Comercio, expedida por la respectiva
Cámara de Comercio.
NOTA 1: De conformidad con lo previsto en el artículo 126 del decreto 2649 de 1993,
los libros deben ser registrados con anterioridad al cierre del ciclo contable sobre el
cual se toman las cifras para la acreditación de capacidad financiera.
NOTA 2: En el caso que el proponente se haya constituido formalmente en fecha
posterior al 31 de diciembre de 2009, deberá diligenciar el ANEXO No. 3 con la
información financiera correspondientes al 31 del mes inmediatamente anterior al
cierre del presente proceso.
NOTA 3: En caso de que el proponente sea Consorcio o Unión temporal, la acreditación
de los índices financieros, podrá efectuarse con la información financiera de tan sólo
uno de los integrantes o los que sean necesarios para ello, y para el efecto, cada
miembro que participe en la acreditación de los indicadores deberá diligenciar el
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ANEXO No. 3, observando que deben cumplir con las condiciones estipuladas en el
presente numeral. En el evento de presentarse información financiera por varios de los
integrantes del Consorcio o Unión Temporal, ésta será evaluada en su totalidad.
EPS´S CONVIDA advierte que la información financiera acreditada se realiza con los
efectos previstos en el artículo 289 de la Ley 599 de 2000, que al tenor reza:
�FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO. <Penas aumentadas por el
artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El
texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El que falsifique
documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en
prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses'.
La entidad se reserva el derecho de solicitar de manera adicional los documentos de
carácter financiero que requiera para realizar la constatación de la información
consignada en el ANEXO No. 3, la cual deberá ajustarse a las Normas de Contabilidad
Generalmente Aceptadas en Colombia.
INFORME DE VERIFICACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA (HABILITADO / NO
HABILITADO):
La verificación de capacidad financiera se efectuará con la información contenida en el
Anexo No. 3, mediante la obtención de los indicadores Capital de Trabajo, Razón
Corriente o Liquidez, Índice de Endeudamiento y Relación Patrimonial, el resultado
determinará la Admisibilidad o no de las propuestas, es decir, para el proceso de
selección de los proponentes, se debe tener en cuenta el cumplimiento de la totalidad
de los siguientes índices financieros:
CAPITAL DE TRABAJO (CT)
Se determina el Capital de Trabajo (CT), restando del Activo Corriente (AC) el valor del
Pasivo Corriente (PC)
Donde:
CT = Capital de Trabajo
AC = Activo Corriente
PC = Pasivo Corriente
PO = Presupuesto Oficial
El Capital del Trabajo (CT) del proponente debe garantizar como mínimo el 30%
del presupuesto oficial.
POPCACCT %30
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Condición: Si; CT >= 30% PO la propuesta se calificará HABILITADO.
Si; CT <30% PO la propuesta se calificará NO HABILITADO.
Para los consorcios y uniones temporales el Capital de Trabajo se calculará así:
POCTiCT %30
Donde:
CT = Capital de trabajo
Cti = Capital de trabajo del integrante o integrantes del Consorcio o
Unión Temporal que contribuyan con su capacidad financiera.
PO = Presupuesto Oficial
Condición:
Si; CT 30% PO la propuesta se calificará HABILITADO.
Si; CT < 30% PO la propuesta se calificará NO HABILITADO.
RAZON CORRIENTE O LIQUIDEZ (RC)
Se determina la razón corriente o Liquidez (RC), dividiendo el Activo Corriente
(AC) sobre el valor del Pasivo Corriente (PC)
RC = AC / PC 1.3
Donde:
RC = Razón de Liquidez
AC = Activo Corriente
PC = Pasivo Corriente
Condición: Si; RC >= 1.3 la propuesta se calificará HABILITADO.
Si; RC < 1.3 la propuesta se calificará NO HABILITADO.
Para los consorcios y uniones temporales la razón corriente o de liquidez (RC) se
calculará así:
RC = PCiACi / 1.3
Donde:
RC = Razón de Liquidez
ACi = Activo corriente del miembro o miembros del Consorcio o Unión
Temporal que contribuyan con su capacidad financiera.
PCi= Pasivo corriente del miembro o miembros del Consorcio o Unión
Temporal que contribuyan con su capacidad financiera
Condición: Si; RC 1.3 la propuesta se calificará HABILITADO.
Si RC< 1.3 la propuesta se calificará NO HABILITADO.
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (NE)
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Es el resultado de dividir el Pasivo Corriente (PC) menos el Pasivo con los Socios (PS),
en el Activo Corriente (AC), y su resultado será expresado en términos porcentuales y
se calculará así:
%100)( ACPSPCNE
Donde:
N E = Nivel de Endeudamiento
P C = Pasivo Corriente
P S= Pasivo con los Socios
A C = Activo Corriente
Condición: Si N E <= 60%; la propuesta se calificará HABILITADO.
Si N E > 60%; la propuesta se calificará NO HABILITADO.
Para los consorcios y uniones temporales el Nivel de Endeudamiento se calculará así:
%100)( ACPSPCNE
Donde:
N E = Nivel de Endeudamiento
P C = Pasivo Corriente del integrante o integrantes del consorcio o unión
temporal que contribuyan con su capacidad financiera.
P S= Pasivo de Socio o integrantes del consorcio o unión temporal que
contribuyan con su capacidad financiera.
A C = Activo Corriente del integrante o integrantes del consorcio o unión
temporal que contribuyan con su capacidad financiera.
Condición: Si N E <= 60%; la propuesta se calificará HABILITADO.
Si N E > 60%; la propuesta se calificará NO HABILITADO.
RELACIÓN PATRIMONIAL (RP)
La relación Patrimonial se determinará restando del Total de los Activos, el Total de los
Pasivos y su resultado deberá ser igual o superior al 35% del presupuesto oficial.
POPTATRP %35
Donde:
RP = Relación Patrimonial.
AT = Activo Total.
PT = Pasivo Total.
PO = Presupuesto Oficial.
Condición: Si RP < 35% PO; la propuesta se calificará NO HABILITADO.
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Si RP => 35% PO; la propuesta se calificará HABILITADO.
Para los consorcios y uniones temporales la relación patrimonial se calculará así:
POPTATRP %35
Donde:
RP = Relación Patrimonial
A T = Activo Total del integrante o integrantes del consorcio o unión
temporal que contribuyan con su capacidad financiera.
P T = Pasivo Total del integrante o integrantes del consorcio o unión
temporal que contribuyan con su capacidad financiera.
PO = Presupuesto Oficial.
Condición: Si RP < 35% PO; la propuesta se calificará NO HABILITADO.
Si RP => 35% PO; la propuesta se calificará HABILITADO.
METODOLOGIA 2. CERTIFICACIÓN DE CUPO DE CREDITO
El proponente debe aportar una certificación de un establecimiento de crédito vigilado por
la Superintendencia Financiera de Colombia (no se admiten certificaciones de segundo
piso), con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores al cierre del
proceso, en el que acredite la aprobación de un cupo de crédito, igual o superior al 30 %
del presupuesto oficial.
Condiciones para la valoración del crédito:
Se aceptará que los integrantes del consorcio o Unión Temporal efectúen una
sumatoria de los cupos de créditos individuales.
No se aceptará la presentación de cupos de sobregiro, ni de tarjetas de crédito,
ni CDT, ni cuentas de ahorro, ni bonos, ni títulos valores, ni documentos
representativos de valores.
No se aceptará la sumatoria de cupos de crédito de diferentes entidades a
nombre de una misma persona jurídica o natural.
No se aceptará cupo de crédito en trámite, ni tampoco sometido a cualquier
modalidad o condición, salvo las condiciones de desembolso.
La ausencia de uno cualquiera de los requisitos y documentos exigidos para la
comparación de las propuestas será causal para no proceder a su evaluación y
quedar inmediatamente descalificados.
La EPS´S CONVIDA, se reserva el derecho a requerir que se subsanen las
omisiones o errores puramente formales que se presenten en los documentos
antes relacionados.
16
2.3 TECNICOS
El proponente deberá indicar por escrito que con la presentación de la propuesta y en
caso de resultar favorecido con la adjudicación garantiza el cumplimiento de las
siguientes obligaciones:
2.3.1 GESTIÓN, CONTROL, REVISIÓN DE CUENTAS MÉDICAS Y AUDITORIA
CONCURRENTE AL PACIENTE HOSPITALIZADO
El contratista debe garantizar que cuenta con una oficina para el desarrollo del proceso
de auditoría de forma centralizada, con capacidad decisoria y autonomía administrativa
y garantizar la provisión de equipos, elementos de oficina e insumos requeridos para el
desarrollo del contrato en calidad y cantidad requerida.
2.3.2. AUDITORIA CONCURRENTE
El modelo de auditoría concurrente de la EPS´S CONVIDA está orientado a la Garantía
de la calidad y la seguridad de la Atención y al Control y Contención de costos para
garantizar la buena utilización de los recursos de la salud, a través de la gestión del
auditor sobre aspectos de no pertinencia, no oportunidad, dilaciones administrativas o
procedimentales y sobre todos aquellos aspectos que generen sobrecostos por no
calidad:
a. Informará igualmente a la auditoría de cuentas médicas y a la IPS sobre las no
pertinencias, la no oportunidad o dilación en la atención; y orientará hacia la
red contratada la hospitalización de pacientes.
b. Los pacientes objeto de la auditoria concurrente serán: Los hospitalizados en
instituciones de segundo y tercer nivel de complejidad, dando prioridad a las
IPS con mayor demanda de servicios (alta facturación), los pacientes de UCI,
patología cardiovascular, VIH, cáncer, atención de gestantes de alto riesgo,
cesáreas, cirugías programadas que terminan en internación, todos los casos de
estancia prolongada, pacientes con patologías de baja complejidad que llegan a
instancias superiores, con el fin de presentar estos casos a la EPS´S CONVIDA y
así evaluar la prestación de servicios desde el primer nivel de atención o las
actividades de P y P y otras patologías de alto costo.
c. La firma auditora no podrá excluir de la auditoria concurrente a ningún
paciente; de igual manera cuando se requiera deberá previa solicitud de la
EPS´S CONVIDA, realizar visitas a pacientes hospitalizados en instituciones
fuera de la Red.
d. El proponente entregará mensualmente el informe de gestión, la base de datos
de pacientes hospitalizados visitados a quienes se les realizó algún tipo de
17
objeción en la auditoria concurrente, y desarrollará con la EPS´S CONVIDA el
formato donde se estandarizará esta información.
e. El proponente deberá garantizar la entrega mensual del informe general de
gestión, que contenga información sobre las instituciones visitadas,
levantamiento de indicadores y el análisis técnico de la información, necesario
para la toma de decisiones; que junto con el informe de la auditoria concurrente
hará parte del informe general de gestión.
f. El proponente deberá garantizar la presentación por vía electrónica, en el
formato desarrollado con la EPS´S CONVIDA, a la Coordinación de Cuentas
Médicas, de un reporte periódico de las actividades de concurrencia realizadas,
que contenga información sobre los pacientes, diagnóstico, estancia y
observaciones relacionadas con pertinencia, dilaciones, oportunidad no
adecuada, eventos adversos prevenibles y autorizaciones pendientes entre
otras, que motiven y permitan la gestión del auditor concurrente. Igualmente
elaborará y presentará un consolidado mensual que hará parte del informe
general de gestión.
g. El proponente deberá garantizar que el personal utilizado para el desarrollo del
objeto contractual no está vinculado laboralmente o no se encuentra realizando
ni realizará actividades de auditoría en ninguna de las IPS de la red contratada
por la EPS´S CONVIDA ningún tipo de actividades para la EPS´S CONVIDA al
momento del inicio de la ejecución del contrato que se suscriba ó durante el
plazo del mismo, lo cual deberá ser tenido en cuenta para la remisión de hojas
de vida objeto de verificación.
h. Las actividades deberán realizarse mínimo sobre el 90% de los pacientes de la
EPS´S CONVIDA hospitalizados en la IPS de alta complejidad y el 70 % el IPS
de mediana complejidad
i. Gestionar ante la IPS las objeciones realizadas.
j. Identificar y reportar a la Central de Autorizaciones Médicas los hallazgos de
servicios no autorizados.
k. Informar al área de cuentas médicas las objeciones realizadas al prestador.
l. Indagar con el usuario sobre aspectos de satisfacción.
m. Detección y reporte de eventos adversos y casos centinela.
n. Aportar la documentación necesaria y los soportes de la gestión realizada en
relación con el estudio de los casos, para los Comités de Vigilancia
Epidemiológica.
o. Todas las actividades deberán dirigirse al seguimiento en la ejecución de los
procesos y lineamientos establecidos en el Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad de la Atención en Salud (SOGCS) y los propios de la EPS´S CONVIDA,
enfocados en el riesgo.
2.3.3. AUDITORIA RETROSPECTIVA
El oferente debe establecer en conjunto con la información de la auditoría presencial a
nivel general los valores a aprobar, basados en la normatividad vigente, y en el
conocimiento médico- científico, con el fin de a corto plazo reconocer a las IPS los
valores pertinentes desde el punto de vista médico, normativo y financiero, y a
mediano plazo establecer el proceso de contención de costos en cada una de las IPS.
El oferente deberá presentar como mínimo esquemas de auditoría médica documental
en forma centralizada, con sede en la ciudad de Bogotá.
18
Los parámetros que debe seguir son los siguientes:
a. Realizar y administrar auditoría con y sin RIPS.
b. Validar la información entregada contra la de los documentos físicos de la
reclamación, e informar a la EPS´S CONVIDA periódicamente los errores por
IPS y factura.
c. Validar las tarifas aplicadas a los servicios facturados de acuerdo con las
normas vigentes durante la ejecución del contrato y las matrices de
contratación entregadas por la EPS´S CONVIDA.
d. Recibir la información de la Auditoría Presencial, para la respectiva toma de
decisiones.
e. Evaluar la pertinencia médica y administrativa, para reconocerla, evitando
desviaciones frente a los protocolos y guías de manejo de la IPS respectiva, o
en su defecto a protocolos aceptados por las sociedades científicas, así como
de acuerdo con las reglas de la profesión (profesional de la salud), aplicando
para cada amparo siempre la sana lógica, teniendo como punto de referencia
las reglas o normas médicas aplicables.
f. Evaluar la pertinencia financiera, mediante el cumplimiento de las normas de
tarifación aplicables a cada amparo, de acuerdo a los contratos entregados por
la EPS´S CONVIDA.
g. Efectuar auditoría al 100% de las facturas nuevas y reconsideraciones
presentadas tanto por las IPS como por personas naturales.
h. Aprobar u objetar parcial o totalmente las reclamaciones, en caso de ser
necesario, proyectando la correspondiente comunicación, especificando las
normas que sirven de fundamento para ello, mediante la elaboración de cartas
de objeción, las cuales deben contener la IPS, número de factura(s), la fecha
efectiva de la auditoria, nombre y apellidos del paciente, número de la historia
clínica, el código del procedimiento, valor de la objeción por ítem, Concepto de
objeción y las observaciones a que haya a lugar junto con las normas legales
que las soporten (Resolución 3047 de 2008), valor de la objeción glosa total,
(Como mínimo.)
i. Anexar al resultado de la auditoría documental (sea aprobado 100% u
objeción), la evidencia de la auditoría presencial, en caso de que esta se haya
realizado, con las conclusiones de la misma, para ser archivado en cada
expediente de la EPS´S CONVIDA.
j. Verificar la correlación entre la factura enviada (facturación) y la auditoria
presencial realizada (si cuenta con ésta).
k. Coordinar el manejo de los documentos físicos (Cuentas Médicas) con el fin de
que se garantice el adecuado flujo de los mismos y no permita su extravío, y
recibir las facturas a auditar sin limitar su cantidad.
l. Devolver las facturas que soportan las cuentas medicas (auditadas), a más
tardar seis días hábiles después de su recibo y tres días hábiles para las
reconsideradas, junto con las cartas que consignen las objeciones respectivas y
las normas legales que las soporten. Atender los reclamos anteriores a la fecha
de celebración del contrato. Realizar soporte médico para casos especiales.
m. Realizar la auditoria de las cuentas médicas recibidas en los tiempos estipulados
en la normatividad legal vigente (Decreto 4747 de 2007, Resolución 3047 de
19
2008).
n. Identificar las cuentas para recobro al FOSYGA , Capita y Ente territorial.
2.3.4. RECURSO TECNOLOGICO
El objeto del contrato incluye la obligación por parte del CONTRATISTA de contar con
los equipos necesarios para la correcta ejecución del mismo, incluido el mantenimiento
preventivo y correctivo de los mismos.
Igualmente el proponente debe ofertar y garantizar como mínimo una infraestructura
técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en cuenta las
recomendaciones de la oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura
debe ser compatible con el lenguaje de programación y los sistemas de información de
la entidad, además de permitir el cargue de la información generada durante las
diferentes visitas de auditoría (con base en los formatos, indicadores, hallazgos,
planes, etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA para tal fin. El
proponente debe contar con una herramienta que permita evidenciar el cumplimiento
de los cronogramas establecidos, la realización efectiva de las visitas, la información
de los auditores que participaron, la utilización de los formatos de captura, los
hallazgos, indicadores, el seguimiento al cargue de la información en los aplicativos de
la EPS´S CONVIDA, los planes de mejora, los análisis y conclusiones así como la
generación de los informes requeridos por la EPS´S CONVIDA o por otras entidades
con respecto al objeto contractual.
De igual forma el proponente debe poner a disposición de la EPS´S CONVIDA las
herramientas informáticas que utilice para el cumplimiento del objeto del contrato.
Con el fin de hacer análisis de la gestión realizada en todos los procesos, en caso de
falla de los aplicativos de la EPS´S CONVIDA o cuando sea requerido por el supervisor
del contrato, al igual estas herramientas deben permitir la confrontación del medio
magnético frente al físico, conforme a los lineamientos establecidos por la EPS´S
CONVIDA.
El proponente deberá garantizar toda la seguridad informática de los procesos
generados como resultado de la ejecución del objeto contractual, al igual que la
honestidad e integridad de la información registrada en los aplicativos de la EPS´S
CONVIDA.
De igual forma los usuarios de los equipos que utilice el proponente para el
cumplimiento del objeto contractual deben seguir y cumplir la normatividad vigente en
la EPS´S CONVIDA para el uso de los equipos, la red de datos y sus servicios. El
proponente deberá garantizar la total seguridad física y lógica de la información que
reciba, procese, genere y almacene como resultado de los procesos propios para el
desarrollo del objeto contractual, al igual que la integridad y consistencia de los datos
almacenados en los aplicativos de la EPS´S CONVIDA y en sus sistemas de información
propios.
A continuación se enumeran los requisitos tecnológicos mínimo a cumplir por parte del
oferente:
20
Requisitos mínimos en Servidor de Base de Datos
Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz
Memoria RAM de 32 GB
Fuente de poder redundantes N+1
Ventiladores redundantes
Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server Enterprise de 64 bits
Antivirus
Requisitos mínimos en Servidor WEB.
Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz
Memoria RAM de 16 GB
Fuente de poder redundantes N+1
Ventiladores redundantes
Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server Enterprise de 64 bits
Antivirus
Requisitos mínimos en Comunicaciones e Infraestructura
Enlace de Internet de 8 mg dedicado tasa de reuso 1:1.
Servicio de Back up de respaldo con las siguientes características: Incremental
diario, full semanal, retención por un mes y 1 recuperación mensual no
acumulable 1:1 sin reuso
En todo caso el contratista se compromete a que los equipos cumplirán todas las
normas de uso de los mismos, así como los procesos y procedimientos de la EPS´S
CONVIDA, como por ejemplo, la creación de usuarios. La EPS´S CONVIDA no asume
tareas de mantenimiento de estos equipos, solo la vigilancia del cumplimiento de usos.
MODULOS MINIMOS DEL APLICATIVO DE AUDITORIA DE SERVICIOS DE SALUD QUE
DEBERA TENER EL SOFTWARE DEL PROPONENTE
Módulo de Auditoria de Cuentas Medicas
Módulo de Auditoria de Concurrencia
Módulo de Informes de Auditoria Médica
Módulo de Control de Gestión de Auditoria de Cliente Interno
Módulo de Control de Gestión de Auditoria para el Cliente Externo
Módulo de Control de Aseguramiento desde la perspectiva de la Auditoria de
Servicios de Salud
2.3.6. RECURSO HUMANO
El contratista, en caso de resultar favorecido con la adjudicación, deberá garantizar
mínimo la siguiente estructura organizativa que se encargará de las comunicaciones
con la EPS´S CONVIDA y de responder los requerimientos que se generen, sin
perjuicio de los profesionales que designe para la realización de los procesos de
auditoría.
PERFIL CRITERIO
21
DIRECTOR
PROYECTO
Formación profesional en áreas de salud con especialización y/o
maestría en Auditoria y/o Administración en Salud y/o Gerencia en
salud.
Experiencia específica en auditoria en salud y/o en Gerencia de
Calidad en Salud y/o afines, no menor a ocho (8) años dentro del
SGSSS..
COORDINADOR
CUENTAS
MÉDICAS
Formación profesional en áreas de salud y especialización en
Auditoria y/o Administración en Salud y/o Gerencia en salud.
Experiencia relacionada en auditoría de cuentas médicas no menor
a ocho (8) años dentro del SGSSS..
INGENIERO DE
SISTEMAS
Formación profesional como ingeniero de sistemas con experiencia
de 5 años en SGSSS
MÉDICOS
CONCURRENTES
Formación profesional como médico, con experiencia mínima de 5
años, como auditor médico.
REVISORES DE
CUENTAS
Revisores de cuentas con experiencia certificada mínimo de 5 años
en revisión de cuentas médicas.
INGENIERO DE
PROCESOS
Formación profesional como ingeniero en cualquier área, con
experiencia mínima de 2 años en procesos del SGSSS.
NOTA: Para verificar esta información, el proponente deberá adjuntar las respectivas
hojas de vida diligenciada en el formato del Departamento Administrativo de la Función Pública, con copias de Cedula, tarjeta profesional, títulos, certificaciones laborales y cartas de compromiso firmadas y con huella para cada cargo.
2.3.6.1. Especificaciones Recurso Humano
a. El proponente deberá garantizar el recurso humano necesario para el
cumplimiento de las obligaciones de Auditoria conformado por profesionales en
medicina, enfermería, con especialización en auditoria y experiencia acreditada
mínimo de tres (3) años en el SGSSS.
b. Igualmente garantizara mínimo: un medico para auditoria clínica concurrente
del paciente hospitalizado y un medico para auditoría de cuentas medicas, el
perfil deberá ser: Profesional con título de Médico General, Especialista en
auditoría médica , admiistracion en salud o auditoria de calidad, con experiencia
mínima acreditada de dos (2) años en auditoria concurrente y cuentas de
acuerdo a la actividad que vaya a desempeñar.
Por las características de algunos municipios se considerará la posibilidad de
utilizar el recurso de Enfermera Profesional con Especialización en auditoría en
salud y con experiencia en actividades de concurrencia y cuentas, siempre y
cuando el proponente garantice el apoyo de un médico; situación que deberá
ser concertada y avalada por la Subgerencia Técnica de la EPS´S CONVIDA.
c. Debe contar con la asesoría de un (1) Ingeniero de sistemas con experiencia
mínima de 5 años en el SGSSS.
d. El proponente deberá anexar las hojas de vida con los soportes que acrediten la
capacidad profesional así como la experiencia de todo el equipo de trabajo, para
22
la habilitación técnica de la propuesta. Dichos profesionales deberán
permanecer durante el plazo del contrato. De no ser posible esta permanencia
durante la ejecución del contrato o en caso de requerir ampliación del recurso
humano, el proponente que resulte seleccionado se compromete a asignar
recurso humano que ostente las mismas o mejores calidades que las
acreditadas en la propuesta.
e. La experiencia y perfil profesional serán objeto de verificación para la
habilitación técnica de la propuesta.
f. En los casos que se encuentre legislado todos los profesionales deben acreditar
la tarjeta del ejercicio profesional.
2.3.7. ECONOMICOS
Para efectos de la presente contratación, los proponentes deberán indicar el % que
sobre el valor de la facturación bruta cobrará por los servicios comprendidos dentro del
objeto a contratar. En todo caso, dicho % debe ser diferencial, a saber:
1. Un porcentaje sobre el valor de la facturación correspondiente a la Auditoría de
cuentas medicas Retrospectiva con un techo máximo del 1.7%
2. Un porcentaje sobre el valor de la facturación correspondiente a la Auditoría
medica concurrente y/o cuentas generadas de dicha auditoria dentro de las IPS
respectivas con un techo máximo del 2.0%
3. Un porcentaje sobre el valor de la facturación correspondiente al Procesamiento de
RIPS con un techo máximo del 0.04%
NOTA: En todo caso las tarifas presentadas en la oferta no podrán superar lo definido
en este numeral, ni estar por debajo del 90% del topes tarifarios presentados en estos
términos de referencia, so pena de rechazo de la propuesta.
CAPITULO 3
SELECCION DE LA PROPUESTA
3.1 FACTORES OBJETIVOS DE SELECCION
La asignación del puntaje a las propuestas, se efectuará de acuerdo con los criterios
establecidos en estos términos de referencia y en su respectivas tablas, la cual será
realizada por los miembros del Comité de Evaluación de Ofertas, que para el presente
proceso estará conformado por un funcionarios de las Subgerencias Técnica, Jurídica y
Financiera de la EPS´S CONVIDA.
La evaluación de las propuestas se realizará teniendo en cuenta el ofrecimiento más
favorable para la EPS´S CONVIDA y para los fines que ésta busca. El contrato se
adjudicará a la propuesta mejor calificada y que por ello resulte ser la más favorable
para la entidad y para los fines que ella busca con esta contratación.
La adjudicación de este proceso se determinará por el orden de elegibilidad de las
ofertas, sobre una asignación máxima de 100 puntos, otorgados según la evaluación
de los siguientes factores:
23
Para la evaluación de las propuestas y la adjudicación de este proceso, se tendrán en
cuenta los siguientes factores y criterios:
Requisitos
Habilitantes
Puntaje
Máximo
Establecimiento de la empresa en años 5 años 5
Número de contratos en auditoría de
servicios de salud No 10
Cuantía contratada en
auditoría/interventoría de servicios de
salud
30.000
SMMLV 20
Años de experiencia en
auditoría/interventoría de servicios de
salud
5 años 20
Cubrimiento Nacional demostrado en
auditoria de servicios de salud No 10
Sistema de información para auditoria
de servicios de salud de cuentas y
auditoría concurrente
Si 20
Propuesta económica Si
a) Auditoría de cuentas medicas
Retrospectiva 5
b) Auditoría medica concurrente
y/o cuentas generadas de dicha
auditoria dentro de las IPS
respectivas
5
c) Procesamiento de RIPS 5
Solo se evaluarán las propuestas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones
del numeral 2 y que cumplan con la verificación jurídica, técnica y financiera. Para la
asignación de este puntaje, se seguirá el siguiente procedimiento:
3.1.1 Establecimiento de la empresa (5 Puntos)
Obtendrán cinco (5) puntos los proponentes que certifiquen por medio del documento
expedido por la Cámara de Comercio, una existencia igual o mayor a cinco (5) años y
al resto de proponentes se le calificará de manera inversamente proporcional.
3.1.2 Experiencia Relacionada (50 Puntos)
Esta experiencia relacionada se tendrá en cuenta sobre los siguientes puntos:
3.1.2.1 Número de contratos en auditoría de servicios de salud (10 Puntos)
Obtendrá diez (10) puntos el proponente que presente el mayor número de contratos
de auditoría médica y al resto de proponentes se le calificará de manera inversamente
proporcional, de acuerdo al número de contratos presentados. Estos contratos deben
24
tener una duración mínima de seis (6) meses y una cuantía mínima de 100 SMMLV a la
fecha de suscripción, para ser tenidos en cuenta en la evaluación
En el caso que los contratos sean prorrogados de manera automática y tengan
continuidad en el tiempo, estos se tendrán en cuenta para efectos de esta evaluación
como si cada semestre de operación fuese un contrato diferente.
3.1.2.2 Cuantía contratada en auditoría/ Interventoría de servicios de
salud (20 Puntos)
Obtendrá veinte (20) puntos el proponente que presente la mayor cuantía acumulada
de contratos expresado en SMMLV, correspondiente a auditoría de servicios de salud y
al resto de proponentes se le calificará de manera inversamente proporcional, de
acuerdo al valor de contratación presentado.
3.1.2.3 Años de experiencia en auditoría/ Interventoría de servicios de
salud (20 Puntos)
Obtendrá veinte (20) puntos el proponente que presente cinco (5) o más años de
experiencia en contratación de auditoría/ interventoría de servicios de salud y al resto
de proponentes se le calificará de manera inversamente proporcional, de acuerdo a los
años de experiencia comprobados presentados, para efectos de validar la continuidad
en el tiempo de esta experiencia se aceptaran certificaciones que tengan continuidad
de tal forma que no se tendrán en cuenta certificaciones que se superpongan en el
tiempo.
3.1.3 Cubrimiento Nacional demostrado en auditoría de servicios de salud (10
Puntos)
Obtendrán diez (10) puntos los proponentes que demuestren mediante certificación
expedida por la entidad contratante que el proponente está desarrollando sus
actividades de auditoría de servicios de salud con cubrimiento directo (presencia
operativa en auditoría de servicios de salud) en el mayor número municipios a la fecha
de presentación de la propuesta, al resto de proponentes se le calificará de manera
inversamente proporcional, de acuerdo a la cantidad de municipios certificados.
Sistema de información para auditoría de servicios de salud, de cuentas y
concurrente (20 Puntos)
Obtendrá veinte (20) puntos el proponente que compruebe disponer de un sistema
(software y hardware) como plataforma tecnológica que cumpla con las exigencias
descritas en los presentes pliegos de referencia, el oferente que no lo tenga o no esté
completo, no obtendrá puntos. El grupo evaluador en visita de inspección corroborará
en las instalaciones del concursante las condiciones descritas en estos términos de
referencia, donde el participante deberá demostrar que dicho sistema de información
cumple con todos los requisitos, en caso de ausencia de alguno de los requisitos
descritos en estos términos de referencia será título suficiente para el incumplimiento
de este requisito.
25
3.1.4 Propuesta económica para cuentas médicas (15 puntos).
Para la asignación de este puntaje, se seguirá el siguiente procedimiento:
3.1.4.1 Auditoría de cuentas medicas Retrospectiva (5 Puntos)
Porcentaje sobre el valor de la facturación correspondiente a Auditoría de cuentas
medicas Retrospectiva con un techo máximo del 1.7%, se asignarán cinco (5) puntos
sobre la menor tarifa ofertada; a los demás proponentes se les calculará el puntaje,
inversamente proporcional.
3.1.4.2 Auditoría médica concurrente y/o cuentas generadas de dicha
auditoria dentro de las IPS respectivas (5 Puntos)
Porcentaje sobre el valor de la facturación por Auditoría médica concurrente y/o
cuentas generadas de dicha auditoria dentro de las IPS respectivas con un techo
máximo del 2.0%, se asignarán cinco (5) puntos sobre la menor tarifa ofertada; a los
demás proponentes se les asignarán los puntajes por cálculo inversamente
proporcional.
3.1.4.3 Procesamiento de RIPS (5 Puntos)
Porcentaje sobre la facturación del Procesamiento de RIPS con un techo máximo del
0.04%, se asignarán cinco (5) puntos sobre la menor tarifa ofertada; a los demás
proponentes se les asignarán los puntajes por cálculo inversamente proporcional.
Adicionalmente se debe tener en cuenta lo siguiente:
Los SMMLV se computarán con base en el año en que fueron suscritos los contratos
y/o ofertas mercantiles y estos deben haber sido ejecutados en Colombia
Para efectos de calificación, se exigirá la presentación de:
1.- Copia de los contratos, según certificaciones presentadas.
2.- Certificación de cumplimiento de cada uno de los contratos aportados (as), dichas
certificaciones para ser tenidas en cuenta, deberán presentar cada uno de los contratos
debidamente individualizado(as) y contener como mínimo: el nombre de la entidad o
firma contratante que certifica, el tipo (si aplica) y número de contrato (si aplica), el
objeto del Contrato, valor del contrato expresado en pesos colombianos (En el evento
que dentro del valor total del contrato se incluyan adiciones, se deberá aportar copia
de las mismas), plazo de ejecución (para los contratos ejecutados indicando fecha de
iniciación y terminación), (*para los contratos en ejecución la indicación del
porcentaje ejecutado a la fecha de la certificación) y cumplimiento.
Cada certificación deberá estar firmada por la persona facultada para expedir dicho
documento, así:
26
Para contratos privados y/o ofertas mercantiles suscritos (as) con personas
jurídicas, por el representante legal de la empresa contratante, quien haga sus
veces o la persona facultada para expedir las certificaciones de experiencia.
Para contratos privados y/o ofertas mercantiles suscritos con personas naturales,
por la mencionada persona.
Para contratos públicos y/o ofertas mercantiles suscritas con Entidades Públicas,
por el Ordenador del Gasto de la entidad contratante o por el funcionario delegado
competente.
Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del
juramento.
Nota 1: Se debe presentar junto con la certificación de los contratos copia de los
mismos y de las respectivas adiciones si aplican.
Nota 2: Se debe presentar junto con la certificación de las ofertas o propuestas
mercantiles copia de la oferta mercantil debidamente suscrita.
Nota 3: En todo caso para la validación de la experiencia se tomaran en cuenta solo
los periodos que concuerden entre; los certificados y los periodos estipulados en los
contratos.
En caso de no presentarse los soportes requeridos no serán tenidos en cuenta para
efectos de calificación.
EPS´S CONVIDA se reserva el derecho a confirmar la validez y existencia de las
certificaciones, la información en ella contenida y la facultad o competencia de la
persona que expide dicho documento.
3.2. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de presentarse empate, se otorgará un puntaje adicional de la siguiente
manera:
1. Se preferirá a la propuesta que obtenga el mayor puntaje en la calificación del
criterio económico.
2. De persistir el empate se optara para quien acredite la mayor experiencia.
3. De persistir el empate se preferirá a la propuesta de aquellos proponentes que
no hayan sido objeto de aplicación de multas, sanciones o indemnizaciones por
parte de la EPS�S CONVIDA o cualquier entidad pública o privada durante los
últimos cinco (5) años contados a partir de la fecha de cierre del presente
proceso contractual. Para estos efectos, en el caso de consorcios y uniones
temporales se tendrá en cuenta las multas, sanciones e indemnizaciones de sus
integrantes.
4. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.
27
3.3 ADJUDICACIÓN
La EPS´S CONVIDA adjudicará el proceso al proponente que haya presentado para ese
grupo la propuesta más favorable para la Entidad, es decir, la que haya cumplido con
la verificación jurídica, financiera, técnica y de experiencia, y haya obtenido el mayor
puntaje en los aspectos calificables.
3.4 CAUSALES DE RECHAZO
Además de las señaladas en los acápites anteriores, la EPS´S CONVIDA podrá rechazar
las propuestas en los siguientes casos:
Cuando el oferente no cumple con las calidades señaladas en los presentes
términos de referencia.
Si el oferente no acredita que tiene por objeto social la prestación del objeto
solicitado
Cuando la propuesta sea jurídica, técnica, de experiencia y/o financieramente
inhabilitada
Cuando el oferente en la propuesta no presente porcentaje por tarifas.
Cuando el oferente presente precios por encima de los techos máximos y mínimos
de esta propuesta.
Cuando el oferente se encuentra en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e
incompatibilidades señaladas en las disposiciones constitucionales y legales
vigentes, sin perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar por haber conocido
dicho oferente la inhabilidad de que se trate y no haberse abstenido de participar
en el presente proceso.
Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para este mismo
proceso de selección (por sí o por interpuesta persona).
Cuando se presente inexactitud o inconsistencia en alguna información que haga
referencia a aspectos de fondo suministrada por el Oferente o en el contenido en
los documentos anexos a la propuesta y que no fueron aclarados por aquel.
Cuando los documentos presenten borrones, tachones o enmendaduras que hagan
referencia a aspectos de fondo y no se haya hecho la salvedad correspondiente, o
cuando presente alteraciones o irregularidades.
La omisión de cualquier documento indispensable para la comparación de las
propuestas exigido en los términos de referencia.
La inclusión dentro de la propuesta de textos cuyo contenido contradiga, condicione
o modifique, lo dispuesto en las especificaciones establecidas en los presentes
términos de referencia.
No presentar la propuesta dentro de la oportunidad y lugar señalados.
Si los porcentajes y tarifas de la oferta superan los valores techos asignados.
NOTA: Las causales descritas en este numeral serán las únicas causales de rechazo de
la oferta, y las contenidas en los documentos técnicos y anexos se tomarán como no
escritas. Los demás deberes y obligaciones que contiene estas reglas de selección
podrán subsanarse por parte de los proponentes.
3.5 EL ÚNICO PROPONENTE CALIFICADO �ADMISIBLE�
28
En el caso que un solo proponente obtenga calificación �ADMISIBLE� en la evaluación
de las propuestas se le adjudicará el contrato al proponente por valor total de su
propuesta y en el plazo de ejecución estipulado en la presente invitación.
3.6. REGLAS DE SUBSANABILIDAD
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o
al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas y aquellas que no
se constituyan causales de rechazo conforme al numeral 3.4 de los presentes
términos, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.
En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la
asignación de puntaje, podrán ser solicitados por la entidad hasta el momento previo
a la realización de la adjudicación.
3.7 DECLARATORIA DE DESIERTA
Esta invitación podrá declararse desierta en los siguientes eventos:
Cuando no se presente por lo menos una (1) propuesta admisible, es decir, que
cumpla con la totalidad de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros de los
términos de referencia.
Cuando no se presente ningún proponente.
Cuando ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de referencia.
3.8 RECURSOS
El acto de adjudicación no tendrá recursos por la vía gubernativa.
CAPITULO 4
PERFECCIONAMIENTO Y CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN
El contrato se perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecución requiere del
registro presupuestal y de la aprobación de la garantía única.
El adjudicatario deberá expedir y suscribir las pólizas o contrato de seguro.
29
Si el proponente favorecido no cumple con lo dispuesto en este numeral, por causas
imputables a él, constituirá causa suficiente para dejar sin efecto la adjudicación y
hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso la EPS�S
CONVIDA, si lo encuentra conveniente, podrá adjudicar el contrato al proponente cuya
propuesta sea igualmente favorable para los intereses de la misma y que haya
quedado en segundo lugar de elegibilidad y cumpla con los parámetros de evaluación
definidos en el presente documento.
4.2. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.2.1. PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO.
El plazo de ejecución del contrato será el contemplado en el numeral 1.2 del Capítulo 1
de los presentes términos de referencia.
La vigencia del contrato comprende el plazo de ejecución y seis (6) meses más.
4.2.2. FORMA DE PAGO.
La E.P.S�S CONVIDA pagará el valor total del contrato, conforme a lo previsto en el
numeral 1.4 del Capítulo 1 de los presentes términos de referencia.
4.2.3. SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES
Los pagos que se causen por el contrato se subordinan a las apropiaciones
presupuéstales y se imputarán a las Disponibilidades Presupuestales.
4.2.4. CONTROL DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
La interventoría del presente Contrato será ejercida por la persona que delegue el
Gerente General de la EPS´S CONVIDA, con el fin de verificar el cumplimiento del
contrato.
4.2.5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Son obligaciones de EL CONTRATISTA para con la EPS´S CONVIDA: 1. De
conformidad con los términos de referencia que dieron lugar al presente acuerdo de
voluntades, el contratista debe garantizar que cuenta con una oficina para el desarrollo
del proceso de auditoría de forma centralizada, con capacidad decisoria y autonomía
administrativa y garantizar la provisión de equipos, elementos de oficina e insumos
requeridos para el desarrollo del contrato en calidad y cantidad requerida, situación
que será verificada por la EPS´S CONVIDA en las visitas que cualquiera de los
funcionarios autorizados llegare a realizar. 2. De conformidad con el modelo de
auditoría concurrente de la EPS´S CONVIDA el contratista informará a la auditoría de
cuentas médicas y a la IPS sobre las no pertinencias, la no oportunidad o dilación en la
30
atención; y orientará hacia la red contratada la hospitalización de pacientes. 3. Los
pacientes objeto de la auditoria concurrente serán: Los hospitalizados en instituciones
de segundo y tercer nivel de complejidad, dando prioridad a las IPS con mayor
demanda de servicios (alta facturación), los pacientes de UCI, patología
cardiovascular, VIH, cáncer, atención de gestantes de alto riesgo, cesáreas, cirugías
programadas que terminan en internación, todos los casos de estancia prolongada,
pacientes con patologías de baja complejidad que llegan a instancias superiores, con el
fin de presentar estos casos a la EPS´S CONVIDA y así evaluar la prestación de
servicios desde el primer nivel de atención o las actividades de P y P y otras patologías
de alto costo. 4. El contratista no podrá excluir de la auditoria concurrente a ningún
paciente; de igual manera cuando se requiera deberá previa solicitud de la EPS´S
CONVIDA, realizar visitas a pacientes hospitalizados en instituciones fuera de la Red.
5. El Contratista entregará mensualmente el informe de gestión, la base de datos de
pacientes hospitalizados visitados a quienes se les realizó algún tipo de objeción en la
auditoria concurrente, y desarrollara con la EPS´S CONVIDA el formato donde se
estandarizará esta información. 6. El Contratista deberá garantizar la entrega mensual
del informe general de gestión, que contenga información sobre las instituciones
visitadas, levantamiento de indicadores y el análisis técnico de la información,
necesario para la toma de decisiones; que junto con el informe de la auditoria
concurrente hará parte del informe general de gestión. 7. El Contratista deberá
garantizar la presentación por vía electrónica, en el formato desarrollado con la EPS´S
CONVIDA, a la Coordinación de Cuentas Médicas, de un reporte periodico de las
actividades de concurrencia realizadas, que contenga información sobre los pacientes,
diagnóstico, estancia y observaciones relacionadas con pertinencia, dilaciones,
oportunidad no adecuada, eventos adversos prevenibles y autorizaciones pendientes
entre otras, que motiven y permitan la gestión del auditor concurrente. Igualmente
elaborará y presentará un consolidado mensual que hará parte del informe general de
gestión.8. El Contratista deberá garantizar que el personal utilizado para el desarrollo
del presente contrato no está vinculado laboralmente o no se encuentra realizando ni
realizará actividades de auditoría en ninguna de las IPS de la red contratada por la
EPS´S CONVIDA. 9. Las actividades deberán realizarse mínimo sobre el 90% de los
pacientes de la EPS´S CONVIDA hospitalizados en las IPS de alta complejidad y el 70
% en las IPS de mediana complejidad. 10. Gestionar ante la IPS las objeciones
realizadas.11. Identificar y reportar a la Central de Autorizaciones Médicas los
hallazgos de servicios no autorizados.12. Informar al área de cuentas médicas las
objeciones realizadas al prestador. 13. Indagar con el usuario sobre aspectos de
satisfacción.14.Aportar la documentación necesaria y los soportes de la gestión
realizada en relación con el estudio de los casos a los Comités de Vigilancia
Epidemiológica. 15. El Contratista debe establecer en conjunto con la información de la
auditoría presencial a nivel general los valores a aprobar, basados en la normatividad
vigente, y en el conocimiento médico- científico, con el fin de a corto plazo reconocer a
las IPS los valores pertinentes desde el punto de vista médico, normativo y financiero,
y a mediano plazo establecer el proceso de contención de costos en cada una de las
IPS. 16. El Contratista deberá presentar como mínimo esquemas de auditoría médica
documental en forma centralizada, con sede en la ciudad de Bogotá, siguiendo los
siguientes parámetros: Realizar y administrar auditoría con y sin RIPS; Validar la
información entregada contra la de los documentos físicos de la reclamación, e
informar a la EPS´S CONVIDA periódicamente los errores por IPS y factura; Validar las
tarifas aplicadas a los servicios facturados de acuerdo con las normas vigentes durante
31
la ejecución del contrato y las matrices de contratación entregadas por la EPS´S
CONVIDA; Recibir la información de la Auditoría Presencial, para la respectiva toma de
decisiones; Evaluar la pertinencia médica y administrativa, para reconocerla, evitando
desviaciones frente a los protocolos y guías de manejo de la IPS respectiva, o en su
defecto a protocolos aceptados por las sociedades científicas, así como de acuerdo con
las reglas de la profesión (profesional de la salud), aplicando para cada amparo
siempre la sana lógica, teniendo como punto de referencia las reglas o normas
médicas aplicables; Evaluar la pertinencia financiera, mediante el cumplimiento de las
normas de tarifación aplicables a cada amparo; Efectuar auditoría al 100% de las
facturas nuevas y reconsideraciones presentadas tanto por las IPS como por personas
naturales; Aprobar u objetar parcial o totalmente las reclamaciones, en caso de ser
necesario, proyectando la correspondiente comunicación, especificando las normas
que sirven de fundamento para ello, mediante la elaboración de cartas de objeción,
las cuales deben contener la IPS, número de factura(s), la fecha efectiva de la
auditoria, nombre y apellidos del paciente, número de la historia clínica, el código del
procedimiento, valor de la objeción por ítem, Concepto de objeción y las
observaciones a que haya a lugar junto con las normas legales que las soporten
(Resolución 3047 de 2008), valor de la objeción glosa total, (Como mínimo.); Anexar
al resultado de la auditoría documental (sea aprobado 100% u objeción), la evidencia
de la auditoría presencial, en caso de que esta se haya realizado, con las conclusiones
de la misma, para ser archivado en cada expediente de la EPS´S CONVIDA; Verificar
la correlación entre la factura enviada (facturación) y la auditoria presencial realizada
(si cuenta con ésta); Coordinar el manejo de los documentos físicos (Cuentas Medicas)
con el fin de que se garantice el adecuado flujo de los mismos y no permita su
extravío, y recibir las facturas a auditar sin limitar su cantidad; Devolver las facturas
que soportan las cuentas medicas (auditadas), a más tardar seis días hábiles después
de su recibo y tres días hábiles para las reconsideradas, junto con las cartas que
consignen las objeciones respectivas y las normas legales que las soporten. Atender
los reclamos anteriores a la fecha de celebración del contrato. Realizar soporte médico
para casos especiales; Realizar la auditoria de las cuentas médicas recibidas en los
tiempos estipulados en la normatividad legal vigente (Decreto 4747 de 2007,
Resolución 3047 de 2008). 17. Para dar apertura al presente contrato se tomara como
punto de partida el acta de inicio, de mutuo acuerdo entre las partes (Contratante y
Contratista).
4.2.6 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE
Son obligaciones de la EPS´S CONVIDA para con EL CONTRATISTA: 1.
Colaborar con el CONTRATISTA para el mejor logro de la ejecución del presente
contrato, de acuerdo con los informes del interventor o de las sugerencias reportadas.
2. Entregar al contratista copia del los contratos vigentes celebrados con las IPS objeto
de auditoria, con sus respectivos anexos. 3. Informar por escrito al CONTRATISTA a
través de la Gerencia o Subgerencias, o quien éste designe para tal fin, cualquier
situación de irregularidad que se presente en el término de ejecución del presente
contrato. 4. Pagar los servicios prestados por el CONTRATISTA de acuerdo con lo
establecido en el mecanismo o forma de pago. 5. La EPS�S entregará mensualmente al
32
CONTRATISTA los cambios que se presente la matriz de contratación de su Red de
Servicios, toda vez que es un insumo fundamental para la labor de auditoría. 6. La
EPS´S CONVIDA se obliga con el CONTRATISTA a entregar de ser necesario, copia de
los acuerdos de voluntades suscritos con la red prestadora de la EPS´S CONVIDA. 7. A
la suscripción del presente contrato la EPS´S CONVIDA se compromete a acordar con
el CONTRATISTA los formatos necesarios para lleva el control de las auditorias
concurrentes y los demás que de conformidad con los términos de referencia sean
necesarios. 8. La EPS´S CONVIDA se obliga para con el CONTRATISTA a informar
quienes serán los contactos responsables de remisión de información necesaria para el
buen desempeño de las labores objeto del presente acuerdo de voluntades. 9. Pagar al
contratista dentro de los 30 días calendario siguiente a la fecha de radicación de la
factura.
4.2.7. GARANTÍAS
El contratista se obliga a constituir a favor de la EPS�S CONVIDA una garantía única,
con una compañía de seguros o en una entidad bancaria legalmente autorizada para
funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la
Superintendencia Bancaria y cumplan con todos los requisitos de ley.
En caso que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución del
contrato resultante, el contratista se obliga a modificar la garantía única de acuerdo
con las normas legales vigentes.
El contratista deberá mantener vigente la garantía única y serán de su cargo el pago
de todas las primas y demás erogaciones de su constitución. La EPS�S CONVIDA podrá
solicitar a la aseguradora la prórroga o modificación de las pólizas a cargo del
contratista, cuando éste se negare a hacerlo, valor que se descontará de las sumas a
él adeudadas.
La garantía única deberá amparar los siguientes riesgos:
a) El valor del amparo de cumplimiento deberá ser equivalente al 20% del
valor del contrato; por un término igual a la ejecución del contrato y seis (6)
meses más.
b) El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones
será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y
deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más.
c) El valor del amparo de calidad del servicio: Equivalente al veinte por ciento
(20%) del valor del contrato, por el término de duración del mismo y un año
más
4.2.8. SANCIONES PECUNIARIAS
a. MULTAS:
En caso de mora o de incumplimiento parcial por parte de EL CONTRATISTA de
cualquiera de las obligaciones contraídas en virtud de el contrato, la EPS�S CONVIDA
podrá imponerle a EL CONTRATISTA multas equivalentes al cero punto cero cinco por
33
ciento (0,05%) diario y hasta el diez por ciento (10%) del valor pendiente por ejecutar
y hasta un máximo de treinta (30) días, a menos que el incumplimiento se halle
motivado en razones de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados. La
EPS�S CONVIDA podrá discrecionalmente hacer efectivo el valor de las multas
deduciéndolas de las sumas que adeude a EL CONTRATISTA por razón del contrato,
condición que acepta EL CONTRATISTA.
b. PENAL PECUNIARIA
En caso de incumplimiento de las obligaciones del contrato, por parte de EL
CONTRATISTA, las partes acuerdan pactar a título de pena y sin necesidad de
requerimiento alguno, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total
del mismo, sin perjuicio de que por separado se le exija el cumplimiento de la
obligación principal. El valor de la cláusula penal que llegare a hacerse efectiva se
considerará como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados. La EPS�S
CONVIDA podrá hacer efectivo el valor de la cláusula penal deduciéndola de las sumas
que adeude a EL CONTRATISTA por razón del contrato, si las hubiere, lo cual autoriza
EL CONTRATISTA con la suscripción del presente contrato. En caso de incumplimiento
de las obligaciones del contratista, la EPS�S CONVIDA se reserva la potestad de
declarar el incumplimiento y dar por terminado unilateralmente el presente contrato
4.2.9. SOLUCION DIRECTA DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
Las partes, en aras de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y
discrepancias surgidas de la ejecución del contrato, acudirán a los mecanismos de
solución previstos en la Ley, tales como la conciliación, amigable composición y
transacción. Tribunal de arbitramento.
4.2.10. DOCUMENTOS
Los documentos que a continuación se relacionan, se considerarán para todos los
efectos parte integrante del contrato y, en consecuencia, producen sus mismos efectos
y obligaciones jurídicas y contractuales:
a) El estudio de oportunidad y conveniencia, junto con sus anexos.
b) Los Términos de Referencia del proceso de selección en todas sus partes.
c) La PROPUESTA del CONTRATISTA y los documentos adjuntos presentados con
la misma, en aquellas partes aceptadas por la EPS�S. CONVIDA.
d) Las ordenes escritas al CONTRATISTA para la ejecución del contrato.
e) Las actas que durante la ejecución del contrato se redacten y firmen por las
partes, con inclusión de las relacionadas con las especificaciones o las
condiciones del contrato.
4.2.11. CESIONES
Le queda prohibido a EL CONTRATISTA la cesión parcial o total del presente contrato,
sin la debida autorización expresa y escrita de la EPS�S. CONVIDA
4.2.12. IMPUESTOS
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El Contratista pagará todos los impuestos, tasas y similares que se deriven de la
ejecución del contrato, de conformidad con la Ley colombiana.
LUIS FERNANDO GAVIRIA MEJIA
Gerente General
Vo. Bo. Subgerencia Administrativa y Financiera
Vo. Bo. Subgerencia Técnica
Vo. Bo. Oficina Jurídica
35
ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Señores
EPS´S CONVIDA
OFICINA JURIDICA
CALLE 26 No. 51-53
TORRE SALUD PISO 3
BOGOTA, D.C. ____________________
REF.: Invitación Púbica No 016 de 2011
Estimados señores:
Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar propuesta para la
adjudicación del contrato de Auditoria MEDICA CONCURRENTE y
RETROSPECTIVA en las IPS, correspondientes a los servicios prestados a
sus afiliados para Evaluar integral y sistemáticamente las características de
Calidad, Oportunidad, Pertinencia, y Seguridad de los servicios médicos
prestados a los afiliados de la EPS´S CONVIDA, garantizado la cobertura
indicada y administración de una manera eficiente y eficaz de los recursos
asignados para su atención y su uso racional.
Así mismo, en el evento de resultar favorecida mi propuesta me comprometo a
notificarme, perfeccionar el contrato y ejecutar el objeto contractual de acuerdo con
los documentos que hacen parte del proceso de selección, así como los del contrato,
los precios de esta propuesta y las demás estipulaciones de la misma, en las partes
aceptadas por la EPS´S CONVIDA.
En mi calidad de proponente declaro:
1. Que conozco las condiciones establecidas en la invitación pública y acepto cumplir
todos los requisitos en ellos exigidos salvo las desviaciones expresamente
declaradas, en el evento que sean aceptadas por la EPS´S CONVIDA.
2. De igual forma manifiesto que acepto las consecuencias que del incumplimiento de
los requisitos a que se refiere el numeral anterior se deriven.
3. Igualmente declaro bajo la gravedad del juramento que toda la información
aportada y contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobación.
36
4. Que en caso de que se me adjudique el contrato me comprometo a suscribirlo con
la EPS´S CONVIDA y a terminarlo dentro de los plazos contractuales de acuerdo
con lo establecido en los documentos del proceso de selección y del contrato.
5. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este
proceso contractual.
6. Que con la firma de la presente Carta manifiesto bajo la gravedad del juramento
que no me encuentro incurso dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o
prohibiciones consagradas en la Ley.
7. Así mismo, declaramos BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO, sujeto a las
sanciones establecidas en el Art. 442 del Código Penal (Ley 599/00), no
encontrarnos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las
consagradas en la Constitución y en la Ley.
8. Que leí cuidadosamente los documentos y elaboré mi propuesta ajustada a los
mismos. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar
aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis
inquietudes.
9. Que no hemos sido sancionados mediante acto administrativo ejecutoriado por
ninguna entidad oficial dentro de los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de
cierre del presente Proceso de Selección. (DILIGENCIAR SOLO CUANDO EL
PROPONENTE NO HA SIDO SANCIONADO)
10. Que hemos sido sancionados por ___________________________________
(indicar el nombre de la(s) entidad(es) sancionadoras) en los últimos cinco (5)
años. anteriores a la fecha de cierre del presente Proceso de Selección. (DILIGENCIAR
SOLO CUANDO EL PROPONENTE HA SIDO SANCIONADO)
11. Que la propuesta tiene una validez de sesenta (60) días calendario contados a
partir de la fecha de cierre del concurso.
12. Que ofrezco y me comprometo a mantener, para la ejecución del contrato el
recurso humano mínimo exigido en los Términos de Referencia.
13. Que para el cumplimiento del requisito financiero
presento:___________________(Anotar la opción que se toma: índices financieros
o carta de cupo de crédito)
14. QUE MI PROPUESTA SE RESUME ASI:
NOMBRE COMPLETO DEL PROPONENTE:
_______________________________________
Cédula de ciudadanía o Nit:
________________________________
REPRESENTANTE LEGAL
________________________________
37
PAIS DE ORIGEN DEL PROPONENTE:
(En caso de Consorcio o Unión Temporal, se debe indicar el nombre y país de origen de
cada una de las partes que lo conforman)
GARANTIA DE SERIEDAD:
Aseguradora: _________________________________________
Valor : ____________________
Vigencia : Desde: ( , , ) Hasta: ( , , )
(día,mes,año) (día,mes,año)
Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las
recibiré en la siguiente dirección:
Dirección:
____________________________________________________
Ciudad :
____________________________________________________
Teléfono(s):
____________________________________________________
Atentamente,
Firma: ______________________________________________
Nombre: ______________________________________________
C.C. : ______________________________________________
NOTA:
Esta carta debe venir firmada por el oferente o por el representante legal debidamente
facultado, en caso de personas jurídicas, Consorcios o Uniones Temporales.
38
ANEXO 2
DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DE LA UNIÓN TEMPORAL Y CONSORCIO
1. DETERMINAR SI SE TRATA DE UNA UNIÓN TEMPORAL O UN CONSORCIO: La forma
de operación bajo la cual se desarrollará el objeto contractual y todas las demás
actividades relacionadas con él.
2. IDENTIFICACIÓN DE LOS INTEGRANTES DE LA UNIÓN TEMPORAL O CONSORCIO
3. OBJETO: Participar en la invitación pública número 016 de 2011, cuyo objeto es la
Auditoria MEDICA CONCURRENTE y RETROSPECTIVA en las IPS,
correspondientes a los servicios prestados a sus afiliados para Evaluar
integral y sistemáticamente las características de Calidad, Oportunidad,
Pertinencia, y Seguridad de los servicios médicos prestados a los afiliados
de la EPS´S CONVIDA, garantizado la cobertura indicada y administración de
una manera eficiente y eficaz de los recursos asignados para su atención y
su uso racional.
4. DURACIÓN: La duración de la UNIÓN TEMPORAL O EL CONSORCIO (tiempo de
ejecución del contrato y como mínimo un año más)
5. REPRESENTACIÓN LEGAL DE LA UNIÓN TEMPORAL O EL CONSORCIO
6. FACULTADES DEL REPRESENTANTE LEGAL: Deberán señalarse las facultades de las
cuales quedará revestido el representante legal para presentar propuesta y adelantar
el proceso de selección, así como la suscripción del contrato en caso de que le sea
adjudicado.
7. PARTICIPACIÓN: Especificándose si se trata de un Consorcio o Unión Temporal, en
este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación de cada uno de
los integrantes en la propuesta y la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser
modificados sin el consentimiento previo y expreso de la EPSS CONVIDA.
8. REPONSABILIDAD: Conforme a lo establecido en la cláusula de participación, será
establecida la extensión de la responsabilidad de cada uno de los integrantes de la
unión temporal o el consorcio.
En el evento que en el documento de conformación de la Unión Temporal o consorcio no
manifieste el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de los
integrantes de la Unión, para todos los efectos se entenderá por partes iguales a la totalidad de
los miembros de la Unión Temporal.
9. DOMICILIO: Para todos los efectos legales de este contrato se entenderá como
domicilio de esta Unión Temporal la ciudad de Bogotá D.C.
10. FECHA DE SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
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11. FIRMA DE LOS INTEGRANTES
40
ANEXO 3
FORMULARIO EVALUACIÓN FINANCIERA
RESUMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (Diciembre 31 de 2010)
RAZÓN SOCIAL DEL PROPONENTE:
ACTIVO CORRIENTE AC $______________,oo
ACTIVO TOTAL AT $______________,oo
PASIVO CORRIENTE PC $______________,oo
PASIVO CON SOCIOS PS $______________,oo
PASIVO TOTAL PT $______________,oo
REPRESENTANTE LEGAL
CC N° DE
________________________ ________________________
REVISOR FISCAL CONTADOR PÚBLICO
CC N° DE CC N° DE
TP N° DE TP N° DE
Los suscritos firmantes hacemos constar que los datos consignados en el presente
formulario son verídicos y que la contabilidad cumple con lo regulado en las normas de
contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, y nos sometemos a lo dispuesto en
el artículo 43 de la LEY 222 de 1995.
41
FORMATO 1
COMPROMISO DE TRANSPARENCIA
Los suscritos _______________________ identificados con cédula de ciudadanía No
_________ de ________ domiciliado(s)) en _________ actuando en mi propio nombre
(o en representación de ________) que en adelante se denominará EL PROPONENTE y
----------------------en calidad de GERENTE DE LA EPS�S CONVIDA quien en adelante
se denominará LA ENTIDAD, manifestamos la voluntad de asumir el presente
COMPROMISO DE TRANSPARENCIA, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
Que la EPS�S CONVIDA, adelanta un proceso de contratación que tiene por objeto la:
�Auditoria MEDICA CONCURRENTE y RETROSPECTIVA en las IPS,
correspondientes a los servicios prestados a sus afiliados para Evaluar
integral y sistemáticamente las características de Calidad, Oportunidad,
Pertinencia, y Seguridad de los servicios médicos prestados a los afiliados
de la EPS´S CONVIDA, garantizado la cobertura indicada y administración de
una manera eficiente y eficaz de los recursos asignados para su atención y
su uso racional�.
Que EL PROPONENTE tiene interés en apoyar la acción del Estado Colombiano y de La
EPS�S CONVIDA, en la implementación de mecanismos y normas para el
fortalecimiento de la transparencia en los procesos contractuales y en la lucha contra
la corrupción.
Que el PROPONENTE tiene interés en el presente proceso de Contratación, y se
encuentra dispuesto a suministrar la información necesaria para la transparencia del
proceso y, en tal sentido, realiza las siguientes manifestaciones y compromisos.
DECLARACIONES DEL PROPONENTE
PRIMERA: Declaro no encontrarme incurso en ninguna inhabilidad e
incompatibilidad prevista en la Constitución Política ni en la Ley, así como no tener
sanción vigente por la trasgresión de alguna de ellas, para contratar con Entidades
Públicas.
SEGUNDA: Declaro que toda la información que suministré durante el proceso
contractual y en la ejecución del contrato si me es adjudicado, es cierta.
TERCERA: Declaro que no he ofrecido, ni ofreceré, no he dado, ni daré, directa ni
indirectamente, dádiva o beneficio para obtener una decisión a mi favor, ventaja
impropia o para perjudicar a alguno de los proponentes.
42
CUARTA: Declaro que la propuesta presentada es seria y económicamente
ajustada a la realidad, que asegura la posibilidad de ejecutar el objeto del presente
contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los términos de
referencia.
QUINTA: Declaro públicamente que conozco y acepto las reglas establecidas para
el presente contrato, las modificaciones, adendas, así como las aclaraciones que se
realizaron a los pliegos de condiciones, en condiciones de transparencia, equidad e
igualdad.
DECLARACIONES DE LA ENTIDAD
PRIMERA: Declaro que no me han ofrecido, ni he recibido, ni he solicitado, ni
solicitaré, directa ni indirectamente, dádiva o beneficio para emitir decisión a favor de
algún proponente.
SEGUNDA: Declaro que el pliego de condiciones están ajustados a la Ley y que los
procedimientos se adelanten con observancia de los principios de transparencia y
publicidad.
COMPROMISOS
PRIMERO: Proponente. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad
prevista en la Constitución o en la Ley, me comprometo a manifestarla a la entidad y
me comprometo a ceder el contrato, previa autorización escrita de la Secretaria
General de LA EPS�S CONVIDA y, si ello no fuere posible, renunciaré a la ejecución del
mismo.
SEGUNDO: Proponente. Me comprometo a desarrollar todas mis actividades en el
marco de principios éticos y a asumir con seriedad y responsabilidad todos los
compromisos relacionados con el contrato.
TERCERO: Proponente. Me comprometo a suministrar a LA EPS�S CONVIDA,
cualquier información sobre actos de corrupción, soborno, subjetividad, presión o
favorecimiento en el desarrollo del proceso contractual, del que tenga o llegare a tener
conocimiento.
CUARTO: Proponente. Me comprometo a cumplir todas las obligaciones, cargas y
los términos en general, previstos en los términos de referencia y en el contrato.
QUINTO: Proponente - Entidad. Nos comprometemos a desarrollar todas nuestras
actividades en el marco de principios éticos y a asumir con seriedad y responsabilidad
todos los compromisos relacionados con el presente contrato.
SEXTO: Entidad. Me comprometo a ser objetivo, y a tratar con igualdad a todos
los proponentes.
43
SÉPTIMO: Entidad. Me comprometo a rechazar y a denunciar cualquier dádiva u
ofrecimiento hecho directa o indirectamente por algún participante o persona
interesada en el proceso contractual.
En constancia de lo anterior y como manifestación de aceptación de nuestros
compromisos y declaraciones incorporadas en el presente documento, nos suscribimos
en la ciudad de ........., hoy����.de 2011
EL PROPONENTE LA ENTIDAD
______________________
Firma LUIS FERNANDO GAVIRIA M.
C.C. No. Gerente EPS�S CONVIDA
(*) NOTA: Este compromiso deberá ser presentado y firmado por el proponente con la
propuesta respectiva. Si es persona jurídica, por quien conforme a la ley esté
facultado; Si es consorcio o unión temporal por quien haya sido designado
representante en el documento de constitución; Si es persona natural, por ella misma;
Si actúa en calidad de apoderado, debe estar debidamente facultado por quien tenga
la legitimación para hacerlo, caso en el cual debe anexar el poder correspondiente.
44
FORMATO No. 2
DECLARACION DE ACTIVIDADES LEGALES
Ciudad y fecha
Doctor
LUIS FERNANDO GAVIRIA MEJIA
Gerente EPS�S CONVIDA
Ciudad
___________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que ni yo, ni la
sociedad, ni la cooperativa, unión temporal o consorcio, que represento tenemos, ni
hemos tenido participación, vinculación o relaciones jurídicas o comerciales, con
empresas captadoras ilegales de dinero, con actividades relacionadas con el
narcotráfico, guerrilla, paramilitarismo, ni con cualquier otro tipo de actividad ilícita.
Atentamente,
Razón Social ___________
Nit ___________ Régimen tributario al cual pertenece ___________
Nombre ___________
C.C. N° ___________ de ___________T.P.__________________
Dirección ___________
FAX ___________
Ciudad ___________
FIRMA
Dada en ______ D.C. a los ( )__________ del mes de __________ de 2004
FIRMA -------------------------------------------------
----------
NOMBRE DE QUIEN CERTIFICA ___________________________________
REPRESENTANTE LEGAL Y/O
___________________________________
REVISOR FISCAL
___________________________________No. TARJETA PROFESIONAL (Para el
Revisor Fiscal)
_____________________________________