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S-GLC-18-036300

Bogotá, D.C., 13 de Julio de 2018

Señor:ALEXANDER GOMEZ RUIZ Representante Legal AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S.Carrera 75 No. 8b – 38 Tel: 5108733Ciudad

Referencia: Citación audiencia artículo 86 de la Ley 1474 de 2011Aceptación de Oferta: 129 de 2018Compañía Aseguradora: SEGUROS DEL ESTADO S.A.Garantía Única a favor de Entidades Estatales: N° 33-44-101168472 (Cumplimiento) y 33-40-101046264 (Responsabilidad civil extracontractual)

Respetado Doctor:

El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores recibió informe, mediante memorando I-GSA-18-010000 de fecha 21 de mayo de 2018 y su alcance I-GSA-18-012303 de fecha 19 de junio de 2018, remitido por el supervisor de la aceptación de oferta No. 129 de 2018, en donde pone en conocimiento un presunto incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S.

Una vez revisado lo anterior, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, y soportados en el informe de supervisión, ésta dependencia de la manera más comedida y por medio del presente oficio le convoca a la Audiencia de “Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento” a llevar a cabo en las instalaciones de la presente Entidad; el día viernes 27 de julio de 2018, a las 14:00 horas, en el Salón Anexo a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, ubicado en la Carrera 5 N° 9-03, en la ciudad de Bogotá, diligencia que se adelantará en virtud del presunto incumplimiento contractual con relación a los hechos que se relacionan a continuación, y que tuvieron lugar con ocasión del desarrollo del citado contrato, así:

I. HECHOS DE RELEVANCIA JURÍDICA:

La empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S, mediante autorización suscrita

por el Representante Legal autorizó al Señor ALEXANDER GOMEZ RUIZ para presentar

propuesta para el proceso de Mínima Cuantía No. 002 de 2018, del cual se destacan los

siguientes apartes:

• OBJETO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE INSUMOS PARA LAS PLANTAS ELÉCTRICAS DE EMERGENCIA DE PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO EN LA CIUDADA DE BOGOTÁ D.C.

Que el día 19 de febrero de 2016, se realizó la comunicación de la Aceptación de Oferta No.

129 de 2018, entre el FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES y AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S., con el objeto de

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CON

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SUMINISTRO DE INSUMOS PARA LAS PLANTAS ELÉCTRICAS DE EMERGENCIA DE

PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO

EN LA CIUDADA DE BOGOTÁ D.C.”, en donde se estableció que el plazo de ejecución del

citado Contrato fuera hasta el 31 de Diciembre de 2018, contados a partir de la aprobación de

la garantía, previo registro presupuestal, de igual forma se estableció el valor del mismo hasta

por la suma de cuatro millones cuatrocientos sesenta y dos mil quinientos pesos ($4.462.500)

M/CTE., incluido IVA del 19% y demás impuestos, tasas, contribuciones y costos directos e

indirectos a cargo de contratista, pagos que se realizarían de la siguiente forma:

Diez (10) pagos mensuales incluido IVA del 19% y demás impuestos, tasas, contribuciones y costos directos e indirectos a cargo del Contratista, pagaderos dentro los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la factura por los servicios de mantenimientos efectivamente prestados, el informe del contratista y previa expedición del cumplido a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

Un (1) último pago incluido IVA del 19% y demás impuestos, tasas, contribuciones y costos directos e indirectos a cargo del contratista, correspondiente al mes de diciembre de 2018 el cual debe ser tramitado a más tardar el catorce (14) de diciembre de 2018 y pagaderos dentro de los (10) diez días hábiles siguientes a la presentación de la factura, previa expedición del cumplido a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

Que con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas, el contratista

constituyó la póliza de seguro de cumplimiento N° 33-44-101168472 y de responsabilidad civil

extracontractual N° 33-40-101046264 expedida por seguros del estado, la cual fue aprobada el

día 19 de febrero de 2018.

El día 22 de marzo de 2018, se suscribió la modificación No. 1 a la aceptación de oferta No. 129 de 2018, modificando el plazo de ejecución del mismo, quedando así: “El plazo de ejecución del contrato hasta el 31 de diciembre de 2018, contado a partir de la aprobación de la garantía única de cumplimiento.”

El día 22 de febrero de 2018, el señor Oscar Bohórquez, Técnico de la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S., realizó el mantenimiento preventivo de las plantas eléctricas, cobro que fue realizado con la factura de venta No. 666 por un valor de TRESCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/CTE ($357.000), autorizada mediante cuenta de cobro por el Supervisor del Contrato el día 06 de marzo de 2018 y cancelada el día 14 de marzo de 2018, mediante comprobante de egreso No. 65550018.

El día 28 de marzo de 2018, el señor Alexander Gómez, Técnico de la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S., realizó el mantenimiento preventivo de las plantas eléctricas, cobro que fue realizado con la factura de venta No. 680 por un valor de TRESCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL PESOS M/CTE ($357.000), autorizada mediante cuenta de cobro por el Supervisor del Contrato el día 03 de abril de 2018 y cancelada el día 05 de abril de 2018, mediante comprobante de egreso No. 96229218.

Posteriormente, el supervisor del contrato, mediante oficio S-GSA-18-015236 del 10 de mayo de 2018, solicitó al Representante Legal de Avance Servicios Empresariales S.A., realizar el mantenimiento correspondiente al mes de mayo junto con el cambio de aceite y filtros de las plantas eléctricas puesto que el mantenimiento preventivo no se realizó en el mes de abril. Sin embargo, el oficio fue devuelto por la empresa de mensajería Servicios Postales Nacionales S.A., bajo las causales de devolución “No reside el destinatario” y la “Entidad se traslado”.

En consideración a lo expuesto, el supervisor nuevamente generó oficio S-GSA-18-017341 al Representante Legal de Avance Servicios Empresariales S.A., el día 16 de mayo de 2018, requiriendo el mantenimiento preventivo de las plantas eléctricas de la Entidad de los meses de abril y mayo junto con el cambio de aceite y filtros de las mismas, señalando que el mantenimiento se debe realizar de manera periódica.

Este oficio que fue nuevamente devuelto por la empresa de mensajería Servicios Postales Nacionales S.A., bajo las causales expuestas anteriormente y un registro fotográfico que da cuenta del inmueble en el cual se encontraba ubicado el domicilio de la empresa. Vale decir

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que dicha dirección corresponde a la señalada en la oferta presentada por el contratista para el proceso en mención y que registra como dirección de notificación judicial en el certificado de existencia y representación legal cámara y comercio.

Además, es importante señalar que a la fecha el certificado de existencia y representación legal de la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A. no presenta información que de cuenta del proceso de insolvencia empresarial que se encuentra realizando tal y como lo manifestó en su oficio inicial a esta Entidad.

I. CLÁUSULAS U OBLIGACIONES PRESUNTAMENTE VIOLENTADAS POR EL CONTRATISTA

De conformidad con los Hechos arriba relacionados, la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S., presuntamente pudo haber violado las siguientes obligaciones contractuales:

OBLIGACION

ESTADO / AVANCE

REALIZADO POR EL

SUPERVISOR

Cumplir con los ofrecimientos hechos en la propuesta.

El supervisor del contrato en

repetidas ocasiones ha solicitado

al contratista realizar el

mantenimiento preventivo y

correctivo de las plantas eléctricas

del Ministerio de Relaciones

Exteriores de los meses de abril y

mayo mediante oficios S-GSA-18-

015236 de fecha 10 de mayo de

2018 y S-GSA-18-017341 de

fecha 16 de mayo de 2018,

mantenimientos que hasta la

fecha no se han podido ejecutar

en vista que el contratista ha

hecho caso omiso a los

requerimientos generados por el

Supervisor.

Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto contractual y

que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

El contratista no ha remitido

información que dé a conocer su

lugar de ubicación y los motivos

por los cuales, no ha continuado

con la ejecución del contrato.

El contratista debe realizar con autonomía técnica y administrativa el

mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de insumos para las

plantas eléctricas de emergencia de propiedad del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en la ciudad de Bogotá D.C.,

con las siguientes especificaciones técnicas:

No DESCRIPCIÓN TÉCNICA CANTCAPACIDAD

INSTALADA

1 Planta eléctrica marca FG Wilson 1 265 KVA

2 Planta eléctrica marca PerKin's 1 219 KVA

3 Planta eléctrica marca FG Wilson 1 75 KVA

LAS DESCRIPCIONES Y CAPACIDADES DEL ANTERIOR CUADRO

SE HAN VERIFICADO Y CONFIRMADO

El contratista no se ha presentado

a las instalaciones del Ministerio

de Relaciones Exteriores a

realizar el mantenimiento y

correctivo de las plantas

eléctricas.

Realizar con autonomía técnica y administrativa el mantenimiento

preventivo incluido insumos y correctivo de las plantas eléctricas

descritas en el cuadro anterior numeral.

No se ha realizado el

mantenimiento preventivo incluido

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OBLIGACION

ESTADO / AVANCE

REALIZADO POR EL

SUPERVISOR

insumos y correctivo de las

plantas eléctricas.

El proponente adjudicatario deberá realizar once (11) visitas para cada

una de las plantas eléctricas durante la ejecución del contrato que

resulte del presente proceso de selección, las cuales deberán

coordinarse con el supervisor designado por el Ministerio de Relaciones

Exteriores.

El contratista no ha realizado las

nueve (9) visitas que se

encuentran pendientes para la

revisión de las plantas eléctricas

del Ministerio de Relaciones

Exteriores.

Atender todas las llamadas de emergencia que sean reportadas por el

supervisor designado por el Ministerio dentro de un término no mayor

a tres (3) horas, contadas a partir del requerimiento del servicio.

No se han atendido las llamadas

de emergencia requeridas por el

supervisor para la realización de

los mantenimientos que se

encuentran pendientes desde el

mes de abril de la presente

anualidad.

II. POSIBLES CONSECUENCIAS DEL PRESUNTO INCUMPLIMIENTO:

Conforme lo estipulado por el literal a) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, como eventual consecuencia de la audiencia adelantada, la Entidad podrá declarar el incumplimiento, imponer multas, hacer efectiva la Garantía Única de Cumplimiento respecto de los amparos que esta cubre la cláusula penal pecuniaria, o la de declarar la caducidad del contrato, conforme lo contemplan las cláusulas pertinentes de la Aceptación de Oferta N° 129 de 2018. Lo anterior con fundamento en la Ley 1474 de 2011 y el numeral quinto de la Aceptación de Oferta N° 129 de 2018, en los siguientes términos:

“5. MULTAS Y SANCIONES:

En caso de mora o incumplimiento parcial de alguna de las obligaciones derivadas del contrato o de los contratos por causas imputables al CONTRATISTA, salvo circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito conforme a las definiciones del artículo 1º de la Ley 95 de 1890, EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES a). podrá imponer al Contratista multas, cuyo valor se liquidará con base en un cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato, por cada día de retardo y hasta por quince (15) días calendario. b) MULTAS POR LA MORA EN LA CONSTITUCIÓN DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN: Cuando EL CONTRATISTA no constituya dentro del término y en la forma prevista en el contrato, o en alguno de sus modificatorios, la póliza de garantía única y/o alguno de los requisitos, EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES podrá imponerle multa cuyo valor se liquidará con base en un cero punto dos por ciento (0.2%) del valor del contrato, por cada día de retardo y hasta por diez (10) días calendario, al cabo de los cuales EL MINISTERIO Y/O SU FONDO ROTATORIO podrá declarar la caducidad. c) PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de caducidad o incumplimiento total o parcial de las obligaciones derivadas del contrato o de los contratos, EL CONTRATISTA pagará al EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, a título de pena pecuniaria, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del o los contratos cuando se trate de incumplimiento total del mismo y proporcional al incumplimiento parcial del contrato o de los contratos que no supere el porcentaje señalado. La imposición de esta pena pecuniaria se considerará como pago parcial y definitivo de los perjuicios adicionales por encima del monto de lo aquí pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de la cláusula penal pecuniaria estará amparado, mediante póliza de seguros en las condiciones establecidas en el presente contrato o contratos.”.

En virtud de lo anterior, se da a conocer la tasación de la posible multa que se impondría a la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S., por el presunto incumplimiento parcial de la aceptación de la oferta No. 129 de 2018 al no volver a enviar a sus técnicos a las

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instalaciones de la Entidad para que continuaran con el mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas eléctricas de emergencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y de los cuales, se ha visto expuesto a la repentina interrupción del fluido eléctrico que ha tenido la localidad de los Mártires del Barrio La Candelaria, ubicación que le corresponde a la Cancillería.

MULTA POR DIA

MULTA HASTA POR 15 DIAS

MULTA 0.5% X DIA HASTA 15 DIAS

0,50% 22.313 334.688

Como resultado de la operación que se encuentra justificada en literal a) del numeral 5 de la aceptación de oferta No. 129 de 2018, la multa se impondría por la suma de TRESCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS M/CTE ($334.688).

III. LUGAR, FECHA Y HORA DE LA AUDIENCIA

La audiencia a la cual usted está siendo citado tomará lugar el próximo viernes 27 de julio de 2018, a las 2:00 horas en el Salón Anexo a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, ubicado en la Carrera 5 N° 9-03, en la ciudad de Bogotá.

En el evento de que el Representante Legal de la empresa AVANCE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S. no pueda asistir, dicha empresa deberá adoptar las medidas necesarias para ser representado y asistir a la audiencia, bien sea a través del represente legal suplente o un apoderado debidamente facultado, toda vez que la audiencia no será aplazada.

IV. ANEXOS

Para su conocimiento, se adjunta a la presente comunicación, copia del informe presentado por el supervisor del contrato en mención, y la relación de los siguientes documentos que soportan la presente citación así:

1. Oficio Avance Servicios Empresariales de fecha 25 de abril de 2018 (Iniciación proceso de insolvencia empresarial)

2. Oficio S-GLC-18-014020 de fecha 04 de mayo de 2018 (Respuesta oficio de fecha 25 de abril de 2018)

3. Copia correo electrónico de fecha 02 de mayo de 2018 (Mantenimiento plantas eléctricas)

4. Informe de supervisión mediante Memorando I-GSA-18-010000 de fecha 21 de mayo de 2018

5. Oficio S-GSA-18-015236 de fecha 10 de mayo de 2018 (Solicitud mantenimiento mes de mayo)

6. Copia del formato de devolución de correo de fecha 10 de mayo de 20187. Copia correo electrónico de fecha 15 de mayo de 2018 (Solicitud S-GSA-18-015236)8. Oficio S-GSA-18-017341 de fecha 16 de mayo de 2018 (Solicitud mantenimiento mes

de abril y mayo) 9. Copia del formato de devolución de correo de fecha 17 de mayo de 2018 10. Copia registro fotográfico del inmueble registrado como lugar de domicilio del

contratista11. Copia correo electrónico de fecha 21 de mayo de 2018 (Comunicación Radicado S-

GSA-18-017341)12. Informe de supervisión mediante Memorando I-GSA-18-012303 de fecha 19 de junio

de 201813. Certificación para pagos GSA-129-2018/1 de fecha 06 de marzo de 201814. Factura de venta No. 666 15. Reporte Técnico de las plantas eléctricas de fecha 28 de febrero de 201816. Certificado de aportes parafiscales de fecha 2 de febrero de 201817. Reporte resumen de pago Compensar número de radicación 2558939618. RUT 19. Certificación para pagos GSA-129-2018-2 de fecha 03 de abril de 201820. Factura de venta No. 680

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21. Reporte Técnico de las plantas eléctricas de fecha 28 de marzo de 201822. Referencia Bancaria de fecha 22 de febrero de 201823. Certificado de aportes parafiscales de fecha 2 de abril de 201824. Reporte resumen de pago Compensar número de radicación 2622283125. Relación de pagos de fecha 25 de junio de 2018 26. Certificado de existencia y representación legal de AVANCE SERVICIOS

EMPRESARIALES S.A.S., de fecha 07 de julio de 2018.

Firma_Digital

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZDirector Administrativo y Financiero

Anexos: Lo enunciado en 32 Folios.Cindy Alexandra Orjuela Mendez / MELISSA JOHANNA MONTOYA QUIRAMA / 0022.0092.0000 - Contratos Diez Por Ciento (10 %) de la Menor Cuantia