biblioteca rita

Universidaddel Valle

Número: MP-04-10-DBIB

Versión:

01

Manual de Procedimientos Página: 1 de 10

Fecha de Emisión:

Julio de 2008 Titulo:

GESTIÓN DE LA BIBLIOTECA

Elaborado por: Oficina de Planeación y Desarrollo

Institucional Área de Calidad y Mejoramiento

Revisado por:

Jefe de la División de Bibliotecas

Aprobado por:

Vicerrector Académico

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS.......................................... ....................................................................2

2. ALCANCE............................................ .....................................................................2

3. DEFINICIONES.........................................................................................................2

3.1. División de Bibliotecas .......................................................................................2 3.2. Comité Central de Bibliotecas............................................................................3 3.3. Comité Interno de la División de Bibliotecas ......................................................3

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES .................. ........................................4

5. PROCEDIMIENTOS..................................................................................................5

5.1. Planeación y Dirección de la Biblioteca .............................................................5 5.2. Gestión de Actividades Culturales y Exposiciones de la Biblioteca ...................7 5.3. Campañas Pedagógicas ....................................................................................9

6. PROCESOS RELACIONADOS.............................. ................................................10

7. FORMATOS............................................................................................................10

8. ANEXOS.................................................................................................................10


Número:

MP-04-10-DBIB Versión:

01


Fecha de Emisión:

Julio de 2008 Título:


10/2002 Rev. 001

DEFINITIVO FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL

1. OBJETIVOS

• Describir los procedimientos realizados para la gestión de las Bibliotecas de la

Universidad del Valle. • Identificar en los procedimientos: la secuencia de actividades y sus responsables, las

evidencias o registros de su ejecución, la normatividad que lo rige y el alcance. • Divulgar los procedimientos necesarios para la gestión de las Bibliotecas de la

Universidad del Valle y las actividades culturales que promueve y ejecuta. • Servir como punto de referencia documental en la inducción, capacitación y consulta de

las personas que lo requieran. • Servir como medio de apoyo para el análisis, revisión y mejoramiento de los

procedimientos llevados a cabo.

2. ALCANCE

Comprende todos las actividades necesarias para la planeación, programación, seguimiento y control de los servicios que se ofrecen por parte de la Universidad del Valle. 3. DEFINICIONES

3.1. División de Bibliotecas La División de Bibliotecas es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Académica que tiene como función general, la gestión de las actividades relacionadas con los procesos bibliográficos necesarios para el normal desarrollo de las actividades académicas, de investigación y extensión de la Universidad. Es el órgano central bibliotecario y bibliográfico de la Universidad, la cual estará al servicio de la Comunidad Universitaria y de las personas e instituciones de la región.


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3.2. Comité Central de Bibliotecas Organismo asesor de la Dirección Universitaria en la planificación, desarrollo y gestión de los servicios y actividades de la División de Bibliotecas.

3.3. Comité Interno de la División de Bibliotecas Órgano colegiado de carácter consultivo y asesor de la Jefatura de la División de Bibliotecas y del Comité Central de Bibliotecas.


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4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES • Acuerdo 006 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior. “Por la cual se define la

estructura organizacional de la División de Bibliotecas de la Universidad y se establece su Planta definitiva de Cargos”.

• Resolución 031 de Junio 29 de 2007 del Consejo Superior. “Por la cual se establece el

reglamento para los usuarios de los servicios que ofrece la División de Bibliotecas”. • Resolución 013 de Febrero 27 de 2008 del Consejo Académico. “Por la cual se ratifican

los Centros de Documentación y se dictan otras disposiciones”.


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5. PROCEDIMIENTOS ▲: Actividad de Control

5.1. Planeación y Dirección de la Biblioteca

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Revisar el Plan de Trabajo de la Rectoría y Vicerrectoría Académica para el año en curso Jefe de la División de

Bibliotecas Elaboración del Plan de trabajo

B- Revisar el Plan de Trabajo de la Biblioteca del año anterior Jefe de la División de

Bibliotecas

C- Elaborar borrador del Plan de Trabajo de la Biblioteca para el presente año Jefe de la División de

Bibliotecas

D- Presentar y discutir el borrador en el Comité Interno de la Biblioteca

Jefe de la División de Bibliotecas y Comité

Interno de la Biblioteca

Borrador Plan de Trabajo

E- Realizar recomendaciones, sugerencias y compromisos al Plan de Trabajo Comité Interno de la

Biblioteca

F- Realizar ajustes con base en las recomendaciones y sugerencias del Comité Interno de la Biblioteca


G- Presentar documento ajustado para aprobación del Comité Interno Jefe de la División de

Bibliotecas

H- Aprobar documento final del Plan de trabajo Comité Interno de la

Biblioteca

I- Remitir Plan de trabajo de la Biblioteca a la Vicerrectoría Académica para su aprobación, seguimiento y control


1. Elaboración del Plan de trabajo

J- Aprobar Plan de Trabajo propuesto Vicerrector Académico


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A- Citar a los miembros del Comité Interno para realizar seguimiento al avance de los compromisos del Plan de Trabajo


B- Revisar plan de trabajo con los miembros del Comité Interno

Jefe de la División de Bibliotecas y Comité

Interno

C- Presentar el avance de las actividades que se acordaron realizar Miembros del Comité


D- Analizar el avance del plan de trabajo y proponer estrategias para su ejecución y cumplimiento


E- Establecer acuerdos, ajustes y futuras fechas de revisión del Plan de Trabajo Jefe de la División de

Bibliotecas, Comité Interno de la Biblioteca

F- Presentar el avance de las actividades que se acordaron realizar Miembros del Comité


2. Seguimiento y Control al Plan de trabajo

G- Presentar informe de actividades ejecutadas del Plan de Trabajo al Vicerrector Académico Jefe de la División de

Bibliotecas


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5.2. Gestión de Actividades Culturales y Exposicio nes de la Biblioteca


A- Elaborar Plan de Actividades culturales y exposiciones de la Biblioteca Jefe División de

Bibliotecas y Profesional

Plan de Actividades Culturales

B- Recibir solicitudes de personas o grupos para realizar actividades culturales y exposiciones en la Biblioteca de Cali y Bibliotecas de las Sedes Regionales

Profesional Solicitud

C- Analizar y responder las solicitudes de actividades culturales y exposiciones en la Biblioteca

Jefe División de Bibliotecas y Profesional

Respuesta a la solicitud

1. Planeación

D- Apoyar la logística requerida para la realización de la Actividades Culturales y/o exposiciones

Profesional, Auxiliar Administrativo y

Director de la Sede1

A- Diseñar folletos y afiches para divulgar las actividades culturales y/o exposiciones programadas Profesional

A- Realizar la diagramación de los folletos y afiches para divulgar las actividades culturales y/o exposiciones programadas Auxiliar Administrativo

Diagramación de afiche y/o folleto

2. Divulgación

B- Elaborar comunicado de prensa y enviarlo a los diferentes medios para su divulgación Profesional

A- Llevar a cabo la actividad cultural y/o exposición Persona o Grupo

3- Ejecución e informes

B- Elaborar informe de la Actividad Cultural y o Exposición Profesional

Informe de la Actividad Cultural

1 Cuando la actividad cultural o exposición se realiza en las Bibliotecas de las Sedes


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C- Presentar al Comité Interno de la Biblioteca el informe de las actividades culturales y/o exposición Profesional

Informe de Actividades Culturales

D- Elaborar boletín de divulgación de la programación cultural mensual de la Biblioteca Profesional y Auxiliar

Administrativo Boletín


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5.3. Campañas Pedagógicas


A- Elaborar campañas pedagógicas para la Biblioteca Profesional y

Coordinador Área de Servicios al Público

Solicitud escrita

B- Recibir sugerencias de campañas pedagógicas para la Biblioteca Profesional Solicitud escrita

C- Establecer los objetivos y conveniencia de las campañas pedagógicas ▲

Jefe División de Bibliotecas,

Coordinador Área de Servicios al Público y

Profesional

1. Solicitudes de campañas pedagógicas

D- Definir el tema y contenido de las campañas pedagógicas

Jefe de División de Bibliotecas Coordinador

Área de Servicios al Público y Profesional

A- Realizar la programación de las actividades de la campaña pedagógica

Profesional y Coordinador Área de Servicios al Público

Programación Campaña

Pedagógica

B- Definir el tipo y contenido del material utilizado en la campaña pedagógica Profesional

2. Programación

C- Elaborar el material necesario para la ejecución de la campaña pedagógica en la Biblioteca (Afiches, plegables, señales, etc.) Auxiliar Administrativo Material

F- Realizar la campaña pedagógica Profesional y personal

Biblioteca

G- Elaborar balance e informe de la actividad pedagógica


3. Ejecución

H- Presentar informe de las campañas pedagógicas realizadas ante las instancias correspondientes


Informe de las actividades

pedagógicas


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6. PROCESOS RELACIONADOS

• Desarrollo Humano y Bienestar • Gestión Financiera • Formación

7. FORMATOS

8. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA

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