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Manual del Sistema Integrado de Gestión

M-GE -01

Versión: 02

Fecha: 2020/03/28

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLIN PARA AMÉRICA LATINA

M-GE-01VERSIÓN 1

LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL DE ESTE MANUAL SOLO PUEDE HACERSE CON AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR GENERAL.

________________________________APROBADO POR: SHIRLEY MILENA ZULUAGA COSME

Elaborado por: Claudia Duque- Maribel Sandoval H Revisado por: Ana María Hernández QuirósContratistas Subdirectora de PlaneaciónFecha:26/02/2019 Fecha:28/02/0219

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SECCIÓN 1 1. CONTENIDO DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INTRODUCCIÓN1. CONTENIDO DEL MANUAL DEL SIG sección 12. GESTIÓN DEL MANUAL DEL SIG sección 23. DEFINICIONES sección 3

4. CONTEXTO DE LA BPP sección 4 4.1 Alcance y exclusiones4.2 Presentación de la BPP4.3 Misión, Visión y Políticas4.4 Planificación del sistema integrado de gestión4.5 Cuestiones internas y externas 4.6 Influencia de los factores positivos y negativos4.7 Necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas4.8 Matriz de relación de los procesos con los requisitos de la norma del sistema de calidad

5. PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO sección 5 5.1 Gestión Estratégica 5.1.1 Interacción y planificación de procesos5.1.2 Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión5.1.3 Responsabilidades, autoridad y comunicación5.1.4 Revisión por la Dirección5.1.5 Provisión de recursos5.1.6 Infraestructura5.1.7 Ambiente de trabajo5.2 Gestión de comunicaciones

6. PROCESOS MISIONALES sección 66.1 Planificación de la prestación del servicio.6.2 Productos y/o Servicios6.3 Procesos relacionados con el usuario6.4. Identificación y trazabilidad

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6.5 Propiedad perteneciente a los Usuarios o proveedores externos 6.6 Preservación

6.7 Control de equipos de seguimiento y medición. 6.8 Control de salidas no conformes

7. PROCESOS DE APOYO sección 7 7.1 Planificación de los procesos de apoyo7.2 Talento humano7.3 Gestión de los Recursos Financieros7.4 Infraestructura Informática7.5 Control de documentos del SIG7.6 Infraestructura Interna y Ambiente de Trabajo7.7 Adquisición de bienes y servicios

8. PROCESOS CONTROL Y EVALUACION sección 8 8 Gestión Control y Mejora8.1 Medición, Análisis y Mejora8.2 Satisfacción del usuario 8.3 Auditorías internas8.4 Seguimiento y medición de los procesos8.5 Análisis de datos8.6 Mejora Continua8.6.1 Acciones Correctivas8.7 Gestión de Riesgos

9. Anexos Anexo 1: Despliegue de objetivos estratégicos y de calidad Anexo 2 : Mapa de procesos Anexo 3: Documentación del Sistema Integrado de Gestión Anexo 4: Interacción y planificación de los procesos (Caracterizaciones) Anexo 5: Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Anexo 6: Organigrama Anexo 7: Nomograma Anexo 8: Maestro de indicadores

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SECCIÓN 2

2.GESTIÓN DEL MANUAL 2.1 Objetivo del manual El principal propósito de éste manual es establecer la Política de Gestión Integral de la BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO y describir el Sistema Integrado de Gestión.

Otros propósitos que se pretenden con el MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN son:

Describir el CONTEXTO y el alcance del Sistema integrado de Gestión Implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión que sea eficaz,

eficiente y efectivo Suministrar las bases documentales para las auditorias. Entrenar al personal en los requisitos del Sistema Integrado de Gestión. Asegurar la continuidad de éste sistema en circunstancias cambiantes. Establecer las bases para la gestión por procesos, que permita incorporar al

SIG otros sistemas congruentes como el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo.

2.2 Presentación y uso del manual

Responsabilidades con respecto al manual

Las responsabilidades con respecto al manual están distribuidas así:

Responsabilidades del Director General.

Aprobar el contenido del manual, ratificando con su firma en la portada del mismo, cada vez que se realicen modificaciones internas en el documento.

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Responsabilidades del Área de Planeación

Incorporar los cambios autorizados por la Dirección General

Controlar la publicación y distribución a los empleados autorizados.

Actualizar permanentemente las copias controladas del manual.

Archivar y mantener actualizado el original del manual.

Estructura para la elaboración del MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNPara la elaboración del manual se utilizan 2 formatos:

El formato para la portada del manual: Contiene el nombre de la BPP, el nombre del manual, actividad, restricciones de uso, numero de versión, casillas para elaboración, revisión aprobación y fecha correspondiente.

El formato para las páginas internas: Las páginas internas de cada sección, llevan además del contenido, la paginación correspondiente en su parte inferior

2.3 Control del manual

Revisión del manual El manual y su contexto se revisará anualmente conforme evolucione la Entidad y sus riesgos y oportunidades, y deberá ser modificado respecto a su contenido y precisión cuando se considere necesario para mantenerlo vigente, siendo responsabilidad de la Subdirección de Planeación realizar esta actividad, verificando que lo escrito corresponde a lo que se hace, firmando como constancia de ello en la casilla correspondiente a “revisado por”, que aparece en la portada.

Aprobación del manualLa aprobación de cada sección la hace el Director General, verificando que lo escrito se ajusta a las políticas de la Entidad, firmando en la casilla correspondiente a “aprobado por”, que aparece en la portada del manual.

Cambios o modificaciones del manualCualquier empleado de la BPP o alguien que tenga algún tipo de vinculación con éste, puede sugerir cambios o modificaciones al manual, para lo cual debe dirigirse a la Subdirección de Planeación, quienes deben decidir o no la conveniencia de incluirla en el

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manual. En caso afirmativo debe someterse a revisión y aprobación tal como se describió en los dos numerales anteriores, siendo responsabilidad de la Subdirección de Planeación, dejar registrada la naturaleza de los cambios del manual en el formato de “Listado de control de documentos internos”.

Control de copiasExisten 2 tipos de copias, que son las copias controladas y no controladas, siendo responsabilidad de la Subdirección de Planeación, determinar el tipo de copia que se le entrega a los usuarios autorizados. Las copias impresas deben ser identificadas con un sello de “Copia Controlada” y la copia digital se considera también, como copia controlada.

SECCIÓN 3

3. DEFINICIONES

Comité de Gestión y Desempeño: Grupo conformado por el Director General y los jefes de procesos, quienes se reúnen periódicamente para tratar temas relacionados con el sistema integrado de gestión y el MIPG. (modelo integrado de planeación y gestión)

Gestión del manual: Mecanismos definidos para la preparación, elaboración, presentación, revisión, aprobación, modificación, distribución y archivo del Manual del Sistema Integrado de Gestión

Manual del sistema integrado de gestión: Documento que especifica el Sistema de Gestión Integrado de la Entidad.

Manual especifico de funciones y competencias laborales: documento que especifica las competencias, las funciones y la autoridad de cada uno de los cargos de la BPP.

Manual de procedimientos: Documento que contiene todos los procedimientos de cada uno de los procesos del Sistema integrado de Gestión.

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Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Sistema integrado de Gestión: Es el sistema de gestión de la Entidad que adopta y armoniza las normas MIPG, ISO 9001:2015, ISO 1401:2015 y el SG-SST, bajo un esquema de operación por procesos.

Versión: Es el número de veces que ha sido elaborada y modificada cada sección del manual del sistema integrado de gestión.

Usuario: Es el beneficiario o población que requiere de los servicios de la BPP.

Cultura: es el conjunto de rasgos distintivos, espirituales, materiales, intelectuales y emocionales que caracterizan a los grupos humanos y que comprende, más allá de las artes y las letras, modos de vida, derechos humanos, sistemas de valores, tradiciones y creencias

Memoria: Las memorias se refieren a la huellas y los significados que deja en nosotros lo vivido, las memorias son cambiantes, están asociadas a emociones y reconstruyen de manera selectiva eventos, datos y hechos, según los significados que le atribuimos al pasado, los intereses en juego y las representaciones que nos hacemos de nosotros mismos, de los otros y del lugar que ocupamos en la sociedad.

Cátedras: Programa de formación humanística que se proyecta hacia la comunidad con una serie de conferencias en torno a una temática específica, las cuales permiten espacios de reflexión y de debate entre los asistentes. Es un espacio abierto donde los asistentes pueden interactuar con los ponentes.

Talleres: Espacios de co-creación que ofrece la Biblioteca con personas profesionales en las áreas de literatura, artes plásticas, música para que transmitan esos conocimientos e incentiven a los asistentes a desarrollar capacidades, habilidades lingüísticas y creativas.

Presentación de Libros: Socialización que hace un autor o grupo de autores de un texto u obra, sobre un tema específico en un género determinado: novela, cuento, poesía, ensayo, narrativa gráfica, buscando con ello que otras personas conozcan su contenido y las motivaciones que lo (s) llevó (aron) a plasmar su pensamiento en el producto que está (n) presentando.

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Proyección de Películas: Divulgación de obras en formato de vídeo o documental que buscan incentivar entre los asistentes la reflexión acerca de diferentes temas ya sean históricos o coyunturales.

Exposiciones: Exhibición de contenidos por medio de dispositivos museográficos de forma permanente, temporal o itinerante, que busca acercar a los públicos con temáticas de los acervos bibliográficos y documentales propios, como con la producción artística y cultural de agentes externos.

Repositorio Digital: Espacio en el sitio web institucional que facilita la consulta de contenidos textuales, visuales y/o sonoros de los acervos bibliográficos y documentales de la Biblioteca, articulando esta información con otros enlaces de contenidos similares.

Curaduría: Es la actividad que realiza un curador de contenidos o un grupo de intermediarios críticos, para encontrar, organizar, presentar y compartir información valiosa (contenidos) de muchas formas, sobre un tema específico; facilitando en el usuario su visión crítica o reflexiva sobre una temática o género.

Tertulias: Espacios de discusión en donde los asistentes comparten sus impresiones alrededor de obras de la literatura local o universal y del conocimiento general, que se tiene sobre los autores y su producción.

Archivos sonoros y audiovisuales.Colección conformada por registros sonoros y audiovisuales que corresponden a conferencias, cátedras abiertas, conciertos, debates, entre otros, realizados en la biblioteca en asocio con instituciones educativas y culturales, que comprenden gran variedad de temas a cargo de especialistas locales, nacionales e internacionales. La importancia documental y patrimonial de los archivos sonoros y audiovisuales que alberga la biblioteca, radica en su valor cultural, artístico, educativo, histórico y científico, como testimonio significativo y a menudo único del pensamiento de intelectuales, investigadores, académicos, artistas, científicos y escritores nacionales y latinoamericanos del siglo XX y XXI.

Archivos personalesLa biblioteca conserva los documentos que hacen parte de los archivos personales que representan la vida y obra de reconocidos escritores antioqueños, fuentes de información relevantes para comprender tanto los ámbitos históricos y socioculturales de su producción intelectual, así como, su relación con otras dinámicas culturales, educativas, científicas, sociales y artísticas a escala local y global. Estos archivos están conformados por libros, obras inéditas, manuscritos, meca-nuscritos,

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correspondencia (enviada y recibida), artículos, registros sonoros y audiovisuales. Algunos de estos archivos corresponden a: Manuel Mejía Vallejo, Carlos Castro Saavedra, León de Greiff, Adel López Gómez, de escritores del movimiento nadaista, entre otros

Catálogo en línea / opac (open public catalog access): Herramienta automatizada para la búsqueda y localización de las publicaciones o colecciones de una biblioteca, se puede consultar en terminales ubicadas en la biblioteca o por fuera de ella, mediante internet.

Consulta de publicaciones en salas patrimonialesEs un servicio mediante el cual la biblioteca facilita a los usuarios el acceso a las colecciones patrimoniales, mediante el préstamo temporal en las salas de consulta destinadas para tal fin.

Consulta, solicitud y licenciamiento de imágenes del archivo fotográficoLa biblioteca mediante este servicio facilita a los usuarios el acceso a las fotografías que alberga en sus colecciones, a través del repositorio digital, los índices por fondos, álbumes y publicaciones de los fotógrafos.Los usuarios pueden realizar solicitudes por correo electrónico, telefónicamente o por el servicio de referencia virtual / en línea.El ingreso de los usuarios al Archivo es restringido, en cumplimiento de normas técnicas, ambientales y de seguridad.La biblioteca mediante el licenciamiento de imágenes facilita las reproducciones para uso personal, académico, editorial y comercial, según tarifas vigentes al solicitar el servicio.

Fondos fotográficos La biblioteca cuenta con un Archivo fotográfico, conformado por imágenes patrimoniales, producidas desde 1848, en distintos soportes y formatos, entre los que se destacan los daguerrotipos, ferrotipos, ambrotipos, opalinas y tarjetas de visita. Comprenden gran variedad de temas, los cuales abarcan ámbitos de la cultura, la política, la economía, la ciencia y la tecnología, las artes, la educación, el deporte, la arquitectura y la historia, especialmente de Medellín, Antioquia y Colombia. El alto impacto y visibilidad de este Archivo se pone de manifiesto en el reconocimiento otorgado en el año 2012 por la UNESCO como “Registro regional de Memoria del Mundo”.

Formato:

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Se refiere a la forma o modo de presentación de una publicación. Es decir en formato libro, revista, periódicos, fotografías, afiches, plegables, folletos, películas, música, mapas.

Fuentes de información:Son instrumentos que permiten la ubicación y acceso a datos y referencias bibliográficas, para satisfacer una demanda de información o conocimiento. Existen diferentes tipos de fuentes, para la búsqueda directa de la información y para la localización e identificación de publicaciones, como diccionarios, directorios, anuarios, atlas, almanaques, enciclopedias, publicaciones seriadas, bibliografías, bases de datos, internet, unidades de información, catálogos de bibliotecas, entre otros.

Guía de localización: Acrílico que se coloca en la estantería, para identificar el lugar en donde se retiró la obra de la colección, ya sea por razones del servicio o por trabajos técnicos internos.

Referencia especializada:Orientación personalizada a los usuarios en el acceso a la información registrada en diversos soportes y formatos referidos al patrimonio bibliográfico y documental que se encuentran en las colecciones de la biblioteca, así mismo guiarlos en el manejo de herramientas bibliográficas y recursos tecnológicos que les permitan ubicar las fuentes que respondan a sus necesidades de información y conocimiento. Este servicio requiere de niveles de búsqueda exhaustiva para localizar la información solicitada; la conversación o entrevista del personal de la biblioteca con el usuario es detallada, con el propósito de delimitar todos los aspectos de la consulta.

Repositorio digital enki: Plataforma que permite el almacenamiento de objetos digitales, crear y gestionar los registros bibliográficos electrónicos para el acceso en línea al público a través de internet, con licencia de acceso creative commons 2.5 y con un visor de acercamiento de imágenes. Se tienen en cuenta formatos y estándares internacionales para el tratamiento de documentos digitales.

Servicio de bibliografías:Es un servicio que consiste en la elaboración de listas de referencias bibliográficas y documentales de las colecciones patrimoniales que se encuentran en la biblioteca y que responden a las temáticas específicas previamente solicitadas por los usuarios.Las bibliografías son remitidas por correo electrónico.

Software janium technology:

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“Es un sistema para automatizar ciertas labores de una biblioteca bajo estándares internacionales. Algunos módulos que lo integran son: el control bibliográfico (catalogación), el control de autoridades, el catálogo al público, el referencista electrónico, el préstamo”.

Soporte: Es el material físico donde se almacenan datos e información puede ser impreso/papel o digital /dispositivo electrónico.

Formación de usuarios: Es una práctica que se lleva a cabo en las bibliotecas y centros de documentación, donde el manejo de la información es un factor importante y esencial en la educación y en todos los niveles de aprendizaje.

Promoción de lectura: Acción o conjunto de acciones dirigidas a acercar a un individuo y a la comunidad a la lectura , elevándola a un nivel superior de uso y gusto; de tal forma que sea asumida como una herramienta indispensable en el ejercicio pleno de la condición vital y civil.

Animación a la lectura: Es cualquier acción dirigida a crear un vínculo entre un material de lectura y un individuo o grupo. Para ello, se requiere indispensablemente de la lectura silenciosa, en voz alta o de la narración. En ella puede o no estar involucrados otros elementos, como por ejemplo algunos medios didácticos.

Estrategia de animación a la lectura: Es la formulación táctica de un conjunto de acciones, conscientemente estructuradas, que se emplean para alcanzar el objetivo básico de la animación, buscan crear un vínculo entre el individuo y el material de lectura. (…)

Programa: Es un conjunto de estrategias, con objetivos de un plan, que deberá cumplirse dentro de un tiempo en consonancia con el plan operativo y plan de acción de la biblioteca.

Programa institucional de Promoción de lectura y escritura de la BPP está compuesto por una serie de estrategias que van más allá de ser sólo actividades, en la medida en que las estrategias tienen una intención y estructura definidas según las características de las comunidades, grupos e individuos con los que se realizan, y se han sistematizado de acuerdo a los objetivos básicos de la promoción de la lectura. Así que, lo que se presenta en este documento son las estrategias por medio de las cuales se desarrolla el programa institucional.

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SECCIÓN 4 4. CONTEXTO DE LA ENTIDAD

EL CONTEXTO de la BPP describe las cuestiones externas e internas que son pertinentes para la definición y el logro de las directrices estratégicas de la Entidad, su cometido estatal y sus objetivos de calidad.

El Contexto responde a lo dispuesto en la norma:

ISO 9001:2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”

4.1 ALCANCE Y EXCLUSIONES

La Entidad ha determinado los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad para establecer su alcance.

Para determinar el alcance se han tenido en cuenta los aspectos externos e Internos, así como los requisitos y expectativas de las partes interesadas señaladas, las actividades, productos y servicios, las unidades, funciones, límites de la Entidad y las obligaciones de cumplimiento una vez se han conocido los requisitos legales.

El alcance definido para el Sistema de Gestión de Calidad está disponible en la página web y se mantiene como información documentada, siendo parte integral de este documento.

Alcance del Sistema de Gestión de la calidad (NTC-ISO 9001:2015):

Gestión de colecciones generales y patrimoniales, gestión de contenidos, experiencias y servicios bibliotecarios para la ciudadanía, en la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina y sus filiales.

No aplicabilidad:

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Se ha determinado que el siguiente requisito no es aplicable a las operaciones de la Entidad y se documenta como exclusión.

Diseño y desarrollo del servicio: Numeral 8.3. De ISO 9001:2015

Toda vez que los productos y servicios que presta la Entidad ya está determinados por la legislación aplicable.

Como parte integral en la definición del Alcance puede verificarse:

Matriz DOFA y árbol de propósitos y problemas del plan estratégico Mapa de riesgos por procesos Normo grama Despliegue estratégico Anexo 01 Caracterizaciones de procesos Anexo 04

4.2 PRESENTACIÓN DE LA BPP

La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina BPP- fue fundada por convenio entre la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura –UNESCO- y el gobierno de Colombia en 1952. Es una de las experiencias que este organismo internacional proyectó como modelo de bibliotecas para poblaciones de escasos recursos en África, India y América Latina. De acuerdo con las directrices trazadas por la UNESCO en su manifiesto La Biblioteca Pública, fuerza viva para la educación popular (1949), el fin primordial de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín consistía en hacer frente a las necesidades especiales de los recién alfabetizados, ofrecer servicios bibliotecarios a los niños y constituir un centro de educación popular para la comunidad. Una vez la Biblioteca Pública Piloto estuviera totalmente desarrollada debía suministrar otros servicios y actividades culturales a todos los miembros de la sociedad para despertar interés por los libros.

La Biblioteca de tipo "piloto" indica que es una biblioteca modelo que sirve de orientación para organizar y fundar las bibliotecas del lugar donde actúa, y determinar las experiencias que pueden aprovechar otras bibliotecas para organizarse y prestar buenos servicios. La nuestra, además de "piloto" es "pública" de la ciudad donde ha sido establecida, por eso siempre debe llevar el nombre de la ciudad que sirve y ofrecer

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fisonomía propia. Una biblioteca es un centro de información y de formación para la comunidad cuyo papel consiste en transformar inmensas masas de gente que no lee en lectores habituales.

La primera sede de la BPP, en la década del 50 se ubicó en la avenida La Playa en el centro de la ciudad de Medellín. La Ciudad contaba con una población en crecimiento con grandes posibilidades y experiencias por la lectura y la escritura.Se establecieron una serie de programas y de actividades para aproximar el libro al lector, descentralizando su actividad y creando los puestos bibliotecarios en empresas, hospitales, zonas comerciales, sitios de reclusión y, por supuesto, impulsando la estrategia de las cajas viajeras en escuelas y colegios. Además de la creación de filiales o bibliotecas satélites.

En la década del sesenta, la BPP, se traslada al sector de Otra banda, hoy barrio Carlos E. Restrepo, al edificio donde tiene su sede actual.

La Biblioteca Pública Piloto de Medellín se ha convertido en la primera biblioteca pública patrimonial de Antioquia y en el ámbito nacional se le reconoce como la una de las mejores bibliotecas públicas en cuanto al contenido patrimonial y la prestación de servicios.

El impulso del área patrimonial consagrado estratégicamente desde 1995 en el primer Plan de Desarrollo de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín que establece el interés por identificar, recuperar, organizar, conservar, analizar y divulgar el patrimonio de la identidad regional y nacional, a través del patrimonio documental, bibliográfico, visual y sonoro que posee, le garantiza el reconocimiento de Biblioteca Pública Patrimonial.

Para 2012, la Oficina de Comunicaciones y Extensión Cultural apoyó el Plan de Lectura y Escritura: "Medellín, una ciudad para leer y escribir" 2009-2014, de la Alcaldía de Medellín1con la realización de múltiples actividades de promoción de la lectura, entre ellas, los talleres de formación y creación en la BPP como el Taller de Escritores. El área patrimonial se gesta, una década atrás en 1985, cuando la Biblioteca defendió la tarea de reunir, conservar y organizar fuentes documentales y bibliográficas con información sobre la región antioqueña mediante la creación de la Sala Antioquia, la adquisición del archivo fotográfico de Foto Rodríguez, el archivo sonoro y documental del Maestro Otto de Greiff, y la realización de una serie de exposiciones sobre la vida y la obra de destacados personajes de la literatura antioqueña.

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En la Actualidad la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina está conformada por la sede central, ubicada en el Barrio Carlos E. Restrepo y sus cuatro (4) Filiales, ubicadas en zonas periféricas. Las Bibliotecas Filiales son la presencia de la Biblioteca Pública Piloto en los barrios de la ciudad. Ellas hacen parte en el diario acontecer de la comunidad con actividades de promoción y fomento a la lectura, servicios bibliotecarios y extensión cultural.

De los eventos académicos y culturales se cuentan con grabaciones de audio desde 1978 y con la transmisión vía Streaming (a partir de 2013), lo cual permite que se conserve un patrimonio sonoro y de imagen con contenidos de interés que luego sirven al público investigador para la elaboración de diferentes proyectos.

Se cuentan desde 1978 con más de 6.000 grabaciones, en las que se tienen las voces de reconocidos personajes a nivel local, regional, nacional e internacional que han pasado por la Biblioteca para tratar diversas temáticas de actualidad y de interés para el público. Entre ellos: Marta Traba, Jorge Luis Borges, Juan Zuleta Ferrer, Estanislao Zuleta, Carlos Lleras Restrepo, Misael Pastrana Borrero, Belisario Betancur, Manuel Puig, Camilo José Cela, Manuel Mejía Vallejo, Germán Vargas Cantillo, Jotamario Arbeláez, Poetas participantes en las diversas versiones del Festival de Poesía, Mario Rivero, Otto Morales Benítez, Michael Hill, Germán Colmenares, Camila Loboguerrero, Diego León Hoyos, Luis Alberto Álvarez, Roberto Rubiano, Camilo Moreno, Álvaro Tirado Mejía, Ernesto Samper Pizano, Álvaro Uribe Vélez, César Gaviria Trujillo, Darío Ruiz Gómez, Elkin Restrepo, Fernando Cruz Kronfly, Celson Román, Kurt Levy, Bernardo Hoyos, Héctor Abad Gómez, entre otros.

Normatividad general

MIPG 2017 ISO 9001:2015 SGSST Normas NIC-SP Manifiesto de la Unesco/IFLA para Bibliotecas Públicas 1994. Normatividad vigente fiscal sobre Desarrollo de Colecciones Directrices para una política de desarrollo de las colecciones sobre la base del

modelo Conspectus: sección de adquisiciones y desarrollo de colecciones. IFLA, 2001.

Normativa vigente fiscal cultural Plan de Desarrollo Cultural de Medellín 2011-2020. Ministerio Cultura Biblioteca Nacional Ir a Normo grama

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4.3 MISIÓN, VISIÓN y POLITICA

Con el propósito de establecer y mantener la consistencia y la claridad del propósito de la entidad y el norte al cual pretende dirigirse, la entidad determina la continuidad de la Misión y Visión Institucional y establece su Política de Gestión.

Misión

“La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina fomenta el libre acceso a la información, la cultura, el aprendizaje y la generación de conocimientos. Es un puente entre tiempos que: Promueve la identificación, organización, valoración, preservación y divulgación del patrimonio bibliográfico y documental, contribuye a la formación de sujetos críticos e independientes, al diálogo de saberes y la comprensión del entorno. Estimula la convivencia y la diversidad cultural; el fortalecimiento de las identidades y memorias locales, nacionales y latinoamericanas”.

Visión

“La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina en el año 2024 se consolidará como un referente de interacción de ideas, información, conocimientos y saberes. Será un centro de pensamiento, patrimonio y memorias vivas; desde una gestión cercana, eficaz y sostenible. Propiciará la participación, apropiación y el empoderamiento activo de la ciudadanía, para la incidencia social y cultural; reconociendo en el pasado y en el presente la configuración de las transformaciones de la sociedad”.

POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL

En la BPP, gestionamos el conocimiento como eje trasversal de nuestra naturaleza, para su transferencia y la apropiación sociocultural de la comunidad; con el fin de potenciar en el ciudadano la capacidad de aprendizaje, co-creación y la valoración del patrimonio y las memorias vivas.

Estamos comprometidos al logro de este propósito, a través del cumplimiento de los requisitos y necesidades de las partes interesadas, el mejoramiento continuo de los procesos, la generación de contenidos y proyectos, el desarrollo humano integral de nuestros colaboradores y el cuidado del medio ambiente.

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Comunicación y entendimiento de la política de Gestión Integral.

Con el fin de asegurar el entendimiento y compromiso en la aplicación de la política de Gestión Integral, la alta Dirección la difunde en carteleras, en volantes, en la web, en talleres y la explica haciendo énfasis en la importancia de cumplir con los requisitos convenidos con el Usuario, para asegurar su entendimiento y comprensión por parte del personal.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Las Políticas de operación son directrices que suministran orientaciones generales que guían la operación y método de ejecución de las tareas de la BPP, con miras a la implementación de las estrategias institucionales coherentes con las disposiciones de operación de la Biblioteca Pública Piloto.

Las políticas de operación se pueden visualizar en la caracterización de los procesos.

Políticas de Operación del MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

a. Este documento debe ser parte de todo proceso de inducción y reinducción de los servidores públicos de la Biblioteca Pública Piloto.

b. Este documento debe servir de base para asegurar el cumplimiento de la gestión de los procesos de la Entidad, así como todos los documentos aquí referenciados.

c. Es responsabilidad de todos los servidores públicos y particulares que ejercen funciones públicas a nombre de la Biblioteca Pública Piloto, cumplir con lo dispuesto en este documento.

4.4 Planificación del Sistema Integrado de Gestión

Objetivos Estratégicos y de Calidad

1. Posicionar la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina como centro vivo de información y pensamiento.

2. Generar ruta de apropiación social del patrimonio y las memorias de los materiales de la Biblioteca Pública Piloto.

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3. Diseñar e implementar estrategias de aprendizajes y co-creación

4. Construir un modelo de contenidos y proyectos que promuevan la incidencia social y cultural.

5. Consolidar una entidad eficaz, sostenible, trasparente, responsable y comprometida con el medio ambiente.

Sistema Integrado de Gestión

El S.G.C se puede visualizar en los gráficos siguientes:

Mapa de procesos de la Biblioteca Pública Piloto

Gestión por ProcesosPara adoptar un enfoque basado en procesos, la organización Identificó todas y cada una de las actividades que realiza. A la representación gráfica, ordenada y secuencial de todas las actividades o grupos de actividades se le llama mapa de procesos y sirve para tener una visión clara de las actividades que aportan valor al servicio recibido finalmente por los usuarios. En su elaboración intervino toda la organización, a través de un equipo multidisciplinario con presencia de personas conocedoras de los diferentes procesos.

A través del desarrollo del Plan Estratégico, se diseña la gestión por procesos para definir el esquema operacional que da soporte a la ejecución de la estrategia. Cada objetivo de proceso está orientado al desarrollo de los objetivos estratégicos, para contribuir desde la gestión del día a día al cumplimiento de la Misión, La Visión y la Política de Gestión Integral. La Biblioteca Pública Piloto, establece su modelo de operación bajo el siguiente esquema de procesos:

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La BPP ha establecido, implementado, mantiene y mejora de forma continua el Sistema de Gestión de la calidad incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, en concordancia con los requisitos de las normas ISO 9001, necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación a través de la organización, para ello:

a) Establece las entradas requeridas y las salidas esperadas de tales procesos.

b) Determina tanto la secuencia como la interacción de estos procesos.

c) Determina y aplica los criterios y métodos necesarios para asegurar la eficacia de la operación y el control de estos procesos.

d) Estipula los recursos necesarios para estos procesos y asegura que están disponibles.

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e) Asigna responsabilidades y autoridades para estos procesos.

f) Maneja los riesgos y oportunidades

g) Evalúa tales procesos e implementa los cambios necesarios para asegurar que estos procesos logran los resultados previstos.

h) Mejorar los procesos y el Sistema de Gestión integral.

Organigrama

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4.5 CUESTIONES INTERNAS Y EXTERNAS

La Entidad ha definido las cuestiones externas e internas que pueden afectar al propósito de la misma y pueden afectar a los objetivos estratégicos y la planificación del Sistema de Gestión.

COMPRENSIÓN DEL CONTEXTO EXTERNO

La comprensión del contexto externo considera las cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local. Como parte de este análisis se han realizado diferentes ejercicios de revisión y profundización los cuales se relacionan a continuación para su consulta:

Plan Estratégico 2018-2024 Un puente entre tiempos: En su numeral 2 analiza el contexto internacional, nacional, local e institucional desde el ámbito legal, estratégico, misional, social y financiero.

Estudio técnico para la adecuación administrativa de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina: En su fase diagnostica incluye la revisión y los análisis de los entornos financiero, Político- administrativo, económico, social, ambiental y tecnológico.

Cuestiones legales y reglamentarias

El estudio normativo del contexto actual de la entidad, recopila una cantidad considerable de normas que regulan el quehacer de la BPP en sus diferentes procesos. Instrumentos para consulta:

Normo grama de la BPP: Es una herramienta que permite conocer cuáles son las normas que regulan las actuaciones para el desarrollo del objeto misional y administrativo y su aplicabilidad en los diferente procesos, este documento contiene normas como: leyes, decretos, acuerdos, estatutos, manuales de interés de la entidad que permiten identificar las competencias, responsabilidades y funciones de la Entidad.

Plan Estratégico 2018-2024 Un puente entre tiempos: En su numeral 2 analiza el contexto nacional a nivel de normatividad y planes externos de mayor jerarquía aplicable a la Entidad, con el fin de establecer una alineación vertical de los esfuerzos.

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En su numeral 2.2.9. Denominado: Leyes, Acuerdos y Decretos: establece el Compendio de la normativa nacional, municipal e interna de la Biblioteca Pública de Medellín para américa latina que permite ser el fundamento jurídico de la entidad con el fin de proporcionar el libre acceso a la información de una manera amplia, actualizada y representativa y la formación de lectores críticos y creativos apoyando la educación permanente formal y no formal en la sociedad.

COMPRENSIÓN DEL CONTEXTO INTERNO

Se consideran cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización. Lo cual se visualiza en los siguientes instrumentos:

Plan Estratégico 2018-2024 Un puente entre tiempos: En su numeral 2.4 analiza el sistema de gestión, la estructura y la cultura organizacional y en su numeral 2.5 establece el análisis interno y de los procesos.

Estudio técnico para la adecuación administrativa de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina: En su fase diagnostica incluye el análisis de la capacidad institucional y en su numeral 4 incluye el análisis de procesos y de la prestación del servicio.

4.6 INFLUENCIA DE LOS FACTORES POSITIVOS Y NEGATIVOS-MATRIZ DOFA

La matriz DOFA, es una herramienta administrativa que nos ayuda a realizar un diagnóstico de la entidad para entender cómo vamos, como estamos, que decisiones tomamos y nos enseña el camino correcto cuando las ideas que están dentro de ella son reales y verdaderas. También nos da una visión global e integral de la Entidad, nos permite ser objetivos y saber que riesgos asumir y cuáles no, conjuntamente nos ayuda a clarificar lo que debemos mejorar y a conocer el camino de la solución de los problemas. Recolectamos dentro de ella oportunidades que deben ser aprovechadas y tener claridad en donde encaminar los recursos y esfuerzos.

Esta herramienta ha sido crucial en las etapas de planificación de la Entidad por lo cual la encontramos en los siguientes instrumentos:

Plan Estratégico 2018-2024 Un puente entre tiempos: numeral 2.5.2. Matriz DOFA: Con el análisis del contexto e información que enmarca el sector social, se identifican las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas, que pueden ser objeto de intervención desde la Biblioteca Pública Piloto, con miras a identificar los

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problemas para el accionar de la Entidad, tendientes al fortalecimiento de las políticas y los procesos de memoria de la ciudad.

Para la compilación de la matriz DOFA construida de forma colaborativa por la entidad y complementada por voces de ciudad relevantes para estas reflexiones, se procede a agrupar los extensos hallazgos en categorías de análisis transversales a toda la entidad relacionadas con el Fortalecimiento institucional y los aspectos misionales.

Del ejercicio DOFA, construido con los diferentes actores, se priorizaron 5 problemas, los cuales se analizan bajo la metodología de Análisis de Problemas y Objetivos para la definición de los propósitos de la Biblioteca Pública Piloto y de los medios para lograrlos (planteamiento estratégico).

4.7 NECESIDADES, EXPECTATIVAS Y REQUISITOS DE LAS PARTES INTERESADAS

COLABORADORES: CONTRATISTAS LIDERES DE AREA SUBDIRECCIONES VINCULADOS VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRACTICANTES UNIVERSITARIOS

NECESIDADES: Conocer completamente los

procesos del área. identificar los objetivos a

cumplir. Cumplir con las fechas de

entrega requeridas para el seguimiento y control de los procesos.

Capacitarse en el rol que desempeña.

Implementar nuevas acciones para el mejoramiento de los procesos.

Desarrollar las acciones propuestas para sus ocupaciones.

Fortalecer el portafolio de Servicios para tener más participación de usuarios en la BPP.

EXPECTATIVAS: Mejorar la planeación y

programación contractual Mantenerse actualizado en los

diferentes conocimientos por los cuales se requiere en su puesto.

Cumplir con las funciones y evolucionar en pro de avanzar en los procesos.

Realizar la caracterización de usuarios, para llegar de forma eficaz a los usuarios potenciales de la entidad y cumplir con los objetivos de la BPP.

Cumplir con los valores, principios, deberes de la BPP en toda acción que esté representando la institución.

Participar activamente en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

REQUISITOS Ley 909 de 2004.

Y decretos reglamentarios.

Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios.

Normatividad vigente en seguridad social para empleados públicos.

Normatividad vigente en salud y seguridad en el trabajo (ver normograma).

Reglamento interno de trabajo.

Contratos de

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Cumplir con los lineamientos establecidos en los procedimientos, manuales y caracterización de los procesos.

Implementar el Sistema de Gestión de Calidad.

Suministrar oportunamente los insumos requeridos para el buen desempeño de las funciones.

Coordinar las acciones propuestas de los programas del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

Fortalecer y sostener la Gestión de proyectos y alianzas de la entidad.

Disponer del recurso humano necesario para la operación de los procesos.

Conocimientos en las acciones del Sistema de Gestión de Calidad.

Responder oportunamente las PQRSD, recibidas por los usuarios.

Mejorar las comunicaciones internas de los equipos conformados por cada proceso.

Realizar reuniones al interior de los equipos de trabajo que contribuyan al conocimiento continuo y actualización de la dinámica de la institución.

Fortalecer los mecanismos de seguridad del material bibliográfico.

Contar con una persona responsable de la información tecnológica.

Implementar una infraestructura tecnológica acorde a las exigencias de las TIC.

Que el sistema de Seguridad y salud en el trabajo se evidencie dentro de los procesos.

Establecer acciones y participar en la aplicación del sistema integral de gestión, sistema de seguridad y salud en el trabajo y programas ambientales por parte de los formadores en las estrategias de la Oferta Institucional

Posicionar a la BPP, como referente patrimonial, cultural y formativo de la ciudadanía.

La posibilidad de consolidarse como el lugar que recoge, preserva y construye el patrimonio de la ciudad (pasado y construcción de lo que será el patrimonio en un tiempo y que permitirá leer a la Medellín de hoy, sus realidades, aconteceres y situaciones).

Aplicar eficazmente los lineamientos establecidos en el manual de atención al ciudadano.

La reconocida trayectoria en los distintos niveles territoriales en el campo de las Bibliotecas Públicas.

Formación, actualización y capacitación de los servidores y personal de la BPP en competencias bibliotecarias. Generar de forma articulado con el área de Talento Humano, un proceso de formación e información continua, consistente y pertinente en los temas que sean requeridos para el afianzamiento de la estrategia de cambio de la BPP.

Buscar la participación de los servidores en las decisiones que le darán un ajuste renovado a la calidad y prestación de los servicios internos y externos de la Biblioteca. Gestionar comunicación multimedia que posibilite el acercamiento de equipo de trabajo de la BPP a estrategias de tipo vivencial – experiencial de la BPP que acerquen temáticas y permitan la construcción de confianzas en la interrelación institucional para el logro de los objetivos institucionales.

prestación de servicios y actas de inicio.

Resoluciones de nombramiento y actas de posesión.

Normatividad vigente en materia de capacitación y bienestar (ver normo grama). Procesos y procedimientos de gestión de talento humano.

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COMUNIDAD: USUARIOS DE LA BIBLIOTECA USUARIOS DE LOS PROGRAMAS ENTIDADES CULTURALES ENTIDADES ACADÉMICAS

NECESIDADES:

Cumplir con las ofertas publicadas en el portafolio de servicios.

Prestar el servicio en condiciones ergonómicas, armónicas y dignas para el confort de los usuarios.

Mantener las instalaciones en condiciones aptas para la realización de los eventos y actividades culturales programadas.

Incentivar los talleres de lectura, escritura, formación de usuarios y talleres artísticos.

Planificar los servicios acordes a las necesidades de la ciudad.

Desarrollar estrategias de apropiación de conocimiento (talleres, cursos) y activar procesos de sensibilización sobre temas de interés.

Realizar seguimiento a la participación ciudadana.

Apoyo constante por parte de las personas directivas de la BPP para la prestación del servicio.

Atención eficaz a las PQRSD, recibidas por los usuarios para mejorar el servicio.

EXPECTATIVAS:

Oferta sea adecuada y utilizada por la ciudadanía.

Los formadores de talleres, eventos académicos, cátedras, ciclos de conferencias etc.. deben estar capacitados para cada práctica que enseñen.

Mantener en óptimas condiciones de salubridad, orden, y limpieza los escenarios para el desarrollo de todas las actividades artísticas y culturales.

Trabajar con los líderes de las filiales para transformar los barrios, comunas y ciudad, promoviendo los servicios bibliotecarios.

Lograr alcanzar los fines de la administración en términos de la visión, misión y objetivos estratégicos.

Difundir a la ciudadanía los nuevos espacios de la BPP, que convoca a la interacción de saberes, conocimientos y aprendizaje.

Fomentar buenas prácticas de lectura, diálogo de saberes, actividades culturales y compartir

REQUISITOS:

Plan de desarrollo municipal

Cumplimiento oportuno y de calidad en los diferentes trámites establecidos con la BPP (préstamo, consulta, renovación)

Procesos y procedimientos misionales.

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conocimientos.

ENTIDADES DE CONTROL: PROCURADURIA PERSONERIA CONTADURÍA CONTRALORIA. DAFP CONSEJO DIRECTIVO ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

NECESIDADES Contribuir con los informes de

auditoría. Demostrar que todos los

procesos están conforme a la ley.

Propender que los hallazgos en las auditorias sean solucionados.

Mantener evidencias de las actividades realizadas con relación a los planes de mejoramiento y de las acciones de mejora.

Evitar que se presenten actos de corrupción.

Crear alianzas estratégicas con el fin de mejorar los procesos.

Mejorar la comunicación entre los entes para mayor celeridad en las reclamaciones.

Generar cultura de control. Establecer responsabilidades e

imponer sanciones si es necesario.

Promover la participación ciudadana.

EXPECTATIVAS

Que los informes cumplan los requerimientos establecidos.

Los procesos estén acorde a las necesidades planteadas.

Que no se encuentren hallazgos en contra de la entidad.

Mantener un plan de mejoramiento continuo en la entidad.

Realizar un Autocontrol periódico por parte de cada proceso.

REQUISITOS

Ley 1474 de 2011 Normatividad

rendición de cuentas (ver normo grama).

planes de mejoramiento

SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO: EMPRESA PRIVADA ENTIDADES DEL ESTADO

NECESIDADES

Convenios para expandir la oferta.

Trabajar unidos en favor de los usuarios.

Conocer los servicios.

EXPECTATIVAS

Acrecentar la práctica de lectura y escritura de más personas por medio de eventos y actividades de formación.

Colaborar a la ciudadanía para

REQUISITOS


Convenios Contratos

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Enaltecer la entidad. Beneficiar a todos los

sectores de la ciudad. Expandir la oferta de

lectura y escritura. Incentivar la práctica de

lectura.

que tenga fácil acceso a los espacios de la BPP.

Mantener actualizado los canales de comunicación en el sitio web para promover las actividades de la biblioteca en pro de la ciudadanía.

Acceso a todos los habitantes del territorio en cualquier actividad.

Incentivar a las personas que no practican ejercicios de lectura a hacerlo.

Colocar escenarios nuevos para las nuevas tendencias.

ALIADOS: PARQUES BIBLIOTECAS UNIVERSIDADES METRO EL TESORO EL MAM INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA AEROPUERTO OLAYA HERRERA

NECESIDADES

Promoción de lectura, escritura y actividades culturales.

Desarrollo competitivo. Brindar asesoría desde la BPP en

diferentes aspectos de cultura, lectura y patrimonio.

Articular proyectos en materia archivística, curaduría y patrimonial.

EXPECTATIVAS

Que las actividades de lectura, escritura y cultural sea prioridad en las comunidades.

Lograr regular cualquier disposición tanto en materia de lectura como nuevas tendencias.

Estar atento a las dudas de los ciudadanos en cuanto a temas relacionados con los servicios de la biblioteca.

Por medio de la biblioteca crear conciencia social.

Supervisar el tema de los escenarios.

Desarrollar estrategias y consolidar proyectos que fortalezcan la sostenibilidad de la institución.

REQUISITOS


Convenios Contratos

MEDIOS DE COMUNICACIÓN: INTERNOS EXTERNOS PAGINAS VIRTUALES. PRESENCIALES

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NECESIDADES

Proporcionar un espacio audiovisual para mostrar los servicios que ofrece la biblioteca

Enseñar a conocer la realidad y actualidad de la biblioteca

Compartir información que integre los servicios que ofrece la biblioteca

Concientizar a la ciudadanía de las prácticas de lectura, oralidad, escritura, formación de usuarios, talleres artísticos y culturales.

EXPECTATIVAS

Que se conozca más de las actividades que realiza la biblioteca.

Realizar pedagogía por medios audiovisuales y otros.

Debatir de forma sana conceptos diferenciados de lectura, escritura, y actividades culturales.

REQUISITOS


Los pactados en las comunicaciones verbales o físicas.

4.8 Matriz de relación de los procesos con los rrequisitos de la Norma del Sistema de calidad

la BPP cumple los requisitos de la norma ISO 9001:2015 a través de su Sistema de Gestión, que se manifiesta a través de su Manual del SIG, su contexto y el conjunto de documentos del sistema.

A continuación se indica la relación de procesos con los numerales de la Norma en forma directa:

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Procesos de la Biblioteca Pública Piloto REQUISITOS ISO 9001:2015

Planeación y Gestión Estratégica

4.1/4.2/4.3/4.4/5.1/5.2/5.3/6.1/6.2/6.37.1/7.3/9.1.1/9.1.3/9.3

Gestión de Comunicaciones

5.2.2/7.4/8.2.1

Experiencias y Servicios Bibliotecarios

8.1/8.2/8.4/8.5/9.1.2

Gestión de Colecciones Generales y Patrimoniales

7.1.5/7.1.6/8.1/8.2/8.4/8.5/8.6/8.7/9.1.2/9.1.3

Contenidos para la Ciudadanía

7.1.5.1/8.1/8.2/8.3/8.4/8.5/8.6/8.7/9.1.3

Gestión Humana 4.2/5.1.1/5.3/7.1/7.1.2/7.1.4/7.1.6/7.2/7.3Gestión Financiera 7.1/7.1.3/7.1.4Gestión Administrativa de Recursos

7.1/7.1.3/7.1.4/7.5

Gestión Jurídica 8.4Gestión de la evaluación y la mejora continua

6.1/9.1/9.2/10.1/10.2/10.3


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A continuación se indica como la Entidad soporta en su gestión documental los requisitos de la Norma

ISO 9001:2015 N.º ISO 9001

REQUISITO DOCUMENTOS DEL SISTEMA

4.1/4.2 Contexto y partes interesadas Manual del SIG, plan estratégico, estudio técnico, normo grama

4.3 Alcance y Aplicabilidad Manual del SIG

4.4 Contexto de la Organización Manual del SIG, plan estratégico, estudio técnico, normo grama

5.1 Liderazgo y Compromiso Manual del SIG

5.2 Política Manual del SIG

5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades

Manual del SIG, Manual de Funciones, Caracterizaciones

6.1 6.1.1 6.1.2

Planificación Manual del SIG, Caracterizaciones, procedimientos

6.2 Objetivos y planificación Manual del SIG, Caracterizaciones

6.3 Gestión de cambios Manual del SIG, Revisión gerencial

7.1.2 Gestión de los Recursos. Personas Caracterización y procedimientos gestión humana, planes

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7.1.3 Gestión de los Recursos. Infraestructura

Caracterización y procedimientos gestión administrativa de recursos

7.1.4 Gestión de los Recursos. Ambiente de trabajo

Caracterización y procedimientos gestión administrativa de recursos

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición Registros de equipos de medición

7.1.6 Conocimientos Caracterización y plan de capacitación, instructivo de gestión del conocimiento, planes

7.2 Competencia Caracterización y procedimientos gestión humana, planes

7.3 Toma de conciencia Caracterización gestión humana, planes

7.4 Comunicación Manual del SIG: Matriz de comunicaciones

7.5 Documentación Control de documentos y registros

8.1 Planificación y control operacional Procedimientos y registros de prestación del servicio

8.2 Comunicación con el cliente Procedimientos y registros de prestación del servicio

8.2.2

8.2.3

Determinación y revisión de los requisitos de los productos-servicios

Procedimientos y registros de prestación del servicio

8.4 Procesos, productos y servicios contratados externamente

Caracterización y normatividad de Gestión Jurídica

8.5.1 Control de producción y prestación del servicio


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8.5.2 Identificación y trazabilidad Procedimientos y registros de prestación del servicio

8.5.3 8.5.4 8.5.5

Preservación, actividades posteriores a la entrega


8.5.6 Control de cambios Procedimientos y registros de prestación del servicio

8.6 Liberación de los productos-servicios Procedimientos y registros de prestación del servicio

8.7 Control de salidas no conformes Medición, análisis y mejora

9.1.1 Seguimiento y medición. Generalidades

Medición, análisis y mejora

9.1.2 Satisfacción del cliente Satisfacción del usuario

9.1.3 Análisis y evaluación Medición, análisis y mejora

9.2 Auditoría interna Procedimiento y Programa de Auditoría interna

9.3 Revisión por Dirección Revisión por la Dirección

10 Mejora Acciones de mejoramiento

SECCIÓN 5

5 PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO

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5.1 GESTIÓN ESTRATEGICA

PROCESO: PLANEACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA:

OBJETIVO: Planear, direccionar, revisar y acompañar la gestión integral de la BPP, mediante el desarrollo de estrategias de orientación, seguimiento, gestión de proyectos y alianzas, que posibiliten el cumplimiento de normas legales y el logro de la misión, visión y objetivos institucionales de forma efectiva.

El proceso busca articular las actividades de la BPP con los lineamientos estratégicos y las directrices establecidas en el Plan nacional de Desarrollo, Plan Municipal de Desarrollo y el Plan estratégico Institucional.

A través del Plan estratégico Institucional la Entidad busca plasmar el entendimiento de la organización y su contexto.

El proceso realiza la administración y control de la gestión de procesos y está cargo de las etapas de formulación y seguimiento del Sistema integrado de Gestión.

Los retos de la BPP, relacionados con su objeto, su misión y el plan de desarrollo están directamente relacionados con el Plan de Desarrollo del Municipio de Medellín de la siguiente forma:

PLAN DE DESARROLLO “MEDELLIN CUENTA CON VOS” 2016-2019”

“En el Plan de Desarrollo de la Alcaldía de Medellín, se establece como propicio dentro de un contexto cultural, político y social, articular políticas del sector de bibliotecas con políticas del sector cultural, educativo, de información y comunicación, de manera que programas como el de bibliotecas, lectura y patrimonio puedan contribuir al desarrollo de la ciudadanía, a partir de tres atmósferas: fortalecimiento del sistema bibliotecario que conecte territorios, la formulación e implementación del plan de lectura, escritura y oralidad con horizontes al 2020, y con un proyecto de patrimonio y memoria. Así con el reto 4.3, se plantea un programa con cuatro proyectos para el sector de lectura, bibliotecas y patrimonio:

Reto 4.3. MEDELLÍN SE CONSTRUYE DESDE EL ARTE Y LA CULTURA

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Medellín cuenta con un proyecto cultural, fruto de una institucionalidad fortalecida y un sector cultural participante en la construcción de los procesos político-culturales, y que apuntan a transformar la cultura ciudadana y ampliar el horizonte de las políticas culturales de la ciudad a partir de la concepción y práctica de los derechos culturales en los que, categorías como inclusión, territorio, economía, educación, participación ciudadana y ejercicio de la democracia han moldeado el proyecto cultural de la ciudad y su transformación política, urbana, social y ambiental, haciendo de la cultura, fuente vital de educación ciudadana. A continuación, se exponen el programa y los proyectos asociados al sector bibliotecario.

OBJETIVO

Desarrollar capacidades humanas duraderas y sostenibles, que permiten transformaciones integrales desde la cultura.

PROGRAMA 4.3.1.: BIBLIOTECAS, LECTURA Y PATRIMONIO PARA CONTRIBUIR AL DESARROLLO DE LA CIUDADANÍA (Pág. 272). Responsable: Secretaría de Cultura Ciudadana

En el marco de este programa se pretende trabajar por consolidar la comprensión y el trabajo que se viene haciendo en Medellín desde la función pública de la biblioteca, como aquella institución social donde se facilita el acceso libre, sin ninguna distinción, a la cultura, el conocimiento y la información para el bienestar y desarrollo de todos los que se encuentran en el territorio, es decir, en el barrio y la comuna, tan diversos que requieren intervenciones de todos los actores posibles que los habitan: instituciones, programas, proyectos y ciudadanos para que su impacto sea oportuno y colectivo. A continuación, se relacionan los indicadores de resultado del programa y los indicadores de producto asociados a cada proyecto”.

“Proyecto 4.3.1.1: Bibliotecas conectando territorios

Lo que se busca desde las bibliotecas de la ciudad está determinado en cinco ámbitos de impacto que garanticen: el acceso de los ciudadanos a la información pertinente a cada territorio, el acceso de los ciudadanos a la formación para su desarrollo humano, el fomento de la innovación colaborativa, espacios de encuentro acogedores y plurales con entornos virtuales de interacción y dispuestos en toda la ciudad, intercambio e incidencia en el conocimiento”

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“Proyecto 4.3.1.2: Lectura, escritura y oralidad

Este proyecto comprende el fomento de la lectura, la escritura y la oralidad, así como los procesos de creación y circulación alrededor de estos tres ámbitos y la formación de mediadores. En esta misma línea de fortalecimiento de los procesos de creación, fomento, formación y circulación debe continuar la ciudad, es por ello que a través de este proyecto se viene adelantado la construcción e implementación del nuevo Plan de Lectura, Escritura y Oralidad que servirá de hoja de ruta y cualificará aún más la acción del Estado como garante de los derechos culturales”.

“Proyecto 4.3.1.3: Archivo Histórico de Medellín y Patrimonio Documental

Fortalecer el archivo histórico como la fuente primaria de la historia de la ciudad, para la recuperación del patrimonio documental, su conservación y restauración, y promover políticas públicas y lineamientos en el campo del patrimonio documental de la ciudad y el país”.

“Proyecto 4.3.1.4: Puesta en valor de los patrimonios y las memorias culturales

Este proyecto establece la puesta en valor de los patrimonios y las memorias culturales de la ciudad, al hacer referencia a procesos creativos de apropiación, capaces de conectar intelectual y emocionalmente a los ciudadanos con los valores (valor de uso, valor material, valor estético, valor simbólico, valor emotivo, valor social, valor educativo, etc.) de dichas memorias y patrimonios con el objetivo de transformar sus formas de percibir, de apreciar, de comunicarse y de actuar en el espacio de la vida social. A través de estrategias de visibilización, de reapropiación, de pedagogías sociales, de interacción, de uso de nuevas lógicas y herramientas más cercanas a las nuevas generaciones, se busca resignificar el contenido simbólico de los patrimonios y las memorias culturales de la ciudad para que tengan sentido en la vida cotidiana de los habitantes de la ciudad”. El despliegue de las directrices estratégicas de la BPP, articuladas al Plan de Desarrollo Municipal, se estructura de la siguiente manera, en el Plan estratégico Institucional:

N.º OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PROYECTOS

11. Posicionar la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina como centro vivo de información y pensamiento

Fortalecimiento de los Servicios Bibliotecarios

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22. Generar ruta de apropiación social del patrimonio y las memorias de los materiales de la Biblioteca Pública Piloto

Identificación, Análisis, Conservación y Difusión de la Memoria y el Patrimonio documental, bibliográfico y archivístico

3 3. Diseñar e implementar estrategias de aprendizajes y co-creación.

Implementación de Laboratorios de Aprendizaje y Co-creación

44. Construir un modelo de contenidos y proyectos que promuevan la incidencia social y cultural

Difusión, Articulación y Apropiación Social de Programas de Lectura, Escritura y Oralidad

55. Consolidar una entidad eficaz, sostenible, trasparente, responsable y comprometida con el medio ambiente.

- Fortalecimiento Institucional de la Biblioteca Pública Piloto. - Mantenimiento y Dotación de espacio físico de Biblioteca Central y Filiales- Adecuación y Reforma Edificio BPP

Estos proyectos alineados a los objetivos estratégicos constituyen el marco del quehacer misional de la BPP, por lo cual son parte fundamental de la integralidad del Plan Estratégico y se constituyen como los proyectos de Inversión del presupuesto aprobado por la Alcaldía de Medellín y el Consejo Municipal para la Biblioteca Pública Piloto.

Para la ejecución de los proyectos a través del mapa de procesos establecido, el proceso de gestión estratégica es el encargado de definir la Interacción y planificación de los procesos

5.1.1 Interacción y planificación de los procesos

Teniendo en cuenta que el conocimiento de la secuencia y de las interrelaciones entre los procesos facilita la gestión de la Calidad y el logro de los objetivos estratégicos, en el anexo 4 se describen la planificación de los procesos para la operación y seguimiento de estos.

La planificación considera:Las interacciones del proceso:

Las entradas que se requieren para el desarrollo de estas actividades Los proveedores que las suministran Las salidas que se generan Los Usuarios a los cuales están destinadas.

Se especifican además:

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Las actividades principales que desarrolla cada proceso La clasificación de estas actividades relacionadas con el PHVA Los Recursos Físicos y Humanos necesarios La relación al listado de documentos para la relación de los procedimientos

utilizados en el proceso para desarrollar las actividades La relación al maestro de indicadores para la identificación de indicadores del

proceso y del seguimiento periódico que se realiza para la evaluación de los indicadores

El responsable del proceso Los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 relacionados al proceso. Las políticas de operación

5.1.2 Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión

Los cambios tecnológicos en normas ISO o cambios de control, de legislación u otros que puedan afectar el Sistema Integrado de Gestión, son evaluados por el Comité del sistema integrado de gestión, con el fin de tomar acciones que conlleven a su mantenimiento, siguiendo las etapas que se describen en el flujograma del Anexo 5 “Mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión”.Los cambios o modificaciones del sistema y las acciones tomadas para contrarrestar el impacto de estos cambios se archivan en actas relacionadas con las modificaciones del sistema.

5.1.3 Responsabilidad, autoridad y comunicación

Responsabilidades y autoridad

Son las que se definen en el Manual específico de funciones y competencias laborales, las cuales son comunicadas a todo el personal al momento del ingreso o la actualización del Manual.Los mecanismos utilizados para identificar las necesidades de entrenamiento y la metodología para suministrar y para evaluar su eficacia, eficiencia y efectividad, se visualiza en el “Plan de Capacitación y Entrenamiento del personal”, y en las evaluaciones del personal, con sus correspondientes instructivo, que describen la metodología para la evaluación periódica a realizar sobre el desempeño del personal, con el fin de detectar aspectos de mejora.

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La autoridad con relación a las actividades que desarrolla cada cargo se describe en el manual de funciones y en los procedimientos y la jerarquía de éstos se visualiza en el organigrama (Anexo6).

Matriz de Roles y responsabilidades

Matriz General de Roles y Responsabilidades con el SIGSeguimientoRol/Responsabilidad Dirección Planeación Líderes

ProcesosTodo el

Personal Auditores

Identificación, análisis y actualización de contexto

x x x Cumplen con el rol

Liderazgo para la implementación del SIG

x x x X x Cumplen con el rol

Planificación del SIG x x x Cumplen con el rol

Gestión de documentos del SIG x x X Cumplen con

el rolSuministro de recursos x Cumplen con

el rol

Gestión de recursos x x Cumplen con el rol

Gestión de procesos x x Cumplen con el rol

Seguimiento, medición, análisis y evaluación

x x x Cumplen con el rol

Auditoría interna x x Cumplen con el rol

Revisión por la dirección x x x Cumplen con

el rol

Mejora x x x Cumplen con el rol

Representante de la Dirección

La Dirección General ha designado mediante resolución interna al Subdirector de Planeación como Representante de la Dirección del sistema integrado de gestión de la BPP, que entre otras funciones tiene las de:

Asegurar que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas

asegurar que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional;

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Asegurar que se establecen, implementan, mantienen y mejoran los procesos necesarios para el Sistema de Integrado de Gestión.

Informar a la alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y sobre las oportunidades de mejora

Asegurar que se promueva la toma de conciencia en todos los niveles de la organización, para cumplir con los requisitos establecidos por los Usuarios y se promueve el enfoque al usuario.

Manejar las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión.

Asegurar que la política de la calidad y los objetivos de la calidad, estén alineados con la dirección estratégica y el contexto de la organización

Promover el enfoque a procesos Integrar el SGC con los procesos de la Entidad Liderar, apoyar y dirigir a las personas y posiciones gerenciales relevantes para

que puedan contribuir a la eficacia del SGC. Asegurar que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene

cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.

5.1.4 Revisión por la Dirección

La Dirección General, evalúa anualmente la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, además de las oportunidades de mejora y las necesidades de cambio, siguiendo para ello el “Procedimiento de Revisión Gerencial”, donde se describen las siguientes entradas necesarias para la revisión:

Acciones definidas en las revisiones anteriores Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGC,

incluyendo su dirección estratégica Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes La adecuación de los recursos la eficacia de las acciones tomadas para tratar los riesgos y las oportunidades Resultados de auditorias Desempeño de los procesos Producto no conforme Estado de las acciones correctivas y preventivas Evaluación de los proveedores Retroalimentación del Usuario Acciones de mejora implementadas Cambios que pueden afectar el SGC Objetivos de Calidad Política de Calidad

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Oportunidades para la mejora.

5.1.5 Provisión de recursos

La Dirección General define con el equipo Directivo, los recursos necesarios para mantener y mejorar el Sistema integrado de Gestión y también para realizar el trabajo requerido de manera que se logre la satisfacción del Usuario.En el esquema de las caracterizaciones por procesos, también se hace referencia a los recursos necesarios para cada proceso, como lo son los recursos físicos y humanos.

5.1.6 Infraestructura

Con el fin de prestar adecuadamente el servicio la entidad dispone de la sede central de la BPP y sus 4 filiales, donde se realizan las actividades involucradas necesarias.

Todas las instalaciones están dotadas con los recursos necesarios que requieren los diferentes procesos como son hardware, Software y equipos de comunicación y se da cumplimiento a la normatividad requerida para la prestación de los servicios relacionados.

5.1.7. Ambiente de trabajo

La Dirección General de la BPP, suministra el espacio laboral adecuado y las condiciones de trabajo necesarias para garantizar un ambiente de trabajo agradable y participativo que asegura la calidad en la prestación del servicio

5.2 GESTIÓN DE COMUNICACIONES:

El objetivo del proceso es proyectar y fortalecer la misión, visión, objetivos, planes, programas, proyectos y servicios inherentes al desarrollo de La Biblioteca y sus filiales, así como el diálogo de la estructura organizacional interna, mediante el diseño y desarrollo de acciones estratégicas de comunicación que posibiliten la divulgación, el posicionamiento, aprovechamiento y apropiación social de la BPP en la ciudad y la región.

MATRIZ DE COMUNICACIONES

Con el fin de facilitar las interacciones entre los diferentes procesos, la BPP ha diseñado la siguiente matriz de comunicación interna especificando el flujo de la información organizacional:

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QUE COMUNICAR CUANDO QUIEN COMUNICA A QUIEN SE LE COMUNICA

MEDIO UTILIZADO

Políticas de la Entidad

Cuando se establecen o modifican

Alta Dirección Personal a cargo

Escrito, verbal, reuniones

Metas y objetivos Alta Dirección Personal a cargo

Escrito, verbal, reuniones

Responsabilidades y autoridad

Subdirector Administrativo

Todo el personal Manual especifico de funciones y competencias laborales

Eventos a realizar Según programación del evento

comunicaciones Personal involucrado

Escrito, correos, boletín, carteleras

Comportamiento de las metas

Trimestral Planeación Personal Involucrado

Escrito, correos, boletín, carteleras

Evaluación de proveedores

Anual Profesional Responsable

Subdirector proveedores

Escrito, correo

Resultados de indicadores

Trimestral Subdirector Comité DirectivoComité del sistema integrado de gestión

Escrito, verbal

Inquietudes con el clima laboral

Cuando se presenten

Todo el personalsubdirectores

Subdirector administrativo

Verbal

No conformidades detectadas


Subdirección Administrativo

Formato de Acciones Correctivas

Riesgos detectados


Subdirección Administrativa

Formato de Acciones preventivas

Propuestas de mejora



Formato de acciones de mejora

Importancia de cumplir los requisitos del Usuario

Permanente Alta Dirección Personal involucrado

Reuniones

Capacitaciones a realizar

Cuando se presenten

Gestión Humana, Comunicaciones

Personal relacionado

Oficio, Correo

Auditorías a realizar

Anual Planeación, Control interno

Auditores, Auditados

Programa de auditados

Cambios en el sistema integrado

Cuando se presenten


Personal a cargo

Acta de Comité del sistema

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de Gestión integrado de gestión, verbal,

Desempeño del SGC

Anual Representante de la Dirección

Comité del sistema integrado de gestión

Actas

Información financiera

Mensual Subdirectora Financiera

Comité directivo Informes

Decisiones de Comités

Mensual Responsable del Comité

Involucrados Actas de comités, correos

Plan de Acción Anual Subdirecciones Personal relacionado

Correos, reuniones

Adicionalmente el proceso de comunicaciones, cuenta con su Plan De Comunicaciones anual para la difusión y visibilización de la información de los servicios y proyectos institucionales a la comunidad.

SECCION 66. PROCESOS OPERATIVOS

6.1 Planificación de la prestación del servicio

La planificación de la prestación del servicio, se especifica en el anexo 4, en el cual se visualizan los procesos involucrados, los procedimientos respectivos, los recursos necesarios, el responsable del proceso y los registros a dejar.Los procesos operativos establecidos son:

GESTIÓN DE COLECCIONES GENERALES Y PATRIMONIALES:

Implementar acciones y lineamientos de gestión de la información y la preservación de las colecciones bibliográficas y documentales, para facilitar el acceso y disposición a los usuarios.

EXPERIENCIAS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS:Crear estrategias que aseguren a la población el libre acceso y uso de la información y el conocimiento, experiencias bibliotecarias mediante programas y servicios, contribuyendo a la formación de personas críticas y autónomas, al diálogo de saberes, a la apropiación social de las comunidades para la construcción de mejores entornos de convivencia.

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GESTIÓN DE CONTENIDOS PARA LA CIUDADANÍA:

Fomentar estrategias de contenidos enriquecidos que contribuyan a la apropiación del conocimiento.

En las caracterizaciones y procedimientos de los procesos operativos, se describen las diferentes actividades para la prestación del servicio y los responsables, desde la atención al usuario hasta la prestación del servicio.

En cada proceso, se tienen definidos unos procedimientos que describen los recursos específicos, las verificaciones a realizar y los registros que quedan como evidencia de las actividades efectuadas.

Los objetivos de cada proceso se relacionan en la planificación de los mismos Anexo 04

6.2 Productos y/o ServiciosBajo el marco del Plan estratégico Institucional “Un puente entre tiempos” la BPP desarrolla los siguientes productos y/o servicios a cargo de la Subdirección de Contenidos y Patrimonio.

Entre los diferentes servicios que presta la BPP se encuentra: Servicios de material bibliográfico y documental:

Catálogos

Catálogo en línea: A través de esta herramienta puedes realizar procesos de búsqueda para encontrar información que se encuentra en nuestras colecciones. Las consultas pueden ser básicas, especializadas y avanzadas, de manera que puedes buscar un libro, revista, documento o audiovisual a través de múltiples filtros para la recuperación de la información.

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https://rbmam.janium.net/opac


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Mega Buscador: Encuentra recursos bibliográficos y documentales en cinco diferentes bases de datos y catálogos que se encuentran articulados para tu servicio. Puedes realizar búsqueda de material que se encuentra en todas las bibliotecas públicas del área metropolitana, incluidas algunas cajas de compensación y el buscador de la Red de Bibliotecas de la Fundación EPM.

BPP Digital: Permite la búsqueda, consulta y visualización de fotografías del Archivo Fotográfico de la Biblioteca Pública Piloto, bajo diferentes criterios: título, autor, tema, palabra clave, editorial, ISBN y serie; o por biblioteca, formato y colecciones.

Afiliación y préstamo

Para los trámites de afiliación y préstamo, puede ingresar como usuario registrado al Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín, así, los lugares que hacen parte del Sistema le brindan la oportunidad de acceder al servicio de préstamo de hasta 16 materiales bibliográficos y documentales a un término de 10 días. Es posible que renueve este material dos veces de manera consecutiva, siempre y cuando no esté reservado por otro usuario.

Renovación de material

Este servicio permite renovar el tiempo de préstamo del material bibliográfico y documental hasta por dos períodos de diez días, siempre y cuando el material no haya sido reservado por otro usuario.

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http://janiumlink.janium.com/muse/servlet/MusePeer?action=logon&languageCode=&templateFile=/passThrough.html&reuseSession=true&eQuery=&query=&userID=RBMAM&userPwd=RBMAM2010&dbList=ie&dbList=quim&dbList=cbs&dbList=cfm&dbList=otros

http://bibliotecapiloto.janium.net/opac


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Préstamo interbibliotecario

El préstamo interbibliotecario consiste en autorizar el préstamo de material bibliográfico a usuarios de la Biblioteca Pública Piloto en otras bibliotecas que no hagan parte del Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín, siempre y cuando se haya firmado el convenio para este fin.

La Biblioteca cuenta con espacios disponibles para la realización de diversos eventos culturales y académicos, todos ellos bajo la coordinación de la oficina de Contenidos para la Ciudadanía.

SERVICIOS DE CONTENIDO PATRIMONIALSala AntioquiaLa Sala Antioquia de La Piloto fue fundada en 1985 con el fin de rescatar y preservar el patrimonio histórico de la región y los departamentos que históricamente están relacionados con Antioquia, como el Viejo Caldas, norte del Chocó y el sur de Córdoba.

Con más de 25 años, es el archivo bibliográfico y documental antioqueño más grande de la región. Actualmente se encuentra en proceso de digitalización del material que allí se encuentra.

Colecciones que encuentras en Sala Antioquia

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Colección generalLa conforman libros en diversos géneros y áreas del conocimiento sobre la región, producidos por autores antioqueños, así como por otros autores colombianos o extranjeros.

HemerotecaConformada por revistas, periódicos, boletines y algunas publicaciones que datan de finales del Siglo XX, entre las que se encuentran los periódicos: El Oasis, El Correo de Antioquia; y las revistas: El Montañés, La Bohemia alegre, y La Miscelánea.

Archivos personales de escritores

Lo constituyen manuscritos, correspondencias, fotografías, material audiovisual, artículos de prensa, guiones, libretos y bio-bibliografías de autores antioqueños, entre los que se encuentran Manuel Mejía Vallejo, Carlos Castro Saavedra, León de Greiff, Adel López Gómez y archivos de escritores del movimiento nadaista, entre otros.

Archivos InstitucionalesAlberga los documentos que dan cuenta de las actividades y dinámicas de una institución en cumplimiento de sus funciones y misión. Se destacan los archivos de SIMESA (Siderúrgica de Medellín S.A) y el Club Unión.

Fondo de caricaturaColección que comprende caricaturas entre copias originales y recortes de prensa de caricaturistas, en su mayoría de la región. Algunos muy conocidos como Mexia, Rendón, Osuna, Velezefe, Papeto, Emerson, Vladdo y Ramiro.

Catálogos de arteColección conformada por una variedad de registros o producciones de exposiciones, tanto temporales como de obras que hacen parte de la colección de una institución. Invitaciones, plegables, afiches, artículos de prensa sobre los artistas y su trayectoria, también hacen parte constitutiva de los catálogos.

Archivo verticalConstituido por recortes de artículos de prensa, así como revistas, volantes, plegables, separatas, boletines, entre otras piezas impresas, que abordan temas generales relacionados con el departamento, entre los que se encuentran: bibliotecas, deportes, grupos armados, hoteles, música, pobreza, transporte, tránsito, violencia, vivienda, etc. Además, contiene información sobre municipios, barrios de Medellín y biografías de personajes antioqueños.

Colección de mapasContiene planos y mapas de Medellín y municipios de Antioquia.

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VideotecaColección de material audiovisual (Cd-rom y DVD) con videos sobre la región antioqueña, entre los que se encuentran: videos institucionales, documentales sobre barrios de Medellín y municipios de Antioquia.

Archivo Fotográfico

El Comité Regional para América Latina y el Caribe MOWLAC y el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO declaró en 2012 al Archivo Fotográfico de La Piloto como “Registro Regional de Memoria del Mundo.”

El Archivo Fotográfico de La Piloto es un espacio que resguarda 1 millón 700 mil imágenes en distintos formatos, y que recopila la historia de Colombia desde 1848 hasta el 2005.

Es uno de los cuatro archivos más importantes en patrimonio fotográfico de carácter histórico en el continente y el mayor archivo fotográfico de negativos de América Latina.

Las adquisiciones de este material ha sido posible gracias al apoyo de la Fundación para la Conservación y Restauración del Patrimonio Cultural Colombiano, el Instituto Colombiano de la Cultura- COLCULTURA, Los Ministerios de Cultura y Educación del Estado Colombiano, El Banco de la República, El Municipio de Medellín y el Departamento de Antioquia, entidades del sector privado como la compañía Suramericana de Seguros y Bancolombia, entre otros.

CONTENIDOS PARA LA CIUDADANÍA Cartelera CulturalCharlas, cátedras, conferencias

Nuestro enfoque de ser Centro vivo de información, pensamiento y conocimiento nos articula no solo con otras instituciones, sino que sincroniza las agendas con las coyunturas que se presentan en nuestro día a día como región y como país; poniéndonos a reflexionar sobre esos temas que son vitales para crecer como ciudadanos, desde los acuerdos y las diferencias.

Las charlas, cátedras y conferencias que se ofrecen en La Piloto constituyen el fundamento de nuestra programación académica y cultural. Se realizan en asocio con la Universidad Nacional, la Universidad de Antioquia, la Escuela Interamericana de Bibliotecología y otros programas y proyectos de ciudad que encuentran en éste, un espacio adecuado y pertinente para suscitar reflexiones.

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Exposiciones y exhibiciones

En el espacio para exposiciones y exhibiciones de La Piloto convergerán obras de artistas emergentes de la escena local, objetos patrimoniales de nuestra Sala Antioquia, fotografías del Archivo Fotográfico y en general, La Piloto albergará las manifestaciones artísticas que la convierten en un escenario extendido del arte y la cultura de la ciudad y el mundo.

Actividades de lectura

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Fomentamos la lectura y la escritura entre los ciudadanos, articulados a los esfuerzos locales con el Plan de lectura, escritura y oralidad; así como a los esfuerzos del gobierno nacional con el Plan Nacional de Lectura y Escritura.

Para fortalecer estas iniciativas, La Piloto realiza las siguientes actividades:

1. Concurso de cuento infantil Pedrito Botero: a través de convocatoria abierta a las instituciones educativas de la región, el concurso acerca a niños y niñas al cuento como género literario, y a la vez estimula y fortalece la creación literaria.

2. Iniciación a la lectura: promueve el amor a la lectura desde la primera infancia a través de la estimulación de los sentidos, de modo que los niños adquieran gusto por la lectura y descubran al libro. Se realizó en preescolares y hogares comunitarios.

3. Clubes de lectura: La Piloto cuenta con tres clubes de lectura para niños, jóvenes y adultos. Adicionalmente, se implementó uno nuevo llamado “Club de Lectura Virtual” que se realiza en la red social Facebook.

4. Tertulias literarias: los integrantes de estas tertulias comparten sus impresiones alrededor de obras de la literatura local o universal. Este diálogo detona entornos próximos y distantes con relación a la creación literaria y la vida de los autores a través de la experiencia de vida de los lectores.

5. Hora del cuento: este espacio incentiva la lectura en todas las edades a través del uso de narraciones orales de textos previamente elegidos. El promotor de lectura es el conductor de la ficción y abre los caminos hacia la fantasía.

6. Lecturas con el adulto mayor: La Piloto va al encuentro de estos lectores en diversos lugares y les facilita un lugar de conversación a partir de las diferentes lecturas.

7. Lecturas con personas en situación de discapacidad: los participantes, algunos con discapacidades motoras y cognitivas diversas, encuentran un lugar para socializar e intercambiar experiencias, a partir de actividades expresivas y narrativas.

Talleres y formación

Talleres literarios:

Uno de los espacios más tradicionales de la Piloto desde su fundación, es el taller de escritores que ha tenido diversos enfoques con resultados positivos para los procesos de escritura que enriquecen la creación literaria en la ciudad.

1. Taller de escritores: inició en 1978 y ha contado con la dirección de Alejandro González, Juan Luis Mejía Arango y Manuel Mejía Vallejo. En la actualidad hay dos talleres, uno dirigido por el escritor Jairo Morales y el otro con enfoque para escritores que hayan avanzado en su obra, es dirigido por el escritor Juan Diego Mejía.

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2. Taller de poesía: desde sus inicios los dirige el poeta nadaísta Jaime Jaramillo Escobar y posibilita que sus participantes aborden este género desde su estudio y aplicación. Este fue el primer taller de poesía que se creó en Medellín y a partir de esta experiencia se han generado talleres similares.

3. Taller de literatura para jóvenes: acerca a los jóvenes al libro como objeto cotidiano y a la lectura como medio de conocimiento de sí mismos y del mundo.

4. Taller de literatura para adultos mayores: año a año, este taller alienta la participación de una población que comparte sus experiencias de vida a través de la escritura y la conversación.

5. Taller de redacción: contribuye a que los participantes amplíen sus conocimientos sobre gramática y mejoren sus procesos de escritura en la producción de textos técnicos y académicos.

Talleres de creación artística:

Dentro de las estrategias de formación a los ciudadanos y como un escalón que nos permite cada vez más acercarnos a ser una biblioteca contemporánea con espacios diversos, contamos en nuestra agenda con:

1. Taller de guitarra: es un espacio de iniciación y sensibilización hacia la música a través de la guitarra. Ofrece los elementos técnicos y teóricos básicos, para que los asistentes logren una buena ejecución en la interpretación de este instrumento. El taller es dirigido por el músico Vicente Emiro Sepúlveda.

2. Taller de artes plásticas: en este espacio se propicia el reconocimiento del patrimonio material e inmaterial de Colombia y del mundo a la vez que se reflexiona en torno a la construcción de nuevas realidades y del individuo con lo que lo rodea. El taller es dirigido por el maestro Hernando Villafradez.

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Audiovisuales

En la programación habitual de La Piloto se encuentran películas y documentales que buscan incentivar la reflexión acerca de diferentes asuntos ya sean históricos o coyunturales. Durante el año, se pueden ver las siguientes muestras audiovisuales en la programación:

Los martes al sol: cada martes del mes ofrece una proyección acerca de diferentes temáticas. Esta agenda es propia de La Piloto y cambia de temática mes a mes.

Cine documental Nanook: en este espacio vemos películas con contenido psicológico y antropológico que sea materia de investigación o que trabaje algunos temas coyunturales de la agenda nacional.

Cátedra de cine ciudad abierta: divide la temática de sus proyecciones en dos; una para cada semestre del año. Ambas con planteamientos artísticos desarrollados desde el séptimo arte

6.3 Procesos relacionados con el usuario

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Los requisitos legales para la BPP, relacionados con la prestación del servicio se especifican en el anexo 7 NORMOGRAMA: Donde se relaciona toda la normatividad aplicable a la Entidad.

En los procedimientos dispuestos en cada proceso se especifican los mecanismos para la aplicación de la normatividad

La población que recibe los servicios se identifica como: Ciudadanía en general Sector Privado, académico, social, publico Organismos multilaterales Docentes y estudiantes Líderes Sociales Gestores artísticos y culturales de Medellín

Los tres procesos misionales tienen relación directa con el usuario, en cada uno de ellos se identifican las necesidades de la población y se procede con la aplicación de las estrategias de participación o interacción que permita la construcción de estrategias para el mejoramiento del servicio.

Los diversos planes y proyectos de la BPP son comunicados a los ciudadanos a través de las páginas Web de la BPP y la Alcaldía de Medellín, así mismo, cuenta con encargado de recepcionar las quejas, reclamaciones y/o sugerencias, lo anterior con el fin de brindar un mecanismo de participación ciudadana

Cada uno de los procesos misionales se encarga de brindar atención, orientación e información específica sobre los procesos y proyectos que desarrolla a través de los siguientes mecanismos:

Asesorías. Atención en la sede del BPP. Desarrollo de una agenda expositiva Orientación y Pedagogía en salas de exposición del BPP

En todos los procesos operativos, se describen las actividades relacionadas con los usuarios y los responsables de la comunicación.

6.4 Identificación y trazabilidad

La BPP, posee mecanismos de identificación y trazabilidad especifica de los productos y servicios, a través de sus sistemas de información, con el fin de informar el estado de

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prestación de los servicios, bien sea una gestión de préstamo, renovación, así como la formación o prestamos de las salas u otros relacionados con la prestación del servicio, de modo que permitan el rastreo del estado de desarrollo de los procesos.

Igualmente se realiza trazabilidad, con la información registrada internamente en las bases de datos de cada uno de los interventores o responsables de los procesos quienes identifican a los usuarios sujetos de atención en las diferentes etapas de desarrollo de los procesos.

6.5 Propiedad perteneciente a los Usuarios o proveedores externos

La propiedad del usuario es en este caso, las obras expuestas en las salas de exposición, que se reciben como parte de la estrategia de divulgación del trabajo de los creadores. Se hace mediante la exposición de las obras de arte para su disfrute por parte del público en los espacios expositivos por el término de tiempo dispuesto para su exposición y luego el proceso de almacenamiento.

La entidad cuida los bienes que son propiedad del cliente mientras están bajo su control bajo las etapas de identificación, verificación, protección y salvaguardia hasta que la obra sea reclamada por el artista.

6.6 Preservación

La preservación de los bienes administrados en la BPP en los espacios o servicios de Salas de exposición se realizan velando por la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección adecuada para la preservación de los productos que allí se manejan, tales como:

Productos bibliográficos y documentos Obras Visuales Obras audiovisuales

6.7 Recursos de seguimiento y medición.

Con el fin de garantizar la preservación y conservación de las fotografías y material patrimonial de la Entidad ubicados en la sala Antioquia, la Entidad tiene establecidos los controles asegurar que el Termo higrómetro utilizado, se encuentran en condiciones de uso y correctamente calibrados, a fin de que los datos registrados sean confiables.

6.8 Control de las salidas no conformes.

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Son servicios de la BPP o servicios brindados en la ejecución de los proyectos que no cumplen las especificaciones establecidas para las diferentes características de calidad, o que no cumple su finalidad en relación con el cometido definido.

Los productos tangibles de la BPP que pueden identificarse como no conformes son los siguientes en caso de encontrarse en un estado no adecuado en los materiales que lo constituyen:

Libros, revistas, documentos, fotografías, videos. Material o productos de exposición.

La BPP tiene previstos lo diferentes mecanismos de prevención y atención del servicio no conforme, para realizar el análisis y tomar las acciones de mejoramiento pertinentes de manera oportuna en la Matriz de identificación de Salidas no conformes.

Cuando se presente una salida no conforme, la cual no esté contemplada en la matriz, esta debe incluirse y determinar el tratamiento y verificación pertinentes.

Si la verificación del tratamiento conlleva a la toma de acciones correctivas, se continúa su tratamiento según el procedimiento Acción Correctiva y así́ poder determinar el cierre de la SNC.

Se genera la verificación del cumplimiento de las acciones tomadas para eliminar la salida no conforme de acuerdo a lo establecido en la matriz, además, de verificar que la Salida cumple con los requisitos.

SECCIÓN 7

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7. PROCESOS DE APOYO

7.1 Planificación de los procesos de apoyo

La planificación de los procesos de apoyo, se especifica en el anexo 4, en el cual se visualizan los procesos involucrados, los procedimientos respectivos, los recursos necesarios y el responsable del proceso.

La gestión del proceso de apoyo está a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera, cuyo objetivo es el de contribuir con transparencia y efectividad al logro de los fines misionales, mediante la formulación de políticas, directrices y estrategias en materia financiera y administrativa.

Se encuentra conformado por los siguientes procesos:

Gestión humana: cubre las actividades de administración del personal, bienestar laboral, salud y seguridad en el trabajo y desarrollo del talento humano.

Gestión financiera: cubre la gestión de recursos financieros en materia presupuestal, contable y la gestión de la tesorería.

Gestión administrativa de recursos: abarca la administración de las TICS, la gestión logística, documental y la administración física del equipamiento.

Gestión jurídica: abarca las actividades de contratación y asesoría jurídica.

7.2 Talento Humano

El personal que realiza trabajos directamente relacionados con la calidad del servicio, tiene su perfil definido en el Manual específico de responsabilidades y competencias laborales. Lo mismo que las responsabilidades generales y específicas y la Autoridad para cada uno de los cargos.

La BPP tiene definidos varios mecanismos que permiten detectar necesidades de capacitación y tiene establecido el “Plan de Capacitación y Entrenamiento del personal”, en el cual se describen los trámites para suministrarlo y los registros que deben quedar al respecto, incluyendo los relacionados con la evaluación de la eficacia de estas actividades.

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Con el fin de detectar aspectos de mejoramiento y retroalimentar al personal cada semestre o cada que el subdirector y el Director General consideren conveniente, se realiza una evaluación de desempeño, conservando registros de la evaluación efectuada y de las acciones convenidas orientadas al logro del mejoramiento.Los procesos de gestión humana dan cumplimiento a lo dispuesto por la normatividad vigente en materia de vinculación, capacitación y bienestar laboral.

Para establecer el personal necesario para que el SGC opere de forma efectiva, así como sus procesos. La Entidad efectúa la medición de cargas laborales, para determinar que el número de personas asignadas a un proceso, sea el adecuado para poder cumplir con los requisitos (ya sea del cliente, legales, etc.).

7.3 Gestión de los Recursos Financieros

El proceso de Gestión financiera, se encarga de la planeación, provisión y control de los recursos financieros aprobados por la Dirección General, gestionando el proceso a través de las actividades de Presupuesto, contabilidad y tesorería.

7.4 Infraestructura Informática

La BPP determina y proporciona hardware y software para los procesos, siendo el proceso de Gestión de Recursos internos quien suministra el mantenimiento a la infraestructura informática, para asegurar el funcionamiento de los procesos.

7.5 Control de Documentos del SIG

El control de documentos y registros del SIG está a cargo del proceso de gestión de recursos internos, la BPP dispone de los siguientes documentos para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión:

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, en el cual se incluye la política y los objetivos del Sistema Integrado de gestión.

Manual de específico de responsabilidades y competencias laborales. Manual de Procedimientos, en el cual se describe la metodología para realizar las

actividades Resoluciones, en las cuales se establece el reglamento para el desarrollo de

algunas actividades y por las cuales se formalizan los documentos del SIG. Registros, los cuales evidencian la aplicación de los procedimientos.

Con el fin de controlar los documentos internos y externos, para facilitar su acceso y asegurar la utilización de las versiones vigentes, se dispone de los procedimientos:

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“Control de documentos de Calidad ”

Para controlar la aplicación de los registros de calidad y facilitar su acceso, se cuenta con el procedimiento:

“Control de registros de calidad”

La subdirección de Planeación realiza el control de los documentos de calidad y los formatos de calidad, manteniéndolos disponibles para la consulta de todo el personal en forma física o digital.

En el anexo 3 se describen documentos formalizado en los diferentes procesos, los cuales describen la manera de realizar las actividades.

7.6 Infraestructura Interna y Ambiente de Trabajo

Para la preservación del producto, insumos y materiales de oficina que se adquieren en la BPP, se dispone del proceso de gestión administrativa de recursos, cuyo objetivo es Asegurar una efectiva recepción, conservación y provisión de los diferentes recursos físicos que se requieren para la prestación del servicio en la BPP.

El proceso realiza las actividades de:Inventario de bienes mueblesAlmacenamiento de insumos

Además gestiona el mantenimiento a las instalaciones y la adecuación de las condiciones físicas del ambiente de trabajo.

7.7 Adquisición de bienes y servicios

La adquisición de bienes y servicios se realiza en el proceso de Gestión Jurídica, mediante la elaboración de términos para invitación, continuando con la recepción, revisión y evaluación de las propuestas, según el caso; para continuar con la formalización del Contrato y por último la ejecución y finalización del contrato.

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La BPP se basa fundamentalmente en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios y cuenta el “Manual de Contratación” para asegurar la correcta ejecución de los procedimientos de contratación y supervisión en la BPP.

La BPP selecciona y evalúa los proveedores para asegurar su permanente capacidad de suministrar productos o servicios de acuerdo a los requisitos exigidos.

SECCIÓN 8 8.Proceso de Evaluación Control y Mejora

Esta gestión se encuentra a cargo de la Oficina de Control Interno y de la oficina de planeación, cuyo objetivo está enfocado en determinar el estado de gestión y resultados de los diferentes componentes del sistema mediante la evaluación, auditoría y mejora de los servicios y procesos corporativos para verificar los resultados de la gestión y áreas a fortalecer.

Se encuentra conformado por el siguiente proceso:

EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO:

Propender por el mejoramiento continuo de la Entidad mediante la evaluación independiente, la asesoría a la alta dirección en todo lo relacionado con el proceso administrativo y el fomento de la cultura del autocontrol, promoviendo el aumento de capacidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos estratégicoObjetivo: Asesorar y evaluar el desempeño de los procesos, con el fin de promover su mejora y su capacidad de cumplir con los objetivos estratégicos.

8.1 Medición, Análisis y Mejora

La BPP planifica el seguimiento, medición, análisis y mejora para asegurar la conformidad del servicio y del Sistema Integrado de Gestión y para mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de este.

En la planificación se consideran los mecanismos utilizados para: Evaluar la satisfacción del Usuario Evaluar el desempeño del sistema

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Verificar la conformidad de los procesos Verificar la conformidad del servicio y de los productos

8.2 Satisfacción del Usuario

La BPP realiza seguimiento a la satisfacción del Usuario mediante los contactos que se hacen permanentemente en las actividades de formación y atención al público y por medio de encuestas que permiten conocer su percepción sobre la BPP,

Para la atención de quejas y reclamos se dispone del procedimiento de atención a PQRSDF, el cual describe la metodología a seguir para investigar las causas y para la toma de acciones que conlleven a asegurar la satisfacción del Usuario.

8.3 Auditorías internas

La Dirección General define anualmente o cuando se requiera un programa de auditorías internas del SIG, cuya frecuencia puede ser más alta para los procesos operativos y para aquellos cuyos resultados presentan no conformidades significativas, las cuales son desarrolladas por personal competente previamente capacitado y entrenado, bajo la metodología establecida en el procedimiento de auditorías internas, donde se describen las responsabilidades de los involucrados y las acciones que deben tomarse para las no conformidades detectadas, sus causas y el seguimiento respectivo que debe hacerse a estas. Las auditorias de Control Interno, pueden alimentar como información de entrada a las auditorias del SIG.

8.4 Seguimiento y medición de los procesos

La BPP hace seguimiento y medición de las características del servicio, mediante los indicadores de gestión establecidos en la planificación de los procesos y en el anexo 8, con el fin de verificar que se cumplen los objetivos y los requisitos establecidos en las diferentes etapas de prestación del servicio.Todos los indicadores de procesos y de objetivos de Calidad (estratégicos) se miden con una periodicidad definida.En el procedimiento de planeación estratégica y seguimiento, se describe el seguimiento para la medición de los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

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Versión: 02

Fecha: 2020/03/28

8.5 Análisis de datos

La Entidad tiene definidos los datos que es necesario recopilar para demostrar la conformidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y para evaluar la mejora continua, lo cual se describe en el procedimiento de planeación estratégica y seguimientoEl análisis de datos lo realiza periódicamente cada Jefe de Proceso en sus indicadores y se realiza el análisis, en el cual se definen las acciones necesarias que conlleven a corregir y/o mejorar las actividades que frecuentemente se realizan para la prestación del servicio.

8.6 Mejora continua

En el procedimiento de acciones correctivas y preventivas y de mejora, se describe la metodología a seguir para tramitar las propuestas de mejoras y las sugerencias hechas por el personal o las percibidas en las encuestas de satisfacción de los Usuarios, dejando registradas las decisiones tomadas y los beneficios obtenidos cuándo se han llevado a cabo.El plan de acción interno está orientado hacia el cumplimiento de las metas anuales para el cumplimiento de los objetivos de procesos.

8.6.1 Acciones correctivas

Con el fin de mantener el Sistema Integrado de Gestión, la Entidad dispone del procedimiento de Aplicación de acciones correctivas, cuyo propósito es el de eliminar las causas de las no conformidades detectadas.El procedimiento considera, la revisión de las no conformidades, la investigación de las causas, la definición e implementación de acciones y el seguimiento y registro sobre su aplicación y eficacia.

8.7 Gestión de Riesgos

Con el fin de prevenir o mitigar riesgos, se dispone del procedimiento del Manual para la administración del riesgo, en el cual se describe la metodología a seguir cuando se detectan no conformidades potenciales en el Sistema de Integrado de Gestión.

La Entidad constantemente identifica los riesgos asociados a cada proceso, se valoran y se define el mapa de riesgos. La BPP se ajusta a las metodologías vigentes para gestión del Riesgo suministradas por el DAFP. Igualmente se adoptó la política de administración de riesgos y sus objetivos para la totalidad de los procesos de la BPP la cual permanece en continua actualización.

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Versión: 02

Fecha: 2020/03/28

La Estructura de Gestión del riesgo de la BPP, contempla los diferentes elementos metodológicos contemplados por el DAFP y lo requerido en ISO 9001:2015.

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