BENCHMARK

Recursos Humanos

¿COMO INICIÓ EL BENCHMARKING?

Después de la segunda Guerra Mundial, Japón era conocido

como un productor de bajo costo y baja calidad.

En los años 70’s, las cosas empezaron a cambiar.

• Los ingenieros japoneses empezaron a visitar las plantas en

Estados Unidos, observando, preguntando, tomando notas

y absorbiendo ideas.

• Regresaban a Japón, analizaban lo que habían visto y

combinando las mejores ideas, rediseñaban los métodos de

producción.

• Estaban haciendo “Benchmarking”, aunque el término

todavía no se conocía.

¿COMO INICIÓ EL BENCHMARKING? (Cont…)

Los Japoneses decidieron establecer nuevos estándares a nivel

mundial:

• Si los americanos producían algo en 3 días, ellos lo harían

en 1 día.

• Si 40 operarios en Estados Unidos hacían un producto, ellos

lo harían con 10.

La idea de observar y adaptar los mejores métodos después

fue conocido como “Benchmarking”

LA EXPERIENCIA DE XEROX

En los años 60’s y 70’s Xerox tenía el 90% del mercado de las copiadoras.

A finales de los 70’s, Canon empezó a fabricar copiadoras.

Para el asombro de los ingenieros de Xerox, las copiadoras Canon eran mucho mejores y se vendían a un precio menor que los cosos de producción de Xerox.

La primera reacción por parte de Xerox fue de incredulidad... “No puede ser cierto, vamos a demandarlos por “Dumping”.

LA EXPERIENCIA DE XEROX (Cont…)

Fuji Xerox en Japón confirmó que efectivamente ¡Canon estaba produciendo mejores copiadoras que costaban menos!

La alta administración de Xerox continuaba escéptica a la eficiencia del Benchmarking, hasta que realizaron una comparación con L. L. Bean, una empresa completamente ajena al negocio de las copiadoras.

• En esta experiencia Xerox entendió los beneficios del Benchmarking al analizar el Proceso y no solo las Mediciones.

• El estudio debe realizarlo el personal que hace el trabajo y debe conocer el proceso detalladamente.

Robert C. Camp., Gerente de logística de Xerox, documentó la experiencia en la comparación con L. L. Bean.

¿QUE ES BENCHMARK?

Benchmark es la meta que define niveles de desempeño. Son mediciones puntuales.

Desempeño actual

Clase Mundial

Requerimientos del Cliente

El mejor en la Industria

Meta 1

Meta 2

Meta 3

¿QUÉ ES BENCHMARKING? (Cont…) DEFINICIÓN:

Es encontrar e implementar las Mejores Prácticas que nos lleven a lograr un desempeño superior.

BENCHMARKING ES UN PROCESO:El proceso de medir y comprender el desempeño de nuestros sistemas, asimilando los resultados y tomando acciones para lograr un desempeño superior.Es un proceso que promueve el aprendizaje y la Mejora Continua.

IMPLICA:Buscar más allá de la organización para descubrir otras maneras de hacer las cosas mejor, identificando y emulando lo mejor de lo mejor sin importar la industria.

FILOSOFÍA BÁSICA

Conocer la Operación del Sistema.

• Analizar el actual proceso de trabajo.

• Determinar fortalezas y debilidades del proceso.

• Documentar como funciona. Diagramas de flujo y medición.

• Requerimientos del cliente (interno y externo).

Conocer al Líder de la Industria.

• Investigar quien es el Mejor Competidor.

• Encontrar sus Fortalezas y Debilidades.

• Aprender de organización de Clase Mundial.

FILOSOFÍA BÁSICA (Cont…)

Incorporar al Mejor.

• Aprender del Mejor.

• Adoptar y adaptar sus Mejores Prácticas. (Es básico determinar que queremos mejorar)

• Encontrar el Mejor Método esté donde esté.

Obtener Superioridad (Ser el Mejor de la Industria).

• Combinar lo mejor de las Mejores Prácticas.

• Transformarse en el Mejor de la Industria.

¿DÓNDE HACERLO?

ORGANIZACIÓNCompañía o División.

PROCESO CLAVESistema crítico que cruza varias funciones del negocio y

tiene un alto impacto en la satisfacción del cliente.

PROCESO FUNCIONALFunción de trabajo específica desempañada a Nivel

Departamento.

METODOSPráctica de trabajo específica utilizada en un paso del

Proceso de Trabajo.

Benchmarking}A estos niveles se obtienen mejores beneficios

Jerarquía de Procesos

DISPARADORES DE UN PROYECTO DE BENCHMARKING

Problemas de Operación – Ejecución:

Para resolver un problema de algún Proceso y el cual no puede ser resuelto internamente.

Mandato:

Se tiene fuerte presión de la competencia y la Dirección demanda que los Procesos Clave sean comparados.

DISPARADORES DE UN PROYECTO DE BENCHMARKING (Cont…)

Innovación:

Por innovaciones conocidas a través de publicaciones o eventos y es necesario encontrar la forma de cómo implementarlas.

Necesidades de los clientes:

El Proceso actual es necesario rediseñarlo ya que se sigue incrementando el nivel de quejas o se está saliendo de especificaciones y no se tiene el conocimiento de cómo rediseñarlo.

PREMISAS

La gente que hace el trabajo (dueño del proceso) debe hacer el Benchmarking.

• El “Dueño del Proceso” es aquel que tiene el control del diseño, implementación, medición y mejora del proceso.

Los integrantes de los equipos deben conocer a detalle el proceso que están analizando.

PREMISAS (Cont…)

El Benchmarking es una metodología no una ciencia.

• Se hace sobre Procesos y Métodos de trabajo, no sobre infraestructura.

El Benchmarking da dirección y enfoque mas nunca reemplaza el trabajo de investigación.

Requiere de mente abierta y diálogo libre entre el equipo de trabajo, administración, clientes y proveedores.

ETAPAS DEL PROCESO

1.1.- Seleccionar el sistema a comparar (necesidad de comparación.• Sistemas, Procesos o Resultados.

1.2.- Definir el motivo de la comparación.• Nivel de desempeño en indicadores de efectividad y resultados.• Mejora continua.• Innovación.

1.3.- Definir tipo de comparación.• Referencial (Enfoque a Procesos).• Comparativa (Enfocada a Indicadores).

2.1.- Buscar información de empresas, fuentes bibliográficas, Mejores prácticas Vitro, mejores prácticas externas.2.2.- Analizar la información y determinar la empresa para realizar la comparación.

1.- Determinar Comparación a

Realizar

2.- Identificar Información de Empresas para

realizar Comparación.

ETAPAS DEL PROCESO (Cont…)

3.1.- Definir objetivo y alcance del BMK.3.2.- Definir responsables y equipos de trabajo. (Roles)3.3.- Puntos a comparar.3.4.- Definir el medio de comparación a utilizar:

• Documental• Telefónica.• Encuesta.• Videoconferencia.• Visita a Instalaciones (Es la más efectiva).

3.- Desarrollo de un Plan de Comparación.

4.1.- Ejecutar el Plan de Comparación.4.2.- Detectar Brechas, Aprendizajes y Oportunidades de Mejora.4.3.- Elaborar recomendaciones.

4.- Realizar Comparación.

ETAPAS DEL PROCESO (Cont…)

5.1.- Preparar el Plan de Implementación incluyendo:• Responsables.• Fechas.• Actividades.• Metas e indicadores de desempeño.• Presupuesto.• Recursos.

5.2.- Comunicar el Plan de Implementación:• Validar el plan.• Difundirlo a los involucrados.

5.- Desarrollo de Plan de Implementación.

6.1.- Ejecutar el Plan de Implementación.6.2.- Dar Seguimiento a los Avances de la ejecución.

• Desarrollar un Sistema de Monitoreo.• Ponerlo en Línea y Monitorear.

6.- Realizar los Cambios.

ETAPAS DEL PROCESO (Cont…)

7.1.- Estudiar los Resultados Obtenidos y efectos no planeados.7.2.- Estudiar la Aplicación del Sistema.

7.- Estudiar los Resultados del Plan.

8.1.- Realizar Adecuaciones a la Implantación.8.2.- Realizar Adecuaciones al Sistema.8.3.- Medir Satisfacción del Cliente.8.4.- Reiniciar el Proceso (Mejora continua).

8.- Realizar Adecuaciones.

CRITERIOS DE BUSQUEDA DE MEJORES PRACTICAS.

Selección de Empresas:

• Dentro de la etapa 2, se identifican las Empresas Candidatas que sean Líderes en el Sistema que estamos comparando. Es probable que esta empresa no sea buena en otras áreas, sin embargo lo importante es que en el Sistema que Comparamos lo sea.

• Es necesario contar con una lista preliminar de Compañías Candidatas.

• Establecer el Contacto.

CRITERIOS DE BUSQUEDA DE MEJORES PRACTICAS. (Cont…)

Las Fuentes de Mejores Prácticas:

• Operaciones Internas:Comparándote a ti mismo con Prácticas Similares dentro de tu Organización.

• Competidores Directos:Comparándote a ti mismo con tu Competidor Directo.

• El mejor a Nivel Funcional:Investigar Métodos de “Estado del Arte” usados por Compañías de Clase Mundial fuera de tu Industria.

• Genérico:Aplicando Prácticas de Trabajo Innovadoras usadas en otros campos de tu Proceso.

CRITERIOS DE BÚSQUEDA DE MEJORES PRÁCTICAS (CONT...)

Preparación de la Visita:

• Una vez analizado el Sistema, se recomienda poner por escrito una lista exhaustiva de Preguntas Relacionadas a los puntos de mayor interés dentro del proceso, principalmente en aquellos puntos donde se hayan identificado Debilidades. La intención es cuestionarse por adelantado de que manera trabaja el Sistema en la otra Empresa.

• Las preguntas se priorizan.

CRITERIOS DE BUSQUEDA DE MEJORES PRACTICAS. (Cont…)

• Es conveniente realizar un ensayo de visita. En ella se definen los roles de los que realizarán la visita como son: oTomador de notas, oTomador de tiempo, oRealizador de Preguntas yoModeradoro (Los roles pueden cambiar durante la entrevista).

• Se puede dar una sesión de retroalimentación en cuanto al orden y forma de realización de las preguntas.

• Finalmente se concerta la cita y se define el plan de visita.• Se sugiere solicitar por adelantado mayor información del

sistema de la empresa a visitar.• En algunas ocasiones las preguntas que pensamos realizar

en la visita con la empresa a comprar, con la finalidad de que puedan preparar también la visita.

CRITERIOS DE BÚSQUEDA DE MEJORES PRÁCTICAS (CONT...)

Proyectos de Mejora:

• Finalmente se realiza un Análisis de la Información Recolectada.

• Se Determinan Diferencias (GAP).

• Se elabora un Documento de Mejores Prácticas encontradas en la visita.

• Se establecen Planes de Trabajo para lleva a cabo las modificaciones y se definen los plazos de implantación.

• Se da Seguimiento y Retroalimentación de los cambios efectuados y se Revisan los Indicadores.

CRITERIOS DE BÚSQUEDA DE MEJORES PRÁCTICAS (CONT...)

Sistemas a Mejorar:

• En el Reporte de Retroalimentación del AST sólo se incluye como área de oportunidad “Realizar comparación Referencial”