1Comprensión SharePointLO QUE aprenderá EN ESTE CAPÍTULO: 

➤ las diferencias entre las versiones del producto SharePoint

➤ escenarios comunes de uso para SharePoint

➤ Un resumen de las principales características y conceptos SharePoint

El objetivo de este libro es proporcionar al cliente con experiencia en el uso las herramientas y las características de SharePoint en una forma que le permite crear y desarrollar potentes soluciones empresariales sin código dentro de SharePoint. Una parte importante de la comprensión sobre la mejor forma de administrar y utilizar SharePoint de un usuario final, trabajador de la información, programador o perspectiva, pro es la primera en comprender las principales funciones del producto y la manera en que pueden satisfacer sus únicos de la organización y necesidades específicas de su empresa. En este sentido, este capítulo se presentan las características interesantes y de las capacidades de Microsoft Las Tecnologías de SharePoint. Con ella, puedes aprender a poner la plataforma al servicio de su organización para crear soluciones empresariales escalables. En este capítulo, se obtiene una visión general de cómo se utiliza SharePoint y ganar una comprensión de las diferentes combinaciones de licencias y configuración disponibles dentro de su entorno.

COMPRENSIÓN PORTALES

Antes de iniciar la creación de las tareas técnicas relacionadas con la gestión y trabajar con contenido de SharePoint, es importante conocer el objetivo de escenarios de uso común de la tecnología. Del poder que se asocia con las soluciones de SharePoint está directamente relacionada con la capacidad de las organizaciones para adaptar las soluciones a sus necesidades. SharePoint ofrece muchas cosas, en muchos formatos diferentes. A pesar de que Microsoft

proporciona un alto nivel de sentido, es realmente a la organización interna para crear una estructura de la solución que se ajuste a sus necesidades específicas.

A un nivel alto, SharePoint es una solución que ofrece las características y capacidades para ayudar a las organizaciones realizar las siguientes tareas:

➤ Compartir

➤ Organizar

➤ Descubrir

➤ Construir

➤ Administrar

SharePoint permite a las organizaciones a construir soluciones concretas que guía a los usuarios sus comportamientos deseados. Creando soluciones para proporcionar opciones alternativas para compartir y colaborar en los datos, las organizaciones pueden mejorar la satisfacción del usuario y aumentar la productividad. En esta edad de la consumerización de las TI, los usuarios esperan de forma rápida, sencilla y eficiente uso de la tecnología en un autoservicio de moda para resolver las necesidades que se plantean. Cuando se implementa dentro de una organización, SharePoint ofrece una plataforma que satisface esta necesidad. Pero, como toda buena tecnología, sin una comprensión de lo que puede hacer y cómo utilizar mejor las características, las cosas a menudo no son utilizados en toda su potencialidad. Mediante la lectura de este libro, usted tendrá una comprensión de las funciones básicas disponibles y se preparan con muchas herramientas para empezar a crear potentes y eficaces soluciones de negocios.

Ya que SharePoint es uno de los principales portales de tecnología de la industria, comenzamos con una revisión de tecnologías de portal, seguida de algunas razones por las que las organizaciones comunes de este tipo de soluciones. Con el marco establecido, continuaremos con una discusión de las diferentes versiones de SharePoint y cómo se diferencian de los demás. A continuación, se proporciona una descripción de alto nivel de algunos de los principales componentes de SharePoint. Este resumen le dará una muestra de lo que está por venir en el resto del libro.

¿Qué es tecnología Portal?

Un portal corporativo es un portal a través del cual los miembros pueden acceder a información de la empresa y, si está configurado correctamente, debe ser el primer lugar un empleado va a tener acceso a nada de importancia. Portales difieren de los sitios web en que se han hecho a la medida específicamente para cada organización. En muchos casos, un portal puede en realidad consistir de numerosos sitios web, con la información almacenada directamente en esos lugares o en otros sistemas, como los recursos compartidos de archivos, aplicaciones de negocio, o Internet.

Esto permite que el portal de la ubicación central los usuarios pueden visitar para encontrar información independientemente de su lugar de almacenamiento. Porque tomar decisiones informadas sobre las decisiones de la empresa es un factor clave para convertirse en un éxito y el resto, es importante que la información de un portal seguro, hasta la fecha, y que sea fácilmente accesible. Porque una empresa de mercado puede abarcar el mundo, también debe tener la información que refleje las necesidades de los empleados de varias regiones específicas.

Como ejemplo, considere un nuevo empleado que acaba de unirse a una organización. Además de aprender sus nuevas responsabilidades en el trabajo, el empleado debe ponerse al día en los diversos procesos de la empresa y políticas. Un buen portal debe proveer a toda la empresa y obtener información sobre la política que el empleado necesita para su revisión, así como enlaces a todos los sistemas de información y sitios web y que las necesidades de los empleados para hacer su trabajo. Información debe ser almacenada en fácil de explorar lugares, basados en el asunto o tema. En situaciones en las que la ubicación de un documento o información no es obvia, el empleado debe ser capaz de escribir las palabras en un cuadro de búsqueda y recibir sugerencias. El empleado debe también ser capaz de compartir la información con otros. En muchos sentidos, un buen portal debe actuar como una tabla de contenido de toda la información y páginas web relacionadas con el tema o una organización.

En resumen, tecnología portal proporciona los medios para que los usuarios compartan y consuman información desde una ubicación central. Aunque esto puede significar que todos los datos vivan dentro de una sola aplicación de portal, además, es muy probable que los datos se distribuyen a lo largo de muchos sistemas y soluciones; las tecnologías de portal son simplemente una forma de simplificar el acceso a los datos.

¿Por qué las organizaciones invierten en tecnologías de Portal?

La siguiente lista proporciona sólo algunas de las razones por las que muchas empresas optan por invertir en tecnologías de portal:

➤ Los usuarios se han acostumbrado a trabajar con la tecnología y, en muchos casos, esperar a tener acceso a simple, de fácil acceso y fácil de utilizar herramientas para encontrar y hacer su trabajo. Porque sus vidas personales incluyen muchas de estas tecnologías, la expectativa de que su trabajo se utilizan las mismas tecnologías es muy alta.

➤ La adopción de la web y de tecnologías relacionadas con la web, tecnologías de portal una elección obvia. Portal porque las tecnologías están basadas en la web, los responsables de tomar decisiones pueden acceder a información importante a través de la Internet, con independencia de dónde se encuentren.

➤ Tecnologías de portales permiten que los trabajadores de la información para manejar tareas del día a día desde un solo punto de partida, mientras que antes las cosas estaban repartidos en varios sitios y aplicaciones.

➤ Con importantes iniciativas normativas, como la Ley Sarbanes-Oxley , las organizaciones están utilizando tecnologías de portal para asegurarse de que una pista de auditoría se mantiene en documentos importantes y que siguen siendo compatibles con los procesos de negocio.

➤ El recurso compartido de archivos de criterio utilizado anteriormente para almacenar la mayor parte de la información depende en gran medida de las costumbres y los hábitos de la persona que crea. Tecnologías de Portal almacenar y compartir información sobre la base de la estructura de la organización, lo que hace que sean fáciles de utilizar para cada uno en la organización. Esta estructura se traduce en productividad aumenta porque los trabajadores pueden más fácilmente localizar y recuperar información.

➤ Tecnologías de portales están diseñados para adaptarse a una organización, que ofrece un modelo que crecerá a medida que crece la empresa.

➤ A pesar de que una empresa puede ser tentado por el último y mejor sistema de gestión de la información, la mayoría de las organizaciones tienen sistemas heredados y las fuentes de datos como los recursos compartidos de archivos, bases de datos o aplicaciones empresariales. Puede masajear tecnologías de portal para que se integran con estos sistemas, lo que facilita minería de datos o la migración.

¿QUÉ ES SHAREPOINT?

SharePoint es una de las principales tecnologías de portal. Muchas organizaciones implementan SharePoint para satisfacer las necesidades que se ha indicado en la sección anterior. Parte de la familia Microsoft Office, SharePoint ofrece un escalable y ampliable, personalizable y solución de portal para organizaciones de cualquier tamaño. SharePoint consta de las herramientas y las tecnologías que admiten la colaboración y el intercambio de información dentro de los equipos, a través de la empresa, y en la web. El paquete total es un plat de formulario en el que puede construir aplicaciones comerciales para ayudar a una mejor almacenar, compartir y administrar información digital dentro de su organización. Debido a que se puede crear con o sin código, el paquete faculta a el usuario de empresa medio para crear, implementar y administrar sitios web equipo, sin tener que depender de recursos especializados, tales como los administradores de sistemas y desarrolladores. Uso de listas, bibliotecas y elementos Web, puede transformar equipo sitios web a aplicaciones de negocio basadas específicamente en torno de la organización de los procesos de negocio más eficientes.

SharePoint es disponible para las organizaciones en dos formas principales:

➤ Implementación de SharePoint On-Premise: Con una implementación en las instalaciones de la organización crea, configura y gestiona su propio entorno de SharePoint. Esto se puede hacer uso de muchos enfoques diferentes, que incluyen mantener su propio centro de datos o hosting dedicado en un centro de datos externo asociado con un proveedor de servicios de hosting. El componente principal de este tipo de entorno es que usted tiene el control total del medio ambiente y pueden implementar soluciones personalizadas sin moderación.

➤ Office SharePoint Suscripción 365: Oficina compartida 365 es un multi-tenant hosting experiencia donde se ha suscrito a SharePoint services que se alojan y mantenida por Microsoft en sus centros de datos. Se le da una serie de directrices en todo espacio de almacenamiento y las opciones de desarrollo, que deben seguir las personas dentro de su entorno. Los beneficios de este acuerdo le permiten aprovechar, de forma rápida y sencilla las características de SharePoint sin tener que contratar a la sobrecarga adicional de la gestión y el mantenimiento un entorno dedicado.

Muchos diferentes necesidades de la organización de la elección entre las dos opciones anteriores. Para determinar mejor cual es la mejor opción para su organización, es necesario determinar la corriente, así como las necesidades futuras de la organización. Teniendo en cuenta estas necesidades, usted será capaz de determinar qué tipo de entorno que se necesita para el soporte y mantenimiento. Una vez que usted sabe lo que usted necesita, usted puede centrarse en la mejor manera de hacerlo. Algunas de las preguntas que se deben considerar en esta etapa son los siguientes:

➤ ¿Qué nivel de control y separación es necesaria para los datos de mi entorno?

➤ ¿Qué tipos de acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los datos dentro de mi organización?

➤ ¿Tenemos los recursos internos necesarios para apoyar el medio ambiente?

➤ ¿Qué tipos de personalizaciones y código personalizado tendrá que ser apoyada en nuestro entorno?

Estos, junto con otros factores, le ayudará a determinar cuál es el mejor enfoque para su organización. En muchos casos se trata de una distinción clara en cuanto a qué camino tomar. En otros casos, un enfoque híbrido es a menudo una opción conveniente, lo que permite a los usuarios tener lo mejor de ambas configuraciones.

Una vez que determine el tipo de implementación que es lo mejor para usted, usted tiene que determinar a qué nivel de licencias tendrá que tener. Cada una de las diferentes opciones de implementación tienen diferentes opciones para la obtención de licencias, con lo que una elección de las diferentes características que necesitará adquirir para su organización. Aunque este libro se supone que se utiliza SharePoint Enterprise las funciones dentro de un despliegue en las

instalaciones, la siguiente sección proporciona descripciones y detalles de las diferentes opciones disponibles para usted.

LA COMPARACIÓN ENTRE LAS DIFERENTES VERSIONES SHAREPOINTPara SharePoint en las instalaciones de, usted tiene dos opciones para la instalación:

➤ SharePoint Foundation 2013

➤ SharePoint Server 2013

Para Office 365, también se dispone de varias opciones, como se explica al final de esta sección.

Microsoft Windows SharePoint ServicesMicrosoft Windows SharePoint Services le ofrece la base funciones de colaboración que se incluyen dentro de SharePoint. Estas características son la base necesaria para construir colaboración estándar y soluciones de comunicación dentro de su organización. Las principales características de SharePoint Foundation en torno gestión y colaboración de documentos. La siguiente lista describe las principales características de la plataforma que han sido responsables de su amplia adopción en las empresas:

➤ Eficaz de documentos y colaboración en tareas: Team sitios web ofrecen acceso a la información en una ubicación central, así como las siguientes funciones:

➤ Los sitios para que los equipos puedan compartir los documentos y la información, coordinar horarios y tareas, y participar en el foro de discusión. Los miembros del equipo pueden usar estos sitios para compartir información con independencia de su proximidad física o de sus límites. Ya que SharePoint utiliza muchas de las mismas funciones que los usuarios están acostumbrados a en la Oficina, como la cinta de opciones, es fácil para que los usuarios puedan navegar a través de los sitios.

➤ Las bibliotecas ofrecen una mejor creación de documentos y la gestión de recursos compartidos de archivos soluciones estándar. Puede configurar bibliotecas para garantizar que un documento está desprotegido antes de su edición, vía una revisión del documento historia, o permitir a los usuarios colaborar en su examen y aprobación.

➤ Seguridad basada en funciones de garantizar que la información confidencial es segura y que sólo están disponibles para seleccionar los individuos.

➤ Tareas avanzadas de listas de seguimiento y sistemas de alerta que los usuarios información actualizada sobre las tareas actuales y futuras.

➤ Plantillas para crear wikis y blogs permiten compartir información a través de la organización de forma rápida y sencilla.

➤ Disminución de la ejecución y los recursos de implementación: Porque SharePoint Foundation está disponible para los clientes Windows Server como una descarga gratuita, los plazos de ejecución y los costes son muy reducidos, lo que se traduce en las siguientes ventajas:

➤ Implementar sitios de colaboración en equipo es fácil, por lo que las organizaciones pueden liberar recursos altamente especializados y centrarse en aspectos más importantes y complejas tareas.

➤ Los usuarios pueden crear de inmediato y aplicar aspecto profesional de temas del sitio directamente desde su navegador.

➤ Porque SharePoint Foundation ofrece una perfecta integración con Microsoft Office system, los empleados pueden utilizar las aplicaciones comunes, tales como Microsoft Word, para crear y gestionar documentos, sin la necesidad de costosas formación o cambios en el proceso.

➤ Un mejor control de su empresa datos importantes de su negocio: SharePoint Foundation ofrece las siguientes funciones de gestión de datos y de información y seguridad:

➤ Explorador mejorado y basado en la línea de comandos controles administrativos le permiten llevar a cabo aprovisionamiento de sitio, gestión de contenido, el apoyo y respaldo. Posteriormente, una empresa puede llegar a ser más eficientes y reducir costos.

➤ Con avanzadas funciones administrativas, puede establecer los parámetros bajo los cuales las unidades de negocio pueden suministro a los sitios y permitir el acceso, garantizar que todas las unidades se inscriben en una política de seguridad aceptable.

➤ El tema de la Papelera de reciclaje y recuperación de versiones de documentos proporcionan un entorno de almacenamiento seguro.

➤ Abrazar la web de colaboración: Gracias a la ampliación y personalización de SharePoint Foundation, puede:

➤ Crear sitios web en colaboración con las bibliotecas de documentos que actúan como repositorios centrales para crear, gestionar y compartir documentos con su equipo.

➤ Crear, conectar y personalizar un conjunto de aplicaciones empresariales específicas para ampliar las necesidades de la organización.

En resumen, SharePoint Foundation representa el contenido básico de almacenamiento y funciones de colaboración de SharePoint. Es el lugar ideal para que los equipos edición y pequeñas organizaciones que buscan mejorar su capacidad de trabajar con otros en una segura y fácil de usar, espacio de trabajo de colaboración.

EJEMPLO DE USO MICROSOFT WINDOWS SHAREPOINT SERVICES

La organización ficticia Rossco Tech Consulting ofrece servicios profesionales y asesoramiento tecnológico a empresas startup. La siguiente situación hipotética

describe Rossco la experiencia con SharePoint, comenzando con SharePoint Foundation y posteriormente amplió en SharePoint Server.

Debido a que gran parte de la empresa Rossco gira en torno al proceso de documentación, un repositorio central con el que gestionar la información de los proyectos es imprescindible. Rossco porque estaba usando Windows Server, SharePoint Foundation se convirtió en lo que es evidente y más eficaz en función de los costos base sobre la que construir soluciones para gestionar sus proyectos.

Planificación

Para identificar las mejoras necesarias para aumentar la eficiencia, la empresa solicitó a jefes de equipo de los problemas que encontraban al colaborar dentro de sus respectivos equipos. De estos resultados, la empresa identificó los problemas más comunes y compartidos cada equipo creó una jerarquía del sitio que mejor representa la cultura corporativa de la organización y de sus procesos de negocio. Debido a que la organización se componía únicamente de tres divisiones (Finanzas, Marketing y Operaciones), se optó por una única colección de sitios: el sitio principal para la organización en su conjunto y tres subsitios, uno para cada división.

Debido a que cada división seguido procesos similares para la mayoría de los proyectos, la empresa podría utilizar SharePoint sistema de plantillas para crear un único "proyecto" plantilla de sitio que todos los equipos pueden utilizar para crear un proyecto de colaboración. Los sitios creados a partir de esta plantilla, a continuación, tienen las siguientes características:

➤ Una biblioteca de documentos para crear, almacenar y organizar todos los documentos relacionados con el proyecto

➤ Una lista de contactos para almacenar y organizar contactos importantes relacionadas con el proyecto

➤ Una lista de tareas para coordinar tareas de gran importancia para los miembros del equipo participan en el proyecto

➤ Un problema de lista de seguimiento para resaltar cualquier posible proyecto se refiere

La plantilla se ha creado y, a continuación, se guardan en una céntrica galería de plantillas de sitio, en la que cada división podría utilizar para generar un nuevo sitio para cada proyecto.

Pasar del Plan a la práctica

Después de definir la estructura de la organización a través del equipo los sitios de la intranet, ya era hora de Rossco Tech Consulting para poner su esfuerzo en el trabajo y la planificación en mundo real. Ya que los equipos comenzaron a comprender las herramientas de las que ahora se dispone de las siguientes prácticas, comenzó a conducir de forma más eficiente las operaciones dentro de la organización:

➤ Los proyectos fueron rápidamente definido por otros sitios creados mediante el proyecto plantilla de sitio.

Esto permitió a los equipos de una central para el medio ambiente en la que se va a crear, almacenar y compartir información sobre un proyecto concreto con la totalidad de la organización en cuestión de segundos.

➤ Las citas y los plazos se crearon y de la que se hace un seguimiento de un único calendario compartido en el sitio del proyecto que todos los integrantes de un equipo puede ver fácilmente.

➤ Información de contacto se ha añadido a una ubicación central de modo que los miembros del equipo pueden contactar fácilmente con una de la otra y otros interlocutores clave o los interesados en el proyecto.

➤ Los documentos de los proyectos importantes se trasladaron al repositorio de documentos de sus respectivos lugares de ejecución del proyecto en donde los cambios se hizo más fácil a la vía y la seguridad se convirtieron más manejable.

➤ Los usuarios comenzaron a crear alertas de correo electrónico en la tarea y listas de temas, lo que asegura que las tareas y las cuestiones se abordan de manera oportuna.

➤ En cada división comenzó a definir su papel en los proyectos importantes, ejecutivos dieron cuenta de que tenían ya una vista de pájaro de las operaciones dentro de la organización, lo cual fue recibida con gran entusiasmo.

SharePoint Server

SharePoint Server se extiende en lo que hay disponible en Fundación mediante la inclusión de nuevos conjuntos de características que proporcionan una colección más avanzadas, las funciones que puede utilizar en su organización de las soluciones. Algunas de estas funciones adicionales se describen en la lista siguiente:

➤ Búsqueda avanzada: Si bien es cierto que la búsqueda se incluye en la instalación base de SharePoint, las funciones de búsqueda y funciones disponibles en las versiones de servidor ofrecen una gran flexibilidad. Permiten personalizar páginas de resultados de búsqueda que se puede configurar con elementos Web búsqueda personalizada. También puede utilizar estos

elementos Web búsqueda en otras páginas dentro de la organización, lo que permite crear búsquedas personalizadas experiencias a los usuarios según sus necesidades de negocio. Estas características se exponen con más detalle en el Capítulo 17, "Cómo trabajar con búsqueda."

➤ Gestión de contenido Web: SharePoint Server admite creación de contenido web y publicaciones en Internet. Publicación dispone de un flujo de trabajo de aprobación de contenido y los diseños de página de tipos de contenido, que permiten crear y publicar contenido web sin necesidad de escribir ningún código complejo. Estas características son a menudo muy ampliamente utilizado de cara al público para creación de sitios de SharePoint o para uso de la intranet entornos creados dentro de SharePoint. Estas características le permiten crear una solución que utiliza algunas de las siguientes características (que se examinan con más detalle en el Capítulo 15, "Getting Started with Web Content Management" ):

➤ Fácil creación de contenido

➤ Sitio multilingüe Soporte

➤ Publicación Cross-Site

➤ Catalog-Enabled listas y bibliotecas

➤ Navegación administrado

➤ Friendly URLs

➤ Servicios de la empresa: Estos servicios proporcionan medios para crear fácil y rápidamente soluciones personalizadas mediante herramientas que se encuentran disponibles en la Oficina familia de productos, e incluyen los siguientes:

➤ InfoPath Forms Services (consulte el Capítulo 12, "Administración de formularios".

➤ Servicios de Excel, Visio, y PerformancePoint Services (consulte el Capítulo 10, "el trabajo de inteligencia de negocio".

➤ Servicios de acceso (consulte el Capítulo 13, "Cómo trabajar con Servicios de Acceso")

➤ Servicios de conectividad empresarial: Aunque SharePoint puede ser su aplicación central, su organización puede tener aplicaciones empresariales anteriores. Servicios de conectividad empresarial (BCS) le permite conectarse a estas fuentes externas de datos y mostrar los datos de la empresa a través de la Web, perfiles de usuario, o listas de SharePoint. Aunque BCS no contiene la información de estos sistemas, que actúa como puente virtual entre el sistema alternativo y el usuario. Trabajando con BCS generalmente requiere algo de código personalizado, por lo que este tema en particular no se examina en detalle en este libro.

➤ Las redes sociales y la informática: las redes sociales están en todas partes y se ha convertido en un conjunto de características de muchas soluciones. Características como

calificaciones y proporcionar un marcado enfoque menos estructurado a la clasificación de contenido, pero realmente ayudar a impulsar la adopción por parte de los usuarios y la pertinencia del contenido dentro del sistema. Muchas empresas los usuarios se han acostumbrado a estas características en muchos de los portales de internet que utilizan fuera de el mundo de los negocios. Por ejemplo, es posible que haya comprado este libro de visita en una tienda en línea. Desde este sitio web de distribuidores, puede haber revisado las calificaciones que otros lectores izquierda a describir el contenido del libro. Posteriormente, también puede optar por su propia experiencia personal en un esfuerzo por proveer retroalimentación para otros posibles compradores. Este concepto también funciona muy bien en el mundo de los negocios. Como los usuarios de contenido y proporcionar comentarios o notas relacionadas con temas concretos, se ayuda a otros usuarios a entender la importancia del contenido y posteriormente reduce en gran medida el tiempo necesario para encontrar el contenido adecuado. Puede obtener más información acerca de estas características específicas en el Capítulo 11, "Cómo trabajar con funciones sociales".

➤ Gestión de registros: SharePoint Server proporciona un excelente soporte para la gestión de contenido a lo largo de su ciclo de vida completo. Esto incluye características tales como la auditoría de acceso al contenido, revisión y eliminación de contenido caducado, y la creación de múltiples etapas políticas de retención y planes de archivos. Dependiendo del tipo de organización en la que trabaja dentro de, la gestión de registros puede ser algo que ha existido durante años, o puede ser un concepto nuevo. Cualquiera que sea su situación, el Capítulo 16, "Gestión de registros", le lleva a través de la eficacia en el uso y configuración de SharePoint Server como un sistema de gestión de expedientes.

SharePoint Server normalmente viene con diferentes opciones de licencia, cada uno lo que permite que diferentes características para ser utilizados en diferentes formas. Debido a que la administración de licencias y los conjuntos de funciones puede ser actualizado a menudo, es importante que revise las opciones disponibles accediendo a la web de Microsoft. SharePoint tiene un aditivo licencia de acceso de cliente (CAL) estructura que permite continuamente y agregar fácilmente características adicionales como sea necesario para su entorno.

OTRO EJEMPLO DE USO SHAREPOINT SERVER

Esta sección presenta nuevamente la empresa ficticia, Rossco Tech Consulting, para mostrar cómo Microsoft SharePoint Server puede ser utilizado en forma efectiva por una organización que ha superado la capacidad de SharePoint Foundation y requiere de más características y funciones avanzadas. Rossco Tech Consulting ha ampliado sus operaciones a sup- port un importante fabricante de software.

Esto significa proporcionar inglesa, francesa y alemana los clientes hispanohablantes en Internet un portal de soporte donde pueden acceder a

información de último minuto sobre el fabricante de diversas ofertas de software.

PlanificaciónEn la realización de un análisis de necesidades, los siguientes factores fueron los principales contribuyentes en Rossco la decisión de usar Microsoft SharePoint Server como la plataforma sobre la que construir su portal de atención al cliente:

➤ El portal debe adaptarse a múltiples productos de una central de Internet que daba lugar. Cada producto tiene su propio material de apoyo.

➤ El portal debe servir de contenido en varios idiomas, aunque el contenido original se creará en inglés y luego traducido.

➤ Por razones legales , documentación de apoyo debe ser publicado a través de un riguroso proceso de aprobación, en la que participaban varias personas en la organización.

➤ El portal debe tener pronta publicación de información actualizada sobre los nuevos productos.

➤ Existe documentación adicional más allá de lo que se almacena en los sitios de SharePoint. Este contenido debe ser indexada y accesible a través de la interfaz de búsqueda SharePoint.

➤ Existen requisitos específicos para la notificación de los cuadros del tablero sobre los progresos realizados en relación con necesidades específicas, así como la agregación de la información de múltiples fuentes en una sola página.

Pasar del Plan a la práctica

Con la planificación de las necesidades en mente, Rossco a planificar e implementar una solución de Microsoft SharePoint Server. La siguiente lista describe la experiencia de la compañía.

➤ Sitios orientados a Internet en SharePoint Server: Debido a que los usuarios tendrán acceso a una parte importante del portal mediante la Internet, Rossco creó la primera colección de sitios con una especial característica de publicación disponible sólo en SharePoint Server. Esto hace que sea posible publicar contenido a través de un proceso automatizado y programado desde un punto de vista interno y a una ubicación segura externos anónimos sitio expuesto a Internet. No son necesarios conocimientos técnicos para publicar esta con- tienda, así Rossco pueden potenciar a los usuarios de negocio directamente con la creación y

publicación de contenido web, que reduce considerablemente la duración de las actualizaciones de la página web.

➤  Diseño multilingüe: Debido a que el portal sea necesario para el mantenimiento tres idiomas, la empresa utilizó variaciones, una característica que ayuda a crear una jerarquía de sitios para cada idioma. Esta característica simplifica la gestión de contenidos en varios idiomas mediante la creación de un sitio de origen y un sitio para cada idioma.

Creación de Contenido: Después de crear los principales portales web, los equipos de producto creado intuitivamente listas con nombres y de las bibliotecas (introducidos más adelante en este capítulo) y se ha agregado documentos e información importantes. Haciendo uso de características integradas, como tipos de contenido y columnas de sitio y opiniones, se han creado y presentó los datos más eficientemente. Para asegurarse de que el portal estaba en consonancia con la marca de una empresa , el portal fue personalizado. Utilizando las páginas principales característica y, además, crear hojas de estilo personalizadas, diseños de página, y los tipos de contenido para remodelar el aspecto y la sensación del portal. Esto transformó el sitio original con su aspecto genérico SharePoint en una manera fácil de usar interfaz de respaldo. Con diseños de página, fueron capaces de potenciar principales usuarios sin conocimientos de programación para crear y publicar contenido web de marca tales como boletines y actualizaciones del producto.

➤ Automatizar las operaciones: Aprovechando las ventajas de SharePoint características de flujo, Rossco creó un estricto contenido proceso de autorización que envía los documentos de aprobación de aprobación antes de que finalmente su publicación para el portal orientado a Internet.

➤ Agregación de Contenido: Mediante el uso de elementos Web, como el elemento web Consulta de Contenido, Rossco podría reunir los más buscados e información importante en sus subsitios y embudo esta información a la cara a Internet portal donde los usuarios tenían acceso fácil y rápido a la información de soporte para varios productos de un vistazo.

Elegir un establecimiento entre Fundación y el servidor

Muchas organizaciones tienen que luchar con la comprensión de los productos de SharePoint es la más adecuada para sus necesidades. Las secciones siguientes se identifican algunas diferencias entre las ediciones y las situaciones de uso para cada uno de ellos. A pesar de que este libro ha sido escrito específicamente para revisar las características y la funcionalidad desde la perspectiva de SharePoint Server, la siguiente lista muestra algunas comparaciones entre Microsoft Windows SharePoint Services y SharePoint Server:

➤ SharePoint Foundation contiene el núcleo gestión y colaboración de documentos plat de

características. Con fundamento, la información de los usuarios promedio puede

construir aplicaciones empresariales basadas en web sin la necesidad de recursos técnicos o código. Porque la Foundation está disponible de forma gratuita con el Windows Server system, que se ha convertido en una herramienta de colaboración muy popular para los equipos. Esto es debido en gran parte a las plantillas de sitio y los módulos, que permiten a los usuarios agregar documentos, imágenes, e información a través de un sencillo formulario en lugar de mediante código. Los usuarios pueden crear un sitio nuevo basado en una plantilla existente en pocos segundos. Microsoft Windows SharePoint Services está estrechamente integrado con las aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint, Access , y Outlook, para que los usuarios puedan crear y compartir contenido con un familiar, un ambiente cómodo.

SharePoint Server incluye las características más avanzadas que se pueden implementar en el

medio ambiente. Puede acelerar la aprobación de la gestión de procesos de negocio, gestión de contenidos, inteligencia empresarial y a través de la intranet, extranet e Internet. SharePoint Server proporciona las herramientas necesarias para crear, publicar y gestionar contenido basado en web desde un entorno coherente. SharePoint Server también ofrece las herramientas para agregar automáticamente el contenido de los sitios SharePoint team, de contenido de múltiples fuentes en una ubicación central, lo que hace que sea aún más fácil gestión de la información.

Es común que muchas organizaciones que han tanto a corto y largo plazo para su entorno de SharePoint. En muchos casos, es conveniente comenzar con un entorno SharePoint Foundation y centrarse sobre todo en la colaboración. Una vez sus necesidades han madurado , se puede actualizar a una de las opciones del servidor SharePoint. La cosa principal que desea tratar de evitar, sin embargo, es tratar de colocar una clavija cuadrada en un agujero redondo en el intento de crear soluciones que requieren funciones de servidor de la Fundación entorno.

Optiones para oficina 365

Las opciones de licencias a través de Office SharePoint Online 365 se basan en factores tales como el número de usuarios que desea agregar, la cantidad de datos que necesita almacenar y las características que necesita para estar disponibles. Además de las funciones descritas anteriormente para Microsoft Windows SharePoint Services y SharePoint Server, Office 365 incluye opciones para albergar su dirección de correo electrónico en Exchange y de Office Professional está disponible para los usuarios.

Diferentes opciones de precios disponibles de los trabajadores menos quiosco, las organizaciones que se ocupan de la educación , y a los organismos gubernamentales.

NOTA: El mejor consejo que te podemos dar sobre las licencias disponible es la de consultar a la Oficina 365 sitio web (www.microsoft.com/en-us/office365/ comparar planes.aspx) para comparar los planes. Los planes están diseñados para ser flexibles y que se sabe que cambiar con el tiempo. La premisa principal, sin embargo, es que puede

suministrar una solución de SharePoint para una pequeña o gran empresa a variaciones en los costos, en función de necesidades.

DESCRIPCIÓN DE COMPONENTES SHAREPOINT

Independientemente de una premisa entorno SharePoint Server, SharePoint en las instalaciones de Fundación entorno, o una Oficina 365 aplicación, varios componentes puede servir como una base para todas las cosas dentro de SharePoint y son esenciales para el uso eficaz del sistema. Estos documentos serán muy importantes los conceptos de master a medida que avances a través de este libro. Aunque cada uno de estos elementos se aborda en detalle en capítulos posteriores, las secciones siguientes ofrecen una breve descripción. Este resumen sirve como una forma de familiarizarse con algunos conceptos básicos antes de comenzar a trabajar con el resto de los capítulos.

La cinta de opciones

La cinta es una herramienta dentro de SharePoint para hacer gestión y actividades de navegación mucho más fácil que el menú tradicional sistema de que estaba disponible en versiones anteriores de la herramienta. El objetivo de la cinta es el de proporcionar una experiencia de usuario más sencilla al interactuar con el sitio. Iconos pequeños en lugar de texto para dar una indicación visual rápida del ajuste que puede estar buscando. Además, a medida que se seleccionan varios objetos en una página, la cinta de opciones se ajusta a la misma para mostrar las fichas que pueden ser de interés para usted, basado en su selección. La figura 1-1 muestra un ejemplo de la cinta. En la imagen, ya que una parte de web es seleccionado en la página, la cinta de opciones muestra las opciones que se refieren a la gestión de los medios parte de web.

LA FIGURA 1-1

Lista de aplicaciones

La lista es una aplicación que se utiliza en Productos y Tecnologías de SharePoint. Una lista es una ubicación de almacenamiento para un grupo de elementos. Los elementos pueden ser definidos como cualquier objeto que se está realizando un seguimiento información. Para crear un elemento, hay que rellenar un formulario que describe el tema, y los datos de este formulario se almacena en una lista. Por ejemplo, usted puede tener una lista de SharePoint en la vía órdenes de venta. Cada pedido de cliente se agregará a la lista a través de la cumplimentación del formulario. La forma proporciona un entorno controlado en el que se puede recopilar información de una manera estructurada para asegurarse de que toda la información realiza un seguimiento de los clientes es el mismo. Cada pedido de cliente es considerado un elemento. Una lista puede tener muchos elementos; sin embargo, un elemento puede pertenecer sólo a una lista única.

Aunque han avanzado y dinámico, las listas de SharePoint son fáciles de crear, lo que requiere absolutamente ningún código especial, las habilidades de desarrollo, o herramientas. En el pasado, esas listas se tomó el tiempo necesario para crear y requería el uso de una aplicación y la contratación de un desarrollador o tener un usuario con

conocimientos técnicos. Mediante SharePoint, los usuarios más familiarizados con la información de rastreo y de compartir las necesidades de la organización puede crear las herramientas que necesitan.

Puede utilizar listas para almacenar prácticamente cualquier tipo de información. Los más utilizados son tipos de lista contactos, tareas, anuncios y calendarios. Puede crear otras listas para cualquier escenario de uso de vía y compartir información relacionada con un tema único. El Capítulo 2, "Trabajo con lista de aplicaciones", y el Capítulo 4, "Administración y personalización de las listas y bibliotecas", examinar la lista común plantillas y cómo se puede extender a satisfacer sus objetivos del equipo y los objetivos.

L bibliotecas Aplicaciones

Las bibliotecas son mucho como listas con una diferencia importante: su contenido. Mientras que las listas almacenan información sobre temas tales como citas, contactos, o los anuncios, las bibliotecas guardar documentos. Usted puede pensar de las bibliotecas como lugares que ayuda a los usuarios a encontrar los archivos de forma más rápida y más fácil que nunca gracias a la utilización de propiedades especiales o palabras clave, tales como el estado, el propietario, o la fecha de vencimiento. Una vez que se agrega una serie de propiedades a los documentos, puede crear vistas especiales o informes para filtrar, clasificar y organizar los documentos basados en esas propiedades.

A través de SharePoint de tecnologías específicas, tales como tipos de contenido, bibliotecas de documentos ahora puede gestionar varios tipos de archivos y plantillas de una sola biblioteca, lo que permite crear rápidamente y tipos de documentos comunes como los de Microsoft Office Word o Excel desde el navegador. El Capítulo 3, "Cómo trabajar con aplicaciones de biblioteca", y el Capítulo 4, "Administración y personalización de las listas y bibliotecas", explica cómo se puede utilizar bibliotecas de documentos dentro de sus sitios de SharePoint y personalizar para satisfacer las necesidades de su equipo.

Web Piezas

Cuando se crea una lista o biblioteca, SharePoint genera automáticamente el correspondiente parte de web que posteriormente se puede agregar a una página de elementos web. Se puede pensar de los elementos Web de mini-aplicaciones o módulos que muestran información de una página o realizar una función especial. Elementos Web puede realizar cualquier número de funciones, permitiendo a un usuario para añadir texto personalizado y las imágenes a una página web sin necesidad de utilizar Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), un código para mostrar un informe financiero basado en la información almacenada en una aplicación independiente.

Aunque muchos elementos Web empresarial común con SharePoint, el modelo es extensible, y puede crear elementos Web personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de su organización. Almacenar elementos Web en una galería de elementos web y colocarlos en una página web con tan sólo arrastrarlas y soltarlas en un marcado adecuado zona de elementos web o área de contenido. Los usuarios pueden volver, mover, y personalizar elementos Web en varias páginas. Por ejemplo, se puede colocar un pequeño módulo en la página para mostrar el tiempo y cada división de la empresa decidir si y donde para que se muestre en su sitio. El Capítulo 7, "el hecho de trabajar con elementos Web," examina los distintos tipos de elementos Web que están disponibles en SharePoint y se analizan escenarios de uso común para cada categoría principal.

Con la última versión de SharePoint, SharePoint Mercado se convertirá en un lugar común para comprar elementos Web personalizados que se pueden utilizar dentro de su entorno. Usted puede pensar en esto como un proceso similar a ir al mercado en su dispositivo móvil y descarga de aplicaciones. Las aplicaciones disponibles en el mercado provienen de diferentes fuentes, incluyendo Microsoft y los socios de Microsoft, y que estará disponible en una amplia gama de costos.

Workflows

UN workflow automatiza un proceso empresarial al dividirlo en un conjunto de pasos que los usuarios deben tomar para completar una determinada actividad, como aprobar el contenido o colocación de un documento a partir de un lugar a otro. Automatización elimina las tareas manuales y reduce la posibilidad de errores de entrada de datos o pérdida de documentos en el sistema.

Flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o complejos como las necesidades de su organización. Ellos pueden ser muy rígido y definido claramente o que ofrecen un mayor nivel de flexibilidad y la toma de decisiones. Aprender más acerca de las diversas alternativas de participar y crear flujos de trabajo en el Capítulo 5, "Trabajo con flujos".

Tipos de contenido

Un tipo de contenido representa un grupo de elementos informativos de la organización que comparten valores comunes. Le permiten administrar varios tipos de información desde una única ubicación. Puede asociar tipos de contenido con una biblioteca de documentos, por ejemplo, para administrar varios tipos de archivo, como Word, PowerPoint y Excel. Tipos de contenido también pueden administrar varias tem- placas del mismo tipo de documento, como una presentación de ventas o la orden de venta. Como se asocia un tipo de contenido con una lista o biblioteca de

documentos, aparece en la lista o biblioteca de nuevo documento del menú desplegable, como se muestra en la Figura 1-2.

FIGURA 1-2

Tipos de contenido hacen un amplio uso de propiedades globales conocidas como columnas de sitio, lo que significa que puede asociar metadatos (información descriptiva) con su tema más fácil de encontrar. Las columnas son las propiedades que ayudan a definir un tema; se utilizan de forma similar a la manera en que se puede utilizar un campo de un formulario. Por ejemplo, para una lista de tareas, el valor del campo para describir cuando un elemento es debido es una columna, se utiliza como un campo se utiliza para identificar quién es responsable de completar una tarea. Utilizar tipos de contenido de las columnas de sitio porque ellos también puede estar asociada a varias listas o bibliotecas a través de una serie de sitios.

Un uso más avanzado de tipos de contenido incluye plantillas conocido como diseños de página, que se utiliza para publicar sólo ciertos tipos de contenido de su sitio web. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido artículo del boletín informativo para que las páginas web refleje su contenido, en este caso, una columna para el título y otro para la fecha, y una tercera de cuerpo de texto principal. Puede crear diseños de página mediante el navegador o mediante SharePoint Designer; después de la creación, que se encuentran disponibles en el menú Acciones del sitio en la opción Crear páginas como plantillas de página. Tipos de contenido se presenta y analiza en el Capítulo 6, "Trabajo con tipos de contenido."

Los sitios, espacios de trabajo, y colecciones de sitios

Tanto los términos sitios y colecciones de sitios consulte sitios de SharePoint. Estos sitios web, que puede crear utilizando plantillas de SharePoint, también son llamados sitios de colaboración en equipo, almacenar y compartir información con los elementos Web, listas y bibliotecas en sus distintos componentes. La lista siguiente explica cómo difieren:

➤ Síes: Estos compartir información en forma de elementos de lista y documentos dentro de un equipo o una organización. Los sitios vienen en una variedad de plantillas, y cada plantilla contiene un conjunto único de listas, bibliotecas y páginas. La plantilla que seleccione depende en gran medida de la plantilla más se adapte a sus necesidades.

➤ Site colecciones: Estos son un grupo de sitios que forman parte de una jerarquía con un único sitio web de nivel superior con una colección de subsitios, y otro nivel de subsitios debajo de ella. La figura 1-3 muestra una representación gráfica de una

colección de sitios.

En el primer ejercicio de este libro, puede crear una nueva colección de sitios basados en la plantilla de Portal de Colaboración, que se darán a conocer en todos los futuros ejercicios, como la Intranet de la empresa. Si no tiene la capacidad de crear una nueva colección de sitios dentro de su entorno de SharePoint, puede solicitar al administrador del sistema para completar esta tarea con ustedes y especificar que su cuenta es un sitio publi- cuenta de administrador. Idealmente, usted debe tener una única colección de sitios para realizar los ejercicios de este libro; esto le dará la mayor flexibilidad y una completa experiencia de aprendizaje. Si, por alguna razón, usted no es capaz de obtener su propia colección de sitios, se puede seguir para realizar los ejercicios, pero puede que sea necesario completar algunos pasos adicionales en algunos casos.

PRUÉBELO: Creación de una colección de sitiosAl aprender una aplicación como SharePoint, es una buena idea para crear un espacio donde se pueden realizar ejercicios sin que ello afecte a los ambientes o los usuarios. Selecciona la plantilla de Portal Publicación ya que coincide con los requisitos de la mayoría de las organizaciones para un sitio de la intranet. Desde este sitio, puede crear muchos de los elementos de contenido, como listas, bibliotecas y flujos de trabajo que son necesarios para los siguientes cuatro capítulos.

Para crear una nueva colección de sitios, debe visitar el sitio de la Administración Central de su entorno SharePoint. Si usted no está seguro de qué es lo que la dirección de este sitio es, debe ponerse en contacto con el administrador del sistema o con la persona que ha instalado SharePoint. También puede acceder al sitio de Administración Central de registro directamente en el servidor y seleccionando SharePoint 2013 Administración Central de Microsoft SharePoint 2013 Productos opción en el menú de programas.

1. Inicie sesión en el sitio de Administración Central de SharePoint para la comunidad de servidores.

2. Seleccione Crear colecciones de sitios de la aplicación grupo de gestión de enlaces.

3. El primer elemento de la lista de cosas a identificar es la aplicación web en la que se va a crear el sitio. Asegúrese de que la aplicación web que seleccione es la aplicación correcta. Si no es así, puede hacer clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la aplicación web seleccionada y, a continuación, haga clic en Cambiar aplicación Web.

NOTA: Normalmente, para crear más sitios de SharePoint en la aplicación web que está alojada en el puerto 80, de modo que los usuarios finales no tienen que ver un número de puerto en la dirección de sus sitios. Por ejemplo, una dirección web de http://servername es mucho más bonito que http://servername:32124. Si no está seguro de qué aplicación para seleccionar, pregunte al administrador del sistema, o la persona que ha instalado SharePoint.

4. Para crear una colección de sitios, debe proporcionar un título, una descripción y una dirección URL para el sitio. Nombre del sitio Intranet de la empresa, y, a continuación, escriba la siguiente descripción:

Portal Colaborativo para practicar ejercicios en el libro Inicio SharePoint 2013.

5. Opciones de URL, seleccione el " /sites/" ruta de acceso administrada en el menú desplegable y, a continuación, escriba intranet en el campo en blanco a la derecha de la lista desplegable.

NOTA: Si no hay otros sitios existen en la aplicación web, también puede crear su propia intranet sitio de portal en la raíz del sitio web (por ejemplo, http://servername). Sólo una colección de sitios puede existir en la raíz de un sitio web.

6. Tiene una variedad de opciones para la plantilla de sitio. Como se ha descrito anteriormente, cada plantilla tiene una mezcla única de listas, bibliotecas y páginas. La plantilla óptima para una intranet corporativa es la publicación plantilla de Portal, y se debe usar la plantilla para este sitio.

7. Escriba su propio nombre como el principal administrador de la colección de sitios.

NOTA: Si usted está teniendo otro usuario crear esta colección de sitios en su nombre, usted debe solicitar que su nombre sea inscrito en el Administrador secundario de la colección de sitios fuera de ella.

8. Haga clic en ACEPTAR. El proceso para crear el sitio lleva unos pocos minutos. Una vez terminado, será redirigido a una página que le aconseja que el proceso se ha completado correctamente, y una URL es- para que pueda seleccionar a visitar su sitio web. Comenzando en el capítulo siguiente, puede utilizar esta colección de sitios para comenzar a explorar las diferentes funciones disponibles dentro de SharePoint.

Cómo funcionaEn esta prueba, se tiene acceso a Administración Central para crear una nueva colección de sitios. Cuando se selecciona la plantilla, que ha elegido lo que el diseño predeterminado del sitio, y que las bibliotecas se incluirían. Desde el primer ejemplo fue un sitio de la Intranet, se ha utilizado la plantilla de Portal Editorial.