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ALCDE

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BALDÍA MAYORBOGOTÁ D.C-ECftCnc oí y DíronTEDistrital lie laoAilei

GESTIÓN FOMENTO A LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS

PROCEDIMIENTO DONACIÓN Y/O CANJE DE RECURSOS DOCUMENTALES

Código: 2MI-GFPA-PD-09

Fecha: 05/11/2014Versión: 2Página: 1 de 14

OBJETIVO: Definir mecanismos que permitan a la Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales - BECMA, Centro deDocumentación Galena Santa Fe, Biblioteca Astroteca Planetario de Bogotá y Centro de Documentación IDARTES, realizar procesos dedonación y/o canje de sus publicaciones con otras instituciones de interés artístico cultural que permitan fortalecer las colecciones.ALCANCE: Inicia con el interés de realizar el proceso de donación y/o canje del material documental, hasta eí proceso de catalogación.RESPONSABLE (S):Coordinador(a) BECMA, Catalogador (a) Asistente (BECMA), Coordinador(a) Centro de Documentación Galería Santa Fe, Coordinador(a) Astroteca, Coordinador (a) Centro Documentación IDARTESNORMATIVIDAD:LEY 11 DE 1979: Por la cual se reconoce la profesión de bibliotecólogo y se reglamenta su ejercicioLEY 23 DE 1982: Sobre derechos de autorDECISIÓN ANDINA 351 DE 1993: Régimen común sobre Derecho de Autor y derechos conexos.DECRETO 133 del 21 de abril de 2006: Por medio del cual se adoptan los lineamientos de política pública de fomento a la lectura para elperiodo 2006-2016MANIFIESTO IFLA UNESCO EN FAVOR DE LAS BIBLIOTECAS PÚBLICAS: 3.7 Cooperación y aprovechamiento compartido de losrecursos.DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:MATERIAL AUDIOVISUAL: Toda obra que consiste en una serie de imágenes fijadas y relacionadas entre sí, acompañadas o no desonidos, susceptible de hacerse visible y si va acompañada de sonidos, susceptible de hacerse audibleBECMA: Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales.MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Reunión de muchas hojas de papel, vitela u otras, ordinariamente impresas, que se han cosido oencuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel y que forman un volumen.CANJE: Intercambio de material de documentos bibliográficos, hemerográficos, iconográficos etc..., que se realiza con las entidadesrelacionadas con el arte para obtener alianzas que permitan fortalecer las colecciones de la BECMA y el Centro de Documentación de laGalería Santa Fe.DONACIÓN: Se entiende por aquella acción realizada por cualquier persona, artista, institución, que ofrezca en donación a la BECMA y elCentro de Documentación de la Galería Santa Fe, material bibliográfico, hemerográfico, iconográfico etc... cuyo contenido sea de interésartístico cultural e investigativo.MATERIAL FÍLMICO: Documentos microfilmados en película de 35 y 16 mm.MATERIAL INCONOGRÁFICO: Representación en dos dimensiones, puede ser opaca o destinada a ser vista o proyectada, sinmovimiento, por medio de un aparato óptico. Los materiales gráficos abarcan: carteles, diagramas, diapositivas, dibujos técnicos,

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ O.C.

tuLtuns liEcriCAC O', v oc romcInsWulo Distrital de Ijs Artos




Fecha: 05/11/2014

Versión: 2Página: 2 de 14

estampas, estereografías, fotobandas, fotografías, reproducciones de obras de arte, tarjetas nemotécnicas, tarjetas postales ytransparencias.KOHA: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas (CDGS)PERTINENCIA: Capacidad para responder a las necesidades de información de los usuarios de manera confiable.PMB: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas (BECMA)PUBLICACIÓN SERIADA: Es aquella editada en partes sucesivas, que usualmente tiene designaciones numéricas y cronológicas ypretende aparecer indefinidamente, como: Revistas, Periódicos, Boletines.RECURSOS DOCUMENTALES: Obra publicada o inédita en cualquier tipo de soporte físico, libros, folletos y pliegos impresos; materialescartográficos; manuscritos; música; grabaciones sonoras; películas y videograbaciones; materiales gráficos; recursos electrónicos;microformas; recursos continuos.

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HÍS'Sliv^^f D

109ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

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Insoluta Diilnlal de Ijs Ait«




Fecha: 05/11/2014

Versión: 2

Página: 3 de 14

No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREARESPONSABLE

DEPENDENCIA CARGOPRODUCTO O

REGISTROPUNTO DECONTROL

RECIBIR RECURSOS DOCUMENTALES POR PROCESOS DE DONACIÓN Y/O CANJE

1

2

3

RECIBIR LA CARTA DE INTENCIÓN DEDONACIÓN Y/O CANJERecibir la carta de intención de donación y/o canje,indicando la situación de derechos de autor quehaya lugar de acuerdo al tipo de material:bibliográfico, publicación seriada, audiovisual,fílmico, iconográfico.

VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LOS RECURSOSDOCUMENTALES EN EL SIGBVerificar la existencia de los recursos en el SIGB:PMB o KOHA, con el fin de analizar la pertinencia yla necesidad sobre las existencias actuales.

EVALUAR LA INTENCIÓN DE DONACIÓN Y/OCANJEEvaluar los recursos documentales con la Gerencia;

Gerencia de ArtesAudiovisuales

Gerencia Artes Plásticasy Visuales

Gerencia Planetario deBogotá

SubdirecciónAdministrativa y

FinancieraGerencia de Artes

Audiovisuales





Audiovisuales

Coordinador (a)Centro

Documental


Documental

Asistente

Gerente

Coordinador (a)

Carta deintención dedonación o

canje

Registro PBM oKOHA

Acta de reunión

X

X

X

Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: httpv/comunicarte.idartes.gov.co/idajjes. se considera COPIA NO CONTROLADA

9^98|gJALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

InitilLlo DiGlrüal do las Artel

fSFQTIÓM FniUIFMTn A 1 AQ PPÁPTIPAQ APTÍQTIf^AQ

pRnrFniMiFNTn nnNAPiÓN Y/O PAM IF np RFPIIRQ<~»Q nnniMFNT&i F^


Fecha: 05/11/2014





para definir la pertinencia del recibido de losrecursos documentales.




Financiera

CentroDocumental

Asistente

¿SE ACEPTA DE LA DONACIÓN?Sí: continuar con el No. 6No: continuar con el No. 5





Financiera


DocumentalActa de reunión N.A

ELABORAR CARTA DE NO ACEPTACIÓN DE LADONACIÓN Y/O CANJEElaborar un oficio explicando el porque no se aceptala donación y/o canje, ya sea por: el tema, por nocorresponder con la especialidad de la BibliotecaEspecializada en Cine y Medios Audiovisuales -BECMA, Centro de Documentación Galena Santa



Gerencia Planetario de


Documental

Oficio de NOaceptación

N.A

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oSi B

IffilALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D-C.

Instilulo Diitriül de b-; Al1*(

nFQTIfSM FniUIFNTO A 1 A^ PRÁPTIf*A<í ARTÍ^TIf^AQ

PROPFniwHFMTn DONACIÓN Y/O PAN IF np RFPI iR^n^ non IMFMTAI FQ



No

6

7

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

Fe, Biblioteca Astroteca Planetario de Bogotá yCentro de Documentación IDARTES, por partelegal, por derechos de autor o por uso o exhibición.

ACEPTAR LA DONACIÓN Y/O CANJE DE LOSRECURSOS DOCUMENTALESAceptar la donación y/o canje de los recursosdocumentales, enviando carta de aprobación con elformato donde se registren los recursos que serán

" L " _lrecibidos.

RECIBIR Y CONFRONTAR LOS RECURSOSDOCUMENTALESRecibir los recursos documentales en la BibliotecaEspecializada en Cine y Medios Audiovisuales -BECMA, Centro de Documentación Galena SantaFe, Biblioteca Astroteca Planetario de Bogotá yCentro de Documentación IDARTES y confrontarloscon el formato de entrega.

RESPONSABLEDEPENDENCIA

Bogotá



Audiovisuales





Audiovisuales



Subdirección Administrativay Financiera

CARGO

Coordinador (a)^^ sCentro

Documental

Asistente


Documental

PRODUCTO 0REGISTRO

Formato derecepción yentrega derecursos

documentales


documentales

PUNTO DECONTROL

N.A

X

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

cuinr,tír,ecí!EAC ci vutronTCInititulo Distrital de la= Artes




Fecha: 05/11/2014


No

8

9\J

10


VERIFICAR EL ESTADO DE LOS RECURSOSDOCUMENTALESVerificar que los recursos documentales estén enbuenas condiciones.

AVALUAR EL MATERIAL DONADO Y/O CANJESValorizar el material donado a partir de la consulta aldonador, precio en el mercado y/o conocimiento deldocumentalista.

REPORTAR A ALMACÉN LOS RECURSOSDOCUMENTALES RECIBIDOS POR DONACIÓNY/O CANJEEnviar el formato al almacén de los recursos







Audiovisuales





Audiovisuales, GerenciaArtes Plásticas y

Visuales, Gerencia

CARGO

Coordinador (a)npntrn\H/^ 1 1 Ll \J

Documental

Asistente

Coordinador (a)

Documental

f^prpnfpcVJJd Wl 11 3

Subdirectores


Documental

PRODUCTO OREGISTRO

N.A

NAIH./T.

Formato deentrega deAlmacén

PUNTO DECONTROL

N.A

Xf\

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ALCDE

®ALDÍA (MAYORBOGOTÁ D-C.

CUlTUrt^ fnCCREAC (}'i V DCfOOTC

Inmuto Distrital d« U; *«•»




Fecha: 05/11/2014





documentales que ingresan y cartas de donación y/ocanje que soportan el ingreso, para el control deinventarios.

Planetario de Bogotá ySubdirección

Administrativa yFinanciera

Asistente

Almacenista

11

RECIBIR DE ALMACÉN EL REGISTRO DELINVENTARIO Y LOS CÓDIGOS DE BARRASRecibir el registro en inventarios del almacén con elconsecutivo de códigos de barras asignados a losrecursos documentales.





Financiera


Documental

CorreoElectrónico

12 ENTREGAR LOS RECURSOS DOCUMENTALESPARA CATALOGACIÓNEntregar los recursos documentales que ingresan ala Biblioteca Especializada en Cine y MediosAudiovisuales - BECMA, Centro de DocumentaciónGalena Santa Fe, Biblioteca Astroteca Planetario deBogotá y Centro de Documentación IDARTES, porconceptos de donación y/o canje, para análisisdocumental.





Financiera


Documental

Asistente


documentales

N.A

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iüPALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTUÍIA riECÍÍEAC O'. V QEroillCInslitulo Distrital tic la-. Arles

CSPQTIfSM

pRnppniíuiiPMTO nn

pniUIPMTfi A 1 AQ DRÁPTIPAQ ARTÍQTIf^AQCódigo: 2MI-GFPA-PD-09

Fecha: 05/11/2014


No

13


REALIZAR LOS PROCESOS TÉCNICOSRealizarel procedimiento de catalogación, análisis ypreparación física de los recursos documentales.






Financiera

CARGO


Documental

Catalogador (a)

Asistente

PRODUCTO OREGISTRO

Registro PBM oKOHA

PUNTO DECONTROL

X

ENTREGAR RECURSOS DOCUMENTALES POR PROCESOS DE DONACIÓN Y/O CANJE A ENTIDADES EXTERNAS

14

15

RECIBIR SOLICITUDES DE DONACIÓN Y/OCANJERecibir las solicitudes de donación y/o canje deinstituciones afines.

ELABORAR LISTADO DE RECURSOSDOCUMENTALES PARA DONACIÓN Y/O CANJEElaborar listado de recursos documentales de






Audiovisuales

Gerente


Documental

Solicitud dedonación y/o

canje

Formato paradonación y/o

canje de

N.A

N.A

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EKTSgO^HFB1 0

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D C.

CULtlJHA flCCnCíC.OS V DEÍ DHICInü.tiJlo Distrital de !as Artel




Fecha: 05/11/2014





publicaciones propias o que por proceso dedescarte o desarrollo de colecciones, se hayadestinado para donación y/o canje.




Financiera

Asistenterecursos

documentales

16

EVALUAR LOS RECURSOS DOCUMENTALESDISPUESTOS PARA DONACIÓN Y/O CANJEEvaluar en reunión con la Gerencia, el listado de losrecursos dispuestos para donación y/o canje.





Financiera


Documental

Acta de Reunión N.A

17 ¿SE APRUEBA LA DONACIÓN Y/O CANJE DELOS RECURSOS DOCUMENTALES?Sí: continuar con el No. 19No: continuar con el No. 18



Gerencia Planetario de

N.A N.ACoordinador (a)

CentroDocumental

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ O.C.

CULTLftAr.ccnCAC OS V Of I-CIRTCInihtulo Di=tn:a1 di lasAitcs








Bogotá


Financiera

18

DEVOLVER LOS RECURSOS DOCUMENTALES ALA COLECCIÓNDevolver los recursos documentales a suscolecciones originales, para su ubicación física.





Financiera


Documental

Asistente

N.A N.A

19 REGISTRAR EN EL SIGB LA SALIDA DE LOSRECURSOS DOCUMENTALESRegistrar en el SIGB: PMB o KOHA la salida de losrecursos documentales, colocando ía nota de salidapor proceso de donación y/o canje.





Asistente Registro PBM oKOHA

X

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CLLTUTA REClíEAClQS V C-mOfiTFInit.tuto Distrital de \i~, Art«

ripcTIÓM

PRnpFniíuiiFMTri nn

FniUIFMTO A 1 AQ DRÁPTIPAQ ARTÍQTIPAQ

NJACIÓM V/f*i PAM IF HF DFPI IRQOC nrifl IIUIFMTAI FQ


Fecha: 05/11/2014


No

20

21

22


REPORTAR A ALMACÉN LOS RECURSOSDOCUMENTALES PARA DONACIÓN Y/O CANJEEnviar el formato al almacén de los recursosdocumentales que serán entregados en donacióny/o canje para el control y descargue de inventarios.

REALIZAR LA CARTA DE DONACIÓN Y/O CANJEDE LOS RECURSOS DOCUMENTALESRealizar la carta de donación y/o canje firmada porla Gerencia, donde deben estar definidos losderechos de autor, de uso y exhibición de losrecursos entregados si son publicaciones propias delas Gerencias de IDARTES.

ENTREGAR LOS RECURSOS DOCUMENTALESRealizar la entrega física de ios recursosdocumentales.



Audiovisuales


Gerencia Planetario deRnrmtóDULJ Uta



Audiovisuales

Gerencia Artes Plásticasy \/ict iplpcv loUal c*o




Audiovisuales

CARGO


Documental

Almacenista


Documental

Almacenista


Documental

PRODUCTO OREGISTRO

Formato deentrega deAlmacén

Carta de entregade recursos

documentalesen donación y

/o canje

Carta de entregade recursos

documentales

PUNTO DECONTROL

X

N.A

X

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cuLrun.'ir.ccRCAC'Os "otrcFtiEInitilulo D:itrital de la; Arle;

FOMENTO A LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS

Y/O CANJE DE DOCUMENTALES



No

23


FIN DEL PROCEDIMIENTO





Financiera

CARGO

Asistente

PRODUCTO OREGISTRO

en donación y/ocanje

PUNTO DECONTROL

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. Toda donación y/o canje de material bibliográfico debe estar autorizada por la respectiva Gerencia.

2. El material bibliográfico debe estar en óptimas condiciones para su uso y consulta.

3. El material bibliográfico debe pasar el proceso de catalogación, análisis y preparación física de los recursos documentales una vezrecibido, por la Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales - BECMA, Centro de Documentación Galería Santa Fe,Biblioteca Astroteca Planetario de Bogotá y Centro de Documentación IDARTES.

4. Toda persona o entidad externa que desee realizar donación y/o canje de material documental, debe diligenciar el formato dedonación.

5. La Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales - BECMA, Centro de Documentación Galería Santa Fe, BibliotecaAstroteca Planetario de Bogotá y Centro de Documentación IDARTES , se reserva el derecho de admisión de los documentosdonados, bien sea por particulares o instituciones afines.

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CULTuíi,-. FÍLCfiEíClflll Y CCrCITCInoltuts DntnUl de lai Artei




Fecha: 05/11/2014


6. No se aceptarán donaciones si en la verificación en el SIGB se encuentran ya 3 copias registradas (excepto en caso de que algunode los ejemplares en colección se encuentre en mal estado, se reemplazará por el ejemplar que llegue en donación o canje), encaso de que estas lleguen sin previo aviso y no cumpla con el proceso de selección, se aceptaran para procesos de donación y/ocanje, ubicándolo en el estante destinado para tránsito y no se incluirá en el inventario.

7. No se aceptarán:

DiariosFotocopiasRecursos documentales con capítulos incompletos, con hongos, humedad, rayados, manchados, u otro problema.HistorietasLibros de estudio ni cuadernillos de trabajoMaterial deteriorado

8. En caso de encontrar material recibido en donación con señales de deterioro, se coordinara con el programa PIGAde Instituto parasu disposición final. Para el caso del material que se vaya a descartar y que no se haya podido realizar el canje, aplicara el mismoprocedimiento.

ANEXOS:

1. Formato de recepción y entrega de recursos documentales Código 2MI-GFPA-F-092. Formato de devolución de recursos Código 2MI-GFPA-F-083. Carta de intención de donación y/o canje4. Formato de almacén

HISTÓRICO DE CAMBIOSVersión

12

Fecha de EmisiónOctubre 201 2

Noviembre 2014

Cambios realizadosEmisión InicialSe realizan ajustes en los pasos del procedimiento ya que seincluyó la Astroteca y el Centro Documental de IDARTES

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D-C.

InoMuta D.striia) tic la-.; iitcs




Fecha: 05/1 1/2014


Revisó:

uJenny PeñaProfesional Universitario

Jficina Asesora dePlaneación

Valido:

CatalinaiRodríguezGerente Artes Plásticas

ilian David Correa RestrepoGerente Artes Audiovisuales

Nathalia Ripp?SierraGerente Planetario Bogotá

indo-Barbosa SilvaSubdirector Administrativo y Financiero

^íáncy SarmientoC^T"'Centro Documental Galería

Juan Carlos GonzálezBECMA

Astrofeca ^¡Planetario

raqueGestión

Documental

Aprobó:

Casuis Fernando Mejía

roJefe Oficina Asesora

Planeación

Fecha Aprobación: 04/11/2014

Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: hUp7/comLimc_a_rte,¡dartes.gov.co/idartes. se considera COPIA NO CONTROLADA

b gestiÓn fomento a las prÁcticas artÍsticas código: … · relacionadas con el arte para...

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