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GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 1 de 4
AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretaria General LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Financiero
OBJETIVO Administrar los recursos e información financiera de acuerdo con las necesidades de la ANDJE, a través de mecanismos de ejecución,
seguimiento y registro de los recursos e información administrada.
ALCANCE El proceso inicia con la desagregación de rubros de presupuesto y finaliza con la generación de los estados financieros e informes.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público
Ordenador del
Gasto
(Secretario(a)
General)
Presupuesto
aprobado
Plan Anual de
Adquisiciones
1. Desagregar
Rubros
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
presupuesto
Desagregan el presupuesto
conforme al plan de cuentas
que reglamenta el Ministerio
de hacienda y de acuerdo a la
naturaleza de cada bien o
servicio.
La aprobación es realizada por
el Ordenador del Gasto
(Secretario(a) General).
Procedimiento
Administración y ejecución
presupuestal GF-P-01.
X
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
Secretario(a)
General
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Grupos de
Interés
Ordenador del
Gasto
(Secretario(a)
General)
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
2. Definir el
Programa Anual
de Caja - P.A.C
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
pagaduría
Revisan los históricos de
ejecución del PAC y
determinan con base en estos
el PAC para la vigencia fiscal
Procedimiento
Administración y ejecución
PAC-GF-P-02.
X
Programa
Anual de caja
SIIF
Proceso Gestión
Financiera
Proceso
Gestión
Financiera
Ordenador del
Gasto
Programa
Anual de caja
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
3. Administrar
la Ejecución
Presupuestal
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
presupuesto
Realiza las gestiones
correspondientes para la
expedición de los certificados
de disponibilidad presupuestal
y los registros presupuestales,
de acuerdo con lo establecido
en el Procedimiento
X
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal –
CDP
Registro
Presupuestal
Proceso Gestión
Financiera
Proceso Gestión
Contractual
Ordenador del
Gasto
GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 2 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
(Secretario(a)
General)
Direccionamiento
Estratégico
Actos
Administrativo
s que ordenan
ejecución y/o
afectación del
presupuesto
Plan Anual de
Adquisiciones
Administración y ejecución
presupuestal-GF-P-01.
En los casos de pagos de
sentencias y conciliaciones, la
OAJ entregara previamente los
documentos de los terceros
beneficiarios para incluir en el
SIIF.
Ajustes
Presupuestale
s
Reporte
Ejecución
Presupuestal
SIIF
(Secretario(a)
General)
Direccionamiento
Estratégico
Grupos de
Interés
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Ordenador del
Gasto
(Secretario(a)
General)
Proveedores de
bienes y/o
servicios
Gestión de
Talento
Humano
Documentos
para tramite
de pago según
modalidad
Solicitudes de
certificados
Nómina
Viáticos
4. Tramitar
pagos
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesionales
Proceso Gestión
Financiera
Adelanta las gestiones
pertinentes para tramitar los
pagos a proveedores de bienes
y/o servicios y nomina, de
acuerdo con lo establecido en
el Procedimiento Pagos GF-
P-03.
Las solicitudes de expedición
de ingresos y retenciones para
funcionarios y Certificados por
otros conceptos para
Proveedores, se expiden de
acuerdo con lo definido en el
Procedimiento Certificados
de proveedores y
funcionarios GF-P-04.
X
Orden de
pago
presupuestal
Órdenes de
pago no
presupuestale
s
Certificados
de ingresos y
retenciones y
por otros
conceptos
SIIF
Proceso Gestión
Financiera
Proveedores de
bienes y/o
servicios
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Dirección
General de
Crédito Público
y del Tesoro
Nacional
P.A.C.
Aprobado
5. Administrar
el Programa
Anual de Caja -
P.A.C.
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Realiza las solicitudes de
modificación al PAC, de
acuerdo con las necesidades y
lo definido en el
Procedimiento
Administración y ejecución
PAC GF-P-02.
X
Modificaciones
al PAC
aprobadas
SIIF
Proceso Gestión
Financiera
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 3 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Solicitud
P.A.C.
Profesional
responsable de
pagaduría
Apoyo y
Evaluación
Proceso Gestión
Financiera
Proceso Gestión
de Bienes y
Servicios
Proceso Gestión
de Talento
Humano
Proceso de
Gestión Legal
Entidades
Financieras
Reintegros
Cuentas por
pagar
Libros de
bancos y
reportes de
pago
operaciones
reciprocas
Ingresos
Inventario
actualizado
Pasivos
laborales
Sentencias y
conciliaciones
Extractos
bancarios
6. Elaborar
y Presentar los
Estados
Financieros
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
contabilidad
Elabora los Estados
Financieros conforme a las
fechas establecidas por la
Contaduría general de la
Nación, de acuerdo con lo
establecido en el
Procedimiento Elaboración
de estados Financieros-GF-
P-05.
Si de la gestión adelantada
respecto al proceso identifica
mejoras que se puedan
incorporar al procedimiento,
estas se documentan de
acuerdo con lo establecido en
el procedimiento Acciones
preventivas, correctivas y
de mejora MC-P-01.
X
Estados
Financieros
firmados
Entes de control
Grupos de
interés
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Proveedores de
bienes y /o
servicios
GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 4 de 4
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Las modificaciones al PAC deberán realizarse en las fechas establecidas por
el Ministerio de Hacienda.
Solo se tramitaran las cuentas que cumplan los requisitos establecidos para
su trámite.
Debe existir perfecta consistencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y la
solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.
Los registros contables deben cumplir con el régimen de contabilidad
pública.
Las certificaciones contables, ingresos y retenciones y por otros conceptos
serán expedidas de acuerdo con las fechas establecidas en las normas
vigentes.
Ver Normograma.
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Giselle Andrea Silva Pineda
Gestor T1-11
William Fernando Cadena Muñoz
Gestor T1-11
Claudia Rocio Vanegas
Técnico asistencial G1-10
Carlos Francisco Sánchez Restrepo
Técnico asistencial G1-10
Luzjheyn Aguilar González
Gestor T1-11
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ver BSC Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Puestos de trabajo
Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado
de Gestión Institucional.
Procedimiento Administración y ejecución presupuestal-GF-P-01 Procedimiento Administración y ejecución PAC-GF-P-02. Procedimiento Pagos-GF-P-03. Procedimiento Certificados de proveedores y funcionarios-GF-P-04 Procedimiento Elaboración de estados financieros-GF-P-05. Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
GESTIÓN FINANCIERA
1. Desagregar Rubros.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de presupuesto
2. Definir el Programa Anual de Caja – P.A.C.Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Profesional responsable de pagaduría
3. Administrar la Ejecución Presupuestal.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de presupuesto
4. Tramitar pagos.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesionales Proceso Gestión Financiera
5. Administrar el Programa Anual de Caja - P.A.C.
Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de pagaduría
Procedimiento Administración y ejecución presupuestal GF-P-01.
FIN
Procedimiento Administración y ejecución presupuestal GF-P-01.
Procedimiento Administración y ejecución PAC GF-P-02.
Procedimiento PagosGF-P-03.
Procedimiento Certificados de proveedores y funcionarios GF-P-04.
Procedimiento Administración y ejecución PAC GF-P-02.
6. Elaborar y Presentar los Estados Financieros.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de contabilidad
Procedimiento Elaboración de estados financieros GF-P-05.
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-P-01.
INICIO
Código: GF-C-01
Versión: 4
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 7
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO:
Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Administrar la información de índole presupuestal de todos los movimientos financieros requeridos por la ANDJE para el
apoyo financiero a los proyectos y actividades de la Entidad.
ALCANCE
El alcance de este procedimiento va desde la proyección y aprobación de la Resolución de Desagregación de Presupuesto,
continua con la expedición de los documentos de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y termina con la Expedición y
entrega de los Registros Presupuestales que comprometen el gasto de la Entidad.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de
Hacienda
Secretario(a)
General
Ley anual de
presupuesto
Plan Anual de
Adquisiciones
Aprobado
1. Elaborar el
proyecto de
Resolución de
desagregación
de presupuesto.
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera.
Desagrega el presupuesto
conforme al plan de
cuentas que reglamenta el
Ministerio de hacienda y de
acuerdo con la naturaleza
de cada bien o servicio.
Proyecto de
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Secretario(a)
General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera.
Proyecto de
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
2. Revisar y
aprobar el
proyecto de
Resolución de
desagregación
de presupuesto.
Secretario(a)
General
Revisa el proyecto de
resolución con la
desagregación del
presupuesto.
¿Tiene observaciones?
Si. Se devuelve a la
actividad 1.
NO. firmar, continua con la
actividad 3.
Nota: Una vez firmada la
resolución, el Técnico
Asistencial G-10 la publica
en la página web.
X
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
Profesional
Presupuesto-
Grupo de Gestión
Financiera.
Líderes de
procesos
estratégicos,
misionales, apoyo
y evaluación
Grupos de interés
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 2 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Secretario(a)
General
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
3. Registrar
desagregación
de las
apropiaciones
presupuestales
asignadas
Gestor T1-11 –
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Registrar en el aplicativo
S.I.I.F., la desagregación
de las apropiaciones
presupuestales de acuerdo
con lo establecido en la
resolución de
desagregación.
Desagregación
de las
apropiaciones
presupuestales
asignadas
mediante Ley
registradas en
SIIF
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera.
Secretario(a)
General
Plan Anual de
Adquisiciones
vigente
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
4. Elaborar
solicitud de
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal-
CDP
Jefe de
dependencia
Solicita la expedición del
Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
a través del Formato
Solicitud de CDP-GF-F-
01, de conformidad a la
desagregación de
presupuesto, el Plan de
Anual de Adquisiciones y el
Plan Estratégico vigente, el
cual debe ser verificado y
firmado por el
administrador del PAA y por
el Jefe Oficina Asesora de
Planeación según el caso.
Formato
Solicitud de
CDP-GF-F-01
diligenciado
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Administrador del
Plan Anual de
Adquisiciones-
PAA
Jefe de
dependencia
Formato
Solicitud de
CDP-GF-F-01
5. Revisar
solicitud de CDP
Ordenador del
Gasto
Revisa la solicitud de CDP,
si es procedente da Vo.Bo.
¿Tiene observaciones?
SI. Se devuelve actividad
4.
NO. Continúa con la
actividad 6.
X
Formato
Solicitud de
CDP-GF-F-
01revisada
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Coordinador(a)
Grupo Financiero
Profesional
Presupuesto-
Grupo de Gestión
Financiera.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 3 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ordenador del
Gasto
Formato
Solicitud de
CDP-GF-F-
01revisada
6. Validar la
solicitud de CDP
Coordinador
financiero
Verificar consistencia del
bien o servicio frente al
rubro presupuestal y PAA y
de más requisitos
¿Tienen inconsistencias?
SI. ¿Las inconsistencias son
de solicitud?
SI. Devuelve a la actividad
4.
NO. Continúa actividad 8.
NO. ¿Las inconsistencias
son de disponibilidad
presupuestal?
SI. Continúa con la
actividad 7.
No. Continúa actividad 8.
X
Formato
Solicitud de
CDP-GF-F-
01revisada y
con visto
bueno
Profesional
Presupuesto-
Grupo de Gestión
Financiera.
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Necesidad de
modificación
identificada
7. Solicitar
modificación al
presupuesto
Ordenador del
Gasto
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Elabora resolución
modificando el presupuesto
de acuerdo con las
necesidades identificadas,
la cual es firmada por el
Ordenador del Gasto.
El Gestor T1-11 –
Presupuesto-Grupo de
Gestión Financiera registra
la modificación en el SIIF.
Resolución de
modificación al
presupuesto
Ordenador del
Gasto
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 4 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Solicitud de
CDP con
Vo.Bo.
8. Expedir el
CDP.
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Generar el CDP en el SIIF.
CDP generado
por el SIIF
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera.
Profesional –
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
CDP generado
del SIIF
9. Revisar y
Firmar el
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera.
Revisa y firma el CDP
generado por el SIIF y
procede a entregarlo para
continuar con el trámite.
X CDP firmado
Coordinador
Grupo de Gestión
Contractual
Coordinación
Grupo de
Gestión
Contractual
Coordinador(a)
Grupo de
Gestión de
Talento Humano
Contrato
perfeccionado
Nómina y
soportes
Resolución de
viáticos o
Formato
Legalización
de
desplazamient
o y gastos de
viaje
contratistas-
GH-F-10
10. Registrar
beneficiario en
el SIIF
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Registra la información
correspondiente al
beneficiario del pago en el
Aplicativo SIIF.
Beneficiario y
cuenta creado
en el SIIF
Profesional –
Presupuesto-
Grupo de Gestión
Financiera.
Coordinación
Grupo de
Gestión
Contractual
Contrato
perfeccionado
11. Expedir
el Registro
Presupuestal.
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Ingresa los datos del
compromiso en el aplicativo
SIIF, refiriendo el CDP y
demás datos requeridos,
generando el Registro
Registro
Presupuestal
generado por
SIIF
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 5 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador(a)
Grupo de
Gestión de
Talento Humano
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera
Nómina y
soportes
Resolución de
viáticos o
Formato
Legalización
de
desplazamient
o y gastos de
viaje
contratistas-
GH-F-10
Beneficiario y
cuenta creado
en el SIIF
Presupuestal
correspondiente.
Nota: solamente se
imprimen los registros
presupuestales de los
contratos.
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Registro
Presupuestal
generado
12. Firmar el
Registro
Presupuestal
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera.
Verifica los datos del
Registro Presupuestal,
¿Existen inconsistencias en
el registro presupuestal?
SI. Se devuelve a la 11
NO. Firma y entrega al
Proceso de gestión
contractual. Continuar con
la actividad 13
X
Registro
Presupuestal
firmado
Coordinado
Grupo de Gestión
Contractual
Ministerio de
Hacienda-SIIF
Reporte de
ejecución
13. Elaborar
informe de
seguimiento a la
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Hace seguimiento a la
ejecución presupuestal y
Informe de
ejecución
presupuestal
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 6 de 7
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
presupuestal
del SIIF
ejecución
presupuestal
Gestión
Financiera.
elabora un informe con los
datos recopilados.
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera.
Profesional
Presupuesto-
Grupo de
Gestión
Financiera.
Informe de
ejecución
presupuestal
14. Análisis
del informe de
seguimiento a la
ejecución
presupuestal
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera.
Realiza el análisis de la
información financiera
frente al PAA, e informa al
ordenador del gasto las
alertas que correspondan.
Si de la gestión adelantada
respecto al procedimiento
identifica mejoras que se
puedan incorporar al
procedimiento, estas se
documentan de acuerdo
con lo establecido en el
procedimiento
“Acciones preventivas,
correctivas y de mejora-
MC-P-01”.
Nota: Una vez elaborado el
informe, el Técnico
Asistencial G-10 publica en
la página web.
Informe de
ejecución
presupuestal
firmado
Ordenador del
Gasto
Grupos de interés
Líderes de los
procesos
estratégicos,
misionales, apoyo
y evaluación
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
La ejecución presupuestal de la Agencia debe ser acorde con los principios
presupuestales. Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo
Servidores públicos
Sistema de gestión documental
Presupuesto asignado en la vigencia
Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-
P-01.
Formato Solicitud de CDP-GF-F-01.
Formato Legalización de desplazamiento y gastos de viaje
contratistas-GH-F-10.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 7 de 7
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Giselle Andrea Silva Pineda
Gestor T1-11
William Fernando Cadena Muñoz
Gestor T1-11
Claudia Rocio Vanegas
Técnico asistencial G1-10
Carlos Francisco Sanchez Restrepo
Técnico asistencial G1-10
Luzjheyn Aguilar González
Gestor T1-11 Grupo de Gestión Financiera
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
INICIO
1. Elaborar el proyecto de Resolución de desagregación de presupuesto.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
2. Revisar y aprobar el proyecto de Resolución de desagregación de presupuesto.
Secretario(a) General
3. Registrar desagregación de las apropiaciones presupuestales asignadas.
Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera.
4. Elaborar solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP.Jefe de dependencia
5. Revisar solicitud de CDP.Ordenador del Gasto
6. Validar solicitud de CDP.Coordinador Financiero
¿Tiene observaciones?
NO
SI
Código: GF-P-01
Versión: 2
¿Tiene observaciones?
NO
SI
¿Tiene inconsistencias?
Pág. 2
¿Las inconsistencias son de solicitud?SI
SI
¿Las inconsistencias son de disponibilidad presupuestal?
NO
7. Solicitar modificación al presupuesto.Ordenador del Gasto - Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
SI
NO
NO
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Código: GF-P-01
Versión: 2
Pág. 1
8. Expedir el CDP.Profesional Presupuesto- Grupo de Gestión Financiera.
9. Revisar y Firmar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
10. Registrar beneficiario en el SIIF.Profesional Presupuesto- Grupo de Gestión Financiera.
11. Expedir el Registro Presupuestal.Profesional Presupuesto- Grupo de Gestión Financiera.
12. Firmar el Registro PresupuestalCoordinador Grupo de Gestión Financiera.
¿Existen inconsistencias en el registro presupuestal?
SI
13. Elaborar informe de seguimiento a la ejecución presupuestal.
Profesional Presupuesto- Grupo de Gestión Financiera.
14. Análisis del informe de seguimiento a la ejecución presupuestal.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
Firma y entrega al Proceso de gestión contractual.
NO
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de
mejora MC-P-01.
FIN
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC Código: GF-P-02
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Definir las actividades relacionadas con la elaboración y modificación al Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC, que garanticen la atención oportuna de las necesidades de recursos financieros de la Entidad.
ALCANCE Inicia con la distribución del PAC al comienzo de cada vigencia hasta el archivo del reporte de modificaciones al PAC.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Secretario(a) General
Plan Anual de Adquisiciones-
PAA
1. Establecer la programación del PAC de la Vigencia
fiscal
Secretario(a) General
Coordinador
Grupo de Gestión Financiera
Revisan los históricos de ejecución del PAC y determinan con base en estos el PAC para la vigencia fiscal
Propuesta
Programa Anual de caja
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Secretario(a) General
Coordinador
Grupo de Gestión Financiera
Propuesta Programa Anual
de caja
2. Solicitar aprobación del
PAC
Coordinador -Grupo de Gestión
Financiera
Solicita a través de oficio firmado por la Secretaria General y el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera la aprobación del Plan Anual de Caja para la vigencia al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Oficio remisorio solicitando
aprobación del PAC (R)
Propuesta Programa Anual
de caja
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público- MHCP
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
Programa Anual de caja
registrado en SIIF
3. Distribuir el PAC
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Realiza la distribución del PAC de la vigencia actual y rezago en el aplicativo SIIF, de acuerdo con las asignaciones presupuestales.
Distribución del PAC registrada
(R)
Coordinador Grupo de
Gestión Financiera
Gestor T1-11-Pagador-
Grupo de Gestión
Financiera
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Jefes de Dependencias
Programa Anual de caja
Programación de pagos de las
dependencias
4. Modificar PAC
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Realizan el registro de la solicitud de modificación de PAC en el aplicativo SIIF.
Solicitudes de modificación al PAC registradas
en SIIF
Gestor T1-11-Pagador-
Grupo de Gestión
Financiera
Ministerio de
Hacienda y Crédito
Público- MHCP
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC Código: GF-P-02
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público- MHCP
Aprobación de modificaciones al
PAC
5. Verificar la aprobación de las modificaciones al
PAC en el SIIF
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Verifica en el SIIF la aprobación del MHCP de los recursos solicitados de acuerdo con lo solicitado.
X Modificaciones al
PAC aprobadas
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión
Financiera
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Programa Anual de Caja vigente
6. Realizar seguimiento de la ejecución del PAC
aprobado.
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Verifica en el SIIF la ejecución del PAC mensualizado lo asignado y pagado. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Reporte de
ejecución del PAC
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las modificaciones al PAC deberán realizarse en las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda en el calendario PAC.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC
INICIO
1.Establecer la programación del PAC de la Vigencia fiscal.
Secretario(a) GeneralCoordinador Grupo de Gestión Financiera
2.Solicitar aprobación del PAC.Coordinador -Grupo de Gestión Financiera
3.Distribuir el PAC.Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión
Financiera.
4.Modificar PAC.Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
5.Verificar la aprobación de las modificaciones al PAC en el SIIF.
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
6.Realizar seguimiento de la ejecución del PAC aprobado.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
FIN
Código: GF-P-02
Versión: 0
PAGOS Código: GF-P-03
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 4
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO:
Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Efectuar la cadena presupuestal en cuanto al trámite de pago, el registro de las cuentas por pagar, las obligaciones y generación de órdenes de pago, consignando así la información de la ejecución presupuestal de la ANDJE ante el SIIF.
ALCANCE Inicia con la revisión y registro de la documentación y los requisitos para el pago y finaliza con la consolidación de las cuentas de pago y su envió al archivo.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Supervisor de Contrato
Ordenador del
Gasto
Documentos para tramite de
pago según modalidad
1. Recibir, y revisar la
documentación y los requisitos para
pago
Profesional Central de
cuentas-Grupo de Gestión
Financiera
Recibe, revisa la
documentación y los requisitos para pago establecidos en los contratos y en los demás documentos que hagan exigible un pago (facturas, resoluciones).
¿Cumple con los requisitos? SI. Continúa con la actividad
2. NO. Se devuelve al supervisor. Fin
X
Documentos revisados para
tramite de
cuenta por pagar
Profesional Central de cuentas-Grupo
de Gestión Financiera
Profesional Central de
cuentas-Grupo de Gestión
Financiera
Documentos revisados para
tramite de cuenta por
pagar
2. Elaborar cuentas de pago
Profesional -Central de
cuentas-Grupo de Gestión
Financiera
Registra la cuenta por pagar en el aplicativo SIIF y diligencia el Formato Cuenta de pago-GF-F-05,
efectuando las retenciones que correspondan según las disposiciones legales vigentes
Cuenta por pagar registrada
en SIIF
Formato Cuenta de pago-GF-F-05 diligenciado
y documentos soportes
Profesional -
Contable Grupo de Gestión Financiera
Profesional Central de cuenta Grupo de Gestión
Financiera
Cuenta por pagar registrada
en SIIF
3. Registrar, verificar y firmar
las obligaciones y las deducciones
Profesional -Contabilidad-
Grupo de Gestión Financiera
Registra, verifica y firma las obligaciones y las deducciones en el aplicativo SIIF de acuerdo con el "Plan General de Contabilidad Pública”.
X
Formato Cuenta de pago-GF-F-05 diligenciado y documentos
soportes
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
PAGOS Código: GF-P-03
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 2 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Formato Cuenta de pago-GF-F-05 diligenciado
y documentos soportes
¿La cuenta por pagar y su liquidación esta correcta?
SI. Continúa con la actividad 4. NO. Se devuelve a la actividad 2.
Obligaciones y deducciones
registradas en SIIF
Ordenador del
gasto
Profesional-Contabilidad-
Grupo de Gestión Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-05 diligenciado y documentos
soportes
Obligaciones y deducciones
registradas en SIIF
4. Revisar y ordenar el pago
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera
Ordenador del
gasto
Verifican que los documentos
para el trámite del pago cumplan con los requisitos para el pago y firman los documentos correspondientes. ¿La cuenta de pago cumple con los requisitos de ley para
el pago? SI. Continúa actividad 5. NO. Se devuelve a la actividad 2.
X
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05 firmado y Documentos
soporte
Profesional Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Ordenador del
gasto
Coordinador
Grupo de Gestión Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-05 firmado y
Documentos
soporte
5. Generar orden
de pago
Profesional Pagador-Grupo de
Gestión Financiera
Verifica y genera la orden de
pago. En el caso de Orden de pago no presupuestales verificar saldos y solicitar los recursos a través del SIIF Nación.
X
Orden de pago presupuestal y no presupuestal
generada en SIIF
Profesional Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Profesional -
Pagador-Grupo de Gestión
Financiera
Orden de pago presupuestal y
no presupuestal generada en
SIIF
6. Verificar el
estado de las
Ordenes de Pago
Profesional
Pagador-Grupo de Gestión
Financiera
Verifica en el SIIF que las Ordenes de Pago se encuentren en "estado Pagadas", e imprima y adjunte al Formato Cuenta de pago-
GF-F-05
Reporte Orden de pago
Presupuestales y no
presupuestales
generada por el
SIIF
Formato Cuenta de pago-GF-F-05 firmado y
Profesional Central
de cuentas-Grupo de Gestión Financiera
PAGOS Código: GF-P-03
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 3 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Documentos soporte
Profesional -Pagador-Grupo de
Gestión Financiera
Órdenes de pago
Presupuestales
y no presupuestales
7. Informar órdenes de Pago
presupuestales en estado Pagadas
Profesionales –Pagador y central de cuentas-Grupo
de Gestión Financiera
Informa a través de comunicación escrita sobre las órdenes de Pago Presupuestales y no presupuestales en estado
Pagadas
Comunicación escrita
informando pago
Proveedores de Bienes y/o servicios
Profesional-Central de
cuentas-Grupo de Gestión
Financiera
Comunicación escrita
informando pago
Reporte Orden
de pago generada por el
SIIF
Formato Cuenta
de pago-GF-F-05 firmado y
Documentos
soporte
8. Consolidar las cuentas de pago
Profesional pagador-Grupo de
Gestión Financiera
Realiza la verificación y consolidación del consecutivo de las cuentas de pago y la nómina de los funcionarios de la Agencia.
Estados
contables-pagos Gestión documental
Gestor T1-11 -
Pagador-Grupo de Gestión
Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
Reporte Orden
de pago
Órdenes de
pago no presupuestales
9. Revisar documentación de pagos y enviar a
Gestión
Documental
Técnico Asistencial G-1-
10- Grupo de Gestión
Financiera
Revisa que la documentación este completa, se verifica el
consecutivo de cuentas y se sella las cuentas de pago para su envío a Gestión Documental.
X
Documentación de pagos revisado y
sellado para
archivar
Técnico Asistencial G-1-10-Grupo de Gestión Financiera
Proceso Gestión Documental
PAGOS Código: GF-P-03
Versión: 3
Código: MC-F-09 V-0 Página 4 de 4
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Solo se tramitaran las cuentas que cumplan los requisitos establecidos para su trámite. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Ver Normograma.
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
William Fernando Cadena Muñoz Gestor T1-11 Grupo de Gestión Financiera
Claudia Rocio Vanegas
Técnico asistencial G1-10 Carlos Francisco Sánchez Restrepo Técnico asistencial G1-10 Luzjheyn Aguilar González Gestor T1-11
Giselle Andrea Silva Pineda Gestor T1-11 Grupo de Gestión Financiera
Guillermo Martínez Daza Coordinador Grupo de Gestión Financiera
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental
Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Formato Cuenta de pago-GF-F-05
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01
PAGOS
INICIO
1. Recibir y revisar la documentación y los requisitos para pago.
Profesional Central de cuentas-Grupo de Gestión Financiera.
2. Elaborar cuentas de pago.Profesional Central de cuentas-Grupo de Gestión Financiera.
3. Registrar, verificar y firmar las obligaciones y las deducciones.
Profesional -Contabilidad-Grupo de Gestión Financiera
4. Revisar y ordenar el pago.Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Ordenador del gasto.
5. Generar orden de pago.Profesional Pagador-Grupo de Gestión Financiera.
6. Verificar el estado de las Ordenes de Pago.Profesional Pagador-Grupo de Gestión Financiera.
Código: GF-P-03
Versión: 3
SI
¿Cumple con los requisitos? Devolver al supervisorNO
FIN
¿La cuenta por pagar y su liquidación esta correcta?
SI
NO
¿La cuenta de pago cumple con los requisitos de ley para el pago?
SI
NO
Pág. 2
PAGOS
7. Informar órdenes de Pago presupuestales en estado Pagadas.
Profesionales -Pagador y central de cuentas-Grupo de Gestión Financiera.
8. Consolidar las cuentas de pago.Profesional pagador-Grupo de Gestión Financiera.
9. Revisar documentación de pagos y enviar a Gestión Documental.
Técnico Asistencial G-1-10- Grupo de Gestión Financiera.
FIN
Código: GF-P-03
Versión: 3
Pág. 1
CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS Código: GF-P-04
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Expedir los certificados de ingresos y retenciones para funcionarios y Certificados por otros conceptos para Proveedores acorde con los pagos efectuados por la ANDJE.
ALCANCE Inicia con la verificación de los pagos y los movimientos contables a los proveedores y funcionarios y termina con la revisión, firma y entrega de los mismos.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de Hacienda y Crédito
Publicó
Coordinador Grupo de gestión Administrativa y
de Talento Humano
Reporte de certificados de
retenciones SIIF
Reporte de Auxiliares contables
Base de datos
nomina
1. Verificar pagos y movimientos contables a los proveedores y funcionarios
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
Gestor T1-11-Contador-Grupo
de Gestión Financiera.
Los Gestores verifican y cruzan los pagos en aplicativo SIIF contra las bases de datos y los reportes de certificados para el caso de los certificados de ingresos y retenciones y otros conceptos. El Contador verifica los reportes del SIIF para expedir las certificaciones de saldos contables.
X Bases de datos
verificadas
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión
Financiera.
Gestor T1-11 Grupo de
Gestión Administrativa
y de Talento Humano
Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
Bases de datos verificadas
2. Generar certificados de
ingresos y retenciones,
saldos contables y otros conceptos
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
El Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera genera los certificados por otros conceptos El Gestor T1-11 Grupo de
Gestión Administrativa y de
Talento Humano generan los
certificados de ingresos y
retenciones.
Certificados por otros
Conceptos generados
certificados de
ingresos y retenciones generados
Certificado de
saldos contables generados
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS Código: GF-P-04
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Gestor T1-11-
Contador-Grupo de Gestión Financiera
Gestor T1-11-
Contador-Grupo
de Gestión
Financiera
El Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera genera los Certificado de saldos contables
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
Gestor T1-11-
Contador-Grupo
de Gestión
Financiera
Certificados por otros
Conceptos generados
certificados de
ingresos y retenciones generados
Certificado de
saldos contables generados
3. Verificar y firmar certificados
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Revisa los certificados generados y los firma para su correspondiente entrega. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Certificados por otros
Conceptos firmados
certificados de
ingresos y retenciones
firmados
Certificado de saldos contables
firmados
Grupos de interés
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las certificaciones serán expedidas de acuerdo con las fechas establecidas en las normas vigentes.
Ver normograma
CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS
1.Verificar pagos y movimientos contables a los proveedores y funcionarios.
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera.Gestor T1-11 Grupo de Gestión Administrativa y de Talento Humano.
Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera.
2.Generar certificados de ingresos y retenciones, saldos contables y otros conceptos.
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera.Gestor T1-11 Grupo de Gestión Administrativa y de Talento Humano.
Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera
3.Verificar y firmar certificados.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
FIN
INICIO
Código: GF-P-04
Versión: 0
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 4
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO:
Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Elaborar y presentar de manera oportuna, confiable y veraz los estados financieros de la ANDJE.
ALCANCE Inicia con la preparación y elaboración de los informes contables y finaliza con los estados financieros firmados.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Coordinador
Grupo de
Gestión de
bienes y
servicios
Coordinador
Talento Humano
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Proveedores de
bienes y /o
servicios
Reintegros
Cuentas de
pago
Libros de
bancos y
reportes de
pago
Inventario
actualizado
Pasivos
laborales
Sentencias y
conciliaciones
Operaciones
reciprocas
Ingresos
Extractos
bancarios
1. Revisar y
verificar
documentación
contable
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera.
Revisa y verifica los
documentos contables para
iniciar el trámite
elaboración de los
comprobantes de
contabilidad y conciliación
bancaria.
¿La información es idónea
para el registro?
SI. Continúa actividad 2.
NO. Se devuelve al
proveedor responsable. FIN X
Documentos
Contables
revisados
Profesional
Contabilidad -
Grupo de Gestión
Financiera.
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 2 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Documentos
Contables
revisados
2. Elaborar,
registrar y
verificar los
comprobantes
de contabilidad
y de conciliación
bancaria
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera.
Diligencia el formato
comprobante de
contabilidad-GF-F-06 y
el Formato conciliación
bancaria-GF-F-03 de
acuerdo con las normas
establecidas por la
Contaduría General de la
Nación.
Registra y verifica los
comprobantes de
contabilidad en el aplicativo
SIIF
X
Formato
comprobante
de
contabilidad-
GF-F-06
diligenciado
Formato
conciliación
bancaria-GF-F-
03 diligenciado
Comprobantes
de
contabilidad
registrados en
el SIIF
Profesional
Contabilidad -
Grupo de Gestión
Financiera.
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público.
Reporte de
movimiento
contables del
SIIF
3. Revisar,
analizar y
preparar
informe CHIP de
los reportes de
movimiento
contable
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Revisa y analiza los
reportes del movimiento
contable y prepara la
información de
conformidad con los
requerimientos del
Consolidador de Hacienda e
información Financiera
pública – CHIP.
X
Informe
consolidado de
estados
financieros
SIIF
Profesional
Contabilidad -
Grupo de Gestión
Financiera
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Informe
consolidado de
estados
financieros
SIIF.
4. Revisar y
firmar estados
financieros
Director General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiero
Profesional -
Contabilidad -
Revisan los estados
contables y los firman.
X
Estados
Financieros
firmados
Entes de control
Grupos de interés
Profesional
Contabilidad -
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 3 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Grupo de
Gestión
Financiera
Grupo de Gestión
Financiera
Director General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiero
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Estados
Financieros
firmados
5. Realizar la
validación,
transmisión y
confirmación de
datos
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Realiza la validación,
transmisión, y confirmación
de datos en el Consolidador
del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público e
información Financiera
Pública CHIP de la
Contaduría General de la
Nación de conformidad con
las fechas establecidas.
X
Estados
Financieros
validados,
transmitidos y
confirmados
en CHIP
Contaduría
Entes de Control
Grupos de interés
Ministerio de
Hacienda
Estados
Financieros
firmados
Información
Financiera
SIIF Nación
6. Elaborar
informe
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Elaborar los informes
correspondientes a los
requerimientos de los Entes
de Control.
Informes
Entes de
Control
Entes de Control
Grupos de
Interés
Director General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiero
Profesional -
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Estados
Financieros
firmados
7. Publicar
estados
contables
Profesional
Grupo de
Gestión
Financiera
Prepara los estados
contables para su
publicación en la página
web de la Entidad y en los
medios internos
disponibles.
Estados
contables
publicados en
página web
Grupos de
Interés
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 4 de 4
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Los registros generados contables deben cumplir con el régimen de
contabilidad pública.
Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar
mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-
01.
Ver Normograma
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Giselle Andrea Silva Pineda
Gestor T1-11
Claudia Rocio Vanegas
Técnico asistencial G1-10
Carlos Francisco Sánchez Restrepo
Técnico asistencial G1-10
Luzjheyn Aguilar González
Gestor T1-11
William Fernando Cadena Muñoz
Gestor T1-11 Grupo de Gestión Financiera
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo Servidores públicos
Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Formato comprobante de contabilidad-GF-F-06.
Formato conciliación bancaria-GF-F-03
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-
P-01
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
FIN
INICIO
1. Revisar y verificar documentación contable.
Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.
2. Elaborar, registrar y verificar los comprobantes de contabilidad y de
conciliación bancaria.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
3. Revisar, analizar y preparar informe CHIP de los reportes de movimiento
contable.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
5. Realizar la validación, transmisión y confirmación de datos.
Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.
6. Elaborar informe.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
7. Publicar estados contables.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
Código: GF-P-05
Versión: 2
4. Revisar y firmar estados financieros.Director General – Coordinador Grupo de
Gestión Financiera - Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.
SI
¿La información es idónea para el registro?
Devolver al proveedor responsable.NO