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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE
BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO
AUTOR: Lcda. Jacqueline Escalante
San Diego, Octubre 2014
UNIVERSITAS VALENTINA
A NIMA
ET
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE
BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO
Proyecto de Trabajo de Grado presentado para optar al título de Especialista en Gestión y
Control de las Finanzas Publicas
AUTOR: Lcda. Jacqueline Escalante
TUTOR: Lcda. Marielbia Quiñones T.
San Diego, Octubre 2014
UNIVERSITAS VALENTINA
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ET
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ VICERRECTORADO ACADÉMICO DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO CONSEJO GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
AUTORIZACIÓN DEL TUTOR
Quien suscribe, MARIELBIA QUIÑONES T., titular de la cédula de identidad No.
V – 12.032.002, en mi condición de tutor (a) del Trabajo Especial de Grado, titulado
(a) PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE
CONTRATOS DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BA RIVEN
REGION CENTRO . Adscrito a la línea de investigación Gestión de las Finanzas
Públicas elaborado por el (la) ciudadano (a) Jacqueline Escalante, titular de la
cédula de identidad No. V – 6.468.420, hago constar que he dirigido el proceso de
investigación correspondiente, leído el contenido del informe escrito y considero que
el mismo reúne los requisitos exigidos para ser evaluado por el jurado que se
designe, por lo cual autorizo la entrega de tres ejemplares provisionales ante la
Coordinación del Programa de Especialización / Maestría en Gestión y Control de las
Finanzas Públicas.
En San Diego, a los 30 días del mes de octubre del 2014.
_____________________________________ Lcda. Marielbia Quiñones Tortolero
Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas Profesor Universitario C.I V – 12.032.002
UNIVERSITAS VALENTINA
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS
APROBACIÓN DEL TUTOR ESPECIALISTA
Quien suscribe, Marielbia Quiñones Tortolero, portadora de la cédula de identidad Nº V-
12.032.002, en mi carácter de tutora del trabajo de grado presentado por la ciudadana
Jacqueline Escalante, portador de la cédula de identidad Nº V – 6.468.420, titulado
“PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS P ARA LA
HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATO S DE
BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO” ,
presentado como requisito parcial para optar al título de Especialista en Gestión y Control de
las Finanzas Publicas, adscrito a la línea de investigación Gestión de las Finanzas Públicas
considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la
presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
En San Diego, a los 30 días del mes de octubre del año dos mil catorce.
______________________________________ Lcda. Marielbia Quiñones Tortolero
C.I. Nº V – 12.032.002 Profesor Universitario
Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR DE METODOLOGÍA
Por la presente hago constar que he leído el Proyecto de Trabajo Especial de Grado,
presentado por la ciudadana Jacqueline Escalante, portador de la cédula de
identidad Nº V – 6.468.420, titulado “PROPUESTA DE UN MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE
CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE BIENES EN L A
UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO” , presentado
como requisito parcial para optar al Grado de Especialista en Gestión y Control de las
Finanzas Públicas adscrita a la línea de investigación, Gestión de las Finanzas
Públicas y acepta la Tutoría del mencionado Proyecto durante su etapa de desarrollo
hasta su elaboración, según las condiciones de la Dirección General de estudios de
Postgrado de la Universidad José Antonio Páez.
En San Diego, a los 30 días del mes de octubre del año dos mil catorce.
________________________________ Lcda. Marielbia Quiñones Tortolero
C.I. Nº V – 12.032.002 Profesor Universitario
Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas
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vi
DEDICATORIA
A mis hijos
Les agradezco mucho el apoyo, tolerancia y por estar a mi lado en este
nuevo reto.
A mi esposo
Gracias por tu ayuda, consejos, paciencia y palabras de aliento.
A mi hermano Raúl
Por su incondicional apoyo.
A mis profesores.
Gracias por su orientación para su confianza y apoyo. Especialmente a la
Prof. Elbia Tortolero Ortega símbolo de constancia y fortaleza.
Y a todos aquellos quienes hicieron posible idealizar y materializar este
proyecto.
A todos gracias
vii
AGRADECIMIENTO
� En especial a Dios Todopoderoso, te doy gracias por estar siempre conmigo, por
tus bendiciones y ser luz en mi vida.
Mi más sincero agradecimiento a:
� Dra. Elbia Tortolero por el apoyo incondicional para el desarrollo de este trabajo.
� A la Universidad José Antonio Páez por brindarme la oportunidad de
desarrollarme como Especialista en el área de estudio
� Y a todas aquellas personas que de una u otra forma me permitieron hacer posible
esta realidad.
viii
ÍNDICE GENERAL
p.p.
DEDICATORIA vi AGRADECIMIENTO viii INDICE GENERAL viii INDICE DE CUADROS Y TABLAS x INDICE DE GRAFICOS xii RESUMEN xiv ABSTRACT xv INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema 3 Objetivos de la Investigación 8 Objetivo General 8 Objetivos Específicos 8 Justificación de la Investigación 8
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación 12 Antecedentes Históricos 13 Bases Teóricas 16 Bases Legales 27 Definición de Términos Básicos 36
CAPÍTULO III
MARCO METÓDOLÓGICO
Tipo de Investigación 40 Nivel de Investigación 41 Diseño de la Investigación 42 Fases de Investigación 42 Población y muestra 44 Técnicas e Instrumentos de recolección de Datos 44 Validez y Confiabilidad del Instrumento 45
ix
Técnicas de Recolección y Análisis de Datos 47
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Análisis del Cuestionario 48
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
Presentación de la Propuesta Objetivos de la Propuesta
72 72
Justificación de la Propuesta 72
Factibilidad de la propuesta 76
Estructura del Diseño la Propuesta 77
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones 92 Recomendaciones 94
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 95 ANEXOS
A Cuadro Técnico Metodológico 98 B Instrumento 99 C Validación del Cuestionario 102
x
ÌNDICE DE CUADROS Y TABLAS
Pág.
CUADROS
1 Principales aspectos en relación a los principios en las contrataciones públicas.
21
TABLAS
1 Distribución de Frecuencia de que conoce las normas de los cierres administrativos de contratos.
48
2
Distribución de Frecuencia de que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones.
50
3
Distribución de Frecuencia que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR describe cómo realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.
51
4 Distribución de Frecuencia de que actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos.
53
5 Distribución de Frecuencia de que considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden.
54
6 Distribución de Frecuencia de las diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área.
56
7 Distribución de Frecuencia de que conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato
57
8 Distribución de Frecuencia de conoce cómo debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato.
58
9
Distribución de Frecuencia de que los analistas de Convenios usan los mismos formatos con sus variables para ponderar la Evaluación de Desempeño o de Actuación en los cierres administrativos de contratos.
59
xi
10 Distribución de Frecuencia de si facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos
62
11 Distribución de Frecuencia de que debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de contratos de bienes.
63
12
Distribución de Frecuencia de que si se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.
64
13
Distribución de Frecuencia de que es importante que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la Unidad de Convenios.
65
14
Distribución de Frecuencia de que debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos.
66
15
Distribución de Frecuencia de si con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e irregularidades.
68
16 Distribución de Frecuencia de si estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes.
69
17
Distribución de Frecuencia de si con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios Región Centro.
94
xii
ÌNDICE DE GRÀFICOS
Pág.
GRÁFICOS
1 Conoce las normas de los cierres administrativos de contratos. 49
2
El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones.
50
3
El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR describe cómo realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.
52
4 Distribución de Frecuencia de que actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos.
53
5 Considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden.
55
6 Observa diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área.
56
7 Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato
57
8 Conoce como debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato.
58
9 Los analistas de Convenios usan los mismos formatos con sus variables para ponderar la Evaluación de Desempeño o de Actuación en los cierres administrativos de contratos.
60
10 Facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos.
62
11 Debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de contratos de bienes.
63
xiii
12 Se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.
64
13 Importancia de que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la Unidad de Convenios.
65
14 Debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos.
67
15 Con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e irregularidades.
68
16 Estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes.
69
17
Con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios Región Centro.
71
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE CONTRATO S DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO Autor: Lcda. Jacqueline Escalante Tutor: Lcda. Marielbia Quiñones T. Fecha: San Diego, octubre 2014
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo principal, proponer un manual
de normas y procedimientos para la Unidad de Convenios de Bariven en la Gerencia Regional de Procura Centro, con el propósito de homologar los cierres administrativos de contratos de bienes. En este sentido, la implementación de esta propuesta permitirá disminuir las diferencias entre los expedientes al unificar los criterios, promover la mejora continua del proveedor al calcular evaluaciones de desempeño o de actuación confiables, tomar decisiones más objetivas, facilitar la gestión y control en la Unidad de Convenios en Bariven Región Centro.
La investigación se desarrolló en base a un proyecto factible, donde se elaboró una propuesta de un modelo operativo viable que propuso soluciones, se ajustó a un nivel de investigación de campo con base documental y un nivel descriptivo. La población y muestra de la presente investigación estuvo conformada por siete (7) profesionales del área. Para el desarrollo de los objetivos se empleó la encuesta y la observación directa y como instrumento el cuestionario para diagnosticar la situación actual, lo que permitió finalmente diseñar un manual que describe detalladamente las actividades, delimita las funciones, responsabilidades para así lograr mejorar los procesos y el desempeño de los funcionarios integrantes de la Unidad de Convenios.
La línea de investigación está enmarcada en la Gestión de las Finanzas Públicas, como requisito de la Especialización en Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Palabras Claves: Empresas del Estado, Contrataciones públicas, Cierres de Contratos, Homologación de Procesos, Manuales de Procedimientos, Control Interno.
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS
PROPOSAL OF POLICIES AND PROCEDURES MANUAL FOR ADMINISTRATIVE CLOSURE STANDARDIZATION OF CONTRACTS OF GOODS IN BARIVEN AGREEMENTS UNIT CENTRAL REGION Author: B.B.A. Jacqueline Escalante Supervisor: B.D.A Marielbia Quiñones T. Date: San Diego, October 2014
ABSTRACT
This research has as main objective the proposal of a policies and procedures manual
for Bariven Agreements Unit in the Regional Office of Procurement Center in order to standardize the administrative closure of contracts of goods. In this sense, the implementation of this proposal will reduce the differences between the contract files by unifying the criteria, promote continuous improvement of suppliers when calculating performance and reliability evaluations, allow more objective decisions, facilitate the management and control of Bariven Agreements Unit in the central region.
The research is based on a feasible project, where a proposal for a viable operational model that put forward solutions was developed, adjusted to a documentary research and descriptive field work methodology. The population and sample of this research consisted of seven (7) professionals of the area. To develop the objectives, a survey and direct observation with a questionnaire as the survey instrument was used to diagnose the current situation, which resulted in the development of a manual describing in detail the activities, delineate the roles, responsibilities and thus achieve process and performance improvement of staff members of the Agreements Unit.
The line of research will be framed in the Public Finance Management as a requirement towards the Management and Control of Public Finances Specialization. Keywords: State Enterprises, Public Procurement, Contract Closure, Process Standardization, Procedure Manuals, Internal Control.
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1
INTRODUCCIÓN
En estos tiempos donde las instituciones públicas están en la mira en cuanto a
la eficiencia de su gestión administrativa, deben garantizar en todos sus procesos los
principios fundamentales como son la economía, planificación, transparencia,
honestidad, eficiencia, igualdad y competencia.
Uno de los procesos en la administración pública que debe tratarse con más
cuidado son las contrataciones con proveedores en todas sus fases. La presente
investigación está centrada en los cierres administrativos de contratos de bienes parte
fundamental donde se revisa si ambas partes están de acuerdo, es decir, el ente u
órgano contratante recibe conforme a sus especificaciones en el tiempo establecido y
el proveedor recibe el pago solicitado.
Para el mejoramiento de la función pública, se requiere la revisión y constante
actualización de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las
dependencias de la Administración Pública.
Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan
el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para
la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para
consulta en el desarrollo cotidiano de actividades. Así como facilitar las labores de
auditoría, evaluación del control interno.
Considerando lo anterior, el objetivo fundamental de esta guía consiste en
señalar las bases para la elaboración, presentación de un manual de normas y
procedimientos para homologar los criterios de contenido de los cierres
administrativos de los contratos de bienes que permitan la evaluación y toma de
decisiones, facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno,
sistematización de las actividades aumentando la eficiencia de los analistas de
convenios indicándoles lo qué deben hacer y cómo hacerlo, de esta manera construir
2
una base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos en la
Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.
El proyecto de investigación está estructurado en seis Capítulos:
Capítulo I: El Problema, referido al planteamiento del problema y objetivos
generales y específicos, así como la justificación de la investigación.
Capítulo II Marco Teórico, revisión de antecedentes, bases teóricas y legales de
la problemática planteada, así como también la definición de términos básicos
relevantes.
Capítulo III Marco Metodológico, con una descripción general de las técnicas,
procedimientos e instrumentos a utilizar en la investigación, así como, el tipo, niveles
y diseño de la investigación, además de lo relacionado con población y muestra.
Por otra parte, el Capítulo IV, expone la información obtenida de la aplicación
del instrumento de recolección de datos, el que consistió en un cuestionario
contentivo de 17 preguntas y una guía de observación para ser utilizada en la
evaluación que se realiza.
En el Capítulo V se expone los componentes que sustentan la propuesta sobre el
diseño de un manual de procedimientos para la homologación de los contenidos de
los expedientes de cierres administrativos de contratos de bienes en la Unidad de
Convenios Bariven Región Centro.
Y finalmente en el Capítulo VI se exponen las conclusiones y recomendaciones
derivadas de la investigación realizada, todo lo cual es complementado mediante las
referencias y anexos que han sido citados a lo largo del trabajo. Culminando con las
referencias bibliográficas respectivas.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
El Estado venezolano para su funcionamiento se ha reservado la posesión,
administración y producción de bienes y servicios esenciales o estratégicos para su
desarrollo, dentro de ese concepto se encuentra la Industria Petrolera con sus filiales y
otras empresas afines; sin embargo, es imposible que estas empresas tengan
capacidad de autosuficiencia de manera de producir todos los elementos necesarios
para su funcionamiento, esa imposibilidad obliga a las empresas del estado a contratar
y/o adquirir bienes y servicios producidos o generados por terceras empresas, por
tanto, en la administración pública toda adquisición de bienes, contratación de
servicios o de obras se realiza con proveedores o contratistas, los cuales la mantienen
en el marco de contratos jurídicamente sustentados.
Cuando surge una necesidad de buscar proveedores externos, se inicia un
procedimiento de licitación el cual finaliza al otorgar la buena pro o adjudicación a la
empresa que ofrece mejores condiciones y garantía de cumplir con los requisitos
previamente establecidos.
Estos contratos son administrados por el ente contratante hasta su finalización,
bien sea por terminación o por culminación, el cual consiste en verificar en el tiempo
establecido, si lo entregado corresponde a lo realmente requerido, concluida esta fase
se procede al cierre administrativo de contrato donde se verifica la entrega del
material o el trabajo realizado, así como, la actualización de los registros para que
reflejen los resultados finales y el archivo de toda la documentación para su
utilización futura.
4
Todos estos contratos de acuerdo a la Ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento deben ser cerrados administrativamente con su respectiva Evaluación de
Desempeño o de Actuación y firmado el Finiquito de Contrato entre las partes, con
esta acción se considera terminada la relación comercial existente liberando a ambas
partes de los compromisos y garantías existentes.
Un elemento fundamental dentro de la gestión de cierres administrativos de
contratos de cualquier organización, es la Evaluación del Desempeño o de Actuación
de los proveedores, en donde se determina el grado de cumplimiento de los
parámetros de desempeño esperado y convenido, con ello se otorga un nivel de
cumplimiento para el éxito de las operaciones de la organización. Así como, la
liberación de garantías o fianzas de fiel cumplimiento mantenidas por el ente u
órgano contratante donde el afianzado se obligó a ejecutar en un plazo determinado y
como refuerzo de su prestación y cumplimiento.
Bariven, S.A. como filial suplidora de bienes y servicios de Petróleos de
Venezuela, S.A. (PDVSA), se ocupa de la adquisición de materiales y equipos
necesarios para las actividades de Exploración y Producción, Refinación y Gas
mediante el desenvolvimiento de eficientes estrategias para el manejo de la procura
de materiales y equipos. Por tanto, mediante el diseño de estrategias conducente a la
obtención de insumos y recursos materiales, está en capacidad de realizar la compra
de bienes para consumo general bajo la modalidad de compra puntual, convenio de
suministro, alianza estratégica, o acuerdo comercial específico a conveniencia de su
cliente como empresa del estado, en concordancia a su naturaleza y a las
particularidades del mercado.
De igual manera, también es responsable de la administración y gestión de los
inventarios, almacenes y la venta de activos no utilizados de la Corporación. Sus
objetivos están enmarcados en los planes estratégicos de la nación como brazo
ejecutor de las políticas del Ejecutivo Nacional para impulsar la economía nacional.
5
En un ambiente voluble, con cambios dinámicos en donde la inflación, escasez
de recursos, nuevas regulaciones gubernamentales y tecnología en avance, influyen
en el desempeño de una organización, los ejecutivos reconocen la necesidad de
diseñar planes estratégicos que ayuden a gerenciar en forma eficiente los recursos
asignados, y para ese fin es necesario disponer de proveedores altamente confiables
que contribuyan a materializar los objetivos de la empresa.
.Bariven en sus lineamientos para la adquisición de materiales o equipos de uso
general o común, en los cuales por razón de su naturaleza, de su alta recurrencia de
solicitudes, así como por su bajo costo individual, en donde no se justifica la
realización de procesos de contratación y la elaboración de órdenes de compra cada
vez que son requeridos, aplica como principal estrategia la adquisición de bienes
mediante convenios o contratos marcos.
Dado que esta modalidad de colocaciones bajo convenio, facilitan y optimizan
la gestión de procura de la Empresa, porque disminuyen los costos logísticos por
concepto de inventarios y de almacenaje, de igual manera las horas hombres en la
procura, además de absorber las fluctuaciones en la demanda de los bienes en
escenarios de aprovisionamiento irregulares, es imprescindible mantener relaciones
comerciales fiables que garanticen la procura de materiales y equipos de acuerdo a los
requerimientos y un menor tiempo de entrega.
A nivel nacional existen unidades de convenios en las áreas de Centro,
Occidente, Oriente Sur, Oriente Norte y Centro sur.
Al igual que las demás unidades de convenios, la región centro, atiende como
sus clientes a: Refinería El Palito, Planta de Distribución Yagua, Planta de
Distribución Maporal, Gerencia de Puertos y Aeropuertos, Poliducto Región Centro,
Empresa Nacional de Transporte y Proyecto Autogas, es responsable de todo el
proceso de procura, desde la contratación hasta el cierre administrativo y archivo del
proceso de contratación y contratos.
6
Los cierres administrativos son la base fundamental para próximas
contrataciones y es responsabilidad administrativa de las comisiones velar por su
cumplimiento.
Una de las grandes debilidades que se observan en los procesos de
contrataciones públicas, es la ausencia del cierre administrativo de los contratos bien
sea por terminación o culminación del mismo.
La etapa se inicia con la entrega de bienes o la ejecución de las obras o la
prestación de un servicio solicitado por parte del proveedor y el contratante le realiza
el pago correspondiente, hasta la firma de finiquito y entrega de las garantías donde
exime a la fiadora de responsabilidad, respecto a la obligación principal por el buen
cumplimiento de ella por parte del afianzado.
Una vez otorgados generan contratos que son administrados por el personal de
la Unidad de Convenios. Bariven, por ser una empresa del estado, debe acogerse y
cumplir las leyes que regulan las contrataciones públicas.
Los cierres administrativos están regidos por la Ley de Contrataciones
Públicas y su Reglamento, Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Ley
contra la Corrupción, entre otras leyes e internamente por el Manual de Contratación
de PDVSA y sus filiales, y los Manuales de Procedimientos Operacionales, BRV-
MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el País, donde
señala los procedimientos para la Administración de Contratos, y el BRV-MO-CO-
015-PR Evaluación de Proveedores Nacionales, en donde se establecen los criterios
necesarios para lograr el cierre administrativo, así como, la evaluación de los
proveedores que participan en los procesos de adquisición de bienes y servicios,
ambos documentos permite a futuro contribuir a la selección de proveedores
confiables además de generar información importante que se transmite al Servicio
Nacional de Contrataciones. Lineamientos para los Cierres Administrativos de
7
Contratos DEF-GCC-10-018 donde indica que debe presentarse ante la Comisión de
Contrataciones.
Sin embargo, a pesar de la importancia del cierre administrativo en el proceso
de contratación, se evidencia que en los procedimientos y lineamientos relacionados
al tema, solo se menciona la necesidad de realizarlos, para cumplir con las leyes,
pero, sin entrar en detalle del “Cómo” debe realizarse estos cierres y el contenido
cierto del expediente, cómo debe presentarse el balance del contrato, así de cómo
aplicar la evaluación de desempeño o de actuación o la entrega de las fianzas de fiel
cumplimiento. Esto conlleva a que cada analista de la región centro use la
información dada en los procedimientos a su criterio y presente a la Comisión de
Contrataciones el expediente con contenidos diversos, balances y Evaluaciones de
Desempeño calculadas de maneras diferentes, lo que los resultados de tan importante
instrumento dependerán de quien los realice.
De mantenerse este escenario, donde prevalecen criterios diferentes al momento
de evaluar a los proveedores, son inevitables los resultados distintos, perdiendo
consistencia y sentido al no medir a todos los proveedores bajo un mismo criterio y
no mantener un mismo “cómo” aplicar los parámetros de medición. Estos resultados
pueden resultar significativos cuando estas Evaluaciones de Desempeño o de
Actuación son enviadas al Servicio Nacional de Contrataciones generando inclusive
penalidades a los proveedores. Así como criterios diferentes al balancear el contrato
con todas las modificaciones realizadas a lo largo del tiempo de vigencia.
Cuando los contenidos de los expedientes no están homologados, se dificulta el
seguimiento y control para las auditorías internas y externas. De allí la necesidad de
proponer un manual de normas y procedimientos donde describa las actividades que
deben seguirse en la realización de los cierres administrativos de la Unidad de
Convenios y se precisen responsabilidades y participaciones de todas las partes que
intervienen en el proceso.
8
Del problema planteado surge la siguiente interrogante a investigar: ¿De qué
manera se podría desarrollar una propuesta para generar un manual de normas y
procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes que permita la
homologación de los expedientes en la Unidad de Convenios de Bariven Región
Centro?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la homologación
de los contenidos de los expedientes para el cierre administrativo de contratos
de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual con relación a los contenidos de los expedientes
de cierres administrativos de contratos de bienes de la Unidad de Convenios de
Bariven Región Centro.
Determinar los aspectos normativos de los cierres administrativos en los
contratos de bienes en la Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.
Diseñar un manual de normas y procedimientos que permita homologar el
contenido de los cierres administrativos de los contratos de bienes en la Unidad
de Convenios de Bariven Región Centro.
Justificación de la Investigación.
El cierre administrativo de contrato es la parte final y fundamental del proceso
de contratación, y es la menos atendida en la Administración Pública, de allí la
importancia del tema a desarrollar.
En la Unidad de Convenios de Bariven en la Región Centro si bien se realizan
los cierres administrativos de contratos, se presentan los expedientes con diferentes
9
criterios y contenidos ante la Comisión de Contrataciones, lo que ocasionan
devoluciones de expedientes por no incluir los soportes correctos de las Evaluaciones
de Desempeño o los cálculos presentados ligeramente fundamentados lo que puede
llevar a diferentes resultados dependiendo del criterio de quien aplica estos cálculos,
esto puede resultar impactante al proveedor cuando estas evaluaciones son
transmitidas al Servicio Nacional de Contrataciones, afectando sus históricos y
futuras contrataciones con otros entes y organismos del Estado y para Bariven
contratar con empresas cuyas Evaluaciones de Desempeño no tienen la certeza de la
veracidad de la información evaluada, es lo mismo que contratar con contratistas
pocos confiables aun cuando en su evaluación indique una excelente actuación de
desempeño.
Igualmente, la presentación de expedientes con balances de los contratos
incompletos o con poca o ninguna información de las modificaciones realizadas.
Contratos sin finiquito y sin liberación de las garantías de fiel cumplimiento por parte
del ente u órgano contratante son aspectos presentes.
De continuar con esta situación, los expedientes de cierres administrativos de
contratos podrían contener información diferente según criterio de quien lo realiza y
ser inconsistentes o incompletos, dificultando el seguimiento y control del proceso.
La importancia de desarrollar la presente investigación radica en disminuir
estas diferencias y unificar criterios al implementar un manual para el procedimiento
de cierre administrativo de contrato para bienes y lograr junto con el instructivo
homologado de evaluación de desempeño, unificar “cómo” debe realizarse el cierre
administrativo de contratos, con un contenido veraz sobre la actuación del proveedor
en la ejecución de los contratos, lo que permitirá la mejora continua del proveedor,
una toma de decisiones más objetiva, la presentación del balance del contrato con
todas las modificaciones de manera de facilitar la gestión y control en la Unidad de
Convenios en Bariven Región Centro.
10
Los Manuales de Normas y Procedimientos son una de las mejores
herramientas administrativas modernas, pues permiten homologar sus operaciones. Es
decir, los manuales permiten a los trabajadores de un organización conocer
detalladamente lo que deben hacer y el cómo hacerlo. La normalización es la
plataforma sobre la que se sustenta su crecimiento y desarrollo, los cuales confieren
confiabilidad, estabilidad y efectividad.
La línea de investigación del presente trabajo está orientada a la gestión y
control de las finanzas públicas con relación a diseñar las normas y procedimientos
para el adecuado funcionamiento y desempeño en la Unidad de Convenios Región
Centro con la finalidad de mejorar y unificar los criterios en el contenido de los
expedientes y contabilizar los puntajes logrados por el proveedor en las evaluaciones
de desempeño, así como mostrar todas las modificaciones realizadas al contrato a
través del balance administrativo y financiero, hasta el documento de finiquito y
liberación de garantías en los cierres administrativos de los contratos de bienes.
Por otra parte, también contribuirá como orientación a los analistas de
convenios y como antecedente a futuras investigaciones que se realicen relacionadas
al tema.
11
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
En el presente capítulo se realiza una revisión documental para identificar y
seleccionar la información relacionada para conceptuar la investigación. Según
Méndez (2001) el marco teórico es la descripción de los elementos de los elementos
teóricos planteados por uno o por diferentes autores que permiten al investigador
fundamentar los procesos de conocimientos.
Por una parte, permite ubicar el tema objeto de investigación dentro de las
teorías existentes, y de esta manera precisar en cual corriente de pensamiento se
orienta y en qué medida significa algo nuevo o complementario. Y por la otra, brinda
una descripción detallada de cada uno de los elementos de la teoría que serán
directamente manejados en el desarrollo de la investigación.
Este capítulo incluye cuatro importantes elementos: Antecedentes de la
Investigación, donde se hace referencia al conocimiento previo del área donde se
desarrolla y sirve de soporte a la investigación. Igualmente, se desarrollan las Bases
Teóricas de la Investigación, según Bavaresco (2001), son las teorías que le brindan
al investigador el apoyo inicial dentro del conocimiento. Así como, la Definición
Conceptual y Operacional de la Variable, donde la definición conceptual se enmarca
en lo que se quiere evaluar como variable y operacional a aquellos elementos a través
de los cuales se estudiará la variable dentro de la concepción teórica. Y por último se
encuentra, las Definiciones de Términos las cuales son básicamente un glosario de
conceptos relacionados en el tema de investigación.
12
Antecedentes de la Investigación.
Los antecedentes de la investigación muestran todos los estudios presentados
con anterioridad, los cuales de alguna manera están relacionados con esta
investigación. Los estudios encontrados son investigaciones que aportan un valor y
permiten aclarar información básica relacionada con las variables y con el objeto de
estudio.
A continuación, algunos de los estudios en forma cronológica, que por sus
alcances y contenidos, representan antecedentes importantes para desarrollar este
trabajo de investigación. Con el fin de realizar la presente investigación, se hace
referencia a algunos estudios realizados con anterioridad, los cuales aportaron valor y
brindaron información relacionada con las variables y objeto de estudio.
Entre ellos, se señalan los estudios más relevantes por sus alcances y
contenidos, los cuales fueron referencia importante para iniciar el proceso
investigativo.
Para ello, se revisó el informe de pasantía realizado por Méndez, L. (2011) para
obtener el título de Licenciado en Administración de Empresas presentado ante la
Universidad José Antonio Páez titulado “Manual de normas y procedimientos
administrativos para la gestión de las compras de la empresa Industrias El Manantial”
la investigación de tipo descriptiva se enfoca en la necesidad de elaborar un manual
de normas y procedimientos para lograr las actividades que se encomiendan y
mejorar la gestión de la organización. Esta investigación se toma como referencia
dada la importancia de unificar los contenidos a través de un manual de
procedimientos para facilitar el control en la organización.
También se tomó en cuenta el informe de pasantía de Bonetti, O. (2009) para
optar el título de Licenciado en Administración de Empresas en la Universidad José
Antonio Páez, el cual lleva por título “Propuesta de un manual de normas y
procedimientos del área de administración de la empresa Radicall”, donde propuso el
13
diseño de un manual de procedimientos para lograr óptimos resultados y lograr la
realización de las tareas. Este trabajo está enmarcado en la modalidad de proyecto
factible.
Otro aporte relevante es el presentado por Mucci, P. (2008), en su informe de
pasantía para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad
José Antonio Páez, el cual lleva por nombre “Manual de normas y procedimientos
para el proceso de compras de la empresa Panadería Reina del Mar 66, C.A.”, donde
se propuso implementar un Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de
compras para mejorar la gestión a través de lograr obtener una información oportuna
de calidad y consistente.
Se relaciona con el presente trabajo ya que busca lograr a través de un manual
de procedimientos estandarizar los procesos para lograr agilizar el trabajo y cumplir
con los objetivos del departamento y por ende de la empresa.
Antecedentes Históricos.
En la organización Bariven, está disponible el procedimiento BRV-MO-CO-
010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el País, abarca desde las
actividades comprendidas para el análisis de la demanda para determinar la
conveniencia de establecer un contrato hasta el cierre administrativo del mismo.
Igualmente, se encuentra el Manual de Procedimientos Operacionales, uno
específicamente indicado como el BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores
Nacionales donde se establece los criterios necesarios para la evaluación de los
proveedores que participan en los procesos de adquisición de bienes de manera que al
aplicarse los resultados contribuya a la selección de proveedores confiables.
Para lograr un criterio se han establecido lineamientos para cubrir algunos
vacios de los procedimientos a través de lineamientos dictados por la Gerencia
14
Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas estableciendo los
parámetros a evaluar.
Visión
Ser la organización líder en el proceso de procura de bienes y servicios
asociados, la administración de inventarios de materiales y la venta activos no
productivos, reconocida por la atención al cliente, su aporte y participación al
desarrollo socialista del país, agregándole el máximo valor a los procesos, trato justo
a los clientes y proveedores, con el compromiso social de su gente enfocado en la
sociedad y el ambiente.
Misión
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, garantizando la procura
oportuna nacional e internacional de bienes y servicios asociados y la administración
de inventarios de materiales para PDVSA, negocios y filiales, instituciones
gubernamentales y no gubernamentales, así como la venta de activos no productivos,
con la excelencia de su gente, calidad, seguridad, al menor costo total, cumpliendo el
marco legal vigente, en armonía con el ambiente e impulsando el desarrollo
socialista.
Valores
Dirigido con la perspectiva de cumplir la visión y misión fundamentados en
los valores siguientes:
Honestidad
Ética
Justicia
Equidad
Integridad
15
Fuente: Plan Estratégico de Negocios (2009 – 2015) Bariven
16
Objetivos Estratégicos.
• Asegurar la procura oportuna nacional e internacional de bienes y servicios
asociados a los proyectos del Plan Siembra Petrolera y la continuidad operativa
de los negocios, filiales de PDVSA.
• Contribuir al apalancamiento y fortalecimiento de las empresas estatales,
mixtas y redes de economía social para la consolidación del modelo productivo
endógeno y el desarrollo del nuevo tejido industrial nacional, con énfasis en el
incremento de las compras de bienes y servicios asociados de fabricación
nacional.
• Desarrollar estrategias eficientes para el manejo de la procura, la optima
administración de los inventarios y la venta de activos no productivos.
• Asegurar eficiencia en el servicio, mejorando continuamente los procesos para
lograr la satisfacción de nuestros clientes y la transparencia en la rendición de
cuentas.
• Asegurar en el personal las competencias requeridas, desarrollando
conocimiento en mejores prácticas, uso de tecnologías avanzadas,
responsabilidad social, ética, trabajo creador y productivo.
Bases teóricas.
Para el desarrollo de la presente investigación fue necesario desarrollar una
serie de conceptos, los cuales guardaron estrecha relación con los objetivos
propuestos, orientados a explicar conceptualmente el problema planteado. A lo que
Arias (2006) señala “Las bases teóricas implican un desarrollo de los conceptos y
proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o
explicar el problema planteado” (p.106).
17
Las bases teóricas usadas en esta investigación sirvieron de soporte para la
ejecución del presente trabajo, las cuales se centraron principalmente en la
Administración Pública en la figura de los organismos o entes del estado, en qué
consisten las Contrataciones Públicas, funcionalidad de los Manuales de Normas y
Procedimientos y la importancia de los mismos para el Control Interno de las
empresas.
Contrataciones Públicas.
Para lograr la satisfacción de la población y ejecutar los recursos financieros a
través de la adquisición de bienes, contratar un servicio o ejecutar una obra, se
planifica un proyecto que solvente la necesidad existente con las especificaciones
técnicas detalladas.
La normativa que regula las compras públicas es la Ley de Contrataciones
Públicas, y el organismo encargado de regular y fiscalizar es el Servicio Nacional de
Contrataciones (SNC). Cada organismo del Estado se encarga de realizar su plan de
compras particular y ejecutarlo, debe informar a la SNC los resultados.
Existe un Registro Nacional de Contratistas que depende del SNC y tiene como
propósito centralizar, organizar y suministrar información acerca de las empresas
proveedoras del Estado.
Las medidas específicas de protección industrial, incluidas en la normativa bajo
la denominación de Promoción de Desarrollo Económico, comprenden márgenes de
preferencias, categorías o montos de contratos reservados, programas de contratación
que incluyan bienes con valor agregado nacional, transferencia de tecnología,
incorporación de recursos humanos y programación de entregas que favorezcan tanto
a la pequeña y mediana industria como a las empresas que fomenten el trabajo en el
país (Reig Lorenzi y Torres Ledezma, 2009).
18
Las empresas y cooperativas proveedoras del Estado son beneficiadas con el
anticipo y el pronto pago. El anticipo implica la entrega por parte de los organismos
contratantes del 50% del valor del contrato en un lapso de cinco días desde la
suscripción del contrato. El pronto pago hace referencia a la entrega del otro 50% del
contrato en un lapso máximo de cinco días hábiles para bienes y servicios, y 20 días
hábiles para obras. Para facilitar la participación de estas empresas en las licitaciones
públicas, se les permite asociarse y presentar ofertas en forma conjunta (Reig Lorenzi
y Torres Ledezma, 2009).
Una vez diseñado el proyecto y asignado los recursos se inicia el proceso de
contratación enmarcado en la Ley de Contrataciones Públicas y el Reglamento.
El objeto de la aplicación de la Ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento consiste en regular la actividad del Estado y asegurar los principios de
transparencia, eficiencia, igualdad, competencia entre otros a lo largo de todo el
proceso que se inicia desde la planificación hasta el cierre administrativo del contrato.
Los sujetos a los cuales les aplica la Ley de Contrataciones Públicas son:
órganos del poder público nacional, estadal y municipal, central y descentralizado,
Universidades públicas, Banco Central de Venezuela, Asociaciones civiles y
sociedades donde la República tenga 50% o más de patrimonio, Fundaciones
constituidas por personas a que hacen referencia los numerales anteriores o aquéllas
en cuya administración éstas tengan participación mayoritaria, Consejos comunales o
cualquier otra organización comunitaria de base que maneje fondos públicos.
Se exceptúan los acuerdos internacionales, servicios financieros, prestación de
servicios profesionales y laborales, adquisición de obras artísticas, literarias, o
científicas, servicios básicos indispensables para el funcionamiento del ente
contratante, adquisición y arrendamiento de bienes, adquisición de bienes, prestación
de servicios y ejecución de obras encomendados a entes de la administración pública.
19
La Ley de Contrataciones Públicas es un instrumento legal fundamental para
fomentar la eficiencia de la inversión pública.
Principios de las Contrataciones Públicas.
Los principios son los pilares fundamentales que rigen el sistema de
contrataciones, es decir, son los ejes transversales que tienen que estar presentes tanto
en la puesta en marcha de los procedimientos administrativos como en la ejecución
del contrato.
No obstante, aunque la Ley de Contrataciones Públicas señala en detalle los
principios, a la hora de abordarlos, parece concentrarse en la etapa procedimental, en
la que se lleva a cabo la escogencia “del oferente idóneo”, ya que éste se convertirá
en el contratista con quien el Estado establecerá una relación jurídica a través del
contrato, más que en la etapa de ejecución del mismo.
A continuación se detallan los principios en materia de contrataciones
administrativas:
Principio de eficiencia. Los organismos y entidades del sector público deben
planificar, programar, organizar, desarrollar y supervisar las actividades de
contratación administrativa que realicen, de modo que sus necesidades se satisfagan
en el tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo y calidad.
Principio de publicidad. Los organismos y entidades del sector público, con el
objeto de garantizar la transparencia de la actividad administrativa, deben dar a
conocer los procedimientos de los procesos de contratación, así como permitir el
acceso de la ciudadanía a la información relacionada con dichos procesos.
Principio de transparencia. Toda contratación administrativa deberá realizarse
sobre la base de criterios y calificaciones objetivas de las ofertas. El acceso a la
información únicamente podrá ser restringido, cuando la información solicitada
pueda colocar a un oferente en posición de ventaja respecto de otros o cuando los
20
documentos hayan sido definidos como confidenciales en los respectivos pliegos de
bases y condiciones.
Principio de igualdad y de libre concurrencia. En los procedimientos de
contratación administrativa se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la
más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de
proveedores potenciales.
Principio de vigencia tecnológica. Los bienes, servicios o ejecución de obras deben
reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnológica necesarias para cumplir
con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en
que son adquiridos o contratados, y por un determinado y razonable tiempo de
duración, con posibilidad de adecuarse, integrarse y actualizarse, si fuera el caso, con
los avances científicos y tecnológicos.
Principio de control. La actividad de contrataciones será fiscalizada por la
Contraloría General de la República y el control jurisdiccional será realizado por el
Poder Judicial.
Principio de debido proceso. Todas las personas, naturales o jurídicas, que
participen en el procedimiento de contratación administrativa, lo harán en igualdad de
condiciones, dispondrán del tiempo y los medios necesarios para su defensa y podrán
formular los recursos y peticiones que la ley establece.
Principio de integridad. Los actos referidos a las contrataciones administrativas
deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia, imparcialidad
y probidad. El sector público y proveedores deben observar normas éticas y apegarse
a lo establecido en las leyes y reglamentos que regulan los procesos de contratación
administrativa, con el fin de no incurrir en prácticas corruptas y fraudulentas.
Existe una estrecha relación entre todos los principios contenidos en la Ley. La
publicidad de las contrataciones es un elemento indispensable para garantizar la
transparencia del proceso.
21
Cuadro N° 1 Principales aspectos en relación a los principios en las
contrataciones públicas
Transparencia: Deben utilizarse reglas claras que reduzcan lo máximo posible la discrecionalidad de la Administración. Deben ser conocidas por los participantes y la sociedad en general, para comprobar que fueron cumplidas a cabalidad. Publicidad: Acceso de los oferentes, efectivos o potenciales, a toda la información relacionada con la actividad y el procedimiento de contratación administrativa, con las excepciones jurídicas correspondientes. Eficiencia: Las adquisiciones deben planificarse, programarse, organizarse, desarrollarse y supervisarse para satisfacer las necesidades considerando tiempo, costo y calidad. Libre competencia: Deberá promoverse la participación del mayor número de oferentes calificados, para que el contratante pueda obtener mejores condiciones en el mercado. Igualdad: Todo interesado podrá participar sin restricciones y en igualdad de condiciones. Se evitará cualquier tipo de preferencias o medidas discriminatorias que puedan favorecer o perjudicar a ciertos participantes en beneficio o detrimento de otros. Vigencia tecnológica: Adquirir bienes y servicios que permitan su adaptabilidad tecnológica. Incorporar un sistema electrónico en las contrataciones, lo cual permite la difusión y gestión de la información. Control: La actividad contractual está sometida a un control interno por parte de la Administración (recursos administrativos) y a un control externo como el que realiza la Contraloría General de la República, o el Poder Judicial (amparo, contencioso – administrativo) Debido proceso: Implica que todas las personas, podrán utilizar en igualdad de condiciones, en los tiempos de ley, los medios necesarios para su defensa y podrán formular los recursos y peticiones correspondientes. Integridad: La actividad contractual de los proveedores, así como el proceder de las entidades administrativas deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia, imparcialidad, probidad y estar regidas por estrictas normas éticas y de comportamiento que eviten la corrupción, las prácticas fraudulentas y la burocratización. �
Fuente: Elaboración propia a partir de principios señalados en la Ley
22
El Impacto en la Administración Pública.
La Administración Pública puede entenderse desde dos puntos de vista, uno
formal como la entidad que administra, que tiene la competencia y los medios para
satisfacer los intereses de la comunidad. Y otro del punto de vista material, dirigido a
la actividad administrativa relacionada a la gestión y relaciones con otros organismos
del estado y con particulares.
Puede decirse que, la administración pública está compuesta por el conjunto
de áreas del sector publico del Estado, la cual ejerce una función administrativa,
presta servicio público, ejecuta obras públicas y realiza actividades socioeconómicas
de interés público para lograr los fines del Estado.
A través de la Administración Pública, el Estado canaliza las demandas sociales
y busca satisfacerlas transformando los recursos públicos mediante la producción de
bienes y servicios a la comunidad.
Por otra parte, El Estado satisface las necesidades a través de las instituciones
públicas, y cada una de las cuales tiene definidas sus competencias en las leyes
orgánicas respectivas.
Las contrataciones públicas favorecen la libre competencia, por cuanto
permiten que varios proveedores puedan presentar sus ofertas, siempre y cuando
puedan competir en igualdad de condiciones. A través del procedimiento de
contratación se determinará al “oferente idóneo” a partir de la base de que este
presentó la oferta más conveniente, aquella que cumple con las mejores condiciones
de calidad, costo y celeridad, es decir, tiempo de entrega. Esto último, también
permite una mejor eficiencia en el manejo de los recursos públicos, que siempre son
escasos frente a las innumerables necesidades que se presentan.
23
Las buenas prácticas en las contrataciones públicas contribuyen a que exista
más transparencia y menos corrupción. La transparencia, de la mano con la
publicidad, permite mostrar los pormenores de la actividad de contrataciones y
colocarlos “en la vitrina” de lo público. Asimismo reduce la posibilidad de que se den
actos de corrupción, ya que las actuaciones de los funcionarios se encuentran
sometidas en mayor medida al escrutinio público, la vigilancia ciudadana y a los
mecanismos de control; por el contrario cuando lo que existe es opacidad, en vez de
transparencia, la posibilidad de corrupción aumenta.
Las contrataciones públicas requieren un alto nivel de profesionalización, en
vista que para lograr mejores resultados en la contratación, los equipos asignados a
las áreas de adquisiciones deben estar capacitados en el manejo del marco normativo
en la materia, tanto nacional como internacional. En este sentido, cabe destacar que el
reciente cambio de la Ley de Contrataciones Públicas le ha dado más funciones a las
áreas de adquisición, a la vez que ha planteado a los funcionarios que las integran, la
necesidad de adaptarse a los cambios normativos.
Impacto económico
El hecho de establecer procedimientos de contrataciones permite, como ya se
indicó, que se utilicen los recursos públicos con mayor eficiencia, ya que se contrata
con el proveedor que brinda la oferta más conveniente, tomando en cuenta los
criterios de precio, calidad y tiempo, lo que a su vez genera ahorro de recursos.
En las contrataciones públicas se establece la fase de ejecución, la cual permite
que se cumpla con el objeto de la contratación, sea ésta el suministro de un bien, un
servicio o una obra. A la par de la ejecución de la contratación se realizan los
desembolsos de recursos, que deben estar asegurados por la entidad contratante, lo
cual disminuye la posibilidad de endeudamiento.
Con el desarrollo de las contrataciones se fortalece el sector privado, que es el
que brinda la mayoría de los bienes, servicios y obras que el Estado requiere.
24
Asimismo para algunos empresarios, el Estado se convierte en su principal y más
importante comprador.
La actividad de contrataciones implica establecer coordinación y crear
relaciones de interdependencia tanto a lo interno de las instituciones como a lo
externo, con el órgano rector de las contrataciones.
La coordinación a lo interno se da porque el área o la oficina que establece la
necesidad en la que se origina la contratación, envía su requerimiento al área de
adquisiciones y ésta a su vez realiza una serie de coordinaciones con otras áreas y
dependencias. Por ejemplo, se establecen coordinaciones a lo interno para verificar la
disponibilidad de recursos en el presupuesto para hacer frente al requerimiento o para
solicitar la resolución administrativa que dará inicio al procedimiento administrativo
de contratación. El procedimiento implica la intervención de varias instancias y
actores en diferentes momentos y trabajando de manera coordinada.
Para las relaciones con otros sectores, o sea a lo externo, el marco regulador en
materia de contrataciones establece el seguimiento que debe brindar el ente rector a
las diversas instancias públicas con las que deben coordinarse. Por ejemplo, el
intercambio de información para alimentar los registros como el de proveedores o el
de información que a la vez contiene el de sanciones.
Otra coordinación que aplica a lo externo tiene que ver con el pago del precio
fijado para la adquisición. En este sentido, es importante determinar la fuente de
financiamiento, nacional o externa.
Por último, es importante considerar la coordinación que se debe establecer con
la instancia encargada de la fiscalización de los recursos públicos, en este caso con la
Contraloría General de la República, que debe velar para que éstos se ejecuten de
manera eficiente.
25
Impacto social
La actividad de contrataciones juega un papel clave para el logro de los
objetivos gubernamentales, porque permite satisfacer las necesidades de la
colectividad a las que el gobierno quiere dar respuesta. Por ejemplo, a través de los
servicios de salud y la entrega de medicamentos o con la construcción de una
carretera o la reparación de una escuela.
Cada institución del Estado tiene como finalidad dar respuesta a las demandas
ciudadanas, de manera directa o indirecta. En la medida en que estas demandas son
atendidas a través de la actividad de contrataciones, las instituciones obtienen un
mayor valor público, que consiste en una mejor percepción de parte de la población
acerca del cumplimiento del rol que le fue encomendado. El reconocimiento de la
ciudadanía guarda una estrecha relación con el principio de legalidad en la realización
de los procedimientos administrativos.
La Ley de Contrataciones Públicas establece de forma muy clara la
incorporación en el contrato de cláusulas que permiten en primera instancia utilizar
los métodos alternos de solución de conflicto (mediación y arbitraje) para resolver las
controversias que se pudiesen dar en la ejecución del mismo entre el contratista y el
contratante; sin embargo, estos métodos en materia de contrataciones no son muy
utilizados
Manual de Normas y Procedimientos
Los manuales son una herramienta importante para el manejo de los recursos en
una organización y contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. Así
mismo, mejora la calidad de la información minimizando los errores o la omisión de
aspectos importantes al ofrecer una guía para la ejecución de los trabajos.
26
Los manuales son una fuente de información escrita para toda la organización
y un instrumento de control, son importantes para lograr mayor eficacia los objetivos
o metas propuestas.
Los manuales contienen detalladamente los procedimientos que se realizan en
una organización, así como las normas específicas que se aplican. Según Catacora
(1997; p.101), "Son manuales donde se establecen pautas específicas acerca de las
normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados
en la organización".
Un manual indica las actividades que deben ser cumplidas y como deben
realizarse, así lo expresa Alonzo (1988; p.25), "Son libros organizados para promover
un mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su
propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la
función exacta de cada fase del negocio de la empresa".
Es por ello, que se dice que son instrumentos de control interno, ya que al estar
establecido los procedimientos, se pueden comprar y controlar las actividades
realizadas. El uso de los manuales ofrece importantes ventajas entre las cuales se
pueden mencionar:
• Establece continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del
tiempo o durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en
particular.
• Uniforma y controla las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria.
• Sirve como herramienta de capacitación del personal.
• Establece las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando las
actuaciones de cada uno.
27
• Facilita la coordinación del trabajo, ahorra tiempo a la organización, ya que
evita repetir información, explicaciones o instrucciones similares y duplicidad
de funciones.
• Contribuye al trabajo de auditoría al mostrar los detalles del sistema y sirve de
medio para verificar el procedimiento correcto a seguir.
Control Interno
El Control Interno comprende el conjunto de normas, procedimientos
integrados a los procesos de una organización con la finalidad de salvaguardar sus
activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. Tiene como objeto
promover la eficiencia en el uso de los recursos públicos, acatamiento de las normas
legales, confiabilidad de la información que genere y se divulgue. Así como,
promover la eficiencia y calidad de sus operaciones y lograr el cumplimiento de su
misión, objetivos y metas.
Su importancia radica precisamente en la evaluación de resultados, medir la
eficiencia y eficacia de las operaciones y asegurar una información administrativa,
financiera y operativa útil y confiable para garantizar la rendición de cuentas.
Bases Legales
A continuación se detallan las bases legales que fundamentan la mencionada
investigación:
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009), donde se
señala que le corresponde:
Del Poder Público. Sección Segunda: De la administración pública
Artículo 141. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,
28
eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el
ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Artículo 143. Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e
informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de
las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer las
resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a
los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro
de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a
investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley
que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o
secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias
públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad.
Del Poder Ciudadano. Sección Cuarta: De la Contraloría General de la
República.
Artículo 287. La Contraloría General de la República es el órgano de control,
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes nacionales,
así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonomía funcional,
administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección de
los organismos y entidades sujetas a su control.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N 38.983 de fecha 30 de julio de 2008.
Del control interno.
Artículo 35. El control interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados
dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,
promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
29
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión,
objetivos y metas.
Artículo 37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las
normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas,
manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás
instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control
interno.
De igual modo la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta
Oficial N` 2818 de fecha 01 de julio 1985 señala en su artículo:
De la Actividad Administrativa. Disposiciones Generales.
Artículo 32. Los documentos y expedientes administrativos deberán ser
uniformes de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características.
El administrado podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime
necesarios para la aclaración del asunto.
La administración racionalizará sus sistemas y métodos de trabajo y vigilará
su cumplimiento. A tales fines, adoptará las medidas y procedimientos más idóneos.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Gaceta
Oficial N 39.164 de fecha 23 de abril de 2009.
Artículo 5. El sistema de control interno del sector público, cuyo órgano rector
es la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, comprende el conjunto de
normas, órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la
administración financiera así como la auditoría interna. El sistema de control interno
actuará coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de la Contraloría
General de la República, tiene por objeto promover la eficiencia en la captación y uso
de los recursos públicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones del
Estado, la confiabilidad de la información que se genere y divulgue sobre los mismos;
30
así como mejorar la capacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos
del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento de la obligación de los
funcionarios de rendir cuenta de su gestión.
Artículo 134. Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o
entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno
adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá
los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y
en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así corno la
auditoría interna.
Los aspectos revisados van en línea con lo dispuesto en el marco legal vigente
de la Ley de Contrataciones Públicas de fecha 24 de abril de 2009 publicada en la
Gaceta Oficial N. 39.165 en lo relacionado al Cierre Administrativo de Contratos, en
especial en los siguientes artículos:
Expediente de la Contratación
Artículo 14. Conformación y Custodia del Expediente
Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban,
generen o consideren en cada modalidad de selección de contratistas establecidos en
la presente Ley, deben formar parte de un expediente por cada contratación. Este
expediente deberá ser archivado, por la unidad administrativa financiera del órgano o
ente contratante, manteniendo su integridad al menos tres años después de ejecutada
la contratación.
En cuanto a la Evaluación de Actuación o de Desempeño se hace referencia a
los siguientes artículos:
Artículo. 31. Información de Actuación y Desempeño.
Los órganos o entes contratantes deben remitir al Registro Nacional de
Contratistas información sobre la actuación o desempeño del contratista, dentro de los
31
treinta días hábiles siguientes a la notificación de los resultados en la ejecución de los
contratos de obra, adquisición de bienes o prestación de servicios.
Artículo. 35. Actuación o Desempeño del Contratista.
Como mecanismo para el mejoramiento continuo de la calidad, los órganos o
entes contratantes deben evaluar la actuación o desempeño del contratista en la
ejecución de las categorías de contratos que se establezcan en el Reglamento de la
presente Ley. La unidad contratante del órgano o ente, dentro de los veinte días
hábiles siguientes a la finalización de cada contrato, notificará al contratista los
resultados de la evaluación, quien podrá ejercer los recursos administrativos
señalados en la Ley que regula la materia de Procedimientos Administrativos.
Control del Contrato
Artículo 95. Los órganos o entes contratantes, una vez formalizada la
contratación correspondiente, deberán garantizar a los fines de la administración del
contrato, el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, estableciendo
controles que permitan regular los siguientes aspectos:
1. Cumplimiento de la fecha de inicio de la obra o suministro de bienes y servicios.
2. Otorgamiento del anticipo, de ser aplicable.
3. Cumplimiento del compromiso de responsabilidad social.
4. Supervisiones o inspecciones a la ejecución de obras o suministro de bienes y servicios.
5. Modificaciones en el alcance original y prórrogas durante la ejecución del contrato.
6. Cumplimiento de la fecha de terminación de la obra o entregas de los bienes o finalización del servicio.
7. Finiquitos.
8. Pagos parciales o final.
9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.
32
Artículo 120. Entrega de bienes, servicios y obras.
El órgano o ente contratante velará por el cumplimiento de las obligaciones por parte
del contratista, particularmente de la fecha de entrega de la ejecución de las obras, de
lo cual deberá dejar constancia que permita soportar el cierre administrativo del
contrato. Esta disposición también es aplicable en los casos de suministro de bienes y
prestación de servicios.
Artículo 126. Pagos y liberación garantías.
Efectuada la recepción definitiva, el órgano o ente contratante deberá realizar los
pagos restantes al contratista, a la devolución de las retenciones que aún existieren y a
la liberación de las fianzas que se hubiesen constituido. A estos efectos, la Dirección
competente del órgano o ente contratante realizará, cumplidos los requisitos
correspondientes, el finiquito contable.
También se regirá por el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas,
Gaceta Oficial N 39.181 de fecha 19 de mayo de 2009 en los artículos:
Artículo 2. Definiciones.
A los efectos de este Reglamento, se entiende por:
Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la
contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el
contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista durante su ejecución, en
la contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de
obras en las modalidades de selección de Contratistas previstas en la Ley de
Contrataciones Públicas y en los procedimientos excluidos de la aplicación de las
modalidades de selección.
Evaluación del Contratista.
Artículo 8. La evaluación de actuación o desempeño del contratista debe
efectuarse a todos los proveedores y contratistas que hayan obtenido la adjudicación
33
para el suministro de bienes y prestación de servicios por un monto superior a cuatro
mil Unidades Tributarias (4.000 U.T) y para la ejecución de obras por un monto
superior a cinco mil Unidades Tributarias (5.000 U.T).
Independientemente del monto de la adjudicación, los órganos o entes sujetos
a la Ley de Contrataciones Públicas deben realizar la evaluación de actuación o
desempeño a los proveedores y contratistas que incumplan con las condiciones u
obligaciones derivadas de la contratación, y deben someter sus recomendaciones ante
el órgano o ente competente para solicitar la aplicación de las sanciones
correspondientes.
A los contratistas excluidos de las modalidades de selección, de acuerdo a lo
establecido en el Artículo 5 de la Ley, que no requieren su inscripción en el Registro
Nacional de Contratistas, debe aplicarse la evaluación de desempeño, cuando
incumplan con las condiciones u obligaciones derivadas de la contratación, a los fines
que el Servicio Nacional de Contrataciones pueda aplicar las sanciones
correspondientes por incumplimiento.
Responsabilidades de la Comisión de Contrataciones:
Artículo 16. Atribuciones de la Comisión de Contrataciones.
15. Aprobar el cierre del contrato y la evaluación sobre la actuación o desempeño del
contratista, en el suministro de bienes, prestación de servicios y la ejecución de obras
de contrataciones que hayan sido recomendadas por la Comisión, antes de su envío al
Servicio Nacional de Contrataciones.
18. Conocer y emitir recomendación acerca de la adquisición de bienes, prestación de
servicios y ejecución de obras, destinados a proyectos sociales para el desarrollo de la
infraestructura, hábitat, salud, saneamiento ambiental, entre otros, y desarrollo de
proyectos productivos sustentables, aplicando los recursos financieros provenientes
de los aportes en dinero u ofertas sociales, en marcados dentro de los compromisos de
responsabilidad social que asumen los contratistas.
34
Contenido de los expedientes.
Artículo 32. Los expedientes deben contener los siguientes documentos:
1. Solicitud de la unidad usuaria o requirente.
2. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar.
3. Pliego de condiciones o condiciones de la contratación.
4. Actos motivados
5. Llamado o invitación a los participantes.
6. Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones, si las hubiere.
7. Acta de recepción de los documentos para calificación u ofertas.
8. Ofertas recibidas.
9. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de desierta.
10. Documento de adjudicación.
11. Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes, si fuere el caso.
12. Contrato generado por la contratación.
13. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado.
Así mismo, en la administración del contrato se deben incorporar los
documentos que se relacionen con:
1. Garantías.
2. Actas de inicio, suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el caso.
3. Documentos relacionados con modificación de los contratos, si fuere el caso.
4. Formularios para el pago o valuaciones.
5. Aprobaciones de pago.
6. Pagos realizados.
7. Finiquito.
35
8. Liberación de garantías.
9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.
10. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y evaluación posterior.
Providencia Nº FSAA-001618, de fecha 30 de mayo de 2012, publicada en
Gaceta Oficial N 39.941 el 11/06/2012. CONDICIONES GENERALES DE
CONTRATO DE FIANZA CON ORGANISMOS DEL ESTADO, del Ministerio del
Poder Popular de Planificación y Finanzas y la Superintendencia de la Actividad
Aseguradora, Clausula 2:
Las fianzas emitidas por Empresas de Seguros para garantizar el
cumplimiento de contratos públicos en cualquiera de sus modalidades, estarán
vigentes hasta que el Órgano o Ente Contratante dicte el acto administrativo de
liberación de las fianzas, una vez que efectúe la recepción definitiva del objeto de
contratación, otorgue el finiquito contable, la evaluación del desempeño, certifique el
cumplimiento del compromiso de responsabilidad social, cuando aplique, o cualquier
otra obligación que al contratista imponga la legislación que regula la materia de
contrataciones públicas o el contrato.
Así como las normativas internas:
Manual de Contratación de PDVSA y sus filiales de fecha 23/07/2007. Manual de
Procedimientos Operacionales de Bariven.
BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el País,
última revisión 06/07/2009
BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales, última revisión
18/10/2011
BRV-MOCO-012-PR Archivo de documentos generados en el proceso de compras,
última revisión 22/09/2008
36
Lineamientos de la Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva
de Finanzas, Elaboración y Contenido del Expediente de Contratación DEF-GCC-09-
048 de fecha 26/06/2009
Lineamientos de la Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva
de Finanzas, Evaluación de desempeño del contratista DEF-GCC-10-058 de fecha
24/08/2010
Lineamientos de la Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva
de Finanzas, Cierre administrativo de contratos DEF-GCC-10-018 de fecha
19/02/2010
Guía Administrativa Elaboración de la evaluación de actuación o desempeño del
contratista de fecha 05/03/2007
Instructivo para el Sistema de Evaluación de Desempeño del contratista por el
Servicio Nacional de Contrataciones de mayo 2010.
Definición de Términos Básicos.
Administración de Contratos: La administración de contratos controla y hace el
seguimiento de la ejecución de la obra, prestación de los servicios o entrega de
los bienes objeto del contrato, así como la recepción, el cierre administrativo
con la firma del finiquito.
Cierre Administrativo por culminación: Cierres por efecto del vencimiento de su
vigencia o el consumo de sus cantidades o monto asociado.
Cierre Administrativo por terminación: Cierres por solicitud de alguna de las
partes o por causales de terminación establecidos en el contrato.
Comité de Evaluación. Órgano colegiado, con al menos tres integrantes, nombrados
por la máxima autoridad de la entidad del sector público que tiene como
37
responsabilidad primordial la calificación y evaluación de las ofertas que se
presentan ante procesos de contrataciones.
Contenido: Objetivo: Define el fin o propósito que persigue el procedimiento
descrito. Alcance: A quienes está dirigido este procedimiento. Disposiciones:
Incluye los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita, para facilitar la cobertura de responsabilidad de los diferentes
participantes en los procedimientos. Responsabilidades: Son todas aquellas
personas que se relacionan directamente con la ejecución del procedimiento
descrito. Descripción de Actividades: Es la descripción detallada del
procedimiento, que se presenta por partes. Registro: Son todos aquellos
documentos relacionados y necesarios para la ejecución del procedimiento que
sirven de base y que complementan la ejecución del procedimiento, además
sirven de apoyo a la realización de las labores. Glosario: Definición de
términos. Referencias: Procedimientos y lineamientos relacionados al
procedimiento. Anexos: Cualquier documento que amplíe la información.
Contratante. Es la entidad del sector público que contrata a una persona natural o
jurídica para que ésta le proporcione bienes, servicios u obras, para el bien
común.
Contratista. Es la persona, natural o jurídica, con la que la entidad del sector público
establece una relación jurídica a través de un contrato por el cual el primero
brinda un bien, servicio, consultoría u obra a cambio de un precio pactado que
paga el segundo.
Contrato de consultoría. Se refiere a la prestación de un servicio profesional
intelectual. Son prestados por personas naturales o jurídicas, que reúnen
calificaciones y aptitudes especiales, derivadas de sus conocimientos técnicos,
profesionales y científicos.
38
Contrato de obra. Es aquel contrato por el cual una entidad encarga a un tercero,
persona física o jurídica, la ejecución de una obra pública o inmueble, a cambio
de un precio pactado.
Contrato de servicios generales. Es aquel contrato en virtud del cual, un tercero
denominado prestatario se obliga a prestar un servicio a una entidad del sector
público, a cambio de un precio, para la satisfacción de una necesidad de la
población.
Contrato de suministro. Es el contrato en el cual un proveedor, persona natural o
jurídica, a cambio de un precio se obliga ante una entidad del sector público a
suministrar periódicamente, según fechas y cantidades fijadas, cosas muebles.
Contrato Marco: Es un documento de compra a través del cual se establecen
condiciones con un proveedor ó contratista tales como entrega, cantidad y
precios para la contratación de obras, prestación de servicios y adquisición de
bienes a largo plazo. El objetivo es lograr/alcanzar mejores precios y
condiciones como consecuencia del volumen contratado, agilizar el proceso
licitatorio y acercar el usuario al proveedor, reduciendo el tiempo de procura y
suministro de los materiales y obras ó servicios. El documento está asociado a
un número que identifica unívocamente a un contrato marco.
Contrato: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación
de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y
ordenes de servicio, que contendrán al menos a las siguientes condiciones:
precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones
contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario.
Convenio de Suministros / Contratos: Acuerdo o contrato de compra -efectuado
con el (los) proveedores (es) que presentó (aron) la (s) oferta (s) ganadora (s) de
la adjudicación en la respectiva licitación, fundamentado en volúmenes
aproximados de consumo de materiales para un período determinado.
39
Convocatoria. Es el llamado que realiza la entidad de manera pública o direccionada
a proveedores para que participen como oferentes en un procedimiento de
contratación que ha iniciado. Las convocatorias deben publicarse en el portal
electrónico u otros medios como la Gaceta, diario oficial o diarios de
circulación nacional.
Evaluaciones de Desempeño o de Actuación: Es la evaluación que se realiza a los
proveedores nacionales para medir su desempeño en la ejecución de los
contratos establecidos con PDVSA Bariven, con el fin de mejorar
continuamente la calidad del proceso de compra. Se consideran los siguientes
parámetros: Tiempo de entrega, Técnico /Calidad y Compromiso de
Responsabilidad Social.
Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye los puestos de trabajo
o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Proceso de Contratación: Comprende actividades técnicas, económicas y legales
que se realizan desde que se determina la necesidad de contratar o adquirir un
bien, hasta la firma del contrato o la colocación del pedido.
40
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Esta sección del proyecto está referida a la aplicación de procedimientos y
métodos técnicos contenidos en todo el proceso de investigación. De esta manera,
obtener resultados confiables necesarios para el cumplimiento del objetivo de la
investigación, como es, el de proponer un Manual de Normas y Procedimientos que
permita unificar el contenido de los cierres administrativos de contratos en la Unidad
de Convenios de Bariven Región Centro.
Tipo de Investigación
Según Hurtado y Col (1997), “La investigación cuantitativa es objetiva,
particularista y orientada a la obtención de resultados a través de métodos y técnicas
confiables que pueden ser medidas y comprobadas a través de herramientas
matemáticas y estadísticas; siendo este modelo de investigación propia de las
disciplinas científicas.” Este proceder se ajusta al Modelo Cuantitativo, ya que la
presente investigación tiene como objetivo proponer un manual de procedimientos
para unificar los contenidos de los expedientes administrativos de los contratos de
bienes.
Para tal fin, se hace necesario, recoger y analizar datos cuantitativos obtenidos
de los usuarios quienes presentaron sugerencias para la elaboración de este manual.
Esta investigación se desarrolló bajo los lineamientos metodológicos de un
proyecto factible, ya que se elaboró una propuesta de un modelo operativo viable y
con soluciones posibles a una situación determinada.
Lo anteriormente se soporta por el concepto definido en El Manual de Normas
para la Elaboración, Presentación y Evaluación de los Trabajos Especiales de Grado
41
de la Universidad Santa María en relación al concepto de la investigación aplicada
como Proyecto Factible bajo la modalidad de formulación de lineamientos o políticas,
“Consiste en elaborar una propuesta viable que atienda a necesidades en una
institución, organización ó grupo social que se han evidenciado a través de una
investigación documental o de una investigación de campo”.
Así también lo define el concepto de proyecto factible en el Manual de Trabajos
de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales, de la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador (UPEL, 2005), como “la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organización o grupos
sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías,
métodos o procesos”.
Nivel de la Investigación
Así mismo, el presente estudio se ajusta a un nivel de investigación de campo
con base documental, ya que permite confeccionar un Manual de Normas y
Procedimientos en donde se especifica el procedimiento a seguir para elaborar los
expedientes administrativos de los contratos de bienes.
En ese sentido, se extrae la data y se registra directamente de la realidad, sin
intervenir en su contexto, trabajándose sobre los conocimientos y experiencias del
personal quienes tienen bajo su responsabilidad la administración de los contratos.
Así mismo lo señala: “Se caracteriza porque los problemas que estudia surgen de la
realidad y la información requerida debe obtenerse directamente de ella.” (p.42).
El diseño de la presente investigación es de tipo descriptivo. Al respecto Van
Dalen (1974), plantea….” El objetivo de la investigación descriptiva consiste en
llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la
descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se
42
limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones
que existen entre dos o más variables. “
Diseño de la Investigación.
Para la elaboración del manual, fue necesario observar el procedimiento que
actualmente es realizado y simultáneamente recoger de los usuarios sus sugerencias,
esta recolección de los datos se realizó en forma directa sin manipulación de las
variables y en una sola ocasión, este proceder se ajusta a una investigación de un
Diseño No Experimental Transeccional, según lo especifica Santa Palella en su libro
Metodología de la Investigación Cuantitativa (pág 96) “Es el que se realiza sin
manipulación en forma deliberada ninguna variable”.
El investigador no sustituye intencionalmente las variables independientes. Se
observan los hechos tal y como se presentan en su contexto “así mismo, al recoger los
datos en un único momento. Cumple con las características de una investigación
transeccional, según lo refiere el Manual de Normas para la Elaboración.
Presentación y Evaluación de los Trabajos especiales de Grado de la Universidad
Santa María (pág 43). “. . .se realizan las observaciones en un único momento en el
tiempo”.
Fases de Investigación.
Con el propósito de alcanzar los objetivos y dar repuesta a las interrogantes de
la investigación, se siguieron las siguientes fases:
Fase 1 Diagnóstico de la situación actual:
- Revisión de fuentes bibliográficas y documentales relacionadas con la
investigación: reseñas relacionadas con el tema de estudio, bibliografía y
revistas especializadas en el tema, publicaciones, entre otras;
43
- Elaboración del Marco Teórico: Recolección de antecedentes relacionados
con la investigación y aquellos aspectos teóricos que sustentan el estudio.
Fase II Determinar los aspectos normativos:
- Selección del diseño, tipo y nivel de la investigación.
- Diseño preliminar del Instrumento de Recolección de Datos.
- Entrevista a los usuarios, a quienes se les explicó previamente los objetivos de
la investigación
- Determinación de la validez y confiabilidad del instrumento.
- Corrección del Instrumento de Recolección de Datos.
- Determinación de la Población y de la Muestra objeto de análisis.
- Aplicación del cuestionario a los usuarios de la aplicación de las
contrataciones.
Fase III Diseñar el procedimiento e instructivo:
- Análisis e Interpretación de los Resultados: Aplicado los instrumentos, se
procedió a ordenar, clasificar, tabular, gráficas e interpretar los datos
obtenidos, avaladas con el conocimiento científico encontrados, seguidamente
se realizó un análisis del procedimiento utilizado y se comparó con las
sugerencias emitidas por los encuestados.
- Elaboración de Conclusiones y Recomendaciones: Posteriormente se
realizaron las conclusiones y se procedió a elaborar las recomendaciones
necesarias tomando como base los resultados obtenidos, y con las
modificaciones sugeridas por los usuarios consultados, sustentados en los
conceptos referidos en el Marco Teórico de este trabajo, e interconsulta con
profesionales en el área.
44
- Elaboración del manual de normas y procedimientos para el establecer el
cómo y el qué contienen los expedientes administrativos de cierres de
contratos.
Población y Muestra.
En todo estudio se determina el tamaño poblacional y muestral para su
ejecución. De acuerdo a Palella, S. (2006) “la población de una investigación es el
conjunto de unidades en las que se desea obtener información y sobre las que se van a
generar conclusiones.” (p. 115) y la muestra la define Arias, F. (2006) como “un
subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible”
En la presente investigación, la población está constituida por siete (7)
profesionales analistas de convenios. Debido al pequeño tamaño de la población, el
número de la muestra será igual al de la población.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
Como se establece previamente, para la recolección de los datos que
posteriormente se convirtió en información útil al presente estudio, se consultaron a
las personas quienes están en contacto directo con la realidad objeto de la presente
investigación, y para alcanzar el primer objetivo específico, aplicándose la
observación directa estructurada utilizando una (01) lista de cotejo que se usó como
base comparativa, según Arias, F. (2006; p.70) “es un instrumento en el que se indica
la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada” .
Sucesivamente, para alcanzar los siguientes objetivos específicos, se realizó una
consulta escrita a los usuarios, esta forma de actuar se ajusta a la Técnica de la
Encuesta, la cual según Palella Santa (2006; p.134) establece lo siguiente “La
encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones
interesan al investigador”
45
En concordancia al párrafo anterior, como instrumento de la encuesta se utilizó
el Cuestionario, cuya estructura de preguntas de respuestas dicotómicas, permitió
recoger informaciones alusivas a opiniones y juicios sobre los factores con mayor
impacto en la ocurrencia de la desviación estudiada, el cual abarcó todos los aspectos
internos o externos que podrían afectar el problema.
En ese sentido, Pardo (1997; p.243), refiere que el cuestionario “representa
unos de los instrumentos científicos para recolectar datos en forma sistemática.”
Instrumentos.
En ese sentido, se elaboró el respectivo Cuestionario de preguntas cerradas
dicotómicas y de selección simple, el cual consistió en diecisiete (17) preguntas
agrupadas en tres (03) Áreas de evaluación:
Área 1, Elementos constitutivos para determinar el procedimiento actual para
presentar los cierres administrativos de contratos de bienes.
Área 2, Elementos para determinar aspectos que inciden en los cierres
administrativos de contratos de bienes.
Área 3, Elementos sugeridos para homologar el procedimiento para los cierres
administrativos de contratos de bienes.
Validez y Confiabilidad del Instrumento.
La validez según Hernández, R. (1997) la refiere como “al grado en que un
instrumento realmente mide la variable que pretende medir” (p. 201), y Palella, S.
(2006) indica que “representa la relación entre lo que se mide y aquello que realmente
se quiere medir” (p. 172). De acuerdo a los autores existen tres tipos de validaciones:
las de contenido, determina hasta donde este representa el universo que se desea
medir: la de criterio, permite saber si el instrumento pronostica lo que debe
46
pronosticar y por último el de constructo, refleja la definición teórica para conocer su
coherencia.
En el presente trabajo la validez del instrumento a aplicar se sometió a la
evaluación de un panel de siete (7) expertos que conocen el proceso de contratación y
administrativos de los contratos y sólidos conocimientos de metodología, con el
objeto de revisar si la estructura y contenido cubre los objetivos planteados.
Asimismo, de acuerdo al autor Hernández, R. (1997) “La confiabilidad de un
instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo
sujeto u objeto, produce iguales resultados.”(p. 200) y puede aumentar mientras más
preguntas contenga el instrumento sobre una misma variable. También Palella, S.
(2006) la define como “la ausencia de error aleatorio en un instrumento de
recolección de datos” (p. 176).
La confiabilidad de los cuestionarios se calculó usando el coeficiente Alfa de
Cronbach. El cual según Hernández (2003), sólo se requiere una sola administración
del instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1, donde 0
representa nula confiabilidad y 1 representa un máximo de confiabilidad o total
confiabilidad. Cuando la medición de la confiabilidad por cualquier método se acerca
a 1, hay un menor error en la medición. La fórmula para calcular el coeficiente Alfa
de Cronbach es la siguiente:
α = N (N-1) [1-Σs2(Yi)/s2x]
En donde:
α = Coeficiente de confiabilidad Alfa de Cronbach
N = es número de ítems
Si2
= es la varianza de cada ítems
STotal2
= es la varianza total de los ítems.
α = 0.98
47
El valor de Alfa de Cronbach obtenido para el cuestionario aplicado a los
encuestados, fue de 0.98; lo que indica alta confiabilidad del instrumento.
Técnicas de Recolección y Análisis de Datos.
Para el análisis de los datos obtenidos en la presente investigación como
resultado de la técnica aplicada, se realizó a través del análisis cuantitativo y
cualitativo, respectivamente; los cuales son fundamentales para interpretar toda la
información recolectada en la presente investigación.
48
CAPÍTULO V
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados obtenidos previa aplicación del
instrumento de recolección de datos tipo cuestionario, la cual se estructuró con
preguntas cerradas. Según Ceballos (2007) en este proceso “se detallan los resultados
obtenidos en la encuesta aplicada, seguidamente se desarrolla el modelo matemático
de inferencia difusa para la selección de propuestas de conceptos de diseño y se
realizan pruebas al mismo.” (p.12). En función de lo expuesto se analizan e
interpretan los resultados obtenidos del cuestionario aplicado para dar cumplimiento a
los objetivos de la investigación.
Análisis del Cuestionario
Objetivo Especifico N° 1. Diagnosticar la situación actual con relación a los
contenidos de los expedientes de cierres administrativos de contratos de bienes de la
Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.
PREGUNTA Nº 1. ¿Conoce la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento así
como los lineamientos emitidos por la Gerencia de Finanzas relacionados a los cierres
administrativos de contratos?
TABLA Nº 1
Distribución de Frecuencia de que conoce las normas de los cierres administrativos
de contratos.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 6 86% NO 1 14%
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
49
GRÁFICO Nº 1
Conoce las normas de los cierres administrativos de contratos
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 1
En el análisis de esta tabla referente a los conocimientos del personal
relacionados a las leyes y reglamentos vigentes, así como los lineamientos emitidos
por la Gerencia de Finanzas para los cierres administrativos de contratos de bienes,
los resultados cuantitativos de la encuesta otorgó una ponderación de ochenta y seis
por ciento (86 %) al SI y un catorce por ciento (14%) al NO.
Esto traduce que la mayor parte del personal de la Unidad de Convenios está en
conocimiento de la existencia y aplicabilidad de leyes, reglamentos y lineamientos
relacionados directamente a los cierres administrativos de contratos.
50
PREGUNTA Nº 2. ¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales
BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos describe en
forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para
presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de
Contrataciones?
TABLA Nº 2
Distribución de Frecuencia de que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-
MO-CO-010-PR describe en forma sistemática y secuencial cada una de las
actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato
de bienes ante la Comisión de Contrataciones.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 2 29 NO 5 71
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 2
El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR describe en
forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para
presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de
Contrataciones.
Autor: Escalante (2014)
51
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 2
En el análisis de esta tabla sobre el Procedimiento Operacional BRV-MO-CO-
010-PR Establecimiento y Administración de Contratos, indica que un setenta y un
por ciento (71%) respondió que este procedimiento NO describe sistemática y
secuencial cada una de las actividades para presentar un cierre administrativo de
contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones, y un veintinueve por ciento
(29%) señala que SI describe las actividades.
PREGUNTA Nº 3. ¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales
BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales describe en forma
sistemática y secuencial cada una de las actividades para realizar la Evaluación de
Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de
contratos de bienes?
TABLA Nº 3
Distribución de Frecuencia que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-
MO-CO-015-PR describe realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los
proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 29
NO 5 71
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
52
GRÁFICO Nº 3
El Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR describe cómo
realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los
cierres administrativos de contratos de bienes.
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 3
En el análisis de los resultados del cuestionario en cuanto al procedimiento
BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales, señala que el setenta y
un por ciento (71%) de los encuestados opina que NO describe en forma sistemática y
secuencial cada una de las actividades para realizar la Evaluación de Desempeño o de
Actuación a los proveedores y un veintinueve por ciento (29%) opina que SI la
describe.
53
PREGUNTA Nº 4. ¿Actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de
bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos para ello?
TABLA Nº 4
Distribución de Frecuencia de que actualmente maneja los cierres administrativos de
contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 3 43 NO 4 57
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 4
Actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un
manual de normas y procedimientos
Autor: Escalante (2014)
54
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 4
En el análisis de esta tabla referente al manejo de los cierres administrativos
siguiendo un manual de normas y procedimientos específico para ello, la mayoría
representada por el cincuenta y siete por ciento (57%) señala que NO utiliza un
manual específico para ello y un cuarenta y tres por ciento (43%) indica que SI lo
realiza.
PREGUNTA Nº 5. ¿Ud. considera que todos los expedientes archivados de cierres
administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden?
TABLA Nº 5
Distribución de Frecuencia de que considera que todos los expedientes archivados de
cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo
orden.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 14
NO 6 86
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
55
GRÁFICO Nº 5
Considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes
contienen la misma información y en un mismo orden.
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 5
En el análisis de los resultados del cuestionario en cuanto al contenido de los
expedientes, señala que el ochenta y seis por ciento (86%) opina que NO presentan la
misma información y tampoco mantienen un mismo orden y un catorce por ciento
(14%) opina que SI contienen la información en un mismo orden.
56
PREGUNTA Nº 6. ¿Usted observa diferencias entre los expedientes de cierres
administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área?
TABLA Nº 6
Distribución de Frecuencia observa diferencias entre los expedientes de cierres
administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 6 86 NO 1 14
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 6
Observa diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los
analistas de convenio de la misma área.
Autor: Escalante (2014)
57
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 6
En el análisis de los resultados del cuestionario en cuanto a las diferencias de
contenido de los expedientes entre los analistas de contratos de una misma área, se
encontró que un ochenta y seis por ciento (86%) opina que SI presentan diferencias
marcadas y un catorce por ciento (14%) opina que NO hay diferencias.
PREGUNTA Nº 7. ¿Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre
administrativo de contrato?
TABLA Nº 7
Distribución de Frecuencia de que Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto
cierre administrativo de contrato.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 5 71 NO 2 29
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 7
Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato.
Autor: Escalante (2014)
58
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 7
Los resultados cuantitativos de la encuesta otorgó una ponderación de setenta y
un por ciento (71 %) al SI y un veintinueve por ciento (29%) al NO. Esto se traduce
en que la mayor parte del personal de la Unidad de Convenios si está en conocimiento
de los pasos para realizar un cierre administrativo de contratos.
PREGUNTA Nº 8. ¿Conoce cómo debe presentarse un expediente ante la Comisión
de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato?
TABLA Nº 8
Distribución de Frecuencia de que conoce cómo debe presentarse un expediente ante
la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 4 57 NO 3 43
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 8
Conoce como debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones
para el cierre administrativo de contrato.
Autor: Escalante (2014)
59
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 8
En el análisis de esta tabla referente a la presentación de los expedientes, indica
que el cincuenta y siete por ciento (57%) SI conoce como debe presentarse los
expedientes ante la Comisión de Contrataciones a diferencia de un cuarenta y tres por
ciento (43%) que NO tiene claro como presentarlos.
PREGUNTA Nº 9. ¿Todos los analistas de Convenios usan los mismos formatos con
sus variables para ponderar la evaluación de desempeño o de actuación en los cierres
administrativos de contratos?
TABLA Nº 9
Distribución de Frecuencia de que los analistas de Convenios usan los mismos
formatos con sus variables para ponderar la evaluación de desempeño o de actuación
en los cierres administrativos de contratos.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 14
NO 6 86
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
60
GRÁFICO Nº 9
Los analistas de Convenios usan los mismos formatos con sus variables para ponderar
la Evaluación de Desempeño o de actuación en los cierres administrativos de
contratos.
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 9
En el análisis de los resultados del cuestionario sobre las fuentes o formatos
para realizar los cálculos para las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación de los
proveedores, indica que el ochenta y seis por ciento (86%) piensa que NO usan los
mismos formatos con iguales variables y un catorce por ciento (14%) respondió que
SI lo aplica.
Estas primeras nueve preguntas están orientadas a responder el objetivo
específico N° 1, de la investigación al diagnosticar la situación actual de los
contenidos de los expedientes.
61
Objetivo Especifico N° 2. Determinar los aspectos normativos de los cierres
administrativos de contratos de bienes en la Unidad de Convenios de Bariven Región
Centro.
PREGUNTA Nº 10. ¿Cree que facilitaría el seguimiento y control de los expedientes
administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos?
TABLA Nº 10
Distribución de Frecuencia de que facilitaría el seguimiento y control de los
expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de
los mismos.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 100
NO 0 0
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
62
GRÁFICO Nº 10
Facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un
modelo para homologar los contenidos de los mismos.
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 10
En el análisis de esta tabla referente a la homologación de contenidos de los
expedientes de administración de contratos, el cien por ciento (100%) señala que SI
facilitaría el seguimiento y control de estos expedientes.
63
PREGUNTA Nº 11. ¿Considera que debe incluirse el balance del contrato detallado
en los cierres administrativos de contratos de bienes?
TABLA Nº 11
Distribución de Frecuencia de si debe incluirse el balance del contrato detallado en
los cierres administrativos de contratos de bienes.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 7 100 NO 0 0
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 11
Debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de
contratos de bienes.
Autor: Escalante (2014)
64
Analisis e Interpretación de la Tabla N° 11
En el análisis de esta pregunta sobre la presentación detallada del balance del
contrato, el cien por ciento (100%) de los encuestados señaló SI está de acuerdo con
incluir el balance en los cierres administrativos de los contratos.
PREGUNTA Nº 12. ¿Se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la
Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres
administrativos de contratos de bienes?
TABLA Nº 12
Distribución de Frecuencia de si se encuentran normalizados los cálculos para
elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres
administrativos de contratos de bienes.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 1 14 NO 6 86
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 12
Se encuentran normatizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o
de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes.
Autor: Escalante (2014)
65
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 12
En el análisis de esta pregunta relacionada con los cálculos para la Evaluación
de Desempeño o de Actuación de los proveedores, el ochenta y seis por ciento (86%)
indica que NO están normatizados y un catorce por ciento (14%) señala que SI lo
están.
PREGUNTA Nº 13. ¿Ud. cree que es importante que las Evaluaciones de
Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de
la Unidad de Convenios?
TABLA Nº 13
Distribución de Frecuencia que es importante que las Evaluaciones de Desempeño o
de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la Unidad de
Convenios.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 7 100 NO 0 0
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 13
Importancia que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo
unos mismos parámetros dentro de la Unidad de Convenios.
Autor: Escalante (2014)
66
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 13
En el análisis de esta tabla referente a la importancia de calcular las
Evaluaciones de Desempeño o de Actuación bajo unos mismos parámetros, el cien
por ciento (100%) de los encuestados en la Unidad de Convenios de la Región Centro
señaló estar de acuerdo con homologar estos parámetros.
PREGUNTA Nº 14. ¿Considera que debe incluirse un paso a paso de los cálculos
para la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de
homologar los mismos?
TABLA Nº 14
Distribución de Frecuencia de que debe incluirse un paso a paso de los cálculos para
la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor con la finalidad de
homologar los mismos.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 100
NO 0 0
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
67
GRÁFICO Nº 14
Debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la Evaluación de Desempeño o de
Actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos.
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 14
En el análisis de esta pregunta sobre los cálculos para la Evaluación de
Desempeño o de Actuación del proveedor, el cien por ciento (100%) indicó SI estar
de acuerdo en incluir un paso a paso para homologar criterios.
68
PREGUNTA Nº 15. ¿Ud. Considera que con la aplicación de un manual de normas y
procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a
prevenir o detectar errores e irregularidades?
TABLA Nº 15
Distribución de Frecuencia de que con la aplicación de un manual de normas y
procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a
prevenir o detectar errores e irregularidades.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 7 100 NO 0 0
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 15
Con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres
administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e
irregularidades.
Autor: Escalante (2014)
69
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 15
En el análisis de esta tabla referente sobre la aplicación de un manual de normas
y procedimientos en la Unidad de Convenios de la Región Centro, el cien por ciento
(100%) de los analistas coincidió en que la aplicación de un manual de normas y
procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a
prevenir o detectar errores e irregularidades.
PREGUNTA Nº 16. ¿Ud. estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y
procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes?
TABLA Nº 16
Distribución de Frecuencia de que estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y
procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE SI 7 100 NO 0 0
TOTAL 7 100 Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
GRÁFICO Nº 16
Estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para
los cierres administrativos de contratos de bienes.
Autor: Escalante (2014)
70
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 16
En el análisis de esta tabla se observa que el cien por ciento (100%) de los
encuestados SI está de acuerdo en trabajar bajo normas y procedimientos claramente
establecidos para ello.
PREGUNTA Nº 17. ¿Considera usted que con la creación de un Manual de
Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se
lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios
de la Región Centro?
TABLA Nº 17
Distribución de Frecuencia de que con la creación de un Manual de Procedimientos
del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las
funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios de la Región Centro.
VARIABLE FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 100
NO 0 0
TOTAL 7 100
Fuente: Funcionarios de la Unidad de Convenios Autor: Escalante (2014)
71
GRAFICO Nº 17
Con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de
cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y
control en la Unidad de Convenios de la Región Centro.
Autor: Escalante (2014)
Análisis e Interpretación de la Tabla N° 17
En el análisis de esta tabla referente a la necesidad de diseñar un manual de
normas y procedimientos, indica que el cien por ciento (100%) de los analistas
respondió que SI creen necesario para optimizar las funciones de seguimiento y
control en la Unidad de Convenios de la Región Centro el diseño de un manual de
normas y procedimientos.
Como análisis e interpretación de los resultados de la pregunta Nº 10 a la
Nº17 relacionados al diseño de un manual de normas y procedimientos en las
respuestas del cuestionario se pudo observar que la mayoría del personal encuestado
creen necesario la elaboración de un manual de normas y procedimientos que permita
homologar la aplicación de las herramientas para calcular la Evaluación de
72
Desempeño o de Actuación, así como los contenidos en su orden e información de
manera de optimizar las funciones de seguimiento y control en la Unidad de
Convenios de la Región Centro.
Objetivo Especifico N° 3. Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos que
permita homologar el contenido de los cierres administrativos de los contratos de
bienes en la Unidad de Convenios de Bariven Región Centro.
Está basado en el diseño de la propuesta propiamente dicho apegado a la Ley
de Contrataciones Públicas en sus artículos 120 y 126 su Reglamento en el artículo 16
principalmente y Lineamientos internos, se desarrolla en el cómo realizar los cierres
administrativos de contratos para homologar así el contenido de los expedientes.
73
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE PERMITA LA
HOMOLOGACIÓN DE LOS CONTENIDOS DE LOS EXPEDIENTES P ARA
EL CIERRE ADMINISTRATIVO DE CONTRATOS DE BIENES EN LA
UNIDAD DE CONVENIOS REGIÓN CENTRO
Presentación de la Propuesta
Con la investigación realizada se conduce a los resultados de obtener un manual de
normas y procedimientos que permita la homologación de los contenidos de los
expedientes para el cierre Administrativo de contratos de bienes en la Unidad de
Convenios Región Centro.
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la homologación
de los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de contratos
de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.
Objetivos Específicos
Presentar un manual de normas y procedimientos con sus instructivos que
permita la homologación de los contenidos de los expedientes de cierres
administrativos de los contratos de bienes en la Unidad de Convenios de la
Región Centro.
74
Capacitar a los analistas de contratos en el manejo y uso del manual de
procedimientos propuesto para evitar diferencias en los contenidos de los
expedientes de cierres de contratos.
Justificación de la Propuesta
Después de haber realizado el análisis de los resultados se evidencia, que las
bases fundamentales con la que se justifica la presente propuesta se encuentra en el
marco jurídico de las Contrataciones Públicas y los cierres de contratos, donde una de
las grandes debilidades que se observan en los procesos de contrataciones públicas, es
la ausencia del Cierre Administrativo del Contrato, tal como lo expresa el artículo
120 de la Ley de Contrataciones Públicas, el cual expresa:
Artículo 120
Entrega de bienes, servicios y obras
El órgano o ente contratante velará por el cumplimiento de las obligaciones por parte
del contratista, particularmente de la fecha de entrega de la ejecución de las obras, de
lo cual deberá dejar constancia que permita soportar el cierre administrativo del
contrato. Esta disposición también es aplicable en los casos de suministro de bienes y
prestación de servicios.
En este sentido vale la pena recordar cuál es el procedimiento del cierre
administrativo del contrato, en los procesos de contrataciones públicas.
Para entender mejor esta situación es importante recordar las responsabilidades, tal es
el caso de:
Responsabilidades de La Unidad usuaria:
Artículo 2
Definiciones
A los efectos de este Reglamento, se entiende por:
75
Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la
contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el
contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista durante su ejecución, en
la contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de
obras en las modalidades de selección de Contratistas previstas en la ley de
Contrataciones Públicas y en los procedimientos excluidos de la aplicación de las
modalidades de selección.
Responsabilidades de La Comisión de Contrataciones: Artículo 16 del
reglamento del la Ley de Contrataciones Públicas
Atribuciones de la Comisión de Contrataciones
15. Aprobar el cierre del contrato y la evaluación sobre la actuación o desempeño del
contratista, en el suministro de bienes, prestación de servicios y la ejecución de obras
de contrataciones que hayan sido recomendadas por la Comisión, antes de su envío al
Servicio Nacional de Contrataciones.
18. Conocer y emitir recomendación acerca de la adquisición de bienes, prestación de
servicios y ejecución de obras, destinados a proyectos sociales para el desarrollo de la
infraestructura, hábitat, salud, saneamiento ambiental, entre otros, y desarrollo de
proyectos productivos sustentables, aplicando los recursos financieros provenientes
de los aportes en dinero u ofertas sociales, en marcados dentro de los Compromisos
de Responsabilidad Social que asumen los Contratistas.
La Unidad Usuaria, como responsable de administrar el contrato, procede a
comunicar y presentar a la Comisión de Contrataciones, responsable de la
aprobación del cierre del cierre administrativo del contrato, lo siguiente:
• Notificación escrita de la Contratista sobre la terminación o
culminación de la obra o el servicio.
76
• Acta de Terminación suscrita entre las Partes, en caso de ejecución de obra o
prestación de servicios.
• Constancia de devolución de materiales sobrantes, emitida por el responsable
operacional del Ente Contratante, en caso de ser aplicable.
• Acta de Recepción, suscrita entre las Partes Involucradas del proyecto u obra
social, en caso de ser aplicable; así como la certificación de cumplimiento del
resto de las condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social, asumido
por la Contratista de conformidad con lo establecido en el contrato, los
pliegos de condiciones o las condiciones de participación, según sea el caso.
• Balance financiero y administrativo del contrato, especificando los montos,
modificaciones del contrato, pagos realizados y pendientes, retenciones, entre
otras.
• Modelo del Documento de Finiquito a ser suscrito entre las Partes, en caso de
obra o servicios, tal como lo establece el artículo 126 de la Ley de
Contrataciones Públicas
Artículo 126
Pagos y liberación garantías
Efectuada la recepción definitiva, el órgano o ente contratante deberá realizar los
pagos restantes al contratista, a la devolución de las retenciones que aún existieren y a
la liberación de las fianzas que se hubiesen constituido. A estos efectos, la dirección
competente del órgano o ente contratante realizará, cumplidos los requisitos
correspondientes, el finiquito contable.
Además debemos tomar en cuenta la clausula 2 de Providencia Nº FSAA-001618, de
fecha 30 de mayo de 2012, sobre las condiciones generales de contrato de fianza con
organismos del estado, del Ministerio del Poder Popular de Planificación y Finanzas y
77
la Superintendencia de la Actividad Aseguradora, en el que expresa en su Clausula
2 lo siguiente:
Las fianzas emitidas por Empresas de Seguros para garantizar el cumplimiento de
contratos públicos en cualquiera de sus modalidades, estarán vigentes hasta que el
Órgano o Ente Contratante dicte el acto administrativo de liberación de las fianzas,
una vez que efectúe la recepción definitiva del objeto de contratación, otorgue el
finiquito contable, la evaluación del desempeño, certifique el cumplimiento del
compromiso de responsabilidad social, cuando aplique, o cualquier otra obligación
que al contratista imponga la legislación que regula la materia de contrataciones
públicas o el contrato.
• Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista, debidamente
aprobada por la Unidad Usuaria, con copia de la Minuta de Reunión sobre
Notificación de dicha Evaluación a la Contratista.
En resumen, para aprobar el Cierre Administrativo del Contrato, la Comisión de
Contrataciones debe revisar y aprobar:
- Acta de Recepción, así como la certificación de cumplimiento del resto de las
condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social.
- Balance financiero y administrativo del contrato.
- Modelo del Documento de Finiquito a ser suscrito entre las Partes.
- Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista.
Si la Comisión de Contrataciones no ha aprobado el cierre administrativo del
contrato, estaría incurriendo en responsabilidad administrativa, por el incumplimiento
de una de sus atribuciones.
En esta propuesta, se están utilizando dos formatos ya creados uno por el
Servicio Nacional de Contratistas como lo es el llamado Evaluación de Desempeño o
de Actuación de Contratistas y otro denominado Finiquito de Contrato por la
78
Consultoría Jurídica Corporativa. Con la aplicación de la propuesta de este manual de
normas y procedimientos se pretende homologar los contenidos al indicar como debe
hacerse los cierres administrativos se emplean los formatos ya creados para ello y los
propuestos en esta investigación, con el fin de lograr transparencia en los procesos de
cierres administrativos de los contratos, buscando mayor eficiencia en la utilización
de los recursos disponibles, asegurando una información administrativa y financiera
confiable que garantice y facilite la rendición de cuentas.
Factibilidad de la Propuesta
Para determinar la factibilidad de esta propuesta se tomaron en cuenta los siguientes
recursos:
Recursos Humanos: Está relacionado con todas las personas que realizan las
administraciones de los contratos y que intervienen en el Proceso de homologación de
los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de contratos de bienes
en la Unidad de Convenios Región Centro.
Recursos Institucionales. Se contará con la autorización de la Superintendencia de la
Unidad de Convenios y con la colaboración de todo el personal del área de la
organización en pro del éxito de los objetivos y metas planteados, para la puesta en
marcha del manual aquí propuesto.
Recursos Materiales y Técnicos. Cuenta con el adecuado recurso para la
elaboración de la propuesta, ya que posee materiales de oficina, computadora,
internet, teléfono, material bibliográfico, entre otros, todos necesarios para la
culminación de la presente investigación.
79
Estructura del Diseño de la Propuesta
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES
ADMINISTRATIVOS DE CONTRATOS DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BARIVEN REGION CENTRO
A continuación se presenta del manual de normas y procedimientos que permitirá la
homologación de los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de
contratos de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
80
HOJA DE CONTROL
REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
0
Emisión original
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
81
1. OBJETIVO
Establecer las disposiciones y acciones administrativas para realizar los cierres
administrativos de contratos de bienes por parte de PDVSA Bariven.
2. ALCANCE
El procedimiento aplica cuando el contrato realizado entre PDVSA Bariven y el
proveedor haya finalizado o culminado. Abarca todas las actividades comprendidas
desde el momento de culminación o terminación del contrato, realización de la
evaluación de desempeño o de actuación del proveedor, notificaciones, balance del
contrato, presentación a la Comisión de Contrataciones, finiquito, entrega de
garantías, cumplimiento de aporte social, pagos, hasta el archivo del proceso.
3. DISPOSICIONES
Los cierres administrativos de contratos de bienes se rigen por las disposiciones
legales establecidas en el marco legal vigente, lineamientos de PDVSA Bariven,
Manual Corporativo de Contratación de PDVSA y sus Filiales, Normas Corporativas
dictadas por la Gerencia de Finanzas de PDVSA.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Analistas de Convenios
4.1.1. Revisan si el contrato ha culminado bien sea por vigencia o por
agotamiento de las cantidades o monto otorgado, o si el contrato ha
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
82
terminado por solicitud de alguna de las dos partes o por alguna de las
causales establecidas en el contrato.
4.1.2. Realizan el cierre del contrato con el formato CO-012-IN se incluyen
las modificaciones al contrato.
4.1.3. Realizan la Evaluación de Desempeño o de Actuación formato CO-
011-IN
4.1.4. Coordinan reunión con el proveedor para notificar los resultados de la
Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor, el proveedor
debe firmar como constancia de estar informado, podrá incluir
comentario referente a situaciones presentadas durante la vigencia del
contrato.
4.1.5. Redactan el finiquito de contrato.
4.1.6. Entregan las garantías dadas para la ejecución del contrato en caso de
que todas las posiciones hayan sido entregadas conformes y no presenten
reclamos aun pendientes por resolver.
4.1.7. Realizan el acta de cierre de contratos.
4.1.8. Presentan el expediente para cierre de contrato ante la Comisión de
Contrataciones del área.
4.1.9. Preparan expediente para Consultoría Jurídica con el siguiente
contenido: finiquito de contrato, constancia de cumplimiento del
compromiso social, copia del acta de cierre de contrato visto por la
Comisión de Contrataciones, copia de la Evaluación de Desempeño
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
83
firmada por el proveedor, Notificación de Cierre del Contrato al
proveedor.
4.1.10. Reciben Finiquito de Contrato visado por Consultoría Jurídica y
convocan al proveedor para la firma, entrega la fianza de fiel
cumplimiento en ese acto.
4.1.11. Archivan el expediente administrativo de acuerdo al procedimiento
BRV-MO-CO-001-IN verificando que todos los documentos estén
presentes en el orden así establecido.
4.2. Analistas de Servicios Técnicos
4.2.1. Reciben y revisan la solicitud de Evaluación de Desempeño o de
Actuación del contrato.
4.2.2. Califican al proveedor en cuanto al parámetro técnico calidad en base a
las posiciones rechazadas del contrato en el formato Evaluación de
Actuación o Desempeño Factor Técnico Calidad.
4.2.3. Envían formato de Evaluación de Actuación o Desempeño Factor
Técnico-Calidad al Analista responsable del proceso de cierre.
4.3. Supervisores del Almacén
4.3.1. Reciben y revisan la solicitud de Evaluación de Desempeño o de
Actuación del contrato.
4.3.2. Califican al proveedor en cuanto al parámetro técnico calidad del
pedido en base a las posiciones devueltas del contrato en el formato
Evaluación de Actuación o Desempeño Factor Técnico-Calidad
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
84
4.3.3. Envían formato de Evaluación de Actuación o Desempeño Factor
Técnico-Calidad al Analista responsable del proceso de cierre.
4.4. Comisión de Contrataciones del área
4.4.1. Reciben el expediente.
4.4.2. Revisan toda la documentación
4.4.3. Recomiendan el cierre administrativo
4.5. Consultoría Jurídica
4.5.1. Revisan el finiquito del contrato, condiciones y términos.
4.5.2. Visan el finiquito del contrato
4.6. Superintendencias de Convenios
4.6.1. Bloquean el contrato en el sistema para las modificaciones pertinentes.
4.7. Gerencias Regional
4.7.1. Velan por la aplicación de este procedimiento
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1. Revisión y balanceo del contrato:
Analistas de contrato realizan las siguientes actividades:
5.1.1. Revisan si el contrato ha culminado bien sea por vigencia, por
agotamiento de las cantidades, monto otorgado, o si el contrato ha
terminado por solicitud de alguna de las dos partes o por alguna de las
causales establecidas en el contrato.
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
85
5.1.2. Verifican a través del query MM-COPO-003 que el contrato no tiene
material pendiente por entregar. Se deja registro de esta transacción en el
expediente
5.1.3. Chequean a través de la transacción ZMCO fechas de creación,
terminación, monto otorgado, monto ejecutado, monto disponible, monto
entregado, monto facturado, monto pagado. Solo puede procederse al
cierre administrativo si el monto ejecutado, entregado, facturado y
pagado son iguales. Así como el monto descontado por aporte social
corresponde al porcentaje establecido en el contrato.
5.1.4. Verifican a través de la transacción ZMBC con el número de contrato
como dato único. Esta transacción dará información completa de los
pedidos atados, fecha, entregas, facturados y pagados. Todos los totales
deben coincidir.
5.1.5. Revisan si hay diferencias entre los montos indicados anteriormente,
en ese caso utilizar la transacción ZMBC, con el número de contrato
como dato único, esta transacción dará información completa de los
pedidos atados, facturados y pagados, fecha y entregas. En el caso de
presentarse diferencias entre:
Diferencias entre el monto ejecutado y el monto entregado, en el caso
que el monto ejecutado sea mayor que el monto entregado, se debe
verificar las fechas de entrega del material pendiente, en caso de estar
vencidas, se le exigirá a la empresa la entrega del material pendiente por
entregar. Si en la transacción anterior indica que no tiene material
pendiente por entregar y sin embargo presenta diferencia entre lo
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-020-PR
FECHA: CIERRE ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
86
ejecutado y lo entregado, deberá verificar las posiciones de los pedidos
que indican esta diferencia y verificar si presentan marcado de entrega
final aun cuando no se haya entregado completo el material, esta
condición retiene el monto ejecutado pero indica que no será entregado
el material. Se deja constancia en el expediente de estos casos. En el
caso que el monto entregado sea mayor que el ejecutado, se debe
verificar los pedidos no considerados, pueden ser pedidos cancelados
después de haber sido entregados, pedidos con tolerancias, pedidos con
ajustes cambiarios. Dejar constancia en el expediente de las razones de
estas diferencias.
Diferencias entre el monto entregado y el monto pagado, cuando el
monto entregado es mayor que el monto pagado, aun tiene facturas por
pagar. Si el monto facturado es mayor que el monto entregado, revisar
las posiciones con diferencias puede deberse a ajustes cambiarios, pagos
mayores a lo indicado en el pedido. Dejar constancia en el expediente.
Nota: No puede practicarse un cierre administrativo de contrato si tiene
posiciones pendientes por entregar, si no se ha pagado la totalidad de las
facturas o si no se ha ejecutado completamente el aporte social
5.1.6. Modifican en SAP el monto original del contrato a la cantidad
ejecutada y se deja constancia en notas Bariven de la modificación
realizada. Imprimir e incluir en el expediente
5.1.7. Consolidan la información anterior y presentar el balance del contrato
en el formato Cuadro de Cierre de Contrato CO-012-IN allí se incluirá el
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PAGINA:
87
monto original aprobado, todas las modificaciones, el monto ejecutado
(tomar del ZMCO) y el monto disponible.
5.1.8. Colocan el símbolo de barril a todas las posiciones.
5.2. Evaluación de Desempeño:
Analistas de contrato realizan las siguientes actividades:
5.2.1. Realiza la Evaluación de Desempeño o de Actuación formato del
Servicio Nacional de Contratistas para ello se realiza de acuerdo al
instructivo para la Evaluación de Desempeño o de Actuación de
Contratista CO-011-IN.
Analistas de Servicios Técnicos realizan las siguientes actividades:
5.2.2. Recibe y revisa la solicitud de Evaluación de Desempeño o de
Actuación del contrato.
5.2.3. Analiza la información, identifican las posiciones con rechazo o
movimiento 124 y califica al proveedor en cuanto al parámetro técnico
calidad del pedido
5.2.4. Envía formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación Factor
Técnico-Calidad con los datos de la posición rechazada, motivo por el
cual fue rechazada y puntaje al Analista responsable del proceso de
cierre.
Analistas de Almacén realizan las siguientes actividades:
5.2.5. Recibe y revisa la solicitud de Evaluación de Desempeño o de
Actuación del contrato.
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5.2.6. Analiza la información, identifica las posiciones con rechazo o
movimiento 122 y califica al proveedor en cuanto al parámetro técnico
calidad del pedido
5.2.7. Envía formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación Factor
Técnico-Calidad con los datos de la posición devuelta, motivo por el
cual no fue aceptada y puntaje al Analista responsable del proceso de
cierre.
5.3. Presentar expediente ante la Comisión
Analistas de contrato realizan las siguientes actividades:
5.3.1. Prepara el Acta de Cierre de Contrato
5.3.2. Revisa el contenido del expediente en el siguiente orden: Evaluación
de Desempeño o de Actuación firmada por el proveedor con los soportes
de cumplimiento de entrega, técnico calidad, reporte de cumplimiento
del aporte social, Cuadro de Cierre del Contrato y Balance del Contrato
en SAP con la transacción, ZMCO, y ZMBC en los casos que presenten
diferencias a justificar entre los montos previstos, efectivos, entregados y
pagados, modelo de Finiquito del Contrato, Notificación de Cierre del
contrato firmada por el proveedor, Constancia de entrega de la fianza de
fiel cumplimiento si fuese el caso,
5.3.3. Carga el expediente en el SICAC para la agenda
5.3.4. Solicita la firma del Acta de Cierre a la Gerencia Regional.
5.3.5. Presenta el expediente de Cierre de Contrato a la Comisión de
Contrataciones. Una vez visto por la Comisión de Contrataciones, incluir
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en Cabecera, Texto, Notas de Seguimiento, el pronunciamiento con el
número de acta y fecha de presentación del cierre.
Comisión de Contrataciones del área realiza las siguientes actividades:
5.3.6. Revisa el expediente, balance del contrato, cumplimiento del aporte
social.
5.3.7. Transmite a través del portal web del Servicio Nacional de
Contrataciones el resultado de la Evaluación de Desempeño o de
Actuación del proveedor.
5.3.8. Remite a la Unidad de Convenios el expediente con la recomendación
respectiva.
5.4. Visado de finiquito de contrato
Analistas de contrato realizan las siguientes actividades:
5.4.1. Prepara envío del Finiquito del Contrato, el cual contiene:
Memorándum solicitando el visado del Finiquito del contrato firmado
por la Gerencia Regional, dos ejemplares del finiquito de contrato, copia
del Acta de Cierre con el pronunciamiento de la Comisión de
Contrataciones, copia de la Evaluación de Desempeño, Copia del
Cumplimiento del Aporte Social.
5.4.2. Envía el expediente a Consultoría Jurídica
5.4.3. Envía por correo electrónico el finiquito de contrato para cualquier
modificación pertinente.
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CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
90
Consultoría Jurídica realiza las siguientes actividades:
5.4.4. Revisa el modelo de Finiquito de Contrato enviado por el Analista de
Contrato responsable.
5.4.5. Solicita al analista las correcciones pertinentes, si las hubiere.
5.4.6. Visa el finiquito del contrato
5.4.7. Envía el finiquito del contrato al Analista responsable del proceso.
5.5. Firma de finiquito
Analistas de contrato realizan las siguientes actividades:
5.5.1. Revisa el finiquito de contrato enviado por Consultoría Jurídica.
5.5.2. Contacta al representante legal para la firma del finiquito del contrato.
5.5.3. Revisa si la fianza de fiel cumplimiento fue entregada o por entregar al
proveedor.
Proveedor realiza las siguientes actividades:
5.5.4. Firma ambos originales del finiquito del contrato.
5.5.5. Recibe uno de los originales del finiquito del contrato.
5.6. Archivo del expediente
Analistas de contrato realiza las siguientes actividades:
5.6.1. Revisa por el formato BRV-MO-CO-001-IN el contenido del
expediente.
5.6.2. Completa el formato de Archivo de Documentos Generales en el
proceso de Compras en original y copia, archiva para sus registros el
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PAGINA:
91
original de la constancia de entrega del expediente administrativo al
archivo.
Analistas de archivo realiza las siguientes actividades:
5.6.3. Recibe el expediente por parte del analista de contrato.
5.6.4. Entrega acuse de recibo del expediente
5.6.5. Archiva el expediente administrativo junto al del proceso de
contratación.
6. REGISTRO
Documento del contrato y sus modificaciones, si las hubiere.
Actas de Inicio, Acta de Otras Consideraciones, Acta de Cierre de Contrato.
Reporte del ZMCO y ZMBC
Transacción MM-CO-PO-003 Seguimiento de Proveedores
Evaluación de Desempeño o de Actuación con sus soportes.
Cuadro de Cierre de Contrato.
Balance del contrato en SAP.
Finiquito del contrato firmado por las partes.
Constancia de Entrega del Aporte Social.
Notificación de Cierre del Contrato.
Constancia de entrega de fianzas de fiel cumplimiento.
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CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
92
7. GLOSARIO
Movimientos de almacén:
Movimiento 122 se le da este movimiento a las posiciones rechazadas después
de inspeccionadas por la Unidad de Servicios Técnicos del área.
Movimientos 124 se le da este movimiento a las posiciones devueltas o
rechazadas después por el almacén al momento de la recepción del material.
Cuadro de Cierre de Contrato:
Es un balance administrativo y financiero del contrato, donde se refleja el
monto original y todas las modificaciones por aumento o disminución,
variaciones de los montos o precios unitarios, prorrogas, reclamos y todo
aquello que haya impactado en costo, tiempo o calidad durante la vigencia
del contrato.
Finiquito del Contrato:
Es aquel mediante las partes contratantes (ente contratante y contratista)
liberan sus deberes y responsabilidades contractuales.
SICAC:
Sistema Integrado de Control y Administración Comercial, usado para
consolidar y controlar los procesos de contrataciones en PDVSA.
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CONTRATOS DE BIENES
PAGINA:
93
8. REFERENCIAS
Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos en el
País.
BRV-MO-CO-012-PR Archivo de Documentos Generados en el Proceso de
Compras.
BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de Proveedores.
SNC Servicio Nacional de Contratistas.
Manual Corporativo de Contratación de PDVSA y sus Filiales.
Normas Corporativas dictadas por la Gerencia de Finanzas de PDVSA.
Lineamientos sobre el Cierre Administrativo de Contratos.
9. ANEXOS
No se requieren anexos para completar este documento.
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ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
94
REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
0 Emisión original
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INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
95
1. Tomar el formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación del
contratista del Servicio Nacional de Contratista.
2. Completar la información del proveedor, número del contrato,
descripción o nombre del contrato, tiempo de vigencia y monto del contrato.
Este formato tiene cuatro aspectos:
• Parámetro Calidad de acuerdo a los rechazos y reclamos
• Parámetro Responsabilidad o Aporte Social
• Parámetro Conocimiento del Trabajo para bienes se toma el mismo valor
del parámetro de calidad.
• Parámetro Oportunidad o Cumplimiento de Entrega
La sumatoria de los cuatro parámetros será el resultado total
ponderado de la Evaluación de Desempeño o de Actuación del proveedor, el
cual de acuerdo al rango de puntuación obtendrá la descripción de la
evaluación:
ESCALA DE PUNTUACION
RANGO DE PUNTUACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA EVALUACIÓN
0 - 50 DEFICIENTE
51 - 70 REGULAR
71 - 80 BUENO
81 - 90 MUY BUENO
91 - 100 EXCELENTE
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INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
96
3. Calcular la puntuación de los parámetros de la siguiente manera:
Parámetro Calidad:
a) Tomar todos los pedidos del query MM-RG-001 y bajar el query MM-RG 003
Detalles de Movimientos de Almacén con las siguientes variables: pedidos y
centros. Este indicara todas las posiciones con movimientos de rechazo o
reclamo. En el caso de no tener movimientos 122 y/o 124 se dará la mayor
puntuación. En el caso de tener movimientos 122 se enviara correo al
Supervisor del almacén que corresponda para el envío del reporte de rechazo y
su puntuación. En el caso de tener movimientos 124 se enviara correo a la
Unidad de Servicios Técnicos para que envíen el reporte de rechazo y su
puntuación.
b) Verificar si el contrato presenta algún reclamo por parte de usuarios del
contrato.
c) Incluir en el expediente constancia de las transacciones MM-RG-001 y MO-
RG-003 con sus resultados.
d) Tomar el total de posiciones y restar las posiciones con rechazos y/o reclamos.
A estas últimas se le coloca la puntuación enviada por el supervisor del
almacén o por servicios técnicos sea el caso y a las demás se les da 100 puntos.
A esta sumatoria se divide entre la cantidad de posiciones para calcular una
media.
e) Convertir el valor calculado a factor.
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XXX-XX-CO-011-IN
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INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
97
Parámetro Responsabilidad o Aporte Social:
a) Realizar la transacción Z9FSOC, con las siguientes variables: sociedad, fecha
contable con “mayor o igual que” e indicar fecha de inicio del contrato, numero
del contrato, tipo de partidas “compensadas”. El total del monto de pedido debe
coincidir con el monto ejecutado o con el monto real ejecutado, las diferencias
presentadas deberán justificarse.
b) Verificar que el porcentaje de deducción sea el indicado para el contrato y así
como el monto descontado. En caso de haber diferencias debe solicitarse al
Departamento de Finanzas la retención a través de comunicación escrita
fundamentada por la Gerencia de Bariven respectiva.
c) Incluir el registro de esta transacción en el expediente como soporte de la
Evaluación de Desempeño o de Actuación.
d) Convertir el valor calculado a factor.
Parámetro Oportunidad o Cumplimiento de Entrega:
a) Tomar los resultados del query MM-RG-045 Cumplimiento de Entrega en
cuanto a las posiciones entregadas a tiempo versus a las posiciones entregadas.
Calcular el cumplimiento de entrega del contrato.
b) Incluir el registro de esta transacción en el expediente como soporte de la
Evaluación de Desempeño o de Actuación.
c) Convertir el valor calculado a factor.
LOGO DE LA
EMPRESA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
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XXX-XX-CO-011-IN
FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
98
4. Completar la información de la empresa, duración y monto del
contrato en el formato de Evaluación de Desempeño o de Actuación del
Servicio Nacional de Contratista. Este formato consta de dos páginas, una
cuantitativa y otra de notificación de resultados.
5. Completar con la información cuantitativa calculada donde se indica
el resultado total ponderado. El peso es un valor fijo ya determinado en la
tabla. El factor es el valor a calcular y viene de hacer la conversión del valor
obtenido a factor.
6. Convocar a una reunión al representante legal para informarle sobre su
desempeño o actuación durante el contrato como mecanismo de mejoramiento
continuo de la calidad, en el formato Notificación de Resultados se deja
constancia de la reunión con el contratista, la cual debe firmar como recepción
de la misma. Por el Contratista, el representante legal y por el ente contratante,
quien elabora la evaluación y la gerencia.
7. Incluir el registro de la Evaluación de Desempeño o de Actuación del
Contratista y Notificación de Resultados en el expediente a presentar ante la
Comisión de Contrataciones y a Consultoría Jurídica.
LOGO DE LA
EMPRESA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-011-IN
FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
99
NOMBRE DE LA CONTRATISTA
N° RIF
DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO
N° DEL CONTRATO
MONTO DEL CONTRATO
FECHA DE INICIO /
TERMINACIÓN /
RESULTADO DE LA EVALUACION DE ACTUACION DEL CONTRAT ISTA EN FORMATO SNC
PARÁMETRO O CRITERIO DESCRIPCIÓN PESO
(FIJO) FACTOR TOTAL OBSERVACIÓN
CALIDAD
MIDE EL CUMPLIMIENTO DE LOS PARÁMETROS Y ESPECIFICACIONES EXIGIDAS, TOMANDO EN CONSIDERACIÓN LA DISPOSICIÓN DE PERSONAL CAPACITADO / CALIFICADO, DISPONIBILIDAD OPORTUNA Y CONFIABLE DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS E INFRAESTRUCTURA ADECUADOS, PROCURA (COMPRA, MANEJO Y ALMACENAJE), RESPUESTA EFICIENTE A RECLAMOS TÉCNICOS, ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS.
7
RESPONSABI LIDAD
CUMPLIMIENTO DE LEYES, DECRETOS Y CLÁUSULAS RELATIVAS AL CONTRATO, RESPUESTA OPORTUNA A DEMANDAS O RECLAMOS DE PROVEEDORES / SUBCONTRATISTAS.
5
LOGO DE LA
EMPRESA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-011-IN
FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
100
RESULTADO DE LA EVALUACION DE ACTUACION DEL CONTRAT ISTA EN FORMATO SNC
PARÁMETRO O CRITERIO DESCRIPCIÓN PESO
(FIJO) FACTOR TOTAL OBSERVACIÓN
CONOCIMIENTO DEL TRABAJO
APLICACIÓN DE LAS NORMATIVAS TÉCNICAS, CUMPLIMIENTO DE PRÁCTICAS DE TRABAJO SEGURO, PROGRAMAS DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE (SHA), HERRAMIENTAS Y EQUIPOS, CONDICIONES DEL ÁREA DE TRABAJO ADECUADAS, ADIESTRAMIENTO Y MOTIVACIÓN AL PERSONAL, SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE (SHA) DE SUBCONTRATISTAS, RESPUESTA Y CONTROL DE EMERGENCIAS, ENTRE OTRAS.
2
OPORTUNIDAD
CORRESPONDE AL PERÍODO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN DE LA OBRA, PRESTACIÓN DEL SERVICIO O SUMINISTRO DE BIENES.
6
RESULTADO TOTAL PONDERADO
LOGO DE LA
EMPRESA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-011-IN
FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO O DE
ACTUACIÓN DEL CONTRATISTA
PAGINA:
101
NOTIFICACION DE RESULTADOS
EVALUACION DE DESEMPENO O DE ACTUACION DE CONTRATIS TA DE BIENES/ OBRAS/ SERVICIOS En cumplimiento a lo establecido en el artículo 35 de la Ley de Contrataciones Públicas publicada en Gaceta Oficial N° 39.503, de fecha 06/09/2010, la U nidad Usuaria ó Contratante de PDVSA, Filiales o empresas Mixtas, procederá dentro de los veinte dí as hábiles siguiente a la finalización del contrat o a extender la respectiva notificación al contratista o proveedor de los resultados de la evaluación de actuación o desempeño elaborada de acuerdo con los formatos previstos.
REUNIÓN DE NOTIFICACIÓN Período
Evaluación. DESDE:
HASTA FECHA:
FILIAL
UBICACIÓN
ORGANIZACIÓN
Nº DEL CONTRATO: NOMBRE DEL CONTRATISTA / AGRUPACIÓN: No. RIF:
Nota: Sólo se comunicaran los resultados cualitativ os de los distintos criterios o parámetros de Evaluación
OBSERVACIONES DE LA CONTRATISTA
OBSERVACIONES DEL ENTE CONTRATANTE
Represent. Contratista Posición/Cargo e-mail No. C.I./Teléfono Firma
Represent. Ente
Contratante Posición/Cargo e-mail No. C.I./Teléfono Firma
LOGO DE LA
EMPRESA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-012-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
CIERRE DE CONTRATO
PAGINA:
102
REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
0 Emisión original
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-012-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
CIERRE DE CONTRATO
PAGINA:
103
1. Elaborar el balance administrativo y contable del contrato.
2. Completar la siguiente información en el formato Cuadro de Cierre del
Contrato:
a) Monto original del contrato: monto aprobado originalmente para el contrato.
En el caso de contratos con dos tipos de monedas, en la columna TOTAL se
calcula el monto del contrato en bolívares considerando la tasa de cambio
del momento de la aprobación (TASA CAMBIARIA).
b) Más modificaciones por aumentos: monto(s) aprobado(s) para aumentar el
monto originalmente aprobado para cubrir las necesidades del cliente.
c) Más modificaciones por variaciones en aumento: monto(s) aprobado(s) por
ajustes debido al aumento en los precios unitarios originalmente aprobados
por aplicación de las formulas escalatorias, así como también variaciones
por aumento debido a tolerancias de los materiales y desviaciones. En los
casos por ajuste cambiario debe indicarse la tasa cambiaria en el espacio
correspondiente por separado.
d) Más plazo de ejecución: monto(s) aprobado(s) por cambio de alcance por
prorroga en el plazo de ejecución con erogación.
e) Subtotal: sumatoria de b + c + d
f) Menos modificaciones por disminuciones: monto(s) aprobado(s) para
disminuir el monto originalmente aprobado.
g) Menos modificaciones por variaciones en disminuciones: monto(s)
aprobado(s) por ajustes debido a rebajas de los precios unitarios
originalmente aprobados por aplicación de las formulas escalatorias, así
como también variaciones por disminución debido a tolerancias de los
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-012-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
CIERRE DE CONTRATO
PAGINA:
104
materiales y desviaciones. En los casos por ajuste cambiario debe indicarse
la tasa cambiaria en el espacio correspondiente por separado.
h) Subtotal: sumatoria de f + g
i) Monto del contrato: monto resultante de la suma del monto original del
contrato (a) al subtotal (e) y restar el subtotal (h).
j) Monto ejecutado: monto total ejecutado del contrato.
k) Monto disponible: resultado de restar el monto ejecutado (j) al nuevo monto
del contrato (i).
l) Antecedentes: incluir toda modificación que tuvo impacto en el costo,
tiempo o calidad durante la vigencia del contrato.
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-012-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
CIERRE DE CONTRATO
PAGINA:
105
LOGO DE LA EMPRESA
COMISIÓN DE CONTRATACIONES
CUADRO DE CIERRE DEL CONTRATO
Contrato N°: X-X-XXX-XX-XX-X-XXX / 46200XXXXX
Unidad Contratante:
Título de Contrato:
Objeto del Contrato:
Monto Original de Contrato:
Fecha Firma de Contrato:
Plazo de Ejecución:
Tipo de Contrato:
Régimen Laboral Aplicable:
CONCEPTO VEF USD
TASA CAMBIARIA TOTAL
a. Monto Original del Contrato
b. Más: Modificaciones por aumento aprobados
c. Mas: Modificaciones de variaciones
por aumento
d. Mas: Plazo de ejecución
e. Subtotal b + c + d
f. Menos: Modificaciones por disminución aprobados
g. Menos: Modificaciones de variaciones por disminución
h. Subtotal h + i
i. Nuevo monto del Contrato a + e -h
j. Monto ejecutado
k. Monto disponible i - j
l. Porcentaje de ejecución
ANTECEDENTES:
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-013-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
BALANCE DEL CONTRATO
PAGINA:
106
REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
0 Emisión original
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-013-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
BALANCE DEL CONTRATO
PAGINA:
107
a) Usar la transacción ZMCO para revisar los montos del Valor Previsto, Valor
Neto, Valor Efectivo, Valor Disponible, Valor Entregado, Valor Facturado,
Valor Pagado.
b) Hacer una impresión de pantalla y guardar la imagen del contrato con la
transacción ZMCO.
c) Modificar el Valor Previsto al Valor Entregado, de esta manera el Valor
Disponible será “cero”. Y el Valor Previsto, Valor Efectivo y Valor
Entregado serán iguales y estará balanceado el contrato de acuerdo al
Lineamiento para Cierres de Contratos.
d) Hacer una impresión de pantalla y guardar la imagen junto a la del contrato
original del contrato modificado con la transacción ZMCO.
e) Explicar cualquier discrepancias en los Valores cuando la disponibilidad no
sea igual a “cero”
f) Imprimir e incluir en el expediente.
g) Incluir en el contrato en SAP en cabecera del contrato, notas de seguimiento
del contrato, la modificación realizada.
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-013-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
BALANCE DEL CONTRATO
PAGINA:
108
BALANCE DEL CONTRATO
Numero de Contrato:
Contrato original.
IMAGEN DE LA PANTALLA DEL CONTRATO ZMCO
Contrato Balanceado de acuerdo a Lineamientos sobre el Cierre Administrativo
de Contratos XXXXXXXXX
Se igualaron los montos del valor previsto, del valor efectivo y del valor entregado.
IMAGEN DE LA PANTALLA DESPUES DEL BALANCEO DEL CONTRATO
ZMCO
Observaciones:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-014-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
FINIQUITO DEL CONTRATO
PAGINA:
109
REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
0 Emisión original
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-014-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
FINIQUITO DEL CONTRATO
PAGINA:
110
a) Una vez visto el caso por la Comisión de Contrataciones del área y
recomendado el cierre administrativo del contrato, se prepara el expediente
para enviar a Consultoría Jurídica para su revisión y visado del mismo.
b) Solicitar al proveedor el Registro Mercantil y sus modificaciones,
especialmente donde indica el nombre del representante legal y sus
atribuciones, copia de la cedula de identidad del representante legal, RIF,
datos del registro de la empresa.
c) Verificar el nombre del representante legal en la página web del Servicio
Nacional de Contrataciones.
d) Verificar el nivel de autoridad administrativa financiera que corresponde
firmar por parte de “LA COMPANIA”
e) Completar la información del documento de finiquito.
LOGO DE LA
EMPRESA
REVISION: 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
CODIGO:
XXX-XX-CO-014-IN
FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
FINIQUITO DEL CONTRATO
PAGINA:
111
LOGO DE LA EMPRESA
FINIQUITO DE CONTRATO Entre XXXXXXXXXXXXXX, Sociedad Mercantil, RIF N° JXXXXXXXXX, domiciliad a en XXXXXXXXXXXXX, República Bolivariana de Venezuela, debidamente inscrita por ante el Registro Mercantil XXXXXXX de la XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX Circunscripción Judicial del XXXXXXXXXXXXXXXXXX, en fecha XX de XXXXXX de XXX, bajo el N° XX Tomo XXXX, cuya última modifi cación aparece inscrita en la citada oficina de Registro, en fecha XX de XXXXXX de XXXX, bajo el N° XX, Tomo XXX XX, en lo adelante denominada “LA COMPAÑIA” , representada en este acto por XXXXXXXXXXX, venezolana, mayor de edad, de este domicilio, titular de la cédula de identidad Nº V- XX.XXX.XXX, en su carácter de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, quien actúa según XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX, por una parte; y por otra parte XXXXXXXXXXXXX., bajo el Registro de Información Fiscal N° J- XXXXXXX, domiciliada en XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX, nombre de la ciudad, estado XXXXXXXXXX, inscrita ante el Registro Mercantil XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, bajo el N° XX, Tomo XXX, de fecha XXXXXX, la cual en lo adelante se denominará EL PROVEEDOR, representada por el ciudadano XXXXXXXXXXXXXXXXX, de nacionalidad XXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, titular de la cédula de identidad Nro. X- XXXXXXXX, debidamente facultado para realizar este acto en su carácter de XXXXXXXX; en virtud que EL PROVEEDOR ha concluido la ejecución y la entrega de los bienes y trabajos asociados al CONTRATO Nº XXXXXXXXXXX denominado “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”, suscrito entre las PARTES en fecha XXXXXXXXX, y por cuanto se ha efectuado satisfactoriamente el recibo de EL MATERIAL, no existiendo reclamos, demandas y/o causas de acción que hayan surgido con ocasión de la ejecución del aludido CONTRATO por parte de “LA COMPAÑÍA”, o de cualesquiera terceros, incluidos los trabajos de EL PROVEEDOR, sus sub-contratistas, proveedores y aquellos que en alguna forma le hubiesen trabajado o prestado servicios, las PARTES declaran que nada se adeudan recíprocamente en virtud de la ejecución de tal CONTRATO, y por lo tanto han convenido en suscribir el presente FINIQUITO. En caso que LA COMPAÑÍA, según se le define en el mencionado CONTRATO, posteriormente a la firma de este Finiquito, se viese obligada a pagar alguna cantidad de dinero, desprenderse de alguna propiedad, o cualquier interés inherente, asumir cualquier obligación y/o estar sujeta a
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FINIQUITO DEL CONTRATO
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cualquier requerimiento judicial u otro particular, por causa de o relacionado con el señalado CONTRATO, debido a hechos y/o omisiones imputables a EL PROVEEDOR, este deberá reembolsarle a LA COMPAÑIA de inmediato la totalidad de los pagos en que LA COMPAÑIA incurrieriese por tales motivos, siendo responsable EL PROVEEDOR ante LA COMPAÑIA, y ante terceros, por daños y perjuicios que pudieran ocasionárseles, y sin perjuicio de que LA COMPAÑÍA decida ejecutar la Fianza de Fiel Cumplimiento que EL PROVEEDOR haya contratado para asegurar el cumplimiento del CONTRATO, la cual mantendrá su plena validez durante el plazo de vigencia que en ella se haya pactado. Del mismo modo, EL PROVEEDOR conviene por este documento que quedan a salvo cualesquiera otros derechos de LA COMPAÑIA derivados del CONTRATO, que puedan permanecer vigentes después de la fecha de la firma del presente documento. EL PROVEEDOR declara y acepta asimismo, que LA COMPAÑIA nada queda a deberle por la ejecución de los Bienes a que se refiere el mencionado CONTRATO, ni por ningún otro concepto relacionado con el mismo. Igualmente, renuncia EL PROVEEDOR a cualquier acción que con motivo de la terminación del CONTRATO Nº: X-X-XXX-XX-XX-X-XXX / XXXXXXXXXX, pudiera tener en contra de LA COMPAÑIA.
Este Finiquito se extiende en dos (02) ejemplares de un mismo tenor y aun solo efecto y se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República Bolivariana de Venezuela.
En la ciudad de _________, a los ___ días del mes de ___________ de 20XX.
LA COMPAÑÍA
EL PROVEEDOR
______________________
XXXXXXX XXXXXXXXXXX
C.I. X- XX.XXX.XXX
___________________________
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX
C.I. X – XX.XXX.XXX
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RESUMEN DEL APORTE SOCIAL
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POR: APROBADO
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FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
RESUMEN DEL APORTE SOCIAL
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a) Llenar encabezado, número de contrato, nombre de la empresa, fecha.
b) Monto pagado: se tomara el monto indicado en la transacción ZMCO.
c) Monto a descontar por aporte social: de acuerdo al porcentaje de descuento se
calculara este valor.
d) Porcentaje a descontar: porcentaje señalado en el contrato para el aporte
social.
e) Monto pagado transacción Z9FSOC: monto total indicado en la transacción
Z9FSOC en la columna MONTO PEDIDOS COLOCADOS.
f) Monto descontado aporte social transacción Z9FSOC: monto total indicado en
la transacción Z9FSOC en la columna MONTO TOTAL APORTE SOCIAL.
g) Monto descontado de acuerdo al porcentaje: calcular el monto descontado de
acuerdo al porcentaje dado.
h) Diferencia entre el monto pagado ZMCO y el monto pagado query Z9FSOC:
se resta al monto pagado según la transacción Z9FSOC (e), al monto pagado
ZMCO (b),
i) Diferencia entre el monto a descontar y el monto descontado query Z9FSOC:
se restan al monto descontado query Z9FSOC (f), al monto a descontar por
aporte social (c).
j) Observaciones: indicar todas las desviaciones de los montos presentados, así
como también la justificación de las diferencias entre el monto pagado ZMCO
y el monto pagado query Z9FSOC y/o el monto a descontar y el descontado
query Z9FSOC. En el caso que hubiera diferencia esta deberá tramitarse a
través de un memo firmado por la Gerencia y los soportes que detallen la
diferencia al Departamento de Finanzas del área.
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FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
RESUMEN DEL APORTE SOCIAL
PAGINA:
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RESUMEN APORTE SOCIAL
CONTRATO:
EMPRESA: FECHA:
PORCENTAJE A DESCONTAR PORCENTAJE DESCONTADO QUERY
MONTO PAGADO ZMCO MONTO A DESCONTAR POR APORTE SOCIAL
MONTO PAGADO QUERY Z9FSOC MONTO DESCONTADO APORTE SOCIAL QUERY
Z9FSOC
DIFERENCIA ENTRE MONTO PAGADO ZMCO Y
EL MONTO PAGADO QUERY Z9FSOC
DIFERENCIA ENTRE MONTO A DESCONTAR Y EL
DESCONTADO QUERY Z9FSOC
OBSERVACIONES:
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FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO NOTIFICACIÓN DE CIERRE DE
CONTRATO
PAGINA:
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REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
0 Emisión original
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CODIGO:
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FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO NOTIFICACIÓN DE CIERRE DE
CONTRATO
PAGINA:
117
a) Completar los datos del contratista: nombre de la empresa, RIF,
representante legal.
b) Completar los datos del contrato: numero del contrato, monto otorgado.
c) Indicar razón por la cual finaliza la relación laboral: por culminación o
por terminación.
d) Indicar la puntuación de la Evaluación de Desempeño o de Actuación del
Contratista.
e) Convocar al representante legal a una reunión para notificar el cierre de
contrato y hacer entrega de la fianza de fiel cumplimiento.
f) Dejar registro de la notificación al proveedor en el expediente.
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FECHA:
INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO NOTIFICACIÓN DE CIERRE DE
CONTRATO
PAGINA:
118
NOTIFICACIÓN DE CIERRE DE CONTRATO
Lugar y fecha: ____________________ Señores: Nombre de la empresa RIF: Dirección
CONTRATO N° __________________________
La Gerencia Regional de Procura Centro, notifica que se procederá con el cierre administrativo y financiero del “DESCRIPCION DEL CONTRATO” , cuyo motivo es: (razón de la culminación o terminación), por lo que se requiere informar con relación a las deudas contractuales que tenga PDVSA con su representada y los soportes respectivos, en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles, destacando el hecho que de no consignar dichos documentos en el lapso establecido se entenderán cumplidas las obligaciones contractuales asumidas, de conformidad con los artículos 1.206 y 1.210 del Código Civil.
Por otra parte, se informa que su representada ha obtenido como resultado de la Evaluación de Desempeño o de Actuación Final del contrato, una calificación de _______________ puntos calificando como “__________”.
Agradecemos sirvan firmar esta carta y remitir a la atención de nombre del analista responsable, al correo electrónico: (correo electrónico de la analista responsable), adicionalmente enviar a la dirección de la Unidad de Convenios Región Centro, por cuanto forma parte del expediente del proceso de Contratación.
__________________________________ Gerencia
Empresa:
_________________________________
Nombre: __________________________
C.I.: _____________________________
Lugar y Fecha: _____________________
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FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
ENTREGA DE CAUCIÓN
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REV FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO ORIGINADO
POR: APROBADO
POR:
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FECHA: INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO
ENTREGA DE CAUCIÓN
PAGINA:
120
a) Completar lugar y fecha de la entrega de la fianza de fiel
cumplimiento.
b) Completar los datos del contratista: nombre de la empresa, RIF.
c) Completar la siguiente información: número de contrato, nombre
de la compañía aseguradora, número de fianza, monto.
d) Completar los datos de la persona autorizada para retirar la
fianza: nombre de la persona autorizada, numero de cedula,
cargo.
e) Adjuntar a la constancia de entrega de la fianza, autorización de
la empresa para retirar la fianza, indicando el nombre de la
persona autorizada, copia de la cedula o carnet de la empresa de
quien retira y copia de la fianza.
f) Entregar fianza original.
Importante: Las fianzas solo podrán ser entregadas una vez que
el contratista haya entregado a conformidad todos los pedidos,
así como el monto correspondiente al compromiso social
acordado
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ENTREGA DE CAUCIÓN
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121
Fecha:
Lugar y Fecha: ___________________________
ENTREGA DE CAUCIÓN
Por medio de la presente se hace constar la entrega de la fianza por Fiel Cumplimiento por concepto de caución del proceso de contratación: __________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
N° PROCESO NOMBRE BANCO o
SEGURO
N° FIANZA MONTO
Persona autorizada.
NOMBRE C.I.
EMPRESA FECHA FIRMA
122
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Se pudo evidenciar como resultado de la aplicación del instrumento sobre el
primer objetivo especifico de la investigación sobre el diagnóstico de la situación
actual de los contenidos de los expedientes de cierres administrativos de los contratos
de bienes, que el ochenta y seis por ciento (86%) de los analistas conocen la leyes
relacionadas al tema como la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento entre
otras y lineamientos relacionados a los cierres administrativos de contratos de bienes,
el setenta y un por ciento (71%) está de acuerdo que los manuales que existen al
respecto como el de Establecimiento y Administración de Contratos de bienes y el de
Evaluación de Proveedores no contienen un procedimiento sistemático y secuencial
para hacer los cálculos, por lo tanto el ochenta y seis por ciento (86%) indica que
presentan diferencias entre los expedientes administrativos de los contratos de bienes,
ya no contienen la misma información y cada analista usa variables diferentes para
obtener la evaluación de desempeño. Es importante señalar que aun cuando el setenta
y un por ciento (71%) conoce los pasos a seguir, solo el cincuenta y siete por ciento
(57%) dice conocer cómo debe presentarse los cierres ante la Comisión de
Contrataciones a pesar de no manejar los cierres siguiendo un manual o instructivo,
por lo que se deduce que cada analista hace su propio procedimiento para cumplir con
el cierre administrativo de contrato.
Con respecto al segundo objetivo especifico de la presente investigación de
determinar los aspectos normativos de los cierres administrativos de contratos de
bienes, los resultados mostraron que el cien por cien (100%) de los analistas son de la
opinión que un manual de normas y procedimientos para homologar los cierres
123
administrativos de contratos de bienes, facilitara el trabajo de los analistas y evitará
devoluciones de expedientes por no incluir los soportes correctos o por cálculos
ligeramente fundamentados por no estar normatizados como indica el ochenta y seis
por ciento (86%) de los encuestados que sucede, es por ello que el cien por cien
(100%) de los analistas son de la opinión que en el manual debe incluirse cómo
realizar el balanceo administrativo y financiero de un contrato, un instructivo con el
paso a paso de los cálculos para obtener el total promedio ponderado de la actuación
o desempeño del proveedor durante la vigencia del contrato. El cien por cien (100%)
también está de acuerdo que la aplicación de un manual de normas y procedimientos
ayudará a prevenir errores de cálculos en las evaluaciones y en el balance
administrativo y financiero del contrato homologando su contenido y así optimizar
las funciones de seguimiento y control en la Unidad de Convenios Región Centro
Para finalizar con el desarrollo del tercer objetivo específico que consiste en el
diseño de un manual de normas y procedimientos para homologar el contenido de los
cierres administrativos de los contratos de bienes en Bariven Unidad de Convenios de
la Región Centro, de manera general se puede concluir que actualmente no existe un
manual de normas y procedimientos que regule los contenidos de los expedientes de
cierres de contratos de bienes por lo que se diseño un manual apegado a la Ley de
Contrataciones Públicas y su Reglamento y Lineamiento para el cierre administrativo
de contratos de la Gerencia de Finanzas como base para diseñar el cómo realizar los
cierres y homologar los contenidos de los expedientes de cierres administrativos.
Tomando en consideración lo antes expuesto y considerando el objetivo general
de la presente investigación, se propone un manual de normas y procedimientos para
homologar el contenido de los expedientes de cierres administrativos de contratos de
bienes, el cual incluye sus respectivos instructivos donde indican las actividades que
deben ser cumplidas por cada uno de los partes involucradas y cómo deben realizarse
con la finalidad de mejorar el proceso existente, controlar las actividades relevantes,
124
permitir la evaluación de los resultados y facilitar el control interno, todo apegado a
las leyes y normativas vigentes relacionadas al tema.
RECOMENDACIONES
En base al análisis de los resultados presentados cuyo objetivo general es la
propuesta de un manual de normas y procedimientos para homologar los expedientes
de cierres administrativos de los contratos de bienes, se sugieren las siguientes
recomendaciones:
• Solicitar el apoyo de la Gerencia Regional Centro para lograr la
aprobación de esta propuesta.
• Divulgar la propuesta a los niveles administrativos correspondientes.
• Instruir a los administradores y analistas de contratos sobre las leyes y
reglamentos relacionados al tema.
• Hacer seguimiento del proceso de cierres administrativos y contenidos
de los expedientes.
125
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Arias, F. (2006) El Proyecto de Investigación. Editorial Episteme, Caracas, Venezuela.
Bariven, S.A. (2009) Manual de Procedimientos Operacionales. BRV-MO-CO-010-PR. Establecimiento y Administración de Contratos en el país. Caracas, Venezuela
Bariven, S.A. (2009) Manual de Procedimientos Operacionales. BRV-MO-CO-015-PR. Evaluación de proveedores nacionales. Caracas, Venezuela
Bariven, S.A. (2009) Manual de Procedimientos Operacionales. BRV-MO-CO-012-PR. Archivo de documentos generados en el proceso de compras. Caracas, Venezuela
Continolo, G. (1977) Dirección y Organización del trabajo. Deusto Ediciones. Bilbao. España.
Decanato de Postgrado y Extensión. Universidad Santa María. Normas Para La Elaboración, Presentación y Evaluación de los Trabajos Especiales de Grado.
Hernández, R. Fernández, C. y Baptista, P. (1997) Metodología de la Investigación. Editorial Mc Graw Hill, D.F., México
Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial Nª. 39.503, del 6 de Septiembre de 2010, Caracas, Venezuela
Palella, S. y Martins, F. (2006) Metodología de la Investigación Cuantitativa. Fedupel, Caracas, Venezuela.
PDVSA. (2007) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas. Guía Administrativa Elaboración de la Evaluación de Actuación o Desempeño del contratista. Caracas, Venezuela.
PDVSA. (2009) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas. Lineamientos para la Elaboración y Contenido del Expediente de Contratación DEF-GCC-09-048. Caracas, Venezuela
PDVSA. (2010) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas, Lineamientos para la Obtención de la Evaluación Final de Actuación o Desempeño del contratista o proveedor y su respectiva carga en el SNC. DEF-GCC-10-058. Caracas, Venezuela
126
PDVSA. (2010) Gerencia Corporativa de Contratación de la Dirección Ejecutiva de Finanzas. Lineamientos para los Cierres Administrativos de Contratos DEF-GCC-10-018. Caracas, Venezuela
Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial No. 39.181 del 19 de Mayo de 2009, Caracas, Venezuela.
Servicio Nacional de Contratista (2010). Instructivo para el Sistema de Evaluación de Desempeño del contratista por el Servicio Nacional de Contrataciones. Caracas, Venezuela.
Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2005) Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales, Reimpresión 2005, Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Caracas, Venezuela
Van Dalen (1974) Manual de técnica de la investigación educacional, Biblioteca del educador Contemporáneo, Buenos Aires, Argentina
127
ANEXO
128
CUADRO TECNICO METODOLOGICO
Objetivo General: Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la homologación de los contenidos de los
expedientes para el cierre Administrativo de Contratos de Bienes en la Unidad de Convenios Región Centro.
Objetivos Dimensión Indicadores Ítems Instrumento Fuente
Diagnosticar la situación actual con
relación a los contenidos de los
expedientes de cierres administrativos
de contratos de bienes de la Unidad de
Convenios de Bariven región centro.
Determinar los aspectos normativos
de los cierres administrativos
contratos de bienes en la unidad de
convenios de Bariven región centro.
Diseñar un manual de normas y
procedimientos que permita
homologar el contenido de los cierres
administrativos de los contratos de
bienes en la Unidad de Convenios de
Bariven región centro.
Situación actual de los expedientes de cierres administrativos de contratos de
bienes
Instrumentos legales y normativos que regulan los cierres administrativos.
Manual de normas y procedimientos que homologuen los contenidos de los expedientes de cierres administrativos de contratos de bienes en Bariven Centro
Situación actual. Características
Registro Control
Aplicabilidad
N/A
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16 17
Observación directa. Lista de Cotejo Cuestionario Cerrado conformado por nueve (09) preguntas. Cuestionario Cerrado conformado por ocho (08) preguntas. Este objetivo se cumplirá a través del diseño de la propuesta.
Siete (07) Analistas de Convenios pertenecientes a la Gerencia de Procura Centro Siete (07) Analistas de Convenios pertenecientes a la Gerencia de Procura Centro Documento basado en los resultados de los cuestionarios aplicados.
FUENTE: Escalante (2014)
129
ANEXO B
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS P ARA LA HOMOLOGACIÓN DE CIERRES ADMINISTRATIVOS DE
CONTRATOS DE BIENES EN LA UNIDAD DE CONVENIOS DE BA RIVEN REGION CENTRO
Objetivo: Proponer un procedimiento para los cierres administrativos de
contratos de bienes con la finalidad de homologar los criterios y las fuentes de
información para promover la mejora continua de los procesos, una toma de
decisiones más objetiva, facilitar la gestión y control en la Unidad de Convenios en
Bariven Región Centro.
Dirigido a: Analistas de Convenios de Bariven Región Centro.
INSTRUCCIONES
A continuación se presenta un instrumento, constituido por diecisiete (17)
preguntas, a las cuales usted responderá marcando con una equis (X), la alternativa de
su elección:
• Si. • No.
Lea cuidadosamente cada pregunta y responda según su criterio.
Por favor responda todas las preguntas, sus respuestas son importantes.
MUCHAS GRACIAS
UNIVERSITAS VALENTINA
A NIMA
ET
130
CUESTIONARIO
Nro. PREGUNTA SI
NO
1 ¿Conoce la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento así como los lineamientos emitidos por la Gerencia de Finanzas relacionados a los cierres administrativos de contratos?
2
¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-010-PR Establecimiento y Administración de Contratos describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse para presentar un cierre administrativo de contrato de bienes ante la Comisión de Contrataciones?
3
¿Considera que el Manual de Procedimientos Operacionales BRV-MO-CO-015-PR Evaluación de proveedores nacionales describe en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades para realizar la Evaluación de Desempeño o de Actuación a los proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes?
4 ¿Actualmente maneja los cierres administrativos de contratos de bienes siguiendo un manual de normas y procedimientos para ello?
5 ¿Ud. considera que todos los expedientes archivados de cierres administrativos de bienes contienen la misma información y en un mismo orden?
6 ¿Usted observa diferencias entre los expedientes de cierres administrativos llevados por los analistas de convenio de la misma área?
7 ¿Conoce los pasos a seguir para realizar un correcto cierre administrativo de contrato?
8 ¿Conoce como debe presentarse un expediente ante la Comisión de Contrataciones para el cierre administrativo de contrato?
9 ¿Todos los analistas de Convenios usan los mismos query con sus variables para ponderar la evaluación de desempeño o de actuación en los cierres administrativos de contratos?
10 ¿Cree que facilitaría el seguimiento y control de los expedientes administrativos al aplicar un modelo para homologar los contenidos de los mismos?
131
Nro. PREGUNTA SI
NO
11 ¿Considera que debe incluirse el balance del contrato detallado en los cierres administrativos de contratos de bienes?
12 ¿Se encuentran normalizados los cálculos para elaborar la Evaluación de Desempeño o de Actuación de proveedores para los cierres administrativos de contratos de bienes?
13 ¿Ud. cree que es importante que las Evaluaciones de Desempeño o de Actuación sean calculadas bajo unos mismos parámetros dentro de la unidad de convenios?
14 ¿Considera que debe incluirse un paso a paso de los cálculos para la evaluación de desempeño o de actuación del proveedor con la finalidad de homologar los mismos?
15 ¿Ud. Considera que con la aplicación de un manual de normas y procedimientos para los cierres administrativos de contratos de bienes ayudaría a prevenir o detectar errores e irregularidades?
16 ¿Ud. estaría de acuerdo en trabajar bajo las normas y procedimientos en un manual para los cierres administrativos de contratos de bienes?
17
¿Considera usted que con la creación de un Manual de Procedimientos del Proceso Administrativo de cierres de contratos de bienes, se lograría optimizar las funciones de seguimiento y control en la unidad de convenios región centro?
Cargo que desempeña: _______________________________________________
Fecha: _____________________________
132
ANEXO C
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
VALIDACION DEL INSTRUMENTO
Estimado Experto
Con la finalidad de recabar información para “Proponer un manual de normas y
procedimientos que permita la homologación de los contenidos de los expedientes
para el cierre Administrativo de contratos de bienes en la unidad de convenios región
centro”; la cual se inscribe en las líneas de investigación de la Universidad José
Antonio Páez. Se aplica un instrumento a los encuestados de la unidad objeto de
estudio contentivo de 17 ítems.
El mismo será de gran importancia en el desarrollo de la investigación que se
lleva a cabo en la Dirección General de Postgrado de la Universidad José Antonio
Páez para optar al título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas
Públicas.
El siguiente formato de validación describe su evaluación de acuerdo a los
siguientes aspectos; coherencia con los objetivos de la investigación, correspondencia
de los ítems con el propósito planteado, redacción de las instrucciones, presentación y
longitud.
Por su amplia experiencia y conocimiento, se requiere de su validación y/o
observación, para su posterior aplicación.
Gracias…
UNIVERSITAS VALENTINA
A NIMA
ET
133
FORMATO DE VALIDACIÓN
Investigación: “Proponer un manual de normas y procedimientos que permita la
homologación de los contenidos de los expedientes para el cierre Administrativo de
contratos de bienes en la Unidad de Convenios Región Centro”.
Ítems La relación de los
Ítems es clara Los Ítems tiene
coherencia interna El Ítems mide lo que
se pretende Aspectos
relacionados con los Ítems
SI NO SI NO SI NO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Aspectos generales SI NO Observaciones El Instrumento contiene instrucciones para su solicitud
El Numero de Ítems es Adecuado Los Ítems permiten el logro de los objetivos Los Ítems están presentados en forma lógica – secuencial El Nº de Ítems es suficiente para recoger la información, en caso de ser negativa su respuesta sugiera el ítems que falte
Observaciones: _______________________________________________
_____________________________________________________________ Validado por: _______________________
VALIDEZ No Aplica
Aplica