autor: hernán josé león acosta asesora: giovanna del valle ruiz menesini

UNIVERSIDAD YACAMBÚ Vicerrectorado de Estudios Virtuales

Diseño de un Sistema de Información Automatizado para el Control de Pago, Cuentas

Bancarias y Presupuestarias de la Dirección General de Administración, Finazas y Oficinas Regionales Electorales del Consejo Nacional Electoral

Autor: Hernán José León Acosta Asesora: Giovanna del Valle Ruiz Menesini

Trabajo Especial de Grado Presentado a la Universidad Yacambú como requisito parcial para optar al titulo de Gerencia Mención: Sistemas de Información


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Introducción.

CAPITULO I, Identificación del Problema.

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CAPITULO II, Marco Teórico.

CAPITULO III, Marco Metodológico.

CAPITULO IV, El Producto.


El C.N.E. es una institución que según lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999), es el organismo encargado de dirigir, organizar, coordinar y vigilar los procesos electorales, todo lo concerniente al registro electoral permanente y registro civil; donde se debe garantizar la pulcritud, honestidad y transparencia de los mismos. Basada en la aplicación y uso de la tecnología y la utilización de medios de comunicación social.

Como toda organización requiere de un mecanismo eficaz que la ayude aumentar el rendimiento de sus fondos provenientes de sus múltiples operaciones y reducir sus gastos; una buena administración en el registro de sus operaciones contables conducirá al uso racional de sus recursos económicos. En tal sentido, el propósito de esta investigación fue en establecer la viabilidad para el desarrollo de un sistema de información, para mejorar el control de pago, cuentas presupuestarias y bancarias. El nivel de la investigación estuvo enmarcado, principalmente, en el nivel de investigación de campo descriptiva, porque los datos se recolectaron en directamente de la realidad, además de la descripción, registro, análisis e interpretación de una situación actual. Este estudio se desarrollo en cuatro (IV) capítulos, en los cuales se hace referencia a lo de esta presentación.


1.1

1.2

1.3

1.1. Planteamiento del problema.

1.2. Objetivos de la Investigación.

1.3. Justificación e importancia de la Investigación.


La Dirección General de Administración y Finanzas del C.N.E. Garantizar la administración de los recursos financieros asignados al Organismo, así como las adquisiciones de los bienes, servicios, materiales y suministros que sean requeridos para el normal funcionamiento del mismo y asesorar en materia administrativa, financiera y presupuestaria al presidente y a las unidades administrativas.

En este sentido La Dirección General de Administración y Finanzas lleva un control de los pagos, cuentas bancarias y presupuestarias, con el fin de realizar estados de cuentas e informes que faciliten y garantice la toma de decisión oportuna.

Muchas de las Operaciones para alcanzar esos estados de cuentas e informes son hechos a mano. Lo cual causa retardo en la toma de decisiones ya que para ejecutar un proyecto se requiere justificación legal para asignarle un presupuesto.


Objetivo general.

Diseñar un sistema de información automatizado para el registro y control de pago de los servicios prestados por personas jurídicas y/o naturales, así como también el control de las cuentas bancarias y presupuestarias de la Dirección General de Administración, Finazas y Oficinas Regionales Electorales del Consejo Nacional Electoral.

Objetivos específicos.

• Diagnosticar las funciones operativas del sistema actual, para identificar el flujo de datos.• Establecer un nuevo modelo lógico, a fin de determinar los procesos de entradas y salidas, así como un nuevo modelo de datos que responda a los nuevos requerimientos de información.

• Elaborar un sistema de información con la herramienta de desarrollo de páginas Web en PHP, para el registro y control de pagos, cuentas bancarias y presupuestarias.


La importancia de la investigación radica en la ventaja de la incorporación de un sistema de información páginas Web, el cual permitió aplicar las herramientas que nos brinda el campo de la informática, a través del análisis de los procesos de cada Dirección y División. El diseño de una solución adecuada a las necesidades o requerimientos presentes en esta institución.


2.12.2

2.3

2.4

2.1. Antecedente de la Investigación.

2.3. Bases Teóricas de la Investigación.

2.2. Antecedente de la Organización.

2.4. Bases Legales.


El desarrollo del Marco Teórico del presente estudio comienza con la evaluación de las investigaciones que tienen relación con el proyecto:

Pérez y Prieto (1996), quienes dirigieron su investigación a un “Diseño de un Sistema Automatizado de Nómina para el control de pagos del personal activo, jubilado y pensionado del Ministerio de Energía y Minas”

Acosta; Belisario y Riera (1997), titulado “Diseño de un Sistema de Información Automatizado para optimizar los procesos del Departamento de Caja del Hospital General Doctor Israel Ranverez Balza, San Juan de los Morros, Estado Guarico”

Villa Alyan (1997) sobre el “Diseño de un Sistema de Información Automatizado de Control Fiscal y Presupuestario para la Dirección de Finanzas del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables (MARNR)”


El Consejo Nacional Electoral (CNE) es el ente rector del Poder Electoral, responsable de la transparencia de los procesos electorales y refrendarios; garantiza a los venezolanos la eficiente organización de todos los actos electorales que se realicen en el país y en particular, la claridad, equidad y credibilidad de estos procesos y sus resultados para elevar y sostener el prestigio de la institución electoral. Noble propósito para mantener vivo en los ciudadanos el afecto por la democracia, en cuanto al sistema más adecuado para una pacífica convivencia de nuestra sociedad.

El Consejo Nacional Electoral.


Estructura Organizativa.


Los Sistemas de Información: Constituyen una herramienta de trabajo importante para los usuarios en las organizaciones, ya que ayudan a facilitar sus tareas, para alcanzar los objetivos trazados por la alta gerencia.

La contabilidad: Es le lenguaje metodológico utilizado para comunicar las operaciones financieras de la empresa, las cuales al ser analizadas les permite controlarlas y tomar decisiones a fin de hacer planes para el futuro.

La programación orientada a objeto: Se basa en la idea natural de la existencia de un mundo lleno de objetos y que la resolución del problema se realiza en términos de objetos, un lenguaje se dice que está basado en objetos si soporta objetos como una característica fundamental del mismo.

PHP: Es un lenguaje de programación usado frecuentemente para la creación de contenido para sitios Web con los cuales se puede programar las páginas html.

MySql: Es un sistema de gestión de base de datos relacional, multihilo y multiusuario.

Diagrama de flujo de datos. El modelo funcional muestra que valores dependen de otros valores, las funciones que los relacionan. resultan útiles para mostrar dependencias funcionales. Las funciones se expresan de diferentes formas, incluyendo el lenguaje natural, las ecuaciones matemáticas y el pseudocódigos. Los diagrama de flujo de datos se corresponde con los diagrama de objeto.


Entre ellas encontramos:

Un punto importante para el presente estudio es el Basamento Legal, es decir, las normas y procedimientos establecidos por las Leyes del Estado.

Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE), esta oficina asigna y revisa las solicitudes de presupuesta de las instituciones publicas a nivel nacional las cuales deben cumplir con las normativas exigida por la misma.

La Contraloría Interna del Consejo Nacional Electoral. Garantiza que las normativas de la OCEPRE y la Contraloría General de la Replica se cumplan tanto en los procesos ante de aplicarlos y después de su aplicación dando así transparencia a la gestión administrativa del C.N.E.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Da sentido a la Contraloría General de la República es el órgano rector de los sistemas de control externos e internos de la Administración Pública, en ella se establecen las normativas para evaluar, orientar, coordinar y en caso necesario, prescribir los sistemas y normas de control del Presupuesto Nacional.


3.1. Tipo de Investigación. (Proyecto Factible).

3.3. Población. (166 )

3.2. Diseño de Investigación. (Campo, Descriptiva).

3.4. Muestra. (156 )

3.5. Técnica e Instrumentos de Recolección. (Observación Directa, Cuestionario, Entrevistas, observación documenta).

Factible, por ser una propuesta sostenida de un modelo de sistema de información y posible de realizar, orientado a resolver una situación o necesidad dentro del desarrollo de una Institución.

Campo porque los datos se recogen directamente de la realidad. Descriptiva porque comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de una situación actual.


4.1

4.2

4.3

4.4

4.1. Presentación y análisis de los resultados.

4.3. Definición de los requerimientos del nuevo sistema.

4.2. Análisis del sistema actual.

4.4. Propuesta del sistema.


RESULTADOS DE LA ENCUESTA

A.- Registro y control de pago.

B.- Actualización de las cuentas bancarias y presupuestarias.

CATEGORÍAS 156 = 100 %

Registro y control de pagos, presentó 36% a favor, contra un 64%, donde el personal considera que no existe un registro actualizado de las nóminas a pagar, además de no contar con sistema de información que le permita mantener actualizados todos lo pagos y procedimientos contables.

Actualización de las cuentas bancarias y presupuestarias, muestra un 47% a favor y un 53% en contra confirmando que debido a la falta de personal en las Oficinas Regionales Electorales, es la Dirección General de Administración, Finazas y Oficinas Regionales Electorales quien tiene que asumir la responsabilidad de administrar y controlar todos los ingresos y egresos


Se determinó que existen varios proceso administrativos que son ejecutado conjuntamente, como lo son el proceso de cuentas por pagar, control de cuentas presupuestarias y bancaria, control del personal administrativo y obrero.

La problemática del sistema actual es muy variada, entre ellos podemos mencionar, que todos y cada uno de los procesos son netamente manuales, cuentan con computadores los cuales son subutilizados y por ende se pierde mucha información, además de máquinas de escribir para realizar los cheques y las nóminas de pago.


El sistema deberá procesar la información ingresada a fin de cumplir con el objetivo básico.

El nuevo sistema debe suministrar el cheque y voucher de pago, relación de pagos, por período de tiempo o por tipo de pago,

Para el control del anticipo de presupuesto y bancos, el sistema se debe controlar la información sobre los gastos de cada partida y bancos,

Los datos de la relación de pagos deben ser almacenados para verificar en caso de alguna auditoria.


Información en tiempo real; En cuanto a el control de los recursos (dinero), le permite a el usuario llevar un seguimiento continuo de los movimientos contables de los ingresos y egresos de las partidas presupuestarias y la elaboración de informe de la situación financiera. Le permite a la institución estar en comunicación continua con otras dependencias del C.N.E., además de integrar al personal involucrarlo en la tarea de la utilización de un sistema de información.


En esta investigación se ha tratado de demostrar que los sistemas de información desde sus inicios ha ofrecido una gran cantidad de posibilidades y facilidades que le dan al usuario una gran variedad de opciones que los medios tradicionales no ofrecen.

No se ha pretendido de ninguna manera atacar a los medios tradicionales sino lo que se pretende es analizar, demostrar y resaltar las características que este nuevo medio tecnológico el cual ofrece en relación con la forma de controlar grandes volúmenes de información evitando el error humano.

Entre los resultados más importantes, el sistema fue desarrollado para eliminar la disparidad de la información que existe en la División de Contabilidad y de Habilitaduria, logrando una mayor eficiencia en los procesos del sistema, se evita la perdida de tiempo y disminuyen los errores, ofreciendo una mayor productividad por parte del personal que labora tanto en la División de Contabilidad como en la División de Habilitaduria.


El objetivo planteado con el desarrollo de un sistema de información para el control de pagos, cuentas bancarias y presupuestaria de la Dirección General de Administración, Finazas y Oficinas Regionales Electorales del Consejo Nacional Electoral, es el de optimizar y agilizar el proceso de los controles de pagos, gastos e ingresos de las cuentas presupuestarias, obteniendo el mayor beneficio tanto para el personal como para la institución.

El investigador recomienda llevar este estudio a la fase de prueba e implantación, en vista que el C.N.E. cuenta con los equipos necesarios que permitirá obtener la información oportuna y veraz.

Por ser un sistema de información que controla los pagos, es evidente que se necesita el estudio para el desarrollo de un sistema de información de nómina de personal, el cual complemente y agilicé mucho más la elaboración de los pagos.

autor: hernán josé león acosta asesora: giovanna del valle ruiz menesini

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