automatización del ingreso de facturas swets en aleph
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AUTOMATIZACION DEL INGRESO DE FACTURAS SWETS
EN ALEPH
Verónica Rodríguez
Jefe Suscripciones
Dpto. de Adquisiciones
Sistema de Bibliotecas
Séptima Reunión de Usuarios ExLibris Chile
Viña del Mar, 26 y 27 de julio
ANTECEDENTES
El Sistema de Bibliotecas de la UC a través del
Departamento de Adquisiciones realiza la adquisición
centralizada para las 9 bibliotecas de la Universidad,
en razón a:
• Compras por una vez
• Suscripciones
• Canje y donaciones
ANTECEDENTES
Suscripciones
• Al año 2011 se subscribió 2353 títulos que incluyen revistas en sus diversos formatos, bases de datos y paquetes de revistas electrónicas. No se considera en esta cifra los paquetes suscritos a través de los Consorcios Cincel y Alerta.
• De este total de 2353 títulos, 1447 se suscribió a través del proveedor Swets, que envía facturación única, y corresponden al 62% respecto del total de los títulos suscritos.
CRONOLOGIA MANEJO FACTURAS
PROVEEDOR SWETS
Antes del 2002
• Manejo manual de la documentación: facturas
• Módulo de adquisiciones no implementado en Aleph
2002-2005
• Implementación de módulo de adquisiciones en Aleph
• Carga semiautomática realizada por la Dirección de Informática de la UC, de facturas del proveedor Swets
2006-2008
• Ingreso manual de las facturas Swets al módulo de adquisiciones en Aleph
2009
• En el año 2009 se solicitó carga de la información de las facturas Swets a la Dirección de informática, solicitud no cursada
2010- • Implementación aplicación Facturas Swets: solución automatizada
Facturas ingresadas
Si
No
PROCESO MANUAL
Recepción de Facturas
Búsqueda en Aleph y/o listado impreso de número de Orden de Compra
Ingreso de Factura en BD
Aleph
Asignación de número de OC a cada título facturado
Revisión aleatoria de Facturas ingresadas
Corrección de datos
Envío de Facturas
Swets
Solicitud de Facturas
Datos correctos
ESCENARIO
Necesidad
Problema
Solución
Ingreso de las facturas del Agente Swets
a la base de datos Aleph en forma
automatizada.
Principal: Tiempo que se destina a esta labor:
dedicación exclusiva
Secundarios: errores en el ingreso manual de
datos no detectados en forma inmediata.
Aplicación para el ingreso automatizado
de las facturas Swets desarrollada por
Dirección de Informática UC
BUSCANDO LA SOLUCION
El año 2010 se sostuvieron reuniones de trabajo con la Dirección de Informática de la UC, en ellas se revisaron:
También se especificó cómo se asociaba manualmente el
presupuesto de los respectivos fondos o compromisos a la factura
Swets
Documento: “Requerimiento traspaso de datos factura definitivas
Swets a módulo de adquisiciones Aleph”
Documento: “Pauta de verificación de datos”, el cual incluía: Datos a verificar en la cabecera de la factura
Datos a verificar en las líneas de ítem de la factura
Datos a verificar de la orden de compra
Datos a verificar del presupuesto
REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH
El proveedor envía los
datos de la factura
Swets en una planilla
Excel, la cual contiene
entre otra información
Código de Proveedor
Numero factura
Estado
Tipo
Fecha de Recepción
Débito / Crédito
Fecha de Factura
Titulo
Referencia Swets
Susc. desde
Volumen cargado desde
Numero desde
Suplemento desde
hasta
Volumen cargado hasta
Numero hasta
Suplemento hasta
Moneda
Cantidad neta
Tipo de cambio
Costo Local
REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH
Para efectuar el traspaso de
estos datos se debe:
1. Crear la factura general
para cada número de factura
diferente en planilla Swets.
Esta información se repite en
cada línea de ítems de una
factura.
Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de
Factura
Campo equivalente Aleph
Código de Proveedor Código de Proveedor Z77-VENDOR-CODE
Numero Factura Numero de Factura Z77-ORIG-INVOICE-
NUMBER
Tipo Tipo Z77-I-TYPE
Estado Estado Z77-I-STATUS
Moneda Moneda Z77-I-CURRENCY
Cantidad Neta Cantidad Neta (suma del total
de las líneas que tienen el
mismo número de factura)
Z77-I-NET-AMOUNT
Cantidad Neta Total (suma del total de las
líneas que tienen el mismo
número de factura)
Z77-I-TOTAL-AMOUNT
Fecha de Factura Fecha de Factura Z77-I-DATE
Fecha de recepción Fecha de Recepción Z77-I-REC-DATE
Crédito / Débito D Z77-CREDIT-DEBIT
Costo Local Costo Local (tipo de cambio x
cantidad total)
Z77-P-AMOUNT
Tipo de cambio Tipo de cambio Z77-I-CURRENCY-RATIO
2. Agregar a la factura
general los ítemes cobrados
en cada una de ellas, para
esto hay que ubicar las
órdenes Tipo S y O (Z68-
ORDER-TYPE) equivalentes
con fecha de apertura de la
OC y comparando los
siguientes datos:
Z68-VENDOR-REFEREN-NO (Referencia, Swets Referencia)
Z68-VENDOR-CODE (Proveedor, debe ser igual a Swets)
Z68-NO-UNITS (Número de Unidades=1)
3. Una vez ubicadas las órdenes de compra (OC) correspondientes hay que vaciar los siguientes datos:
REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH
Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de Factura Campo equivalente Aleph
No. de orden 03 Z75-DOC-NUMBER
Cod. Proveedor=SWETS 03 Z75-VENDOR-CODE
Precio Total Cantidad Neta 02 Z75-I-NET-AMOUNT
Precio Total Total 02 Z75-I-TOTAL-AMOUNT
*Separados con guion si tienen ambos datos,
Ej. Susc. desde – hasta=01/01/2009 31/12/2009
Volumen cargado desde – Volumen cargado hasta =v.82-84
(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío)
Numero desde – número hasta=n.198-203
(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío)
Suplemento desde- Suplemento hasta=supl.6-7
(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío)
*Separados por espacio si tienen más de un dato,
Ej. v.189 n.1-2 Supl.6-7
Nota
02 Z75-I-NOTE
Tick en Estado de Factura
“Completa”=C
02 Z68-INVOICE-STATUS
Marcar “Débito”=D 02 Z75-I-CREDIT-DEBIT
No. de Factura 03 Z75-INVOICE-NUMBER
Moneda Moneda=US$
Inicio del cargo Susc. desde 02 Z75-I-DATE-FROM
Final del cargo hasta 02 Z75-I-DATE-TO
PAUTA DE VERIFICACION
1.- DATOS A VERIFICAR EN LA CABECERA DE LA FACTURA
Debe quedar en CERO (0)
Embarque Gastos generales Seguro Descuento Porcentaje IVA IVA
Tipo = REG
Estado = REG
Moneda = US$
Tipo de cambio = información contenida en la planilla
Débito = debe estar marcado con un punto
Número de factura
= tomar número
de factura planilla
Excel
Código de
proveedor =
Swets
Debe quedar en BLANCO
Refer. a factura Receptor IVA IVA por línea de ítem Porcentaje IVA IVA Nota
Cantidad Neta = Verificar suma líneas con Planillas Cantidad Neta total = Verificar suma líneas con Planillas Total = Cantidad Neta Total IVA incluido = Total
Fecha de factura = tomar
fecha factura planilla Excel
Fecha de recepción =
tomar fecha planilla Excel
PAUTA DE VERIFICACION
2.- DATOS A VERIFICAR EN LAS LINEAS DE ITEM
Código de
proveedor =
Swets
Cantidad neta =
valor de la línea
de cada factura
Total = cantidad
neta
Total IVA incluido
= Total
Cantidad local =
cantidad neta x
tipo de cambio
Debe quedar en
CERO (0)
Cantidad adicional
Porcentaje IVA
IVA
Debe quedar en
BLANCO
Código de objeto
Número de factura = número de factura de cabecera
Número de unidades = 1 Débito = Debe estar marcado con un punto Verificar fecha traslapada = debe estar con un ticket √ Nota = Debe indicar periodo cobrado, verificar la planilla Excel
PAUTA DE VERIFICACION
3.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA
Estado de factura “Completa” = debe estar tickeada √
PAUTA DE VERIFICACION
4.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA
Balance En la mayoría de los títulos el presupuesto involucrado será REV EXT, antes de hacer la carga de la factura se debe imprimir el balance.
Posterior a la carga variará: Compromisos = Disminuirá Facturas sin pagar = Aumentarán Balance actual = variará (total asignado: facturas sin pagar, facturas pagadas) Balance libre = variará (total asignado – compromisos – facturas sin pagar – facturas pagadas)
PAUTA DE VERIFICACION
5.- COMO ASOCIAR PRESUPUESTOS A FACTURAS SWETS Cada Orden de Compra tiene un presupuesto comprometido, a este mismo presupuesto hay que cargar los montos asignados a cada Orden de Compra en la factura. La Tabla involucrada es la Z601, en la cual podemos indicar que en algunos campos debe ir: Z601-BUDGET-NUMBER = Presupuesto comprometido a la orden de compra Z601-VENDOR-CODE = Swets Z601-INVOICE-NUMBER = Número de factura Swets que corresponda Z601-TYPE = Inv Z601-CREDIT-DEBIT = D Z601-CURRENCY = US$ Z601-CURRENCY RATIO = mismo tipo de cambio especificado para la factura
PAUTA DE VERIFICACION
6.- TRANSACCIONES
Orden = Número de la orden de compra pagada Factura = Código del proveedor/número de factura Moneda = US$
Cant. Local = Total de la línea de ítem de la factura C/D = D Pagado = N
Transacciones Deben aparecer las órdenes incluidas en las facturas cargadas, indicando en: Tipo = INV
Fecha = Día en que se efectuó la carga al presupuesto
BUSCANDO LA SOLUCION
Para el desarrollo de una aplicación era necesario encontrar el punto de unión
entre la información contenida en las facturas Swets y la contenida en nuestra
base de datos, lo que resultó en:
A su vez, se hace necesario chequear y validar los siguientes datos:
• Proveedor
• Tipo de OC
• Fecha de proceso
número de suscripción referencia proveedor
SOLUCION Especificación técnica de la solución: Implementación
TABLAS DE PASO
FACTURA_ALEPH, la cual contiene toda
la información de la planilla Excel que es
tomada como entrada
LOG_ERROR_SWETS, la cual contiene
los errores del proceso
Procedimiento sp_carga_factura_swets, cuyo objetivo es actualizar las tablas
Z601, Z75, Z68 y Z77 del sistema Aleph, con la información contenida en la planilla
Excel actualizada por el usuario.
INTERFAZ
Implementada en la aplicación
Cliente/Servidor “Power builder” cuyo
objetivo es leer la planilla Excel y
transportar los datos a la tabla de paso
FACTURA_ALEPH
Diagrama Flujo
Aplicación Facturas Swets
Archivo excel
Entrada
Facturas Swets
Proceso Facturas
Swets
Tabla
Facturas_swets
Proceso Carga
Tabla Z77
(Cabecera)
Existe
Error existe
registro en tabla
Z77
Proceso Actualizar
Tabla Z75
(Detalle)
Proceso Actualizar
Tabla Z68 (Orden
de compra)
Proceso Actualizar
Tabla Z601
(Compromiso)
Informe Errores Informe Errores Informe Errores
Existen Errores Existen Errores Existen Errores
Actualiza Tabla
Z68
Actualiza Tabla
Z75
Actualiza Tabla
Z601
Ingreso
Parámetros
© Carlos Saldaña, Analista Sistemas
Dirección Informática - PUC
REQUISITOS DE LA CARGA O
EJECUCIÓN DEL PROCESO
• Preparación del archivo Excel con la información de la
Facturas Swets enviada por el proveedor Swets
• Solicitud a la Dirección de Informática de Respaldo de las
Tablas Z77, Z75, Z68 y Z601
• Solicitud de desconexión a todos los usuarios del Módulo de
Adquisiciones
Facturas ingresadas
Envío de Facturas
No
Si
No
Si
Recepción de Facturas
Revisión y Preparación archivo Excel
Carga masiva
facturas Swets
Archivo factura periodo
formato csv
Swets
Solicitud de Facturas
Cobro Periodo Actual
Ingreso Manual (cobros periodos
anteriores y créditos)
¿Carga completa?
Revisión aleatoria de
Facturas ingresadas
Archivos: Salida de líneas con errores
(Revisión y carga manual)
Corrección
Manual
PROCESO AUTOMATIZADO
RESULTADOS
Tipo de Errores:
No existe el numero de suscripción o referencia Swets en BD Aleph
Numero de suscripción o referencia Swets no actualizado
Existe 1 o más OC con igual numero de referencia
CONCLUSIONES
• Autonomía en el proceso de ingreso de facturas Swets al Aleph
(control total del proceso en el Departamento de Adquisiciones
del Sibuc)
• Ahorro de tiempo, menos horas hombre requeridas (1 Persona)
Proceso manual: 6 semanas
Proceso automatizado: 1 día
• Minimiza errores en el ingreso de los datos
Gracias!