“AUTOMATIZACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION EN MILPO”

PREPARADO POR: ING. JUAN LUCERO FERNANDEZ ING. MIGUEL NAVARRO NEYRA

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I. RESUMEN

Milpo es una empresa de la mediana minería con una capacidad de tratamiento de 3000 TMD, se encuentra ubicada en Cerro de Pasco y está completamente mecanizada con Equipo Trackless (Jumbos, scoops, volquetes) Las empresas mineras como consecuencia de factores externos e internos requieren ser más eficaces y eficientes, mediante la implementación de nuevas tecnologías y la informática. Milpo no es ajena a estas mejoras más aún teniendo en cuenta que cada día disminuyen mas los costos de hardware, lo que nos debe permitir que el control de operaciones sea más minucioso, automatizado y oportuno. En Milpo desde 1994, se viene implementando una serie de estrategias en sistemas y comunicaciones centrado en los siguientes aspectos: • • • •

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Arquitectura Cliente / Servidor. Instalación de Redes y Estandarización de las estaciones de trabajo. Crecimiento gradual del equipamiento necesario. Interconexión de las redes Lima – Mina.

Esto nos ha permitido la determinación de los costos operativos mediante la toma de datos importantes de los sistemas operativos (Mina, Planta, Mantenimiento, Geología, etc.) conjugando con los datos económicos obtenidos de los sistemas administrativos (Logístico, Planillas, Contabilidad, etc.) Los principales logros son:

Implementación del Planeamiento de metas físicas y su respectivo control y seguimiento. Control integral de las operaciones realizadas en la Mina y Planta Concentradora. Identificación y determinación de los principales indicadores de productividad para su control y definición de estándares por el uso de nuevas tecnologías. Determinación de los Costos Operativos en $/Tonelada. En el caso de mina determinación de costos por Tajeo. Así como la determinación de los costos por actividades por ejemplo: Perforación $/Metro Perforado, Limpieza $/Mineral Movido, etc.

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II. SISTEMAS OPERATIVOS Los sistemas operativos están agrupados en un sistema integral Sistema de Gestión Operativa (SGO), el cual es una herramienta que permite controlar las

operaciones del proceso productivo de una Mina, así como generar información

técnica para realizar una aproximación a los costos operativos.

A. PRINCIPALES PROCESOS AUTOMATIZADOS El Sistema de Gestión Operativa (SGO) a la fecha tiene implementados

los siguientes módulos:

1. Módulo de Planeamiento

2. Módulo de Minado

3. Módulo de Planta Concentradora

4. Módulo de Servicios

5. Módulo de Laboratorio Químico-Metalúrgico

6. Módulo de Geología - Ingeniería

7. Módulo de Sistema de Información Gerencial (SIG)

1. Módulo de Planeamiento Objetivo Módulo que permite formular y llevar un control de las Metas físicas

Programadas.

Principales Procesos

• Formulación del Plan de Metas Físicas de Exploraciones, Desarrollos

Preparaciones, Mina, Planta. Aprobación y ajustes a los Planes de

Metas Físicas.

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2. Módulo de Minado Objetivo Control de las operaciones de Minado Subterráneo, que comprende:

Desarrollos, Preparaciones, Explotación (ciclo de minado) y Transporte.

Principales Procesos

• Control de Labores realizadas en la Mina (Tajeos, Galerías,

Chimeneas, Rampas, etc.)

• Control de Equipos Trackless y Estacionarios, así como de sus

componentes (Jumbos, Volquetes, Scoops, Locomotoras,

Rompebancos, Winche, etc.).

• Control de Ciclo de Minado – Perforación, Voladura, Sostenimiento,

Limpieza-Extracción, Relleno (Hidráulico, Detrítico).

Fig. 1 Pantalla de Reporte Estándar, Reporte diario de extracción de Mineral

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3. Módulo de Planta Concentradora Objetivo Control de las Operaciones del proceso de Concentración, lo cual

comprende: Chancado (Primario, Secundario, Terciario), Molienda,

Flotación, Filtrado y Despacho de Concentrados.

Principales Procesos

• Control de Chancado

• Control de Molienda

• Control de Flotación – PH, Dosificación de Reactivos, etc. –

• Control de Filtrado

• Control de Productos - Concentrado Plomo, Zinc y Relave –

• Balances Metalúrgicos Calculados y Reales

Fig. 2 Pantalla de Reporte Estándar, Reporte diario de Operación de Planta Concentradora

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4. Módulo de Servicios Objetivo Facilitar la administración de los servicios brindados por terceros desde

la formulación de contratos hasta la valorización de los trabajos

realizados y su generación de asientos contables.

Principales Procesos

• Formulación de Contrato

• Formulación de Orden de Trabajo

• Seguimiento de Ordenes de Trabajo

• Valorización de Contratistas

• Generación automática de Asientos Contables

Fig. 3 Ventana de Proceso: Valorización de un Contratista

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5. Módulo de Laboratorio Químico Metalúrgico Objetivo Controlar la calidad de las muestras tomadas de los procesos de

Minado, Concentración y despachos de concentrados.

Principales Procesos

• Recepción y registro de Muestras

• Preparación de Muestras – Cálculo Humedades, Granulometría –

• Análisis Químico de Muestras por diversos métodos: Vía Clásica

(Volumétrica, Seca), Instrumental (Absorción Atómica).

• Emisión de Resultados a las diversas áreas: Geología, Medio

Ambiente, Planta Concentradora (Balances Metalúrgicos), Comercial

(Calidad de Despachos – Integrado en forma automática con el

Sistema Comercial).

Fig. 4 Ventana de Proceso: Registro y Transferencia de las leyes de Despachos de

Concentrados al Sistema Comercial.

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6. Módulo de Geología e Ingeniería Objetivo Control de las Mediciones de Avances de los proyectos de Mina y de

Terceros, así como el control de los Mapeos de Exploraciones

superficiales y Subterráneas que se integran a un Software

especializado de Planeamiento de Minado ( Mine Sight / acQuire con

soporte de Base de Datos)

Principales Procesos

• Control de Exploraciones Superficiales y Subterráneas.

• Cubicación y Reservas por Concesiones y Titulares.

• Registro y Control de avances de Labores Mineras ( Galerías,

Chimeneas, Rampas, etc)

7. Módulo de Sistema de Información Gerencial Objetivo Consolidar información importante para la gerencia, de manera que bajo

el esquema de drill-down permita revisar el detalle de la información

Principales Procesos

• Informe de Producción Mina.

• Informe de Equipos Trackless.

• Informe de Producción Planta.

• Informe de Avances de Desarrollos y Preparaciones.

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I. SISTEMAS DE GESTION

1. Sistema de Presupuestos

Se entiende que todo presupuesto debe ser una herramienta de gestión, teniendo en cuenta que para su elaboración se prevé todos los factores técnicos y económicos que se requieren para la ejecución de un programa.

El presupuesto debería prever el futuro de un ejercicio de gestión involucrando metas, recursos y capital, mientras que la GESTION es el monitoreo de la ejecución presupuestal.

De no contar con un buen sistema de costos y presupuestos se corre el riesgo de que el control presupuestal analice únicamente las grandes desviaciones y el análisis profundo quede en el vacío.

En una buena gestión se debe conseguir que el control presupuestal sea dinámico, correlacionando todos los factores (costos, metas, ratios, precios, etc.), sea una herramienta que pueda ser empleado a cualquier nivel de responsabilidad, que sea oportuno en el diagnostico de tendencias tanto en costo como en cumplimiento de metas, que sea retroalimentativo, es decir que debe haber un mejoramiento continuo de los índices y por ende de los procesos, lográndose acercarse a lo presupuestado.

La automatización del control presupuestal ha permitido lograr estos objetivos combinando la información económica con información técnica, complementando el sistema de gestión desde el punto de vista operativo.

Para la elaboración de los presupuestos es preciso contar con un plan de cuentas orientado a procesos, todo presupuesto consta de 3 etapas: formulación, proceso presupuestal y control presupuestal. • Formulación

Teniendo la disponibilidad de reservas se cuenta con un programa para formulación de programa de producción mina a diferentes horizontes temporales y su respectivo cálculo metalúrgico.

Para cada plan de producción se hace la respectiva Asignación de Recursos (PCN´s de: Suministros, Tareas, equipos) los cuales finalmente son costeados.

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Para cada proceso, centro de costo u objeto de costo la asignación de recursos tiene su propia metodología, esto quiere decir que el responsable de la presupuestación de cada área debe analizar y encontrar el criterio idóneo de asignación y el programa permite contemplar opciones para cada una de las particularidades.

Se debe tener en cuenta que para esta etapa se debe contar con formatos definidos y exportables a base de datos para posteriormente poder hacer una consolidación.

Fig. 5 Reporte de Generadores de Costos

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• Proceso Presupuestal Ingresos: Cubicación de reservas, Ratios y estándares Técnicos, Consumo histórico de suministros, Contratos de ejecución de obras por terceros, Planillas, Sistemas de bonos de obreros y Staff Estándar Laboral Salidas: Alternativas de Plan de Producción Mina, Alternativas de Plan de Tratamiento Planta, Avances (Exploraciones, Desarrollos y Preparaciones), Sondajes (DDH, DTH, Long Hole), Presupuesto calendarizado de necesidades (PCN), Unidades de obra de principales recursos (Energía, Horas de Equipo, Pies perforados), Costos en los mismos formatos que emite el Módulo Costos y Evaluación Económica.

• Control Presupuestal

En esta opción básicamente se contrasta en formatos estándar y personalizados, según requerimientos específicos, lo previsto en el presupuesto con lo real, en frecuencias factibles para cada caso (Producción mina: diaria; Tratamiento planta: diaria; avances: semanal, etc.) según la información disponible y la importancia de impacto en las metas previstas. Esto se realiza en cascada desde todo punto de vista: Económico, consumos, metas, eficiencias, precios, áreas de responsabilidad, centro de costos, generadores de costo relevantes, etc. Cabe mencionar que el plan anual se irá modificando según las circunstancias del cumplimiento de factores intrínsecos (leyes, preparaciones, desciclamientos, disponibilidad de equipo, etc.) y en la opción Formulación sé reformula inmediatamente en todos los aspectos.

Fig. 6 Costos Unitarios en $ / Toneladas por cuentas al nivel 2

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2. Costos Sus alcances son:

• Conjugar información técnica (operativa) y contable (costos) con la finalidad de formular reportes de interés operativo

• Análisis mecanizados de costos específicos (costos ABC, Procesos, Etc.)

• Identificación y análisis en cascada de los mayores generadores de costos.

• Emisión personalizada de reportes, de acuerdo a requerimiento de usuarios

• Costos referenciales del proceso de operación diaria. Para lograr estos objetivos se tiene que pasar por 3 etapas:

• Procesamiento de la información

La información técnica proveniente de diversas áreas se consolida en una misma tabla y se procesa debidamente como drivers de distribución de costos. La estructura del plan contable de Milpo nos ha hecho preparar los siguientes tipos de distribución: • Drivers de distribución de la subcuenta 907 a su respectivo

proceso. • Drivers de distribución del costo del área de Servicios (93) a

sus respectivos centros de costos y anexos

Fig. 7 Análisis de Costos Unitarios por Cuenta y Naturaleza de Gasto

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• Análisis de costos En base a la data de costos distribuida se emiten reportes o se hacen consultas en pantalla en formatos de utilidad operativa tal como, por ejemplo, Costo horario de un Equipo en particular, con tipos de gastos igualmente descriptivos al gestor operativo (En este caso: Suministros: Llantas, Lubricantes, Repuestos). Terceros: Mantenimiento, Reparaciones. Energía, etc. por hora ó por tonelada, (de acuerdo a requerimiento) Se obtienen costos referenciales con la identificación dinámica de los mayores generadores de costos a un 95% ya sea por naturaleza de gasto, por área de responsabilidad, por centro de costo o por unidad de obra de un determinado proceso y esto permite hacer una estimación y seguimiento del costo de un proceso en ejecución. Será de suma utilidad porque nos permitirá monitorear los costos evitando desviaciones perniciosas importantes.

• Simulaciones

Esta fase es muy importante porque nos permite prever que sucederá cambiando una o varias variables de un proceso y se podrá tomar una decisión acertada. Ingresos:

• Costos (Sistema Financiero) • Suministros valorizados (Sistema Logístico) • Valorizaciones de terceros, Mina, Planta y otros • Unidades de Obra de mina vía sistema SGOM • Unidades de Obra de mantenimiento

Salidas:

• Costo unitario por Actividades • Costos unitarios por tajos • Costos fijos y Variables (Análisis punto de equilibrio,

Cutt off.) • Costos unitarios de Procesos (referido a su respectiva

unidad de obra) • Costos por área de responsabilidad

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Fig. 8 Análisis del Costo de Equipos

II. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES • Control detallado de las Operaciones, Mediante la automatización del

procesamiento de la información en los Sistemas Operativos se lleva un control detallado de los parámetros técnicos del área. Por ejemplo en Mina tenemos: Horas de Equipos, metros perforados, voladura de tajeos (factor potencia), horas de relleno hidráulico, Movimiento de Materiales (desmonte y mineral), etc.

• Sistemas Operativos como base para obtener costos operativos. La

automatización de los sistemas operativos nos permite obtener datos técnicos importantes para la distribución de los costos mediante la integración de la información financiera contable. Por ejemplo: Horas de Relleno por tajeo para distribuir los costos de Relleno hidráulico, Horas de Jumbos para distribuir el costo de Perforación, etc.

• Formulación y Control Presupuestal. Mediante un Sistema que sirve de

herramienta para el Planeamiento de Metas Físicas así como información logística sobre los suministros de mayores generadores de costos (80-20), nos permite formular en forma más precisa nuestro presupuesto así como su respectivo control desde los Sistemas Operativos.

• Control de Servicios de Terceros, La información generada por los

terceros de los Sistemas Operativos mediante la implementación de las Ordenes de Trabajo, permite llevar un control más detallado programando las cantidades de unidades de obra a realizarse, esto está integrado a un Sistema de Control de Terceros. Mediante este sistema valorizamos los avances de los terceros así como la generación automática de los asientos contables transferidos en forma automática, evitando así la doble digitación en el área contable.

• Sistemas Integrados, Se cuenta con la infraestructura adecuada

(Hardware y Software) mediante el cual se centraliza la información e integra todos los módulos y los datos para generar información importante para la Gestión en las Operaciones. Esto se logra con un Sistema de Información Gerencial (SIG) el cual muestra información resumida del tipo Data Mining para un nivel detallado de análisis (explotar información)

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