auditorias internas

AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Código: GSPR0406 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Página 1 de 10

1 OBJETO

Establecer los parámetros para la ejecución de las auditorias internas, las cuales permiten investigar, verificar y generar compromisos en la implementación eficaz del Sistema de Gestión Integral, garantizando el mejoramiento continuo, el hallazgo de no conformidades y el cumplimiento de la normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÒN

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del Sistema de Gestión Integral y comprende desde la planeación de las auditorias internas de Gestión Integral hasta la recolección de los registros generados durante las mismas.

3 RESPONSABLE

El responsable de ejecutar este procedimiento es el Coordinador de Calidad, Asistente HSE, Director HSE con el apoyo del grupo de auditores internos en Calidad de Biocombustibles S.A y Los Auditores Internos en Sistemas de Gestión Ambiental y S&SO contratistas.

4 CONDICIONES GENERALES � Las auditorías se realizan completamente al Sistema de Gestión Integral mínimo una

vez al año. � Las auditorias internas de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) y de Seguridad

Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), serán realizadas por Auditor (es) Interno (s) contratados directamente o suministrados por la Empresa de Consultoría a la cual se encuentre prestando sus Servicios a Biocombustibles S.A.

� El proceso de Auditoría interna se puede realizar de manera Integral, verificando la implementación y mejoras de los tres Sistemas de Gestión o realizando su evaluación por separado.

� La auditoria debe tener profesionalidad, confianza, integridad, confidencialidad y discreción.

� Se debe informar con veracidad y exactitud los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria.

� Se auditara todos los procesos establecidos en el mapa de procesos. � Se establecerán fechas de auditoria según Cronograma de Auditorias (FOGS008). � La auditoria será coordinada por el Coordinador de Calidad, el asistente HSE y el

Director HSE � Los auditores no deben auditar su propio trabajo. � Los auditores deben leer los procedimientos u otros documentos correspondientes al

proceso auditar. � Se deben revisar registros en los procesos auditados. � Los auditores entregarán su informe a cada responsable de proceso a más tardar 5

días después de ejecutada la auditoria. � El diligenciamiento Acciones correctivas y preventivas (FOGS005) se realizará

durante los 10 días hábiles después de entregado el informe de auditoria. � Se realizara una reunión de apertura en la cual participan los responsables del

proceso y el grupo de auditores y se presenta en el cronograma de auditorias.



Cuando se realice una auditoria debe diligenciarse la Hoja de Verificación (FOGS009) con el fin de dejar evidencia de los hallazgos.

� Cada auditor debe establecer la fecha en la cual realizara seguimiento al proceso auditado para verificar levantamiento de no conformidades.

� Terminadas las auditorias se realizara una reunión de cierre para dar a conocer los resultados del ciclo de auditorias realizado, en esta deberán participar los responsables de proceso y el equipo auditor.

� Cada auditor entregara el Informe de Auditoria interna (FOGS010) de su proceso, al Coordinador de Calidad y/o Asistente HSE, Director de HSE quien debe elaborar el Informe de Auditoria Final y entregarlo a Gerencia General y/o Representante de la Dirección del Sistema Auditado, este constituye una de las entradas para el desarrollo del Informe de Revisión Gerencial (FOGG002).

� Los criterios para la auditoría son los contemplados en los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 y los documentos respectivos de cada proceso contemplados en el SGI.

5 DESARROLLO

5.1 RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR DE CALIDAD, ASISTENTE HSE Y DIRECTOR HSE � Preparar un plan de auditoria basado en el Cronograma de Auditorias (FOGS008) � Ayudar en la selección del grupo de auditores. � Comunicar el programa unificado a los involucrados al comienzo del año y a

intervalos regulares. � Representación del equipo auditor con la Gerencia General. � Preparar y entregar el informe de auditoria (FOGS010). � Llevar la dirección de las actividades de seguimiento. � Tratar la información con la discreción debida (confidencialidad). � Verificar la efectividad de las acciones tomadas.

5.2 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

� Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoria. � Planear y realizar efectivamente las actividades asignadas. � Reportar los resultados de la auditoria (documentar el 100% de los hallazgos) � Cooperación y soporte al Coordinador de Calidad, Asistente HSE y Director HSE. � Seguir el presente procedimiento y cumplir con el cronograma de auditoría

establecido. � Revisar la documentación existente para determinar su grado de adecuación.

5.3 DEL AUDITADO

� Asistir a las reuniones y entrevistas planeadas � Colaborar con el equipo de auditores permitiendo el acceso de los participantes

del equipo, y proporcionando toda la información que el auditor solicite � Proporcionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las auditorias � Determinar las causas de las no conformidades e implementar las acciones

correctivas necesarias para evitar su repetición.



5.4 DEL EQUIPO AUDITOR

� El equipo de auditores se debe conformar teniendo en cuenta: � Los objetivos, alcance, criterios y duración de la auditoria. � Las competencias generales del equipo auditor necesaria para conseguir los

objetivos de la auditoria. � Tanto el equipo de auditores como el auditor líder pueden eventualmente

pertenecer a una entidad externa de Biocombustibles S.A. de acuerdo con las necesidades y los recursos, siempre y cuando cumplan todos los requisitos establecidos en este documento.

5.5 PERFIL DEL AUDITOR � Educación: Los Auditores internos en Calidad en cuanto a su educación deben

tener como mínimo finalización de estudios de Educación Básica secundaria. Para el Caso de Auditores en el Sistema de Gestión Ambiental y S&SO Subcontratados debe ser profesional titulado.

� Formación: Para los auditores internos Subcontratados deben Tener Certificado de Auditor Interno en las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

� Experiencia: Para los auditores Internos de Biocombustibles S.A se requiere de una experiencia mínima tres meses en la empresa y para Auditores Subcontratados de mínimo dos años en proceso de auditorias internas en Sistemas de Gestión Integral.

5.6 CARACTERISTICAS DEL AUDITOR

Las características de los auditores Subcontratados son inherentes a su experiencia.

5.7 COMPONENTES DE LA AUDITORIA

5.7.1 PLANEACIÓN

� Tipo de Auditoria � Objetivo y Alcance

� Sentido de Pertenencia � Orientación al Logro � Calidad de Trabajo � Adaptabilidad al Cambio � Integridad � Liderazgo � Comunicación



� Equipo Auditor: Coordinador de Calidad, Asistente HSE, Director HSE y Auditores internos.

� Fecha de Auditoría � Proceso a Auditar y/o Áreas a Auditar.

5.7.2 PREPARACIÓN

� Revisar Cronograma de Auditorias (FOGS008). � Elaborar estrategias para desarrollar la auditoria: Procesos o elementos de

la norma. � Elaboración y revisión de las Hojas de Verificación (FOGS009) � Revisión de documentos (Manuales y procedimientos del Sistema de

Gestión Integral) � Resultados de Auditorias anteriores � Experiencia previa de los auditores � Preparación del itinerario.

5.7.3 GUIA PARA LA REALIZACIÓN DE HOJAS DE VERIFICACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD A continuación se presenta las hojas de verificación para el Sistema de Gestión de Calidad bajo los parámetros dados bajo las normas ISO 9001:2000.

� Propósito: Optimizar el tiempo, verificar el cumplimiento de la auditoria. � Sirven de guía para la conducción de la auditoria. � Herramienta que le permite al auditor la recolección de evidencia objetiva y

que sirve de registro de la misma. � Medio para identificar los elementos o los procesos a auditar. � Valorar el estado actual del SGC � Adecuar las preguntas al proceso que se va auditar. � Utilizar preguntas abiertas: ¿QUÉ?, ¿CUÁNDO?, ¿CÓMO?, ¿DÓNDE?,

¿CUÁL?, ¿POR QUÉ?. GUIA PARA PREPARAR LA HOJA DE VERIFICACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD REQUERIMIENTOS ENTRADAS ELEMENTO DE LA NORMA A CONTROLAR

Procedimientos, instructivos y todos los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad y Listados Maestros

4.2.3 y 4.2.4

Política del Sistema de Gestión Integral y Objetivos de Calidad.

5.1, 5.2 y 5.3

Definición de Funciones y Responsabilidades , definidas, divulgación al personal y designación del representante de la Dirección

5.5.1. 5.5.2 y 5.5.3

Revisiones por la Dirección realizadas al Sistema de Gestión de Calidad 5.6.2 y 5.6.3



Determinación de recursos para el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad (Presupuestos, etc.)

6.1

Revisión de la educación, formación y experiencia del Personal que afecta la Calidad del Producto o Servicio.

6.2.2

Revisión y mantenimiento de la infraestructura necesaria para la realización del Producto y/o Servicio (Procedimiento de mantenimiento de Infraestructura física, Equipos de Comunicaciones, revisión de registros, planeación del mantenimiento, entre otros..)

6.3

REQUERIMIENTOS SALIDAS

Especificaciones del producto / servicio 8.2.4 Especificaciones del cliente 7.2.2 Identificación del producto /servicio 7.5.3 / 7.5.5 Salidas a la próxima etapa 7.5.1

REQUERIMIENTOS INDICACIONES

Trabajadores relacionados en el proceso 5.5.1 Planificación del producto/servicio 7.1 / 5.4.1 Responsables del proceso 5.5.1 / 5.1 Supervisión del proceso 5.5.1 / 5.3 / 5.4.1

REQUERIMIENTOS CAMBIOS DEL PROCESO 7.5.2

Validación del proceso Responsable de la validación del proceso

REQUERIMIENTOS RECURSOS ADECUADOS AL

PROCESO

Matriz de requisitos de formación 6.2 Formación para procesos especiales 6.2.2 Formación del personal para el proceso 6.2.2 Recursos: Ergonómicos que afecten los requisitos del producto 6.4

Recursos: Maquinas / métodos / dispositivos de medición

6.3 / 6.4 / 7.6

Competencia y habilidades requeridas del personal 6.2.2 Comunicación 5.5.3

REQUERIMIENTOS MONITOREO DEL PROCESO

Medición de Calidad definida, indicadores 8.1 / 8.2.3 Seguimiento y acción correctiva 8.2.3 / 8.5.2 Comunicación de la información al personal 5.5.3 Datos Administrativos 4.2.4 / 8.4 No conformidades 8.2.2 / 8.3



Quejas del Cliente 8.5.2 / 7.2.3

REQUERIMIENTOS SEGUIENTO DE NO CONFORMIDADES 8.3 / 4.2.4 Registros Manejo Segregación

REQUERIMIENTOS REGISTROS 8.2.4 / 4.2.4

Verificaciones o pruebas de evaluación al producto o al servicio 8.2.4

Parámetros de operación 8.2.4 Trazabilidad del producto o servicio final 7.5.3

REQUERIMIENTOS DE MEJORA

En todas las etapas revisadas anteriormente debe haber mejora continua 8.5.1 / 8.5.3

Para la realización de las hojas de verificación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional S&SO, será responsabilidad de los Auditores Internos Subcontratados. 6 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE AUDITORIAS INTERNAS DE SISTEMA DE GESTION

INTEGRAL

Matriz de descripción detallada

TAREA DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO SOPORTE

1.Programar las auditorias internas Gestión Integral

Para la programación de las auditorias se debe definir el objetivo y alcance de las mismas teniendo en cuenta:

• Estado de implementación de los requisitos de la norma y la importancia del mismo en la entidad.

• Cambios Organizacionales • Nuevos procesos

administrativos. • Resultados no satisfactorios

de auditorias anteriores. • Cambios tecnológicos. • Importancia e impacto de los

procesos. Para la programación de las auditorias Internas de Gestión Integral se debe utilizar el Formato “Cronogramas de Auditorias Internas de Gestión Integral ”

Coordinador de Calidad. Asistente HSE y Director HSE

Anual Cronograma de Auditorias (FOGS008)



(FOGS008)

2. Seleccionar el equipo auditor

El Coordinador de Calidad, Asistente HSE y Director HSE selecciona el equipo auditor.

.

Coordinador de Calidad Asistente HSE y Director HSE

Anual

Cronograma de Auditorias (FOGS008)

3. Diligenciar y comunicar el cronograma de auditorias.

El Coordinador de Calidad y el Asistente HSE debe diligenciar el cronograma de auditorias internas de Gestión Integral, el cual contiene el detalle de las actividades a desarrollar según formato (FOGS008). Este cronograma debe ser concertado con el personal a auditar y dado a conocer mínimo 1 mes antes de la realización de la auditoria o 15 días antes si se sufren modificaciones de fuerza mayor que no permita su divulgación con esta anterioridad.

Coordinador de Calidad Asistente HSE

De acuerdo al programa de auditorias

Cronograma de Auditorias (FOGS008)

4. Elaborar las herramientas de verificación

Cada auditor deberá preparar las herramientas para la verificación de los procesos a auditar. Para la auditoria se podrán utilizar técnicas como la observación, inspección, entrevistas etc. u otras técnicas conocidas por el equipo auditor. El equipo auditor deberá utilizar todos los documentos del Sistema de Gestión Integral del proceso a auditar, la información que considere necesaria y tener en cuenta el ciclo PHVA.

Equipo Auditor De acuerdo al cronograma de auditorias

Hoja de verificación (FOGS009)

5. Realizar reunión de apertura

En la reunión de apertura, el auditor deberá presentar el objetivo y alcance de la auditoria, se debe confirmar la programación descrita en el cronograma de auditoria y la fecha de cierre de la auditoria. En caso de presentarse algún inconveniente para la ejecución de una de las actividades planificadas, se deberán realizar y aprobar los ajustes correspondientes.


De acuerdo al cronograma de auditorias

N/A

6. Ejecutar auditoria interna de Gestión

Los auditores internos de gestión integral deberán recolectar las evidencias que

Auditores internos de gestión Integral

De acuerdo al programa de auditorias

Hoja de verificación



Integral demuestren la conformidad del Sistema de Gestión Integral y documentar los hallazgos en las herramientas de verificación elaboradas.

7. Realizar el informe de auditoria por proceso

Cada auditor deberá analizar los hallazgos de la auditoria y determinar la existencia o no de No conformidades y observaciones en el registro correspondiente. Informe de auditoria interna del Sistema de Gestión Integral (FOGS010)

Auditores internos de Gestión Integral

Durante la auditoria

Formato “Acciones correctivas y preventivas (FOGS005)”

8. Realizar reunión de cierre

En la reunión de Cierre, el Coordinador de Calidad, Asistente HSE y Director HSE deberá informar a los auditados sobre las no conformidades y observaciones encontradas durante las auditorias, así como las fortalezas y debilidades para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión Integral y las dificultades y/o conclusiones en el proceso de realización de las auditorias. El auditor entregara el original del informe al Coordinador de Calidad y/o Asistente HSE según sea el caso, para la elaboración y entrega de informe consolidado al Jefe del Proceso y/o Director HSE según el caso. El informe de auditoría debe ser entregado 5 días hábiles después de la reunión de cierre al Gerente General.


Al finalizar la auditoria

Informe de Auditoria (FOGS010) .

9. Analizar y diligenciar acciones correctivas y preventivas.

Dueños de proceso con involucrados deben dar respuesta a las no conformidades encontradas generando su respectiva acción correctiva según procedimiento de acciones Correctivas y preventivas (GSPR03). Además se tendrán estas acciones Correctivas y Preventivas (FOGS005) para la consulta del Coordinador de Calidad, Asistente HSE y Director HSE en la Red.

Dueños de proceso

De acuerdo a los compromisos establecidos

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (GSPR03), Formato de acciones correctivas y preventivas (FOGS005)

10. Verificar las acciones correctivas y preventivas implementadas

Se deberá realizar seguimiento a la implementación de acciones, verificando la eficacia de las mismas según las fechas acordadas y asegurando la


De acuerdo a los compromisos establecidos

Formato “Acciones Correctivas y Preventivas” (FOGS005)



eliminación de las causas de las no conformidades registradas en el formato “Acciones Correctivas y Preventivas (FOGS005)”. En caso de no registrarse avance en la implementación de las acciones propuestas, se informará por escrito al Gerente General para que tome las medidas pertinentes.

diligenciado Comunicación Oficial

7 DEFINICION DE TÉRMINOS

� Auditoria: Es un proceso sistemático e independiente documentado para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la Calidad, seguridad industrial y salud ocupacional y ambiente cumplen con las especificaciones preestablecidas, y si estas disposiciones se aplican de manera efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

� Auditoria de Primera Parte o Auditoria Interna: Se realizan por o en nombre de la propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de Conformidad de una organización.

� Auditoria de Segunda Parte o Auditoria Externa: Se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los Clientes, o por otras personas en su nombre.

� Auditor: Persona calificada para efectuar las auditorias de calidad, seguridad industrial y salud ocupacional y/o ambiente Profesional que conoce e interpreta las normas y principios de la auditoria y las técnicas auditoras de examinar, preguntar, evaluar e informar para determinar la idoneidad y deficiencia del SGC.

� Auditado: Organización o persona sometida a auditoria. � Autoinspecccion: Inspección del trabajo efectuada por la misma persona que lo ha

ejecutado y la cual se hace de acuerdo a reglas especificas. � Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. � Hallazgos de auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables que indican conformidad o no conformidad con los requisitos exigidos por la norma, dan las pautas para el desarrollo de Acciones correctivas y preventivas (FOGS005)

� No conformidad: Incumplimiento de un requisito. � Observación: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia para registrar una No

conformidad y que demandan atención por parte del auditado. � Plan de auditoria: Descripción de las actividades y los preparativos de una auditoria.

� Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico.

� Reunión de Apertura: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de revisar el alcance de los objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoria.

� Reunión de Cierre: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de presentar los resultados de la auditoria y coordinar la elaboración de las solicitudes de



acción correctiva o preventiva, es un mecanismo usado para documentar una discrepancia o un no conforme que requiere atención.

� Resultados de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.

� SGA: Sistema de Gestión Ambiental � S&SO: Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional.

8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

� Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000,ISO 14001:2004; OHSAS 18001:2007

� Procedimiento de Acciones correctivas y Preventivas (GSPR03) 9 ANEXOS

� Cronograma de Auditorias (FOGS008) � Hoja de Verificación (FOGS009) � Informe de Auditoria interna del Sistema de Gestión Integral(FOGS010) � Formato de Acciones Correctivas y Preventivas (FOGS005)

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Reviso: Guiovanni Mahecha Reviso: Sergio Sánchez Aprobó: Ramiro Sánchez Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Gerente General Fecha: 26-11-2008

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