UNIVERSIDAD PANAMERICANAFacultad de Ciencia EconmicasLicenciatura en Mercadotecnia

Cuando y Como Utilizar Auditorias Administrativas

Ana Consuelo Higueros Morales

Guatemala, Julio 2015

Cuando y Como Utilizar Auditorias Administrativas

Ana Consuelo Higueros Morales

Guatemala, Julio 2015

Auditoria Administrativa

Es un accionar eminentemente dinmico, la cual debe de aplicarse en cada nivel de la empresa, independientemente de su magnitud, de sus productos, y de sus objetivos, aun en las pequeas empresas en donde muchas veces se llega a considerar que no es necesaria. Su aplicacin debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el objeto de lograr la eficiencia en toda su dimensin. La auditora administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en todas las empresas y su estructura, otros la ubican solo en el examen de los controles en general de las actividades que generan problemas, por lo que el anlisis y evaluacin del comportamiento de los objetivos, polticas, estrategias, tienen una singular importancia en los diferentes elementos que componen el que hacer de la empresa.Se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, as como de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el inters de tener un panorama ms amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuestos tratadistas de la materia.Tiene como finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles soluciones para mejorar sus operaciones. Su misin es ayudar a la direccin a lograr una administracin eficaz Su intencin es examinar y valorar los mtodos, as como el desempeo en todas las reas. Los factores de evaluacin abarcan desde el panorama econmico en que acta la empresa, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de las polticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los mtodos protectores adecuados, las causas de las variaciones, la adecuada utilizacin de personal, equipo y materiales y los sistemas de funcionamientos satisfactorios.

Por consiguiente, siendo el anlisis un elemento primordial para separar las partes de un todo, se deber de considerar todos los factores, hasta conocer con profundidad los elementos de que est compuesto; para verificar la viabilidad de los diversos procesos especializados.

Una de los principales auxiliares en que se basa la auditoria administrativa es la investigacin cientfica, por lo cual el auditor administrativo se apoya en la lgica siguiendo los pasos del razonamiento "inductivo y deductivo" que aconseja la decisin a tomar.

Los elementos sobre cmo desarrollar el proceso se presenta en forma esquemtica as:

Recursos para conocer Tcnicas de auditoria

a. Comprobacin visualObtencin de informacin y su verificacin b. Informacin de tercerosAnlisis y confirmacin de datos c. Deduccin lgica Evaluacin e informacin f. Conclusiones Conclusiones

Para fines explicativos se presenta una apreciacin general de los elementos o factores prioritarios que deben de considerarse para llevar a cabo el programa de accin en cada una de las reas y su campo de accin.

PLANES Y OBJETIVOSUna de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administracin no da pleno cumplimiento a los principios de planificacin. En muchas empresas, las deficiencias se descubrirn por la falta de una completa y clara estipulacin de objetivos y carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Al evaluar los objetivos y los planes generales, puede parecer, en algunos casos, que la alta direccin de una empresa no se ha percatado bien si los planes estn mal trazados y estos estn impidiendo que se alcancen dichos objetivos.

ESTRUCTURA ORGNICAEn el establecimiento y operacin de una empresa es vital una organizacin constante de la estructura orgnica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella.

Las deficiencias en la estructura orgnica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:1. Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especficas de la empresa.2. Funciones no coordinadas y controladas3. Falta de delegacin y autoridad y responsabilidad en forma apropiada4. Personal no calificado en puestos claves5. Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes.

Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse si refleja o no la situacin verdadera, actual, de las funciones orgnicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente, las de comunicacin. Unidades descentralizadas, presentacin, dependencia, cargos comit, etc.

POLTICASLas polticas son esenciales para una administracin eficaz. Determinar las intenciones de la direccin y constituir principios orientados que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos.

La deficiencia en la formulacin y aplicacin de polticas apropiadas puede atribuirse a la falta de atencin y direccin de la gerencia lo que trae por consecuencia distorsiones en el manejo de la administracin de una empresa por lo que deben de escribirse en forma clara y sencillas para que sean observadas fielmente y pueda compatibilizarse con los objetivos de la empresa y sirva de orientadores para la mejor conduccin de la administracin.

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOSAl examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta el propsito y su forma de decidir sobre los mritos respecto a la forma en que sirven a la empresa. Un sistema o procedimiento deficiente puede resultar costoso y entorpecer las operaciones de la organizacin, ya que obstaculiza la fluidez de las polticas que la generaron.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento est proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que est haciendo, dnde?, Cmo?, y por quin?; Cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado. Luego hacer los ajustes a las desviaciones mediante correcciones oportunas y de bajo costo o en su caso puede haber sobre pasado su utilidad y es necesario afinar su objetivo. La necesidad de la gerencia de examinar constantemente todos los sistemas, procedimientos y procesos es una prioridad de la gerencia delegada en el auditor administrativo.

MTODOS DE CONTROLEn toda actividad comercial, industrial y de servicios, se encuentran mtodos de control en pleno funcionamiento. Son herramientas por medios de los cuales la direccin obtiene ciertos resultados para conseguir una accin coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada.Todo mtodo deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisin, o de normas de administracin insuficientes.

El auditor est obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efecten revisiones.

FORMAS DE OPERACINEs importante un peridico examen, anlisis y evaluacin de los medios de operacin, ya que estos involucran esfuerzos que se realizan muchas veces sin sentido. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza del trabajo bsico necesario, los desperdicios que esto ocasiona, los altos costos en que se incurren, los desajustes productivos y comerciales que se presentan.

Con el objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su lnea de mercancas y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa, supervisin de venta, distribucin de productos, armona laboral, etc.

RECURSOS HUMANOS Y MATERIALESEn todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar polticas y prcticas de los recursos humanos y materiales. Est evaluacin comprende una revisin para determinar la capacidad y los puntos dbiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevar un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluacin del trabajo, calificacin de mritos, desarrollo de actividades, motivacin, facilidades y coordinacin en el desarrollo de labores diarias.

En la auditoria administrativa de personal habr que atender al sistema que sigue para llevar registros y a la preparacin y tramite de los informes de personal. El informe sobre rotacin de personal merece mucha atencin. Otros aspectos son las especificaciones de las tareas, mtodos de entrevistas, reclasificacin de trabajadores.

El auditor buscar causa de descontento en el empleo, falta de observancia de polticas y procedimientos de la empresa, coordinacin deficiente, con el propsito de revelar cualquier debilidad, error, deficiencia, inconsistencia, irregularidad.

La auditora administrativa es un examen muy meticuloso que se lleva a cabo mediante un proceso de valuacin de todo el contenido de la empresa hasta a la identificacin del comportamiento del funcionamiento de los elementos tcnicos y prcticos, que sirven de base para la operacin ptima de la empresa, lo que posteriormente debe de informarse al nivel superior sobre la situacin actual en la cual se presenta el acto.

La toma de decisin genera nuevas formas para el tratamiento de los problemas, como es el mejoramiento de las diferentes funciones necesarias u en su caso eliminar, aumentar, combinar, lo que permitir atender el informe del auditor mediante prcticas de Reingeniera, organizacin y mtodos etc.