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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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Dirección de Control - Departamento de Auditorias
AUDITORIA OPERATIVA
AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES
VHEG/SFB/mhl/dpg/mhl
Puente Alto, Diciembre de 2014
Dirección de Control
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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TABLA DE CONTENIDO
1. RESUMEN EJECUTIVO. ................................................................................................................. 2
2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. ............................................................ 3
3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA. .............................................................................................. 3
4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES. ........................................................... 4
4.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO ............................................................ 4
4.1.1Objetivo General ................................................................................................................. 4
4.1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................... 4
4.1.3 Alcance ............................................................................................................................... 4
4.2 ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS .................................................................................. 5
4.3 PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA. ................................................................................... 6
5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA. ..................................................................................................... 7
5.1 Total muestra de fiscalización de cajas Municipales. ............................................................... 7
5.1.1 Detalle de cada caja fiscalizada. ......................................................................................... 7
5.2 análisis de la muestra .............................................................................................................. 12
5.3 OBSERVACIONES INDIVIDUALES ............................................................................................. 14
5. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES ........................................................................................ 17
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1. RESUMEN EJECUTIVO.
De acuerdo al programa anual de auditoría, se procedió a realizar una ronda de arqueos a
las cajas recaudadoras ubicadas en las dependencias municipales, con el propósito de
efectuar un chequeo de los dineros recaudados por concepto de tributos y otros ingresos
municipales y que quedan en poder de los funcionarios receptores de valores.
Se realizaron arqueos a los cajeros mediante una muestra obtenida al azar dentro de la
totalidad de cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de
fiscalización mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización. El monto total de la
muestra es de $110.900.152 (ciento diez millones novecientos mil ciento cincuenta y dos
pesos) correspondiente a la suma total obtenida de la contabilización y cuadratura de
todas las transacciones de las cajas inspeccionadas.
Las desviaciones extremas de los arqueos realizados alcanzan un máximo de $767
sobrante y -$23.422 faltante.
La seguridad, tanto física como en la ejecución funcionaria, se ven amenazados por la falta
de habilitaciones adecuadas y un celo en el ejercicio por parte de los cajeros.
Es necesario que se tomen las medidas pertinentes, con el fin de otorgar seguridad a los
cajeros para el buen desempeño de sus funciones.
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2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.
De acuerdo con lo establecido en el Plan de Auditoría Operativa para el año 2014 y
dando cumplimiento al Artículo 29, letra a) de la Ley N°18.695, Orgánica Constitucional de
Municipalidades y sus modificaciones, se hace entrega del informe de Auditoría
Financiera.
3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA.
La Ley N° 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades, en su Artículo 29,
señala las funciones de la unidad de Control, estableciendo claramente la facultad de
realizar la Auditoría Operativa Interna de la Municipalidad con el objeto de fiscalizar la
legalidad de su actuación. A su vez, se establece en el Art.133; sobre la fiscalización de las
corporaciones en que el municipio tenga participación, y en su Art. 134 que sin perjuicio
de lo establecido en los artículos 6 y 25 de la Ley 10.336, la Contraloría General de
República fiscalizará las corporaciones, fundaciones o asociaciones municipales,
cualquiera sea su naturaleza y aquellas constituidas en conformidad con este título, con
arreglo al Decreto con fuerza de Ley N° 1-3063/80, del Ministerio del Interior, o de
acuerdo a cualquiera otra disposición legal, respecto del uso y destino de sus recursos,
pudiendo disponer de toda información que requiera para este efecto. La Unidad de
Control municipal respectiva tendrá, en los mismos términos, la facultad fiscalizadora
respecto de estas unidades (Dictamen N° 01362/00).
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4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES.
4.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO
4.1.1Objetivo General
El objetivo del análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, es comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja el sistema (Insico o Proexi), corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja sea dinero efectivo, cheques o vales. Esta auditoria permitirá verificar
si los controles internos se están llevando adecuadamente.
4.1.2 Objetivos Específicos
La fiscalización del cumplimiento de la legalidad y de los procesos adecuados a la
recaudación de dineros de las cajas municipales.
Verificación contable en terreno de las recaudaciones y cuadratura de los montos y
prestaciones.
La gestión municipal pertinente en términos de modo, oportunidad y
conveniencia.
4.1.3 Alcance
Periodo Auditado: Los arqueos se realizaron desde el 20 de Agosto del 2014 hasta el 26
de Noviembre del 2014.
Periodo de ejecución de la Auditoria: desde el 20 de Agosto del 2014 hasta el 05 de
Diciembre del 2014.
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4.2 ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS
La revisión de procesos y documentación contempló:
a) Legalidad. Examen destinado a constatar que se ha cumplido con las normas legales
vigentes que tienen injerencia.
b) Documentos pertinentes. Se verifica la existencia de los documentos necesarios, de
acuerdo al procedimiento normal, para que en el particular se cumpla los requisitos.
c) Verificación del proceso. Se examina si el proceso fue el adecuado de acuerdo a los las
normas y procedimientos.
d) Documentos originales. Se verifica que los documentos atingentes que respaldan el
acto y su cometido sean en original.
e) Imputación correspondiente. Se examina que la imputación sea en concordancia con lo
dispuesto en el Clasificador Presupuestario de ingresos.
f) Firmas y autorizaciones pertinentes. Se verifica que se registren las firmas,
autorizaciones y timbres respectivos.
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Fecha Dia Cajas
22 Lunes 4
SEPTIEMBREFecha Dia Cajas
10 Lunes 03 - 10
17 Lunes 32
18 Martes 10 - 1
19 Miercoles 30 - 3
20 Jueves 27
26 Miercoles 4
NOVIEMBRE
Fecha Dia Cajas
7 Martes 01 - 30
9 Jueves 4
10 Viernes 27
14 Martes 10 - 3
24 Viernes 01 - 30 - 27
OCTUBRE
4.3 PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA.
La obtención de la muestra se realizó escogiendo al azar dentro de la totalidad de
cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de fiscalización
mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización, otorgando así una mayor
fidelidad del comportamiento real.
Los arqueos se realizaron en los días que a continuación se ilustran:
Se procedió a realizar tres arqueos a cada caja, con la finalidad de poder observar
el comportamiento respecto de una fiscalización con la otra y así poder obtener el patrón
de desempeño y habitualidad en el ejercicio de la función.
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N° Caja Ubicación Fecha Arqueo Cajero(a) Total existente en caja Total sistema $ Diferencia
4 Juzgado Policia Local 22/09/2014 Paula Astudillo $2,999,440 $3,007,605 8,165-$
1 Edificio Consistorial 07/10/2014 Sara Morales $3,204,140 $3,203,893 247$
30 Edificio Consistorial 07/10/2014 Patricia Farias $14,477,990 $14,479,615 1,625-$
27 Aseo (Zoonosis) 10/10/2014 Nelson Jimenez $14,000 $14,000 -$
3 Edificio Consistorial 14/10/2014 Teresa Puente $1,335,267 $1,335,554 287-$
10 Edificio Consistorial 14/10/2014 Jaqueline Varas $1,692,233 $1,692,186 47$
4 Edificio Consistorial 09/10/2014 Paula Astudillo $2,130,455 $2,131,679 1,224-$
27 Aseo (Zoonosis) 24/10/2014 Nelson Jimenez $114,300 $114,300 -$
1 Edificio Consistorial 24/10/2014 Sara Morales $2,827,603 $2,829,582 1,979-$
30 Edificio Consistorial 21/10/2014 Patricia Farias $49,341,899 $49,341,876 23$
3 Edificio Consistorial 10/11/2014 Teresa Puente $12,447,905 $12,447,138 767$
10 Edificio Consistorial 18/11/2014 Jaqueline Varas $1,915,652 $1,915,353 299$
10 Edificio Consistorial 10/11/2014 Jaqueline Varas $2,789,554 $2,789,400 154$
32 Aseo (Zoonosis) 17/11/2014 Alvaro López $3,393,793 $3,393,793 -$
1 Edificio Consistorial 18/11/2014 Sara Morales $2,132,573 $2,132,098 475$
30 Edificio Consistorial 19/11/2014 Patricia Farias $6,166,774 $6,166,737 37$
32 Edificio Consistorial 19/11/2014 Teresa Puente $1,920,360 $1,919,971 389$
27 Aseo (Zoonosis) 20/11/2014 Nelson Jimenez $35,800 $35,800 -$
4 Edificio Consistorial 26/11/2014 Paula Astudillo $1,960,414 $1,983,836 23,422-$
$110,900,152 $110,934,416 -$34,264Total Muestra
1º A
RQ
UEO
3º
AR
QU
EO2º
AR
QU
EO
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $2,332,000
Monedas $17,275 Proexi $0
Sub total Efectivo $2,349,275 Insico $3,007,605
Cheques $82,498
Creditos $321,929
Debitos $245,738
Sub total documentos $650,165
Total $2,999,440 Total $3,007,605
DIFERENCIA -$8,165
ARQUEO DE CAJA
Efectivo
Documentos
Informe por
sistema de Giro
4
Paula Astudillo
22/09/2014
12:10 Hrs.
12:51 Hrs.
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $2,569,000
Monedas $107,960 Proexi $872,302
Sub total Efectivo $2,676,960 Insico $2,331,591
Cheques $0
Creditos $123,539
Debitos $403,641
Sub total documentos $527,180
Total $3,204,140 Total $3,203,893
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA1
Sara Morales
07/10/2014
16:23Hrs.
16:43 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$247
5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA.
5.1 TOTAL MUESTRA DE FISCALIZACIÓN DE CAJAS MUNICIPALES.
En los arqueos realizados a las distintas cajas municipales se fiscalizaron un total de
$110.900.152 (ciento diez millones novecientos mil ciento cincuenta y dos pesos) los que
se verificaron físicamente en las cajas aludidas, a continuación se detallan las
fiscalizaciones realizadas.
5.1.1 Detalle de cada caja fiscalizada.
5.1.1.1 Primer Arqueo
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N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $2,995,000
Monedas $54,145 Proexi $2,257,071
Sub total Efectivo $3,049,145 Insico $12,222,544
Cheques $10,665,436
Creditos $143,625
Debitos $619,784
Sub total documentos $11,428,845
Total $14,477,990 Total $14,479,615
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA30
Patricia Farias
07/10/2014
16: 11 Hrs.
16:30 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
-$1,625
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $12,000
Monedas $2,000 Proexi $0
Sub total Efectivo $14,000 Insico $14,000
Cheques $0
Creditos $0
Debitos $0
Sub total documentos $0
Total $14,000 Total $14,000
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA27
Nelson Jimenez
10/10/2014
10:18 Hrs
10:30 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$0
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $858,859
Monedas $171,779 Proexi $98,630
Sub total Efectivo $1,030,638 Insico $1,325,924
Cheques $30,908
Creditos $189,290
Debitos $173,431
Sub total documentos $393,629
Total $1,424,267 Total $1,424,554
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA3
Teresa Puente
14/10/2014
16:19 Hrs.
16:39 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
-$287
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,133,000
Monedas $64,859 Proexi $553,927
Sub total Efectivo $1,197,859 Insico $1,138,259
Cheques $220,408
Creditos $204,940
Debitos $69,026
Sub total documentos $494,374
Total $1,692,233 Total $1,692,186
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA10
Jaqueline Varas
14/10/2014
16:06 Hrs.
16:17 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$47
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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Dirección de Control - Departamento de Auditoria Operativa
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $108,000
Monedas $6,300 Proexi $0
Sub total Efectivo $114,300 Insico $114,300
Cheques $0
Creditos $0
Debitos $0
Sub total documentos $0
Total $114,300 Total $114,300
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA27
Nelson Jimenez
24/10/2014
12:20Hrs.
12:30 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$0
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,528,000
Monedas $29,603 Proexi $0
Sub total Efectivo $1,557,603 Insico $2,131,679
Cheques $63,647
Creditos $42,432
Debitos $466,773
Sub total documentos $572,852
Total $2,130,455 Total $2,131,679
DIFERENCIA -$1,224
ARQUEO DE CAJA
Efectivo
Documentos
Informe por
sistema de Giro
4
Paula Astudillo
09/10/2014
12:18 Hrs.
12:40 Hrs.
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,913,000
Monedas $49,942 Proexi $978,873
Sub total Efectivo $1,962,942 Insico $1,850,709
Cheques $138,043
Creditos $351,350
Debitos $375,268
Sub total documentos $864,661
Total $2,827,603 Total $2,829,582
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA1
Sara Morales
24/10/2014
16: 11 Hrs.
16:33 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
-$1,979
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,395,000
Monedas $98,562 Proexi $757,403
Sub total Efectivo $1,493,562 Insico $48,584,473
Cheques $46,280,309
Creditos $471,602
Debitos $1,096,426
Sub total documentos $47,848,337
Total $49,341,899 Total $49,341,876
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA30
Patricia Farias
24/10/2014
16:35 Hrs
16:50 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$23
5.1.1.2 Segundo Arqueo
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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Dirección de Control - Departamento de Auditoria Operativa
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $814,000
Monedas $171,779 Proexi $141,523
Sub total Efectivo $985,779 Insico $12,305,615
Cheques $10,977,453
Creditos $236,727
Debitos $247,946
Sub total documentos $11,462,126
Total $12,447,905 Total $12,447,138
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA3
Teresa Puente
10/11/2014
15:36 Hrs.
15:54 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$767
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,261,000
Monedas $52,070 Proexi $655,961
Sub total Efectivo $1,313,070 Insico $1,259,392
Cheques $34,466
Creditos $84,813
Debitos $483,303
Sub total documentos $602,582
Total $1,915,652 Total $1,915,353
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA10
Jaqueline Varas
18/11/2014
16:00 Hrs.
16:13 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$299
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,138,000
Monedas $60,210 Proexi $314,609
Sub total Efectivo $1,198,210 Insico $2,474,791
Cheques $1,379,511
Creditos $86,120
Debitos $125,713
Sub total documentos $1,591,344
Total $2,789,554 Total $2,789,400
DIFERENCIA $154
ARQUEO DE CAJA
Efectivo
Documentos
Informe por
sistema de Giro
10
Jqueline Varas
10/11/2014
15:17 Hrs.
15:32 Hrs.
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $350,000
Monedas $59,231 Proexi $0
Sub total Efectivo $409,231 Insico $3,393,793
Cheques $2,984,562
Creditos $0
Debitos $0
Sub total documentos $2,984,562
Total $3,393,793 Total $3,393,793
DIFERENCIA
10:50 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$0
ARQUEO DE CAJA32
Albaro Lopez
17/11/2014
10:38Hrs.
5.1.1.3 Tercer arqueo
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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Dirección de Control - Departamento de Auditoria Operativa
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,692,000
Monedas $90,380 Proexi $309,781
Sub total Efectivo $1,782,380 Insico $1,822,317
Cheques $44,326
Creditos $87,852
Debitos $218,015
Sub total documentos $350,193
Total $2,132,573 Total $2,132,098
DIFERENCIA
16:30 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$475
ARQUEO DE CAJA1
Sara Morales
18/11/2014
16: 11 Hrs.
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,401,000
Monedas $76,790 Proexi $688,161
Sub total Efectivo $1,477,790 Insico $5,478,576
Cheques $4,016,016
Creditos $169,105
Debitos $503,863
Sub total documentos $4,688,984
Total $6,166,774 Total $6,166,737
DIFERENCIA
16:30 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$37
ARQUEO DE CAJA30
Patricia Farias
19/11/2014
16:13 Hrs
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $987,000
Monedas $64,292 Proexi $420,007
Sub total Efectivo $1,051,292 Insico $1,499,964
Cheques $431,160
Creditos $336,313
Debitos $101,595
Sub total documentos $869,068
Total $1,920,360 Total $1,919,971
DIFERENCIA
16:45 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$389
ARQUEO DE CAJA3
Teresa Puente
19/11/2014
16:30 Hrs.
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $35,000
Monedas $800 Proexi $0
Sub total Efectivo $35,800 Insico $35,800
Cheques $0
Creditos $0
Debitos $0
Sub total documentos $0
Total $35,800 Total $35,800
DIFERENCIA
11:17 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
$0
ARQUEO DE CAJA27
Nelson Jimenez
20/11/2014
11:06 Hrs.
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
Página | 12
Dirección de Control - Departamento de Auditoria Operativa
N° Caja
Nombre Cajero(a)
Fecha
Hora Inicio
Hora Termino
Billetes $1,701,000
Monedas $39,780 Incifast
Sub total Efectivo $1,740,780 Insico $1,983,836
Cheques $30,000
Creditos $179,634
Debitos $10,000
Sub total documentos $219,634
Total $1,960,414 Total $1,983,836
DIFERENCIA
ARQUEO DE CAJA4
Paula Astudillo
26/11/2014
11:42 Hrs.
12: 30 Hrs.
Efectivo Informe por
sistema de Giro
Documentos
-$23,422
5.2 ANÁLISIS DE LA MUESTRA
Conforme a lo anteriormente establecido, se grafica la desviación presentada por
las distintas cajas fiscalizadas con respecto a las diferencias presentadas en las
cuadraturas.
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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El gráfico muestra las variaciones de dineros que se obtuvo en cada arqueo de caja,
esto es, la diferencia en dinero como saldo una vez asociados los registros de pagos con
sus correspondientes valores dados en pago (documentos o dinero en efectivo).- Las
desviaciones extremas alcanzan los máximos de dineros injustificados equivalente a
$1.979 excedentes y de -$23.422 faltantes. Este faltante lo presenta la Sra. Paula Astudillo,
quien aseguró que el dinero estaba custodiado en otra dependencia ajena a la caja donde
ejerce su función.
Cabe establecer que el ideal de administración de caja es una cuadratura perfecta
equivalente a cero pesos, donde las obligaciones cuadran con los pagos efectuados.
En relación a los pagos en efectivo que maneja cada cajero para objeto de dar
vueltos que permiten el cambio y el flujo de dineros en las cajas, el Departamento de
Tesorería realiza una práctica que parece del todo inadecuada, que permite que cada
cajero opere con una cantidad variable de dinero efectivo tomado de la recaudación del
día anterior de esa misma caja, situación que se mantiene durante parte del día siguiente,
mientras se obtiene dinero en efectivo suficiente para mantener el flujo de caja durante
el día.
La práctica general es que cada cajero realice su propio arqueo al finalizar el día,
entregando los montos ya recaudados a Tesorería, quien registra y recibe los dineros para
su custodia y extiende al cajero un formulario de recepción.
Sin embargo la práctica empleada no permite un control efectivo de los flujos
reales, por cuanto impide determinar el proceder de cada cajero, ya que no se establece si
éste ha obtenido como saldo una pérdida o excedente. Esto impide determinar si hay un
desmedro patrimonial, o una falta del contribuyente que pudiere se perjudicado, ante lo
cual, se pone en entredicho el proceder municipal frente a la comunidad en la
eventualidad de que se reclame con certeza un pago mayor al debido1.
1 Lo que podría equivaler a parte o al total del excedente del cajero.
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5.3 OBSERVACIONES INDIVIDUALES
Juzgado Policía Local - Caja Nº4
1. La chapa de la puerta de acceso a la caja no se encontraba con seguridad.
2. El efectivo no se encontraba ordenado correctamente según lo establece el
manual de procedimiento.
3. En los arqueos realizados la Sra. Paula Astudillo, llama a otra dependencia del
municipio para preguntar a Don Juan Astudillo si es que él le guarda dinero y
cuánto dinero le custodia.
4. No existe un criterio establecido para determinar el dinero en poder que se le
entrega al cajero a fin de que cuente con efectivo para iniciar su labor.
5. Al momento de los arqueos, no se obtuvo una cuadratura perfecta, se presentaron
las siguientes diferencias:
1º Arqueo: se identifica un faltante de -$1.224, la aludida menciona que
Don Juan Astudillo le custodia $1.500 correspondientes a monedas de $10,
sin embargo esta mención no corresponde a una justificación puesto que el
dinero debe ser custodiado por la persona encargada de la caja respectiva.
2º Arqueo: se produce un faltante de -$8.165 sin justificación.
3ª Arqueo: la diferencia existente es de -$23.422, nuevamente se señala
que Don Juan Astudillo le custodia $26.250, frente a esta situación igual no
existe una cuadratura perfecta puesto que si el dinero antes mencionado
hubiese estado en caja, la situación seria un excedente por $2.828.
Edificio consistorial:
1. Ninguna de las cajas presento una cuadratura perfecta, en los arqueos realizados.
2. Cuando en el cierre de caja se presente un sobrante, las cajeras lo van manejando
a su criterio, no se hace un reintegro de esté. Se puede inferir que el faltante es
utilizado al día siguiente para dar cambio y eventualmente cubrir una perdida.
3. Las cajeras deben reponer el dinero faltante.
4. El recinto donde se encuentran las cajas no es custodiado por ningún guardia.
5. Al momento del cierre de caja, no hay quien resguarde la seguridad de las cajeras,
ellas solas van a ser el depósito a las oficinas de tesorería.
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6. El día sábado asiste sólo una cajera para atender contribuyentes, no hay un guardia
que la resguarde y lo recaudado se guarda en la caja fuerte hasta el día lunes que se
hace el deposito.
7. No existe un criterio para determinar el fondo en poder, generalmente las cajeras
se dejan todo el sencillo para comenzar la caja el día siguientes, por ello que el monto
varía entre una y otra.
8. El faltante más extremo fue de -$1.979, en la caja Nº01 correspondiente a la Sra.
Sara Morales, sin justificación.
Zoonosis: Caja Nº 27
1. No existen condiciones de seguridad ya que el cajero trabaja en un escritorio que
está dentro de la clínica veterinaria en la cual transitan contribuyentes y
funcionarios.
2. El cajero está expuesto a ser agredido por cualquier animal o persona.
3. El dinero recaudado en el día es entregado al día siguiente, y de acuerdo a la
información entregada por el cajero, este es enviado por el estafeta del
departamento, a las oficinas de tesorería, para su posterior depósito.
4. El cajero obtiene cuadratura perfecta, se deposita todo lo recaudado y comienza el
día con saldo inicial $0, no cuenta con un fondo poder por lo que tiene que llevar
su propio dinero para dar vuelto a los primeros contribuyentes del día.
5. El guardia de seguridad se encuentra en la entrada principal de la dependencia,
por lo que no brinda seguridad al cajero.
6. Las ventanas tienen barreras de fierro, pero no cuentan con persianas para dar
una mayor tranquilad y seguridad al cajero.
Zoonosis: Caja Nº 32
1. El cajero no dispone de ninguna medida de seguridad para desplazarse a realizar
los cobros.
2. El auto que usa para desplazarse es de su propiedad, y no se acompaña de un
chofer o un guardia.
3. Cuando los contribuyentes le avisan que tienen dinero en efectivo. Él debe pedirle
a sus compañeros de oficina que lo acompañen a realizar el cobro, para mayor
seguridad.
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4. No dispone de un lugar propio para desempeñar su labor de manera óptima y
segura, actualmente el lugar donde realiza el cierre y cuadratura de caja es un
escritorio que se encuentra en la entrada de la oficina como se evidencia a
continuación, sin ninguna medida de seguridad.
7. La caja fuerte con la cuenta es pequeña envergadura, se encuentra ubicada en la
oficina del jefe dentro de un cardex y no está anclada al mueble o muro.
8. La oficina donde se guarda la caja fuerte no cuenta con ninguna medida de
seguridad en las ventanas.
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5. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
1. En la eventualidad que se presenten los sobrantes la decisión del manejo recae en el
cajero titular no existiendo algún proceso que determine el tratamiento de dicho
sobrante.
2. El actual procedimiento de las cajas no permite un control real, por lo que es necesario
una modificación.
3. No todos los cajeros están en conocimiento del manual de procedimiento.
4. Se detectó una evidente falta de celo en el ejercicio de la función, ya que los cajeros
permiten el acceso a su espacio de otros funcionarios y personas ajenas a la función.
5. Las cajas correspondientes a Zoonosis no cuentan con seguridad física ni condiciones
óptimas tanto para el cajero como para el contribuyente.
6. Los funcionarios de Tesorería no aplican las recomendaciones y procedimientos
establecidos en la materia por la Dirección de Control señalados en auditorías anteriores.
7. Es conveniente crear un Fondo Poder para tener un mayor control sobre la circulación
de efectivos.
Las observaciones y recomendación son las mismas efectuadas en el año 2013,
puesto que en la auditoria no se evidenció ningún cambio. En la auditoria antes pasada se
recomendaron algunas sugerencias al Manual de Procedimientos por lo que se
recomienda aprobar el reglamento con las modificaciones correspondientes e instruir a
los cajeros y las personas responsables de ellos para una mejora en el desempeño de su
función y el resguardo de los ingresos del municipio (Manual anexo a continuación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO (RECOMENDACIONES)
El presente manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos
básicos que orienten a las facultades en la administración y registros con respecto a las
transacciones de efectivo en las distintas cajas recaudadoras de multas, impuestos y
derechos municipales.
Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente manual
podrán optimarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual
permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente para alcanzar la eficiencia
administrativa.
1. OBJETIVO DEL ARQUEO DE CAJAS
Ejercer un control interno del efectivo en el cual se verifica la administración del ingreso
de dinero al municipio, recaudado por medio de sus distintas cajas. Con el propósito de
proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, así como controlar la
adecuada contabilización de las partidas, verificar el cumplimiento de las políticas de la
Institución y el desempeño eficiente de los empleados.
2. FUNCIONES DE TESORERIA MUNICIPAL.
1) Recaudar los tributos y otros ingresos municipales.
2) Conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies valoradas y demás
valores municipales.
3) Vender las especies valoradas municipales y otras que determine la autoridad a los
usuarios.
4) Efectuar la cobranza de impuestos y derechos municipales morosos.
5) Informar a los contribuyentes sobre los nuevos sistemas de pago de los tributos
fiscales y municipales
6) Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantía, extendidos a favor de
la municipalidad.
7) Efectuar la compra de las especies de las especies valoradas municipales en Casa
de Moneda. Mantener en custodia estas especies y realizar su venta al público.
8) Recaudar en fondos de Terceros, productos de pago en consignación de letras de
cambio, depósitos para responder a multas, etc.
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9) Efectuar el pago de las obligaciones municipales.
10) Depositar en las cuentas corrientes autorizadas del banco respectivo los fondos
recaudos.
11) Suspender la entrega de fondos a funcionarios que no han rendido cuentas de
giros anteriores.
12) Establecer cajas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que sea necesario
para los objetivos del municipio.
13) Efectuar la rendición mensual de cuentas de la caja municipal, con sus ajustes y
conciliaciones bancarias.
14) Remitir diariamente al Alcalde un estado de movimientos de fondos.
15) Diseñar, implementar y mantener un archivo con los documentos que ingresan y
salen de tesorería.
16) Efectuar cualquier otra tarea que le encomiende la Ley o el Alcalde.
3. CAJERO MUNICIPAL
Funcionario capaz de recibir registrar y custodiar valores en forma eficaz y eficiente,
aplicando normas legales y reglamentarias, manteniendo una buena relación con el
público.
3.1 Características del cajero
1. Transparencia y Probidad.
2. Espíritu de servicio al público contribuyente.
3. Facilidad para relacionarse con el público mostrando agrado.
4. conocimientos legales y reglamentarios acerca de la forma de cumplir las obligaciones
tributarias para con el municipio.
5. conocimientos técnicos en el manejo de dinero y especies valoradas.
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3.2 Trato hacia el contribuyente
El cajero debe siempre tener un adecuado trato con el contribuyente, lo que se refleja en:
1. Saludarlo amablemente.
2. Escucharlo atentamente, mirándolo de frente en una actitud que demuestre
interés por su interlocutor.
3. Utilizar su mayor capacidad para entender las inquietudes del contribuyente y
comprender su estado de ánimo.
4. Entregar los comprobantes de pago debidamente timbrados y visados,
correspondientes con los montos pagados.
5. Despedirse siempre y en forma amable, dando las gracias.
6. Tener siempre presente que su trabajo es la cara visible del municipio, procurando
dejar la mejor impresión posible.
3.3 Lo que no debe hacer un cajero:
Un cajero siempre debe evitar:
1. Continuar su labor al contribuyente que espera atención.
2. Abrumar al contribúyete y hacerlo sentir que le está haciendo un favor con
recibirle el pago.
3. Excusar su mala atención culpando a otros, a la falta de recursos materiales o a
desmedrada situación económica.
4. Atender a dos clientes a la vez, permitiendo que ambos se enteren de las
situaciones privadas que les afectan.
5. Dar prioridad de atención a sus amistades o colegas de trabajo, cuando este
primero otro contribuyente.
6. Iniciar le resumen de la caja durante la atención de un contribuyente.
7. Transmitir actitudes negativas al contribuyente o contestarle de mala forma, aun
cuando esté equivocado.
8. Pasar dinero en efectivo a otro cajero, salvo que sea una eventualidad fortuita y
que exista un registro de esto y la autorización de Tesorería.
9. Custodiar el dinero en otras dependencias que no correspondan a la caja.
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4. ARQUEO.
Pasos a realizar en la labor de arqueo
1. Informar a través de un documento (anexo Nº 2) a la dirección responsable de las
distintas cajas recaudadoras, sobre los arqueos a realizar, para que los cajeros
tengan predisposición a colaborar con este medio de control.
2. El responsable del Arqueo deberá elaborar el acta de toma de arqueo (anexo Nº3).
3. Para el corte documentario solicitará la última documentación girada y visara cada
uno de ellos luego de su verificación.
4. El sujeto de arqueo procederá al conteo y confirmación del saldo, debiendo visar
cada documento verificado y conciliado (efectivo y documentos)
5. Una vez culminado el arqueo el responsable de este deberá levantar el acta de
arqueo en la cual se consignara la conformidad o disconformidad por parte del
encargado de la caja, debiendo ser suscrita por la persona que haya realizado el
arqueo (usar el respaldo del informe entregado por el sistema, de ser necesario).
Además se debe anotar cualquier diferencia detectada así como cualquier
observación relacionada al incumplimiento de las normativas de la institución.
6. El Acta debe ser firmada por el cajero y la persona responsable del arqueo.
7. Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos deberán ser
comunicadas por escrito a las direcciones respectivas, con la finalidad de adoptar
medidas correctivas.
4.1 RESULTADOS DEL ARQUEO
El dinero existente en caja coincida con el saldo que arroja el sistema (Incifast o Insico)
El dinero existente en caja sea menor que el saldo arrojado por el sistema (Saldo según
arqueo <Saldo según sistema) presunto faltante. Al momento del depósito el cajero
deberá completar dicho faltante.
El dinero existente en caja sea mayor que el saldo arrojado por el sistema (Saldo según
arqueo >Saldo según sistema) presunto sobrante. El parámetro establecido será de $100,
cuando este se exceda, el sobrante será considerado un ingreso extra.
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5. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA CAJA:
1. Las cajas deben tener una separación adecuada con respecto al público y una
puerta con chapa para el acceso de las demás dependencias.
2. No deben tener acceso a la parte posterior de las cajas personas ajenas a la
oficina.
3. Las puertas de las cajas deben estar permanentemente cerradas.
4. Se prohíbe el ingreso a la caja de cualquier persona, incluidos sus compañeros de
trabajo, debido a que la caja es un lugar exclusivo, asignado a una persona que
maneja valores.
5. Cuando un cajero abandona temporalmente su caja, deberá dejarla con llave,
teniendo especial cuidado con el respetivo timbre de caja y que el dinero (en
efectivo y documentos quede resguardado en los lugares destinados a ese efecto.
6. Los funcionarios municipales no deben interrumpir el trabajo del cajero,
solicitándole por ejemplo, atender a una persona amiga que se encuentre apurada,
ya que se estima que las pérdidas de dinero se producen por falta de
concentración. Se podrá interrumpir la labor del cajero sólo cuando medie una
razón justificada en el ejercicio de las facultades por un superior jerárquico u otro
funcionario en cometido.
6. ASPECTOS FORMALES A CONSIDERAR:
1) Debe existir un libro “Registros de timbres de caja”, en él se dejará constancia
de la entrega del timbre al cajero, quedando consignado su nombre y fecha,
bajo firma del funcionario y también del superior que hace la entrega. La
misma operación se efectuará cuando se produzca la devolución por parte del
Cajero, así como cuando sea destinado a cumplir otras tareas en la
municipalidad.
2) Con motivo de que los cajeros cuenten con dinero en efectivo para el
desarrollo de su labor, el Municipio asignará y entregará a Tesorería Municipal
un monto de dinero por cada cajero y por una vez en el año, el que será
reintegrado al finalizar el ejercicio presupuestario, el cual será entregado a su
vez diariamente a los cajeros para que efectúen su trabajo y será custodiado
por Tesorería al término de la jornada.
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3) El dinero en poder que se entrega al Cajero a fin de que cuente con efectivo
para iniciar su labor (fondo poder), deberá ser contado en presencia del jefe
directo o encargado de su custodia, tanto al inicio de la jornada como a su
término, firmando el libro “Registro de recepción de efectivo Cajeros”, al
momento que el cajero cese de su labor, deberá devolver integro el monto que
se le ha asignado como “Fondo poder”.
4) El Fondo poder será de $50.000, trátese de fechas en que hay un incremento
importante de flujo de dinero (marzo y fines de cada mes) se podrá exceder
dicho monto según se estime conveniente con un límite de $70.000. Si en
alguna circunstancia un cajero se encontrara excediendo los montos antes
señalados deberá justificar la situación y se verificara que la dirección
respectiva este en conocimiento de esta eventualidad.
5) Es responsabilidad de Tesorería dar a conocer el manual de procedimiento a los
cajeros.
7. DE LOS PROCEDIMIENTOS:
Todo movimiento de dinero que se produzca en la Municipalidad deberá ingresarse a
través de una caja municipal.
El Cajero deberá verificar la correcta extensión del cheque, observando si adolece de
defectos de forma que vayan a dificultar o impedir concretar el pago y registrar el giro que
se está pagando con dicho documento.
En cuanto a la normativa para resguardar los dineros municipales, se recuerda que el
dictamen Nº. 2198 de 1984 de la Contraloría General de la Republica indica que como una
medida de buena administración, se deben depositar en las cuentas corrientes
municipales todos los ingresos percibidos al día siguiente de dicha recaudación, ya sea que
provenga de dinero efectivo o documentos.
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8. CLASIFICACIÓN Y ORDEN DEL DINERO:
La principal característica para el desempeño eficiente es el orden del Cajero. Con el
propósito de facilitar el recuento numerario de los billetes, que en forma rápida y segura
permiten el recuento global del dinero, se establece el siguiente sistema:
1) Billetes doblados
1 lomo : 10 billetes doblados
10 lomos : 100 billetes doblados: 1 paquete.
5 paquetes : 500 billetes doblados: ½ coliza
10 paquetes : 1000 billetes doblados: 1 coliza
2) Ordenamiento de billetes doblados
N° billete 1 fajo
(lomo)
1 paquete 5 paquetes
(1/2 coliza)
10 paquetes
(1 coliza)
$1.000 10.000 100.000 500.000 1.000.000
$2.000 20.000 200.000 1.000.000 2.000.000
$5.000 50.000 500.000 2.500.000 5.000.000
$10.000 100.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000
3) Ordenamiento de monedas
Monedas
(corte)
Bolsa
50 U
Bolsa
100 U
Bolsa
250 U
Bolsa
1000 U
$1 50 100 250 1.000
$5 250 500 1.250 5.000
$10 500 1.000 2.500 10.000
$50 2.500 5.000 12.500 50.000
$100 5.000 10.000 25.000 100.000
$500 25.000 50.000 125.000 500.000
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9. SISTEMAS DE CONTROL:
Es recomendable mantener especial preocupación por los giros de ingresos emitidos por
las distintas unidades municipales, incluidos los Juzgados de Policía Local, con el objeto de
verificar lo siguiente:
1) Que los montos recaudados sean los que efectivamente registre el
respectivo giro.
2) Que los giros informados como nulos efectivamente lo estén, para cuyo
efecto deberán acompañarse el original y la totalidad de las copias del
respectivo documento.
3) La correlatividad de los formularios de giro, los cuales son especies
valoradas para estos efectos, con el objeto de llevar un control del destino
que tiene cada uno de esos formularios.
4) Realizar rotación del personal de cajas para evitar descuidos en el manejo
de los recursos municipales fruto del desempeño rutinario.
5) Mantener información cruzada entre Tesorería y la unidad de Contabilidad.
____________________________________________
Se informa para vuestro conocimiento y fines,
Le saluda atentamente a Usía.
VICTOR HUGO ESCOBAR GONZALEZ
DIRECTOR DE CONTROL
SFB/mhl