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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos

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Dirección de Control - Departamento de Auditoria Operativa – año 2015

AUDITORIA OPERATIVA

AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES

VHEG/SFB/cu/dph

Puente Alto, Junio 2015

Dirección de Control


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TABLA DE CONTENIDO 1.RESUMEN EJECUTIVO. ...................................................................................................................... 2

2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. ............................................................ 3

3.SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORIA ................................................................................................ 3

4.AUDITORIA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES .............................................................. 4

4.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO ............................................................ 4

4.1.1Objetivo General ................................................................................................................. 4

4.1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................... 4

4.1.3 Alcance ............................................................................................................................... 4

4.2 ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS .................................................................................. 5

4.3 PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA. ................................................................................... 6

5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA. ..................................................................................................... 7

5.1 Total muestra de fiscalización de cajas Municipales. ............................................................... 7

5.1.1 Detalle por Funcionario. ..................................................................................................... 8

5.2 Análisis de la muestra................................................................................................................ 9

5.2.1 Resumen General Arqueos (Excedentes y Faltantes). ..................................................... 10

5.3 ACTUAL ENTORNO LABORAL DE LOS CAJEROS ....................................................................... 12

5.4 Sugerencias/Mejoras ............................................................................................................... 12

6. SEGURIDAD EN TRASLADO DE DINEROS, CÁMARAS. .................................................................... 19

6.1 Seguridad en el traslado del dinero desde Cajas a Depto. Tesorería ..................................... 18

6.2 Cámaras de Seguridad ............................................................................................................ 18

6.3 Sugerencias/Mejoras .............................................................................................................. 19

7. ADMINISTRACION, ASIGNACION POR CAJA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.. .......................... 20

7.1 Manual de Procedimientos ..................................................................................................... 20

7.2 Asignación por pérdida de caja .............................................................................................. 20

7.3 Marco Legal ............................................................................................................................. 22

7.4 Sugerencias/Mejoras ............................................................................................................... 22

8. POLIZA DE FIDELIDAD FUNCIONARIA.. .......................................................................................... 23

8.1 Sustento legal .......................................................................................................................... 23

8.2 Desarrollo de la investigación ................................................................................................. 24

8.3 Detalle de cálculos................................................................................................................... 26

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.. ...................................................................................... 28

ANEXO 1 Manual de Procedimientos actualizado, Dir. De Administración y Finanzas.. ............... 30

ANEXO 2 Memorandum N°217 (de Tesorería Municipal).. ........................................................... 31

ANEXO 3 Copia de Póliza de Fianza Fidelidad Funcionaria Valores Fiscales. ................................ 32


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1. RESUMEN EJECUTIVO

De acuerdo al programa anual de auditorías 2015, se procedió a realizar una serie

de arqueos a las cajas recaudadoras ubicadas en dependencias municipales, tanto en el

edificio Consistorial, como la caja ubicada en el Departamento de Zoonosis.

El principal propósito de esta inspección y posterior informe, es registrar durante un

período, el ingreso de dineros recaudados por concepto de tributos y otros ingresos

municipales, contrastados con el informe que entrega el sistema a cada cajero.

Se realizaron arqueos a los cajeros mediante la programación de un listado con los nombres,

ubicaciones físicas, posibles fechas de arqueo, sin un patrón lógico de fiscalización

mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización. El monto total de la muestra es de

$86.952.636 (ochenta y seis millones, novecientos cincuenta y dos mil, seiscientos treinta y

seis pesos) correspondiente a la suma total obtenida de la contabilización y cuadratura de

todas las transacciones de las cajas inspeccionadas durante el período de un mes.

Las desviaciones extremas de los arqueos realizados alcanzan un máximo de $19.000

sobrante y -$9.211 faltante.

En el ámbito propio de los informes entregados, se revisan y contrastan sugerencias y

observaciones realizadas en Auditorias de años 2012, 2013 y 2014. Además, se decide

realizar una serie de preguntas al cajero, con el objetivo de verificar el cumplimiento

correcto de los procedimientos y observaciones realizadas en informes pasados.

Además, se revisan antecedentes administrativos, tales como: Revisión física de cada una

de las “Póliza de Fianza Fidelidad funcionaria” y el descuento realizado a los funcionarios,

Otorgamiento de la Asignación por caja, Manual de Procedimientos vigente, entre otros.


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2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

De acuerdo con lo establecido en el Plan de Auditoría Operativa para el año 2015 y

dando cumplimiento al Artículo 29, letra a) de la Ley N°18.695, Orgánica Constitucional de

Municipalidades y sus modificaciones, se hace entrega del informe de Auditoría Operativa

al Procedimiento de Cajas Municipales.

3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

La Ley N° 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades, en su Artículo 29,

señala las funciones de la Unidad de Control, estableciendo claramente la facultad de

realizar la Auditoría Operativa Interna de la Municipalidad con el objeto de fiscalizar la

legalidad de su actuación. A su vez, se establece en el Art.133; sobre la fiscalización de las

corporaciones en que el municipio tenga participación, y en su Art. 134 que sin perjuicio de

lo establecido en los artículos 6 y 25 de la Ley 10.336, la Contraloría General de República

fiscalizará las corporaciones, fundaciones o asociaciones municipales, cualquiera sea su

naturaleza y aquellas constituidas en conformidad con este título, con arreglo al Decreto

con fuerza de Ley N° 1-3063/80, del Ministerio del Interior, o de acuerdo a cualquiera otra

disposición legal, respecto del uso y destino de sus recursos, pudiendo disponer de toda

información que requiera para este efecto. La Unidad de Control municipal respectiva

tendrá, en los mismos términos, la facultad fiscalizadora respecto de estas unidades

(Dictamen N° 01362/00).


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4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES

4.1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO

4.1.1 Objetivo General

El objetivo general, es el análisis de las transacciones de dinero en efectivo, pagos

recibidos con Tarjetas de Débito y/o Crédito, documentos (cheques), durante un lapso

determinado, comprobando si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y el saldo que

arroja el sistema Insico y Proexi, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja.

Además, se realizan controles a distintos aspectos administrativos que afectan o involucran

directamente a los funcionarios auditados en este proceso. Este informe, permitirá

verificar si los controles internos se están llevando adecuadamente, como así mismo las

recomendaciones realizadas en auditorias anteriores.

4.1.2 Objetivos Específicos

• Fiscalizar el cumplimiento en la legalidad y en los procesos estipulados por la

Dirección de Finanzas, Departamento de Tesorería, con respecto a la recaudación de

dineros de las cajas municipales, cuadratura de éstos, traslado de la recaudación, atención

al cliente, entre otros.

• Verificar que las recomendaciones realizadas en auditorias anteriores (años 2012,

2013 y 2014) hayan sido incorporadas y llevadas a la práctica.

• Comparar los montos en dinero que se entregan a las personas que cumplen la

función de “Cajero”, con respecto a las Asignaciones por caja que otorga la Municipalidad

• Investigación de las “Póliza de Fianza Fidelidad Funcionaria Valores fiscales”

(Alcances y coberturas)

4.1.3 Alcance

Periodo Auditado: Los arqueos se realizaron desde el 15 de Abril del 2015 hasta el 18 de

Mayo del 2015.

Periodo de ejecución de la Auditoria: desde el 15 de Abril del año 2015 hasta el 16 de

Junio del año 2015.


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4.2. ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS

La revisión de procesos y documentación contempló:

a) Legalidad. Examen destinado a constatar que se ha cumplido con las normas legales

vigentes que tienen injerencia.

b) Documentos pertinentes. Se verifica la existencia de los documentos necesarios, de

acuerdo al procedimiento normal, para que en el particular se cumpla los requisitos.

c) Verificación del proceso. Se examina si el proceso fue el adecuado de acuerdo a los las

normas y procedimientos.

d) Documentos originales. Se verifica que los documentos atingentes que respaldan el acto

y su cometido sean en original.

e) Imputación correspondiente. Se examina que la imputación sea en concordancia con lo

dispuesto en el Clasificador Presupuestario de ingresos.

f) Firmas y autorizaciones pertinentes. Se verifica que se registren las firmas, autorizaciones

y timbres respectivos.


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4.3. PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA

La obtención de la muestra se realizó escogiendo al azar dentro de la totalidad de

cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de fiscalización

mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización, otorgando así una mayor fidelidad

del comportamiento real. Se hizo el siguiente calendario para los arqueos.

Se procedió a realizar tres arqueos a cada caja, con la finalidad de poder observar el

comportamiento respecto de una fiscalización con la otra, y así poder obtener el patrón de

desempeño y habitualidad en el ejercicio de la función. En el caso de don Álvaro López,

éste se encuentra reemplazando a don Nelson Jiménez, Caja de Zoonosis es por eso que

presenta una mayor cantidad de arqueos.

En cada una de las visitas, además se inspecciona el lugar físico, orden, limpieza,

iluminación, ruidos, disposición de las personas, atención al cliente, entre otros.

Nombre Cajero (a) 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 16 17 18

Jaqueline Varas 1 2 3

Sara Morales 1 2 3

Teresa Puente 1 2 3

Alvaro Lopez 1 1+2 3 2 2 3

Patricia Farias 1 2 3

Juan Astudillo 1 2 3

Simbología

1=Primera Auditoria

2= Segunda Auditoria

3=Tercera Auditoria

Abril Mayo

Calendario Arqueos a Cajas, año 2015

Municipalidad de Puente Alto


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5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

5.1. TOTAL MUESTRA DE FISCALIZACIÓN DE CAJAS MUNICIPALES

En los arqueos realizados a las distintas cajas municipales se fiscalizaron un total de

$86.952.636 (ochenta y seis millones, novecientos cincuenta y dos mil, seiscientos treinta y

seis pesos) los que se verificaron físicamente en las cajas aludidas, a continuación se

detallan las fiscalizaciones realizadas.

N° Caja Ubicación Fecha Arqueo Nombre Cajero (a) $ existente en caja Total Sistema $ Diferencia

10 Edificio Consistorial 15/04/2015 Jaqueline Varas $3,434,867 $3,434,469 $398

1 Edificio Consistorial 16/04/2015 Sara Morales $4,477,594 $4,477,981 -$387

3 Edificio Consistorial 16/04/2015 Teresa Puente $2,740,213 $2,740,145 $68

32 Zoonosis 17/04/2015 Alvaro Lopez $62,200 $46,800 $15,400

30 Edificio Consistorial 20/04/2015 Patricia Farias $6,384,684 $6,385,562 -$878

32 Cajero Movil 20/04/2015 Alvaro Lopez $500,709 $500,709 $0

2 Edificio Consistorial 22/04/2015 Juan Astudillo $2,796,985 $2,801,142 -$4,157

$20,397,252 $20,386,808 $10,444


1 Edificio Consistorial 23/04/2015 Sara Morales $4,527,616 $4,527,312 $304

30 Edificio Consistorial 24/04/2015 Patricia Farias $7,083,085 $7,082,990 $95



2 Edificio Consistorial 30/04/2015 Juan Astudillo $4,761,206 $4,770,417 -$9,211

32 Cajero Movil 11/05/2015 Alvaro Lopez sin movimiento sin movimiento $0

32 Cajero Movil 07/05/2015 Alvaro Lopez $1,465,620 $1,465,620 $0

$24,498,110 $24,486,727 $11,383


2 Edificio Consistorial 11/05/2015 Juan Astudillo $2,299,915 $2,285,166 $14,749

30 Edificio Consistorial 11/05/2015 Patricia Farias $16,522,346 $16,522,324 $22


1 Edificio Consistorial 18/05/2015 Sara Morales $2,191,071 $2,191,007 $64


32 Cajero Movil 15/05/2015 Alvaro Lopez $790,979 $790,979 $0

$42,057,274 $42,031,422 $25,852

$86,952,636 $86,904,957 $47,679

SUB TOTAL TERCER ARQUEO

TOTAL MUESTRA

1° A

rqu

eo3°

Arq

ueo

SUB TOTAL PRIMER ARQUEO

SUB TOTAL SEGUNDO ARQUEO

2° A

rqu

eo


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5.1.1. DETALLE POR FUNCIONARIO

Sra. Jaqueline VarasActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 15/04/2015 $3,434,867 $3,434,469 $398

Segundo Arqueo 27/04/2015 $3,838,792 $3,838,416 $376

Tercer Arqueo 18/05/2015 $4,842,159 $4,842,129 $30

$12,115,818 $12,115,014 $804

Sra. Sara MoralesActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 16/04/2015 $4,477,594 $4,477,981 -$387

Segundo Arqueo 23/04/2015 $4,527,616 $4,527,312 $304

Tercer Arqueo 18/05/2015 $2,191,071 $2,191,007 $64

$11,196,281 $11,196,300 -$19

Sra. Teresa PuenteActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 16/04/2015 $2,740,213 $2,740,145 $68

Segundo Arqueo 27/04/2015 $2,718,191 $2,717,372 $819

Tercer Arqueo 11/05/2015 $15,323,804 $15,323,417 $387

$20,782,208 $20,780,934 $1,274

Sr. Alvaro LópezActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 21/04/2015 $500,709 $500,709 $0

Segundo Arqueo 11/05/2015 sin movimiento sin movimiento $0

Segundo Arqueo 07/05/2015 $1,465,620 $1,465,620 $0

Tercer Arqueo 15/05/2015 $790,979 $790,979 $0

$2,757,308 $2,757,308 $0

Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 17/04/2015 $62,200 $46,800 $15,400

Segundo Arqueo 20/04/2015 $103,600 $84,600 $19,000

Tercer Arqueo 05/05/2015 $87,000 $76,400 $10,600

$252,800 $207,800 $45,000

Sra. Patricia FaríasActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 20/04/2015 $6,384,684 $6,385,562 -$878

Segundo Arqueo 24/04/2015 $7,083,085 $7,082,990 $95

Tercer Arqueo 11/05/2015 $16,522,346 $16,522,324 $22

$29,990,115 $29,990,876 -$761

Sr. Juan AstudilloActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia

Primer Arqueo 22/04/2015 $2,796,985 $2,801,142 -$4,157

Segundo Arqueo 30/04/2015 $4,761,206 $4,770,417 -$9,211

Tercer Arqueo 11/05/2015 $2,299,915 $2,285,166 $14,749

$9,858,106 $9,856,725 $1,381

Total Cajero Zoonosis

Total Arqueo Sra. Patricia Farías

Total Arqueo Sr. Juan Astudillo

Total Arqueo Sra. Jaqueline Varas

Total Arqueo Sra. Sara Morales

Total Arqueo Sra. Teresa Puente

Total Cajero Movil


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5.2 ANÁLISIS DE LA MUESTRA

Conforme a lo anteriormente establecido, se grafica la desviación presentada por las

distintas cajas fiscalizadas con respecto a las diferencias presentadas en las cuadraturas.

año 2015 Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente

Sr. A. Lopez

(Zoonosis)

Sr. A. Lopez (Cajero

Movil) P. Farías Sr. J. Astudillo

Primer Arqueo $398 -$387 $68 $15,400 $0 -$878 -$4,157

Segundo Arqueo $376 $304 $819 $19,000 $0 $95 -$9,211

Tercer Arqueo $30 $64 $387 $10,600 $0 $22 $14,749

T O T A L $804 -$19 $1,274 $45,000 $0 -$761 $1,381

Arqueo a Cajas Municipales Detalle de totales

$804 -$19 $1.274

$45.000

$0 -$761$1.381

-$10.000

$0

$10.000

$20.000

$30.000

$40.000

$50.000

Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente Sr. A. Lopez(Zoonosis)

Sr. A. Lopez(Cajero Movil)

P. Farías Sr. J. Astudillo

Val

ore

s ($

)

FUNCIONARIOS

Diferencias Totales en Arqueos 2015


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El gráfico muestra las variaciones de dineros que se obtuvo en cada arqueo de caja, esto es,

la diferencia en dinero como saldo una vez asociados los registros de pagos con sus

correspondientes valores dados.

Las desviaciones extremas alcanzan los máximos de dineros injustificados equivalente a

$19.000 excedentes en la caja de Zoonosis a cargo del Sr. Álvaro López y de -$9.211

faltantes, este faltante lo presenta el Sr. Juan Astudillo.

5.2.1 RESUMEN GENERAL ARQUEOS (EXCEDENTES Y FALTANTES)

-Existen excedentes en las cajas menores a $500 en 9 arqueos, y un arqueo menor

a $1.000

-Existen excedentes en las cajas entre rangos $10.000 a $20.000 en 4 arqueos

-Existen faltantes en las cajas menores a $ 1.000 en 2 arqueos

-Existen faltantes en las cajas entre rangos de $ 4.000 a $ 10.000 en 2 arqueos a la

misma persona

Sra. J. VarasSra. S.

MoralesT. Puente

Sr. A. Lopez(Zoonosis)

Sr. A. Lopez(CajeroMovil)

P. FaríasSr. J.

Astudillo

Primer Arqueo $398 -$387 $68 $15.400 $0 -$878 -$4.157

Segundo Arqueo $376 $304 $819 $19.000 $0 $95 -$9.211

Tercer Arqueo $30 $64 $387 $10.600 $0 $22 $14.749

-$15.000

-$10.000

-$5.000

$0

$5.000

$10.000

$15.000

$20.000

$25.000

Diferencias Totales (3 Arqueos)

Primer Arqueo Segundo Arqueo Tercer Arqueo


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Al iniciar los arqueos, nos informan que el señor Nelson Jiménez se encuentra con

Licencia Médica, por lo tanto la caja de Zoonosis, queda a cargo de don Álvaro López. Esta

caja presenta excedentes importantes en los tres arqueos, quien alude a que es dinero de

su propiedad que usa para dar vueltos cuando comienza la jornada.

Las cajas que se encuentran en el Edificio Consistorial, si bien es cierto no están

perfectamente cuadradas, en 10 arqueos, presentan excedentes que van desde $ 22 a $819

siendo el mayor monto. El mayor monto faltante es de -$878

Las recaudaciones realizadas por el señor Juan Astudillo, en dos ocasiones presentan

dineros faltantes, éstos son: -$4.157 y -9.211. Y en el último arqueo, su excedente es de $

14.749. Su cuadratura es la menos exacta con respecto a los faltantes.

Cuando comenzamos nuestro segundo arqueo, en virtud que las cajeras del Edificio

Consistorial podrían cometer errores al contabilizar el dinero en nuestra presencia,

llevamos un cartel que pusimos en la ventanilla el que dice “EN ARQUEO DE CAJAS,

DISCULPE LAS MOLESTIAS” el cartel está diseñado con el logo de la Municipalidad a la

izquierda, y a la derecha dice “Dirección de Control”. Con esta medida la cajera se siente

más segura que no habrá interrupción. La caja permanece cerrada alrededor de 20 minutos

aproximadamente.

La caja a cargo de don Juan Astudillo, correspondiente a la recaudación en dinero de los dos

Juzgados de Policía Local, es revisada después que termina el horario de atención al público,

debido a la afluencia de contribuyentes.

Se observa que las Cajas del edificio Consistorial existe pegado en el vidrio un cartel que

dice “No se reciben cheques, sólo efectivo y tarjetas” a pesar de no estar estipulado en

ningún documento formal o procedimiento que nuestra Municipalidad ya no recibirá

cheques. En la práctica, si se reciben cheques, solo de titulares de Cuenta Corriente que

realicen pago.


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5.3. ACTUAL ENTORNO LABORAL DE LOS CAJEROS (OBSERVACION):

Zoonosis

-Riesgo a contraer alguna enfermedad que pueda ser contagiada por algún animal

que ingrese para ser atendido

-Mobiliario en buenas condiciones.

Foto 1: Escritorio

receptor de los

dineros

Foto 2: Caja en la que

se guardan los

dineros

Foto 1: Ventanas con

papeles para aislar el

sol y luz.


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Edificio

Consistorial

-Iluminación deficiente para cada estación de trabajo.

-Las cajeras almuerzan en el lugar.

-Se nota una desprolijidad en cuanto al orden de los mesones. Platos encima, tazas,

cucharas, TV encendida.

-Puerta con chapa funcionando correctamente

Foto 1: ventanillas de

atención al público


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Foto 1: Calefactores

en el piso, tv,

microondas.

Foto 2: Botella de

Alcohol gel, frigobar,

paredes.

Foto 1: Deficiente

iluminación, cajeras

de pie


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Caja

Juzgado

Policía

local

-Deficiente iluminación

-Mala ventilación

-Mobiliario en buenas condiciones

-Puerta con chapa funcionando correctamente

Foto 1: Frontis de la

caja.

Foto 2: Caja


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Cajero

Móvil

-Caja fuerte se encuentra en otra oficina. Se nota resguardada

-El lugar físico de la persona se encuentra a la entrada de la oficina

-Deficiente iluminación

Foto 1: Caja fuerte

Foto 2: Estación de

trabajo


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5.4. SUGERENCIAS/MEJORAS

Se sugiere de manera urgente para las cajas del Edificio Consistorial, habilitar los

botones de pánico. Reparación/Mantención del mobiliario y Revisión de la iluminación.

Para el cajero móvil, se sugiere mejorar su estación de trabajo, el que actualmente

comparte con otra persona.

Para Zoonosis, se sugiere la instalación de cortinas tipo Roller, las que sean capaces de filtrar

el calor y los rayos solares. En la actualidad, las ventanas están cubiertas con papel tipo

kraft a modo de cortinas.


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6. SEGURIDAD EN TRASLADO DE DINEROS, CÁMARAS

6.1. SEGURIDAD EN EL TRASLADO DEL DINERO DESDE CAJAS A TESORERIA

En la actualidad las cajeras una vez que terminan su jornada laboral, realizan su

arqueo diario y se dirigen, cruzando todo el edificio hacia el Departamento de Tesorería

para entregar lo recaudado. El dinero es transportado en bolsas plásticas, transparentes.

No son custodiadas por ningún guardia.

Planteamos en su momento la inquietud al encargado de Guardias en el Edificio (Empresa

Sociedad de Seguridad Integral Jorge Cifuentes Almazabal Ltda.), y comenta que nunca les

han dicho que las acompañen en la tarde. La jefa de Tesorería comenta que ella lo ha

solicitado, pero a la fecha no ha habido cambios. En ocasiones específicas les dan la

instrucción de orden y custodia en cajas, ello sucede cuando hay pagos masivos, como

“Vencimientos”.

De todas las veces que asistimos a las cajas del edificio, la empresa de guardias escasamente

se encuentra vigilando el sector de cajeras. Notamos que no hay un guardia asignado a ese

lugar.

6.2. CAMARAS DE SEGURIDAD

Las cámaras instaladas en el edificio Consistorial son de “Registro”, ya que si está

ocurriendo algún asalto o robo a alguna persona, no hay nadie vigilándolas ni que pueda

advertir a los guardias. En la actualidad, existen cámaras activas en sólo dos lugares: Sector

cajas y Departamento de Informática.

Las información de las cámaras instaladas en Cajas del Edificio Consistorial es guardada en

un DVR. Los respaldos de las cámaras son de tres semanas hacia atrás solamente. Ej: si se

necesita buscar algún evento ocurrido en Enero 2015, no es posible de encontrar, ya que

no queda respaldo. Se borra automáticamente. El departamento de Informática, a través

de sr. Cristian Álvarez nos comenta que no se emite ningún informe mensual con respecto

al funcionamiento, aspectos a destacar, entre otros.


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REITERAMOS al igual que en Auditorias pasadas, la importancia que la empresa de

vigilantes tenga como “obligación de funciones” Custodiar las Cajas y Acompañar a las

cajeras al final del día hacia el departamento de Tesorería custodiando el traslado del dinero

e integridad física de las personas.

Se deja constancia que para revisar la coordinación de la empresa de guardias, nos

dirigimos al sr. Christian Gore y así averiguar en qué personas delega la administración de

la Empresa de Vigilantes. Él nos cita al Sr. Patricio Méndez, para ubicarlo mandamos mail,

dejamos mensaje en el celular, dejamos mensajes en mayordomía, dejamos mensajes con

el Encargado de guardias que había en esa ocasión (Empresa Sociedad de Seguridad Integral

Jorge Cifuentes Almazabal Ltda.), y al momento del cierre de este informe, no se ha

presentado en ésta Dirección. Estamos en conocimiento que parte de la información, no

la manejamos por no tener a quien preguntar.

La inspección técnica para este servicio recae en Administración Municipal.

Se revisan Bases Técnicas para la licitación “Servicio de Provisión de Guardias” año 2014.

Contrato adjudicado por dos años y vigente desde 13 Mayo 2014 a Empresa Sociedad de

Seguridad Integral Jorge Cifuentes Almazabal Ltda. . Y en el punto 2) OBLIGACIONES DEL

PRESTADOR DEL SERVICIO. El punto 2.3 dice: Evitar daños, pérdidas, robos, hurtos, etc., de

bienes municipales o que estén bajo custodia municipal.


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7. ADMINISTRACIÓN, PÓLIZA DE FIDELIDAD FUNCIONARIA, ASIGNACIÓN

POR CAJA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

En ronda de preguntas realizadas a los cajeros/as, se recogen respuestas e impresiones con

respecto a :

-Conocimientos de la Póliza de Fidelidad Funcionaria

-Manual de Procedimientos actualizado

7.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Los cajeros/as dicen que están en conocimiento del Manual de Procedimientos, y una de

ellas comienza a buscarlo y nos muestra el “Informe de Auditoria del Procedimiento de cajas

municipales año 2013” íntegro. En esa ocasión la Dirección de Control anexa el Manual de

Procedimientos año 2009. No queda claro que Manual es el que usan. Don Álvaro López y

don Juan Astudillo no tienen Manual Procedimientos, pero si han escucha hablar de este.

Se envía Memorándum N°194 solicitando a la Jefatura que nos indique cual es Manual que

se encuentra vigente para este departamento y nos entregan uno distinto al que ésta

Dirección tenía en sus archivos. (Se adjunta nuevo Manual de Procedimientos)

7.2. ASIGNACIÓN POR PERDIDA DE CAJA

Se consulta a la cajera que sucede si a ella se le pierde dinero. Algunas responden que lo

deben reponer de su bolsillo y otra menciona que ellas tienen un Seguro. Comenzamos a

investigar a qué Seguro ellas se refieren. Nos entrevistamos con la Jefa de Tesorería que

nos indique el proceso del cajero desde que inicia sus labores por la mañana. Se le pregunta

acerca de Póliza Fidelidad Funcionaria y Asignación de caja. La información recibida sirve de

antecedentes para comenzar a investigar más a fondo.

Se envía Memorándum Número 670 solicitando liquidaciones de sueldo de los meses

Enero-Febrero-Marzo-Abril año 2015, de los 8 cajeros, para verificar cual es el descuento

real a cada uno. Además, en Memorándum Número 705 al departamento de Recursos

Humanos, se solicita definir qué persona tiene la función principal de Cajero, y así cotejar

quienes reciben la “Asignación por pérdida de Caja”.


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Al revisar las liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses de Enero a Abril, ambos

inclusive, nos damos cuenta que:

Patricia Farías y Paula Astudillo reciben asignación solo en Marzo, su función principal es

ser cajeras.

Nelson Jiménez y Álvaro López no reciben asignación por caja, su función principal es ser

cajeros.

Juan Astudillo recibe asignación todos los meses, su función principal es Adm. Tesorería

Liquidaciones de sueldo año 2015

Funcionario Función Principal Otra Función Enero Febrero Marzo AbrilSara Morales cajera no tiene $13,508 $12,785 $12,785 $12,785

Patricia Farias cajera no tiene $0 $0 $13,637 $0

Teresa Puente cajera no tiene $13,508 $12,785 $12,785 $12,785

Juan Astudillo Adm. Tesorería Cajero $13,508 $12,785 $12,785 $12,785

Paula Astudillo cajera no tiene $0 $0 $13,637 $0

Nelson Jimenez cajero no tiene $0 $0 $0 $0

Alvaro Lopez cajero no tiene $0 $0 $0 $0

Jaqueline Varas cajera no tiene $13,508 $12,785 $12,785 $12,785

Fuente: Liquidaciones de Sueldo y Memorandum 217 de Tesorería (09-06-15)

Asignacion Perdida de caja 2015Funciones asignadas a cada persona


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7.3. MARCO LEGAL

Ley 18.883 ESTATUTO ADMINISTRATIVO PARA FUNCIONARIOS MUNICIPALES

Artículo 97.- Los funcionarios tendrán derecho a percibir las siguientes asignaciones: a) Pérdida de caja, que se concederá sólo al funcionario que en razón de su cargo tenga manejo de dinero efectivo como función principal, salvo que la municipalidad contrate un sistema de seguro para estos efectos;


Definir criterio para otorgamiento de Asignación por Pérdida de Caja. Hacer una revisión y

actualización urgente de los beneficiados reales con este monto. Definir procedimiento

para este caso.

Eliminar la asignación a quien no tiene la función principal de Cajero. Regularizar en base

y según nos indica el Estatuto Administrativo.

Actualizar Manual de Procedimientos, mejorar estructura, alcances, responsabilidad, entre

otros.


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8. PÓLIZA DE FIANZA FIDELIDAD FUNCIONARIA VALORES FISCALES

8.1. SUSTENTO LEGAL INDICA:

Decreto 2421 FIJA EL TEXTO REFUNDIDO DE LA LEY DE ORGANIZACIÓN Y ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Inicio Vigencia: 10-10-2014 Título V CAUCIONES Artículo 68°. Todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Las cauciones podrán consistir en seguros, fianzas y otras garantías que determine el reglamento que dicte el Presidente de la República. En dicho reglamento se establecerán, además, las modalidades, el monto y las condiciones de aquéllas; como también las normas relativas a su cancelación y liquidación. Lo anterior, sin perjuicio del ejercicio de las facultades fiscalizadoras de la Contraloría General de la República para velar por el estricto cumplimiento de las normas referidas, y para que se hagan efectivas las responsabilidades consiguientes en caso de infracción

Ley 18.883 ESTATUTO ADMINISTRATIVO PARA FUNCIONARIOS MUNICIPALES TITULO III De las Obligaciones Funcionarias PARRAFO 1° NORMAS GENERALES Artículo 58.- Serán obligaciones de cada Funcionario: l) Rendir fianza cuando en razón de su cargo tenga la administración y custodia de fondos o bienes, de conformidad con la Ley Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República.


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8.2. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN

En la actualidad, todos los funcionarios tomados en cuenta para esta auditoria

cuentan con una POLIZA DE FIANZA FIDELIDAD FUNCIONARIA VALORES FISCALES VIGENTE.

En Memorándum número 482, se solicita la revisión de éstas. En respuesta, nos llega solo

una hoja de cada Póliza. Debido a la necesidad de continuar con la investigación y los

alcances de éstas, se pide inspeccionar físicamente. De las 8 Pólizas solicitadas, el

Departamento de Remuneraciones cuenta tan sólo con 4. Las restantes 4 quedan

pendientes.

Las Pólizas inspeccionadas físicamente también se encuentran digitalizadas por este

departamento. Estas corresponden a: Paula Astudillo, Nelson Jiménez, Álvaro López y

Jaqueline Varas.

La desinformación con respecto a Catastro de la Tenencia física, Fecha de éstas, cobertura,

vigencia, actualizaciones, etc., sigue existiendo, por lo tanto se decide investigar en: Área

Jurídica, Dirección de Administración y Finanzas, Tesorería, entre otras. Además se envía

mail solicitando mayor información a la Contraloría General de la República, no obteniendo

respuesta.

En virtud de recabar mayores antecedentes, nos dirigimos a la Compañía de Seguros HDI,

área Fianza.

CON LA ENTREVISTA RECABAMOS LOS SIGUIENTES DATOS:

-Listado actualizado al 05-06-2015 de las más de 150 Pólizas de Fidelidad Funcionaria

Valores Fiscales vigentes y no vigentes , número, fecha, sueldo base por funcionario, entre

otros.

-Los descuentos realizados en las liquidaciones de sueldos por el concepto “Fianza”, se

encuentran mal calculados, ya que estos se deben calcular con el sueldo base a la fecha

actual del descuento, y no con el sueldo base que de fecha de entrada en vigencia de la

Póliza. Hay funcionarios que tienen póliza desde hace quince años.

-Los porcentajes de descuentos varían entre 0.57% a 0.78% siendo la misma Póliza

(alcances, cobertura) para todos. No queda claro cómo se negocian los descuentos.

-Existen un funcionario, Sr. Nelson Jiménez Núñez, quien tiene 2 Pólizas vigentes para el

mismo ramo, situación que merece su revisión urgente y toma de contacto con quien

corresponda.


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-Se nos entregan las directrices para obtener copias de las Pólizas a través de la página web

de la compañía. Actualmente HDI posee el 94% de las Pólizas a nivel nacional.

-HDI nos ofrece una reunión en nuestras oficinas con todas las partes involucradas. Así

dilucidar datos importantes como realizar cálculos correctos, cotejar listado para dar de

baja ante la Contraloría General de la República, las Pólizas que ya no sean necesarias, en

qué instancias solicitar una nueva Póliza, Actualizar con la compañía el pago de éstas ya que

aparecemos como que debiésemos pagar un monto mayor mensualmente por todas las

pólizas vigentes a la fecha.

Con la revisión de cuatro meses (Enero a Abril 2015), podemos resumir que: La

Municipalidad ha asumido la diferencia de $33.299 por estas 8 pólizas mal cobradas a los

funcionarios.

Descuento aplicado en liquidaciones de sueldo (8 pers.) Descuento correcto (total)

$6,938 $15,259

$6,938 $15,264

$6,938 $15,264

$6,938 $15,264

$27,752 $61,051

Diferencia $33,299


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8.3. DETALLE DE CALCULOS

Detalle de los cálculos mal efectuados, de acuerdo liquidaciones de sueldo Enero, Febrero,

Marzo y Abril 2015.

APELLIDOS, NOMBRE

Numero

Poliza

Estado

Póliza

%

descuento

Sueldo Base

Enero 2015

Descuento

actual

Descuento

correcto

Resultado

descuento

erróneo al

funcionario

1 ASTUDILLO CASTRO,JUAN 166877 VIGENTE 0.78 $348,958 $1,031 $2,722 $1,691

2 FARIAS CORDOVA, PATRICIA DEL C 209454 VIGENTE 0.77 $299,195 $819 $2,304 $1,485

3 PUENTE CARTES TERESA DEL CARMEN240466 VIGENTE 0.78 $277,022 $819 $2,161 $1,342

4 MORALES ROJAS SARA FRANCISCA 240467 VIGENTE 0.78 $277,022 $819 $2,161 $1,342

5 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 242945 VIGENTE 0.78 $299,195 $1,097 $2,334 $1,237

6 ASTUDILLO VENEGAS PAULA ANDREA289633 VIGENTE 0.57 $94,247 $344 $537 $193

7 VARAS FUENTES JACQUELINE 308381 VIGENTE 0.57 $256,460 $818 $1,462 $644

8 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 321227 VIGENTE 0.57 $0 $0

9 LOPEZ PEREZ,ALVARO MOISES 339070 VIGENTE 0.57 $277,022 $1,191 $1,579 $388

$ Costeado por la Municipalidad $8,321

Ejercicio mes Enero 2015

APELLIDOS, NOMBRE

Numero

Poliza

Estado

Póliza

%

descuento

Sueldo Base

Febrero 2015

Descuento

actual

Descuento

correcto

Resultado

descuento

erroneo al

funcionario











Ejercicio mes Febrero 2015

APELLIDOS, NOMBRE

Numero

Poliza

Estado

Póliza

%

descuento

Sueldo Base

Marzo 2015

Descuento

actual

Descuento

correcto

Resultado

descuento

erroneo al

funcionario











Ejercicio mes Marzo 2015


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APELLIDOS, NOMBRE

Numero

Poliza

Estado

Póliza

%

descuento

Sueldo Base

Abril 2015

Descuento

actual

Descuento

correcto

Resultado

descuento

erroneo al

funcionario











Ejercicio mes Abril 2015


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9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

-Con respecto al Manual de Procedimientos, alcances, usos y aplicación, se analizan las

conclusiones y recomendaciones de años anteriores (años 2012, 2013 y 2014). Resumiendo

y contrastando con los datos y apreciaciones actuales, no ha habido una mejora sustancial

con respecto a este tema. Como cada año, se realizan preguntas a los cajeros, y continua

existiendo: Desconocimiento del Manual de Procedimientos, no se definen la

responsabilidad ante ciertos aspectos y no se aplican los sistemas de control sugeridos.

Definir acción a seguir.

-Canalizar bajo la Dirección de Administración y Finanzas o su Departamento de Personal y

Remuneraciones la custodia/catastro de todas las Pólizas de Fidelidad Funcionaria Valores

Fiscales, Vigencia, Eliminación, Actualización. Trámites ante la Contraloría General de

República para dar de baja las pólizas que ya no necesite el funcionario de acuerdo a sus

funciones en el Municipio. Definir procedimiento y acción.

-Activar la clave para revisión vía web de nuestras Pólizas con la Compañía de Seguros HDI

en el mail [email protected], copiando a [email protected]

-Revisar urgente el caso de Sr. Nelson Jiménez con la Compañía de Seguros

-Contratación del servicio “Consulta de Cheques” para evitar fraudes al recibir pagos con

este tipo de documento.

-Incorporar en las funciones o tareas de la empresa de Vigilantes: Acompañamiento diario

de un de ellos (al final de la tarde) desde sector Cajas hacia Oficinas de Tesorería. Emitir

Memorándum a Administración Municipal solicitando el servicio. Entregar copia a esta

Dirección.

-Dirección de Administración y Finanzas, deberá entregar respuesta formal con respecto al

criterio utilizado para otorgamiento de “Asignación de Caja”. Definiendo como se

procederá.

mailto:[email protected]


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-Extender felicitaciones a cada cajera y cajeros por la cordialidad en la atención al público

diario, como así mismo durante la Atención Nocturna. Entienden el concepto de Servicio a

la comunidad.

____________________________________________

Se informa para vuestro conocimiento y fines,

Le saluda atentamente a Usía.

VICTOR HUGO ESCOBAR GONZALEZ DIRECTOR DE CONTROL

SFB/dph


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ANEXO 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADO (TESORERIA MUNICIPAL)


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ANEXO 2

MEMORANDUM NUMERO 217 (DE TESORERIA MUNICIPAL)


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ANEXO 3

FOTOCOPIA POLIZA DE FIANZA FIDELIDAD FUNCIONARIA VALORES FISCALES (SR.

NELSON JIMENEZ NUÑEZ)

auditoria operativa al procedimiento de …transparencia.mpuentealto.cl/doctos/d4ba3e... ·...

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