auditoria estrategica administrativa

5/8/2018 Auditoria Estrategica Administrativa - slidepdf.com

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UAT

Facultad de Comercio, Administración y

Ciencias Sociales



Universidad Autónoma de

TamaulipasFCAYCS

AUDITORIA ESTRATEGICA ADMINISTRATIVA

CATEDRÁTICO: MCI MARIO ALBERTO VELA SANTOS

CAPITULO II

EL AUDITOR

CONTRATOS

CAPITULO IIIMETODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

(CASO PRÁCTICO: PUBLICIDAD NACIONAL)

POR: ALVAREZ MUÑOZ HILDA SUSANA

(2051410237)

ALUMNA DE LA CARRERA

LICENCIADO EN ADMINISTRACION

8vo SEMESTRE



CARTA CONVENIO

CONVENIO DE SERVICIOSPROFESIONALES

CONTRATO DE SERVICIOSPROFESIONALES

CAPITULO II

EL AUDITOR



CARTA CONVENIO

Miércoles 8 Junio 2011

Nombre del cliente: PUBLICIDAD NACIONAL

Domicilio: Ocampo 4718

Estimado Sr.Daniel Mario Martinez:

La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos delconvenio y la naturaleza de los servicios que se llevaran a cabo paraLas condiciones son las siguientes:

Periodo. Este convenio tendrá una vigencia deseis semanasiniciándose el 15 de Junio. Ninguna de las partes puede dar por concluido el contrato antes de (30) treinta días de la entrega del avisopor escrito correspondiente a la contraparte.

En caso de terminación el auditor será compensado por los serviciosprestados hasta la fecha de finalización.

Obligaciones. Nuestras obligaciones incluyen:

a) Aplicación de una auditoria administrativa.b) Presentación de los reportes semanales del progreso del

proyecto.c) Preparación del reporte final y exposición ante la directiva de la

institución de un documento que incluya observaciones yrecomendaciones para la implementación de los campospropuestos.

Compensación. La compensación por nuestros servicios será dediarios, pagaderos y facturados cada mes. Otros costos, comotransportación, serán facturados por separado.

Anexamos a ésta, copia del convenio para sus registros. Favor defirmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.



Atentamente: Lic. Hilda Susana Alvarez MuñozAceptado y aprobado

Publicidad Nacional 8 de Junio 2011Nombre del cliente Fecha



CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES

CONVENIO realizado el 8 de junio de 2011, entre Lic. Susana Alvarez

a quién ahora se le denominará el AUDITOR, yPUBLICIDADNACIONALa quien en lo sucesivo se le denominaráCLIENTE.

Objetivo del convenioEl objetivo de este convenio es estipular los términos y condicionesbajo las cuales el AUDITOR proveerá el servicio de auditoriaadministrativa al CLIENTE.

Servicios que se proporcionaran:

El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados alCLIENTE.

Análisis y observación sobre el equipo de trabajo, calidad de ambientepara los trabajadores, comentarios, sugerencias y recomendaciones.

Tiempo de realizaciónEl AUDITOR proporcionara el plan de trabajo completo al CLIENTE enel tiempo que ambos convengan. También proporcionara el calendariode trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustespor efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambosacordaron es 27 de Julio de 2011.

.

Propiedad del CLIENTE

Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito ycualquier otro sistema de apoyo utilizando en el trabajo por elAUDITOR pasara a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar acambio la compensación debida por los servicios incluidos en suelaboración.



Resguardo del material de trabajoSi los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados

por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE, ElAUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relacióncon esos materiales.

ConfidencialidadTodos los datos estadísticos, financieros y personales relacionadoscon el negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores.

Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningúndato que esté disponible para el público o que se pueda obtener deterceras partes. El AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidadde los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento dedatos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en lostérminos del presente convenio.

Responsabilidad del AUDITOREl AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo delCLIENTE, y será responsable de corregir cualquier otro error o fallasin cargo adicional. La responsabilidad del AUDITOR respecto de loanterior, no será limitada a la compensación total por los serviciosprestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidadcontingente.

Compensación

El CLIENTE pagara al AUDITOR la compensación por los serviciosprestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este contrato.Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 7 días deaviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar uncomunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y elCLIENTE hará los pagos dentro de los primeros siete (7) días a partir



de la fecha de facturación. Se cargaran intereses, la tasa de interésserá de un once (11%) por ciento mensual a todas las cuentaspendientes de pago.

Plazo del convenioEl presente convenio comenzara a regir el día 15 de Junio de 2011 ydeberá continuar hasta su finalización el día 27 de Julio del mismoaño.

Retribución: condiciones

La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas paracompletarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el

CLIENTE y el AUDITOR. Cualquier cambio de especificaciones por parte del CLIENTE resultara en un ajuste en la retribución y en lafecha de terminación del trabajo del AUDITOR.

No interferencia con los auditoresEl CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con elAUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor pararealizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda enque el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, elCLIENTE deberá pagar la suma de $300,000.00 M/N, además decualquier otra retribución aquí mencionada.

Honorarios y costos del abogadoSi se considera necesario interponer alguna acción legal parainterpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho ala retribución y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de

ello se derive.

Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcialEste acuerdo se regirá por las leyes de: Reglamento para laClasificación de Empresas y Determinación de la Prima en el Seguro



de Riesgos de Trabajo y las NOM (Normas OficialesMexicas).Constituye la totalidad del convenio entre las partes queestán sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata deinvalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones

restantes deberán continuar en vigor.

Realizado en Nuevo Laredo, Tamaulipas; México.15 junio de 2011

Lic. Susana Alvarez Publicidad NacionalEL AUDITOR EL CLIENTE



CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Contrato de prestación de servicios que celebran, por una parte, Lic.Hilda Susana Alvarez Muñoz a quien en lo sucesivo se denominara el

PRESTATARIO, representada por La Facultad de Comercio Administracion y Ciencias Sociales en su carácter de AUDITORy por otra parte PUBLICIDAD NACIONAL, a quien lo sucesivo se ledenominara el PRESTADOR, de conformidad con las siguientesdeclaraciones y clausulas:

DECLARACIONES

1. Del PRESTATARIO

1.1. Declara el PRESTATARIO que es una empresa legalmenteconstituida mediante escritura numero2051410237pasada ante la fedel licenciado Mario Alberto Vela Santos notario público número 2433y con registro federal de contribuyente MAVE07095803.

1.2. Que el C. IbamaSulayContreastiene facultades legales suficientespara representar al PRESTATARIO en los términos de la escrituranumeroANL-16/11pasada ante la fe de licenciado en Administracion,notario número2433.

1.3. Declara el PRESTATARIO que requiere en forma transitoria de

los servicios profesionales de personas con conocimientos técnicos,capacidades y habilidades para desarrollar los servicios de auditoríaadministrativa para efectuar actividades tales como diagnosticoadministrativo, análisis de la estructura organizacional, evaluaciónfinanciera, funcionamiento general, entre ellos.



1.4. Para efectos del presente contrato el PRESTATARIO señalacomo su domicilio el ubicado en:C. Victoria 8834, Col.Buena Vista,

Nuevo Laredo ,Tamaulipas ; México , C.P. 88274 .

2. Del PRESTADOR del servicio

2.1. Declara que es de nacionalidad Mexicay se identifica conCredencial de electornúmero0780098539559 , registro federal decontribuyentes AAMH860907986 , con el grado de escolaridad deLicenciado en Administración , con domicilio particular y actual enCalle

Antequera 55, Col. FOVISSTE,Estado Nuevo Laredo, Tamaulipas,PaísMéxico, C.P. 88274

2.2. Asimismo, el PRESTADOR declara bajo protesta de decir verdad,que posee los conocimientos técnicos, capacidades y habilidades para

desempeñar el trabajo con la calidad y esmero que requiere elPRESTATARIO, al igual que la capacidad jurídica para contratar yobligarse por la ejecución de los servicios objeto de este contrato ycomo consecuencia conoce plenamente el programa yespecificaciones de los servicios que se le encomiendan.

El presente contrato tiene como fundamento los artículos Aquí no supeque poner y demás relativos y aplicables del ordenamiento jurídico

Aquí tampoco para todo el país.

Vistas las declaraciones, es de conformidad de las partes cumplir yhacer cumplir lo que se consigna en las siguientes clausulas.



CLAUSULAS

PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. El PRESTADOR acepta y secompromete a proporcionar sus servicios al PRESTATARIO, a sus

representantes o a quien sus derechos represente, realizando demanera personal las actividades mencionadas en la declaración 1.3de este contrato.

Para efectos de lo anterior el PRESTATARIO proporcionara alPRESTADOR los instrumentos necesarios para el buen desempeñode sus actividades, los cuales quedan bajo su custodia hasta laterminación de este contrato, y que se describen en el anexo A del

presente contrato.

SEGUNDA. El PRESTADOR acepta y se compromete a realizar lasactividades que el PRESTATARIO determine, las cuales seráneventuales y transitorias, para lo que deberá aplicar toda su capacidady conocimientos para cumplirlas de manera satisfactoria, así comoguardar una conducta ética durante la vigencia del contrato.

El PRESTADOR se obliga a desempeñar sus actividades en el lugar olugares en los que se requieran sus conocimientos y capacidades,incluso en el domicilio del PRESTATARIO, las cuales deberá ejecutar de acuerdo con las clausulas pactadas en este contrato. Por su parte,el PRESTATARIO se obliga a cubrir los honorarios correspondientes acambio de la presentación de los servicios.

TERCERA. DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES. El PRESTADOR

adecuara el desempeño de sus actividades a los horarios que se leindiquen en el lugar o lugares que se requieren para el cumplimientode este contrato. Por lo tanto, las actividades deberá desarrollarlas deconformidad con las necesidades del PRESTATARIO.



En el caso de que el PRESTATARIO requiera que el PRESTADOR delservicio se traslade a otra ciudad, proporcionara los medios necesariospara cumplir con tal objeto.

CUARTA. HONORARIOS. El PRESTATARIO se compromete a cubrir el PRESTADOR en los términos de este contrato, los honorarios lacantidad total de $ 300,000.00 (Trescientos mil pesos M/N), la cual secubrirá en parcialidades quincenales al vencimiento de 27 de julio de2011, con la aplicación de retención de impuestos vigente para elperiodo.

Bajo ninguna circunstancia los honorarios establecidos variarán

durante la vigencia del presente contrato. En caso de existencia dealguna causa o rescisión, solo se cubrirán los honorarios por el tiempoen que se haya prestado el servicio.

El PRESTADOR expresa su conformidad y autoriza al PRESTATARIOpara que deduzca de sus honorarios los impuestos a su cargo,especialmente los que se refieren a los artículos ____ de la ley

correspondiente.

QUINTA, OBLIGACIONES. EL PRESTADOR se compromete adesempeñar las actividades de este contrato, las cuales realizaran conesmero y eficacia. Asimismo, se obliga a no divulgar, por ningúnmotivo el asunto o asuntos que se le confíen. El incumplimiento de loestablecido en el presente contrato será motivo de recisión del mismoy de la aplicación de las disposiciones legales correspondientes EL

PRESENTADOR es el único responsable de cualquier daño o perjuicioque se cause con motivo de las actividades contratadas y que seaconsecuencia de la impericia, negligencia o irresponsabilidad delmismo, por lo cual se libera de cualquier responsabilidad alPRESTATARIO.



SEXTA. VIGENCIA las partes contratantes convienen en que lavigencia del presente contrato será del 15deJunio al 27de Juliode2011.

SEPTIMA, RESCISION. EL PRESTATARIO tendrá la facultad deverificar si los servicios, objeto de este contrato se están ejecutandopor el PRESTADOR de acuerdo con las clausulas pactadas; elincumplimiento de las actividades del PRESTADOR dará lugar a larescisión, que se comunicara por escrito y se hará valer por elPRESTATARIO dentro de los 15 días siguientes, contados a partir deque tenga conocimiento del hecho.

OCTAVA, para el caso que se dé por concluida la vigencia del

presente contrato o se aplique la rescisión mencionada, elPRESTADOR se obliga a devolver en buen estado todos losinstrumentos de trabajo que le fueron proporcionados por elPRESTATARIO para el buen desempeño de sus actividades.

NOVENA, TERMINACION. Las partes convienen en que elPRESTATARIO tendrá la facultad de dar por terminado el presentecontrato en todo momento, para cuyo efecto deberá comunicarlo por escrito al PRESTADOR con 15 días de anticipación.

DECIMA, PRINCIPIOS LEGALES. Las partes convienen ensometerse para todo lo expresamente previsto en este contrato, a lodispuesto en ____________________________________________

DECIMA PRIMERA, EXCLUSION. Ambas partes reconocen que elpresente es un contrato civil, por lo cual no le son aplicable leyeslaborales de ningún tipo.

DECIMA SEGUNDA, JURISDICCION. Para la interpretación ycumplimiento de este contrato, así como para todo aquello que no seencuentre expresamente estipulado en el, las partes convienensometerse a la jurisdicción de los tribunales civiles de la ciudad deNuevo Laredo, por lo tanto el PRESTATARIO como el PRESTADORrenuncia a la jurisdicción que por razón de su domicilio presente ofuturo pudiera corresponderles.



Leído por ambas partes, y enterados del valor, alcance y contenidolegal de sus cláusulas, lo firman de conformidad, en la ciudad deNuevo Laredo el día 13 de Junio 2011.



CAPITULO III

METODOLOGIA DE

LA AUDITORIAADMINISTRATIVA



CASO PRACTICO: PUBLICIDAD NACIONAL

ANTECEDENTES

De 1957 a 1964, Daniel Mario Martínez trabajo como ayudante de

impresor en Farias Process. Posteriormente lo hizo en pequeñosnegocios del mismo giro como impresor, hasta que en uno de elloslogro el puesto de encargado, donde dirigía entre 8 y 10 personas.Después, durante dos años, lo hizo por su cuenta asociado con unhermano.

Al terminar la sociedad dividieron sus bienes. Daniel conservo algunosinstrumentos y materiales y comenzó a trabajar por su cuenta. Tenía asu cargo a dos personas a las que capacito en todo lo referente a laserigrafía. Después, rento un local y de manera personal adquirirámateria prima para producir y vender su productos.

En 1981 necesitaba más espacio para la elaboración de susproductos, por lo que rento una casa para ampliar su capacidad deproducción y contrato más personal.

En 1983 adquirió un terreno, donde construyo las instalaciones depublicidad nacional, que en 1985amplio con la adquisición del lote

contiguo.

En la actualidad, Daniel Mario Martínez es el gerente general, y cuentacon 15 personas a su cargo:

y Un diseñador

y Un contador

y Un jefe de recursos humanos

y Un encargado de operaciones

y Cinco impresoresy Un suajador

y Un cortador y Seis ayudantes



Reglamento de la empresa

y Se prohíbe el acceso a la empresa en estado de ebriedad o bajoinfluencia de enervantes (drogas).

y

Cuando los trabajadores lleguen media hora tarde, se lessuspenderá un día durante el mes, a criterio del jefe deproducción (salvo previa autorización del jefe inmediatosuperior).

y Las fallas del equipo deben ser reportadas de inmediato.

y El personal debe mantener en buen estado las herramientas yutilizar el material para los fines establecidos.

y El personal debe mantenerse en el área de trabajo asignada.

y

Se prohíbe fumar o ingerir bebidas embriagantes dentro del áreade trabajo.y Se prohíbe comer dentro del establecimiento en horas laborales.

Misión

Hacer trabajos de impresión con todo tipo de materiales de la mejor calidad, proporcionando al cliente ideas para que su producto tengauna mejor aceptación.

Visión

Actualización permanente para ofrecer al cliente el mejor servicio ylograr un lugar reconocido dentro del mercado de la serigrafía, comouna empresa que siempre busca estar a la vanguardia.

Filosofía

Sabemos que la importancia de nuestros valores nos llevara al éxito,por tal motivo hacemos hincapié en ellos para lograrlo.

Unidad

La única forma de lograr el cambio es mediante la unión de propósitosy esfuerzos enfocados en un objetivo común.



Esfuerzo

El esfuerzo debe ser mayor al que cotidianamente realizamos ennuestra actividad personal y vida productiva. Es necesario utilizar

tiempo específico extra para construir y emprender mejoras que nospermitan alcanzar la calidad total y un beneficio social.

Responsabilidad

Es nuestro deber dar cuenta cabal de nuestros actos, capacidad paraafrontar el deber y cualquier situación conflictiva con ánimo y deseo dedar solución con un alto grado de conciencia ética y compromiso.

Honestidad

Es un valor ético que se puede interpretar como integridad, dignidad,probidad, lealtad, rectitud, moralidad, conciencia y justicia. Nadalograríamos si no iniciamos y mantenemos nuestras accionescomprometidos con nosotros mismos y con la sociedad a fin de lograr el éxito.

Calidad

Es el reto a vencer en todos los aspectos de nuestra organización y a

una de nuestras fortalezas, ya que la calidad de nuestro personalproductos y procesos es una prioridad para lograr una altacompetitividad y productividad.

Servicio

Este aspecto se ha convertido en un elemento central de la venta dnuestros productos. El servicio de calidad es una herramienta quedebemos utilizar para conseguir una mejor posición en la sociedad e

inculcarlos a los coparticipes del grupo, así como hacer que cadaquien trabaje enfocando sus energías, intención y entusiasmo parasatisfacer las necesidades del cliente.



Excelencia

Es un aspecto muy importante en el cual haremos hincapié para lograr un grado óptimo de desarrollo en nuestros procesos, productos yservicios.

ORGANIGRAMA GENERAL

GERENTE GENERAL

DISEÑADOR CONTADOR

JEFE DE OPERACIONES JEFE DE RECURSOS

HUMANOS

IMPRESOR SUAJADOR CORTADOR

AYUDANTE AYUDANTE



PLANEACION

Área a evaluar: operaciones

Objetivo general

Estudiar y evaluar el desempeño del área de operaciones paradeterminar los niveles de productividad de la empresa e identificar posibles problemas y oportunidades de mejora.

Objetivos específicos

y Hacer que el empresario tome conciencia de que el correctofuncionamiento del área de operaciones puede disminuir loscostos y aumentar las utilidades de la empresa.

y Resaltar la importancia que tiene la auditoria administrativa paraevaluar e implementar correcciones acordes con lasnecesidades de la organización.

y Elaborar un diagnóstico sobre el estado actual delfuncionamiento del área de operaciones para identificar yaprovechar fortalezas y dar sugerencias para la corrección de lasdebilidades.

y Implementar procedimientos adecuados para llevar a cabo lastareas específicas que se deben realizar.

Fuentes de estudio

y Internas: Entrevistas y cuestionarios aplicados al área deoperaciones.

y Externas: consulta a organismos nacionales que emitenlineamientos para regular la función de producción.

Investigación preliminar

Mediante entrevista realizada al jefe de operaciones se determinaranlas necesidades específicas del área. Asimismo, con base en unagráfica de Grantt se estimara el tiempo que se dedicara a cadaactividad, a fin de cumplir con el objetivo de la auditoria.



PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

PROPUESTA TECNICA

Naturaleza: auditoria administrativa

Alcance: área de operaciones

Antecedentes: en la empresa Publicidad Nacional nunca se harealizado ningún tipo de auditoría.

OBJETIVOS

y

Sentar las bases para la ejecución de la auditoria de manerapuntual.

y Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacciónfluida de las acciones.

y Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativasy los recursos con una visión integradora.

y Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas ylas amenazas en oportunidades.

Estrategia: el equipo auditor realizara vistas periódicas para conocer el uso de recursos para búsqueda del liderazgo en costos.

Justificación: elaborar un diagnóstico del área de operaciones paraevaluar su funcionamiento.

Acciones: ampliación de cuestionarios, cedulas, entrevistas yobservación directa en el área de producción.

Recursos: equipo auditor de la Escuela de Negocios de laUniversidad Nacional.

Resultados:

y Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder aestandarizarlos.



y Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el áreade operaciones.

y Elaborar recomendaciones y observaciones de ordenadministrativo para aplicarlas al área.

y Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.y Detectar los factores internos y externos que influyen en el

funcionamiento del área.

Asignación de la responsabilidad: líder de proyecto.

Capacitación: instrumentarla a través de sesiones en las queparticipe la totalidad del equipo auditor, coordinadas por el líder deproyecto y en la que se revise la estrategia, mecanismos de trabajo y

el proyecto de auditoria.

Actitud: la labor de investigación se realizara de la manera másobjetiva y sin prejuicios del equipo auditor.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

y Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobreesta información para afirmarla y complementarla.

y

Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual delfuncionamiento de la organización.

y Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme a las instrucciones del área.

y Visitas programadas a la empresa para recolectar la informaciónnecesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios,así como observación directa e investigación documental.

y Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y paraconcretarlos la propuesta técnica se someterá al encargado de lasucursal para que lo analice y autorice las modificacionesprocedentes.

y La determinación de las acciones se apegara al programadefinido.



y Planear alternativas de medición a través de indicadores quereflejen rasgos sobresalientes dentro del área de operacionesque sirvan para el análisis de los diferentes factores.

y Los criterios deberán ser determinados con base en los objetivos

que maneje el área. y Proponer mecanismos de acción que apoyen la mejora continua.

y El informe de auditoría se debe preparar de acuerdo con losresultados que se obtengan.

INSTRUMENTACION

RECOPILACION DE LAINFORMACIONLa recopilación de la información se realizó con las herramientasdiseñadas para ello. La correspondiente a estructura, valores,misión y visión de la empresa fue proporcionada por el titular dela organización. El resto de la información fue captado por elequipo auditor en cedulas para la detección y registro de

hallazgos y evidencias para el registro de aspectos relevantes.

Técnicas de recolecciónEl equipo auditor decidió aplicar las siguientes técnicas, debido ala facilidad y rapidez de las mismas para obtener la informaciónnecesaria:

y Investigación documental

y

Observación directay Entrevista

y Cuestionariosy Cedulas



MEDICION

Esta actividad se basó en los siguientes indicadores:

Indicadores de operación

Indicadores cualitativos

y Proceso mediante el cual el área respectiva administra losrecursos necesarios para generar los bienes y serviciosrequeridos por la organización.

y Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos. y Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

Indicadores cuantitativosy Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuantos

trabajadores de toda la empresa están inmersos en lasoperaciones.

Personal asignado a la producción

Total de personal

Con este indicador se pretende obtener una estimación de los costosde los insumos del total de la producción.

Costo de los insumos

Costo de producción

Con este indicador se pretende conocer los costos de los insumosnacionales del total de la producción.

Costo de los insumos nacionales

Costo de producción.



Con este indicador se debe determinar el costo de producción de losartículos terminados.

Costo de producción

Artículos producidos

Este indicador sirve para conocer la cantidad de maquinaria y elequipo que es propio de la empresa respecto del total que se utiliza enel área.

Equipo y maquinaria propios

Total de equipos y maquinaria

Con este indicador se intenta de conocer la cantidad de equipo ymaquinaria al que se le da mantenimiento preventivo en relación conel total de la maquinaria y equipo.

Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

Con este indicador se pretende identificar el equipo y maquinaria alque se le da mantenimiento correctivo en relación con el total de lamaquinaria y el equipo del área.

Mantenimiento correctivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinariadel área respecto del activo fijo de la empresa.

Valor de los equipos y maquinaria

Activo fijo



Este indicador sirve para conocer la depreciación del activo fijo

Depreciación

Activo fijo

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo serán minutas, donde el auditor del equipollevara un resumen de lo ocurrido durante el proceso para obtener lainformación necesaria para la auditoria.

EVIDENCIA

En las visitas que se realizaron se comprobó:

Evidencia Física

y No se cuenta con organigrama, manual de la organización nimanual de procedimientos.

y No se cuenta con un documento que contenga descripciones delos puestos.

y No existen señalamientos específicos en el área de operaciones.

y Los extractores de aire son muy pequeños para purificar elambiente en la medida necesaria.

y Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia testimonial

y La opinión de sus tres principales clientes fue que el servicio engeneral es satisfactorio. Asimismo, que acuden o solicitan losservicios de la empresa por la calidad, por la entrega oportuna ybajo precio de los productos.



SUPERVISION DEL TRABAJO

No hubo cambios en las fechas de las visitas, por lo cual se respetó lacalendarización de actividades.

El equipo auditor mostro puntualidad y formalidad en las visitas a lasucursal. Cada integrante se desempeñó puntualmente y en los casosnecesarios hubo apoyo de todo el equipo.

Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron en un lapso nomayor de 48 horas.

EXAMEN

PROPOSITO

Por medio de los enfoques de análisis organizacionales (SWOT) ycuantitativas, se busca lograr el objetivo planeado para la realizaciónde la auditoria de tal forma que se pueda analizar de acuerdo con lascircunstancias específicas del área, con el fin de reunir todos loselementos necesarios para emitir recomendaciones y conclusiones.

PROCEDIMIENTO

El área de operaciones trabaja de maneras especificas en:

y Corte de material

y Impresión del material

y Secado y recolección

y Suaje

y Seleccióny Empaque



Por lo tanto es necesario:

y Conocer los componentes del proceso productivo

y Describir el procedimiento de producción

y

Descomponerlo la producción incluye aspectos netamenteoperativos, de orden administrativo y de cultura organizacional.

y R evisarlo críticamente 1. La capacitación en el proceso deinducción es deficiente, 2. Los trabajadores no utilizan el equipode seguridad, 3. Las sanciones por retardo repercuten sobre laproducción y, 4. Existe una alta rotación de personal por losbajos salarios y excesivas cargas de trabajo.

y Ordenar cada elemento los elementos más sobresalientes son lafalta de instrumentos administrativos fundamentales, la ausenciade una visión de negocio y el predominio de actividadesnetamente operativas y la carencia de cultura de mejora.

y Definir las relaciones la empresa trabaja en forma empírica,sobre una base de comunicación poco formal y hasta ciertopunto difusa. En la producción predominan las relaciones decompañerismo. La supervisión es más formal, pero la relación esestrictamente laboral, sin una identificación más personalizada.

y I dentificar y explicar su comportamiento la elevada rotación depersonal debido a las condiciones prevalecientes, la falta deherramientas administrativas por el predominio de la

administración empírica y la existencia de un liderazgopaternalista al margen de las normas de seguridad son la basedel funcionamiento de la empresa.

ENFOQUES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO



ORGANIZACIONALES

Análisis SWOT del área de operaciones:

Fortalezas

y Buena calidad de los productos elaborados

y Experiencia de los trabajadores (impresores)

y Proceso semiautomático de producción (UV)

y Buen ambiente de trabajo

Debilidades

y Liderazgo paternalista

y No cuenta con manuales de procedimientos y de organización

y No se cuenta con políticas

y Pérdida de tiempo por comunicación informal (platica

superabundante)

Amenazas

y Tipo de cambio (materia prima de exportación)

y Inflación

y Inasistencias de los trabajadores

y Mala calidad de los insumos

y Fallas de corriente eléctrica (no se cuenta con una plantageneradora de emergencia)

Oportunidades



y Adquisición de nueva tecnología para mejorar su proceso

y Elaboración de productos propiosy Capacitación sobre nuevas técnicas de trabajo

CUANTITATIVOS

y Modelos de inventario: esta técnica sirve para determinar lacapacidad de producción que tiene la empresa para satisfacer lademanda de sus clientes.

y Muestreo: ayudar a conocer las necesidades del área deoperaciones con lo cual se podrá determinar si se están

cumpliendo sus expectativas y necesidades. Estos resultadosservirán para inferir si el área de producción cuenta con un buenproceso que ayude a la eficiencia de la empresa. Por medio decuestionarios, entrevistas y observación directa.

y Análisis de series de tiempo: con ello se obtendrá la variación dela cantidad de producción, rotación de personal en periodoshomogéneos y así determinar un plan para evitar demoras conbase en esta información.

INFORME

Naturaleza del estudio: auditoria administrativa.

Responsable: equipo auditor externo.

Antecedentes: con base en la baja productividad en la empresa y enconocimiento de sus autoridades se abrió la posibilidad de auditoria.

Objetivos: estudiar el tipo de administración existente en el área deoperaciones.

Alcance: área de operaciones.

PROBLEMA AREA (OPERACIONES) SOLUCION



Calidad del color Impresión

Implementar un estándar de la calidad de diluyente

por cada color que sedesee imprimir

Burbujas de adhesivo

en las calcomanías Laminado

Adecuar la temperatura

para ciertos colores paraeliminar las burbujas

Lentitud al suajar SuajeEstandarizar la velocidadde la maquina suajadora

(contraseña)

Rotación constante depersonal en el área deimpresión (ayudantes)

Impresión

No dejar la mayor carga detrabajo al ayudante

(distribuirla de maneraequitativa con el impresor)

Metodología: de auditoria con base en indicadores de gestión.

Resultados esperados: definir el panorama general del área paraelaborar alternativas de cambio tendientes a mejorar las condicioneslaborales, incrementar la productividad e impulsar el posicionamientode la empresa.

SEGUIMIENTO

OBJETIVO GENERAL

Implementar los lineamientos generales para mantener un controlapropiado de las observaciones y recomendaciones emitidas por losauditores de la empresa.

Lineamientos generales

y Los cambios y las mejoras implementadas deben ser constantesy sin interrupción.

y Llevar control del desarrollo de los programas mediante lacomparación de los resultados reales con los estimados paracorregir, mejorar y, en su caso, formular nuevos planes deacción.



y Evaluar los resultados que beneficien al área de operaciones conel fin de determinar si el proyecto se desarrolla conforme a loesperado.

y Llevar a cabo reuniones de manera permanente con el personal

del área de producción para analizar el cumplimiento de metas acorto, mediano y largo plazos.

Recomendaciones programadas

Acciones específicas:

y Elaborar manuales de procedimientos para disminuir tiempos enla introducción de personal nuevo a la organización y evitar lainterferencia en los procedimientos.

y Implementar programas que permitan mejorar las habilidades yla ejecución de las actividades de los trabajadores con elconsecuente incremento de la productividad.

y Desarrollar y difundir la cultura organizacional para que lostrabajadores del área de operaciones se sientan identificados ycomprometidos con la empresa en la que laboran.

y Evaluar periódicamente la productividad y el desempeño del

trabajador. Con base en ello, tomar decisiones de promoción yremuneración.

y Establecer niveles de productividad de los trabajadores paradeterminar el tiempo promedio óptimo para producir un artículo.



y Establecer un programa de mantenimiento preventivo para lamaquinaria y equipo para evitar interrupciones en el proceso deproducción.

y Adquirir generadora de energía para que el proceso sea continuoen caso de apagones y no haya demoras en las entregas.

y Establecer normas de seguridad dentro y fuera de la empresa.Definir los peligros y condiciones a los que está expuesto eltrabajador durante la producción y difundirlos para que losidentifique plenamente.

Ár eas de aplicación: en todos los niveles del área deoperaciones.

Per iodo de r ealización: tres meses

Resultados obtenidos: en general, una mejor eficiencia en elárea gracias al desarrollo de los manuales de procedimientos yde organización, para estandarizar el proceso y la elaboración de

los productos, y una mejora en:

y El desempeño de los empleados

y La seguridad del personal

y La productividad, y por consecuencia, en los tiempos de entrega

y La disminución de costos

Im pacto log r ado: mejora y profesionalización del área deoperaciones.



AREA DE APLICACION

FUNCIONES A REALIZAR

FACTORES ACONSIDERAR

PERIODO DEREALIZACION

COSTO APROXIMADO

RESULTADOSOBTENIDOS

Impresión

Supervisar lasactividadesque realizael impresor ysu ayudante

Tiempo depinturaCantidad desolventeTiempos color y tonalidad(con base enpantone)

Septiembre de2011

Con base en elpromedio por hora delsueldo del jefedeoperaciones eimpresores

Determinar con mayor exactitud la

cantidad desolvente autilizar dependiendodel tono ycolor,estableciendoun estándar para mejorar lacalidad en lapresentación

del producto

Laminado

Supervisar lasactividadesde losencargadosdel laminado

Material alaminar TemperaturaTamaño de lacalcomanía

Septiembre de2011

Con base en elpromedio por hora delsueldo del jefedeoperaciones,cortador yayudantes

Eliminar burbujas en ellaminado ymejorar lapresentacióndel producto

Suaje

Supervisar lasactividadesdelencargadodel Suaje

Tiempo para

calibrar lamáquina deSuajeVelocidad dela máquinapara realizar elSuaje

Septiembre de2011

Con base en elpromedio por hora delsueldo del jefedeoperaciones yel suajador

Estandarizar lavelocidad de la

maquinasuajadora y asobtener mayor cantidad decalcomaníassuajadas en unperiodo detiempodeterminado.

auditoria estrategica administrativa

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