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INSTRUCTIVO PARA REMITIR EL INFORME DE
AUDITORÍA EN MATERIA DE PLD/FT A TRAVÉS DE
MEDIOS ELECTRÓNICOS
Nuevos Sujetos Obligados v 1.0 enero de 2013
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Índice
Pág Índice .................................................................................................................................................... 2 1. Introducción ................................................................................................................................. 3
1.1 Objetivo ...................................................................................................................................... 3 1.2 Usuarios del Instructivo .............................................................................................................. 3 1.3 Marco Jurídico ............................................................................................................................ 3 1.4 Estructura del documento .......................................................................................................... 3
2. Descripción del Proceso .............................................................................................................. 4 3. Presentación del Informe a través del SITI PLD/FT .................................................................... 4
3.1 Portal .......................................................................................................................................... 4 3.2 Acceso ....................................................................................................................................... 4 3.3. Secciones y elementos de navegación..................................................................................... 5 3.4. Ingreso sección Informe ............................................................................................................ 6 3.5. Opciones de envío .................................................................................................................... 6 3.6 Presentar Informe de Auditoría .................................................................................................. 7
4. Digitalización del Informe ............................................................................................................. 8 4.1 Recomendaciones Generales .................................................................................................... 8
5. Envío del Informe ......................................................................................................................... 8 5.1. Datos del Informe ...................................................................................................................... 8 5.2. Datos del Auditor ....................................................................................................................... 9 5.3. Envío del Archivo digitalizado ................................................................................................... 9 5.4. Archivo de Informe Correcto ................................................................................................... 10 5.5. Envío de Informe incorrecto .................................................................................................... 11
6. Glosario ...................................................................................................................................... 13 APENDICE A INFORMACIÓN ADICIONAL ..................................................................................... 14
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1. Introducción
1.1 Objetivo El presente documento tiene por objeto proporcionar una guía para el envío del documento del Informe de Auditoría del Sujeto Obligado especificada en el “AVISO por el que se da a conocer el medio a través del cual se deberán presentar los resultados de la revisión anual por parte del área de auditoría interna, o bien, de un auditor externo independiente, así como el documento en el que se desarrollen las políticas de identificación y conocimiento de clientes y usuarios y los criterios, medidas y procedimientos internos que se adoptarán para dar cumplimento a las Disposiciones de carácter general aplicables, o sus modificaciones”, publicado en el Diario Oficial el día 31 de enero de 2013.
1.2 Usuarios del Instructivo
Este documento está dirigido a los Sujetos Obligados que hayan obtenido su Cuenta Única SITI PLD/FT y se encuentre activa.
1.3 Marco Jurídico
Las Disposiciones de carácter general, establecen que estos deberán mantener medidas de control que incluyan la revisión por parte del área de auditoría interna, o bien, de un auditor externo independiente, para evaluar y dictaminar, durante el periodo comprendido de enero a diciembre de cada año, el cumplimiento de las Disposiciones.
Los resultados de la revisión deberán ser presentados a la dirección general y al Comité de la Entidad, a manera de informe, a fin de evaluar la eficacia operativa de las medidas implementadas y dar seguimiento a los programas de acción correctiva que en su caso resulten aplicables.
Dicho Informe deberá remitirse a la Comisión dentro de los sesenta días naturales siguientes al cierre del ejercicio al que corresponda la revisión, a través del SITI PLD/FT.
1.4 Estructura del documento
Los temas cubiertos por este Instructivo son presentados bajo la siguiente organización:
Descripción del Proceso.
Presentación del Informe a través del SITI PLD/FT.
Digitalización del Documento.
Envío del Informe a la CNBV.
Glosario.
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2. Descripción del Proceso
3. Presentación del Informe a través del SITI PLD/FT
3.1 Portal Para que el Sujeto Obligado pueda realizar el envío de su informe de auditoría, deberá acceso al Portal SITI PLD/FT a través de la siguiente liga: https://websitipld.cnbv.gob.mx.
3.2 Acceso Se desplegará la página de Inicio, por lo que deberá seleccionar la función
“Acceso” que se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la página.
A continuación deberá ingresar los datos de su cuenta SITI PLD/FT:
1. Usuario. 2. Contraseña.
Dar click en el botón “Aceptar”.
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Recuerde, para realizar este proceso y todos los relacionados con el portal SITI PLD/FT, es indispensable que los sujetos obligados hayan obtenido previamente su cuenta única SITI PLD/FT, de lo contrario deberán gestionar dicha cuenta.
3.3. Secciones y elementos de navegación
La página principal del Portal SITI PLD/FT está dividida en las siguientes secciones:
1. Encabezado. 2. Menú principal. 3. Contenido de la Sección.
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3.4. Ingreso sección Informe
Una vez que haya ingresado al Portal, seleccionará la opción del Menú principal “Envío de Información Diversa”, sección “Informe de Auditoría”.
3.5. Opciones de envío
El Portal informará que el Sujeto Obligado no ha remitido a la Comisión su informe de auditoría. Para el envío de dicho informe dará click en “Presentar Informe”.
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3.6 Presentar Informe de Auditoría
Cuando el Sujeto Obligado seleccione la opción “Presentar Informe” se habilitará la pantalla de captura de información adicional, así como la casilla para adjuntar el archivo que contenga el Informe, mismo que debe ser digitalizado de acuerdo a lo especificado en el punto 4 “Digitalización del Documento”. Una vez requisitado el archivo deberá dar click en “Examinar” para adjuntar el Informe y posteriormente seleccionar la opción “Continuar”.
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4. Digitalización del Informe
4.1 Recomendaciones Generales
Los resultados de la revisión anual por parte del área de auditoría interna, o bien, de un auditor externo independiente, deberán ser digitalizados previo a su envío a la Comisión. El documento digitalizado deberá corresponder al informe original que contenga la firma o firmas de quienes lo elaboraron y, en su caso, las rúbricas respectivas.
A continuación se presenta un resumen de las características que deberá cumplir el archivo digitalizado:
Características Valores
Resolución 150 x 150 ó 200 x 200 dpi (dots per inch), o ppp (puntos por pulgada).
Color/degradación/profundidad Blanco y negro o Binario (texto).
Formato de Almacenamiento PDF Multipágina
Compresión Configurar para definir como tamaño de archivo predeterminado: Pequeño
Unidades Pixeles
Tamaño El tamaño adecuado de un archivo corresponde en relación a un máximo de 150 kb por página.
IMPORTANTE: Para mayor información sobre la correcta digitalización del documento y evitar rechazos, revisar el “Manual para la Digitalización de Documentos Enviados a la CNBV”
5. Envío del Informe
5.1. Datos del Informe
Adicional al documento digitalizado, se requiere capture la información correspondiente al mismo, de acuerdo a lo mostrado en la siguiente imagen:
Teniendo la opción de seleccionar las fechas correspondientes de la función calendario contenida en cada campo de Fecha.
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Para mayor información sobre las características de esta sección revisar el Apéndice A contenido en este documento.
5.2. Datos del Auditor
Complementario a la información del Informe, se requiere que se capture la información correspondiente al responsable de llevar a cabo la revisión para evaluar y dictaminar el cumplimiento a las Disposiciones de carácter general.
Se habilitarán los campos “Denominación/Razón Social” y su correspondiente “RFC” dependiendo de la información registrada en el campo “Tipo de Auditor” de la sección Datos del Informe. Para mayor información sobre las características de esta sección revisar el Apéndice A contenido en este documento.
5.3. Envío del Archivo digitalizado
Para poder enviar el archivo en comento debe seleccionar la opción “Vista Preliminar”, misma que generará una vista previa de la información que se enviará junto con el archivo digitalizado.
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Una vez que esté de acuerdo con la información presentada debe seleccionar la opción “Enviar Informe”, el Portal corroborará sí usted está seguro de continuar con el proceso de envío, ya que una vez remitido no podrán hacerse cambios, correcciones o enviar información adicional. Si la información está completa y desea continuar con el proceso de envío deberá dar click en “Aceptar”, de lo contrario deberá seleccionar “Cancelar” para volver a la pantalla anterior.
5.4. Archivo de Informe Correcto
Cuando el envío sea exitoso, el Sujeto Obligado podrá visualizar el Acuse de Recibo generado, el cual podrá ser guardado de forma digitalizada o impreso. Una vez que el Sujeto Obligado concluyó con la obligación de presentar el Informe podrá ingresar al Portal para consulta y podrá imprimir o guardar el Acuse respectivo.
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5.5. Envío de Informe incorrecto
En el supuesto que la Información adicional no cumpla con las características especificadas en el Apéndice A se presentará el siguiente mensaje:
El envío será rechazado y se generará un diagnóstico. En este caso, la información se considerará como no presentada.
Los Sujetos Obligados deberán subsanar los errores y realizar un nuevo envío, hasta visualizar su acuse de Recibo.
Todos los mensajes de error se presentan con una breve descripción general.
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6. Glosario
Para efectos de este Instructivo, se entenderá, en forma singular o plural, por:
I. Informe, a los resultados del informe de Auditoría a que se refieren las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/FT.
II. Comisión, a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.
III. Disposiciones de carácter general, a las “Disposiciones de carácter
general a que se refiere el artículo 115 de la Ley de Instituciones de Crédito en relación con el 87-D de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y 95-Bis de este último ordenamiento, aplicables a las sociedades de financieras de objeto múltiple” publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 17 de marzo de 2011 y modificadas el 23 de diciembre de 2011; las “Disposiciones de carácter general a que se refiere el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito aplicables a los centros cambiarios a que se refiere el artículo 81-A del mismo ordenamiento”, y las “Disposiciones de carácter general a que se refiere el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, aplicables a los transmisores de dinero a que se refiere el artículo 81-A Bis del mismo ordenamiento” ambas publicadas en el DOF el 10 de abril de 2012.
IV. PLD/FT, Prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita
(lavado de dinero) y financiamiento al terrorismo.
V. SITI, al Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información.
VI. Sujetos Obligados, en singular o plural, a las sociedades financieras de objeto múltiples no reguladas, los centros cambiarios y transmisores de dinero.
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APENDICE A INFORMACIÓN ADICIONAL
Columna Descripción Validaciones Consideraciones
1 Periodo de Auditoria
El campo es fecha.
El campo debe medir 10 caracteres.
El campo es obligatorio.
Formato DD/MM/AAAA.
En este campo deberá ingresar el periodo correspondiente a la revisión realizada por el área de auditoría o un auditor externo independiente, por lo que no podrá incluir fechas posteriores al día 31/12/2012.
2 Fecha de presentación al Director General o al Administrador Único.
El campo es fecha.
El campo debe medir 10 caracteres.
El campo es obligatorio.
Formato DD/MM/AAAA.
3 Fecha de Presentación al área de PLD/FT de la Sociedad.
El campo es fecha.
El campo debe medir 10 caracteres.
El campo es obligatorio.
Formato DD/MM/AAAA.
En este campo deberá ingresar la fecha en que se presentó el Informe al área encargada del cumplimiento en materia de PLD/FT (Comité de Comunicación y Control, o en su caso, el Oficial de Cumplimiento).
4 Denominación Social/Razón Social
El campo es alfanumérico.
El campo debe medir máximo 120 caracteres.
Esté campo será obligatorio cuando el “Tipo de Auditor” sea igual a Externo Independiente.
5 RFC El campo es alfanumérico.
El campo debe medir 13 caracteres.
Esté campo será obligatorio cuando el “Tipo de Auditor” sea igual a Externo Independiente.
El campo debe seguir los lineamiento establecidos por el SAT de la siguiente manera: LLLLAAMMDDXXX que representa: - LLLL Que corresponden a las primeras dos letras del apellido paterno, la primera letra del apellido materno y la primera letra del nombre. Se pueden incluir los caracteres & o Ñ. - AA corresponde al año de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos. - MM corresponde al mes de nacimiento, validar
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que sean dos dígitos numéricos. - DD corresponde al día de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos.
- XXX Caracteres que representan la homoclave, pueden ser letras de A-Z (mayúsculas, sin acentos y sin diéresis) o números.
6 Nombre del Auditor
El campo es alfanumérico.
El campo debe medir máximo 80 caracteres.
El campo es obligatorio.
Esté campo será obligatorio cuando el “Tipo de Auditor” sea igual a Interno.
Si el “Tipo de Auditor” es Externo Independiente y se captura la “Denominación Social/Razón Social” este campo será opcional.
7 RFC
El campo es alfanumérico.
El campo debe medir 13 caracteres.
El campo es opcional siempre y cuando se cuente con CURP, pudiendo proporcionar los 2 sí se cuenta con los mismos. El campo es obligatorio cuando no se cuente con la CURP.
Esté campo será obligatorio cuando el “Tipo de Auditor” sea igual a Interno.
Si el “Tipo de Auditor” es Externo Independiente y se captura la “Denominación Social/Razón Social” este campo será opcional.
El campo debe seguir los lineamiento establecidos por el SAT de la siguiente manera: LLLLAAMMDDXXX que representa: - LLLL Que corresponden a las primeras dos letras del apellido paterno, la primera letra del apellido materno y la primera letra del nombre. Se pueden incluir los caracteres & o Ñ. - AA corresponde al año de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos. - MM corresponde al mes de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos. - DD corresponde al día de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos.
- XXX Caracteres que representan la homoclave, pueden ser letras de A-Z (mayúsculas, sin acentos y sin diéresis) o números.
8 Teléfono El campo es alfanumérico.
El campo es obligatorio.
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9 Correo Electrónico
El campo es alfanumérico.
El campo es obligatorio.
Debe seguir la expresión regular de correo electrónico.
10 Dirección
El campo es alfanumérico.
El campo es obligatorio.