AUDITORIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

Esta partida controla el disponible representado por los medios de pago en efectivo con dinero (billetes y moneda), cheques, así como los depósitos existentes en bancos y en otras instituciones financieras. La cuenta Efectivo y equivalentes de efectivo es una de las más importantes dentro del panorama de los estados financieros, por cuanto controla precisamente el dinero en efectivo o cheques, los mismos que por su propia naturaleza conlleva a riesgos en su manejo y control. Esta partida generalmente se relaciona con todos los ciclos de transacciones, por lo que en la revisión debe considerarse su interrelación con otras cuentas, ya sea de la Situación Financiera o del Estado de Resultados Integrales, siendo de este último muchas veces por donde se inicia la operación. Hay muchas empresas que no reflejan saldos importantes en Efectivo y equivalentes de efectivos a fin de años; sin embargo, sus movimientos de cobranza y desembolsos han sido muy significativos durante el año. Es así, que Efectivo y equivalentes de efectivo se relaciona directamente con las cobranzas y pagos, lo primero generado básicamente por las “ventas y cuentas por cobrar” (Caja - egresos). Es importante recordar la importancia que tiene el control interno en el área de tesorería, que es donde se desarrolla principalmente las operaciones de este componente. La importancia también se extiende a todas las demás áreas relacionadas con operaciones de los demás componentes de los estados financieros, las que necesariamente tenemos que evaluar. Si bien es cierto, que el propósito principal de la evaluación del control interno por el auditor en una auditoría financiera es para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría, los clientes se sienten muy satisfechos cuando el auditor como consecuencia de la evaluación de control les hace llegar una serie de recomendaciones para fortalecer sus controles internos y le previenen de fraudes y errores. La experiencia nos ha demostrado que es muy frecuente encontrar deficiencias como las que se enuncian a continuación:

- Falta de directivas internas que contengan normas y procedimientos para el manejo y control de los fondos.

- No se depositan los ingresos recaudados en forma intacta y de inmediato en bancos.

- No se acostumbra como medida de seguridad y de control interno efectuar todos los pagos con cheques y los gastos menudos con dinero en efectivo de un fondo fijo renovable.

- No se cuida la separación de funciones entre el que ejerce las funciones de cobranza y prepara los depósitos al Banco de quien realiza la contabilización.

- No se cuida la separación de funciones entre el que realiza y aprueba las conciliaciones bancarias del que realiza las funciones del manejo de ingresos y egresos de fondos.

- No se practica arqueos sorpresivos de fondos por alguna persona distinta del que maneja y registra las operaciones de ingresos y egresos de fondos.

- No se adopta medidas de seguridad para la custodia de los fondos y los cheques en blanco, etc. Por lo expuesto, de acuerdo al conocimiento que obtenga el auditor sobre las actividades de la empresa, aplicara su evaluación del control interno a través del método más conveniente.

OBJETIVO Y FINALIDAD DEL EXAMEN DE AUDITORIA

- Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude

La medición del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las normas de auditoría de general aceptación, es por ello que se pretenden mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en este sentido y las posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo del disponible.El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta área por que se tiene el manejo directo del disponible el cual es importante para la gestión que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiación en el corto plazo.Existe el riesgo de originar exageraciones en las cifras, lo mismo que subestimaciones. Como por ejemplo registrar un pago de proveedores a una cifra superior a la debida y luego el desembolso de diferencia se desvié a otra cuenta.

- Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo. La clasificación de riesgo inherente después de hacer el análisis puede clasificarse como: alto, medio o bajo, según el análisis el auditor tomará las medidas de control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible a los objetivos propuestos en el programa de auditoría.Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la forma establecida.

- Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de controles y pruebas sustantivas del efectivo.

El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempeña dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo.

Realizar más pruebas de los controles que los auditores planean incluir en su evaluación del riesgo de control.

- Verificar la existencia del efectivo registrado. Las protecciones físicas del efectivo en caja es indispensable para un manejo adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos.

- Determinar si la empresa tiene derechos sobre el efectivo y sus equivalentes registrados

- Establecer la precisión numérica de los registros auxiliares del componente.

- Determinar si la presentación y revelación son apropiadas.

Dentro de las Aserciones- Veracidad

Los saldos de caja y bancos representan efectivo en mano o entregado en depósito a terceros, los saldos acreedores representan sobregiros.

- PropiedadVerificar que los saldos corresponden a efectivo y sus equivalentes y están de disponibles para la Entidad. Verificar que los saldos de las cuentas corrientes pertenecen a la Entidad.

- IntegridadComprobar que todas las operaciones de ingreso y salida de dinero han sido registradas de manera adecuada e íntegramente.

- ValuaciónCorroborar los saldos en moneda extranjera se encuentran valuados al tipo de cambio apropiado

- Contabilizado

Revisar que todos los saldos de la cuenta de efectivo se encuentran debidamente contabilizados.

- Presentación y revelaciónConstatar que se revela la información apropiadamente clasificándolo (corriente / no corriente) y demostrar que el efectivo en la caja y bancos se presenta y revela de manera adecuada

CONTROLES

Ambiente de controlLa mayoría de las organizaciones prestan especial atención al manejo de fondos teniendo en cuenta lo perjuicios económicos y financieros que tre aparejado la falta de control de los montos de transacciones que conforman el componente sin embargo, existe entes donde se detectan irregularidades como consecuencia de un débil ambiente de control, señalándose a continuación algunas pautas que revelan potenciales errores.

- Descentralización excesiva de las operaciones- Falta de identificación de ingresos y egresos inusuales- Inexistencia de claras políticas sobre administración de fondos- Falta de consideraciones de métodos alternativos para las cobranzas o

desembolsos en moneda extranjera- No utilización de análisis o proyecciones del flujo de fondos como técnicas

de administración de fondos- Desarrollo de nuevas operaciones con sistemas existentes no adecuados

Controles DirectosLa revisión del componente bajo análisis debe vincularse con las tareas de auditoría efectuadas para los subcomponente de cobranza y desembolso. En estos últimos se habrán analizado los controles y funciones de procesamiento que permiten el proceso de tales operaciones. Por lo tanto, para completar la visión de los controles directos, aplicables al componente de caja y bancos, se describirán los controles gerenciales, independientes y par salvaguardar activos

Controles gerenciales y controles independientes A continuación se enuncian diversos controles gerenciales e independientes que pueden estar presentes en el componente y una referencia a la afirmación vinculada..

- Utilización de presupuestos y estados financieros interinos para realizar comparaciones de los saldos reales con los montos planificado para corroborar la veracidad e integridad de la caja y bancos

- Preparación de informes gerenciales y de excepciones para controlar entre otros, saldos de caja y bancos, cuentas bancarias sobregiradas, flujo de fondos, desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos

- Conciliaciones de los extractos bancarios con el mayor general para verificar la integridad de los saldos bancarios

- Aprobación de las transferencias de fondos por un funcionario del nivel apropiado para comprobar la veracidad de las operaciones

- Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores por parte de los funcionarios del ente y el posterior análisis y justificación de las diferencias detectadas para verificar la veracidad e integridad de los saldos de cierre.

Controles para salvaguardar activosSe trata de controles que garantizan la veracidad de las transacciones involucradas en el componente como

- Las cuentas bancarias solamente pueden ser abiertas o cerradas por resolución de directorio u grupo autorizado de funcionarios

- Los firmantes de los egresos de fondos solo son designados por el directorio u otro grupo autorizado de funcionario

- Los fondos se guardan en cajas de seguridad o son custodiados por terceros

- Los cheques en blanco son guardados bajo llave

Controles GeneralesUna adecuada segregación de funciones incompatibles en el área de caja y bancos se manifiesta específicamente si..

- Las funciones de cobranzas y preparación de los depósitos están segregadas de la s de contabilización de dichos conceptos

- Las funciones de preparación y aprobación de las conciliaciones bancarias están segregadas de todas las demás funciones de ingresos y egresos de fondos.

- Las funciones de caja y la contabilización de dichas transacciones están debidamente segregadas.

FACTORES DE RIESGO

Factores de riesgo inherentes

Aunque la intención del auditor esta normalmente concentrada en las áreas de mayor riesgo, siempre debe analizarse la posibilidad de reducir el alcance de auditoría en las áreas de menor riesgo. Algunos de los factores de riesgo inherentes y sus implicancias para el componente son las siguientes.

- El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de firmas autorizadas.

- El volumen, tipo y valor de los ingresos y egresos de fondos fluctúan significativamente.

- Se ha realizado ingresos o egresos de fondos significativos de efectivo.- Lo movimientos entre bancos son frecuentes o inusualmente significativos,

posiblemente en relación con un sistema de administración de fondos.- Son frecuente las transferencias electrónicas de fondos.- Se han realizado transacciones de fondos significativas en fechas cercanas

a los cierres de periodo- Las restricciones de cambio tienen un impacto significativo sobre el flujo de

fondos derivado de operaciones en moneda extranjera- El banco con el cual opera el ente parece financieramente débil, lo cual

puede afectar la disponibilidad de lo depósitos

Factores de riesgo de controlEntre los riesgos de control que pueden existir en una entidad se debe considerar las siguientes consideraciones

- Las protecciones físicas del efectivo en caja no son adecuadas- Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son

adecuadamente revisadas- Los cheques pendientes y los depósitos en tránsito no son adecuadamente

controlados- Las cobranzas significativas en diversos establecimientos no son

inmediatamente transferidas a las cuentas centralizadas- No existen límites estrictos de aprobación de egresos de fondos- Egresos significativos de fondos son procesados fuera del sistema normal- Las transferencias de fondos no son revisadas para asegurar un corte

adecuado

Fraudes normales en el efectivo:

- Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos se ve siempre cuando se realizan ingresos y egresos de fondos significativos, en este

caso se debería de hacer un análisis detallado de la operaciones relevantes.

- Pago de materiales no recibidos, efectuar desembolsos de supuestos recursos q son indispensables pero nunca llegan a su destino.

- Duplicación y pago a trabajadores inexistentes es cuando se realiza pagos dobles sin justificación y cuando se cancela nomina a empleados no vigentes.

- Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas, por ejemplo cuando se cancelan viáticos ficticios.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los procedimientos de contabilidad y auditoría difieren entre las compañías e industrias, pero los procedimientos de auditoría para el efectivo son similares. El auditor debe obtener una seguridad razonable de que los balances de efectivo de la compañía están establecidos de forma precisa y lo hace utilizando principalmente procedimientos estándar. Conocer los procedimientos de auditoría para el efectivo puede eliminar cualquier sorpresa para la compañía alrededor del tiempo de auditorías.

Cuando un porcentaje significativo de las operaciones corresponde a un número reducido de entidades bancarias o cuando se trata de un número reducida de operaciones, los procedimientos analíticos resultaran más efectivos para obtener satisfacción de auditoría.Efectuar un análisis comparativo entre los montos del año corriente, año anterior y los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas o inusuales con respecto

- Saldo de caja- Saldes de bancos por entidad o cuenta- Cuentas bancarias sobregiradas- Flujo de fondos- Desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos

Para llevar a cabo estos análisis comparativos pueden emplearse programas computarizados para el análisis de las cajas y los bancos, por ejemplo

- Pruebas de acumulación de saldos de caja y bancos- Preparación de informes de fondos inactivos excesivos- Informes de cheques pendientes y su seguimiento

Revisar las conciliaciones de los listados auxiliares de Caja Bancos con la cuenta control del mayor general

La reconciliación entre los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor general puede ser llevada a cabo por funcionarios de la sociedad, o bien en caso de no realizarlas, por el auditor. Si el auditor realiza esta prueba debe considerar que cualquier partida conciliatoria que se presenta indica potenciales problemas. El análisis y seguimiento de las partidas conciliatorias está en función de los conceptos en ellas involucrados.Dadas las características del componente bajo análisis, se deberá verificar la existencia de partidas que pueden compensarse parcialmente, teniendo un distinto tratamiento contable con el consiguiente impacto en la información financiera. De otra forma, los saldos deudores se expondrán en el activo y los acreedores en el pasivo

Arqueo

El arqueo es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos ellos, ya sea arqueándolos al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las operaciones de los que se vayan revisando.b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse el

ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo aquello que sea realmente efectivo.En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, ésta debe hacerse del conocimiento inmediato de un funcionario de jerarquía y, en conjunto, proceder a su aclaración. La importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el auditor, en todo caso debe informarse a la Dirección y comunicar las explicaciones relativas recibidas.

Confirmación Bancaria

Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de los saldos y transacciones individuales y puede proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas de control. La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias, estos resultados se utilizan frecuentemente en relación con las pruebas sobre conciliación de saldos bancarios.Para poder probar la confirmación, los auditores le piden a los banqueros de la compañía que verifiquen el balance de las cuentas bancarias directamente, mediante formularios; las respuestas son enviadas únicamente a los auditores. Los banqueros requieren peticiones de confirmación electrónicas. El proceso de confirmación también tiene un beneficio sin intención. Cuando se envía la petición de confirmación, los auditores comúnmente preguntan a la compañía si tienen algún préstamo con el banco también. Esto ayuda a descubrir cualquier responsabilidad no registrada que este presente.El numero de cuentas bancarias a confirmar depende de los diversos factores, como por ejemplo..

- La cantidad y tipo de cuentas.- La significatividad y riesgo asociado a los saldos bancarios.- La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.

Conversión de moneda extranjera

Para las compañías que tienen efectivo denominado en monedas extranjeras,. Para poder probar la conversión, el auditor calcula de forma independiente el balance de efectivo usando la tasa de intercambio en efecto para el 31 diciembre. Si la conversión está materialmente cerca el cálculo de la compañía, el auditor documenta este descubrimiento y continúa con la victoria. Si hay una diferencia en la tasa utilizada que da como resultado una diferencia de materiales, el auditor debe determinar si la tasa de la compañía es razonable.

Prueba de reconciliación

Como parte de la prueba de efectivo, los auditores también prueban el proceso de reconciliación bancario. Examinando las confirmaciones de efectivo, los auditores ganan seguridad sobre el balance del banco. Sin embargo, pueden existir diferencias entre el balance bancario correcto y el balance de efectivo del libro correcto. Regularmente estas diferencias están relacionadas con los depósitos en tránsito y los cheques actuales. Recalcular y probando la información subyacente en las reconciliaciones bancarias de la compañía, los auditores pueden cerrar la grieta entre el libro y el balance b Por lo general, los saldos no coinciden por:a) Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en tránsito).b) Por desconocimiento de parte de la empresa de movimientos operados por el banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas, comisiones, intereses, etcétera).c) Por movimientos erróneos.En los dos últimos casos procede la investigación y el ajuste para establecer las partidas de conciliación correctas. En cualquier caso, dichas partidas se verifican estudiando el movimiento que muestran los estados de cuenta bancarios posteriores (que estén operados los depósitos o cobrados los cheques pendientes) o bien recurriendo a la documentación original en la póliza de registro de la partida (fichas de depósito, copias de cheques y facturas anexas, etcétera).

Clasificación

Los auditores también pueden necesitar la prueba de la clasificación correcta de efectivo. Algunos balances de efectivo, tales como los que están restringidos del uso debido a los acuerdos contractuales o los equivalentes de efectivo que han sido acomodados como colaterales, tienen reglas complicadas relacionadas con la revelación y clasificación. En algunos casos, estos balances no pueden ser enlistados como efectivo en la hoja de balance y pueden necesitar ser enlistados como inversiones o efectivo restringido. Si tu negocio está sujeto a una auditoría y tienes cualquier obligación contractual relacionada con el efectivo colateral, asegúrate de examinar estos acuerdos para asegurar la clasificación apropiada.