auditoria cuentas por pagar junio 2014

8/21/2019 Auditoria Cuentas Por Pagar Junio 2014

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GESTION PUBLICA A U T O C O N T R O L V e r s i ó n : l .

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Proceso / Auditoria:

Actividad de Auditoria de Cuentas por pagar

Fecha de la Auditoria:

Terminada el 10de Junio de 2014

Fecha del Acta: 14 de abr de 15

Asistentes a la reunión:

Adriana Currea, Ma. Claudia Villalba, Yolanda Salgado, Mary Luz Muñoz

Auditor:

Yolanda Salgado

Objetivo:

1.Verificar los procesos y los procedimientos de las

cuentas de pagar de 27 proveedores de la muestra del primer cuatrimestre del año 2014

Alcance:

Verificar los controles identificados y el cumplimiento de los mismos en los procesos de cuentas por pagar de una muestra de 27 de proveedores del periodo comprendido

entre el1 de enero al 30de abril del año 2014.

Temas a tratar en la reunión:

1.Losauditores le explican a los asistentes de la reunión que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de auditoria y/u oportunidades de mejora detectados.

2. Los auditores hacen la presentación de las pruebas de auditorias realizadas en el mes de Junio de 2014 a los servidores implicados directamente con el

área/proceso/actividades auditadas.

3. Los auditores exponen la recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por la administración.

4. Los servidores publicas implicados directamente identifican y se comprometen a realizar los planes de acción necesarios para prevenir y corregir las observaciones

generadas producto de las auditorias, estableciendo las fecha limite de remediación.

1 Observación

B. De la muestra de 27 proveedores se evidencia que para cinco (5) de ellos lacert if icación de Aportes a la Seguridad Social no se

encuentra archivada en los documentos que se anexan a la factura de compra o cuenta de cobro para eltrámite del pago para los siguientes

proveedores:

1.Rincón Hernández Geovany, 2.N&R Integral de Servicios, 3.Luna Chica Fernando, 4.Ramirez Suárez Orlando, 5.lnstituto de Diagnóstico

Médico

A. De la muestra de 27 proveedores se evidencia que en siete (7) de ellos el Formato GCP-FO-S10-002 Certificado de Supervisión nose

encuentra diligenciado en su totalidad para los siguientes proveedores:

1. Hospital Quality Transfusión Factura 002438, 2. Lavanser SAS Factura 8523, 3. Lm Instrument SA,Factura 58052 4. Minerva medical

sas,Factura 68224 5. Distribuidora de productos Factura 26190,6. Luna Chica Fernando Cuenta de Cobro 025,7. Rincón Hernández

Giovanny Factura 257.

C. De lamuestra de 27 proveedores se evidencia que en seis (6) de ellos la factura de venta expedida por ellos, no t iene impresa lafecha

de vencimiento para los siguientes proveedores:

1.N&R Integral Service Compañia - Factura 3084, 2.Análisis Técnico Ltda. - Factura 16653, 3.Ramirez Suárez Orlando - Factura 388,

4.Luna Chica Fernando - Cuenta de Cobro 25, S.Rincón Hernández Giovanny - Factura 257, 6.Hospital Pablo VI Bosa- Fact 8310283


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Criterio

1.Resolución 0208 del 8 de junio de 2008. Manual de interventoria

2.Formato GCP-FO-510-002 Certificado de supervisión. La supervisión y/o interventoria de los contratos de la Función Pública que realiza

una persona natural o jurídica designada por el Hospital para controlar, exigir, colaborar, absolver inquietudes, prevenir en lo posible fallas

en la ejecución contractual y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios y actividades contratadas.

3.Acuerdo 0012 de 2013. Art. Cuatrigésimo primero de la Supervisión y la Interventoría

4.Ley 1231de 2008 Artículo 3. El art ículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, quedará así Requisitos de lafactura. La

factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o

las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

al Lafecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el art ículo 673. En ausencia de mención expresa en lafactura de lafecha de

vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

e) Elemisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia enel original de la factura, del estado de pago del precio o

remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la

factura.2.Art 673. En ausencia en mención se expresa: en la factura la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de

los treinta días calendario siguiente a la emisión.

2. Art 617 Estatuto Tributario: Requisitos de la factura de venta

Tipo de Observación

Hallazgo

Recomendación

1. Se recomienda definir y documentar en el procedimiento del Proceso de Cuentas por Pagar el control preventivo de revisión del

cumplimiento de los requisitos mínimos que debe tener la evidencia que soporte adecuadamente las cuentas por pagar a registrar

contablemente, identificando la evidencia que se almacene de esta revisión y su responsable.

2. En la actualización del procedimiento del Proceso de Cuentas por pagar, se recomienda que se defina claramente los responsables de la

entrega de información con el cumplimiento mínimo de requisitos que esta información debe tener con la finalidad de asegurar la calidad de

la información de entrada al proceso.

3. En la actualización del procedimiento del Proceso de Cuentas por pagar, se recomienda definir la trazabilidad de las transacciones

mediante la definición del flujo de información estableciendo el cronograma periódico de entrega de información de tal forma que haya

sincronización entre la información recibida, procesada y entregada al proceso de Tesoreria para pago, o al proceso que corresponda. Por

ejemplo: El Proveedor radica sus facturas en laof icina de correspondencia máximo hasta el día 24 de cada mes. En unplazo máximo de 2

horas laof icina de correspondencia entrega a los supervisores de contrato las facturas para su revisión. En un plazo máximo de 3 horas el

supervisor de cada contrato radicará en Cuentas por Pagar las facturas aprobadas con el correspondiente Certificado de Supervisión

adecuadamente diligenciado. En un plazo máximo de 2 horas Cuentas por pagar radicará en Presupuesto las facturas y sus soportes

revisados asegurando que se cuente con la información necesaria para ser contabilizada. En un plazo máximo de 2 horas Presupuesto

radicará en Contabilidad las facturas con la imputación presupuestal y sus correspondientes soportes. En un plazo máximo de 2 horas

Contabilidad radicará en Cuentas por Pagar las facturas con la imputación contable y sus correspondientes soportes. Antes del día 28 de

cada mes las facturas serán contabilizadas por Cuentas por Pagar.

4. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar por contabilizar facturas que no cumplan

con los requisitos para ser contabilizadas o no contabilizar facturas de gastos / ingresos efectivamente causados en cada mes.

Tener en cuenta que el dueño del proceso de Gestión de la Sostenibilidad Financiera es quien debe aprobar lo contenido en los

procedimientos del proceso de acuerdo con las directrices que emane para la coordinación de actividades y gestión de riesgos del proceso.

Plan de Acción

1.Se revisara el procedimiento de cuentas por pagar con el objetivo de identificar si los requisitos se encuentran establecidos, de lo

contrario se ajustara el procedimiento de acuerdo a las necesidades de la entidad y la normatividad vigente.

Fecha de remediación

t

Semana de mayo de 2015

Responsable de la remediación Lider Grupo Funcional de Contabilidad


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De la muestra de 27 proveedores se evidencia que la factura de compra radicada en el área correspondiente a la prestación del servicios no

tiene la fecha de recepción, nombre claro de quien recibe para los siguientes proveedores:

- No se evidenc ia fecha de recepción de la Factura de Compra

1.Diatest Ltda- Factura 23545, 2. Orlando Ramírez Suárez - Factura 388, 3.Alaris Medica - Factura 2050, 4. Análisis Técnico Ltda. -

2 Observación Factura 16653, 5, Fisiomédica S,A - Factura BCSA-1744

- No se evidencia nombre claro de l responsable de la recepción de la factura

1.Análisis Técnicos Ltda. - Factura 16653, 2. Camargo Campero Jorge Ricardo, 3. N&R Integral Servíce Company Ltda, 4. Orlando Ramírez

Suárez - Factura 388, 5. Quirumedicas Ltda - Factura 215769, 6. Servición de Colombia-Factura 5752, 7. Compañía de Representaciones

Factura 35966, 8. Distribuidora de productos- Factura -26190, 9. Minerva Medical SAS - Factura 68224

1.Ley 1231de 2008.Artículo 2. El art ículo 773 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, quedará asi: Aceptación de lafactura. Una

vez que la factura sea aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de buena fe exenta de culpa

que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el titulo.

El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de

lamisma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del

comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre, identificación o

Criterio

la f irma de quien recibe, y la fecha de recibo. El comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de representación o

indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación

del titulo valor.

2. Manual de Comunicación GGD-MA-130-001

3. Acuerdo 060-2001 Art 1. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades

públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción,

distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

4. Manual de Interventoria. Resolución 0208 de 2007

Tipo de Observación Hallazgo

1. Se recomienda definir y documentar en el procedimiento del Proceso de Cuentas por Pagar el control preventivo de revisión del

cumplimiento de los requisitos mínimos que debe tener la evidencia que soporte adecuadamente las cuentas por pagar a registrar

contablemente, identificando la evidencia que se almacene de esta revisión y su responsable.



Recomendación




sincronización entre la información recibida, procesada y entregada al proceso de Tesoreria para pago, o al proceso que corresponda.

4, Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar contabilizar facturas que no cumplan con

los requisitos para ser contabilizadas o no contabilizar (causar) facturas que debieron ser contabilizadas,

1.Se revisara el procedimiento de cuentas por pagar con el objetivo de identificar si los requisitos se encuentran establecidos,

de lo

Plan de Acción contrario se ajustara el procedimiento de acuerdo a las necesidades de la e ntidad y la normatividad vigente.


1 Semana de mayo de 2015

,Responsable de la remediación

Líder Grupo Funcional de Contabilidad


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De la muestra seleccionada se observaron las siguientes diferencias entre el saldo por factura en el Sistema Hipocrates y el valor por pagar

de cada factura calculado por OGPA con base en factura física:

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1.Plan General de la Contabilidad Publica Numeral 14 Los principios de contabilidad publica son: Gestión Continuada, Registro, Devengo o

Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Periodo Contable, Revelación, No Compensación y Hechos posteriores al cierre.

2. Concepto 048202 de agosto 4 de 2004. En esta forma es evidente que deben registrarse y facturarse los ingresos correspondientes

dentro del período gravable respectivo, por lo que el proveedor del prestador de servicios y los beneficiarios de los mismos deben registrar,

facturar, retener, declarar y pagar los valores correspondientes a impuestos o retenciones causados, que se originaron en las operaciones

Criterio

realizadas.

Finalmente debe tenerse en cuenta que los ajustes contables que se deban efectuar originados en operaciones que se conocen después del

cierre sea que se trate de disminuciones o incremento de ingresos, costos y/o gastos, se deben registrar el día en que se conoce su

existencia dentro del rubro resultado de ejercicios anteriores: No obstante, para efectos fiscales, debe incluirse el valor de los respectivos

registros en las declaraciones de ventas, de retención o de renta de los períodos respectivos en cuanto afecten las cifras que debieron

registrarse originalmente y que no se incluyeron por no conocerse.


Hallazgo

1. Se recomienda definir y documentar en el procedimiento del Proceso de Cuentas por Pagar los requisitos mínimos que deben cumplir las

facturas y

d e m á s

documentación que soporte adecuadamente la cuenta por pagar a contabilizar.




Recomendación



sincronización entre la información recibida, procesada y entregada al proceso de Tesorería para pago, o al proceso que corresponda, todo

dentro del corte de mes a contabilizar.

4. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por contabilizar facturas que no cumplan con

los requisitos para ser contabilizadas o no contabilizar facturas que debieron ser contabilizadas dentro del periodo en que se causaron.

1. Se solicitara elespacio para la intervención en comité Administrat ivo para la radicación de facturas al ár ea de cuentas por pagar donde

Plan de Acción

se explicaran las incidencias tributarias y financieras que le acarrean a la entidad la inoportunidad de estos registros.

2. Se hará la revisión del procesos de cuentas por pagar en conjunto con Calidad.


Intervención en comité

- Revisión de procesos 1

0

semana de mayo de 2015

Responsable de la remediación

Líder Grupo Funcional de Contabilidad y Líder Grupo Funcional de Calidad

5 Observación

Para el proveedor Instituto de Diagnostico Medico no se observa la orden de pago elaborada, revisada, aprobada ni archivado

correspondiente a la Factura CR09-00007 del 30 de Enero de 2014.

Criterio

1. GSF-PR-495-001 Revisión de facturas

2. FO-400-002 Orden de Pago


Hallazgo

Recomendación

Se recomienda diligenciar, revisar, aprobar y almacenar las ordenes de pago que se emitan, o dejar evidencia de su anulación para dejar

trazabilidad del hecho.

Plan de Acción

Enel área de Tesorería como requisito para el pago deben estar latotalidad de los documentos previo al pago para que se firma la

autorización del giro, por lo que se ubicaran los soportes para validar el cumplimiento de los requisitos.

Fecha de remediación N/A

J i

Responsable de la remediación N/A

o


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Observación

Se observa que el acta de conciliación entre Cuentas por Pagar y Contabilidad con corte a Mar-2014 no se encuentra firmada, ni fechada

por los responsables del proceso.

1.Plan General de la contabilidad publica Art 228 las obligaciones representadas en cuentas por pagar, deben actualizarse periódicamente

Criterio

de acuerdo con la modalidad de ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes.

2. Metodología para el seguimiento del programa de saneamiento fiscal y financiero. Versión O Numeral 2,3 Instrumento a aplicar

Tipo de Observación Hallazgo

1.Se recomienda realizar la conciliación de las cuentas por pagar con el área de contabilidad mensualmente, dejándose la evidencia de la

Recomendación

fecha en laque se realizó laconcil iación y la f irma de los responsables del proceso.

2. Se recomienda definir y documentar en el procedimiento del Proceso de Cuentas por Pagar el control del conciliación entre Cuentas por

Pagar y Contabilidad considerando las diferentes fuentes de información a conciliar.

Plan de Acción

1. Se esta realizando la conciliación desde el mes de junio de 2014 con el cumplimiento de las firmas y definición de responsables.

Sin

embargo el área realizara la actualización del procedimientos.


1ra semana de mayode 2015

Responsable de laremediación Lider Grupo Funcional de Contabilidad

Criterio

De la factura 8310283 de fecha 01/02/2014 del contrato interadministrativo de suministro No. 006-12 celebrado con el del Hospital Pablo VI

Bosa, se evidencia el acta de reunión de cruce de cuentas para reporte de valor de transacciones reciprocas entre el Hospital Pablo VI de

Bosa y Hospital Simón Bolívar con corte a Abril de 2014 con saldo de $435.229.571, donde se incluye que el Hospital Simón Bollvar no ha

realizado en su totalidad afectación de todos los pagos realizados al hospital Pablo VI de Bosa por lo que la señora Ma. Claudia Villaba

solicita que le hagan llegar los soportes para la afectación en el sistema.

7 Observación

1.Plan General de la Contabilidad Pública Numeral 14 Los principios de contabilidad pública son: Gestión Continuada, Registro, Devengo o

Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Periodo Contable, Revelación, No Compensación y Hechos posteriores al cierre.

2.Ley 1474 de 2011. Art 92 Contratos interadministrativos. Modificase el inciso primero del literal c) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley

1150 de 2007, el cual quedará así.e) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación

directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos

técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las Sociedades de Economía Mixta

con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o

las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que

participen en procesos de licitación pública o contratación abreviada de acuerdo con lo dispuesto por los numerales 1 y 2 del presente

artículo.

3.Metodología para el seguimiento del programa de saneamiento fiscal y Financiero GGO-00-002 Versión O . Numeral 2,3 Instrumentos a

aplicar


Oportunidad de mejora


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1 Se recomienda documentar en el procedimiento el control del tramite y seguimiento a la cancelación de las obligaciones contraídas por la

institución mediante contratos interadministrativos. Por ejemplo, el control de realizar conciliaciones de saldos entre los hospitales

2. Se recomienda que previo a la conciliación con vinculados, se realice la verificación de cuentas por pagar y efectivamente giradas, de tal

Recomendación

manera que no se tenga que recurrir a información externa, sino a fortalecer la comunicación interna entre las áreas que conforman los

procesos financieros del Hospital Simón Bolívar. Así mismo, se sugiere que estos canales de comunicación entre las áreas financieras sean

protocolizadas en los procedimientos de cada proceso

3. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda generar por tener informacíón contable no conciliada

entre módulos y con vinculados

1. Lacuenta se encuentra en proceso de depuración enel primer semestre del 2015 y se realizaran los ajustes a que haya lugar.

Plan de Acción

2. Se revisara dentro de la actualización del proceso de cuentas por pagar, facturación, cartera y almacén


Depuración Junio de 2015 - actualizacion de procesos 1ra semana de mayo de 2015

Responsable de la remediación

Líder Grupo Funcional de Contabilidad, Líder Grupo Funcional Facturación, Líder Grupo Funcional cartera, Líder Grupo Funcional Almacen.

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Se evidencia en las facturas de compra Numero 1326 de fecha 26 de marzo de 2014 y factura 1321del 30de enero de 2014

Observación correspondientes al proveedor Jorge Camargo que se anexan copias repetitivas de la misma documentación como: Copia del contrato,

copia de las adiciones y prorrogas.

1 Guía 1 Cero papel. Enel numeral 4 Alcance de laguía ElgObierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de información y la

Dirección del gObiernoen línea, desea promover la implementación Cero Papel como un proyecto que permita combinar los esfuerzos en

mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales.

2. Guia 1Cero papel. Numeral 7.1.2 Lamayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de

Criterio

Intranet. Haciendo uso de estas herramientas tecnológicas se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, publicarlos o

compartirlos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico.

Adicionalmente en la Intranet se pueden configurar servicios de información y referencia en línea, y eventualmente se constituye en el medio

ideal para fortalecer elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden

convertirla en una gran herramienta tecnológica para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades.

Tipo de Observación Oportunidad de mejora

Se sugiere que se definan estrategias de manejo de documentación enfocados al incremento de la eficiencia en las actividades y

Recomendación

satisfaciendo el principio de economía de la función administrativa, dejando la evidencia necesaria para cumplir la normatividad y dejando

evidencia de la ejecución de los controles, sin incurrir en sobre costos (dinero o tiempo) por realizar impresiones, copias de documentos

innecesarios

y

demoras en la revisión de documentos repetidos.

Plan de Acción

Se tendra en cuenta la oportunidad de mejora y se revisara para no dejar copias repetitivas dentro de los soportes de pago a proveedores.


N/A

Responsab le de la remediac ión N/A

Los siguientes firman en señal de revisión, compromiso y aprobación de lo contenido en el acta:

Firma del Dueño del Proceso

Firma de los responsables de reme=d:..:ia:..:c::_:ió:.:_n:__--IL----'.__ _


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Los siguientes firman en señal de entrega de los resultados de la auditoria:

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

auditoria cuentas por pagar junio 2014

Documents