auditoria administrativa - el pacifico
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"Año del Reconocimiento e Integración
Nacional”
FACULTAD CIENCIAS DE LA EMPRESA
E.A.P. ADMINISTRACIÓN, MARKETINGYNEGOCIOS
INTERNACIONALES
CURSO : Auditoria Administrativa
TEMA :
Auditoria del Colegio Particular
“EL PACIFICO”
ALUMNO(A) :
BELTRAN DE LA CRUZ, Rudy
CONDOR PÁRRAGA, Stefanny
HINOSTROZA ALVINO, July
LOPEZ MAYTA, Kathya
LOLO BALDEON, Angel
CATEDRATICO : ZAMUDIO SANTIVAÑES, Alberto
SEMESTRE : DECIMO
HUANCAYO - 2012
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[Año]
EL PACIFICO
INTRODUCCIÓN
El siguiente escrito contiene información de gran importancia de una Auditoria
Administrativa realizada en el Colegio particular “EL PACIFICO”, con el
propósito fundamental de identificar los principales problemas en el área de
Administración Escolar, de tal forma que se realiza una evaluación y se
determinan las áreas de mejora.
Debido a la importancia de las funciones del área de Administración Escolar,
que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la logística de los
trámites que se realizan del alumnado, es necesario auditar dicha área, puesto
que no es apropiado que continúe con esta problemática de organización,
siendo que es ilógica la existencia de la misma, puesto que la licenciatura de
Administración se encarga de la organización e implementación de sistemas
para facilitar el funcionamiento de las entidades, no importando que pertenezca
al sector público o privado, además de la implementación de manuales de
procedimientos, manuales de organización, la inducción de los nuevos
colaboradores a las áreas (en este caso, prestadores de servicio social),
capacitación para realizar las funciones cuáles son sus funciones y
obligaciones, horarios, trato al público, etc.
A continuación encontrará información relacionada al grado de aplicación del
proceso administrativo en el área, donde se explica ampliamente la
metodología que se utilizó para llevar a cabo la auditoria, los instrumentos
utilizados, los resultados obtenidos y las recomendaciones gestionadas por el
equipo auditor.
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EL PACIFICO
JUSTIFICACIÓN
Este conjunto de actividades surge como un proyecto escolar con la necesidad
de realizar una auditoria en el sector publico de la materia de Auditoria
Administrativa, impartida en El Colegio Particular “EL PACIFICO”.
Por medio de las observaciones realizadas ordinariamente, el equipo auditor
determina hacer la auditoria en el área de Administración Escolar ya que al
cuestionarnos sobre la existencia de esta área y su contraparte, la deficiente
organización de la misma vista en las dos ultimas inscripciones a cursos
ordinarios, nos fue de gran importancia saber que sucede dentro de la
institución, ya que siempre tratamos de auditar y ayudar a otras organizaciones
sin embargo no ayudamos a nuestra institución; ésta es la razón por la cual se
decide auditar el área de Administración Escolar.
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EL PACIFICO
ANTECEDENTES
La creación y/o aparición de un área de Administración Escolar surge de la
necesidad de los directivos de llevar un registro cronológico de los alumnos
partiendo del nacimiento en 2002 de la Institución educativa.
A través de una adecuada administración de programas y atención particular a
los niños y jóvenes en el 2002 Justo Sierra apertura la Escuela Pacífico.
En el 2004, durante el periodo del C.P. Agustín Zea Arreguín como director, se
instaló el Colegio El pacifico. Ese mismo año el C.P. Roberto Casas Aldana
sustituyó al contador Zea Arreguín como director; encabezó las elecciones de
delegados para el Consejo Estudiantil y de los académicos, profesores y
alumnos; asimismo, fundó, en 2005, el boletín educativo de la institución.
En 2007 se inaugura las instalaciones del Colegio, ubicada al sur de la capital,
momento que representa una de las páginas más brillantes en la historia de la
educación en La Molina. Durante la gestión del C.P. Wilfrido Castillo Miranda
(en 2008) se creó Academia Preuniversitaria. Dos años más tarde, en el 2010,
la Escuela el Pacífico, presidida por el C.P. Arturo Elizundia Charles, se
traslada a las instalaciones ubicadas en el Colegio de educación secundaria.
En medio de un clima de cambios sociales, la Academia Preuniversitaria se
traslada a fines del 2010 a las nuevas instalaciones ubicadas en el exterior del
Colegio, las mismas que sigue utilizando hasta la fecha.
A partir de 2011, durante la gestión del C.P. José Antonio Fernández Arena,
nuestra institución adopta el nombre de Corporación “El pacifico” y se implantó
un nuevo plan curricular que incluía cursos de formación preuniversitaria.
Misión
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Somos una corporación con práctica de valores humano cristianos, que educa
integralmente a los niños y jóvenes para que actúen proactivamente ante los
desafíos del mundo actual, mediante propuestas pedagógicas innovadoras
impulsadas hacia la educación personalizada.
Visión
Al 2020 ser la Corporación educativa líder, innovadora y prospectiva que
desarrolla en forma mancomunada la calidad educativa, que busca una
educación integral con valores cristianos, vocación de servicio y conciencia
ecológica; en concordancia con los intereses, necesidades y aspiraciones del
educando, cuyas respuestas se adaptan a las exigencias de los cambios
científicos y tecnológicos de la sociedad.
Misión Ecológica
Somos una comunidad educativa con ética ambiental comprometida en
sensibilizar y generar un cambio de actitud, promocionando una cultura
ecológica, a través de los modelos vivenciales, como entes activos,
responsables de la prevención y mantenimiento del ecosistema, orientado en
beneficio de los educandos, nuestra sociedad y por ende al servicio de la
humanidad.
Valores.
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Organigrama
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PLANEACIÓN
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Para poder llevar a cabo una adecuada planeación de la auditoria, la primera
acción que se llevo a cabo fue tener una entrevista con el coordinador de
administración escolar, Lic. José Luís Ramírez Álvarez, quien aprobó nuestra
solicitud y nos puso en manos del Jefe de Sección de Sistema Escolarizado.
Ángel Coria, para nos apoyara y facilitara el acceso a la información que se
pudiera requerir para efecto de realizar eficazmente la auditoria.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el área
de administración escolar, por medio de la detección de problemas,
irregularidades, desviaciones o anomalías que afectan el funcionamiento
de la misma.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar aspectos específicos del área de planeación que nos
permita entender el grado de relevancia que se le otorga
analizando la misión, visión, el manual de organización y
procedimientos, reglamentos.
Medir el grado de eficiencia de los métodos de información y de
división del trabajo dentro de la organización.
Evaluar la dirección dentro del sistema administrativo de la
organización dando hincapié a la gestión del talento humano y la
comunicación.
Verificar la existencia de un sistema de control interno así como
también el funcionamiento del servicio de sugerencias o quejas
del cliente, también es imperativo evaluar las herramientas y el
espacio de trabajo.
FUENTES DE ESTUDIO
Internas: cuestionarios aplicados a las áreas administrativas
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FACTORES
La auditoría se concentró en los siguientes puntos para evaluarla a partir
del proceso administrativo:
PLANEACION
Misión
Visión
Objetivos
Metas
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional
División y Distribución de funciones
Cultura Organizacional
Recursos Humanos
Cambio Organizacional
Estudios Administrativos
Instrumentos Técnicos de Apoyo
DIRECCION
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Liderazgo
Comunicación
Motivación
Grupos y Equipos de Trabajo
Manejo del Estrés y Conflicto
Información y Tecnología
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Áreas de Aplicación
Herramientas
Calidad
Distribución del espacio
RESPONSABLES: EQUIPO AUDITOR
CARGO Y NOMBRE DEL RESPONSABLE
Líder de proyecto Lopez Mayta Kathia
Coordinador General Condor Parraga Milagros
Analista de proyecto Lolo Baldeon Angel
Asistentes de proyecto Beltran de la Cruz Rudy
Hinostroza alvino July
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EL PACIFICO
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EL PACIFICO
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
El equipo auditor, por medio de la información ya obtenida, analizada y
haciendo las observaciones pertinentes de las actividades realizadas en el área
de administración escolar, considera que los puntos en que se debe enfatizar
son:
- Cultura organizacional.
- Desarrollo de personal.
- Planeación.
- Estructura organizacional.
- Comunicación.
- Toma de decisión.
- Creatividad e innovación.
- Manejo de la información.
- Manejo del tiempo.
- Procedimientos.
- Programas.
- Distribución del espacio.
- Recursos humanos.
- Servicio
- División del trabajo.
Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo (planeación,
organización, dirección y control) para llevar a cabo la estimación de cada uno
de los factores que influyen en su proceso administrativo.
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INSTRUMENTACION
Para recabar la información sobre la organización se utilizaron cuestionarios y
cédulas que a continuación se muestran.
CUESTIONARIOS
El presente cuestionario tiene como finalidad detectar áreas de mejora,
por lo que es muy importante su participación en la evaluación:
El primer cuestionario se lo aplicamos a José Luís Ramírez Álvarez
coordinador del área de Administración escolar.
El segundo cuestionario se lo aplicamos a Ángel Coria Torres Jefe de
Sección Escolarizado del área de Administración escolar.
El tercero cuestionario se lo aplicamos a Alicia Cadena Galicia
Responsable de Área de sistemas de Administración escolar.
El cuarto cuestionario se lo aplicamos a Armando Bernal Kaiser
Responsable de Actas del área de Administración escolar.
El quinto cuestionario se lo aplicamos a Virginia Hidalgo Vaca Jefe de
Sección del SUA del área de Administración escolar.
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MEDICIÓN
El grupo auditor determinó agrupar los factores que están estrechamente
relacionados, para facilitar la interpretación de los resultados.
Etapa: Planeación.
FACTOR 1
Componente: Misión y Visión.
Indicador cualitativo Nivel del logro de aspiraciones comunes
Indicador cuantitativo Empleados que la conocen / Total de empleados
FACTOR 2
Componente: Objetivos, Metas y Estrategias
Indicador cualitativo Medida en que imprimen dirección a los esfuerzos
Indicador cuantitativo Número de factor alcanzado o implementado/
Número total de factores establecidos
FACTOR 3
Componente: Procedimientos y Programas.
Indicador cualitativo De que manera dan una orientación lógica a las
acciones.
Indicador cuantitativo Acciones realizadas/Acciones programadas
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FACTOR 4
Componente: Enfoques, niveles y horizontes
Indicador cualitativo Cómo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance
de la organización
Indicador cuantitativo Acciones realizadas/Total de acciones
Etapa: Organización.
FACTOR 1
Componente: Estructura organizacional
Indicador cualitativo Precisión con que se determinan los niveles de
autoridad y responsabilidad
Indicador cuantitativo Unidades asesoras/Total de unidades
FACTOR 2
Componente: División y distribución de funciones
Indicador cualitativo Grado en que determina carga de trabajo
Indicador cuantitativo Tareas realizadas/Empleados
FACTOR 1
Componente: Cultura organizacional
Indicador cualitativo Cómo muestra el nivel de conciencia, los valores, las
actitudes y los hábitos que prevalecen
Indicador cuantitativo Áreas con mejoras/Total de áreas
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FACTOR 4
Componente: Recursos Humanos
Indicador cualitativo Precisión con que determina el sistema formal de
administración de las personas.
Indicador cuantitativo Personal capacitado/Cursos de capacitación
FACTOR 5
Componente: Cambio Organizacional
Indicador cualitativo Como pernean a la organización para desarrollar
cambios alternos de actuación.
Indicador cuantitativo Evaluación de cambios/Total de cambios
FACTOR 6
Componente: Estudios Administrativos
Indicador cualitativo Grado en que proporcionan elementos d juicio para
mejorarla dinámica organizacional
Indicador cuantitativo Estudios realizados/Estudios propuestos
Etapa: Dirección.
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FACTOR 1
Componente: Liderazgo y comunicación.
Indicador cualitativo En qué medida constituye un medio para transmitir
información con un significado comprensible
Indicador cuantitativo Canales de comunicación/Total de áreas
FACTOR 2
Componente: Motivación, grupos y equipos de trabajo, manejo del
estrés y conflicto
Indicador cualitativo De qué manera integran aptitudes, habilidades,
comportamiento a las acciones de la organización
Indicador cuantitativo Grupos de trabajo/Áreas de la organización
FACTOR 3
Componente: Información y tecnología
Indicador cualitativo Nivel de racionalidad en el empleo que hace la
organización de sus recursos de información, para
lograr sus objetivos
Indicador cuantitativo Sistemas de información utilizados/Sistemas externos
de información
Etapa: Control.
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FACTOR 1
Componente: Naturaleza
Indicador cualitativo : Forma en que fija los límites de actuación en función
de sus objetivos
Indicador cuantitativo Controles de retroalimentación/Total de controles
FACTOR 2
Componente: Sistemas
Indicador cualitativo Medida en que determina los controles necesarios en
función de la tecnología y cultura organizacional.
Indicador cuantitativo Controles burocráticos/Total de controles
FACTOR 3
Componente: Distribución del espacio
Indicador cualitativo Grado en que la distribución del espacio está en
función de lasecuencia lógica del flujo de trabajo
Indicador cuantitativo Estudios de distribución de espacios
realizados/Estudio programados
HERRAMIENTA DE EVALUACION
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Los criterios de puntuación elegidos por el grupo auditor ara efectos de
evaluación final son los siguientes:
ELEMENTO ESPECIFICO PUNTO MAXIMOS
PLANEACION
Misión y Visión.
Objetivos, metas y estrategias
Procedimientos y procesos
Enfoques, niveles y horizontes
Establecidos Obtenidos
350
100
100
90
60
ORGANIZACIÓN
Estructura organizacional.
División y distribución de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios admivos. E instrumentos técnicos de apoyo
250
40
60
40
60
30
20
DIRECCION
Liderazgo y comunicación
Motivación, equipos de trabajo. Manejo de estrés y conflicto.
Información tecnológica
200
70
70
60
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Distribución del espacio
200
50
50
100
TOTAL 1000
INSTRUMENTACION: CUESTIONARIOS
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El presente cuestionario tiene como finalidad detectar áreas de mejora, por lo
que es muy importante su participación en la evaluación:
Objetivo: A través de este cuestionario pretendemos identificar áreas de mejora
Nombre: _______________________________________________________
Cargo: ________________________________________________________
PLANEACION
1. ¿Quién es el responsable de la planeación del área o departamento?
2. ¿Qué nivel jerárquico tiene la organización?
3. ¿Se brinda capacitación permanente al personal?
(SI) Con que periodicidad - Y como lo evalúan _______________________
(NO) Por que: ___________________________________________________
• MISION
1. ¿Sabe que es una misión? (SI ) (NO) ¿Conoce la misión del área o
departamento en el que se encuentra? (SI) (NO)
2. ¿Qué hace para cumplir la misión?
3. ¿Cómo lo hace?
4. ¿La entiende y se identifica con ella? (SI) (NO)
¿Porqué?
_________________________________________________________
• VISION
1. ¿Conoce la visión del área o departamento en el que se encuentra?
(SI) (NO)
2. ¿Qué pretende hacer para alcanzar la visión?
3. ¿La entiende y se identifica con ella? (SI) (NO)
¿Porqué?
__________________________________________________________
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• OBJETIVOS
1. ¿Conoce los objetivos del área o departamento? (SI) (NO)
2. ¿Cuáles son?
3. ¿Cumplen los objetivos? (SI) (NO)
¿Porqué?
___________________________________________________________
¿A través de que medios?
¿Cómo lo (s) evalúan?
• METAS
1. ¿Cuáles son las metas organizacionales?
2. ¿A través de que medios los logra?
3. ¿Cómo los evalúan?
¿Usted cree que son las adecuadas? (SI) (NO)
¿Cómolosmejoraría?
_________________________________________________
4. ¿Cómo y a quien los reportan?
• ESTRATEGIAS
1. ¿Cuentan con estrategias? (SI) (NO)
2. ¿Las conoce? (SI) (NO) ¿Cuáles son?
3. ¿Quién (es) define (n) las estrategias?
4. ¿Cómo las formulan?
5. ¿Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos?
(SI) (NO)
6. ¿Está usted de acuerdo con las estrategias establecidas? (SI) (NO)
Explique porqué.
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• POLÍTICAS
1. ¿Conoce las políticas?
2. ¿Cuáles son? (SI) (NO)
3. ¿Quiénes participan en su elaboración?
• PROCEDIMIENTOS
1. ¿Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) (NO)
3. ¿Quién (es) lo elabora (n)?
4. ¿Con que frecuencia los revisan y actualizan?
• PROGRAMAS
1. ¿Conoce los programas? (SI) (NO)
2. ¿Cuáles son?
3. ¿De que forma efectúan su seguimiento y evaluación?
• ENFOQUES
1. ¿Qué tipo de planeación emplea la organización?
( ) Estratégica
( ) Operacional
( ) Normativa
( ) Otros
2. ¿Por qué se opto por este tipo de planeación?
• NIVELES Y HORIZONTES
1. ¿Qué tipo de técnicas se utilizan para apoyar la planeación?
( ) APO
( ) Matriz FODA
( ) Modelos de simulación
( ) Escenarios
( ) Otra
2. ¿Cuál y porqué?
3. ¿Se lleva a cabo un análisis interno de las fortalezas y debilidades? (SI)
(NO)
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¿Porqué?
________________________________________________________
4. ¿Se lleva a cabo un análisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI)
(NO)
¿Porquè?
________________________________________________________
5. ¿Estos análisis se traducen en estrategias? (SI ) (NO)
¿Como cuáles?
( ) Diferenciación ( ) Liderazgo en costos ( ) Competitividad
( ) otros.
ORGANIZACIÓN
• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. ¿La estructura de la organización se deriva de algún tipo de ordenamiento
(reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cuál.
2. ¿Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la
organización? Porqué.
3. ¿Las funciones asignadas a cada área son las adecuadas para el
cumplimiento de la misión? Porqué.
4. ¿Con qué tipo de estructura organizacional se cuenta?
( ) Vertical.
( ) Horizontal.
( ) En red.
( ) Virtual.
( ) Otra (especificar).
5. ¿Qué factores fueron tomados en cuenta para diseñar la estructura?
( ) Económicos.
( ) Normativos.
( ) Necesidades del servicio.
• DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES
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1. ¿En que se basaron para definir la estructura departamental?
( ) Funciones.
( ) Clientes.
( ) Procesos.
( ) Equipo.
( ) Otros (especificar).
2. ¿Cómo definen la asignación de personal y las funciones para cada área y
nivel jerárquico?
3. ¿Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cómo lo
determinan.
4. ¿Cómo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la
organización?
5. ¿Se brinda capacitación de funciones por área y puesto? Especificar quién
es el encargado y cómo lo hace.
6. ¿Cómo coordinan el cumplimiento de las funciones?
• CULTURA ORGANIZACIONAL
1. ¿Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la
organización influye en la productividad? Describir porqué.
• RECURSOS HUMANOS
1. ¿Se cuenta con un sistema de administración de personal? En que consiste
(si)
2. ¿Cómo controlan los movimientos de personal?
3. ¿Qué procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal?
4. ¿Existe un programa de capacitación y desarrollo de personal? En que
consiste (si)
5. ¿Cómo es evaluado el desempeño del personal?
6. ¿Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y
simplificar las actividades? ¿Porqué?
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7. ¿Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda
desempeñar mejor su trabajo?
Sí,cuáles.
__________________________________________________________
No,porqué.
_________________________________________________________
8. ¿De qué manera influye la confianza que existe entre los miembros de la
organización en la toma de decisiones?
• CAMBIO ORGANIZACIONAL
1. ¿La organización ha sufrido algún cambio?
2. ¿Cómo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la
organización?
3. ¿Quién es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son
necesarios?
• ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
1. ¿Preparan algún programa de trabajo dentro de la organización para realizar
los estudios de mejora
a)Sí,cuálycómo.
________________________________________________
b)No,porqué.
____________________________________________________
• INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO
1. ¿Qué recursos tecnológicos utilizan para manejar la información dentro de la
organización?
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2. ¿Disponen de un registro ordenado de información?
3. ¿A quién se le informa sobre los resultados de los estudios y las
modificaciones sugeridas para la organización y cómo se dan a conocer al
personal?
4. ¿Se realiza un seguimiento y evaluación de los estudios?
Sí,cómo.
____________________________________________________________
No,porqué.
_________________________________________________________
DIRECCION
1. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento
de la visión ¿en qué forma?
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
2. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento
de la misión ¿en qué forma?
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
3. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de
los
objetivos ¿en qué forma?
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
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4. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de
las políticas ¿en qué forma?
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
5. Considera qué los lineamentos de la organización ayudan al cumplimiento de
las estrategias ¿en qué forma?
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
6. La influencia de la organización del área en la toma de decisiones es:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
7. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en calidad de
servicio:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
8. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en
confiabilidad:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
9. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en información:
( ) Excelente ( ) Bueno
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( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
10. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en la asesoría:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
11. Los cursos de acción permiten tener una ventaja competitiva en ayuda
amigable:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
12. Las actividades qué realiza hace más efectiva a la institución:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
13. Considera qué la cultura organizacional es:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• LIDERAZGO
1. El liderazgo qué usted ejerce es:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
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2. Las características de los subordinados y las condiciones de trabajo influye
en la forma de dirigir, en qué medida:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• COMUNICACIÓN
1. La comunicación dentro de la organización es:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
2. Los manejos y controles de la información:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• MOTIVACIÓN
1. Considera qué la motivación en el área es:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
2. Considera qué el ambiente laboral es:¿por qué?
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO
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1. Considera qué los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de
la institución en qué medida:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
2. Cómo es la relación laboral:¿porqué la considera así:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• MANEJO DEL ESTRÉS Y CONFLICTO
1. Cómo es el manejo del estrés y/o conflicto:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• INFORMACION Y TECNOLOGIA
1. El manejo de redes de cómputo interno son eficientes, en qué medida:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
2. El manejo de redes de cómputo externo son eficientes, en qué medida:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
3. El manejo de la información en cuanto a su servicio considera qué es:
( ) Excelente ( ) Bueno
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( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
• TOMA DE DECISIÓN
1. La tecnología influye en la toma de decisión, en qué medida:
( ) Excelente
( ) Bueno
( ) Regular
( ) Malo
( ) Muy malo
CONTROL
1. ¿Existe congruencia entre los planes establecidos y el control y el ejercicio
del control?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
2. ¿Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeación?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
3. ¿Los plazos fijados en la planeación permiten un control efectivo?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
4. ¿Es necesario el ajuste de tiempos?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
• NATURALEZA
1. ¿Están definidos los controles de acuerdo con el enfoque:
a. preventivo (anticipa los problemas)
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
b. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan)
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
c. de retroalimentación (resuelve el problema después de que ocurre)
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1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
2. ¿Están bien identificados los puntos críticos que es necesario controlar?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
3. ¿Se reciben reportes de seguimiento de las acciones?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
• SISTEMAS
1. ¿Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del
personal?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
2. ¿Las sugerencias permiten instrumentar mejoras en la organización?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
3. ¿La resolución de quejas influye en la previsión de conflictos?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
• AREAS DE APLICACIÓN
1. ¿Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
• HERRAMIENTAS
1. ¿Se cuenta con controles financieros y presupuestales?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
• CALIDAD
1. ¿Se cuenta con una base de información para la administración y control de
calidad?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
• DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
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1. ¿Existe algún estudio para la distribución del espacio o disposición física de
los puestos?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
2. ¿Hay políticas definidas para el cuidado y uso racional de instalaciones?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
3. ¿Existe buena iluminación y ventilación en los espacios de trabajo?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
4. ¿Existe un procedimiento para la evacuación de instalaciones en caso de
emergencia?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
5. ¿Se siguen criterios de ergonomía para la selección del mobiliario y equipo?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
6. ¿Los espacios y pasil os para circular permiten en libre transito?
1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( )
RESULTADOS
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ELEMENTO ESPECIFICO PUNTO MAXIMOS
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PLANEACION
Misión y Visión.
Objetivos, metas y estrategias
Procedimientos y procesos
Enfoques, niveles y horizontes
Establecidos Obtenidos
350
100
100
90
60
151
40
40
29
42
ORGANIZACIÓN
Estructura organizacional.
División y distribución de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios admivos. E instrumentos técnicos de apoyo
250
40
60
40
60
30
20
192
40
43
33
46
24
6
DIRECCION
Liderazgo y comunicación
Motivación, equipos de trabajo. Manejo de estrés y conflicto.
Información tecnológica
200
70
70
60
170
61
62
47
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Distribución del espacio
200
50
50
100
148
29
32
87
TOTAL 1000 661
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EL PACIFICO
RECOMENDACIONES
Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al área de administración
escolares. Lo gramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de
aplicación del proceso administrativo.
PLANEACION:
o Establecer una Misión, Visión y Objetivos que permitan encaminar todos
sus esfuerzos hacia el logro de un objetivo común, dándolas a conocer
al personal.
o Elaboración de manual de organización y procedimientos para llevar a
cabo de manera más eficiente las labores que se realizan en el área de
administración escolar.
o Que los servidores sociales se encarguen de la elaboración de dichos
manuales lo cual beneficiaria a ambas partes, ya que los servidores
sociales pueden aplicar sus conocimientos y el área ordenar sus
actividades.
o Establecer reglamentos y políticas internos de trabajo, aún siendo
sindicalizados los trabajadores.
o Definir alcance, atribuciones, funciones y prohibiciones.
ORGANIZACIÓN:
o Es recomendable realizar un organigrama de la nueva administración.
o Elaboración de descripción y análisis de puestos para realizar
adecuadamente la distribución de funciones evitando la duplicidad de
estas.
o Colocar en las ventanil as los procesos que debe seguir el alumno
cuando quiera solicitar algún servicio estableciendo una estandarización
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EL PACIFICO
DIRECCION
Se recomienda la publicación del marco normativo del área en la página de
Internet de la FCA.
o Establecer una periodicidad para la realización de juntas y elaboración
de minutas.
o Establecer un sistema interno de canalización de recomendaciones para
la mejora del área.
o Hacer estudios de conocimientos, habilidades y destrezas con base en
esto programar cursos de capacitación.
o Establecer un sistema de comunicación formal que permita llegar a
todos el personal para eficientar la atención a alumnos y profesores.
o Establecer canales de comunicación adecuados en tiempo, forma y
línea.
CONTROL:
o Crear un sistema de control interno.
o Canalizar las quejas del servicio.
o El mantenimiento a los equipos de computo debe ser preventivo y no
correctivo por la importancia que tiene la información que en el
departamento se maneja.
o Hacer un estudio de distribución del espacio ya que es de suma
importancia para agilizar las funciones a realizar:
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EL PACIFICO
INFORME GENERAL
o Responsable: Equipo auditor
o Introducción:
Debido a la importancia de las funciones del área de Administración
Escolar, que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la
logística de los trámites que se realizan del alumnado, es necesario
auditar dicha área, puesto que no es apropiado que continúe con esta
problemática de organización, siendo que es ilógica la existencia de la
misma, la inducción de los nuevos colaboradores a las áreas (en este
caso, prestadores de servicio social), capacitación para realizar las
funciones, cuáles son sus funciones y obligaciones, horarios, trato al
público, etc.
o Antecedentes
La creación y/o aparición de un área de Administración Escolar surge de
la necesidad de los directivos de llevar un registro cronológico de los
alumnos partiendo del nacimiento.
Siendo director de nuestra institución el C.P. Alfredo. Durante el periodo
del C.P. Maximino Anzures P. Se reimplantan brevemente las carreras
cortas. Con la llegada del C.P. José Barra Emparán como director, se
aprobó la creación de planes de estudio distintos para la carrera de
Contador Público y Auditor, así como los planes para la recién creada
carrera de Contador Público y Actuario
o Técnicas empleadas
1. Entrevistas
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EL PACIFICO
2. Observación directa
3. Cuestionarios
4. Investigación documental
5. Acceso A redes de información
o Diagnóstico
La presente auditoría tiene como base la detección de fallas que
pueden darse dentro del área de Administración Escolar, a partir de
las cuales se pretende encontrar áreas de oportunidad que nos
permitan formular recomendaciones viables que, implementadas
adecuadamente, puedan mejorar el funcionamiento y lograr la
eficiencia en dicha área
o Propuesta
Naturaleza: Específica
♦ Alcance: Área de administración escolar
♦ Antecedentes: no ha habido ninguna auditoria administrativa
anterior a esta.
♦ Ventajas: Puesto que es un área relativamente pequeña, decidimos
que es más viable realizar una auditoría de naturaleza específica,
para poder abarcar toda el área y, puesto que no ha habido ninguna
auditoría anterior a esta, los resultados obtenidos pueden ser de gran
valor para la institución, además de que es realizada por alumnos del
mismo lugar y no representa ningún costo para el colegio.
♦ Desventajas: Dado que la auditoría abarca toda el área, no es
posible profundizar demasiado en ninguna etapa, por lo cual resulta
una perspectiva general.
o Estrategia de implantación
1. Solicitud de Información y presentación de documentos
2. Recepción de la información
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3. Revisión de la información
4. Realizar diagnóstico preliminar
5. Elaboración de cuestionarios
6. Revisión técnica de cuestionarios
7. Aplicación de cuestionarios
8. Análisis de la información obtenida de los cuestionarios
9. Registrar y documentar los avances
10. Derivar observaciones y recomendaciones
11. Presentación de resultados
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EL PACIFICO
SEGUIMIENTO
Para realizar el seguimiento, se tomó la decisión de realizar encuestas y
entrevistas al personal del área después de 2 meses, para poder conocer el
nivel de aceptación que tendrán los cambios que sean implementados, además
de evaluar la ejecución de los mismos y las mejoras que se vean reflejadas
dentro de la institución
OBJETIVO GENERAL
Verificar que el área o departamentos auditados lleven acabo las
recomendaciones que se le dieron en el informe final, logrando que las aplique
de manera correcta para que se cubran las necesidades o los errores que se
detectaron dentro de la organización.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar aspectos específicos del área de planeación que nos permita
entender el grado de relevancia que se le otorga analizando la misión,
visión, el manual de organización y procedimientos, reglamentos.
Medir el grado de eficiencia de los métodos de información y de
división del trabajo dentro de la organización.
Evaluar la dirección dentro del sistema administrativo de la
organización dando hincapié a la gestión del talento humano y la
comunicación.
Verificar la existencia de un sistema de control interno así como
también el funcionamiento del servicio de sugerencias o quejas del
cliente, también es imperativo evaluar las herramientas y el espacio de
trabajo.
LINEAMIENTOS GENERALES
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EL PACIFICO
o La implementación se comprobará en todas las áreas en las que la
institución acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el
equipo auditor.
o El equipo auditor se compromete a elaborar proyectos piloto sujetos a
aprobación para implementar las mejoras propuestas anteriormente.
o Antes de formular los proyectos piloto, el equipo auditor analizará a
fondo la viabilidad de los mismos.
o Se establecerá un plan de trabajo para el cumplimiento de las mejoras
propuestas, que el equipo auditor se comprometerá a realizar.
o El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al área
para implementar las mejoras.
o Los resultados obtenidos con la implementación del o los proyectos
implementados serán evaluados al término de dos meses.
o Una vez evaluado el resultado del proyecto, se procederá a adecuarlo
conforme a las necesidades del área para implementar las mejoras
como tales.
o Se elaborará un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y
actualizando las recomendaciones implementadas dentro del área.
o El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se
consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.
o El equipo auditor se compromete a hacer reprogramaciones de fechas y
actividades cuando el encargado del área lo considere conveniente.
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EL PACIFICO
CONCLUSIONES
La auditoría administrativa es una manera eficiente de detectar problemas y
áreas de oportunidad para una organización, cualquiera que sea el giro de esta
o el sector al que pertenezca. En este caso decidimos auditar el área de
administración escolar porque consideramos que es una parte importante
dentro de la Facultad de Contaduría y Administración, y resulta irónico que no
lleven a cabo el proceso administrativo. Aunque ésta área tiene muchas
deficiencias y carencias, consideramos importante señalar que también tiene
un gran potencial, sobre todo en lo que respecta a recursos humanos,
destacando el capital intelectual, y también una cultura organizacional
envidiable, puesto que todo el personal coopera y los conflictos existentes son
mínimos. Consideramos que este trabajo es de mucha ayuda para nuestra
formación profesional, ya que a través de él hemos aprendido que la auditoría
administrativa es de gran utilidad en el ámbito laboral, además de completar la
formación de nuestro criterio, sobre todo al elegir y evaluar factores
cualitativos, que dependen mucho de la percepción del auditor, y
comprendimos que no es tan simple aplicar una evaluación de este tipo, ya que
hubo quienes no se prestaron para proporcionarnos información, pero
consideramos que este aspecto puede ser superado si se maneja
adecuadamente. El equipo auditor pretende implementar las mejoras en las
que el área esté interesada. Aunque el curso ha terminado, nos interesa seguir
aprendiendo y adquirir experiencia a partir de la aplicación de los
conocimientos que ya poseemos, para mejorar como futuros profesionistas y
personas.
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ANEXOS
Planeación 15,1
Organización 19,2
Dirección 13
Control 2,9
50,2
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Planeación 15,1
Organización 19,2
Dirección 13
Control 2,9
50,2
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Planeación
Estructura organizacional 4
División y distribución de funciones 4,3
Cultura organizacional 3,3
Recursos humanos 4,6
Cambio organizacional 2,4
Estudios administrativos 0,6
Total 19,2
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EL PACIFICO
Dirección
Liderazgo y comunicación 6,1
Motivación y equipos de trabajo 2,2
Información y tecnología 4,7
Total 13
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EL PACIFICO
Control
Naturaleza 0,8
Sistemas 0,4
Distribución del espacio 1,7
Total 2,9
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