ATAJOS DE TECLADO APU-EXCEL

Versión 4.1

JULIO 2014

ATAJO Proceso que ejecuta Requerimientos previos

Shift+Control+A Actualiza la hoja presupuesto con los análisis de precios unitarios que al momento de ejecutarla se encuentran cargados al sistema.

En la Hoja PRESUPUESTO, Se debe seleccionar celdas de la columna F a la altura de los APUS que se desea obtener su precio unitario, luego llamar la macro.

Shift+Control+D

Ayuda en el ingreso de rubros a la hoja PRESUPUESTO, particularmente cuando los presupuestos son extensos y existen muchos duplicados. Procedimiento:

1) Copiar y pegar el presupuesto que deseamos generar en la hoja presupuesto.

2) Luego de ingresar cualquier rubro en las primeras filas con los procedimientos conocidos, y el usuario desea buscar mas abajo y duplicar este rubro en la ubicación que corresponda, se ubica en la celda del rubro a buscar y duplicar sus fórmulas.

3) Se llama la ejecución de la macro.

Se deberá generar un rango con nombre, llamado COCD a la altura de la columna B de la hoja PRESUPUESTO, que contenga todos los códigos de la entidad contratante a presupuestar.

Shift+Control+K

Alimenta rubros de forma automática a la base de rubros. Especialmente útil cuando coincide que el nombre del nuevo rubro queremos crear, es igual al primer material del rubro. Por lo que crea el rubro alimentándolo de forma automática en la base de materiales y colocando un rendimiento de 1. Además coloca este nuevo rubro de forma automática en la hoja PRESUPUESTO. Lo que agilita la creación de rubros en paquetes grandes.

Se debe: 1) Pegar la tabla de cantidades y precios a presupuestar tal

como lo solicita la entidad contratante en la hoja PRESUPUESTO. Tomar en cuenta que el primer rubro empiece en la fila 12.

2) Pegar una copia de los nombres y unidades de los rubros a presupuestar en las columnas en blanco que disponga su hoja a la derecha de los rubros de su presupuesto.

3) Seleccionar las columnas nombre de rubro y unidad del paso 2 y llamar a la ejecución de la macro.

Shift+Control+Y Ajusta de forma automática los precios de rubros al valor que el usuario ingresa en la columna 8 de la hoja presupuesto, para esto emplea los costos de mano de obra y equipo modificando los rendimientos

Se debe: 1) Colocar en una columna libre a la derecha de los rubros de la

hoja PRESUPUESTO, los precios de los rubros que se desea obtener. La diferencia entre el precio deseado y el precio actual no debe ser mayor a la suma de mano de obra y equipo del rubro.

2) Seleccionar el rango de nuevos precios que deseamos cambiar.

3) Llamar a la macro. 4) Nos pedirá ingresar variación de búsqueda, ingresamos la

variación más conveniente, Ej:0.01 5) La macro varía el rendimiento en 0.01 hasta encontrar el

nuevo precio deseado. 6) Si con la variación la macro tarda demasiado, presionar la

tecla ESC, para suspender la ejecución. Inmediatamente repetimos desde el paso dos y cambiamos a una variación de búsqueda más conveniente.

Shift+Control+Q

Envía los datos de producción nacional desde la hoja LISTA_TRANSPORTE a la base MAT(sección VAE transporte). De esta manera se alimenta la base de materiales identificando el origen de producción de cada uno de los materiales. Lo que permite avanzar en el procedimiento de obtención del VAE del proyecto.

1) Obtenemos el informe de transporte de materiales desde la hoja PRESUPUESTO, llamando al botón INFORMES, y escogemos: Informe de Transporte.

2) Se genera el informe en la hoja LISTA_TRANSPORTE y luego en esta, ingresamos a la altura de la columna H los datos de producción nacional de cada uno de los materiales del mencionado informe.

3) Llamamos la ejecución de la macro.

Shift+Control+L Envía los datos de producción nacional desde la hoja LISTMAT a la base MAT(sección VAE materiales). De esta manera se alimenta la base de materiales identificando el origen de producción de cada uno de los materiales.

1) Obtenemos el informe de materiales desde la hoja PRESUPUESTO, llamando al botón INFORMES, y escogemos: Informe de Materiales.

2) Se genera el informe en la hoja LISTMAT y luego en esta, ingresamos a la altura de la columna K los datos de producción nacional de cada uno de los materiales del mencionado informe.

3) Llamamos la ejecución de la macro.

Shift+Control+E Envía los CPC de los rubros, de la hoja Presupuesto a la base general de rubros(hoja RUBROS). Lo que permite avanzar en el procedimiento de obtención del VAE del proyecto.

1) Nos ubicamos en la hoja presupuesto. 2) Click botón Actualizar, y seleccionamos las opciones:

a. Todos los rubros del presupuesto y, b. Mostrar VAE almacenado en BD.

Lo anterior nos permite obtener en la columna K de la hoja PRESUPUESTO, el CPC que se encuentra almacenado en la base general de rubros, para los APUS cargados actualmente en la hoja PRESUPUESTO.

3) Ingresamos en la columna K de la hoja PRESUPUESTO el CPC de los rubros que aún no tienen CPC. Para esto tipeamos directamente su CPC si lo tenemos a mano, o llamamos la macro. SHIFT+CONTROL+S para alimentarlos buscándolo de la base general llamada BASE CPC con la ayuda de formulario previsto por la aplicación.

ATAJO Proceso que ejecuta Requerimientos previos

Shift+Control+M Macro para ingreso de materiales a la hoja ANÁLISIS

1) Nos ubicamos en la hoja análisis en cualquier celda de la sección de materiales.

2) Llamamos la macro 3) Aparece un formulario donde buscamos los materiales que

deseamos ingresar en la parte izquierda y con TAB+CURSOR DERECHO o click en botón con flecha hacia derecha pasamos este material a la lista de materiales elegidos para cargar.

4) Repetimos el proceso para crear nuevos materiales o cargar los que deseemos.

5) Click en Aceptar.

Shift+Control+I Macro que permite insertar filas con fórmulas en la Hoja PRESUPUESTO, agilitando el ingreso de nuevos rubros.

1) Ubicarse en la hoja PRESUPUESTO 2) Ubicarse en la celda inmediatamente inferior al rubro

que tenga fórmula. Esto es importante ya que si se ubica bajo una fila que no tenga fórmula se copia dicha celda obteniendo resultados inesperados.

3) Llamar la ejecución de la macro. 4) Aparecerá un formulario que le solicita al usuario indicar

cuantas filas desea insertar, ingresamos el valor deseado.

5) Presionamos Aceptar.

Shift+Control+P Imprime los Análisis de Precios Unitarios filtrados, es decir rubros sin repetir en el rango que el usuario seleccione en la columna A de la hoja PRESUPUESTO.

1) Ponemos una vista previa de la hoja ANALISIS para corroborar que nuestro APU sale en una sola hoja, caso contrario ajustamos el zoom, ocultamos filas o realizamos la configuración apropiada para que ello suceda.

2) Nos ubicamos en la hoja PRESUPUESTO 3) Seleccionamos desde la columna A las filas que contienen

los rubros que queremos imprimir. 4) Llamamos la ejecución de la macro.

Shift+Control+R

Macro para reemplazo masivo de nombre de rubros. Se aplica en la hoja PRESUPUESTO solamente. Es importante señalar que esta macro debe ser utilizada con cuidado ya que el reemplazo del nombre se puede hacer siempre y cuando el nuevo nombre no implique cambio sustancial de la especificación del nombre actual, caso contrario es preferible crear un nuevo rubro.

1) Ubicamos los nuevos nombres en la columna 8(H) de la hoja PRESUPUESTO.

2) Seleccionamos dichos nombre de uno en uno o todos. 3) Llamamos la ejecución de la macro.

Shift+Control+U

Crea hoja ANALISIS(2) donde se presenta todos los análisis de precios unitarios del proyecto uno tras otro, y sin formulas solo tipo valores. Muy útil en licitaciones y cotizaciones donde se pide todos los precios unitarios en formato excel o pdf. Se recomienda que la hoja creada luego de la ejecución de la macro se exporte o mueva de APU‐EXCEL para no incrementar demasiado el tamaño del archivo.

1) Ubicados en la hoja ANALISIS, Ponemos una vista previa de la hoja ANALISIS para corroborar que nuestro APU sale en una sola hoja, caso contrario ajustamos el zoom, ocultamos filas o realizamos la configuración apropiada para que ello suceda.

2) Llamamos la ejecución de la macro. 3) Una vez generada la hoja adicional ANALISIS(2) la

exportamos a un nuevo libro, vía click derecho en la pestaña de la hoja y ejecutamos la opción Mover o Copiar.

Control+M Macro que almacena las modificaciones realizadas en la hoja ANALISIS y regenera las fórmulas de dicha hoja. ES UNA DE LAS MACROS MAS IMPORTANTES DE APU‐EXCEL.

1) Realizar cualquiera de las siguientes modificaciones : a. Nombre de rubro, unidad, rendimiento,

especificación, código , cantidad, tarifa de equipos, código y cantidad de mano de obra, código, precio unitario, cantidad de materiales, código y cantidad de transporte, porcentaje de indirectos.

2) Llamar la ejecución de la macro para que dichos cambios se almacenen en la base de rubros. Ojo, esta macro no sustituye a las operaciones de guardado de la hoja que el usuario debe realizar periódicamente para salvaguardar los avances realizados en su archivo.

Control+Q Muestra el APU de un rubro, desde la hoja RUBROS o la hoja PRESUPUESTO.

1) Nos ubicamos en cualquier fila de la hoja presupuesto o rubros donde coincida la existencia de un rubro.

2) Llamamos la ejecución de la macro.

Control+R Muestra de forma rápida el formulario que permite ingresar rubros en la hoja PRESUPUESTO. La macro devuelve el código de la base de rubros del rubro buscado y lo colca en la columna A de la hoja PRESUPUESTO.

1) Nos ubicamos en la hoja PRESUPUESTO. 2) Seleccionamos la fila donde deseamos ingresar el nuevo

código. 3) Llamamos la ejecución de la macro. 4) Se presenta el formulario y buscamos el rubro que

deseamos incorporar en nuestro presupuesto 5) Una vez encontrado lo cargamos a la lista de rubros

seleccionados con TAB+cursor derecho o con click en la flecha con sentido hacia la derecha.

6) Presionamos Aceptar o dos veces la tecla enter.