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Aspectos Básicos en Gestión Documental, Zaragoza, 3-11-2011

El Archivo de la Universidad de Zaragoza, Ana Isabel Gascón Pascual

Aspectos Básicos en Gestión Documental,

Zaragoza, 3-11-2011



El Archivo Universitario es el servicio responsable de organizar, proteger, custodiar, dar acceso y difundir el patrimonio documental generado por la Universidad en el curso de su actividad.

Misión del Archivo Universitario





Fines del Archivo Universitario


Garantizar la protección, conservación y difusión del patrimonio documental dela Universidad.

Servir de memoria de la actuación universitaria.

Contribuir a mejorar el nivel de eficacia de la gestión universitaria.

Facilitar la información y documentación necesaria para la investigación histórica.

Colaborar con otras universidades e instituciones en materia de Archivos.

Reglamento del Archivo Universitario, art. 6



Estructura del Archivo Universitario


Archivos

Archivos de Oficina

Archivos Centrales

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Adscripción: Secretario General

Coordinación: Directora del Archivo Universitario

Asesoramiento y valoración: Comisión de Archivos

Reglamento del Archivo Universitario, art. 7, 8 y 13



Principios básicos de la gestión documental


Las organizaciones deben adoptar políticas en materia de gestión documental.

Las organizaciones deben asignar responsabilidades en el impulso, coordinación, diseño e implementación de su modelo de gestión de documentos.

Toda organización crea documentos asociados a sus procesos de trabajo. Estos documentos son un recurso valioso y un activo importante para la organización.

Las organizaciones deben definir los requisitos, adoptar las técnicas e implementar herramientas que permitan la creación y captura de los documentos, así como su clasificación, valoración y acceso.



Fines de la gestión documental


Proteger y conservar los documentos como evidencia de los actos de una organización, controlando toda su vida desde su concepción hasta su archivo o destrucción.

Servir de apoyo a actividades habituales y a la toma de decisiones posteriores de la institución a la que se sirve.

Actuar como garantía de rendición de cuentas, actuales y futuras.



Los documentos deben:


Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión. Garantizar la continuidad en caso de catástrofe. Cumplir con los requisitos legislativos y normativos. Proporcionar protección y apoyo en los litigios. Proteger los intereses de la organización y los derechos de las partes interesadas (empleados, clientes) presentes o futuras. Propiciar actividades de investigación, actual o futura, así como la investigación histórica. Proporcionar evidencias acerca de las actividades. Establecer una identidad y mantener una memoria.



Gestión documental. Razones de implantación:


Económicas: la no disponibilidad o localización de documentos provoca costes de personal, tiempo, recursos y dinero innecesario.

Informativas: las buenas decisiones requieren buena información.

Jurídicas: necesidad de documentar las actuaciones de la institución en cualquier momento.

Preservación histórica: los documentos conforman el patrimonio documental y la memoria colectiva de la sociedad.



Gestión documental. Archivo Universitario


“ Se entiende por gestión y tratamiento de documentos el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, aplicación y evaluación de los procesos necesarios para la identificación, organización, valoración y selección de los documentos desde su diseño, creación o, en su caso recepción en el Archivo.”


Definición:





“El Archivo Universitario es el responsable del sistema de gestión y tratamiento de documentos. A estos efectos, podrá dictar instrucciones específicas y, en su caso, proponer a los órganos competentes normativas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalización de documentos, transferencia y conservación.

Se coordinará con los responsables de los diferentes archivos de oficina con el fin de garantizar el adecuado tratamiento, conservación y difusión de la documentación universitaria durante todo el ciclo de vida, desde su diseño y creación hasta su destrucción y conservación permanente.

El Archivo Universitario formará parte de los equipos encargados del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de que se tomen medidas oportunas para la valoración, selección, conservación y acceso de los documentos electrónicos, manteniendo su autenticidad e integridad.”


Responsabilidad:





Componentes:

Cuadro de clasificación de fondos.

Calendario de conservación.

Instrumentos de seguridad y control.



Cuadro de clasificación


Es un instrumento de referencia y control, resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta los más concretos.

El cuadro de clasificación de la Universidad de Zaragoza es orgánico funcional, fruto de un análisis de la estructura orgánica de la institución, las funciones y competencias de la misma y los tipos documentales derivados de dichas funciones.



Calendario de conservación


Es un instrumento que recoge el conjunto de reglas de conservación, eliminación y acceso establecidas para cada uno de los expedientes y documentos en las diferentes fases de su ciclo de vida.

El Calendario permite la consecución de una serie de objetivos:

La identificación de las series generadas o gestionadas por las unidades administrativas La identificación de documentos esenciales para su correcta gestión y conservación La aplicación de los plazos de accesibilidad establecidos específicamente para cada tipo documental La regulación de la eliminación de documentos tanto en los archivos de gestión, central como en el intermedio



Calendario de conservación




Instrumentos y normas


Normas de transferencia.

Normas de gestión de documentos esenciales.

Normas de gestión de documentos electrónicos.

Manual de Archivos de gestión.



Explosión de normas en gestión documental ante el entorno digital


ISO 15489-1(2001), ISO UNE 15489-1(2006). Cabecera de la que partirían todas las normas posibles, pues en ella se recogen los conceptos básicos. ISO 15489-2(2001), ISO UNE 15489-2 (2006). Informe técnico que desarrolla la anterior. ISO 23081-1(2006), ISO UNE 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Generalidades. ISO 23081-2 (2006), ISO UNE TS 23081 (2008).Metadatos para la gestión de documentos. Aspectos conceptuales y de implementación. ISO TR 26122 (2008), ISO UNE TR 26122 (2008). Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. ISO 30300 (2011). Management System Standard. Control de los documentos y las evidencias (BOE del 27 de octubre, tramitación como norma UNE). MoReq2 (2008), MoReq2010 (2011). Modelo de requisitos para la gestión de archivos electrónicos de la Unión Europea. Manual de documentos electrónicos del CIA/ICA (2005).



Legislación que regula la Administración Electrónica


Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (BOE 23/06/2007)

Real Decreto 1671/2009, de desarrollo parcial de la Ley 11/2007 (BOE 18/11/2009)

Real Decreto 3/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (BOE 29/01/2010)

Real Decreto 4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional deInteroperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (BOE 29/01/2010)



Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (BOE 23/06/2007)


Definición de documento electrónico. Condiciones de validez del documento administrativo electrónico. Tipo de copias:

a) Copias electrónicas de documentos electrónicos.b) Copias electrónicas de documentos en soporte papel.c) Copias en soporte papel de documentos electrónicos.d) Imágenes electrónicas de documentos privados.

Expediente electrónico. Archivo electrónico.



RD 1671/2009, de desarrollo parcial de la Ley 11/2007 (BOE 18/11/2009)


Características del documento electrónico. Metadatos. Tipo de copias:

a) Copias electrónicas de documentos electrónicos realizadas por la AGE.b) Copias electrónicas de documentos en soporte papel.c) Copias en soporte papel de los documentos públicos administrativos electrónicos realizadas por la AGE y sus Organismos Públicos vinculados o dependientes.d) Obtención de copias electrónicas por los ciudadanos.

Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos. Destrucción de documentos en soporte no electrónico. Expediente electrónico. Archivo electrónico. Conservación de documentos electrónicos.



Real Decreto 4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (BOE 29/01/2010)


El objeto es el intercambio de documentos electrónicos entre las Administraciones y entre éstas y el ciudadano, manteniendo sus carácterísticas de autenticidad, fiabidad, integridad y disponibilidad.

Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garatizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a largo de su ciclo de vida (art.21.1).

Las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a función a los archivos convencionales (art.21.2).



Real Decreto 4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (BOE 29/01/2010. Art. 21.1


Definición de una política de gestión de documentos, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos necesarios para el tratamiento de documentos y expedientes.

Garantía de la integridad del expediente electrónico y su recuperación eficaz, con la inclusión de un índice electrónico.

Identificación y clasificación funcional de los documentos. Asignación de metadatos mínimos obligatorios asociados al documento

electrónico. Establecimiento de plazos de conservación de los documentos, a cargo de

las comisiones de valoración documental.



Real Decreto 4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (BOE 29/01/2010) Art.21


Recuperación y el acceso a los documentos. Adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos

electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de modo que se asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos, así como la memoria de las Administraciones públicas.

Coordinación horizontal entre el responsable de la gestión documentos y los servicios implicados en los procesos de gestión.

Establecimiento de procedimientos para el borrado de la información, o en su caso, destrucción física de los soportes.

Formación tecnológica del personal implicado en la gestión y conservación en archivos o repositorios electrónicos.



Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico


Componentes:

Fichero de contenido (que contiene datos o información del documento).

Firma electrónica (como mecanismo de identificación del firmante).

Metadatos (información de contexto).



Norma Técnica de Interoperabilidad de expediente electrónico


Componentes:

Documentos electrónicos. Índice electrónico. Firma electrónica. Metadatos mínimos

obligatorios. Las especificaciones para los

servicios de remisión y puesta a disposición.



El Archivo Universitario de Zaragoza y administración electrónica


Participación en el modelado de procedimientos.

Colaboración en la realización del catálogo de procedimientos que apareceráen la Sede electrónica.

Elaboración de un esquema de metadatos aplicables a documentos y expedientes electrónicos.

Incorporación del cuadro de clasificación de fondos del Archivo en el gestor documental de Alfresco




Muchas gracias por su atención

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