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SGF: Documentación de Referencia

Asociar Proyecto a la Orden de Pago.

Version [2.0]

15/05/2015

SGF – Asociar Proyecto en Orden de Pago: Documentación de Referencia

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TABLA DE CONTENIDO

DOCUMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO .................................................................................................................................... 3

1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO ............................................................................................................................................................... 3

2. PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO ASOCIANDO PROYECTO ................................................................................... 3

2.1. FLUJO 1. GENERAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (LIQUIDACIÓN ORDEN DE PAGO) .............................................. 3

2.2. FLUJO 2. GENERAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (EGRESO INDIVIDUAL) .............................................................. 9

2.3. FLUJO 3. GENERAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (EGRESO MASIVO) ................................................................ 17

2.4. FLUJO 4. GENERAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (PROCESO MANUAL) ........................................................... 28

3. PROCESO SIN ASOCIAR PROYECTO EN LA ORDEN DE PAGO POR NO SER OBLIGATORIO…………….… 45

3.1. FLUJO 1. GENERAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (SIN REGISTRAR PROYECTO EN ORDEN DE PAGO) ...................... 45

3.2. FLUJO 2. GENERAR INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (SIN PRESUPUESTO NI PROYECTO EN ORDEN DE PAGO) .............. 50


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DOCUMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO 1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO Este requerimiento implica un ajuste a la funcionalidad de órdenes de pago (opera bajo la forma CPMOLQOP) en el sistema SGF, de modo que durante el registro de la información en el formulario “Órdenes de Pago” sea solicitado el “Código del Proyecto” para los tipos de movimiento que no piden presupuesto de acuerdo a ciertos parámetros (Presupuesto y Proyecto) una vez estos sean definidos desde el formulario “Tipos de movimiento” (se encuentra en la opción de menú “Cuentas por Pagar » Soporte »Tipos de Movimiento”). 2. PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO ASOCIANDO PROYECTO

2.1. FLUJO 1. Generar Información Presupuestal desde la Liquidación de la Orden de Pago

En este proceso el usuario podrá generar el efecto presupuestal al momento de confirmar la orden de pago, según el tipo de movimiento seleccionado, el cual indica que no pide presupuesto y si pide proyecto con presupuesto. Para este caso el sistema tendrá parametrizado, en el tipo de movimiento que pida proyecto y en presupuesto que genere efecto presupuestal según el comprobante contable, tercero, y cuenta contable a ser afectada. Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Operativo » Liq. Orden de Pago»” diligencie la información que presenta el formulario “Ordenes de Pago”, al indicar el “Tipo de Movimiento” en el formulario aparecerá una ventana emergente “Proyecto” en la cual podrá registrar la información referente al proyecto (Código de Proyecto y Entidad Aportante), selecciónela en cada campo de la lista de valores.


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Figura 11. Registrar Proyecto en Orden de Pago

Figura 12. Registro de información en Orden de Pago

Una vez haya diligenciado este primer formulario, se presentará en pantalla la información referente a los conceptos de liquidación, luego de registrarlos, en el campo “OK” diligencie el valor “S” y oprima la tecla “ENTER”.


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Figura 13. Registro de información en Orden de Pago (Conceptos de Liquidación)

Aparecerá una ventana emergente “Contabilización Preliminar”, oprima el botón “Continuar”.

Figura 14. Orden de Pago (Contabilización Preliminar)

En la ventana emergente “Aprueba Orden de Pago?” apruebe la orden de pago


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Figura 15. Aprobar Orden de Pago

Es Generado el comprobante Contable en formato PDF

Figura 16. Comprobante Orden de Pago

Mediante la opción de menú “Presupuesto » Consulta » Documento” podrá consultar el documento de presupuesto, en el botón “Proyecto Asociado” se presentará la información referente al proyecto que fue registrado durante la liquidación de la orden de pago.


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Figura 17. Consultar Documento de Presupuesto

Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Reportes » Operativo » Formato Orden de Pago” podrá generar el reporte de la Orden de Pago, para ello diligencie los parámetros necesarios en el formulario “Ejecución de Reportes”, oprima el botón “Procesar”.

Figura 18. Definir parámetros para generar “Formato Orden de Pago”


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Figura 19. Formato Orden de Pago

Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Consultas » Ordenes de Pago» Gral. Orden de Pago” podrá realizar la consulta de la Orden de Pago liquidada indicando los criterios de búsqueda (oprima la tecla “F8” para generar la consulta). Si dese imprimir la orden de pago oprima el botón “Imprime Orpa”, el sistema la generará en formato PDF (Ver Figura 19. Formato Orden de Pago).


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Figura 20. Consultar Orden de Pago

2.2. Flujo 2. Generar Información Presupuestal desde el Egreso Individual En este proceso el usuario asociará el proyecto desde la orden de pago pero solo hasta el momento del pago se generará el efecto presupuestal, según el tipo de movimiento seleccionado en el pago. Para este caso el sistema tendrá parametrizado, en presupuesto que genere efecto presupuestal según el comprobante contable, tercero, y cuenta contable a ser afectada con la confirmación del pago Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Operativo » Liq. Orden de Pago»” diligencie la información que presenta el formulario “Ordenes de Pago” asociando el código de proyecto, al indicar las “Observaciones” en el formulario aparecerá una ventana emergente en la cual se podrá indicar si se realiza liquidación especial de descuento.


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Figura 31. Registrar información en Orden de Pago





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Figura 35. Grabación de Comprobantes

Mediante la opción de menú “Ordenes de Pago » Operativo » Autoriza ORPA” podrá realizar la autorización de la orden de pago.


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Figura 36. Autorizar Orden de Pago

Mediante la opción de menú “Tesorería » Operativo » Movimientos de Tesorería » Egreso” podrá generar el comprobante de egreso en el formulario “Egresos” y el documento presupuestal con el código de proyecto asociado en la orden de pago, según la parametrización de presupuesto.

Figura 37. Registrar Información Egreso

Figura 38. Generando Comprobante de Egreso


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Figura 39. Imprimir Comprobante de Egreso



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Figura 40. Comprobante de Egreso





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Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Consultas » Ordenes de Pago» Gral. Orden de Pago” podrá realizar la consulta de la Orden de Pago liquidada indicando los criterios de búsqueda (oprima la tecla “F8” para generar la consulta).


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Si dese imprimir la orden de pago oprima el botón “Imprime Orpa”, el sistema la generará en formato PDF (Ver Figura 43. Formato Orden de Pago). 2.3. Flujo 3. Generar Información Presupuestal desde Egresos Masivos En este proceso el usuario asociará el proyecto desde la orden de pago pero solo hasta el momento del pago se generará el efecto presupuestal, según el tipo de movimiento seleccionado en el pago. Para este caso el sistema tendrá parametrizado, en presupuesto que genere efecto presupuestal según el comprobante contable, tercero, y cuenta contable a ser afectada con la confirmación del pago.

Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Operativo » Liq. Orden de Pago»” diligencie la información que presenta el formulario “Ordenes de Pago” asegurándose de asociar el código del proyecto.


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Mediante la opción de menú “Tesorería » Operativo » Movimientos de Tesorería » Giros Electrónicos” podrá generar el comprobante de egreso en el formulario “Egresos” y el documento presupuestal con el código de proyecto asociado en la orden de pago, segun la parametrización de equivalencia. En el encabezado del formulario podrá indicar los criterios bajo los cuales el sistema realizará la consulta de la orden de pago .


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Figura 61. Consultar Orden de Pago (Pagos Masivos)

Figura 62. Generar Pago Automático


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Figura 63. Seleccionar ORPA para generar Egreso



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Figura 65. Detalle de Comprobante de Egreso generado por el Sistema



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Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Consultas » Ordenes de Pago» Gral. Orden de Pago” podrá realizar la consulta de la Orden de Pago liquidada indicando los criterios de búsqueda (oprima la tecla “F8” para generar la consulta).


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Si dese imprimir la orden de pago oprima el botón “Imprime Orpa”, el sistema la generará en formato PDF (Ver Figura 70. Formato Orden de Pago). 2.4. Flujo 4. Generar Información Presupuesta desde el proceso manual de equivalencias En este proceso el usuario asociará el proyecto desde la orden de pago pero no se tiene parametrizado el efecto presupuestal desde ninguna de las opciones anteriores y no se genera presupuesto. Para este caso el usuario debe realizar la Parametrización posterior a la confirmación de la orden de pago o egreso y ejecutar el paso de generar presupuesto. Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Operativo » Liq. Orden de Pago»” diligencie la información que presenta el formulario “Ordenes de Pago”, al indicar el “Tipo de Movimiento” aparecerá una ventana emergente “Proyecto” la cual presenta los campos (Proyecto y Entidad Aportante) que permiten registrar la información referente al proyecto durante la liquidación de la orden de pago.


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Figura 74. Registrar Proyecto en Orden de Pago

Figura 75. Registro de Información en Orden de Pago



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En la ventana emergente “Aprueba Orden de Pago?” apruebe la orden de pago, en la siguiente imagen se presenta el detalle de la información para el comprobante luego de su grabación en el sistema.


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Es Generado el comprobante Contable en formato PDF (es generado al momento de aprobar la Orden de pago).


Para generar el proceso manual, se requiere informar a soporte QUIPU con la información que se generó en los cuentas por pagar o en el egreso, para desde la opción de menú “Presupuesto »


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Soporte » Param. EQ CONTA/PPTO”, se defina la “Equivalencia Contabilidad – Presupuesto”, parametrizar el efecto presupuestal y correr el proceso manual

Figura 81. Equivalencia: Contabilidad – Presupuesto

Figura 80. Conversión de Contabilidad a Presupuesto


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Este proceso se genera automáticamente desde el Egreso, a continuación a partir de un ejemplo, se pretende contextualizar su funcionamiento presentando los pasos a realizar y los resultados obtenidos en el sistema. Inicialmente, se requiere garantizar que la cuenta contable que se va a generar en el egreso este correctamente parametrizada en la opción de menú “Presupuesto » Soporte » Param. EQ CONTA/PPTO” con la “Equivalencia Contabilidad – Presupuesto” en el formulario “Conversión de Contabilidad a Presupuesto”


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Figura 83. Parametrización Equivalencia: Contabilidad - Presupuesto

En la operación que inicia desde la opción de menú “Cuentas por Pagar » Operativo » Liq. Orden de Pago»” se diligencia la información que presenta el formulario “Ordenes de Pago”, puntualmente asociando la información del proyecto, se al indica después de digitar las “Observaciones” en el formulario aparecerá una ventana emergente en la cual se podrá indicar si se realiza liquidación especial de descuento.




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Figura 88. Grabación Comprobante (Orden de Pago)


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Figura 89. Comprobante de Orden de Pago




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Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Consultas » Ordenes de Pago» Gral. Orden de Pago” podrá realizar la consulta de la Orden de Pago liquidada indicando los criterios de búsqueda (oprima la tecla “F8” para generar la consulta). Si dese imprimir la orden de pago oprima el botón “Imprime Orpa”, el sistema la generará en formato PDF (Ver Figura 90. Formato Orden de Pago).


Finalmente en la opción de menú “Tesorería » Operativo » Movimientos de Tesorería » Egreso” podrá generar el comprobante de egreso en el formulario “Egresos”, en donde asociara la orden de pago que tiene relacionado el proyecto que se requiere este en el documento presupuestal generado automáticamente producto de la parametrización de equivalencias, una vez se confirme el egreso


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Figura 92. Registrar Información Egreso



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Es Generado el comprobante Contable en formato PDF se evidencia el código del proyecto


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Figura 98. Formato Orden de Pago Para generar el proceso manual de la equivalencia, en caso de no haberse generado el documento presupuestal automáticamente y una vez garantizado que la parametrización es correcta, diríjase a la opción de menú “Presupuesto » Soporte » Param. EQ CONTA/PPTO”, defina la “Equivalencia Contabilidad – Presupuesto”.

Figura 99. Parametrización Equivalencia: Generar Proceso Automático


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Figura 100. Equivalencia: Contabilidad - Presupuesto

Mediante la opción de menú “Presupuesto » Consulta » Documento” podrá consultar el documento de presupuesto, en el botón “Proyecto Asociado” se presentará la información referente al proyecto que fue registrado durante la liquidación de la orden de pago luego de correr el proceso automático.



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3. PROCESO SIN ASOCIAR PROYECTO EN LA ORDEN DE PAGO POR NO SER

OBLIGATORIO

3.1. FLUJO 1. Generar Información Presupuestal (Sin Registrar Proyecto en Orden de Pago) De acuerdo a la Parametrización de los tipos de movimiento y efectos presupuestales se generara desde la orden de pago el efecto presupuestal sin código de proyecto

Mediante la parametrización se activan los campos que permiten diligenciar la información referente al proyecto en la orden de pago, sin embargo “No Obliga” a registrar dicha información una vez se active la ventana emergente “Proyecto” durante la liquidación de la Orden de Pago, por tal razón el comportamiento de la funcionalidad bajo el escenario en el cual se diligencie esta información fue descrita en el “Flujo 1” (Ver secciones anteriores en el presente manual).

Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Operativo » Liq. Orden de Pago»” diligencie la información que presenta el formulario “Ordenes de Pago”, al indicar el “Tipo de Movimiento” en el formulario aparecerá una ventana emergente “Proyecto” (no es diligenciada la información referente al proyecto “Código de Proyecto y Entidad Aportante”).

Figura 104. Registro de información en Orden de Pago (Sin especificar Proyecto)


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Aparecerá una ventana emergente “Contabilización Preliminar”, oprima el botón “Continuar”. En la ventana emergente “Aprueba Orden de Pago?” apruebe la orden de pago.


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Figura 107. Grabación de Comprobante (Orden de Pago)



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Mediante la opción de menú “Presupuesto » Consulta » Documento” podrá consultar el documento de presupuesto, el botón “Proyecto Asociado” se encontrará “Inactivo” puesto que no fue diligenciada la información referente al proyecto durante la liquidación de la orden de pago.


Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Reportes » Operativo » Formato Orden de Pago” podrá generar el reporte de la Orden de Pago, para ello diligencie los parámetros necesarios en el formulario “Ejecución de Reportes”, oprima el botón “Procesar” (Ver Figura 107 Comprobante Orden de Pago).



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Mediante la opción de menú “Cuentas por Pagar » Consultas » Ordenes de Pago» Gral. Orden de Pago” podrá realizar la consulta de la Orden de Pago liquidada indicando los criterios de búsqueda (oprima la tecla “F8” para generar la consulta), en la sección de opciones se encuentra el botón “Proyecto”, al oprimirlo se presenta en pantalla un mensaje indicando que no hay información para mostrar debido a que no fue diligenciada la información referente al proyecto durante la liquidación de la orden de pago.


Si dese imprimir la orden de pago oprima el botón “Imprime Orpa”, el sistema la generará en formato PDF (Ver Figura 107 Comprobante Orden de Pago).

3.2. FLUJO 2. Generar Información Presupuestal (Sin Presupuesto Ni proyecto en Orden de Pago) En este proceso el usuario podrá generar la orden de pago y el egreso sin generar efecto presupuestal. Para este caso se requiere garantizar que en la Parametrización de tipos de movimiento no pida proyecto ni presupuesto.

Comentario [U1]: No entendi este flujo, pues en la patantalla pareceiera que es el

caso en que la liquidción de la orden de

pago no va a generar efecto pptal ni tundra proyectos asociados y la descripción

parecese que se comporta como el punto 2.6

asociar proyecto a la orden de pago. - inicio -...

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