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1 COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA. MÉRIDA, JULIO DE 2012

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COLEGIO UNIVERSITARIO

HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

ÁREA DE PASANTÍAS

PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE

BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL

ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA.

MÉRIDA, JULIO DE 2012

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COLEGIO UNIVERSITARIO

HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

ÁREA DE PASANTÍAS

PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE

BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL

ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA

TUTOR ACADÉMICO: LIC. SHIRLEY ROJAS AUTOR:

TUTOR EMPRESARIAL: T.S.U. JANETH GIL ORTEGA MARBELLA

MÉRIDA, JULIO 2012

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COLEGIO UNIVERSITARIO

HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

AREA DE PASANTIAS

PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE

BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL

ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA

Autor: Marbella Ortega Castellanos

Fecha: Julio de 2012

RESUMEN

El presente escrito es el resultado del entrenamiento empresarial correspondiente al VI semestre comprendido en el pensum de la carrera de Hotelería y Servicio a la Hospitalidad con una duración de Dieciocho semanas en la unidad de costos, que ha concluido en la elaboración de una propuesta que busca optimizar el control de inventarios; especialmente en el almacén general y depósito del Bar del Hotel Venetur Mérida en materia relacionada a la mercancía de bebidas alcohólicas y no alcohólicas selladas. La propuesta corresponde al resultado de una investigación de campo no experimental basado en la observación directa en la unidad de costos y su relación con otros departamentos que componen el sistema de costos como: Almacén, Compras y el Área de producción. El proceso de control de mercancías requiere un instrumento que permita la optimización en la búsqueda y verificación de información con respecto a las entradas y salidas de mercancías, en este caso; referente al flujo de las bebidas alcohólicas y no alcohólicas selladas de esta manera se plantea y diseña una herramienta útil tanto para el almacén como para la unidad de costos; un libro de actas de inventarios digital que busca optimizar y facilitar la consulta de información para conciliación y elaboración de informes mensuales por parte de la unidad de costos y que posteriormente son enviados a la gerencia media y alta. En el cual el almacenista será el que ingrese la información pertinente y posteriormente será sometida a análisis y consulta por la unidad de costos, facilitando la elaboración de informes mensuales referente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas selladas dispuestas en el Hotel Venetur Mérida.

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4

INDICE

Carta aprobación de Título ............................................................................. iii

Acta de Aprobación ......................................................................................... iv

Resumen ........................................................................................................ v

Índice .............................................................................................................. vi

Índice de Gráficos ......................................................................................... viii

Introducción .................................................................................................... 7

Fase I .............................................................................................................. 9

Estructura Organizativa ................................................................................ 11

Cultura Organizacional ................................................................................. 11

Misión: ....................................................................................................... 11

Visión ......................................................................................................... 11

Objetivo General ........................................................................................ 12

Objetivos Específicos ................................................................................ 12

Descripción del Entrenamiento Empresarial ................................................. 14

Fase II ........................................................................................................... 17

Fortalezas .................................................................................................. 19

Debilidades ................................................................................................ 19

Oportunidades ........................................................................................... 19

Amenazas .................................................................................................. 20

Objetivo General ........................................................................................... 20

Objetivos Específicos .................................................................................... 20

Justificación .................................................................................................. 21

Marco Teórico ............................................................................................... 22

Bases Legales .............................................................................................. 22

Bases Teóricas ............................................................................................. 23

Sistema de Clasificación A, B y C ................................................................. 28

Rotación de Inventarios ................................................................................ 28

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5

Stock Mínimo y Máximo ................................................................................ 29

Stock de Seguridad ....................................................................................... 30

El Departamento de Costos. ......................................................................... 32

Jefe de Costos ........................................................................................... 33

Funciones del Jefe de Costos ................................................................... 34

Ámbito de Actuación del Jefe de Costos ................................................... 34

Analista de Costos ..................................................................................... 34

Funciones del Analista de Costos ............................................................. 35

Ámbito de Actuación del Analista de Costos ............................................. 35

Auxiliar de Costos ...................................................................................... 35

Funciones del Auxiliar de Costos .............................................................. 36

Ámbito de Actuación del Auxiliar de Costos .............................................. 36

Diseño Metodológico .................................................................................... 37

Análisis Comparativo .................................................................................... 39

Conclusiones ................................................................................................ 42

Recomendaciones ........................................................................................ 44

Fase III .......................................................................................................... 47

La Propuesta................................................................................................. 47

Introducción .................................................................................................. 47

Planteamiento de la Propuesta ..................................................................... 49

Objetivo General ........................................................................................... 50

Objetivos Específicos .................................................................................... 50

Justificación y Alcance .................................................................................. 50

Desglose y Desarrollo de la Propuesta ......................................................... 51

Referencias Bibliograficas ............................................................................ 57

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6

INDICE DE GRAFICOS

Gráfico N° 1: Organigrama General Hotel Venetur Mérida ............................. 7

Gráfico N° 2: Organigrama Departamental Hotel Venetur Mérida .................. 9

Gráfico N° 3: Ficha de Costeo de Recetas ................................................... 20

Gráfico N° 4: Flujo de Mercancía en el Departamento de Alimentos y

Bebidas ......................................................................................................... 26

Gráfico N° 5:Instrumento Lista de Cotejo ...................................................... 32

Gráfico N° 6:Comportamiento del Flujo de Mercancías ................................ 47

Gráfico N° 7: Libro de Actas de Inventarios .................................................. 50

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7

INTRODUCCION

El mundo y las empresas de hoy están sometidos al cambio y transición

constante como la globalización y el crecimiento del mercado, los cuales

generan la necesidad de ser cada día más competitivo e innovar para

mantenerse activo en el mercado. La empresa hotelera no se escapa de esta

realidad. Es por eso que la opinión de huéspedes y clientes debe ser

importante para la gestión estratégica de la misma.

El Hotel Venetur Mérida, anteriormente denominado Hotel Prado Rio; fue

inaugurado el 15 de Diciembre de 1956. Hoy el Hotel Prado Rio es

denominado Hotel Venetur Mérida manteniendo su larga trayectoria en el

mercado turístico y hotelero de la ciudad de Mérida; actualmente el Hotel

Venetur Mérida está adscrito al Instituto Nacional de Turismo (INATUR) y fue

en el año 2010, donde se generó el cambio de nombre y de esta manera se

convierte en parte de la Red Nacional Hotelera VENETUR al lado de 10

hoteles más del país.

El hotel Venetur Mérida es una organización y como tal cuenta con

inventarios que constituyen bienes tangibles de la empresa y que con ello se

generan productos y/o servicios con el objeto de percibir un beneficio. Es por

ello que mantener un buen control de entrada y salida de mercancías del

mismo es de gran importancia, ya que afectaran económicamente de forma

positiva o negativa al final de un periodo. Por tanto se busca proponer la

aplicación de métodos y procesos de forma sistémica para mantener el

control de los mismos garantizando así su uso eficiente, su protección y la

recolección de información física y real de manera oportuna que permita y

ayude a la toma de decisiones.

A través del desarrollo del presente documento se espera sensibilizar al

lector sobre la importancia de los procesos de control y cómo afectan el

resultado final en las experiencias de huéspedes y clientes con la finalidad de

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8

mejorar dicha realidad y buscar el uso eficaz y eficiente de los recursos para

establecer ventajas competitivas e incrementar el prestigio de la actual y

futura clientela.

El presente escrito se encuentra estructurado de la siguiente manera:

Fase I: en esta fase se describe el Hotel Venetur Mérida, sus inicios,

su cultura organizacional y su filosofía de gestión. Así como también

se hace una descripción del área en la cual se desempeñó el

entrenamiento empresarial y las actividades realizadas.

Fase II: corresponde al planteamiento del problema o situación

detectada en el Hotel Venetur Mérida, se mencionan los objetivos

generales y específicos, las bases teóricas cuya metodología

empleada es documental y descriptiva, basada en la realidad del Hotel

Venetur Mérida. También se encuentra un breve análisis donde se

contrasta el ser y el deber ser ante el control de mercancías de los

depósitos y almacén del Hotel Venetur Mérida obteniendo de esta

manera conclusiones y recomendaciones tanto para el Hotel Venetur

Mérida, como para el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes

Venezolanos.

Fase III: esta fase contiene el enfoque de la propuesta, y se plantea

una solución potencial al planteamiento inicial del problema.

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9

FASE I

Hotel Venetur Mérida

La pasantía administrativa es un requisito parcial de las pasantías del

sexto semestre, a través de la misma se pretende la aplicación de los

conocimientos de gestión hotelera tanto prácticos como teóricos adquiridos

durante todo el pensum haciendo especial énfasis en los Dos (2) últimos

semestres de la carrera de Hotelería y Servicios de la Hospitalidad dedicados

al ambiente administrativo de las empresas de alojamiento y la hospitalidad

en un ambiente laboral real. El entrenamiento empresarial tuvo una duración

de Dieciocho (18) semanas: inició el 16 de Enero de 2012 y finalizó el 18 de

Mayo de 2012.

Las actividades se desempeñaron en la Unidad de Costos del Hotel

Venetur Mérida. El mismo está ubicado en la Avenida Universidad, Sector

Hoyada de Milla en la ciudad de Mérida, estado Mérida.

Según la Norma Venezolana COVENIN 2030-87 (MINTUR, 2006) el

Hotel Venetur Mérida se clasifica de acuerdo a su tipo en un Hotel de

Turismo de categoría 3 estrellas, brindando el servicio de hospedaje y

restauración.

Actualmente el Hotel Venetur Mérida posee un total de Quinientos

Ochenta y Uno (581) plazas camas, contenidas de la siguiente manera:

Trescientos Veinte y Tres (323) plazas camas en habitaciones y Doscientos

Cincuenta y Ocho (258) plazas camas en cabañas.

El Hotel Venetur Mérida, anteriormente denominado Hotel Prado Rio; fue

inaugurado el 15 de Diciembre de 1956. Iniciando sus operaciones con Trece

(13) habitaciones, Quince (15) cabañas, Un (1) bar, Una (1) fuente de soda,

Una (1) terraza cubierta, Una (1) piscina de dos niveles de profundidad, Un

(1) salón de juegos y Un (1) comedor con vista panorámica, sus paredes

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10

exteriores de cristal que aun mantiene permiten el disfrute del paisaje con

una capacidad aproximada de Ciento Catorce (114) comensales,.

El Hotel Prado Rio llamado hoy Hotel Venetur Mérida constituyó una

inversión total en el año 1956 de Bs.5.300.000. con la premisa del Dr.

Tálamo (iniciador del hotel) de que su ubicación constituiría un factor

determinante. Se construyó bajo el gobierno de Marcos Pérez Jiménez.

En 1975; en el gobierno de Carlos Andrés Pérez el hotel pasa a manos de

la Corporación de Turismo de Venezuela.

A partir del 18 de Enero de 2004 el hotel Prado Rio (denominado así para

ese entonces) pertenece al Instituto Autónomo Fondo Nacional de Promoción

y Capacitación para la participación Turística (INATUR)

Aproximadamente en el año 2008 surge la construcción de nuevas

instalaciones; un edificio de Dos (2) pisos y en la parte superior La Havana

Lounge & Bar que se cataloga como el mejor ambiente de adulto

contemporáneo en la ciudad ofreciendo música en vivo, cocteles y atención

con la que se distingue el Hotel Venetur Mérida. Se dispone de este espacio

para eventos y reuniones previa planificación del área de eventos.

El huésped y cliente pueden disfrutar también de otros servicios como;

Salones para Eventos denominado entre ellos El Salón Albarregas con

capacidad para Ciento Veinte (120) personas y el salón Chama con

capacidad para Ochenta (80) personas, el Restaurante “Buena Vista”, el

SnackBar “Prado’s Bar”, Una (1) sala de masajes, Un (1) salón de belleza,

Un (1) parque infantil, Una (1) cancha de bolas criollas, Una (1) venta de

artesanías, Dos (2) cajeros automáticos, Un (1) estacionamiento con

vigilancia privada y Una (1) línea de taxi.

Posteriormente en Junio de 2010 el Titular de Mintur, Alejandro Fleming

anunció un cambio de logo e imagen entre los mencionados está Hotel

Venetur Mérida, antes hotel Prado Río, que contarían con nueva imagen y

nombre, manteniendo su operatividad (Agencia Venezolana de Noticias,

2010)

Page 11: Asoc - Cat

11

Estructura Organizativa

El Hotel Venetur Mérida es una organización con fines de lucro y una

filosofía de gestión socialista y revolucionaria. Posee una estructura

organizativa jerárquica lineal y a su vez los niveles más bajos se despliegan

de forma horizontal por lo tanto su representación gráfica general

corresponde a un organigrama mixto.

Los cargos desempeñados durante el entrenamiento empresarial se

encuentran bajo la supervisión y gestión de la coordinación de administración

pertenecientes al nivel jerárquico medio o nivel de coordinación y ejecución.

En las 18 semanas se desempeñaron actividades administrativas del

departamento de Costos. Ubicados gráficamente en color azul dentro del

organigrama del hotel. (Ver gráfico 1)

Cultura Organizacional

En la cultura organizacional de la empresa la autora Gonzales (2010)

afirma la misión y visión del Hotel Venetur Mérida expuestas en su Manual de

Descripción de Funciones haciendo énfasis en la calidad del servicio y ser

uno de los principales proveedores de alojamiento y servicios de la

hospitalidad.

Misión: “Desarrollar servicios de alojamiento, alimentos y bebidas, organización y ejecución de eventos, diversión y disfrute; innovadores, de la más alta calidad, mediante un alto espíritu de trabajo, e instalaciones adaptadas a la actual realidad, a fin de convertirnos en uno de los principales proveedores de estas prestaciones, que satisfagan o excedan las expectativas de nuestros huéspedes y clientes tanto nacionales como extranjeros, sin olvidarnos de nuestra clientela local que merece un especial capítulo en la excelencia de nuestros servicios hoteleros.” (Gonzales, 2010)

Visión: “Consolidarnos como el mejor hotel de montaña en la ciudad, del Occidente del País y las islas del Caribe, adaptando nuestros servicios a las nuevas exigencias, logrando que nuestros huéspedes y clientes inicien y terminen su estadía con la satisfacción de haber recibido en

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12

todo momento un servicio de excelencia, ofreciéndole un ambiente donde el cliente, no se sienta “un cliente” sino nuestro invitado especial y que nos perciba como su amigo en Mérida y en Venezuela según sea el caso.” (Gonzales, 2010)

OBJETIVO GENERAL

Se encuentra planteado en el manual de descripción de funciones en

donde la autora Gonzales afirma que el Hotel Venetur Mérida es una

organización con fines de lucro y brinda servicios de calidad a turistas,

huéspedes y clientes.

“Brindar el servicio de alojamiento, alimentos y bebidas, recreación y

diferentes eventos especiales a huéspedes y clientes para generar

ingresos a través de un instrumento intangible denominado servicio para la

satisfacción y necesidades del huésped, prestando un servicio de calidad.”

(Gonzales, 2010)

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente tanto interno

como externo.

Crear una oferta global del servicio hotelero.

“Lograr el mantenimiento de las plantas físicas tanto internas como

externas para el mejor disfrute del huésped.” (Gonzales, 2010)

“Capacitar al personal, para una mayor compenetración y

desenvolvimiento con la empresa y el cliente.” (Gonzales, 2010).

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13

Gráfico 1: Organigrama General

Gráfico 1: Organigrama General 1

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14

Descripción del Entrenamiento Empresarial Las pasantías se desarrollaron en el Departamento de Costos, en el cargo

de auxiliar de Costos. El departamento se encuentra adscrito a la

Coordinación de Administración del Hotel Venetur Mérida. (Ver gráfico 2)

En el Hotel Venetur Mérida; el departamento de costos se encarga del

costeo de las diversas recetas que se ofrecen en sus cartas tanto del

restaurante como de banquetes y eventos, generar informes mensuales y de

temporadas, preparar informes que reflejen las ventas de un determinado

periodo la cantidad de comensales atendidos y la cantidad de materia prima

empleada, analizar los costos de producción en el departamento de

Alimentos y Bebidas, realizar y llevar los inventarios de los diferentes

departamentos operativos haciendo especial énfasis en el de Alimentos y

Bebidas.

El departamento posee comunicación diagonal con el área de cocina, bar,

almacén y compras, por lo tanto ejerce supervisión indirecta en las compras,

almacenamiento y transformación de la materia prima en el departamento de

Alimentos y Bebidas hasta la venta del producto final.

Estos procesos de compras y almacenamiento se encuentran

estrechamente relacionados con el departamento de costos y sus

actividades; ya que a través de los mismos se puede incurrir en costos

innecesarios que van en contra de los objetivos empresariales afectando de

manera negativa en las utilidades de la organización.

El objetivo de dicho departamento es establecer el control de costos de la

producción para determinar los porcentajes de utilidad en la producción del

departamento de Alimentos y Bebidas en el Hotel Venetur Mérida

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15

GERENCIA GENERAL

COORDINACION

ADMINISTRACION

Asistente de

Administración

Jefe de

Auditoria de Ingresos

y Cobranzas

Jefe de

Contabilidad

Jefe de Tesorería

Jefe de Compras

Jefe de Bienes

Muebles

Jefe de Almacén

Jefe de Costos

Auditor

Nocturno

Asistente de

Auditor de

Ingresos

Auxiliar

Contable

Analista

Cuentas por

Pagar

Mensajero

Asistente de

Tesorería

Cajero

Asistente de

Compras

Asistente

Bienes

Muebles

Asistente de

Almacén

Ayudante de

Almacén

Analista de

Costos

Auxiliar de

Costos

Organigrama Departamental.- Fuente: Gonzáles, V. (Jul-2010). MANUAL DE DESCRIPCION DE

FUNCIONES. Hotel Venetur Mérida, Mérida.

Gráfico 2: Organigrama Departamental Hotel Venetur Mérida

Auxiliar de

Costos

Page 16: Asoc - Cat

16

Las actividades diarias realizadas corresponden a actividades relacionadas

al área, así como también se brindó apoyo en otras áreas administrativas.

Algunas de las actividades realizadas corresponden a la recolección,

organización y conciliación de las comandas con los cargos de las ventas en

el sistema, las primeras 10 semanas se empleó HOSPES y posteriormente el

Hotel Venetur Mérida cambia su sistema a CQR (Castellano, Quintero,

Rodríguez) un software de gestión hotelero de desarrollo argentino que lleva

por nombre las letras iniciales de los apellidos de sus creadores.

También se prestó apoyo en efectuar los diversos inventarios que se

requieren para la conciliación y estados de resultados mensuales efectuando

de esta manera conteo de la existencia de mercancía en las diferentes áreas

como: Almacén General, Depósitos de Bar, Restaurante y la Havanna

Lounge Bar, en cocina en las diferentes cavas de refrigeración de alimentos

perecederos y en las alacenas de los no perecederos, Área de Panadería;

así como en los depósitos de aseadores y piscina. También se realizaron

inventarios continuos los días viernes y lunes en el depósito y barra del

Prado’s Bar y la Havanna Lounge Bar.

Se realizó prueba de rendimiento en crudo de diferentes productos para

asignar el costo por porción de las recetas. Efectuar seguimiento de

determinados productos en la preparación de tragos y cocteles.

El departamento de costos es de gran importancia en el Hotel Venetur

Mérida ya que es uno de los órganos contralores que busca garantizar el

óptimo funcionamiento del empleo de los recursos de manera eficaz y

eficiente en el departamento de Alimentos y Bebidas.

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17

FASE II

Planteamiento del Problema

La empresa hotelera así como las empresas de restauración están llenas

de procesos y como organizaciones se encuentran estrechamente

relacionadas a sus procesos internos sin importar a qué nivel jerárquico se

desenvuelvan definitivamente afectan su producto final; en este caso a los

servicios que prestan.

Es por ello que toda empresa debería establecer sus procesos como

sistema y estandarizarlos con el objeto de influenciar positivamente la

calidad del servicio a través de la disminución o nivelación de sus costos. En

muchas empresas los procesos no se encuentran definidos formalmente;

aunque se den de una manera lógica, existe la presencia de ciertos

elementos que podrían marcar diferencias significativas iniciando así

divergencias de información y de actividades que no son congruentes

desviándose de los objetivos establecidos y afectando el resultado final.

Por consiguiente la gestión de los costos representa uno de los pilares

fundamentales y decisivos en el éxito de la organización, es por eso, que su

control es de vital importancia; en el cual las mercancías representan un

capital significativo dentro de la organización. Su custodia así como su

almacenamiento podría o no significar gastos innecesarios la expiración de

sus artículos, almacenamiento inadecuado, y una incorrecta manipulación,

entre otras.

El Hotel Venetur Mérida posee sus procesos formalmente establecidos,

sin embargo no están totalmente activos en la práctica de los mismos. Es

difícil mantener un producto final con el mismo costo y la misma calidad entre

un cliente y otro ya que no están presentes las políticas de compra y

almacenamiento, así como tampoco los procesos para la elaboración y

Page 18: Asoc - Cat

18

presentación de los platos y cocteles. Lo que conlleva al cumplimiento parcial

de los objetivos establecidos en el departamento de costos y a su vez hay

escaso alcance con los objetivos generales del Hotel Venetur Mérida.

Actualmente el Hotel Venetur Mérida posee herramientas y formatos para

obtener los costos especialmente en el Departamento de Alimentos y

Bebidas. Sin embargo muchas veces parte de los formatos no son llenados

de manera oportuna o quedan en blanco como por ejemplo las hojas de

requisiciones, o el control de facturas de compras; lo que amerita mayor

esfuerzo por parte de la unidad de costos para verificar y obtener dicha

información, que es relevante para la elaboración de informes.

Es necesario hacer cumplir las políticas y normas establecidas por el

Hotel Venetur Mérida y supervisar la ejecución de las mismas, con el objeto

de mejorar los procedimientos y mecanismos de control de costos en este

caso así como también se observó escasa rotación de ciertos licores que se

encuentran intactos en el depósito del bar generando costos por

almacenamiento y muchas veces desvío de los licores a otras áreas sin un

control establecido.

Con lo antes mencionado se pretende dar respuesta significativa al

control de los costos; a través de una de sus actividades que se desarrolla

diariamente en este departamento como es el control de mercancías

específicamente en el control de licores y bebidas no alcohólicas; ya que

representa parte del capital de la empresa y compromete tanto su liquidez

como la relación con sus proveedores.

A través de la observación directa y el contraste del deber ser con la

realidad presenciada se pudo detectar y presentar un análisis de las

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas detectadas en el

Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida referentes al control de

mercancías, el mismo está fundamentado en la lista de cotejo que se

presentará posteriormente.

Page 19: Asoc - Cat

19

Fortalezas

Personal con conocimientos sólidos y experiencia en el área de costos

y gestión de inventarios.

Posee Instalaciones adecuadas para el correcto almacenamiento de la

mercancía.

El personal de la unidad de costos posee motivación, es proactivo,

constante y consecuente en el desempeño de sus actividades.

Se manejan sistemas de información de manera adecuada dentro de

la unidad de costos.

Debilidades

No se aplican los procedimientos estructurados ni las herramientas

adecuadas para la recolección de información de manera oportuna

No se ejecutan los procedimientos establecidos para la recepción de

la mercancía

Insuficiente sinergia y comunicación entre las unidades relacionada a

la adquisición y salida de la mercancía.

No existen políticas de compra establecidas por el Hotel Venetur

Mérida.

Los métodos de recolección de información no facilitan su síntesis y

análisis.

Oportunidades

Posee convenios con otros entes de carácter público.

El público objetivo del hotel Venetur Mérida es familiar posee áreas de

esparcimiento

Brinda tarifas especiales a funcionarios públicos.

La ubicación geográfica del hotel permite la facilidad de brindar

servicio a turistas nacionales y extranjeros.

Page 20: Asoc - Cat

20

Amenazas

Los proveedores actuales son minoristas.

Cambios bruscos en los precios de adquisición de la mercancía.

La presencia del fenómeno inflacionario repercute significativamente

en los costos de adquisición y dificulta el control de costos en la

producción.

Basado en la observación de su entorno tanto interno como externo se

puede decir que hay oportunidades de mejoras a través de la aplicación de

estrategias para corregir las debilidades observadas, en este caso a través

de la optimización del control de mercancías enfocándose particularmente en

las bebidas alcohólicas y no alcohólicas. Es por eso que se pretende dar

respuesta a esta necesidad encontrada a través del diseño y presentación de

una propuesta.

Objetivo General

Diseñar estrategias en el Departamento de Costos del Hotel Venetur

Mérida para optimizar el control de Bebidas Alcohólicas y no Alcohólicas en

el Almacén del Hotel Venetur Mérida.

Objetivos Específicos

Definir las funciones y responsabilidades del Departamento de Costos

del Hotel Venetur Mérida.

Determinar los procedimientos y actividades que se deben realizar en

el Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida con respecto al

control de Bebidas Alcohólicas y no alcohólicas.

Identificar las fallas que se presentan en el departamento de Costos

del Hotel Venetur Mérida relacionados con el control de bebidas

alcohólicas y no alcohólicas

Sugerir posibles correcciones a las fallas detectadas en el

Departamento de Costos referentes al control de mercancías.

Page 21: Asoc - Cat

21

Justificación

La investigación tiene como objetivo general el diseño de estrategias en el

control de mercancías tanto del almacén como el depósito del bar haciendo

especial énfasis en las bebidas alcohólicas y no alcohólicas, con la finalidad

de que sean aplicadas por el departamento de costos y sirva como papel de

trabajo útil al Hotel Venetur Mérida y optimizar el uso de sus recursos, en

este caso la gestión de sus inventarios.

Actualmente el Hotel Venetur Mérida cuenta con determinados licores a

los cuales se les detectó escasa rotación, productos en el cual se efectuaron

compras en grandes cantidades y aun permanecen en los anaqueles del

almacén generando costos por almacenamiento y comprometiendo la fluidez

del circulante o efectivo e inoportuna recuperación de la inversión.

En consecuencia, se pretende diseñar estrategias que permitan un control

eficaz y eficiente en la gestión de los inventarios especialmente para las

bebidas alcohólicas y no alcohólicas, disponiendo de las cantidades

adecuadas para cubrir las necesidades del Hotel Venetur Mérida y

optimizando el uso de los recursos, su fluidez en los depósitos y almacén de

Alimentos y Bebidas, así como también le sirva de orientación al personal

que allí labora para mejorar la funcionalidad del departamento y de la

empresa en general, ya que generar una disminución de los costos es de

gran relevancia para la salud organizacional en el ámbito económico.

Page 22: Asoc - Cat

22

MARCO TEÓRICO

Bases Legales

El Hotel Venetur Mérida por ser una organización con participación del

Estado debe regirse de acuerdo a los principios de la Administración Pública

expuestos en la Constitución Bolivariana de Venezuela en su Artículo 141

que expresa (Garay, 2008) “ La administración Pública está al servicio de los

ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,

participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de

cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con

sometimiento pleno a la ley y al derecho”.

Asi como tambien se encuentra establecido en el Código de Comercio

que toda organización o empresa establecida en territorio venezolano que se

dedique a la actividad comercial se debe regir de acuerdo a lo establecido

dentro del dicho código. Por tanto la actividad que se desenvuelve dentro de

los establecimientos hoteleros brindando el servicio de hospedaje y de

restauración se rigen bajo éstas leyes haciendo especial énfasis en el

Artículo 32 referentes a la contabilidad mercantil que expone el deber de

utilizar el idioma castellano en los libros contables asi como el uso obligatorio

de los libros, entre ellos encontramos el libro Diario, Mayor y de Inventarios

dejando a juicio el uso de libros auxiliares en cantidades que considere

necesario para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

El Artículo 35 del mencionado código tambien establece que es de

obligatoriedad al inicio y final de cada año asentar en el libro de inventarios

una descripción de sus bienes muebles e inmuebles, así como la descripción

de sus activos y pasivos a traves de los balances generales y estados de

resultados.

Page 23: Asoc - Cat

23

El estado Venezolano posee su normativa legal de conocimiento público

para regir la actividad comercial, de esta forma las empresas pueden llevar

un control básico y útil de sus actividades resguardando el beneficio común

de sus propietarios, socios o terceras personas cuya información sea de

interés .

Este sistema también le permite a las empresas establecer métodos de

control interno y retroalimentarse para verificar si se estan alcanzando o no

los objetivos planteados por la organización tanto a corto como el largo

plazo, ya que la información que se refleja en los Estados Financieros deben

facilitar la toma de decisiones convirtiendolos en una herramienta útil a la alta

gerencia.

Bases Teóricas

En esta era de tecnología y avances continuos tanto las personas como

las empresas han experimentado cambios simplificando los procesos

manuales a través del uso de herramientas automatizadas; obteniendo

resultados eficientes y oportunos en el manejo de los recursos. Es por eso

que la toma de decisiones por intuición o al azar podrían significar la

diferencia entre obtener o no beneficios económicos, por consiguiente es

necesario conocer y manejar las herramientas que ayuden a mejorar la

situación actual de la empresa, anticiparse a un hecho o a una situación que

nos permita de alguna manera ser conscientes del riesgo e incrementar las

probabilidades de éxito en la gestión sin dejar todo a un juego de azar o de

ensayo y error.

Para conocer como funcionan las organizaciones y como sus beneficios

se ven afectados positiva o negativamente, es necesario conocer cómo se

encuentran interrelacionadas y cómo un proceso puede afectar a otro

departamento interrelacionado de forma lineal u oblicua, esto sucede porque

toda empresa u organización es un sistema.

Page 24: Asoc - Cat

24

El sistema organizativo así como el sistema de control de los costos se

fundamenta en la Teoría de Sistemas. Según la Real Academia Española

define Sistema: “Conjunto de elementos vinculados de cierto modo entre sí y

que forman cierta totalidad”, por lo tanto hay ciertos elementos presentes en

todo sistema como la interrelación entre las partes, se debe enfocar de

manera total y no en descomposición de las partes, el sistema busca el

alcance de objetivos.

La Unidad de Costos es un subsistema dentro del sistema e interactúa

con muchos otros departamentos como se mencionó anteriormente y todos

dependen uno de los otros. Es por eso que se hace necesario someter a su

evaluación el comportamiento del sistema organizacional como un todo, ya

que la misma posee un conjunto de elementos que se encuentran

dinámicamente relacionados entre sí; interconectadas por el desempeño de

diferentes actividades que buscan el logro de un objetivo común, cada

subsistema hace uso de datos y los transforma en información útil y objetiva.

En el control de los costos intervienen factores como el control de

compras de alimentos y bebidas, el control de la recepción de alimentos y

bebidas, control de almacenamiento y despacho de alimentos y bebidas,

control de la producción y control de la facturación por ventas de alimentos y

bebidas que también son subsistemas dentro del sistema y si alguno de ellos

falla afectaría significativamente las actividades y desempeño de los otros, y

se produciría así una inadecuada operación en el Departamento de

Alimentos y Bebidas que afectaría el desempeño general del Hotel Venetur

Mérida como un todo.

Los costos en toda empresa representan un pilar fundamental en la

optimización del manejo de los recursos cuyo objeto es garantizar el éxito de

las mimas a través de la toma acertada de decisiones.

“El Costo es la sumatoria de todos los pagos y causaciones en que se

incurre, para la producción de un articulo o prestación de un servicio,

independiente de los gastos de administración y venta”. (Vera, 2002).

Page 25: Asoc - Cat

25

Entonces se puede decir que el Costo es un elemento que compone el valor

final o precio de venta de un producto o servicio y se constituye por el valor

en dinero que se genera para producir un producto o en este caso al brindar

un servicio.

La gestión de los costos requieren un control. El control es una de las

funciones administrativas que tiene por objeto servir de herramienta útil para

identificar las fallas en la gestión, rectificar y evitar que se vuelvan a producir,

y en caso de no existir fallas mantener el proceso para continuar con el

óptimo desempeño de la organización en busqueda del alcance de los

objetivos departamentales y organizacionales planteados.

“La finalidad del control es asegurar que los resultados planeados,

organizados y dirigidos se ajusten lo mas posible a los objetivos definidos

previamente” (Chiavenato, 2006) por tanto se puede simplificar la función del

control como un proceso de guía que permite verificar el logro de los

resultados.

El Control esta compuesto por varias etapas entre ellas:

Establecer estandares y normas de ejecución.

Medir los resultados según los estandares establecidos.

Tomar las decisiones de mantenimiento y correción en los procesos.

La empresa Hotelera y de servicios de Restauración establece sus costos

de manera diferente a las empresas manufactureras o de produccion por

ordenes; en dichas empresas es necesario conocer el precio de venta del

artículo en el cual se deduce el costo unitario del artículo y se obtiene de esta

manera la utilidad. En las empresas de restauración se utilizan los

porcentajes de costos de alimentos y bebidas que generalmente establece la

misma empresa basado en su experiencia, estos porcentajes son indices

para la operación de alimentos y bebidas.

Page 26: Asoc - Cat

26

Los indices son utilizados para realizar presupuestos mensuales del

departamento y representan el precio potencial de venta del producto, su

cálculo se inicia determinando el costo de producción de un determinado

plato o producto a través de la ficha de costeo de receta y se establece el

porcentaje de este costo. Generalmente este porcentaje es establecido por la

Gerencia del estableciemiento o el/los dueño(s) de la misma.

El control de los costos es de vital importancia para la toma de decisiones

y retroalimentar los procesos o actividades que los contienen. Los

porcentajes de costos dentro del Departamento de Alimentos y Bebidas

permiten detectar si la organización está funcionando como se desea en

búsqueda del alcance de los objetivos de la misma. Si el costo aumenta en

el departamento de Alimentos y Bebidas el mismo repercutirá en la

disminución de las ganancias que la empresa desea y espera percibir en un

periodo de tiempo determinado. Por lo tanto sino se mantiene el costo en los

porcentajes establecidos la utilidad que se espera se reduce y la empresa

podría llegar a obtener perdida en el ejercicio económico.

A continuación se presenta una Ficha de Costeo de Receta empleada por

el Hotel Venetur Merida

Gráfico 3.- Ficha de Costeo de Recetas

Cantidad Unidad Ingredientes Precio de Compra Costo Total

0,1 Kg. Papa 8,5 0,85

0,06 kg. Zanahoria 13 0,78

0,1 Kg. Auyama 5 0,50

0,01 kg. Apio 10 0,10

0,025 Kg. Apio España 15 0,38

0,25 Lt. Consome de Res. 4,3 1,08

0,025 Kg. Ajo Porro 12 0,30

0,025 Kg. Cebollin 8,5 0,21

0,02 Kg. Cebolla 12 0,24

0,002 Kg. Sal 5,54 0,01

4,44

11,11

1,33

1,11

13,55

FICHA DE COSTEO DE RECETAS.- HOTEL VENETUR MERIDA.

PRECIO DE VENTA

Nombre del Plato Crema de Verduras

COSTO DE PRODUCCION

MARGEN DE UTILIDAD EN ALIMENTOS 40%

IVA 12%

10% DE SERVICIO

Fuente: Herramienta de Cálculo de Costeo de Recetas, Hotel Venetur

Mérida (2012)

Page 27: Asoc - Cat

27

Por lo tanto para ejercer control de los costos también se debe realizar

una adecuada gestión de los inventarios que representan una parte

considerable de los activos de la empresa; en éste caso enfocado al

desempeño del Departamento de Alimentos y Bebidas haciendo especial

énfasis en las bebidas alcohólicas y no alcohólicas.

Muchas veces el desconocimiento de las existencias en inventarios

conlleva a la adquisición de mercancías innecesarias (comprometiendo la

liquidez y el capital de la empresa) que los puntos de venta no logran la

salida suficiente de los mismos para el retorno oportuno de la inversión. En

consecuencia, se inmoviliza una considerable parte del capital de trabajo

soportadas por compras innecesarias y atraso en los pagos a los

proveedores. En otro caso también por desconocimiento los inventarios se

pueden encontrar por debajo de las cantidades mínimas requeridas para el

desempeño normal del departamento de Alimentos y Bebidas, y en

consecuencia se afecta negativamente el servicio a huéspedes y clientes ya

que no se podría brindar servicio satisfactorio y oportuno a sus solicitudes;

arriesgando de esta manera una venta y la razón de la organización: “sus

huéspedes y/o clientes”.

Por lo tanto para efectuar una adecuada gestión de los inventarios, se

debería conocer qué cantidad ordenar y cuando hacerlo (García, 2002) en

su libro Enfoques Prácticos para Planeación y Control de Inventarios

establece que se debe efectuar un análisis de los inventarios a través del

sistema de clasificación A, B y C. y aplicar herramientas para el cálculo del

stock mínimo, máximo y de seguridad así como el índice de rotación y el

índice promedio.

Cada uno de estos datos nos brindará información necesaria y oportuna

para saber cuándo y cuanto comprar, permitiendo la planificación de las

compras de acuerdo al nivel de ocupación del hotel.

Page 28: Asoc - Cat

28

Sistema de Clasificación A, B y C

El Objetivo de este sistema consiste en “reducir el tiempo, el esfuerzo y el

costo en el control de los inventarios” (García, 2002). En la mayoria de los

casos es mas costoso controlar que el valor de la mercancia que se busca

regular. Por lo tanto este principio se basa en separar las partidas, según su

valor e importancia en tres clases:

A. En este se incluirán las partidas con mayor valor y que merecen un

estricto control; es decir aquella mercancía con alto costo y que

representa un alto valor en el inventario.

B. Se incluyen los artículos con menor costo que el anterior y cuyo

control requiere menos esfuerzo y menor costo administrativo.

C. Comprende aquellos artículos que requieran una simple supervisión

debido a su bajo costo, poca inversión y poca importancia, tan solo

para garantizar su existencia y satisfacer las necesidades de

producción.

Rotación de Inventarios

El cálculo de rotación de los inventarios permite conocer el número de

veces que un artículo demora en salir en su totalidad del almacén o deposito.

Para ello es necesario conocer también el Inventario Inicial “representa el

valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo

contable” (Redóndo, 1995) y el Inventario Final es aquel que obtenemos al

final de un periodo o ejercicio contable o cuando lo creamos conveniente; en

el caso del control de costos se sugiere obtener un inventario final (a través

del conteo físico de la mercancía) de manera mensual, y que será el

inventario inicial para el mes siguiente.

El índice de rotación se calcula de la siguiente manera:

Índice de Rotación= (Cantidades consumidas / Inventario Promedio) **

Inventario Promedio = (Inventario Inicial + Inventario Final) / 2

Page 29: Asoc - Cat

29

** Se deben tomar los datos de un determinado periodo de tiempo y manejar

dicho periodo en ambas variables.

Este cálculo de rotación de inventarios se puede realizar para conocer la

rotación de todo el almacén o de un artículo en particular, la diferenciación se

deberá realizar al momento de analizar los resultados arrojados:

Resultado <2, indica que el producto demora mucho tiempo en salir.

Por lo tanto se sugiere disminuir la frecuencia de la compra.

Resultado 3 y 4, es la rotación ideal para un producto determinado.

Resultado 5 y 6, es la rotación ideal para todo el almacén.

Resultados 7>, el producto o almacén poseen una alta rotación, se

sugiere disminuir la frecuencia de la compra.

Si se desea conocer el número de días en que el producto sale en su

totalidad se debe:

N° de días = (360 días/ Indice de Rotación)

Stock Mínimo y Máximo

Corresponde al nivel de la cantidad de artículos existentes que deben

llevarse en el depósito o almacén. El mínimo es la cantidad que indica que se

debe restablecer el producto, y el máximo informa la cantidad tope de cada

producto que debe almacenarse y estos indicadores permiten conocer la

cantidad de reposición de un producto.

Para calcular el Stock Mínimo, se toman todas las salidas o consumos

efectuados durante el periodo a evaluar y se divide entre la cantidad de

veces; por ejemplo; si se llevan las salidas de un articulo determinado

mensual y se desea conocer el stock mínimo durante el primer semestre del

año, se toman todas las salidas o consumos se suman y finalmente se

procede a dividir entre seis (que corresponden al primer semestre). El

resultado indicara la cantidad mínima que se debe tener en el almacén de

ese artículo para operar en condiciones normales.

Page 30: Asoc - Cat

30

El stock Máximo va a ser la referencia de la cantidad más alta consumida

en un determinado periodo de tiempo; haciendo referencia al ejemplo

anterior, entonces se tomará la salida más alta de producto efectuada en el

primer semestre que se está evaluando.

Stock de Seguridad

Para el cálculo del stock de seguridad se toman los resultados del stock

máximo y mínimo y se divide entre 2. Esta información permite saber cual es

la cantidad que siempre deberá estar en almacén.

La situación ideal es efectuar una revisión de la rotación de inventarios al

menos cada 3 o 6 meses.

Los costos también se pueden ver alterados a través de un inadecuado

almacenamiento de la mercancía. En el área de Alimentos y Bebidas se

sugiere utilizar el método Primeros en Entrar, Primeros en Salir (PEPS). Este

método consiste en “controlar la fecha de entrada de cada artículo y su

costo, para darle salida en ese orden, es decir; lo primero que entro al

almacén será lo primero que salga del mismo” (Redóndo, 1995).

Con este metodo se garantiza la frescura de los productos asi como

tambien la valoracion de los inventarios sera mas real; ya que estaran

valorados según el ultimo costo de mercado, evitando de esta manera la

perdida por daño o descomposicion del articulo o producto.

También es importante considerar el tipo de almacén según la categoría

de producto que se desea resguardar. (Gonzáles, 2003) en su libro “Costo de

Alimentos y Bebidas sugiere que se debe contar con tres tipos de

almacenes:

Almacén de Carnes, Aves, Pescados y Mariscos.

Almacén de Comestibles.

Almacén de Frescos-Perecederos.

Page 31: Asoc - Cat

31

El objetivo de todo almacén es el resguardo, manejo y control de los

artículos que entren y salgan del mismo, así como los que quedan en

existencia.

En el caso del Hotel Venetur Mérida, las bebidas alcohólicas y no

alcohólicas ingresan principalmente al almacén general del hotel el cual se

encuentra dividido estructuralmente en almacén de comestibles, insumos,

bebidas y artículos de oficina, posteriormente según requisición se realiza el

despacho de los productos solicitados. En el caso de las bebidas, el Hotel

Venetur Mérida posee un depósito de bar en el cual se resguardan las

bebidas tanto alcohólicas como no alcohólicas previamente despachadas por

el almacén general a través de una requisición elaborada por el bar. Las

salidas así como las entradas de las mercancías de este almacén deberán

ser reflejadas en el cárdex.

Para el control de las bebidas (Gonzáles, 2003) lo divide en dos: almacén

y un control que se debe llevar para consumo individual de cada barra, éste

ultimo aspecto se refiere al consumo que se realice dentro del hotel por

atenciones en habitaciones; por ejemplo, en ese caso, la bebida sale del

control del bar a traves de un vale o forma que refleje la salida previamente

autorizada y efectuar así su posterior reposición en el almacén de licores.

Gonzáles también sugiere que la reposición del almacén de licores se realice

cada quince dias, sin embargo; esto puede variar de acuerdo a los eventos

que se suciten en el periodo.

Gonzáles indica que el control del almacén se puede realizar por medio

de las tarjetas cardex o por medios informaticos.

El cardex es un papel o tarjeta de trabajo que permite el control de

inventarios, en el cual se registra de forma cronológica y organizada la

mercancía que ingresa y sale del almacén catalogada por tipo de producto,

marca, y presentación, en la misma se descarga el costo unitario del

producto y la cantidad del mismo. A traves de ella se puede valorar

Page 32: Asoc - Cat

32

monetariamente el inventario de una organización o el de un almacén

determinado.

A continuación, se presenta un flujograma de mercancías general que

representa de forma grafica el traslado de la mercancía y comunicación a

partir del momento en el cual es entregada por parte del proveedor.

Gráfico 4: Flujo de Mercancías en el Departamento de Alimentos y Bebidas

Fuente: Marbella Ortega C. 2012

El Departamento de Costos.

Una empresa puede o no tener un departamento de costos, esto

dependerá al tamaño de la organización, ya que las tareas que en él se

desempeñan están relacionadas directamente con el departamento de

contabilidad según Rodríguez Vera en su libro” Costos Aplicados a Hoteles y

restaurantes”.

El departamento de costos es la unidad de nivel administrativo en la

organización que debe supervisar y controlar el desempeño del sistema del

control de costos usado por la empresa, por tanto es el departamento de

costos el que fundamenta las bases para la toma acertada de decisiones por

Proveedor

Almacén Compras

Cocina Bar Restaurante

Ingresa mercancía Solicitud de

compra Orden de Compra

Transferencias Transferencias

Req

uis

icio

nes

Page 33: Asoc - Cat

33

parte de la gerencia media y alta, y su información analítica y sintetizada

permiten la planificación, comparación y corrección de las operaciones

hoteleras en el Área de Alimentos y Bebidas.

En el control de los costos se encuentra inmerso el control de inventarios

que, “es una de las actividades más complejas, ya que hay que enfrentarse a

intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples incertidumbres que

encierran. Su planeación y ejecución implican la participación activa de

varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras,

producción y contabilidad. Su resultado final tiene gran trascendencia en la

posición financiera y competitiva, puesto que afecta directamente al servicio,

a la clientela, a los costos de fabricación, a las utilidades y a la liquidez del

capital de trabajo”. (García, 2002)

Es de vital importancia conocer y controlar la rotación de los inventarios,

su tamaño muchas veces pueden influir la rentabilidad y liquidez de la

organización y se les debe brindar la atencion que merecen, para

gestionarlos de manera eficaz y eficiente. Por lo tanto es necesario hacer uso

de herramientas y metodos que permitan el calculo del tamaño de los

inventarios adecuado al movimiento de la organización, permitiendo conocer

la cantidad y el momento oportuno para la adquisición de mercancías.

En el Hotel Venetur Mérida el Departamento de Costos esta adscrito a la

Coordinación de Administración y Finanzas del mismo según organigrama

institucional, por tanto los cargos pertenecientes a este departamento como

el Jefe de Costos, Analista de Costos y Auxiliar de Costos se rigen bajo los

lineamientos y objetivos de la mencionada coordinación de acuerdo al

manual de descripción de cargos. En él tambien se encuentran descritas las

actividades, funciones y responsabilidades del departamento de Costos del

Hotel Venetur Mérida que se asientan a continuación según el cargo.

Jefe de Costos

“El Jefe de Costos se encarga de planificar el costo de producción

previendo los gastos indispensables para obtener un volumen dado de

Page 34: Asoc - Cat

34

producción con la calidad establecida”. (Gónzales, 2010) a su vez reporta a

la coordinación de administración y finanzas teniendo a su cargo el personal

que se desempeñe dentro de la unidad como el analista de costos y el

auxiliar de costos.

Funciones del Jefe de Costos

1.- Realiza estudios comparativos de la situación reales con lo planeado.

2.- Verifica las requisiciones en general.

3.- Elabora la conciliación de alimentos y bebidas.

4.- Revisa general de costo de ventas de alojamiento, alimentos y bebidas.

5.- Realiza informes de análisis de costos.

6.- Analiza los costos de las compras de insumos y papelería para todos los

departamentos.

7.- Planifica, organiza y controla los procesos para la reducción de costos

generales.

8.- Elabora una estructura de costos para todos los departamentos del hotel.

9.- Controla las variaciones de costos.

10.- Asiste y coordina la asistencia del personal a su cargo a los cursos,

talleres, charlas de prevención en materia de seguridad y salud laboral.

11.- Cualquier otra función inherente al cargo que le asigne su jefe inmediato.

Ámbito de Actuación del Jefe de Costos

El cargo tiene un nivel de responsabilidad alto. Recibe supervisión

general, supervisar el personal a su cargo. Realiza trabajos administrativos

relacionados con los costos de producción del Hotel.

Analista de Costos

“Apoyar a la Jefatura de Costos con información oportuna, completa y

auditable de costos de manufactura e inventarios en alimentos y bebidas,

aplicando controles internos e iniciativas de mejoramiento continuo

mantengan efectividad del sistema de costeo de activos de inventarios”

(Gónzales, 2010).

Page 35: Asoc - Cat

35

El analista de costos también se encuentra adscrito a la coordinación de

administración y finanzas que reporta a su jefe inmediato el jefe de costo, no

tiene personal a su cargo y por tanto algun cargo para supervisar.

Funciones del Analista de Costos

1.- Control de pérdida y/o desperdicio en alimentos y bebidas.

2.- Control de cantidades de insumos utilizados en la preparación de platos y

bebidas.

3.- Análisis de la merma en alimentos y bebidas.

4.- Control de porcionamiento por plato servido.

5.- Control de porcionamiento de las carnes.

6.- Realización periódica de pruebas de rendimiento en alimentos y bebidas.

7.- Realiza, analiza y actualiza los inventarios de almacén, alimentos y

bebidas, lavandería, servicios generales, ama de llaves y piscina, para así

obtener el análisis mensual de costos.

8.- Realización de inventarios periódicos de bebidas alcohólicas y no

alcohólicas en el Snack Bar.

9.- Colaboración en la realización de cualquier actividad que se realice en la

unidad de costos.

10.- Asiste a los cursos, talleres, charlas de prevención en materia de

seguridad y salud laboral.

11.- Cualquier otra función inherente al cargo que le asigne su jefe inmediato.

Ámbito de Actuación del Analista de Costos

El cargo tiene un nivel de responsabilidad alto, recibe supervisión general.

Realiza trabajos administrativos relacionados con los costos de producción

del Hotel.

Auxiliar de Costos

“Se encarga de apoyar la jefatura de costos con información oportuna,

completa y auditable de costos de manufactura e inventarios en los diversos

departamentos del Hotel, aplicando controles internos e iniciativas de

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36

mejoramiento continuo que mantengan efectividad del sistema de costeo de

activos de inventarios” (Gónzales, 2010)

El auxiliar de costos está adscrito a la coordinación de administración y

finanzas, le reporta al jefe de costos y no posee personal bajo su supervisión.

Funciones del Auxiliar de Costos

1.- Cálculo y análisis de costos de habitaciones.

2.- Elabora y costea recetas preparadas en alimentos y bebidas.

3.- Calcula y actualiza costos de habitaciones.

4.- Crea y actualiza códigos y precios en el sistema operativo de alimentos y

bebidas.

5.- Calculo y elaboración de relaciones semanales de cheques funcionarios.

6.- Controla, concilia y archiva comandas de alimentos y bebidas.

7.- Realiza inventarios periódicos de papelería en las áreas de

administración, recursos humanos, recepción, comercialización, gerencia y

sub-gerencia.

8.- Realiza inventario mensual de lencería en habitaciones cabañas y área

de lavandería.

9.- Realiza inventarios periódicos de los productos químicos de piscina.

10.- Realiza inventarios periódicos de los productos químicos de lavandería.

11.- Realiza pruebas de rendimiento y control de uso de los productos

químicos de limpieza general.

12.- Colabora en la realización de cualquier actividad que se realice en la

unidad de costos.

13.- Asiste a los cursos, talleres, charlas de prevención en materia de

seguridad y salud laboral.

14.- Cualquier otra función inherente al cargo que le asigne su jefe inmediato.

Ámbito de Actuación del Auxiliar de Costos

Recibe supervisión general. Realiza trabajos administrativos relacionados

con los costos de producción del Hotel.

Page 37: Asoc - Cat

37

DISEÑO METODOLÓGICO

El desarrollo de la propuesta se basó en la observación directa y en el

desempeño de las actividades diarias dentro de la Unidad de Costos y en la

interacción de éste con otros departamentos como: compras, almacén, el

área de producción (cocina) y en particular con el Prado’s Bar y Havanna

Lounge Bar; en contraste con lo aprendido y visto en las materias del IV y V

semestre en el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes

Venezolanos (CUHELAV) haciendo especial énfasis en cátedras como:

Gestión de Alimentos y Bebidas y Gestión Financiera del IV y V semestre

respectivamente.

La investigación que se llevó a cabo en el departamento de costos

consiste en una investigación de campo, definida por (Fidias, 2006) como

aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos

investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos; es decir de la

observación directa del investigador, en la cual el mismo no controla ni

manipula las condiciones presentes de su entorno y del ambiente estudiado.

Por lo tanto se refiere a una investigación no experimental.

Se han obtenido datos secundarios para el desarrollo de la misma

ubicados en fuentes bibliográficas en los cuales están contenidos en las

bases teóricas del presente escrito. Considerando relevante los aspectos

referentes al control de inventarios para mejorar y optimizar su uso, y el

manejo de los recursos.

Se observó productos estancados con escasa rotación, y existencias

excesivas en el depósito del Prado’s Bar y cuya integridad física se

encuentra deteriorada, generando de esta manera perdida en los inventarios

tanto física como monetaria.

Para la documentación de la información y de acuerdo al tipo de

investigación se empleo como instrumento de recolección de datos una Lista

Page 38: Asoc - Cat

38

de cotejo que permitió el diagnóstico de la situación sustentando la misma en

los anexos de este documento como las bitácoras diarias correspondiente a

las Dieciocho (18) semanas del entrenamiento empresarial.

(Fidias, 2006) indica que para las investigaciones de campo se debe

utilizar un instrumento de recolección de información con el objeto de que lo

datos puedan ser recuperado, procesados, analizados e interpretados

posteriormente. En la presente investigación se empleo una lista de cotejo

definida por (Fidias, 2006) como un instrumento en el que se indica la

presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada.

A continuación se presenta la Lista de Cotejo utilizada para el diagnostico

de la situación.

Gráfico 5: Instrumento Lista de Cotejo

Sí No

1La factura de compra entregada por el proveedor es exacta en cantidades y

montos equivalentes en mercancía

2 La mercancía según requisición es entregada oportunamente

3 Se emplean las tarjetas cardex para el control de existencias

4 Los productos en los anaqueles tienen más de 4 semanas

5 La oferta de productos supera la demanda

6 Se hace reposición constante de los anaqueles del almacén de Prado's Bar

7 La solicitud de la mercancía se ajusta a la demanda

8 Hay normas o políticas establecidas referidas al stock de inventarios

9El jefe de Bar utiliza alguna herramienta que permita el control, rotación de

inventarios y preveer necesidades futuras

10Es de conocimiento del Jefe de Bar el destino de su inventario en relación a sus

ventas

11 Existen normas o políticas para el retiro de la mercancía del almacén general

12Se utilizan formatos para el control interno de solicitud de bebidas alcohólicas y no

alcohólicas con destino a otros departamentos

13 Hay normas o políticas para autorizar sálidas de bebidas a otros departamentos

LISTA DE COTEJO ALMACEN PRADO'S (BEBIDAS ALCOHÓLICAS Y NO

ALCOHÓLICAS)

A través de esta lista de cotejo se pudo diagnosticar sobre la rotación de

inventarios y verificar si el personal sigue o no los procedimientos

formalmente establecidos por el Hotel Venetur Mérida

Page 39: Asoc - Cat

39

ANÁLISIS COMPARATIVO

A través de los conocimientos adquiridos en el IV y V semestre en la

cátedra de Gestión de Alimentos y Bebidas hay cuatro pilares fundamentales

en el control de los costos que dependen de los procesos de: Compras,

Recepción y Almacén de Mercancías así como Producción de los Alimentos.

En donde la comunicación ejerce un papel protagónico para establecer los

sistemas de control y la transmisión de la información garantizando su viaje

por medio del uso de la comunicación escrita. Para ello debe seguir y regirse

por determinados parámetros y reglas que deben estar previamente

establecidos en normas, políticas, procedimientos y formatos implementados

por la empresa para tal fin.

La comunicación busca:

Fines Operacionales: que se desarrollan o se comunican de forma

escrita a través de los manuales de Procedimientos.

Fines Reglamentarios: su objeto es comunicar las políticas del Hotel

en este caso.

Fines de Mantenimiento: cuyo objeto es mantener comprometidos,

involucrados y fieles al personal interno de la organización.

La comunicación es necesaria para establecer los sistemas de control de

transmisión de la información a nivel escrito.

El Proceso de transmisión de información se puede iniciar a través de una

orden de compra emitida por el Hotel, Restaurante, Centro de Consumo o

Bar y debe ser exactamente igual a la factura que es emitida por el

proveedor y que luego; a nivel administrativo se ve reflejado en los pasivos:

Cuentas por Pagar o Efectos por Pagar a través de los reportes de

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40

mercancía recibida. En caso de que la factura emitida por el proveedor y la

orden de compra difiera se puede o no recibir la mercancía de acuerdo a las

normas y políticas que se tengan en la empresa y generar o no una nota de

debito o crédito de acuerdo al caso.

Al momento del despacho por parte del proveedor al almacén se debe

efectuar la receptoría de la mercancía, y se debe supervisar y corroborar la

información a través de la revisión de al menos un 10% de la misma.

El desempeño de cada uno de los participantes en los procesos

anteriormente mencionados es de suma importancia que sus actividades las

desarrollen acorde a las normas y políticas de la empresa y de cada

departamento así como hacer los procedimientos acorde a los parámetros

previamente establecidos con el/los proveedor/es.

En la Unidad de Costos es el lugar donde se procede a verificar la

información descargada en carpetas a través de las requisiciones y facturas

referente al movimiento de la mercancía, por tanto su función es supervisar y

controlar el funcionamiento del control de costos implementado por la

empresa.

La importancia de este departamento radica en la necesidad de procesar

y organizar la información de las unidades de Almacén, Compras, Producción

y Venta de las mercancías ya transformadas y procesadas con el objeto de

emitir informes y reportes confiables que le permitan a la gerencia alta y

media la toma de decisiones basadas en información real y oportuna. Según

INCE-TURISMO éstos reportes son la base para planificar, comparar y

corregir las operaciones y procesos hoteleros en el área de Alimentos y

Bebidas.

En el Hotel Venetur Mérida tiene sus políticas y normas establecidas, sin

embargo, pocas veces son ejecutadas por parte de las personas que se

desenvuelven en los cargos que constituyen el sistema de costos,

repercutiendo negativamente en el desempeño administrativo y operativo del

Hotel Venetur Mérida. Las operaciones no se encuentran estandarizadas a

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41

nivel operativo y no se cumple el costo estándar por producción entre un

cliente y otro dificultando la tarea de asignación de costos potenciales y su

comparación con los costos reales, por lo tanto los informes no siempre

generan resultados positivos en el periodo.

Hay que referir que el hotel cuenta con formatos establecidos para el

control de inventarios y costos, sin embargo difícilmente el personal lo llena a

cabalidad y en su totalidad, obviando asentar información que es de

importancia para la unidad de costos para proceder a su análisis y la

elaboración del informe para la gerencia.

Es necesario supervisar y hacer cumplir los procedimientos internos

establecidos para evitar perdida de los recursos y le permita a la unidad de

costos elaborar informes más reales y oportunos que sean de utilidad para la

gerencia alta y media.

Page 42: Asoc - Cat

42

CONCLUSIONES

A través de la investigación realizada y de las experiencias adquiridas en

el Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida y el contraste con la

realidad y el deber ser del Hotel Venetur Mérida se puede decir que ambas

difieren. Conclusión obtenida a través de la observación directa y la

implementación de la lista de Cotejo en el cual se pudo concretar dicha

realidad. A través de esta lista se pudo verificar la falta de rotación de ciertos

y determinados productos que tienen años ocupando un espacio en los

anaqueles del almacén así como también comprometiendo la liquidez y las

relaciones del Hotel Venetur Mérida y sus proveedores.

También se detectó el uso inadecuado de determinados papeles de

trabajo que no brindan la información de manera real y oportuna dificultando

la elaboración y análisis de los reportes que debe elaborar la unidad de

costos y que los mismos tienen como destino la gerencia media y alta. Estos

datos pueden interferir en la toma oportuna y acertada de decisiones

comprometiendo el futuro del Hotel Venetur Mérida.

En tal sentido se deben tomar las debilidades y amenazas como

oportunidades; por tanto es necesario afianzar la comunicación y la lealtad

del personal, establecer sentido de pertenencia dentro de los clientes

internos del Hotel Venetur Mérida de manera que los procedimientos

estándar se puedan llevar del escrito a las acciones y mejoren la realidad del

Hotel Venetur Mérida tanto en ambiente laboral como en el resultado de las

operaciones que es un Hotel Tradicional de alta trayectoria y de muchos

años en el mercado hospitalario de turismo en el Estado Mérida.

Es necesario posicionarlo en buena forma ante su distinguida clientela y

su demanda potencial. Sin embargo para lograrlo es necesario corregir

acciones internas y de desempeño a nivel operativo y administrativo, que los

procesos sistemáticos se lleven a cabo lo más apegado posible a las

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43

políticas y normas internas del hotel, de acuerdo a sus manuales de

Descripción de Cargos y Procedimientos.

Las deficiencias operativas y administrativas se ven reflejadas en la

calidad del servicio que se les brinda a huéspedes y clientes a nivel de

alojamiento y en especial en el área de restauración, no logrando la premisa

organizacional establecida en la misión, visión y objetivo general del Hotel

Venetur Mérida.

El Hotel Venetur Mérida cuenta con los recursos, talento humano e

instalaciones claves para superarse; haciendo énfasis en la calidad como su

visión, misión y objetivos lo establecen. “La calidad se refleja en el servicio…

por lo tanto la calidad es responsabilidad de todos los trabajadores y en

todas las áreas.” (Ishikawa, 1986)

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RECOMENDACIONES

El Hotel Venetur Mérida como toda organización es un sistema dinámico,

en constante movimiento cada una de sus áreas se encuentra relacionada de

manera directa o indirecta entre sí. En la búsqueda de los objetivos

organizacionales y personales de cada uno de los individuos que lo

componen.

Cada cargo posee funciones y tareas esenciales para el correcto

funcionamiento de la unidad, en el buen cumplimiento y desempeño de las

mismas se garantizará el logro de los objetivos.

Por lo tanto se recomienda:

Planificar talleres de adiestramiento periódico al personal operativo

relacionado en este caso al uso eficiente de la mercancía y el

seguimiento de las políticas y normas del Hotel Venetur Mérida para

la estandarización de la producción, con el objeto de mantener la

uniformidad al momento del cálculo de los costos y las salidas de

mercancías del almacén.

Hacer cumplir los mecanismos de control a través del supervisor del

área.

Comprometer al personal con la aplicación y mejoramiento progresivo

de la calidad en todas las tareas que desempeñan tanto a nivel

administrativo como operativo.

Aplicar los procedimientos establecidos en los manuales de

descripción de cargos y procedimientos del Hotel Venetur Mérida.

Establecer políticas de compras y de almacenamiento.

Cumplir las políticas y normas de compras y almacenamientos que se

establezcan siguiendo un proceso lógico.

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Emplear los formatos establecidos así como llenar los cardex del

almacén y depósito de bar.

Emplear el Principio PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir) en

el despacho de mercancía hacia los puntos de producción y venta e

implementar su aplicación dentro de los mismos. En el área de

alimentos no es efectivo el principio UEPS (Ultimas en Entrar

Primeras en Salir) dado que como su nombre lo dice los últimos

productos que ingresan en el almacén son los primeros en salir a la

producción, generando el riesgo de pérdida de los productos que en

su mayoría son perecederos, por tanto no es conveniente para la

organización ni para la valoración de los mismos a nivel contable.

Mejorar la relación y comunicación entre las unidades

departamentales.

Llevar la rotación de los inventarios y planificar acorde a estos las

compras.

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46

COLEGIO UNIVERSITARIO

HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

AREA DE PASANTÍAS

DISEÑAR UN LIBRO DE ACTAS DE INVENTARIO DIGITAL DE

BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL

DEPOSITO DEL HOTEL VENETUR MÉRIDA.

AUTOR: ORTEGA MARBELLA

MÉRIDA, JULIO 2012

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FASE III

LA PROPUESTA

Introducción

A través del entrenamiento empresarial, el desempeño diario de las

actividades de la unidad de costos y su relación con otros departamentos en

el Hotel Venetur Mérida se pudo detectar la escasa rotación de productos así

como también el llenado inadecuado de determinados papeles de trabajo

que son de vital importancia para la unidad de costos cuya finalidad es la

elaboración de informes para la gerencia alta y media, brindando información

alterada o no real a causa de las actividades ejecutadas de manera

inadecuada. Problemática que ha sido mencionada en el Planteamiento del

problema haciendo especial énfasis en el control de las bebidas alcohólicas y

no alcohólicas resguardadas tanto en el almacén general como en el

depósito del bar.

El cambio de sistema de gestión hotelera a CQR denominado así por sus

creadores (Castellano, Quintero, Rodríguez) software de desarrollo argentino

no mejoró la sistematización de la información en la unidad de costos. Sus

procesos se hicieron más engorrosos continuando con un control de

inventarios manual y arcaico que agota al personal que se desenvuelve en

esta unidad; debido a la minuciosidad requerida de las actividades que se

deben desempeñar para obtener el producto final el informe de cierre de

mes. Es por eso necesario plantear una respuesta a tal necesidad, que le

permita al Hotel Venetur Mérida desarrollar estas actividades de manera

eficaz y eficiente suministrando una información más cercana a la realidad y

le permita a la gerencia la toma de decisiones basadas en la objetividad y en

resultados reales.

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Es por eso que tal necesidad genera el planteamiento de una propuesta

en la cual se pueda llevar un control de mercancías más real sobre todo en el

control de las bebidas alcohólicas y no alcohólicas, que refleje sus entradas y

salidas y concluyan en el uso de una sola herramienta. Toda la información

se refleje en un solo documento que le permita a la unidad de costos

comparar con otros papeles de trabajo y ejercer un mejor control de los

inventarios a través del uso y llenado de un libro digital de actas de

inventarios, en el cual se pretende registrar los movimientos de las

mercancías desde sus ingresos, hasta su destino con sus respectivos costos.

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49

Planteamiento de la Propuesta

Al presentarse la problemática del control de inventarios en el área de

alimentos y bebidas, específicamente en el control de bebidas alcohólicas y

no alcohólicas que ha sido relevante para los días finales de cada mes al

momento de efectuar los inventarios físicos por parte de la unidad de costos.

Se plantea una propuesta de llevar un libro de actas de inventarios;

diferenciándolo en cuanto a su objeto y utilidad con respecto al libro

obligatorio de Inventarios que establece el Código de Comercio.

La propuesta se basa en emplear y vaciar la información de manera

oportuna; es decir; el mismo día en que se sucitan los hechos (tipo diario), en

un libro digital a través de la aplicación de Excel, diseñado con las

respectivas celdas que permitan la recolección de datos y hechos necesarias

referentes a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas que luego podrán ser de

utilidad para el control que lleva la unidad de costos referentes a dicha

mercancía.

De esta manera se podrá recolectar información significativa para la

unidad de costos, proceder a recuperar la información de manera más fácil

con menor inversión de tiempo y someter determinados datos a su análisis

que tengan que ver con el proveedor, con los costos de adquisición de los

productos, con la salida total de un determinado articulo o cualquier otra

información que sea de importancia para la unidad de costos.

Se busca evitar pérdidas relacionadas con la obsolencia de materia prima,

minimizar las interrupciones en la producción y mejorar la situación actual del

Hotel Venetur Mérida; su nivel económico y financiero en la gestión del área

de bar, así como también facilitar el desempeño en la colecta de datos

necesarios para la unidad de costos al momento de elaboración y/o revisión

de los informes mensuales.

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50

Para que su aplicación sea efectiva se debe realizar la descarga oportuna

de la información relacionada con la entrada y salida de mercancía.

Objetivo General

Diseñar un libro de actas de inventarios que permita la consulta y

verificación de información así como el control de la mercancía en el almacén

en lo que respecta a bebidas alcohólicas y no alcohólicas.

Objetivos Específicos

Controlar las entradas y salidas de mercancías del depósito del hotel

Venetur Mérida y su destino.

Identificar y controlar la rotación de inventarios para elaborar compras

planificadas y el Departamento de Compras así como el de costo se

sirva de dicha información.

Mejorar la liquidez del activo corriente a través del diseño de un libro

de acta de inventarios digital.

Justificación y Alcance

Las empresas de hoy en día están en la necesidad de ser más

competitivas y de estandarizar sus procesos por medio de sus manuales de

cargos y procedimientos con el objeto de lograr el rendimiento esperado y

facilitará la reducción y el control de costos. En este caso de estudio del

Hotel Venetur Mérida es necesario aplicar estrategias dirigidas al control de

los costos por medio del control de sus mercancías que constituyen parte

significante del activo y comprometen la liquidez y relaciones de la

organización con sus proveedores, mejorando a nivel económico y financiero

la situación de la organización.

Así surge la necesidad de controlar los inventarios de las bebidas

alcohólicas y no alcohólicas, que entran y salen del almacén general y

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deposito de bar del Hotel Venetur Mérida referente al departamento de

Alimentos y Bebidas, por medio de la descarga de información en un libro de

acta de Inventarios digital de la aplicación Excel que permita la recolección y

consulta de información.

El libro de acta de inventarios será llenado por el almacenista y será de

utilidad tanto para el almacén como para la unidad de costos al momento de

efectuar los informes mensuales para el cierre de mes. El libro de acta de

inventarios pretende ser una herramienta útil y generar papeles de trabajos

referentes al movimiento de mercancías dentro del hotel facilitando la tarea

de recolección y consulta de datos para la elaboración de informes por parte

de la unidad de costos.

Desglose y Desarrollo de la Propuesta

Para llevar a cabo la aplicación de la propuesta es necesario que participe

el almacenista y la unidad de costos en conjunto; éste último será el usuario

secundario, complementándose mutuamente, el primero se encargará del

llenado del libro de acta de inventario y la unidad de costos hará uso de él

para consultar y verificar la información permitiéndole a fin de mes obtener

información referente a la existencia física y su destino.

También será necesario el uso de equipos de computación con la

aplicación de Excel instalada tanto para el almacenista como para la unidad

de costos.

Por tanto se indicará paso a paso de acuerdo al cargo las actividades

relacionadas para el uso del libro de actas de inventarios.

Almacenista

Colectar y organizar cronológicamente las facturas que llegan al

almacén en conjunto de las mercancías.

Archivar las facturas cronológicamente en una carpeta.

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52

Descargar diariamente la información contenida en las facturas

referente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas en el libro de

actas de inventarios llenando todos los campos solicitados.

Reflejar las salidas de inventarios de las bebidas alcohólicas y no

alcohólicas que han sido despachada según requisición hacia el

depósito del bar o el Lounge Bar.

Suministrar la información a la unidad de costos cada vez que esta la

requiera puede ser en digital con información actualizada o por medio

de la impresión del mismo generando de esta forma papeles de

trabajo con información resumida y datos de fácil acceso.

Unidad de Costos.

Consultar información y verificar datos referentes a la mercancía.

Utilizar el libro de acta de inventarios como herramienta para consultar

el destino de la mercancía empleada.

Verificar si la información en cardex del depósito de bar se encuentra

actualizada

Conciliar el libro de acta de inventarios con papeles de trabajos

propios de la unidad de costos como los inventarios efectuados los

viernes y lunes en el área de bar y el Lounge Bar.

Comportamiento del Flujo de Mercancías y el uso del Libro de Actas de

Inventarios

El proveedor entrega mercancías al almacenista según orden de compra,

esto significa que la orden de compra debe ser igual a la factura. el

almacenista le da entrada a la mercancía y procede a ingresar la misma en el

libro digital de Acta de Inventarios llenando todos los campos requeridos

referentes a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas. Posteriormente le da

salida a la mercancía según las requisiciones de alimentos y bebidas

relacionadas con las bebidas alcohólicas y no alcohólicas. De esta manera la

unidad de costos tendrá una herramienta para verificar la información

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53

referente a la existencia de mercancías en el almacén y su destino. (Ver

gráfica 6)

El libro de Actas de Inventarios estará constituido por diversas columnas

como:

a) Fecha: es la primera columna; en ella el almacenista deberá ingresar

la fecha de la factura entregada por el proveedor.

b) Número de Factura: se debe ingresar el número de la factura

entregada por el proveedor.

c) Número de orden de compra: se ingresa el número de orden de

compra emitido por el departamento de compras.

d) Proveedor: se debe escribir el nombre del proveedor correspondiente

a la factura.

e) Descripción de la Operación: en esta columna se dejará mención si la

entrada es por una compra y nombre del producto, en el caso de las

Facturas

Orden de compra

Orden de compra

Ingreso de Mercancía a

almacén

Libro de actas de

inventarios

Dar salida de mercancía

según requisición

Verificar

inventarios físicos y

cotejar con libro de

actas de inventarios

Gráfico 6 Comportamiento del Flujo de Mercancías y Actividades de cada área

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54

salidas se deberá ingresar el número de requisición y el nombre del

producto.

f) Entradas: la pestaña de entradas está compuesta por Cuatro (4)

columnas entre ellas cantidad, unidad de medida, costo unitario y

costo total respectivamente. En ellas se va a descargar la información

correspondiente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas que están

ingresando al almacén al momento de ser entregadas por el

proveedor.

1. Cantidad: las unidades ingresadas de determinado producto

(porque estamos en la pestaña de entradas)

2. Unidad de Medida: se refiere a la presentación del producto

como caja, bulto

3. Costo Unitario: se refiere al costo por unidad.

4. Costo Total: se obtiene al multiplicar la columna de cantidad y el

costo unitario.

g) Salidas: la pestaña de salidas está compuesta por Cinco (5) columnas

entre ellas cantidad, área o departamento, unidad de medida, costo

unitario y costo total respectivamente. En ellas se va a descargar la

información correspondiente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas

que se le dieron salida según requisición del almacén.

1. Cantidad: las unidades despachadas de determinado producto

2. Unidad de Medida: se refiere a la presentación del producto

como caja, bulto

3. Costo Unitario: se refiere al costo por unidad.

4. Costo Total: se obtiene al multiplicar la columna de cantidad y el

costo unitario.

h) Saldo: la pestaña de saldo está compuesta por Cuatro (4) columnas

entre ellas cantidad, unidad de medida, costo unitario y costo total

respectivamente. La descripción de cada una de ellas esta contenida

en las anteriormente mencionadas; sin embargo sus cifras se

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55

obtendrán al restarle a cada columna de entradas cada columna de

salidas respectivamente, excepto por la información contenida con la

de área o departamento.

i) Total Mes: en estas celdas obtendremos el costo total al sumarlas

verticalmente y el saldo total del mes al restar las entradas y salidas

correspondientes de forma horizontal.

A continuación se muestra una impresión física sobre la apariencia del

Libro de actas de inventarios con sus respectivos campos (Ver Gráfico 7)

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(1) CANTIDAD (2) UD DE MEDIDA (3) COSTO UNITARIO (4) COSTO TOTAL (1) CANTIDAD (2) AREA O DPTO. (3) UD DE MEDIDA (4) COSTO UNITARIO (5) COSTO TOTAL (1) CANTIDAD (2) UD DE MEDIDA (3) COSTO UNITARIO (4) COSTO TOTAL

(h) SALDO© NUMERO DE

ORDEN DE COMPRA

(i) TOTAL MES(i) TOTAL MES (i) TOTAL MES

(d) PROVEEDOR

LIBRO DE ACTAS DE INVENTARIO DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS HOTEL VENETUR MERIDA

(a) FECHA(b) NUMERO DE

FACTURA

(e) DESCRIPCION DE LA

OPERACIÓN

(f) ENTRADAS (g) SALIDAS

Gráfico 7: Libro de Acta de Inventarios

Fuente: Marbella Ortega C. (2012)

Page 57: Asoc - Cat

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