asistencia técnica para la actualización de manual de puestos y funciones

TÉRMINOS DE REFERENCIA ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ACTUALIZACIÓN

DE MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES, DE LAS UNIDADES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA

MUNICIPALIDAD DE: SAN ANDRÉS SEMETABAJ Y CONCEPCIÓN, DEL DEPARTAMENTO DE SOLOLÁ

Contratado por: Unidad de Fortalecimiento Institucional Mancomunidad Mankatitlán

Panajachel, 11 de Febrero de 2013

MANCOMUNIDAD DE MUNICIPIOS KAQCHIKEL CHICHOY ATITLAN

MANKATITLAN San Antonio Palopó, Santa Catarina Palopó, San Andrés Semetabaj, Panajachel y Concepción

2ª. Avenida 01-71 zona 2 Primer Nivel Plaza Mayasersa, Panajachel Sololá Teléfonos 77621762 y 77626223, [email protected]

www.mankatitlan.org.gt

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1. Información general

País Guatemala

Departamento Sololá

Municipios que integran la mancomunidad

Concepción, Panajachel, Santa Catarina Palopó, San Antonio Palopó y San Andrés Semetabaj

Duración de la consultoría

1 mes

2. Supervisión

Supervisores Delvin Ralón Gerente de la mancomunidad

Pedro Gallego Raymundo Coordinador de FI

Proceso metodológico en tres momentos:

1. Revisión de instrumentos administrativos existentes y entrevistas con las Autoridades Municipales, Funcionarios, Jefes o Directores de Unidades de las Municipalidades de San Andrés Semetabaj y Concepción para la respectiva actualización.

2. Diseño y elaboración del Manual de Puestos y Funciones en el marco de las leyes vigentes del país y basado en la dinámica de trabajo de las municipalidades.

3. Socialización y validación del Manual de

Puestos y Funciones con las Autoridades, Funcionarios, Directores y Jefes de Unidades de las Municipalidades de San Andrés Semetabaj Concepción.





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1. Justificación

Para que los municipios puedan atender sus competencias de manera eficiente y sostenible, es importante que dispongan de los instrumentos técnicos y administrativos necesarios para el manejo adecuado del recurso humano, en el marco de una administración municipal profesional y eficaz, al servicio de la población. La carrera administrativa municipal o servicio municipal, debe entenderse como un régimen de empleo cuyo objetivo es la profesionalización del funcionario público municipal y por lo tanto es un elemento importante para ser tomado en cuenta en el fortalecimiento de recurso humano. Los municipios obviamente tienen sus propias características, tales como población, territorio, capacidad económica, cobertura y demanda de servicios públicos, recursos naturales y aspectos culturales. En función de estas características deben organizarse y funcionar las municipalidades, tomando en consideración la autonomía municipal; por lo anterior se plantea la necesidad de actualizar los manuales y reglamentos administrativos, adaptados al esfuerzo municipal y sus propias condiciones. Cabe resaltar que estos instrumentos administrativos deben contener elementos básicos que permitan un proceso moderno y efectivo de la administración de recursos humanos. Procurando niveles de crecimiento, la prestación efectiva de servicios y el desarrollo integral del municipio. Con la adaptación e implementación de manuales de puestos y funciones, se contribuirá a mejorar el nivel de organización y funcionamiento de las municipalidades miembros de Mankatitlán, a fin de prestar un servicio a la población de manera eficiente y eficaz.





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2. Objetivos

2.1. General Fortalecer las capacidades técnicas, administrativas y financieras de las municipalidades de San Andrés Semetabaj y Concepción, a través de la actualización del Manual de Puestos y Funciones vigentes.

2.2. Específicos

Analizar el manual de puestos y funciones de las municipalidades de San Andrés Semetabaj y Concepción, para determinar los vacios y debilidades de aplicación.

Formular propuesta técnica para la actualización y elaboración del Manual de Puestos y Funciones de las 2 municipalidades. (incluye organigrama funcional)

Socializar y validar el Manual de Puestos y Funciones con el Concejo Municipal y personal municipal para su implementación.

3. Acciones básicas a desarrollar:

Analizar los instrumentos administrativos y financieros de las municipalidades de San Andrés Semetabaj y Concepción.

Realizar consultas y entrevistas al Concejo Municipal, Directores y Jefes de las diferentes unidades de la municipalidad, para generar los insumos

Evaluar la situación actual de la estructura orgánica y dinámica de funcionamiento de las municipalidades.

Diseñar y proponer un modelo de Estructura Orgánica funcional de las Municipalidades coherentes con su capacidad financiera.

Actualizar el Manual de Puestos y Funciones de la Municipalidades de San Andrés Semetabaj y Concepción.

Socializar y validar el Manual de Puestos y Funciones con el Concejo Municipal, Funcionarios, Directores y Jefes de unidades de las municipalidades.





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4. Productos Esperados: a. Plan de trabajo de las actividades a desarrollar, b. Manual de Puestos y Funciones de las 2 Municipalidades, Entregar copias impresas y electrónicas de cada instrumento, de la manera siguiente:

Dos copias con pasta de cartón grosor 1/8 resistente al volumen de su contenido, encuadernado con letras doradas, con lomo pegado y cocido,

Dos copias encuadernados con espiral metálico y pastas plásticas, impreso en papel de calidad y resolución a 2 o 3 colores.

Dos copias electrónicas

5. Perfil del Consultor

Licenciado/a en Ciencia Jurídicas y Sociales,

Licenciado/a en Administración de Empresas y/o Recursos Humanos

Habilidad para relacionarse con Autoridades Municipales;

Conocimiento del marco jurídico municipal y de los procedimientos administrativos

6. Forma de pago:

Dos pagos a. Primer pago del 40% del costo de la asistencia técnica, contra entrega de

plan de actividades. b. Un segundo pago del 60%, contra entrega de los productos en físico y digital.

7. Imprevistos:

Cualquier asunto no previsto en estos términos de referencia será resuelto de común acuerdo entre el consultor y la mancomunidad.





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8. ANEXO I

BASES DE COTIZACIÓN

1. Preparación de la oferta Sólo se aceptará una oferta por persona individual o jurídica, caso contrario el oferente será descalificado. El consultor oferente proveerá toda la información requerida en la invitación a cotizar. No se tomarán en cuenta ofertas que presenten borrones, enmiendas, raspaduras, omisiones, adiciones o entrelineados que no estén debidamente salvados antes de la firma del representante legal.

La oferta deberá contener lo siguiente: a. Carta de interés dirigida al Gerente de la mancomunidad b. Hoja de vida de los profesionales involucrados en la asistencia técnica c. Monto total cotizado y detallado, debidamente firmada por el oferente o su

representante legal d. Plan de Trabajo y la metodología propuesta, el cronograma respectivo, el cual

deberá incluir las fechas límite requeridas por Mankatitlán e. La oferta técnica deberá estar expresada en moneda nacional, y deberá

incluir el pago del IVA. Si es Persona Jurídica deberá incluir escritura de constitución de la entidad y la representación legal vigente.

2. Consultas y aclaraciones

La persona individual o jurídica podrá solicitar aclaraciones sobre los documentos de la invitación a ofertar. Las consultas deberán ser formuladas por escrito, entregadas directamente a Gerencia o enviarlas por e-mail: [email protected] y [email protected]

3. Validez de la oferta El oferente deberá garantizar que su oferta tendrá vigencia desde la fecha de recepción de ofertas hasta la aprobación de la adjudicación mediante el contrato.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]





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4. Entrega de la oferta La oferta deberá ser entregada en la Oficina de la Mancomunidad de Municipios Mankatitlán ubicado en Plaza Mayasersa 2ª. AV.1-72 Zona 2, Panajachel Sololá. La misma deberá ser presentada a más tardar el día 18 de febrero de 2013 en un sobre cerrado y sellado, colocando etiqueta de identificación.

5. Procedimiento para la evaluación de las ofertas Las ofertas serán evaluadas de acuerdo con el siguiente procedimiento:

Revisión documental la cuál se comprobará que esté completa la documentación exigida.

Revisión de cumplimiento de las especificaciones técnicas únicamente para las ofertas aceptadas.

A las ofertas aceptadas les serán aplicados los criterios de calificación siguientes:

Conceptos Puntaje

Propuesta técnica (Plan de trabajo y proceso metodológico).

50

Conocimiento y experiencia profesional en el área de administración pública a nivel municipal o mancomunidad.

25

Propuesta económica. 25

Total 100

6. Solicitud de aclaración de la oferta

La Mancomunidad podrá solicitar aclaraciones a cualquier propuesta recibida. La solicitud de aclaración y la respuesta serán formuladas por escrito y no se solicitarán ni ofrecerán cambios en los precios ni en los aspectos substanciales de la oferta.

7. Confidencialidad La actuación de la comisión de cotización será confidencial durante el periodo de análisis y adjudicación.





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8. Facturación

La consultora (persona individual o jurídica) emitirá su factura en moneda nacional (quetzales), cumpliendo con todos los requisitos de Ley a nombre de: Mankatitlán, Nit. 4473618-5, dirección: Panajachel y la presentará en la administración de la organización.

9. Impuestos y obligaciones Los precios de la oferta deberán incluir el pago de impuestos aplicable.

10. Propiedad de las ofertas Las ofertas que sean presentadas, serán propiedad de la Mancomunidad Mankatitlán, quién las conservará en su poder.

11. Errores u omisiones No se permitirá que la persona individual o jurídica invitada, pretenda aprovecharse de cualquier error u omisión en las especificaciones. En el caso de que la persona encontrara errores u omisiones, deberá notificarlo a la Mancomunidad para que ésta emita un addéndum con la corrección indicada.

12. Modificaciones a los documentos

La Mancomunidad a través de la comisión de cotizaciones podrá introducir modificaciones a los documentos de oferta, siempre que demuestre que es en beneficio del mismo.

13. Plazo de entrega

El contratista indicará en su oferta el plazo en que se compromete a entregar los productos, objeto de la presente asistencia técnica.

14. Adjudicación

La comisión de cotizaciones deberá adjudicar la consultoría al oferente que haya presentado la oferta más conveniente a los intereses de la Mancomunidad Mankatitlán. La mayor o menor conveniencia de las ofertas se determinará de la aplicación de los criterios de calificación establecidos en la presente base. BASE LEGAL: Artículo 33 y 34 de la Ley de Contrataciones del Estado y 12 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.





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15. Ausencia de ofertas: En caso de que a la convocatoria a cotización no concurriere ningún oferente, la Junta levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento de la autoridad administrativa superior respectiva, para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas, esta consultoría está facultada a realizar la compra directa. BASE LEGAL: Artículos 9, inciso 3, sub inciso 3.1.; 32, 42 y 43 de la Ley de Contrataciones del Estado, y 78 definiciones 12 y 13 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

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