asistencia técnica en sistemas administrativos

Asistencia Técnica enSistemas Administrativos

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud

1998

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Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos

Compilación y selección: Dra. Luisa Hidalgo JaraCPC Carmen Solar Fulchi

Cuidado de edición: Eduardo Arenas Silvera

Julio de 1998

© MINISTERIO DE SALUD

Programa de Fortalecimiento de Servicios de SaludÁrea de Capacitación y Apoyo a la Gestión

Av. Salaverry, cuadra 8 s/nJesús María, Lima 11 - PerúTelfs. 433-0245, 432-3535 anexo 420 Fax [email protected]://www.minsa.gob.pe

Asistencia Técnica enSistemas Administrativos

Ministerio de Salud

Dr. Marino Costa BauerMinistro de Salud

Dr. Alejandro Aguinaga RecuencoVice Ministro de Salud

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud(PFSS)

Dr. Augusto Meloni NavarroCoordinador General

Dr. Ricardo Corcuera RodríguezSub Director Técnico

Ing. Fernando Ferrero PavíaSub Director Administrativo

Dr. Pedro Mendoza AranaCoordinador

Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión

DISTRIBUCIÓN GRATUITA

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ÍNDICE

Presentación 5

Programa de Asistencia Técnica en el Sistema de Economía, Logísticay Personal 7

Misiones de Asistencia Técnica 15

Asistencia Técnica en el Sistema de Contabilidad y Tesorería 17

Asistencia Técnica en el Sistema de Logística 21

Asistencia Técnica en el Sistema de Personal 27

Asistencia Técnica en el Programa de Salud Básica Para Todos (PSBPT) 29

Asistencia Técnica en los Comités Locales de Administraciónde Salud (CLAS) 31

Asistencia Técnica en la Dirección Regional/Subregional deMedicamentos, Insumos y Drogas (DSRMID) 33

Anexo 1Inventario de problemas administrativos críticos de las Redes de Salud 35

1. Área: Dirección 37

2. Área: Estructura Funcional 37

3. Área: Sistema de Información 38

4. Área: Planificación 39

5. Área: Recursos Humanos 39

6. Área: Logística, Almacenamiento y Manejo de Materiales 44

7. Área: Gestión Financiera 48

Anexo 2Instrumentos de la Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos 53

1. Metas de Asistencia Técnica en el Sistema de Tesorería y Contabilidad 55

2. Metas de Asistencia Técnica en el Sistema de Logística 61

3. Metas de Asistencia Técnica en el Sistema de Personal 67

4. Formulario de Seguimiento del Sistema de Tesorería y Contabilidad 73

5. Formulario de Seguimiento del Sistema de Logística 79

6. Formulario de Seguimiento del Sistema de Personal 93

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PRESENTACIÓN

Una de las tareas más importantes en la mejora de la gestión de los establecimientosde salud es desarrollar un proceso de gestión administrativa eficiente, superandoprácticas que obstaculizan y retardan el proceso de trabajo y la generación de servi-cios de salud con calidad y calidez. Por ello, el Programa de Fortalecimiento de Servi-cios de Salud ha venido prestándole especial atención a esta tarea.

Una de las acciones de mayor cobertura realizadas en este aspecto, fue el Programade Asistencia Técnica aplicado a los sistemas administrativos de personal, logística,contabilidad y tesorería, en 27 Regiones y Subregiones de Salud, durante los mesesde setiembre de 1995 a enero de 1996, por expertos individuales contratados por elPrograma de Fortalecimiento de Servicios de Salud.

El Programa de Asistencia Técnica surgió a raíz de la necesidad de conocer la situa-ción de la gestión de las Regiones y Subregiones de Salud, para precisar sus áreascríticas e identificar las necesidades específicas de apoyo. Concluida está tarea elPrograma se orientó a la capacitación y a la difusión de tecnologías administrativassencillas y prácticas, que pudieran ser incorporadas al trabajo administrativo cotidiano.

De la revisión de los resúmenes ejecutivos presentados por las misiones de asistenciatécnica se concluye que casi la totalidad de Regiones y Subregiones de Salud presen-tan áreas críticas similares, las mismas que se enumeran en el presente documento.También se menciona las actividades y logros que se efectuaron en las Regiones ySubregiones donde se desarrolló la asistencia técnica y las recomendaciones que sehicieron.

Entregamos asimismo un inventario de los problemas administrativos más frecuentesidentificados, y que sirvieron de base para precisar las áreas críticas y las prioridadesde atención en el proceso de asistencia técnica de la gestión de las Regiones ySubregiones, así como los instrumentos de asistencia técnica, los cuales pueden serutilizados en experiencias similares.

Dr. Augusto Meloni Navarro

Coordinador GeneralPFSS - MINSA

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EL PROGRAMA DE ASISTENCIA TECNICA ENSISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1. Antecedentes

El Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión es un componente operativo del Pro-grama de Fortalecimiento de Servicios de Salud, que se constituyó con el propósitode elevar la capacidad de gestión de las redes de servicios de salud, a fin de mejorarprogresivamente la equidad, calidad y eficiencia de la atención de salud a la pobla-ción. Es por ello que una de sus tareas más importantes es lograr la mejora en lamarcha administrativa y financiera de las unidades técnico-administrativas y de losestablecimientos de salud. El Área está a su vez constituida por un conjunto de pro-yectos de intervención dirigidos al fortalecimiento de la gestión de los establecimien-tos de salud y unidades administrativas del nivel central y niveles Regionales/Subregionales del Ministerio de Salud.

Una de las modalidades de intervención del Area es la Asistencia Técnica, concebidacomo el apoyo prestado mediante la presencia de expertos en temas específicos queresuelven problemas en el terreno, desarrollando a la par acciones de capacitación enservicio para el personal, con el objeto de prevenir la reaparición de los problemas ydar sostenibilidad a las propuestas planteadas.

Como modalidad de intervención, el Area desarrolló acciones basadas en AsistenciaTécnica en diversos campos de la gestión. La experiencia de mayor cobertura entreellas fue la llamada Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos, que presenta-mos en esta oportunidad, cuyo grupo objetivo primario era el personal que trabajabaen las áreas de personal, logística y economía de las entonces Direcciones Regionalesy Subregionales de Salud. Sin embargo, cabe mencionar que se desarrollaron tam-bién experiencias de Asistencia Técnica en Gerencia, dirigida al personal de Centrosde Salud en gestión compartida, y Asistencia Técnica para Equipos de GestiónSubregionales, a fin de apoyar iniciativas innovadoras de conducción. Estas seránobjeto de publicaciones específicas.

2. La identificación de problemas

Una de las primeras acciones ejecutadas por el Área fue el Módulo de Capacitaciónen Urgencias Administrativas, que se realizó entre diciembre de 1994 y enero de1995. El módulo tenía por objetivo tecnificar y capacitar al personal de los sistemasadministrativos de Logística, Personal y Gestión Financiera. En dicha actividad serecogieron valiosas experiencias, necesidades y demandas del interior del país quesirvieron como marco de referencia para organizar las acciones de Asistencia Técnicaque se desarrollaron posteriormente y que se presentan en este documento.

Basados en los resultados de los Módulos de Capacitación Inicial y de Capacitaciónen Urgencias Administrativas, se identificaron más de 200 problemas administrativoscomunes (Anexo 1) y se establecieron para su atención inmediata las siguientes prio-ridades:

� Sistema de Personal

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� Sistema de Logística

� Sistema de Tesorería y Contabilidad

Los problemas identificados con mayor frecuencia fueron:

� Incumplimiento en la rendición de fondos.

� Inventarios no actualizados y deficiente aprovisionamiento de insumos críticos.

� Incomunicación y descoordinación organizacional.

� Deficiente distribución de personal administrativo y asistencial.

� Cuadros técnicos y directivos en cantidad y capacidad técnica insuficiente.

� Complicado abastecimiento de fármacos e insumos.

� Desconocimiento de la normatividad vigente de los sistemas administrativos: Per-sonal, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Abastecimiento.

3. La Asistencia Técnica

Para enfrentar estos problemas, se realizaron acciones de Asistencia Técnica in situ,con el fin de reforzar y contribuir en la modernización administrativa de las unidadestécnico - administrativas de las instancias subnacionales y de los establecimientos desalud.

Objetivos

La Asistencia Técnica tenía los siguientes objetivos específicos:

1. Conocer la situación inicial de la gestión sanitaria, precisando las áreas de pro-blemática e identificando las necesidades específicas de las áreas de apoyo a lagestión.

2. Mejorar y fortalecer la capacidad de gestión del nivel subnacional con tecnologíaadministrativa sencilla, práctica y que pueda ser incorporada en el trabajo admi-nistrativo cotidiano.

Para ello, se desarrollaron acciones para actualizar y tecnificar los conocimientos delpersonal directivo, profesional y técnico en el manejo y operatividad de los sistemasadministrativos antes mencionados.

Universo

La Asistencia Técnica se desarrolló en 27 Regiones y Subregiones de Salud: Apurímac,Arequipa, Ayacucho, Cajamarca, Cusco, Chachapoyas, Chanka-Andahuaylas, Chavín,Chota, Huancavelica, Huánuco, Ica, Jaén-Bagua, Junín, La Libertad, Lambayeque, Loreto,Luciano Castillo, Madre de Dios, Moquegua, Pasco, Piura, Puno, San Martín, Tacna,Tumbes y Ucayali.

Se consideraron los siguientes ámbitos:

1. Las unidades administrativas de las Direcciones Regionales y Subregionales deSalud.

2. El hospital cabecera de la Red.

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El Programa de Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos

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Regiones y Subregiones de Salud donde sedesarrolló el Programa de Asistencia Técnicay el número de personal capacitado.

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Regiones y Nº deSubregiones capacitados

1. Andahuaylas: 452. Apurímac: 2763. Arequipa: 2924. Ayacucho: 1125. Cajamarca: 676. Cusco: 1117. Chachapoyas: 478. Chavín: 879. Chota: 8510. Huancavelica: 9111. Huánuco: 9112. Ica: 13613 Jaén-Bagua: 10114. Junín: 9115. La Libertad: 4816. Lambayeque: 12517. Loreto: 9718. Luciano Castillo: 4119. Madre de Dios: 8720. Moquegua: 5821. Pasco: 4222. Piura: 11223. Puno: 9924. San Martín: 15125. Tacna: 10326. Tumbes: 6327. Ucayali: 181TOTAL 2,839

Durante todo el proceso se brindó asistencia técnica a 2,839 personas, entre funcio-narios y personal técnico operativo en los ámbitos mencionados (ver Cuadro 1). Elnúmero del personal capacitado por Región y Subregión puede verse en el mapa.

Fases y duración de la Asistencia Técnica

La asistencia técnica se ejecutó según el cronograma establecido por el PFSS. Elperíodo de ejecución fue del 3 de setiembre de 1995 al 31 de enero de 1996. Cadaámbito mencionado recibió una misión de asistencia técnica durante un período detres semanas (21 días). Los equipos conformados presentaron su respectivo Plan detrabajo, en el cual se detallaba el cronograma de actividades según las unidadesasesoradas; una vez que la UCP aprobaba el Plan de Trabajo, los equipos podíaniniciar la asistencia técnica.

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Ejecución

En el proceso de desarrollo de la asistencia técnica se recorrió las siguientes fases:

Mayo - Junio 1995:

� Contratación de expertos individuales para la ejecución de la asistencia técnica:En base al registro de consultores del Programa, se citó a los profesionales quereunían el perfil esperado, se realizaron las respectivas entrevistas y se seleccio-naron a los expertos individuales que finalmente ejecutaron la consultoría.

Cuadro 1Población atendida por grupos ocupacionales

Leyenda: DIR: Directivos PS: Profesionales de la Salud PA: Profesionales AdministrativosTEC: Técnicos

DIR PS PA TEC DIR PS PA TEC DIR PS PA TEC

1 Andahuaylas 1 1 4 6 1 3 3 8 2 2 5 9 45

2 Apurímac 3 10 10 30 7 10 18 42 9 17 12 108 276

3 Arequipa 5 10 18 40 7 6 20 37 6 7 24 112 292

4 Ayacucho 4 3 14 18 1 3 3 44 2 2 3 15 112

5 Cajamarca 5 4 3 10 5 3 0 16 5 6 2 8 67

6 Cusco 4 3 13 19 3 4 10 15 3 8 12 17 111

7 Chachapoyas 2 5 3 9 2 5 0 8 2 3 0 8 47

8 Chavín 6 3 4 24 6 4 2 18 6 2 3 9 87

9 Chota 2 2 7 15 2 5 8 13 3 4 10 14 85

10 Huancavelica 3 2 12 17 1 3 8 13 2 2 10 18 91

11 Huánuco 3 2 9 14 3 1 7 20 3 3 8 18 91

12 Ica 2 3 15 26 6 14 20 15 2 3 13 17 136

13 Jaén-Bagua 2 10 5 18 1 3 10 21 2 3 8 18 101

14 Junín 3 2 9 14 3 1 7 20 3 3 8 18 91

15 La Libertad 2 2 5 7 1 3 1 15 2 3 1 6 48

16 Lambayeque 2 2 4 16 2 6 8 51 3 3 5 23 125

17 Loreto 4 2 9 16 2 6 11 18 3 2 10 14 97

18 Luciano Castillo 1 1 5 7 1 3 1 12 2 2 2 4 41

19 Madre de Dios 1 15 6 18 1 3 0 15 2 10 2 14 87

20 Moquegua 2 2 6 11 2 3 4 9 2 2 5 10 58

21 Pasco 1 2 5 7 1 3 4 8 2 2 3 4 42

22 Piura 5 3 20 25 1 4 1 38 2 3 2 8 112

23 Puno 2 5 4 18 4 8 8 18 2 4 8 18 99

24 San Martín 2 12 2 38 3 15 3 40 2 2 11 21 151

25 Tacna 3 4 11 19 2 4 9 16 2 3 13 17 103

26 Tumbes 2 2 6 14 1 4 6 11 3 2 6 6 63

27 Ucayali 4 2 18 43 3 5 20 42 3 6 13 22 181

76 114 227 499 72 133 192 583 80 108 199 550 2.839

Tesorería y Contabilidad Logística PersonalNº Totales

TOTAL GENERAL

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Regiones y

Subregiones Grupos Ocupacionales Grupos Ocupacionales Grupos Ocupacionales

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Julio - Agosto 1995:

� Contratación de supervisores: Para la programación, monitoreo y evaluación delas actividades desarrolladas por los equipos de asistencia técnica, se contrató a2 expertos: El Lic. Mario Granda y la Lic. Juana Pantoja.

� Diseño de los instrumentos de Asistencia Técnica: Para la definición, diseño ymonitoreo de la aplicación de los instrumentos de asistencia técnica se contratóa la Dra. Laura Altobelli. En esta consultoría se diseñaron las Metas de Asisten-cia Técnica para cada una de las 3 áreas administrativas; para cada Meta sediseñó un conjunto de indicadores de evaluación inmediata y mediata y loscorrespondientes Formularios de Evaluación para la recolección, registro yanálisis de información.

� Talleres de orientación a los expertos individuales: Antes de la salida de cadaMisión de Asistencia Técnica, se ejecutaron talleres con los expertos selecciona-dos para darles información sobre las orientaciones políticas del sector en elproceso de reforma y para el adiestramiento en el manejo de los instrumentosdiseñados.

Setiembre 1995 - Enero 1996:

� Inicio de las Misiones de Asistencia Técnica.

Con la finalidad de ir evaluando los resultados de las Misiones, el avance de lacobertura de la Asistencia Técnica se dividió en 3 etapas:

- lra. Etapa: Del 03/09/95 al 20/10/95.

8 RS/SRS (4 coordinadores, cada uno responsable de 2 misiones).

- 2da. Etapa: Del 22/10/95 al 19/11/95.

8 RS/SRS (4 coordinadores, cada uno responsable de 2 misiones).

- 3ra. Etapa: Del 19/11/95 al 31/01/96.

12 RS/SRS (4 coordinadores, cada uno responsable de 2 misiones; y 4 equi-pos sin coordinador). En esta etapa se decidió incorporar nuevamente a laSRS Junín, por considerar que era una SRS que requería apoyo adicional.

• Supervisión de campo: Con la finalidad de supervisar a los expertos individualesen la ejecución de la asistencia técnica, se contrató a 2 supervisores macroregio-nales, los licenciados Johnny Villar y Guillermo Loayza.

• Coordinación del Programa: La Coordinación del Programa estuvo a cargo delLic. Carlos Saavedra.

Metodología

Asistencia Técnica en Procesos de Gestión

Como ya se ha dicho, la asistencia técnica se concibe como el apoyo técnico-profesio-nal brindado por expertos en la resolución de problemas y necesidades urgentes yprioritarios en tareas administrativas de salud.

La Asistencia Técnica fue ejecutada por equipos de consultores contratados paradicho fin. Cada Equipo de Asistencia Técnica estaba compuesto por un Coordinadory tres Expertos, uno en Personal, uno en Logística, y uno en Gestión Financiera.

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Para llevarla a cabo se contó con el concurso de los responsables de cada uno de lossistemas administrativos de las Subregiones de Salud, considerando como unidadobjetivo del apoyo al personal de la oficina correspondiente, entendido como el equi-po humano a cargo de dicho sistema administrativo. Dado el horario de trabajo delas subregiones, estas tareas se realizaban generalmente en horario matutino y ves-pertino.

La asesoría en la solución de problemas, estuvo vinculado fundamentalmente al apo-yo en la aplicación de los procesos e instrumentos en los sistemas administrativossiguientes:

� Administración de Personal

� Administración Logística

� Administración Financiera, que comprende tres áreas: Presupuesto, Contabili-dad Gubernamental y Tesorería.

Los expertos sistematizaron la documentación técnico-legal de sus respectivos cam-pos de asesoramiento y la cedieron posteriormente a las unidades asesoradas. Sedejó en las unidades técnico-administrativas y establecimientos de salud, instrumen-tos técnicos susceptibles a ser ejecutados como soporte a la solución de problemasconcretos, como por ejemplo una propuesta que viabilice la modificación del Presu-puesto de Gastos; o una propuesta para viabilizar la actualización del Catálogo deBienes y Servicios.

Las propuestas estuvieron sustentadas en una metodología de fácil comprensión, deaplicación inmediata, basada en la legislación vigente, buscando optimizar la toma dedecisiones, y ubicadas en las prioridades y necesidades de los receptores de la asisten-cia técnica. Mediante el uso de las llamadas �Notas de Asistencia Técnica�, los exper-tos ponían sus propuestas en consideración de la Dirección Subregional, a fin de quese adoptaran oficialmente las medidas pertinentes, cuando estas fueran requeridas.

Talleres de Trabajo

Fueron actividades de capacitación en servicio, ofrecidas como parte de la AsesoríaTécnica, brindadas al personal de los sistemas administrativos para analizar, debatir ysolucionar los temas específicos de la Asistencia Técnica, con énfasis en la identifica-ción de los elementos necesarios para hacer sostenibles las soluciones adoptadas, yprevenir la reaparición de los problemas. En estos talleres se procuró el intercambiode opiniones entre el experto y los 30 participantes, todos ellos responsables de lossistemas administrativos de Personal, Abastecimiento y Gestión Financiera de lasunidades asesoradas.

Estos talleres se ejecutaban generalmente en horario vespertino, y en muchos casosmás allá de las horas regulares de trabajo, lo cual reflejaba por un lado el entusiasmogenerado en el personal, y por otro lado, la posibilidad de aprovechar intensivamentela oportunidad de contar con el experto en su propia localidad de trabajo.

Plan de Trabajo

Cada Grupo de Consultores elaboró y presentó un Plan de Trabajo describiendobrevemente la metodología técnica a emplearse, la metodología a usar para el diag-nóstico de los problemas administrativos, la estrategia para la solución del problema,los cronogramas de trabajo, y el nombre de los Expertos y de sus Asistentes en cadaespecialidad objeto de la asistencia técnica.

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El Plan estaba sustentado en la legislación específica del ámbito de cada sistemaadministrativo y se apoyaba en la jurisprudencia administrativa para facilitar la com-prensión y la aplicación de la asistencia técnica.

Productos de las Misiones de Asistencia Técnica

Como especificación de sus Términos de Referencia, se solicitó y obtuvo de cada unade las Misiones de Asistencia Técnica, los siguientes productos:

En relación a la Asistencia Técnica de Procesos de Gestión:

� Tres instrumentos técnicos, procesos o directivas, vinculados a cada uno de lossistemas administrativos de Personal, Abastecimiento, y Gestión Financiera encada misión de Asistencia Técnica ejecutada a las subregiones de Salud.

� Un Documento Informe de la Misión de Asistencia Técnica.

En relación a los Talleres:

� Ejecución de dos talleres por cada sistema administrativo.

� Documento Informe de los Talleres.

Resultados

Al finalizar el proceso de asistencia técnica se lograron los siguientes resultados:

1. Levantamiento de la situación encontrada en cada uno de los sistemas.

2. Asistencia técnica directa a los problemas encontrados.

3. Organización y ejecución de talleres de trabajo en las tardes para reforzar losconceptos teóricos de la asistencia técnica realizada mañanas.

4. Notas de asistencia técnica donde se registraron los problemas encontrados, lasacciones correctivas realizadas durante la misión y las acciones que quedaronpendientes para resolver el problema.

5. Además se brindó asistencia en problemas referidos al Programa de Salud Bási-ca para todos, el equipamiento entregado por el PFSS, el manejo contable de losCLAS y el manejo de medicamentos.

6. Al término de cada Misión, los equipos hicieron una presentación de lo ejecuta-do y los resultados alcanzados en talleres realizados en Lima, ante los funciona-rios de la OGA, PAC, consultores del PFSS, etc.

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MISIONES DE ASISTENCIA TÉCNICA

REGION/SUBREGIÓN EXPERTOS DE SALUD

Cajamarca Ing. Ernesto de Olazaval, CPC Alfredo Lonzoy A.,Lic. Arturo Gamarra Tuya, Lic. Aníbal Salazar T.

Luciano Castillo Ing. Grover Mejía Osorio, CPC Leoncio Calla Dávila,Lic. Oscar Casanova V., Lic. Rubén Tiza Casas

Chota Ing. Grover Mejía Osorio, CPC María Marcelo M.,Lic. Mario Zumaeta Gómez, Lic. José Espinel Sante

Chavín Ing. Ernesto de Olazaval, Lic. Julio Guzmán Rojas,CPC Abel Becerra G., Lic. Raúl Vidal Verau

Junín Ing. Luis Reyes V., CPC Alberto Gallegos P.,Lic. Arístides Tejada A., Lic. Elva Martínez G.

Pasco Ing. Luis Reyes V., CPC Williams VeintimillaLic. Ricardo Quijada M., Lic. Edgard Gómez G.

Moquegua Lic. Raúl Ueda Sato, CPC Eulogio Marrufo S.Lic. Darío Gutiérrez G., CPC David Tuesta B.

Chanka Lic. Raúl Ueda Sato, CPC Oscar Arias PérezLic. Néstor Anchante M., Lic. Julia Sarria R.

Ayacucho Ing. Grover Mejía Osorio, CPC Leoncio Calla Dávila,Lic. Oscar Casanova V., Lic. Rubén Tiza Casas

Huancavelica Ing. Grover Mejía Osorio, CPC María Marcelo M.,Lic. Mario Zumaeta Gómez, Lic. José Espinal Sante

Puno lng. Ernesto de Olazaval, CPC Alfredo Lonzoy A.,Lic. Arturo Gamarra Tuya, Lic. Anibal Salazar T.

Madre de Dios Ing. Ernesto de Olazaval, CPC Abel Becerra G.,Lic. Julio Guzmán Rojas, Lic. Raúl Vidal Verau

Ica Ing. Luis Reyes Valencia, CPC Alberto Gallegos P.,Lic. Arístides Tejada A., Lic. Elva Martínez G.

Tumbes Ing. Luis Reyes Valencia, CPC Williams Veintimilla,Lic. Ricardo Quijada M., Lic. Edgard Gómez G.

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REGION/SUBREGIÓN EXPERTOS DE SALUD

Cusco Lic. Raúl Ueda Sato, CPC Eulogio Marrufo S.,Lic. Darío Gutiérrez G., CPC David Tuesta B.

Abancay Lic. Raúl Ueda Sato, CPC Oscar Arias Pérez,Lic. Néstor Anchante M., Lic. Julia Sarria R.

Piura Ing. Grover Mejía Osorio, CPC Leoncio Calla Dávila,Lic. Oscar Casanova V., Lic. Rubén Tiza Casas

La Libertad Ing. Grover Mejía Osorio, CPC María Marcelo M.,Lic. Mario Zumaeta Gómez, Lic. José Espinal Sante

Lambayeque Ing. Ernesto de Olazaval, CPC Alfredo Lonzoy A.,Lic. Arturo Gamarra T., Lic. Aníbal Salazar T.

Jaén Ing. Ernesto de Olazaval, CPC Abel Becerra G.,Lic. Julio Guzmán Rojas, Lic. Raúl Vidal Verau

San Martín Ing. Luis Reyes Valencia, CPC Alberto Gallegos P.,Lic. Arístides Tejada A., Lic. Elba Martínez G.

Loreto Ing. Luis Reyes Valencia, CPC Williams Veintimilla,Lic. Ricardo Quijada A., Lic. Edgard Gómez G.

Tacna Lic. Raúl Ueda Sato, CPC Eulogio Marrufo S.,Lic. Darío Gutierrez G., CPC David Tuesta B.

Arequipa Lic. Raúl Ueda Sato, CPC Oscar Arias Pérez,Lic. Néstor Anchante M., Lic. Julia Sarria R.

Amazonas CPC Dalia Jaimes S., Lic. María Fernández C.,Lic. Elmer Saénz Ostos

Ucayali Eco. Ciro Echegaray Peña., CPC Berta Arata Caceres,Lic. Gabriela Palomino M.

Huánuco Eco. Ciro Echegaray Peña, CPC Berta Arata Cáceres,Lic. Gabriela Palomino M.

Junín CPC Dalia Jaimes S., Lic. María Fernández C.,Lic. Elmer Saénz 0.

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ASISTENCIA TÉCNICA EN ELSISTEMA DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA

Áreas críticas

1. Carencia de un MOF y un Manual de Procedimientos Administrativos y Conta-bles.

2. El personal encargado de la Oficina de Contabilidad y Tesorería en el ámbito delos UTES, hospitales y centros de salud carece en su mayoría de la formación,experiencia y capacitación para conducir dicho sistema.

3. Desconocimiento por parte del personal de la Oficina de Contabilidad y Tesore-ría de las nuevas directivas emanadas por el MINSA.

4. No es suficiente el personal técnico de planta. Casi el 80 % del personal querealiza la función de revisar las rendiciones de cuentas es contratado.

5. Falta de capacitación previa del personal que asume las funciones de manejoadministrativo de la Cuenta por Encargo.

6. Se carece de un software de computadora para el registro de los libros contables.El procesamiento manual de los libros contables, auxiliares y control de las cuen-tas por encargo, hace que la anotación de las operaciones financieras sea lenta yengorrosa, hecho que no permite contar con información actualizada.

7. La inadecuada programación presupuestal de los recursos de la cuenta por en-cargo origina que se reciban remesas, cuyos montos y fines no son conocidosoportunamente por los coordinadores de los programas, lo cual limita un ade-cuado y racional uso de estos fondos.

8. En varias Subregiones de Salud, los responsables del área de contabilidad tam-bién ejercen la función de tesoreros, siendo incompatible la doble función.

9. No existe suficiente coordinación de las Oficinas de Planificación con los coordi-nadores del Programa Salud Básica Para Todos del MINSA, a fin de disponerinformación actualizada de los fondos asignados.

10. En todas las Regiones y Subregiones de Salud, el Balance General no se encuen-tra correctamente sustentado en lo que respecta a los activos fijos, por falta de uninventario físico valorizado.

11. La falta de títulos de propiedad de los bienes inmuebles en posesión de losestablecimientos de salud, no permite la presentación adecuada del patrimoniode la entidad.

12. En los balances generales existen saldos significativos por concepto de anticiposrecibidos.

13. En la mayoría de las Regiones y Subregiones de Salud el personal de las oficinasde Economía encargado del manejo de las cuentas por encargo, es frecuente-mente cambiado y/o su permanencia en el cargo es reciente.

14. Las unidades de Tesorería no cumplen con la norma de contabilidad referida aluso del sello fechador PAGADO en los documentos que sustentan las operacio-

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nes financieras tales como facturas, boletas de venta, recibos y otros. Esto posibi-lita que dichos documentos puedan ser presentados varias veces para su pago.

15. La infraestructura administrativa de la Oficina de Contabilidad y Tesorería (Eco-nomía) es reducida, situación que limita el normal funcionamiento de sus unida-des orgánicas como la Área de Tesorería, que no tiene independencia y seguri-dad para los fondos y valores que custodia.

16. No existe una coordinación fluida y permanente entre las oficinas de Economíay Logística, y entre éstas con los coordinadores de los Programas y las UTES oZONADIS.

17. No existe control por parte de las Direcciones Regionales y Subregionales deSalud, sobre la aplicación de las �Normas para la Utilización y Presentación de laInformación de los Ingresos Propios�, recaudados en la Dirección Subregional deSalud.

18. Hay deficiencia en el control del manejo y la administración de los recursos delas cuentas por encargo.

19. La cobertura de los servicios de salud en los centros y puestos de salud se velimitada, porque no se utiliza a plenitud los recursos asignados a estos estableci-mientos por el Programa de Salud Básica para Todos, en lo que se refiere alcontrato del personal médico y asistencial.

20. No se tiene un Plan de Supervisión hacia los establecimientos de salud.

21. Los coordinadores de los Programas disponen de limitados recursos económi-cos, lo cual no les permiten ejecutar acciones de supervisión.

22. En las Regiones y Subregiones de Salud carecen de una supervisión programadapermanente hacia los órganos desconcentrados como son las UTES, ZONADIS,hospitales, centros y puestos de salud.

23. No se tiene implementado el Área de Control Previo.

Actividades y logros

1. Se ha presentado un proyecto de directiva sobre �Ejecución y Rendición Docu-mentada Oportuna de las Remesas por Encargo�, que establece los plazos máxi-mos para cada una de las etapas del proceso de recepción, conocimiento, distri-bución, ejecución y rendición documentada oportuna de las rendiciones.

2. Con el propósito de establecer que el uso de los fondos recibidos se enmarquedentro del presupuesto autorizado, se presentó el proyecto de directiva sobre�Normas de Ejecución, Control y Modificaciones Presupuestales�.

3. Se remitieron Notas de Asistencia Técnica a los Directores Regionales ySubregionales, con copia al Director de Economía, que formulan dos proyectosde cronogramas de metas. Uno para procesar las rendiciones de cuentas porencargo, por las remesas recibidas de enero a julio de 1995, y otro para laentrega de estas rendiciones ante la Oficina General de Administración del MINSA.

4. Se elaboró y presentó para aprobación de las Direcciones Regionales ySubregionales de Salud, la directiva sobre el �Uso de los Libros Principales yAuxiliares y sus Procedimientos�, que precisa los plazos de entrega de informa-

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Asistencia Técnica en el Sistema de Contabilidad y Tesorería

ción contable provenientes de las áreas de bienes, presupuesto y fondos confines de integración contable.

5. Se ha proporcionado el instrumento y la metodología para enseñar la formacomo se debe iniciar y llevar el Libro Encargos, para el control de las rendicionesde las cuentas por encargo.

6. Se dio capacitación al personal profesional y técnico de la Dirección de Econo-mía de las Regiones y Subregiones de Salud, sobre el procedimiento contable delas cuentas por encargo mediante el desarrollo de casos.

7. Se organizaron talleres de capacitación para los trabajadores de la Oficina deEconomía, los coordinadores de los Programas, y los responsables de las Unida-des de Economía. En estos talleres se trataron temas referidos a las rendicionesde cuentas por encargo, las técnicas de control previo, las técnicas de supervi-sión, el procedimiento simplificado de los sistemas de logística, presupuesto ytesorería, la ejecución presupuestal, el manual de organización y funciones, y loslibros principales y auxiliares.

8. Se presentaron para consideración y aprobación de los Directores Regionales ySubregionales de Salud, los siguientes proyectos de Resolución Directoral y Di-rectivas:

� �Procedimiento Simplificado de los Sistemas de Logística, Presupuesto y Te-sorería, para la Adquisición Directa de Bienes y Servicios Programados�, através de la cual se pretende racionalizar los esfuerzos y trámites administra-tivos.

� Directiva: �Coordinación de las Unidades Orgánicas de la DirecciónSubregional de Salud�, mediante la cual se establece un mecanismo perma-nente de trabajo, para la correcta y oportuna ejecución del presupuesto apro-bado por fuentes de financiamiento, en esta directiva se establece un �Comi-té de Coordinación� permanente.

� �Normas y Procedimientos para la Autorización de Pasajes, Viáticos y Asig-naciones en Comisión de Servicio�, dentro del territorio nacional de acuerdoa los dispositivos legales vigentes.

� �Uso del Fondo para Pagos en Efectivo, para la Ejecución de los Programaspor Encargo�, con el propósito de agilizar la atención en Comisión de Servi-cios Urgentes.

� �Normas para la Utilización y Presentación de la Información de los IngresosPropios, Recaudados en la Dirección Subregional de Salud�, para que seanejecutados de acuerdo con la Ley Marco del Proceso Presupuestario para elSector Público.

� �Modelo de Contrato de Locación de Servicios�, orientado especialmentepara la ejecución de la partida Servicios No Personales del Programa SaludBásica para Todos.

9. Se presentó un proyecto de Resolución Directoral y Directiva sobre un �Progra-ma de Monitoreo y Supervisión Administrativa�, a través de la cual se busca:

� Organizar un Programa de Monitoreo y Supervisión de los sistemas adminis-trativos hacia los hospitales, centros y puestos de salud.

� Organizar e implementar el Área de Control Previo.

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Recomendaciones

1. En el transcurso de la revisión y evaluación de las cuentas por encargo, se pudoapreciar que el Área de Presupuesto de las oficinas de Economía de lasSubregiones de Salud era el encargado de la rendición de las remesas por encar-go, en lugar del Área de Tesorería al que corresponde esta función. A fin desuperar esta interferencia de funciones se hizo las recomendaciones correspon-dientes, asignándole al Área de Tesorería los recursos humanos para dicha labor.

2. Continuar con la asistencia técnica por parte de las propias Regiones y Subregionesde Salud, para que el personal del área contable lleve y registre correctamente losLibros Auxiliares de Banco y Caja.

3. Instalación de un software de computadora de registro de libros contables.

4. Se recomendó a las Direcciones Regionales y Subregionales, mediante Notas deAsistencia Técnica, establecer una política interna de personal que garantice elcumplimiento de las siguientes acciones:

� Estabilidad relativa en el cargo del personal responsable del manejo de lascuentas por encargo, previa evaluación de su desempeño laboral.

� Capacitación previa antes de asumir las funciones de ejecución y rendiciónde las cuentas por encargo.

� Entrega documentada del cargo ante eventual reemplazo.

� Exigencia de un perfil y requisitos para desempeñar el cargo de Director dela Oficina de Economía, debiendo seleccionarse a la persona mediante con-curso.

5. Se sugirió a los directores que dispongan la compra inmediata de sellos fechadorescon la denominación PAGADO, para que se utilicen en los documentos quesustentan las operaciones financieras.

6. Se recomienda desarrollar un programa intenso de capacitación, previa evalua-ción del personal que asumirá las funciones administrativas, en el ámbito de lasUTES y ZONADIS.

7. Que la remisión de fondos a la Subregión se efectúe en su oportunidad, respe-tando los montos y partidas específicas incluidos en los requerimientos.

8. Implementación del Programa de Monitoreo y Supervisión Administrativa, comouna forma de capacitar al personal de los órganos desconcentrados, el mismoque deberá estar a cargo de los funcionarios y servidores de las oficinas de Eco-nomía, Logística y Personal de las Regiones y Subregiones de Salud, y, de serposible, del Programa de Capacitación y Apoyo a la Gestión del MINSA.

9. Difundir permanentemente las normas legales propias de los sistemas adminis-trativos para conocimiento de todos, en especial del personal de las UTES,ZONADIS, centros y puestos de salud, que tiene menos oportunidad de accedera dicha información.

10. Mejorar la calidad de las unidades productivas de servicios de salud de los hospi-tales de las Regiones y Subregiones de Salud, para que asuman la responsabili-dad de conducir su gestión en forma autónoma y rentable.

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ASISTENCIA TÉCNICA EN ELSISTEMA DE LOGÍSTICA

Áreas críticas

1. Carencia de un MOF y un Manual de Procedimientos Administrativos.

2. Escasa capacidad técnica del personal, debido a la falta de preparación y capaci-tación.

3. Rotaciones frecuentes en el cargo de Jefe de Logística, con trabajadores que notienen la capacitación necesaria para ejercer dicho cargo.

4. El personal médico es cambiado frecuentemente y no cumple con hacer la entre-ga formal del cargo, en especial de todos los bienes de capital asignados.

5. En las Regiones y Subregiones de Salud hay ausencia de control en este Sistema.

6. No se aplican los instrumentos básicos de gestión como el Plan Operativo, Cua-dro Anual de Necesidades, Presupuesto Valorado, Plan de Obtención, Cuadro deAdquisiciones, Cuadro de Suministros y Registro de Proveedores.

7. Las compras las realizan áreas ajenas al Departamento de Compras (CuerpoMédico, Comité Farmacológico, Nutrición, Farmacia, Laboratorio, etc.), constitu-yendo muchas veces este departamento, una simple oficina de regularización decompras que nunca realizó y que tampoco despachó. Las compras se realizan enforma directa y con una sola cotización.

8. Las compras que se realizan con recursos propios no obedecen a una programa-ción, sino a las especificaciones que el sistema de economía establece, que enmucho de los casos no tiene relación o concordancia con las necesidadesinstitucionales.

9. No hay una numeración correlativa y pre-impresa de la documentación que seemite.

10. El sistema de economía es el que establece los montos de las partidas de bienesy servicios, y determina que cantidad debe gastarse en las canastas de alimentosde los trabajadores, sin considerar las necesidades prioritarias de la institución(hospitales). Del 100 % de los recursos propios el 40 % se destina para el gasto dela canasta de víveres de los trabajadores (administrativos, médicos, estudiantesinternos, etc.).

11. No hay una programación de bienes y servicios, y se hace mal uso de la modali-dad de compras directas, desconociéndose el monto adquirido por cada una delas partidas presupuestales y su evaluación respecto a los planes operativos.

12. Existe la idea que la modalidad de compra por concurso o licitación pública nofunciona en las Subregiones, por ello, las autoridades no establecen como políti-ca interna esta modalidad de adquisición.

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13. Se desconoce cual es el gasto que demandan las áreas que prestan servicios a lospacientes y que generan recursos propios, por ello, no se sabe si los precios otarifas que se cobran están por debajo de su costo real.

14. Las tarifas de los honorarios médicos no están definidas, muchos médicos seniegan a presentar sus recibos de honorarios profesionales.

15. No existe un sistema de costos que permita determinar y mantener actualizadala tarifa de los servicios hospitalarios. Se dan casos en que los costos de losmateriales usados sobrepasan la tarifa cobrada.

16. En los hospitales se expenden medicamentos con precios que están por encimade los precios comerciales de venta en las farmacias particulares, hecho quegenera distorsión en los precios y /o sobreexistencias por falta de rotación.

17. No hay uniformidad en la prescripción de recetas por parte del cuerpo médico.En muchos casos se receta medicamentos de marca y no los genéricos, creandomalestar en la población usuaria porque los centros de salud u hospitales notienen dichos medicamentos.

18. Frecuentemente se observa superposición de funciones. La Dirección de Conta-bilidad y Tesorería pretende controlar las acciones ya ejecutadas por parte de laDirección de Logística, generando duplicidad de funciones y pérdida de tiempo.

19. Falta de capacitación del encargado de realizar las compras en el manejo desistemas computarizados, por ello no se puede desarrollar el sistema automatiza-do de Registro de Proveedores. Todavía los proveedores son presentados y reco-mendados por la Dirección de Administración.

20. Los proveedores rechazan ser registrados, señalando que no les conviene comer-cializar con la institución porque no existe capacidad de negociación con laSubregión de Salud en forma permanente, transparente y confiable.

21. Existe informalidad en el campo comercial, especialmente entre los proveedoresde víveres frescos, éstos se niegan a entregar facturas o boletas de ventas.

22. En los Hospitales de Apoyo existe usurpación de funciones y dualidad de mandopor parte de la Oficina de Contabilidad, debido a que es ésta la que finalmentedefine a quién se paga y/o a quién se compra.

23. Falta de apoyo de las Direcciones Regionales, Subregionales y hospitalarias, paraotorgar al personal encargado facilidades de recursos, viáticos, movilidad, etc.,para que se verifique y controle las existencias patrimoniales en las UTES, cen-tros y puestos de salud.

24. Falta de control en las compras de ítems que figuran sin precios. Además, sedespachan del almacén bienes sin precios y sin una orden de compra que losustente.

25. Por desconocimiento de las normas para la baja de bienes, no se evalúa el estadode los bienes de cada uno de los equipos hospitalarios o médicos.

26. No existen inventarios personalizados de la tenencia de los bienes que obran enpoder o en uso de los médicos y/o el personal asistencial de los hospitales.

23

Asistencia Técnica en el Sistema de Logística

27. No se aplican sanciones administrativas y /o económicas por la pérdida o dete-rioro negligente de los bienes patrimoniales de propiedad de la Subregión deSalud.

28. Se considera crítico el desconocimiento de:

� Saldos de medicinas con fechas de vencimiento de los diversos programas.

� Inventarios de almacenes de bienes generales.

� Inventarios de activos fijos.

� Inventarios de bienes dados de baja.

� Inventarios de bienes inservibles.

� Inventarios ambientales.

� Inventarios personales.


1. Se organizó talleres en los que participó todo el personal vinculado al sistemaadministrativo de logística.

2. Se evalúo al personal de las áreas de abastecimiento aplicando las pruebas deconocimiento sobre aspectos típicos del sistema de abastecimiento.

3. Se distribuyó un compendio de Normas Generales del Sistema de Abastecimien-to, un manual operativo y material educativo respecto a los contenidos específi-cos tratados en cada taller de trabajo.

4. Se formuló y entregó Notas de Asistencia Técnica con el propósito de exhortar,proponer, sugerir o recomendar acciones de fortalecimiento en la gestión admi-nistrativa del sistema logístico.

5. Se monitoreo y entrenó a los responsables de la función logística, tanto en lasRegiones y Subregiones como en el Hospital Departamental de Apoyo, a fin demejorar la programación del abastecimiento.

6. Se entregó como instrumento de gestión las normas sobre como generar la pro-gramación del abastecimiento tipificando:

� Determinación de necesidades

� Consolidación de necesidades

� Formulación del Plan de Obtención

� Ejecución de la programación

� Evaluación de la programación.

7. Se revisó y analizó las noventa últimas ordenes de compra realizadas vía adjudi-cación directa.

8. Se logró que existiera coordinación con el sistema de contabilidad y tesorería, sediseñó y se propuso para todas las Regiones y Subregiones un proyecto de direc-tiva para regular la operación de compras por adjudicación directa.

9. Se logró concertar con los responsables de los programas verticales a fin deprogramar las compras, descongestionando las compras de muy bajo costo.

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10. Se comprometió la participación de un Comité de Compras para la apertura desobres que contienen cotizaciones a fin de garantizar la transparencia de lasadquisiciones, respaldada por un Registro de Proveedores.

11. Se dejó a los responsables del órgano de logística instrucciones para agilizar lascompras para por Caja Chica.

12. Se logró establecer que las cotizaciones se recepcionen en sobre cerrado y seanabiertos por un Comité de Compras.

13. Se entregó un prototipo de ejecución básica para la modalidad de adjudicacióndirecta en el ámbito sub-regional proporcionado por el MINSA.

14. Se concertó con las áreas de Contabilidad, Tesorería, Inspectoría y Logística (Com-pras - Almacenes) para las compras por adjudicación directa, comprometiéndosela Oficina de Economía a informar a todos los Programas de sus saldos a lafecha. De igual forma se solicitó que esta oficina proyecte y formule un flujo decaja, a fin de ser coherentes con los montos comprometidos en las comprasmensualmente.

15. Se entregó a los responsables de los órganos de logística de las Subregiones deSalud modelos de �Bases para llevar a cabo un concurso público de precio�,conteniendo una explicación detallada.

16. Se coordinó con la Oficina de Contabilidad y Tesorería, así como con el área dePresupuesto, para propender a que las compras se realicen bajo la modalidad deconcurso y licitación.

17. Se coordinó con los responsables de los Programas respecto a la necesidad deprogramar el abastecimiento de manera mensual y trimestral, con el propósitode prever las compras y garantizar un abastecimiento óptimo.

18. Se entregó un modelo de Registro de Proveedores para que sea implementadotanto en las Subregiones como en los hospitales.

19. Se coordinó con los Directores Regionales y Subregionales de Salud para queencuentren la forma de asegurar un grado de estabilidad de la persona queejerce el cargo de Jefe de Logística, explicándoles los inconvenientes de las rota-ciones frecuentes.

20. Se coordinó con los jefes de abastecimiento de las sedes sub-regionales, paraque los trabajadores que han asistido a los talleres de trabajo y los que hanrecibido asistencia técnica no sean cambiados o reubicados del área de Logísti-ca, cuando menos por un lapso de seis meses.

21. Se coordinó con el responsable del área de Racionalización (en las Subregionesque cuentan con esta área) acerca de la posibilidad de apoyar y asesorar al órga-no de Logística y al de Economía, en el desarrollo del MOF y en la formulación delos manuales de procedimientos administrativos para los diferentes procesos delsistema de logística y del sistema de economía.

22. Se abrió un Cuaderno de Actas para registrar los acuerdos concertados entre lossistemas.

23. Se inició y se regularizó en algunos casos, la toma de los siguientes inventariosfísicos:

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Asistencia Técnica en el Sistema de Logística

� Almacenes de la Dirección Regional/Subregional.

� Medicamentos con fecha de vencimiento.

� Bienes de capital por cada una de las áreas de los hospitales.

24. Se discutió en los talleres de capacitación la problemática de los bienes dados debaja, entregándose como instructivo a los participantes el clasificador por objetodel gasto y normas referidas a la baja de bienes.

Recomendaciones

1. Que los recursos propios captados por las diferentes áreas de los hospitales seinviertan o reviertan en el mejoramiento de las mismas, especialmente en larenovación de equipo y en el mejoramiento de su infraestructura, programandoracionalmente las compras para su mejor funcionamiento.

2. Convocar al personal responsable de la programación de los establecimientos dela periferia (centro de salud y postas médicas) para que conozca la metodología ycontribuya en la formulación de la programación del abastecimiento a nivel sub-regional. El responsable de la Dirección de Administración debe apoyar el logrode esta meta.

3. Los ingresos por tarifas de honorarios médicos deben ser canalizados por Caja.

4. Todos los insumos, materiales, medicinas y otros bienes y/o servicios deben seradquiridos por el sistema de logística.

5. Los médicos deben recetar medicamentos genéricos, evitando crear desconcier-to y malestar entre los usuarios.

6. Prohibir que otras áreas ejecuten compras en forma directa, para evitar la satura-ción de las regularizaciones que realizan las áreas de compras y los almacenes enla gestión administrativa del abastecimiento.

7. Se sugiere la instalación de un software de computadora que contenga el mode-lo de registro y control automático de los proveedores.

8. Cada proveedor debe ser evaluado, exigiéndosele como requisito mínimo paraser considerado, el último balance presentado a la SUNAT y su declaración jura-da de la renta.

9. Desarrollo de un software de computadora que contenga programas de soporteque faciliten el registro, el control y el mantenimiento de los proveedores.

10. El modelo propuesto de Registro de Proveedores debe ser evaluado permanente-mente por los órganos de control interno y/o previo de las Subregiones.

11. El responsable de compras debe capacitarse en el uso de computadoras paragarantizar el desarrollo y el mantenimiento del sistema automatizado del Regis-tro de Proveedores.

12. Se recomendó la creación de la función de programación en los órganos deLogística de las Subregiones visitadas, ya que no se encuentra implementada.

13. Prohibir en los Hospitales de Apoyo Departamental la existencia de gremios quecomercializan la venta de servicios para beneficio de ciertos departamentos, como

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es el caso de las fotocopias. Este servicio se presta usando la infraestructura delhospital, sin que ingresen a Caja los fondos que se recaudan.

14. Se recomendó utilizar un Formato de Inventario de Bienes asignados al perso-nal, para controlar la tenencia del patrimonio.

15. Se recomendó que el órgano de Logística controle y evite que se compren ydespachen bienes sin precios que carecen de Orden de Compra.

16. Se propuso que se constituyan Comités de Baja e Inventarios Permanentes encada una de las Regiones y Subregiones y hospitales.

17. Se recomendó que el MINSA, a través de sus órganos rectores de los diversossistemas administrativos, estudie, analice, evalúe y establezca políticas a nivelnacional sobre:

� Condiciones de aceptación de donaciones, para evitar:

- Donativos de medicamentos con fechas próximas a vencer.

- Donativos con precios unitarios superiores a los precios actuales decompra en el mercado.

- Donativos de equipos y/o maquinaria motorizados inoperativos.

� La utilización de criterios técnicos para elaborar las tarifas de cada uno delos servicios que se prestan en los hospitales.

� La correcta administración de la toma de inventarios físicos y la correspon-diente actualización de sus saldos.

18. Se sugirió que el cuerpo médico, en concordancia con los dispositivos legalesvigentes, uniformice la prescripción de recetas con medicamentos genéricos, yaque el hospital o centro de salud no suministra medicamentos de marca.

19. Se requiere la participación del órgano rector de Logística del MINSA en la reso-lución de los problemas críticos a nivel nacional, para que la dirección de cadaRegión y Subregión este convencida de los cambios de política que busca lograrel ministerio.

20. Se recomendó que los responsables de conducir la política de salud y laoperatividad de los sistemas administrativos, sean profesionales especialistas encada sistema.

21. Se recomendó que después de cuatro meses de cada asistencia técnica se realiceun monitoreo o seguimiento, considerando que debe continuarse con el procesode capacitación y entrenamiento al personal de las Regiones y Subregiones deSalud.

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ASISTENCIA TÉCNICA EN ELSISTEMA DE PERSONAL

Áreas críticas

1. El Cuadro de Asignación de Personal (CAP) y el Presupuesto Analítico de Perso-nal (PAP), se encuentran desactualizados y no tienen la debida aprobación en lamayoría de las Subregiones de Salud.

2. No existe un Manual de Organización y Funciones (MOF).

3. No se cumple con las evaluaciones de personal.

4. No existen programas de capacitación.

5. Existe un gran número de personal asistencial que realiza funciones administra-tivas y cobra como asistencial.

6. Existen normas de austeridad y control que impiden contratar personal de buennivel.

7. Se ha comprobado que más del 80 % de los directores de las Regiones ySubregiones de Salud, UTES (Unidad Territorial de Salud), hospitales y UBASS(Unidad Básica de Administración de Servicios de Salud), está desempeñandofunciones mediante �encargaturas de cargo�, sin haber sido designado medianteResolución Suprema, incumpliendo la Ley 25515.

8. En la totalidad de las Subregiones de Salud se detectó que la asignación defunciones se da de manera verbal o por memorándum.

9. La mayoría de las Subregiones de Salud carece de pruebas instrumentales quepermitan evaluar la calidad de las sanciones impuestas.

10. En casi todas las Subregiones de Salud (excepto Ayacucho, Cusco, Madre deDios y Piura), las incorporaciones al régimen de la Ley 20530 tienen serias irre-gularidades.

11. Existe descontento y falta de motivación en el personal del sector, por las diferen-cias remunerativas entre el personal permanente y los focalizados.


1. Se organizó talleres en los que participó todo el personal vinculado al sistemaadministrativo de personal.

2. Se difundió las normas relacionadas con los procesos disciplinarios, lasimplicancias de las faltas cometidas y la naturaleza de la sanción en los aspectoscivil, penal y administrativo.

3. Se aplicó una encuesta anónima destinada a investigar acerca del clima laboralen las Regiones y Subregiones de Salud, lográndose el siguiente resultado:

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� El 44 % de los servidores no se encuentra satisfecho con su labor, de esteporcentaje el más alto comprende a los profesionales de las sedes de lasRegiones y Subregiones y hospitales, y la diferencia corresponde a los técni-cos administrativos.

� El 56 % que manifiesta agrado por las labores que realiza, comprende a losauxiliares y profesionales de la salud, en este grupo se encuentran los quereciben beneficios del Programa de Salud Básica para Todos.

4. De los resultados de las encuestas aplicadas se deduce que el tipo de capacita-ción que espera este personal es, mayoritariamente, el de asistencia técnica y noel de dictado de cursos.

Recomendaciones

1. Se propuso a los directores de las 27 Regiones y Subregiones de Salud, la elabo-ración de proyectos de resolución regionales, para la calificación de los cargos deconfianza que deben permanecer en las reparticiones públicas, y para darle con-sistencia a las encargaturas en las áreas de personal, logística, contabilidad ytesorería.

2. Se recomendó que la norma de ascenso de profesionales de salud sea revisada,modificada y adecuada a la realidad nacional, en lo que respecta a la calificaciónprofesional, porque dicha norma exige que el profesional de la salud reúna requi-sitos que no puede alcanzar.

3. Debe aprobarse una norma que regule con claridad los alcances de aplicaciónde las compensaciones económicas, mediante la modalidad de guardias hospita-larias, guardias comunitarias y racionamiento.

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ASISTENCIA TÉCNICA EN ELPROGRAMA DE SALUD BÁSICA PARA TODOS (PSBPT)

Áreas críticas

1. La falta de programación en la ejecución de los recursos del Programa genera elincumplimiento de las normas, así como la inadecuada e inoportuna asignaciónde los recursos.

2. La programación de los requerimientos de los Programas no obedece a la realsituación en la que se hallan los establecimientos de salud urbano-marginales,así como los puestos de salud rurales alejados, donde no existen vías de comuni-cación de acceso rápido y todavía no ha llegado la visita de inspección de lossupervisores del PSBPT.

3. La evaluación físico-financiera señala un bajo nivel de eficiencia respecto al gas-to.

4. La capacidad operativa de las unidades administrativas de las Regiones ySubregiones es limitada, teniendo en consideración que la asignación de recur-sos vía Programas es cada vez mayor y las limitaciones para contratar personaladministrativo persiste.

5. La remisión de los fondos por encargo, generalmente se hacen con retraso o noestá de acuerdo con los requerimientos de los programas.

6. Hay casos en que los fondos son insuficientes o por decisión unilateral de losniveles superiores la remisión de fondos se hace para programas que no losrequieren con la urgencia de otros y en montos superiores a sus necesidades.

7. La supervisión se cumple con limitaciones, una de ellas es el perfil de los super-visores macroregionales, que no se ajusta a las exigencias del Programa.

8. Hay un gasto excesivo en viáticos por la compra de algunos bienes en la capitaldel departamento o en Lima, el número de personas que se desplaza y los díasutilizados para tal gestión no está en relación al monto e importancia de lacompra.

9. La programación se formula, en algunos casos, sobre supuestos que no se condicencon la realidad existente en los establecimientos de salud más necesitados y queen su mayoría están ubicados en las zonas más pobres y alejadas de las urbes.

10. No hay un control adecuado de la asistencia y permanencia del personal sujeto ala ampliación de horario, notándose ausencias e incumplimiento de horario, si-tuación que se atribuye a la falta de personal para el control de la asistencia ypermanencia y a la lejanía de los establecimientos.

11. Los encargados de la administración de personal desconocen los procedimien-tos y normas de contratos por la modalidad de servicios no personales.

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Recomendaciones

1. Es necesario definir una alternativa de manejo que permita recuperar capacidadde gestión en lo administrativo, en un muy corto plazo.

2. Se podría mejorar las transferencias de remesas de fondos si éstas fueran en elámbito de Programas y Sub-Programas.

3. Se recomienda, a pedido de todas las Regiones y Subregiones de Salud, que seinsista en el cumplimiento de los acuerdos de las reuniones efectuadas en 1995,en Chosica y Pachacamac. En ambas reuniones la Oficina General de Adminis-tración del MINSA se comprometió a resolver entre otros puntos, los siguientes:

a) Que la solicitud del requerimiento de fondos mensualizado será consolida-da en el ámbito de la Región y Subregión, para luego ser enviado al MINSA.

b) Que la OGA y la DGSP determinen los montos a girar en atención a lasprioridades y a la autorización de giro.

c) Que la Dirección de Economía haga una sola transferencia por cada Regióny Subregión de Salud.

d) Que los comprobantes de pago se formulen con las partidas específicas co-rrespondientes, de acuerdo a lo solicitado por las Regiones y Subregiones.

e) Que sea de responsabilidad de la Región y Subregión efectuar la distribu-ción de los recursos recibidos, dentro del ámbito de su jurisdicción.

f) Que las partidas diferentes a las solicitadas y autorizadas no sean aceptadascomo gasto, al igual que el sobregiro.

g) Que el MINSA envíe a cada Región y Subregión el presupuesto anual asigna-do a cada Programa de Salud.

h) Que la OGA se comprometa a efectuar las coordinaciones respectivas antela SUNAT, para que se reconozca que los contratos por servicios no persona-les del personal profesional y técnico se ubiquen en la renta de 4ta. catego-ría.

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ASISTENCIA TÉCNICA EN LOSCOMITÉS LOCALES DE ADMINISTRACIÓN DE SALUD

(CLAS)

Áreas críticas

1. Existen más o menos 400 entidades comunales que esperan la autorización desalud para convertirse en CLAS.

2. En algunas Subregiones de Salud como Cusco, Arequipa y La Libertad, existepor parte de los trabajadores de salud una clara intención de boicotear a losCLAS.

3. Existen vacíos legales. De hecho, en la formulación de los Estatutos de los CLAS,el modelo remitido desde Lima se ha aplicado sin tener en cuenta la realidadheterogénea de los establecimientos de salud. En estos Estatutos no están muyclaros la situación jurídica, la autonomía, el régimen económico, la capacidad decontratar y despedir personal, su vinculación con la organización de salud, etc.

4. Se ha generado, en muchos casos, al interior de los CLAS un trato discriminatorioen contra del personal de salud, tanto en lo remunerativo como en la asignaciónde funciones.

5. El personal de los CLAS y el equipo comunal no tienen una relación cordial. Aesto habría que agregar la incertidumbre y el desconocimiento por parte delpersonal del CLAS respecto a su situación laboral y su dependencia funcional yadministrativa.

6. En muchas localidades, la comunidad no se encuentra organizada ni informadarespecto a los CLAS, situación que propicia que el manejo de los mismos quedeen manos de unas pocas personas, dándose lugar a un manejo interesado ypersonalizado de la entidad.

7. En algunos lugares donde se ha creado el CLAS, se estaría dejando en un segun-do plano las actividades preventivo-promocionales de salud, porque el interés deestos comités se centra en la obtención de mayores ingresos, vía la atenciónindividual.

8. La remesa de fondos a los CLAS se efectúa por lo general con retraso, hechoque origina que los jefes improvisen la tarea de programación de gasto y sedesatienda a la población.

9. En la Subregión de Salud de Chachapoyas se ha contratado el servicio de conta-bilidad de un tercero, con la finalidad de que se encargue del procesamiento delos registros contables y las rendiciones correspondientes. Este servicio penalizaa favor de la firma contable las demoras de las rendiciones de cuenta de losCLAS, de tal manera que cuanto más se demoren los CLAS en entregarle suscuentas la firma gana más.

10. Se ha comprobado que la mayoría de los miembros que administran los CLAS,especialmente los que pertenecen a la comunidad, carece de los conocimientos

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básicos sobre lo que es la administración de los recursos, los procedimientos delmovimiento bancario (giros de cheques, depósitos, etc.).

Recomendaciones

1. Se requiere mayor iniciativa de las autoridades de salud regionales y sub-regiona-les para autorizar la creación de nuevos CLAS y para incentivar la creación deotros.

2. Se sugiere la realización de un plan de capacitación, por niveles de instrucción,para los miembros que administran los CLAS.

3. Se sugiere que las Regiones y Subregiones de Salud deberían preparar y difundirentre todos los CLAS de su jurisdicción, directivas para el tratamiento de losingresos propios y contables, funciones y atribuciones que competen a los miem-bros del CLAS y al equipo de salud en los aspectos administrativos y contables,tratamiento tributario, etc.

4. Respetar la autonomía que tienen los CLAS, como organizaciones de derechoprivado, para promover y administrar los recursos humanos, adoptando medidasorganizativas destinadas a mejorar la administración y funcionamiento del esta-blecimiento.

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ASISTENCIA TÉCNICA EN LADIRECCIÓN REGIONAL/SUBREGIONAL DEMEDICAMENTOS, INSUMOS Y DROGAS

(DSRMID)

Áreas críticas

1. La gran demanda de medicamentos origina un permanente desabastecimiento,existiendo quejas de los usuarios de que sus requerimientos no se atienden opor-tunamente, en las cantidades y productos solicitados.

2. Se expenden en los hospitales públicos medicamentos con precios que están porencima de los precios comerciales de venta de las farmacias particulares.

3. Existen donaciones de medicamentos con precios unitarios superiores a los pre-cios actuales de compra en el mercado, siendo más crítica esta situación cuandouna donación constituye �capital de trabajo� para un puesto de salud o postamédica.

Recomendaciones

1. Se recomienda que la DIGEMID realice un estudio estandarizado de los preciosde los medicamentos, para evitar:

� Que los precios de los hospitales estén por encima de los precios comercia-les de las farmacias particulares.

� Las sobreexistencias por falta de rotación. Muchos medicamentos se dete-rioran al cumplirse su fecha de vencimiento.

2. Para que el Programa de Medicamentos no colapse, los directores vienen efec-tuando compras directas a crédito a proveedores varios y con estas existenciasvienen abasteciendo a sus usuarios.

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Anexo 1

Inventario de problemas administrativos críticosde las Redes de Salud

1. Área: Dirección

2. Área: Estructura Funcional

3. Área: Sistema de Información

4. Área: Planificación

5. Área: Recursos Humanos

6. Área: Logística, Almacenamiento y Manejo de Materiales

7. Área: Gestión Financiera

Compilación: Lic. Carlos Saavedra Sánchez

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Anexo 1

ÁREA: DIRECCIÓN

l. La Dirección Subregional de Saludno posee una misión específica delos establecimientos de salud en unhorizonte de tiempo determinado.Al no existir misión, los trabajado-res no saben a dónde dirigir sus es-fuerzos.

2. La Dirección Subregional no poseela información necesaria sobre la si-tuación de salud de su jurisdicción.

3. La Dirección Subregional no cuen-ta con una organización de procesode planificación estratégica.

4. La Dirección no cuenta con indica-dores de gestión destinados a mejo-rar la toma de decisiones.

5. No está definida la responsabilidaden cuanto a la implantación y segui-miento de las políticas y objetivos deproductividad y calidad.

6. No se aprecia en la Subregión unabúsqueda generalizada y sistemáti-ca de la mejora de productividad ycalidad de los servicios.

7. El frecuente cambio de los directo-res de las Subregiones de Salud esun problema de gran magnitud parael desarrollo de los establecimientosde salud. Cada cambio de directorsignifica desconocer los avances lo-grados y comenzar muchas cosasnuevamente de cero.

ÁREA: ESTRUCTURA FUNCIONAL

8. Los instrumentos de gestión, Regla-mento de Organización y Funciones(ROF) y Cuadro para Asignación dePersonal (CAP), se aprueban me-diante normas de diferente nivel: Re-soluciones Regionales y Subregio-nales. Los criterios técnicos para laaprobación de los mismos varían deregión a región.

9. No existe coherencia entre la redac-ción del ROF y del CAP. Mientrasque en el ROF se establece una es-tructura orgánica con cargos y fun-ciones en el CAP se establece unadiferente estructura orgánica concargos distintos.

10. En la mayoría de las Subregionestanto el ROF como el Manual de Or-ganización y Funciones (MOF), apro-bados por sendas resoluciones, enla práctica no se han implementado.

Las Subregiones funcionan con unaestructura orgánica y un CAP �infor-mal�. Este es un problema que vie-ne arrastrándose desde hace variosaños.

11. El CAP no cuenta con una sustenta-ción técnica respecto al número deplazas. Todas las Direcciones Sub-regionales visitadas opinan que elnúmero considerado no es el sufi-ciente (!me falta personal!)

12. La Subregión cuenta con un ROFrígido, con funciones que no ponenénfasis en el trabajo para el logro deobjetivos.

13. El funcionamiento de la estructuraestablecida en el ROF y en el orga-nigrama no está dirigido a satisfacerlas necesidades del cliente interno yexterno.

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14. La estructura orgánica de las Sub-regiones de Salud aprobada a nivelde la Dirección Regional de Salud(DIRESA), considera plazas que noestán financiadas en su totalidad.

15. Se observa que en las planillas seestá pagando a los directivos comoC-4, en lugar de C-3. No existe nor-ma que respalde estas modificacio-nes.

16. EL CAP ha sido aprobado por reso-lución emitida el año 93, sin em-bargo, su puesta en vigor recién serealizó a mediados del 94, observán-dose que hay un año en el que laorganización (incluyendo remunera-ción) ha trabajado con un CAP des-ventajoso.

17. En el CAP no se ha considerado elcargo de F2-Supervisor de progra-ma sectorial I.

18. El CAP presenta las siguientes de-ficiencias:

� Ubicación ilegal de profesio-nales y técnicos.

� Nombramientos no autoriza-dos

� Contrato de personal sin au-torización.

� Ubicación de trabajadores delnivel SPE (Servidor Profesio-nal Especialista) después de lafecha en la que fueron cesa-dos

19. Existe personal nombrado que hasido asignado a cargos de confian-za reteniéndoles sus plazas de ca-rrera. Este procedimiento es co-rrecto, sin embargo, no se está uti-lizando las plazas reservadas paraasignarlas transitoriamente a tra-bajadores de menor nivel que rea-lizan funciones de importanciacomo las de Tesorero.

ÁREA: SISTEMA DE INFORMACIÓN

20. No se aprecian indicadores y/o índi-ces que permitan dirigir los estable-cimientos de salud por datos y ten-dencias. Esta ausencia de indica-dores de gestión da lugar al inme-diatismo (al �yo creo�) en los distin-tos niveles de la Subregión.

21. Los datos estadísticos formulados enel HIS (Health Information System)no son utilizados para el análisis delos indicadores.

22. No se aprecia que la Subregión estéen disposición de garantizar laconfiabilidad y precisión de los da-tos estadísticos elaborados por laUnidad de Estadística.

23. Las unidades de Estadística de lasSubregiones, recientemente han sidoequipadas con computadoras, sinembargo, se observa que el resto delos órganos las utilizan permanen-temente, restando el tiempo que de-ben usarse en el trabajo de estadís-tica.

24. Los documentos que elaboran y pre-sentan las diversas oficinas de laSubregión no están sustentados conestadísticas, gráficos y otras herra-mientas que posibiliten el análisis delos mismos.

39

Anexo 1

ÁREA: PLANIFICACIÓN

25. La Subregión no cuenta con planesen los cuales se especifiquen opor-tunidad, requerimientos de calidad,actividades, cronogramas, etc., cono-cidos por el personal.

26. La Subregión no cuenta con estu-dios de capacidad de producción deservicios de salud.

27. La Subregión no cuenta con perso-nal especializado suficiente paraasignarle las tareas de planificacióny programación.

28. La Subregión no efectúa actividadesde programación y producción deservicios que satisfagan las necesi-dades de salud de la población.

29. Se observa que en la Subregión hayla tendencia a exceder la capacidadde producción de servicios adminis-trativos, creándose situaciones dedesgaste en la labor de producciónde servicios técnicos.

30. Los hospitales continuan adminis-trando centros y puestos de salud.

31. La Subregión no cuenta con políti-cas para orientar sus actividades enfunción de conseguir mejores nive-les de productividad, que asegurenparámetros de costos de salud pla-neados.

ÁREA: RECURSOS HUMANOS

32. La calidad de vida del trabajador, elmejoramiento del nivel de vida y eldesarrollo de las potencialidades in-dividuales y de grupo de los trabaja-dores de la Subregión, no son losmás adecuados.

33. Existen diferentes regímenes labo-rales al interior de los establecimien-tos de salud que dificultan la armo-nía laboral.

34. La búsqueda y la selección del per-sonal contratado con fondos de losProgramas de Salud no están basa-das en los requisitos de las descrip-ciones de cargos.

35. No se cuenta con un sistema de re-muneraciones fijado en función demantener el poder adquisitivo de lostrabajadores y de los resultados dela gestión de salud.

36. En algunas Subregiones la relacióncon el sindicato de trabajadores noes de respeto y entendimiento.

37. No existen planes de capacitación ydesarrollo orientados hacia la forma-ción de un personal capaz de ejecu-tar su trabajo con excelencia, pre-parado para atender al cliente inter-no y externo.

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38. No se cuenta con un sistema de pro-moción de personal interno que tien-da a estimular y motivar al personalde los establecimientos de salud.

39. El personal con cargo de Coordina-dor de Programa es considerado enel rol de guardias hospitalarias. Laobservación radica en que estas per-sonas no realizan labor asistencial.

40. No se paga guardias a los profesio-nales del SERUMS y a los profesio-nales contratados por servicios per-sonales.

41. El personal que asiste a cursos decapacitación los días de asistencia,firma en los cuadernos de registrode horas extraordinarias y cobra sintener derecho a ello.

42. El sistema de control del personalasistencial de los servicios periféricoses deficiente.

43. Los profesionales de la salud que tie-nen labor asistencial, cuando salenen comisión de servicio cambian susturnos de guardias programadospara no perderlos.

44. Se observa que los servidores de laOficina de Personal de las Sub-regiones, desconocen las normasque amparan los derechos de los tra-bajadores. Es la razón por la cualse expiden resoluciones sub-regio-nales que luego son apeladas al go-bierno regional, en donde se reco-noce el derecho de los trabajadoresy se decreta la nulidad de la Resolu-ción Subregional.

El problema se hace más grave cuan-do los reclamantes, una vez que con-siguen el reconocimiento de su de-recho, inician una acción judicial re-clamando sanción para las autori-dades de salud por daños y perjui-cios.

45. La propuesta de modificatoria alCAP vigente en mérito a la R.M. 226-

93, no fue autorizado y aprobado ensu debida oportunidad causandomalestar y desconcierto en el perso-nal.

La dirigencia sindical del Frente Na-cional Unificado de Trabajadores deSalud (FENUTSA) plantea la reade-cuación de los documentos de ges-tión en función a la ubicación, a latarea que realiza el trabajador y a sunivel educativo, contraviniendo lasnormas técnicas y los objetivosinstitucionales.

46. El gobierno regional, encargado dela programación del presupuesto,no coordina con la Subregión de Sa-lud para establecer las prioridadesdel gasto.

47. La Dirección de Personal del MINSAtiene pendientes de respuesta mu-chos expedientes de consulta sobrederechos laborales de los trabajado-res de salud de las Subregiones. Elhecho es que estos expedientes tie-nen algunos más de un año.

48. Existe la presunción que el procesode incorporación de personal al ré-gimen de la Ley 20530 no se ha efec-tuado ajustado a esta norma.

49. Un caso de Ripley:

a) Se solicitó autorización para lacobertura de plazas en serviciosperiféricos determinados, el Mi-nisterio de Economía y Finan-zas (MEF) autorizó la cobertu-ra, pero para localidades no so-licitadas .

b) Surgido este inconveniente el ti-tular del Programa emitió unaResolución Directoral para latransferencia de plazas acordea la necesidad institucional,dando cuenta al titular del Plie-go.

c) Se efectúa el concurso públicopara cubrir las plazas y se soli-cita los fondos respectivos.

41

Anexo 1

d) El MEF observa que no se res-petó su autorización inicial porlo que comunica que no girarálos fondos.

50. Los obreros eventuales no tienen re-solución de nombramiento, pese aesto figuran en el PAP como perso-nal nombrado.

51. Se programan guardias y retenes enlos que se incluye personal que noforma parte del equipo de guardia,sin presencia física y sin una resolu-ción que autorice.

52. Los trabajadores de los órganos depersonal y logística no están entre-nados para gestionar los diferentesregímenes laborales que existen alinterior de las Subregiones.

53. Se ha observado que el personalcontratado por servicios no perso-nales es administrado, en algunoscasos, por la Oficina de Personal.

54. El personal contratado por serviciosno personales asume que su condi-ción le genera �derechos� como: va-caciones, seguro social, etc.

55. El pago de guardias comunitarias encentros y puestos de salud se pro-grama y ejecuta sin autorización dela Dirección Subregional y sin pre-via Resolución del titular del Progra-ma.

56. La Ley 25671 formó parte del recál-culo de la bonificación diferencialcuyo egreso estuvo financiado consaldos de las partidas 01.00 y 04.00.De acuerdo a la interpretación legalefectuada por la Dirección Ejecuti-va de Personal del MINSA, ésta leyno debería formar parte de la boni-ficación en la Subregión de Salud,los hospitales regionales y las direc-tivas provenientes del MINSA (Pro-gramas Verticales, Focalización yPresupuesto Regional) toda vez queexiste diferencias en el monto de los

pagos (S/. 6.00, 10.00 y 13.20 res-pectivamente).

57. En el pago de las horas adicionalesde trabajo existe un tratamiento di-ferente al que señalan las normassobre el particular.

58. No existen políticas claras para laprogramación de horas extras.

En casi todas las Subregiones visi-tadas se puede apreciar constantesreclamos de los trabajadores, porqueellos sienten que la programación dehoras extras no se ajusta a criteriosde eficiencia sino a razones de pa-rentesco y amistad.

59. Las designaciones, nombramientosy reasignaciones se vienen dandoprescindiendo de las normas lega-les vigentes. En el caso de las desig-naciones, el gobierno regional desig-na funcionarios contraviniendo elD.L. 25515. Los nombramientos seefectúan sin la autorización del MEF,en tanto que las reasignaciones seejecutan violando el D.L. 25957.

60. Se requieren normas más precisaspara la cobertura de plazas vacan-tes.

61. El problema del número de plazasvacantes y la cobertura de las mis-mas están en íntima relación con elproblema de la estructura organi-zativa de la Subregión. En tanto nose tenga claro esto, es posible quese siga insistiendo en aumentar elnúmero de plazas (insistiendo en laburocratización).

62. El cuerpo médico dentro de los es-tablecimientos de salud, especial-mente en los hospitales, es una va-riable que resulta difícil de adminis-trar debido a que adopta una cultu-ra privilegiada respecto al resto deprofesionales y técnicos.

63. Se observa la existencia de nombra-mientos de profesionales sin térmi-no de su SERUMS.

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64. En relación a las guardias hospita-larias se observa los siguiente:

a) Programación excesiva de guar-dias.

b) Cambios de turnos con alta fre-cuencia.

c) Regularización extemporáneode los cambios de turnos.

d) La conformación del equipo deguardia, no tiene autorizaciónformal.

65. En relación al �racionamiento� se ob-serva desorden y discriminación, quetrae como consecuencia permanen-tes reclamos.

66. La Subregión actualmente viene la-borando con el PAP del año 1990,sin embargo, hay que recordar quees dentro de ese período que se pro-dujeron las renuncias voluntarias. Araíz de este proceso se han congela-do plazas vitales para el funciona-miento de los establecimientos desalud.

67. Al problema señalado arriba se agre-ga que las plazas vacantes y previs-tas no son consideradas por el MEF.

68. Los aumentos que decreta el gobier-no central no son atendidos por elMEF.

69. Existen dificultades en la transferen-cia de gestión directa para el presu-puesto, en el caso de los pensionis-tas.

70. Los techos presupuestales que otor-ga el MEF no alcanzan para cubrirlos gastos de personal. Se dio el casoque al finalizar el año 1994, el pre-supuesto de la partida 01.00 cubriólas necesidades solamente hasta elmes de octubre.

72. El MEF y el gobierno regional fre-cuentemente hacen caso omiso a loscalendarios que formula la Sub-región de Salud.

71. No existe equidad en la distribucióndel presupuesto que hace laDIRESA.

73. Se observa que el personal técnicoencargado de los procedimientospara el diagnóstico de los pacientesno está suficientemente entrenado.Este problema se agrava, si se tieneen cuenta que los establecimientosno están suficientemente equipados,para garantizar la calidad de los ser-vicios de diagnóstico.

74. Se ha comprobado que en la mayo-ría de las Subregiones de Salud visi-tadas, los trabajadores administrati-vos venden por adelantado sus che-ques de haberes a agiotistas, que co-bran hasta el 20% de intereses.

75. Existen serios problemas en la solu-ción de expedientes de reconoci-miento de derechos adquiridos delpersonal, por la diversidad de crite-rios que aplica la Oficina de Perso-nal del MINSA. Ejemplo: incorpora-ción al Fondo de Pensiones con adi-ción de los años de formación pro-fesional.

76. Demora de la Oficina de Personaldel MINSA en la atención de los re-cursos impugnativos.

77. Desigualdad en los montos por pagode racionamiento, que trae comoconsecuencia la desmotivación delpersonal.

El pago de racionamiento siemprees cuestionado porque no incluye atodo el personal de la Subregión oporque, en algunos casos, tiene ri-betes de favoritismo.

78. La falta de resguardo policial en losestablecimientos de salud urbanos,determina que se produzcan perma-nentes robos y asaltos en agravio delos trabajadores y de la institución.

79. El desempeño de funciones que noguardan relación con los cargos para

43

Anexo 1

los que el personal ha sido nombra-do, origina pagos de remuneracio-nes que no van acorde con el nivel yresponsabilidad correspondientes. Aesto suma, que se utilice personalprofesional (principalmente enfer-meras) para atender funciones ad-ministrativas e incluso secretariales.

80. El pago por los conceptos de racio-namiento y guardias son, en la prác-tica, poco alentadores.

81. Se aprecian constantes reclamos delpersonal administrativo por la dis-criminación que origina el pago dela llamada bonificación especial.

82. Se reclama una mayor autonomíade la dependencia de salud para elpago de los saldos presupuestales,de acuerdo a la realidad económicade la Subregión de Salud.

83. Falta de personal con experiencia,por la renuncia masiva de trabaja-dores, que se acogieron al Progra-ma de Renuncias con Incentivos.

84. Carencia de apoyo de las dependen-cias del organismo central delMINSA, para la cobertura de plazasvacantes.

85. Se observa un exceso de personalcontratado por la modalidad de ser-vicios no personales.

86. El personal contratado bajo la mo-dalidad de servicios no personalesestá reclamando estabilidad en elcargo.

87. Comprobada limitación en el desem-peño de las funciones del cargo, porfalta de capacitación.

88. Asignación de funciones administra-tivas a personal asistencial sin expe-riencia alguna.

89. Las remuneraciones de los siguien-tes profesionales: Administrador,Contador, Ingeniero y Economista,

están por debajo de la remuneraciónmínima que se paga en el mercadolocal.

90. Falta de supervisión en las áreas yunidades por parte de la jefatura depersonal, lo que ocasiona erróneasinterpretaciones al momento de apli-car las normas de personal.

91. Asignación de encargaturas sin le-vantamiento de actas y recepción decargos.

92. Falta de decisión de las autoridadespara sancionar drásticamente al per-sonal conflictivo y reincidente en fal-ta. Demora en la aplicación de san-ciones, por la no apertura de proce-sos administrativos al personal in-disciplinado de la institución.

93. Discrepancia de criterios con la Re-gión para la aplicación del pago desaldos presupuestales.

94. Descoordinación funcional de lossistemas administrativos, por la fal-ta de culminación del proceso de re-organización de la institución.

95. Excesiva programación de guardiasde retén lo que ocasiona pagos in-debidos.

96. Falta de supervisión a los sistemasadministrativos de los servicios peri-féricos.

97. No se aplican las directivas que re-gulan la administración de las guar-dias hospitalarias.

98. Inadecuado control de asistencia ypermanencia del personal.

99. Falta de personal asistencial, a cau-sa de la renuncia de los que se aco-gieron al Programa de Renunciascon Incentivos.

100.Algunos directores de las Subregio-nes impiden la autonomía de loshospitales.

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ÁREA: LOGÍSTICA, ALMACENAMIENTOY MANEJO DE MATERIALES

101.Las Subregiones de Salud mantie-nen un sistema de logística anticua-do.

102.No se tienen bien definidas y orga-nizadas las áreas de almacenes. Seobservan factores y condiciones ne-gativas en la labor de almacenamien-to.

103.Existe en los almacenes de lasSubregiones una enorme cantidadde bienes inservibles: chatarra, me-dicamentos malogrados, etc., que noson dados de baja, en algunos casospor desconocimiento de las normasexistentes para este efecto, en otras,por falta de decisión.

104.Los almacenes visitados no tienenlas condiciones mínimas ni los me-dios adecuados para evitar el dete-rioro del material y los productos al-macenados.

105.La Subregión no efectúa estudiospara optimizar el uso de las áreasde almacén, incluso en algunas deellas se ubican materiales de escri-torio junto con medicinas.

106.Los inventarios de los bienes y delos productos del almacén no estánal día. No existen tarjetas de con-trol visible, etc.

107.Existe una permanente descoordi-nación entre las áreas de logística ycontabilidad, que afecta el desarro-llo de los procedimientos de ambasáreas.

108.Las compras se ejecutan sin autori-zación de la autoridad administrati-va.

109.El mercado local es restringido y losbienes y servicios tienen un altocosto.

110.Desactualización en los métodos decontrol de los registros de bienes pa-trimoniales.

111.Salida de bienes por la portería sinla autorización debida, contandosólo con la autorización del Jefe deServicios.

112.Movimiento de bienes patrimonialessin conocimiento de la unidad com-petente.

113.Las pólizas de entrada y salida debienes se han venido llenando coninformación incompleta y en algu-nos casos equivocada.

114.Falta actualizar los kardex. En lamayoría de las Subregiones visitadaslos kardex están actualizados sólohasta julio de 1994.

La forma de tener actualizados loskardex es utilizando un programa decomputadora (se venden muy fácil-mente), la forma manual como seefectúa siempre originará estos atra-sos.

115.Los almacenes visitados están a car-go de un jefe que, en el mejor de loscasos, cuenta con un ayudante.

116.Desabastecimiento temporal en losnuevos establecimientos de saludcreados.

117.Ambiente inadecuado del servicio decadena de frío. Varios hospitales tie-nen malogrados sus refrigeradores.

118.Carencia de una programación téc-nica, tanto para 1994 como para1995. Esta carencia hace que la Ofi-cina de Logística compre por si mis-ma los materiales de uso médico conlos consiguientes reclamos del per-sonal técnico.

45

Anexo 1

119.La falta de un cuadro de necesida-des ocasiona que se compren bie-nes y servicios en el mercado local aun alto costo.

120.Se están ejecutando compras porparte de los Programas sin conoci-miento de la Oficina de Logística.

121.Se ha comprobado la adquisición di-recta de bienes sin tener en cuentala obtención de tres cotizaciones.

122.Se ha comprobado permanentes ac-ciones de descoordinación del áreade Logística con el área de Farma-cia.

123.En el área de bienes se observa mo-vimiento de materiales sin el con-trol del empleado responsable, asi-mismo se ha visto la salida de bie-nes del local de la Subregión de Sa-lud sin el control de portería.

124.No existe un inventario físico valori-zado actualizado que sustente las ci-fras del balance.

125.Se ha comprobado que los bienesde la Subregión no se encuentrancodificados.

126.En relación al almacén de la Sub-región se ha comprobado la falta deorganización, ubicación, espacio fí-sico y personal técnico y de apoyo,asimismo la falta de información va-lorizada de los documentos de re-cepción. El kardex no está actuali-zado.

127.Los documentos que sustentan el in-greso y salida de bienes no son re-gistrados en forma correcta.

128.La Oficina de Economía informa tar-díamente a la Oficina de Logísticasobre remesas de fondos provenien-tes del MINSA con cargo a Progra-mas de Salud y Programas deFocalización, dificultando su ejecu-ción.

129.El Programa de Focalización infor-ma a la Oficina de Logística de lasremesas, sin el desagregado por Par-tidas Específicas, dificultando la ad-quisición de bienes y servicios.

130.La Oficina de Economía no admiteni aprueba las órdenes de compra yórdenes de salida emitidas por la Ofi-cina de Logística con cargo al ca-lendario aprobado. Esta acción seefectúa tardíamente, luego de pro-ducida la autorización de giro, situa-ción que dificulta el trámite de am-pliación de calendario para el messiguiente. En este caso no se siguelo previsto en el Reglamento Unicode Adquisiciones (RUA).

131.Se observa la emisión excesiva decopias de las Ordenes de Compra(O/C) que emite Logística, debido aque las diferentes secciones de laOficina de Economía las exigen, porla costumbre de �guardar� copias ensus archivos.

132.La Subregión emite, una serie dedocumentos con un excesivo núme-ro de copias, por ejemplo, en algu-nas Subregiones se emite el Pedidode Comprobante de Salida (PECO-SA) hasta con trece copias.

133.Se efectúa el Registro de Proveedo-res, pero no se realiza la evaluaciónde los proveedores con los que tra-baja la institución, según ha nor-mado el Decreto Legislativo 717.

134.Se limita la participación de los pro-veedores al establecerse tarifas porinscripción y reinscripción.

135.Se observa una carencia de inventa-rios físicos actualizados de los bie-nes patrimoniales de la institución.

136.Despacho de mercaderías de laSubregión a las UTES con PECOSAssin valoración, dificultando el regis-tro y emisión de información.

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137.Emisión de pólizas de entrada y sa-lida de bienes del almacén con atra-so.

138.La Oficina de Economía determinael pago de las O/C sin tener en cuen-ta la fecha de los comprobantes enorden cronológico, causando eviden-te malestar entre los proveedores.

139.La Oficina de Planificación no envíacon la debida anticipación el presu-puesto aprobado a la Oficina de Lo-gística.

140.Entrega al proveedor de O/C sinafectación, hecho que no permiteque se reciba y se dé conformidad alos bienes en el almacén, estando suafectación supeditada al presupues-to disponible.

141.Demora excesiva en el trámite de lasO/C y Ordenes de Salida (O/S), yemisión de las O/C con demasiadascopias (original y nueve copias), quese distribuyen en diferentes áreas deEconomía de manera innecesaria,sólo para �archivar�.

142.Se concibe erradamente que el Pro-grama de Focalización se encuen-tra exonerada de las disposicioneslegales que regulan las adquisicio-nes de bienes y servicios no perso-nales.

143.Los contratos por servicios no per-sonales del Programa de Focali-zación se están formulando por pla-zos demasiados cortos (uno y dosmeses), recargando innecesariamen-te la labor de la Oficina de Logísti-ca.

144.Existencia de bienes en estado deinservibles pendientes de baja, en losdiferentes establecimientos de salud.

145.Los inventarios del stock de los al-macenes al 31/12/94, en su mayo-ría se encuentran pendientes o in-conclusos.

146.Formulación de pólizas de entraday salida de bienes de almacén coninformación incompleta.

147.La Oficina de Economía solicita quelas O/C estén previamente firmadasy con el �Recibí Conforme� para ini-ciar el trámite de pago, hecho queatenta contra la eficacia del pago alproveedor previsto en el RUA.

148.La inexistencia de un MOF hace im-precisa la determinación de las fun-ciones en el área de Logística y enlos otros sistemas, ocasionando du-plicidad y confusión de competen-cias.

149.La Oficina de Economía no informaoportunamente a la Oficina de Lo-gística de las remesas de fondos pro-venientes del MINSA con cargo a losProgramas de Salud y Focalización,dificultando su ejecución.

150.El requerimiento de necesidades debienes y servicios por parte de losProgramas de Salud y de Focali-zación se presenta a destiempo, conun plazo demasiado corto para laejecución del gasto.

151.El presupuesto del tesoro públicopara bienes y servicios no persona-les es insuficiente, lo que hace difícilcumplir con las obligaciones míni-mas tanto de la Subregión como delhospital.

152.Existen limitaciones para afrontar lasobrecarga de tareas para ejecutarpresupuestos (remesas) de los Pro-gramas de Salud, Focalización, Con-venio MINSA-MIPE y otros, por cuan-to la Oficina de Logística Subregio-nal carece de elementos necesariosde apoyo como movilidad, compu-tadora, teléfono, etc.

153.Los servicios no personales del Pro-grama de Focalización se están pa-gando sin contar previamente conla constancia de conformidad quese establece en los contratos.

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Anexo 1

Asimismo, no existe un control ade-cuado respecto a la evaluación delcumplimiento de las cláusulas de loscontratos.

154.Se están emitiendo indebidamenteO/C y PECOSAs por concepto depago de racionamiento. De igualmanera se emite indebidamente O/Spor pago de movilidad.

155.Se están emitiendo, vía regulariza-ción, O/C y O/S por gastos menu-dos que efectúan los centros y pues-tos de salud con sus ingresos pro-pios. Las normas al respecto seña-lan que por su naturaleza y cuantíacorresponde que estos gastos seatiendan con Fondos de Caja Chicao Fondos para Pagos en Efectivo.

156.La falta de apertura de la Caja Chi-ca de los Programas de Salud y deFocalización está ocasionando laemisión de O/C por montos dimi-nutos, cuyo costo de trámite es máselevado que los cheques mismos.

157.Los inventarios físicos de bienes pa-trimoniales y del almacén están in-conclusos o pendientes de ejecución.

158.Asimismo, se observa valores exce-sivos de los bienes de activo fijo.Ejemplo: el caso de una cocina dehornilla a kerosene que tiene unvalor insólito de $ 585,000.

159.La inexistencia de un MOF hace im-precisa la determinación de las fun-ciones en el área de logística y enlos otros sistemas, ocasionando du-plicidad y confusión de competen-cias.

160.No contar con un fondo para pagosen efectivo, dificulta la compra debienes y servicios que tiene un cos-to mínimo.

161.El local del almacén sub-regional noreúne las condiciones de tal, es es-trecho e inadecuado para albergarel volumen y diversidad de bienes

que se internan. Este almacén reci-be bienes de la Subregión, de losProgramas de Focalización, Conve-nio MINSA-MIPE y alimentosPANFAR, destinados a los centros ypuestos de salud, comedores, cole-gios y penales.

162.No existe una programación adecua-da por parte de los coordinadoresde los Programas, sobre pedidos demateriales e insumos del almacéndestinados a los servicios periféricos,recargando la tarea de logística.

163.La adquisición de bienes de activofijo es afectada presupuestalmentede manera incorrecta por la partida02.00 bienes, en vez de afectarse porla partida 14.00 bienes no ligados aproyectos de inversión. Esta afecta-ción incorrecta es realizada por laOficina de Economía de la Subre-gión.

164.La elaboración del catálogo de bie-nes no se realiza debido principal-mente al desconocimiento y desac-tualización del personal.

165.Las Subregiones no cuentan en sumayoría con un Registro de Provee-dores actualizado.

166.No se cumple con el proceso de pro-gramación debido a múltiples razo-nes, las dos principales son: la faltade preparación del personal y la tra-dicional cultura de hacerlo todavía�a como salga�.

167.En el proceso de adquisiciones seobserva:

� Acumulación de atención de re-querimientos.

� Regularización de pagos ejecu-tados en los programas y otrosservicios.

� Disconformidad de los usuarios.

� Desconfianza de los proveedo-res.

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� Interferencia en las acciones deadquisición.

168.Los problemas señalados del proce-so de adquisiciones se deben a:

� Imprevistos que se tramitan me-diante memorándums de la Di-rección.

� Adquisiciones realizadas porpersonal ajeno a la Oficina deAbastecimiento.

� Requerimiento sin especificarlas características.

� Reducido mercado para aten-ción de necesidades.

� Pagos con retrasos.

� Usurpación de funciones.

169.Los procedimientos de control de al-macenamiento presenta los siguien-tes problemas:

� No se cumple con las fases.

� Retraso en el ingreso de los bie-nes.

� Existencia de sub-almacenes.

� Almacenaje de bienes y mate-riales sin cumplir con el mante-nimiento.

170.Las causas de los problemas seña-lados son:

� No se cuenta con ambientesadecuados.

� Retraso en la tramitación de do-cumentación.

� Desconocimiento de sus activi-dades.

� Desconocimiento del personal.

171.Existe una acumulación en atenciónde PECOSAs debido al incumpli-miento del cronograma de distribu-ción.

172.Se observa que la entrega de mate-riales se efectúa sin los PECOSAs.

173.Las oficinas de Planificación y deEconomía de la Subregión no infor-man a la Oficina de Logística de loscalendarios mensuales y de las au-torizaciones de giro con cargo a te-soro público que permitan compro-meter servicios y compras.

174.La Oficina de Economía no informaa la de Logística de los calendariose ingresos propios, dificultándose lascompras.

175.Demora excesiva en la afectación delas O/C y O/S, y giros de chequespor parte de la Oficina de Econo-mía de la Subregión.

ÁREA: GESTIÓN FINANCIERA

176.La Subregión no efectúa el controlprevio de sus operaciones contables,por razones atribuibles a la caren-cia de personal contable especiali-zado en el control de la calidad delos documentos.

177.Es común que las Subregiones seencuentren atrasadas en la presen-tación de la información y el regis-tro contable

178.Los inventarios físicos no son pre-sentados en su oportunidad.

179.Las deficiencias encontradas en elregistro de las operaciones, en latoma de inventarios, en el controlprevio y en los atrasos en la presen-tación de la información contable,tiene su fundamento principal en lafalta de preparación del personal delos sistemas de contabilidad, tesore-ría, personal y logística.

49

Anexo 1

180.Se observa que en las Subregionesexisten serias limitaciones para laejecución de los fondos por encar-gos. Existen problemas por las ca-racterísticas de administración decada Programa, por ejemplo, los pro-blemas de ejecución de fondosremesados por el Programa SaludBásica para Todos es diferente quelos del Programa PL 400.

181.Se observa una deficiente distribu-ción del presupuesto de la cuentapor encargo en las Subregiones de-bido, principalmente, al centralismoregional y local. Siempre se priorizael gasto de los establecimientos desalud urbanos en desmedro de losrurales.

182.Los coordinadores de Programas nosiempre actúan con un criterio jus-to para pagar el racionamiento.

183.Las UTES no remiten a la Subregiónla información de la ejecución de losfondos remesados porque carecende equipos y materiales. (Preparar lainformación a mano demora de 10a 15 días, si se contara con una com-putadora esa información estaría lis-ta en no más de un día).

184.La directiva de ejecución del Presu-puesto de Encargos tiene limitacio-nes en cuanto a la ampliación parala ejecución del gasto de 30 a 60días y especialmente en cuanto alconocimiento de la realidad geográ-fica, económica y social del entornode los establecimientos de salud.Existen zonas donde el proveedor demateriales de escritorio es uno soloy además no tiene su RUC. Hay lu-gares donde la SUNAT no tiene unafilial que pueda otorgar el RUC alpersonal que se contrata por servi-cios no personales.

185.Se observa que la entrega de póli-zas es extemporáneo, lo cual origi-na problemas a los proveedores ydescrédito a la entidad.

186.Los responsables de las oficinas decontabilidad, tesorería y logística ig-noran una serie de normas vigentesque regulan dichos sistemas.

187.El gobierno regional dicta normas ydirectivas sobre el sistema contable,tesorería, presupuesto, logística, per-sonal, sin tener presente la unidadde criterio con las normas del go-bierno central. Esto crea caos y con-fusión al momento de la ejecuciónde estas disposiciones.

188.Las oficinas de Economía de lasSubregiones atraviesan por una si-tuación de crisis debido fundamen-talmente a dos carencias:

a) Carencia de personal, en núme-ro y en calidad.

b) Carencia de medios e instru-mentos para efectuar los proce-dimientos de trabajo.

189.Se observa que los inventarios delactivo fijo son irreales, es decir, noresponden a las existencias ni a susvalores.

190.La provisión de beneficios socialeses inconsistente e inoportuna.

191.Tardía entrega del resumen de pla-nillas origina que la Oficina de Con-tabilidad retrase sus operaciones.

192.Se observa que el personal de la Ofi-cina de Contabilidad tiene dificulta-des en la utilización de los formula-rios prenumerados.

193.Existe gran dificultad para el susten-to de gastos en los lugares alejados(no existen comprobantes de pagoautorizados por la SUNAT).

194.Los supervisores de los Programasde Salud no están efectuando co-rrectamente su labor. Se debe en-tender que su función no tiene uncarácter de tipo policial, muy por elcontrario, la supervisión debe refe-rirse básicamente a labores docen-tes y de asesoría.

50


195.La mayoría del personal administra-tivo de las UTES-Hospitales no es-tán aplicando el registro adecuadodel Libro Caja.

196.Las normas generales de contabili-dad no se cumplen en su totalidaden la UTES Hospitales.

197.En las diferentes oficinas giradorasno se lleva el registro del Libro In-ventario y Balances.

198.Las oficinas de Abastecimiento y Lo-gística se retrasan en hacer entregade sus pólizas de entrada y salidade bienes.

199.Los inventarios físicos no son rea-les, puesto que al realizar los ajus-tes por corrección monetaria se estáelevando el monto real del patrimo-nio.

200.Dificultad en las conciliaciones deremesas y traspaso de bienes.

201.Las informaciones financieras y pre-supuestarias se encuentran atrasa-das por un período de un año.

202.Las remesas de fondos con cargo alos Programas, se efectúa de acuer-do a la programación detallada porpartidas efectuada en Lima, peroocurre que en la contrastación deesa programación con la realidad delas UTES y los puestos de salud, hayun divorcio entre lo que realmentese programa con lo que realmentese necesita para resolver los proble-mas de salud.

203.La captación de recursos propios delos hospitales se encuentra disper-sa.

204.Las Subregiones devuelven los com-probantes de pago de las remesasde los fondos por encargos, muchodespués de los ocho días que seña-la la directiva.

205.Se observa que en varias Subregio-nes, los cheques de las remesas de

fondos se depositan en la Cta Cte.de la entidad varios días después derecibido el cheque.

206.La Dirección no cuenta con una po-lítica de rotación de personal de lasáreas criticas (personal, logística y te-sorería).

207.Los directivos de los sistemas admi-nistrativos de la DIRESA no efectúansupervisión, capacitación y apoyo alpersonal administrativo de lasUTES-Hospitales y otros.

208.Las pólizas de entradas y salidas dealmacén son entregados a la Ofici-na de Contabilidad con bastanteatraso, ocasionando demora en la in-formación contable.

209.Los calendarios de compromisos noson reportados oportunamente y sondeficitarios.

210.Existen pagos efectuados por Teso-rería que no han sido comprometi-dos presupuestalmente.

211.Los anticipos otorgados a funciona-rios y servidores están pendientes derendición de cuenta.

212.La Oficina de Logística solicita in-formación al Área de Presupuestode la Oficina de Contabilidad paraelaborar las pólizas de entradas debienes de almacén.

213.La Oficina de Logística genera com-promisos por bienes y servicios sinel financiamiento correspondiente,generando reclamos de proveedoresa la Oficina de Contabilidad.

214.La recaudación por concepto de va-cunación del Programa de Zoonosisno es controlada por Tesorería.

215.La ampliación de viáticos por comi-siones de servicio no se da de acuer-do a las normas.

216.Los funcionarios y servidores queperciben viáticos no presentan ren-dición de cuentas.

51

Anexo 1

217.Los resúmenes de haberes y pensio-nes son remitidos a contabilidad conun atraso de 15 a 20 días (de 2 a 4meses en el caso del Hospital deCajamarca).

218.La demora en la ejecución y rendi-ción de remesas por encargos, esocasionada, por la falta de requeri-mientos en forma oportuna de loscoordinadores de Programas.

219.La Subregión no ha abierto un Li-bro Caja para el registro de las ope-raciones de fondos.

220.No se está efectuando el control pre-vio a los documentos fuentes, estalimitación da lugar a que varias ope-raciones registradas no tengan el so-porte contable necesario.

221.Se han detectado atrasos significa-tivos en los libros principales y auxi-liares, e información contable.

222.El flujograma establecido para el trá-mite de órdenes de compra y servi-cios es engorroso ocasionando atra-sos en la obtención de bienes.

223.El control y la afectación de las pla-nillas de haberes y de pensiones serealizan después de culminado lospagos.

224.El atraso de la ejecución de las reme-sas de fondos por encargos, es oca-sionado por la demora en los reque-rimientos por parte de los responsa-bles de las coordinaciones de losProgramas de Salud.

225.Las remesas de fondos que efectúael nivel central del MINSA son parti-das que no se requieren en las UTES,dificultando su ejecución.

226.Los vales provisionales del fondopara pagos en efectivo y caja chicano son rendidos oportunamente.

227.El Libro Caja no es elaborado por laTesorería, lo hace un área distinta ysu registro es a nivel de resumen.

228.La carencia y atrasos de los inven-tarios físicos hace que la informa-ción contable no esté respaldadaadecuadamente.

229.La pólizas de entradas y salidas dealmacén son presentadas con infor-mación incompleta.

230.El procedimiento de control y afec-tación presupuestal de las planillasde haberes y pensiones no es el másapropiado, se realiza después de ha-berse efectuado los pagos.

231.Hay deficiencia en el uso del fondopara pagos en efectivo y caja chica,los vales provisionales de dichos fon-dos no son rendidos oportunamen-te.

232.Hay demoras en la ejecución y ren-dición de cuenta de los fondos porencargo, notándose la falta de unacoordinación más estrecha con losCoordinadores de los Programas deSalud y la falta de una supervisióncontinúa.

233.No se llevan libros auxiliares (porcuenta del Libro Mayor).

234.Algunos documentos son tramitadospor personas ajenas a la institución(proveedores) originando presionesa la Tesorería.

235.La función de elaborar comproban-tes de pago, girar cheques y pagar,no están asignadas específicamentea un servidor responsable de dichasfunciones. Estas se realizan indis-tintamente por cualquier servidor.

236.Falta de medidas de seguridad parala custodia de fondos y valores.

237.Existencia de una cuenta corrienteabierta para el Programa de Medi-camentos Esenciales (DIGEMID) queno está siendo controlada por la Te-sorería de la institución.

238.El Libro Caja no es elaborado por laTesorería, lo hace un área diferente.

52


239.Existen limitaciones para efectuar laverificación interna a los documen-tos fuentes.

240.La ordenes de compra y de serviciosson tramitados sin la documentaciónsustentatoria.

241.Las planillas de haberes y pensio-nes (resumen) se recepcionan des-pués de 15 días de producido elpago.

242.Existen dos formatos diferentes parael otorgamiento de viáticos, se ela-boran además, innecesariamente, ór-denes de servicio y hasta resolucio-nes para otorgar viáticos.

243.El procesamiento de giro de chequeses incorrecto, primero se gira y des-pués se elabora el comprobante depago.

244.Demora de la ejecución de los fon-dos por encargos debido a que loscoordinadores no solicitan oportu-namente sus requerimientos.

245.La información del movimiento defondos no es obtenida del Libro Caja,asimismo, el movimiento de los bie-nes no es obtenida de las pólizas deentradas y salidas de bienes.

246.La administración del hospital localno tiene conocimiento de su presu-puesto asignado por la fuente del te-soro público.

247.Los calendarios de compromisos noson reportados oportunamente, oca-sionando dificultades para la ejecu-ción de los presupuestos.

248.Se observa que se está habilitandolas asignaciones específicas sin quehaya disponibilidad para ello.

249.Se desconoce si el incumplimientode la Directiva �Para la ejecución yrendición de cuentas de remesas porencargo�, es puesto en conocimien-to de la Inspectoría y del DespachoVice Ministerial, tal como se estable-ce en la Disposición Final VII de ladirectiva en referencia.

53

Anexo 2

Instrumentos de la Asistencia Técnica enSistemas Administrativos

1. Metas de Asistencia Técnica en el Sistema de Tesorería y Contabilidad

2. Metas de Asistencia Técnica en el Sistema de Logística

3. Metas de Asistencia Técnica en el Sistema de Personal

4. Formulario de Seguimiento del Sistema de Tesorería y Contabilidad

5. Formulario de Seguimiento del Sistema de Logística

6. Formulario de Seguimiento del Sistema de Personal

Diseño: Dra. Laura Altobelli Meier

55

Anexo 2

ÁREA CAPACITACIÓN Y APOYO A LA GESTIÓNPrograma de Cooperación Técnica Subnacional

METAS DE ASISTENCIA TÉCNICA EN EL SISTEMA DETESORERÍA Y CONTABILIDAD

META l

Se cumple con la rendición de las cuentas por encargo en forma oportu-na.

JUSTIFICACIÓN: Hay una demora notable en la rendición al nivel central del MINSA,de las siguientes cuentas por encargo, hecho que dificulta el proceso administrativo ygenera atraso en la remisión de fondos:

1 . Fondo Programas Especiales de Salud

2. Fondo contra Epidemias

3. Fondo de Emergencia y Solidaridad

4. Fondo Focalización: Salud Básica Para Todos

5. Fondo Proyecto Salud y Nutrición Básica

6. Fondo Proyecto 2000

7. Fondo UNICEF

8. Fondo del convenio MINSA-MIPE (Ministerio de Salud y de Pesquería)

9. Fondo para Salud Escolar (AID)

Entre las causas de las demoras se han identificado las siguientes: 1) insuficiencia enlos documentos sustentatorios de los gastos, y 2) utilización de fondos en partidaspresupuestarias no autorizadas.

EXPECTATIVAS PARA EL CONSULTOR DEL PFSS:

A. Asistir en las rendiciones de cuentas de los fondos por encargo desde el 1 deenero hasta el 31 de marzo de 1995.

B. Lograr que la Subregión elabore un cronograma de rendiciones para cada unode los fondos por encargo.

C. Lograr que la Subregión elabore un cronograma de remisión de documentossustentatorios de los gastos para la rendición de las cuentas por encargo.

D. Lograr que las Subregiones asesoradas abran una cuenta auxiliar para cada unode los fondos en la cuenta corriente respectiva.

E. Establecer que el uso de los fondos se ciña al presupuesto autorizado.

56


INDICADORES DE EVALUACIÓN BASAL Y MEDIATA (después de 4-6 meses):

1. Las rendiciones de cuentas de los fondos por encargo están actualizados en laSubregión de Salud desde el 01 de enero hasta la fecha de la evaluación, segúncada proyecto.

2. Número de meses de atraso en la rendición de cuentas de las remesas de 1995para cada uno de los fondos por encargo.

3. Porcentaje de ítems de gasto que tienen documentación sustentatoria por cadauna de las cuentas por encargo.

4. Porcentaje de fondos por encargo que tienen su propia cuenta auxiliar.

INDICADORES DE EVALUACIÓN INMEDIATA (al final de la consultoría):

1. Las rendiciones de cuentas de los fondos por encargo están actualizadas en laSubregión desde el 01 de enero hasta 31 de marzo de 1995, según cada proyec-to:

- Programas Especiales de Salud

- Fondo contra Epidemias

- Fondo de Emergencia y Solidaridad

- Salud Básica Para Todos

- Proyecto 2000

- Convenio MINSA-MIPE

2. Cada uno de los fondos por encargo tiene su propia cuenta auxiliar en la Subregión.

3. La Subregión y los establecimientos de salud tienen un cronograma de rendicio-nes de las cuentas por encargo.

4. La Subregión y los establecimientos de salud, tienen un cronograma de remisiónde documentos sustentatorios de los gastos para la rendición de las cuentas porencargo.

META 2

Se cuenta con libros contables actualizados para la recepción de fondosy manejo de las rendiciones de cuentas por encargo.

JUSTIFICACIÓN: Falta de registros contables que impiden una correcta administra-ción y control de los recursos transferidos.


A. Asistir en la actualización de los siguientes libros contables (desde el 1 de enerohasta el 31 de marzo de 1995):

- Libro Auxiliar Caja para la recepción de los fondos.

- Libro Encargos para el manejo de las rendiciones.

B. Orientar al procedimiento contable total de encargos de acuerdo al prototipoproporcionado por el nivel central del MINSA.

57

Anexo 2


1. Número de meses de atraso en la actualización del Libro Auxiliar Caja.

2. Número de meses de atraso en la actualización del Libro Encargos.

3. Porcentaje de unidades visitadas que utilizan un procedimiento contable total deencargos en forma adecuada.


1. El Libro Auxiliar Caja y Libro Encargos están actualizados desde el 01 de enerohasta el 31 de marzo de 1995.

2. El personal directivo, profesional y técnico de las unidades asesoradas, ha recibi-do orientación respecto al procedimiento contable total de encargos de acuerdoal prototipo proporcionado por el nivel central del MINSA.

META 3

Existe un claro entendimiento en todo momento de las funciones y res-ponsabilidades de las personas a cargo del manejo de las cuentas porencargo.

JUSTFICACIÓN: El personal encargado del manejo de las cuentas por encargo enmúltiples oportunidades:

- Es cambiado de su puesto frecuentemente, lo que genera una desinformaciónconstante.

- Los reemplazos se niegan a asumir las tareas anteriores pendientes.

- El personal reemplazante muchas veces no recibe la capacitación ni la informa-ción adecuada.


A. Apoyar al Director Subregional de Salud en definir una política de personal inter-na que por lo menos garantice:

- Estabilidad relativa en el cargo al personal responsable del manejo de lascuentas por encargo.

- Una capacitación previa antes de asumir las funciones del manejo de lascuentas por encargo.

- Entrega documentada y previa del cargo ejercido ante el posible reempla-zante.

- Un perfil y requisito mínimo de calificación para desempeñar la encargaturadel Área de Economía, y que sea seleccionado por concurso.

B. Organizar y ejecutar talleres de capacitación para directores, profesionales y téc-nicos que tienen labores administrativos sobre por lo menos los siguientes te-mas:

1) Rendiciones de cuentas por encargo

2) Libro Auxiliar Caja y Libro Encargo

3) MOF del Área de Economía

4) Técnicas de control previo

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5) Técnicas de supervisión.

6) Retención del impuesto a la renta, cuarta y quinta categoría.


1. Tiempo promedio (en meses) de permanencia en el cargo del personal responsa-ble del manejo de las cuentas por encargo.

2. Porcentaje de personal directivo, profesional y técnico que desempeña laboresadministrativas, que recibieron capacitación previa antes de asumir las funcionesen el manejo de las cuentas por encargo.

3. Porcentaje de personal directivo, profesional y técnico que desempeña laboresadministrativas en el Área de Economía que recibieron entrega del cargo condocumentos sustentatorios al asumirlo.

4. Porcentaje de personal de tesorería y contabilidad evaluado que conteste correc-tamente 8 de 10 preguntas sobre el sistema de tesorería y/o 8 de 10 preguntassobre el sistema de contabilidad.


1. La Subregión cuenta con una política de personal interna que por lo menosgarantice:

- Estabilidad relativa en el cargo al personal responsable del manejo de lascuentas por encargo.

- Una capacitación previa antes de asumir las funciones del manejo de lascuentas por encargo.


2. Se realizaron talleres de capacitación para directores, profesionales y técnicosque tienen labores administrativos sobre los siguientes temas:

1) Rendiciones de cuentas por encargo

2) Libro Auxiliar Caja y Libro Encargo

3) MOF del Área de Economía

4) Técnicas de control previo

5) Técnicas de supervisión.

6) Retención del impuesto a la renta, cuarta y quinta categoría.

3. Porcentaje de los directores, profesionales y técnicos que tienen labores adminis-trativas en los establecimientos de la Subregión de Salud que asistieron a por lomenos al 80% de las actividades de cada taller ofrecido por el consultor de PFSS.

META 4

Las áreas de Logística y Contabilidad realizan sus actividades en formacoordinada.

JUSTIFICACIÓN: Hay una permanente descoordinación entre las áreas de Logísticay Contabilidad, que afecta el desarrollo de los procedimientos de ambos sistemasprovocando la primacia de un sistema respecto al otro, con el evidente perjuicioadministrativo institucional.

59

Anexo 2


A. Propiciar el diálogo entre las áreas de Logística y Contabilidad.

B. Proponer un plan de coordinación que contemple como mínimo una reuniónsemanal entre ambas áreas, y que los acuerdos a los que se llegue consten en unlibro de actas.

C. Apoyar al Director Subregional a elaborar una directiva para que el Área deLogística tenga información actualizada y permanente sobre la disponibilidadeconómica de la Subregión de los fondos de Tesoro Público e ingresos propios;asimismo de los fondos de remesas por programas.

INDICADORES DE EVALUACIÓN BASAL Y MEDIATA (después de4-6 meses):

1. Existe un plan de coordinación entre las áreas de Logística y Contabilidad encada establecimiento evaluado.

2. Número de instancias o reuniones de coordinación en el último mes entre lasáreas de Logística y Contabilidad en cada establecimiento evaluado, que constenen un libro de actas.

3. Existen reportes quincenales emitidos por Contabilidad sobre la disponibilidadeconómica de la Subregión.


1. Existe un plan de coordinación que contempla como mínimo una reunión sema-nal entre ambas áreas, y que los acuerdos a los que se lleguen consten en unlibro de actas.

2. Existe una directiva para que el Área de Logística tenga una información actua-lizada de la actividad económica de los fondos de Tesoro Público e ingresospropios; asimismo, de los fondos de remesas de los programas.

META 5

Se cumple con un permanente plan de supervisión y control del manejoy administración de los recursos por encargo hacia los hospitales, cen-tros de salud y puestos de salud.

JUSTIFICACIÓN: En el manejo y administración de los recursos por encargo, seobserva un deficiente control de los recursos y una carencia de asesoría y supervisiónhacia los hospitales, centros y puestos de salud.


A. Organizar e implementar el área de control previo (control de calidad o fiscaliza-ción) en las entidades de salud receptoras de fondos, o a falta de éste, encargarlela función al contador responsable.

B. Organizar un programa de monitoreo y supervisión del sistema contable de ca-rácter permanente hacia los hospitales, centros y puestos de salud.

60



1. Existe una política de control previo en las entidades de salud receptoras de losfondos por encargo.

2. Porcentaje de vouchers que han sido sometidos al proceso de control previo.

3. Existe un plan y/o cronograma de actividades de monitoreo y supervisión delsistema contable hacía los hospitales, centros y puestos de salud.

4. Según el plan o cronograma de actividades de monitoreo y supervisión del siste-ma contable para los últimos tres meses, qué porcentaje de actividades fueronrealizadas, con un acta o informe en el que consta el cumplimiento de la activi-dad:

- en el nivel sub-regional

- en los hospitales

- en los centros de salud

- en los puestos de salud

5. Las actividades de monitoreo y supervisión fueron realizadas en el 80% de loscasos utilizando técnicas de motivación, refuerzo positivo y capacitación en servi-cio.


1. El área de control previo (control de calidad o fiscalización) en las entidades desalud receptoras de fondos fue organizada e implementada.

2. Un programa de monitoreo y supervisión del sistema contable de carácter per-manente hacia los hospitales, centros y puestos de salud, está organizado y cuen-ta con un cronograma de actividades.

61

Anexo 2

ÁREA DE CAPACITACIÓN Y APOYO A LA GESTIÓNPrograma de Cooperación Técnica Subnacional

METAS DE ASISTENCIA TÉCNICA EN ELSISTEMA DE LOGÍSTICA

META l

El personal del Área de Logística conoce y aplica las normas y disposi-ciones legales vigentes que sustentan al Sistema de Logística.

JUSTIFICACIÓN: Hay una limitada difusión e inapropiada aplicación de las normasy disposiciones legales que sustentan al Sistema de Logística, situación que se agudizacon la poca capacidad técnica e insuficiencia de personal.


A. Organizar y ejecutar por lo menos cuatro talleres de trabajo:

1) Programación y adquisiciones

2) Almacenes

3) Control patrimonial y valorización

4) Baja de bienes inservibles

B. Repartir las normas y disposiciones aplicables.


1. Existen las normas y disposiciones legales aplicables.

2. Porcentaje del personal de logística en cada establecimiento evaluado que con-testa correctamente 8 de 10 preguntas sobre el sistema de abastecimiento.


1. Se realizaron por lo menos cuatro talleres de trabajo:

1) Programación y adquisiciones

2) Almacenes

3) Control patrimonial y valorización

4) Baja de bienes inservibles

2. Se repartieron las normas y disposiciones aplicables.

META 2

El Área de Logística tiene una adecuada programación de las necesida-des de bienes y servicios.

JUSTIFICACIÓN: Hay una inadecuada programación de las necesidades de bienes yservicios, dificultando los procesos del sistema de abastecimiento.

62



A. Elaborar un esbozo metodológico de un plan de obtención de bienes y serviciospara las unidades asesoradas, en base a un prototipo proporcionado por el nivelcentral del MINSA.


1. Las unidades de Logística evaluadas utilizan un esbozo metodológico de un plande obtención de bienes.


1. Existe un esbozo metodológico de un plan de obtención de bienes para las uni-dades asesoradas, en base a un prototipo proporcionado por el nivel central delMINSA.

META 3

Se elabora y aplica el procedimiento de compras por adjudicacióndirecta.

JUSTIFICACIÓN: El proceso técnico de adquisiciones por adjudicación directa esdemasiado lento, haciendo necesario aplicar la simplificación administrativa.


A. Elaborar un flujograma descriptivo de compras por adjudicación directa en basea un prototipo de adquisiciones de bienes o contratación de servicios a terceros(por ejemplo para la reparación de equipo médico) proporcionado por el nivelcentral del MINSA.


1. Promedio de tiempo en semanas que demora la adquisición de bienes por adju-dicación directa (en referencia a los últimos 30 diferentes productos o bienesrecibidos por el establecimiento bajo esa modalidad de adquisición).

INDICADORES DE EVALUACIÓN INMEDIATA (al final de la consultora):

1. Existe un flujograma descriptivo de compras por adjudicación directa en base aun prototipo proporcionado por el nivel central del MINSA.

META 4

Se elaboran y aplican las bases de adquisiciones por concurso y licita-ción pública, tanto para bienes como para servicios.

JUSTIFICACIÓN: Las adquisiciones bajo las modalidades de concurso y licitaciónpública en las Subregiones, no presentan un marco organizado que permita las com-pras debidas en términos de mejores condiciones de calidad, oportunidad y precio.


A. Elaborar un prototipo de �Bases para adquisiciones por concurso y licitaciónpública, tanto para bienes como para servicios�, en base al prototipo proporcio-nado por el nivel central del MINSA.

63

Anexo 2


1. Promedio de tiempo en semanas que demora la adquisición de bienes por con-curso y licitación pública (en referencia a los últimos 15 diferentes bienes o ser-vicios recibidos por el establecimiento bajo o esa modalidad de adquisición).


1. Existe un prototipo de �Bases para adquisiciones por concurso y licitación públi-ca, tanto para bienes como para servicios�, en base a un prototipo proporcionadopor el nivel central del MINSA.

META 5

Todas las unidades de Logística tienen un Registro de Proveedores.

JUSTIFICACION: Hay insuficiente información sobre el Registro de Proveedores.


A. Elaborar un instructivo para la elaboración de un Registro de Proveedores.


1. Existe un Registro de Proveedores en el Área de Logística en cada establecimien-to evaluado.


1. Existe un instructivo para la elaboración de un Registro de Proveedores en elÁrea de Logística en cada establecimiento evaluado.

META 6

El personal de las unidades de Logística de la Subregión de Salud cum-ple su trabajo según una especificación clara de sus funciones y respon-sabilidades.

JUSTIFICACIÓN: Existe una superposición de funciones que imposibilita la delimi-tación de funciones en el Área de Logística.


A. Apoyar al Director Subregional de Salud en definir una política de personal inter-na que por lo menos garantice:

- Estabilidad relativa en el cargo al personal del Área de Logística.

- Una capacitación previa antes de asumir las funciones del Área de Logística.


- Un perfil y requisito mínimo de calificación para desempeñar la encargaturadel Área de Logística, y que la selección se haga por concurso.

64



1. Tiempo promedio (en meses) de permanencia en el cargo del personal responsa-ble del manejo de las cuentas por encargo.

2. Porcentaje del personal directivo, profesional y técnico que desempeña laboresadministrativas, que recibió capacitación previa antes de asumir sus funciones.

3. Porcentaje del personal directivo, profesional y técnico que desempeña laboresadministrativas en el Área de Logística que recibió la entrega del cargo con docu-mentos sustentatorios al momento de asumirlo.


1. La Subregión cuenta con una política de personal interna que por lo menosgarantice:

- Estabilidad relativa en el cargo al personal del Área de Logística.

- Una capacitación previa antes de asumir las funciones del Área de Logística.


- Un perfil y requisito mínimo de calificación para desempeñar la encargaturadel Área de Logística, y que la selección se haga por concurso.

META 7

Las áreas de Logística y Contabilidad realizan sus actividades en formacoordinada.

JUSTIFICACIÓN: Hay una permanente descoordinación entre las áreas de Logísticay Contabilidad, que afecta el desarrollo de los procedimientos de ambos sistemasprovocando la primacia de un sistema respecto al otro, con el evidente perjuicioadministrativo institucional.


A. Propiciar el diálogo entre las áreas de Logística y Contabilidad.

B. Proponer un plan de coordinación que contemple un mínimo de una reuniónsemanal entre ambas áreas, y que los acuerdos que se establezcan consten en unlibro de actas.

C. Apoyar al Director Subregional a elaborar una directiva para que el Área deLogística tenga una información actualizada y permanente sobre la disponibili-dad económica de la Subregión de los fondos de Tesoro Público e ingresos pro-pios; asimismo, de los fondos de remesas por programas.


1. Existe un plan de coordinación entre las áreas de Logística y Contabilidad encada establecimiento evaluado.

2. Número de reuniones de coordinación realizadas en el último mes entre lasáreas de Logística y Contabilidad en cada establecimiento evaluado, que constenen un libro de actas.

65

Anexo 2

3. Existen reportes quincenales emitidos por Contabilidad sobre la disponibilidadeconómica de la Subregión.


1. Existe un plan de coordinación que contempla una reunión semanal entre am-bas áreas y que los acuerdos que se establezcan consten en un libro de actas.

2. Existe una directiva para que el Área de Logística tenga la información actualiza-da de la actividad económica de los fondos de Tesoro Público e ingresos propios;asimismo, de los fondos de remesas de los programas.

META 8

Existe un inventario físico patrimonial valorizado y actualizado a la fe-cha.

JUSTIFICACIÓN: No existe un inventario físico patrimonial valorizado actualizadoque sustente las cifras del balance.


A. Difundir las normas que regulan la toma y valorización del inventario.

B. Apoyar al director sub-regional para elaborar la directiva en la toma de inventa-rio y valorización, incluyendo asignación de responsables, establecimiento de pla-zos, y especificación de metodología.

C. Iniciar el proceso de toma de inventario de acuerdo a las normas pertinentes delalmacén de medicamentos y material médico en el hospital regional.


1. Existen en el establecimiento evaluado las normas que regulan la toma de inven-tario.

2. Existe el inventario y valorización de bienes de capital de por lo menos tresservicios del hospital regional, incluyendo el registro de los bienes en una fichatécnica.

3. Existe el inventario actualizado del almacén de medicamentos y material médicoen el hospital regional, con la fecha de vencimiento de cada ítem.


1. Existen en el establecimiento evaluado las normas que regulan la toma y valori-zación de inventario.

2. Existe el inventario y valorización de bienes de capital de por lo menos un servi-cio del hospital regional, incluyendo el registro de los bienes en una ficha técnica.

3. Existe el inventario actualizado del almacén de medicamentos y material médicoen el hospital regional, con la fecha de vencimiento de cada ítem.

66


META 9

Se da de baja en forma oportuna a los materiales y bienes en condiciónde inservibles, y se remueven aquellos que han sido dados de baja.

JUSTIFICACIÓN: Existen materiales y bienes diversos en condición de inserviblespendientes de baja, y otros que han sido dados de baja pero que no han sido removi-dos, dando un aspecto de desorden al establecimiento de salud lo cual va en desme-dro de la calidad de la atención, y generando situaciones de confusión en el controlpatrimonial de los establecimientos.


A. Difundir la norma existente sobre baja de bienes inservibles.

B. Elaborar un inventario de equipos inservibles del parque automotriz del hospitalregional indicando aquellos que han sido dados de baja y aquellos que todavíano lo han sido.

C. Proponer la organización de una Comisión de Baja de Bienes en el hospitalregional, según la norma establecida.


1. Existe la norma sobre baja de bienes inservibles en el establecimiento evaluado.

2. Número de bienes inservibles que no han sido dados de baja en el hospitalregional, en cada una de las siguientes categorías de bienes:

- Equipos médicos

- Equipos generales

- Parque automotriz

- Equipos de administración (computadoras, fotocopiadores, equipo de im-prenta, etc.)

3. Número de bienes inservibles que han sido dados de baja en cada hospital regio-nal pero que no han sido removidos del establecimiento, en las siguientes cate-gorías:

- Equipos médicos

- Equipos generales

- Parque automotriz

- Equipos de administración (computadoras, fotocopiadores, equipo de im-prenta, etc.)


1. Existe la norma sobre baja de bienes inservibles en cada establecimiento evalua-do.

2. Existe un inventario de equipos del parque automotriz del hospital regional indi-cando su estado de uso, aquellos que han sido dados de baja y aquellos que soninservibles pero que todavía no han sido dados de baja.

67

Anexo 2


METAS DE ASISTENCIA TÉCNICA EN ELSISTEMA DE PERSONAL

META l

La Subregión cuenta con documentación actualizada sobre la planillade personal profesional, técnico, auxiliar administrativo y asistencial.

JUSTIFICACIÓN: En la mayor parte de las Subregiones de Salud, existen los docu-mentos de gestión: Cuadro de Asignación de Personal (CAP), Presupuesto Ana-lítico de Personal (PAP) y las Planillas Únicas de Pago, que están normados ycuyo cumplimiento es obligatorio para la programación, ejecución y control de car-gos, plazas y presupuesto. Sin embargo, se presentan las siguientes particularidades:

a) Son documentos aprobados formalmente por la autoridad correspondiente peroque en la práctica �no están funcionando�.

b) Por la no aplicación e implementación del CAP y PAP, se producen casos comopor ejemplo que técnicos en enfermería estén desarrollando labores en el áreaadministrativa; y técnicos en administración estén desarrollando labores en áreasasistenciales.

e) En la mayor parte de los casos se han habilitado plazas presupuestales paraascensos solamente para profesionales de la salud, y no para los llamados traba-jadores del área administrativa.

d) Existen cargos de personal en las planillas de pago que no figuran en el CAP yPAP aprobado.

e) Existen en las planillas de pagos, remuneraciones diferentes para cargos de unmismo nivel.


A. Revisar integralmente el CAP y PAP (1995) y proponer la modificación a quehubiera lugar dentro del marco de la reestructuración institucional y de las nor-mas presupuestales.

B. Realizar una comparación entre las funciones actuales del personal administrati-vo de la Subregión y el hospital regional, con el cargo que le está asignado en laPlanilla Única de Pagos.


1. Número de meses transcurridos desde la más reciente actualización del CAP.

2. Número de meses transcurridos desde la más reciente actualización del PAP.

68


3. Porcentaje del personal administrativo de la Subregión y el hospital regional quetiene las funciones para las cuales está asignado.


1. Existe una propuesta para la modificación del CAP de los casos revisados.

2. Existe una propuesta para la modificación del PAP de los casos revisados.

3. Existe un análisis de las funciones actuales de todo el personal administrativo enla planilla de la Subregión y el hospital regional.

META 2

Los cargos directivos están regularizados en cuanto a su designación y/osituación laboral.

JUSTIFICACIÓN: En relación a los denominados cargos de confianza, se observa lasiguiente problemática:

a) Que casi un 80% de los directores de UTES, hospitales, UBASS, etc, están desem-peñando funciones sin haber sido designados mediante Resolución Supremapara tales cargos, incumpliendo la Ley 255515.

b) A pesar de existir la R.M. 018-93-SA-DM que determina que los cargos de con-fianza del nivel F3, F2, y Fl en proceso de reestructuración son sólo aquellos queestán tipificados por resolución del titular del pliego, en la práctica se ha produ-cido una interpretación inadecuada de la aplicación de la misma, designándose apersonal en cargos de confianza que no se ajustan al marco de dicha resolución.

c) Con frecuencia se cambia las jefaturas de los órganos de apoyo, al tratar detipificarlos como cargos de confianza. Así, se pierde la inversión en capacitacióny experiencia, notándose los defectos posteriores en la administración de lossistemas de apoyo.


A. Revisar, identificar y proponer las acciones correctivas necesarias respecto al pro-cedimiento de designación de los cargos directivos en la Subregión, UTES, UBASS,ZONADIS, hospitales y centros de salud.


1. Porcentaje del personal directivo de la Subregión, incluyendo el director sub-regional, los directores de hospitales, UTES, UBASS y centros de salud, que tieneregularizado su designación al cargo.


1. Existe una propuesta de resolución para regularizar la designación de los cargosdirectivos de la Subregión, UTES, UBASS, ZONADIS, hospitales y centros desalud.

69

Anexo 2

META 3

Las infracciones por parte del personal se sancionan adecuadamentecon el proceso del régimen disciplinario respectivo.

JUSTIFICACIÓN: a) La vía administrativa no está precisada ni es conocida, por lotanto, no es respetada cuando se ventilan procesos de personal recargando la laboradministrativa en determinados niveles jerárquicos. b) Existe desconocimiento en laaplicación de los procesos administrativos disciplinarios, que permiten la impunidad,vicios de proceso, demoras, etc.


A. Precisar y difundir las normas legales de Delegación de Funciones: RM 141-87-SA-P y ampliatorias.

B. Revisar los últimos 5 casos de procesos administrativos disciplinarios concluidospor la comisión disciplinaria respectiva en la Subregión para identificar los pun-tos críticos que se deberían corregir.

C. Asesorar a la autoridad de salud en los procesos disciplinarios con un caso prác-tico pendiente.


1. Número de personas de la planilla de la Subregión que tienen pendientes unproceso administrativo.

2. De los últimos 5 casos con procesos administrativos concluidos en la Subregión,el porcentaje que tiene alguna irregularidad en su implementación.


1. Existen las normas actualizadas sobre los procesos administrativos disciplinariospara el control de infracciones de parte del personal de la Subregión.

2. Existe una revisión de 5 casos con procesos administrativos concluidos.

3. Se cumplió con los procesos disciplinarios de por lo menos un caso pendiente enla Subregión.

META 4

Se otorgan las pensiones según las exigencias establecidas por ley.

JUSTIFICACIÓN: El otorgamiento de pensiones bajo la Ley 20530 se ha efectuadoen muchos casos sin las exigencias establecidas. Se ha producido incorporaciones apersonal que no reune los requisitos del tiempo establecido o han aplicado los cuatroaños de formación profesional en forma ilegal.


A. Revisar las últimas 3 incorporaciones de personal bajo la Ley 20530 y proponerlas medidas que el caso requiera.

70



1. Porcentaje del personal que está incorporado al sistema de pensiones que cum-ple los requisitos para el caso, considerando las últimas tres personas que hansido incorporadas.


1. Existe un análisis completo del otorgamiento de pensiones en tres casos de laSubregión que han sido tramitados últimamente.

META 5

Existe un clima laboral positivo.

JUSTIFICACIÓN: Notoria desmotivación e insatisfacción del personal en el trabajo,se expresa en:

a) Constantes conflictos laborales entre el personal.

b) Renuncias y solicitudes permanentes de cambios de ubicación.

e) Poca identificación con la organización.

d) Bajo rendimiento en el trabajo.

e) En relación a la jornada de trabajo, existe la Directiva �Control de Asistencia yPermanencia de Personal� aprobada por RM 132-92-SA-P, mediante la cual seestablece que todo el personal desde el nivel F5 hacia abajo deben registrar suingreso y salida de su centro de trabajo de acuerdo a la jornada laboral estable-cida. Sin embargo, gran parte del personal profesional no cumple esta directiva.

f) Se ha hecho un abuso de la ejecución de las guardias hospitalarias y guardiascomunitarias, llegándose a ver casos que por 13 días de trabajo, laborando 12horas diarias, se agota la jornada mensual de trabajo, y se �abandona� los centrosasistenciales en los restantes 17 días que resta del mes.

g) Falta de racionalidad, supervisión y control de las horas extraordinarias que selaboran.


A. Identificar las causas de la desmotivación del personal y las sugerencias que éstetiene para mejorar el clima laboral, a través de una entrevista que se aplica a unamuestra aleatoria del personal en todos los niveles de trabajo de la Subregión.


1. Porcentaje del personal de la Subregión que responde que está satisfecho con sulabor en la Subregión, según tipo de funcionario:

- personal directivo

- personal profesional administrativo

- personal técnico y auxiliar administrativo

71

Anexo 2

- personal profesional asistencial del hospital

- personal profesional asistencial de la periferia

- personal técnico y auxiliar asistencial del hospital

- personal técnico y auxiliar asistencial de la periferia

2. Promedio de tiempo de permanencia en el trabajo, según tipo de funcionario (vercategorías ya mencionadas).

3. Porcentaje del personal de la Subregión que considera que está suficientementepreparado para cumplir con las funciones que le han asignado.


1. Se aplicó una encuesta al personal de la Subregión, utilizando la metodologíaindicada.

2. Se hizo una tabulación e interpretación de los resultados de la encuesta, con lasconclusiones y recomendaciones presentadas al Director de la Subregión.

META 6

El personal directivo de la Subregión, UTES y establecimientos de saludy el personal técnico de las unidades de personal están actualizados conla normatividad existente en el área.

JUSTIFICACIÓN: La falta de preparación, capacitación o actualización del personaltécnico de las unidades de personal no ha facilitado una correcta aplicación de lanormatividad existente.


A. Organizar y ejecutar los siguientes temas para los talleres de trabajo:

1) Jefatura y liderazgo.

2) Administración del CAP y PAP.

3) Normas del proceso disciplinario.

4) Normas sobre destaques, reingreso, reincorporaciones y designaciones encargos de confianza.

5) Ley de jubilación y cesantía al amparo de la Ley 20530.

6) Normas de ascenso de profesionales de salud.

7) Normas de concurso de provisión interno y abierto.

8) Normas de control de asistencia.

9) Prohibiciones y excepciones en la ejecución presupuestal en materia de per-sonal dentro del marco presupuestal.

10) Administración de guardias hospitalarias y guardias comunitarias.

11) Contratación de terceros por servicios no personales (Proyecto Salud Básicapara Todos)

72


INDICADORES DE EVALUACIÓN BASAL Y MEDIATA (después de 4 a 6 me-ses):

1. Porcentaje del personal del Área de Personal que contesta correctamente 8 de10 preguntas sobre el sistema de personal.


1. Se ejecutaron los talleres de trabajo señalados.

73

Anexo 2


ASISTENCIA TÉCNICA

FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE TESORERÍA YCONTABILIDAD PARA CADA ESTABLECIMIENTO

META l

Se cumple con la rendición de las cuentas por encargo en forma oportuna.

Para cada uno de las cuentas por encargo, las rendiciones deberían estar actuali-zados desde enero de 1995.

Se calculará el número de meses de atraso en la rendición de cuentas de cadacuenta por encargo.

También, se calculará el porcentaje de ítems de gasto que tiene documentaciónsustentatoria por cada una de las cuentas por encargo.

1 . Llenar este cuadro.

* Leyenda para el llenado de las columnas:

Columna A = Rendición de cuentas completa para el período 01/01/95 al 31/03/95. (Anote �Sí� o �No�)� B = Fecha hasta la que la cuenta está rendida. (Anote la fecha con mes y año)� C = Número de meses de atraso en la rendición de cuentas. (Calcula restando la fecha en columna �B� de la fecha

actual)

� D = Número de partidas de gasto para el período 01/01/95 al 31/03/95.� E = Número de partidas de gasto que tienen documentación sustentatoria para el período 01/01/95 al 31/03/95.� F = Porcentaje de ítems de gasto que tienen documentación sustentatoria para ese mismo período: (E/D).

� G = El proyecto tiene su propia cuenta auxiliar. (Anote �Sí� o �No�)

Nombre de la Sub-Región de Salud:

Nombre del Establecimiento:

Tipo de Establecimiento (marque uno): Sub-Región - UTES - UBASS - Hospital - Centro de Salud

Nombre de Consultor:

FECHA: ______________________ EVALUACION (circule uno): PRE --- POST

Nombre del proyecto A* B C D E F G

1. Programas Especiales de Salud


3. Emergencia y Solidaridad

4. Focalización: Salud Básica Para Todos

5. Proyecto 2000 (PL-480)

6. Convenio MINSA-MIPE

74


META 2

Se cuenta con libros contables actualizados para la recepción de fondosy manejo de las rendiciones de cuentas por encargo.

Para cada uno de las cuentas por encargo, el Libro Auxiliar Caja y el LibroEncargos deberían estar actualizados desde enero de 1995.

1. Llenar este cuadro.

* Leyenda para el llenado de las columnas:

Columna A = El Libro Auxiliar Caja está completo para el período 01/01/95 al 31/03/95. (Anote �Sí� o �No�)B = Fecha hasta la cual el Libro Auxiliar Caja está completo. (Anote la fecha con mes y año)C = Número de meses de atraso en la actualización del Libro Auxiliar Caja. (Calcule restando la fecha en

columna �B� de la fecha actual)

D = El Libro Encargos está completo para el período 01/01195 al 31/03/95. (Anote �Sí� o �No�)E = Fecha hasta la cual el Libro Encargos está completo. (Anote la fecha con mes y año)F = Número de meses de atraso en la actualización del Libro Encargos. (Calcule restando la fecha de la columna

�B� de la fecha actual)

2. ¿El Área de Economía usa un procedimiento contable de la cuenta encargos enforma adecuada?

_____ Sí _____ No

META 3

Existe un claro entendimiento en todo momento acerca de las funcionesy responsabilidades de las personas a cargo del manejo de las cuentaspor encargo.

1. Tiempo promedio (en meses) de permanencia en el cargo del personal responsa-ble del manejo de las cuentas por encargo. (Ver cuadro abajo)

_______ meses en promedio

2. Porcentaje del personal directivo, profesional y técnico que tiene labores admi-nistrativas que recibió una capacitación previa antes de asumir las funciones delmanejo de las cuentas por encargo. (Ver cuadro abajo)

______ %

Nombre del proyecto A* B C D E F

1. Programas Especiales de Salud


3. Emergencia y Solidaridad

4. Focalización: Salud Básica Para Todos

5. Proyecto 2000 (PL-480)

6. Convenio MINSA-MIPE

75

Anexo 2

3. Porcentaje del personal directivo, profesional y técnico que desarrolla laboresadministrativas que fue reemplazado en los últimos seis meses, y que ha hechoentrega documentada y previa del cargo ejercido ante el posible reemplazante.(Ver cuadro abajo)

_____ %

META 4

Las áreas de Logística y Economía realizan sus actividades en forma co-ordinada.

1 ¿Existe un plan de coordinación por escrito entre las áreas de Logística y Econo-mía en el establecimiento?

_____ Sí _____ No

2. Número de reuniones de coordinación realizadas en el último mes entre lasáreas de Logística y Economía y que constan en un libro de actas.

Nº de reuniones _____

3. ¿Existen reportes quincenales emitidos por el área de Economía sobre la dispo-nibilidad económica de la Subregión?

_____ Sí _____ No

META 5

Se cumple con un permanente plan de supervisión y control del manejoy administración de los recursos por encargo hacia los hospitales, cen-tros de salud y puestos de salud.

1. ¿Existe una política de control previo en este establecimiento?

_____ Sí _____ No

Cargo en el Area de

Tesorería y

Contabilidad

del Establecimiento

Nombre de la PersonaNº de meses

en el cargo

Recibió

capacitación al

asumir el cargo

(Anote Si o No)

Recibió entrega

del cargo con

documentos

(Anote Si o No)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Total Promedio:Nº de �Si�:

Nº total:

Nº de �Si�:

Nº total:

76


2. Porcentaje de comprobantes de pago que ha sido sometido al proceso de controlprevio, tomando en cuenta los últimos 10 comprobantes de pago por cada fondopor encargo.

3. ¿Existe un plan y/o cronograma vigente de actividades de monitoreo y supervi-sión del sistema de tesorería y contabilidad hacia los niveles dependientes de suestablecimiento? (En caso afirmativo, adjunte una copia)

_____ Sí _____ No

4. Según el plan o cronograma de actividades de monitoreo y supervisión del siste-ma contable para los últimos tres meses ¿qué porcentaje de actividades fueronrealizadas con un acta o informe, en donde consta el cumplimiento de la activi-dad? (Ver cuadro abajo)

______ %

5. ¿Las actividades de monitoreo y supervisión en los últimos 3 meses fueron reali-zados en el 80% de los casos utilizando técnicas de motivación, refuerzo positivoy capacitación en servicio?

_____ Sí _____ No

NIVELES DE SUPERVISION DEL SISTEMA DE

TESORERIA Y CONTABILIDAD

Nº de visitas

programadas en

los últimos 3 meses

(A)

Nº de visitas

realizadas con

acta o informe

(B)

Porcentaje

(B/A)

Del nivel sub-regional -a- las UTES u hospitales

o

De la UTES o hospital -a- los UBASS o centros de salud

o

Del UBASS o centro de salud -a- los puestos de salud

Nombre del ProyectoNº con Control

Previo

% con Control

Previo

1. Programas Especiales de Salud ___________ de 10

2. Fondo contra Epidemias ___________ de 10

3. Emergencia y Solidaridad ___________ de 10

4. Focalización: Salud Básica Para Todos ___________ de 10

5. Proyecto 2000 (PL-480) ___________ de 10

6. Convenio MINSA-MIPE ___________ de 10

77

Anexo 2

ACTIVIDADES DE SUPERVISION

Y MONITOREO DEL SISTEMA DE

TESORERIA Y CONTABILIDAD RECIBIDAS

EN LOS ULTIMOS 3 MESES

Los supervisores que le han visitado utilizaron

técnicas de motivación, refuerzo positivo y

capacitación en servicio?

(anote Si o No)

Indica la procedencia del supervisor y la fecha de la visita al

establecimiento

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

79

Anexo 2


ASISTENCIA TÉCNICA

FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMADE LOGÍSTICA

META l

El personal del Área de Logística conoce y aplica las normas y disposi-ciones legales vigentes que sustentan el sistema de abastecimiento.

l. ¿Existe el compendio de las normas y disposiciones legales aplicables al Área deLogística?

_____ Sí _____ No _____ Parcial

2. Porcentaje del personal del Área de Logística que contesta correctamente a 8 de10 preguntas sobre el sistema de logística. (Aplicar Prueba de Conocimientos atodas las personas que tienen labores en el Área de Logística del establecimien-to. Entregar fichas al PFSS.)

____l ____2 ____3 ____4 ____5 ____6 ____7 ____8 ____9 ____10

Total: ____ personas con 8 de 10 correctasde ____ personas evaluadas

%: _________

META 2

El Área de Logística tiene una adecuada programación de las necesida-des de bienes y servicios.

1. ¿El Área de Logística utiliza un esbozo metodológico de un plan de obtención debienes?

_____ Sí _____ No



Tipo de Establecimiento: Sede de la Sub-Región u Hospital Regional/Cabecera de la Red



80


META 3

Se elabora y aplica el procedimiento de compras por adjudicación direc-ta.

1. Promedio de tiempo en días calendarios que demora la adquisición de bienes yservicios por adjudicación directa (en referencia a los últimos 30 diferentes pro-ductos o bienes adquiridos por el establecimiento bajo esa modalidad de adqui-sición). (Usar Formulario L-l)

_____ días

META 4

Se elaboran y aplican bases de adquisiciones por concurso y licitaciónpública, tanto para bienes como para servicios.

1. Promedio de tiempo en días calendarios que demora la adquisición de bienes yservicios por concurso o licitación pública (en referencia a los últimos 15 diferen-tes productos o bienes adquiridos por el establecimiento bajo esa modalidad deadquisición). (Usar Formulario L-2)

_____ días

META 5

Todas las unidades de Logística tienen un Registro de Proveedores.

1. ¿Existe un Registro de Proveedores en el Área de Logística del establecimiento?

_____ Sí _____ No

META 6

El personal de las unidades de Logística de la Subregión de Salud cum-ple su trabajo según una especificación clara de sus funciones y respon-sabilidades.

1. Tiempo promedio (en meses) de permanencia en el cargo del personal que labo-ra en el Área de Logística. (Llenar el cuadro abajo)

_____ meses en promedio

2. Porcentaje del personal que labora en el Área de Logística que recibió una capa-citación previa antes de asumir sus funciones. (Llenar el cuadro abajo)

_____ %

81

Anexo 2

3. Porcentaje del personal que labora en el área de Logística que recibió entregadel cargo con documentos al asumir su función. (Llenar el cuadro abajo)

_____ %

META 7

Las áreas de Logística y Economía realizan sus actividades en forma co-ordinada.

1 ¿Existe un plan de coordinación por escrito entre las áreas de Logística y Econo-mía del establecimiento?

_____ Sí _____ No

2. Número de reuniones de coordinación realizadas en el último mes entre lasáreas de Logística y Economía, y que constan en un libro de actas.

_____ Nº de reuniones

3. ¿Existen reportes quincenales emitidos por el Área de Economía sobre la dispo-nibilidad económica de la Subregión?

_____ Sí _____ No

META 8

Existe un Inventario Físico Patrimonial Valorizado, en forma actualizadaa la fecha.

1. ¿Existe en el establecimiento normas que regulan la toma y valorización del in-ventario?

_____ Sí _____ No

Cargo en el Area de

Logística del

Establecimiento

Nombre de la PersonaNº de meses

en el cargo

Recibió

capacitación al

asumir el cargo

(Anote Si o No)

Recibió entrega

del cargo con

documentos

(Anote Si o No)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Total Promedio:Nº de �Si�:

Nº total:

Nº de �Si�:

Nº total:

82


2. ¿Cuántos servicios del establecimiento tienen un inventario valorizado de bienesde capital, incluyendo el registro de los bienes en una ficha técnica? (Para losservicios que lo tienen, adjuntar copia)

_____ Servicios

3. ¿Existe en el establecimiento un inventario actualizado del almacén de medica-mentos y material médico, con la fecha de vencimiento de cada ítem? (En casoafirmativo, adjuntar copia)

_____ Sí _____ No

META 9

Se da de baja en forma oportuna a los materiales y bienes en condiciónde inservibles, y se remueven aquellos que han sido dados de baja.

1. ¿Existe la norma sobre baja de bienes inservibles en el establecimiento?

_____ Sí _____ No

2. Número de bienes inservibles que no han sido dados de baja en el establecimien-to, en cada una de las siguientes categorías: (Usar Formulario L-3 y llenar elcuadro abajo)

3. Número de bienes inservibles que han sido dados de baja, pero que no han sidoremovidos del establecimiento, en cada una de las siguientes categorías: (UsarFormulario L-3 y llenar el cuadro abajo)

TIPO DE EQUIPO INSERVIBLE, NO DADO DE BAJA Nº de Unidades

L-3.1 Equipos médicos

L-3.2 Equipos generales

L-3.3 Equipos de administración

L-3.4 Parque automotriz

TIPO DE EQUIPO INSERVIBLE, DADO DE BAJA PERO NO REMOVIDO Nº de Unidades

L-3.1 Equipos médicos

L-3.2 Equipos generales

L-3.3 Equipos de administración

L-3.4 Parque automotriz

83

Anexo 2


ASISTENCIA TÉCNICA EN EL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Instructivo para el llenado del Formulario L-1

1. Revise la documentación de los últimos 30 diferentes bienes o servicios recibidospor el establecimiento que estuvieron adquiridos a través de la modalidad deadjudicación directa.,

2. Empezando por el producto recibido más reciente, anote el tipo de producto oservicio en la columna marcada �Orden de Compra por Adjudicación Direc-ta�.

3. Al final, averigüe la fecha en que se inició la compra del bien o servicio poradjudicación directa, según la fecha del pedido del orden por el servicio quenecesita el bien o servicio. Anote esta fecha en la columna marcada �Fecha deinicio�.

4. Averigüe la fecha del recibo del bien o servicio en el establecimiento, según lafecha de recepción en el almacén, en caso de bienes. En el caso de servicios,averigüe la fecha de conformidad. Anote esta fecha en la columna marcada�Fecha de recepción�.

5. Cuenta el número de días entre las dos fechas señaladas, y coloque el número enla columna marcada �Nº de días total�.

84


FORMULARIO L-1

NºNUMERO O CONTENIDO DEL ORDEN DE COMPRA

POR ADJUDICACION DIRECTA

Fecha de

inicio

Fecha de

recepción

Nº de días

total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30





85

Anexo 2

ÁREA DE CAPACITACIÓN Y APOYO A LA GESTIÓNPrograma de Cooperación Técnica Técnica Subnacional


Instructivo para el llenado del Formulario L-2

1. Revise la documentación de los últimos 15 diferentes productos o bienes recibi-dos por el establecimiento que estuvieron adquiridos a través de la modalidad deconcurso o licitación pública.

2. Empezando con el producto o servicio adquirido más recientemente, anote eltipo de producto en la columna marcada �Item o Servicio Adquirido por Con-curso o Licitación Pública�.

3 . Al final, averigüe la fecha en que se inició la compra del bien o servicio porconcurso o licitación, según la fecha del Pedido del orden por el servicio quenecesita el bien o servicio. Anote esta fecha en la columna marcada �Fecha deinicio�.

4. Averigüe la fecha en que el producto fue recibido en el almacén del estableci-miento. En el caso de servicios licitados, averigüe la fecha de la conformidad.Anote esta fecha en la columna marcada �Fecha de recepción�.

5. Cuenta el número de días entre las dos fechas señaladas y coloque el número enla columna marcada �Nº de días total�.

86


FORMULARIO L-2





NºITEM O SERVICIO ADQUIRIDO POR

CONCURSO O LICITACION PUBLICA

Fecha de

inicio

Fecha de

recepción

Nº de días

total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

87

Anexo 2

ÁREA DE CAPACITACIÓN Y APOYO A LA GESTIÓNPrograma de Cooperación Técnica Técnica Subnacional


Instructivo para el llenado de los Formularios L-3.1 a 3.4

1. Anote la fecha y los datos de identificación en el cuadro.

2. Realice una inspección ocular de todo el establecimiento por dentro y fuera,acompañado por un funcionario designado por el director del establecimiento.De ser posible, solicite al Director Subregional que designe al personal especiali-zado del establecimiento, para el llenado de los formularios L-3.I, L-3.2, L-3.3, yL-3.4.

3. Anote todos los equipos que se encuentren en condición de inservibles. En casode duda, pida al funcionario del establecimiento que demuestre su funciona-miento. Se anotarán los equipos en el formulario correspondiente según el tipode equipo:

Formulario L-3. l: Equipos Médicos

Formulario L-3.2: Equipos Generales

Formulario L-3.3: Equipos de Administración

Formulario L-3.4: Parque Automotriz

4. Constate la existencia de documentación sobre la condición de baja de cadaequipo inservible. Si el equipo no ha sido dado de baja, anote en la columnamarcada, �No está dado de baja�. Si hay documentación relevante, anote en lacolumna marcada, �Está dado de baja�.

5. Use hojas adicionales en caso necesario.

6. Cuando termina de anotar todos los equipos inservibles por tipo de equipo, sumecada una de las dos últimas columnas. Anote la suma de cada columna en elúltimo renglón del formulario donde dice, �Total�. Esta información deberá seranotada en los cuadros respectivos en el Formulario de Seguimiento del Sis-tema de Logística, META 9.

88


FORMULARIO L-3.1 EQUIPOS MÉDICOS





Nº EQUIPO MEDICO INSERVIBLENo está dado

de baja

Esta dado

de baja

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Total

89

Anexo 2





FORMULARIO L-3.2 EQUIPOS GENERALES

Nº EQUIPO GENERAL INSERVIBLENo está dado

de baja

Esta dado

de baja

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Total

90






Nº EQUIPO DE ADMINISTRACION INSERVIBLENo está dado

de baja

Esta dado

de baja

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Total

FORMULARIO L-3.3 EQUIPOS DE ADMINISTRACIÓN

91

Anexo 2

FORMULARIO L-3.4 PARQUE AUTOMOTRIZ





Nº EQUIPO DEL PARQUE AUTOMOTRIZ INSERVIBLENo está dado

de baja

Esta dado

de baja

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Total

93

Anexo 2


ASISTENCIA TÉCNICA

FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DEPERSONAL PARA LA SUBREGIÓN

META l

La Subregión cuenta con documentación actualizada sobre la planillade personal profesional, técnico, auxiliar administrativo y asistencial.

1. Número de meses transcurridos desde la más reciente actualización del CAP.

______ meses

2. Número de meses transcurridos desde la más reciente actualización del PAP.

______ meses

3. Porcentaje del personal administrativo de la Subregión y hospital regional quedesempeña las funciones para la cuales está asignado según la Planilla Única dePagos. (Ver Formulario P-l)

Total: ______ de ______ personas (Subregión) = ______ %

Total: ______ de ______ personas (Hospital Regional) = ______ %

META 2

Los cargos directivos están regularizados en cuanto a la designación y/osituación laboral.

1. Porcentaje del personal directivo de la Subregión, incluyendo el director sub-regional, los directores de UTES, hospitales, UBASS, y centros de salud, quetienen regularizado la designación a su cargo. (Ver Formulario P-2)

______ %




94


META 3

Las infracciones por parte del personal se sancionan adecuadamentemediante un proceso administrativo acorde con el régimen disciplinariorespectivo.

1. Número de personas de la Subregión que tiene pendiente un proceso adminis-trativo disciplinario, sin abrir o ya abierto.

______ casos sin abrir

______ casos abiertos

2. De las últimas cinco personas de la planilla de la Subregión con procesos admi-nistrativos disciplinarios concluidos, el número de los que tienen alguna irregula-ridad en su proceso.

Total: ______ de 5 casos = ______ %

META 4

Se otorgan las pensiones según las exigencias establecidas por ley.

1. De las últimas tres personas de la Subregión que han sido incorporadas al siste-ma de pensiones, el número que reune los requisitos para el caso.

Total: ______ de 3 personas

META 5

Existe un clima laboral positivo.

1. Porcentaje del personal encuestado de la Subregión que responde que está satis-fecho con su labor, según el tipo de personal. (Ver Formulario P-3)

Tipo de personal

(7 categorías)

Nº de personas

encuestadas

(A)

Nº de personas

encuestadas que

están satisfechas

(B)

% de personas

satisfechas

(B/A)

A. Directivo

B. Administrativo

1. Profesional

2. Técnico o Auxiliar

C. Asistencial - Profesional

1. Hospital

2. Periferia

C. Asistencial - Técnico o Auxiliar

1. Hospital

2. Periferia

95

Anexo 2

2. Promedio de tiempo en meses de permanencia en el trabajo del personalencuestado, según el tipo de personal. (Ver Formulario P-3)

3. Porcentaje del personal de la Subregión que considera que está suficientementepreparado para cumplir con las funciones que le han asignado. (Ver FormularioP-3)

META 6

El personal directivo de la Subregión, UTES y establecimientos de saludy el personal técnico de las unidades de Personal están actualizados conla normatividad existente en el área de personal.

1. Porcentaje del personal técnico del Área de Personal en la Subregión que con-testa correctamente a 8 de 10 preguntas sobre el sistema de personal. (AplicarPrueba de Conocimientos a todas las personas que tienen labores en el área dePersonal. Entregar fichas al PFSS.)

____l ____2 ____3 ____4 ____5 ____6 ____7 ____8 ____9 ____10

Total: ____ personas con 8 de 10 correctasde ____ personas evaluadas

%: _________

Tipo de personal

(7 categorías)

Nº de personas

encuestadas

(A)

Promedio de

meses de

permanencia

Nº de personas

encuestadas que

están preparadas

(B)

% de personas

preparadas

(B/A)

A. Directivo

B. Administrativo

1. Profesional

2. Técnico o Auxiliar

C. Asistencial - Profesional

1. Hospital

2. Periferia

C. Asistencial - Técnico o Auxiliar

1. Hospital

2. Periferia

97

Anexo 2


ASISTENCIA TÉCNICA EN EL SISTEMA DE PERSONAL

Instrucciones para el llenado del Formulario P-1

1. Este formulario se aplica al personal que tiene cargos administrativos según lasplanillas de:

a) la sede de la Subregión

b) el Hospital Regional/Cabecera de la Red

2. Se considera al personal que tiene labores asistenciales, sólo en los casos de laspersonas que podrían tener un cargo administrativo, pero que desempeñan unafunción asistencial.

3. Anote la información de identificación en la cabecera del Formulario P-1 (fecha,evaluación pre o post, nombre de la Subregión, nombre del consultor).

4. En la Columna A, anote el nombre y apellido de todas las personas que tienenlabores en las áreas administrativas según la planilla de la sede de la Subregióno en el Hospital Regional/Cabecera de la Red.

5. En la Columna B, al mismo tiempo que anote el nombre de la persona, anote elcargo que le ha sido asignado según la planilla del establecimiento.

6. En la Columna C, anote el tipo de profesión o ocupación de cada persona segúnsu propio testimonio.

7. En la Columna D, describa brevemente la función que desempeña la persona ensu labor diaria con el sector salud.

8. En la última columna, anote con un �Sí� o un �No� si hay consistencia entre lainformación en las Columnas B y D.

9. Con la información completa, suma el número de veces que se ha marcado el�Sí� en la última columna, anotando este número en el espacio del último ren-glón, para lo que viene a ser el numerador. Al mismo tiempo, anote el númerototal de las personas que han sido analizadas en el formulario, para lo que vienea ser el denominador. Estos números, y el porcentaje que se calcule de ellos,pasarán a la página 1 del Formulario de Seguimiento para el indicador Nº 3 dela Meta 1.

10. Nota: Si es necesario y posible, el consultor del Programa de Fortalecimiento deServicios de Salud podría pedir la ayuda del personal especializado de la Subregióno Hospital Regional para que le ayude a recopilar la información requerida parael llenado de este formulario.

98




Tipo de Establecimiento (marque uno): Sede de la Sub-Región u Hospital Regional/Cabecera de la Red



FORMULARIO P-1

NºNombre de la persona

(A)

Cargo administrativo

según planilla

(B)

Profesión u

ocupación

(C)

Función que

desempeña

(D)

Consistencia

entre B y D

(Si o No)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

99

Anexo 2

NºNombre de la persona

(A)

Cargo administrativo

según planilla

(B)

Profesión u

ocupación

(C)

Función que

desempeña

(D)

Consistencia

entre B y D

(Si o No)

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

TotalTotal Si:

Nº Total

101

Anexo 2



Instrucciones para el llenado del Formulario P-2

1. El Formulario P-2 se refiere a todo el personal que tiene responsabilidades direc-tivas en la Subregión de Salud hasta el nivel del centro de salud.

2. En la primera columna, anote el nombre de cada establecimiento en la Subregión,según el tipo de establecimiento.

3. En la segunda columna, anote el nombre de la persona a cargo de las funcionesdirectivas para cada instancia señalada en la primera columna.

4. En la última columna, anote con un �Sí� o un �No� si la persona que tiene elcargo directivo del establecimiento tiene su designación regularizada con Reso-lución Directoral.

5. Con la información completa, suma el número de veces que se ha marcado el�Sí� en la última columna, anotando este número en el espacio del último ren-glón, para lo que viene a ser el numerador. Al mismo tiempo, anote el númerototal de las personas que han sido analizadas en el formulario, para lo que vienea ser el denominador. El porcentaje que se calcule de ellos, pasará a la página 1del Formulario de Seguimiento para el indicador Nº 1 de la Meta 2.

102





FORMULARIO P-2

Cargo directivo

(anote el nombre del

establecimiento)

Nombre del Director

Tiene regularizado

su designación

(marque Si o No)

Director General de la Sub-Región (S.R.)

Director Adjunto o Director Técnico de la S.R.

Director de Administración de la S.R.

Director de Capacitación de la S.R.

Director de Estadística e Informática de la S.R.

Director de Planificación de la S.R.

Director de Programas de la S.R.

Director de ____________________ de la S.R.

Director UTES l:

Director UTES 2:

Director UTES 3:

Director UTES 4:

Director UTES 5:

Director UTES 6:

Director UTES 7:

Director UTES 8:

Director UTES 9:

Director UTES 10:

Director de Hospital 1:





Director de UBASS 1:






103

Anexo 2

Cargo directivo

(anote el nombre del

establecimiento)

Nombre del Director

Tiene regularizado

su designación

(marque Si o No)





Director de ZONADIS 1:






Director de Centro de Salud 1:























TotalTotal de Si:

Nº Total:

105

Anexo 2



Instrucciones para la aplicación de la encuesta al personal

1. La ENCUESTA ANONIMA AL PERSONAL DEL SECTOR SALUD estará aplica-da al personal administrativo y asistencial que labora en todos los niveles de laSubregión de Salud. El consultor de Asistencia Técnica en el Área de Personaldel PFSS recibirá un paquete de 80 fichas de la encuesta para una Subregión. Elconsultor puede hacer más fotocopias de la encuesta si ve la oportunidad deencuestar a más de 80 personas.

2. No es necesario hacer una selección especial de las personas que deberían com-pletar la encuesta. Sin embargo, en lo posible, debería asegurar que se aplique laencuesta a un mínimo de diez personas en cada una de las siguientes categoríasde personal:

1. Directivo

2. Administrativo - Profesional

3. Administrativo - Técnico o Auxiliar

4. Asistencial - Profesional - Hospital

5. Asistencial -Profesional - Servicio Periférico

6. Asistencial - Técnico o Auxiliar - Hospital

7. Asistencial -Técnico o Auxiliar - Servicio Periférico

3. Es importante señalar al personal encuestado que, aunque la encuesta es anóni-ma, es necesario que llenen el cuadro con la información general sobre su tipode cargo, nivel profesional, y nivel de servicio. También, se debe indicar al perso-nal que anote sus respuestas en forma más legible posible para facilitar el análi-sis de las mismas.

4. El consultor puede mantener control sobre la recepción de las encuestas llena-das si se numeran las fichas de 1 a 80 (o más).

Instrucciones para la tabulación de las encuestas anónimasal personal del Sector Salud en el Formulario P-3

1. Primero, separe las fichas en siete grupos y siga con la tabulación de la informa-ción, según la categoría de personal:

1. Directivo

2. Administrativo - Profesional

3. Administrativo - Técnico o Auxiliar

106


4. Asistencial - Profesional - Hospital

5. Asistencial - Profesional - Servicio Periférico

6. Asistencial - Técnico o Auxiliar - Hospital

7. Asistencial - Técnico o Auxiliar - Servicio Periférico

2. Pregunta l:

Esta pregunta no esta tabulada.

3. Pregunta 2:

Convierta el número de años y meses de trabajo en su cargo actual al númerototal de meses, y anótelo en la columna 2. Sumar los meses y dividir entre elnúmero de personas encuestadas en esa categoría para llegar al promedio delnúmero de meses. Anote el promedio en el último renglón. Anótelo también enel cuadro apropiado para la Meta Nº 5, en el Formulario de Seguimiento.

4. Pregunta 3:

Anote la respuesta �Sí� o �No� en la tercera columna. Sumar el número de �Sí� ydividir esta suma entre el número de personas encuestadas en esa categoría parallegar al porcentaje de personas que se consideran preparadas para cumplir consus funciones. Anote este porcentaje en el cuadro apropiado para la Meta Nº 5,en el Formulario de Seguimiento.

5. Pregunta 4:

En la cuarta columna, se encuentran tres sub-columnas marcadas �A�, �B� y �C�.Para cada ficha tabulada, marque una de las sub-columnas. Para cada categoríade personal, sume las sub-columnas �A�, �B� y �C�. Calcule el porcentaje de res-puestas de la sub-columna �A� (�Satisfecho�) y anótelo en el cuadro apropiadopara la Meta N� 5, en el Formulario de Seguimiento.

6. Pregunta 5:

En la quinta columna, se encuentran cuatro sub-columnas marcadas �A�, �B�, �C�y �D�. Para cada encuesta tabulada, marque una de las sub-columnas. Para cadacategoría de personal, sume las sub-columnas �A�, �B�, �C�, y �D�. Calcule el por-centaje de respuestas de cada sub-columna y anótelo en el último renglón encada cuadro, según la categoría de personal. (No es necesario resumir estos datosen el Formulario de Seguimiento).

7. Pregunta 6:

La tabulación de estos resultados se hará sin un formulario específico. El análisisde los comentarios se hará en forma cualitativa y el informe se hará textualmen-te, tabulando cuando sea posible y llegando a una lista de problemas y sugeren-cias que estén mencionados más frecuentemente. Los consultores de PFSS en-tregarán a la oficina todas las fichas de la encuesta llenadas en un sobre juntocon los resultados tabulados.

107

Anexo 2




Formulario P-3TABULACIÓN DE LA ENCUESTA ANÓNIMA AL PERSONAL DEL SECTOR SALUD

1. CARGO: DIRECTIVO

2. CARGO: ADMINISTRATIVO -PROFESIONAL

Nº

Pregunta 2

Meses en cargo

actual

Pregunta 3

Se considera

preparada

(Si o No) A B C A B C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Total Promedio: Total Si: Si: Si: Si: Si: Si: Si:

Pregunta 4

(marque uno)

Pregunta 5

(marque uno)

Nº

Pregunta 2

Meses en cargo

actual

Pregunta 3

Se considera

preparada


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15


Pregunta 4

(marque uno)

Pregunta 5

(marque uno)

108


3. CARGO: ADMINISTRATIVO-TÉCNICO O AUXILIAR

4. CARGO: ASISTENCIAL-PROFESIONAL-HOSPITAL

Nº

Pregunta 2

Meses en cargo

actual

Pregunta 3

Se considera

preparada


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19


Pregunta 4

(marque uno)

Pregunta 5

(marque uno)

Nº

Pregunta 2

Meses en cargo

actual

Pregunta 3

Se considera

preparada


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19


Pregunta 4

(marque uno)

Pregunta 5

(marque uno)

109

Anexo 2

5. CARGO: ASISTENCIAL-PROFESIONAL - SERVICIO PERIFÉRICO

6. CARGO: ASISTENCIAL-TÉCNICO O AUXILIAR - HOSPITAL

Nº

Pregunta 2

Meses en cargo

actual

Pregunta 3

Se considera

preparada


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19


Pregunta 4

(marque uno)

Pregunta 5

(marque uno)

Nº

Pregunta 2

Meses en cargo

actual

Pregunta 3

Se considera

preparada


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19


Pregunta 4

(marque uno)

Pregunta 5

(marque uno)

111

Anexo

GLOSARIO

CAP: Cuadro de Asignación de Personal

DIGEMID: Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas.

DIRESA: Dirección Regional de Salud

HIS: Health Information System

Kardex: Registro de existencias del almacén.

Inventario: Recuento que se hace de los bienes.

Libro Diario: Sirve para registrar todas las operaciones en forma ordenada ycronológica. La operación de registro se denomina asiento.

Libro Mayor: Sirve para registrar, de manera clasificada, cada una de las cuentas consus partidas Deudoras y Acreedoras que se encuentran registradas en el Libro Diario.

Libro Caja: Es el libro que tiene por finalidad el control del efectivo (numerario), esdecir, el control de los Ingresos y Egresos.

MEF: Ministerio de Economía y Finanzas

MINSA: Ministerio de Salud

MOF: Manual de Organización y Funciones

O/C: Ordenes de Compra

O/S: Ordenes de Salida

PAP: Presupuesto Análitico de Personal

PECOSA: Pedido de Comprobante de Salida

Programas de Salud: Programas Nacionales de Salud, cuyas directivas parten delnivel central.

Registro de proveedores: Registro en el que se encuentran inscritos los proveedoresde bienes y servicios.

Retenes de personal: Guardias no presenciales en establecimientos de salud.

ROF: Reglamento de Organización y Funciones.

RUA: Reglamento Unico de Adquisiciones.

SAA: Servidor asistencial de nivel A.

SERUMS: Servicio Rural y Urbano Marginal de Salud.

Sistemas administrativos: Sistemas de logística, personal, contabilidad y tesorería.

SPE: Servidor profesional �E�, categoría en el escalafón del sector público.

Publicaciones 1998

MINISTERIO DE SALUDPrograma de Fortalecimiento de Servicios de Salud

Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión

Gestión de la Capacitación en las Organizaciones, Conceptos básicos.MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Junio 1998. 72 pp.

Compilación de artículos sobre el tema de la capacitación en las organizaciones.

Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos.MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Julio 1998. 112 pp.

Experiencia del Programa de Asistencia Técnica aplicado a los sistemas adminis-trativos de personal, logística, tesorería y contabilidad, en 27 Regiones ySubregiones de Salud, durante los meses de setiembre de 1995 a enero de 1996.

Módulo Plan Operativo Institucional

MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Setiembre 1998. 429 pp.

Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos yServicios de Salud», orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de ges-tión interna de los niveles directivos de establecimientos y servicios de salud, for-taleciendo especialmente su capacidad para formular un Plan OperativoInstitucional con enfoque estratégico. El módulo está basado en una metodolo-gía de autoaprendizaje.

asistencia técnica en sistemas administrativos

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