Operación y logística de eventos

Asignación a Cargo del Facilitador

Exposición Regional Agrícola y Ganadera

Asignación a Cargo del Facilitador Elaborando.

Como introducción diré que el Estado de Veracruz, es eminentemente ganadero y uno de los Estados de mayor producción de ganado tanto de carne como lechero y sus productores se encuentran organizados, en asociaciones ganaderas, que a su vez constituyen un organismo central llamado Unión Ganadera Regional, en caso del presente trabajo se trata la de la zona Centro del Estado, quienes a través de este tipo de evento dan a conocer, los mejores especímenes de sus hatos ganaderos, donde venden y compran todo tipo de ganado, así como ofertan maquilas para todo tipo de semovientes, esta expo-feria, es de suma importancia para este ramo de la producción que deja una derrama en todos los sectores de gran importancia, por ello decidí o me tome el atrevimiento de tratar de diseñar un evento de esta magnitud e importancia, para mi desarrollo como futuro LAET.

a) Lugar en el que residen. Definan que tipo de sede es su lugar de residencia o elijan lo más cercano a su lograr de residencia.

R.- La sede es la Ciudad y Puerto de Veracruz, que según su definición lo forman los diferentes tipos de centros urbanos por la riqueza patrimonial e histórica, entorno de bellezas naturales y amplia red carretera y de servicios aeroportuarios, lo que les permite ofrecer productos turísticos diferenciados en el segmento de negocios, por sus características especiales derivadas de su patrimonio turístico; en su clasificación como tesoros coloniales.(Veracruz, también se puede clasificar como una sede de playa del tipo tradicional, pero por el tipo de evento seleccionado como evento de ciudad)

b) Tipo de evento y sus características que consideren se puede llevar a cabo.

R.- Exposición Regional Agrícola y Ganadera; donde se expondrán maquinaria y equipo agrícola, medicina veterinaria, semovientes bovino y caballar, juegos mecánicos, conciertos y ventas de artesanías y productos del campo.

c) Desarrollo del evento (logística y requerimientos).

R.- La Unión Ganadera de la zona centro del estado de Veracruz, en la ciudad de Veracruz cuenta con un recinto especialmente construido para tal fin, con el objeto de promover los diverso tipos de ganado bobino y caballar, de sus socios que integran las Asociaciones Ganaderas, ubicadas en la Zona Centro del Estado, si como los productos derivados, para tal fin y como ya es tradicional esta actividad eminentemente ganadera, existe un comité para la organización y desarrollo de la exposición:

Pre-evento

Investigación.- El comité organizador de evento debe haber efectuado un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo), sincrónico (misión actual, estilo dirección, la estructura, su tecnología y el clima organizacional). Que debido a la experiencia hará del evento sea exitoso.

Planificación:- Se definió la fecha del evento y horarios, disponibilidad de los participantes, selección del lugar( instalaciones de la Asociación Ganadera) donde se realizará este, tomando en cuenta la capacidad, , iluminación, equipos de sonido, proximidad, entre otros, tipo de técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo, los objetivos y políticas del evento: estos fueron bien definidos y determinó realizar el mantenimiento de las instalaciones (pintura, albañilería, energía eléctrica, donde se destacó el alumbrado público y la red de conexiones de los cubículos, estans, corrales y bodegas para uso de los participantes), también se determinó el costo de entrada y los eventos gratuitos, los artistas a contratar, el costo para la feria y se confirmaron las comisiones, se acordó el horarios de apertura al publico así como la hora de cierre de las instalaciones y los días que se celebraran las charreadas.

Organización:- se elaboró el cronograma general de actividades, presupuesto e inventario de recursos humanos, materiales y técnicos; además se diseño la publicidad y la forma de hacerla llegar (escrita) a los presidentes de la Asociaciones Ganaderas, para su difusión con sus agremiados, en asamblea extraordinaria que realizará para tal fin.

Requerimientos del tipo de evento:

I. Edificios e instalaciones especializados en la celebración de ferias y exposiciones con diferentes instalaciones y facilidades para efectuar adicionalmente eventos de apoyo, como palenque, área para conciertos populares, en perfectamente condiciones, ya que los mismos se les dio el mantenimiento requerido, por ser un evento masivo el recinto cuenta con 40 mil metros cuadrados de terreno, sus instalaciones son amplias y el diseño es el adecuado para este tipo de evento.

II. Complementar los servicios sanitarios con WC 100 portátiles, proporcionando limpieza según se requiera, por lo que la empresa que se contrate, deberá tener personal suficiente para tal fin durante el evento.

III. Contar con 6 oficiales electricistas, además de los de planta (3), repartidos en turnos que cubran un horarios de 10 a 02 hs.

IV. Contar con servicios de vigilancia suficiente las 24 horas mientras dure el evento.

V. Para el día de la inauguración un estrado elevado con asientos para 15 personas, tres micrófonos inalámbricos, con pedestal de mesa y un atril equipado con micrófono, de fondo una manta alusiva.

VI. El servicio de recolección de basura, se hará antes del horario de apertura y al cierre, todos los días.

VII. Las oficinas de la Asociación laboraran en un horarios de 10 a 22, con todo su personal, para atender los requerimientos de los expositores y público en general.

VIII. Durante el tiempo que dure el evento deberá haber una ambulancia con personal, especializado en el lapso de apertura y cierre para los visitantes, ya que al visitar los semovientes pueden existir accidentes, que requieran su intervención o en su caso traslado al hospital que se designe.

IX. Contar con médicos veterinarios las 24 horas durante todo el evento, para asistir a los semovientes y animales menores en caso de requerirse.

X. Permisos de las autoridades municipales para la celebración del evento, así como todos los permisos requeridos de las autoridades que tengan injerencia en el evento.

Especificaciones de logística:

Antes del evento:

a) Promoción del evento, mediante prensa, radio, tv, carteles, revistas especializadas, web, Asociaciones Ganaderas integrantes de la Unión Ganadera de la Zona Centro laboratorios de medicina veterinaria, distribuidores de maquinaria agrícola, restaurantes etc. Donde se especifique sobre la exposición, duración, costo, así como las ventajas de participar y disfrutar de una sana diversión familiar.

b) Plano donde se señala e informa sobre las instalaciones donde se va a realizar el evento, expositores destacados y sus productos.

c) Convocar a los participantes, de manera directa con invitación personalizada.

d) Verifica que el mantenimiento de las instalaciones haya sido el correcto y estén funcionales al 100% o en su caso hacer lo concerniente.

e) Verificar que el estrado para la inauguración sea el acordado y como se especifico, que los invitados especiales hayan confirmado su asistencia.

Durante el evento:

a. Que antes del acceso del público a las instalaciones, estas estén perfectamente limpias.

b. Que el personal de venta de boletos y los valet parking, estén en sus puestos al menos 15 minutos antes de la hora de apertura, con todo listo, boletos, dinero para cambio, en el caso de los boleteros.

c. Que el supervisor de boleteros vigile que no existan anomalías y que el servicio de vigilancia cuide el orden en estos lugares en especial, debido al manejo de efectivo y evitar que haya colados en estado inconveniente.

d. Que en su turno los médicos veterinarios realicen rondines y estén en contacto con los expositores del ganado, para que verifiquen que el ganado cuenta con las vacunas que dispones la SAGARPA, esto para evitar algún contagio, esto será a la llegada de los animales a las instalaciones.

e. El personal de mantenimiento durante su turno, deberá permanecer en su área y dispuestos de requerírseles.

f. La ambulancia y su personal, deberán permanecer el sitio asignado, prestos para dar atención a quien lo requiera.

g. Vigilar que los espacios dedicados a exhibición de los semovientes, estén siempre limpios, así como en el caso del ganado menor.

h. Que los visitantes respeten los señalamientos de no molestar al ganado y que circulen por las áreas dedicadas para tal fin.

d) Imprevistos. En este apartado deberán considerar imprevistos y como los podrían solucionar al momento.

A. En caso de que falle la energía eléctrica; se debe contar con una planta de energía eléctrica, conectada y que de manera automática proporcione el fluido eléctrico a las instalaciones del área de ganado.

B. En caso de algún accidente o malestar ya sea del público asistente o de lo expositores, se cuenta con medico, y ambulancias para prestar los primeros auxilios y en su caso transportarlos al hospital más cercano.

C. Si falla el suministro de agua, tener para esta emergencia al menos dos pipas con agua potable cuyo contenido no sea menor a 50 m3 del vital liquido.

D. En caso de incendio, contar con extinguidores suficientes principalmente en el espacio de ganado ya que como se utiliza paja seca es altamente inflamable.

Después del Evento o Post evento.

Se apoya a los expositores para en embarque y retorno del ganado que no se vendió, y se inicia la limpieza y desinfección de las corraletas

Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.

Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).

Se realiza el informe financiero por parte del Comité, para presentarlo a la directiva de la Unión Ganadera, para que lo verifiquen y el mismo se dé a conocer en la siguiente reunión con los agremiados.

Conclusión:

De manera somera quiero concluir, que en efecto un evento de este tipo, como vimos durante el estudio de esta materia, deja un importante derrama económica, tanto directa como indirecta, ya que genera empleos, consumo de productos para el mantenimiento de las instalaciones, pasturas para ganado, choferes, comida para personal que cuida el ganado y los expositores, es en verdad es cuantiosa derrama para la zona, por lo que un evento como este de gran magnitud, a pesar de lo complejo de su realización, vale la pena por los beneficios que dejan para el lugar donde se realizan.

e) No olviden incluir bibliografía.

Referencias electrónicas generales:

Nombre: Programa de la asignatura: Operación y logística de eventos© Universidad Abierta y a Distancia de MéxicoEventos turísticos (recuperado 03/01/2014)http://207.249.20.110/8vo9no/pluginfile.php/641/mod_resource/content/1/Unidad%201.%20Eventos%20tur%C3%ADsticos.pdf

Nombre: Programa de la asignatura: Operación y logística de eventos© Universidad Abierta y a Distancia de MéxicoOrganización y logística de eventos turísticos (recuperado 03/01/2014)http://207.249.20.110/8vo9no/pluginfile.php/2808/mod_resource/content/1/Unidad%202.%20Organizaci%C3%B3n%20y%20log%C3%ADstica%20de%20eventos%20tur%C3%ADsticos.pdf

Nombre: Programa de la asignatura: Operación y logística de eventos© Universidad Abierta y a Distancia de México

Destinos de playa y de Ciudad (recuperado 03/01/2014)http://207.249.20.110/8vo9no/pluginfile.php/3472/mod_resource/content/2/Unidad%203.%20Sedes%20y%20recintos.pdf

Nombre: Expo Ganadera Ylang Ylang© www.expoganaderaylangylang.com.mxLa Expo Feria Regional Ganadera Ylang Ylang (recuperado 03/01/2014)http://www.expoganaderaylangylang.com.mx/index.php