asignación de usuarios a grupos

4. Para terminar el proceso de creación de Usuario haga clic Guardar

Asignación de Usuarios a Grupos

Este proceso se hace únicamente para Usuarios de Imaging.

1. Si lo desea puede hacer al Usuario miembro de un Grupo, para ello seleccione un

Grupo de la lista Miembro de y haga clic en el botón Hacer miembro. Observe

que un Usuario puede pertenecer a varios Grupos.

2. Si desea eliminar el Usuario de un determinado Grupo, seleccione el Grupo de la

lista Nombre y haga clic en Retirar Membresía

3. Para guardar los cambios haga clic en Aceptar

Modificación de Usuarios

Este proceso se hace únicamente para Usuarios de Imaging.

1. En el módulo Manager ingrese por

Administración>Seguridad>Crear/Modificar Usuario

2. En la ventana Usuarios seleccione el Usuario a modificar. Una vez seleccionado

el Usuario puede realizar los cambios que desee sobre los privilegios en Perfiles y

Funciones.

3. Si lo que desea es cambiar el nombre de Usuario, la contraseña o el Grupo al que

pertenece el Usuario haga clic en Modificar

4. En la ventana Usuario modifique los campos que desee y haga clic en Aceptar

5. Para conservar las modificaciones hechas haga clic en Guardar en la ventana

Usuarios

Eliminación de Usuarios

1. En el módulo Manager ingrese por Administración>Seguridad>Crear/Modificar

Usuario

2. En la ventana Usuarios seleccione el usuario y haga clic en Eliminar.

3. En el mensaje que aparece haga clic en Sí

Exportación de Usuarios

Exportar Usuarios es una opción útil para generar respaldo a los Usuarios existentes en la

base de datos, de modo que puedan recuperarse posteriormente mediante la opción

Importar Usuarios. Para Exportar Usuarios siga los siguientes pasos:

1. Ingrese al módulo Manager

2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Exportar

Usuarios

3. En el cuadro Disponibles aparece el listado completo de los Usuarios existentes

en la base de datos. Puede incorporar un Usuario al listado Seleccionados

haciendo primero clic sobre él y luego en Añadir. Para añadir todos los Usuarios

de la lista haga clic en Seleccionar Todo.

4. Si ha añadido algún Usuario que prefiere no exportar, elimínelo del listado

Seleccionados haciendo clic en Eliminar.

5. Si desea exportar también los Permisos a Perfiles y los Permisos a Funciones de

los Usuario seleccionados haga clic Incluir Permisos a Perfiles e Incluir

Permisos a Funciones respectivamente.

6. En la casilla Exportar a archivo, haga clic en Examinar y en la ventana

Guardar como que aparece asigne una ruta y un nombre al archivo de

exportación.

7. Para terminar el proceso de exportación haga clic en Exportar.

Importación de Usuarios


2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Importar

Usuarios.

3. En la ventana Importar Usuarios haga clic en Examinar y seleccione el archivo

a ser importado. Este archivo tiene extensión .RSI

5. Una vez aparezca el listado de Usuario en el cuadro Disponibles, puede incorporar

un Usuario al listado Seleccionados haciendo primero clic sobre él y luego en

Añadir

6. Para añadir todos los Usuarios de la lista haga clic en Seleccionar Todo.

7. Si ha añadido algún Usuario que prefiere no importar, elimínelo del listado


8. Si desea Importar también los Permisos a Perfiles y los Permisos a Funciones de

los usuarios seleccionados dispone de las opciones Incluir Permisos a Perfiles e

Incluir Permisos a Funciones respectivamente.

9. Para terminar el proceso de importación haga clic en Importar

Administración de Grupos

La administración de grupos involucra las siguientes tareas

Creación de Grupos

Modificación de Grupos

Eliminación de Grupos

Exportación de Grupos

Importación de Grupos

Creación de Grupos


Grupo

2. En la lista Seleccione el Grupo escoja [Nuevo ]

3. En la ventana siguiente seleccione el tipo de usuario a crear.

Creación de Grupos de Imaging

1. Cuando el cuadro quede vacío digite un nombre para el Grupo. Por ejemplo Contabilidad

2. Una vez creado el Grupo debe configurar los permisos a perfiles y funciones

específicas a las que tendrá acceso en la aplicación. Para ello dispone en el recuadro

Permisos a Funciones de las Fichas Perfiles y Funciones.

3. Si desea seleccionar todas las funciones o todos los permisos, dispone de la opción

Seleccionar todo en la parte inferior derecha de la ventana

4. Haga clic en Guardar para crear el Grupo. Los Grupos de Imaging se identifican

con el icono

Creación de Grupos de Windows

1. En la ventana que aparece seleccione el dominio correspondiente al Grupo de

Usuarios que desea importar de la lista Dominio.

2. Al seleccionar el Dominio se llenará la lista Grupos. Elija el grupo a importar y de

clic en Aceptar.

3. En la ventana de Grupos seleccione el Grupo creado de la lista. Los Grupos de

Windows se identifican con el icono

4. Una vez seleccionado el Grupos debe configurar los permisos a perfiles y

funciones específicas a las que tendrá acceso en la aplicación. Para ello dispone en

el recuadro Permisos a Funciones de las Fichas Funciones y Perfiles. Tenga en

cuenta los pasos 2 y 3 de Creación de Grupos de Imaging.

5. Para terminar el proceso de creación de Grupo haga clic Guardar

Modificación de Grupos

Este proceso se hace únicamente para Grupos de Imaging.


Grupo

2. En la ventana Grupos seleccione el grupo a modificar. Una vez seleccionado el

grupo puede realizar los cambios que desee sobre los privilegios en Perfiles y

Funciones

3. Para conservar las modificaciones hechas haga clic en Guardar

Eliminación de Grupos

1. En el módulo Manager ingrese por Administración>Crear/Modificar Grupo

2. En la ventana Grupos seleccione el Grupo y haga clic en Eliminar

Exportación de Grupos

Exportar Grupos es una opción útil para generar respaldo a los Grupos y Usuarios

existentes en la base de datos, de modo que puedan recuperarse posteriormente mediante la

opción Importar Grupos. Para Exportar Grupos siga los pasos enumerados a continuación:


2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Exportar Grupos

3. En el cuadro Disponibles aparece el listado completo de los Grupos existentes en

la base de datos. Puede incorporar un Grupo al listado Seleccionados haciendo

primero clic sobre él y luego en Añadir

4. Para añadir todos los Grupos de la lista haga clic en Seleccionar Todo.

5. Si ha añadido algún Grupo o Grupos que prefiere no exportar, elimínelo(s) del

listado Seleccionados haciendo clic en Eliminar o en Eliminar Todo

6. Si desea exportar también los Permisos a Perfiles, los Permisos a Funciones y/o los

Usuarios asociados a cada uno de los grupos seleccionados dispone de las opciones

Incluir Permisos a Perfiles, Incluir Permisos a Funciones e Incluir Usuarios

respectivamente

7. En la casilla Exportar a archivo, busque con el botón Examinar una ruta y luego

asigne un nombre para el archivo de exportación. Por ejemplo C:\Archivos de

programa\SCAD\IMAGING\perfiles\Transfer. Para terminar el

proceso de exportación haga clic en Exportar.

Importación de Grupos


2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Importar Grupos

Haga clic en Examinar y seleccione el archivo a ser importado. Este archivo tiene

extensión .RSI

3. Una vez aparezca el listado de Grupos en el cuadro Disponibles, puede incorporar

un Grupo al listado Seleccionados haciendo primero clic sobre él y luego en

Añadir

4. Para añadir todos los Grupos de la lista haga clic en Seleccionar Todo.

5. Si ha añadido algún Grupo que prefiere no importar, elimínelo del listado


6. Si desea Importar también los Permisos a Perfiles, los Permisos a Funciones y/o

los Usuarios asociados a cada uno de los grupos seleccionados dispone de las

opciones Incluir Permisos a Perfiles, Incluir Permisos a Funciones e Incluir

Usuarios respectivamente.

7. Para terminar el proceso de importación haga clic en Importar

Lógica de Permisos en Imaging

Permisos Simples

Una vez se han seleccionado las funciones adecuadas para cada uno de los usuarios,

estos tienen una reglas que determinan su visibilidad, en algunos casos son simples en

donde se indica qué sección del menú se activa o inactiva según la selección y otras

en donde dependiendo ciertas condiciones múltiples pueden activar o desactivar

secciones del menú.

Formulario Permiso Menú Afectado Formulario inicial Browser Manager > Browser

Formulario inicial Perfiles de Indices Administración > Perfiles >

Perfiles de Indices

Formulario inicial Perfiles de Exportacion Administración > Perfiles >

Perfiles de Exportación

Formulario inicial Exportar Perfiles Administración > Perfiles >

Exportar Perfiles

Formulario inicial Importar Perfiles Administración > Perfiles >

Importar Perfiles

Formulario inicial Lista de Valores Administración > Perfiles >

Listas de Valores

Formulario inicial Tipo de Lotes Administración > Lotes > Tipo

de Lotes

Formulario inicial Depuracion de Lotes Administración > Lotes >

Depurar Lotes

Formulario inicial Estado de Lote Administración > Lotes >

Cambiar Estado de Lote

Formulario inicial Notificaciones Administración >

Notificaciones

Formulario inicial Importar Carpetas Administración > Importar

Carpetas

Formulario inicial Exportar Carpetas Administración > Exportar

Carpetas

Formulario inicial Crear/Modificar Grupo Administración > Seguridad >

Crear/Modificar Grupos

Formulario inicial

Crear/Modificar

Usuario Administración > Seguridad >

Crear/Modificar Usuarios

Formulario inicial Monitoreo de Proceso Administración > Supervisión

> Estadisticas

Ventana de consulta Importar Carpetas Archivo > Importar >

Importar Carpetas

Ventana de consulta Escanear Scan > Scan

Ventana de consulta Adicionar Nodo Operaciones con Carpetas >

Adicionar Carpeta

Ventana de consulta Editar Nodo Operaciones con Carpetas >

Editar Carpeta

Ventana de consulta Eliminar Nodo Operaciones con Carpetas >

Eliminar Carpeta

Ventana de consulta Importar Datos Operaciones con Carpetas >

Importar Datos

Ventana de consulta

Perfiles de Indices Operaciones con Carpetas >

Perfiles > Perfiles de Indices

Ventana de consulta

Perfiles de Importacion

Operaciones con Carpetas >

Perfiles > Perfiles de

Importacion

Ventana de consulta Perfiles de Exportacion

Operaciones con Carpetas >

Perfiles > Perfiles de

Exportacion

Ventana de consulta

Exportar Perfiles Operaciones con Carpetas >

Perfiles > Exportar perfiles

Ventana de consulta

Importar Perfiles Operaciones con Carpetas >

Perfiles > Importar perfiles

Ventana de consulta Crear/Modificar

Usuario Operaciones con Carpetas >

Crear/Modificar Usuario

Ventana de consulta

Desbloquear Lotes Operaciones con Carpetas >

Desbloquear Lotes de Captura

Condiciones Especiales

En la ventana de consulta cuando se está seleccionada una carpeta:

1. La opción Operaciones con Carpetas > Agregar Archivo no estará

disponible.

2. La opción Operaciones con Carpetas No estará disponible excepto si la

opción Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta está habilitada para

el usuario.

3. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento no se

encontrará disponible si alguna de las siguientes opciones se encuentra activa

Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas

> Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,

Operaciones con Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas >

Eliminar Carpeta.

4. El menú Operaciones con Carpetas > Agregar Archivo no estará disponible

si está habilitado el menú Operaciones con Carpetas.

5. El menú Operaciones con Carpetas > Enviar Notificacion no estará

disponible si está habilitado el menú Operaciones con Carpetas.

6. El menú Operaciones con Carpetas > Importar Datos estará habilitado si

está habilitado el menú Operaciones con Carpetas.

7. El menú Operaciones con Carpetas > Transferir Datos estará habilitado si

está habilitado el menú Operaciones con Carpetas y además le ha sido dado el

permiso en la función Exportar Datos.

8. El menú Operaciones con Carpetas > Importar Datos estará habilitado si

está habilitado el menú Operaciones con Carpetas y además le ha sido dado el

permiso en la función Importar Datos.

9. El menú Operaciones con Carpetas estará habilitado si alguna de las

siguientes opciones se encuentra habilitada Operaciones con Carpetas >

Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,

Operaciones con Carpetas > Importar Datos, Operaciones con Carpetas >

Transferir Datos.

10. El menú Operaciones con Carpetas se encontrará deshabilitado si la opción

Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta se encuentra deshabilitado y

si ninguna de las siguientes opciones se encuentra habilitado Operaciones con

Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Editar

Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos, Operaciones con

Carpetas > Transferir Datos.

11. El menú Operaciones con Carpetas se encontrará habilitado si la opción

Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta se encuentra habilitado y si

ninguna de las siguientes opciones se encuentra habilitado Operaciones con

Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Editar

Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos, Operaciones con

Carpetas > Transferir Datos.

12. El menú Operaciones con Carpetas > Eliminar se encontrará habilitado si la

opción Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta se encuentra

habilitado y si ninguna de las siguientes opciones se encuentra habilitado

Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas

> Editar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,

Operaciones con Carpetas > Transferir Datos.

Cuando se está haciendo consulta de Imágenes y se selecciona un documento:

1. La opción Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta se inactiva si

cualquiera de las funciones Operaciones con Carpetas se encuentra activa.

2. La opción Operaciones con Carpetas se encontrará inactiva si ninguna de las

operación de carpeta ha sido activada (Operaciones con Carpetas >

Informacion de Documento, Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,

Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas

> Agregar Archivo.

3. Cuando se está asignando permisos en funciones la opción Operaciones con

Carpetas > Importar Datos se inhabilita.

4. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento tendrá el

mismo permiso que la opción Administración > Supervisión > Estadisticas si

cualquiera de las siguiente opciones está activa Operaciones con Carpetas >

Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,


Eliminar Carpeta.

5. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento se

inhabilita si la opción Administración > Supervisión > Estadisticas también

está inactiva y además las siguientes opciones se encuentran inactivas

Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con

Carpetas > Importar Datos, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,

Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta.

6. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento se

activará si la opción Administración > Supervisión > Estadisticas se

encuentra activo y además las siguientes opciones se encuentran inactivas

Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con

Carpetas > Importar Datos, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,

Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta.

7. La opción Operaciones con Carpetas se activa si la opción Operaciones con

Carpetas > Informacion de Documento se encuentra activa y si la opción

Administración > Supervisión > Estadisticas se encuentra activo y además

las siguientes opciones se encuentran inactivas Operaciones con Carpetas >

Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,


Eliminar Carpeta.

8. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento estará

habilitado si la opción Administración > Supervisión > Estadisticas también

lo está.

9. El menú Operaciones con Carpetas estará deshabilitado si se encuentran

deshabilitado las opciones Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta,

Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta, Operaciones con Carpetas >

Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,

Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento.

10. El menú Operaciones con Carpetas estará habilitado si se encuentran

habilitado la opción Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta y

deshabilitadas las opciones Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,


> Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de

Documento.

11. El menú Operaciones con Carpetas > Agregar Archivo estará habilitado si se

encuentra habilitado la opción Operaciones con Carpetas > Adicionar

Carpeta y deshabilitadas las opciones Operaciones con Carpetas > Editar

Carpeta, Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con

Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de

Documento.

12. El menú Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta estará deshabilitado

si se encuentra habilitado la opción Operaciones con Carpetas > Adicionar

Carpeta y deshabilitadas las opciones Operaciones con Carpetas > Editar



Documento.

13. El menú Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta se encontrará

deshabilitado si alguna de las siguientes opciones se encuentra activa

Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta, Operaciones con Carpetas >

Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,

Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento.

14. El menú Operaciones con Carpetas > Agregar tendrá el mismo estado de

Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta si alguna de las siguientes

opciones se encuentra activa Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,


> Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de

Documento.

15. El menú Operaciones con Carpetas se encontrará activo si alguna de las

siguientes opciones se encuentra activa Operaciones con Carpetas > Editar



Documento

Nota: Los permisos del usuario están por encima de los permisos del grupo, con ello

es posible que a cierto usuario se le asigne una excepción a la regla del grupo donde

se encuentre.

Sistema de Notificaciones

IMAGING cuenta con un sistema que permite la creación de notificaciones al correo

electrónico de los usuarios sobre cambios en los documentos pertenecientes a un perfil de

Índices. Dichos cambios abarcan la creación de un nuevo documento, su edición y

eliminación.

Para crear una notificación siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Notificaciones del menú Administración.

2. En la lista Nombre de la ventana Notificaciones seleccione Nuevo y sobrescriba

un nombre para la notificación a crear. Por ejemplo, Nueva Factura.

3. En el recuadro Contactos haga clic en Agregar Email.

4. En la ventana Agregar Email ingrese la dirección de correo electrónico a la que

desee que llegue la notificación y de clic en OK. Para agregar más direcciones

regrese al Paso 3.

5. En el recuadro Acciones seleccione los eventos que generarán la notificación. Note

que estos eventos están conformados por un Perfil de Índices y unas acciones

posibles sobre ese Perfil de Índices.

6. Para finalizar la creación de la notificación haga clic en Crear.

7. Para configurar la cuenta de correo saliente haga clic en Configuración

8. En la ventana que aparece diligencie los campos Servidor, Puerto e Email de

Origen.

9. Seleccione Básica o Sin autenticación según si se requiere o no Usuario y

Contraseña

10. Haga clic en Probar

11. Para terminar haga clic en Aceptar

Búsquedas en IMAGING Para obtener información sobre cómo realizar una búsqueda en IMAGING, diríjase al Capítulo

Consulta de Documentos de este mismo manual.

Visualización y Edición de Documentos

Esta sección incluye todas las operaciones de Visualización y Edición de Documento en la Opción

Browser>Documentos en el Módulo Manager

Estas operaciones de Visualización y Edición son:

Edición de Índices

Reconocimiento OCR

Realización de Anotaciones

Calidad de la Imagen

Guardar una Imagen

Eliminación de una Imagen

Impresión de Imágenes

Envío de Imágenes por Email

Herramientas de Visualización de Imágenes

Edición De Índices

La funcionalidad de Edición de Índices tiene dos propósitos; realizar correcciones de la

captura de los datos ya indexados y realizar preindexación (capturar datos para los campos

antes de que ingresen al módulo Index)

Para editar siga los siguientes pasos

1. Ubíquese sobre en el árbol en el documento cuyos índices va a editar

2. Haga clic en Editar Índices en el Panel de Índices

3. Ingresar el valor a preindexar o el nuevo valor, en caso de corrección.

4. Haga clic en Grabar Índices para guardar los cambios

Reconocimiento OCR

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) permite convertir el texto presente en una

imagen en formato TIF, a caracteres. (Para más información ver Indexación de

Documentos>Reconocimiento OCR). Es posible realizar dos tipos de reconocimiento OCR

en el módulo Manager.

1. Edición de Índices utilizando OCR

2. Reconocimiento OCR Full Text.

Edición de Índices utilizando OCR

Usted puede editar índices en el módulo Manager utilizando el reconocimiento OCR

Para editar índices utilizando reconocimiento OCR haga lo siguiente

1. Haga clic en Editar Índices en el Panel de Índices y ubíquese en el Índice que desea

Editar

2. Haga clic en Seleccionar Área OCR y seleccione el texto que quiere capturar,

arrastrando la herramienta de selección sobre él.

3. Haga clic en Guardar para terminar la edición del índice.

Reconocimiento OCR Full Text.

Utilice esta opción para realizar OCR total sobre una imagen TIF y enviar el texto

reconocido a un nuevo documento RTF preservando el tipo de letra: fuente, tamaño,

estilo.

Para realizar Full Text sobre una imagen en el módulo Manager haga lo siguiente.

1. Ubíquese sobre la imagen a la que desea aplicar Full Text.

2. Haga clic derecho y seleccione Realizar Full Text

3. En el cuadro de dialogo que aparece ingrese un nombre para el archivo RTF que

contendrá el texto reconocido.

4. En el cuadro de diálogo que aparece asigne un nombre y ubicación al archivo.

5. Se abrirá el archivo RTF con el texto reconocido

Realización De Anotaciones

Usted puede realizar anotaciones sobre documentos .TIF en el módulo Manager. Estas

anotaciones no alterarán la imagen original, y podrá aplicarles diferentes tipos de fuente,

tamaño y color.

Para realizar una anotación siga las siguientes instrucciones

1. Ubíquese sobre la imagen .TIF en la que va a realizar la anotación

2. Haga clic en Anotaciones en la barra de herramientas

3. Ingrese la Anotación deseada.

4. Haga clic derecho sobre la anotación para aplicar el formato deseado

5. Listo. La anotación ha quedado guardada y no alterara la imagen original


Puede realizar limpieza y recortes a la imagen que esta consultando en el momento.

Para realizar la Limpieza siga las siguientes instrucciones

1. Ubíquese sobre la imagen que va Limpiar.

2. Haga clic en limpiar de la barra de herramientas

3. Seleccione el área donde desea realizar la acción.

4. Presione Enter.

Para realizar el Recorte siga las siguientes instrucciones

1. Ubíquese sobre la imagen que va a Recortar.

2. Haga clic en Recortar de la barra de herramientas


4. Presione Enter.

Guardar Una Imagen

Usted puede guardar las imágenes del documento en el disco. Para ello su usuario debe

tener habilitado el permiso de guardar Imágenes y el permiso de ver el tipo de documento

que desea guardar. Para guardar una imagen en el disco haga clic derecho sobre la imagen y

luego clic en Guardar.

Eliminación De Imágenes

Esta opción es útil para borrar imágenes o archivos de un documento en el árbol, sin

eliminar dicho documento.

Para eliminar un Imagen o archivo de un documento siga el siguiente procedimiento:

1. Sitúese sobre el árbol en el documento cuyas imágenes desea borrar.

2. Utilice las flechas de navegación para desplazarse por las imágenes del documento

y ubicarse en la imagen que desea eliminar.

3. Haga clic en Borrar de la Barra de Herramientas

Impresión de Imágenes

Usted puede enviar imágenes a impresión desde el módulo Manager en IMAGING. Para

ello dispone de las funcionalidades: Imprimir e Imprimir Página actual.

A continuación se explican dichas funcionalidades de impresión:

Imprimir se encuentra disponible desde la barra de herramientas con el botón

Imprimir y permite seleccionar impresora, intervalo y otras opciones de impresión.

Para enviar un documento a impresión con esta opción siga los siguientes pasos.

1. Ubíquese sobre el documento que desea imprimir y haga clic en Imprimir en la

barra de herramientas

2. En la ventana Imprimir seleccione las opciones de impresión deseadas y de clic en

Aceptar.

Imprimir Pagina Actual. Esta opción envía la Imagen actual a una impresora

seleccionada.

Para imprimir con esta opción siga los siguientes pasos.

1. Ubíquese sobre la Imagen que desea imprimir y haga clic derecho.

2. En el menú Contextual seleccione Imprimir.

3. En la ventana Imprimir Página Actual seleccione una impresora y haga clic en

Aceptar.

Envío De Imágenes Por Email

1. Ubíquese sobre la imagen que desea Enviar y haga clic en el botón Enviar Mail

2. En la ventana que aparece seleccione el Modo de Envío e ingrese el correo

electrónico del destinatario, el Asunto y contenido del correo.

3. Para terminar haga clic en Enviar.

Herramientas Para Visualización De La Imagen

Flechas de Desplazamiento

Desplazamiento por las Páginas de Multipágina Utilice los botones de

Avance y retroceso de la parte superior izquierda de barra de Herramientas.

Desplazamiento por los Archivos de un Documento. Utilice los botones de

avance y retroceso de la parte superior derecha de la barra de Herramientas.

Acercar

Aumenta el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.

Alejar

Disminuye el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.

Rotar a la derecha

Rotar 90° a la derecha la imagen activa.

Rotar a la Izquierda

Rotar 90° a la izquierda la imagen activa.

Mejor Ajuste

Ajusta la visualización de la imagen activa al tamaño de la

pantalla.

Ajustar Ancho

Ajusta la visualización de la imagen activa al ancho de la pantalla

Herramienta Mano

Use la Herramienta mano para moverse por la Imagen y ver todas

sus áreas. Este procedimiento es similar a mover con la mano una

hoja de papel sobre la mesa.

Refrescar

F8

Utilice el botón refrescar para actualizar la información en

pantalla.

Invertir

Esta opción permite cambiar la visualización de la imagen a

colores negativos.

Mostrar/Ocultar

Índices

Ver> Mostrar/Ocultar Índices

Utilice este botón para mostrar y ocultar el panel de Índices en la

parte inferior derecha de la pantalla.

Mostrar/Ocultar

Resultados

Ver> Mostrar/Ocultar Resultados

Utilice este botón para mostrar y ocultar los resultados de la

búsqueda en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Mostrar/Ocultar

Árbol

Ver> Mostrar/Ocultar Árbol

Utilice este botón para mostrar y ocultar el árbol en la parte

inferior derecha de la pantalla.

Operaciones con Carpetas y Documentos

Existen cinco tipos de operaciones básicas con Carpetas y Documentos:

Adicionar Carpetas y Documentos

Editar Carpetas y Documentos

Eliminar Carpetas y Documentos

Papelera de Reciclaje

Mover Documentos y Carpetas

Agregar Archivos

Ver Información del Documento

Adicionar Carpetas y Documentos

1. Ingrese al Módulo Manager

2. En el menú Browser seleccione Documentos

3. Seleccione la carpeta en la cual creará la subcarpeta o el documento

4. Haga clic derecho y seleccione Adicionar o Ingrese por Operaciones con

Carpetas>Adicionar

5. En la ventana que aparece seleccione Carpetas o Documentos de las lista

Adicionar según sea el caso

6. En el campo Nombre escriba un nombre para el documento o la carpeta

7. Si adicionó un documento seleccione el Perfil de Índices asociado a él en el cuadro

Perfil de Índices 8. Haga clic en Aceptar

Editar Carpetas y Documentos

1. Seleccione la carpeta o documento a ser modificado.

2. Haga clic derecho y seleccione Editar o Ingrese por Operaciones con

Carpetas>Editar

3. En el cuadro Nombre Nuevo escriba un nuevo nombre para la carpeta o

documento en cuestión.

4. Haga clic en Aceptar.

Eliminar Carpetas y Documentos

1. Seleccione la carpeta o documento a ser eliminado.

2. Haga clic derecho y seleccione Eliminar o Ingrese por Operaciones con

Carpetas>Eliminar 3. En la ventana que aparece seleccione Borrar Imágenes si desea eliminar las

imágenes asociadas al documento o carpeta que está eliminando.

4. Para finalizar haga clic en Aceptar.

Papelera de Reciclaje Carpetas y Documentos

Se puede eliminar un documento que se desee recuperar mas adelante con la opción de la

papelera.

1. Seleccione la carpeta o documento a ser eliminado.

2. Haga clic derecho y seleccione Papelera de Reciclaje o Ingrese por Operaciones

con Carpetas>Papelera de Reciclaje

3. Para finalizar haga clic en la opción Si.

Restaurar Carpetas y Documentos

Para recuperar un documento eliminado a la Papelera de Reciclaje, siga los

siguientes pasos:

1. Seleccione la carpeta o documento en la Papelera de Reciclaje.

2. Haga clic derecho y seleccione Restaurar.

Mover Documentos y Carpetas Usted puede mover documentos y carpetas en el árbol simplemente seleccionando el

documento o carpeta a mover y arrastrándolo a su nueva ubicación.

Agregar Archivo

Esta opción es útil para anexar archivos a un documento existente en el árbol de directorios.

Para agregar un archivo a un documento siga los pasos descritos a continuación:

1. Seleccione el documento al cual desee anexar un archivo. Para el ejemplo Hoja de Vida Juan Pérez.

2. Haga clic derecho y seleccione Agregar Archivo o ingrese por Operaciones con

Carpetas>Agregar Archivo.

3. En la ventana Agregar Archivo haga clic en Agregar

4. En la ventana que aparece seleccione el archivo que quiere agregar y haga clic en

Abrir. Para el ejemplo se selecciono el archivo Foto juan perez.jpg

5. La ruta del archivo a agregar aparecerá en el cuadro Acceso Directo. Para agregar

más archivos regrese al paso 2.


Ver Información del Documento Al ubicarse sobre un documento en el árbol, hacer clic derecho e ir a Información de

Documento usted podrá visualizar la siguiente información del documento seleccionado.

Nro de Documento, Nombre del Documento, No. del lote al que pertenece, Tipo de lote

al que pertenece dicho lote, Tipo de Documento esto es el perfil de índices al que esta

asociado el documento, Usuario de Importación o de Escaneo y Fecha de Importación o

Escaneo según sea el caso, Usuario de Indexación y Fecha de Indexación si el

documento ha pasado por proceso de Indexación, Usuario de Transferencia y Fecha de

Transferencia si el documento ha pasado por este proceso.

Generación de Información de Salida y Respaldo

El proceso de Generación de Información de Salida y Respaldo involucra los

procedimientos de Exportación de Datos y Exportación de Carpetas respectivamente.

Exportación de carpetas

Esta opción permite exportar la información de una carpeta a un archivo de formato

compatible con IMAGING. El proceso de importación involucra tanto las imágenes

contenidas en la carpeta como los datos asociados a ellas. Esta funcionalidad es útil para

realizar respaldos de la información contenida en la base de datos.


2. En el menú Manager seleccione Browser>Documentos y allí seleccione

Archivo> Exportar Carpeta.

3. En la ventana Exportar Carpetas seleccione la(s) carpeta(s) a ser exportada(s) y

haga clic en Exportar.

4. En la ventana que aparece asigne una ubicación y nombre al archivo de

definiciones que se generará con el proceso de exportación.

5. Haga clic en Guardar. El proceso iniciará de inmediato.

6. Una vez el proceso haya finalizado aparecerá un mensaje reportando cuántos

registros han sido exportados. Haga clic en Aceptar para terminar.

Transferir Datos Esta opción permite exportar la información a un archivo de formato .txt según un perfil

de exportación previamente establecido. Usted puede especificar el nombre y la ruta del

archivo a exportar.

La transferencia de Datos puede clasificarse según el origen de la información en:

Transferencia de Datos basada en Lotes

Transferencia de Datos basada en Carpetas

Transferencia de Datos basada en Lotes

Esta opción permite exportar la información de uno o varios lotes de un Tipo de Lote

seleccionado a un archivo .txt.

El nombre que llevará este archivo .TXT tiene una estructura como la siguiente:

Recuerde que para realizar transferencia de lotes su usuario deberá contar con el permiso

respectivo y sólo se podrán transferir los lotes en estado Indexado.

Para realizar la Transferencia de Datos basada en Lotes siga los siguientes pasos.

1. Ingrese por Administración>Lotes>Transferir Datos

2. En la ventana Transferir Datos seleccione el Perfil de Exportación y el Tipo de

lote deseado. Haga clic en Examinar para determinar la ruta destino del archivo de

exportación. Para el ejemplo el perfil de exportación es Cedulas, el Tipo de lote

es Documentos de Identificación y la ruta C:\Archivos de

programa\SCAD\Imaging\Transfer respectivamente.

3. En el cuadro Nombre escriba un nombre para el archivo. Para incluir la fecha y

hora de transferencia en el nombre del archivo seleccione Fecha y Hora. Para el

ejemplo el nombre es CEDULAS.

4. Seleccione el Lote o los lotes que va a exportar haciendo Clic sobre la casilla Exp.

5. Configure las opciones Adicionales

Copiar Imágenes. Seleccione esta opción si desea exportar las imágenes a la

misma ruta del archivo .TXT

Exportar Encabezados. Seleccione esta opción si desea que la primera línea

del archivo .txt tenga los respectivos títulos de cada campo

Seleccionar Todos. Para seleccionar todos los lotes disponibles en el listado.

6. En el recuadro Archivo aparece la muestra del Nombre y de la ruta del archivo de

exportación. Para dar inicio al proceso de transferencia haga clic en Transferir

7. En el mensaje de Confirmación que aparece haga clic en Si

8. Para terminar haga clic Aceptar en el mensaje que informa sobre el éxito de la

transferencia.

Transferencia de Datos basada en Carpetas

Esta opción permite exportar los datos de una carpeta a un archivo de formato .txt según un

perfil de exportación previamente establecido

1. Ingrese por el menú Manager> Browser>Documentos o presione CTRL+B

2. Seleccione la carpeta cuyos datos serán exportados y haga clic con el botón

secundario del ratón y seleccione la opción Trasferir Datos o ingrese por

Operaciones con Cambiar>Trasferir Datos.

3. En la ventana Exportar Datos seleccione un Perfil de Exportación y en el

recuadro Registros a exportar seleccione Todos o No exportados según sus

necesidades.

4. Para seleccionar la ruta en donde quedará guardado el archivo .txt vaya a Unidad

y Directorio

5. Si además de exportar los datos a la ruta seleccionada desea exportar también las

imágenes seleccione Copiar Imágenes.

6. Si desea que la primera línea del archivo .txt tenga los títulos de cada campo

seleccione Exportar Encabezados.

7. Para terminar el proceso de exportación haga clic en Exportar y de clic en Sí el

mensaje de confirmación que aparecerá.

Cargue de Información Aparte de la Digitalización existen otras tres formas de cargar información a IMAGING:

Importación de Carpetas

Importación de Spool de impresión

Importación de Datos

Importación de Carpetas


2. En el menú Browser seleccione Documentos e ingrese por

Archivo>Importar>Importar Carpetas ó seleccione la opción Importar

Carpetas del menú Administración.

3. En la ventana Importar Carpeta seleccione una carpeta destino para las imágenes

que importará.

4. Haga clic en Examinar del cuadro Archivo de definiciones de la ventana

Importar Carpeta

5. En la ventana que aparece seleccione el archivo de definiciones *.rsd y haga

clic en Abrir.

En el cuadro Ruta Destino Imágenes seleccione una ubicación para las imágenes

que importará y por último seleccione la carpeta de destino de las carpetas objeto de

importación y haga clic en Importar.

Espere unos segundos mientras el proceso se realiza

Importación de Spool



3. Ingrese por Archivo>Importar>Importar Spool

4. En la ventana que aparece haga clic en Examinar del cuadro Archivo de Datos y

seleccione el archivo de datos *.txt objeto de importación

5. Ahora haga clic en Examinar del cuadro Archivo de definiciones y seleccione

el archivo de definiciones *.def objeto de importación.

6. Por último seleccione la carpeta de destino en el recuadro Fólder de destino y

haga clic en Importar.

7. Haga clic Aceptar en la ventana que informa sobre el éxito de la Importación.

Importación de Datos El proceso de importación de datos puede ser de dos tipos

Importación de Sólo Documentos

Importación de Datos/Documentos

Importación de Sólo Documentos

La Importación de Sólo Documentos consiste en el cargue de Imágenes, documentos de

Office o en formato PDF a una determinada Carpeta del árbol de directorios bajo un Perfil

de Índices definido, para que sean Indexadas en un lote de captura establecido para ello.


2. En el menú Browser haga clic en Documentos

3. Seleccione una carpeta de destino

4. Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione la opción de importar datos

o ingrese por Operaciones con Carpetas>Importar Datos

5. Una vez en la ventana Importar Datos seleccione la opción Sólo Documentos y

especifique el perfil de índices en la lista Perfil de Indices. Seleccione un tipo de

lote de la lista Tipo de Lote a generar. Para el ejemplo seleccione el perfil de

índices Factura Recibida y el tipo de lote Facturas. Note que en el cuadro

Importar a aparece el nombre de la carpeta que ha seleccionado para la

importación.

6. Si lo desea puede colocarle un nombre al lote que esta generando, para ello dispone

del campo Nombre Lote. De igual manera puede especificar en el campo Doc/Lote

el tamaño deseado para el Lote

7. En la lista Dirección y el cuadro Archivos de Entrada puede ubicar y seleccionar

la carpeta donde se encuentran los documentos que va a importar.

Adicionalmente usted cuenta con los siguientes botones de la barra de herramientas

para facilitar la búsqueda:

Utilice estos botones para desplazarse por los niveles de carpetas

Utilice este botón para subir un nivel en el esquema de carpetas

Oprima esta botón para eliminar una carpeta o archivo previamente

seleccionado

Utilice este botón para crear una nueva carpeta.

Emplee esta lista para seleccionar para cambiar las Vistas: Entendido,

Lista (Iconos Pequeños), Lista (Iconos Grandes), Iconos

8. En el cuadro Archivos seleccionados debe aparecer el listado de los archivos que

van a ser importados. Para agregar un archivo a este listado selecciónelo del cuadro

Archivos de entrada y haga clic en Agregar. Para agregar todos los archivos, haga

clic en Agregar Todos. Para ver la Vista en Miniatura de cualquier archivo

selecciónelo en el cuadro Archivos Seleccionados.

9. Si decide no importar algún archivo del listado Archivos Seleccionados,

selecciónelo y haga clic en Remover. Para eliminar todos lo archivos de este

listado haga clic en Remover Todos.

10. Seleccione la opciones que requiere para la importación:

Conservar la ruta de los archivos. Seleccione esta opción para que IMAGING

conserve los archivos en la ruta de la cual fueron seleccionados. Si no está

seleccionada esta opción IMAGING mueve los archivos importados a la ruta

especificada en el archivo de configuración RSIMAGING.ini

Permitir Títulos Duplicados: Seleccione esta opción para que al momento de

la importación IMAGING permita crear nodos documento con el mismo nombre

dentro de la estructura de directorios.

Validar Estructura de Registros de Entrada: Ver Importación de

Datos/Documentos

Indexar Datos. Ver Importación de Datos/Documentos

11. Para dar comienzo al proceso de importación haga clic en Importar

Importación de Datos/Documentos

Esta opción permite el cargue de documentos y de los datos asociados a ellos desde un

archivo con formato .txt con base en un perfil de importación determinado y dentro de un

tipo de lote específico.

Estas imágenes y los datos asociados a ellas quedan indexadas en la base de datos si al

momento de realizar la importación se encuentra seleccionada la opción Indexar Datos, en

cuyo caso contrario el lote generado aparecerá disponible para Indexación en el módulo

Index.

1. Seleccione una carpeta de destino

2. Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione la opción de importar datos

o ingrese por Operaciones con Carpetas>Importar Datos

3. En la ventana Importar Datos seleccione la opción Datos/Documentos. En el

recuadro Perfil de Importación especifique el perfil de importación requerido.

Seleccione un tipo de lote en la lista Tipo de Lote a generar. Para el ejemplo

seleccione el Perfil de Importación y el tipo de Lote Facturas Note que en el

cuadro Importar a aparece la carpeta destino seleccionada.

4. Si lo desea puede colocarle un nombre al lote que esta generando, para ello dispone

del campo Nombre Lote. De igual manera puede especificar en el campo Doc/Lote

el tamaño deseado para el Lote

5. En la lista Dirección y el cuadro Archivos de Entrada puede ubicar y seleccionar

la carpeta donde se encuentran el archivo .txt que contiene la información que

será importada

6. Seleccione la opciones que requiere para la importación:

Conservar la ruta de los archivos. Seleccione esta opción para que IMAGING

mantenga la ruta de los archivos tal y como vienen especificados en el archivo

plano. Si no está seleccionada esta opción IMAGING mueve los archivos

importados a la ruta especificada en el archivo de configuración

RSIMAGING.ini

Permitir Títulos Duplicados: Seleccione esta opción para que al momento de

la importación IMAGING permita crear nodos documento con el mismo nombre

dentro de la estructura de directorios.

Validar Estructura de los Registros de Entrada: Seleccione esta opción para

que IMAGING compare campo a campo verificando el formato del perfil de

importación contra el archivo plano que se está cargando

Indexar Datos: Esta opción se encuentra activa por defecto para la Importación

de Datos/Documentos de modo que los Datos quedan en estado Indexado. Si la

deselecciona entonces los datos Importados aparecerán en el Módulo Index para

el respectivo proceso de Indexación.

7. Para dar inicio al proceso de Importación haga clic en Importar

Administración de Reconocimiento Óptico de

Documentos (ODR)

ODR Manager permite el reconocimiento automático de formularios para la clasificación

de los distintos tipos de documentos por medio del establecimiento de los Campos de

Ajuste en cada tipo de documento, en lo que se conoce como una Definición de

Documento. Para abrir ODR Manager ingrese por Inicio>Todos los Programas>SCAD>

IMAGING>ODR Manager

En ODR Manager existen tres conceptos fundamentales:

Campo de ajuste

Definición de Documento

Proceso

Un Campo de Ajuste es un campo utilizado como identificador de documento. Una

Definición de Documento es una descripción (a modo de plantilla) por software de un

impreso para su proceso en el IMAGING. Un Proceso es un grupo de definiciones de

documentos.

La ventana principal de ODR Manager está conformada por tres zonas como se muestra en

la imagen.

Creación de un Proceso

Para la creación de un proceso siga los siguientes pasos

1. Ingrese a ODR Manager desde Inicio>Todos los programas>SCAD>ODR

Manager 2. .En el menú Archivo seleccione Nuevo Proceso

3. En el cuadro de diálogo Insertar Proceso ingrese un nombre para el proceso y haga

clic en Aceptar.

4. Haga clic en Abrir Imagen de la Barra de Herramientas.

También puede Ingresar por Archivo>Nueva Definición>Abrir Imagen o hacer clic

con el botón secundario del ratón sobre el proceso y seleccionar Nueva

Definición>Abrir Imagen.

5. En el cuadro de diálogo Abrir seleccione la imagen con la cual se hará la

Definición y haga clic en Abrir.

6. Haga clic sobre los campos a definir como identificadores del documento.

7. Una vez definidos todos los Campos de Ajuste haga clic en Guardar de la Barra de

Herramientas.

También puede ingresar por Archivo>Guardar Definición.

8. En la ventana Insertar Definición, ingrese un nombre para la definición y en la

lista Proceso seleccione el Proceso del cual ésta hará parte. Haga clic en Aceptar.

Para ver las coordenadas de los campos identificadores definidos, haga doble clic

sobre el ícono de la definición creada y éstas aparecerán en el panel de la Zona

de Definiciones de Documentos.

Para eliminar un campo de ajuste haga clic derecho sobre él y seleccione Borrar

Campo de Ajuste

Para ver propiedades adicionales sobre un campo de identificación haga clic

sobre él en la Zona de Trabajo.

Para eliminar la definición activa, selecciónela y haga clic derecho. En el menú

contextual que aparece seleccione Eliminar Definición.

9. Para incluir más definiciones de documentos al proceso activo regrese al Paso 3.

10. Para guardar el proceso activo con las definiciones de documentos creadas vaya a

Archivo> Exportar Modelo de Datos>Exportar a XML o haga clic en el botón

Cerrar

Configuración de Reconocimiento de Códigos de

Barras (BCR)

En IMAGING es posible realizar reconocimiento de códigos de barras de dos formas.

Indexación Automática mediante Reconocimiento de códigos de barras desde

Importación de Documentos y Escaneo a Perfil.

Reconocimiento de Códigos de Barras en el modo de Escaneo a Archivo. ( Ver

Preparación para el Escaneo>Configuración BCR para escaneo a archivo en el

capítulo Digitalización de Documentos)

IMAGING realiza reconocimiento de códigos de Barras, incluso si el texto representado

por el código de barras no se encuentra impreso debajo del mismo. Sin embargo, es

recomendable que este texto se encuentre impreso para facilitar la verificación de la calidad

del reconocimiento durante la Indexación.

Para documentos que contengan varios campos de códigos de barras el reconocimiento se

lleva a cabo según el tipo de código de barras seleccionado buscando en la imagen de arriba

hacia abajo y de izquierda a derecha.

Creación de un Perfil de Índices con campos Códigos de Barras

La indexación automática requiere la creación de un perfil de índices con campos de

códigos de Barras en el Módulo Manager. La creación de dicho perfil de índices, requiere

que en un campo se seleccione el tipo de códigos de barras. Los tipos de códigos de barras

que se reconocen en IMAGING son: Code 2 de 5; Code 9 de 3, Code 3 de 9,UPCE, Code

128, EAN 13, Codabar, EAN Add 2,UPCA, EAN Add 5, EAN 8, PDF417. También es

posible seleccionar “Todo (Desconocido)” cuando el usuario no tenga certeza acerca del

tipo de código de barras a ser reconocido.

Durante la creación de un perfil de índices con campos de códigos de barras, es opcional la

especificación de un formato para el campo, pero dicha especificación es recomendable

para campos con validación de reescritura u obligatoriedad o para códigos de Barras No

seguros. De este modo la especificación de un formato para el campo ayuda a garantizar la

calidad en la lectura del código de barreas). A continuación se proporciona un ejemplo de

creación de perfil de índices con reconocimiento de códigos de barras.

Para crear un perfil de índices con campos códigos de barras siga las siguientes

instrucciones:

1. Siga los pasos vistos para crear un Perfil de Índices en la sección “Trabajo con

Perfiles” de este mismo capitulo.

2. En el cuadro de lista Tipo de Dato, seleccione Código de Barras

3. Haga clic en el botón situado a la derecha de la Lista Tipo de Dato

4. En la ficha Tipo de Código de Barra de la ventana Opciones Generales

seleccione el tipo de códigos de barras a ser reconocido.

5. En la ficha Opciones Generales

Posición Inicial y Posición de Finalización. Estas opciones sirven para

delimitar el número de caracteres que se capturarán de la lectura del código

de barras por campo. Por ejemplo, para un código de barras de 13 caracteres,

puede configurarse el campo para capturar sólo los tres últimos.

De este modo es posible asignar fracciones de un solo código de barras a

diferentes campos de un mismo perfil de Índices

Orientación. Para seleccionar la orientación que tiene el código de barras en

la imagen.

6. Si lo requiere establezca un Formato para el índice en el campo Formato de Texto

7. Para terminar la creación del campo de códigos de barras haga clic en Aceptar

8. Agregue otros campos al perfil y haga clic en Crear Perfil

Indexación Automática mediante Reconocimiento de códigos de barras desde

Importación de Documentos

Una vez establecido el perfil de índices con campos códigos de barras puede realizar una

importación de documentos que contengan códigos de barras y ver como se lleva a cabo la

indexación automática. Para ellos siga los mismos pasos explicados en Importación de

Datos en la sección “Cargue de Información” de este mismo capitulo y seleccione un perfil

de índice que contenga códigos de barras.

Tenga en cuenta que la Indexación automática solo se lleva a cabo durante la Importación

de Documentos y para Imágenes en formato .TIF

Indexación Automática mediante Reconocimiento de códigos de barras desde Escaneo

a Perfil.

El procedimiento para escaneo a perfil es el mismo explicado en la sección Escaneo a

Perfil del capítulo Digitalización de Documentos, solamente debe escoger un perfil de

índices que contenga campos códigos de barras.

La indexación automática se lleva a cabo al momento de guardar las imágenes

digitalizadas, es decir, al dar clic en el botón Aceptar de la barra de Herramientas.

Recuerde que las imágenes digitalizadas deben estar en formato .TIF.

Digitalización de Documentos

El proceso de digitalización se lleva a cabo en el módulo Scan, En este módulo los

impresos se leen y se convierten en imágenes documentales por medio de un escáner

El proceso de digitalización de documentos se lleva a cabo mediante las siguientes etapas

Preparación para Escaneo

Procedimiento de Escaneo

Operaciones sobre la imagen

Preparación para el Escaneo Una primera etapa para la digitalización de los impresos, es la etapa relativa al

establecimiento de parámetros para nombre de archivo y a la selección y configuración del

escáner.

La preparación para el escaneo abarca las siguientes tareas.

Selección y configuración del escáner

Configuración de Escaneo Emulado

Establecimiento de Propiedades de la Imagen

Configuración del Nombre de Archivo.

Configuración de BCR en Modo Escaneo a Archivo

Configuración de Ruta de Escaneo a Perfil.

Configuración ODR

Creación y Edición de carpetas

Selección y configuración del escáner

1. Ingrese al módulo Scan

2. En el menú Herramientas haga clic en Seleccionar Escáner.

3. En la ventana Lista de Escáneres ubíquese sobre el escáner deseado y luego de clic

en Seleccionar. Si su escáner es Scan Snap no importa la referencia seleccione el

ítem Scan Snap.

Ver preferencias de Escáner. Seleccione esta opción para configurar las

preferencias del escáner desde la ventana del controlador del escáner

seleccionado.

4. Una vez seleccionado el escáner ingrese por Herramientas>Opciones de Escáner.

Tenga en cuenta que si selecciono Ver preferencias del Escáner, esta opción

abrirá la ventana de Controlador del escáner, de no ser así aparecerá la ventana

Opciones de Escáner.

5. En la ventana Opciones de Escáner puede especificar la manera en que desea

escanear un documento. Para guardar estas configuraciones haga clic en Aceptar.

A continuación se presentan esta ventana y sus diferentes opciones.

Opciones de Escáner

ADF Esta opción sirve para trabajar con un escáner ADF. Estos escáneres

tienen un Alimentador Automático de Documentos y son excelentes para escanear

grandes cantidades de hojas sueltas e individuales

FlatBed Esta opción sirve para trabajar con un escáner Flatbed Estos escáneres

lucen y funcionan como pequeñas máquinas copiadoras en las que puede apoyar el

objeto que desea escanear sobre una ventana de vidrio.

Opciones de Imagen

Brillo Consiste en la claridad u oscuridad relativa a cada tono de color y se mide en

porcentaje de banco a negro. Para ajustar los niveles de brillo de la imagen a

escanear desplace la barra a la derecha para obtener más brillo y hacia la izquierda

para disminuir el nivel de brillo o digite el valor en la casilla correspondiente.

Contraste Los contornos irregulares se destacan de forma importante sobre los

regulares o más conocidos. Para ajustar los niveles de contraste de la imagen a

escanear desplace la barra a la derecha para obtener más contraste y hacia la

izquierda para disminuir el contraste o digite el número en la casilla.

Umbral En el caso de que el documento a capturar con el escáner sea en blanco y

negro (escaneado bitonal), como un documento escrito a máquina, el umbral define

el punto (de blanco a negro) en el cual los valores grises capturados se convertirán

en píxeles negros o blancos. Para ajustar los niveles de umbral de la imagen a

escanear desplace la barra a la derecha para obtener más umbral y hacia la izquierda

para disminuir el nivel de umbral o digite el valor en la casilla correspondiente.

Duplex Permite escanear un documento por las dos caras del papel si dispone de un

Scanner dúplex.

Tamaño del Papel Permite establecer el tamaño de papel que se utilizará .

Rotación Permite realizar la rotación de la imagen en el momento de ser

escaneada. Los valores de rotación son 90°, 180° y 270°

DPI ( Dots per inch) Desde esta opción usted puede configurar la resolución de

las imágenes escaneadas. Tenga en cuenta que cuanto más resolución se use, mayor

detalle tendrá la captura y mayor peso tendrá el fichero resultante.

Invertir Colores. Al seleccionar esta opción se invierten los colores de la imagen

escaneada. Es útil para hacer más legible un área específica

Previsualizar Por medio de esta opción puede obtener una vista previa de un

documento escaneado y realizar ajustes al brillo, contraste, etc. antes de escanear

todos los documentos

Configuración del Archivo

Formato de Imagen Especifica el modo de escaneo en color. Seleccione Blanco y

Negro (B/W), Grises , Color

JPG/TIF/BMP Seleccione una de estas opciones para que las imágenes

escaneadas tengan el formato seleccionado. Para trabajar documentos MultiTIFF es

recomendable trabajar con la opción TIF.

Configuración Escaneo Emulado

Si no dispone de un escáner conectado a su equipo puede realizar un escaneo emulado


2. En el menú Herramientas haga clic en Seleccionar Escáner.

3. En la ventana Lista de Escáneres seleccione Emulate

4. En la ventana que aparece verá solamente habilitado el recuadro Escáner Emulado

5. Haga clic en Examinar para especificarle a IMAGING la ruta de origen de las

imágenes.

6. Haga clic en Aceptar para trabajar con la configuración realizada

7. Ahora haga clic en Escanear

Establecimiento de Propiedades de la Imagen

El establecimiento de las propiedades de la imagen es una tarea fundamental del proceso de

preparación para el escaneo y debe realizarse tanto para el Escaneo Normal como para el

Escaneo a Perfil.

Para configurar las propiedades de la imagen vaya la Ficha Propiedades. Sino puede ver

esta Ficha seleccione en el menú Escanear cualquier opción (escaneo a vista, escaneo a

archivo, escaneo a impresora) y la Ficha aparecerá.

Modelo del Escáner. En este cuadro aparece el nombre del escáner seleccionado en

la opción Seleccionar Escáner del menú Herramientas

Conteo de Hojas: Por medio de esta opción se le dice a IMAGING el No de Hojas

que van a hacer escaneadas en el lote. Si el número especificado en No. Hojas y el números

de imágenes no coinciden el sistema le informará al momento de guardar las imágenes

escaneadas.

Multipágina. Permite el establecimiento de documentos de varias páginas en formato

TIF.

No.Imágenes/Doc. Permite establecer el número de imágenes escaneadas que

conforman un documento multipágina.

Descarta Imagen en blanco. Permite establecer el peso en KB que debe tener una

imagen para ser considerada Hoja Blanca y no ser tenida en cuenta para ser almacenada

Descarta Imagen BCR. Permite no tener en cuenta para almacenar las hojas donde

se reconoce como Código de Barras.

Sep/Hoja Blanca. Permite establecer el peso en KB que debe tener una imagen para

ser considerada Hoja Blanca y usada como separación entre documentos.

Sep/Código de Barras. Permite utilizar las hojas reconocidas con Código de Barras

como separador entre documentos.

Recuadro Informativo. En este grupo aparecen los campos que hacen alusión a la

información de la imagen que se está escaneando.

Configuración de ODR

En este cuadro de diálogo se configuran los parámetros para el reconocimiento automático

de formularios. Dicho reconocimiento es a nivel de almacenamiento, ya que diferentes

tipos de formularios serán guardados en carpetas distintas del Disco Duro al momento de la

Digitalización.

Para llevar a cabo la configuración de ODR siga las siguientes instrucciones:


2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan - Escanear

3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear

4. En el menú Escanear haga clic en Configuración o haga clic en el botón

Configuración

5. En la ventana Configuración que aparece seleccione la ficha ODR

Usar Reconocimiento automático de documentos

Permite seleccionar el reconocimiento automático de los formularios según la definición

creada en ODR Manager.

Ruta archivo de configuración

Permite crear el archivo de configuración (XML) que se activará durante el proceso de

escaneo con base en el archivo de configuración (XML) creado por medio del ODR

Manager.

Parámetros de configuración

Nombre Configuración Permite seleccionar el archivo de configuración que se

activará durante el proceso de escaneo

Nombre Proceso Permite seleccionar el proceso creado a través de ODR

Manager, con el cual estará relacionado.

Detener escáner si no es reconocida la imagen y solicitar reescaneo

Permite configurar la opción de detener el proceso de escaneo al detectar algún documento

que no ha sido definido a través del ODR Manager en el proceso activo.

1. Una vez ubicado en la ficha ODR seleccione Usar Reconocimiento Automático

de Documentos 2. En el cuadro Ruta archivo de configuración haga clic en Examinar.

3. En la ventana configuración del ODR escriba un nombre para el archivo que se

activará durante el proceso de escaneo y haga clic en Guardar.

4. Haga clic en el botón Configurar Archivo para crear el archivo de configuración

que contendrá las definiciones de formularios realizadas a través de ODR Manager

y que se activará durante el proceso de escaneo

5. En la ventana Configuración ODR, seleccione [Nuevo] de la lista Nombre de

Configuración y sobrescriba un nombre para la configuración.

6. Haga clic en el botón explorador para seleccionar el archivo de configuración

creado desde ODR Manager. (Para información sobre cómo crear un archivo de

Configuración diríjase a la sección Administración de Reconocimiento Óptico de

Documentos (ODR) del Capítulo Administración de IMAGING de este mismo

manual)

7. En la ventana Abrir seleccione el archivo de configuración creado desde ODR

Manager y haga clic en Abrir.

8. En el cuadro Procesos haga doble clic sobre el nombre del archivo de

configuración.

9. En la ventana Configuración Procesos haga doble clic en la casilla

correspondiente a Fólder para cada definición de Documentos.

10. En la ventana Seleccionar Fólder que aparece seleccione la carpeta donde quedarán

guardadas las imágenes correspondientes a la definición en cuestión. Haga clic en

Aceptar

11. De clic en Aceptar de la ventana Configuración Procesos

12. Para guardar la configuración creada haga clic en Crear Configuración de la

ventana Configuración ODR

13. En el recuadro Parámetros de Configuración de la ficha ODR de la ventana

Parámetros seleccione la configuración deseada de la lista Nombre de

Configuración y el proceso relacionado de la lista Nombre Proceso. Para terminar

la configuración de ODR haga clic en Aceptar.

Configuración del Nombre del Archivo

La configuración de archivo permite establecer la forma como se generarán los nombres de

un grupo de imágenes digitalizadas bajo la opción Escaneo a Archivo. Para realizar dicha

configuración siga los siguientes pasos.


2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan-Escanear



Configuración de la barra de herramientas.

5. En la ventana Configuración que aparece seleccione la Ficha Nombre de Archivo

Ruta. Corresponde a la ruta donde se almacenarán las imágenes escaneadas.

Nombre de archivo (Sin extensión): Presenta una muestra de la configuración

actual del nombre del archivo.

Formato para el nombre del archivo

Nombre Presenta un nombre de archivo de ejemplo de acuerdo a la configuración

que se establezca en el cuadro de diálogo.

Prefijo: Especifica el prefijo para el nombre del archivo. Cuando se selecciona la

casilla Fecha, se activa la casilla Hora y la lista Formato. Cuando se selecciona

Fecha y el Formato de fecha, se establece como prefijo la fecha actual del

sistema. Si se marca también la casilla Hora, se adiciona la hora de escaneo al

nombre del archivo en formato HHMMSS.

Sufijo. Especifica el sufijo para el nombre del archivo. Cuando se selecciona la

casilla Fecha, se activa la casilla Hora y la lista Formato. Cuando se selecciona

Fecha y el Formato de fecha, se establece como sufijo la fecha actual del sistema.

Si se marca también la casilla Hora, se adiciona la hora de escaneo al nombre del

archivo en formato HHMMSS.

Usar contador. Cuando se marca esta casilla, se adiciona un contador al nombre

del archivo. La casilla Inicio especifica el número en que se iniciará el contador

(De 1 a 65535).La casilla Dígitos específica el número de dígitos del contador

(Máximo 5).

.

6. Una vez haya configurado las opciones para el nombre del archivo, haga clic en

Aceptar.

Cuando esta opción no se encuentra seleccionada y se establece un mismo

nombre para un grupo de documentos, el sistema utiliza un contador por

defecto para diferenciar estos documentos

Configuración de BCR en Modo Escaneo a Archivo

El reconocimiento de códigos de barras en escaneo archivo permite nombrar la imagen

escaneada con el valor reconocido o generar un archivo .txt adjunto a la imagen con el

mismo nombre de esta, según sea la configuración del nombre de archivo. (Más

información sobre BCR en Configuración de Reconocimiento de Códigos de Barras en el

capitulo Administración de IMAGING)

Para realizar la configuración para reconocimiento de código de barras siga las siguientes

instrucciones.






5. En la ventana Configuración que aparece seleccione la Ficha BCR

6. En la ficha BCR seleccione Usar Reconocimiento Automático de Código de

Barras

7. En la pestaña Tipo Código de Barras seleccione el tipo de códigos de barras que

va a ser escaneado.

8. En la pestaña Opciones Generales especifique

Posición Inicial y Posición de Finalización. Estas opciones sirven para

delimitar el número de caracteres que se tomarán en cuenta de la lectura del

código de barras. Por ejemplo, un código que contenga 13 caracteres, se

puede configurar para conservar los tres últimos.

Orientación. Para seleccionar la orientación que tiene el código de barras en

la imagen.

9. En el recuadro Valor BCR reconocido configure que hará con el valor reconocido.

Nombrar el archivo de la Imagen. Seleccione esta opción para enviar el

valor reconocido como Nombre de la Imagen escaneada. Tenga en

cuenta que si el código de barras no es reconocido la imagen tomará el

nombre de acuerdo a la configuración de nombre de archivo.

Escribir en archivo plano adjunto. Seleccione esta opción para enviar el

valor reconocido a un archivo .TXT adjunto del mismo nombre que la

imagen escaneada. Tenga en cuenta que si el código de barras no es

reconocido la imagen se escaneará normalmente pero no se generará este

archivo .TXT

Nombrar carpeta de imágenes. Seleccione esta opción para enviar el

valor reconocido como nombre de la carpeta en la que se guardaran las

imágenes escaneadas. Tenga en cuenta que si el código de barras no es

reconocido la imagen tomará el nombre de acuerdo a la configuración de

nombre de archivo.

10. Para guardar la configuración realizada haga clic en Aceptar

Validación de Código de Barras

1. Si escanea una imagen y el código de barras que contiene no fue reconoció

aparecerá la ventana:

2. En la casilla CODIGO DE BARRAS (NO RECONOCIDO), digite el código que

aparece en la imagen y de clic en Aceptar.

3. Y aparece el mensaje de confirmación:

4. Tenga el cuenta que el espacio para el código de barras no puede estar vacio, para

continuar en el proceso de salvar la imagen.

Configuración de Ruta de Escaneo a Perfil.

Cuando las imágenes producto de escaneo a perfil no se estén guardando en la Base de

datos, normalmente IMAGING las guardará todas dentro de una carpeta llamada Scan en

el directorio especificado en la línea Img de la llave [Scan]del archivo rsimaging.ini (que

suele ser C:\Archivos de programa\SCAD\RsImaging\Img).

La opción de configuración de ruta permite cambiar la ubicación en el disco que tendrán

las imágenes producto de Escaneo a Perfil. Adicionalmente permite establecer la forma

como se guardarán dichas imágenes ya sea directamente en una carpeta Scan en la ruta o en

una subcarpeta que lleve por nombre la fecha de escaneo o el número del Lote.

Para configurar la ruta para las imágenes producto de escaneo a perfil siga los siguientes

pasos:


2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan - Escanear a Perfil




5. Una vez en la ventana Configuración haga clic en Examinar para elegir otra ruta

predeterminada.

6 Si no desea que todas las imágenes se sitúen en el ruta seleccionada dispone de

la opción Crear Subcarpeta que a su vez dispone de otras dos opciones

Cada día: Todas las imágenes escaneadas un mismo día se guardaran en una

misma Subcarpeta cuyo Nombre corresponde a la fecha actual del sistema

en formato AA/MM/DD.

Cada lote: Todas las imágenes escaneadas en un mismo proceso se

guardaran en una misma Subcarpetas con nombre. Batch_#, donde # es

Número de Lote.

7 Haga clic en Aceptar para conservar los cambios.

Creación y Edición de Carpetas

La Creación y Edición de carpetas desde el módulo Scan facilita el trabajo de

digitalización, ya que le permite crear carpetas para realizar el Escaneo a Perfil. Así mismo

usted puede editar estas carpetas u otras existentes en el árbol de directorios.

Adicionar Carpetas

Para crear una carpeta en el módulo Scan siga las siguientes instrucciones:

1. Seleccione la carpeta sobre la cual desea crear una nueva carpeta.

2. Haga clic derecho y seleccione Adicionar Carpeta o Ingrese por Operaciones con

Carpetas >Adicionar Carpeta

3. En el campo Nombre de la ventana que aparece escriba un nombre para la carpeta y

haga clic en Aceptar.

Editar Carpetas

Para editar una carpeta del árbol de directorios en el módulo Scan siga las siguientes

instrucciones:

1. Seleccione la carpeta que desea editar

2. Haga clic derecho y seleccione Editar Carpeta o Ingrese por Operaciones con

Carpetas >Editar Carpeta

3. En el campo Nombre Nuevo de la ventana que aparece escriba un nuevo nombre

para la carpeta


Procedimiento de Escaneo

Una vez ha realizado toda la preparación para el escaneo es hora de comenzar a digitalizar

los documentos.

El procedimiento de escaneo en IMAGING es de dos tipos

Escaneo Normal

Escaneo a Perfil

Procedimiento Escaneo Normal El escaneo normal en IMAGING se divide en tres opciones

Escaneo a Vista

Escaneo a Impresora

Escaneo a Archivo

Escaneo a vista

Esta opción consiste en la digitalización de un documento para guardarlo con un nombre y

ubicación seleccionada por el usuario. Para realizar un escaneo a vista siga los siguientes

pasos.




4. Ingrese por Escanear>Escanear a Vista o haga clic en el respectivo icono de la


5. Haga clic en Escanear

6. Podrá visualizar la primera imagen documental en la pantalla y una miniatura de

ella en la parte inferior de la ventana

7. En la ventana Control de Escaneo haga clic en Continuar para seguir con los

siguientes documentos, o en Cancelar para interrumpir el proceso de escaneo.

8. Haga clic en Guardar como y en la ventana que aparece asigne una ubicación y

nombre para el archivo.

Escaneo a impresora

Esta opción consiste en la digitalización de un documento para luego enviarlo a impresión,

de esta forma el escáner cumple con la funcionalidad de fotocopiado. Siga los siguientes

pasos para realizar un escaneo a impresora

1. Ingrese por Escanear>Escanear para Impresora o haga clic en el respectivo

icono de la barra de herramientas



ella en la parte inferior de la ventana.



5. Una vez detenido el proceso haga clic en Imprimir

6. En el mensaje sobre si desea escanear un nuevo documento, haga clic en Si o en No

según sus preferencias

7. La imagen ha sido enviada a la impresora

Escaneo a archivo

Esta opción consiste en la digitalización de un documento para guardar automáticamente

en archivos de imágenes, conforme a los parámetros de escaneo especificados en la

ventana Configuración. Siga los siguientes pasos para realizar un escaneo a archivo.

1. Ingrese por Escanear>Escanear a Archivo o haga clic en el respectivo icono de la




ella en la parte inferior de la ventana.



5. Ahora haga clic en Guardar

6. En el mensaje sobre si desea escanear un nuevo documento, haga clic en Si o en No

según sus preferencias

7. La imagen ha sido guardada en la ruta establecida en la opción Configuración de

Nombre de Archivo y con el nombre configurado allí.

Procedimiento Escaneo a Perfil

Con esta opción se escanean los documentos enviándolos directamente a la base de datos

IMAGING dentro de la carpeta previamente especificada y con un perfil de índices

determinado.


2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan - Escanear a Perfil

3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear a Perfil

4. En la ficha Nodo Carpeta seleccione la carpeta de destino para las imágenes que va

a digitalizar. Para el ejemplo Hojas de Vida

5. En la Ficha Perfil seleccione el tipo de Lote y el Perfil de índices según quiera

realizar la digitalización. En el campo Nombre de documento asigne un nombre al

documento.

Para tener continuidad con el ejemplo, seleccione el Tipo de Lote Documentos de

Identificación y el Perfil de índices hoja de vida. Note que al seleccionar el perfil

Cédulas aparecen inmediatamente los índices creados para este perfil en el módulo

Manager, esto con el propósito de que usted pueda capturar los valores de índices

comunes para los documentos que vaya a escanear (si son varios) o los índices del

documento si se trata de un solo documento).

6. Configure la Ficha Propiedades de acuerdo a sus necesidades según lo visto en la

sección Establecimiento de Propiedades de la Imagen

7. En la Ficha perfil diligencie el campo que desee Preindexar de acuerdo a la imagen.

Para el ejemplo diligencia el campo Escolaridad

8. Haga Clic en Escanear

9. En la ventana Opciones de escáner haga las modificaciones que desee de acuerdo

a lo visto en la sección Selección y Configuración del Escáner y de clic en Aceptar

10. El documento ha sido escaneado al perfil Cédula, ya se encuentra guardado en la

base de datos y está disponible para futuras consultas.

11. Usted podrá tener acceso a las imágenes, si configuró el Archivo .ini para guardar

las imágenes en una ruta. Note que las imágenes se encuentran en la ruta

especificada en el Archivo .ini para escaneo a perfil

Recuerde que las imágenes quedarán en la Base de datos si la línea SaveImginDB

del Archivo .ini corresponde a 1 y quedarán en la ruta configurada para Escaneo

a Perfil si esta línea corresponde a 0.

Operaciones sobre la Imagen Una vez se ha realizado el escaneo se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones sobre

la imagen.

Eliminación de una imagen

Reescaneo de una Imagen


Operaciones de Visualización de una imagen

Envío de una Imagen por Mail

Eliminación de una imagen Si una vez escaneado un documento o grupo de documentos quiere borrar una de las

imágenes siga las siguientes instrucciones

1. Seleccione con el puntero la miniatura de la imagen del recuadro Iconos de

Imagen. Si la miniatura de la imagen no aparece en la pantalla, utilice la barra de

desplazamiento de la parte inferior o las opciones del menú páginas para

desplazarse por todas las imágenes

2. Una vez seleccionada la imagen vaya a la opción Borrar del Menú Imagen o haga

clic con el botón secundario del ratón en la miniatura y haga clic en Borrar

Reescaneo de una Imagen Si por algún motivo quiere volver a escanear una determinada imagen siga los siguientes

pasos:

1. Alimente el escáner con el documento a ser reescaneado


Imagen.

3. Una vez seleccionada la imagen haga clic en el botón secundario del ratón en la

miniatura y seleccione Escanear Nuevamente.


Puede realizar limpieza y recortes a la imagen escaneada. Para realizar la Limpieza siga

las siguientes instrucciones

1. Ubíquese sobre la imagen que va Limpiar.

2. Haga clic en limpiar de la barra de herramientas


4. Presione Enter.

Para realizar el Recorte siga las siguientes instrucciones

1. Ubíquese sobre la imagen que va a Recortar.

2. Haga clic en Recortar de la barra de herramientas


4. Presione Enter.

Operaciones de visualización de una imagen

IMAGING tiene diversas funcionalidades para la visualización de la imagen escaneada y de

información relativa a ella. Las primeras aparecen enumeradas a continuación.

Funcionalidades de Visualización Acercar

Visualización> Acercar Aumenta el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.

Alejar

Visualización> Alejar Disminuye el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.

Rotar a la derecha

Imagen> Rotar a la derecha

Rotar 90° a la derecha la imagen activa. Al guardar la imagen

quedan aplicados los cambios realizados.


Imagen> Rotar a la Izquierda

Rotar 90° a la izquierda la imagen activa. Al guardar la imagen


Mejor Ajuste

Visualización> Mejor Ajuste


pantalla.

Ajustar Ancho

Visualización> Ajustar Ancho


Operaciones de Edición de una imagen

IMAGING permite realizar cambios en la visualización de la imagen los cuales quedan

aplicados al guardar o imprimir la imagen. Las operaciones de Edición de una imagen son:

Despeckle Imagen>Despeckle

Esta opción permite aplicar un filtro de limpieza para quitar las

manchas de un documento .TIF mejorando su resolución.

Invertir Imagen>Invertir

Esta opción permite cambiar la imagen a colores negativos.

Flip Imagen>Flip

Esta opción permite voltear verticalmente la imagen

Espejo Imagen>Espejo

Esta opción permite voltear horizontalmente una imagen

Información Imagen

Información

Muestra información sobre la imagen activa: Ubicación, tamaño del archivo, ancho y alto

de imagen, Bits/píxel, Tipo de imagen, Compresión.

Para ver información sobre una determinada imagen seleccione la miniatura respectiva e

ingrese por Archivo>Información

Histograma

Muestra el histograma de colores de la imagen activa. Aplica para imágenes a color. Para

ver el histograma de una imagen seleccione la miniatura respectiva e ingrese por

Archivo>Histograma.

Envío de una Imagen por Mail

Para enviar una imagen escaneada a un email siga las siguientes instrucciones


Imagen. 2. En el menú Archivo seleccione la opción Enviar por mail

3. En la ventana Mail, seleccione el modo de envío y diligencie los campos Para y

Asunto con la dirección de correo electrónico y el asunto del mismo

respectivamente

4. Haga clic en Enviar y de clic en Sí el mensaje de confirmación que aparecerá

5. Indexación de Documentos

Inicio del Proceso

Inicie el proceso de Indexación seleccionando el Tipo de Lote que va a Indexar.

1. Ingrese al Módulo Index y en el menú Indexación seleccione Indexación o

presione CTRL+T

2. En la ventana Tipo de Lote seleccione la fila que corresponde al Tipo de Lote a

Indexar. Cuando la fila seleccionada aparezca sombreada de clic en Continuar

3. Si usted conoce el número del lote que esta buscando puede activar la herramienta de búsqueda ubicada en la parte superior de la ventana, además en la parte inferior

encuentra la opción de buscar lotes por fecha de creación y de mostrar un determinado

número de resultados por hoja.

4. Si su usuario no tiene permiso a Seleccionar Lotes entonces el sistema le asignará

automáticamente un lote y entrará directamente a la ventana de indexación. Si su

usuario tiene este permiso entonces aparecerá una nueva ventana Indexación Tipo

de Lote en la cual puede seleccionar el lote que quiere comenzar a Indexar. Note

que en título de esta ventana aparece el nombre del Tipo de Lote seleccionado.

5. En la ventana Indexación Tipo de Lotes debe seleccionar el lote que desea indexar.

Cuando la fila aparezca sombreada haga clic en Continuar o simplemente haga

doble clic sobre la línea correspondiente al Lote.

6. Una vez realizado esto entrará a la ventana de Indexación

Interfaz de Indexación La ventana principal del Módulo Index a la cual se ingresa luego de haber seleccionado el

Tipo de Lote o el lote a Indexar tiene la siguiente apariencia.

Área de Visualización de Imágenes La zona de Imagen es la zona desde la cual

puede visualizarse la imagen de la cual se está capturando información

Panel de Índices En esta zona aparecen las casillas del perfil de Índices en la cuales

se captura la información de la Imagen.

Barra de Estado Proporciona información acerca del estado de lo que se está viendo

en la pantalla y otra información relativa al contexto de Indexación. Si detiene el cursor

sobre uno de los campos de la Barra de Estado podrá ver a que información hace referencia

dicho campo.

Barra de Herramientas

Herramientas de Visualización de Imagen Este grupo de herramientas le permiten

mejorar la visualización del documento que se encuentre indexando aumentando la eficacia

del proceso de captura. Los cambios aplicados no quedarán guardados en la imagen.

Acercar

Aumenta el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.

Alejar

Disminuye el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.

Rotar a la derecha

Rotar 90° a la derecha la imagen activa. Al guardar la imagen



Rotar 90° a la izquierda la imagen activa. Al guardar la imagen


Mejor Ajuste


pantalla.

Ajustar Ancho


Invertir

Esta opción permite cambiar la imagen a colores negativos.

Herramienta Mano

Use la Herramienta mano para moverse por la Imagen y ver todas

sus áreas. Este procedimiento es similar a mover con la mano una

hoja de papel sobre la mesa.

Contraste

Por medio de esta opción puede ajustar los niveles de contraste

de la imagen que se encuentra visualizando. Oprima el botón de

la derecha para obtener más brillo y el de la izquierda para

disminuir el nivel de brillo.

Brillo

Por medio de esta opción puede ajustar los niveles de brillo de la

imagen que se encuentra visualizando. Oprima el botón de la

derecha para obtener más brillo y el de la izquierda para

disminuir el nivel de brillo.

Restablecer Imagen

Utilice este botón para Reestablecer la imagen una vez aplicados

cambios en el brillo y el contraste.

Herramientas de Desplazamiento

El desplazamiento en Index puede ser de tres tipos

Desplazamiento por las Páginas de Multipágina Utilice los botones de

Avance y retroceso de la parte superior izquierda de barra de Herramientas.

Desplazamiento por los Archivos de un Documento. Utilice los botones de

avance y retroceso de la parte superior derecha de la barra de Herramientas.

Desplazamiento por los Documentos de un Lote Ingrese por el menú

Documentos> Primer/Anterior/Siguiente/Ultimo

Herramientas de Proceso

Detener

Esta opción sirve para salir del proceso del Tipo de lote actual, y

poder ingresar nuevamente al ventana de Selección de Tipos de

lote

Pausar

Esta opción es útil, por ejemplo, si desea realizar otra actividad

en el PC, sin abandonar el lote que se encuentra procesando en el

momento.

Seleccionar

Área/OCR

Botones usados para aplicar Reconocimiento Óptico de

caracteres OCR. Al hacer clic en el botón OCR se activa el botón

de Seleccionar Área.

Vista

Vertical/Horizontal

Estos dos botones permiten intercambiar la ubicación del Panel de

Índices entre parte inferior de la pantalla o en la parte Izquierda de

esta.

Procedimiento de indexación

El proceso de Indexación se basa en los Tipos de lotes y sus respectivos lotes.

1. El cursor aparecerá sobre el primer campo de indexación. Capture el dato para el

primer campo. Note que la primer casilla de la Barra de estado muestra el formato

establecido para el campo actual, que pare el ejemplo es Obligatorio

2. Para seguir al siguiente campo presione Enter o Tab y capture el campo. En el

ejemplo este campo corresponde a una Lista de valores y es un Campo Obligatorio.

3. El siguiente campo del ejemplo requiere reescritura. Tenga en cuenta que el campo

quedará guardado sólo hasta que coincidan dos capturas consecutivas.

4. Si desea pausar el proceso de Indexación haga clic en el botón Pausar en la barra de

herramientas. Para regresar al trabajo de Indexación haga clic en Aceptar

5. Para salir del proceso de Indexación de un Lote haga clic en Detener en la barra de

herramientas y de presione Si en el mensaje de confirmación que aparece.

Almacenamiento de un Campo que no cumple con Validación o

Formato

IMAGING le permite almacenar campos que no cumplen con el formato o las validaciones

estipuladas durante la creación del Perfil de Índices.

Al ingresar una información en un campo q no satisfacen las especificaciones, IMAGING

le mostrará un mensaje de Error de formato con la opción de corregirlo o guardar el campo

de todas formas.

Reconocimiento OCR

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) permite convertir el texto presente en una

imagen en formato TIF, a caracteres. IMAGING le permite hacer este reconocimiento de

manera manual, seleccionando el texto a reconocer en la imagen y asignando la

información interpretada a un determinado Índice durante el proceso de Indexación.

Para aplicar OCR en el módulo Index haga lo siguiente:

1. Verifique que OCR se encuentre activo. La herramienta de selección aparecerá al

desplazarse sobre el Área de Visualización de la Imagen.

2. Si OCR no se encuentra activo, haga clic sobre OCR para activarlo.

3. Ubíquese en el Índice que desea capturar y seleccione el texto que quiere capturar,

arrastrando la herramienta de selección sobre él. Para el ejemplo el Índice c.c

CAPITULO 8

6. Consulta de Documentos

Una vez las imágenes documentales o los documentos electrónicos hayan sido indexados a

la base de datos quedan disponibles para ser consultados en el módulo Browser. Este

módulo frece amplias posibilidades de búsqueda, gran capacidad y rápida respuesta, así

como gran facilidad de almacenamiento de documentos.

La ventana principal del módulo Browser a la cual se ingresa por Browser>Documentos

está conformada por cuatro áreas como se muestra a continuación.

Estas áreas pueden mostrarse u ocultarse según sus necesidades, por medio de las opciones

del menú Ver o utilizando los botones de la barra de herramientas que aparecen señalados

para cada área en la imagen. Así mismo, usted puede ajustar el tamaño de cada área,

haciendo clic sobre el borde del área y luego arrastrando el ratón hasta alcanzar el tamaño

deseado.

Búsquedas en IMAGING Las búsquedas en IMAGING se basan en los Perfiles De Índices que para ello se crean

en el módulo Manager. Las búsquedas pueden categorizarse como de tres tipos:

Búsqueda por perfiles de índices

Búsqueda por palabras claves

Búsqueda de texto

Búsqueda por Perfiles de Índices

Para realizar una por Perfiles de Índices siga la siguiente metodología

1. Ingrese al Módulo Browser


3. En el menú Edición de la ventana que aparece seleccione Buscar o haga clic

en el botón Buscar de la barra de herramientas.

4. En la ventana Buscar seleccione la opción Buscar por Índices y seleccione un

perfil de búsqueda en el listado de perfiles de índices que aparece. Para tener

continuidad con el ejemplo seleccione el perfil Facturas.

5. Una vez seleccione el Perfil de Índices aparecerá un campo correspondiente a

cada índice con su respectivo filtro para hacer la búsqueda. Para el ejemplo,

especifique que el campo valor que sea mayor a 10.000

6. Los resultados de la búsqueda aparecerán en el cuadro Acceso Directo. Observe

que para el ejemplo se encontraron dos imágenes que coinciden con los criterios

de búsqueda

Búsqueda por Palabras Clave

La búsqueda por palabras clave es útil cuando usted no conoce a que Perfil de Índices esta

asociado un documento o cuando conociéndolo, no sabe a que índice pertenece la palabra

que está buscando.

1. En la ventana Buscar seleccione la opción Buscar por Índices o ingrese por

Edición>Buscar por palabras claves

2. Seleccione un Perfil de Índices en el cuadro Seleccione un perfil de búsqueda.

Para el ejemplo seleccione Todos los Perfiles.

3. En el cuadro Palabras Clave digite la palabra por la cual quiere encontrar el

documento. Para el ejemplo, READSOFT y haga clic en Buscar

4. Los resultados de la búsqueda aparecerán en el cuadro Acceso Directo. Note que

aparecen todos lo resultados que contengan en alguno de los campos de cualquier

Perfil de Índices, la palabra READSOFT

Búsqueda de Texto

Esta funcionalidad permite ubicar un texto dentro de un documento importado desde la

opción Importar Spool (para conocer sobre este proceso diríjase al procedimiento

Importación de Spool de la sección Cargue de Información del este mismo Capítulo).

Seleccione el documento tipo Spool en el cual quiere buscar el texto.

En el menú Edición haga clic en Buscar texto

En el cuadro Buscar de la ventana Buscar Texto, escriba el texto que está

buscando.

Haga clic en Buscar. Note que la palabra buscada aparece resaltada en el

cuerpo del documento.

7. Personalización de IMAGING

IMAGING está diseñado para ser parte de su compañía, es una interface abierta que

permite fácilmente la integración con sistemas externos.

En la dinámica de los documentos y las imágenes, que se mueven a través de los módulos

de producción de IMAGING (Manager, Scan, Index y Browser), se generan unos eventos

para ser activados en ocasiones predefinidas. Un evento es una condición o el resultado de

una actividad en un punto especifico del programa.

Las funciones de la programación acceden a los datos a través del objeto de aplicación de

IMAGING (OLE API), o uno de sus cinco objetos de aplicación (COM API).

Activación de Eventos

La interface de aplicación permite activar eventos previamente programados por acciones

que suceden en el proceso de la gestión documental. Las acciones que permiten activar

estos eventos son:

Finalizar la transferencia de un grupo de lotes en el modulo Manager.

Finalizar la indexación de los documentos de un lote en Index.

Guardar un lote escaneado en escaneo a perfil del modulo Scan.

Al transferir un lote en el modulo Manager.

Cuando se termina de indexar un campo en el modulo Index.

Al forzar la validación de un campo en el modulo Index.

Al realizar una preindexacion en Scan.

Al seleccionar un perfil en Scan.

Al guardar un documento.

Al hacer un clic en cualquier modulo.

Además de generar los eventos anteriores nos permite tener acceso fácil y rápido a ciertos

parámetros de al aplicación o del proceso que se está realizando. Los siguientes son los

posibles valores o información que podemos obtener con la personalización:

Aplicación Obtener nombre de la base de datos

Obtener nombre del modulo

Agregar un menú en la pantalla principal del aplicativo.

Lotes Nombre del tipo de lote

Nombre del lote

Asignar nombre a un lote

ID de un lote

Documentos Tener el ID de un campo con el nombre

Nombre del documento

Numero del documento

El ID del nodo al que pertenece el documento.

Nombre de una Imagen

Nombre del Nodo al que pertenece el documento.

Asignar nombre a un nodo

Obtener Documento de salida de escaneo

Crear documento de salida de escaneo

Obtener documento de escaneo a perfil

Campos Nombre del campo

Etiqueta del campo

Valor de un campo

Modificar valor de un campo

Estado del campo

Modificar estado de un campo

Adicionar un campo

Limpiar un campo

Formato del campo

Modificar formato del campo

Habilitar o deshabilitar un campo

Para información detallada de programación de la API remítase al archivo ManualAPI.doc,

que se encuentra en la carpeta Documentación ubicada en el CD de instalación.

8. Contactos De Soporte

SCAD COLOMBIA

Dirección:

Email:

Teléfonos:

Fax:

Website :

Calle 37 #16-29 Bogotá, Colombia

[email protected]

57 – 1 – 742 70 03 Bogotá, Colombia

57 – 1 – 742 70 03 Bogota, Colombia

www.scadcolombia.com

http://www.scadcolombia.com/

asignación de usuarios a grupos

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