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Departamento de Sistemas de Información Administración Central

Asesoría Académica Selección de Cursos

E-Advising

E-Advising (Asesoría Académica) Página 2 de 38

(Página dejada en blanco intencionalmente)


Introducción Esta aplicación provee al usuario todas las herramientas necesarias para la asesoría académica de los estudiantes. Le permite crear

programas de estudios personalizados, usando de base la estructura de cursos del secuencial del programa académico. En adición,

le permite a la institución entre otros; (1) monitorear la efectividad de los planes creados por los asesores académicos y (2)capturar

toda la información referente a la necesidad académica de los estudiantes para así poder planificar de forma específica la oferta

académica necesaria.

¿Quién debe leer este manual?

Todo personal cualificado y autorizado por la institución para proveer asesoría académica a los estudiantes. Todo aquel

personal de supervisión autorizado y relacionado a la asesoría académica de los estudiantes.

¿Qué cubre este manual?

Este manual cubre todo lo relacionado al proceso a llevar a cabo por el usuario para el buen funcionamiento de la aplicación. Éste puede

resumirse en varios temas:

Evaluación del récord académico del estudiante

Ver requerimientos del programa académico

Uso del “Course Planning Wizard”

Modificar plan de estudios

¿Qué no cubre este manual?

Este manual no cubre los procedimientos previos y manuales, estrategias y políticas institucionales.

Asesoría Académica (E-Advising)


¿Dónde está WebAdvisor? Entrar a la página de www.caribbean.edu, en la sección de Centro de Recursos seleccionar “WebAdvisor”.

Seleccionar

“WebAdvisor”

http://www.caribbean.edu/


Inicio

Para entrar al sistema deberá utilizar su navegador de internet. Utilizará la dirección proporcionada por el Departamento de IT. Si tiene dudas

sobre la utilización de su navegador de internet o quiere saber la compatibilidad de su navegador con el sistema, comuníquese con Sistemas de

Información para proveerle ayuda. Debe presionar y seleccionar “Log In” para comenzar su entrada.


Entrada de Usuario

En esta forma usted debe entrar su identificación de usuario y su código secreto.

Debe entrar su identificación de usuario

(User ID) y su contraseña (Password). Al

terminar oprima “SUBMIT”.


Menú Principal

Seleccione la opción “Faculty” del menú principal.


Menú de Facultad

Menú de opciones disponibles para el personal de facultad. Seleccione la opción “Student educational

planning”.


Acciones Disponibles

Add or Change Plan – Añadir o cambiar un plan de estudio para el estudiante. (pags. 18-33)

Evaluate Program – (EVAL) -Informe de Evaluación de los requerimientos académicos y logrados por el estudiante. (pags. 10-16)

View Student Schedule – Ver itinerario del estudiante.

View Student Test Summary – Resumen de pruebas del estudiante.

View Student Plan – Ver plan del estudiante.

View Retention Cases – Ver casos de retención del estudiante.

SUBMIT – para continuar luego de seleccionada una acción.


Evaluación del récord académico del estudiante

** Si no desea correr el informe del EVAL, favor de pasar a la página 18 para entrar el plan de

estudios y utilizar el “Course Planning Wizard”. **

Entrar el número de estudiante que se

le desea crear o modificar su plan de

estudios

Escoja “Evaluate Program” para ver ó

imprimir informe de la evaluación del

estudiante. (EVAL)

Oprima “Submit” para continuar…


Correr informe de evaluación para el programa activo del estudiante:


Seleccione el programa activo que

desea evaluar.


Correr informe de evaluación, si el estudiante decide cambiar de programa de estudios:

Informe de Evaluación del Estudiante:

Nota: No seleccione el

programa activo del estudiante En esta sección

seleccione el programa

al que el estudiante

quiere cambiar.

Oprima “SUBMIT” para

continuar.

Seleccione el

catálogo Oprima “SUBMIT” para

continuar.


**Ir a la próxima página para saber cómo guardar el informe de Evaluación antes de oprimir OK para salir **

Oprima “OK”

para Salir


Guardar Informe de Evaluación

Para guardar el reporte de evaluación deberá seguir los siguientes pasos:

1. Al terminar el reporte y aparecer en pantalla, proceda a grabar. 2. Al aparecer el menú en pantalla (ver figura a la izquierda), seleccione la opción “Save as…”

Presione

“Save As…”

Si no le aparece este menú

en la pantalla. En esta área

presione el botón derecho

del “Mouse” y marque

“Menu bar” (Opción en

Internet Explorer)


3. En “Save As…” debe grabar la evaluación en “ My Documents” en formato de HTML

Ponga el nombre de la

evaluación y en el “ Save as

Type” seleccionar “HTML only”

Grabarlo en “ My Documents”

Oprimir “Save”


Menú de Facultad (Continuación)


Crear o Modificar un Plan

Add or Change Plan Crear o modificar un plan

Entrar el número de estudiante



Seleccionar Programa

Esta forma aparecerá solamente si el estudiante tiene más de un programa activo.

Seleccione el programa activo del estudiante.

Oprima “Submit”

para continuar…


Crear un Plan

Cando se va a hacer un plan por primera vez aparece la siguiente pantalla:

Próxima acción

(ver página 22)

Área para documentar

el plan. NO UTILIZAR

ACENTOS.

Area de Planificación de

cursos adicionales.


Modificar un Plan - Si el plan ya está creado y se va a modificar, aparece la siguiente pantalla:

Cursos planificados por

términos y opción para eliminar

curso planificado.

Opción para

cambiar el

término.

Próxima acción (ver próxima

página)

Área para documentar el plan.

NO UTILIZAR ACENTOS.

No tiene que

entrar el Course ID

Área de Planificación manual

ó planificar electivas dirigidas.

Información del estudiante, programa

académico, asesor y opción para

eliminar plan de estudios completo.

Área para enviar

notificación por e-mail.


Course Planning Wizard En esta forma debe seleccionar “Course Planning Wizard”

“Submit” para

continuar…

Seleccione

esta opción.


Seleccione Requerimientos El usuario debe seleccionar los requerimientos de cursos según el secuencial del programa académico.

Oprima “Submit”

para continuar…

Si aquí dice “ Yes”

significa que tiene

que planificar ese

bloque.

View All Planned Courses Forma que presenta todos los cursos planificados al estudiante. (Ver pág.

32 para el detalle)

Vuelve a la pantalla

donde comienza a

crear/modificar el plan.


Seleccione Sub-requerimientos

El usuario debe seleccionar el sub-requerimiento ó término según establece el secuencial.

Yes = Esta sección del secuencial requiere

planificación.

Status: Pending – Matriculado en todos los cursos pero ninguno completado. In Progress – matriculado ó completado por lo menos uno de los cursos requeridos. Planning – Planificados pero no matriculados. Not Started – No planificados, ni matriculados.

Oprima “Submit” para

continuar…

Seleccione el sub-requerimiento a planificar

o revisar


Si el estudiante cumplió con todos los requisitos:

Le aparece la siguiente pantalla donde muestra todos los cursos que tiene aprobado el estudiante con sus notas. Solo tiene que analizar y salir de la pantalla .

Para salir de esta

pantalla, presione

OK


Selección de Cursos

Esta forma despliega lo que requiere el término del secuencial seleccionado anteriormente. Seleccione aquellos cursos a ser planificados indicando el término.

What is Required/Applied Forma que presenta de los

requerimientos, los cursos ya tomados o en proceso. (Ver pág. 31 para el detalle)

Si selecciona esta opción le van a aparecer los cursos

que ya tomó el estudiante para ese término.

Solamente se marcará para cursos que se obtuvo D,

F, AD y se necesite volver a planificar. (Ver prox.

Página para el detalle)

View All Planned Courses Forma que presenta todos los cursos planificados al estudiante. (Ver pág.

32 para el detalle)


Pantalla si el estudiante tiene un AD o F:

Cuando le salga el siguiente Mensaje: “No courses are available to plan which are not taken. Courses may need to be repeated”:

Revisar lo que queda por

planear. El sistema le dice

cual /cuales cursos el

estudiante tiene que repetir

Marcar: “ Show

courses alredy

taken”

OPRIMIR “ SUBMIT”


Pantalla si el estudiante tiene un AD o F: (Continuación)

Le aparece los cursos que el estudiante ya ha tomado en ese bloque y usted selecciona el que tiene que repetir.

2. Seleccione el

término que

desea planificar

para el curso a

repetir.

3. OPRIMIR “ SUBMIT”

1. El sistema le dice

cual /cuales cursos el

estudiante tiene que

repetir.


Planificación de Cursos

**Ir a la próxima página para saber cómo ver el informe de Evaluación que guardó y ésta pantalla a la vez **

Oprima “Submit” para planificar otros

términos ó para finalizar la planificación al

estudiante. Ir a la pág. 33 para documentar

plan y enviar por e-mail.

Seleccione el término para el

cual será planificado el curso.


Si quisiera ver el informe de Evaluación que guardo puede abrir el documento en My Documents y aparece otro Tab al lado del que esta utilizando: Select Courses. Haga “click” en el tab para moverse de uno al otro.


¿Qué se Necesita/Aplica?

Esta forma muestra lo que se requiere, los cursos planificados, completados y en progreso que aplican para el bloque del secuencial

seleccionado. Para los cursos en progreso aparecerá la nota de “Midterm” (si fue sometida por el profesor). Para los cursos completados

aparecerá la nota final. También mostrará los cursos planificados del bloque del secuencial. Esta forma es sólo para proveer información y no

para cambios o modificaciones.

Oprima “OK” para regresar a

la pantalla anterior “SELECT

COURSES”

Cursos planificados en el

bloque del secuencial

seleccionado.

Nota de “midterm” y/o nota

final para los cursos en

progreso o completados.

Cursos que se requieren en el

bloque del secuencial

seleccionado.


Pantalla que muestra todos los cursos planificados al estudiante.

Oprima “CLOSE WINDOW”

para salir de la pantalla


Modificar un Plan (Finalizar)

Entrar comentarios del expediente sólo visto por el

asesor. Comenzar cada comentario con la fecha

mm/dd/yy y sus iniciales. NO UTILIZAR ACENTOS.

Entrar comentarios del expediente público visto por el

asesor y estudiante. Comenzar cada comentario con la

fecha mm/dd/yy y sus iniciales. NO UTILIZAR ACENTOS.

Dirección electrónica del estudiante para notificar

creación de un plan o modificación.

Texto del mensaje a enviar al estudiante

en la dirección especificada. (Ej: Ver por

My Educational Plan en Web Advisor).

Enviar un mensaje a otros asesores

Próxima acción (ver próxima página

para otras acciones disponibles)

“Submit” para enviar finalmente el email de

notificación al estudiante o guardar cambios.

Marcar para enviar el email

03/17/14- wvr

03/17/14- wvr


Otras acciones disponibles de Próxima Acción (“Next Action”)

Abajo se definen las diferentes acciones.

Evaluate Program - Generar reporte de evaluación View Student Schedule - Ver itinerario del estudiante View Student Test Summary - Ver resumen de pruebas del estudiante View Student Transcript - Ver notas de los cursos completados y convalidados Special Services - N/A Additional Entries - Añadir cursos adicionales al plan Catalog Search and Add - Añadir cursos manualmente por catálogo Course Planning Wizard - Asistente para planificación de cursos View Retension Cases - Ver casos de retención Work with Another Student - Pasar a trabajar con otro estudiante


Informes de E-Advising

Se crearon dos informes que proveen la información necesaria para monitorear la asesoría académica y planificar la programación de los cursos.

En el ambiente de Colleague se puede acceder a los siguientes informes:

1) XAMR – Informe de Monitoreo de Asesoría Académica

-Si se corre en modo de detalle muestra por localización, término y programa académico los estudiantes a los que se les ha planificado

cursos con su total de cursos planificados y créditos.

-Si se corre en modo de resumen muestra por localización, término y programa académico el total de estudiantes a los que se les ha

planificado cursos, total de estudiantes con creditaje óptimo (estudiantes con doce créditos o más) y total de estudiantes con creditaje

bajo (estudiantes con menos de doce créditos).

2) XED4 - Informe de Planificación de Cursos

-Muestra por localización, término y departamento académico un listado de los cursos planificados a los estudiantes y la cantidad de

estudiantes a los que se les planificó ese curso.


¿Qué ve el estudiante?

1. En WebAdvisor el estudiante escogerá la opción de “ My educational Plan” y luego “Student Plan

Inquiry”:

En ésta sección el

estudiante verá los

cursos que usted le

planificó.

Aquí verá los

comentarios públicos

que usted hizo.


2. Register from My Worksheet:

En WebAdvisor el estudiante se registrará en los cursos planificados por el asesor y acordados

con él.


Notas

Por: Luis Pratts Piñeiro, Arlene Vázquez y Wanda Vázquez Departamento de Sistemas de Información Revisado (03/29/2012, 03/07/14, 12/17/14, 1/20/15)