Asegura el control a la ejecución de los procesos de la entidad, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

Sus tres componentes son:

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

ARMONIZACIÓN CICLO P H V A MECI - NTCGP

PLANEAR HACER

ACTUAR VERIFICAR

Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operación de la entidad, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la ejecución de los procesos . Los Controles se clasifican en: Preventivos y Correctivos

ACTIVIDADES DE CONTROL

Establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades.

Los Indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad.Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición.

Reúne los estándares de la operación de la entidad, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva, fomentando el autocontrol y la autorregulación.

ACTIVIDADES DE CONTROL

•4.1. Requisitos generales•4.2. Gestión documental

7.1. Planificación de la realización del producto7.2 Procesos relacionados con el cliente7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio7.5 Producción y prestación

8.3 Control de productono conforme8.4 Análisis de datos

ACTIVIDADES DE CONTROL

Para los elementos Controles e Indicadores, además de los anteriores el numeral 8.2 Seguimiento y medición

Para alinear los procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, la Entidad establece la siguiente política de operación:

“Entregar oportunamente productos, servicios, insumos e información a los clientes externos, partes interesadas, mediante el desarrollo eficiente de la gestión por procesos.”

Esta política hace parte del MANUAL DE BUEN GOBIERNO

Los procedimientos del FORPO, estandarizan el como, cuando, quien, donde, y los controles necesarios para realizar las actividades propias de los procesos. Estos se constituyen en la guía de acción de los servidores, por ende deben ser dinámicos y estar en constante actualización.

Estos documentos se encuentran publicados en el Listado Maestro de Documentos que establece la identificación (según el proceso al que pertenezca) y su versión actual.

Los controles en la entidad se encuentran definidos en los procedimientos, y estos buscan la eficacia y efectividad en cada una de las actividades o tareas.

Además, en los Mapas de riesgos se determinan Controles para prevenir la materialización de los riesgos identificados.

Nº FLUJO TIEMPO

INICIO

2 horas

30 min.

Jefe Oficina de GestiónInstitucional, al revisar yverificar las fechasprogramadas.

Planificar la realización de mínimo dos reuniones al año del Subcomité de coordinación decontrol interno en coordinación con el Jefe de la Oficina de Control Interno, con el propósitode revisar el Sistema de Gestión de Calidad. Ver detalle de actividades 3.1.

En caso de requerir ajustes en fechas, coordinar con el Jefe de la Oficina de Control Interno,el cambio de la fecha en la agenda o la adición de reunión extraordinaria.

Representante de la Dirección para el

Sistema de Gestión de Calidad

RESPONSABLEACTIVIDADESCONTROLES

QUIEN - COMO - QUE

1

Planificar la revisión

¿Requiere ajustes?SI NO

En el FORPO se establecen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad y estos se pueden apreciar en cada una de las caracterizaciones de los procesos, y en los diferentes planes de la entidad, con el fin de realizar el seguimiento y medición al cumplimiento de estos.

INDICADORES EN LOS PROCESOS:

MANUAL DE CALIDAD

FICHAS TECNICAS DE LOS INDICADORES

Contiene o hace referencia a los procesos, procedimientos, instructivos, manuales, normas y documentos asociados al Sistema de Gestión de calidad

Busca:

- Integrar los aspectos estratégicos y de ejecución del Sistema de Control Interno en un ordenamiento interno, que facilita la comprensión del funcionamiento de la entidad.

- Facilitar la estandarización, comprensión, operación y evaluación de la gestión de la entidad y la manera como ésta desarrolla su función administrativa, en procura del cumplimiento de sus fines.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS