asamblea departamental boyacÁasamblea-boyaca.gov.co/apc-aa-files/... · tunja, calle 19 nº 9-35...

29
ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 1 PROCESO PRESIDENCIA 2016 FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VERSIÓN 01 CÓDIGO RG-TH-33 001 NOMBRE CARGO ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DEPARTAMENTAL BOYACÁ PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (PAAC) TUNJA 2016

Upload: lytu

Post on 23-Feb-2018

217 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 1

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

001

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

ASAMBLEA DEPARTAMENTAL

BOYACÁ

PLAN ANTICORRUPCIÓN

Y

DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (PAAC)

TUNJA

2016

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 2

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

002

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

RESOLUCIÓN No. 0132 DE 2016

(Marzo 30 de 2016)

Por medio de la cual se adopta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Asamblea Departamental de Boyacá, para la vigencia 2016

EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ en uso de sus

facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el art 299 de la C.P, el decreto 1222 de 1996 y los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de

2011 y el Decreto 2641 de 2012.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, determina que en cada entidad del orden departamental se deberá elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. A la vez que le asigna el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función de señalar una metodología para diseñar y hacerle seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Que de la misma forma el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, establece que en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Entidad. Igualmente asignado al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función de señalar los estándares que deben cumplir las Entidades Públicas para dar cumplimiento a lo allí establecido. Que el Decreto 2641 de 2012, señalo como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, la contenida en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Y a su vez señaló los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. Que para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, la Asamblea de Boyacá elaboró el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016, en concordancia con lo establecido en el Sistema de Gestión y Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, los cuales contemplan acciones que buscan desarrollar una gestión integra y transparente al servicio del ciudadano y de la sociedad civil.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 3

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

003

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

Que la Asamblea de Boyacá debe adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016, el cual constituye una estrategia anticorrupción y de atención al ciudadano para la Asamblea de Boyacá, como un instrumento de tipo preventivo, correctivo y de control de la gestión. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: ADOPTESE EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ PARA EL AÑO 2016, el cual hace parte integral de esta Resolución. ARTICULO SEGUNDO: ALCANCE. Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la Asamblea de Boyacá. ARTICULO TERCERO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano de la Asamblea de Boyacá se hará cada año, debiéndose publicar en un medio de fácil acceso al ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año. ARTICULO CUARTO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano, estará a cargo de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. ARTICULO QUINTO: El seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del presente acto administrativo, estará a cargo de la Oficina de Control Interno de la Asamblea, o quien haga sus veces. ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Dado en Tunja a los, quince (15) días del mes de Abril de dos mil dieciséis (2016).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

JAIME RAUL SALAMANCA Presidente Asamblea de Boyacá

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 4

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

004

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO

2.1 OBJETIVO GENERAL

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

4. ALCANCE

5. MARCO LEGAL

6. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

6.1 MISIÓN

6.2 VISIÓN

6.3 POLITICA DE CALIDAD

6.4 PRINCIPIOS

6.5 VALORES

6.6 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

7. MAPA DE PROCESOS

7.1 MACRO PROCESOS MISIONALES

7.2 MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS

7.3 MACRO PROCESOS DE APOYO

7.4 MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN

8. COMPONENTES DEL PLAN

8.1 METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÒN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y

ACCIONES PARA SU MANEJO.

8.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

8.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN

8.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES

8.5 RENDICIÓN DE CUENTAS

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 5

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

005

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

8.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

8.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

8.8 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 6

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

006

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

1. INTRODUCCIÓN

La Asamblea Departamental de Boyacá, comprometida con el control político, la planeación

y la proyección del Departamento, a través del estudio de Proyectos de Ordenanza, con

fundamento en la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2004 y las demás que le sean

aplicables, para garantizar el cumplimiento del Plan de Desarrollo, la mejora continua de sus

procesos y la satisfacción de las necesidades de los Boyacenses.

En cumplimiento de los mandatos legales, la Corporación elabora el Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano con el fin de prevenir los riesgos que se pueden presentar en el

desarrollo de cada uno de los procesos institucionales; plan que estará sujeto a la

verificación, evaluación, seguimiento y control necesarios determinando así el avance de la

gestión institucional.

De acuerdo a los parámetros diseñados por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia

de la Republica, el presente documentos contara con los siguientes componentes:

- Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo.

- Estrategia antitrámites.

- Rendición de cuentas.

- Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 7

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

007

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

2. OBJETIVO

2.1 OBJETIVO GENERAL:

Generar mejores prácticas de gestión en la Asamblea Departamental, previniendo y evitando

la comisión de acciones de corrupción y fortaleciendo la credibilidad de la ciudadanía hacia

la Administración Departamental, a través de la formulación de estrategias de gestión de los

riesgos de corrupción, el fortalecimiento de los mecanismos de atención a los ciudadanos y

el acceso a la información de los mismos.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Definir las acciones necesarias para optimizar la atención al ciudadano en la Asamblea.

2. Promover y facilitar al ciudadano, medios que permitan la participación ciudadana.

3. Publicidad de las acciones en materia de lucha contra la corrupción.

4. A través de los procesos con que cuenta la Entidad, identificar los riesgos potenciales de

Corrupción.

5. Fortalecer el acceso a la información por parte del público a través de herramientas tales

como el Internet, entre otros.

6. Optimizar los recursos económicos, humanos y tecnológicos para garantizar la oferta de

servicios por medios electrónicos y aplicar las normas anti-tramites.

4. ALCANCE

Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al

ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la Asamblea de Boyacá.

5. MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia

LEY 1437 DE 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo.

Decreto N° 019 de 2012

Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”

Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley

1474 de 2011.

Resolución N° 551 de 2008 por la cual se adopta el manual de procesos y

procedimientos en la Asamblea de Boyacá.

Norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, que establece

EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 8

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

008

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE

SERVICIO.

Ley 782 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la

calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de

servicios.

Resolución N° 373 del 31 de agosto de 2006, por la cual se establece el manual

especifico de funciones y requisitos y competencias laborales para la planta

administrativa de la Asamblea de Boyacá.

Ordenanza N° 29 de noviembre de 2007, por la cual se establece el Reglamento

Interno de la Asamblea de Boyacá.

Resolución N° 646 del 30 de diciembre de 2004, por la cual se determina la estructura

orgánica de la Asamblea del Departamento de Boyacá, las funciones de sus

dependencias y se dictan otras disposiciones.

Resolución N°1022 del 31 de diciembre de 2002, por medio de la cual se adopta el

código de ética, principios y valores corporativos de la Asamblea de Boyacá.

CONPES 3654 DE 2010. POLITICA DE RENDICION DE LA RAMA

6. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

6.1 MISIÓN:

La Asamblea del Departamento de Boyacá es una Corporación Administrativa de elección

popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos llamados

ordenanzas; y le corresponde reglamentar el ejercicio de las funciones y la prestación de

servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones relacionadas con la

planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante todo administrar en forma

articulada el desarrollo integral del mismo.

6.2 VISIÓN:

La corporación administrativa de elección popular ejerciendo un efectivo control político con

participación ciudadana sobre las actuaciones de los servidores públicos responsables del

manejo de los recursos del departamento, donde presentan los diputados proyectos de

ordenanza de su iniciativa y efectuando un estudio minucioso de los presentados por el

ejecutivo, evaluando a través de indicadores su impacto socioeconómico, cultural,

ambiental, además de garantizar el desarrollo regional sostenible, contando para ello con

talento humano idóneo y profesional e implementando procesos modernos de

automatización de la información, con el fin de dar un mayor respaldo a la comunidad.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 9

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

009

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

6.3 POLITICA DE CALIDAD:

La Asamblea Departamental de Boyacá, está comprometida con el control político, la

planeación y la proyección del Departamento, a través del estudio de Proyectos de

Ordenanza, con fundamento en la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2004 y las

demás que le sean aplicables, para garantizar el cumplimiento del Plan de Desarrollo, la

mejora continua de sus procesos y la satisfacción de las necesidades de los Boyacenses.

6.4 PRINCIPIOS

- RESPETO Y TOLERANCIA: es la capacidad de preocuparse por los derechos de los

demás, incluso cuando estos infringen los de los otros. El servidor público debe tener

consideración por los sentimientos de otras personas, entenderlas y respetarlas, tanto, como

a las actividades que están realizan, igualmente, comprender su posición, sus diferencias y

sus similitudes.

- HONESTIDAD: el servidor público debe ser incapaz de engañar a alguien de tomar cosa

ajena. Ser honesto es una responsabilidad consigo mismo y con los demás, en relación con

la calidad de su trabajo, el compromiso con la corporación y el desarrollo de sus funciones.

- RESPONSABILIDAD: es tener sentido del deber, es estar consciente de las obligaciones

y obrar de acuerdo con ellas. El servidor público responsable realiza las funciones inherentes

al cargo y cumple los deberes y compromisos asignados, obteniendo los resultados

esperados y asumiendo las consecuencias que se deriven de su trabajo. Ser servidor público

implica una responsabilidad importante frente a la ciudadanía y el país. Debe reflejar con su

trabajo el desempeño el compromiso institucional y aceptar la obligación de actuar en forma

tal que sirva al interés público, recupere la confianza la ciudadanía por las instituciones

públicas y que demuestren su profesionalismo.

- ENERGÍA: es la habilidad básica de un servidor público para crear y mantener un nivel

de actividad apropiadamente dirigido. Impulso, capacidad para trabajar duro, en diferentes

situaciones cambiantes, con interlocutores muy diversos, en jornadas de trabajo

prolongadas.

- INICIATIVA: el servidor público busca soluciones y alternativas que conducen a resolver

diferentes situaciones en el desempeño de sus funciones, propone, desarrolla y mejora los

procedimientos de trabajo.

- RELACIONES INTERPERSONALES: el servidor público establece y mantiene

comunicación con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores generando un

ambiente de cordialidad y resto.

- MOTIVACIÓN: es la fuerza interior que mueve a una persona para realizar algo que

desea. Un servidor público motivado tiene un conjunto de reglar y limites o metas para

alcanzar en la Entidad.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 10

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0010

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

- IGUALDAD: velar porque las actividades de la corporación orientadas efectivamente

hacia el interés general.

- MORALIDAD: acatando las normas constitucionales y legales, y los principios éticos y

morales que rigen nuestra sociedad.

- EFICIENCIA: obliga a velar por que la provisión de bienes y/o servicios se haga en igualdad

de condiciones de calidad y oportunidad.

- EFICACIA: velar porque los resultados se logren de manera oportuna y en relación con los

objetivos propuestos.

- EQUIDAD: busca identificar y analizar la distribución de costos y beneficios entre los

sectores económicos y sociales.

- ECONOMÍA: velar porque la asignación de los recursos sea la más adecuada en función

de los objetivos y metas de la Asamblea.

- CELERIDAD: velar porque la Asamblea de Boyacá, mejora su capacidad de respuesta

oportuna a las necesidades sociales dentro de su competencia.

- IMPARCIALIDAD Y PUBLICIDAD: velar por la transparencia en las actuaciones de la

corporación, para que nadie se sienta afectado.

6.5 VALORES:

- INTEGRIDAD: el servidor público está obligado a actuar conforma a las normas éticas y

sociales en las actividades relacionadas con su trabajo. La integridad puede medirse en

función de lo que es correcto y justo, exige que los funcionarios se ajusten tanto a la forma

como al espíritu de las normas que los guían.

- SOCIABILIDAD: habilidad del servidor público para interactuar sin esfuerzo con otras

personas, facilidad para hacer contactos con otros y desarrollar actividades sociales.

- TRABAJO EN EQUIPO Y COOPERACIÓN: el servidor público participa activamente en

la consecución de una meta común incluso cuando la colaboración conduce a una meta que

no está directamente relacionada con el interés propio. Tiene la capacidad para cooperar en

el logro de los objetivos comunes, subordinando los propios intereses y considerando con

más relevante el objetivo de todos que las circunstancias personales se han de sacrificar y

posponer.

- ORIENTACIÓN AL USUARIO: el servidor público demuestra sensibilidad hacia las

necesidades o demandas que un conjunto de usuarios potenciales de la Entidad, puede

requerir en el presente o en el futuro y es capaz de darles satisfacción desde cualquier

ámbito de la misma.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 11

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0011

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

- ATENCIÓN AL USUARIO: el servidor público demuestra efectividad ante la demanda de

un usuario real y concreto del servicio de la Entidad.

6.6 OBJETIVOS INSTITUCIONALES:

1. Ejercer el Control Político en la gestión de la Administración Departamental, mediante el

debate público anual.

2. Divulgar la gestión de la Corporación, a fin de generar espacios de participación

ciudadana en problemáticas de impacto social y conocer las inquietudes de la comunidad.

3. Crear conciencia de la importancia del fortalecimiento institucional de la Asamblea

Departamental de Boyacá, a través del Sistema de Gestión de Calidad.

4. Coadyuvar en el cumplimiento de los fines del Estado, con el estudio y la aprobación de

Proyectos de Ordenanza.

5. Diseñar e implementar estrategias que garanticen la optimización de los recursos

financieros, físicos y tecnológicos de la Institución.

6. Fortalecer los procesos que contribuyan al mejoramiento y desarrollo del Talento Humano

y del Ambiente Organizacional.

7. Establecer una relación de confianza con nuestros clientes, mediante una excelente

atención, basada en la transparencia, la confianza y el buen servicio, a fin de mejorar la

imagen institucional.

8. Buscar la excelencia, con la aplicación del mejoramiento continuo en nuestros procesos

y procedimientos institucionales.

9. Establecer, documentar, implementar y mantener los procesos de gestión documental de

la Asamblea de Boyacá, de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable.

10.Garantizar el seguimiento, evaluación y medición de los procesos, actividades,

operaciones y actuaciones de la Corporación, en función del Sistema de Control Interno y

del Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la Norma NTCGP1000:2004.

7. MAPA DE PROCESOS

Se tomó como referencia, para reestructurar el mapa general de los procesos de la

Asamblea de Boyacá, lo establecido en la Norma técnica de Calidad en la Gestión Pública

NTCCGP1000:2004, base fundamental para establecer el Sistema de Gestión de la Calidad

con miras a obtener la certificación, en el cumplimiento de lo establecido la ley 872 de 2003.

Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir,

según sea aplicable, los siguientes:

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 12

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0012

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

- PROCESOS ESTRATÉGICOS: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas

y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la

disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

- PROCESOS MISIONALES: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado

previsto por la Entidad en cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

- PROCESOS DE APOYO: Incluyen todos aquellos procesos para provisión de los recursos

que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y

mejora.

- PROCESOS DE EVALUACIÓN: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y

recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y

la eficiencia. Son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

7.1 MACRO PROCESOS MISIONALES

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 13

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0013

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

7.2 MACRO PROCESOS ESTRATEGICOS

7.3 MACRO PROCESOS DE APOYO

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 14

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0014

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

7.4 MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN

8. COMPONENTES DEL PLAN

8.1METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y

ACCIONES PARA SU MANEJO

Para la elaboración del presente plan la Asamblea Departamental sigue los procesos

linéales establecidos por el artículo 73 de la ley 1474, que establece:

“… Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente

una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia

contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad,

las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los

mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la

Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada

estrategia.

Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de

administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida

por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la

Corrupción.”

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 15

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0015

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

Siguiendo las orientaciones de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la

República y el DAFP, y el decreto 2641 de 2012 y la herramienta “Estrategias para la

Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”; el plan se construirá

convalidando los riesgos que la Entidad ya tiene identificados en Sistema de Gestión de

Calidad:

En este sentido el plan contendrá en su orden:

- Mapa de Riesgos de Corrupción.

- Matriz DOFA diagnóstico para la formulación del plan.

- Estrategia antitrámites.

- Rendición de cuentas.

- Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

8.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Presidencia

La negativa por parte de la presidencia en forma injustificada frente a la función de imprimir su firma en todos los documentos que oficialmente expide la asamblea.

No realizar en debida forma las citaciones a los diputados para que concurran puntualmente a las sesiones plenarias y a las diferentes reuniones.

No ejercer control al inicio y en el desarrollo de las sesiones ordinarias y reuniones de la asamblea frente a la asistencia de los diputados.

Sustraerse de conformar y nombrar las comisiones accidentales cuando los asuntos de trascendencia puestos a consideración de la asamblea así lo requieran.

Imposibilidad de poner en discusión o consideración las objeciones en los proyectos de ordenanza.

El no sancionar las ordenanzas que el gobernador no haya sancionado dentro del término legal generaría incertidumbre legal en cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que deben tener los actos administrativos emitidos por la asamblea.

La generación de incertidumbre frente a la imparcialidad que el presidente debe generar en el manejo de las diferentes sesiones y reuniones que dirige. Imposibilidad de controvertir las decisiones tomadas por el presidente con el agotamiento de los recursos que los diputados tienen a disposición para tal fin.

No velar porque los empleados de la asamblea desempeñen cumplidamente sus deberes y funciones.

El desconocimiento por parte de la asamblea de las comunicaciones y documentos que lleguen a la misma.

No hacer los correctivos necesarios en el caso de que se presenten faltas disciplinarias o incumplimiento de deberes y funciones por parte de los funcionarios de la asamblea.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 16

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0016

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

No realizar la compulsa de copias a los diferentes entes de control cuando algún funcionario de la asamblea incurra en alguna situación que amerite tal disposición.

No velar por el estricto cumplimiento de las funciones en materia de contratación delegadas a otros funcionarios.

No realizar la contratación que requiera la asamblea teniendo en cuenta los principios establecidos para tal fin y con el cumplimiento de los requisitos de ley.

No justificar su negativa para firmar y avalar los informes de orden fiscal que emita la entidad con destino a los entes de control.

Vencimiento en la presentación de informes a los diferentes entes de control.

Desatención de los procesos en los estrados judiciales.

Vicepresidencia No asumir las funciones inherentes al cargo de presidente cuando las situaciones así lo ameriten.

No firmar los documentos dentro de los cuales según la normatividad y el reglamento interno de la asamblea se requiera de su intervención.

Secretaria ejecutiva No llevar el consecutivo de la correspondencia recibida y enviada genera pérdida de la información.

Pérdida de la información registrada en el computador.

Lectura de oficios e invitaciones posterior a la fecha de asistencia.

Vencimiento de los derechos de petición sin dar respuesta alguna.

Inasistencia injustificada a las diferentes sesiones y reuniones que requieren su presencia.

La desatención en cuanto al envío para estudio de los diferentes proyectos de ordenanza.

No realizar seguimiento al trabajo que con relación a las ordenanzas realicen las diferentes comisiones.

Desatender la recepción de informes de las comisiones y el archivo de las actas y demás documentos que soporten el cumplimiento de las funciones de la asamblea.

No hacer un control efectivo de los bienes devolutivos que estén a su cargo.

No elaborar, publicar o distribuir oportunamente la información de las actividades desarrolladas por la Asamblea.

No estar permanentemente informada sobre los proyectos que son objeto de estudio y debates programados.

No garantizar la oportuna entrega de informes de la dependencia a las solicitudes de entidades de control.

Oficina de Talento Humano No presentar oportunamente los planes de bienestar y capacitación para los empleados de la asamblea. No adelantar acciones necesarias para mantener actualizada la planta de personal y el manual de funciones, y los procedimientos de la dependencia.

No desarrollar programas de seguridad social y salud ocupacional.

No actualizar de forma permanente las situaciones administrativas de los funcionarios de la Asamblea.

ASAMBLEA

DE BOYACÁ

NIT:

800054743-8

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 17

PROCESO PRESIDENCIA 2016

FORMATO

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

VERSIÓN 01

CÓDIGO RG-TH-33

0017

NOMBRE CARGO

ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA

Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]

No implementar programas de modernización institucional que permitan cumplir con los principios de eficiencia y eficacia de la gestión.

No hacer la correcta disposición del material bibliográfico para su adecuada conservación.

No realizar seguimiento al préstamo de documentos sometidos a su custodia.

No sistematizar el material bibliográfico.

No mantener el actualizado el inventario de material bibliográfico existente.

Adoptar procedimientos inadecuados para el manejo de la biblioteca, hemeroteca y de los archivos de documentos.

Hacer una planeación inadecuada de los elementos a adquirir por parte de la asamblea.

Recomendación de adquisición de elementos no acordes con las necesidades.

Falta de control sobre los inventarios.

No Mantener los inventarios reales existentes en cada Oficina.

No elaborar actas de entrega de elementos.

No actualizar bases de datos de los diferentes proveedores de bienes y servicios que requiera la asamblea.

No hacer entrega oportuna de los bienes de consumo y devolutivos que requieran las dependencias.

No actualizar permanentemente el kardex de entrada y salida de elementos de consumo y devolutivos.

No llevar estadística anual de los elementos de consumo de cada una de las dependencias.

No implementar los mecanismos técnicos legales para dar de baja a los elementos inservibles en la corporación.

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Entidad: ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ

Misión:

La Asamblea del Departamento de Boyacá es una corporación administrativa de elección popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos llamados ordenanzas; y le corresponde

reglamentar el ejercicio de las funciones y la prestación de servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones relacionadas con la planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante

todo administrar en forma articulada el desarrollo integral del mismo.

IDENTIFICACIÓN ANÁLISI S MEDIDAS DE

MITIGACIÓN SEGUIMIENTO

Proceso y

Objeto Causas

Riesgo

VALORACIÓN

Acciones

Indicador No. Descripción Tipo de Control

Desarrollar las sesiones o reuniones de la

corporación las cuales se desarrollan con la

existencia del quórum decisorio o deliberatorio,

para estudiar y determinar asuntos de la

competencia de la Asamblea de Boyacá dentro

del cronograma establecido por tal fin.

1

Incumplimiento disposiciones legales ley

617 de 2000. No ejercer control al inicio

y en el desarrollo de las sesiones

ordinarias y reuniones de la asamblea

frente a la asistencia de los diputados.

Actualizar y aplicar en su

totalidad el Reglamente

Interno de la Asamblea.

N° veces que se aplica el Régimen Disciplinario de la Asamblea, contemplado en el Reglamento Interno.

Transcribir textualmente las actas de las sesiones

ordinarias y extraordinarias de la Corporación,

para dejar evidencia escrita del ejercicio de sus

funciones tanto administrativas como de control

político.

2 Incumplimiento disposiciones legales ley

617 de 2000

Cumplir lo establecido en las

normas especialmente en la

Ley 1551 de 2012, respecto a

la publicación de las actas y

ponerlas en conocimiento a

los Honorables Diputados

antes de cada sesión.

Actas publicadas.

Convocar a diferentes funcionarios del gobierno

departamental para que asistan a una o varias

sesiones plenarias, con el fin de atender los

requerimientos de la Asamblea de Boyacá,

dentro de su función de control político.

3 Ineficiente Control Político

Citar conforme a la Ley y los

Reglamentos Internos a

funcionarios del Gobierno

Departamental y Diputados

con la debida antelación.

N° de sesiones de Control

Político

realizadas en debida

forma.

Estudiar y aprobar los proyectos de ordenanzas

en desarrollo de las funciones constitucionales

de la asamblea de Boyacá, para reglamentar,

expedir y adoptar los actos administrativos con

el objeto de determinar el arreglo de algunos de

los asuntos que son de su competencia. Ver

artículo 300 de la Constitución política de

Colombia.

4

Imposibilidad de poner en discusión o

consideración las objeciones en los

proyectos de ordenanza. El no sancionar

las ordenanzas que el gobernador no

haya sancionado dentro del término

legal generaría incertidumbre legal en

cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que

deben tener los actos administrativos

emitidos por la Asamblea.

Aplicar las normas

al respecto.

N° Actos Administrativos y

Ordenanzas debidamente discutidas y

sancionadas

Elegir al Contralor general del departamento de

Boyacá, en virtud de la competencia legislativa y

la función electoral de la asamblea de Boyacá. 5 Conflicto de intereses, amiguismo y

clientelismo.

Elección transparente

Control Fiscal eficiente en

el Departamento.

Elaboración y ejecución irregular del presupuesto por razones de desconocimiento de la ley de presupuesto, falta de acompañamiento en la aprobación del presupuesto. Falta de planeación en la actividad contractual debido a la no elaboración del plan anual de adquisiciones, o no elaboración de estudios previos. Autorizaciones de gastos no autorizados.

Inversiones de dineros públicos e entidades de

dudosa solidez financiera, a cambio de

beneficios indebidos para servidores públicos

encargados de su administración.

6 Incumplimiento de normas en materia

presupuestal.

1. Formular el Manual

de Presupuesto de la Asamblea y dar aplicación efectiva al Decreto 111 de 1996 en Etapa de Aprobación Presupuestal. 2. Capacitar a los

funcionarios responsables en la

aprobación y adopción del

presupuesto.

Manual Presupuestal, N°

de sesiones de

capacitación.

Radica solicitud del suministro de un bien o la

prestación de servicios en presidencia. Estudia

conveniencia y solicita certificado de

disponibilidad presupuestal. Expide certificado

presupuestal y devuelve a presidencia. Expide

orden de suministro a solicitud de servicio.

Verifican información comercial y tributaria del

proveedor. Hace el registro presupuestal,

creándolo en el catálogo de terceros si fuera

necesario. Reúne soportes de a cuenta si la

orden es de prestación de servicios Reciben los

bienes o servicios y se expide certificado a

satisfacción. Verifica documentos soportes

adjuntos y elabora la resolución de àgo. Si es de

prestación de servicios la oficina de personal

elabora la resolución. Registra la acusación

contable en el sistema y genera orden de pago

a tesorería. A final de mes hace cierres de

presupuesto y de las cuentas de planeación y

presupuesto, genera información consolidada.

Modifica el presupuesto según sea necesario en

la ejecución del presupuesto. Elaborar informes

anuales para la Contraloría General.

7 Incumplimiento de normas en materia

presupuestal y de contabilidad

Establecer el Manual de

Tesorería de la Entidad.

Manual de Tesorería

implementado

Concentración de labores de supervisión de

múltiples contratos en poco personal.• No

adelantar acciones necesarias para mantener

actualizada la planta de personal y el manual de

funciones, y los procedimientos de la

dependencia

8 Deficientes herramientas y escases de

personal en la Entidad.

Implementación de un

Sistema de Administración de

Personal

Sistema Administración Personal

de

de

No presentar oportunamente los planes de

bienestar y capacitación para los empleados de

la Asamblea.

9 Sanciones contra la Entidad

Formular el Plan de Capacitación y Bienestar social

de la Entidad.

Plan de Capacitación e incentivos implementado

No desarrollar programas de seguridad social y

salud ocupacional. 10 Sanciones contra la Entidad

Formular el Plan de Emergencia y asegurar la Política de Salud Ocupacional en la Entidad.

Plan de Emergencia

Implementado

No implementar programas de modernización

institucional que permitan cumplir con los

principios de eficiencia y eficacia de la gestión.

No realizar seguimiento al préstamo de

documentos sometidos a su custodia.

Recomendación de adquisición de elementos no

acordes con las necesidades

11 Sanciones contra la Entidad

Implementación de programas de modernización institucional y reestructuración

administrativa, SISTEDA,

MECI.

N° de programas de modernización

implementados

Ausencia de controles en el manejo de

certificaciones y documentos. 12 Ocasionar daño por perdida de expedientes y documentos que deba tramitar la Entidad

Establecer Manuales y

Procedimientos para el

manejo de expedientes y

documentos.

Manual para el manejo de expedientes y documentos aplicado

Atraso pensional, PASIVOCOL, FONPET. 13 Riesgo patrimonial y déficit fiscal por

pensiones.

Establecer los valores reales que la asamblea de Boyacá adeuda a los fondos privados de pensiones, entidades promotoras de salud y el instituto de seguro social, por concepto de aportes en salud, pensiones y fondo de solidaridad pensional de los funcionarios y ex funcionarios de la Corporación

PASIVOCOL de la

Asamblea actualizado.

Extralimitación de funciones 14 Extralimitación de funciones

Capacitación, reglamentos y

cumplimiento de normas.

Cumplimiento de normas

Irregularidades en los procesos de: Compra y

suministro de bienes, almacenamiento y

conservación de bienes, usos de bienes, equipos

de oficinas, muebles y enseres

15 Daño patrimonial a la Entidad

Aplicar las herramientas de

Control y la normatividad

vigente en contratación y

almacén

N° de controles

realizados, informes

periódicos, rendición de

cuentas.

Incumplimientos legales de los términos

establecidos para atender la petición.

Incumplimientos legales al proyectar una

respuesta que no sea acorde con el objeto de la

petición y no la absuelva de fondo.

Incumplimientos legales de los términos

establecidos para atender la queja, reclamo o

sugerencia. Incumplimientos legales al proyectar

una respuesta que no sea acorde con el objeto

de la queja, reclamo o sugerencia y no la

absuelva de fondo. No llevar el consecutivo de la

correspondencia recibida y enviada genera

pérdida de la información. Pérdida de la

información registrada en el computador.

Vencimiento de los derechos de petición sin dar

respuesta alguna. No realizar seguimiento al

trabajo que con relación a las ordenanzas

realicen las diferentes comisiones. No elaborar,

publicar o distribuir oportunamente la

información de las actividades desarrolladas por

la Asamblea. No garantizar la oportuna entrega

de informes de la dependencia a las solicitudes

de entidades de control.

16 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y POSIBLES SANCIONES A LA ENTIDAD, Y FUNCIONARIOS.

Cumplimiento de normas

N° de peticiones y requerimientos atendidas

en debida forma

Ausencia de Controles de seguridad e la entrada y

salida de personal externo a la Entidad.

17 Inseguridad personal de los Diputados y demás funcionarios de la Asamblea

Establecer el Plan de Seguridad

de la Entidad.

Plan de

Seguridad

implementado.

Deficiente gestión documental. 18

Daño de archivos al trasladarlos para su

entrega. Hurto de bienes luego de la

verificación física de existencias.

Deficiente capacidad tecnología

Organizar, controlar y resguardar los archivos originales de la Asamblea de Boyacá. Capacitar al personal de la

Entidad en el tema de

organización y administración

de archivos.

Ley 594 de 2000 implementada en la Entidad.

Falta de medios efectivos de recepción de quejas, reclamos y peticiones. Incumplimiento de las disposiciones legales.

19 Incumplimiento normativo.

Establecer una política

eficiente de atención al

cliente y de peticiones,

quejas, reclamos y

sugerencias.

Oficina de recepción,

peticiones,

quejas, reclamos

y sugerencias.

Exceso de trámites y requisitos. Soporte

tecnológico inaccesible. 20 Escasa participación ciudadana.

Aplicar la ley 1437 de 2011.

N° de sesiones abiertas,

foros, descentralización

de sesiones, sugerencias

e iniciativas de la

comunidad.

Falta o inobservancia de mecanismos de

evaluación de personal. Falta de seguimiento del

cumplimiento de los objetivos y metas de la

entidad. No velar porque los empleados de la

Asamblea desempeñen cumplidamente sus

deberes y funciones.

21 Sanciones por incumplimiento de normas

de personal

Aplicación de la Ley 909 de 2004, Acuerdos, Formatos,

Resoluciones, de CNSC, DAFP.

N° de evaluaciones del

desempeño

Incumplimientos legales al calificar la actuación

a seguir. Incumplimientos legales en los

términos establecidos por la ley 734 de 2002. No

hacer los correctivos necesarios en el caso de

que se presenten faltas disciplinarias o

incumplimiento de deberes y funciones por

parte de los funcionarios de la asamblea.

22 Incumplimiento normativo.

Establecer una acción

disciplinaria con base en el

análisis de una queja

interpuesta contra algún

funcionario de la Asamblea

Departamental, realizando las

respectivas investigaciones de

acuerdo con el tipo de

proceso disciplinario.

Capacitar al funcionario

responsable de Control

Interno en el procedimiento

disciplinario de la ley 734 de

2000 y la ley 1474 de 2011,

revisar carga laboral de este

funcionario y definir la

conveniencia o no de

mantener esta función

delegada.

N° de actuaciones y sanciones y disciplinarias

La revisión programada por la dirección no se

lleva a cabo por cambio de Presidente. Que las

tareas de mejoramiento asignadas por parte de

la presidencia después de la revisión no sean

ejecutadas por los funcionarios y que la

presidencia no le haga el seguimiento

correspondiente, perdiéndose así la efectividad

del proceso.

23 Incumplimiento de normas internas de la

entidad.

Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad, de la Asamblea de Boyacá por parte de la dirección, para asegurar el cumplimiento de los requisitos, la policía y los objetivo; su conveniencia a la Entidad y el mejoramiento continuo, a partir de la conformación requerida por el numeral

5,6 de la norma NTCGP1000-2004 considere el

comité de calidad de la

corporación.

SISTEM DE GESTION DE CALIDAD ACTUALIZADO Y

APLICADO.

Que el funcionario responsable de la auditoría interna no lo realice, incumpliendo así el cronograma establecido. Que los funcionarios a auditar ni se presenten a

trabar ese día.

24 Incumplimientos legales.

Cumplimiento de normas

SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA

ACTUALIZADO Y

APLICADO.

DESORDEN EN COMISIONES,

25

INCUMPLIMIENTO REGLAMENTO

INTERNO DE LA ASAMBLEA

ACTUALIZAR Y APLICAR EL REGLEMTNO INTERNO DE LA ASAMBLE

ORGANIZACIÓN

INSTITUCIONAL Y

NORMTIVA.

DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA, FALTA DE FIRMAS.

Deficiente defesa judicial

26

RIESGO PATRIMONIAL POR

SANCIONES CONTRA LA ENTIDAD.

IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE DEFNESA

JUDICIAL DE LA ENTIDAD.

Entidad asistida en

temas relacionados con

demandas y demás

pretensiones contra la

entidad.

8.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN

FORTALEZAS DEBILIDADES

- Idoneidad y experiencia del

personal directivo.

- Se tiene acceso a gobierno en

línea y se cuenta con página web.

- Cambio de personal por

transición administrativa.

- Desactualización del manual

de contratación.

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO

- Nuevas normas en

materia de control de la

corrupción.

- Renovación de la

plataforma tecnológica.

- Credibilidad confianza

de ciudadanía.

- Modernizar la entidad y ajustar

su estructura acorde con los

nuevos retos institucionales.

- Convenios y capacitación a

todo el personal de la entidad.

- Establecer un sistema de

administración de personal

acorde con la ley, para

evitar improvisación y

riesgos. Adoptar el

principio de buen gobierno

en la entidad.

- Actualizar manuales y

procedimientos.

AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA

- Cambios constantes en la

legislación.

- Cambios de la estructura

administrativa por la

rotación de periodos de

gobierno.

- Disposiciones del Orden

Nacional que reduzcan los

recursos para

funcionamiento y control,

asignación de nuevas

competencias sin recursos.

- Implementación de proceso

de capacitación en

transparencia y en la nueva

normatividad en materia en

materia de contratación.

- Implementación de las

jornadas de inducción y re

inducción del personal,

incursionando en la cultura

de la transparencia.

- Ajustes en los manuales de

funciones y procedimientos y

mapa de procesos de la

Asamblea.

Fortalecimiento de los

procesos contractuales por el

ajuste y revisión del manual

de contratación.

8.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES:

- Programa de sensibilización y difusión sobre alcances del marco legal de

fortalecimiento del sistema Anticorrupción, Ley 147 de 2011.

- Programas de educación, información y comunicación, accesibles, sencillo y claros,

que proporcionen a la ciudadanía toda la información necesaria para realizar un trámite

o solicitar un servicio, poniendo énfasis en los estándares éticos que la dependencia o

Entidad se compromete a cumplir, además de incluir formas de participación

ciudadana.

- La gestión antitrámites será una gestión permanente y continua de la Asamblea, por lo

que una vez entre en vigencia el presente plan la Entidad realizará una evaluación de

cada uno de sus trámites buscando racionalizarlos y ajustarlos a las necesidades de

los usuarios de la Entidad.

Para ello se nombrará una persona responsable de administrar El SUIT de la Entidad

en coordinación con el DAFP con el fin de inscribir y registrar los trámites requeridos y

si es el caso eliminar trámites innecesarios ajustando esta estrategia a lo reglado en el

Decreto 019 de 2012. La metodología para esta actividad será la guía establecida por

el DAFP y la CNSC para la racionalización de trámites.

- Establecer el Gobierno en línea

8.5 RENDICIÓN DE CUENTAS:

En cumplimiento con el CONPES 3654 DE 20101, que establece que la rendición de

cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de

información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión y que busca la

transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los

principios de Buen Gobierno.

Con esta herramienta la Asamblea de Boyacá busca acercase más a la comunidad,

brindado contempla claridad respecto al mecanismo que utiliza la entidad para rendir

cuentas de manera transparente, adoptando los principios de buen gobierno y afianzando

la relación entre la Administración y la comunidad en general. Los componentes de la

rendición de cuentas son:

Visibilidad de los Diputados: el sitio de Internet de la Asamblea contendrá de manera

permanente y con un diseño claro que facilite su consulta, toda información relacionada

con la hoja de vida, el ejercicio de las funciones y las actividades relacionadas de los

Diputados.

Visibilidad de la Asamblea: Visibilidad de la Asamblea: El sitio de internet de la Asamblea

contendrá de manera permanente a disposición del público toda la información pública

sobre la misma.

Como mínimo deberán publicarse:

1. Las proposiciones aprobadas en la Plenaria anotando su estado de tramitación.

2. Las respuestas escritas a los cuestionarios por parte de las personas citadas a

debates de Control Político.

3. Los proyectos de Ordenanza discutidos en el respectivo periodo.

4. Las ponencias sobre los proyectos de Ordenanza.

1 POLITICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS. DNP-DEPP.DDTS,DJSG,

PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA

CORRUPCION. Bogotá D.C., 2010

5. Las Actas de las sesiones.

6. Las Ordenanzas aprobadas.

7. Las observaciones u opiniones presentadas por escrito por las personas que hagan

ejercicio del derecho a opinar sobre los Proyectos de Ordenanza.

8. Las resoluciones y demás actos administrativos proferidos en el periodo.

Grabación Digital de las sesiones: El audio y el video de las sesiones de la plenaria de

la Asamblea se grabarán en medios digitales para garantizar que puedan ser consultados

de manera permanente a través del sitio de Internet de la Corporación.

Transmisión en Directo vía Internet: En el sitio Web de la Asamblea se trasmitirá en

directo vía internet las sesiones de la plenaria y de las comisiones permanentes, cuando

los medios tecnológicos disponibles para la Corporación así lo permitan.

8.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

La Asamblea de Boyacá de Boyacá para brindar una óptima y oportuna atención a las

quejas, reclamos y denuncias de todos los ciudadanos

- Página WEB www.asambleaboyaca.gov.co: la cual contará con actualización

permanente sobre la información relacionada con los proyectos de ordenanza de la

Asamblea.

- Atención al público: para atender los requerimientos y necesidades de los

ciudadanos, la atención al público por parte de los funcionarios de Asamblea

mediante el establecimiento de Horarios e información previa del cronograma de

sesiones de la Entidad.

- Establecer la estrategia de transparencia en todas las Entidades del Departamento

de Boyacá, realizando control político periódico a todos los funcionarios del

Departamento Objeto del respectivo control.

- Celebrar convenios de transparencia con Entidades Internacionales del Gobierno

Nacional, los municipios y las demás entidades de control.

- Publicar todos los actos administrativos, ordenanzas, procesos contractuales,

procesos electorales y procesos de control en la página de la Entidad de fácil

acceso o buscar otro medio de divulgación que permita que los ciudadanos del

Departamento De Boyacá se enteren y participen de la actuar diario de la Entidad

y de cada uno de sus funcionarios y Diputados.

- Establecer una estrategia que permita conocer los resultados del Plan

Anticorrupción y de atención al ciudadano formulado y publicado por las Entidades

y funcionarios objetos de control de la Entidad, solicitando los informes

correspondientes y realizando el respectivo control, seguimiento y evaluación.

- Fortalecer la comisión de ética de la Asamblea y asignar funciones de seguimiento,

control y evaluación en el tema anticorrupción y transparencia en el Departamento.

- Adelantar jornadas permanentes de capacitación, foros, chat, cabildos abiertos y

todas las estrategias que permitan a la Entidad contar con la participación de la

ciudadanía boyacense en el quehacer de la Asamblea Departamental.

- Descentralizar las sesiones ordinarias y si el Gobernador así lo acepta las sesiones

extraordinarias de la Entidad buscando hacer presencia en todas las regiones del

Departamento.

- De ser posible y en coordinación con el departamento se buscara la opción de que

en el departamento de Boyacá cuente con un canal regional de televisión, que

permita hacer visible las actuaciones de esta entidad; contemplando modelos de

otras regiones del país.

8.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

El seguimiento al presente plan estará a cargo de la dependencia de control interno de la

entidad o quien haga sus veces, la cual deberá informar trimestralmente de las acciones

realicen en del plan y del avance del mismo.

El control del plan estará a cargo de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, en

una política de autocontrol y de reducción o erradicación del riesgo todo ello en

cumplimiento del artículo 6 constitucional.

La evaluación de resultados y las estrategias para el cumplimiento del plan serán

responsabilidad de la presidencia de la Asamblea del Departamento, para ello se realizaran

reuniones periódicas con todo el personal de la entidad informando y publicando lo

correspondiente.

8.8 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

En cumplimiento del derecho fundamental de Acceso a la información Pública regulado por

la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, según el cual toda persona

puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos

obligados de la ley; la Asamblea de Boyacá ha fortalecido sus mecanismos de acceso y

divulgación de la información, es así como en aras de consolidar la transparencia en su

gestión se publica de manera periódica la información referente a su estructura, funciones,

servicios que presta a los ciudadanos, funcionamiento planes, proyectos, presupuesto,

fuentes de financiación,; lo que permite al ciudadano tener información de primera mano

de la gestión de la entidad y facilita el acceso a de los usuarios a los servicios prestados.

JAIME RAUL SALAMANCA Presidente Asamblea de Boyacá