Arquitectura y Diseño de Información del sitio web de un Centro de Recursos de Aprendizaje e Investigación

Omar Sosa TzecCentro Interactivo de Recursos de Información y

Aprendizaje, Universidad de las Américas Puebla.Ex-Hacienda Sta. Catarina Mártir S/NSan Andrés Cholula, Puebla, México.

+52 (222) 229 21 13

omar.sosa@udlap.mx

Arturo Arrieta AudiffredCentro Interactivo de Recursos de Información y

Aprendizaje, Universidad de las Américas Puebla.Ex-Hacienda Sta. Catarina Mártir S/NSan Andrés Cholula, Puebla, México.

+52 (222) 229 21 07

arturo.arrieta@udlap.mx

RESUMENEn este trabajo se explica el proceso de análisis y replanteamiento de la arquitectura de información del sitio web del centro de recursos de aprendizaje e investigación de la UDLAP, conocido como CIRIA, señalando la importancia del sitio como un espacio para demostrar la filosofía de servicio al usuario y para reafirmar el concepto que define este centro.

Categorías y Descriptores de TemaD.2.1 [Requirements/Specifications]: Elicitation methods. D.2.2 [Design tools and techniques]: User interfaces, Evolutionary prototyping. H.5.2 [User Interfaces]: Evaluation/methodology, Prototyping, Screen Design, Style guides, User-centered design. H.5.4 [Hypertext/hypermedia]: Architectures, Navigation, User issues.

Términos generalesDocumentation, Design, Experimentation, Human Factors.

Palabras ClaveArquitectura de Información, Diseño de Información, Análisis de Contenido, Prototipo, Modelo Mental, Maquetado, Diseño Centrado en el Servicio, Usabilidad.

1. INTRODUCCIÓNEl Centro Interactivo de Recursos de Información y Aprendizaje (CIRIA) se define a si mismo como una unidad interdisciplinaria que centra todas sus actividades y servicios alrededor de sus principales usuarios: los estudiantes de la Universidad de las Américas Puebla (UDLAP). Su misión consiste en contribuir a posicionar a esta universidad como líder en la formación de profesionales e investigadores capaces de aprovechar plenamente los recursos de información y ambientes de colaboración más avanzados para compartir y generar conocimiento [1].

El concepto CIRIA deriva del modelo de un Centro de Recursos de Investigación y Aprendizaje (CRAI) [2], manifestando una evolución allende a la idea de una biblioteca tradicional dadas las necesidades actuales de la comunidad universitaria con

respecto al uso y manejo de información. Para tal fin, el CIRIA se encuentra estructurado por cuatro grandes áreas: Servicios Bibliotecarios, Desarrollo de Colección, Instrucción y Gestión del Conocimiento, y el área de Innovación y Servicios de Información. Dentro de esta última se encuentra la Coordinación de Difusión y Relaciones Públicas, cuyo objetivo es llevar a cabo la comunicación de los diferentes servicios y

Copyright is held by the author(s), 2010.MexIHC 2010, November 8, 9, 10, 2010.Published by Universidad Politécnica de San Luis Potosí.

recursos de información, ya sea en medios análogos o digitales, siendo congruentes con los lineamientos institucionales1.

El sitio web del CIRIA2 representa un canal importante de comunicación, ya que en éste no sólo se informa a la comunidad sobre el centro, sino que también brinda acceso al catálogo en línea y a las bases de datos3 disponibles. Desde el cambio al concepto CIRIA, el sitio se ha visto afectado por diversos factores, incluyendo un cambio en la estructura organizacional y una falta de lineamientos en la generación de contenidos, los cuales debilitaron su arquitectura de información. Así, resultaba necesario redefinir el objetivo o propósito del sitio web del CIRIA de forma que estuviera acorde no sólo a su misión y visión, sino que también manifestara la filosofía de servicio al usuario con la que se dirige este centro.

2. SITUACIÓN INICIALFue también al principio de la migración al concepto CIRIA que hubo un cambio en la Coordinación de Difusión y Relaciones Públicas, teniendo como uno de sus primeros encargos el rediseño del sitio web (Figura 1). Debido a que el proyecto requería un análisis más profundo y conocimiento sobre el CIRIA mismo, se decidió comenzar optimizando la página de inicio4 de forma que reflejara las diferentes áreas que constituían al CIRIA.

El rediseño consideró ponderar los recursos de información y herramientas digitales (desarrolladas en el área de Innovación y Servicios de Información) como una estrategia para el posicionamiento del concepto. Además, el CIRIA ofrecía su programa de Licenciatura en Tecnologías del Conocimiento, por lo que su difusión también resultaba prioritaria.

Figura 1. Página de inicio del sitio web del CIRIA antes de su rediseño.

La nueva página de inicio tuvo una división visual en tres filas por tres columnas (Figura 2). La fila superior mostraba los imagotipos del CIRIA y de la UDLAP para retornar a la página de inicio e ir al sitio web de la universidad respectivamente; además, contenía un formulario para realizar búsquedas en el catálogo y un combo box que brindaba un Acceso Rápido a un subconjunto de recursos de información del total disponible. La

segunda fila contenía el menú de navegación global encima de una pleca fotográfica. En la última fila se podrían observar a su vez tres columnas. La primera columna, al ser el punto de partida para leer el bloque, brindaba información del programa de licenciatura. La segunda, ya considerando la filosofía orientada al servicio, mostraba primero el acceso al sistema de referencia en línea (llamado “Soluciones a Usuarios”) y justo después, otras herramientas desarrolladas dentro del área de Innovación y Servicios de Información. La última columna se conservó para las noticias, aunque se definió una jerarquía gráfica para facilitar su lectura.

Figura 2. Resultado derivado del rediseño.

Posterior al tiempo en que se efectuó el rediseño de la página de inicio, y dada una falta de lineamientos para la generación de contenido, se perdió el control sobre lo publicado en dicha página. Se comenzó a observar que la arquitectura de información no reflejaba algún objetivo para el sitio web y que resultaba cada vez menos claro dónde y qué se podía encontrar dentro de éste. Ante esta situación y con el fin de reflejar los cambios sucedidos en el CIRIA, incluyendo el último cambio en la estructura organizacional, de manera que se unificaran las voces existentes, fue requerido el replanteamiento de la arquitectura e interfaz para el sitio web del CIRIA.

Con la experiencia conseguida, ya en ese entonces se habían detectado ciertos requerimientos en forma implícita tales como marcar caminos simples a los recursos de información, sobretodo a las bases de datos por escuela; o bien, la incursión del CIRIA en las redes sociales y empleo de herramientas de la Web 2.0, con la intención de manifestar una actitud de Biblioteca 2.0 [3].

3. ANÁLISIS DE NAVEGACIÓN Y CONTENIDOEl primer paso fue elaborar un mapa de sitio que sirviera como elemento de demostración del análisis por realizar para la arquitectura existente. El mapa permitió desde el principio notar la relación entre la profundidad de navegación y la estructura de navegación a lo ancho, la redundancia de enlaces dentro del sitio y la cantidad de enlaces hacia otros sitios (Figura 3).

1 http://www.slideshare.net/ciria_udlap/difusin-ciria-versin-20102 http://ciria.udlap.mx3 Nombre utilizado también para referirse a ciertos recursos de información en línea tales como los journals.4 Información sobre el proceso de diseño en Tzek Blog de Diseño. http://tzek-design.com/blog/2007/06/06/rediseno-del-homepage-

ciria-udla/

Figura 3. Mapa del sitio web del CIRIA antes de replantearse su arquitectura de información.

Para el análisis de contenido se consideraron tres aspectos: 1) la temporalidad del contenido, 2) la utilidad del contenido de acuerdo con la tarea o necesidad del usuario y 3) la relación del contenido con el organigrama. Comenzando con la temporalidad, ésta se caracterizó en contenido estático, semi-estático y externo (Figura 4) dependiendo de la frecuencia de peticiones de cambios o actualizaciones en el contenido o al detectar que se trataba de información de otros sitios.

Figura 4. Temporalidad en el contenido del sitio. Fucsia: estático; verde: semi-estático; azul: externo.

Se pudo observar que mucho del contenido disponible en la página de inicio era realmente contenido externo y que había demasiado contenido estático cercano a la página de inicio mientras que el contenido semi-estático se encontraba en los dos últimos clic de profundidad.

Para entender cómo debería de plantearse el objetivo del sitio, se reflexionó sobre los fundamentos o razones por los que se hacían peticiones para colocar o actualizar contenido. Lo anterior ayudó a rectificar al estudiante UDLAP como el arquetipo primario y con la experiencia en la administración del sitio así como la participación en otros proyectos internos por parte de la Coordinación de Difusión, se plantearon cinco variables para caracterizar la utilidad del contenido del sitio: 1)

acceder a un recurso de información, 2) informarse de algo relevante sobre el CIRIA a través del sitio, 3) enterarse de algo no necesariamente relevante para su situación de estudiante, 4) acceder a información de otros sitios cuya información no está relacionada con los servicios del CIRIA y 5) acceder a las herramientas o plataformas digitales promovidas o desarrolladas en CIRIA (ver Figura 5). Esta caracterización resultó útil para identificar cómo se encontraban distribuidos los accesos a las diferentes bases de datos, plataformas y herramientas, y así cuestionarse sobre cómo podría distribuirse la información pensando en el usuario.

Figura 5. Caracterización del contenido del sitio según la posible utilidad que podría darle el usuario. En rojo: acceso

a recursos; amarillo: información relevante; verde: información quizá no relevante; azul: ajeno a los servicios;

rosa: acceso a herramientas digitales CIRIA.

También se presentó cómo la estructura organizacional actual quedaba representada en el mapa de sitio para entender qué áreas estaban generando información y cuán fácil y relevante era acceder a ella, así como para establecer relaciones con el criterio de temporalidad y utilidad de contenido.

4. ELABORACIÓN DE MODELO MENTALEl contexto del proyecto requería organizar y disponer los accesos a los diferentes recursos o a información pertinente para el usuario, por lo que no fue necesario elaborar flujos de trabajo sino tener a la mano una herramienta que apoye las decisiones. Lo anterior codujo a la elaboración de un modelo mental [4] para explicar qué implica interactuar con el sitio web del CIRIA. Para elaborar dicho modelo se realizaron entrevistas informales al menos a dos empleados de referencia, préstamo, así como de Desarrollo de Colección, Gestión e Instrucción del Conocimiento e Innovación y Servicios de Información; cuyo objetivo era preguntar a empleados del CIRIA qué información resulta relevante tanto para desempeñar sus actividades como para el usuario y por qué la consideraba así. Las anotaciones ante los empleados fueron mínimas con el fin de mantener un ambiente casual y ya después de cada entrevista se hicieron otras anotaciones complementarias (Figura 6). Como resultado, se tienen cuatro espacios mentales [4] en el modelo (grupos que pueden apreciarse en la Figura 7), los cuales indican posibles objetivos que pueden asociarse al arquetipo primario de usuario:

1) conocer el CIRIA, 2) contactar al CIRIA, 3) acceder a recursos y 4) recibir orientación sobre el CIRIA (Figura 7).

Figura 6. Proceso de elaboración del modelo mental.

Figura 7. Modelo mental resultante.

5. PROPUESTA ARQUITECTÓNICA Y DISEÑO DE INFORMACIÓNUna vez obtenidos los resultados del análisis de navegación y contenido, y con el modelo mental como herramienta de diseño adicional, el siguiente paso consistió en redefinir la estructura de navegación global y determinar cuál sería el contenido óptimo para cada una de las secciones principales con miras a reducir la profundidad en la navegación. En el proceso también se tomaron decisiones de labeling5 para poder incrementar la facilidad de uso del sitio. Esto dio origen a un nuevo mapa de sitio (Figura 8).

Aunque la estructura de navegación global de la nueva arquitectura posee el mismo número de elementos, la agrupación del contenido es distinta. La información sobre las colecciones administradas por el CIRIA y el acceso al catálogo en línea se agruparon en la sección de Libros. El acceso a las diferentes bases de datos y colecciones digitales se agruparon en el Revistas. Tomando en cuenta la filosofía orientada al servicio, se determinó que Soluciones a Usuarios sea una sección que no sólo brinde el acceso al sistema de referencia en línea, sino que también proporcione información de contacto del personal del CIRIA según ciertas necesidades del usuario y acceso a las herramientas digitales. Se introdujo la sección de Actividades en la que se concentraría información sobre talleres y cursos ofrecidos por el área emergente de Instrucción y Gestión del Conocimiento. En caso de que los usuarios tengan que informarse sobre los servicios y espacios disponibles por nivel, se definió la sección de Infraestructura, dejando en la sección Acerca del CIRIA información tal como la misión y visión del CIRIA, organigrama, directorio y lista de las alianzas con otras bibliotecas.

Figura 8. Mapa de sitio para la nueva versión el sitio web del CIRIA.

Figura 9. Maquetas para la página de inicio y la sección de revistas para una escuela respectivamente.

Con el mapa listo se dibujaron wireframes, donde se siguió tomando en cuenta los resultados aprendidos en el análisis y con la construcción del modelo mental . Ya con una base para diseñar la información de la interfaz, se procedió a la elaboración de maquetas (Figuras 9) para ser presentada ante los stakeholders6 con el fin de recibir retroalimentación. Con la propuesta se introdujo la idea de distribuir la carga en sitios externos con mayor infraestructura y que reafirmara la imagen de una Biblioteca 2.0 (e.g. poner las presentaciones de los tutoriales sobre los recursos en SlideShare). Idea que fue bien aceptada.

Entre los cambios derivados de dicha presentación, se replantearon algunos de los nombres que a pesar de no ser tan familiares para el usuario, se consideran más formales. La sección Revistas, nombre que se propuso porque en los resultados de las entrevistas se comentó que los usuarios así llamaban a las base de datos, al final se decidió renombrarla como Recursos Electrónicos. A petición del área emergente de Instrucción y Gestión del Conocimiento, con la intención de posicionar sus proyectos, se hizo el cambio de nombre de Actividades a Compartir Conocimiento.

5 Referente al etiquetado, término que en español puede confundirse con la acción de tagging ahora tan en boga.6 En este caso se incluyó a prácticamente todo el personal de todas las areas del CIRIA y en todos los niveles, aunque es verdad que

existía un grupo de figuras de autoridad cuyos comentarios y decisiones sobre el proyecto tenían más peso ante los demás.

La versión final del sitio web del CIRIA (Figura 10), igual que cuando fue presentada la maqueta, tiene una distribución de la información en tres grandes secciones horizontales: encabezado, contenido general y pie de página. En el encabezado se conservaron los enlaces a la página de inicio y al sitio web de la UDLAP a través de los imagotipos. En esta misma sección se muestra el menú principal reflejando la estructura de navegación global con base en una metáfora de folder y donde en cada pestaña se incluyeron términos clave para describir el interior de cada sección. La división con la zona de contenido general se consigue mediante una barra horizontal, cuya altura se modifica en caso de albergar el submenú correspondiente a la estructura de navegación local.

Figura 10. Vista parcial de la actual página de inicio.

En todas las veces, la zona de contenido general presenta migajas al inicio para ubicar al usuario. La información puede estar distribuida en un layout de una o dos columnas . Cuando se tienen dos, la primera alberga la información mientras que la segunda corresponde ya sea a información secundaria, algún menú para la navegación local dentro de la misma sección o bien, para colocar enlaces a otros sitios. El aislamiento de los elementos/información en las páginas resulta de distribuir la información en forma reticulada, manejo del aire compositivo, establecimiento de una jerarquía tipográfica y uso de códigos de color. El pie de página contenía en un principio tan sólo una leyenda de copyright y originalmente se había pensado para colocar enlaces a los sitios de las instituciones con las que el CIRIA tiene convenios o bien, indicar a cuales asociaciones pertenece.

6. EVALUACIÓNEl sitio web del CIRIA fue propuesto para que se le aplicara una prueba de usabilidad por parte de los estudiantes del curso de Interacción Humano-Computadora de la UDLAP (IS 438), donde se toca este tema. Se hizo la asignación a dos equipos. En este caso, la Coordinación de Difusión fungió como cliente y participó con cada equipo en la definición de las tareas para las pruebas. Además, se especificó a cada equipo que el objetivo de la prueba era conocer cuán clara resultaba la arquitectura de información y los términos empleados; en otras palabras: “que los usuarios encuentren el camino con la estructura e información dadas”.

Ambos equipos realizaron sus pruebas ejecutando el protocolo think aloud, habiendo reclutado un total de 9 participantes, todos estudiantes de la UDLAP y familiarizados con el manejo de la computadora y navegación en la Web. El tiempo promedio máximo para realizar una tarea fue de 2:49 minutos y el tiempo promedio mínimo fue de 0:25 minutos.

Un equipo reportó que el 50% de sus participantes conocía el concepto de bibliotecas digitales, hecho que se asumió para el otro equipo. La importancia de este hecho es que se consideró que para ciertas reacciones negativas durante la prueba, éstas se debían a que el participante en evaluación nunca había usado una base de datos. Se admite que algunas tareas estuvieron mal planteadas; punto señalado también el profesor del curso. Sin embargo, los resultados demostraron que la tasa de error fue del 15.25%, lo cual implica que es probable encontrar un error por cada 10 acciones llevadas a cabo en el sitio. Con lo anterior, y tomando en cuenta otros registros cualitativos, se determinó que el criterio para tomar en cuenta alguna recomendación hecha por parte de los equipos era si ésta reafirmaba o incrementaría el cumplimiento del objetivo mencionado anteriormente.

7. SITUACIÓN ACTUALDe los resultados obtenidos de las pruebas de usabilidad, se consideraron cambios que además de garantizar el cumplimiento del objetivo como ya se había mencionado, no afectaran las restricciones establecidas por los stakeholders.

A pesar de que ambos equipos reportaron que los participantes no tenían conflicto con el arreglo visual de la información, sí mencionaron que tenían problemas para identificar el submenú. Según la recomendación, se daría mayor visibilidad incrementando la altura que ocupa. Cambio ya implementado.

Una de las tareas solicitaba encontrar el enlace al Acceso Remoto a ciertas bases de datos disponibles fuera del campus. Dadas las reacciones negativas durante la ejecución, la recomendación de uno de los equipos fue que debía hacerse notorio el enlace. Algo similar sucedió con el otro equipo, donde sugerían que en los casos donde no se encontró el acceso a ciertas secciones, entonces se hicieran cambios en el menú. Ya que el cambio de nombre en las opciones no puede ser arbitrario, se decidió mejor replantear los términos claves que acompañan a cada uno.

También relacionado con lo anterior, se reflexionó que al ser eliminada la sección de Acceso Rápido en esta versión, se había relegado a usuarios avanzados; y que también existe la posibilidad de que los usuarios no entren al sitio a través de la página de inicio. Por lo que se decidió darle vida y utilidad al pie de página (Figura 11), colocando diferentes accesos a lo que se consideró como lo básico para el cumplimiento de los espacios mentales señalados en el modelo mental.

Figura 11. Rediseño del pie de página en el sitio del CIRIA.

8. CONCLUSIONESEn un ambiente donde existen diversas voces que están involucradas en la generación de contenidos en un sitio web se corre el riesgo de perder el control y afectar considerablemente la usabilidad, así como perder de vista su objetivo o propósito. Se conjetura que en la página de inicio se pueden ver reflejados estos síntomas. Establecer un proceso de arquitectura de información en un proyecto web resulta benéfico, ya que permite visualizar y aclarar las decisiones que se van tomando, sobretodo al recibir retroalimentación por parte de los stakeholders, sensibilizándolos en el proceso acerca de la importancia del usuario.

Cuando se elabora una arquitectura de información, la documentación gráfica juega un papel importante para comunicar uniformemente el mismo mensaje a los stakeholders. Los modelos mentales pueden emplearse como herramienta de diseño, delimitando el espacio para la toma de decisiones. El diseño de información juega un papel importante en la culminación del proceso de arquitectura; el manejo adecuado de

variables visuales en la interfaz facilita el entendimiento de la información y comprensión de la arquitectura misma. Debe considerarse evaluar un sitio web al menos una vez después de su liberación (si no se hizo a nivel wireframe) a través de una prueba de usabilidad, ya que pueden sugerirse cambios que aunque parezcan simples, realmente afectan la percepción de calidad del sitio.

Como trabajo futuro, se considera que es importante replantear el objetivo del sitio web del CIRIA; esto es, extender su alcance más allá de los caminos de acceso ponderando también la interacción con el sitio. Posterior a los cambios derivados de esta idea, será necesario realizar de nuevo una prueba de usabilidad.

9. REFERENCIAS[1] Arrieta Audiffred, Arturo V. 2009. Plan Estratégico para el

CIRIA 2009-2012. Universidad de las Américas Puebla.

[2] Mekis, Constanza. 2007. El Centro de Recursos para el Aprendizaje, CRA. La nueva biblioteca multimedial que responde a las transformaciones y desafíos de la nueva educación. Leer el libro 5 (enero 2007). Disponible: http://www.cerlalc.org/revista_enero/articulo05.htm. Última visita: septiembre 2010.

[3] Margaix A., Dídac. 2007. Conceptos de web 2.0 y biblioteca 2.0: origen, definiciones y retos para las bibliotecas actuales. El Profesional de la Información 2, 16 (marzo-abril, 2007), 95-106.

[4] Young, Indi. 2008. Mental Models. Rosenfeld Media Books. USA.